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辉邢
7 years ago
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1 Invoice 使用手冊 For Vender

2 手冊大綱模組簡介系統範圍系統流程請款流程操作說明已驗收未請款清單開立作業 Overview AP Status 注意事項 Q & A

模組簡介企業採購流程 Payment 功能包含 1 2 6.1.0.1 已驗收未請款清單查詢已驗收未請款明細 6.1.1.1 Create-Normal & 6.1.1.2 Create-Consign 查詢可請款明細並開立一般與寄售發票 3 6.

3 模組簡介企業採購流程 Payment 功能包含已驗收未請款清單查詢已驗收未請款明細 Create-Normal & Create-Consign 查詢可請款明細並開立一般與寄售發票 IR Overview 查詢簽核送出取消刪除已開立發票 AP Status 發票付款日查詢建議操作步驟 1 2 3

4 ( 資料包含 2012/01/01 以後 ) 資料範圍請款方式原物料費用類電子掃描簽章上傳 O O O X IR Overview ( 凡於 SRM 系統上開立之發票均可在此查詢 ) 已驗收未請款清單所有廠區 ( 資料包含 2012/01/01 以後 ) 系統範圍 Create-Normal & Create-Consign 群創法人廠區廠別 TSG/Tablet O O O X MD T003,T004,W003 A001, 群創光電股份有限公司 TT01, TT02, TT03, TT04, TT05, TT07, TT08, O O O X 台南廠區 TT09,M011,TN01,B AP Status 所有廠區 ( 資料包含 2012/06/01 以後 ) W900,T000,T001,T002,N004,N005,N009, N010,N011,N012,M000,J001,J002 O X O X Others M001,M007,M008,W000,W002,Y002 O O O X A020, 群創光電股份有限公司樹谷分公司台南廠區 O X O X O001, LAKERS TRADING LTD. Y901 TT06, B009 O O O O A012, 南京群志有限公司 WD01,WD03 O O X O A013, 佛山群志光電有限公司 O O O O A015, 上海群志光電有限公司 WE01 O O X O A016, 寧波群輝光電有限公司 WF01 MA01, MA02, MA03, MA04, MA05, MA06, MA07, MA08, MA09 FO 固資類不包含在 SRM 請款範圍

系統流程群創庫房庫房驗收或耗用供應商供應商需點選 SEND 才完成系統請款作業 ( 發票狀態 = 群創處理中 ) 群創結報 / 會計 6.1.0.1 查詢所有未立帳的可請款明細, 再搭配 6.3.3 查詢這些請款明細是否曾開單處理 6.1.0.1 已驗收未立帳清單 6.

1.1.2 Create-Consign ERP 開立發票後可至 6.1.2.1 確認發票內容, 並進行簽核 (SIGN) 送出 (SEND) 取消 (ABORT) 刪除 (REMOVE) 等作業發票狀態 : 供應商處理中 6.1.2.1 IR Overview ( 註 1) 發票狀態 : 群創駁回當發票狀態從處理中變成已開發票, 即可於 6.

5 系統流程群創庫房庫房驗收或耗用供應商供應商需點選 SEND 才完成系統請款作業 ( 發票狀態 = 群創處理中 ) 群創結報 / 會計查詢所有未立帳的可請款明細, 再搭配查詢這些請款明細是否曾開單處理已驗收未立帳清單 Query Invoice by PO 發票狀態 : 群創處理中 IR Overview 過帳駁回發票狀態 : 已開發票若有查到可請款明細, 即可於與分別開立一般與寄售發票 Create-Normal Create-Consign ERP 開立發票後可至確認發票內容, 並進行簽核 (SIGN) 送出 (SEND) 取消 (ABORT) 刪除 (REMOVE) 等作業發票狀態 : 供應商處理中 IR Overview ( 註 1) 發票狀態 : 群創駁回當發票狀態從處理中變成已開發票, 即可於查詢付款日資訊 AP Status 註 1: 台灣廠商除了在系統上送出還需寄送紙本發票, 非台灣廠商都須透過電子簽章

請款流程步驟 1. 於 6.1.0.1 已驗收未請款清單確認可進行請款資料 ( 如 : 採購單號稅別付款條件料號品名數量金額等 ) 6.1.0.1 已驗收未立帳清單 6.3.3 Query Invoice by PO 備註 : 可 download report 以便核對資料可搭配 6.3.3 Query Invoice by PO 確認請款明細是否開單處理及已請款之 PO Qty 步驟 2.

6 請款流程步驟 1. 於已驗收未請款清單確認可進行請款資料 ( 如 : 採購單號稅別付款條件料號品名數量金額等 ) 已驗收未立帳清單 Query Invoice by PO 備註 : 可 download report 以便核對資料可搭配 Query Invoice by PO 確認請款明細是否開單處理及已請款之 PO Qty 步驟 2. 於 6.1 invoice - 進行請款作業 Create-Normal( 已驗收可進行請款作業 ) Create-Consign( 已領用可進行請款作業 ) IR Overview( 可查詢所有於 SRM 中進行請款之資訊 ) 供應商需點選 SEND 才完成系統請款作業 ( 發票狀態 = 群創處理中 )

操作說明 - 6.1.0.1 已驗收未請款清單 1. 可選擇查詢條件縮小查詢範圍 2. 點擊 QUERY 查詢說明 : 1. 可依 [ 狀態 ] 欄位說明進行下一步操作 2.

7 操作說明已驗收未請款清單 1. 可選擇查詢條件縮小查詢範圍 2. 點擊 QUERY 查詢說明 : 1. 可依 [ 狀態 ] 欄位說明進行下一步操作 2. 請參考查詢結果 * 廠區 * 幣別 *TaxCode*Payment Term*PO 類型 * 驗收日期做為請款時的查詢條件 3. 此處沒出現資料表示未驗收 ( 可至 5.2 已收未驗清單確認 ) 或不屬於系統可請款範圍

操作說明 - 6.1.0.1 已驗收未請款清單 ( 欄位說明 ) 狀態說明 : 1. 未完全驗收表示尚在串簽流程還無法開立發票 2.

8 操作說明已驗收未請款清單 ( 欄位說明 ) 狀態說明 : 1. 未完全驗收表示尚在串簽流程還無法開立發票 2. 收料 PO 類型異常表示一張 GR 收兩種以上 PO 類型物料, 導致無法請款需聯繫採購修正 PO 類型或分單收料 3. 依原有作業方式就表示按照原本作業不需在 SRM 上操作 ( 若不清楚請詢問採購 )

操作說明 - 6.1.1.1 Create-Normal 滑鼠移過去會顯示該項可請款廠區說明 : 1. 請先選擇供應商, 其他下拉選項會根據此供應商可請款的驗收記綠進行調整 2. 當日完成驗收之待請款明細, 於系統內可能暫時撈不到資料, 請於隔日再進行請款 ( 系統資料更新需要時間 ) 3. 於 6.1.0.1 已驗收未請款清單內確認有可請款清單, 但於 6.1.1.1create-normal or 6.

9 操作說明 Create-Normal 滑鼠移過去會顯示該項可請款廠區說明 : 1. 請先選擇供應商, 其他下拉選項會根據此供應商可請款的驗收記綠進行調整 2. 當日完成驗收之待請款明細, 於系統內可能暫時撈不到資料, 請於隔日再進行請款 ( 系統資料更新需要時間 ) 3. 於已驗收未請款清單內確認有可請款清單, 但於 create-normal or create-consign 查無可請款資料, 請先確認 * 廠區 * 稅別 * 付款條件 *PO 類型是否篩選有誤或 * 驗收日期 ( 是否於設定之區間內 ) 4. 法人 : 群創光電股份有限公司, 廠區 :TSG/Tablet- 竹南 T0.T1.T2.M000 TP 南科廠 ;MD- 竹南 T3.T4 廠 ; 台南廠區 -TN FAB1~5.FAB7~8.USL.LCM 法人 : 群創光電股份有限公司樹谷分公司, 廠區 : 台南廠區 -TN FAB6

操作說明 - 6.1.1.1 Create-Normal Mat(P/N) 左邊的方框打勾表示全選亦可單選選取想開發票單號若反灰表示未完全驗收說明 : 1. GR NO.

10 操作說明 Create-Normal Mat(P/N) 左邊的方框打勾表示全選亦可單選選取想開發票單號若反灰表示未完全驗收說明 : 1. GR NO.(103) 為收貨單號, 相同的收貨單號不可拆開請款, 若出現反灰無法選取代表未完全驗收, 待全部驗收即可勾選 ( 可參考狀態欄 ) 2. GR Amount 欄位於 2014/5/1 之後不得修改, 單價差異採購將以 Debit Note 追回

11 操作說明 Create-Normal 點選後會彈出下列視窗說明 : 1. 按下可以匯出 Excel 檔 2. 發票號碼與日期可於 IR Overview 按下 Send 後再輸入 3. 發票號碼不得重覆, 也不能超過 16 碼 4. 稅別 (Tax code) 為 PA( 即開立國內零稅率統一發票 ) 且 currency 為外幣, 則可輸入匯率, 否則匯率由系統自動代出另, 匯率進行修改時, 台幣金額也會自動調整 ; 若總價 ( 台幣 ) 與稅額 ( 台幣 ) 有匯差時, 可自行微調金額說明 : 1. 點選可至 IR Overview 頁面做電子簽章並送出發票 ( 國內紙本發票請務必寄出才能進行請款作業 ) 2. 點選可繼續開立發票

操作說明 - 6.1.1.2 Create-Consign 說明 : 1. 請先選擇供應商, 其他下拉選項會根據此供應商可請款的驗收記綠進行調整 2. 當日完成領用之待請款明細, 於系統內可能暫時撈不到資料, 請於隔日再進行請款 ( 系統資料更新需要時間 ) 3. 於 6.1.0.1 已驗收未請款清單內確認有可請款清單, 但於 6.1.1.1create-normal or 6.1.1.2 create-consign 查無可請款資料, 請先確認 * 廠區 * 稅別 * 付款條件是否篩選有誤或 * 驗收日期 ( 是否於設定之區間內 ) 4.

12 操作說明 Create-Consign 說明 : 1. 請先選擇供應商, 其他下拉選項會根據此供應商可請款的驗收記綠進行調整 2. 當日完成領用之待請款明細, 於系統內可能暫時撈不到資料, 請於隔日再進行請款 ( 系統資料更新需要時間 ) 3. 於已驗收未請款清單內確認有可請款清單, 但於 create-normal or create-consign 查無可請款資料, 請先確認 * 廠區 * 稅別 * 付款條件是否篩選有誤或 * 驗收日期 ( 是否於設定之區間內 ) 4. 法人 : 群創光電股份有限公司, 廠區 :TSG/Tablet- 竹南 T0.T1.T2.M000 TP 南科廠 ;MD- 竹南 T3.T4 廠 ; 台南廠區 -TN FAB1~5.FAB7~8.USL.LCM 法人 : 群創光電股份有限公司樹谷分公司, 廠區 : 台南廠區 -TN FAB6

13 選取想開發票操作說明 Create-Consign

操作說明 - 6.1.1.2 Create-Consign 點選後會彈出下列視窗說明 : 1. 按下可以匯出 Excel 檔 2.

發票號碼不得重覆, 也不能超過 16 碼稅別 (Tax code) 為 PA( 即開立國內零稅率統一發票 ) 且 currency 為外幣, 則可輸入匯率,

14 操作說明 Create-Consign 點選後會彈出下列視窗說明 : 1. 按下可以匯出 Excel 檔 2. 發票號碼與日期可於 IR Overview 按下 Send 後再輸入 3. 發票號碼不得重覆, 也不能超過 16 碼稅別 (Tax code) 為 PA( 即開立國內零稅率統一發票 ) 且 currency 為外幣, 則可輸入匯率, 否則匯率由系統自動代出另, 匯率進行修改時, 台幣金額也會自動調整 ; 若總價 ( 台幣 ) 與稅額 ( 台幣 ) 有匯差時, 可自行微調金額說明 : 1. 點選可至 IR Overview 頁面做電子簽章並送出發票 ( 國內紙本發票請務必寄出才能進行請款作業 ) 2. 點選可繼續開立發票

15 操作說明 Overview 務必記得選取群創法人與廠區點選 Search 查詢 View: 查看發票明細 ( Normal IR Detail & Consignment IR Detail) Delete: 刪除發票, 刪除後此發票明細可重新開單 Cancel: 取消發票 ( 取消已是群創處理中的發票 ) Excel: 匯出發票明細 ( 需附在紙本發票的明細就是此項 ) Send: 傳送請款資訊才能進行請款作業 Sign: 電子簽章 Upload : 上傳已簽章紙本發票

16 操作說明 - Normal IR Detail

17 操作說明 Consign IR Detail

18 Sign 與 Upload 分辨方式台灣供應商 (A) 大陸供應商 (B) 國外供應商 (C) Company Action A001 ( 群創光電 ) A020 ( 群創 - 樹谷分公司 ) A012 ( 南京群志 ) A013 ( 佛山群志 ) A015 ( 上海群志 ) A016 ( 寧波群輝 ) 手動上傳 V V 寄送發票 V V V 電子回簽 V V 手動上傳 V V V V 寄送發票 V V V V 電子回簽 V 手動上傳 V V 寄送發票 V V 電子回簽 V V V

操作說明 - 6.1.2.1 Overview-Sign 說明 : 1. 點 Sign, 選擇正確憑證按確定進行簽章, 成功時檔案圖示會從變成 2. 若無法使用電子回簽時, 可將滑鼠移至 SIGN 按鈕查詢原因 3.

19 操作說明 Overview-Sign 說明 : 1. 點 Sign, 選擇正確憑證按確定進行簽章, 成功時檔案圖示會從變成 2. 若無法使用電子回簽時, 可將滑鼠移至 SIGN 按鈕查詢原因 3. 若電腦所插隨身碟內含有其他憑證, 請先拔除才不會受影響 4. 如以上確認無誤, 請重新下載並安裝 CAPI 元件或重新註冊憑證 5. 國外供應商一律必須簽核 ( 除了與南海交易需上傳 ) 6. 台灣供應商對大陸必須簽核 ( 除了與南海交易需上傳 )

20 操作說明 Overview-Upload 說明 : 1. 若 200* 與大陸地區交易 ( 南海另外 ), 須上傳發票正本後才能點選 SEND 送出 2. 點 Upload, 點上傳, 選擇正確檔案, 成功時檔案圖示會變成 3. 點選刪除檔案的可刪除傳錯檔案 4. 上傳檔案需與寄過來的檔案一致

21 操作說明 Overview-Upload 說明 : 1. 與南海 (A013) 寧波 (A016) 交易, 皆須上傳發票正本與合同之後才能點選 SEND 送出 2. 點 Upload, 選擇正確檔案, 成功時檔案圖示會變成 3. 點選刪除檔案的可刪除傳錯檔案 4. 上傳檔案需與寄過來的檔案一致

22 操作說明 Overview-Send 說明 : 1. 狀態若是供應商處理中的發票, 按下 Send 後狀態會變為群創處理中, 此時輪到群創結報或會計處理發票 ( 需寄紙本者, 此時即可將 Excel 與紙本發票寄出 )

23 操作說明 AP Status 點選發票號碼可到下一層查看詳細資訊

24 注意事項適用群創光電股份有限公司 1. Company code: 群創光電股份有限公司 /Ref no( 統一編號 ): 發票抬頭發票號碼日期金額金額大小寫匯率等, 系統傳送出之資料與紙本發票皆需相符 3. 寄出發票請款文件 ( 發票附件 - 請款明細 excel 零稅率需附上回郵信封 ) 4. 請務必在確認系統按下 Send 出後三天內寄出國內統一發票台灣供應商寄件地址 : (1).TSG/Tablet 與 MD 廠區, 地址 : 350 苗栗縣竹南鎮竹南科學園區科學路 160 號會計部收 (2). 台南廠區, 地址 : 台南市新市區台南科學園區環西路一段 3 號會計部收

25 注意事項適用群創光電股份有限公司樹谷分公司 1. Company code: 群創光電股份有限公司樹谷分公司 /Ref no( 統一編號 ): 發票抬頭發票號碼日期金額金額大小寫匯率等, 系統傳送出之資料與紙本發票皆需相符 3. 寄出發票請款文件 ( 發票附件 - 請款明細 excel 零稅率需附上回郵信封 ) 4. 請務必在確認系統按下 Send 出後三天內寄出國內統一發票台灣供應商寄件地址 : 台南廠區, 地址 : 台南市新市區台南科學園區環西路一段 3 號會計部收

26 注意事項適用南京群志光電有限公司 & 上海群志光電有限公司境內供應商原有正本發票開立作業不變 1. 於系統上開立發票後, 需上傳正本發票掃描檔才能 SEND 2. 寄出正本發票時, 須寫上於 SRM 系統上所填寫的發票號碼與日期境外供應商需使用電子簽章 1. 於系統上開立發票後, 需電子簽章後才能 SEND 2. 無須寄出紙本發票供應商編碼原則台灣廠商 : A+8 碼台灣統編, Ex. A 中國大陸廠商 : 2 開頭 7 碼數字, Ex 海外廠商 : 3 開頭 7 碼數字, Ex,

27 注意事項適用佛山群志光電有限公司 & 寧波群輝光電有限公司 SRM 請款作業同一個 103 單號必須開成同一張發票, 但每張發票有金額上限, 該如何請款? 如 : 某供應商一張發票的金額上限是 10 萬,103 單號的金額為 18 萬, 請供應商開兩張發票, 但發票號碼需連號, 如 , 前端 user 在做結報維護發票號碼欄位時就維護成即可 ( 先前已開立發票, 但不連號情況 ) 針對人民幣部份只有增值稅發票, 但系統必須要上傳合同 & 發票, 人民幣沒有合同, 是否可以不上傳? 目前系統設定為必須上傳, 建議可以上傳 PO 訂單, 於 PO 訂單蓋上雙方的合同章取代合同, 若貴司無合同章則以公司章代替

28 (1) 一個 69 單號對應一份發票開票例子注意事項適用佛山南京上海寧波法人 SRM 填寫方式 ( 發票一欄 ) 請款資料單份發票 : 不需填寫發票號碼, 只需填寫 69 單號 1) 連號發票 --> 儘量向供應商宣導開連號發票例子 : ( 注 : 不可以 key 成 " ~20" 或 " /20") 不需填寫發票號碼, 只需填寫 69 單號 (2) 一個 69 單號對應多份發票 2) 供應商只能開部份連號部份不連號的發票例子 : / a. 將紙本發票由小到大排序 b. 在發票小紙條上寫上完整的發票號碼 : / c. 填寫 69 單號 3) 供應商開兩張不連號發票例子 : / 不需填寫發票號碼, 只需填寫 69 單號 4) 供應商開多份不連號發票例子 : / a. 將紙本發票由小到大排序 b. 在發票小紙條上寫上完整的發票號碼 : / / c. 填寫 69 單號

29 Q&A 1. 請供應商務必詳閱 6.0 SOP, 先釐清請款步驟及操作上的問題 2. 供應商常詢問某張訂單應已完成收料驗收為何於已驗收未請款清單仍搜尋不到可請款明細?! Ans: 於當日完成驗收, 系統更新需要時間, 請於隔日再進系統內進行請款作業 ; 另可先於 Query Invoice by PO 確認訂單 (PO NO.) 已請款數量 ( 是否已請款了但忘記了又要重複請款?) 若確認未請款但仍撈取不到資料, 請與物管或採購確認是否已完成收料驗收 3. 供應商已於已驗收未請款清單確認可請款明細了, 但於 Create-Normal ( Create-Consign) 撈不到資料?! Ans: 請確認清楚搜尋條件, 如 :* 廠區 * 幣別 * 稅別 * 付款條件 *PO 類型是否篩選有誤或 * 驗收日期 ( 是否於設定之區間內 ), 大多是供應商篩選錯誤而導致撈取不到請款明細 4. 於 Create-Normal 點選 search 後, 出現查詢結果 (Query Result), 標題為 GR NO.(103) 是 INX 之收貨單號, 相同的收貨單號不可拆開請款, 若出現反灰無法選取代表未完全驗收, 待全部驗收即可勾選

30 Q&A 5. GR Amount 欄位於 2014/5/1 之後不得修改, 單價差異採購將以 Debit Note 追回 6. 供應商於 Create-Normal 或 Create-Consign 進行請款作業後, 務必於 IR overview 內, 將 status 為供應商處理中之請款文件, 點選 Send, 才能完成系統請款作業 * 供應商時常忘了點選 send, 群創接收不到請款資訊, 無法進行請款作業 ==>> 請供應商特別注意! 7. 當 status 為群創處理中時, 發現請款資訊填寫有誤 ( 如 : 發票日期發票號碼等 ), 可點選 cancel, 再重新撈取請款資料 8. 供應商於系統完成請款作業後, 請將 Excel 檔國內紙本發票寄給群創會計部, 會計再收到紙本發票對應系統請款資訊才能完成請款作業

31 THE END 如遇請款作業問題, 請先行與我司下單窗口 ( 採購 or 物控 ) 聯繫或聯繫客服, 客服聯繫方式如下 - 客服 Mail ([email protected]) - 客服專線 #63619

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投影片 1 SRM 電子發票平台操作說明 For Vendor SRM 電子發票平台作業流程 5/1 可至系統維護 6.2.4 字軌區間與發票章設定 5/12 可於系統開立電子發票 6.2.1 開立作業電子簽章字軌區間與發票章設定已驗收未請款清單開單作業流程介紹電子發票折讓單注意事項 Q & A 操作說明電子發票實施作業要點電子簽章電子簽章具有身分確認性不可否認性資料完整性資料隱密性