公文寫作

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俊拙柴
9 years ago
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1 公文寫作 1

2 公文寫作的重要關係公務處理的績效是個人能力的表現 2

3 簽的撰擬 3

4 簽是機關內部對某一案件的處理意見可以顯示從承辦單位相關單位核稿長官及首長核定代表機關對該案的意見是公務員最常撰寫的公文書 4

5 案件的來源他機關來文民眾來信長官指示或會議決定案件輿論報導電話紀錄 5

6 案件的處理函復 6 轉相關機關查照或辦理報主管機關請釋 ( 示 ) 研訂法規存查請有關機關表示意見案件開會研議發布新聞

7 格式制式的簽便箋 ( 簡簽 ) 一段式二段式三段式不分段二段以上主旨一段完成分主旨說明或主旨擬辦二段分主旨說明擬辦三段簡易案件, 直接簽擬處理意見每段冠以一二三等序號 7

8 撰寫要領一力求簡明扼要宜簽出事項緣由背景問題關鍵法令依據考量著眼產生作用處理意見無須簽出事項來文日期文號開會處所處理經過細節其他與案情非密切關連事項以附件附陳有關資料 8

9 二要有組織有條理有連貫安排好表達之先後順序按事理發展之先後順序敘述 : 即先講案件背景法令依據處理經過等, 接著再分析利弊後果影響等按時間或空間順序敘述要讓核閱長官容易瞭解看懂 9

10 三正確使用按語連接詞按語用在一段之起頭, 點出該段要表達的意旨連接詞用在文章中, 以承上啟下, 使語意通暢其作用如同路標, 使開車者預先瞭解前方路況, 俾車行順暢 10

11 常用按語連接詞查於案情說明後, 要進一步敘明事實引述規定或依據時用經查於敘述背景或指示後, 接續要敘述查明之事實或有關規定時用 11

12 復查再查繼續要敘述其他有關之事實狀況或規定時用另查要敘述不同面向之事實狀況或有關規定時用案查要敘述以往曾經辦理之有關檔案資料, 或曾作之有關處理情形時用第查要探究敘明有關事實或規定時用 12

13 惟要敘述反面之因素, 如不合之規定困難之情形或有所顧慮之處時用茲起敘語, 或行文中要開始導入正題時用另作現在此處用以要敘述理由時用乃因應上述因素, 接著要敘述採行之作法時用 13

14 茲以要轉向敘述緣由時用經要敘述已作如何處理時用茲經於事故發展過程中, 要敘述已作如何處理時用茲據於緣由說明後, 要提出建議意見或實施辦法前, 先引述有關依據時用 14

15 頃經要敘述剛剛所作的處理情形時用甫經要敘述於近期內已作之處理或發生之情形時用案經要敘述有案可查之處理經過時用復經要繼續敘述已作如何處理時用嗣經要接續敘述時間在後而具有銜接性階段性或步驟性之處理情形時用 15

16 按要分析道理時用爰承接上述事實或理由, 要提出因應作法時用審接著要敘述須考量之因素時用至於要轉向敘述另一個部分時用復以要敘述另一個併列之因素時用 16

17 用法舉例正確用法一據本府研考會函送之公文統計資料, 本府上月每件平均處理天數, 較前月增加 0.5 天, 已連續第三個月呈退步現象, 亟待檢討改進二查本府近半年來, 每月收文數量, 並未顯著增加, 且各單位職缺, 已陸續分發考試及格人員予以補充, 惟新進人員多未熟習公文寫作要領, 致常有耽誤情形三按公文寫作之品質與速度, 影響為民服務之績效, 鈞長向甚重視, 茲為求有效改善, 爰擬訂期舉辦公文寫作講習, 各單位承辦人員均須參加 17

18 用法舉例不當用法一案查本府研考會函送之公文統計資料, 本府上月每件平均處理天數, 較前月增加 0.5 天, 已連續第三個月呈退步現象, 亟待檢討改進二第查本府近半年來, 每月收文數量, 並未顯著增加, 且各單位職缺, 已陸續分發考試及格人員予以補充, 復查新進人員多未熟習公文寫作要領, 致常有耽誤情形三惟公文寫作之品質與速度, 影響為民服務之績效, 鈞長向甚重視, 爰為求有效改善, 茲擬訂期舉辦公文寫作講習, 各單位承辦人員均須參加 18

19 四適切使用期望語 : 請請核示提出擬辦意見簽核鈞閱檢陳有關資料, 請長官過目請核閱 ( 同上 ) 請請請鑒察將辦理情形簽報長官瞭解鑒核除簽報長官瞭解外, 並含有請示之意鈞參提供長官參考 19

20 五引述有關機關意見或有關規定, 僅將其重點節錄或敘明即可避免全文或全段照錄引述其意如函 ( 或規定 ) 略以 :( 說明其大意 ) 引述原文如函 ( 或規定 ) : 照錄原文不必要者用刪節號刪除, 如 20

21 六複雜內容, 儘量用表格敘述如 : 最近五年本校畢業生之畢業旅行, 辦理情形如下表所列 : 年度前往地點日數交通工具每人費用備註 91 花蓮二天一夜火車 1,500 元 92 日月潭二天一夜遊覽車 1,700 元 93 高雄墾丁三天二夜火車遊覽車 3,200 元 94 阿里山二天一夜火車 1,800 元 95 新竹一天遊覽車 600 元當天往返 21

22 七例外情形或特殊狀況, 可於適當文句間用 ( ) 加註例如 : 高考人事行政類科及格, 分發本府所屬機關人事單位服務, 於任職五年內均能獲得陞遷機會 ( 因自願放棄, 故未陞遷 ) 22

23 八避免前後矛盾, 或有疏漏之處矛盾為前後不協調, 或相互衝突疏漏為不夠周延, 交代不清 23

24 九主旨不宜太長, 以不超過 60 字為原則內容應包括案由及擬辦例 : 行政院人事行政局函送民國 96 年辦公日曆表一案, 擬函轉本府各機關, 並提市政會議報告, 請核示 ( 共 45 個字 ) 24

25 不盡理想案例行政院人事行政局函送民國 96 年辦公日曆表一案, 簽請核示 ( 缺乏擬辦意見 ) 行政院人事行政局函送民國 96 年辦公日曆表一案, 擬依說明二辦理, 請核示 ( 擬辦意見不明確 ) 25

26 不盡理想案例行政院人事行政局於民國 95 年 12 月 5 日, 以局考字第號函, 檢送民國 96 年辦公日曆表, 囑轉知所屬機關照辦一案, 依該表規定, 民國 96 年 2 月 23 日調整為放假, 於 3 月 4 日補行上班, 因此春節期間有連續 9 天假期, 本案擬函轉本府所屬各機關, 注意春節期間之安全維護, 並提下週市政會議報告, 請核示 ( 過於冗長 ) 26

27 十說明以對本案之背景案情法令規定重要相關事項之闡述分析為主避免提出擬辦意見例 : 主旨 : 為提升本部同仁公文寫作品質, 擬於年月日 ( 星期 ) 上午 9 時至 12 時舉辦公文寫作講習, 各承辦人均參加, 請核示說明 : 一據本部部分主管反映, 近年新近人員多不諳公文寫作要領, 各級主管平日公務繁忙, 又難以作有系統之指導, 建議舉辦是項講習, 請專人指導二茲講習會已規劃就緒, 講習開始時, 擬請講話勉勵 ( 說明不宜夾有擬辦意見 ) 鈞長蒞會 27

28 十一擬辦的文字, 避免與主旨重複能於主旨段完全表達擬辦意見者, 即不必再列擬辦主旨之擬辦屬原則性概括性或方向性擬辦段, 則提出具體作法, 細節之建議意見 28

29 公文稿的撰擬 29

30 公文稿是機關要對外的意思表示於首長判行後, 該文即對外發出其種類有令函呈公告開會通知等, 以函最為普遍常用 30

31 函的格式與制式的簽同, 分一段式 : 主旨一段完成二段式 : 分主旨說明或主旨辦法二段三段式 : 分主旨說明辦法三段, 辦法可視內容改用建議請求擬辦或核示事項等 31

32 函稿的寫作要領一主旨為全文精要, 力求簡明, 例 : 要具體提出行文目的與期望, 或核復意旨主旨 : 本府各機關新進用之約聘僱人員, 為昭公信, 自即日起, 應委託本府勞工局就業服務中心, 以公開方式辦理甄選, 請查照轉知辦理 (58 個字 ) 32

33 二函復之公文, 應引敘或說明來文日期文號, 俾便受文機關調案處理方式 : 一復年月日號函二依據機關年月日號函辦理如對來文機關之後續函復, 因前已函復過, 故改用 : 依據貴部年月日號函辦理 33

34 三使用較簡潔之半文言語體, 不適合用過於口語化之表達方式例 : 請惠予查明見復如用口語化寫成拜託查清楚後告訴我們好嗎? 就不適合了 34

35 四使用語氣肯定, 語意明確, 互相尊重之語詞避免使用艱深費解威嚇性情緒性感情性, 或模稜兩可之詞句機關理性的組織體依法辦事沒有感情情緒人喜怒哀樂有感情有情緒 35

36 不當用語舉例爾後再有類似情形發生, 將嚴懲不貸 ( 此為威嚇性用語 ) 貴處作法令人匪夷所思 ( 此為批評性挖苦性用語 ) 本部深感遺憾悲痛 ( 此為情緒性感情性用語 ) 36

37 五機關間相互蹉商徵詢意見提供資料訊息 ; 答復個人詢問或請求時, 可用書函, 以機關之條戳對外發文其格式比照函之寫法 37

38 六稱呼示敬要適切鈞 ( 長官 ) 空一格鈞 ( 機關 ) 空一格空一格大 ( 機關 ) 貴 ( 首長 ) 不空格台端 ( 個人 ) 不空格間接稱謂 : 稱全銜或簡銜, 首長稱職稱, 均不空格本貴不空格不空格不空格貴 ( 機關 ) 貴 ( 機關 ) 38

39 七函轉有關機關規定之撰寫方式來文字數不多將其內容於函稿引述清楚, 不必檢附來文影本來函內容較多引述其主要內容重點, 並檢附來函影本勿函稿照抄又檢附來文影本, 形成重複浪費 39

40 八尋找適當的字詞, 恰如其分地表達例 : 形容儀表美若天仙挺耐看蠻順眼很善良還可以平凡很抱歉不討人喜歡恐龍妹醜八怪醜美很漂亮很亮不難看有氣質普通不上相很愛國難看 40

41 箋函 ( 書信 ) 的撰擬 41

42 過去電信不發達, 人與人間的溝通, 如分隔兩地, 多靠書信往返現今因電子通訊普及便捷, 親友間已很少寫信了而公務所需, 對機關首長或單位主管的陳情商洽建議協調等, 仍常見以箋函為之, 因此, 公務員亦須學會撰擬此種公文書 42

43 箋函的格式一稱謂及提稱語如議員吾兄勛鑒公老長官尊鑒二啟事敬詞開頭應酬語或接信語如 : 敬啟者久未聆教, 時在念中月日大函敬悉等三本文 ( 稱謂 ) 提稱語名公職位私關係名尊詞私關係提稱語 43

44 四結尾應酬語如知關錦注, 特先奉復方命之處, 尚請見諒等五結尾敬語問候語如耑此奉復, 順頌勛綏肅此, 敬請鈞安等六自稱署名及末啟詞如弟敬啟晚敬上等 44

45 箋函的寫作要領一箋函是自然人的意思表示, 與公文是機關的意思表示不同人是有感情有人際關係的, 因此, 要講究倫理輩分, 要拉關係, 要發抒感情 45

46 二收信人有別號時, 宜稱其別號, 以示情誼篤切, 關係親近但信封上宜書本名, 俾便送信者辨識 46

47 三提稱語問候語自稱語, 必須切合發信人與收信人之身分關係, 以免造成失禮或不得體英鑒台鑒 ( 對晚輩 ); 惠鑒勛鑒 ( 對平輩 ); 賜鑒 ( 對輩分較高者 ); 鈞鑒 ( 對長官 ) 台安台祺 ( 對晚輩 ); 勛綏勛祺 ( 對平輩 ); 崇綏崇祺 ( 對輩分較高者 ); 鈞安鈞祺 ( 對長官 ); 鐸祺 ( 對教授 ); 議祺 ( 對民意代表 ) 弟後學 ( 介於晚輩與平輩間 ) 晚晚輩職舊屬生 47

48 四對女性收信人, 勿自稱弟五語氣力求委婉有禮貌六吾兄我公, 應抬頭者為兄字公字( 常見錯誤為將吾字我字抬頭 ) 48

49 的撰擬 49

50 一格式 ( 一 ) 透過網路傳輸, 不必投郵沒有信封, 也沒有信紙 ( 二 ) 雖是信件, 只要親切真誠地表達出意思即可, 不受箋函格式用語拘束 50

51 二要領 ( 一 ) 親暱的稱呼, 顯現出尊重與友誼 ( 二 ) 盡量釋出善意, 適度給予肯定嘉許或感謝的表達 ( 三 ) 對於能夠採納或合乎道理的建議, 我們必定要誠懇地表達接納 51

52 ( 四 ) 如果對方的建議確有困難, 但是有其他方式可以協助之處, 要盡量給予協助, 例如可以轉介有關部門或機關處理, 而不要答覆請當事人逕自向有關單位申請 ( 五 ) 如果真正有困難做不到的時候, 一定要很坦誠地將困難所在, 誠心誠意講清楚, 取得對方的諒解 52

53 三模擬案例校長您好! 本人對於您優秀的英語實力以及積極推動學校雙語化環境成效卓著, 深感敬佩與贊同如果全體教職員工的英文能力也能同時提升的話, 想必更是根本之課題在此想建議您, 不妨試試看, 指派相關單位舉辦一場英語演講比賽或類似之比賽以激發對英語以激發對英語有興趣之同仁勤練英語參加比賽, 想必這應該是一種很好的培育, 讓優秀的同仁除了接觸一成不變的公文書之外, 也能激發學習英語的興趣, 相信這會是一場精采而有意義的賽事! 希望這項英語演講比賽之建議, 能獲您的認同與考慮, 謝謝您! 敬上

54 親愛的您好! 您於 100 年 5 月 1 日給校長的信, 校長已交給我們處理, 非常感謝您建議相關單位舉辦英語演講比賽, 以激發本校同仁勤練英語, 這是非常好的建議 ; 我們已先請本校人文與社會教育中心於外語研習課程中, 能夠透過英語演講或話劇表演方式進行, 至於舉辦英語講演比賽, 確實是一件很有意義的活動, 我們會進一步規劃, 訂出具體的實施辦法並儘速辦理, 屆時歡迎您前來共襄盛舉, 再一次感謝您提供建議並祝您健康快樂 ( 單位 ) 敬上

55 結語格式正確條理分明要言不繁 16 字箴言用詞精準 55

% % % 獨立廉正專業創新

% % % 獨立廉正專業創新 101 99 102 101 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 99 102 8 4 34 11 101826 594 71.91% 160 19.37% 72 8.72% 101 100 27 18100 21 101 35 獨立廉正專業創新 1. 7,290 8,677 26,180 26,011 1,272 1,346 142 157 7 7 1,757 1,795