專3 月停止運作 ; 國際人才庫則結合獎優汰劣政策進化為綜合性人才庫, 並與退休人員優存利息核校 e 化, 共同納入本府人力資源管理創新之應用典範除了人事管理所需相關資訊系統外, 我們在規劃提供本府員工使用的資訊系統方面, 近年來, 也有相當快速的發展, 包括將原使用 10 年以上之舊版差勤系統全

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锭愉米
7 years ago
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1 臺北市政府人事處人力資源管理系統之發展策略陳俊男臺北市政府人事處資訊室主任壹前言臺北市政府 ( 以下簡稱本府 ) 人事資訊系統係依據業務處理需求電腦軟硬體功能以及使用者適應能力, 分階段逐步推動辦理, 歷經 70 年代大型主機集中式系統 80 年代 DOS 版分散式系統以及 90 年代 Window( 視窗 ) 版系統等三個重要里程碑現行視窗版人事管理資訊系統 ( 以下簡稱 PSN2K 系統 ) 於 91 年上線, 為使各機關均能順暢運作, 並減少外部環境因素影響, 故採用分散式建置之主從式 (Client-Server) 架構, 除各級學校 ( 採用原行政院人事行政局開發之公教人員人事管理資訊系統, 以下簡稱總處及 PEMIS2K 系統 ) 捷運局及捷運公司等少數機關外, 均導入使用由於 PSN2K 系統與本府各機關人事業務及作業流程做深化結合, 持續因應人事業務需要擴充強化功能, 系統功能相當完善實用, 對於本府各機關人事業務 e 化簡化資料加值及經費減省等, 發揮高度效益由於本府 PSN2K 系統與總處 PEMIS2K 系統均由相同資訊廠商負責開發維護,PSN2K 系統後續功能擴充亦陸續獲總處參考納入 PEMIS2K 系統功能惟因本府各機關及各級學校係分別採用 PSN2K 系統及 PEMIS2K 系統, 作業無法相容, 為讓未使用 PSN2K 系統之少數機關及各級學校可融入本府整體人事體系運作, 另開發 Web 版之人事資訊作業網做為人事資料報送傳輸人力統計資料報送之用, 後續更透過此一共通性作業平台開發退休喪亡互助首長差假作業國際人才庫加班費審查職務代理名冊報送作業退休人員優存利息核校 e 化, 建立本府服務創新的基礎, 其中職務代理名冊報送作業也在獲得銓部 20

2 專3 月停止運作 ; 國際人才庫則結合獎優汰劣政策進化為綜合性人才庫, 並與退休人員優存利息核校 e 化, 共同納入本府人力資源管理創新之應用典範除了人事管理所需相關資訊系統外, 我們在規劃提供本府員工使用的資訊系統方面, 近年來, 也有相當快速的發展, 包括將原使用 10 年以上之舊版差勤系統全部汰換移轉至總處全國共享版機關內部差勤電子表單系統 ( 以下簡稱 WebITR 差勤系統 ), 並依照本府需求開發客製化功能 ; 將原分散之人事業務相關網站 ( 如人事服務網人事人員服務網調查網組織學習網等 ), 整併及升級為員工人事服務入口網 ( 即新版人事服務網 ) 再加上如期完成各機關學校導入總處人力資源管理系統 ( 以下簡稱 WebHR 系統 ) 以及本府外掛客製化人力資源管理系統 ( 以下簡稱 TCGHR 系統 ), 達成本府各機關學校人事系統單一化的歷史性指標任務, 而本府人事業務核心系統 ( 如圖 1) 也正式宣告底定, 功成身退於 101 年輯參採納入全國性功能後由於本府 WebHR 暨 TCGHR 系統甫於 103 年 7 月 1 日上線啟用, 本文將先針對本府導入 WebITR 差勤系統發展新版人事服務網以及人力資源管理創新策略等分立章節進行探討貳推動全面汰換差勤系統, 簡化差勤管理作業本府原有 90 個機關採用本處自行開發之差勤系統, 進行線上請假及加班申請等作業, 因已屆資訊系統生命週期爰爭取參與總處 WebITR 差勤系統試辦作業, 挑選 3 個屬於消防交通及教育類型機關 ( 學校 ) 參與試辦, 順利於 99 年 7 月驗收, 經評估成效良好, 決定全面導入本處承總處同意授權使用並委託辦理 WebITR 差勤系統全國共通性功能擴充作業, 101 年 10 月完成以市政大樓合署辦公為主機關及種籽學校, 總計 52 個機關學校 1 萬 3,000 人輔導上線推動服務期間, 因 WebITR 差圖 1 21

3 勤系統尚無如此大規模上線人數運作經驗, 隨著使用人數增加, 曾出現運作效能問題, 經每週密集工作會議研討, 依序調整電腦主機資料庫主機通訊設備連線架構以及各項參數設定, 找出程式設計影響效能運作因素, 藉由重新撰寫模擬測試及反覆修正, 順利完成效能改善作業, 得以接續完成輔導各機關上線使用鑑於歷經前述功能擴充及推動服務階段, 系統穩定性及運作效能已顯著提升, 輔導上線之作業程序亦趨成熟, 遂賡續規劃於 102 年 7 月底前推動完成本府各機關全面汰換現行舊版差勤系統, 達成差勤系統單一化, 簡化差勤管理及輔導作業, 進而促使未來全國各部會縣市政府使用之差勤系統單一化, 減輕人事同仁工作負荷以及使用學習成本自 102 年 1 月 17 日啟動輔導推動作業後, 順利於 102 年 6 月 3 日達成本府所有原使用舊差勤系統機關全面汰換及移轉至 WebITR 差勤系統之預期目標, 較原訂期程 (102 年 7 月 1 日 ) 提前完成 50 個機關 ( 使用人數約 8,500 人 ) 之輔導上線作業, 累計達 103 個機關學校約 2 萬 1,400 餘人上線使用輔導上線期間, 亦同步提升系統之服務功能及運作效能, 嘉惠已導入 WebITR 差勤系統之部會及縣市政府 ( 推動成功關鍵因素如圖 2), 整體推動情形概述如下 : 一透過專案會議及工作說明會, 凝聚推動共識為順利完成本府各機關全面汰換現行舊版差勤系統推動作業, 本處於 102 年 1 月 17 日邀集重點輔導機關召開專案小組會議, 針對輔導上線程序以及機關應辦事項教育訓練課程內容以及工作期程進行研討, 並依決議修訂相關執行細節隨即陸續召開第一二三階段輔導上線工作說明會議, 說明各機關上線期程及推動作業流程 ; 各機關應辦及配合事項二依機關型態設定難易度指標, 並適時開辦教育訓練課程為妥善運用輔導資源, 依照機關人數分成 A 類機關 (150 人以下, 含 150 人 ) B 類機關 (150 人以上, 不含 150 人 ) 以及是否兼具輪值班性質, 做為輔導上線難易度指標, 規劃上線期程及輔導人力資源配置並自 102 年 3 月 5 日起陸續辦理 12 場教育訓練課程, 訓練對象分別為種籽人員差勤管理人員輪值班排班人員資訊人員及輔導人員等不同類型人員, 參訓人次達 402 人上線機關分類統計數如下表 : A 類機關 B 類機關兼具輪值班性質 (150 人以下 ) (150 人以下 ) 三分階段循序推動各機關上線, 並啟動專案管控機制依三個階段 5 梯次進行人員暨差假資料建置移轉及導入上線作業, 承商及機關均須填報機關輔導上線確認單, 並依各梯次規定期限, 送交本處, 俾確實掌握各機關上線期程及是否已完成應辦事項, 同時藉由每週固定召開工作會議進行專案管控及問題研討處理各階段梯次執行情形如下 : ( 一 ) 第一階段第 1 梯次 (102 年 4 月 1 日上線 ) 以本府客製化功能開發及驗證為主, 同時輔導本府 12 個戶政事務所 (A 類機關 ) 完成機關人員資料檔匯入及設定差假簽核流程差勤規定等, 並如期上線 ( 二 ) 第一階段第 2 梯次 22

4 具 ) 完成機關人員資料檔匯入及設定差假簽核流程差勤規定及輪值班等, 如期於 102 年 4 月 15 日上線 2. 本府捷運局中區工程處原人員差勤資料檔係置於本處集中式主機資料庫, 惟因捷運局暨所屬各工程處總人數達 2,277 人, 因應後續捷運局暨所屬各工程處陸續上線使用 WebITR 差勤系統, 為降低本府 WebITR 差勤系統主機負荷且提高該局暨所屬人員差假作業順暢度, 故由捷運局自行備妥主機設備後, 於 102 年 4 月 22 日順利完成捷運局中區工程處之人員差假資料檔移轉作業 ( 三 ) 第二階段第 1 梯次 (102 年 5 月 2 日上線 ) 輔導本府 6 個地政事務所 (A 類機關 ) 土地開發總隊及秘書處 (A B 類機關兼具 ) 等 11 個機關完成機關人員資料檔匯入及設定差假簽核流程差勤規定等, 並如期上線 ( 四 ) 第二階段第 2 梯次 (102 年 5 月 13 日上線 ) 輔導本府動物園等 10 個機關 (A B 類機關兼具 ) 完成機關人員資料檔匯入及設定差假簽核流程差勤規定及輪值班等, 如期上線 ( 五 ) 第三階段 (102 年 6 月 3 日上線 ) 輔導本府捷運局暨東工處南工處北工處及機工處等 5 個機關將差假資料建置於捷運局自行準備主機設備, 將機關人員資料檔匯入並設定差假簽核流程差勤規定等, 於 102 年 6 月 3 日上線四成立專案工作小組, 即時解決系統效能問題為因應 WebITR 差勤系統隨著各階段推動導入過程, 快速增加使用人數可能衍伸之問題, 陸續針對本府客製化功能系統效能提升及調整系統資訊安全管控作業介接公文系統之請假代理人資料作業等相關議題, 進行檢討及研擬可行方案, 並透過運用資料庫管理系統提供之效能改善工具及引進應用系統效能監控軟體, 即時監測優化資料庫主機相關設定參數修改資料庫語法以及修正應用程式, 促使在推動過程, 雖曾發生效能運作問題, 都能在最短時間內排除, 讓各階段依照既定進度順利推動, 較原契約規定期程 (102 年 7 月 1 日 ), 提前至 102 年 6 月 3 日完成系統效能提升及調整檢測過程概述如下 : ( 一 ) 透過 Windows Server 內建之效能計數器 Perfmon 蒐集效能資訊, 判斷系統效能偏低之可能因素, 並適度調整相關系統參數及設定值 ( 二 ) 透過資料庫管理系統內建之 Profiler 及 Database Engine Tuning Advisor 等軟體工具, 交叉比對觀察系統運作狀況, 監控效能狀態, 並調整資料庫索引及 Log 紀錄檔等相關設定值 ( 三 ) 運用本處系統效能偵測分析軟體, 即時偵測 WebITR 差勤系統在使用者實際操作過程, 分析所有功能以及存取資料庫過程的效能瓶頸, 釐清問題, 並依照優先順序要求開發廠商調整相關應用程式, 漸次排除系統效能問題五建置系統資安檢核防護工具, 確保系統安全無虞為有效控管系統資訊安全, 隨時監控避免系統出現可能遭受駭客攻擊之安全漏洞, 除 WebITR 差勤系統原有之資訊安全機制外, 輔導本府 12 個區公所 (A B 類機關兼專輯

5 圖 2 並採行資安預警強化方案如下 : 用人數再創新高, 由原 1 萬 3,000 人快速上 ( 一 ) 101 年採購 2 套應用系統資訊安全檢核升至 2 萬人以上, 因機關數增加, 操作情境及防護工具軟體, 安裝於 WebITR 差勤樣態更趨多元,102 年 6 月間再次出現假單系統伺服主機批核列印費用請領清冊等作業反應緩慢之 ( 二 ) 102 年升級並更新授權服務至最新版本, 系統效能問題, 由於使用規模及影響範圍日俾利即時並隨時掃瞄監控系統避免遭受趨擴大, 須在第一時間分析原因研擬對策駭客攻擊導致機密資料外洩之風險及排除問題, 對於本處管理單位形成龐大壓六按部就班排除推動困難力幸賴專案工作小組已進行多時之系統運作資料庫狀態監控數據收集以及系統效能偵測分析軟體輔助, 得以在最短時間內順利啟動改善措施, 將使用者不便降至最低程度 ( 二 ) 舊系統即將停用, 須同步處理歷史差假資料匯入問題由於新舊差勤系統之差假資料結構定義有相當之差異性, 如何將舊系統資料 ( 包括最近 5 年之歷史差假資料 ) 順利轉入新系統且不影響新系統效能及資料正確性, 在早期進行新舊系統資料介接時雖已通盤考量並 ( 一 ) 使用者人數驟增, 系統效能問題再次浮現經過模擬測試, 惟因差勤資料量龐大, 在匯本年度各階段陸續推動上線後, 系統使入資料過程, 亦曾造成資料庫運作瓶頸, 經 24

6 以及適度分割資料配置等方式解決 ( 三 ) 集中式設備架構須妥為因應管理及資安風險 WebITR 系統採用 Web 集中式設備架構, 使用單位毋須再自行準備差勤系統及資料庫主機, 卻相對增加管理單位之管理風險, 除須維持系統及資料庫之運作穩定性, 建立資料備份機制外, 亦須維持應用系統主機及資料庫之穩定性及安全性, 同時因應導入單位及使用人數陸續增加, 隨時調整主機設備數量效能及服務流量, 稍一不慎即可能發生所有連線單位均無法使用之危機七創造推動效益 ( 一 ) 採用單一差勤系統, 大幅簡化管理作業並提高服務效率本府各機關原使用之舊版差勤系統係屬分散式架構, 各機關需自行準備及管理差勤系統主機, 如有版本更新或差假規則變更, 亦須自行處理, 對於人事人員是一大負擔, 亦容易因為更新時間不一致, 出現落差本次完成各機關舊版差勤系統全面汰換為 WebITR 差勤系統, 本處已毋需再同時維護管理二套差勤系統, 同時因系統採集中式架構, 各機關毋需再準備及管理差勤系統主機, 大幅簡化各機關人事人員管理作業 ; 如有版本更新或差假規則變更, 亦由本處在第一時間即時處理, 相對提高人事服務效率 ( 二 ) 同步提升系統功能及效能, 發揮全國人事資源共享綜效推動階段同時因應已上線機關需求, 進行客製化功能開發, 其中匯出加班外勤費用清冊及統計報表功能 ; 查詢離職人員差假及加班時數統計匯出報表功能 ; 週期申請公假功能, 均同步納入全國共通性功能, 提供各部會縣市政府使用另推動階段, 因應使用人數驟增出現之系統效能問題, 密集進行系統程式及資料庫效能調校, 大幅提升系統運作效能, 系統登入時間由原平均 4 秒縮短至 2.5 秒 ; 系統登出時間由原平均 5 秒縮短至 2 秒 ; 加班費用請領作業時間由原平均 6 秒縮短至 1 秒, 已導入 WebITR 差勤系統之部會縣市政府亦同蒙其利, 充分發揮全國人事資源共享之綜效 ( 三 ) 介接異質性系統, 落實職務代理制度本處與本府資訊局協同合作, 完成 WebITR 差勤系統請假代理人資料介接公文系統之測試作業, 並於 102 年 5 月 21 日起由本處及本府資訊局率先試辦, 試辦情形良好, 各級長官同仁請假時, 多已毋須至公文系統設定批核代理人, 大幅改善公文流程至某一關卡核稿人員因差假致發生簽核流程 ( 卡關 ) 情形現已推動至 30 個已導入 WebITR 差勤系統之機關採行, 具體落實職務代理人制度 ( 四 ) 差假加班採線上簽核, 落實節能減碳由於各導入機關之請假加班申請均採無紙化之線上簽核作業, 大幅減少人工傳遞時間假單及加班單紙張使用量, 以每人每年 100 件請假加班申請, 使用人數 2 萬人估算, 每年即可省下至少 200 萬張的紙張用量以本次推動上線之市立動物園為例, 該園原差假加班申請均採紙本作業, 因該園人數達 300 人以上, 造成人事人員相當大的管理及資料登載負荷, 推動導入 WebITR 差勤系統後, 每年撙節紙張數量即達 3 萬張以上, 同時透過系統管理差勤資料, 對於人事人員亦是一大福音 25, 透過調整索引專輯多次問題分析研討及測試後

7 ( 五 ) 提高資料正確性, 並減少人事人員工作負擔由於同仁之出勤請假輪值表及加班紀錄均保留於資訊系統, 除有利於隨時查詢勾稽外, 透過電腦自動進行差假統計加班及補休天 ( 時 ) 數計算及請領費用核算, 除了可確保資料正確性外, 亦可大幅改善以後人事人員每月及每年年底之統計差假資料之壓力及工作負擔 ( 六 ) 建立問題處理標準化流程以及效能調校能力, 提高系統可靠度透過推動過程累積之效能調校經驗, 從如何在第一時間收集造成效能問題所需資料 ; 如何進行資料分析 ; 如何排除效能問題 ; 如何測試及進行版本更新, 已建立效能問題標準化作業流程 (SOP) 同時透過 102 年採購之系統效能偵測分析軟體, 經由實際偵測 WebITR 差勤系統效能狀況, 並分析相關語法問題或系統其他因素造成之情況, 業已建立系統效能調校分析以及維持系統高可靠度之能力, 有利於後續推動作業以及將相關經驗轉換至其他資訊系統之調校 ( 七 ) 集中式架構降低設備及管理成本, 各機關使用零負擔本府各機關自 92 年上線使用舊差勤系統至今, 現行 90 個使用機關之主機已陸續達汰換年限, 如須汰換主機 ( 含作業系統及資料庫 ) 每個機關約 15 萬元即需耗費 1,350 萬元, 尚未包括移機系統管理資安防護等費用採集中式差勤系統主機, 僅須原分散式架構軟硬體設備費用四分之一經費 ( 約 300 餘萬元 ), 大幅降低建置及使用成本, 如再加計撙節之系統管理版本更新及資安防護等人力成本, 將更為可觀參發展共通性新版人事服務網, 提升人事機構 E 化及服務創新空間一規劃源起本處除負責本府自行開發之 PSN2K 系統維護與管理, 近年為因應人事業務資訊化之需求, 陸續透過建置及擴充原有人事服務網人事人員服務網及調查網等方式, 滿足本處各科室業務所需, 同時因應教育局各級學校以及捷運局捷運公司等少數機關未使用 PSN2K 系統, 考量人事業務與資訊作業 E 化之一致性, 藉由建置人事資訊作業網, 滿足共同性人事業務資訊化之需求, 其主要之運作方式及功能, 簡述如下 : ( 一 ) 人事服務網本系統依登入者身分之人員區分 ( 區分為市府員工及人事人員 ) 以及本處各業務科室區分為不同服務項目及功能模組, 包含 : 人事人員陞遷平調作業職工調僱管理票選委員人事法規測驗人事業務績效考核填報員工電影欣賞 e 世代講座心靈饗宴等活動管理組織學習網人事資訊系統研習班報名管理滿意度問卷調查等人事業務資訊服務功能 ( 二 ) 人事人員服務網本網站係以提供人事業務資訊為主之訊息平台, 服務對象以本府各機關學校之人事人員為主, 網站內容包括訊息通報各科室業務說明人事同仁常見問題及人事業務調查檔案下載資訊作業專區等, 並提供關鍵字搜尋服務, 內容由本處各科室維護 ( 三 ) 線上調查網 26

8 事業務問卷調查表 ( 如公務人員國內進修費用補助調查表初任簡任官等主管職務人員調查表初任薦任及委任官等主管職務人員調查表等 ), 以機關為調查對象 ( 每個人事機構給予一個機關授權帳號 ), 登入後選擇調查項目與點選所要調查的單位後, 即可進入該單位的調查列表之中, 並從調查列表中填寫所要調查項目綜上, 有些系統網站需要帳號密碼登入使用, 部分則不需要使用帳號密碼登入, 為解決操作模式不一致問題與簡化使用者登入方式, 並擴大人事資訊服務範圍, 有必要建置單一員工人事服務入口網及將現有人事業務服務網站做功能整併及升級作業, 使本處所屬各人事機構亦能同時提升人事業務之資訊化作業能力, 規劃採員工入口網 ( 依登入者之機關區分人員區分及主管級別等屬性 ) 之分眾服務以及共通性機制架構, 依機關做分層授權管理, 建立共通性服務機制, 除本府同仁及人事人員均能夠一起使用之各項人事服務功能服務專區外, 各一級機關 ( 或所屬機關 ) 亦可自行建置該機關同仁之人事服務專區 ( 或人事服務園地 ) 為概念, 整併現行分散之人事業務相關網站與系統 ( 人事服務網人事人員服務網調查網組織學習網等 ), 並將服務對象由各機關人事機構拓展至本府所有員工, 進而提升人事服務品質, 於 100 年 10 月開始研擬本處新版人事服務網 ( 以下簡稱本服務網 ) 建置計畫, 並於 101 年 1 月開始執行二建置理念與目標 ( 一 ) 建置員工人事服務入口網, 拓展人事資訊服務普及層面結合本府總人事資料庫及配合本府員工愛上網單一簽入機制, 以員工人事服務入口網角度, 依照使用者身分及所屬機關等不同屬性, 提供分眾人事資訊及服務同時為了服務未使用員工愛上網之機關與學校使用者, 另建置系統單獨登入機制, 除了使用一般帳號密碼登入機制外, 亦可選用自然人憑證方式登入並搭配輸入驗證碼以強化資訊安全 ( 二 ) 建構府級至所屬各級人事機構之 e 化業務流程擴充所屬人事機構原業務績效考核業務表單填報等系統服務架構, 使各一級人事機構可以針對附屬機關 ( 或學校 ) 進行績效考核表單等相關業務資料之線上彙集, 將各一級機關人事機構業務所需資料以 e 化流程方式處理, 達成資料處理流程由下往之便利性 ( 三 ) 開發共通性人事服務專區機制, 提供各人事機構加值服務空間開發共通性人事服務專區機制, 提供本處所屬各人事機構自行加值運用, 以最少的成本與技術門檻迅速建立該機關內部之人事服務園地, 例如新生報到生活關懷請假注意事項個人權益專欄國旅卡好康待遇福利訓練進修專書閱讀榮譽榜及活動調查等線上人事服務三推動過程為辦理本服務網推動與建置作業, 本處於 100 年 12 月成立專案工作小組進行委外服務開發招標工作, 依不同職責組成專案工作小組, 督導審查及協調相關作業推動事宜, 並依照以下三個階段進行系統建置推 27 專輯由本處各科室針對所屬人事機構產製人

9 廣與導入作業 : ( 一 ) 第一階段 (101 年 1~3 月 ) 1. 辦理需求訪談系統分析及系統需求規格確認 2. 完成需求規格書系統分析報告書細部設計報告書程式規格書以及第二階段系統建置及驗收計畫書測試計畫書等文件 ( 二 ) 第二階段 (101 年 4~5 月 ) 1. 配合本處對於所屬人事機構之人事業務考核作業期程, 優先完成人事業務績效考核填報系統之開發建置作業以及人事服務入口網部分功能 ( 以搭配人事業務績效考核填報系統上線所需使用功能為依據 ) 2. 完成本階段建置報告書與系統測試報告書 ( 三 ) 第三階段 (101 年 6~7 月 ) 1. 進行需求說明規範之所有功能開發建置展示測試教育訓練 2. 完成本階段系統建置及驗收計畫書測試計畫書, 教育訓練計畫書系統管理手冊系統維護手冊系統災害復原手冊等文件 3. 完成人事業務績效考核填報系統上線作業, 上線使用機關總計 35 個 ( 分甲乙及丙組 ) ( 四 ) 後續工作 (101 年 8~12 月 ) 1. 辦理人事業務績效考核填報系統使用滿意度調查 2. 第三階段系統功能驗證與驗收作業 3. 各項功能機制逐步上線使用四實施成果 ( 一 ) 統籌所屬人事機構內部 e 化需求, 加速人事服務升級 1. 統整所屬人事機構對於該機關內部之人事服務業務資訊化需求, 進行分析歸納並且異中求同, 開發共通性之網站機制, 使各人事機構可以加值運用, 建立該機關專屬之人事服務園地網站, 並可授權各級人事機構自行進行資料維護及管理 2. 由於各人事機構對於人事服務業務資訊化需求相當多元化, 且少數人事機構已運用該機關內部 Intranet 自行建構人事服務園地, 為吸取應用經驗力求周延, 本服務網於功能訪談階段特別邀請本府已設置人事服務園地之觀光傳播局與交通局參與需求規劃, 使本服務網開發之人事服務園地共通性機制能符合多數人事機構需求 ( 二 ) 兼容府級及各級人事機構業務需求, 建立由上而下之作業流程 1. 開發整合性服務資訊系統, 使府級及各級人事機構均可透過單一資訊系統進行人事業務資料彙集及逐級審核陳報, 簡化各級人事機構作業程序與流程並縮短作業時程 2. 以電子表單填報機制為例, 為因應府內長官或議員索取資料及業務調查所需, 設計與規劃相關業務調查電子表單, 透過線上公告填報審核收集與統計功能, 快速掌握由下至上的資訊整合其適用範圍涵蓋各業務科室, 如各機關暨所屬機關各月進用原住民人數統計表支領退休金人數及總金額統計表退休員工及遺族三節慰問金統計表子 28

10 ( 三 ) 建立跨資訊系統連動機制, 簡化使用程序, 提高操作便利性 1. 結合本府員工愛上網單一帳號簽入機制, 使用者毋須記憶多組網站或系統帳號密碼, 方便使用者使用, 相對簡化帳號管理之複雜性及工作負荷 2. 透過總人事資料庫加值運用, 減少資料重複鍵入之複雜性及錯誤率, 由本處 PSN2K 總人事系統資料庫每日轉出現職人員兼職人員與其餘人員資料表 19 經歷資料等資料表, 並由上述人員基本資料自動建立預設帳號資料表, 系統於第一次登入使用時提醒使用者確認電子郵件資料 ( 四 ) 建立人事機構逐級之業務運作體系, 提升業務自動化及透明化程度由原採府級對一級機關之人事業務流程, 再往下延伸至一級對所屬二級機關 ( 學校 ), 建立完整之逐級業務流程體系, 使本處進行人事業務績效考核業務表單確認或統計資料彙集等作業時, 各級人事機構供應之資料, 均透過統一資訊系統記錄審核傳遞統計及勾稽, 落實人事業務自動化及透明化 ( 五 ) 有效降低各人事機構服務門檻, 提高人事服務滿意度 1. 統籌建置人事資訊服務共通性機制, 所屬人事機構可直接運用於該機關之人事服務公告人事服務園地人事服務問卷滿意度調查委員票選與活動管理及陞遷平調線上法規測驗等人事業務, 亦毋須處理電腦設備系統維護管理及資料庫備份等問題, 更能專注於服務內容經營, 進而能有效提高人事服務品質 2. 透過電子郵件機制通知待審核與待確認訊息外, 同時本服務網亦介接本府 e 公務訊平台, 貼心提醒同仁不要逾時與遺漏相關資料之閱讀或審核相關資訊, 無形中增加員工對於人事人員服務之滿意度 ( 六 ) 採集中式架構及共通性機制開發, 大幅降低建置及維護管理成本 1. 由本處統籌建置集中式系統之軟硬體環境, 並承擔維運管理效能調校資安管控及資料備份等作業, 各人事機構毋須再負擔資訊設備之維運管理及資料備份等工作, 大幅降低開發新興人事服務所需之軟硬體建置及維護費用以及管理人力負荷 2. 以 33 個一級機關人事機構 ( 不含區公所 ) 建置類似人事服務網功能, 系統開費用加上硬體設備成本約 100 萬元計算, 扣除本服務網之開發建置費用, 至少可以節省 2,000 萬元以上之經費 ( 尚不包括後續軟硬體維護及管理費用 ) 肆人力資源管理創新策略自 101 年起延伸本處第 3 屆獲地方組卓越獎項目, 針對人事業務面法規制度面及實體活動面, 續以開發創新貼心感動精進人事 e 化服務為目標人事業務面部分, 以本府自行開發之 PSN2K 系統為基礎, 規劃退休人員優惠存款利息核校活化人才運用 e 化管理作業 29 等專輯女教育補助執行情形統計表

11 一創新度 ( 一 ) 退休人員優存利息核校 e 化 1. 加值運用退休人員資料庫, 率先建置臺銀優存利息校對系統 : 採線上作業比對存款餘額合理性, 取代原多達數千頁紙本人工調卷查核方式 2. 透過資料建檔交叉比對, 提升校對績效 : 運用電腦系統進行不同年度應收應退利息等不同面向之差異性比對, 改善人工校對無法完整檢核之問題, 提升校對品質及校對績效 3. 同步啟用資安及督導機制 : 授權各機關僅能查詢與校對該機關支領優存利息情形 ; 另授權一級機關查詢與確認所屬機關 ( 學校 ) 退休人員支領優存利息情形, 賦予督導權責 ( 二 ) 活化人才運用 e 化管理作業 1. 加值運用個人基本資料子系統, 整合建置本府多元人才資料庫 : 延伸原建置國際人才資料庫, 擴充納入花博行銷活動等人才, 可即時篩選具外語能力檢定合格及各類活動專長人員, 因應本府各機關學校辦理各項國際會議活動人員支援需求 2. 透過 e 化管理, 落實獎優汰劣政策 : 結合本府獎優汰劣實施計畫, 將本府創新提案獲獎人員績優人員 ( 一次記二大功模範公務人員 ) 納入人才庫管理, 落實優先拔擢陞遷 3. 健全管控機制, 確保績優人員陞遷權益 : 建立跨機關績優事蹟維護管控機制, 確保績優人員不因調職損及優先拔擢權益法規制度面部分, 從落實平時業務績效考核及提高行政效率角度, 規劃建置業務 e 化系統 ( 三 ) 建置逐級管考人事業務績效考核系統 1. 人事業務績效考核無紙化, 提高管考效率 : 本府各一級機關暨區公所等人事機構按月上網填報平時業務績效評核資料與執行成果, 本處各科室可隨時檢核其各月執行情形, 並進行評分 2. 即時比對執行成果, 提高考核公平性 : 將當年度考核項目與前年度考核項目透過系統對應連結, 可直接調閱查詢, 瞭解歷年填報執行成果之差異性, 讓考核成績更為公平合理 ( 四 ) 規劃開發人事業務表單填報管制系統 1. 業務表單電子化, 省力快速又正確 : 取代原透過電子郵件或傳真各項調查表單, 人工逐一收集彙整之作業模式, 由系統即時彙整加總統計, 提高資料時效及正確性 2. 結合人事系統資料庫, 即時收集 : 業務表單填報數據如可透過資料庫收集, 系統會直接帶入表單, 檢核無誤 ( 或修正 ) 後即可送出, 簡化收集填表作業實體活動面部分, 由精進人力資源管理效益著手, 擴充原活動報名 e 化服務功能及應用面 ( 五 ) 擴充活動報名 e 化服務功能 1. 保護個資, 授權多元化 : 各場次報名資料下載均採加密模式, 各場次授權活動管理者僅能查詢負責場次報名者資料, 兼顧彈性及資料安全性 2. 電腦劃位, 提高應用彈性 : 因應不同場 30

12 配票功能, 擴充為可選擇是否自動配票劃位, 擴大應用彈性二效益度 ( 一 ) 退休人員優存利息核校 e 化作業 1. 建立核校 e 化作業標準作業程序 : 藉由 e 化作業建立優存利息校對標準作業程序 (SOP), 改善人員異動經驗無法傳承問題, 避免出現重複誤算以及退休再任行蹤不明死亡褫奪公權尚未復權仍然支領情形 2. 節省校對人力與時間 : 系統自動匯入總人事退休人員當年度異動資料, 避免重複登錄並即時提供異常資料比對與查詢各機關核校時間由 1-2 個工作天, 縮短為 1-2 小時 ( 總計有 147 個機關, 9,063 位退休人員 ); 本處作業時間由原 12 天大幅縮短為 2 天 3. 節省市庫經費支出 : 藉由電腦化作業核對與篩選優存利息名冊, 達到資料正確性 100 年經核算計減付臺銀 661,883 元利息支出 101 年減付 4,016,008 元利息支出 102 年減付 5,540,344 元利息支出, 累計已減付利息支出達 10,218,235 元利息支出, 大幅減少市庫負擔 ( 二 ) 活化人才運用 e 化管理作業 1. 各類人才充分活化運用 : 建置國際事務人才庫 1,400 餘人 ; 花博活動導覽行銷宣傳園藝土木美工等各類人才庫 300 餘人, 提供本府參與國際活動或會議之媒介參採運用 2. 具體落實獎優汰劣實施計畫 : 自 101 年 6 月上線後, 已回溯建檔具績優事蹟 719 人次, 並優先陞任 205 人次 ( 三 ) 建置逐級管考人事業務績效考核系統 1. 建立完整之逐級業務考核流程 : 將原採府級對一級機關之人事業務考核流程, 往下延伸至一級對所屬機關, 使各級人事機構供應之資料, 均透過系統記錄傳遞, 落實業務自動化 2. 提高考評公平性及時效性 : 考評委員可立即比較各受考人事機構之歷年執行情形差異性, 考評結果由系統立即彙整統計, 大幅提高公平性及考評結果發佈之時效性 3. 落實節能減碳無紙化考核 : 各受考之一級機關暨區公所等 35 個人事機構, 毋須再提供紙本資料, 每年約可節省 2 萬 4,500 張 (35 個機關 *70 頁 *10 位考評委員 ) 紙本及裝訂費用 ( 四 ) 規劃開發人事業務表單填報管制系統 1. 業務表單電子化, 省力快速又正確 : 取代原透過電子郵件或傳真, 人工收集彙整之作業模式, 線上填報各項人事業務表單統計數據, 由系統即時彙整加總統計, 提高資料收集時效性及正確性 2. 資料有效管考及加值運用 : 透過資訊系統追蹤各項業務表單填報情形, 並可調閱歷史資料分析比對及再利用 3. 節能減碳省人力 : 以本處現已規劃 9 項業務表單為例, 如按月啟動調查機制, 每次調查以 160 個一二級機關及平均填復 3 張資料計算, 每年可節省至少 51,840 張紙 (9 項 *12 次 *160 個機關 *3 張表單 ),216 人天 (9 項 *12 次 *2 31, 將系統原依機關需求數專輯地活動特性

13 人天 ) 的資料統整查核時間 ( 五 ) 擴充原活動報名 e 化服務功能 1. 離線報到, 便利又好用 : 重新開發離線活動報到軟體, 各機關可自備筆記型電腦, 隨時下載安裝使用, 毋須借用專屬設備, 大幅提高應用便利性 2. 因地制宜, 彈性又環保 : 可視活動場地現況, 採紙本票券或身分證條碼刷卡報到等方式, 解決忘記攜帶或遺失票券問題, 如每年 20 場活動平均每場次 470 人, 改以身分證條碼刷卡報到, 可節省 9,400 張紙本票券用量 3. 事先劃位, 安全有保障 : 因應特定場地及表演活動熱門程度, 可採事先劃位之對號入座方式, 避免因爭先入場搶座位, 出現之人身安全問題務工作圈以及意見交流平台並推動上線使用 ; 開發主管人員直接查詢所屬同仁獎懲考績等人事資料功能 ; 配合本府各機關學校導入 WebHR 系統, 調整電子表單填報資料介接方式, 強化各人事機構資訊應用能力, 並提高單位主管人員對於人事服務之滿意度三賡續完成 WebITR 差勤系統使用者介面優化員工關懷等精進服務客製化功能開發及上線作業, 同時配合教育局規劃啟動種籽學校輔導上線作業, 俾於 104 年度起全面推動至各級學校上線使用伍未來發展一因應本府各機關學校導入新版人事系統, 持續評估 WebHR TCGHR 系統功能改善及客製化功能需求, 透過種籽教師工作圈共同研討及凝聚共識, 即時向總處反映或進行 TCGHR 系統客製化功能開發及優化作業並推動捷運局及所屬機關於 104 年 1 月 1 日如期上線使用另因應人事資料已採集中式資料庫, 人事資料漸趨正確完整, 規劃人力資源決策統計等加值應用服務二賡續規劃新版人事服務網之創新及應用, 建構府級至所屬各人事機構之 e 化業務流程, 優化人事服務園地人事業 32

% % % 獨立廉正專業創新

% % % 獨立廉正專業創新 101 99 102 101 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 99 102 8 4 34 11 101826 594 71.91% 160 19.37% 72 8.72% 101 100 27 18100 21 101 35 獨立廉正專業創新 1. 7,290 8,677 26,180 26,011 1,272 1,346 142 157 7 7 1,757 1,795