柒、內部控制制度設計範例

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1 臺南市關廟區公所 內部控制制度 中華民國 103 年 10 月核定

2 修訂紀錄 修訂類別版本修訂頁修訂日期修訂單位增訂刪除修正其他 ( 次 ) 次作業作業控制修訂項目項目重點 初版 修訂摘要 會計室 ( 本所內部控制小組幕僚單位 ) 一 依據臺南市政府 府主決字第 號函辦理修正 ED01 CF01 JC01 JC02 AC02( 現為 AC01) 內控作業 二 刪除原 AC01 內控作業, 並酌作文字修正 會計室 ( 本所內部控制小組幕僚單位 ) 依據臺南市政府 府 主決字第 號函辦 理修正 BC03 內控作業

3 目 次 壹 整體層級目標及機關組織職掌... 1 一 整體層級目標... 1 二 機關組織職掌... 1 貳 作業層級目標及機關組織圖... 3 一 作業層級目標 :... 3 二 機關組織圖... 4 參 機關分層負責明細表... 5 肆 風險評估... 6 一 風險辨識... 6 二 風險分析... 6 三 風險評量... 7 伍 控制作業 陸 資訊與溝通 柒 監督 捌 自行評估之表件格式 一 整體層級自行評估表件 二 作業層級自行評估表件 玖 附件... 22

4 壹 整體層級目標及機關組織職掌 一 整體層級目標臺南市關廟區公所 ( 以下簡稱本所 ) 自民國 99 年 12 月 25 日因大臺南升格後, 原鄉鎮市公所改制為區公所, 成為市政府之派出機關 作為區民與市府間的溝通橋樑, 本所秉持市長 清廉勤政, 傳承創新 之施政理念, 推動各項便民業務, 宣導執行各項市政措施, 爭取民眾認可, 以照顧區民福祉為宗旨 為實現上述施政願景, 本所設計內部控制制度以確保目標達成, 未來整體發展目標如下 : ( 一 ) 提升行政效能, 建立廉能形象 ( 二 ) 凝聚社區向心力, 建構優質好環境 ( 三 ) 運用資源扶助弱勢, 建立完整救助體系 ( 四 ) 建立災害防救通報網絡, 落實災害預警監測 ( 五 ) 發展在地特色, 推廣建設為臺南市後花園 二 機關組織職掌本所依 臺南市各區公所組織規程 之規定, 置區長 1 人, 綜理區政, 並指揮監督所屬員工, 置主任秘書 1 人, 下設 4 課 3 室, 分為民政及人文課 農業及建設課 社會課 行政課 人事室 會計室及政風室等單位各司其職, 其各課室職掌詳如下述 : 1

5 ( 一 ) 民政及人文課 : 辦理自治行政 選舉 區級災害防救 里活動中心經營管理 環境衛生宣導 調解服務 殯葬業務 禮俗宗教 祭祀公業 兵役行政 地政 三七五減租 民防 非都市土地管制 原住民及客家業務 圖書管理 國民教育 體育 文化藝術 社區藝文 慶典活動 史蹟文獻 觀光宣導及其他有關民政及文化事項 ( 二 ) 農業及建設課 : 辦理農林漁牧調查及管理 農業推廣 土木工程 交通管理 水利及道路工程 建築工程 養護工程 路燈及行道樹管理 運動場館及活動中心興修 違章建築查報 公園維護及管理 停車場管理 工商管理及其他有關農業及建設事項 ( 三 ) 社會課 : 辦理社會行政 社會福利 社會救助 全民健康保險 國民年金 勞工行政 社區發展 社區活動中心經營管理 新移民業務 人民團體輔導 災民收容安置 就業輔導及其他有關社政事項 ( 四 ) 行政課 : 辦理文書 印信 檔案 庶務 會議 出納 研考 資訊 法制 公共關係及不屬其他各課 室事項 ( 五 ) 人事室 : 依法辦理人事業務 ( 六 ) 會計室 : 依法辦理歲計 會計及統計業務 ( 七 ) 政風室 : 依法辦理政風業務 2

6 貳 作業層級目標及機關組織圖 一 作業層級目標 : ( 一 ) 提升即時防災救災能力, 確保區民生命財產安全 ( 二 ) 即時加強各項交通設施改善及審查, 增進區民行車安全, 提升建設發展 ( 三 ) 強化農地農用制度並落實農地計畫, 維護農民個人權益增進農業發展 ( 四 ) 落實人民陳情案件稽辦, 增進區里溝通, 提升行政效能 ( 五 ) 加強關懷弱勢, 營造溫馨家園 ( 六 ) 落實內部稽核加強財務審核, 確保機關資產安全 ( 七 ) 加強採購作業審查, 防範採購缺失, 提升採購效率 ( 八 ) 強化人事專業 提升工作品質, 確保人力資源管理 ( 九 ) 乾淨政府 誠信社會 3

7 二 機關組織圖 民政及人文課 農業及建設課 區 長 主任秘書 社會課 行政課 人事室 會計室 政風室 4

8 參 機關分層負責明細表 依據臺南市政府民國 102 年 10 月 16 日府人企字第 號函核定辦理, 相關文件公告於臺南市政府人事處網站, 網址如下 : 52x1051}&nsub=G0A200&previous=1053&next=0 5

9 肆 風險評估 一 風險辨識 依據確認之整體層級目標及作業層級目標, 參考 風險管理及危機處 理作業手冊 中所列之風險來源, 及本所施政計畫 審計單位建議及輿情 反應等風險來源, 進行辨識風險項目 二 風險分析風險辨識後, 本所參考 風險管理及危機處理作業手冊 之風險評估工具, 並考量機關業務特性, 訂定適用於本所之 影響之敘述分類表 ( 如表 1) 及 機率之敘述分類表 ( 如表 2), 以作為各單位衡量風險影響程度及發生機率之參考標準並據以計算風險值 風險值之計算方式為影響程度及發生機率之乘積 ( 風險值 = 影響程度 發生機率 ) ( 一 ) 表 1: 影響之敘述分類表等級影響程度機關形象民眾抱怨目標達成 非常嚴重公所形象受損大多數民眾抗議經費 / 時間大量增加 嚴重跨課室形象受損多數民眾抱怨經費 / 時間中度增加 輕微課室形象受損少數民眾抱怨經費 / 時間輕微增加 6

10 ( 二 ) 表 2: 機率之敘述分類表 等級 可能性分類 詳細之描述 3 幾乎確定 每年發生一次以上的可能性高 2 可能 每年發生一次以上的可能性中等 1 幾乎不可能 每年發生一次以上的可能性低 三 風險評量經過風險分析結果, 考量本所人力 資源 組織環境等因素, 由本所內部控制小組幕僚單位召開會議研商後, 將可接受之風險值訂為 2, 本所經過風險評估後, 總計 17 項超出本所訂定可接受風險值之高風險項目如表 3, 風險圖象如圖 1 所示 本所可接受風險值之範圍說明如下 : ( 一 ) 範圍 1: 發生風險時影響程度為 嚴重 (2) 且發生機率為 幾乎不可能 (1) 發生之範圍 ( 二 ) 範圍 2: 發生風險時影響程度為 輕微 (1) 且發生機率為 幾乎不可能發生 (1) 或 可能(2) 之範圍 7

11 表 3: 本所主要風險項目彙總表 單位名稱高風險代號高風險作業 民政及人文課 農業及建設課 A1 B1 B2 B3 平時或災害應變中心開設時接獲災害應變暨後續處理追蹤作業各類工程申辦結報作業建築線指定申請審查作業農產業天然災害現金救助審查作業 社會課 C1 社會救助申請審核作業 行政課 D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 人民申請及陳情案件管理催稽作業採購作業 - 開標採購作業 - 審標出納事務查核作業市有財產產籍管理 - 財產增加財產盤點作業市有被占用不動產之管控及處理作業 人事室 E1 擬任人員送審動態作業 會計室 F1 F2 懸帳清理作業 採購案件審核及監辦作業 政風室 G1 危安狀況通報及處理作業 8

12 註 :1. 風險代號係以本所內部單位代號 + 流水號編列 圖 1: 本所風險圖像 影響程度 風險分布 非常嚴重 (3) F1 F2 B2 嚴重 (2) A1 B1 B3 C1 D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 E1 輕微 (1) G1 幾乎不可能 (1) 可能 (2) 幾乎確定 (3) 發生機率 註 :1. 灰色區域為本所風險容忍範圍 2. 本圖係填入各單位風險評估後之高風險項目代號 9

13 伍 控制作業 本所依據風險評估結果, 並衡量業務之重要性, 選定相關作業項目納入設計, 本所控制作業項目共計 17 項, 區分為共通性及個別性之業務項目, 並將各作業之控制重點併入作業流程中設計, 簡要說明如次, 完整內容可參閱本制度之附件 一 民政及人文課 : 共通性業務之作業項目 0 項 個別性業務之作業項目 1 項 二 農業及建設課 : 共通性業務之作業項目 0 項 個別性業務之作業項目 3 項 三 社會課 : 共通性業務之作業項目 0 項 個別性業務之作業項目 1 項 四 行政課 : 共通性業務之作業項目 7 項 個別性業務之作業項目 0 項 五 人事室 : 共通性業務之作業項目 1 項 個別性業務之作業項目 0 項 六 會計室 : 共通性業務之作業項目 2 項 個別性業務之作業項目 0 項 七 政風室 : 共通性業務之作業項目 1 項 個別性業務之作業項目 0 項 10

14 陸 資訊與溝通 為適時有效編製或蒐集資訊, 以向相關同仁溝通, 使其確實履行職責或瞭解責任履行情形, 並作為其決策及監督參考, 本所乃採取以下溝通方式及內容 : 一 溝通方式 ( 一 ) 內部溝通 : 運用本所內部網路資訊平台 各項會報 ( 議 ) 自行評估作業 內部稽核工作及教育訓練等方式, 主動且及時告知本所全體同仁其於內部控制中所扮演角色及責任, 落實內部控制制度遵循法令機制, 並建立異常情事通報管道, 促使機關上下或跨單位資訊能充分傳達 ( 二 ) 外部溝通 : 依法對外部人士 ( 如民意機構 主管機關 民眾及媒體等 ) 公開或提供資訊, 並對外界提出之意見及時處理與追蹤 二 溝通內容將本所內部控制 ( 含內部稽核 ) 相關資訊以紙本 電子或其他方式儲存 管理與傳達, 俾利連貫及支援四項組成要素 包括 : ( 一 ) 控制環境 : 經由對本所全體同仁宣達組織職掌及整體層級策略目標等, 營造控制環境 ( 二 ) 風險評估 : 在進行風險評估時, 將內部控制制度之品質納入考量因素 ( 三 ) 控制作業 : 以書面訂定各項業務之控制作業, 使本所全體同仁可瞭解 易遵循, 並掌握控制重點 ( 四 ) 監督 : 依各項文件檢視內部控制制度是否存在及持續運作, 並依自行 評估與內部稽核之結果 建議及後續改善紀錄等追蹤辦理情形 11

15 柒 監督 為落實本所各項業務控制重點之管控, 並降低風險以達成目標, 本所乃採取以下監督機制 : 一 例行監督由本所內部各單位主管例行督導各項業務 二 自行評估 : ( 一 ) 依每年度由內部稽核小組研擬並經區長核定之內部控制制度自行評估計畫, 由本所內部各單位分 整體 及 作業 二個層級辦理自行評估作業, 以評估本所內部控制制度設計及執行之有效性 ( 二 ) 作業層級自行評估係由各該作業項目業管單位針對各項作業確實評估控制重點設計及執行情形, 將評估結果填寫於自行評估表並經單位主管簽名後連同相關佐證資料, 送內部控制小組幕僚單位 ( 會計室 ) 彙整作為評估整體層級控制作業之參據 ( 三 ) 整體層級自行評估則按內部控制五項組成要素, 由下而上評估機關整體內部控制制度之落實程度, 先由各評估單位就判斷項目進行評估 ( 如提出佐證資料清單 撰寫評估情形說明 改善措施或具體興革建議 勾選評估結果 ), 再由主辦單位依各評估單位評估情形勾選評估結果, 交由內部稽核小組幕僚單位 ( 行政課研考人員 ) 彙整針對評估結果 ( 含改善措施 / 具體興革建議 ), 連同所發現之內部控制制度缺失 及異常事項改善情形綜合評析, 據以作成內部控制制度有效程度整體 12

16 結論簽報區長 ( 詳細作業參考 各機關內部控制制度自行評估原則 辦理 ) ( 四 ) 自行評估每年度應至少辦理一次, 另可視業務風險極重要程度, 決定評估作業辦理次數, 遇有內部控制制度調整或區長異動等情形, 亦得辦理專案評估 三 內部稽核 : ( 一 ) 由本所內部稽核小組 ( 幕僚單位為行政課研考人員 ) 辦理稽核工作, 稽核工作包括擬定稽核計畫 蒐集稽核佐證資料 製作稽核紀錄及稽核報告等事項 ( 詳細作業參考 政府內部稽核應行注意事項 辦理 ) ( 二 ) 本所人事室 政風室 會計室及行政課已依相關法令規定辦理稽核或評估者, 得不重複納入稽核 ( 三 ) 內部稽核原則應於稽核工作完成後二個月內, 就稽核發現之優缺點及改善建議作成內部稽核報告, 簽請區長核定並據以追蹤複查 13

17 捌 自行評估之表件格式 為評估本所整體內部控制制度設計及執行之有效性, 參照各機關內部控制制度自行評估原則之規定, 將內部控制之組成五項要素納入機關整體層級評估, 表件內容共分為 評估總表 及 評估明細表 二種格式 其中 控制作業 一項, 並納入作業層級自行評估表中進行評估, 以利檢視實際作業是否依程序執行及有無疏漏重要環節 每年至少自行評估一次, 遇有特殊情形, 得隨時辦理 一 整體層級自行評估表件 評估總表 評估機關 : 臺南市關廟區公所 內部控制制度整體層級有效性判斷參考項目評估總表 評估期間 : 年 月 日至 年 月 日 組成要素 評估結果 ㄧ 控制環境二 風險評估三 控制作業四 資訊與溝通 落實 部分落實 未落實 落實 部分落實 未落實 落實 部分落實 未落實 落實 部分落實 未落實 14

18 五 監督 落實 部分落實 未落實 備 註 評估明細表 評估機關 : 臺南市關廟區公所 內部控制制度整體層級有效性判斷參考項目評估明細表 控制環境 評估期間 : 年 月 日至 年 月 日 判斷項目評估單位評估結果佐證資料清單評估情形說明 改善措施 / 具體興革建議 1.1 遵循公務倫理型塑廉政文化 機關針對違反公務員廉政倫理規範案件, 是否建立及時處理該偏差行為之機制? 政風室 落實 部分落實 未落實 1.2 支持內部控制督導工作執行 機關是否定期召開內部控制及內部稽核小組會議, 督導內部控制制度設計及執行情形並落實會議決議? 內部控制小組幕僚單位 ( 會計室 ) 內部稽核幕僚單位 ( 行政課研考人員 ) 落實 部分落實 未落實 1.3 授予權限責任落實職能分工 15

19 判斷項目評估單位評估結果佐證資料清單評估情形說明 改善措施 / 具體興革建議 機關內部高風險業務是否有明確職能分工及制衡機制? 例如 : 出納與會計分工 機關承辦採購單位之人員不得為所辦採購之主驗人或樣品及材料之檢驗人 行政課 ( 研考人員 ) 落實 部分落實 未落實 1.4 培育訓練人才落實職務輪調 機關執行重要或高風險業務人員是否皆已依內外部規定進行職務輪調? 人事室 1.5 落實考核獎懲強化人事管理 機關是否落實考核同仁工作績效, 並覈實予以獎懲? 控制環境評估結果 人事室 落實 部分落實 未落實 落實 部分落實 未落實 項目 內容 主辦單位 人事室 評估結果 落實 部分落實 未落實 16

20 評估機關 : 臺南市關廟區公所 內部控制制度整體層級有效性判斷參考項目評估明細表 風險評估 評估期間 : 年 月 日至 年 月 日 判斷項目評估單位評估結果佐證資料清單評估情形說明 改善措施 / 具體興革建議 2.1 確認施政目標辨識相關風險 機關是否依據臺南市政府施政方針訂定其施政目標並召開會議以辨識施政目標無法達成之風險, 且於內部控制制度風險登錄表等表件, 記錄主要風險項目? 行政課 ( 研 考人員 ) 2.2 落實風險分析決定回應方式 機關是否分析風險, 並於內部控制制度風險分析表及風險圖像等表件, 記錄風險分析結果, 俾就不可容忍之風險決定因應對策? 行政課 ( 研考 人員 ) 2.3 評估政風狀況加強風險預防 機關是否掌握可能涉及貪腐風險事件之動態資料, 定期辦理廉政風險評估, 並將評估結果簽報區長或提報廉政會報? 政風室 2.4 因應重大改變滾動檢討風險 機關是否辨識法令規定 政策或資訊系統產生重大改變之風險, 並採滾動方式定期辦理風險評估作業與製作風險評估及處理表等表件, 據以更新風險項目, 以因應內部及外部環境之改變? 行政課 ( 研考 人員 ) 落實 部分落實 未落實 落實 部分落實 未落實 落實 部分落實 未落實 落實 部分落實 未落實 17

21 風險評估結果 項目 內容 主辦單位行政課 ( 研考人員 ) 評估結果 落實 部分落實 未落實 評估機關 : 臺南市關廟區公所 內部控制制度整體層級有效性判斷參考項目評估明細表 控制作業 評估期間 : 年 月 日至 年 月 日 判斷項目評估單位評估結果佐證資料清單評估情形說明 改善措施 / 具體興革建議 3.1 落實控制作業確保有效管控 機關內部控制制度作業層級自行評估統計表是否顯示各項控制作業已有效設計及執行, 以利各項作業達成其原訂目標? 內部控制 小組幕僚 單位 ( 會 計室 ) 3.2 建立一般控制強化安全管理 機關發生資安事件時, 是否落實資安事件通報作業? 行政課 3.3 檢討內部程序更新控制作業 機關既定政策 目標及計畫等改變時, 各單位是否據以檢討作業流程各項控制重點之有效性及合理性, 該增減就增減 該簡化就簡化, 並檢討修正內部控制制度? 內部控制 小組幕僚 單位 ( 會 計室 ) 落實 部分落實 未落實 落實 部分落實 未落實 落實 部分落實 未落實 18

22 控制作業評估結果 項目 內容 主辦單位內部控制小組幕僚單位 ( 會計室 ) 評估結果 落實 部分落實 未落實 評估機關 : 臺南市關廟區公所 內部控制制度整體層級有效性判斷參考項目評估明細表 資訊與溝通 評估期間 : 年 月 日至 年 月 日 判斷項目評估單位評估結果佐證資料清單評估情形說明 改善措施 / 具體興革建議 4.1 確保資訊品質支援管理決策 機關資訊系統是否具備可用等特性, 且產生之資訊符合機關需求, 足以支持內部控制持續運作? 行政課 ( 資訊人 員 ) 4.2 建立內部溝通履行內控職責 機關對於涉及內部控制之資訊, 是否皆已透過內部網站 公文 電子郵件 會議 訓練等方式向內部人員溝通, 使其瞭解並履行其內部控制責任? 內部控制 小組幕僚 單位 ( 會 計室 ) 4.3 建立外部溝通促進多方交流 機關是否設有專責單位或人員負責處理追蹤外界提出之意見, 並針對執行進度落後部分提報內部會議列管? 行政課 ( 研考人 員 ) 落實 部分落實 未落實 落實 部分落實 未落實 落實 部分落實 未落實 19

23 資訊與溝通評估結果 項目 內容 主辦單位 行政課 評估結果 落實 部分落實 未落實 評估機關 : 臺南市關廟區公所 內部控制制度整體層級有效性判斷參考項目評估明細表 監督 評估期間 : 年 月 日至 年 月 日 判斷項目評估單位評估結果 佐證資料 清單 評估情形 說明 改善措施 / 具體興革建議 5.1 落實監督機制強化內控制度 機關辦理內部稽核工作, 是否依 政府內部稽核應行注意事項 採下列方式辦理 : (1) 稽核項目如具有量化或非量化績效目標, 是否依該規定第五點第七項辦理? (2) 稽核項目如未具有量化或非量化績效目標, 是否依該規定第五點第二項辦理? 內部稽核 幕僚單位 ( 行政課研 考人員 ) 5.2 檢討追蹤缺失落實改善作為 機關針對自行評估 內部稽核連同監察院與審計機關等提出之內部控制缺失, 是否提報相關會議審議並追蹤內部控制缺失檢討改善情形? 其中涉及制度面缺失部分應由內部控制小組幕僚單位檢討修正內部控制制度 內部稽核 幕僚單位 ( 行政課研 考人員 ) 落實 部分落實 未落實 落實 部分落實 未落實 20

24 監督評估結果 項目 內容 主辦單位內部稽核幕僚單位 ( 行政課研考人員 ) 評估結果 落實 部分落實 未落實 二 作業層級自行評估表件 臺南市關廟區公所內部控制制度作業層級自行評估表 自行評估單位 : 作業類別 ( 項目 ):0000 作業評估日期 : 年月日 評估重點 一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計 自行評估情形 符合未符合不適用 評估情形說明 二 0000 作業 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 : 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 21

25 玖 附件 本所之作業流程包含內部各單位之業務, 所設計之重點控制作業皆併入作業流程中設計, 各作業項目詳列如下 : 一 民政及人文課個別性業務 1. LA01 平時或災害應變中心開設時接獲災害應變暨後續處理追蹤作業二 農業及建設課個別性業務 1. NB01 各類工程申辦結報作業 2. NB02 建築線指定申請審查作業 3. NB03 農產業天然災害現金助審查作業三 社會課個別性業務 1. MC01 社會救助申請審核作業四 行政課共通性業務 1. GC01 人民申請及陳情案件管理催稽作業 2. JC01 採購作業 - 開標 3. JC02 採購作業 - 審標 4. AC01 出納事務查核作業 22

26 5. BC01 市有財產產籍管理 - 財產增加 6. BC02 財產盤點作業 7. BC03 市有被占用不動產之管控及處理作業五 人事室共通性業務 1. ED01 擬任人員送審動態作業六 會計室共通性業務 1. DE01 懸帳清理作業 2. DE02 採購案件審核及監辦作業七 政風室共通性業務 1. CF01 危安狀況通報及處理作業 23

27 項目編號 LA01 臺南市關廟區公所民政及人文課作業程序說明表 項目名稱平時或災害應變中心開設時接獲災害應變暨後續處理追蹤作業 承辦單位民政及人文課 作業程序說明 一 災害應變中心開設時 ( 一 ) 幕僚組於接獲災害通報時, 填寫災害應變中心受理報案表, 災情查證後, 由各編組依規定追蹤列管 ( 二 ) 幕僚組依災害類別, 分派所屬編組進行災情查報 災害搶救 搶修及災民收容等事宜 ( 三 ) 各編組進行案件排除或已做緊急處置無安全之虞後, 送指揮官 ( 區長 ) 或應變中心 ( 執行秘書 ) 核判解除列管 ( 四 ) 如案件於災害應變中心撤除時尚未結案, 未結案件以平時災害案件流程繼續列管追蹤 二 平時 ( 一 ) 業務單位接獲災害通報後, 填寫災害應變中心受理報案表, 災情查證後, 通知權責課室處理, 並追蹤列管 ( 二 ) 案件排除或已做緊急處置無安全之虞後, 送指揮官 ( 區長 ) 或應變中心 ( 執行秘書 ) 核判解除列管 控制重點一 幕僚組受理報案表及災情查報表是否確實填寫並送權責單位 二 是否定時追蹤災害辦理情形 三 權責單位回報已妥處案件是否確實辦理 四 案件結案時是否確實登錄於案件總表 ( 平時案件免 ) 法令依據一 災害防救法二 災害防救法施行細則三 臺南市關廟區地區災害防救計畫 使用表單一 災情查報表二 災害應變中心受理報案表三 臺南市淹水災情通報處理單 LA01-1

28 臺南市關廟區公所民政及人文課作業流程圖 一 災害應變中心成立時災害應變與追蹤 準備 接獲災害通報, 填寫災害應變中心受理報案 表 災情查報表 幕僚組 判別災害權管後分案 幕僚組 災情查報, 災害搶救 搶修, 災民收容 各編組 案件排除與否 否 列管追蹤 幕僚組 是 解除列管 幕僚組 結束 LA01-2

29 二 平時災害應變與追蹤 準備 接獲災害通報或災害應變中心撤除後繼續列管之案件 幕僚組 是否為災害應變中心繼續列管之案件 否 解除列管 幕僚組 是 災情查報, 災害搶救 搶修, 災民收容 各編組 案件排除與否 否 列管追蹤 幕僚組 是 解除列管 幕僚組 結束 LA01-3

30 臺南市關廟區公所內部控制制度作業層級自行評估表 年度 自行評估單位 : 民政及人文課 作業類別 ( 項目 ): 平時或災害應變中心開設時接獲通報災害應變暨後續處理追蹤作業 評估日期 : 年月日 評估重點 自行評估情形符合未符合不適用 評估情形說明 一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業流程說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計 二 平時或應變中心開設時接獲通報災害應變暨後續處理追蹤作業 ( 一 ) 災害應變中心受理報案表及災情查報表是否確實填寫並送權責單位 ( 二 ) 是否定時追蹤災害辦理情形 ( 三 ) 權責單位回報已妥處案件是否確實辦理 ( 四 ) 案件結案時是否確實登錄於案件總表 ( 平時案件免 ) 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 : 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未 符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 LA01-4

31 項目編號 NB01 臺南市關廟區公所農業及建設課作業程序說明表 項目名稱各類工程申辦結報作業 承辦單位農業及建設課 作業程序說明 一 依據市容查報 里長業務會報 里民反應 議員建議 上級長官交辦及查察發現或其他來源立案 二 填妥申請書後由農業及建設課業務工程人員列管及追蹤管制 三 非本所權責事項者轉函相關權責機關處理, 屬本所權責則依程序辦理 四 由農業及建設課各業務主辦工程人員前往現場勘查定位, 符合公共利益者由本所年度預算科目項下簽辦改善或製作提案單向市政府權責單位申請經費補助 五 確認經費來源後由農業及建設課自辦或委託辦理設計監造 設計 編製施工預算書陳奉區長核准後移行政課辦理發包作業, 發包完成由承商依契約規範及設計圖說施工, 必要時要集管線單位協調 六 施工期限內承商申報完工, 本所依契約及採購法規定時間內排定各項驗收程序, 驗收合格後辦理請款結案, 承商則依契約規定履行保固責任 控制重點一 預算書圖審核是否與核定地點及工程項目相符 二 承商之監造計畫書 施工及品質計畫書是否依規定期限送機關核定 三 施工前取得土地所有權人無償提供使用同意書 四 施工期間監造單位應確實派員到場監工並逐日填寫監工日報, 工程主辦人員不定期赴工地依設計圖說 契約規範辦理督導並製成紀錄 五 工程如有逾期延誤進度超過 10% 以上時, 應促請承商檢討落後原因及研擬趕工計畫 六 工程申報竣工由主辦工程人員會同監造單位及承商於規定期限 ( 七日 ) 內現場進行完工確認後報本所排驗 七 未如期竣工者除續予催辦外並依約罰款 八 有關工程之施工 停工 復工 展延 變更設計 追加 追減 初驗 複驗及缺失改善後複驗 正式驗收與驗收後 NB01-1

32 填發工程結算驗收證明書等作業, 皆依契約規定辦理 九 施工時監造單位應確認運至工地之各項材料是否經檢驗合格及詳驗其規格 十 各工作項目是否依規定辦理試驗 ( 如混凝土之抗壓強度試驗 ) 檢驗 ( 如鋼筋之直徑 抗拉 抗彎檢驗 ), 並提供試 ( 檢 ) 驗報告或材料出廠證明 十一 施工地點 項目及數量是否與圖說相符 法令依據一 臺南市政府農業局辦理農路修繕審查作業要點二 臺南巿政府辦理水土保持工程審查作業要點三 臺南市政府辦理天然災害緊急搶修及復建工程作業要點 使用表單一 查報單二 提案單三 工程 ( 勞務 ) 結算驗收證明書 NB01-2

33 臺南市關廟區公所農業及建設課作業流程圖各類工程申辦結報作業 準備 依據市容查報 里長業務會報 里民反應 議員建議 上級長官案件進行列管及追蹤農業及建設課 工程主辦工程人員會同陳情人及相關人員前往現場勘查定位農業及建設課 是否由本所預算科目辦理 是 否 製作提案單向市政府權責單位申請經費補助農業及建設課 由農業及建設課自辦或委託辦理設計監造 設計 編製施工預算書陳奉區長核准農業及建設課 A NB01-3

34 A 完成發包申報開工 施工廠商 工程申報竣工由主辦工程人員會同監造單位及承商於規定期限 ( 七日 ) 內現場進行完工確認後報本所排驗 施工 ( 監造 ) 廠商 農業及建設課 驗收是否合格 是 否 辦理缺失改善 施工 ( 監造 ) 廠商 進行複驗 施工 ( 監造 ) 廠商 農業及建設課 辦理結算 ( 扣款 ) 並履行保固責任 施工 ( 監造 ) 廠商 農業及建設課 結束 NB01-4

35 臺南市關廟區公所內部控制制度作業層級自行評估表 年度 自行評估單位 : 農業及建設課作業類別 ( 項目 ): 各類工程申辦結報作業 評估日期 : 年月日 自行評估情形 評估重點 符合 未符合 不適用 評估情形說明 一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計 二 各類工程申辦結報作業 ( 一 ) 預算書圖審核是否與核定地點及工程項目相符 ( 二 ) 承商之監造計畫書 施工及品質計畫書是否依規定期限送機關核定 ( 三 ) 施工前是否取得地主土地無償提供使用同意書 ( 四 ) 施工期間監造單位是否確實派員到場監工並逐日填寫監工日報, 工程主辦人員不定期赴工地依設計圖說 契約規範辦理督導並製成紀錄 ( 五 ) 工程如有逾期延誤進度超過 10% 以上時, 是否促請承商檢討落後原因及研擬趕工計畫 ( 六 ) 工程申報竣工是否由主辦工程人員會同監造單位及承商於規定期限 ( 七日 ) 內現場進行完工確認後報本所排驗 ( 七 ) 未如期竣工者是否續予催辦並依約罰款 ( 八 ) 有關工程之施工 停工 復工 NB01-5

36 展延 變更設計 追加 追減 初驗 複驗及缺失改善後複驗 正式驗收與驗收後填發工程結算 驗收證明書等作業, 是否皆依契 約規定辦理 ( 九 ) 施工時監造單位應確認運至工地 之各項材料是否經檢驗合格及詳 驗其規格 ( 十 ) 各工作項目是否依規定辦理試驗 ( 如混凝土之抗壓強度試驗 ) 檢 驗 ( 如鋼筋之直徑 抗拉 抗彎檢 驗 ), 並提供試 ( 檢 ) 驗報告或材料 出廠證明 ( 十一 ) 施工地點 項目及數量是否與 圖說相符 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 : 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未 符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 NB01-6

37 項目編號 NB02 臺南市關廟區公所農業及建設課作業程序說明表 項目名稱建築線指定申請審查作業 承辦單位農業及建設課 作業程序說明 一 請申情人至總收 ( 發 ) 文處掛號收件 二 審核民眾之申請書及隨附相關之地籍圖謄本 土地登記謄本 ( 含申請地號及指示建築線道路地號 ) 等, 證件齊全與否, 申請書內容是否清楚, 若有塗改應蓋章 三 辦理現場會勘, 並依據相關道路主管機關預定計畫路寬等相關規定審查指定建築線 四 審查後符合規定者俟繳納規費後並發予指定書圖, 並將書書圖歸檔, 不符者行文通知補件辦理, 或予以駁回 控制重點一 核對申請對象基本資料及相關資料是否齊全 二 現場會勘審核現地座位及測量與書圖成果數據是否相符, 現地路寬不足計道路主管機關計畫路寬者, 應予退後指示建築線位置 三 核發書圖與審核內容 姓名 地號 是否相符 四 申請案件規費有無依規定件數收取 法令依據臺南市指定建築線收費標準 使用表單建築線指示 定 申請書圖 NB02-1

38 臺南市關廟區公所農業及建設課作業流程圖建築線指定申請審查作業 準備 審核民眾之申請書及隨附相關之地籍圖謄本 土地登記謄本 ( 含申請地號及指示建築線道路地號 ) 等證件齊全與否 農業及建設課 辦理現場會勘 申請人及農業及建設課 是否相關道路主管機關預定計畫路寬等相關規定 否 是 收取規費 農業及建設課 發給證明書並將資料歸檔 農業及建設課 結束 NB02-2

39 臺南市關廟區公所內部控制制度作業層級自行評估表 年度 自行評估單位 : 農業及建設課作業類別 ( 項目 ): 建築線指定申請審查作業 評估日期 : 年月日 自行評估情形 評估重點 符合 未符合 不適用 評估情形說明 一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計 二 建築線指定申請審查作業 ( 一 ) 核對申請對象基本資料及相關資 料是否齊全 ( 二 ) 現場會勘審核現地座位及測量與 書圖成果數據是否相符, 現地路 寬不足計道路主管機關計畫路寬 者, 應予退後指示建築線位置 ( 三 ) 核發書圖與審核內容 姓名 地 號 是否相符 ( 四 ) 申請案件規費有無依規定件數收 取 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 : 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未 符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 NB02-3

40 項目編號 NB03 臺南市關廟區公所農業及建設課作業程序說明表 項目名稱農產業天然災害現金救助審查作業 承辦單位農業及建設課 作業程序說明 一 農業天然災害發生後, 農委會依據農業災情查報資料統計, 依據 農業天然災害救助辦法 公告救助地區 農產品項目及救助額度 立即依照 農業天然災害救助作業要點 分工合作進行救助作業 二 公所召開救助說明會, 研議步驟要領並規劃業務分工, 掌握救助進度 申報作業自農委會公告翌日起 10 日內, 受理申請填具災害救助申請表 三 申請人應檢附資料為 : 身份證 農會存款簿和印章 申請人為土地所有權人者, 應檢附土地所有權狀或土地登記謄本申請人 ; 非為土地所有權人者, 應檢附委託經營契約書或租賃契約書或土地使用同意書 四 申請人檢附土地所有權狀申辦災害救助時, 應運用地政資訊查詢系統進行申請人土地資料相互比對查核 查核結果不符土地使用管制法規或其他相關規定者, 不予救助 五 實地勘查 ( 一 ) 農民申請救助項目與公告或核定災害救助項目相同, 且經實地勘查認定損失率達百分之二十以上者, 始符合災害救助條件 ( 二 ) 申請案經實地勘查認定未符合災害救助條件者, 農民得於公所通知期限內申請復查 ( 三 ) 對短期作物 已屆採收期作物及需即時復耕作物等優先實施勘查, 分批分次核定 必要時需與 PDA 連同災害名稱 農民姓名 簡易田地資料等進行拍照存證 ( 四 ) 農民申請範圍內夾雜農路 水塘 空地 農舍等建物, 或非屬公告或核定災害救助項目者, 應覈實予以扣除 作物以間作 混作方式栽培, 應按實際種植比率換算各項作物面積, 並以該筆土地申請 ( 權利 ) 面積為限 ( 五 ) 不得以農民自行拍照 切結或由他人代為切結方式取代實地勘查 實地勘查過程中遇有損害鑑定疑義時, 得洽市政府組成勘災小組配合鑑定 NB03-1

41 ( 六 ) 勘查人員應於公告或核定辦理災害救助翌日起三十日內完成勘查, 並整理統計及繕寫清冊, 迅速辦理報送作業 六 彙整集計造冊 : 勘查人員應勘查儘速整理統計及繕寫清冊, 按救助項目種類分別集計彙整, 繕造救助農戶清冊 3 份, 報送市政府 七 撥款作業公所接獲農委會核撥災害救助金額後, 即辦理救助金撥付農民 控制重點一 由於受理農民申報救助期限為公告辦理救助日起 10 日內, 因此為維護受災農民權益, 應於災後根據所調查之災情資料, 立即研判是否將符合救助地區之規定, 並於事先規劃辦理救助事宜, 以免延誤查報或救助時效 二 利用地政資訊系統查核申請地號資料, 避免違失 三 確實現地勘查受災是否達 20%, 避免違失 法令依據一 農業天然災害救助辦法二 農業天然災害救助作業注意事項三 農業發展條例 使用表單一 農產業天然災害現金救助申請表二 農產業現金救助整理統計表三 農產業現金救助統計表四 農產業現金救助名冊五 會計報告 NB03-2

42 臺南市關廟區公所農業及建設課作業流程圖農產業天然災害現金救助審查作業 準備 農委會依據農業災情查報資料統計公告救助地區農產品項目及救助額度 農業及建設課 受災農民檢具證件及資料, 於公告翌日起 10 日內, 受理申請 農業及建設課 運用地政資訊查詢系統進行土地資料相互比對查核 農業及建設課 是公告 30 日內完成申請案件之實地勘查農業及建設課 是否相符 否 通知不予救助 農業及建設課 彙整集計造冊層報市府 農業及建設課 救助金撥付農民 農業及建設課 結束 NB03-3

43 臺南市關廟區公所內部控制制度作業層級自行評估表 年度自行評估單位 : 農業及建設課作業類別 ( 項目 ): 農產業天然災害現金救助審查作業評估日期 : 年月日 評估重點一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計 二 農產業天然災害現金救助作業 ( 一 ) 為維護受災農民權益, 於公告辦理救助日起 10 日內, 是否根據所調查之災情資料, 研判將符合救助地區之規定, 事先規劃辦理救助事宜, 以免延誤查報或救助時效 ( 二 ) 是否利用地政資訊系統查核申請地號資料, 避免違失 ( 三 ) 確實現地勘查受災是否達 20%, 避免違失 結論 / 需採行之改善措施 : 自行評估情形 符合未符合不適用 評估情形說明 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 : 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 NB03-4

44 臺南市關廟區公所社會課作業程序說明表 項目編號 MC01 項目名稱社會救助申請審核作業 承辦單位社會課 民政及人文課 作業程序一 里幹事受理民眾申請 說明二 核對申請人於申請調查表及各項切結書表是否已確實簽章, 證明文件是否齊全 三 申請文件缺漏應開立一次告知單通知申請人儘速補齊 四 里幹事實際家庭訪視並協助填寫調查表, 並依家戶實際財產所得進行初核 五 社會課進行複審, 並於社政系統建檔註記 六 社會課將審核結果函知申請人 七 申請人如有異議, 於文到 30 日內檢具相關資料向社會課提出申復或向臺南市政府提出訴願 控制重點一 本項業務之申請以申請人備齊資料之日為核定資格之生效日 二 申請社會救助核定為求謹慎, 先由里幹事訪查初審, 再由社會課訪查復審, 降低對案家家況熟悉度及掌握度不足之風險 經核符合規定者, 各項扶助金追溯至資料備齊月份發給 三 核准後依申請人實際家戶資料建檔管理 四 申請單一社會救助資格不符的民眾, 轉介申請其他符合社會救助項目, 符合資格者則享有該項社會救助等福利 五 針對貧病 孤苦無依或生活陷困者, 透過各種扶助措施, 使其獲得妥當照顧, 有工作能力者, 透過公部門就業媒合系統 積極協助就業, 以協助弱勢者及早脫離貧窮困境 法令依據一 社會救助法二 社會救助法施行細則 三 臺南市政府辦理低收入戶生活扶助與低收入戶及中低收入戶調查審核作業要點 四 臺南市政府辦理低收入戶及中低收入戶調查審核補充規定 五 中低老人生活津貼發給辦法 六 臺南市中低老人生活津貼審核辦法 七 身心障礙者生活補助費發給辦法 八 臺南市身心障礙者生活補助費審核作業要點 九 臺南市身心障礙者生活補助審核注意事項 十 臺南市中低收入家庭兒童及少年生活福助辦法 十一 特殊境遇家庭扶助條例 十二 臺南市特殊境遇家庭扶助作業要點 十三 父母未就業家庭育兒津貼申領作業要點 使用表單一 臺南市社會福利補助申請調查表二 切結書 MC01-1

45 臺南市關廟區公所社會課作業流程圖社會救助申請審核作業 準備 申請人檢具本人全戶及應計算人口戶籍謄本及財稅資料 農會存簿 其它相關證明文件向區公所提出申請 里幹事 里幹事調查申請人家庭狀況並協助填寫調查表並辦理初審 里幹事 社會課進行複審作業 社會課 是否相符 是 社政系統註記生效日期 社會課 否 社政系統保留申請紀錄 社會課 區公所函知申請人審核結果 社會課 申請人如有異議, 於文到 30 日內檢具相關資料向社會課申復或向臺南市政府提出訴願 社會課 結束 MC01-2

46 臺南市關廟區公所內部控制制度作業層級自行評估表 年度自行評估單位 : 社會課作業類別 ( 項目 ): 社會救助申請審核作業評估日期 : 年月日 評估重點 一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計 二 社會救助申請審核作業 ( 一 ) 本項業務之申請是否以申請人備齊資料之日為核定資格之生效日 ( 二 ) 申請社會救助核定為求謹慎, 先由里幹事訪查初審, 再由社會課訪查復審, 降低對案家家況熟悉度及掌握度不足之風險 經核符合規定者, 各項扶助金追溯至資料備齊月份發給 ( 三 ) 核准後是否依申請人實際家戶資料建檔管理 ( 四 ) 申請單一社會救助資格不符的民眾, 轉介申請其他符合社會救助項目, 符合資格者則享有該項社會救助等福利 ( 五 ) 針對貧病 孤苦無依或生活陷困者, 是否透過各種扶助措施, 使其獲得妥當照顧, 有工作能力者, 是否透過公部門就業媒合系統 積極協助就業, 以協助弱勢者及早脫離貧窮困境 結論 / 需採行之改善措施 : 自行評估情形 符合未符合不適用 評估情形說明 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 : 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 MC01-3

47 項目編號 GC01 臺南市關廟區公所行政課作業程序說明表 項目名稱人民申請及陳情案件管理催稽作業 承辦單位行政課 作業程序說明 一 登記桌人員 : 列印人民申請及人民陳情案件交專責管理人員列管 二 專責管制人員 : ( 一 ) 針對列管案件, 於辦理期限屆滿前進行催稽 ( 二 ) 未能於辦理期限處理終結者, 請承辦人得於原處理期間限度內延長之, 但以一次為限 ( 三 ) 承辦人仍延不辦理, 簽報並限期清理 ( 四 ) 對逾處理時限超過 30 天以上辦結案件, 應予清查並作個案分析 ( 五 ) 每月應抽查一定比例之案件, 並作紀錄供日後查考, 並檢討疏失 ( 六 ) 彙整公文時效統計資料並陳區長參處 ( 七 ) 每月五日前印製上月份公文處理成績月報表並經區長核章 控制重點一 事前稽催 : 即將逾期案件 已逾期案件 二 事後查核 : 公文抽查 法令依據臺南市政府文書流程管理稽核作業要點 使用表單一 個案分析表二 公文時效統計表三 公文處理成績月報表四 抽查紀錄表 GC01-1

48 臺南市關廟區所行政課作業流程圖 1 人民申請及陳情案件管理催稽作業每週 準備 列印人民申請及人民陳情案件交專責管理人員列管 收發文 於辦理期限屆滿前進行催稽 行政課 專責管制人員 未能於辦理期限處理終結者, 請承辦人得於原處理期間限度內延長之, 但以一次為限承辦人員 否 承辦人仍延不辦理, 簽 報並限期清理 行政課 專責管制人員 檢討缺失並簽報主管參處 行政課 專責管制人員 結束 GC01-2

49 臺南市關廟區所行政課作業流程圖 2 人民申請及陳情案件管理催稽作業 每月 準備 對已歸檔案件進行資料檢視 行政課 專責管制人員 對案件進行抽查檢視行政課 專責管制人員 專責管制人員列 印各類統計報表 列出逾期 30 日辦結案件行政課 專責管制人員 清查有無不當存查等缺失行政課 專責管制人員 進行個案分析 ( 調巻分析 ) 行政課 專責管制人員 退回承辦人重辦並簽報行政課 專責管制人員 送研考人員備查 行政課 專責管制人員 簽報主管知悉 行政課 專責管制 人員 結束 GC01-3

50 臺南市關廟區公所內部控制制度作業層級自行評估表 自行評估單位 : 行政課 年度 作業類別 ( 項目 ): 人民申請及陳情案件管理催稽作業 評估日期 : 年月日 評估重點一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計 二 人民申請及陳情案件管理催稽作業 ( 一 ) 即將逾期案件 已逾期案件是否進行事前稽催 ( 二 ) 公文是否抽查或事後查核 自行評估情形 符合 未符合 不適用 評估情形說明 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 : 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若 有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之 改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 GC01-4

51 臺南市關廟區公所行政課作業程序說明表 項目編號 JC01 項目名稱採購作業 - 開標 承辦單位行政課 相關單位監辦 需求 使用單位 作業程序說明 一 開標前 : ( 一 ) 簽會區長, 指派之主持開標人員, 主持開標人員得兼任承辦開標人員 ( 二 ) 依採購金額屬於公告金額十分之一以下 未達公告金額而逾公告金額十分之一 公告金額以上 查核金額以上, 依政府採購法 ( 下稱本法 ) 第 12 條 第 13 條 臺南市各機關未達公告金額採購監辦辦法 機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法 本法施行細則第 7 條, 通知上級機關 主 ( 會 ) 計單位 有關單位派員監辦 ( 三 ) 主辦單位於開標前查察是否有本法第 48 條第 1 項 第 50 條第 1 項各款所列情形 ; 若有前者, 則全案不予開標 ; 若有後者, 則個別廠商之標不予開標 ( 四 ) 有本法第 15 條第 4 項前段 本法施行細則第 38 條第 1 項情形之廠商, 其投標文件不予開標 ( 五 ) 依本法第 46 條及其施行細則第 54 條規定, 須於開標前訂定底價者, 查察是否已訂定底價 ( 六 ) 依本法第 15 條第 2 項規定查察承辦 監辦採購人員有無需迴避情形 ( 七 ) 公開招標第 1 次招標之開標, 依本法第 45 條 其施行細則第 55 條及主管機關訂頒之 機關辦理採購之廠商家數規定一覽表, 檢查投標廠商家數是否已達法定家數 ( 如有分段開標, 係指第 1 段開標 ): 未達法定家數者, 不予開標 ; 已達法定家數者, 辦理開標 二 開標時 : ( 一 ) 依本法施行細則第 50 條所載辦理開標人員分工事項辦理開標作業 ( 二 ) 依本法施行細則第 48 條規定開啟廠商投標文件之標封, 宣布投標廠商之名稱或代號 家數及其他招標文件規定之事項 有標價者, 並宣布之 ( 最有利標採協商措施且 JC01-1

52 包括標價者, 不宣布標價 ) 分段開標之採購, 得依資格 規格 價格之順序開標, 或將 資格與規格 或 規格與價格 合併開標 ( 三 ) 依本法施行細則第 68 條規定製作紀錄, 由辦理開標人員會同簽認 ; 有監辦開標人員者, 亦應會同簽認 控制重點一 開標前應確認均依個案所適用之規定通知主持人及相關單位 二 開標前上網查詢確認投標廠商非為拒絕往來廠商 三 公開招標之第 1 次招標, 開標前確認合格廠商家數已達 3 家 四 招標文件如未依本法第 33 條允許廠商可於開標前補正非契約必要之點之文件者, 開標前不允許廠商補正 五 開標前查察無本法第 48 條第 1 項 ( 全案不予開標 ) 第 50 條第 1 項 ( 個別廠商之標不予開標 ) 之情形, 例如 : ( 一 ) 標封上顯示之資料有無本法第 50 條第 1 項第 5 款 不同投標廠商間之投標文件內容有重大異常關聯者 之情形 : 投標文件內容由同一人或同一廠商繕寫或備具者 ; 押標金由同一人或同一廠商繳納或申請退還者 ; 投標標封或通知機關信函號碼連號, 顯係同一人或同一廠商所為者 ; 廠商地址 電話號碼 傳真機號碼 聯絡人或電子郵件網址相同者 ; 其他顯係同一人或同一廠商所為之情形者 ( 二 ) 出席廠商人員由同一廠商人員代表不同廠商投標之情形 六 查察無本法第 15 條 ( 廠商不得參與 機關人員迴避 ) 及其施行細則第 38 條規定 ( 不得參加投標 作為決標對象或分包廠商或協助投標廠商 ) 之情形 七 須訂定底價之案件, 依規定訂定底價 八 注意無工程會令頒 政府採購錯誤行為態樣 所列開標程序之錯誤態樣 法令依據一 本法第 12 條 ( 查核金額以上採購之監辦 ) 第 13 條 ( 公告金額以上採購之監辦 ) 第 15 條 ( 廠商不得參與機關採購 機關人員迴避 ) 第 33 條 ( 投標文件之遞送 ) 第 42 條 ( 分 JC01-2

53 使用表單無 段開標 ) 第 45 條 ( 開標時間與地點 ) 第 46 條 ( 底價及訂定時機 ) 第 48 條 ( 全案不予開標 ) 及第 50 條 ( 個別廠商之標不予開標 ) 二 本法施行細則第 7 條至第 11 條 ( 上級機關監辦 ) 第 38 條 ( 廠商利益迴避情形 ) 第 44 條 ( 分段開標 ) 第 48 條 ( 開標程序 ) 第 50 條 ( 開標人員分工 ) 第 51 條 ( 開標紀錄 ) 第 54 條 ( 底價訂定 ) 及第 55 條 ( 合格廠商 ) 三 機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法 臺南市各機關未達公告金額採購監辦辦法 四 工程會 91 年 7 月 24 日工程企字第 號令 ( 機關辦理採購之廠商家數規定 ) 92 年 6 月 5 日工程企字第 號令 ( 政府採購錯誤行為態樣 ) 91 年 11 月 27 日工程企字第 號令 ( 不同投標廠商間之投標文件內容有重大異常關聯情形 ) 97 年 2 月 14 日工程企字第 號令 ( 同一廠商人員代表不同投標廠商出席會議 ), 及其修正 JC01-3

54 臺南市關廟區公所行政課作業流程圖 採購作業 - 開標 準備 簽收移辦採購案件 行政課 ( 發包人員 ) 簽會開標主持人 監辦人員 行政課 ( 發包人員 ) 底價訂定 需求 使用單位 開標前置工作 行政課 ( 發包人員 ) 領標廠商查詢 行政課 ( 發包人員 ) 拒絶往來廠商查詢 行政課 ( 發包人員 ) 公開招標合格案 件是否達三家 否 不予開標,30 日內無 法決標通知 行政課 ( 發包人員 ) 是 開標 開標主持人 完成 JC01-4

55 臺南市關廟區公所內部控制制度作業層級自行評估表 年度自行評估單位 : 行政課作業類別 ( 項目 ): 採購作業 - 開標評估日期 : 年月日 評估重點一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計 二 採購作業 - 開標 ( 一 ) 開標前是否依個案所適用之規定通知主持人及相關單位 ( 二 ) 開標前是否上網查詢確認投標廠商非為拒絕往來廠商 ( 三 ) 公開招標之第 1 次招標, 開標前是否確認合格廠商家數已達 3 家 ( 四 ) 招標文件未依本法第 33 條規定允許廠商可於開標前補正非契約必要之點之文件者, 開標前是否不允許廠商補正 ( 五 ) 投標廠商是否無本法第 48 條第 1 項 ( 全案不予開標 ) 第 50 條第 1 項 ( 個別廠商之標不予開標 ) 之情形 ( 六 ) 是否無本法第 15 條 ( 廠商不得參與 機關人員迴避 ) 及其施行細則第 38 條規定 ( 不得參加投標 作為決標對象或分包廠商或協助投標廠商 ) 之情形 ( 七 ) 須訂定底價之案件, 是否依規訂定底價 ( 八 ) 查察有無主管機關令頒 政府採 自行評估情形 符合未符合不適用 評估情形說明 JC01-5

56 購錯誤行為態樣 所列開標程序 之錯誤態樣 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 : 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若 有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之 改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 JC01-6

57 項目編號 JC02 項目名稱採購作業 - 審標 承辦單位行政課 相關單位需求 使用單位 作業程序說明 臺南市關廟區公所行政課作業程序說明表 一 一般事項 : ( 一 ) 查察廠商之投標文件有無政府採購法 ( 下稱本法 ) 第 50 條第 1 項各款情形之一, 例如第 5 款 不同投標廠商間之投標文件內容有重大異常關聯者 之情形 : 投標文件內容由同一人或同一廠商繕寫或備具者 ; 押標金由同一人或同一廠商繳納或申請退還者 ; 投標標封或通知機關信函號碼連號, 顯係同一人或同一廠商所為者 ; 廠商地址 電話號碼 傳真機號碼 聯絡人或電子郵件網址相同者 ; 其他顯係同一人或同一廠商所為之情形者 ( 二 ) 查察有無不同投標廠商參與投標, 卻由同一廠商之人員代表出席開標 評審 評選 決標等會議 ; 如有上述情形, 屬本法第 50 條第 1 項第 7 款規定情形 ( 三 ) 查察有無 3 家以上合格廠商投標, 開標後有 2 家以上廠商有下列情形之一, 致僅餘 1 家廠商符合招標文件規定者 : 押標金未附或不符合規定 ; 投標文件為空白文件 無關文件或標封內空無一物 ; 資格 規格或價格文件未附或不符合規定 ; 標價高於公告之預算或公告之底價 ; 其他疑似刻意造成不合格標之情形 如有上述情形, 得依本法第 48 條第 1 項第 2 款 發現有足以影響採購公正之違法或不當行為者 或第 50 條第 1 項第 7 款 其他影響採購公正之違反法令行為 處理 ( 四 ) 審查廠商投標文件, 如發現其內容有疑義時, 得通知投標廠商提出說明, 以確認其正確之內容 廠商投標文件如屬明顯打字或書寫錯誤, 與標價無關, 機關得允許廠商更正 ( 五 ) 審查廠商投標文件之結果, 應於審查結果完成後儘速通知各廠商, 最遲不得逾決標或廢標日 10 日 ; 對不合格之廠商, 並應敘明其原因 經廠商請求者, 得以書面通知 二 押標金 : ( 一 ) 審查投標廠商有無依招標文件規定繳納押標金, 其額度是 JC02-1

58 否符合招標文件規定 ( 二 ) 廠商以銀行開發或保兌之不可撤銷擔保信用狀 銀行之書面連帶保證或保險公司之連帶保證保險單繳納押標金者, 除招標文件另有規定外, 查察其有效期有無較招標文件規定之報價有效期長 30 日 ( 三 ) 審查不同廠商之押標金有無由同一銀行開出且連號之情形 ( 四 ) 查察投標廠商有無本法第 31 條第 2 項及招標文件所定押標金不予發還之情形 三 資格 : ( 一 ) 審查投標廠商有無依招標文件規定檢附資格證明文件 ( 二 ) 查察投標廠商檢附資格證明文件之真實性 ( 三 ) 投標廠商應提出之資格證明文件, 除招標文件另有規定者外, 以影本為原則 但機關得通知投標廠商提出正本供查驗 ( 四 ) 外國廠商投標文件附經公證或認證之資格文件中文譯本, 其中文譯本之內容有誤者, 以原文為準 四 規格 : ( 一 ) 審查投標廠商有無依招標文件規定檢附技術規格文件及是否符合招標文件規定 ( 二 ) 查察投標廠商檢附技術規格文件之真實性 ( 三 ) 招標文件允許投標廠商提出同等品, 並規定應於投標文件內預先提出者, 依招標文件規定審查廠商於投標文件內所附同等品之廠牌 價格及功能 效益 標準或特性等相關資料 五 價格 : ( 一 ) 依招標文件規定審查投標廠商之價格文件, 並將各廠商報價登錄於開標紀錄表 ( 二 ) 查察廠商報價之完整性, 投標之價格文件內記載金額之文字與號碼不符時, 以文字為準 ( 三 ) 查察最低標廠商有無總標價或部分標價偏低, 顯不合理, 有降低品質 不能誠信履約之虞或其他特殊情形, 並依本法第 58 條規定辦理 六 招標文件其他規定事項 : JC02-2

59 控制重點 法令依據 ( 一 ) 附有投標廠商聲明書或切結書者, 納入審標範圍 ( 二 ) 依投標須知規定之其他事項, 審查廠商投標文件 ( 例如允許共同投標之案件, 廠商共同投標有無檢附經公證或認證之共同投標協議書 ) 一 依招標文件規定之條件, 審查廠商投標文件 二 審查廠商投標文件, 如發現其內容有疑義, 得通知投標廠商提出說明, 以確認其正確之內容 三 開標後不允許廠商補正招標文件規定之投標廠商資格 技術規格或價格文件 但依本法第 56 條 第 57 條規定採行協商措施者, 不在此限 四 注意資格文件及技術規格文件之真實性 五 注意投標廠商無本法第 48 條第 1 項第 2 款及第 50 條第 1 項各款情形之一 六 審標結果儘速通知各廠商, 最遲不得逾決標或廢標日 10 日 七 對不合格之廠商, 敘明其不合格原因 八 查察廠商總標價或部分標價偏低之情形 九 注意無工程會令頒 政府採購錯誤行為態樣 所列審標程序之錯誤態樣, 例如不必公開審標卻公開審標, 致洩漏個別廠商資料 ; 私下洽投標廠商協助審查其他廠商之投標文件 一 本法第 26 條 ( 技術規格 ) 第 31 條 ( 押標金之發還及不予發還 ) 第 36 條 ( 投標廠商資格 ) 第 37 條 ( 投標廠商資格不得不當限制競爭 ) 第 48 條 ( 不予開標決標 ) 第 50 條 ( 個別廠商之標不予開標決標 ) 及第 51 條 ( 審標疑義之處理及結果之通知 ) 二 本法施行細則第 25 條 ( 同等品之定義及審查 ) 第 37 條 ( 公證或認證之資格文件中文譯本之效力 ) 第 60 條 ( 投標文件之說明及更正 ) 第 61 條 ( 審標結果之通知 ) 及第 81 條 ( 投標文件內記載金額之文字與號碼不符之處理 ) 三 押標金保證金暨其他擔保作業辦法 四 投標廠商資格與特殊或巨額採購認定標準 五 工程會 90 年 11 月 9 日 (90) 工程企字第 號令 ( 政府採購法第 26 條執行注意事項 ) 92 年 6 月 5 日工程企字第 號令 ( 政府採購錯誤行為態樣 ) 91 年 11 月 27 日工程企字第 號令 ( 不同投標廠商間之投標文 JC02-3

60 使用表單外標封審查意見表 件內容有重大異常關聯情形 ) 97 年 2 月 14 日工程企字第 號令 ( 不同投標廠商卻由同一廠商之人員代表出席開標 ) 及 95 年 7 月 25 日工程企字第 號令 (3 家以上合格廠商投標, 開標後僅餘 1 家廠商符合招標文件規定之情形 ), 及其修正 JC02-4

61 臺南市關廟區公所行政課作業流程圖 採購作業 - 審標 準備 審標 行政課 ( 發包人員 ) 否 是否採分段開標 證件封審查 ( 資格標 ) 是 是 審查結果有效標 一家以上 否 機關就投標文件一次開標審標 規格封審查 ( 規格文件審查, 無規格文件審查者, 免此程序 ) 否審查結果有效標一家以上是標單封審查 ( 價格標 ) 宣佈廢標, 並製作廢標紀錄, 審查結果理 ( 並紀載不合格原因 ) 是 審查結果有效標一家以上有標價者並宣讀 開啟底價 比價 決標開標主持人完成 否審查結果 ( 原因 ) 於決標日或廢標日 10 日內通知 JC02-5

62 臺南市關廟區公所內部控制制度作業層級自行評估表 年度自行評估單位 : 行政課作業類別 ( 項目 ): 採購作業 - 審標評估日期 : 年月日 評估重點一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計 自行評估情形 符合未符合不適用 評估情形說明 二 採購作業 - 審標 ( 一 ) 有無依招標文件規定之條件, 審查廠商投標文件 ( 二 ) 審查廠商投標文件, 如發現其內容有疑義, 得通知投標廠商提出說明, 有無確認其正確之內容 ( 三 ) 開標後是否不允許廠商補正招標文件規定之投標廠商資格 技術規格或價格文件 但依本法第 56 條 第 57 條規定採行協商措施者, 不在此限 ( 四 ) 資格文件及技術規格文件是否真實 ( 五 ) 是否有本法第 48 條第 1 項第 2 款及第 50 條第 1 項各款情形 ( 六 ) 審標結果是否於決標或廢標日 10 日內通知各廠商 ( 七 ) 對不合格之廠商, 是否敘明其不合格原因 ( 八 ) 最低標廠商是否有總標價或部分標價偏低之情形 ( 九 ) 注意有無工程會令頒 政府採購錯誤行為態樣 所列審標程序之錯誤 JC02-6

63 態樣 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 : 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若 有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之 改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 JC02-7

64 臺南市關廟區公所行政課作業程序說明表 項目編號 AC01 項目名稱出納事務查核作業 承辦單位行政課 出納事務查核小組 作業程序說明 一 實施出納事務查核, 組成出納事務查核小組, 辦理定期及不定期查核, 由行政課 ( 研考人員 ) 為執行秘書, 行政課長為召集人 二 行政課 ( 研考人員 ) 依出納管理手冊規定, 負責簽辦查核計畫 ( 含受查出納管理人員 查核時間 查核項目 查核表內容等 ), 查核計畫內容經洽查核小組會計室 人事室 政風室意見修訂後, 簽奉區長核定 三 由召集人定期與不定期召集出納事務查核小組, 依查核計畫赴受查出納管理人員實地查核, 填報查核表送行政課 ( 研考人員 ) 彙辦, 如查有缺失事項, 應請出納管理人員限期改善 四 由行政課 ( 研考人員 ) 彙陳區長核閱查核報告, 並得辦理獎懲 五 行政課 ( 研考人員 ) 應列管追蹤出納缺失事項之改善情形, 並將其列為下次查核之重點, 以確定受查出納管理人員是否改善 六 如缺失事項涉及重大弊端者, 應陳報該管上級機關 七 出納事務之查核要項 : ( 一 ) 出納手續是否符合規定 ( 二 ) 庫存現金數目, 是否與會計紀錄符合, 有無私自墊借或以單據抵現情事, 有無與核定額度相符 ( 三 ) 傳票送達後, 辦理收付款項, 是否迅速 ( 四 ) 保管之票據 有價證券及其他保管品等, 是否與帳面相符, 是否每月提供經奉核之存庫保管品專戶之明細資料供採購單位勾稽用 ( 五 ) 各種出納帳表, 是否齊全, 相關紀錄有否詳實完備 ; 採用電腦處理之各項簿籍, 其電腦貯存體中之紀錄視為簿籍, 是否妥善保管 ( 六 ) 收付款項, 是否隨時登帳及依規定期限悉數辦理繳庫 ( 七 ) 暫收款 收據貼印花及保管時間, 是否能遵照規定辦理 ( 八 ) 零用金支付之每案金額有無超過一定金額, 保管是否妥善, 有無隨時登記零用金備查簿, 領用之零用金, 是否適時辦理結報 AC01-1

65 申請撥還, 結存數與未報銷單據金額之總額, 是否與零用金之金額相符 ( 九 ) 自行收納之各項收入, 有無依照規定保管 使用自行收納款項收據 ( 十 ) 自行收納款項收據之使用是否良善 ( 十一 ) 現金 票據 有價證券及其他保管品等之出納有無依照規定程序處理, 有無隨時登記有關備查簿, 並按日結計清楚, 相關憑證是否於次日前送會計室據以入帳, 其實際結存金額與帳面結存是否相符 ( 十二 ) 公庫或金融機構所送機關專戶存款對帳單及保管品對帳單有無與帳載數核對, 如有差額, 出納管理人員有無查明其發生原因是否正當, 並編製 存款差額解釋表 等 ( 十三 ) 出納管理人員有無任相同工作六年以上之情形, 休假代理制度有無貫徹實施 ( 十四 ) 主辦出納及出納管理人員有無每三年參與相關訓練或講習課程 控制重點一 出納事務查核小組, 實施定期與不定期之查核工作 二 出納事務查核小組檢核出納事務, 應符合出納管理手冊所定查核要項 三 行政課 ( 研考人員 ) 應列管追踨各項缺失之改進情形 法令依據一 出納管理手冊第 51~56 點二 臺南市關廟區公所出納事務工作查核小組設置要點三 臺南市關廟區公所出納事務工作查核計畫 使用表單一 盤點紀錄表二 查核表 AC01-2

66 臺南市關廟區公所行政課作業流程圖出納事務查核作業 準備 組成查核小組 擬訂查核計畫 行政課 ( 研考人員 ) 定期與不定期查核 查核小組 ( 會計室 人事室 政風室 ) 否 是 與查核要項是否相符 缺失事項限期改善 出納管理人員 彙整查核表 行政課 ( 研考人員 ) 彙陳區長查核報告 列管追蹤缺失事項 如缺失事項涉及重大弊端者, 應陳報該管上級機關 行政課 ( 研考人員 ) 結束 AC01-3

67 臺南市關廟區公所內部控制制度作業層級自行評估表 自行評估單位 : 行政課 作業類別 ( 項目 ): 出納事務查核作業 年度 評估日期 : 年月日 評估重點 一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計 二 出納事務查核作業 ( 一 ) 出納事務查核小組, 是否實施定期與不定 期之查核工作 ( 二 ) 出納事務查核小組檢核出納事務, 是否符 合出納管理手冊所定查核要項 ( 三 ) 行政課 ( 研考人員 ) 是否列管追踨各項缺 失之改進情形 符合 自行評估情形 未符合不適用 評估情形說明 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 : 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若 有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之 改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 AC01-4

68 項目編號 BC01 臺南市關廟區公所行政課作業程序說明表 項目名稱市有財產產籍管理 - 財產增加 承辦單位行政課 ( 財產管理人員 ) 作業程序說明 財產管理人員 : 一 各機關因價購 新建 徵收 管變 受贈 撥用及其他原因增加財產, 應填製財產增加單, 辦理財產產籍登記 二 財產卡之登入以一物一卡為原則, 多種財產組成或附有設備之財產, 應以組成或主體之財產設卡, 並將各個組成之財產及設備登入財產卡 三 財產登錄後, 按財產之用途分配使用保管人領用時, 並應製作財產簽認單請領用保管人簽認 四 購置動產時, 財產管理人員應於動產上黏貼財產標籤, 俾利財產盤點及管理 五 審核財產增加案件時, 應依下列原則辦理 : ( 一 ) 為受贈財產者, 須再增加負擔或贈與附有條件時, 應報本府核准 各機關於取得財產後即登帳管理, 如為不動產, 於取得後一個月內, 辦理所有權移轉登記 ( 二 ) 為撥入財產者, 應查明有無檢附撥出機關同意函及撥出入報告單 ( 三 ) 檢視財產增加單各欄均依規定填註 ( 四 ) 財產價值一律以新臺幣元計值, 不滿 1 元者, 四捨五入, 並以 元 為單位 ( 五 ) 依行政院主計總處訂頒 財物標準分類 之財物標準分類總說明一, 財產包括供使用土地 土地改良物 房屋建築及設備 暨金額 1 萬元以上且使用年限在 2 年以上之機械及設備 交通及運輸設備及什項設備 ( 六 ) 財產之編號 名稱 單位及耐用年限應依 財物標準分類 詳實分類填具 ( 七 ) 符合 圖書館法 第 4 條規定之圖書館, 其所購置之圖書皆列為財產, 至其所購置之雜誌, 經圖書館認定, 具有典藏價值者, 列為財產 其他機關或非 圖書館法 所規範之圖書, 依現行 財物標準分類 有關財產與非財產之規定辦理 ( 八 ) 珍貴動產 不動產之增加應依 中央政府各機關珍貴動產不 BC01-1

69 動產管理要點 規定辦理 六 財產管理人員應檢附相關證明文件影本陳報區長核定後, 連同財產增加單 1 份送交會計室, 登入財產統制帳 控制重點一 財產取得後, 是否辦理財產增加之登記, 不動產是否辦妥產權登記, 動產並黏貼財產標籤 二 受贈財產是否依規定辦理 三 財產登錄後, 按財產之用途分配使用保管人領用時, 是否製作財產簽認單請領用保管人簽認 四 經管之財產有無依規定設置財產卡及明細分類帳 五 財產之編號 名稱 單位及使用年限是否依行政院訂頒之 財物標準分類 規定辦理 六 財產價值是否依 臺南市市有財產產籍管理作業要點 規定辦理計價 七 珍貴動產 不動產管理, 是否依 中央政府各機關珍貴動產不動產管理要點 規定辦理 法令依據一 審計法暨其施行細則 二 圖書館法三 財物標準分類 四 中央政府各機關珍貴動產不動產管理要點 五 臺南市市有財產管理自治條例 六 臺南市市有財產產籍管理作業要點 使用表單一 財產增加單 二 財產撥出入報告單 三 財產簽認單 BC01-2

70 臺南市關廟區公所行政課作業流程圖市有財產產籍管理 - 財產增加作業流程 A 新增財產 : 準備 根據財產增加原因填製增加單, 於增加單填具財產編號 入帳日期 購置日期 增加原因等 財產管理人員 核准 區長 登記各類財產帳 卡, 動產應黏貼標籤財產管理人員 辦理會計事務之處理 會計室 製作財產簽認單請使用保管人辦理領用保管簽認財產管理人員 結束 BC01-3

71 B 受贈財產 : 收件 審查受贈財產 : 是否有使用需求及有無產權糾紛 增加負擔 附帶條件等情形 受贈單位 符合規定並接受捐贈 是 附有負擔或附帶條件 否 代判府函 ( 簽 ) 區長 否 是 簽報本府 受贈單位 否 核 准 是 回復捐贈者 拒絕受贈 受贈單位 回復捐贈者同意受贈受贈單位 受贈財產為不動產者, 取得後 1 個月內完成所有權移轉登記受贈單位 產製財產增加單財產管理人員 核准區長 登記各類財產帳 卡, 動產應黏貼標籤財產管理人員 製作財產簽認單請使用保管人辦理領用保管簽認財產管理人員 辦理會計事務之處理 會計室 BC01-4 結束

72 C 撥入財產 : 準備 收到撥出機關徵詢是否同意撥入財產函財產管理人員 機關有使用需求者依限函復撥出機關同意撥入財產管理人員 收到撥出機關通知已報本府同意函財產管理人員 審核撥出機關填送之財產撥出入報告單並核章財產管理人員 財產點交並產製財產增加單 財產管理人員 核准 區長 登記各類財產帳 卡, 動產應黏貼標籤財產管理人員 製作財產簽認單請使用保管人辦理領用保管簽認財產管理人員 辦理會計事務之處理 會計室 結束 BC01-5

73 臺南市關廟區公所內部控制制度自行評估表 年度自行評估單位 : 行政課作業類別 ( 項目 ): 市有財產產籍管理 - 財產增加評估日期 : 年月日 評估重點 一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計 二 經管市有財產產籍管理之處理作業 ( 一 ) 財產取得後, 是否辦理財產增加之登記, 不動產是否辦妥產權登記, 動產並黏貼財產標籤 ( 二 ) 受贈財產是否依規定辦理 ( 三 ) 財產登錄後, 按財產之用途分配使用保管人領用時, 是否製作財產簽認單請領用保管人簽認 ( 四 ) 經管之財產有無依規定設置財產卡及明細分類帳 ( 五 ) 財產之編號 名稱 單位及使用 年限是否依行政院訂頒之 財物 標準分類 規定辦理 ( 六 ) 財產價值是否依 臺南市市有財產產籍管理作業要點 規定辦理計價 ( 七 ) 珍貴動產 不動產管理, 是否依 中央政府各機關珍貴動產不動產管理要點 規定辦理 結論 / 需採行之改善措施 : 自行評估情形 符合未符合不適用 評估情形說明 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 : 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若 有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之 改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 BC01-6

74 項目編號 BC02 項目名稱財產盤點作業 承辦單位行政課 ( 財產管理人員 ) 作業程序說明 控制重點 臺南市關廟區公所行政課作業程序說明表 一 財產管理人員每一會計年度至少盤點 1 次, 盤點前應訂定盤點實施計畫, 計畫內容包含 : 項目 範圍 實施方式 作業流程 盤點人員 盤點時程 管制考核等事項, 並於簽請區長核定後據以辦理 二 由財產管理人員按財產保管單位個別列印該單位保管財產清冊, 通知各財產保管單位轉知財產保管人員及使用人員就保管使用之財產進行清點查對 三 財產管理人員應依財物標準分類及所規定財產帳 卡 表冊分別設置列管並自行清查盤點, 於每年 1 月 15 日及 7 月 15 日前造具下列報表送市府備查, 該財產帳 卡 表冊應以電腦資料處理方式為之 : 1. 財產增減表 2. 財產分類統計表四 財產管理人員依前款規定自行清查盤點時, 應按財產帳 卡 表冊與經管使用之實際財物清查, 並分類或分批盤點, 盤點存有差異時, 另行填造財產盤點清冊, 註明原因報市府核轉審計機關後再行辦理列 減帳 盤點期間外, 發現財物遺失 毀損或意外事故等情事, 應於事件發生後 3 個月內報市府辦理 五 財產保管 ( 使用 ) 人員自行盤點後, 如發現有財產標籤脫落或未黏貼, 或財產清冊資料與現況不符等情形, 應通知財產管理人員重新產製標籤提供黏貼或辦理資料更正 六 財產如有損毀者, 應即查明原因, 除經查明財產保管 ( 使用 ) 人員已善盡善良管理人應有之注意而解除其責任者外, 財產保管 ( 使用 ) 人員應負賠償責任, 其因正常使用自然毀損或意外事故者, 應依照規定手續辦理報廢或報損 七 如有帳務不符或盤盈 ( 虧 ) 情事, 應分別查明原因, 並依規定補為財產增減之登記及相關處理 八 將盤點情形及抽盤結果作成盤點紀錄, 簽請區長核閱 一 有無訂定年度盤點實施計畫 二 經管之珍貴財產, 是否加強清查盤點並列為珍貴財產管理 三 貴重金屬與高價位之精密儀器, 是否加強清查盤點並列為特種財 BC02-1

75 產管理, 有無指派專人保管及妥善維護 四 動產保管 ( 使用 ) 人有無辦理責任簽認制度 五 盤點實施計畫內容是否包含項目 範圍 實施方式 作業流程 盤點人員 盤點時程及管制考核等 六 是否已實施年度財產盤點 七 實施盤點範圍是否包含動產以外之財產 八 各類動產有無依規定管理並依行政院訂頒 財物標準分類 編號黏貼標籤 九 盤點結果有無作成盤點紀錄 十 盤點紀錄是否簽請區長核閱 十一 盤點結果倘有帳物不符或盤盈 ( 虧 ) 情形, 有無追蹤列管處理 法令依據一 臺南市市有財產產籍管理作業要點 二 臺南市市有財產檢核要點 使用表單盤點清冊 BC02-2

76 臺南市關廟區公所行政課作業流程圖財產盤點作業流程 準備 盤點實施計畫內容包含 : 項目 範圍 實施方式 作業流程 盤點人員 盤點時程及管制考核等 訂定盤點實施計畫並簽請區長核可後據以執行 財產管理人員 按財產保管單位別列印保管財產清冊 財產管理人員 財產清點查對 財產保管人員 使用人員 發現財產標籤脫落 未黏貼或財產清冊與現況不符者, 通知財產管理人員重新產製標籤提供黏貼或辦理資料更正 財產保管人員 使用人員 財產管理人員 1. 將盤點結果作成盤點紀錄, 簽請區長核閱 2. 帳物不符者追蹤列管處理至結案 財產管理人員 財產保管人員 使用人員 結束 BC02-3

77 臺南市關廟區公所內部控制制度作業層級自行評估表 年度自行評估單位 : 行政課作業類別 ( 項目 ): 財產盤點作業評估日期 : 年月日 評估重點一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計 自行評估情形 符合未符合不適用 評估情形說明 二 財產盤點作業 ( 一 ) 有無訂定年度盤點實施計畫 ( 二 ) 經管之珍貴財產, 是否加強清查盤點並列為珍貴財產管理 ( 三 ) 貴重金屬與高價位之精密儀器, 是否加強清查盤點並列為特種財 ( 四 ) 動產保管 ( 使用 ) 人有無辦理責任簽認制度 ( 五 ) 盤點實施計畫內容是否包含項目 範圍 實施方式 作業流程 盤點人員 盤點時程及管制考核等 ( 六 ) 是否已實施年度財產盤點 ( 七 ) 實施盤點範圍是否包含動產以外之財產 ( 八 ) 各類動產有無依規定管理並依行政院訂頒 財物標準分類 編號黏貼標籤 ( 九 ) 盤點結果有無作成盤點紀錄 ( 十 ) 盤點紀錄是否簽請區長核閱 ( 十一 ) 盤點結果倘有帳物不符或盤盈 ( 虧 ) 情形, 有無追蹤列管處理 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 : 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 BC02-4

78 項目編號 BC03 臺南市關廟區公所行政課作業程序說明表 項目名稱市有被占用不動產之管控及處理作業 承辦單位行政課 ( 財產管理人員 ) 作業程序說明 一 查對被占用不動產產籍資料 實地調查土地使用現況 建立占用人資料等清查事項後填具被占用土地清冊列管 二 被占用不動產處理方式 : ( 一 ) 被政府機關占用 : 1 已為公用依法令規定可撥用或借用者, 管理機關應通知占用機關辦妥撥用或借用手續 2 依法令規定不能辦理撥用或借用者, 管理機關應洽占用機關騰空交還土地 ( 二 ) 被公營事業機構占用 : 1 被占用之土地, 如符合本市市有財產管理自治條例第 38 條及第 39 條規定者, 得辦理出租 2 被占用之土地, 如符合本市市有財產管理自治條例第 50 條規定者, 得辦理讓售 3 無法依前例方式處理之被占用土地, 管理機關應洽占用機關騰空交還土地 ( 三 ) 被私人占用 : 1 被占用之土地, 其使用情形如符合本市市有財產管理自治條例第 38 條或其他法令規定者, 得辦理出租 2 被占用土地如屬畸零地, 鄰地所有權人取得合併使用證明者, 得依畸零地相關法令規定及本市市有財產管理自治條例第 51 條規定辦理讓售, 其他法令規定得讓售者, 依各該法令規定辦理 3 簡易占用視同空地, 依本市市有財產管理自治條例第 50 條及相關法令規定辦理標售 4 無法依前列方式處理之被占用土地, 依下列方式處理 : (1) 先派員訪問 勸導占用人自行拆除或騰空交還土地 (2) 占用之房屋屬違章建築, 即移送建築主管機關依違章建築處理辦法規定拆除 (3) 依民法及民事訴訟法有關規定訴請法院排除占用, 並依民法第 179 條規定請求返還相當於租金之不當得利 (4) 依刑法第 320 條第 2 項規定, 移請地方警察機關偵辦或逕向檢察機關告訴 BC03-1

79 5 訴訟請求排除占用前, 占用者於通知之限期內騰空交還土地者, 免收使用補償金 ; 已進入訴訟程序者, 於一審判決前, 占用者自行騰空交還土地者, 使用補償金減半計收, 並辦理訴訟和解 前項第三款第五目規定, 於土地在中華民國一百零三年八月十五日以後被占用, 或在一百零三年八月十五日之前被占用, 經占用者騰空交還後再度占用, 或已取得確定判決 支付命令確定證明書 債權憑證 其他執行名義者, 不適用之 第一項第三款第五目之情形, 原已收取之使用補償金不予退還 三 管理機關對被占用土地予以列管, 並每年 1 月 7 月填造被占用公用土地清冊 被占用公用土地已 ( 未 ) 處理結案明細表及被占用土地處理情形彙總統計表併同財產半年報表送主管機關 控制重點一 是否向占用人追收占用期間之使用補償金, 並按期收取至占用排除為止 二 是否積極檢討排除占用收回公用或通知占用機關辦理撥用 三 符合相關法令得出租者, 是否輔導占用人辦理承租事宜 四 是否將相關占用報表併同財產半年報表依限送主管機關 法令依據一 臺南市市有財產管理自治條例 二 臺南市被占用市有土地處理作業要點 使用表單一 被占用公用土地清冊 二 被占用公用土地已 ( 未 ) 處理結案明細表 三 被占用土地處理情形彙總統計表 BC03-2

80 臺南市關廟區公所行政課作業流程圖市有被占用不動產之管控及處理作業 發現占用 查對被占用不動產產籍資料 實地調查土地使用現況 建立占用人資料等清查事項後填具被占用土地清冊列管財產管理人員 占用人是否為政府機關 否 是 檢討有無公用需要 無 否 審查占用人是否符合承租條件 是 有 排除占用收回土地, 並按期收取使用補償金至占用排除為止財產管理人員 簽准後辦理出租 財產管理人員 列冊管理及定期收取租金財產管理人員 結束 將相關占用報表併同財產半年報表送主管機關 財產管理人員 通知占用機關辦理撥用財產管理人員 否 占用處理完竣 是 結束 BC03-3

81 自行評估單位 : 行政課 臺南市關廟區公所內部控制制度自行評估表年度 作業類別 ( 項目 ): 市有被占用不動產之管控及處理作業 評估日期 : 年月日 評估重點 一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計 二 被占用不動產之管控及處理作業 ( 一 ) 是否向占用人追收占用期間之 使用補償金, 並按期收取至占用 排除為止 ( 二 ) 是否積極檢討排除占用收回公 用或通知占用機關辦理撥用 ( 三 ) 符合相關法令得出租者, 是否輔 導占用人辦理承租事宜 ( 四 ) 是否將相關占用報表併同財產 半年報表依限送主管機關 自行評估情形 符合未符合不適用 評估情形說明 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 : 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 BC03-4

82 項目編號 ED01 臺南市關廟區公所人事室作業程序說明表 項目名稱擬任人員送審動態作業 承辦單位人事室 作業程序說明 ㄧ 依公務員服務法第 8 條規定, 於發布派令起 1 個月內到職 二 除考試分配訓練期滿人員外, 其餘人員到職生效日如在法定期限三個月內送審者, 以實際到職日為準, 逾限送審者以送審之日為準 但遇有特殊情形未能依限送審經銓敘部核准者不在此限 三 考試分配訓練期滿人員, 依下列程序辦理 : ( 一 ) 訓練期滿成績及格者, 填寫 擬任人員送審書 及 公務人員任用或俸給案審查須檢附相關證件確認表 辦理送審, 若具有符合公務人員任用法第 20 條規定 具與擬任職務職責程度相當或低一職等之經驗六個月以上者免予試用, 須另檢附曾任職務證明文件 ( 二 ) 試用人員於試用期滿時, 由單位主管初評 試用人員成績考核表 送區長核定後, 人事室再依送審程序填具 公務人員試用期滿成績送審書, 送銓敘部銓敘審定 ; 若其試用成績不及格者, 於區長核定前, 應先送考績委員會審查 ( 三 ) 考試錄取人員若於三月份報到, 七月份實務訓練期滿成績及格, 經銓敘審定 先予試用 者, 填報試用期滿成績送審書時, 試用期滿日期 欄位請填該年 12 月 30 日 ( 四 ) 試用成績不及格人員, 自區長核定之日起解職, 並自處分確定之日起執行, 未確定前, 應先行停職 四 收到銓敘審定函後轉發當事人並登錄人事資料 當事人如有不服銓敘部審定結果, 依公務人員保障法第 30 條規定之期限向公務人員保障暨培訓委員會提出復審 控制重點ㄧ 請確實依銓敍部函頒 公務人員任用考績退休撫卹案件送審作業手冊 辦理 二 公務人員接奉派令後, 除程期外, 應於一個月內就職, 但具有正當事由, 經主管長官特許者, 最多得延長一個月 三 銓敘有案人員於調任或改任不同職務之送審可免送履歷表及服務誓言 四 調任低一官等或同官等內低二職等以上之職務, 須經當事人同意, 並應檢附經當事人親自簽名之自願調任同意書 五 試用人員不得充任各級主管職務 ED01-1

83 六 各機關主管之人事人員對於試用及擬任人員之送審, 應負責查催, 並主動協助於公務人員任用法第 24 條所定三個月期限內送審, 逾限送審者以送審之日為準 但遇有特殊情形未能依限送審經銓敘部核准者不在此限 七 逾限不送審者, 各該機關得予停止代理 試用及擬任人員依限送審並經銓敘審定者, 自其實際到職或代理之日起算試用期間及任職年資, 未依限送審而可歸責於當事人者, 自各該機關送審之日起算其試用期間及任職年資 如因人事人員疏誤者, 各機關應查明責任予以懲處, 並送銓敘部備查 八 送審人於收受銓敘審定函或銓敘部駁回之 ( 書 ) 函後, 如有不服, 依公務人員保障法第 30 條規定之期限向公務人員保障暨培訓委員會提出復審 ; 如有顯然錯誤, 或有發生新事實 發現新證據等行政程序再開事由, 得依行政程序法等相關法規規定辦理更正或變更 法令依據ㄧ 公務員服務法 二 公務人員任用法及其施行細則 三 公務人員俸給法及其施行細則 使用表單ㄧ 擬任人員送審書 二 動態登記書 三 試用人員成績考核表 四 公務人員試用期滿成績送審書 五 公務人員任用或俸給案審查須檢附相關證件一覽表 六 公務人員任用或俸給案審查須檢附相關證件確認表 ED01-2

84 ED01-3 臺南市關廟區公所人事室作業流程圖擬任人員送審動態作業準備現職公務人員辦理報到手續人事室填寫送審書或動態登記書人事室考試錄取人員檢附及格證書及派令後填寫送審書人事室送銓敘部銓敘審定人事室送銓敘部銓敘審定人事室撤銷派令人事室填報試用期滿成績送審書人事室於三個月內辦理送審通知當事人於ㄧ個月內到職審定結果應否先予試用結束審定函轉發當事人並且登錄人事資料人事室送銓敘部銓敘審定人事室審定結果是否合格是否是否收到派令所需檢附證件, 請參照公務人員任用或俸給案審查須檢附相關證件一覽表

85 臺南市關廟區公所內部控制制度作業層級自行評估表 自行評估單位 : 人事室 作業類別 ( 項目 ): 擬任人員送審動態作業 年度 檢查日期 : 年月日 評估重點 一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計 二 擬任人員送審動態作業 ( 一 ) 是否確實依銓敍部函頒 公務人員任用考績退休撫卹案件送審作業手冊 辦理 ( 二 ) 公務員接奉派令後, 除程期外, 是否於 1 個月內到職 ( 三 ) 銓敘有案人員於調任或改任不同職務之送審是否免送履歷表及服務誓言 ( 四 ) 調任低一官等或同官等內低二 職等以上之職務, 是否經當事 人同意, 並應檢附經當事人親 自簽名之自願調任同意書 ( 五 ) 試用人員是否不得充任各級主管職務 ( 六 ) 各機關主管之人事人員對於試用及擬任人員之送審, 是否負責查催, 並主動協助於公務人員任用法第 24 條所定三個月期限內送審, 逾限送審者以送審之日為準 ( 七 ) 逾限不送審者, 各該機關是否予停止代理 試用及擬任人員依限送審並經銓敘審定者, 是否自其實際到職或代理之日起算試用期間及任職年資, 未依限送審而可歸責於當事人者, 是否自各該機關送審之日起算其試用期間及任職年資 如因人事人員疏誤者, 各機關是否查明責任予以懲處, 並送銓敘部備查 自行評估情形符合未符合不適用 ED01-4 評估情形說明

86 ( 八 ) 送審人於收受銓敘審定函或銓敘部駁回之 ( 書 ) 函後, 如有不服, 是否依公務人員保障法第 30 條規定之期限向公務人員保障暨培訓委員會提出復審 ; 如有顯然錯誤, 或有發生新事實 發現新證據等行政程序再開事由, 是否依行政程序法等相關法規規定辦理更正或變更 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 : 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 ED01-5

87 臺南市關廟區公所會計室作業程序說明表項目編號 DE01 項目名稱懸帳清理作業 承辦單位會計室 業務單位 作業程序說明 一 會計室應定期或不定期彙整會計報表及相關帳簿所列之應收款 應付款 預收款 暫收款 暫付款 保管款 代收款及押金等科目懸記帳項, 通知業務單位清理 二 業務單位收到前項通知, 應儘速清理 ; 倘未能即刻清結者, 應查明原因, 並限期將辦理情形通知會計室 三 會計室於接獲業務單位之書面辦理情形時, 應注意下列事項 : ( 一 ) 所有通知事項是否均已妥為查明 ( 二 ) 經業務單位確定無法清結之政府債權, 應通知業務單位儘速依 臺南市政府及所屬機關應收歲入款作業要點 辦理註銷 四 會計室應於每年 3-6 月將懸帳清理情形簽報區長 控制重點一 會計室應定期或不定期彙整懸記帳項, 通知業務單位清理 二 業務單位收到會計室通知應儘速清理, 倘未能即刻清結者, 應查明原因 三 會計室應檢查所有通知事項業務單位是否妥為查明 四 會計室對業務單位敘明確無法清結之政府債權, 應通知業務單位儘速依 臺南市政府及所屬機關應收歲入款作業要點 辦理 五 會計室應定期將懸帳清理情形簽報區長 法令依據一 決算法二 預算法三 審計法四 臺南市政府及所屬機關應收歲入款作業要點五 直轄市及縣 ( 市 ) 單位預算執行要點六 臺南市地方總決算編製應行注意事項七 普通公務單位會計制度之一致規定八 臺南市市庫收入退還處理要點九 行政院主計總處 82 年 8 月 5 日台 82 處忠字第 號函及 82 年 11 月 9 日台 82 處忠字第 號函 使用表單視實際情形訂定 DE01-1

88 臺南市關廟區公所會計室作業流程圖懸帳清理作業 準備 彙整會計報表及相關帳簿所列之應收款 應付款 預收款 暫收款 暫付款 保管款 代收款及押金等科目懸記帳項 無法即刻清結者, 應查明原因 定期或不定期彙整懸記帳項, 通知業務單位清理會計室 依會計室通知事項, 儘速清理懸帳 各業務單位 所有通知事項均應說明辦理情形 1. 檢查所有通知事項是否已妥為查明 2. 經業務單位確定無法清結之政府債權, 應通知業務單位儘速依 臺南市政府及所屬機關應收歲入款作業要點 辦理 限期將辦理情形通知會計室 各業務單位各業務單位 審核業務單位之懸帳清理結果 會計室 每年 3-6 月將懸帳清理情形簽報區長 會計室 結束 DE01-2

89 臺南市關廟區公所內部控制制度作業層級自行評估表 自行評估單位 : 會計室作業類別 ( 項目 ): 懸帳清理作業評估重點一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計 年度 自行評估情形 符合未符合不適用 評估日期 : 年月日 評估情形說明 二 懸帳清理作業 ( 一 ) 是否有定期或不定期彙整懸記帳項, 通知業務單位清理 ( 二 ) 業務單位收到會計室通知應儘速清理, 倘未能即刻清結者, 是否查明原因 ( 三 ) 應檢查所有通知事項業務單位是否均已妥為說明 ( 四 ) 經業務單位確定無法清結之政府債權, 是否有通知業務單位儘速依 臺南市政府及所屬機關應收歲入款作業要點 辦理 ( 五 ) 是否定期將懸帳清理情形簽報區長 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 : 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 DE01-3

90 臺南市關廟區公所會計室作業程序說明表 項目編號 DE02 項目名稱採購案件審核及監辦作業承辦單位會計室 業務單位作業程序一 採購簽辦作業說明 ( 一 ) 業務單位依採購需求填寫請購單或簽辦採購案後, 送會採購單位 ( 行政課 ) ( 二 ) 採購單位 ( 行政課 ) 審核業務單位之請購單或採購簽案, 如未違反政府採購法相關規定, 則續送會計室 ( 三 ) 會計室審核有無預算及是否與預算所定用途相符, 經審核無誤後, 續送請區長核准 ( 四 ) 請購單或簽案經區長核准後, 由業務單位依核准之相關資料準備招標文件, 再送會計室審核 ( 五 ) 會計室審核相關招標文件之正確性及適法性, 及續送區長核准後, 再移回採購單位 ( 行政課 ) 辦理後續招標事宜 二 監辦開標 比價 議價及決標作業 ( 一 ) 採購單位檢附核准之招標文件通知會計室及有關單位派員監辦 ( 二 ) 會計室監辦開標 比價 議價 決標可採派員實地監辦或書面審核, 依採購金額可分為 : 1. 公告金額以上之採購, 會計室如採書面審核監辦或不派員監辦, 應於會簽之書面資料上敘明原因, 經區長核准後, 由採購單位於紀錄上載明符合不派員監辦之特殊情形 2. 未達公告金額而逾公告金額十分之一之採購, 會計室採書面審核監辦者, 免簽奉區長核准 如不派員監辦, 應於會簽之書面資料上敘明原因, 由採購單位於紀錄上載明符合不派員監辦之特殊情形 3. 公告金額十分之一以下之採購, 承辦採購單位無須通知會計室派員監辦 ( 三 ) 監辦人員採書面審核監辦者, 於辦理開標 比價 議價及決標作業如符合政府採購法規定之程序, 應於紀錄上簽名並載明 書面審核監辦 ( 四 ) 監辦人員採實地監辦者, 於發現開標 比價 議價及決標作業有不符政府採購法規定程序時, 應提出意見 ; 如主持人拒絕接受時, 應納入紀錄, 由區長核示, 認為有不符政 DE02-1

91 府採購法規定程序時, 可請採購單位研擬適法性處置後再行簽辦 ( 五 ) 採購單位 ( 行政課 ) 簽報區長決標結果後, 業務單位與得標廠商簽訂契約 三 監辦驗收作業 ( 一 ) 業務單位檢附相關文件通知會計室及有關單位派員監辦 ( 二 ) 會計室監辦驗收可採派員實地監辦或書面審核監辦 依採購金額可分為 : 1. 公告金額以上之採購, 會計室如採書面審核監辦或不派員監辦, 應於會簽之書面資料上敘明原因, 經區長核准後, 由業務單位於驗收紀錄上載明符合不派員監辦之特殊情形 2. 未達公告金額而逾公告金額十分之一之採購, 會計室採書面審核監辦者, 免簽奉區長核准 如不派員監辦, 應於會簽之書面資料上敘明原因, 由業務單位於驗收紀錄上載明符合不派員監辦之特殊情形 3. 公告金額十分之一以下之採購, 業務單位無須通知會計室派員監辦 ( 三 ) 監辦人員採書面審核監辦者, 如符合政府採購法規定之程序, 應於紀錄上簽名並載明 書面審核監辦 ( 四 ) 監辦人員採實地監辦者, 於發現驗收作業有不符政府採購法規定程序時, 應提出意見 主驗人拒絕接受會計室所提出之意見時, 應納入驗收紀錄後陳請區長核示, 認為有不符政府採購法規定程序時, 可請業務單位研擬適法性處置後再行簽辦 四 結報作業 ( 一 ) 驗收紀錄如奉區長核可後, 業務單位應檢附驗收紀錄等文件送會計室結報 ( 二 ) 會計室審核業務單位所附之結報文件與單據之完整性及正確性是否符合契約中支付款項規定, 如有未符合之情事, 則送回業務單位重行補正 ( 三 ) 會計室檢視相關單據備齊無誤後, 續送請區長核可後執行後續相關付款作業 控制重點一 派員監辦採購作業 ( 一 ) 機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法 第 5 條第 1 項 DE02-2

92 所定各款得不派員監辦情形, 應經區長核准 ( 二 ) 公告金額以上之採購, 採書面審核 部分實地及書面審核監辦, 應簽奉區長核准 ( 三 ) 未達公告金額而逾公告金額十分之一之採購, 採書面審核監辦, 免簽奉區長核准 ( 四 ) 採購案之承辦人員不得為該採購案之監辦人員 二 開標 ( 比價 議價 ) 及決標作業 ( 一 ) 開標應依招標文件公告之時間及地點依規定公開為之, 主持人應為區長所指派 ( 二 ) 應注意採購單位 ( 行政課 ) 是否確實依招標文件規定審查投標文件, 審核標單人員已在規定文件上簽章認可 ( 三 ) 底價開封前審視底價封應密封完整, 開封後應注意底價已經區長核定及簽註底價訂定之時間 ( 四 ) 合於招標文件規定之投標廠商之最低標價超過底價時, 主持人應依政府採購法規定確實進行價格比減 ( 五 ) 應依招標文件規定之方式決標, 主持人應依規定宣布決標及得標廠商 ; 當機關辦理減價或比減價格在底價以內時, 除有總標價或部分標價偏低之情形者外, 應即宣布決標 三 監辦採購驗收作業 ( 一 ) 驗收人員應核對交貨數量應與契約規定相符 ; 現場查驗時, 驗收人員有無以契約 樣品或竣工圖說為依據 ( 二 ) 減價收受之採購案, 其在查核金額以上之採購, 應先報經上級機關核准 法令依據一 政府採購法 二 政府採購法施行細則三 中央機關未達公告金額採購招標辦法四 機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法五 臺南市各機關未達公告金額採購監辦辦法六 內部審核處理準則使用表單一 契約範本 二 投標須知範本 DE02-3

93 臺南市關廟區公所會計室作業流程圖採購案件審核及監辦作業 一 採購簽辦作業 準備 填寫請購單或簽辦採購案 業務單位 應注意事項如下 : 1. 注意是否有意圖規避政府採購法之適用, 分批辦理公告金額以上之採購 有分批辦理之必要者, 經上級機關核准, 依其總金額核計採購金額, 分別按公告金額或查核金額以上之規定辦理 2. 採購案件有無預算及是否與預算所定用途相符, 金額是否在預算範圍內 審核有無違反政府採購法相關規定行政課審核有無預算及是否與預算所定用途相符會計室是否符合規定 簽註意見送 回業務單位 否 是 區長核准 批示意見退 回業務單位 否 是否核准 是 A DE02-4

94 A 準備招標文件 業務單位 審核招標文件 會計室 業務單位 簽註意見送 回業務單位 是否符合規定 否 區長核准 是 否批示意見退回業務單位 是否核准 是 否 辦理後續招標事宜 行政課 結束 DE02-5

95 二 監辦開標 比價 議價及決標作業 準備 檢附核准之招標相關文件通知會計室及政風室派員監辦 行政課 ( 採購單位 ) 逾公告金額 1/10 但未達公告金額之採購監辦 公告金額以上之採購監辦 會計室 是否派員監辦 否 通知採購單位於紀錄上載明符合不監辦之規定 會計室 會計室 是否派員監辦 是 是 是 否 是否核准 否 採書面審核監辦 會計室 否 是否實地監辦 是 開標 比價 議價及決標之實地監辦 會計室 審核是否符合政府採購法規定程序 審核是否符合政府採購法規定之程序 審核如有不符政府採購法規定時, 請採購單位研擬適法性處置後再行簽辦 於紀錄簽名並載明 書面審核監辦 會計室 依決標結果簽報區長核准後與 得標廠商簽訂契約, 並依法將 決標結果資料公開於政府採購 資訊網站 行政課 業務單位 審核如有不符政府採購法規定時, 應提出意見, 如主持人拒絕接受時, 應納入紀錄, 由區長核示, 認為有不符政府採購法規定時, 可請採購單位研擬適法性處置後再行簽辦 契約簽訂用印時注意簽約日期是否填妥, 簽約價金是否與決標金額相符 結束 DE02-6

96 三 監辦驗收作業 準備 檢附相關文件通知會計室及政風室派員監辦驗收 業務單位 逾公告金額 1/10 但未達公告金額之採購監辦 公告金額以上之採購監辦 會計室 是否派員監辦 否 通知業務單位於紀錄上載明符合不監辦之規定 會計室 會計室 是否派員監辦 是 是 否 是否核准 是 否 書面審核監辦驗收 會計室 否 是否實地監辦驗收 是 實地監辦驗收 會計室 審核是否符合政府採購法規定程序 審核是否符合政府採購法規定之程序 書面審核於查明驗收作業有不符政府採購法規定時, 請業務單位研擬適法性處置後再行簽辦 於紀錄簽名並載明 書面審核監辦 會計室 檢附驗收紀錄等將驗收結果簽報區長 業務單位 A 查明驗收作業有不符政府採購法規定時, 應提出意見 主驗人拒絕接受會計室所提出之意見時, 應納入驗收紀錄後陳請區長核示, 認為有不符政府採購法規定程序時, 可請業務單位研擬適法性處置後再行簽辦 DE02-7

97 A 檢附驗收紀錄等送會計室結報業務單位 否 審核單據是否完備 是 區長核准 會計室開立傳票後, 由出納管理人 員辦理付款作業 結束 DE02-8

98 四 結報作業 準備 檢附驗收紀錄等文件送會計室結報 業務單位 否 審核單據是否完備 是 區長核准 會計室開立傳票後, 由出納管理人員辦理付款作業 結束 DE02-9

99 自行評估單位 : 會計室 臺南市關廟區公所內部控制制度作業層級自行評估表 作業類別 ( 項目 ): 採購案件審核及監辦作業 評估重點 一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業程序說明表及作業流程圖之制作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計 二 派員監辦採購是否注意下列事項 : ( 一 ) 機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法 第 5 條第 1 項所定各款得不派員監辦情形, 是否經區長核准 ( 二 ) 公告金額以上之採購, 採書面審核 部分實地及書面審核監辦, 是否簽奉區長核准 ( 三 ) 採購案之承辦人員是否不得為該採購案之監辦人員 三 開標 ( 比價 議價 ) 及決標是否注意下列事項 : ( 一 ) 開標是否依招標文件公告之時間及地點依規定公開為之, 主持人是否為區長所指派 ( 二 ) 是否注意採購單位已確實依招標文件規定審查投標文件, 審核標單人員是否在規定文件上簽章認可 ( 三 ) 底價開封前審視底價封是否密封完整, 開封後應注意底價是否經區長核定及簽註底價訂定之時間 ( 四 ) 合於招標文件規定之投標廠商之最低標價超過底價時, 主持人是否依政府採購法規定確實進行價格比減 ( 五 ) 是否依招標文件規定之方式決標, 主持人是否依規定宣布決標及得標廠商 ; 當機關辦理減價或比減價格在底價以內時, 除有總標價或部分標價偏低之情形者外, 應即宣布決標 四 監辦採購驗收是否注意下列事項 : ( 一 ) 驗收人員有無核對交貨數量是否與契約規定相符 ; 現場查驗時, 驗收人員有無以契約 樣品或竣工圖說為依據 ( 二 ) 減價收受之採購案, 其在查核金額以上之 年度 DE02-10 評估日期 : 年月日自行評估情形評估情形說明符合未符合不適用

100 評估重點 採購, 是否先報經上級機關核准 結論 / 需採行之改善措施 : 自行評估情形 符合未符合不適用 評估情形說明 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 : 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 DE02-11

101 臺南市關廟區公所政風室作業程序說明表 項目編號 項目名稱 承辦單位 作業程序說明 CF01 危安狀況通報及處理作業 政風室一 作業流程 : ( 一 ) 危安狀況通報作業 : 1. 發生一般危安狀況時, 立即以通報表陳報上級政風機構及區長 2. 發生重大危安狀況時, 立即陳報區長及協調相關課室適採因應措施, 於當日內電話或傳真 ( 輔以電話確認 ) 通報上級政風機構並副陳法務部廉政署, 另續報後情 3. 發生危安狀況時, 如非上班時間, 應先以電話通報上級政風機構及區長, 另續報後情 ( 二 ) 危安狀況處理作業 : 1. 政風室可自行處理者, 應即時採取處理措施 2. 如屬重大危安狀況時, 除立即陳請區長成立緊急應變小組, 由相關課室主管擔任小組成員, 並依區長之指示執行任務 3. 狀況解除後, 應即時回報本所政風室 ( 三 ) 危安狀況後續作業 : 1. 視需要召開檢討會議 : 將全案發生原因 處理經過及結果, 深入調查 研判 分析 檢討, 並提出改進措施及追究責任等陳報 2. 簽陳區長後解除列管 : 危安狀況處理完竣後, 將事件發生始末及處理經過簽陳區長核可 二 通報項目 : ( 一 ) 一般危安狀況 : 1. 機關設施安全有遭受破壞之虞, 或遭受破壞程度輕微能於短時間恢復而不影響機關事務推動者 2. 機關人員安全有遭受危害之虞, 或危害程度輕微尚未至重傷或死亡, 且不影響員工士氣及工作進行者 3. 陳情請願人數 2 百人以下, 研判尚無危安衝突性質或具體危險情狀者 ( 二 ) 重大危安狀況 : 1. 人員死亡 3 人以上 2. 人員受傷 10 人以上 3. 財物損失新臺幣 5000 萬元以上 4. 人為故意造成之危害或破壞事件 CF01-1

102 5. 涉及區級以上機關首長 6. 媒體大幅負面報導 7. 可能導致上述情事之預警資料 控制重點一 危安狀況通報作業 : ( 一 ) 發生一般危安狀況時, 立即以通報表陳報上級政風機構及區長 ( 二 ) 發生重大危安狀況時, 應於當日內電話或傳真 ( 輔以電話確認 ) 通報上級政風機構及區長, 另續報後情 ( 三 ) 發生危安狀況時, 如非上班時間, 應先以電話通報上級政風機構並副陳法務部廉政署, 另續報後情 二 危安狀況處理作業 : ( 一 ) 政風單位可自行處理者, 應即時採取處理措施 ( 二 ) 發生重大危安狀況時, 除立即陳請區長成立緊急應變小組, 由相關課室主管擔任小組成員, 並依區長之指示執行任務 ( 三 ) 危安狀況解除後, 應即時回報本所政風室 三 危安狀況後續作業 : 危安狀況處理完竣後, 將事件發生始末及處理經過簽陳區長核可 法令依據一 政風機構人員設置管理條例第 4 條第 8 款二 政風機構人員設置條例施行細則第 10 條第 2 款三 政風機構預防危害或破壞本機關事件作業要點四 政風機構協助處理陳情請願事項作業要點五 政風機構協助辦理公職人員選舉選務安全維護工作執行要點六 行政院安全管理手冊 使用表單 預防危害或破壞事件及協助處理陳情請願事項通報表 CF01-2

103 臺南市關廟區公所政風室作業流程圖 危安狀況通報及處理作業 準備 機關發生危安狀況, 危安狀況通報 作業 政風室 危安狀況處理作業 政風室 視需要召開檢討會議 政風室 簽陳區長後解除列管 政風室 結束 CF01-3

104 臺南市關廟區公所內部控制制度作業層級自行評估表 年度自行評估單位 : 政風室作業類別 ( 項目 ): 危安狀況通報及處理作業評估日期 : 年月日 評估重點 一 作業流程有效性 ( 一 ) 作業流程說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符 ( 二 ) 內部控制制度是否有效設計 二 危安狀況通報及處理作業 ( 一 ) 發生一般危安狀況時, 立即以通報表陳報上級政風機構及區長 ( 二 ) 發生重大危安狀況時, 政風室是否立即陳報區長, 於當日內電話或傳真 ( 輔以電話確認 ) 通報上級政風機構 ( 三 ) 發生危安狀況時, 如非上班時間, 是否先以電話通報上級政風機構及區長, 另續報後情 ( 四 ) 政風室可自行處理危安狀況者, 是否即時採取處理措施 ( 五 ) 發生重大危安狀況時, 是否立即陳請區長成立緊急應變小組, 由相關課室主管擔任小組成員, 並依區長之指示執行任務 ( 六 ) 危安狀況解除後, 是否即時回報本所政風室 ( 七 ) 危安狀況處理完竣後, 是否將事件發生始末及處理經過簽陳區長核可 符合 自行評估情形 未符合不適用 評估情形說明 結論 / 需採行之改善措施 : 填表人 : 複核 : 單位主管 : 註 : 各機關應根據評估結果於自行評估情形欄勾選 符合 未符合 或 不適用 ; 若有 未符合 情形, 應於評估情形說明欄詳細說明, 且於撰寫評估結論時一併敘明須採行之改善措施 ; 若為 不適用 情形, 應於評估情形說明欄敘明理由及是否須檢討修正評估重點 CF01-4