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墀匡
5 years ago
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1 配銷實作演練班 - 採購循環 ( 示範用教材 ) 1

2 課前提醒 1. 環境介紹洗手間 / 茶水間 2. 課程進行方式本課程採實作練習, 課程內容以標準流程授課並提供學員上機操作, 以達最大學習成效與應用 ( 教材案例供上課演練用, 非正式公司資料, 僅供參考!) 3. 課後問卷與測驗當天課後上網填寫問卷並測驗 2

3 學習地圖 1 2 系統基礎學習基本資料 ( 四大主檔 ): 品號. 客戶. 廠商.BOM 配銷實作演練班 - 採購循環系統進階應用學習預測長期備料流程進階實戰 << 配銷情境應用攻略 >> 3

4 NOTE < 採購人員的一天 > AM 09:00 查詢出到目前為止, 遲交的品項資料, 聯繫廠商 AM 10:00 查看是否有庫存不足的料件需採買, 如需採買則建立請採購單 AM 10:30 AM 11:00 檢查因應生產的採購計劃, 是否正式發出採購單處理各單位發出的請購單, 檢視需求, 聯繫採購廠商 PM 01:00 針對與廠商敲定的採購內容, 產生採購單, 聯繫廠商並下單 PM 02:00 PM 03:00 若有已入庫但瑕疵的品項, 聯繫廠商, 確認執行退貨或折讓針對被品保驗退的品項, 聯繫廠商收回, 並通知倉管 PM 04:30 列印出隔日預計會進貨的品項, 建立單據通知倉管 4

5 企業營運流程收票接單流程銷 / 退貨應收帳款立帳應收帳款應收票據產品銷貨固定資產庫存不足產品用料產品結構物料需求計劃提供庫存量庫存管理切立傳票生產流程完工入庫庫存不足 ( 原物料 ) 庫存不足 ( 成品 / 半成品 ) 生產成本計算加工應付材料進貨人事薪資採購循環請購單採購單採購變更進貨單退貨單材料費應付帳款立帳應付帳款開票應付票據切立傳票切立傳票 5

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7 課程大綱一採購系統單據性質設定二請購流程課三採購流程採購變更流程休息 10 分鐘程四進貨流程退貨流程五應付立帳流程 7

8 課程目標 1. 清楚採購循環各作業流程 2. 學會且能自行輸入採購系統日常作業單據廠商結帳單數位課程系統別庫存管理系統採購管理系統應付管理系統講師的小提醒 : 若您在上課前尚未進行數位課程學習, 建議課後可再利用以上課程複習, 加強系統熟悉度 8

9 日常單據建立前準備採購循環基本資料檢核 : 順序系統別對應作業必要性 1 編碼原則設定作業 2 基本資料管理系統幣別匯率建立作業 3 職務類別建立作業 4 庫存管理系統品號資料建立作業 5 單據性質建立作業採購管理系統 6 廠商資料建立作業註 : 表示建議維護表示一定要先維護 9

$一採購系統單據性質設定作業作業位置 : 採購管理系統 \ 基本資料管理 \ 單據性質設定作業$

10 一採購系統單據性質設定作業作業位置 : 採購管理系統 \ 基本資料管理 \ 單據性質設定作業為何做 : 沒有設定就不能建立單據怎麼做 : 規劃出公司需要輸入什麼單據何時做 : 正式建立單據之前 10

11 重點說明單別 : 區分不同的單據特性, 前兩碼可為表單據性質, 後二碼可為數值或英文, 此欄位最多 4 碼例 :33. 採購單, 後 1 碼為英文代碼, 則 : 國內採購單 33A 國外採購單 33B 編碼方式 : 應用在單據上的單號欄位, 主要定義此單別所對應之單號編碼規則, 日後輸入單據系統可自動預設單號, 此欄位最多 11 碼. 例如 : 在 2016 年 3 月 16 日輸入一張單據, 而系統年碼數 4 碼流水號 3 碼, 若選擇 : (1) 日編 (2) 月編 (3) 流水若 8 碼 (4) 手動編碼自行輸入, 系統不預設 11

12 重點說明更新核價目的 : 此次核價單採購單或進貨單的價格, 是否可做為下次採買料品時單價來源之一可設定的單據 :32. 核價單 33. 採購單 34. 進貨單如何用 : 價格會更新品號廠商建立作業, 後續可做為價格的參考依據價格不更新品號廠商建立作業, 後續不做為價格的參考依據 12

13 重點說明核對採購目的 : 若公司是憑採購單收料或退料, 則可利用此功能做單據上的設定, 可強化企業內部流程的管理可設定的單據 :34. 進貨單 35. 退貨單如何用 : 輸入進 / 退貨單時, 單身必須輸入採購單的單別及單號, 此進 / 退貨單才可存檔確認輸入進 / 退貨單時, 單身不需要輸入採購單的單別及單號此進 / 退貨單皆可存檔確認 13

14 重點說明直接結帳目的 : 針對進貨單或退貨單一旦確認, 系統會自動產生對應的應付憑單, 此方式適用隨貨附發票, 當下可認列此應付帳款可設定的單據 : 34. 進貨單 35. 退貨單如何用 : 當進貨單或退貨單確認時系統會自動產生應付憑單, 因此後續不須要在結帳當進貨單或退貨單確認時系統不會產生應付憑單, 後續可利用手動結帳或是自動結帳作業產生對應的結帳單 14

15 重點說明直接結帳選擇產生方式 :(1) 整張 (2) 逐筆進貨單進貨日期 105/03/ 辦公桌 2 張 11, 辦公椅 2 張 735 整張逐筆應付憑單 ,285 應付憑單 ,

16 何謂採購循環? 為記錄與處理廠商採購資訊, 並達到有效管理跟廠商往來的交易狀況 ( 訪價採購及到貨 ) 以及後續結帳付款時程為目的, 特訂定本程序, 以為採購財務部門等單位作業之依據廠商 - 嘉嘉供應商 1. 請求報價 3. 正式下採購成功科技 2. 提供訪價憑證 4. 雙方確認交易內容 5. 交貨日當天廠商送達貨品及出貨單 16

二採購循環整體流程說明請購單作業名稱案例說明採購職能請購資料維護請購資料更新採購單採購變更單廠商送貨採購管理系統請購單建立請購資料維護請購資料更新採購單建立本月 4 日資材人員提出申請採買需求 5 日成功科技採購接獲內部的請購需求, 根據資材單位的請購單, 向廠商 - 日昇公司 ( 代號 1003) 詢價, 單採購人員透過請購資料更新作業產生採購單, 正式向廠商 -

17 二採購循環整體流程說明請購單作業名稱案例說明採購職能請購資料維護請購資料更新採購單採購變更單廠商送貨採購管理系統請購單建立請購資料維護請購資料更新採購單建立本月 4 日資材人員提出申請採買需求 5 日成功科技採購接獲內部的請購需求, 根據資材單位的請購單, 向廠商 - 日昇公司 ( 代號 1003) 詢價, 單採購人員透過請購資料更新作業產生採購單, 正式向廠商 - 日昇公司下採購 11 日, 成功科技採購人員進行例行性採買, 向廠商 - 冠軍公司下採購單進貨單退貨單庫存管理採購變更單建立 11 日, 成功科技採購人員通知廠商, 針對上午發的採購單進行變更進 / 退貨應付帳款立帳進貨庫存增加退貨庫存減少進貨單建立作業 25 日, 成功科技資材部收到由冠軍公司送來的料件應付職能應付憑單付款流程應付管理系統退貨單建立應付憑單建立 27 日成功科技資材部收到製造課的通知, 發現材料有損壞與瑕疵狀況, 經採購單位與廠商協商同意後, 將這不良品退回給廠商成功科技會計成功科技會計人員執行當月份應付帳款結帳, 廠商 - 名望公司當月份交易內容 17

18 2. 請購流程說明請購單建立作業單位需求提出請購憑證請購資料維護跟誰買? 買多少? 詢價否否請購資料更新是詢價資料建立詢價資料審核請購資料維護採購單 18

19 2-1 請購單建立作業目的內部需求人員提出欲購買品項之憑證記錄此次購買的產品數量需求日期 19

20 2-1 請購單流程內部人員提出需求請購單建立作業內部同仁提出欲購買的品項修改請購單據憑證否主管審核是是需求單位主管審核已請未購明細表需求單位可追蹤未請購的品項請購單據憑證採購人員採購流程 20

21 2-1 請購單建立作業使用時機 : 欲向廠商訂購貨品前, 因應公司內部管理需求, 先進行內部審查通過才可向廠商正式採購作業位置 : 採購管理系統 \ 請購資料管理 \ 請購單建立作業案例操作 : 本月 4 日資材人員提出申請採買需求, 請購資料需求如下品號品名數量預交日主開關連動板 1, 整流器 500 當月 16 日 21

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23 重點說明請購人員請購部門 : 來源別 : 最低補量 : 需求人員可填上自己名字及部門, 日後若採購人員有問題, 以利連繫因這張請購單為自行手動新增, 則來源為 9. 其它, 若此請購單為前端需求而拋轉, 則來源別共計有 :MRP LRP 再補貨建議表 BOM 自動請購訂單轉請購製令需求檢視表, 此欄位由系統自動產生, 無法手動修改意指最少採購的數量, 此欄位是由品號基本資料預設帶回, 提供相關人員參考鎖定碼 : 此欄位由請購資料維護作業更新, 若採購人員已確認此請購需求, 會將鎖定碼打勾, 以區分已審核及未審核資料, 不可自行手動打勾 ; 已鎖定的資料, 請購單不能取消採購單號 : 不需輸入, 執行請購資料更新作業後由系統產生對應之採購單並回寫採購單號結案碼 : 系統自動更新, 不可手動修改, 可分為以下三種狀況 : N : 未結案 : 此品項尚未採購, 需求人員提出需求時系統的預設 Y: 自動結案 : 當此請購單產生對應的採購單時即為 Y y: 指定結案 : 在尚未產生對應採購單之前, 決定不採買則可利用請購單變更建立作業或請購資料維護作業將請購單結案, 以掌握請購單狀態 23

24 常見問題 Q&A 請購單資料建立作業單身的參考單別 - 單號 - 序號的欄位是做什麼用的? 公司若有使用批次需求管理系統, 且來源為客戶訂單時, 系統會將訂單資料帶入請購單有請購二筆品項, 若其中一筆不再購買應如何處理? 可有以下二種作法 : 可利用請購單變更建立作業將此品項指定結案可利用請購單資料維護作業工具列上的指定結案 24

25 常見問題 Q&A 請購單資料建立作業為何不可以取消確認? 原因有以下二點 : 此請購單已有請購變更單, 因此無法直接取消確認修改採購人員已在請購資料維護作業將鎖定碼 25

26 2-2 請購資料維護作業目的採購人員檢視需求單位欲採買的品項內容檢視採購之廠商採購品項數量價格 26

27 2-2 請購資料維護流程請購單建立作業需求人員提出請購單據憑證需求單位的主管審後的憑證請購資料維護作業採購人員檢視指定結案否購買是採購流程已請未購明細表 27

28 2-2 請購資料維護作業使用時機 : 將需求的商品數量價格及交期確定, 做為後續產生採購單之依據作業位置 : 採購管理系統 \ 請購資料管理 \ 請購資料維護作業案例操作 : 5 日成功科技採購接獲內部的請購需求, 根據資材單位的請購單, 向廠商 - 日昇公司 ( 代號 1003) 詢價, 廠商報價資料如下 : 品號品名數量單價預交日主開關連動板 1,000 $ 整流器 500 $250 當月 16 日 28

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31 重點說明此單據只可查詢, 接著選擇要進行維護的請購品項資料, 因為一個畫面只顯示一個品項的資料, 因此必須一筆一筆核對請購資訊按下修改鈕進行資料維護, 作業畫面的左半部是顯示原始請購單的內容, 不得修改 ; 各項採購資訊須在右方進行維護採購人員供應廠商交貨庫別, 若在庫存系統 \ 品號資料建立作業有設定, 便會自動帶出為預設值, 可視實際狀況修改結案碼 : 系統自動更新, 不可手動修改, 可分為以下三種狀況 : N : 未結案 : 此品項尚未採購, 需求人員提出需求時系統的預設 Y: 自動結案 : 當此請購單產生對應的採購單 y: 指定結案 : 在尚未產生對應採購單之前, 採購人員決定不採買則可利用工具列上的指定結案將請購單結案, 後續不會被轉出採購單鎖定碼 : 採購碼採購單號 : 若採購人員已確認此請購需求, 會將鎖定碼打勾, 以區分已審核及未審核資料, 已鎖定者, 原請購單不能取消不需輸入, 執行請購資料更新作業後由系統產生對應之採購單並回寫採購單號 ; 採購碼打勾表示已經產生採購單, 且結案碼會被更新成 Y: 自動結案, 無法再拋轉產生採購單, 也無法再修改請購資料 31

32 常見問題 Q&A 若採購人員想知道目前還有哪些請購單未產生採購單, 則可如何快速查詢? 可檢視已請未購明細表做利用狀態碼篩選未結案查詢 32

33 動手做做看! 請購資料維護作業案例操作 : 5 日成功科技採購根據資材單位的請購單, 向廠商 - 日昇公司 ( 代號 1003) 詢價, 訪價資料如下 : 品號品名數量單價預交日主開關連動板 1,000 $ 整流器 500 $250 當月 16 日 33

34 2-3 請購資料更新流程請購單據憑證請購資料維護作業修改否購買是請購資料更新作業拋轉採購單系統自動產生採購單建立作業 34

35 2-3 請購資料更新作業使用時機 : 將請購資料維護作業的內容, 由系統自動產生採購單作業位置 : 採購管理系統 \ 請購資料管理 \ 請購資料更新作業案例操作 : 採購人員透過請購資料更新作業產生採購單, 正式向廠商 - 日昇公司下採購 : 品號品名數量單價預交日主開關連動板 1,000 $ 整流器 100 $250 當月 16 日 35

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39 結果 39

40 結果 40

41 結果 41

42 重點說明可選取請購單號, 決定是否要運用鎖定碼選項來篩選已檢視過的請購品項產生採購單, 接著輸入採購日期採購單別, 作為後續產生單據的依據產生出來的採購單, 可至報表工作佇列中的批次頁面查看執行狀況, 若已完成, 則可在右下方看到對應的採購單別單號請購資料更新作業完成後, 產生的採購單號會回寫至請購資料, 可到請購資料維護作業和請購單建立作業中檢視系統回饋之採購單資訊 42

43 動手做做看! 請購資料更新作業案例操作 : 採購人員透過請購資料更新作業產生採購單, 正式向廠商 - 日昇公司下採購, 資料如下 : 品號品名數量單價預交日主開關連動板 1,000 $ 整流器 500 $250 當月 16 日 43

44 常見問題 Q&A 若同一間廠商的請購單是否可產生同一張採購單? 在請購資料更新作業之頁面中, 若有勾選相同交貨日彙總產生, 因此請購單之交貨日品號交貨庫別供應廠商採購人員採購幣別課稅別急料採購單位欄位資料相同時, 即可合併產生成同一張採購單 44

45 三採購系統整體流程說明請購單採購單採購變更單廠商送貨進貨單退貨單進 / 退貨應付帳款立帳庫存管理系統進貨庫存增加退貨庫存減少應付憑單應付管理系統付款流程 45

46 3-1 採購資料建立作業目的採購人員交付給廠商採買品項, 是張對外的單據憑證記錄採購之廠商採買的品項數量價格 46

47 3-1 採購單作業流程無請購流程內部同仁提出需求請購資料更新作業有請購流程修改採購單建立作業採購單據憑證單據來源 : 請購拋轉產生手動建立否核准是採購單據憑證廠商預計進貨表品號預計進貨表交付給廠商 47

48 3-1 採購單建立作業使用時機 : 當採購人員要對供應廠商採買料料品時, 可以利用用作業輸入相關的採購資料, 作為正式下採購單給供應廠商的依據作業位置 : 採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 採購單建立作業案例操作 : 11 日, 成功科技採購人員進行例行性採買, 向 1004 冠軍公司下採購單, 內容如下 : 品號品名數量單價預交日整流器 300 $ 三腳架 100 $1,200 當月 25 日 48

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50 重點說明訂金比率 : 訂金分批 : 與廠商下採購單後, 若廠商預收一次訂金, 則維護訂金比率欄位, 後續人員可針對此採購的訂金做結帳並且付款 ; 訂金金額 = 採購單總金額 * 訂金比率 % 若針對此採購要預付訂金 2 次以上, 則須勾選訂金分批, 勾選後須點選工具列功能鈕, 輸入訂金比率, 維護完後系統會累計比率回寫訂金比率欄位例如 : 此採購單須付二次訂金, 分別在本月 5 日收 10% 25 日收 25%, 則輸入如下 : 序號訂金比率結帳日結帳 % 2016/03/ % 2016/03/25 註 : 若此訂金已產生應付憑單, 則結帳欄位系統會自動更新 50

51 重點說明已交數量 : 系統由後續的進貨單及退貨單的數量更新, 不須手動輸入結案碼 : 系統自動更新, 不可手動修改, 可分為以下三種狀況 : N : 未結案 : 採購品項尚未全數進貨, 已交數量 < 採購數量 Y: 自動結案 : 表示採購之品項已全數進貨, 已交數量採購數量 y: 指定結案 : 在尚未全數交貨前, 因某些因素必須中止進貨, 此時須將不再進貨的品項結案, 則可透過採購變更單或採購指定結案作業將採購單結案, 以掌握採購單狀態請購單別單號若此採購單是由請購單更新作業拋轉過來, 則會記錄請購單據的資訊序號 : 註 : 採購單產生方式有以下 : (1) 訂單轉採購單 (2) 請購資料更新作業 (3) 手動新增 (4) 複製採購單建立作業工具列上功能 51

52 動手做做看! 採購單建立作業案例操作 : 11 日, 成功科技採購人員進行例行性採買, 向 1004 冠軍公司下採購單, 內容如下 : 品號品名數量單價預交日整流器 300 $ 三腳架 100 $1,200 當月 25 日 52

53 常見問題 Q&A 在採購系統的進貨單資料要如何判定某筆進貨交易已逾期? 當採購單單身預交日 < 進貨單單頭單據日, 則系統會判定此筆交易逾期, 則逾期碼採購單上的價格取價順序為何? 取價順序為以下來源 : 採購管理系統 / 基本資料管理 / 品號廠商建立作業品號資料建立作業售價頁籤最近進價品號資料建立作業售價頁籤標準進價以上若無資料, 則手動輸入 53

54 採購系統整體流程說明請購單採購單採購變更單廠商送貨進貨單退貨單進 / 退貨應付帳款立帳庫存管理系統進貨庫存增加退貨庫存減少應付憑單應付管理系統付款流程 54

55 3-2 採購變更單建立作業目的需求調整 : 紀錄產品數量追加價格調整進貨日修改追加品項 : 紀錄增加採購其他產品取消購買 : 針對某一產品取消購買全部產品皆取消購買 55

56 3-2 採購變更單流程採購員提出需求要求變更廠商同意同意變更採購員採購變更建立作業採購變更單憑證修改 / 作廢否核准是採購變更單憑證通知廠商資材單位採購單建立作業系統自動更新進貨跟催廠商預計進貨表品號預計進貨表 56

57 3-2 採購變更建立作業使用時機 : 已核准的採購單有變更需求時, 可透過採購變更建立作業進行變更, 並同時留下歷史變更紀錄作業位置 : 採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 採購變更建立作業案例操作 : 當天下午, 成功科技採購人員通知廠商, 針對上午已發出的採購單進行變更, 變更內容如下 : 變更項目品號品名數量單價預交日期指定結案修改數量及單價變更前整流器 300 $127 變更後整流器 500 $ 取消訂購變更前三腳架 100 $1,200 當月 N 變更後三腳架 100 $1, 日 Y 新增品項變更前變更後伸縮鏡頭 200 $2,500 57

58 58

59 結果 59

60 重點說明變更版次 : 是由系統自動顯示流水號表達目前該張訂單是第幾版的變更, 每變更一次就會加 1 續增版次號碼, 要注意的是前一若是尚未完成確認動作, 就無法繼續新增下一版次的變版, 變更版次由系統自動產生, 切勿手動修改. 整張結案 : 原採購所有品項都不購買, 則勾選整張結案單身不用輸入任何資料, 此單據可直接存檔確認, 而原採購單單身所有資料皆被更新為 y. 指定結案指定結案 : 追加 : 只針對某一品項不買了, 則在單身欄位勾選指定結案, 而原採購單單身此品項則被更新為 y. 指定結案原本未購買, 客戶通知追加其它商品, 則可在原序號欄位輸入該採購單不存在之序號或按 F3 自動賦予最大序號, 且在輸入要採購的品項數量單價預交日, 後續原採購單單身會多一筆資料, 結案碼會為 N. 未結案 60

61 動手做做看! 採購變更單建立作業修改數量及單價取消訂購新增品項案例操作 : 當天下午, 成功科技採購人員通知廠商, 針對上午已發出的採購單進行變更, 變更內容如下 : 變更項目品號品名數量單價預交日變更前整流器 300 $127 變更後整流器 500 $120 - 變更前三腳架 100 $1,200 當月 N 變更後三腳架 100 $1, 日 Y 變更前變更後伸縮鏡頭 200 $2,500 指定結案 - 61

62 常見問題 Q&A 採購變更單是否可以變更廠商? 變更單是不能變更廠商的, 建議有以下二種做法 : 將原採購單作廢, 另外新增一張採購單可保留原記錄 ( 較佳 ) 直接將原採購單取消確認再修改不能保留記錄 62

63 想了解更多報表管理及應用, 可至或洽詢專線分機 2843 分機報表應用 - 廠商 / 品號 / 製令 / 採購 / 來源預計進貨表使用時機 : 提供五種不同角度的預計進貨報表, 以採購單預計進貨日 ( 預交日 ) 的角度, 查詢未來一段時間內, 預計進貨的明細資料, 用來控管預計進貨狀況及追蹤貨品是否可如期交貨, 以避免貨品應進貨而未進貨等狀況, 而造成公司損失作業位置 : 採購管理系統 \ 報表列印 \ 採購預計進貨表 63

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65 四採購系統整體流程說明請購單採購單採購變更單廠商送貨進貨單退貨單庫存管理系統進貨庫存增加退貨庫存減少應付憑單應付帳款立帳付款流程應付管理系統 65

66 4-1 進貨單建立作業目的廠商送貨到公司所使用的單據憑證紀錄廠商此次實際送貨的品項數量價格及送貨日 66

67 4-1 進貨作業流程採購管理系統採購單庫存管理系統暫出入單建立作業進貨單前置單據來源 : (1) 採購單建立作業 (2) 暫出 / 入單建立作業 (3) 可以無前置單據進貨單建立作業隨貨附發票月結開發票 ( 應付管理系統 ) 進貨單憑證進貨單驗收作業品保單位檢驗不合格驗退件退回作業合格進貨單憑證交付給廠商庫存管理系統庫存數量增加廠商 ABC 分析表廠商進貨統計表 67

68 4-1 進貨單建立作業使用時機 : 當供應廠商依採購需求到貨時, 由資材單位根據採購單記錄料品進貨數量及交期, 到貨簽收作業位置 : 採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 進貨單建立作業案例操作 : 25 日, 成功科技資材部收到由冠軍公司送來的料件, 進貨單內容如下 : 品號品名數量單價金額稅額整流器 500 $120 $60,000 $3, 伸縮鏡頭 200 $2,500 $500,000 $25,000 68

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重點說明進貨數量 : 驗收數量 : 驗退數量 : 計價數量 : 此次廠商送貨的數量, 此欄位須依實際點收數量維護意指良品數, 庫存數量增加以此欄位判斷意指進貨當下即發現的不良品數, 可退回給廠商須付錢給廠商的數量例如 : 假設有一張採購單採購數量 100 個, 單價 10 元, 廠商進貨進來發現進貨數量為

71 重點說明進貨數量 : 驗收數量 : 驗退數量 : 計價數量 : 此次廠商送貨的數量, 此欄位須依實際點收數量維護意指良品數, 庫存數量增加以此欄位判斷意指進貨當下即發現的不良品數, 可退回給廠商須付錢給廠商的數量例如 : 假設有一張採購單採購數量 100 個, 單價 10 元, 廠商進貨進來發現進貨數量為 105 個, 品管檢驗 : 良品 103, 不良品 2, 但在付款時只付廠商 100 個, 因此維護方式如下 : 品號進貨數量驗收數量驗退數量計價數量單價進貨金額 $10 $1000 (1) 因此以上四個欄位代表不同的定義 (2) 進貨數量 = 驗收數量 + 驗退數量 71

72 重點說明進貨費用 : 逾期碼 : 檢驗狀態 : 若有其它費用須計算在此次的進貨成本, 但不付給此供應商, 則費用可維護在此欄位 ; 例如 : 運費保險費當廠商進貨的日期遲於原始採購單預交日, 系統會自動勾選, 不可手動修改例如 : 採購單上預交日為 6/24, 廠商進貨日為 6/25 進貨日 > 預交日進貨日預交日此品項進貨時是否交由品保做檢驗, 合格品才可放入倉庫不合格退回廠商, 此欄位不可手動修改, 由系統自動更新, 若狀態 : 1. 待驗代表進貨時, 此品項須交由品保單位檢驗, 後續驗收數量驗退數量須由進貨單驗收作業回寫 2. 免檢代表進貨時此品項不須由品保單位驗收, 因此系統會將進貨數量直接預設為驗收數量, 此批貨可直接入庫 3. 不良當此品項的驗退數量欄位有數量時, 則系統會更新為不良註 : 品項是否要做進料檢驗, 是透過庫存管理系統 \ 品號資料建立作業設定, 再預設帶回進貨單 72

73 重點說明採購單別單號序號 : 記錄此進貨單對應的採購單資訊, 在進貨單確認後, 驗收數量會更新此採購之已交量, 以便掌握採購單進貨狀況. 結帳碼 : 用來顯示此筆進貨單是否已經結帳 ( 產生應付帳款 ), 若已結帳自系統會更新結帳碼為, 一旦勾選此筆進貨單不可在修改. 應付憑單別單號序號 : 發票資料 : 用來記錄此筆進貨單結帳後產生應付憑單資訊, 已結帳的進貨單不可在修改. 廠商進貨時有開發票, 則為隨貨附發票, 須將發票資料與發票日期維護在單頭發票資料頁籤, 若此單據已確認, 則可利用工具列上發票資料修改功能補入發票號碼. 73

74 動手做做看! 進貨單建立作業案例操作 : 25 日, 成功科技資材部收到由冠軍公司送來的料件, 進貨單內容如下 : 品號品名數量單價金額稅額整流器 500 $120 $60,000 $3, 伸縮鏡頭 200 $2,500 $500,000 $25,000 74

75 常見問題 Q&A 進貨單的單價是否一定須與採購單單價相同? 可以不相同, 但須要有售價的權限若此進貨單已確認, 但此時才須調整價格, 是否可在不取消確認下修改價格? 可以, 但此單據不可產生應付憑單在進貨單建立作業的工具列上, 利用 $ 符號可在調整價格 75 配銷實作演練班 >> 單據性質設定

76 4-2 進貨驗收作業流程採購管理系統採購單庫存管理系統暫出入單建立作業進貨單前置單據來源 : (1) 採購單建立作業 (2) 暫出 / 入單建立作業 (3) 可以無前置單據進貨單建立作業隨貨附發票月結開發票 ( 應付管理系統 ) 進貨單憑證進貨單驗收作業品保單位檢驗不合格驗退件退回作業合格進貨單憑證交付給廠商庫存管理系統庫存數量增加廠商 ABC 分析表廠商進貨統計表 76

77 4-2 進貨單驗收作業使用時機 : 由品管單位進行檢驗動作登錄確實商品進貨內容, 不合格料品通知收料單位另行存放, 待廠商取回作業位置 : 採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 進貨單驗收作業案例操作 : 收料後, 由品管課進行商品檢驗, 驗收結果如下 : 品號品名進貨數量驗收數量計價數量驗退數量伸縮鏡頭驗退數量後續由廠商收走, 資材人員將結果記錄於驗退件退回作業 77

78 78

79 79

80 結果 80

81 重點說明此單據利用查詢方式將進貨單資料帶回, 再按下修改鈕, 輸入相關欄位, 此作業一次只可檢視一個品項進貨數量 : 驗收數量 : 驗退數量 : 此次廠商送貨的數量, 此欄位須依實際點收數量維護意指良品數, 庫存數量增加以此欄位判斷意指進貨當下即發現的不良品數, 可退回給廠商例子 : 假設有一張採購單採購數量 100 個, 單價 10 元, 廠商進貨進來發現進貨數量為 105 個, 品管檢驗 : 良品 103, 不良品 2, 但在付款時只付廠商 100 個, 因此維護方式如下 : 品號進貨數量驗收數量驗退數量計價數量單價進貨金額 $10 $1000 (1) 因此以上四個欄位代表不同的定義 (2) 進貨數量 = 驗收數量 + 驗退數量 81

82 82

83 重點說明原進貨單別 : 按 F2 開窗可查詢到未退回的進貨驗退件資料, 確認無誤後帶回, 系統會自動帶出退回數量備註 : 可作將來追查例如 : 記錄是哪位司機送回廠商驗退件退回不可分批退還 83

84 動手做做看! 進貨單驗收作業案例操作 : 25 日, 收料後, 由品管課進行商品檢驗, 驗收結果如下 : 品號品名進貨數量驗收數量計價數量驗退數量伸縮鏡頭

85 採購系統整體流程說明請購單採購單採購變更單廠商送貨進貨單退貨單進 / 退貨應付帳款立帳庫存管理系統進貨庫存增加退貨庫存減少應付憑單應付管理系統付款流程 85

86 4-3 退貨單作業流程退貨給廠商或扣廠商貨款時, 所用的單據憑證紀錄哪一間廠商的不良品不良數量以及須扣款的金額 86

87 4-3 退貨單作業流程進貨單建立作業採購員提出需求內部發現不良或瑕疵品退貨單建立作業退貨 : 輸入數量單價及金額折讓 : 輸入金額修改退貨單憑證折讓證明單憑證否審核是退貨單憑證折讓證明單憑證交付廠商採購建立作業系統自動更新庫存管理系統庫存數量減少 87

88 4-3 退貨單建立作業使用時機 : 採購進貨入庫的料件, 在儲存或製造期間發現不良狀況, 與供料廠商協商後續處理方式, 一是將不良料件退回, 或是只做進貨金額折讓不做數量退回作業位置 : 採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 退貨單建立作業案例操作 : 27 日成功科技資材部收到製造課的通知, 發現材料有損壞與瑕疵狀況, 經採購單位與廠商協商同意後, 將這不良品退回給廠商, 退貨內容如下 : 狀況品號品名數量單價金額稅額退貨整流器 5 $120 $600 $30 折讓伸縮鏡頭 0 $2,500 $3,000 $150 88

89 89

90 結果 90

91 重點說明發票資料 : 進貨時若廠商有開發票, 而退貨時應須將對應的發票資料手動輸入此欄位, 若此單據已確認, 則可利用工具列上發票資料修改功能補入發票號碼品號 : 退貨時若須對應到進貨單, 則可在此欄位利用 F4 功能對應到進貨單, 或者也可以在單身的進貨單別欄位利用 F2 功能開窗查詢到進貨單當廠商進貨的品項有不良, 要求退貨給廠商或是扣廠商貨款則 : 1. 退貨 : 品項退回廠商庫存數量減少 ; 應付帳款減少 2. 扣款 : 品項未退回廠商, 但產品是有瑕疵, 要扣廠商貨款庫存數量不變 ; 應付帳款減少因此維護方式如下 : 例如 : 退貨 2 個 ; 維護以下欄位數量單價金額 2 $100 $200 例如 : 扣款 500 元數量單價金額 0 $0 $500 91

92 重點說明數量 : 此次退貨的數量, 系統預設進貨單上的數量, 若是部份退貨須依實際退貨數量修改進貨單別單號序號 : 記錄此退貨單對應的進貨單資訊, 但不影響進貨單上的進貨數量. 採購單別單號序號 : 若退貨單有對應採購單資訊, 在退貨單確認後, 退貨數量會更新此採購單之已交量, 以便掌握採購進貨狀況. 結帳碼 : 用來顯示此筆退貨單是否已經結帳 ( 產生應付帳款 ), 若已結帳自系統會更新結帳碼為, 並且會回寫應付憑單單別單號序號. 應付憑單單別單號序號 : 用來記錄此筆退貨單結帳後產生的應付憑單資訊, 已結帳的退貨單不可再修改. 92

93 動手做做看! 退貨單建立作業案例操作 : 27 日成功科技採購單位, 將材料損壞與瑕疵狀況, 經與廠商協商同意後, 將不良品退回給廠商, 退貨內容如下 : 狀況品號品名數量單價金額稅額退貨整流器 5 $120 $600 $30 折讓伸縮鏡頭 0 $2,500 $3,000 $150 93

94 常見問題 Q&A 已輸入了退貨單且已有確認但卻未回寫採購單的已交數量, 原因為何? 因為退貨單單身沒有輸入採購單單別和單號序號兩者差異有採購單資料才會回寫採購單之已交數量沒有採購單資料不會回寫採購單之已交數量 94

想了解更多報表管理及應用, 可至 http://bit.ly/2uhng5d 或洽詢專線 02-8911-1688 分機 2843 分機 1025 4-4 報表應用 - 廠商進貨統計表使用時機 :1.

95 想了解更多報表管理及應用, 可至或洽詢專線分機 2843 分機報表應用 - 廠商進貨統計表使用時機 :1. 統計供應商某段期間內進貨的金額及查詢交貨及品質評等狀況, 以提供採購及相關人員稽核廠商進貨品質 2. 執行廠商進貨統計表前, 須先執行過統計資料更新作業更新資料, 統計才會正確作業位置 : 採購管理系統 \ 批次作業 \ 統計資料更新作業採購管理系統 \ 報表列印 \ 廠商進貨統計表 95

96 96

97 五採購系統整體流程說明請購單採購單採購變更單廠商送貨進貨單退貨單進 / 退貨應付帳款立帳庫存管理系統進貨庫存增加退貨庫存減少應付憑單應付管理系統付款流程 97

98 5-1 應付憑單作業流程廠商和公司請款時所使用的單據, 透過此單據可作對帳憑證紀錄此次與廠商的貨款來源應付帳款金額以及預計付款日 98

99 5-1 應付憑單作業流程應付憑單產生方式有三種直接結帳 : 適用隨貨附發票手動新增 : 適用廠商緊急請款自動結帳 : 適用月結, 一次可產生多家廠商的應付帳款採購管理系統進貨單建立作業退貨單建立作業方式 : 隨貨附發票是直接結帳否應付憑單建立作業方式 : 手動輸入否整批結帳是應付帳款明細表未結案應付明細表模擬付款明細表. 方式 : 整批產生 / 月結應付憑單自動結帳作業 99

100 5-1 應付憑單建立作業 - 手動結帳使用時機 : 當財務單位開立好發票資料, 由業務人員跟客戶請款時, 就可以執行結帳單流程來記錄要跟客戶請款的應收帳款相關資料作業位置 : 應付管理系統 \ 日常異動處理 \ 應付憑單建立作業案例操作 : 月底, 成功科技會計人員執行當月份應付帳款結帳, 廠商 - 冠軍公司當月份交易內容如下 : 廠商代號名稱進 ( 退 ) 貨日期進 ( 退 ) 貨金額進 ( 退 ) 貨稅額發票號碼 1004 冠軍公司 2016/03/25 $555,000 $27, /03/27 $3,600 $3,780 BB

101 101

102 102

103 重點說明來源 : 憑証單別 : 只有來源選擇 9. 其它, 憑証單別可以不輸入, 其餘的來源皆須維護憑証單別單號欄位註 : 來源進貨應付帳款增加金額為正數退貨應付帳款減少金額為負數可看到前置單據, 帶回後做結帳, 欄位查詢 F2 單選 ;F3 複選發票資料 : 輸入此次多張進貨 / 退貨單對應的發票日期及發票號碼, 若此單據已確認才須補入發票, 可利用工具列上的發票資料修改鈕維護單據存檔確認後都可利用工具列上的串查功能檢視進貨單及退貨單是否已回寫結帳碼應付憑單單別 - 單號 - 序號進貨退貨單一旦有了應付憑單, 則進貨退貨單不可再修改, 若要修改必須將對應的應付憑單作廢或刪除才可修改進貨退貨單 103

104 動手做做看! 應付憑單建立作業案例操作 : 月底, 成功科技會計人員執行當月份應付帳款結帳, 廠商 - 冠軍公司當月份交易內容如下 : 廠商代號名稱進 ( 退 ) 貨日期進 ( 退 ) 貨金額進 ( 退 ) 貨稅額發票號碼 1004 冠軍公司 2016/03/25 $555,000 $27, /03/27 $3,600 $3,780 BB

105 常見問題 Q&A 此次進貨有一筆保險費 2000 元需付給保險公司, 而保險費又沒有在進貨資料中, 則結帳時單身來源應選擇什麼? 因保險費的費用並不付給進貨的廠商, 因此來源不能選擇 1. 進貨應選擇 9. 其它, 如下圖 : 1. 來源 :9 其它 2. 憑證單別單號序號 : 空白不輸入 3. 憑證日期 : 輸入實際發票日或單據日 4. 會計科目 : 請輸入保險費會科 5. 應付金額 : 請輸入此次付款金額 105

106 NOTE 課程回顧查詢出到目前為止, 遲交的品項資料, 聯繫廠商查看是否有庫存不足的料件需採買, 如需採買則建立請採購單檢查因應生產的採購計劃, 是否正式發出採購單處理各單位發出的請購單, 檢視需求, 聯繫採購廠商品號再補貨建議表廠商預計進貨表請購資料更新作業採購計劃維護作業針對與廠商敲定的採購內容, 產生採購單, 聯繫廠商並下單若有已入庫但瑕疵的品項, 聯繫廠商, 確認執行退貨或折讓針對被品保驗退的品項, 聯繫廠商收回, 並通知倉管請購資料維護作業廠商進貨明細表驗退件退回作業退貨單建立作業列印出隔日預計會進貨的品項, 建立單據通知倉管廠商預計進貨表進貨單建立作業 106

107 每堂課只需 3.5 小時, 高效學習透過報表提早進行因應對策數據管理課程費用 :1500 元或使用點數 1 點 ( 服務合約的經營管理加值課程點數 ) 報名方式 : 可至或洽詢專線分機 2843 分機

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<5C5C31302E34302E E CB1D0BEC7B14DA5CEB0CF5C312EA457BDD2B1D0A7F75C B1D0A7F75C434D5C434F534D4F53B074BE50B9EAA740BA74BD6DAF5A2DB1C4C1CAB460C0F42E > 配銷實作演練班 - 採購循環 ( 示範用教材 ) 1 課前提醒 1. 環境介紹洗手間 / 茶水間 2. 課程進行方式本課程採實作練習, 課程內容以標準流程授課並提供學員上機操作, 以達最大學習成效與應用 ( 教材案例供上課演練用, 非正式公司資料, 僅供參考!) 3. 課後問卷與關懷問卷 : 當天課後請上網填線問卷並測驗 2 課程地圖採購職能財務職能 1. 配銷實作演練班採購循環 1. 訂金預付款流程