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1 配銷實作演練班 - 採購循環 ( 示範用教材 ) 1

2 課前提醒 1. 環境介紹洗手間 / 茶水間 2. 課程進行方式本課程採實作練習, 課程內容以標準流程授課並提供學員上機操作, 以達最大學習成效與應用 ( 教材案例供上課演練用, 非正式公司資料, 僅供參考!) 3. 課後問卷與關懷問卷 : 當天課後請上網填線問卷並測驗 2

3 課程地圖 採購職能 財務職能 1. 配銷實作演練班採購循環 1. 訂金預付款流程 採購進貨 結帳付款 訂金處理 財務職能 1. 財務實作演練班付款循環 3

4 採購循環ERP 整體流程說明 庫存不足 產品用料 庫存不足 ( 原物料 ) 庫存不足 ( 成品 / 半成品 ) 銷 / 退貨應收帳款立帳 產品銷貨 提供庫存量 完工入庫 加工應付 材料進貨 材料費應付帳款立帳 收票 生產成本計算 開票 切立傳票 切立傳票 切立傳票 4

5 5

6 課程大綱 一 採購系統單據性質設定二 請購流程三 採購流程 採購變更流程 四 進貨流程 退貨流程五 應付立帳流程 休息 10 分鐘 6

7 課程目標 1. 清楚採購系統各作業流程 廠商請款流程 2. 學會且能自行輸入採購系統日常作業單據 廠商應付憑單 數位課程 系統別 庫存管理系統 採購管理系統 應付管理系統 講師的小提醒 : 若您在上課前尚未進行數位課程學習, 建議課後可再利用以上課程複習, 加強系統熟悉度 7

8 日常單據建立前準備 採購流程基本資料檢核 : 8

9 單據性質設定作業 作業位置 : 採購管理系統 \ 基本資料管理 \ 單據性質設定作業 為何做 : 沒有設定就不能建立單據 怎麼做 : 規劃出公司需要輸入什麼單據 何時做 : 正式建立單據之前 9

10 重點說明 單別 : 區分不同的單據特性, 前兩碼可為表單據性質, 後二碼可為數值或英文, 此欄位最多 4 碼 例 :33. 採購單, 後 1 碼為英文代碼, 則 : 國內採購單 33A 國外採購單 33B 編碼方式 : 應用在單據上的 單號 欄位, 主要定義此單別所對應之單號編碼規則, 日後輸入單據系統可自動預設 單號, 此欄位最多 11 碼, 例如 : 在 2015 年 6 月 16 日輸入一張單據, 而系統年碼數 4 碼流水號 3 碼, 若選擇 : (1) 日編 (2) 月編 (3) 流水若 8 碼 (4) 手動編碼 自行輸入, 系統不預設 10

11 重點說明 目的 : 此次核價單 採購單或進貨單的價格, 是否可做為下次採買料品時單價來源之一 可設定的單據 :32. 核價單 33 採購單 34 進貨單 11

12 重點說明 目的 : 若公司是憑採購單收料或退料, 則可利用此功能做單據上的設定, 可強化企業內部流程的管理 可設定的單據 : 34. 進貨單 35. 退貨單 12

13 重點說明 目的 : 針對進貨單或退貨單一旦確認, 系統會自動產生對應的應付憑單, 此方式適用隨貨附發票, 當下可認列此應付帳款 可設定的單據 :34. 進貨單 35. 退貨單 13

14 重點說明 選擇產生方式 :(1) 整張 (2) 逐筆 進貨單 進貨日期 101/07/ 辦公桌 2 張 11, 辦公椅 2 張 735 整張 逐筆 應付憑單 ,285 應付憑單 ,

15 採購循環整體流程說明 請購單 採購單 採購管理系統 採購變更 廠商送貨 進貨單退貨單 進 / 退貨應付帳款立帳 庫存管理系統 進貨 庫存增加退貨 庫存減少 應付憑單 應付管理系統 付款流程 15

16 請購流程說明 需求人員提出購買需求 由主管簽核後交給採購人員 指定結案 否 採購人員檢視前端購買需求 決定該筆品項是否需採買 決定跟哪家廠商採買 決定採購數量 單價與交期 是 拋轉成正式採購單 系統自動產生 16

17 2-1 請購單作業目的 內部需求人員提出欲購買品項之憑證 記錄欲購買的品項 數量 需求日 17

18 2-1 請購單流程 需求人員提出購買需求 由主管簽核後交給採購人員 修改 否 是 是 需求單位主管審核 需求單位可追蹤未請購的品項 請 採購流程 18

19 2-1 請購單建立作業 使用時機 : 欲向廠商訂購貨品前, 因應公司內部管理需求, 先進行內部審查通過才可向廠商正式採購 作業位置 : 採購管理系統 \ 請購資料管理 \ 請購單建立作業 案例操作 : 本月 4 日物管人員提出申請採買需求, 請購資料需求如下 : 19

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21 重點說明 請購人員 請購部門 : 來源別 : 最低補量 : 需求人員可填上自己名字及部門, 日後若採購人員有問題, 以利連繫 因讓張請購單為自行手動新增, 則來源為其它, 若此請購單為前端需求而拋轉則來源別共計有 :MRP LRP 再補貨建議表 BOM 自動請購 訂單轉請購 製令需求檢視表, 此欄位由系統自動產生, 無法手動修改 意指最少採購的數量, 此欄位是由 品號基本資料 預設帶回, 提供相關人員參考 鎖定碼 : 此欄位由 請購資料維護作業 更新, 若採購人員已確認此請購需求, 會將 鎖定碼 打勾, 以區分已審核及未審核資料, 不可自行手動打勾, 已鎖定的資料, 請購單不能取消 採購單號 : 不需輸入, 執行 請購資料更新作業 後由系統產生對應之 採購單 並回寫 採購單號 結案碼 : 系統自動更新, 不可手動修改, 可分為以下三種狀況 : N : 未結案 : 此品項尚未採購, 需求人員提出需求時系統的預設 Y: 自動結案 : 當此請購單產生對應的採購單時即為 Y y: 指定結案 : 在尚未產生對應採購單之前, 決定不採買則可利用 請購資料維護作業 將請購單結案, 以掌握請購單狀態 21

22 想了解更多報表管理及應用, 可至 或 洽詢專線 分機 2843 或分機 1025 報表應用 - 請購單明細表 使用時機 : 將需求單位的欲請購的品項以明細的方式呈現出來, 採購單位也可用來追蹤請購單的處理進度 作業位置 : 採購管理系統 \ 請購資料管理 \ 請購單明細表 22

23 23

24 常見問題 Q&A Q1 請購單資料建立作業單身的 參考單別 - 單號 - 序號 的欄位是做什麼用的? A1 公司若有使用 批次需求管理系統, 而來源為客戶訂單時, 系統會將訂單資料帶入 Q2 請購單有請購二筆品項, 若其中一筆不再購買應該如何處理? A2 可利用 請購單資料維護作業 工具列上的 指定結案 24

25 常見問題 Q&A Q3 請購單資料建立作業為何不可以取消確認? A3 採購人員已在 請購資料維護作業 將鎖定碼 25

26 2-2 請購資料維護作業目的 採購人員檢視需求單位欲採買的品項內容 檢視採購之廠商 採購品項 數量 價格 26

27 2-2 請購資料維護流程 需求人員提出購買需求 由主管簽核後交給採購人員 指定結案 採購人員檢視前端購買需求 決定該筆品項是否需採買 決定跟哪家廠商採買 決定採購數量 單價與交期 否 是 27

28 2-2 請購資料維護作業 使用時機 : 將需求的商品數量 價格及交期確定, 做為後續產生採購單之依據 作業位置 : 採購管理系統 \ 請購資料管理 \ 請購資料維護作業 案例操作 : 4 日成功科技採購接獲內部的請購需求, 根據物管單位的請購單, 向廠商 - 大同公司 ( 代號 1011) 詢價, 廠商報價資料如下 : 28

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31 重點說明 此單據只可 查詢, 接著選擇要進行維護的請購品項 資料, 因為一個畫面只顯示一個品項的資料, 因此必須一筆一筆核對請購資訊 按下 修改 鈕進行資料維護, 作業畫面的左半部是顯示原始請購單的內容, 不得修改 ; 各項採購資訊須在右方進行維護 採購人員 供應廠商 交貨庫別, 若在 庫存系統 \ 品號資料建立作業 有設定, 便會自動帶出為預設值, 可視實際狀況修改 結案碼 : 系統自動更新, 不可手動修改, 可分為以下三種狀況 : N : 未結案 : 此品項尚未採購, 需求人員提出需求時系統的預設 Y: 自動結案 : 當此請購單產生對應的採購單 y: 指定結案 : 在尚未產生對應採購單之前, 採購人員決定不採買則可利用工具列上的 指定結案 將請購單結案, 後續不會被轉出採購單 鎖定碼 : 採購碼 採購單號 : 若採購人員已確認此請購需求, 會將 鎖定碼 打勾, 以區分已審核及未審核資料, 已鎖定者, 原請購單不能取消 不需輸入, 執行 請購資料更新作業 後由系統產生對應之 採購單 並回寫 採購單號 ; 採購碼 打勾表示已經產生採購單, 且 結案碼 會被更新成 Y: 自動結案, 無法再拋轉產生採購單, 也無法再修改請購資料 31

32 動手做做看! 將詢價的結果輸入到系統吧! 作業位置 : 採購管理系統 \ 請購資料管理 \ 請購資料維護作業 案例說明 : 4 日成功科技採購接獲內部的請購需求, 根據物管單位的請購單, 向廠商 - 大同公司 ( 代號 1011) 詢價, 廠商報價資料如下 : 32

33 常見問題 Q&A Q1 若採購人員想知道目前還有哪些請購單未產生採購單, 則可如何快速查詢? A1 可檢視 已請未購明細表 做利用狀態碼篩選 未結案 查詢 33

34 2-3 請購資料更新流程 請購資料流程 指定結案 否 是 拋轉採購單 系統自動產生 34

35 2-3 請購資料更新作業 使用時機 : 將請購資料維護作業的內容, 由系統自動產生採購單 作業位置 : 採購管理系統 \ 請購資料管理 \ 請購資料更新作業 案例操作 : 採購人員透過 請購資料更新作業 產生採購單, 正式向廠商 - 大同公司下單採購 : 35

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41 重點說明 可選取請購單號, 決定是否要運用 鎖定碼 選項來篩選已檢視過的請購品項產生採購單, 接著輸入採購日期 採購單別, 作為後續產生單據的依據 產生出來的採購單, 可至 報表工作佇列 中的 批次 頁面查看執行狀況, 若已完成, 則可在右下方看到對應的採購單別 單號 請購資料更新作業完成後, 產生的採購單號會回寫至請購資料, 可到 請購資料維護作業 和 請購單建立作業 中檢視系統回饋之採購單資訊 41

42 動手做做看! 將詢價後的請購單拋轉成採購單吧! 作業位置 : 採購管理系統 \ 請購資料管理 \ 請購資料更新作業 案例說明 : 採購人員透過 請購資料更新作業 產生採購單, 正式向廠商 - 大同公司下單採購 小提醒 : 執行 請購資料更新作業 後, 可以到 採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 採購單建立作業 查詢系統產生的採購單 42

43 常見問題 Q&A Q1 若同一間廠商的請購單是否可產生同一張採購單? A1 在 請購資料更新作業 之頁面中, 若有勾選 相同交貨日彙總產生, 因此 請購單 之 交貨日 品號 交貨庫別 供應廠商 採購人員 採購幣別 課稅別 急料 採購單位 欄位資料相同時, 即可合併產生成同一張 採購單 43

44 採購循環整體流程說明 請購單 採購單 採購變更 廠商送貨 進貨單退貨單進 / 退貨應付帳款立帳 庫存管理系統 進貨 庫存增加退貨 庫存減少 應付憑單 應付管理系統 付款流程 44

45 3-1 採購資料建立作業目的 採購人員交付給廠商採買品項, 是張對外的單據憑證 記錄採購之廠商 採買的品項 數量 價格 45

46 3-1 採購單作業流程 無請購流程 有請購流程 修改 否 是 將憑證交給廠商正式下採購 46

47 3-1 採購單建立作業 使用時機 : 當採購人員要對供應廠商採買料料品時, 可以利用用作業輸入相關的採購資料, 作為正式下採購單給供應廠商的依據 作業位置 : 採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 採購單建立作業 案例操作 : 10 日, 成功流通採購人員進行例行性採買, 向國內供應廠商 ( 代號 1001) 下單採購, 內容如下 : 47

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49 重點說明 訂金比率 : 與廠商下採購單後, 若廠商欲收一次訂金, 則維護訂金比率欄位, 後續人員可針對此採購的訂金做結帳並且付款 ; 訂金金額 = 採購單總金額 * 訂金比率 % 已交數量 : 系統由後續的 進貨單 及 退貨單 的數量更新, 不須手動輸入 結案碼 : 系統自動更新, 不可手動修改, 可分為以下三種狀況 : N : 未結案 : 採購品項尚未全數進貨, 已交數量 < 採購數量 Y: 自動結案 : 採購品項已全數進貨, 已交數量 採購數量 y: 指定結案 : 在尚未全數交貨前, 因某些因素必須中止進貨, 此時須將不再進貨的品項結案, 則可透過 採購變更單 或 採購指定結案作業 將採購單結案, 以掌握採購單狀態 請購單別 單號 序號 : 若此採購單是由請購單更新作業拋轉過來, 則會記錄請購單據的資訊 註 : 採購單產生方式有 : (1) 訂單轉採購單 (2) 請購資料更新作業 (3) 複製前置單據可選 [ 採購單 ] 採購單建立作業工具列上功能 (4) 手動新增 49

50 動手做做看! 手動建立採購單吧! 作業位置 : 採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 採購單建立作業 案例說明 : 10 日, 成功流通採購人員進行例行性採買, 向國內供應廠商 ( 代號 1001) 下單採購, 內容如下 50

51 常見問題 Q&A Q1 在採購系統的進貨單資料要如何判定某筆進貨交易已逾期? A1 當採購單單身 預交日 < 進貨單單頭 單據日, 則系統會判定此筆交易逾期, 則 逾期碼 Q2 採購單上的價格取價順序為何? A2 取價順序為以下來源 : 採購管理系統 / 基本資料管理 / 品號廠商建立作業 品號資料建立作業 售價頁籤 最近進價 品號資料建立作業 售價頁籤 標準進價 以上若無資料, 則手動輸入 51

52 採購循環整體流程說明 請購單 採購單 採購變更 廠商送貨 進貨單退貨單進 / 退貨應付帳款立帳 庫存管理系統 進貨 庫存增加退貨 庫存減少 應付憑單 應付管理系統 付款流程 52

53 3-2 採購變更單建立作業目的 ( 一 ) 需求調整 : 記錄產品數量追加 價格調整 進貨日修改 ( 二 ) 追加品項 : 記錄增加採購其它產品 ( 三 ) 取消購買 : 針對某一產品取消購買 全部產品皆取消購買 變更後 變更前 53

54 3-2 採購變更單流程 採購員 要求變更 同意變 更 修改 / 作廢 否 是 通知 廠商資材單位 系統自動更新 54

55 3-2 採購變更建立作業 使用時機 : 已核准的採購單有變更需求時, 可透過 採購變更建立作業 進行變更, 並同時留下歷史變更紀錄 作業位置 : 採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 採購變更單建立作業 案例操作 : 23 日, 成功流通採購人員通知廠商, 針對之前採購單進行變更, 變更內容如下 : 55

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58 重點說明 變更版次 : 是由系統自動顯示流水號, 表達目前該張訂單是第幾版的變更, 每變更一次就會自動加 1 續增版次號碼, 要注意的是前一若是尚未完成確認動作, 就無法繼續新增下一版次的變版, 變更版次由系統自動產生, 切勿手動修改 整張結案 : 原採購所有品項都不購買, 則勾選 整張結案 單身不用輸入任何資料, 此單據可直接存檔確認, 而原採購單單身所有資料皆被更新為 y. 指定結案 指定結案 : 只針對某一品項不買了, 則在單身欄位勾選 指定結案, 而原採購單單身此品項則被更新為 y. 指定結案 追加 : 原本未購買, 客戶通知追加其它商品, 則可在 原序號 欄位輸入該採購單不存在之 序號, 且在輸入要採購的品項 數量 單價 預交日, 後續原採購單單身會多一筆資料, 結案碼會為 N. 未結案 58

59 動手做做看! 手動建立採購變更單吧! 作業位置 : 採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 採購變更單建立作業 案例說明 : 23 日, 成功流通採購人員通知廠商, 針對之前採購單進行變更, 變更內容如下 : 59

60 想了解更多報表管理及應用, 可至 或 洽詢專線 分機 2843 或分機 1025 報表應用 - 採購預計進貨表 使用時機 : 以採購單預計進貨日期 ( 預交日 ) 的角度, 提供採購人員查詢未來一段期間內, 預計進貨的明細資料 作業位置 : 採購管理系統 \ 報表列印 \ 採購預計進貨表 60

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62 常見問題 Q&A Q1 採購變更單是否可以變更廠商? A1 變更單是不能變更廠商的, 建議有以下二種做法 : 將原採購單作廢, 另外新增一張採購單 可保留原記錄 ( 較佳 ) 直接將原採購單取消確認再修改 不能保留記錄 62

63 採購循環整體流程說明 請購單 採購單 採購變更 廠商送貨 進貨單退貨單進 / 退貨應付帳款立帳 庫存管理系統 進貨 庫存增加退貨 庫存減少 應付憑單 應付管理系統 付款流程 63

64 4-1 進貨單建立作業目的 廠商送貨到公司所使用的單據憑證 記錄廠商此次實際送貨的品項 數量 價格及送貨日 64

65 4-1 進貨作業流程 採購管理系統 庫存管理系統 進貨單前置單據來源 : (1) 採購單建立作業 (2) 暫出 / 入單建立作業 (3) 可以無前置單據 隨貨附發票 月結開發票 ( 應付管理系統 ) 品保單位進行驗收 不合格 合格 交付給廠商 65

66 4-1 進貨單建立作業 使用時機 : 當供應廠商依採購需求到貨時, 由資材單位根據採購單記錄料品 進貨數量及交期, 到貨簽收 作業位置 : 採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 進貨單建立作業 66

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68 重點說明 進貨數量 : 此次廠商送貨的數量, 此欄位須依實際點收數量維護 驗收數量 : 意指良品數, 庫存數量增加以此欄位判斷 驗退數量 : 意指進貨當下即發現的不良品數, 可退回給廠商 計價數量 : 須付錢給廠商的數量 例如 : 假設有一張採購單採購數量 100 個, 單價 10 元, 廠商進貨數量為 105 個, 品管檢驗 : 良品 103, 不良品 2, 但在付款時只付廠商 100 個, 因此維護方式如下 : 註 :(1) 因此以上四個欄位代表不同的定義 (2) 進貨數量 = 驗收數量 + 驗退數量 68

69 重點說明 進貨費用 : 逾期碼 : 若有其它費用須計算在此次的進貨成本, 但不付給此間供應商, 則費用可維護在此欄位 ; 例如 : 運費 保險費 當廠商進貨的日期遲於原始採購單預交日, 系統會自動勾選, 不可手動修改 例如 : 採購單上預交日為 6/24, 廠商進貨日為 6/25 進貨日 > 預交日 進貨日 預交日 檢驗狀態 : 此品項進貨時是否交由品保做檢驗, 合格品才可放入倉庫, 不合格品項退回廠商, 此欄位不可手動修改, 由系統自動更新, 若狀態 : 1. 待驗 代表進貨時, 此品項須交由品保單位檢驗, 後續 驗收數量 驗退數量 須由 進貨單驗收作業 回寫 2. 免檢 代表進貨時此品項不須由品保單位驗收, 因此系統會將 進貨數量 直接預設為 驗收數量, 此批貨可直接入庫 3. 不良 當此品項的 驗退數量 欄位有數量時, 則系統會更新為不良 註 : 品項是否要做進料檢驗, 是透過 庫存管理系統 \ 品號資料建立作業 設定, 預設帶回進貨單 69

70 重點說明 批號 : 採購單別單號序號 : 結帳碼 : 應付單別單號序號 : 發票資料 若 品號資料建立作業 中, 設定該品號須作 批號管理, 則須輸入 批號, F2 開窗可查詢已建立在 批號資料建立作業 中的批號,F3 開窗可由系統依照 編碼原則設定作業 的批號編碼規則自動編碼 記錄此進貨單對應的採購單資訊, 在進貨單確認後, 驗收數量會更新此採購之 已交量, 以便掌握採購單進貨狀況 用來顯示此筆進貨單是否已經結帳 ( 產生應付帳款 ), 若已結帳系統會更新結帳碼為, 一旦勾選此筆進貨單不可再修改 用來記錄此筆進貨單結帳後產生應付憑單資訊, 已結帳的進貨單不可再修改 廠商進貨時有開發票, 則為隨貨附發票, 須將發票資料與發票日期維護在單頭發票資料頁籤, 若此單據已確認, 則可利用工具列上 發票資料修改 功能補入發資號碼 70

71 動手做做看! 手動輸入進貨單吧! 作業位置 : 採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 進貨單建立作業 71

72 常見問題 Q&A Q1 進貨單的單價是否一定須與採購單單價相同? A1 可以不相同, 但須要有售價及修改的權限 Q2 若此進貨單已確認, 但此時才須調整價格, 是否可在不取消確認下修改價格? A2 可以, 但此單據不可產生應付憑單 在進貨單建立作業的工具列上, 利用 $ 符號可再調整價格 72

73 4-2 進貨驗收流程 採購管理系統 庫存管理系統 進貨單前置單據來源 : (1) 採購單建立作業 (2) 暫出 / 入單建立作業 (3) 可以無前置單據 隨貨附發票 月結開發票 ( 應付管理系統 ) 品保單位進行驗收 不合格 合格 73

74 4-2 進貨單驗收作業 使用時機 : 由品管單位進行檢驗動作, 確實登錄商品進貨內容, 不合格料品通知收料單位另行存放, 待廠商取回 作業位置 : 採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 進貨單驗收作業 案例操作 : 收料後, 由品管課進行商品檢驗, 驗收結果如下 : 驗退數量後續由廠商收走, 資材人員將結果記錄於 驗退件退回作業 74

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78 重點說明 此單據利用 查詢 方式將進貨單資料帶回, 再按下 修改 鈕, 輸入相關欄位, 此作業一次只可檢視一個品項 驗收數量 : 意指良品數, 庫存數量增加以此欄位判斷 計價數量 : 須付錢給廠商的數量 驗退數量 : 意指進貨當下即發現的不良品數, 可退回給廠商 後續, 進貨單驗收作業的檢驗結果將會自動更新到 進貨單建立作業 中的驗收 驗退 計價數量及檢驗狀態, 同時, 也將更新 採購單建立作業 中的已交數量及結案碼 由於水蜜桃酒有進行批號管理, 因此, 進貨單確認後, 系統自動更新 庫存管理系統 / 批號資料管理 / 批號資料建立作業 78

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80 重點說明 原進貨單別 : 按 F2 開窗可查詢到未退回的進貨驗退件資料, 確認無誤後帶回, 系統會自動帶出 退回數量 備註 : 可作將來備查資料, 例如 : 記錄是哪位司機送回廠商 驗退件退回不可分批退還 80

81 動手做做看! 手動輸入檢驗結果吧! 作業位置 : 採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 進貨單驗收作業驗退件退回作業 案例說明 : 收料後, 由品管課進行商品檢驗, 驗收結果如下 : 驗退數量後續由廠商收走, 資材人員將結果記錄於 驗退件退回作業 81

82 想了解更多報表管理及應用, 可至 或 洽詢專線 分機 2843 或分機 1025 報表應用 - 廠商進貨統計表 ( 須先執行統計資料更新作業 ) 使用時機 : 統計供應商某段期間內進貨的金額, 同時可查詢交貨及品質評等狀況, 以提供採購人員稽核廠商進貨品質 作業位置 : 採購管理系統 \ 報表列印 \ 廠商進貨統計表 82

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84 常見問題 Q&A Q1 如何設定品號須做進料檢驗? A1 請在 庫存管理系統 / 基本資料管理 / 品號資料建立作業 中設定 84

85 採購循環整體流程說明 請購單 採購單 採購變更 廠商送貨 進貨單退貨單進 / 退貨應付帳款立帳 庫存管理系統 進貨 庫存增加退貨 庫存減少 應付憑單 付款流程 應付管理系統 85

86 4-3 退貨單建立作業目的 退貨給廠商或扣廠商貨款時所使用的單據憑證 記錄哪一間廠商的不良品 不良數量以及須扣款的金額 86

87 4-3 退貨單作業流程 入庫後發現不良或瑕疵品 退貨 : 輸入數量 單價及金額 折讓 : 輸入金額 修改 列印單據 否 是 退貨 交付廠商 系統自動更新 87

88 4-3 退貨單建立作業 使用時機 : 採購進貨入庫的料件, 在儲存或製造期間發現不良狀況, 與供料廠商協商後續處理方式, 一是將不良料件退回, 或是只做進貨金額折讓不做數量退回 作業位置 : 採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 退貨單建立作業 案例操作 : 28 日成功流通資材部收到製造課的通知, 發現材料有損壞與瑕疵狀況, 經採購單位與廠商協商同意後, 將不良品退回給廠商, 退貨內容如下 : 88

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91 重點說明 複製前置單據 : 退貨時若須對應到進貨單, 可在工具列上利用 複製前置單據 帶入對應的進貨單 或是在單身 品號 欄位利用 F4 功能鍵帶入對應的進貨單, 亦可在單身的 進貨單別 欄位利用 F2 功能開窗查詢到進貨單 當廠商進貨的品項有不良, 要求退貨給廠商或是扣廠商貨款, 可能情況如下 : 1. 退貨 : 品項退回廠商 庫存數量減少 ; 應付帳款減少 2. 扣款 : 品項未退回廠商, 但產品是有瑕疵, 要扣廠商貨款 庫存數量不變 ; 應付帳款減少 因此維護方式如下 : 例如 : 退貨 2 個 ; 維護以下欄位例如 : 扣款 500 元 91

92 重點說明 數量 : 此次退貨的數量, 系統預設進貨單上的數量, 若是部份退貨須依實際退貨數量修改 進貨單別 單號 序號 : 記錄此退貨單對應的進貨單資訊, 但不影響進貨單上的進貨數量 採購單別 單號 序號 : 若退貨單有對應採購單資訊, 在退貨單確認後, 退貨數量會更新此採購單之 已交量, 以便掌握採購進貨狀況 結帳碼 : 用來顯示此筆退貨單是否已經結帳 ( 產生應付帳款 ), 若已結帳自系統會更新結帳碼為, 並且會回寫應付憑單單別 單號 序號 應付憑單單別 單號 序號 : 用來記錄此筆退貨單結帳後產生的應付憑單資訊, 已結帳的退貨單不可再修改 92

93 動手做做看! 手動輸入退貨資料吧! 作業位置 : 採購管理系統 \ 日常異動處理 \ 退貨單建立作業 案例說明 : 28 日成功流通資材部收到製造課的通知, 發現材料有損壞與瑕疵狀況, 經採購單位與廠商協商同意後, 將不良品退回給廠商, 退貨內容如下 : 93

94 想了解更多報表管理及應用, 可至 或 洽詢專線 分機 2843 或分機 1025 報表應用 - 退貨單明細表 使用時機 : 將退貨單中的詳細資料, 以明細的方式呈現, 提供採購人員核對退貨的明細資料 作業位置 : 採購管理系統 \ 清單與明細表 \ 退貨單明細表 94

95 95

96 常見問題 Q&A Q1 A1 已輸入 退貨單 且已有確認但卻未回寫 採購單 的已交數量, 原因為何? 因為 退貨單 單身沒有輸入採購單單別和單號 序號 兩者差異 有採購單資料才會回寫採購單之已交數量 沒有採購單資料不會回寫採購單之已交數量 96

97 採購循環整體流程說明 請購單 採購單 採購變更 採購管理系統 廠商送貨 進貨單退貨單進 / 退貨應付帳款立帳 庫存管理系統 進貨 庫存增加退貨 庫存減少 應付憑單 應付管理系統 成立應付帳款 付款流程 97

98 5-1 應付憑單建立作業目的 廠商和公司請款時所使用的單據, 透過此單據可做對帳憑證 記錄此次與廠商的貨款來源 應付貨款金額以及預計付款日 98

99 5-1 應付憑單作業流程 應付憑單產生方式有三種 直接結帳 : 適用隨貨附發票 手動新增 : 適用廠商緊急請款 自動結帳 : 適用月結, 一次可產生多家廠商的應付帳款 採購管理系統 99

100 5-1 應付憑單建立作業 - 手動結帳 使用時機 : 當廠商開立好發票資料, 交由財務人員請款時, 就可以執行應付帳款結帳流程來記錄廠商請款的相關資料 作業位置 : 應付管理系統 \ 日常異動處理 \ 應付憑單建立作業 案例操作 : 成功流通會計人員執行當月份應付帳款結帳, 結帳對象為廠商 - 國內供應廠商, 當月份交易內容如下 : 廠商代號名稱進 ( 退 ) 貨日期進 ( 退 ) 貨金額進 ( 退 ) 貨稅額發票號碼 100

101 101

102 重點說明 來源 : 只有來源選擇 9. 其它, 憑証單別可以不輸入, 其餘的來源皆須維護 憑証單別 單號 欄位 註 : 來源進貨 應付帳款增加, 金額為正數退貨 應付帳款減少, 金額為負數 憑証單別 : 開窗可查詢前置單據, 欄位查詢 F2 單選 ;F3 複選 單據帶入後, 系統會自動帶出帳款金額及稅額等資料 發票資料 : 輸入此次多張進貨 / 退貨單對應的發票日期及發票號碼, 若此單據已確認才須補入發票, 可利用工具列上的 發票資料修改 鈕維護 單據存檔確認後, 可利用工具列上的 串查 功能檢視進貨單及退貨單是否已回寫結帳碼 應付憑單單別 - 單號 - 序號 進貨 退貨單一旦有了應付憑單, 則進貨 退貨單不可再修改, 若要修改必須將對應的憑付憑單作廢或刪除, 才可修改進貨 退貨單 102

103 動手做做看! 利用系統結算應付帳款吧! 作業位置 : 應付管理系統 \ 日常異動處理 \ 應付憑單建立作業 案例說明 : 成功流通會計人員執行當月份應付帳款結帳, 結帳對象為廠商 - 國內供應廠商, 當月份交易內容如下 : 廠商代號廠商名稱 進 ( 退 ) 貨日期進 ( 退 ) 貨金額 發票號碼 103

104 常見問題 Q&A Q1 A1 此次進貨有一筆保險費 2,000 元需付給保險公司, 而保險費又沒有在進貨資料中, 則結帳時單身來源應選擇什麼? 因保險費的費用沒有來源單據, 因此來源不能選擇 進貨 應選擇 9. 其它, 如下圖 : 1. 來源 :9 其它 2. 憑證單別 單號 序號 : 空白不輸入 3. 憑證日期 : 輸入實際發票日或單據日 4. 會計科目 : 請輸入保險費會科 5. 應付金額 : 請輸入此次付款金額 104

105 課程回顧 一 採購系統單據性質設定二 請購流程三 採購流程 採購變更流程四 進貨流程 退貨流程五 應付立帳流程 105

106 每堂課只需 3.5 小時, 高效學習 透過報表提早進行因應對策 數據管理 課程費用 :1500 元或使用點數 1 點 ( 服務合約的經營管理加值課程點數 ) 報名方式 : 可至 或 洽詢專線 分機 2843 或分機

107 Thank You 107

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