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1 更新日期 : 院長電子信箱 建議改採西元紀 按採用西元紀年記載確有利於國際接軌, 惟我國除 公 年一案 文程式條例 第 6 條定, 公文應記國曆年 月 日外, 尚有許多定以國曆記載的法令, 如採行西元紀年必須進行 修法 另我國國民身分證 健保卡及各項人民申請書有關年 份記載的格式也需配套修正, 牽涉及影響層面廣泛, 需凝聚 社會共識後始能研議推動 詢問有關證書 ( 有關證書蓋用機關印信及首長職銜簽字章, 文書處理 如在職證書 ) 用 手冊 第 40 點 ( 三 )1 已有確規定 另所提是否需再以章 印問題一案 戳註本案依分層規定授權 ( 單位 ) 主管決行一節, 查機關公 文除蓋用機關印信及首長職銜簽字章外, 另得以章戳註本 案依分層規定授權 ( 單位 ) 主管決行, 係原 行政機關分層負 責實施要項 第 11 點之規定, 惟該要項已於 96 年 10 月 5 日 停止適用 詢問 文書處理手 基於法規名稱毋須使用引號, 上開要點係屬行政規則, 冊 第 78 點 ( 五 ) 本院將於下次修正文書處理手冊時予以標註引號, 以臻確 有關 行政院及所 屬各機關處理人 民陳情案件要點 之引號於 99 年 1 月 22 日修正時被 刪除一案 詢問發文附件涉 一 依 文書處理手冊 第 60 點規定, 機密文書保密期限或 有人民個資之解 解除機密條件之標示, 應具體確 ; 其解密條件如下 : 密條件疑義一案 本件至某年某月某日解密 本件於公布時解密 及 其他 ( 其他特別條件或另行檢討後辦理解密 ) 按 附件 抽辦後解密 之解除機密條件, 係屬上開規定所稱 其 他 之類別, 查本院 102 年 12 月 6 日院臺綜字第 號函釋略以, 機密文書解密條件為 附件抽 存後解密, 應適用於附件已完成機密等級及解密條件 標示者, 並於該附件之適當位置處標示密等及解密條件 或保密期限, 例如 : 密 ( 至 年 月 日解密 ) 二 公文附件如涉及個人資料, 應由受文機關視具體個案, 依相關法令規定本於權責判斷是否列為機密文書, 並具 體確標示其解密條件 ; 惟不管有無核列為機密文書, 各機關於處理過程中均應確遵 個人資料保護法 規定, 並採取相對維護措施 1

2 建議修正 文書處 機關公文是公務機關本於權責依相關法令所製作的文書 理手冊, 讓公務, 自應遵循一定的格式規範 目前各機關係使用語體文及 3 員能夠用民眾聽 段式結構 ( 主旨 說 辦法 ) 製作公文, 並非使用文言文, 得懂的話寫公文 惟其與一般口語化表達仍有區別 依 公文程式條例 第 8 一案 條規定, 公文文字應簡淺確, 並加具標點符號 文書處理 手冊 第 16 點規定, 公文製作之文字使用應儘量白曉暢, 詞意清晰, 以達 公文程式條例 第 8 條規定, 其作業要求 為正確 清晰 簡 迅速 整潔 一致 完整 ; 擬稿並須 條理分, 措詞以切實 誠懇 簡扼要為準, 所有模稜空 泛之詞 陳腐套語 地方俗語 與公務無關者, 均應避免 綜上, 各機關製作公文, 其文字之使用應符合 簡 淺 確 之要求, 讓民眾得以清楚瞭公文內容, 以強化與民 溝通效果 詢問 文書處理手 一 鑒於各機關公文書種類繁多, 本院訂頒之 文書處理手 冊 有關公文書格 冊 僅規範公文製作之一般原則及格式, 俾各機關據以 式規定疑義一案 遵循 依 文書處理手冊 第 3 點規定, 檢察機關之起 訴書 行政機關之訴願決定書 外交機關之對外文書 僑務機關與海外僑胞 僑團間往來之文書 軍事機關部 隊有關作戰及情報所需之特定文書或其他適用特定業務 性質之文書等, 除法律別有規定者外, 均得依據需要自 行規定其文書之格式, 並應遵守由左至右之橫行格式原 則 另手冊第 87 點 第 88 點有關公文用紙及各種表簿 格式之質料 尺度及格式等規定, 均屬各機關製作文書 時應遵循之原則性規範 是以, 各機關之文書製作, 得 依相關規定及其業務實需自行訂定格式, 並依不同文書 性質及業務需求使用不同性質紙張及製作封面 封底 另手冊第 16 點 ( 二 )14 規定, 文稿有 2 頁以上者應裝訂 妥當, 並於騎縫處蓋 ( 印 ) 騎縫章或職名章, 同時於每 頁之下緣加註頁碼, 上開規定僅係針對文稿部分予以規 範 至文稿以外之附件或所附相關資料是否蓋印騎縫章 或加註頁碼, 各機關可視業務實需本於權責自行決定 二 綜上, 有關所詢警察機關之移送書是否均為 1 式 2 份 ; 移送書之空白頁 封底編碼 蓋騎縫章及其用紙等疑義, 事涉警察機關依據之法規及其權責, 宜逕洽該警察機 關說 詢問文書處理相 為使本院及所屬機關於文書處理程序及格式上有共同依 關規定一案 循之標準, 本院訂有 文書處理手冊 該手冊所稱文書, 係 指處理公務或與公務有關, 不論其形式或性質如何之一切資 2

3 料 基於政府資訊公開原則, 本院業將 文書處理手冊 及 相關函釋等資訊公布於行政院全球資訊網, 供各界瀏覽 ( 網址 : 路徑如下 : 資訊與服務 行政事 務 文書處理手冊 ), 先生如有參考需要, 可逕行上網查詢 詢問代理人代批 按公文係以機關名義所為之公法上意思表示, 其法律效 之公文, 於首長在 果歸屬於機關, 而機關之代表人為即為機關首長 依 公文 勤日發文, 應如何 程式條例 第 3 條及第 4 條規定, 以機關名義行文, 如有署 署名疑義一案 名之需要, 除機關首長出缺係由代理首長職務者署名外, 縱 機關首長有不能視事事由, 仍署首長姓名並由代行人附署, 以資辨, 亦即機關行文有署名需要, 應由機關首長或出缺 時之代理人署名, 為公文對外生效之形式要件, 其與公文係 由首長或代理人核決無關, 仍應以發文當日首長在勤與否為 依據 惟為避免產生機關首長因故不能視事期間公文實際核 決人與公文署名不一致之情事, 有關首長請假前已核決之公 文, 以及代理人於首長請假期間代行核決之公文, 均應依 文書處理手冊 第 38 點 ( 四 ) 規定, 於核決當日即分配繕印 竣事, 以求周延 詢問案情簡單文 依 文書處理手冊 第 2 點規定, 文書製作應採由左至 件之簽擬原則一 右之橫行格式 同手冊第 19 點 ( 二 )1 規定, 一般存參或案情 案 簡單之文件, 得於原件文中空白處簽擬 是以, 一般案情簡 單之存參文件, 可於文件中選擇適宜之空白處簽擬, 並確遵 由上而下 由左而右之簽署原則 ( 公文蓋章參考範例見 文書 處理手冊 附錄 6), 且注意預留適當空間, 作為會辦其他單 位及長官批示時使用 便簽是否可蓋用 一 依 文書處理手冊 第 84 點 ( 一 ) 規定, 條戳係於書函 條戳及創簽案件 開會通知單 會勘通知單 移文單 建議單 通知單 之時效計算等疑 催辦單等對外行文時使用之 便簽係機關內部單位須以 義一案 書面洽辦公務時使用之文書, 並不對外行文, 依上開規 定毋須蓋用條戳 二 有關承辦人自創簽 ( 稿 ) 之專案管制案件時效計算標準, 依 文書處理手冊 第 79 點 ( 二 ) 規定, 一般公文自收文 次日或交辦日起至發文日止, 所需日數扣除假日 另為 利實務作業依循, 依 文書流程管理作業規範 第 63 點表 10 之 ( 五 ) 規定, 有關無正式來文而主動辦理或交辦 之創簽案件, 其時效計算自承辦人簽陳之時起算 有關 專案管制案件, 係由一般公文改列專案予以管制, 依上 開規範第 65 點 ( 二 ) 規定, 專案管制案件須於原件處理時 限屆期前依規定提出申請 綜上, 為符合全程管制要求 3

4 , 經核定之專案管制案件仍依原件時效計算標準辦理 ; 如屬創簽案件, 自承辦人簽陳之時起算, 不因其改為專 案管制案件而重行起算時效 請本院公告作廢 為求機關公文用字正確表達我國主權並有一致性規範, 本院 102 年 7 月 23 本院爰於 102 年 7 月 23 日將本函行文本院所屬各機關, 並副 日院臺綜字第 知總統府秘書長等相關機關及地方政府 號函 ( 以下簡稱本函 ) 一 案 本院公文未填承 文書處理手冊 第 31 點規定, 為提升公務溝通效率, 辦人電話一案 承辦人員得斟酌情形, 於文稿中述聯絡方式 為便利機關 或民眾與公文承辦人員間溝通聯繫, 本院公文系統已調整為 辦稿時即由系統主動顯示承辦人姓名 聯絡電話及電子郵件 等相關資訊 提供 文書處理手 文書處理係指文書自收文或交辦起至發文 歸檔止之全 冊 相關修正建議 部流程, 案內手冊所涉送會 會商 會簽 會稿 電子交換 一案 電子文件等相關文字之使用, 有其不同意涵, 例如第 4 點 ( 二 ) 文件簽辦之 送會 及同點 ( 三 ) 文稿擬判之 會稿 等, 係以其分屬文書處理流程之不同階段, 使用各該文字有利從 用語上瞭其流程 ; 又手冊第 5 點之 電子交換 係指文書 之交換採電子方式進行, 第 6 點之 電子文件 係指文件性 質, 採不同文字表達方式予以區別, 有其必要 另本院每 2 年檢討修正 文書處理手冊, 如相關文字有待檢討, 即邀集 本院所屬各機關及地方政府開會研商, 全面檢視修正, 俾符 合各機關實務作業需要 至所提手冊第 59 點 ( 三 ) 規定屬 機 密 之機密文書用印規定與 國家機密保護法施行細則 第 22 條規定不符一節, 本院業已錄案, 將於下次手冊研修時配 合修正, 以符 國家機密保護法施行細則 之規定 建議修正文書處 依 文書處理手冊 第 16 點 ( 三 )4 規定, 主旨 說 理手冊第 85 頁之 擬辦 3 段, 得靈活運用, 可用一段完成者, 不必勉強湊 簽作法舉例一案 成 2 段 3 段 同手冊第 19 點 ( 二 )2 規定, 主旨 係扼要敘 述, 概括 簽 之整個目的與擬辦, 不分項,1 段完成 另手 冊同點 ( 一 ) 2 針對 先簽後稿 簽稿併陳 等擬辦方式有 相關規範, 其中 先簽後稿 為有關政策性或重大興革案件 其他性質重要須先行簽請核定案件等; 簽稿併陳 為文稿 內容須另為說或對以往處理情形須酌加研析案件等 有關 所詢手冊第 85 頁之簽作法舉例, 其係辦理推動公文橫式書寫 資訊作業研習營, 審其業務性質及內容繁簡程度, 採行 簽 4

5 稿併陳 方式, 並以主旨 說 2 段完成, 尚屬妥適 建議恢復榮典文 公文程式條例 第 7 條於民國 93 年 5 月 19 日修正公 書直式書寫傳統 布, 由原由右而左直行格式修正為由左而右之橫行格式, 其 一案 目的係為與國際接軌, 並提升公文處理效率及使用便利性 另本院 102 年 8 月 19 日回復監察院有關推動公文書橫式書寫 之檢討情形時, 亦提及行政院研考會 ( 現國家發展委員會 ) 徵 詢行政院所屬一級機關意見, 多數機關建議維持現行左起橫 式書寫方式, 各該機關相關考量因素包括 : 橫式書寫方式實 施多年, 對於解決以往混亂之書寫格式問題, 成效良好, 各 界均已熟知, 如再分類或將不同性質文書調整回右起直式書 寫, 恐造成使用上之混亂現象, 更需增加支出 ( 公文系統更改 等 ), 不符效益 ; 左起橫書與民間閱讀公文書普遍習慣一致及 易於配合未來科技發展 ; 透過橫式書寫, 對於以往直式書寫 易與外文及阿拉伯數字形成扞格之情形, 可改善閱讀便利性, 有利於資訊溝通及推動電腦化作業 公文簽稿併陳時 依 文書處手冊 第 29 點 ( 二 ) 規定, 以簽稿送會有關單, 會辦單位之簽章 位, 其送會單位較多者, 宜採用簽稿會核單 ( 格式如附件 4) 問題 另手冊附件 4 簽稿會核單之說略以, 各單位送請會核文 件, 除依照向例在簽 稿上註 會 單位 外, 送會單 位較多時, 請填列簽稿會核單置於簽稿之上隨同附送 ; 送會 文件經受會單位會核後, 請有關承辦人員及主管人員在單內 填列意見並簽名或蓋章 是以, 目前實務上各單位之會核案 件, 係由主辦單位視案件性質, 審酌使用簽稿會核單, 或於 簽 稿註記 會 單位 ( 如屬未附簽稿會核單之簽稿併陳 案件, 則於簽上註即可, 以簡化文稿核會程序 ), 受會單位 即逕行於簽稿會核單上之 會核意見及簽章 欄位, 或簽 稿註記 會 單位 處填列意見並簽名或蓋章 公文數字使用疑 按 公文書橫式書寫數字使用原則 ( 以下簡稱數字使用 義問題 原則 ) 之訂定, 旨在供各機關公文書橫式書寫之數字使用時 有一致之規範可循, 其重點在於區分數字用語具一般數字意 義 統計意義或以阿拉伯數字表示較清楚者 ( 如發文字號 日期 代碼 序號 ), 使用阿拉伯數字 ; 屬描述性用語 專有 名詞 慣用語或以中文數字表示較妥適者 ( 如地名 人名 頭 銜 ), 使用中文數字 有關所提 一案 一詞, 因其性質屬描 述性用語, 為求簡淺確, 應依數字使用原則第 3 點規定使 用中文數字 ( 即 一案 ) 文書處手冊 第 依 文書處手冊 第 73 點 ( 二 ) 規定, 機密文書已標示保 73 點 ( 二 ) 有關機 密期限或解除機密條件者, 其保密期限已屆或條件成就時應 5

6 密文書辦理變更 依標示辦理變更或解密, 由檔案管理單位會商業務承辦單位 或解密, 由檔案管 依 ( 一 )4 規定辦理 上開規定係指保密期限已屆或條件成就之 理單位會商業務 解降密案件, 在依同點 ( 一 )4 辦理解降密作業時, 應先由檔案 單位辦理之規定 管理單位會商業務承辦單位共同確認案件符合解降密條件,, 其會商方式相關 以求周延 至於檔案管理單位會商業務承辦單位之方式, 實 疑義 務上常見由檔案管理單位定期檢視並彙整該類案件後, 簽會 相關業務承辦單位確認後據以辦理 機關收文人員可 按 文書處手冊 第 22 點有關收文處理之簽收應注意事 否拒收員工私人 項, 係指機關收發人員簽收與公務有關之文書, 並不包括非 購物包裹疑義 屬公務之私人信函及物品 ; 惟機關收發人員若代為簽收私人 信函及物品, 應依同點規定辦理, 以資周延 ( 本院 92 年 10 月 9 日院臺秘字第 號秘書處函釋意旨 ) 至於各 機關可否由機關收發人員代為簽收私人信函或物品, 係屬機 關內部規範, 應由各機關自行規定 如何批改公文一 有關公文核稿應注意事項, 文書處理手冊 第 32 點 ( 二 案 ) 定有文, 核稿時如有修改, 應注意勿將原來之字句塗抹, 僅加勾勒, 從旁添註, 對於文稿之機密性 時間性 重要性 或重要關鍵文字, 認為不當而更改時必須簽章, 以示負責 至勾勒修改方式, 由各機關核稿人員自行決定 對文書處理手冊 文書處理手冊及其相關釋例等資訊, 目前均登載於本院 內容有問題時之 全球資訊網 ( 資訊與服務項下之行政事務 ) 供各界瀏覽, 並 洽詢對象一案 定期更新 如針對文書處理手冊內容有任何問題, 可逕洽本 院綜合業務處業務承辦人曾先生, 電話 (02) 建議公務員勿以 一 按公文係以機關名義所為之公法上意思表示, 其法律效 傳真機電話作為 果歸屬於機關, 公文承辦人不需單獨對外承擔機關公文 聯絡電話或答復 的責任 另經查詢相關法規, 並無強制要求應註承辦 民眾陳情方式一 人姓名及聯絡電話之規定, 其亦非屬 政府資訊公開法 案 第 3 條規定, 行政機關應主動公開之資訊 二 依 文書處理手冊 第 31 點 ( 十 )7 規定, 為提升公務 溝通效率, 承辦人員得斟酌情形, 於稿面適當位置述 電話 傳真 等聯絡方式 另本院公文系統已調 整為辦稿時即由系統主動顯示承辦人姓名 聯絡電話等 相關資訊 6

7 公文製作時, 文 ( 依 文書處理手冊 第 20 點 ( 八 ) 及第 31 點 ( 七 ) 規定略 稿 ) 面右上角之檔 以, 文書處理過程中之承辦人員及有關人員, 均應於文 ( 稿 號及保存年限位 ) 面適當位置蓋章或簽名, 並註月日及時間 另手冊第 31 置可否蓋印職章 點 ( 九 ) 規定, 分類號及保存年限, 於稿面適當位置列, 並 疑義 依相關檔案法規之規定填列 是以, 檔號及保存年限之位置 應依檔案法規填列, 並無於該位置蓋印職名章之規定 有關抄本使用疑義一案蓋有印信或套印之公文是否應依 公文程式條例 規定記國曆年月日及發文字號之疑義一案公文製作時, 文 ( 稿 ) 面右上角之檔號及保存年限位置可否蓋印職章疑義一案 公文程式條例 主管機關是否為行政院疑義一案簽之處理時效疑義一案 依 文書處理手冊 第 31 點 ( 五 ) 規定略以, 正本 或 副本 : 分別逐一書全銜, 或以確之總稱概括表示 ; 機關內部得以加發 抄本 ( 件 ) 之方式處理 是該款規定係規範承辦人員辦稿之注意事項 至所提手冊第 31 點 ( 十一 ) 5, 其係規定承辦人員於辦稿處理附件時, 如需以電子文件 抄本或影印本發出, 應於稿面註相關字樣之注意事項, 與第 31 點 ( 五 ) 規定機關內部得以加發 抄本 ( 件 ) 之方式處理並無扞格 依 公文程式條例 第 1 條規定, 稱公文者, 謂處理公務之文書 ; 其程式, 除法律別有規定外, 依本條例規定辦理 是以, 凡蓋有印信或套印之公文即屬上開規定所指處理公務之文書, 各機關均應依該條例第 6 條規定, 記國曆年 月 日及發文字號 依 文書處理手冊 第 20 點 ( 八 ) 及第 31 點 ( 七 ) 規定略以, 文書處理過程中之承辦人員及有關人員, 均應於文 ( 稿 ) 面適當位置蓋章或簽名, 並註月日及時間 另手冊第 31 點 ( 九 ) 規定, 分類號及保存年限, 於稿面適當位置列, 並依相關檔案法規之規定填列 是以, 檔號及保存年限之位置應依檔案法規填列, 並無於該位置蓋印職名章之規定 按 公文程式條例 係國民政府於民國 17 年 11 月 15 日制定公布, 嗣後之歷次修正, 均係由本院擬具修正草案, 送請立法院審議, 是該條例之主管機關為本院 文書處理手冊 第 4 點規定, 文書處理指文書自收文或交辦起至發文 歸檔止之全部流程 另 文書流程管理作業規範 第 13 點及第 18 點規定, 以文管制係對一般性公務之文書, 採以 文 為管制統計單元之管理作業方式, 其管制原則係以收文 ( 創稿 ) 編號之個件進行管制 ; 公文時效統計分析與文書稽催均以公文之全部流程為範圍, 公文從收文 ( 創簽稿 ) 至發文 歸檔之處理過程, 均應有正確之資料登錄紀錄 是以, 各機關擬辦文書, 無論係收文 編號後擬辦之 簽 7

8 主旨日期說 或交辦( 主動辦理 ) 後創號擬辦之 創簽, 均應依上開規定辦理 至於創簽之處理時限, 應視其公文類別 案情及重要性, 依 文書處理手冊 第 9 章文書流程管理及 文書流程管理作業規範 等規定, 採取以案管制或以文管制辦理 各機關辦理公文簽核之簽章問題一案有關密件解密條件成就時, 承辦人可否對外向民眾公布該件公文內容疑義一案有關密件公文之處理方式等疑義一案 ( 國發會轉人民陳情案 ) 文書處理手冊 第 31 點 ( 七 ) 第 30 點 ( 二 ) 及第 32 點 ( 二 ) 規定, 承辦人員辦稿時, 於稿面適當位置簽名或蓋章, 並註年月日及時間 ; 文書核決之權責區分為初核者 覆核者 會核者及決定者, 各核決人員於稿面適當位置簽名或蓋章 ; 核稿時如有修改, 應注意勿將原來之字句塗抹, 僅加勾勒, 從旁添註, 對於文稿之機密性 時間性 重要性或重要關鍵文字, 認為不當而更改時必須簽章, 以示負責 另手冊第 20 點 ( 八 ) 規定, 文書處理過程中之有關人員, 均應於文面適當位置蓋章或簽名, 並註月日及時間, 以責任 簽名必須清晰, 以能辨為何人所簽 綜上, 各機關辦理公文簽核作業, 即係依上開規定, 由陳核過程中之相關人員於文面適當位置簽名或蓋章 ( 職名章 ), 以責任 一 文書處理手冊 第 73 點 ( 二 ) 規定, 機密文書已標示保密期限或解除機密條件者, 其保密期限已屆或條件成就時應依標示辦理變更或解密, 由檔案管理單位會商業務承辦單位依第 73 點 ( 一 )4 規定辦理 另第 73 點 ( 三 ) 規定, 機密案件經解密後應照普通案件放置保管 綜上, 已標示保密期限或解除機密條件之機密文書, 俟保密期限屆期或條件成就時, 應依上開規定辦理解密, 始能變成普通案件 二 另 文書處理手冊 第 76 點 ( 一 ) 規定, 各機關員工對於本機關文書, 除經允許公開者外, 應保守機密, 不得洩漏 是以, 機關任何公務文書如擬提供或公開, 應依機關內部分層負責及文書流程管理相關規定簽陳核可後始可辦理, 以避免公務員在未經允許下, 任意洩漏機關文書 ( 含機密及非機密文書 ), 同時亦確保政府提供或公開之資訊正確完整性 又政府機關主動提供或應人民申請提供政府資訊, 應視其具體個案, 分別依 政府資訊公開法 檔案法 或 行政程序法 等相關規定辦理 一 依 公文程式條例 第 10 條規定, 公文之附屬文件為附件 另依 文書處理手冊 第 57 點規定, 各機關承辦人員處理一般文書, 應審核鑑定是否具保密價值, 如確有保密必要, 應改以機密文書處理 依上開規定, 公文或 8

9 公文附件如經機關認定有保密必要, 即應改以機密文書 處理, 並依手冊第 60 點規定, 具體確標示其保密期限 或解密條件於機密等級之右 二 機關公文如僅標示解密條件而未核列機密等級, 且相關 文件未密封, 顯已違反 文書處理手冊 第 8 章有關文 書保密相關規定, 受文機關應即洽原發文機關確認是否 為機密文書, 並要求採取相應補正作為 三 至所提 發文後解密 應於文稿何處標註一節, 依 文 書處理手冊 第 57 點第 2 項規定, 機關內部行政流程如 有保密必要時, 於文書核擬過程中採取保密措施即可 因此, 若文書僅於陳核過程中有保密必要, 核定後非屬 機密文書者, 可於稿面適當位置標註文字, 以利機關內 部各流程遵循, 惟不宜於公文之 密等及解密條件或保 密期限 欄位標示 民眾可否以私人 按公文封係機關公文對外行文時使用之封套 ( 信封 ), 依 收藏為由, 向機關 文書處理手冊 附件 8 公文封套格式規定, 公文封上載 索取公文封一案 ( 發文 ) 機關全銜及地址, 俾利公文之付郵 送達, 並協助受 文者確認公文之真實性 另公文封依 物品管理手冊 規定, 係屬消耗之公用物品, 使用人應依規定核發領用, 且不得 有侵占 盜賣物品等情事 綜上, 公文封為專供公務使用之 公用物品, 機關內部亦有相關使用規範, 為防杜可能危害, 無法提供私人收藏或使用 核稿 與 閱稿 一 依 文書處理手冊 第 30 點規定, 文書核決之權責區分 之定義及其差別 為初核者 ( 承辦人員之直接主管 ) 覆核者 ( 承辦人員直 會稿人員是否有 接主管之上級核稿者 ) 會核者 ( 與本案有關之主管人員 修改其他單位會 ) 及決定者 ( 依分層負責規定之最後決定人 ) 另實務運 辦公文權限等疑 作上, 公文陳核過程中除上開核決權責人員, 機關亦得 義一案 本於權責交由相關人員閱稿, 協助機關首長於核決前審 閱文稿之妥適性, 以強化公文品質 ; 相關核 閱稿人員 並應依手冊第 32 點 第 34 點規定之應注意事項辦理 二 文稿於陳核過程中, 會稿 ( 核 ) 者針對該案與其有關部分 可本於權責增刪修改文稿, 惟如有不同意見, 應依手冊 第 33 點規定於送會時提出, 並由主辦單位綜合修改後, 再送決定 行政院函及行政院 依 文書處理手冊 第 19 點 ( 三 )2 (2) 規定, 一案須辦 秘書長函之行文類 數文時, 設有幕僚長之機關, 分由機關首長及幕僚長署名之 別疑義一案 發文, 分稿擬辦 目前實務上, 總統府及五院設有幕僚長之 機關, 其機關對外行文除以機關名義外, 亦得由幕僚長署名 9

10 主旨日期說 本院對外行文即依上開規定, 考量案件性質及實務運作慣例等因素, 依據本院所訂分層負責細表規定, 經簽奉核可 ( 決 ) 後, 以行政院函或行政院秘書長函對外行文 文書處理手冊 第 一 電子簽章 係為確保機關公文電子交換之安全, 促進電 10 點有關文書以電子化政府發展, 所採行之電子認證方式, 其定義依 電子文件行之者, 得不子簽章法 第 2 條第 2 款規定, 係指依附於電子文件並蓋用印信或章戳, 並與其相關連, 用以辨識及確認電子文件簽署人身分 資應附加電子簽章規格及電子文件真偽者 定之疑義一案二 依 公文程式條例 第 3 條第 5 項規定, 機關公文以電報 電子交換 電傳文件或其他電子文件行之者, 得不蓋用印信或簽署 另 機關公文電子交換作業辦法 第 5 條及第 9 條規定, 機關公文以電子交換行之者, 得不蓋用印信或簽署 ; 機關公文電子交換之收 發文程序, 應採電子認證方式處理, 並得視需要增加其他安全管制措施 文書及檔案管理電腦化作業規範 伍 十四 ( 二十三 )1 規定 於進行傳遞交換作業時, 應配合電子認證方式, 辦理電子簽章作業 綜上, 文書處理手冊 第 10 點有關文書以電子文件行之者, 得不蓋用印信或章戳, 並應附加電子簽章之規定, 即係依上開規定辦理 會議紀錄中 紀錄 一 依 文書處理手冊 第 15 點 ( 一 )6 (13) 規定, 紀錄為欄位一詞, 應用 記其他公文之一種, 為記錄會議經過 決議或結論時使用錄 或 紀錄 疑義 另查 62 年 3 月 13 日立法院第 1 屆第 51 會期第 5 次會一案議及第 78 會期第 17 會議認可之法律統一用字表略以, 名詞用 紀錄, 而動詞用 記錄 二 復查內政部 54 年 7 月 20 日訂定公布之會議規範第 11 條規定, 開會應備置議事紀錄, 其主要項目之第 7 項 第 8 項分別為主席姓名及紀錄姓名 同條第 2 項復規定, 議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署 另 立法院議事規則 第 53 條規定, 其議事錄應記載事項之第 8 項為記錄者姓名, 而其實務上該院會議議事錄係載 : 紀錄 : 職稱加姓名 ( 可參閱立法院議事暨公報系統 ) 三 綜上, 依前開規定及參考立法院實務運作情形, 會議紀錄應記載事項之 紀錄 ( 亦即會議規範所稱 紀錄 及立法院議事規則所稱 記錄者 ) 與 主席 同屬名詞 ( 會議中職司專責之角色 ), 宜使用 紀錄 之用字為妥 公文書橫式書寫數 按數字使用原則之訂定, 旨在供各機關公文書橫式書寫字使用原則 ( 以下之數字使用有一致之規範可循, 其重點在於區分數字用語具簡稱數字使用原則 ) 一般數字意義 統計意義或以阿拉伯數字表示較清楚者, 使 10

11 主旨日期說使用上問題一案用阿拉伯數字 ; 屬描述性用語 專有名詞 慣用語或以中文數字表示較妥適者, 使用中文數字 依上開原則, 門牌號碼因具一般數字意義, 爰於公文書引述時應使用阿拉伯數字 至於實務上, 有關機關基於相關規定或使用慣例, 於實體門牌號碼或道路標誌牌均有使用 路一段 之數字用法, 並無不可 惟不論數字採何種書寫方式, 均應力求正確無誤 嘉義市監理站可否 依 文書處理手冊 第 11 點規定, 各機關為實施分層負行文給自用車裁罰責, 逐級授權, 依中央行政機關組織基準法第 8 條第 2 項規課一案定, 得就授權範圍訂定分層負責細表 第 12 點規定, 各層決定之案件, 其對外行文所用名義, 應分別規定 凡性質以用本機關為宜者, 雖可授權第 2 層或第 3 層決定, 仍以機關名義行文 凡性質以用單位名義為宜者, 可由單位主管逕行決定, 並以該單位名義行文 是以, 機關單位可否以單位名義對外行文, 應依上開規定, 視機關內部授權規定由單位本於權責辦理 至所提交通部公路總局嘉義區監理所 ( 下稱嘉義區監理所 ) 嘉義市監理站可否行文給同所之內部單位自用車裁罰課 ( 如檢附之實例 ) 一節, 因該個案事涉同一機關內部各單位之業務權責分工 聯繫溝通方式及文書處理作業, 如有疑義, 可洽請嘉義區監理所說 復 等字之文字使 一 查教育部重編國語辭典修訂本 ( 網址用疑義一案 略以, 復 一字有返 還 還原及再 又等義, 而 覆 有翻倒 傾倒 回 還及重 再等義, 是 復 與 覆 均有返 還之義, 使用 答復 或 答覆 等詞表達 回復 之意均屬可行, 並非錯別字 另查在法律用字使用上, 答復 及 答覆 均為現行法令條文文字所使用, 如 公文程式條例 立法院職權行使法 等法令使用 答復 ; 行政程序法 個人資料保護法 等法令使用 答覆 至所提 須 與 需 等字義之使用, 上開修訂本亦有完整說, 併請參考 ; 如針對字詞文義有疑義, 可逕洽教育部詢問 二 另查 法律統一用字表 係立法院秘書處彙編, 經該院民國 62 年 3 月 13 日第 1 屆第 51 會期第 5 次會議及第 78 會期第 17 次會議認可 ( 通過 ) 之文件, 目的在統一法律文字及用語, 俾減少法案審查過程中修正文字之時間 有關該表之修正, 係屬立法院權責 機密文書對內發文 依 國家機密保護法施行細則 第 23 條規定, 國家機密 11

12 主旨日期說應否封裝於雙封套應封裝於雙封套內, 內封套左上角加蓋機密等級, 並加密封內之疑義一案, 外封套應有適當厚度, 內 外封套均註收 ( 發 ) 文地址 收 ( 發 ) 文者及發文字號 但外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記 另 文書處理手冊 第 63 點規定, 機密文書對外發文時, 應封裝於雙封套內, 封套之紙質, 須不能透視且不易破裂 是以, 機密文書之發文, 不論其行文對象是外部機關或內部單位, 均應依上開規定辦理 民眾以電子郵件向 一 依 行政程序法 第 170 條第 2 項規定 : 人民之陳情行政機關陳情, 機關有保密必要者, 受理機關處理時, 應不予公開 有關卻向陳情人要求提人民陳情案件有無保密之必要, 而須以一般公務機密文供地址疑義一案書之 密 等級處理, 係由受理機關依相關法令規定辦理 另為強化資訊安全管理, 保障民眾權益, 行政院及所屬各機關資訊安全管理要點 第 27 點規定, 機密性文件不得以電子郵件或其他電子方式傳送 是以, 人民以電子郵件方式陳情, 倘經受理機關認定陳情內容有保密必要且核定以機密文書處理, 依上開規定不得以電子郵件回復, 而應依 文書處理手冊 第 62 點 ( 二 ) 規定於密封後按一般人工傳遞方式辦理 二 綜上, 有關所詢機關向陳情人要求提供地址, 係屬機關為人工傳遞 ( 掛號郵遞 ) 機密文書所需必要資訊, 俾利回復陳情人 至所提個人資料保護一節, 機關於處理人民陳情案件的過程中, 自應遵守 個人資料保護法 相關規定, 並採取相對維護措施 機關間隸屬關係之 一 依 中央行政機關組織基準法 第 7 條及第 14 條規定, 認定標準或方式等機關組織法規, 其內容應包括機關隸屬關係 ; 上級機關疑義一案對所隸屬機關依法規行使指揮監督權, 不相隸屬機關之指揮監督, 應以法規有文規定者為限 另 文書處理手冊 第 18 點 ( 三 ) 規定, 公文之直接稱謂用語, 有隸屬關係之機關, 上級對下級稱 貴, 下級對上級稱 鈞 ; 對無隸屬關係之機關, 上級稱 大, 平行稱 貴 是以, 有關先生所舉本院所屬不同層級機關之例, 其相互之間是否有隸屬關係, 或雖不相隸屬但依法具有指揮監督關係, 應視各該組織法規及相關法令據以判斷有無隸屬或指揮監督關係後, 即可依上開手冊規定使用相對應之稱謂 期望或目的等公文用語 二 至有關本院所屬各機關與各地方政府間行文之稱謂用語一節, 中央與地方政府依地方自治精神, 並無上下隸屬關係, 惟依 地方制度法 規定之精神, 中央政府對於 12

13 地方政府有自治監督權, 並得按事項之性質, 分別為適 法性或適當性監督 是以, 有關地方政府或其所屬機關 與中央政府或其所屬機關間, 其公文稱謂用語, 宜視不 同自治監督關係及案件類型, 由各該機關本於權責辦理 教育行政機關公文 按 地方制度法 第 14 條規定, 直轄市及縣 ( 市 ) 為地 傳遞疑義一案 方自治團體 依地方自治精神, 中央與地方政府皆屬國家事 務的共同管理者, 並無上下隸屬關係, 而是共同協力的夥伴 關係 因此, 直轄市 縣 ( 市 ) 或其所屬教育局與教育部或 其所屬國民及學前教育署間既無上下隸屬關係, 各該機關之 間行文即屬平行文 ( 函 ) 本院公文沒有承辦 依 文書處理手冊 第 31 點規定, 為提升公務溝通效率 人姓名和電話一案, 承辦人員得斟酌情形, 於文稿中述聯絡方式 為便利機 關或民眾與公文承辦人員間溝通聯繫, 本院公文系統已調整 為辦稿時即由系統主動顯示承辦人姓名 聯絡電話及電子郵 件等相關資訊 監印人員於新舊任 按機關印信之製發 ( 含印信質料 形式 類別尺度 ) 使 交接時, 應依 印信 用及管理, 係依 印信條例 及 印信製發啟用管理換發及 條例 之印信類別尺 廢舊印信繳銷辦法 等規定辦理 是以, 各機關監印人員於 度表詳實核對印信 新舊任交接時, 自應本於權責, 依上開規定詳實核對印信及 類別尺寸且於確認 相關表件確認無誤後, 始得完成交接 無誤後才完成交接 一案 公文除注意文稿是 按機關公文使用法律用字 用語, 文書處理手冊 附錄 否通順外, 亦應同時 2 法律統一用字表 及附錄 3 法律統一用語表 已有用字 注意是否使用法律 舉例及統一用語之規定, 另手冊第 16 點 ( 二 )3 規定, 敘述 規範文字及法律用 事實或引述人名 地名 物名 日期 數字 法規條文及有 語一案 關解釋等, 應詳加核對, 避免錯漏 是以, 各機關公文承辦 人應依上開規定製作公文 ; 核 ( 閱 ) 稿人員核 ( 閱 ) 稿時除 依手冊第 34 點閱稿注意事項, 並應同時檢視文稿是否符合上 開規定 本院公文未顯示承 按本院公文係依 文書處理手冊 第 31 點規定, 得由承 辦人聯絡資訊一案 辦人斟酌情形, 於文稿中述聯絡方式 基於便利機關或民 眾與承辦人員間溝通聯繫, 本院公文系統原由承辦人辦稿時 自行點選聯絡方式, 已調整為辦稿時即由系統主動顯示承辦 人姓名 聯絡電話及電子郵件等相關資訊 我國政府機關及所 按政府機關舉辦徵獎活動, 原則上係以鼓勵創作發揮創 屬單位於國內舉辦 意或增進民眾對政府相關政策之認識為主要目的 至徵獎活 13

14 徵獎活動, 其活動簡 動之參選資格或投稿方式, 係由主辦機關 ( 單位 ) 於活動辦 章未定可用外文 法或簡章中予以定, 並據以辦理 是以, 有關所提投稿時 標題投稿, 如投稿時 以外文書寫標題是否無效一節, 應由主辦機關 ( 單位 ) 視個 以外文書寫標題是 案活動相關規定, 本於權責進行審選 否無效之疑義一案 我國政府機關及所 依 公文程式條例 第 1 條規定, 稱公文者, 謂處理公 屬單位倘在國內舉 務之文書 另 文書處理手冊 第 1 點規定, 文書指處理公 辦徵獎活動, 其活動 務或與公務有關, 不論其形式或性質如何之ㄧ切資料 凡機 相關文書是否均應 關與機關或機關與人民往來之公文書, 機關內部通行之文書 以中文書寫或在外, 以及公文以外之文書而與公務有關者, 均包括在內 是先 文旁加註中譯等疑 生所提政府機關舉辦徵獎活動, 其相關文書如屬上開規定所 義一案 指處理公務之文書, 自應使用我國官方文字, 亦即應以中文 書寫 惟徵獎活動相關文件是否應一律以中文書寫或於外文 旁加註中譯, 仍應由舉辦機關視個案活動性質 對象及相關 法令規定等本於權責據以辦理 有關公文文書會議 一 依 文書處理手冊 第 15 點 ( 一 )6 (13) 規定, 紀錄為 紀錄與 紀錄 其他公文之一種, 為記錄會議經過 決議或結論時使用 記錄 兩者區別一案 另查 62 年 3 月 13 日立法院第 1 屆第 51 會期第 5 次會 議及第 78 會期第 17 會議認可之法律統一用字表略以, 名詞用 紀錄, 而動詞用 記錄 二 有關所詢會議紀錄中載之紀錄人員究為 紀錄 或 記錄 一節, 查內政部 54 年 7 月 20 日訂定公布之會議 規範第 11 條規定, 開會應備置議事紀錄, 其主要項目之 第 7 項 第 8 項分別為主席姓名及紀錄姓名 同條第 2 項復規定, 議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署 另查 立法院議事規則 第 53 條規定, 其議事錄應記載事項之 第 8 項為記錄者姓名, 而其實務上該院會議議事錄係載 : 紀錄 : 職稱加姓名 ( 可參閱立法院議事暨公報系 統 ) 三 綜上, 依前開規定及參考立法院實務運作情形, 會議紀 錄應記載事項之 紀錄 ( 亦即會議規範所稱 紀錄 及 立法院議事規則所稱 記錄者 ) 與 主席 同屬名詞 ( 會議中職司專責之角色 ), 宜使用 紀錄 之用字為妥 政府是否有宣傳政 為使社會各界瞭解本院及所屬各機關的重要施政成果, 績網頁及提供政績 本院於 行政院全球資訊網 ( 網址 : 宣導建言一案 設置有政策櫥窗 政府施政績效 政府施政成果 文宣充電 站及台灣好正點 ( 本院官方臉書 ) 等有關政績宣導的網頁 ( 資 料 ) 及相關連結, 提供各界瀏覽參考 另有關各地方政府之政 14

15 主旨日期說績宣導, 基於地方自治之精神及原則, 係由各地方政府本於權責辦理 先生就政績宣導所提建言已留供參考, 本院將以最大的誠意及善意, 與各界進行多元溝通及對話, 以更好的政績表現獲取人民的支持 公文種類及傳送過 一 有關公文之種類及及傳送方式, 依 公文程式條例 第程等疑義 2 條及第 12 條之 1 規定, 公文程式之類別計有令 呈 咨 函 公告及其他公文 ( 包括公務電話紀錄等其他因辦理公務需要之文書 ) 等 6 類 ; 機關公文以電報交換 電傳文件 傳真或其他電子文件行之者, 其制作 傳遞 保管 防偽及保密辦法, 由行政院統一訂定之 但各機關另有規定, 從其規定 是以, 電子文件 傳真等均為機關公文傳遞之方式, 本院並據以訂定 機關公文傳真作業辦法 及 機關公文電子交換作業辦法 另依 文書處理手冊 第 15 點 ( 二 ) 規定, 公務上不須正式行文之會商 聯繫 洽詢 通知 傳閱 表報 資料蒐集等, 得以發送電子郵遞方式處理 二 另有關公文書之保密, 依 文書處理手冊 第 57 點規定, 各機關承辦人員處理一般文書, 應審核鑑定是否具保密價值, 如確有保密必要, 應即改作機密文書處理 同手冊第 76 點 ( 一 ) 亦規定, 各機關員工對於本機關任何文書, 除經特許公開者外, 應遵守 公務員服務法 第 4 條之規定, 絕對保守機密, 不得洩漏 綜上, 各機關公務員對於業務經管之各類文書, 均應依前述規定, 於文書處理過程中確遵相關作業規範及保密規定 約聘人員得否處理 按各機關處理機密文書, 依 文書處理手冊 第 49 點規機密文書一案定, 除依 國家機密保護法 與其施行細則及其他法規外, 依本手冊辦理 各機關員工對於本機關任何文書, 依 文書處理手冊 第 76 點 ( 一 ) 規定, 應遵守 公務員服務法 第 4 條之規定, 絕對保守機密, 不得洩露 另查手冊第 55 點規定, 各機關應指定專責人員負責辦理機密文書拆封 分文 繕校 蓋印 封發 歸檔, 以及機密公文電子交換等事項, 並儘可能實施隔離作業 同手冊第 56 點復規定, 機密文書之簽擬 陳核 ( 判 ), 應由業務主管或其指定之人員處理, 並應儘量減少處理人員層級及程序 依上開規定, 各機關應指定專人負責機密文書之流程管理及簽擬 陳核 ( 判 ) 等作業, 雖無限制不得由約聘僱人員擔任, 惟宜由各機關基於業務實需本於權責指派適當人員辦理 本院公文要註承 公文係以機關名義所為之公法上意思表示, 其法律效果 15

16 主旨日期說辦人員姓名及聯絡歸屬於機關, 公文承辦人不需單獨對外承擔機關公文的責任電話一案 另經查詢相關法規, 並無強制要求應註承辦人姓名及聯絡電話之規定, 其亦非屬 政府資訊公開法 第 3 條規定, 行政機關應主動公開之資訊 爰 文書處理手冊 有關公文格式除開會通知單外, 並未硬性規定應列承辦人員姓名及電話 惟為便利機關或民眾與承辦人員之溝通聯繫, 承辦人員得依手冊第 31 點規定, 經審酌案情後於文稿中述聯絡方式 因此, 本院公文即依上開規定辦理 又先生如就本院公文有進一步洽詢承辦人之必要, 可逕洽本院總收發文單位 ( 電話 : ) 查詢 詢問公文發文日期 按 文書處理手冊 第 20 點 ( 五 ) 第 38 點 ( 二 ) 及 ( 四 ) 一案規定, 文書處理, 應隨到隨辦 隨辦隨送, 不得積壓 ; 分繕人員收到待發之文稿如認為所註發出之期限急迫, 預計無法依限辦妥者, 應向承辦單位洽商改訂, 並在稿面註, 以責任 分配繕印之文件, 應以當日繕印竣事為原則 依上開規定, 各機關文書單位處理待發文稿應以收到當日繕印竣事為原則 行政機關以電子媒 依 公文程式條例 第 2 條規定, 公告為公文程式之一體張貼相關資料於種類別, 於各機關對公眾有所宣布時用之 另依 文書處理政府網頁公布欄是手冊 第 15 點 ( 一 )5 規定, 公告為各機關就主管業務或依否屬 文書處理手冊據法令規定, 向公眾或特定之對象宣布周知時使用 其公文 所規範之公告一案結構 作法 蓋印及簽署等, 同手冊第 17 點 ( 三 ) 及第 40 點 ( 三 ) 亦有確規定, 並得張貼於機關之公布欄 電子公布欄, 或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布 ( 登報或登載於機關電子公布欄之公告, 免蓋用機關印信 免署機關首長職銜 姓名 ) 是以, 有關各機關於機關所屬網站 ( 頁 ) 登載之公示資料是否屬 公文程式條例 第 2 條第 1 項第 5 款及 文書處理手冊 第 15 點 ( 一 )5 規定之公告, 應視其是否符合上開有關 公告 之相關規定, 予以認定 詢問機密文書解密 按一般公務機密文書之機密等級變更或解密之權責劃分條件有關疑義, 依 文書處理手冊 第 72 點 ( 三 ) 規定, 由原核定機關權責主管核定之 是以, 受文機關不得逕行自訂解密日期 如受文機關無法確認來文解密日期或該解密條件成就與否, 應依手冊第 73 點 ( 一 )3 規定, 填具 機密文書機密等級變更或註銷建議單, 函請該機密文書原核定機關確認 另有關機密文書解密條件為 附件抽存後解密, 依手冊第 60 點規定, 須適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者, 換言之, 是類機密文書原核定機關應於附件之適當位置處標示密 16

17 主旨日期說等及解密條件或保密期限, 例如 : 密 ( 至 年 月 日解密 ), 如未標示者, 受領該機密文書之機關應以 機密文書機密等級變更或註銷建議單 向原核定機關建議確標示該附件之機密等級及解密條件 至所提附件抽存後解密之附件歸檔問題, 各機關應依 檔案法 機密檔案管理辦法 等相關檔案法規辦理 本院公文未留承辦 公文係以機關名義所為之公法上意思表示, 其法律效果人員姓名及聯絡電歸屬於機關, 公文承辦人不需單獨對外承擔機關公文的責任話一案 另經查詢相關法規, 並無強制要求應註承辦人姓名及聯絡電話之規定, 其亦非屬 政府資訊公開法 第 3 條規定, 行政機關應主動公開之資訊 爰 文書處理手冊 有關公文格式除開會通知單外, 並未硬性規定應列承辦人員姓名及電話 惟為便利機關或民眾與承辦人員之溝通聯繫, 承辦人員得依手冊第 31 點規定, 經審酌案情後於文稿中述聯絡方式 因此, 本院公文即依上開規定辦理 公文具不具公信力 按公文係以機關名義所為之公法上意思表示, 機關所屬及證據疑義一案公務員依據 公文程式條例 及 文書處理手冊 等相關規定製作並對外行文之公文書, 即對外產生法律效果, 其法律效果歸屬於機關 至公文在法律上是否成為證據一節, 應由司法機關本於權責進行認定 公文越級陳核及漏 按 文書處理手冊 第 11 點規定, 各機關為實施分層負會相關疑義一案責, 逐級授權, 依 中央行政機關組織基準法 第 8 條第 2 項規定, 得就授權範圍訂定分層負責細表 同手冊第 13 點規定, 依分層負責之規定處理文書, 如遇特別案件, 必須為緊急之處理時, 次一層級主管得依其職掌, 先行處理, 再補陳核判 ( 另同手冊第 47 點有關簡化文書應注意事項相關規定, 如文稿較急要者, 得先行判發再補陳核閱, 以及緊急公文得不依層級之限制, 越級行文等, 併請參照 ) 是以, 有關文書之陳核, 除緊急案件得依上開規定由次一層級主管先行處理外, 即應依分層負責之規定辦理 另手第 30 點 ( 二 ) 之規定, 係規範文書陳核時應注意事項, 界定初核者 覆核者 會核者及決定者之範圍, 並提醒各該人員應於稿面適當位置簽名或蓋章, 以權責 有關各機關 ( 單位 ) 之公文自承辦人員起, 是否歷經初核 覆核 會核及決定等逐級陳核程序, 仍應視其性質並依其內部分層負責規定辦理 至先生所提案情是否涉及文書流程管理之缺失, 宜由各機關依 文書流程管理作業規範 相關規定進行公文檢核, 並加強管理, 以提高公文處理品質 17

18 主旨日期說機密文書解密相關 按機密文書之解密條件為 工作完成時解密, 屬 文書疑義一案處理手冊 第 60 點 ( 四 ) 規定之 其它 ( 其他特別條件或另行檢討後辦理解密 ), 係由機密文書核定機關本於權責設定同點 ( 一 )( 二 )( 三 ) 規定以外之解密條件, 依手冊第 73 點 ( 二 ) 規定, 係屬機密文書已標示解除機密條件者, 如受領該機密文書之機關承辦單位經審認工作已完成 ( 解密條件成就 ), 即可辦理相關解密程序 ; 惟該承辦單位如無法確認該解密條件成就與否, 為求審慎, 宜依同點 ( 一 )3 規定, 填具 機密文書機密等級變更或註銷建議單, 函請該機密文書原核定機關確認 至所提 文書處理手冊 第 73 點 ( 一 )2 規定, 有關機密文書原核定機關通知受文機關辦理解密, 究應由業務單位或檔案單位通知一節, 按手冊第 73 點 ( 一 )1 規定, 原核定機關承辦人員應依據檔案管理單位定期清查機密檔案之通知或依其他機關來文建議, 將原案卷調出審查 是以, 機密文書原核定機關之業務單位依上開規定, 經檢討原機密文書需變更或註銷機密等級時, 自應本於權責通知曾受領該機密文書之受文機關辦理機密等級變更或註銷程序 公文製作使用數字 按 公文書橫式書寫數字使用原則 ( 以下簡稱數字使用相關疑義一案原則 ) 之訂定, 旨在使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循 是以, 機關公文製作, 不論採何種簽稿之擬辦方式, 其簽 稿均應一體適用數字使用原則 另依數字使用原則第 4 點規定, 數字用語屬法規條項款目 編章節款目之統計數據者, 以及引敘或摘述法規條文內容時, 使用阿拉伯數字 ; 但屬法規制訂 修正及廢止案之法制作業者 ( 如令 函 法規草案總說 條文對照表等 ), 應依 中央法規標準法 法律統一用語表 等相關規定辦理 至所提 一案 一詞, 因其屬描述性用語, 依數字使用原則第 3 點規定, 使用中文數字 為何本院公文無承 公文係以機關名義所為之公法上意思表示, 其法律效果辦人及聯絡電話一歸屬於機關, 公文承辦人不需單獨對外承擔機關公文的責任案 另經查詢相關法規, 並無強制要求應註承辦人姓名及聯絡電話之規定, 其亦非屬 政府資訊公開法 第 3 條規定, 行政機關應主動公開之資訊 爰 文書處理手冊 有關公文格式除開會通知單外, 並未硬性規定應列承辦人員姓名及電話 惟為便利機關或民眾與承辦人員之溝通聯繫, 承辦人員得依手冊第 31 點規定, 經審酌案情後於文稿中述聯絡方式 因此, 本院公文即依上開規定辦理 文書處理手冊 第 依 文書處理手冊 第 18 點 ( 三 ) 規定, 有關公文之直接 18

19 18 點規定, 有關公 稱謂用語, 機關對人民稱 先生 女士 或通稱 君 文直接稱謂用語 臺 臺端, 機關之公文無論以紙本 電子文件或以電子郵遞 ( 如 端 是否適用電子文 首長電子信箱 ) 方式回復民眾, 得依上開規定本於權責斟酌運 件一案 用各該稱謂用語 國稅局製作之年度 依 公文程式條例 第 1 條規定, 稱公文者, 謂處理公 綜合所得稅結算申 務之文書, 除法律別有規定外, 依本條例之規定辦理 另依 報稅額試算通知書 文書處理手冊 第 1 點規定, 文書, 指處理公務或與公務 是否屬 文書處理手 有關, 不論其形式或性質如何之一切資料 凡機關與機關或 冊 所規範之公文, 機關與人民往來之公文書, 機關內部通行之文書, 以及公文 以及寄發該通知書 以外之文書而與公務有關者, 不論其形式或性質如何之一切 之封套尺寸格式一 資料, 均包括在內 有關年度綜合所得稅結算申報稅額試算 案 通知書, 係財政部各地區國稅局依 綜合所得稅結算申報稅 額試算服務作業要點 規定, 針對符合條件之納稅義務人寄 發之相關書表, 依上開規定, 即屬 文書處理手冊 所規範 之公文書, 並依該手冊有關發文處理相關規定寄發文書 文 書處理手冊 所附公文封套格式, 旨在簡化各機關文書作業 流程, 可省去受文者 受文者地址 發文日期 字號之填寫 另各機關可視業務需求, 參酌上開規定自行製作, 並未硬 性規定製作該類封套 公文程式條例 第 一 按公文書採由左而右之橫行格式書寫, 係依 93 年 5 月 10 條規定之附件, 19 日修正公布,94 年 1 月 1 日施行之 公文程式條例 是否為處理公務之 第 7 條規定, 文書處理手冊 並配合上開規定, 於第 2 文書, 適用由左而右 點定文書製作應採由左至右之橫行格式 橫行格式之規範一 二 依 公文程式條例 第 1 條及第 10 條規定, 稱公文者, 案 謂處理公務之文書, 除法律別有規定外, 依本條例之規 定辦理 ; 公文之附屬文件為附件, 附件在二種以上時, 應冠以數字 另依 文書處理手冊 第 1 點規定, 文書, 指處理公務或與公務有關, 不論其形式或性質如何之 一切資料 凡機關與機關或機關與人民往來之公文書, 機關內部通行之文書, 以及公文以外之文書而與公務有 關者, 不論其形式或性質如何之一切資料, 均包括在內 爰先生所詢公文之附件, 如符合上開規定, 即屬文書, 自應依 公文程式條例 第 7 條及 文書處理手冊 第 2 點之規定, 採由左而右之橫行格式製作 監察院及司法院所 監察院及司法院所屬機關是否依本院 文書處理手冊 屬機關是否依本院 規定辦理等疑義一案, 敬答復如下 : 查 文書處理手冊 係 文書處理手冊 規 屬 行政程序法 第 159 條第 2 項第 1 款規定之 行政規則 定辦理等疑義一案, 其適用對象為本院及所屬機關, 作為規範機關內部文書處 19

20 主旨日期說理之原則性規定 至總統府 其他四院及地方政府之文書處理部分, 可參照上開手冊規定或另訂相關規範 先生如欲瞭解監察院及司法院所屬機關之文書處理規範或反映文件處理時效問題, 可逕向各該機關詢問 一般行政機關函文 一 依 文書處理手冊 第 18 點規定, 公文之期望及目的用之 知悉 核准 語, 得視需要酌用 核示 備查 等 另查 知悉 核備 與 備查一詞, 依教育部國語推行委員會編纂之重編國語辭典 ( 等公文用語之意義修訂本 ) 之釋義, 係指 知道 之意 用法一案二 地方制度法 第 2 條第 4 款及第 5 款分別針對 核定 及 備查 有所定義, 核定 係指上級政府或主管機關, 對於下級政府或機關所陳報之事項, 加以審查, 並作成決定, 以完成該事項之法定效力之謂, 其涵義與 核准 同 ; 備查 係指下級政府或機關間就其得全權處理之業務, 依法完成法定效力後, 陳報上級政府或主管機關知悉之謂 三 至 核備 一詞, 查現行法令並無定義, 惟若干法令有使用 核備 用語者, 如 人民團體法 ( 主管機關為內政部 ) 娛樂稅法 ( 主管機關為財政部 ) 等 是以, 核備 一詞之意義及用法, 應就個案所依法令而定, 如有疑義, 可洽有關主管機關詳予說 請釋文書處理手冊 按機密文書解密條件為 附件抽存後解密, 須適用於第 60 點 ( 三 ) 規定附件已完成機密等級及解密條件標示者, 旨揭手冊第 60 點 ( 有關 附件抽存後解三 ) 已規定甚, 換言之, 是類機密文書原核定機關應依該密 之適用疑義一案規定於附件之適當位置處標示密等及解密條件或保密期限, 例如 : 密 ( 至 年 月 日解密 ) 又, 該手冊第 72 點 ( 三 ) 亦規定, 一般公務機密等級變更或解密之權責劃分, 係由原核定機關權責主管核定 是以, 依貴局來函及所附相關資料所示, 原核定機關既已核定其機密文書之解密條件為 附件抽存後解密, 則該附件亦應同時於發文前依上開規定完成機密等級及解密條件之標示, 如未標示者, 受領該機密文書之機關自可依旨揭手冊第 73 點 ( 一 ) 規定, 以 機密文書機密等級變更或註銷建議單 向原核定機關建議確標示該附件之機密等級及解密條件, 惟仍未獲答復時, 似宜再以行文方式向該機關催復 有關公文書之數字 按 公文書橫式書寫數字使用原則 之訂定, 旨在供各寫法疑義一案機關公文書橫式書寫之數字使用時有一致之規範可循, 其重點在於區分數字用語具一般數字意義 統計意義或以阿拉伯數字表示較清楚者, 使用阿拉伯數字 ; 屬描述性用語 專有 20

21 主旨日期說名詞 慣用語或以中文數字表示較妥適者, 使用中文數字 惟基於各機關公文數字用語樣態不一, 未能逐一列舉, 爰提供用法舉例一覽表, 俾供各機關參考, 是以, 除相關法規就數字用法另有規定外, 各機關自得視案情 性質等, 自行靈活運用, 惟不論採何種方式, 均應力求數字書寫正確無誤為首要 有關文書處理手冊 按文書處理手冊係本院於 99 年 1 月 22 日以院臺秘字第規範事宜 號函修正發布, 屬 行政程序法 第 159 條第 2 項第 1 款規定之 行政規則, 其適用對象為本院及所屬機關, 作為規範機關內部文書處理之原則性規定 至總統府 其他四院及地方政府之文書處理, 考量該等機關有其不同之作業需求, 本院於歷次手冊修正時, 係援例以副本分行參照 建請總統府推廣轄 按機關外收發人員收到公文或函電, 除普通郵遞信件外下 ( 行政院及另 4, 應先將送件人所持之送文簿或清單逐一查對點收, 並就原院 ), 對人民親自遞簿 單, 註收到時間蓋戳退還, 文書處理手冊第 22 點 ( 一送之公文, 製作有編 ) 已有定 惟該規定係供作機關與機關間或機關內部單位號之 收件回執聯 間於公文傳遞交換時, 作為公文收件之憑據, 至民眾親至機交付收執一案關送文時, 因無送文簿, 在實務上則由該機關填具送件回單予民眾收執, 或由民眾以送件之同式副本 繕本或影本供作收件比對後蓋收件章, 其作用等同於送件收據或送文簿之收件, 均可作為日後查詢之憑據 另經本院綜合業務處洽據總統府及其他 4 院表示, 該等機關收受人民親自遞送之文件, 亦均參照上開實務方式辦理 ( 檢附各機關收執聯影本供參 ) 公文抄本未蓋印而 按機關公文應視其性質, 依規定分別蓋用印信或簽署, 易外流疑義惟以電子文件行之者, 得不蓋用印信或簽署, 公文程式條例第 3 條第 1 項及第 5 項已規定甚 又查公文抄本 ( 件 ) 之使用, 依文書處理手冊第 10 點 第 31 點 ( 五 ) 及第 40 點 ( 七 ) 等規定, 機關內部得以加發 抄本 ( 件 ) 之方式處理, 不必蓋印, 但應於文面標示 抄本 ( 件 ) 是以, 公文抄本外流係屬機關內部管理事項, 與其有無蓋印或簽署無涉 中文書寫格式疑義 按為與國際接軌, 並配合公文電腦製作之習慣, 以提升公文處理效率,93 年 5 月 19 日修正公布 公文程式條例 第 7 條規定, 公文採由左而右之橫行格式, 爰行政院於 93 年 6 月 14 日發布該修正規定自 94 年 1 月 1 日起施行 是以, 政府機關及學校處理公務文書時, 均依上開規定辦理 ; 另教科書之編印, 查教育部 100 年 1 月 31 日修正發布之 教育部國民小學及國民中學教科圖書印製標準規格 已有相關規定, 各級學校均依該規定辦理 21

22 有關政府機關公文 按現行實務上機關公文蓋用 印 關防 職章 用 書節能減碳之建議 紅色印泥, 蓋用 簽字章 機關條戳 等章戳則用黑色或 : 機關戳印改採黑色 藍色印泥 再者, 機關公文以電子交換行之者, 依公文程式 ; 職章改採黑色或深 條例第 3 條第 5 項規定及機關公文電子交換作業辦法第 5 條 藍色 ; 擬辦會簽原子 規定, 得不蓋用印信或簽署 筆統一規定使用黑 色 ( 本院研考會意見 信箱轉交民眾陳情 郵件 ) 公文製作疑義 ( 本院 一 查實務上各機關公文製作時, 針對時間多採 12 小時制, 研考會意見信箱轉 如上午 9 時 30 分 下午 1 時 30 分等方式表述, 較為清 交民眾陳情郵件 ) 楚瞭 又依 公文程式條例 第 8 條及 文書處理手 冊 第 16 點等規定, 公文文字應簡淺確 白曉暢 詞意清晰, 俾利受文者確知悉 是以, 各機關自應依 上述規定及方式辦理 二 有關簽稿之擬辦, 可分為 先簽後稿 簽稿併陳 及 以稿代簽 等方式, 文書處理手冊 第 19 點 ( 一 )2 已規定甚 所詢機關內某單位所擬之簽稿, 經陳核 後再移由另一單位續辦函 ( 令 ) 稿時, 該函 ( 令 ) 稿究 屬何項擬辦方式, 應視案情並依上開規定自行認定 公文封發疑義 ( 本院 公文封發 送達或付郵, 文書處理手冊第 42 點及第 43 研考會意見信箱轉 點已訂有相關注意事項, 各機關可依該規定辦理 另前開手 交民眾陳情郵件 ) 冊電子檔置於本院全球資訊網 ( 首 頁 > 資訊與服務 > 行政事務 ), 您可直接上網瀏覽或下載 發文附件疑義 按文書處理手冊第 31 點 第 39 點至第 43 點等規定, 已 針對承辦人員於辦稿時或文書單位辦理發文處理時, 對於附 件之處理, 訂有相關注意事項, 各機關自應依上述規定辦理 復查實務上, 各機關處理公文發文時之附件作業, 有由承 辦人員備齊相關附件份數後送文書單位發文, 亦有逕將判發 後之文稿及附件各 1 份由文書單位辦理者 是以, 各機關可 考量各該內部業務及人力編制需求等, 本於權責自行規範, 俾相關承辦人員有所遵循 文書處理手冊第 附件以正本為限, 如需附送副本收受機關或單位, 應在 點 ( 五 ) 附件疑義 副本 項內之機關或單位右側註, 文書處理手冊第 48 點 ( 五 ) 已規定甚 是以, 所詢副本如未註含有附件, 即 可認定該副本未含附件 製據 或 掣據 按公文用字之正確用法, 應以教育部國語推行委員會編 用字疑義 纂之重編國語辭典 ( 修訂本 ) 為憑 又查全國法規資料庫法規 22

23 主旨日期說檢索, 現行法規中使用 掣據 二字, 計有公職人員選舉罷免法 總統副總統選舉罷免法 國庫法施行細則等 12 項法規 ; 至使用 製據 二字之法規, 僅有自衛槍枝管理條例施行細則 勞工保險局辦事細則 國立中國醫藥研究所辦事細則等 3 項法規 是以, 所詢 製據 或 掣據 之使用, 應依案情所涉相關法規, 予以用字 公文書之會辦作業 一 查公文程式條例第 1 條規定, 公文係處理公務之文書 文流程及相關規定疑書處理手冊第 1 點並規定, 文書係處理公務或與公務有關義 ( 本院研考會意見, 凡機關與機關或機關與人民往來之公文書, 機關內部信箱轉交民眾陳情通行之文書, 以及公文以外之文書而與公務有關者, 均包郵件 ) 括在內 是以, 所詢機關之預算動支請示單或其他例行性公務報表, 基於係處理公務或與公務有關, 當屬公文書, 殆無疑義 二 按文書處理程序一般原則, 文書處理手冊第 20 點已定, 文書處理, 應隨到隨辦 隨辦隨送, 不得積壓, 且在處理過程中之有關人員, 均應於文面適當位置蓋章或簽名, 並註時間, 以責任 又該手冊第 37 點亦規定, 文書之陳核 陳判等過程中, 均應使用公文夾, 並以公文夾顏色做為機關內部傳送速度之區分, 且須與夾內文書之性質相稱 再者, 該手冊第 27 點並規定, 針對會辦之文件, 受會單位應視同速件, 並依收發文程序辦理外, 同時於附件 6 公文夾之說及注意事項中, 訂有會簽會核時限, 如最速件 1 小時 速件 2 小時 普通件 4 小時, 作為各機關管制會稿 會辦時效之參考 惟基於上開手冊係就文書處理之程序及格式予以適度規範, 除供作各機關共同遵循之標準外, 各機關亦可衡酌實務作業需求, 自行訂定內部規範, 據以遵循 三 本院研究發展考核委員會已訂定 文書流程管理作業規範, 該規範第 13 章並就公文檢核訂有詳細規定, 各機關可依該規範辦理, 以有效瞭解並評估機關公文處理品質與流程管理良窳, 發掘問題及缺失, 從而提出改進建議與解決方法 是以, 所詢貴機關內部各單位間因文書處理所衍生之相關疑義, 自可逕向服務機關反映, 依照上開規範予以公文檢核, 俾能發現問題, 檢討得失 尋求解決途徑 公文可否使用 之 公文製作依文書處理手冊第 16 點 ( 一 ) 規定, 文字使用字疑義應儘量白曉暢, 詞意清晰, 以達公文程式條例第 8 條所規定 簡 淺 確 之要求 至所詢公文撰寫時可否使用 23

24 主旨日期說 之 字, 鑑於上開規定僅就公文文字之使用予以原則性規範, 並未硬性規定何字可否使用, 各機關於公文製作時, 自應視公文性質 案情及行文對象等靈活運用文字 公文解密作業疑義 按 文書處理手冊 第 73 點 ( 二 ) 已定, 機密文書已標示保密期限或解除機密條件者, 其保密期限已屆或條件成就時應依標示辦理變更或解密, 由檔案管理單位會商業務承辦單位依同點 ( 一 )4 規定辦理 是以, 所詢有關解密條件為 附件抽辦後解密, 該案附件已隨文寄發不歸檔情形, 仍應依上開規定程序辦理解密事宜 核定 與 備查 按 核定 與 備查 之定義, 地方制度法第 2 條已規之疑義定甚, 前者係指上級政府或主管機關, 對於下級政府或機關所陳報之事項, 加以審查, 並作成決定, 以完成該事項之法定效力之謂 ; 後者則指下級政府或機關間就其得全權處理之業務, 依法完成法定效力後, 陳報上級政府或主管機關知悉之謂 是以, 各機關自得視案情並依上開規定, 予以酌用 詢問 先簽後稿 依文書處理手冊第 19 點規定, 針對簽 稿之撰擬, 可視簽稿併陳 等擬辦方案情擇選 先簽後稿 簽稿併陳 以稿代簽 等擬辦方式於何處註疑義式, 並無硬性規定於何處註 惟為利長官核閱, 可依該手冊第 31 點規定, 由各機關自行規範或由承辦人員斟酌情形, 於稿面適當處予以註 詢問機關印信蓋用 按 文書處理手冊 第 40 點已定蓋印及簽署應注意事疑義項, 惟針對蓋印之顏色, 並未規定, 實務上各機關印信蓋用顏色為紅色, 簽字章等章戳則以藍 黑色為主 至箋函之使用, 係以個人或單位名義於洽商或回復公務時用之, 非以機關名義對外行文, 實務上多以署首長姓名 蓋用私章為之, 毋須蓋用印信 詢問本院對於公文 機關公文, 依 公文程式條例 第 6 條第 2 項規定, 應發文字號之編號原記發文字號 發文字號係由發文代字與文號所組成, 依 則規定文書處理手冊 第 41 點 ( 三 ) ( 四 ) 第 47 點 ( 三 ) 及本院研考會訂定之 文書及檔案管理電腦化作業規範 等規定, 公文書應一文一號, 發文代字部分, 應冠以承辦單位之代字, 於每年開始預為編定為原則 ; 文號部分, 共計 11 碼, 前 3 碼為年度, 中間 7 碼為流水號, 最後 1 碼為支號, 其中支號係供作雙稿 多稿公文使用, 得以 1-9 A-Z a-z 方式表示 基此, 各機關編定發文字號自應依上開規定辦理 至所舉案例疑義, 內容未臻確, 請就具體個案事實載陳述事項並檢附相關資料, 俾利查回復 24

25 詢問文書處理手冊 按所詢規定係參照國家機密保護法施行細則第 19 條意旨 第 59 點 ( 二 ) 有關, 提醒各機關於登註機密文書資料時, 應隱去足以顯示內容 機密文書之收發處 之文件 又查文書處理手冊第 22 點 ( 二 ) 第 23 點 ( 一 ) 理方式疑義 第 41 點 ( 五 ) 及第 55 點等規定, 針對各機關辦理機密文書 拆封 分文 繕校 蓋印 封發 歸檔, 以及機密公文電子 交換等事項, 應指定專責人員負責辦理, 並於登註機密文書 之資料時, 註密不錄由, 或以代碼或代名表示, 予以確 規範 是以, 機密文書之收發處理, 係由機關首長指定之專 責人員辦理, 其登註資料亦應依上開規定辦理, 註密不錄 由, 或以代碼或代名表示 詢問有關職名章材 依 文書處理手冊 第 84 點規定, 各機關因處理文書得 質規定疑義 自行刻製所需職名章 ; 第 83 點規定, 各機關處理文書, 應儘 量採用性能及品質優良之用具, 以增進文書處理效率 至所 詢職名章之材質, 手冊並無規定, 但各機關得參照第 83 點規 定, 本於權責自行決定 詢問有關公文 惠請 查 文書處理手冊 就公文期望及目的用語, 僅規定得 一詞疑義 視需要酌用 請 希 查照 等 至所詢 惠請 一詞 之用法, 該手冊並未規定, 惟查教育部國語推行委員會編纂 之重編國語辭典 ( 修訂本 ) 對於該二字之釋義, 惠 與 請 均可作為 對人有所請求的敬詞 之意, 毋須同時使用 詢問有關行政處分 按實務上, 行政處分書之送達, 略分有備函及不備函等 書繕發製作疑義 方式, 如本院訴願決定書係以函之方式檢送 ; 財稅機關之綜 合所得稅核定通知書及警察機關之舉發違反道路交通管理事 件通知單則逕以該通知書 ( 單 ) 寄送處分相對人 是以, 各 機關自得審酌其行政處分書之型態, 決定繕發方式 至所提 行政處分書因已具備公文號 發文日期及首長署名等, 實質 上已等同公文, 可否單獨繕發之建議, 針對是類公文書製發 之流程有無必要予以一致性規範, 本處已錄案研參 詢問文處理手冊第 按核定機密文書之機密等級 保密期限 解密條件等, 73 點第 3 項規定疑 文書處理手冊第 53 點已規定, 應依相關保密法規辦理 又查 義 機密檔案未經解密, 不得銷毀, 係機密檔案管理辦法第 18 條 所定, 文書處理手冊第 73 點 ( 三 ) 規定, 旨在闡並強調 各機關機密案件之銷毀, 應依該辦法之規定辦理 是以各機 關辦理機密案件之銷毀, 仍應依上開所定程序辦理 至所詢 具名檢舉案件或其他記載個人資料之文書, 其解密後如何保 護檢舉人或個人權益一節, 各機關自可參照政府資訊公開法 等相關法令, 採取適當之遮掩或限制公開等措施 詢問公文擬辦書寫 按文書處理手冊第 19 點 ( 二 )1(3) 有關 得於原件文 25

26 主旨日期說位置疑義中空白處簽擬 之規定, 旨在供承辦人員處理一般存參或案情簡單之文件時, 依所簽擬意見並預留各層主管人員核決蓋章及是否簽會相關單位等情, 予以斟酌於文面適當之空白處簽擬, 若文面已無足夠空間可供使用, 亦可以 簽 ( 以條列式簽擬 ) 之方式連同原件一併陳核 詢問文書處理相關 一 按本院訂頒之文書處理手冊第 18 點 ( 三 )5 公文用語規疑義定, 機關對人民稱 先生 女士, 係對民眾之敬稱 至以 女士 為尊稱婦女之詞, 並無年齡上之區別 二 查中華民國憲法增修條文第 1 條第 2 項, 於 94 年 6 月 10 日經總統公布修正, 憲法第 25 條至第 34 條有關國民大會相關規定停止適用 鑒於現行有關國民大會之相關法律條文宜配合修正, 立法院爰主動提案刪除公文程式條例第 2 條第 1 項第 3 款有關 國民大會 之文字, 並於 96 年 3 月 21 日經總統令修正公布 ; 另同條有關 監察院 之文字,96 年 1 月 3 日立法院法制委員會審查上開條例時, 因當日監察院未獲邀出席, 基於尊重該院, 仍保留總統與監察院公文往復時使用 咨 之規定 三 函的結構, 依前開手冊第 16 點 ( 三 ) 及第 17 點 ( 二 ) 規定, 採用 主旨 說 辦法 3 段式, 得靈活運用, 可用 1 段完成者, 不必勉強湊成 2 段 3 段, 是以各機關對於函之撰擬可因事 因案加以活用 詢問各機關任務編 一 按機關得視業務需要設任務編組, 中央行政機關組織基組之委員會可否獨準法 第 28 條雖有定, 惟與同法第 3 條所定之 機關立收發文疑義 或 單位 有別, 且非 公文程式條例 第 3 條所定得對外行文之範圍, 自不宜以該任務編組名義對外行文 至其他機關如需行文該任務編組, 仍應以該任務編組所屬機關為受文者 二 另查中央一 二級機關於各該機關處務規程訂設置之常設性任務編組, 以其既具有獨立業務職能及專責人力編制, 任務又相當於內部一級業務單位掌理事項, 其定位可視為內部單位, 自可依照 公文程式條例 第 3 條規定, 視公文性質分以機關名義或單位名義對外行文 詢問文書處理手冊 一 依政府資訊公開法及檔案法立法意旨, 政府資訊公開與第 52 點有關 於必檔案開放運用, 係以保障人民知的權利為原則 ; 另鑑於要之最小範圍內 之國家機密之核定, 因有侵害人民知的權利之虞, 國家機疑義密保護法第 5 條, 定應於必要之最小範圍內為之 政府相關資訊包括文書及檔案等自應依上開規定辦理 二 查文書處理手冊第 49 點規定, 機密文書區分為國家機密 26

27 文書及一般公務機密文書 各機關處理機密文書, 除依 國家機密保護法與其施行細則及其他法規外, 依該手冊 辦理 機密文書如屬國家機密文書, 其機密事項之核定 原則及範圍, 國家機密保護法與其施行細則已有定, 各機關自應依規定辦理 ; 至一般公務機密文書, 其保密 事項之範圍, 各機關應就其主管相關法規辦理 是以, 手冊第 52 點有關 於必要之最小範圍內 之規定, 係指 各機關應依文書性質, 就其主管業務所適用之法規, 並 在保障人民知的權利之前提下, 於最小程度內訂定其保 密事項之具體範圍 詢問文書處理手冊 一 按 文書處理手冊 第 21 點係以圖示方式說文書處理 有關文稿核會等疑 自收文或交辦起至發文歸檔止之全部流程, 為原則性規 義 範 第 47 點 ( 四 )7 規定, 強調主辦案件有會知其他單 位之必要時, 除須事先徵求其他機關或單位意見以為辦 稿之依據者, 應先送會外, 餘應於辦稿後送會, 或如係 其他機關以副本抄送, 以簡化文稿核會之步驟 至第 33 點 ( 四 ) 規定, 針對緊急而非政策性之文稿, 基於為縮 減處理時效, 在會稿時得採先發後會之方式, 係為上開 文書處理流程及簡化文稿核會之例外情形, 兩者並無牴 觸, 各機關自可視案情靈活運用 又存查案件可否以先 存後會方式處理, 各機關當視案情並本於權責自行核處 二 有無相關規定針對已歸檔之公文不得無故抽回重新辦理 一節, 按 檔案法 及 機關檔案檢調作業要點 等法 規, 已就檔案管理事項規定甚, 各機關於適用上如有 疑義, 請逕向主管機關檔案管理局洽詢 詢問臺灣鐵路管理 按機關內部單位處理公務, 基於授權對外行文時, 依公 局人事室可否以該 文程式條例第 3 條第 3 項規定, 由該單位主管署名 蓋職章 單位名義行文該局 ; 其效力與蓋用該機關印信之公文同 另文書處理手冊第 47 疑義 點規定, 各機關內部單位接洽其職掌範圍內之事項或依分層 負責之事項, 對其他機關或其他機關之內部單位, 得直接行 文, 不必由機關對機關行文 基此, 各機關自得依上開規定 並視案情需要以機關內部單位名義對外行文, 惟所詢以機關 內部單位名義行文所隸屬機關, 基於內部單位係機關於內部 依業務分工所設立且以執行該機關法定部分職掌或權限, 倘 就其職掌事項對機關 ( 首長 ) 有所陳述 請示 ( 求 ) 建議時, 宜以 簽 為之, 較為合乎體制 有關附件抽存後解 按本院訂頒之 文書處理手冊 第 49 點規定, 機密文書 27

28 密的檔案, 其附件之 區分為國家機密文書及一般公務機密文書 各機關處理機密 機密等級及保密期 文書, 除依國家機密保護法與其施行細則及其他法規外, 依 限或解除機密條件 該手冊辦理 又該手冊第 60 點第 2 項規定, 機密等級標示位 之標示格式 置, 依國家機密保護法施行細則第 17 條規定辦理 是所詢附 件之機密等級及保密期限或解除機密條件之標示, 自可依上 開規定辦理 本院是否訂有補發 按本院訂頒之 文書處理手冊 第 25 點 ( 六 ) 規定, 僅 公文規定 規範承辦單位因故遺失業經收文編號之公文, 經原發文機關 補發後要求補辦收文手續時, 仍應沿用原收文日期及原收文 號 至公文之補發, 因非屬常態, 原則是要避免, 且公文態 樣多元, 並非所有公文均能補發, 該手冊自不宜規定公文補 發之程序 公文程式條例適用 一 各機關之公文處理, 應依公文程式條例等規定辦理, 本院 疑義 亦訂頒文書處理手冊供作所屬機關處理文書之作業規範 及共同遵循標準 機關任何文件, 既經機關首長或依分層 負責規定授權各層主管判發, 依該手冊規定, 即可送交文 書單位辦理發文作業 倘於發文處理過程中, 相關人員對 交繕之文稿, 如認其不合程式或發現原稿有錯誤或可疑之 處時, 應先請示主管或向承辦人員查詢洽請改正後再行繕 印 發文 二 有關您所陳述承辦人逕將經長官核判之簽稿附件抽換後對 外行文, 該公文書之效力及當事人之行為責任為何一節, 請檢附具體個案事實, 逕洽該公文書之發文機關認定 公文用字應使用 復 按公文用字之正確用法, 應以教育部國語推行委員會編纂 或 覆 疑義 之重編國語辭典 ( 修訂本 ) 為憑, 該辭典對於 復 與 覆 之 釋義, 均可作為 回答 之意, 惟實務上常以 復 為慣用字 辦稿或簽文使用騎 按騎縫章之使用, 公文程式條例 第 11 條及本院訂頒 縫章之疑義 之 文書處理手冊 第 16 點 ( 二 )14 第 41 點 ( 五 ) 已 定, 公文及原稿用紙在 2 頁以上時, 應於騎縫處加蓋騎縫章 或職名章, 旨在防止公文被抽換篡改, 致公文有被偽造 變 造之虞 另查上開手冊係供作本院各機關文書處理之作業規 範及共同遵循標準, 惟鑑於各機關實務作業常有不同處理方 式及特殊需求, 且文書處理屬機關內部事務, 各機關自可就 簽與稿或多稿之間是否須蓋騎縫章予以規範, 所屬人員應當 遵循 建議規定於公文上 按公文係以機關名義所為之公法上意思表示, 其法律效 註記承辦人員聯絡 果歸屬於機關, 公文承辦人不需單獨對外承擔機關公文之責 28

29 電話 姓名 電子信 任 是以, 現行公文格式除開會通知單外, 並未列有承辦人 箱等聯絡方式 員姓名及電話 另公文承辦人姓名及聯絡電話尚非屬政府資 訊公開法第 3 條規定行政機關應主動公開之資訊 ( 參見臺中高 等行政法院 98 年度台上字第 23 號判決 ), 惟為便利機關或民 眾與承辦人員之溝通聯繫, 各機關同仁於承辦文稿時, 可依 文書處理手冊 第 31 點規定, 於文稿中述聯絡方式 所詢本院公布之法 一 本院網頁所收錄之 法律統一用字表, 係立法院秘書處 律統一用字表與教 ( 法規會 ) 為利該院於議案審議過程中劃一用字, 撙節會議時間, 而 育部公布之統一用 依歷年議決之法律案彙編而成, 經該院 62 年 3 月 13 日第 字表有二處相互衝 1 屆第 51 會期第 5 次會議及 75 年 11 月 25 日第 78 會期 突 第 17 次會議認可 換言之, 即 在法規上 之統一用字, 本院及所屬機關於訂修法規時, 均依照該用字表辦理 二 至於網頁上所載 教育部統一用字表, 經查係教育部國 語推行委員會編輯成語典之內部使用參考資料, 係針對 易混淆須辨別之對照字形, 規範其在 行文釋義時 之 統一用字 機密公文解密條件 按文書處理手冊第 73 點 ( 二 ) 規定, 機密文書已標示保 為 工作完成後解密 密期限或解除機密條件者, 其保密期限已屆或條件成就時應 或 公布時解密 依標示辦理變更或解密, 由檔案管理單位會商業務承辦單位 等無確解密時間 ( 依同點 ( 一 )4 規定辦理 ; 基此, 解密條件成就即可逕依上開規 日期 ) 者, 如承辦人 定辦理解密事宜 認為解密條件已成 就, 是否可逕行解密 公文用語有關 敬請 按 查照 備查 之使用, 前者依教育部國語推行委 查照 敬請備查 員會編纂之重編國語辭典 ( 修訂本 ) 對於該用詞之釋義, 係 之使用疑義 指公文上為使對方知悉 辦理之期望語, 通常用於平行機關 ; 後者依地方制度法第 2 條所定該法用詞之定義, 則指下級 政府或機關間就其得全權處理之業務, 依法完成法定效力後, 陳報上級政府或主管機關知悉之謂 又依本院訂頒之 文 書處理手冊 第 18 點 ( 一 ) 規定, 上開二用語均係公文期望 及目的用語, 各機關得視需要酌用 建議本院於公文上 按公務人員製作之文書, 係以機關名義所為之公法上意 註記承辦人員姓名 思表示, 其法律效力歸屬於機關, 公文承辦人不需單獨對外 聯絡電話及電子信 承擔機關公文之責任 是以, 現行公文格式除開會通知單外 箱等聯絡方式, 並未列有承辦人員姓名及電話 惟為便利機關或民眾與承 辦人員之溝通聯繫, 本院各單位同仁於承辦文稿時, 可依 文書處理手冊 第 31 點 ( 十 ) 規定, 由承辦人員斟酌案情, 於文稿中述聯絡方式 29

30 究應以有無印有條 針對承辦人員或他人所提出之公文影本, 不論是否印有 碼之公文影本作為 條碼, 如對內容有爭議時, 為求慎重, 應以原簽辦公文為準 業務參考 權責釐清 或判定事實之依據 有關公文陳核時被 查 公務員服務法 第 2 條已定公務人員對於長官監 單位主管或副主管 督範圍內所發之命令有服從義務 承辦人員簽擬公文本應依 退回修改, 專門委員 分層負責相關規定, 陳請長官核定或判行, 至核稿 閱稿及 是否須負督導權責 判行等應注意事項, 文書處理手冊 第 32 點 第 34 點及第 疑義 35 點均已規定甚 是以臺端所詢單位主管核稿時認有其他 意見時, 承辦人員仍應遵從長官指示, 重行簽辦陳核 ; 至貴 單位專門委員是否負督導之責, 係屬機關內部事務, 宜由貴 機關本於權責自行認定 於文書更正時, 使用 一 按公文程式條例第 8 條規定, 公文文字應簡淺確 另文 校對章之法源依據 書處理手冊第 16 點亦規定, 公文製作之文字敘述和重要 疑義 事項記述, 應避免錯誤和遺漏 基於公文係機關對外之意 思表示, 具有公信力, 應正確無誤, 倘其內容有誤且經查 證屬實, 自應重新繕印, 惟實務上機關如發現僅為公文文 字有錯漏且不影響全文意旨時, 亦有依該手冊第 84 點規 定, 刻製校對章並於改正處加蓋 是以所詢機關核發之證 書, 係屬上開條例所定之其他公文, 倘其內容出現錯漏, 各機關自應依上開規定辦理 二 另提及姓名章與職章之使用, 按前者之正確名稱為職名章, 係各機關依文書處理手冊第 84 點規定, 基於處理文書 需要, 以正楷或隸書, 由左至右, 刻製職稱 姓名之章戳, 並分交有關人員於文書處理過程中之文面適當位置蓋章, 以責任, 或針對 2 頁以上之文稿, 於騎縫處蓋職名章, 以代替騎縫章 ; 後者依印信條例第 15 條規定, 係蓋用 於呈文 簽呈各種證券 報表, 及其他公務公文 在案 是否為公文 查本院訂頒之 文書處理手冊, 並無旨揭用語之規定 用語疑義 惟依教育部國語推行委員會編纂之重編國語辭典 ( 修訂本 ) 對於 在案 一詞之釋義, 係指某事項已由前次文件敘述, 表示有案卷可考查 實務上亦有機關使用該用語 本院動員會報等, 其 按任務編組得否對外行文, 依本院秘書處 95 年 4 月 13 決議及交付執行事 日院臺秘字第 號函之說, 鑑於任務編組於性質 項是否應以本院名 上並非機關內部基於業務劃分職掌之單位, 亦無授權或分層 義行文疑義 負責可能, 是以其作成之 決議 或 決定 應僅供行政機 關參考, 自仍以機關名義對外行文 本院公文未註承 一 查本院 文書處理手冊 伍 文書核擬 三十一 ( 十 )8 30

31 主旨日期說辦同仁姓名及聯絡, 已規定承辦人員得於文稿中述聯絡方式, 且同手冊附電話, 僅留傳真號碼錄 6 公文作法舉例之聯絡方式亦列有承辦人 電話 傳真 等, 承辦人員可根據需要斟酌予以註 二 另公文係以機關名義所為之公法上意思表示, 其法律效果歸屬於機關, 且公文承辦人姓名及聯絡電話尚非屬政府資訊公開法第 3 條規定行政機關應主動公開之資訊 ( 參見臺中高等行政法院 98 年度台上字第 23 號判決 ), 是本院公文係依相關規定辦理, 必要時, 將註承辦人姓名及聯絡電話 以機關內部單位名 按機關內部單位處理公務, 基於授權對外行文時, 依公義行文疑義文程式條例第 3 條第 3 項規定, 由該單位主管署名 蓋職章 ; 其效力與蓋用該機關印信之公文同 另查同一機關內部各單位須以書面洽辦公務者, 依文書處理手冊第 45 點規定, 應以書函或便箋行之, 或將原文影印分送會簽, 並儘量利用電子方式處理 ; 該手冊第 47 點亦規定, 各機關內部單位接洽其職掌範圍內之事項或依分層負責之事項, 對其他機關或其他機關之內部單位, 得直接行文, 不必由機關對機關行文 基此, 各機關自得依上開規定並視案情需要以機關內部單位名義行文 至所詢以機關內部單位名義行文所隸屬機關之作法, 上開條例及手冊並無相關規定 公文批示 閱 之用 按公文程式條例第 8 條規定, 公文用字應簡淺確 ; 另語疑義文書處理手冊第 35 點亦規定, 對陳判之文稿, 應確批示 至各級長官批示公文之用語, 上開條例及手冊並未做硬性規定, 惟公文既經首長或依分層負責授權批定, 不論其批示 閱 如擬 可 或僅簽名 ( 蓋章 ), 應即視為同意簽擬意見 人民申請書之簽名 按民法第 3 條第 1 項及第 2 項定, 依法律之規定, 有效力疑義使用文字之必要者, 得不由本人自寫, 但必須親自簽名 如有用印章代簽名者, 其蓋章與簽名生同等之效力 是以, 若使用文字表彰係本人所為時, 蓋章與簽名具同等之效力 有關公文程式條例第 5 條所稱 署名 蓋章, 依上開規定, 應具同等之效力, 人民於自書之申請函上以親自簽名或蓋章代替簽名方式, 擇一表彰本人所為即可 文書處理手冊有關 按該手冊第 16 點 ( 三 ) 有關公文製作之分段要領, 即規簽之撰擬規定與作定 主旨 說 辦法 3 段, 得靈活運用, 可用 1 段完法舉例疑義成者, 不必勉強湊成 2 段 3 段, 是以簽之撰擬可因事 因案加以活用 至附錄 6 所列公文作法舉例, 係供各機關參考, 並非硬性規定 31

32 騎縫章之蓋用規定 按騎縫章之蓋用, 公文程式條例 第 11 條及本院訂頒 之 文書處理手冊 第 16 點 ( 二 ) 第 40 點 ( 五 ) 均已定, 公文及原稿用紙在 2 頁以上時, 應於騎縫處加蓋騎縫章或 職名章 另為確保附件之正確及完整, 該手冊第 31 點 第 39 點 第 41 點及第 42 點亦已分別規定, 除承辦人員於辦稿時, 處理附件須註其內容名稱 媒體型式 數量及其他有關 字樣, 並應檢點清楚 隨稿附送外 ; 於發文校對 編號 登 錄及封發時, 相關人員亦須檢查附件是否齊全後, 始得將公 文及附件發出 檔案管理局成立前 一 行政機關對人民依法規之申請案件, 依 行政程序法 第 之檔案申請及保存 51 條規定, 除法規另有規定外, 應按各事項類別, 訂定 年限基準疑義 處理時限 ; 未訂定處理時限者, 其處理期間為 2 個月 至 各類別案件之申請報備 補正等事項, 應視各該法律命令 之規定內容而定 是以所詢涉及公寓大廈管理條例之案件, 宜檢具具體個案及相關資料逕洽主管機關認定, 俾利事 實之釐清 二 有關檔案管理事項, 於檔案管理局成立前, 並無主管機關, 僅於 事務管理手冊 就檔案管理部分訂有一般性原則, 惟各機關得依該機關特性, 參照上開手冊訂定作業規定 另查 檔案法 於 88 年 12 月 15 日公布並自 91 年 1 月 1 日起施行, 基於檔案管理事項已移由檔案管理局承受辦 理, 是以所詢該局成立前 後有關辦理歸檔之法規依據及 保存年限基準等疑義, 仍宜由該局統一解釋 差勤管理系統有關 查 文書處理手冊 第 9 點係針對文書除稿本外, 依其 假單之線上批核有 性質及適用範圍, 區分為正本 副本 抄本 ( 件 ) 影印本或 無違反 文書處理手 譯本, 並按其區分規範是否蓋用印信及章戳 ; 其中正本及副 冊 第 9 點規定疑義 本以電子文件行之者, 係指機關公文以電子交換方式行之, 得不蓋用印信及章戳, 並應附加電子簽章 機密文書等級機密 按核定機密文書之機密等級 保密期限 解密條件等, 等級變更 ( 或註銷 ) 應依相關保密法規辦理, 文書處理手冊第 55 點已規定甚 ; 建議單應如何核定 又該手冊附錄 6 所列公文作法舉例, 係供各機關參考, 並非 機密等級疑義 硬性規定 是以各機關填具機密文書等級機密等級變更 ( 或 註銷 ) 建議單, 應依相關保密法規及視案情需要設定其機密 等級 反映公文寫作常見 查文書處理手冊並未規定 惠 字之用語及用法, 僅規 惠請 二字之誤用 範公文期望及目的用語得視需要酌用 請 希 查照 等, 惟台端所提建議, 本處已另函請本院人事行政局於日後 辦理公務人員相關教育訓練時, 將 惠 字之正確用法提供 32

33 講師納入講習之參考 另查信封上書寫收件人姓名及職稱之 字體大小, 向無規範, 惟隨著現代化 資訊化及公文書採橫 式書寫方式後, 係於公文內容中呈現對受文者之尊重, 是以 上開手冊就信封上書寫收件人之字體並未作統一規定 簽之敬陳語疑義 按文書處理手冊第 19 點業就簽之撰擬規定甚, 是以所 詢機關內部單位簽辦案件如一般公所之簽, 仍請依上開規定 辦理, 由各機關依分層授權規定核決, 簽末不必敘陳某某 長官字樣 下行文是否需在受 按實務上並無 受文者提稱語, 自無於受文者提稱語前 文者提稱語前挪抬 挪抬之用法, 是以文書處理手冊無此規定 至 請查照 為 期望及目的用語, 於該用語中使用挪抬係對受文者表示禮貌, 且上開手冊之附錄 6 所列公文作法舉例, 係供各機關參考, 有關上行文 平行文及下行文是否須使用挪抬, 並無硬性 規定 公文附件之標示疑 依文書處理手冊第 31 點規定, 承辦人員於辦稿時, 可參 義 考附錄 6 之範例, 於 附件 欄中註內容名稱 媒體型式 數量及其他有關字樣 該手冊電子檔已置於本院全球資訊 網 ( 首頁 > 資訊與服務 > 行政事務 ) 及研考會網站 ( 首頁 > 公民參與 及資訊公開 > 政府出版品 > 本會出版品 ), 您亦可直接上網瀏 覽 總統信箱 院長 依公文程式條例第 3 條第 5 項及文書處理手冊第 9 點規 信箱 與 各縣市首 定, 機關公文以電子文件行之者, 得不蓋用印信或簽署 至 長信箱 等均以電子 各機關首長信箱係屬民眾與機關間的溝通管道之一, 上開規 方式回復, 是否須比 定就該類信箱以電子方式回復是否須簽署或署名並未規範, 照紙本公文予以簽 惟若屬公文者, 自可比照上開規定辦理 署或署名疑義 公文批示用語 依公文程式條例第 8 條規定, 公文用字應簡淺確 至 各級長官批示公文之用語, 上開條例及文書處理手冊並未做 硬性規定, 惟公文既經首長或依分層負責授權批定, 不論其 批示 閱 如擬 可 或僅簽名 ( 蓋章 ), 應即視為同意 簽擬意見 建議公務員不可以 針對核稿人員對於文稿之機密性 時間性 重要性或重 鉛筆改稿 要關鍵文字, 認為不當而更改時, 依文書處理手冊第 32 點規 定, 必須簽章, 以示負責 ; 另實務上均使用原子筆或簽字筆 等予以改稿, 不宜以鉛筆為之 公文核章時可否簡 按文書處理過程中之承辦人 初核者 覆核者 會核者 化免簽註日期時間 及決定者等有關人員, 為責任, 均應依文書處理手冊第 20 33

34 疑義 點 ( 九 ) 第 30 點 ( 二 ) 規定, 於稿面適當位置蓋章或簽名, 並註時間, 例如 1108/1600, 以利日後查考 機密文書註解密 按文書處理手冊第 62 點 ( 四 ) 規定, 機密文書解密條件 條件為 附件抽存後 為 附件抽存後解密, 須適用於附件已完成機密等級及解密 解密 時, 該如何辦 條件標示者 是以該機密文書如將附件抽存時, 即屬解密條 理解密 件成就, 本文部分即可依該手冊第 75 點 ( 三 ) ( 四 ) 規定辦 理解密, 惟附件部分仍須依其標示之機密等級 保密期限及 解密條件等採取必要之保密措施 簽 擬辦 超過 按文書處理手冊第 16 點 ( 三 ) 第 19 點 ( 二 ) 等規定, 項意見之撰擬方式 僅就意見較多時可分項條列, 並應另列縮格書寫 至 擬辦 以 奉核後, 一 二 之撰擬方式, 該手冊並 未規範 公文書擬辦意見可 文書處理手冊並未規範 否以套印方式列印 於原公文書上 騎縫章之蓋印位置 按騎縫章之使用, 公文程式條例 第 11 條及本院訂頒 及其標準作業規定 之 文書處理手冊 第 16 點 ( 二 ) 第 41 點 ( 五 ) 已定, 公文及原稿用紙在 2 頁以上時, 應於騎縫處加蓋騎縫章或職 名章 又查教育部國語推行委員會編纂之 重編國語辭典修 訂本 有關 騎縫 一詞之解釋, 係指跨在兩張紙接合的中 縫, 如公文 信函或契約等的兩紙連接處 是以騎縫章應蓋 在兩張紙間 公文書製作可否採 按 公文程式條例 及 文書處理手冊 就公文書究採 雙面列印方式 單面或雙面列印未予以規範, 惟實務上如台北市 台北縣政 府等機關基於減少公文用紙及落實環保政策, 已自行規定除 書證類 公告外之其他公文書, 得採用 A4 格式雙面列印 是 各機關列印設備倘能支援雙面印製功能, 自可依實際需用情 形規定印製方式 清稿與校對權責疑 按文稿增刪修改過多者, 文書處理手冊第 36 點 ( 二 ) 已 義 定, 應送還原承辦人員清稿 另該手冊第 點亦就發 文處理過程中有關繕印及校對應注意事項訂有確規範, 並 由文書單位人員就判行待發之文稿分別辦理繕印及校對事宜 密件公文處理疑義 一 密件公文解密條件如為 附件抽存後解密, 按文書處理 手冊第 62 點 ( 四 ) 規定, 係適用於附件已完成機密等級 及解密條件標示者 是以該密件公文如將附件抽存時, 即屬解密條件成就, 本文部分即可依該手冊第 75 點 ( 三 ) ( 四 ) 規定辦理解密, 惟附件部分仍屬機密文書, 須 34

35 按其標示之機密等級 保密期限及解密條件等採取必要 之保密措施 二 至所詢密件公文之法源依據, 按一般公務機密維護之法 令依據, 現行均由各主管機關分別將業務應保密事項訂 定於其專業法規中, 文書處理手冊僅就應保密事項之標 示 解降密權責及程序 使用及傳遞等管制作業程序予 以適度規範 是以有關核定機密文書之機密等級 保密 期限 解密條件等, 該手冊第 55 點已規定, 各機關應依 相關保密法規辦理 公文程式條例第 按公文程式條例第 1 條規定, 公文係處理公務之文書, 條有關其他公文之 其類別除同條例第 2 條第 1 項第 1 至 5 款所定之令 呈 咨 疑義 函 公告外, 尚有其他因辦理公務需要之文書, 可列為其 他公文, 例如書函 開會通知單 公務電話紀錄 簽 箋函 或便箋等, 文書處理手冊第 15 點已有舉例 詢問存查公文是否 按 存查案件批示單 之使用, 文書處理手冊並未規範 須用 存查案件批示, 惟一般存參或案情簡單之文件, 可依該手冊第 19 點 ( 二 ) 單 規定, 得於原件文中空白處簽擬 詢問學校發布之獎 按旨揭公文書之送達, 文書處理手冊並無規範由何單位 勵令 各項證書 負責, 且屬內部行政事務及分工, 宜由貴校自行妥處 聘書 考績 ( 核 ) 通 知書 教師核薪通知 書等公文書究由何 單位負責送達當事 人 詢問本處編印之 文 查上開手冊電子檔已置於本院全球資訊網 ( 書處理手冊 何處有 首頁 > 為您服務 > 行政事務 ) 及研 販售 考會網站 ( 首頁 > 公民參與及資 訊公開 > 政府出版品 > 本會出版品 ), 您可直接上網瀏覽, 或就近至五南文化廣場等 62 家政府出版品展售門市購買 ( 展 售門市名錄業置於 Open 政府出版品回應網, 詢問本院有無負責 機關公文, 依公文程式條例第 6 條規定, 應記發文字號 全國各機關發文字 發文字號係由發文代字與文號所組成, 旨在俾利公文查詢 號編制及核定 發文代字部分, 按本院秘書處訂頒之文書處理手冊第 42 點規 定, 應冠以承辦單位之代字, 並於每年開始預為編定為原則 ; 而文號部分, 本院研考會 93 年修正發布之 文書及檔案管理 電腦化作業規範 已有確規範, 文號共計 11 碼, 由 年度 ( 前 3 碼 ) 流水號 ( 中間 7 碼 ) 及 支號 ( 最後 1 碼, 供 35

36 主旨日期說 雙稿 多稿之用 ) 結合而成 基此, 各機關發文字號均依上 開規定辦理 事務管理各手冊是 一 查 事務管理規則 之內容係屬行政程序法第 159 條第 2 否包含文書處理 項第 1 款之行政規則, 毋庸以法規定之, 本院爰於民國 94 年 6 月 29 日廢止該規則, 相關規定改於手冊規範, 部 分並回歸相關法令 二 配合上開規則廢止, 原本院秘書處編印之 事務管理手冊 亦停止使用 目前除文書處理手冊由本院秘書處編印外, 餘各部分由各主辦機關抽印成各手冊, 其中出納管理 ( 財政部國庫署 ) 物品管理 ( 行政院主計處會計管理中心 ) 國有公用財產管理 ( 財政部國有財產局 ) 車輛管理 ( 交通部公路總局 ) 辦公處所管理 ( 內政部營建署 ) 宿舍 管理 ( 住福會 ) 安全管理 ( 內政部消防署 ) 等 7 手冊, 經各主辦機關同意授權行政院研考會於本 (96) 年 4 月重 製為 事務管理彙編 公文用語使用 乙份 按 乙份 或 一份 一詞之使用, 文書處理手冊 並 或 一份 疑義 無規定, 惟實務上 乙份 與 一份 二者均有使用 另依該 手冊附錄 5 之 公文書橫式書寫數字使用原則 第 2 點規定, 數字用語具統計意義 ( 如計量單位 ) 者, 使用阿拉伯數字, 是 以份數可以 1 份 表示較為清楚 建議本院於公文上 按公務人員製作之文書, 係以機關名義所為之公法上意思 註記承辦人員姓名 聯絡電話 傳真及 電子信箱等聯絡方 式 機密文書處理問題 詢問 事務管理手冊 何時改版 表示, 其法律效力歸屬於機關, 公文承辦人不需單獨對外承擔 機關公文之責任 是以, 現行公文格式除開會通知單外, 並未 列有承辦人員姓名及電話 ; 惟為便利機關或民眾與承辦人員之 溝通聯繫, 本院各單位同仁於承辦文稿時, 可依 文書處理手 冊 第 31 點規定, 於文稿中述聯絡方式 一 解密條件如為 發文後解密, 俟解密條件成就後, 即可 依文書處理手冊第 75 點 ( 一 ) 至 ( 五 ) 規定辦理解密程序 二 另該手冊第 75 點 ( 七 ) 規定, 機密案件非經解密, 不得 銷毀, 解密後, 其銷毀方式須依檔案法及相關規定辦理 是已 屆保存年限之機密文書, 仍應依上開規定處理 至受領機密文 書之機關, 經以變更機密等級或解密建議單向原核定機關建議 而未獲答復時, 似宜再以行文或電洽方式向該機關催復 一 配合 事務管理規則 於 94 年 7 月 1 日廢止, 出納管理 國有公用財產管理 物品管理 車輛管理 辦公處所管理 宿舍管理 安全管理等 7 手冊及 工友管理要點 均已於同日生效並由各主管機關分行 ; 原 事務管理手冊 檔案管理 集會管理與員工福利管理等 3 部分規定及 出納管理作業流程及工作手冊範本 亦一併於同日停止適用 36

37 主旨日期說 二 至原由本處編印之 事務管理手冊, 則改由各主管機關抽印成冊, 不再彙編為單一本 台端如欲瞭解相關規定, 可至 本院全球資訊網 / 為您服務 / 行政事務 / 事務管理各手冊規定 項下查詢下載 ( 網址 : ), 或逕洽各主管機關 ( 聯絡電話詳上開項下內之 7. 事務管理各手冊修正說 ) 抄本定義 文書處理手冊 第 9 點及第 41 點規定, 文書除稿本外 公文書之受文者寫 法疑義 府文與局文之區別 及適用情形, 必要時得視其性質及適用範圍, 區分為正本 副本 抄本 ( 件 ) 影印本或譯本 抄本 ( 件 ) 無須加蓋機關印信或章戳, 其文面應標示 抄本 ( 件 ) 另該手冊第 31 點亦規定, 機關 行文涉及內部單位者, 得以加發抄本 ( 件 ) 之方式處理 綜上, 抄本 ( 件 ) 之內容, 除文面上標示有 抄本 ( 件 ) 之字樣 及未蓋有機關印信或章戳外, 餘與正本 副本相同, 用以知會 機關內部單位 按 文書處理手冊 第 31 點規定, 承辦人員於辦稿時, 正本或副本應分別逐一書機關全銜 ; 受文者係指公文行文之對象, 含括正本或副本, 基此, 台端舉例學校行文市立動物園, 副本為社會局時, 如行文給社會局時, 應於受文者欄位書機關全銜為臺北市政府社會局 95.5 按公文程式條例第 3 條第 3 項規定, 機關內部單位處理公 務, 基於授權對外行文時, 由該單位主管署名 蓋職章, 其效 力與蓋用該機關印信之公文同 基此, 公文依組織型態可區分 為機關文與單位文 2 類 此外, 亦可依中央行政機關組織基準 法第 3 條規定 ( 即機關係就法定事務, 有決定並表示國家意思 於外部, 而依組織法律或命令設立, 行使公權力之組織 ; 單位 係基於組織之業務分工, 於機關內部設立之組織 ), 據以認 定究屬機關或機關內部單位之公文 索取本院對外發出 95.3 查本處編印之 文書處理手冊 收錄有公文紙格式及公文 之公文格式 行政規則自即日起 95.2 停止適用, 究係由發 ( 法規會 ) 文日期當日起算 ; 抑 或是三天後生效 作法舉例等, 業置於本院網頁 為您服務 - 行政事務 項下 ( 可直接上網查閲 按中央法規標準法第 22 條第 3 項規定 : 依前二項程序 廢止之法規, 得僅公布或發布其名稱及施行日期 ; 並自公布或 發布之日起算, 至第三日起失效 其所稱 法規 僅及於法 律及同法第 3 條之命令, 並不包含行政規則在內 來函內容既 稱 行政規則自即日起停止適用, 其 即日 係指發文日期 當日, 不適用前揭中央法規標準法第 22 條第 3 項規定 復為 避免產生適用上混淆, 影響人民之合法權益, 本院於 93 年 10 月 22 日修正 中央行政機關法制作業應注意事項 第 12 點及 37

38 第 13 點, 已就行政規則之分行或發布及其生效日期定有文, 您可上本院全球資訊網 ( 為您服 務 > 法規服務 > 法制實務 > 行政機關法制作業實務網頁查閱相關 規定 文號定義 95.2 依公文程式條例第 6 條規定, 機關公文, 應記發文字號 文書處理手冊第 48 點亦規定, 公文書應一文一號, 總收發 文所編號碼, 應在本機關內統一應用 ; 各機關應視實際情形, 採用收發文同號, 使文號更趨簡化 在實務運作上, 依本院研 考會 93 年修正發布之 文書及檔案管理電腦化作業規範, 已 對文號定義予以確規範, 即由 年度 流水號 及 支號 結合而成, 俾利公文查詢 以 行政院秘書長 查民國 46 年 5 月修正之 印信條例 第 9 條規定, 文職 名義對外行文之法 簡任以上之幕僚長, 其有對外行文之必要者, 並得呈請總統核 理基礎為何 准發印或關防 本院於 47 年 6 月以須對外行文為由, 依上開 條例規定, 函請總統府秘書長頒發秘書長印, 並於同年 8 月 15 日啟用 是目前本院以秘書長名義對外行文, 係依 印信 條例 第 9 條規定辦理, 且已行之有年 上級主管機關交辦 查公務員服務法第 2 條規定, 長官就其監督範圍以內所發 下級機關業務, 若未 命令, 屬官有服從之義務 但屬官對於長官所發之命令, 如有 正式行文交辦, 下級 意見, 得隨時陳述 據此, 上級主管機關於監督職掌範圍內, 機關應否有服從之 均可下達與業務相關之交辦事項, 不論其交辦形式為口頭 正 義務疑義 式行文或內部簽陳等, 依上開規定, 屬官即有服從之義務, 殆 無疑義 公文抄本 ( 件 ) 使用 一 文書處理手冊 第 9 點及第 41 點規定, 文書除稿本外, 疑義 必要時得視其性質及適用範圍, 區分為正本 副本 抄本 ( 件 ) 影印本或譯本 抄本 ( 件 ) 無須加蓋機關印信或 章戳, 其文面應標示 抄本 ( 件 ) 二 至所詢抄本 ( 件 ) 使用一節, 依據 機關公文電子交換 作業辦法 第 7 條, 有關機關公文電子交換作業發文處理 程序及應注意事項規定, 公文於電子交換前應列印全文, 並校對無誤後做為抄件 另 文書處理手冊 第 31 點亦 規定, 機關行文涉及內部單位者, 得以加發抄本 ( 件 ) 之 方式處理 橫式公文 一 查為與國際接軌, 並兼顧電腦作業平臺屬性, 使公文制作 更具便利性, 進而提升公文處理效率,93 年 5 月 19 日修 正公布之 公文程式條例 第 7 條, 已定公文採由左而 右之橫行格式, 並經行政院定自 94 年 1 月 1 日施行 二 至所提公文紙格式一節, 依 文書處理手冊 第 92 點規 38

39 定, 各機關公文用紙之尺度, 採國家標準總號五號用紙尺 度 A4, 便條紙得用 A5 公文會辦及陳核時 依 文書處理手冊 第 83 點規定, 一般公文發文使用日 效計算 數, 自收文之次日起至發文之日止, 含本機關內部各單位會辦 會簽 會稿時間; 復依 文書流程管理手冊 第 3 章 管制 標準 時效計算標準規定, 發文使用日數, 機關內部各幕僚單 位之間會稿 會辦時間不得扣除 ; 惟與本機關以外機關會稿時, 從送會之日起至退會收到之日止時間, 得予扣除 公文行文副本及抄 94.9 依 公文程式條例 第 9 條規定, 公文除應分行者外, 並 本使用疑義 得以副本抄送有關機關或人民 ; 文書處理手冊 第 49 點亦規 定, 文書有分行之必要者儘量利用副本, 以避免重複辦稿 ; 受 理之案件, 主體機關或通案分行之機關用正本, 其餘有關聯或 預計將有同樣詢問之機關用副本 此外, 為達公文減量, 同手 冊第 31 點規定, 機關行文涉及內部單位者, 得以加發抄本 ( 件 ) 之方式處理 公文附件是否加蓋 94.9 依 公文程式條例 第 10 條規定, 公文之附屬文件為附 騎縫章疑義 件, 是 公文 與 附件 仍有所區別 又同條例第 11 條暨 文書處理手冊 第 41 點, 亦均僅規定公文及原稿在 2 頁以 上時, 應於騎縫處加蓋騎縫章或職名章, 並未定其附屬文件 亦應加蓋 基此, 附件 究應否加蓋騎縫章或職名章, 可由 各機關審視案件性質自行決定 機密文書機密等級 94.6 為尊重原發文機關就機密文書等級核定之權責, 本院 文 變更或註銷處理意 書處理手冊 第 75 點, 僅規定原發文機關因主動檢查或其他 見表之使用疑義 機關建議, 始需填具機密文書機密等級變更或註銷處理意見表 陳送核定 建議公文信封改以 94.6 查本院 文書處理手冊 所附公文封套舉例, 信封紙質 牛皮紙袋信封, 而不 採用模造紙或再生紙, 中 小型信封並可採透口洞式, 其 再使用透口洞式 口洞應以高透且不反光 無靜電之玻璃紙保護之規定, 旨 塑膠模封套 在簡化各機關文書作業流程, 可省去受文者 受文者地址 發文日期 字號之填寫 ; 且為兼顧環保需求, 該類封套亦可 回收再利用 另各機關可視業務需求, 參酌上開規定自行製 作, 並未硬性規定製作該類封套 公文未註記聯絡方 94.5 按公務員製作之文書, 係以機關名義所為之公法上意思表示, 式 其法律效果歸屬於機關, 公文承辦人不需單獨對外承擔機關公 文之責任 是以, 現行公文格式除開會通知單外, 並未列有承 辦人員姓名及電話 ; 惟為提升公務溝通效率, 文書處理手冊 第 31 點, 已定 承辦人員得於文稿中述聯絡方式, 各 機關自可參照該規定辦理 39

40 詢問文書處理相關 94.5 一 查 文書處理手冊 第 17 點 (3) 規定, 公告登載時, 疑義 不署機關首長職稱 姓名 ; 同手冊第 93 頁 公告作法舉 例 係為登報用, 且該例說亦已記載免署機關首長職銜 姓名 二 本處訂定 公文書橫式書寫數字使用原則, 旨在使各 機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循, 有 關機關內組別, 如第 7 組, 依該原則係屬序數性質, 以 阿拉伯數字表示為宜, 並無涉莊重 正式與否意涵 ; 另 所提 一案 一事 一節, 依該原則係為描述性 用語, 宜使用中文表示 列有解密條件之機 94.4 查 文書處理手冊 第 75 點 ( 三 ) 已定, 文書機密等 密函件於保密期限 級之附加變更或解密標示者, 屆時即照標示自動變更或解密, 由 屆滿時之解密程序 檔案管理單位會商業務承辦單位辦理有關手續 基此, 列有解 密條件之機密函件於保密期限屆滿時, 即可依上開規定辦理, 無須再徵詢原發文機關之同意, 以簡化作業 考試院就國家考試 94.4 一 因事涉考試院權責, 請逕洽該院查詢 公文 科目改橫 二 至所提本院函頒之 文書處理手冊 並未舉例 函 之 式書寫作答相關疑 辦法 一節, 按公文撰擬應依其內容 繁簡及需要性 義, 分就主旨 說 辦法等, 採 1 段式 ( 主旨 ) 2 段式 ( 主旨 說 ) 或 3 段式 ( 主旨 說 辦法 ) 作法, 能 用主旨 1 段完成者, 勿分割為 2 段 3 段 ; 另查前開手冊 附錄 6 公文作法舉例之 函稿蓋章戳參考範例 已有函之 3 段式作法舉例, 您可直接至本院網頁 法規服務 項目 內 ( 查閲 印信蓋用登記表 94.4 查 文書處理手冊 第 38 點之十, 僅規定 印信蓋用登 及 蓋用印信申請表 記表 及 蓋用印信申請表, 於新舊任交接時, 應隨同印信 應隨同印信專案移 專案移交 至所詢 印信蓋用登記表 及 蓋用印信申請表 交疑義 究係指何時段一節, 上開手冊並未規定, 宜由各機關本於權責 自行決定 建議公文製作應依 94.3 為符合 公文程式條例 第 8 條, 公文文字應 簡 淺 據國際商業書信範 確 之規定, 文書處理手冊 第 16 點已定, 各機 本, 予以改良, 並 關製作公文, 文字使用應儘量白曉暢 詞意清晰 基此, 以白話書寫 該手冊所附公文作法舉例, 亦已遵循上開規定製作 橫式公文格式附件 查上開格式附件已置於本院網頁 法規服務 項目內 ( 何處可取得 您可直接上網查閲 至公文登記簿 格式, 本院 事務管理手冊 文書處理部分並未予以規範, 各機關自可本直式橫書原則, 自行製作 請提供節略案例 ( 依 文書處理手冊 第 13 點 ( 二 )11 規定, 節略係各機 40

41 檔案管理局轉來民 關得視公務性質使用之公文類別, 為對上級人員略述事情之大 眾致院長電子信件 要, 亦稱綱要 ; 另有關其作法, 上開手冊並未規範 基此, 各 ) 機關得視案情需要, 彈性運用 至所請提供節略案例, 經檔 案管理局表示, 該局典藏之國家檔案尚難提供具體之案例供參 建議本院於公文上 93.5 公務人員製作之文書, 係以機關名義所為之公法上意思表 註記承辦人員姓名 示, 其法律效果歸屬於機關, 公文承辦人不需單獨對外承擔機 及聯絡電話 關公文之責任 是以, 現行公文格式除開會通知單外, 並未列 有承辦人員姓名及電話 ; 惟為提升公務溝通效率, 事務管理 手冊 文書處理第 28 點 ( 十七 )9, 已定 承辦人員得於 文稿中述聯絡方式, 各機關可參照辦理 上開規定, 本處 已請各單位轉知所屬同仁斟酌辦理 依文書處理規定, 公 93.3 查本處編印之 文書處理手冊 對公文主旨有關人名部分 文主旨有關人名部 之用法, 並未做規定 ; 惟涉個人隱私或須保密事項, 則應依同 分應如何填寫, 較能 手冊 捌 文書保密 規定辦理 保護個人隱私 詢問 紀 ( 記 ) 錄 查本院訂頒之 事務管理規則 第十一篇集會管理第 313 用法 ( 研考會轉來民 條已定, 議事紀錄, 應依其程序分別載下列之事 : 會議名 眾 電子郵 稱及會次 ; 會議時間及地點 ; 主席姓名 ; 紀錄姓名 ; 報告事項 件陳情書 ) ; 討論及決議事項 ; 選舉事項 ; 其他應行記載事項 據此, 會 議紀錄 議事紀錄 紀錄姓名, 應用 紀錄 至 記錄 用 法, 則在作為動詞時使用 公告可否冠以公示 依公文程式條例第 2 條第 1 項第 5 款規定, 公告 係公 送達 文程式類別之一種, 為各機關對公眾有所宣布時用之 而所附 公示送達( 公告 ) 係行政機關依行政程序法第 78 條及第 80 條之規定, 針對當事人之送達, 有應為送達之處所不者, 或為避免行政程序遲延, 認為有必要時, 得依職權為之, 由 行政機關於公告欄黏貼公告, 告知應受送達人得隨時領取 基 此, 公示送達 ( 公告 ) 非屬上開條例第 2 條第 1 項第 5 款之 公告, 而係為同條項第六款之 其他公文, 二者性質與用 法不同, 惟為杜爭議, 宜儘量避免使用 公文書之簽署及代 92.8 一 有關 行政機關分層負責實施要項 第 11 點第 1 項有無 行 牴觸 公文程式條例 第 3 條第 1 項第 2 款之規定一節, 查上開實施要項第 11 點第 1 項規定 : 第二層及其以 下各層主管基於授權決定處理之公文, 對外行文時, 依 公文程式條例第三條第三項之規定, 由該層主管署名 蓋職章 其必須以機關名義由首長署名行文者, 得以章 戳註決定者之職稱姓名 其前段旨在規範機關以內部 41

42 單位名義對外行文時, 應依上開條例第 3 條第 3 項規定 辦理 ; 至後段係規範以機關名義對外行文時, 基於授權 第二層及其以下各層主管決行, 應依上開條例第 3 條第 1 項第 2 款規定, 由首長署名, 並得加註章戳, 以權責 是該實施要項規定並未牴觸上開條例第 3 條第 1 項第 2 款之規定 二 有關建議將 行政機關分層負責實施要項 與公文簽署 方式分開處理一節, 已留供日後研修上開實施要項之參 考 三 有關文書處理手冊第 39 點 因故不能視事 之定義一節, 其 因故 之事由範圍是否包括 請假 因公出國 或 休假 等, 並未有統一之規定, 係由各機關本於 權責自行認定 公文書之定義疑義 92.6 查公文程式條例第 1 條規定 : 稱公文者, 謂處理公務之 文書 ; 本院訂頒之 事務管理手冊 文書處理一規定 : 文書, 係指處理公務或與公務有關之全部文書 凡機關與機關或機 關與人民往來之公文書, 機關內部通行之文書, 以及公文以外 之文書而與公務有關者, 均包括在內 同手冊文書處理 14 (2) 亦規定, 公文除令 呈 咨 函 公告 其他公文外, 尚有箋函或便箋 ( 以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用 ) 等類別, 得視公務性質使用之 據此, 機關內部單位本於權 責就所屬員工提出之申請以箋函方式答復, 係屬公文書之一種, 殆無疑義 建議機關層轉總統 92.1 查本院訂頒之 事務管理手冊 文書處理第 15 點 ( 一 ) 公布之法律或行政 1 已定公布法律 發布法規命令應以刊登公報或新聞紙方式 機關訂定之法規命 為之, 並得於機關電子公布欄公布 ; 必要時, 並以公文分行各 令時, 應先行區分法 機關, 是各機關自可視法規性質, 參照上開規定辦理, 並未硬 令內容, 是否與本機 性規定均應予層轉 惟為減少不必要的行文, 本案已轉請研考 關及下級機關之業 會併檢討六減運動時研議改進 務有關且必要時, 始 予層轉 近日部分院函之發 91.8 按本院繕打之公文, 發文日期均冠有中華民國字樣, 至於 文日期未冠以中華 所詢部分院函發文日期未冠以中華民國, 經查主要是透過電子 民國, 請查改正 交換發出之公文 針對此問題, 本院已洽請電子公文系統廠商 修改 建議於機關公文上 91.5 公務人員製作之文書, 係以機關名義所為之公法上意思表 註記承辦人員姓名 92.1 示, 其法律效果歸屬於機關, 公文承辦人不需單獨對外承擔機 及聯絡電話 92.8 關公文之責任 是以, 現行公文格式除開會通知單外, 並未列 42

43 有承辦人員姓名及電話 ; 惟為提升公務溝通效率, 本院 89 年 8 月 16 日修正之 事務管理手冊 文書處理第 29 點 ( 十七 ) 9, 已增訂 : 承辦人員得於文稿中敘聯絡方式 之規定, 是各機關自得參照上開規定辦理 刻製職名章的規定 91.4 經查本院訂頒之文書處理手冊第 91 點規定 : 各機關印信 及公文電子交換所需章戳應依 印信條例 及 印信製發啟用 管理換發及廢舊印信繳銷辦法 與 機關公文電子交換作業辦 法 等有關規定辦理外, 其餘因處理文書需要章戳, 得依照下 列規定自行刻製, 分交各有關單位或人員妥善使用之 : ( 八 ) 職名章 : 以正楷或隸書刻製職稱 姓名 據此, 職名章之刻 製並無規定型別及尺寸 本院訂頒之文書處 91.3 一 依據 82 年 7 月 23 日司法院釋字第三二五號解釋文 : 憲 理第 14 點與公文程 法增修條文第十五條規定施行後, 監察院已非中央民意機 式條例第 2 條有關 構, 其地位及職權亦有所變更, 基此, 本院於 89 年 8 月 咨 之規定用法不 16 日修正文書處理手冊時, 爰將第 14 點配合修正為 咨 同 : 總統與國民大會 立法院公文往復時使用 ; 至於公文 程式條例有關規定, 俟本院通盤檢討上開條例時, 再配合 修正 二 有關電腦製作公文字體之大小是否有統一標準之規定一節, 為方便各類公文以電子文件交換, 查本院訂頒之文書處 理手冊及本院研考會訂定之 文書及檔案管理電腦化作業 規範, 均未就公文字體之大小做一致性規定, 各機關可 視實際需要自行訂定 公文製作 91.3 一 公文之抄件可否列於正 副本之後一節, 依本院訂頒之文 書處理手冊 29 (16) 之 5 規定, 機關內部得以加發抄件 之方式處理 是各承辦人員於辦稿時, 可視業務需要, 於 正 副本之後加列抄件 二 機關條戳 校對章 騎縫章, 係屬各機關因處理文書需要 自行刻製之章戳, 非屬印信條例第 2 條規定之印信, 自毋 須依 印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法 規定 辦理銷毀或換發 至所詢公文受文者可否為公布欄一節, 因來函語意未能盡, 如有疑問, 請逕電洽本院秘書室 91 年度公文流水號 91.1 本院研考會民國 88 年發布之 文書及檔案管理電腦化作 改為 11 碼一事 業規範 已規定公文流水號為 11 碼, 惟實務上各機關所發出 之流水號長度不一致, 有的 6 碼 有的 7 碼 且為考量檔案法 自 91 年 1 月 1 日正式施行及與全國檔案管理資訊系統結合 ( 檔案將採數位典藏方式處理, 公文流水號必須具有唯一性及一 致性 ), 於是本處僅將各機關現行編列之流水號方式作一致性 43

44 主旨日期說規定, 即公文流水號 11 碼定為前 3 碼為年度, 中間 7 碼為流水號, 最後 1 碼為支號, 供雙稿 多稿之用, 俾利公文電子化之落實 至所詢是否有機關一年行文達百萬件一節, 查臺北縣政府公文流水號已使用到 7 碼 44