共同供應契約簡介-貳

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凰丁
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1 貳共同供應契約常見問答一共同供應契約之招標作業 1. 問 : 什麼是共同供應契約? 答 : 政府採購法第 93 條規定, 各機關得就具有共通需求特性之財物或勞務, 與廠商簽訂共同供應契約所稱之共同供應契約, 指一機關為二以上機關具有共通需求特性之財物或勞務與廠商簽訂契約, 使該機關及其他適用機關均得利用該共同供應契約辦理採購對於廠商而言, 簽訂共同供應契約後, 即有義務依約供應採購標的予該契約之所有適用機關 2. 問 : 共同供應契約的特性為何? 答 :(1) 共同供應契約為集中採購或聯合採購之一種, 其運作特性為契約之適用機關在契約期間內, 得隨時利用該契約辦理訂購 ; 立約商於接獲機關訂購單後, 則按契約規定之金額及條件履行契約機關毋庸重複辦理招標, 廠商也不必重複參加投標依據共同供應契約實施辦法之規定, 共同供應契約採購程序為 : a. 訂約機關 ( 單一機關 ) 辦理招標及訂約作業 b. 適用機關 ( 二以上機關 ) 利用已簽訂之共同供應契約向立約商辦理訂購 c. 立約商直接向訂購機關交貨履約 d. 訂購機關自行辦理驗收及付款 (2) 共同供應契約所建立之交易平台, 係為節省機關個別辦理招標, 及廠商重複參加投標之人力物力惟各適用機關仍得自由選擇是否利用此一平台進行訂購, 並可依據其實際需求, 就各立約商中選擇服務較佳或標的品質較好者進 7

2 行訂購, 故投標廠商即使已經得標, 成為此一交易平台之立約商, 倘若其提供標的品質較差或廠商不能提供較佳之服務品質, 仍不一定可獲得機關之訂單 3. 問 : 共同供應契約之訂約機關為何? 適用機關為何? 答 : 訂約機關為代表有共通需求之二以上機關與廠商簽訂共同供應契約之機關適用機關為應依共同供應契約辦理採購之機關就訂約機關適用機關而論, 依共同供應契約實施辦法第 5 條, 得為下列情形之一 : (1) 二以上機關共同協議由其中一機關訂約, 適用機關為參與協議之各機關 (2) 由中央各部會行處局署院等機關指定機關訂約, 適用機關為指定機關及其所屬機關 (3) 由主管機關 ( 行政院公共工程委員會 ) 指定機關訂約, 適用機關為中央機關 4. 問 : 如何簽訂共同供應契約? 答 : 機關辦理共同供應契約, 應依政府採購法之規定辦理招標方式依政府採購法第 18 條至第 23 條擇定, 即採公開招標選擇性招標或限制性招標方式辦理決標原則應符合第 52 條第 1 項第 1 款至第 4 款其中一款之規定, 採合格最低標決標最有利標決標或複數決標共同供應契約之採購作業程序與一般採購招標相同, 招標資訊刊登於政府採購公報 ( 網路版 ) 並公告於行政院公共工程委員會政府電子採購網 ( 廠商應依規定領取或購買招標文件準備投標文件並參加投標, 開標後廠商 8

3 投標文件經機關審查合格且依決標程序得標後, 簽約成為共同供應契約供應廠商 5. 問 : 臺灣銀行採購部辦理共同供應契約之依據為何? 答 : 臺灣銀行採購部接受委託或指定辦理之共同供應契約, 包括下列情形 : (1) 主管機關 ( 行政院公共工程委員會 ) 指定臺灣銀行採購部為共同供應契約訂約機關 (2) 主管機關 ( 行政院公共工程委員會 ) 指定機關訂約, 該指定機關依政府採購法第 40 條洽臺灣銀行採購部代辦 (3) 中央各部會行處局署院等機關, 或各直轄市縣 ( 市 ) 政府指定機關訂約, 該指定機關依政府採購法第 40 條洽臺灣銀行採購部代辦 (4) 二以上機關共同協議由其中一機關訂約, 該機關依政府採購法第 40 條洽臺灣銀行採購部代辦 (5) 機關與臺灣銀行 ( 採購部 ) 以共同供應契約採購共通需求之財物或勞務時, 機關與臺灣銀行採購部共同協議由臺灣銀行採購部訂約 6. 問 : 機關如何委託臺灣銀行採購部辦理共同供應契約? 答 :(1) 機關委託臺灣銀行採購部代辦共同供應契約採購案, 或辦理其所屬機關之共同供應契約採購, 請依政府採購法第 40 條洽臺灣銀行採購部代辦 (2) 機關請提供所需採購品項之規格預估需求數量預算金額等資料, 俾便辦理招標事宜 (3) 有關規格之開列, 應依政府採購法第 26 條之規定辦理, 9

4 如涉專屬權利獨家製造或供應, 無其他合適之替代標的者, 應依政府採購法第 22 條簽准採限制性招標辦理 7. 問 : 機關得否利用共同供應契約辦理採購之依據? 答 :(1) 臺灣銀行採購部依中央機關共同供應契約集中採購實施要點辦理之共同供應契約, 適用機關為中央政府各機關學校國營事業另臺灣銀行採購部代辦之其他共同供應契約內亦列明應適用之機關 (2) 適用機關得利用共同供應契約採購 ; 非適用機關不得利用本契約若契約規定適用機關以外之機關, 於徵得廠商同意後, 得利用本契約, 則非適用機關於徵得廠商同意後得利用本契約 (3) 依行政院公共工程委員會 97 年 10 月 22 日工程企字第號函示, 該會指定臺灣銀行採購部辦理之採購品項, 各適用機關得自行決定是否利用共同供應契約辦理採購 8. 問 : 共同供應契約包括哪些作業服務費? 答 :(1) 中央機關利用共同供應契約採購時, 應至行政院公共工程委員會之政府電子採購網辦理訂購, 依據行政院公共工程委員會 98 年 1 月 16 日工程企字第號函示, 行政院 98 年 1 月 9 日院臺工字第號函核定修正之中央機關共同供應契約集中採購實施要點第 4 點, 已刪除各機關應以電子線上作業辦理付款之規定, 本採購部自 98 年 2 月 2 日起, 已配合取消電子支付之規定若廠商接受訂購機關利用電子採購系統辦理付款, 廠商須 10

5 自行另外負擔電子採購系統電子支付服務手續費 ( 詳行政院公共工程委員會政府電子採購網公告, 自 99 年 1 月 1 日起調降為交易總金額 0.76%) 此外, 本採購部亦於契約條款內提醒訂購機關, 如需以政府網路採購卡付款, 請先徵得立約商同意負擔電子支付交易手續費後再行下訂 (2) 臺灣銀行採購部為國營事業而非由政府編列預算之行政機關, 辦理共同供應契約原則上收取 1.5% 之作業服務費作業服務費之收取係依據共同供應契約實施辦法第 15 條訂約機關為辦理本契約( 共同供應契約 ), 得向適用機關收取必要之費用之規定但因臺灣銀行採購部辦理之共同供應契約之適用機關多達八千多個, 為方便各方面之作業, 臺灣銀行採購部採經由廠商向機關收取作業服務費之方式辦理 9. 問 : 如何利用共同供應契約辦理附加採購? 有無限制規定? 答 : 依據 94 年 1 月 5 日行政院統一發包中心及集中採購中心共同供應契約推動小組第 18 次會議紀錄第陸點討論事項及結論第六項規定機關採購與產品相關之配備, 屬共同供應契約項目以外者, 其採購金額合計如為公告金額十分之一以下, 機關逕洽廠商採購者, 得利用政府電子採購網一併訂購 ; 其採購金額合計如逾公告金額十分之一而未達公告金額, 機關依中央機關未達公告金額採購招標辦法第 2 條規定辦理者, 招標程序不得免除且應依政府採購法第 62 條規定辦理決標資訊定期彙送 ; 不得逕以電子訂購方式辦理採購即機關如需附加採購本契約以外之相關配備項目, 其附加採購金額合計如為新臺 11

6 幣 10 萬元以下者, 得自行與立約商議定價格後, 於訂購單上另行加註逕洽立約商提供, 並得利用行政院公共工程委員會政府電子採購網一併訂購但附加採購金額如逾新臺幣 10 萬元而未達 100 萬元者, 機關應自行依法辦理招標, 且應依政府採購法第 62 條規定辦理決標資訊定期彙送, 不得併本共同供應契約項目逕以電子訂購方式辦理採購 10. 問 : 如何利用共同供應契約辦理綠色採購? 答 : 共同供應契約內項目, 符合綠色採購者可分三類 :1 第一類環保產品 : 具環保署核發環保標章證書之產品 ;2 第二類環保產品 : 具環保署核發環保產品證書之產品 ;3 第三類環保產品 : 具經濟部能源局核發節能標章證書或水利署核發省水標章證書之產品共同供應契約之產品符合上述要件者, 廠商均可提供相關資料予臺灣銀行採購部, 據以在行政院公共工程委員會政府電子採購網 ( 上註記依據機關優先採購環境保護產品辦法之規定, 機關訂購時, 應先採購第一類環保產品 ; 其次為第二類環保產品 ; 再者採購第三類環保產品 11. 問 : 臺灣銀行採購部辦理共同供應契約之規範如何決定? 答 :(1) 機關個案委託臺灣銀行採購部辦理共同供應契約之品項及規範, 於機關委託時即已確定, 採購項目之預估需求數量規格條款等亦由機關提供, 臺灣銀行採購部代辦採購程序 (2) 行政院公共工程委員會依中央機關共同供應契約集中採購實施要點指定臺灣銀行為訂約機關並辦理之共同 12

7 供應契約採購項目, 其詳細規格項次條款等執行細節, 係由臺灣銀行採購部規劃辦理, 方式如下 : a. 機關需求之調查 : 於行政院公共工程委員會之資訊網路公開調查機關之需求, 包括項目數量規格及預算金額等此外, 機關如對於臺灣銀行採購部規劃之品項規格有建議或意見, 可向臺灣銀行採購部提出, 作為後續辦理採購規劃之參考 b. 公開徵求廠商提供參考資料 : 於行政院公共工程委員會之政府電子採購網及政府採購公報公告徵求廠商針對採購項目提供規格價格交易條件等參考資料 c. 召開座談會溝通意見 : 於行政院公共工程委員會之政府電子採購網及政府採購公報公告邀請不特定廠商機構, 以及函邀相關政府機關同業公會或機構等參與座談, 集思廣益共同研擬可行之採購招標規範 d. 參考機關以往採購案例, 研究市場交易慣例, 再規劃共同供應契約執行模式 12. 問 : 供應商之產品如何納入臺灣銀行採購部共同供應契約? 答 : 臺灣銀行採購部辦理之共同供應契約, 原則上係由需求機關提出採購標的規範, 臺灣銀行採購部亦得採行公開徵求廠商提供參考資料, 集思廣益, 以期採購規範之訂定周延廠商可針對採購標的提出規格條款價格等意見, 供臺灣銀行採購部製作招標文件參考臺灣銀行採購部辦理之共同供應契約並非一般商業網站, 不接受個別廠商產品之推銷, 亦無廠商至臺灣銀行採購部註冊 13

8 登記產品販售之機制 13. 問 : 如何成為臺灣銀行採購部共同供應契約廠商? 答 : 臺灣銀行採購部辦理之共同供應契約, 係依政府採購法辦理, 按法定程序辦理招標開標決標程序後與得標廠商訂定共同供應契約臺灣銀行採購部共同供應契約採購案之招標資訊刊登於政府採購公報並公告於行政院公共工程委員會政府電子採購網 ( 廠商參加投標之程序如下: (1) 廠商應依公告之規定購買招標文件廠商得至臺灣銀行採購部招標文件發售室 ( 地址 : 台北市武昌街一段 45 號三樓 ) 購買招標文件或採郵購方式辦理, 或上網至政府電子採購網 ( 辦理電子領標 (2) 廠商應依招標文件之規定準備投標文件參加投標 (3) 開標後廠商之投標文件經臺灣銀行採購部審查合格且依決標程序得標並簽約後, 即成為共同供應契約供應廠商 14. 問 : 廠商可以隨時申請成為臺灣銀行採購部共同供應契約之供應商嗎? 答 : 臺灣銀行採購部辦理之共同供應契約, 悉依政府採購法規定之招標決標程序辦理, 並無廠商隨時申請參加之方式廠商應自政府採購公報或行政院公共工程委員會之政府電子採購網獲得相關招標資訊, 並依前條之程序辦理原則上, 臺灣銀行採購部持續辦理之共同供應契約, 將在契約有效期限屆滿前, 即辦理下一契約之招標作業 14

9 二共同供應契約之開標決標及簽約作業 1. 問 : 投標廠商如何準備投標文件? 答 : 一般而言, 投標廠商應依照招標文件規定準備投標文件, 按規定順序放置並以燕尾夾夾妥 ; 倘招標文件規定廠商須提供投標文件二份, 則請將每份文件分別夾妥,( 避免用訂書針裝訂, 以利開標及審標作業 ) 投標文件準備步驟如下: (1) 詳讀招標文件, 了解投標文件包括那些內容, 須準備那些文件資料 (2) 依照招標文件規定之順序, 逐一準備放置文件 ; 凡招標文件規定須提供文件正本者, 務必提供正本 ( 乙份 ), 未規定者, 提供影本即可 (3) 依照招標文件規定之份數準備投標文件 (4) 準備完畢後, 將全數投標文件置入不透明之信封或容器 ( 如紙箱 ) 內, 並以漿糊膠水膠帶釘書針繩索或其他類似材料封裝 (5) 依招標文件規定, 於投標截止期限前, 以郵遞或專人送達臺灣銀行採購部指定場所備註 :1. 投標廠商如以郵遞方式寄送投標文件者, 應另依招標文件規定繳妥押標金, 非現金之押標金可連同投標文件一併置入不透明之信封或容器 ( 如紙箱 ) 內, 現金押標金必須匯入指定帳戶或指派專人至臺灣銀行採購部財務科繳交, 定期存單應先辦妥質權設定 ; 依據政府採購法之規定, 押標金應於投標截止前繳妥投標廠商如以專人送達方 15

10 式遞交投標文件者, 押標金除可依前述方式辦理外, 亦可親至臺灣銀行採購部財務科繳交 2. 以郵遞方式送交投標文件者, 廠商應自行估計郵遞時間, 務必於投標截止時間前將投標文件送達臺灣銀行採購部 3. 有些招標文件規定, 投標廠商除提供書面報價資料外, 尚須一併提供電子檔, 請投標廠商務必配合提供, 以縮短審標及公告作業時程 2. 問 : 開標時, 投標廠商是否必須派員赴開標現場? 答 : 鑑於共同供應契約投標廠商家數差異甚大, 有些購案投標廠商家數高達數百家, 有些購案投標廠商家數則僅有個位數, 故臺灣銀行採購部會於招標文件明白規定投標廠商須否派員出席開標現場, 如招標文件未規定投標廠商須派員到現場, 則投標廠商無須派員到開標現場, 招標文件會另行規定不派員到場廠商之相關處理原則 3. 問 : 臺灣銀行採購部如何審查廠商之投標文件? 答 : 臺灣銀行採購部審查廠商之投標文件係依政府採購法第 51 條第 1 項規定辦理 ; 換言之, 臺灣銀行採購部將依照招標文件之規定, 逐一審查廠商之投標文件, 包括廠商之資格押標金規格條款與價格, 凡符合招標文件規定者, 審定符合, 不符合招標文件規定者, 審定不符合備註 : 投標廠商應依照招標文件規定準備投標文件, 此為廠商參與投標應盡責任 ; 投標文件如未依招標文件規定備妥, 臺灣銀行採購部得逕為不符合之判定, 投標文件經審查如 16

11 有疑義時, 臺灣銀行採購部得洽請投標廠商限期澄清或說明, 未依限期澄清之廠商, 其投標文件, 臺灣銀行採購部得依政府採購法 60 條之規定, 逕為不符合之判定 4. 問 : 廠商投標文件被審定不符合之原因為何? 答 : 廠商投標文件被審定不符合, 其常見之原因如下 : (1) 投標文件未於招標文件規定之投標截止時間前送達 (2) 廠商與其分支機構, 或其二以上之分支機構, 就同一採購案分別投標 (3) 押標金不符規定 ( 例如 : 現金押標金附於投標封內或未繳押標金押標金金額不足以公司票個人票繳納押標金定期存單未辦妥質權設定等 ) (4) 未依招標文件規定備齊投標文件 (5) 單一投標項目報列兩個 ( 含 ) 以上價格 (6) 未依規定期限提出澄清 5. 問 : 為何有些購案不於開標當日辦理決標, 而另定決標時間? 答 : 有些採購案件因審查廠商投標文件或樣品耗時, 或無法於開標當日審查完妥, 為免投標廠商於開標現場久候, 臺灣銀行採購部將參考審標時程投標廠商家數等因素, 當場另定決標時間, 此類購案之招標文件應不會規定投標廠商必須於開標當日派代表出席, 故廠商可考慮以郵遞方式投標, 於決標當日再派員出席 6. 問 : 採購案件之決標原則為何? 答 : 臺灣銀行採購部辦理共同供應契約之採購案件, 其決標原則係依據政府採購法第 52 條第 1 項規定辦理, 並明定於招標文件 17

12 中一般而言, 鑑於共同供應契約適用機關眾多及其屬一定期間契約等之特性, 臺灣銀行採購部通常係採行分項單價複數之決標方式 7. 問 : 投標廠商跟進決標價格併列為得標廠商時有何注意事項? 答 : 臺灣銀行採購部於決標後會通知投標廠商, 須於一定期限內決定是否依決標價格跟進併列為得標廠商, 其注意事項如下 : (1) 欲跟進之投標廠商需自行上本行網站下載相關跟進資料及注意事項 (2) 跟進之項目以廠商有投標並經審查符合者為限, 未投標之項目及經審查不符合者, 不得跟進 (3) 廠商須於臺灣銀行採購部通知所規定之期限前, 依據規定之方式, 將跟進資料之表單紙本若干份 ( 須經簽章 ) 及附有該跟進表單之電子檔送達臺灣銀行採購部, 逾期者視同全案不跟進備註 : 臺灣銀行採購部之通知得視情況以口頭網路公告或書面通知等方式, 擇一或併行為之 ( 通知之方式, 通常會在招標文件內預告, 另臺灣銀行網址 : 進入臺灣銀行網站之首頁後, 點選共同供應契約, 公告事項通常放在共同供應契約項下之公告事項區 ) 8. 問 : 得標廠商是否須再派員至臺灣銀行採購部辦理簽署契約? 答 : 臺灣銀行採購部辦理採購均規定廠商投標文件必須包括招標投標及簽約三用表格, 廠商投標時須於前述三用表格之投標部分填妥廠商基本資料並簽章; 決標後, 臺灣銀行採 18

13 購部將彙整廠商投標文件與招標文件製作契約正本二份, 並於前述三用表格之簽約欄呈請相關主管簽章, 然後將正本一份寄交立約商, 一份留存臺灣銀行採購部, 故得標廠商無須再行派員到臺灣銀行採購部簽署契約, 惟請儘速核對上網資料, 倘有疑問, 請儘速與臺灣銀行採購部聯繫澄清備註 : 投標廠商於投標文件上蓋用之印章倘帶有專用字樣, 請依招標文件之規定, 一併檢附印鑑授權書, 廠商即不須再至臺灣銀行採購部補蓋章簽約, 以利購案作業之加速進行 19

14 三共同供應契約之訂購作業 ( 一 ) 適用機關 1. 問 : 機關如何利用共同供應契約向廠商訂購? 答 :(1) 中央機關必須於行政院公共工程委員會政府電子採購網 ( 辦理訂購 ( 即一般所稱電子下訂 ); 地方機關則除得依前述方式辦理外, 如契約條款允許以人工傳真方式下訂者, 亦得採人工傳真方式辦理採電子下訂者, 政府電子採購網 ( 即有機關之訂購紀錄可查 ; 採傳真下訂者, 臺灣銀行採購部於收到機關傳真訂單後, 將就訂單內容予以審核, 訂單內容如正確無誤, 臺灣銀行採購部即將訂單登錄建檔並予以編號並轉知廠商及回傳機關, 該回傳機關之訂單可作為機關之採購憑證並確認完成訂購程序 (2) 機關利用共同供應契約逕向廠商下訂者, 應一併副知臺灣銀行採購部, 否則因臺灣銀行採購部並無訂購紀錄, 故訂購程序並未完成 ; 若機關亦未經其他合法程序辦理採購, 則該筆訂購即成為未經法定程序辦理之採購 (3) 機關以人工傳真方式將訂單傳送予臺灣銀行採購部後, 無須另以電話確認, 惟若於下訂後 3 天內仍未收到臺灣銀行採購部回傳, 請聯絡臺灣銀行採購部交貨二科, 以利追蹤該筆訂購之流程, 完成機關採購程序 2. 問 : 機關利用共同供應契約下訂, 需否與廠商另訂契約書? 答 : 臺灣銀行採購部已依政府採購法辦理招標, 並與得標廠商分別簽訂共同供應契約, 並將契約條款公告於行政院公共工程委員 20

15 會政府電子採購網 ( 供各機關利用, 機關如欲利用共同供應契約訂購, 可逕行據以辦理, 除契約條款另有規定或機關與廠商另有約定事項外, 並無另訂契約書之需要 3. 問 : 如何取得購案契約條款? 答 : 依據共同供應契約實施辦法第 7 條之規定, 共同供應契約應公開於行政院公共工程委員會指定之網站 ( 即政府電子採購網 ), 供各機關利用, 故各機關如欲取得契約條款, 可逕至政府電子採購網 ( 下載或列印 4. 問 : 如何取得效期已屆滿之契約? 答 : 同前, 機關如欲取得效期已屆滿之契約條款, 可逕至行政院公共工程委員會政府電子採購網 ( 下載或列印 5. 問 : 於何種情況下適用機關可不利用共同供應契約採購? 答 : 依據共同供應契約實施辦法第 6 條第 1 項之規定, 適用機關應利用共同供應契約辦理採購, 但契約另有規定者, 從其規定另依第 6 條第 2 項規定, 適用機關有正當理由者, 得不利用共同供應契約, 並應將其情形通知訂約機關 ; 前述所稱正當理由, 由適用機關自行依權責認定, 無須訂約機關同意 ; 一般常見之理由如價格較低規格功能不同緊急需用或適用機關另有特殊原因等 6. 問 : 地區別是以機關所在地來區分訂購嗎? 答 : 依共同供應契約條款規定, 機關僅得在其所在地縣市區域內或全區之立約商擇一訂購交貨, 因此, 地區別係由地區性廠商 21

16 在投標時, 依其未來可能服務機關之所在地而自行選擇報列單區或全區, 以利日後立約商送貨, 保固及維修作業 7. 問 : 機關欲採購之產品, 於臺灣銀行採購部的共同供應契約效期已屆滿, 而新契約還未簽約, 可否繼續利用共同供應契約購買? 答 : 若共同供應契約之效期已截止, 而新契約尚未公告, 請機關自行依政府採購法規定辦理採購 8. 問 : 訂購機關於契約效期屆滿後所下之訂單, 如何處理? 答 : 依據行政院公共工程委員會 93 年 12 月 15 日工程企字第號函, 訂購機關於契約效期屆滿後所下訂單, 政府電子採購網無法接受下訂, 亦即於系統中所產生之請購單須於契約到期日 ( 含 ) 前下訂, 人工傳真之訂單臺灣銀行採購部將逕予退回 9. 問 : 機關欲採購之產品, 在共同供應契約內有二家以上立約商供應, 是否可由機關自由選定立約商? 又, 倘訂購金額達契約所訂大量採購時, 應注意之程序為何? 答 :(1) 共同供應契約內所列立約商均為臺灣銀行採購部依據政府採購法辦理招標程序之得標廠商, 任一立約商皆為合格之供應商, 機關可自行依本身需求選定最符合需求之立約商惟為使機關利用共同供應契約之程序更為公開透明, 避免私相授受之情形, 倘個別項次訂購金額超過新臺幣 10 萬元者, 行政院公共工程委員會要求各機關應於政府電子採購網訂購時勾填擇定廠商理由, 例如交貨期能配合機關急需服務較佳品質功能較符合需求價格較便宜等 ( 註 : 政府電子採購網已提供選取或自行填寫擇定廠商理由之機制, 供機關勾選或填寫理由 ), 經簽准後據以訂購 22

17 (2) 倘契約條款訂有大量訂購時允許訂購機關得洽廠商另行議定優惠條件之機制, 除擬訂購之項次僅有 1 家廠商得標之情形外, 機關應自行徵詢 2 家以上立約商並經內部簽辦程序選定訂購對象後, 再行據以訂購前述議定優惠條件並應依行政院公共工程委員會 99 年 10 月 19 日工程企字第號令頒之機關利用共同供應契約辦理採購監辦規定一覽表辦理 10. 問 : 國立學校及軍事單位能用人工傳真方式下訂嗎? 答 :(1) 奉行政院公共工程委員會指示, 臺灣銀行採購部自 93 年 9 月 1 日起不再接受中央政府各機關學校及國營事業以人工傳真訂購單方式訂購共同供應契約各項商品 ( 油品除外 ), 請機關利用該會之政府電子採購網 ( 辦理訂購 (2) 軍事單位係屬國防部, 為中央機關, 故需以電子下訂方式辦理訂購, 不得使用傳真下訂 ( 二 ) 訂單管理 1. 問 : 如何以電子下訂方式進行採購? 答 : 適用機關於行政院公共工程委員會之政府電子採購網 ( 辦理訂購前, 需先向政府憑證管理中心申請 GCA 憑證, 使用者於該系統進行下訂及付款作業時, 須使用該憑證採購步驟如下 : (1) 依採購需求進行商品查詢 (2) 選擇出需要之商品送到購物車 (3) 將購物車之商品轉成請購單 23

18 (4) 完成內部簽核程序後, 再將請購單轉換成訂單送出 (5) 立約商進行訂單處理出貨之後, 訂購機關再辦理簽收驗收及付款等流程 2. 問 : 電子下訂之步驟為何? 答 : 電子下訂, 其步驟如下 : (1) 進入行政院公共工程委員會政府電子採購網 ( 登入機關帳號密碼後, 點選左方邊欄之共同供應契約 ( 適用機關 ), 先在商品查詢查詢欲訂購之商品 (2) 選取符合需求之組別項次後, 再選取立約商, 填列預算單價金額及購買數量後放入購物車 (3) 在請購單 ( 預覽 ) 上, 請逐欄填寫請購人傳真號碼電子郵件送貨地點及機關所屬縣市等, 按確定後, 即轉為請購單, 請列印並完成內部簽核程序後, 轉入下訂管理完成訂購單 3. 問 : 可否在同一立約商請購單中加入二種以上不同招標案號之商品? 答 : 因行政院公共工程委員會政府電子採購網係以契約編號為主要 Key 值, 同一張請購單只能有一個契約編號, 故機關若請購二種以上不同契約編號的商品 ( 同一公司於不同購案中會有不同契約號 ), 須分別填寫不同請購單, 系統始可作業 4. 問 : 有電子下訂的問題, 要向誰洽詢? 答 : 因行政院公共工程委員會政府電子採購網 ( 係委託中華電信數據通信分公司經 24

19 營管理, 故有關電子下訂之訓練操作 GCA 憑証電子支付等系統方面的問題, 請洽中華電信數據通信分公司 (24 小時免費客服電話 : ) 5. 問 : 電子下訂後是否還需要傳真訂單予臺灣銀行採購部? 答 : 機關透過政府電子採購網下訂, 訂單會直接傳送予立約商, 請勿再傳真訂單予臺灣銀行採購部, 否則將造成重複下訂之情形 6. 問 : 訂購機關如欲將電子訂單之電子支付改為人工支付 ( 或人工支付改為電子支付 ) 時, 如何處理? 答 : 請機關直接洽中華電信數據通信分公司辦理 7. 問 : 臺灣銀行採購部處理傳真訂購單需要多少作業時間? 訂購機關如何確認訂單已處理完妥? 答 :(1) 臺灣銀行採購部收到訂購機關之傳真訂單後, 即分送各訂單處理人員立刻處理, 並在 3 個工作天內分別回傳訂購機關及立約商, 作為交貨及採購之依據 (2) 如三個工作天後機關還沒收到回傳, 請來電查詢, 並告知確實傳真日期契約編號項目金額後, 臺灣銀行採購部將立即查復如臺灣銀行採購部確未收到, 將請機關重傳, 並儘速完成下訂事宜 8. 問 : 不同購案不同立約商可以寫在同一張訂單嗎? 答 : 每一個購案的案號契約編號履約管理之承辦人訂單查詢分機訂單格式訂單附註內容都不相同, 請勿混用訂單又每個產品的新購案的訂單格式內容都會有更動, 請於下訂前更新格式, 勿一直沿用舊案訂單, 訂單格式可自臺灣銀行網站 ( 網址 : 共同供應契約下載 25

20 9. 問 : 倘機關只填寫一張訂購單, 卻收到二張回傳, 應如何處理? 答 : 倘機關重複傳真訂購單予臺灣銀行採購部, 可能造成重複下訂作業, 請於要取消的訂購單右邊空白處註明本訂單與 xx 號訂單重複, 請取消, 並加蓋原機關章後傳送臺灣銀行採購部辦理取消 10. 問 : 傳真訂單誤植契約編號品名型號數量或金額, 應如何處理? 答 : 請在臺灣銀行採購部回傳之訂購單空白處註明清楚, 並加蓋原機關章後傳真臺灣銀行採購部辦理即可 11. 問 : 機關如何取消訂單? 答 :(1) 電子訂單 : 請先洽立約商同意, 再至政府電子採購網訂單管理執行退件功能, 並載明退件原因, 系統會將此一訂單交由臺灣銀行採購部裁定可否取消 (2) 傳真訂單 : 請先洽立約商同意, 再於原回傳之訂單上加註已洽立約商同意取消訂購並加蓋原機關章後傳送臺灣銀行採購部 12. 問 : 機關欲採購某廠牌產品, 共同供應契約只有其他廠牌產品, 是否可以使用附加採購方式辦理? 答 : 附加採購之產品, 必須為與契約主項有關聯之配備項目且係共同供應契約未供應之產品, 其採購金額合計應為公告金額十分之一以下者 ( 即不得逾新臺幣 10 萬元 ), 方得適用 26

21 四共同供應契約之履約管理 1. 問 : 機關訂購產品, 可否洽立約商提早交貨? 答 : 如機關與立約商並未就交貨期另有協議, 則機關訂購之產品應由立約商於契約規定交貨期限前逕送機關若機關急需, 可於下訂之前, 先與立約商協議交貨期限, 並取得立約商書面承諾後下訂, 契約規定之交貨期限修正為雙方協議之交貨期限 2. 問 : 已逾約定交貨期限而廠商遲未交貨時, 機關應如何處理? 答 : 如廠商無書面通知且遲未交貨, 請函催廠商依約儘速交貨並副知臺灣銀行採購部除契約另有規定外, 一般而言廠商逾期交貨之處理有以下四種方式 : (1) 機關於廠商交貨完成並驗收後, 依約自貨款內扣除逾期交貨違約金, 餘款再撥付廠商 (2) 如廠商有部分項目數量無法交貨且機關同意改訂購該商其他廠牌產品或其他項目, 逾期交貨違約金計算至訂購機關前述改訂購日為止, 由訂購機關自貨款內扣除, 餘款再撥付廠商 (3) 如廠商無法交貨且機關同意取消訂單, 逾期交貨違約金計算至訂購機關取消訂購日為止, 由訂購機關向廠商另外收取, 或通知臺灣銀行採購部自廠商繳交之履約保證金扣除 (4) 如廠商無法交貨且機關不同意依前述 (2) (3) 辦理, 請機關通知臺灣銀行採購部, 臺灣銀行採購部將依契約規定處罰立約商 3. 問 : 訂購機關因政策變更等原因, 要求解除部分或全部訂單時, 如何處理? 27

22 答 : 原則上只要立約商同意即可取消訂單, 但若立約商已依約交貨, 機關才要求取消部分或全部訂單時, 立約商因此所生之損失得向該機關求償, 但不包括所失利益 4. 問 : 影印機租賃期間, 洽租機關因故中途不續租, 應如何處理? 有無罰則? 答 : 洽租機關於原租賃期間尚未屆滿, 因故無法續租時, 應事先以書面通知立約商除契約規定可免繳交違約金之情形如法定預算未通過外, 應依契約規定之計算方式支付立約商違約賠償金 ; 另洽租機關若預見租賃期間屆滿前, 可能發生無法續租情事, 可於下訂前先洽立約商書面同意免罰, 以避免損失 5. 問 : 若遇原廠缺貨, 導致立約商無法依約交貨時, 立約商應如何處理? 答 : 因共同供應契約係由各立約商與臺灣銀行採購部簽約, 為避免類此情況, 建議於投標前先洽各原廠議定彼此權利義務, 以保障自身權益倘履約期間契約產品有缺貨訊息, 立約商應儘速通知訂購機關, 並告知預計交貨日期, 供機關參酌因應 6. 問 : 立約商所交產品與其原報機型不符, 應如何處理? 答 : 立約商應依契約規定換貨, 惟履約期間, 如因立約商提供之產品機型過時或遭淘汰, 臺灣銀行採購部得依訂購機關之要求, 通知立約商改以同等級或較高級新機型之產品取代, 以利機關辦理驗收若換貨複驗超過契約規定交貨期, 逾期部分仍應核計逾期違約金, 由訂購機關自貨款內扣除或由立約商逕付予該訂購機關 7. 問 : 原報機型因原廠停產擬變更機型, 應如何處理? 答 : 依契約規定在共同供應契約期間內, 如原廠因原報機型停產而 28

23 須變更型號, 原廠 / 立約商應提出原廠出具之停產證明, 原機型與替代機型之規格比較表市價比較表及替代機型型錄送臺灣銀行採購部審核, 經審核通過後, 准予更換機型, 但以同廠牌且規格功能相同或較高級之機種為限, 臺灣銀行採購部於核准後即將替代機型公告於政府電子採購網 8. 問 : 倘立約商願以低於共同供應契約的價格出售產品, 或提供贈品等優惠條件, 是否可以接受? 答 :(1) 如訂購之金額或數量達到契約規定之大量訂購門檻時, 訂購機關得依契約規定與立約商另行議定價格折扣或其他優惠條件 (2) 如訂購之金額或數量未達契約規定之大量訂購門檻, 而立約商同意以較低價格供應, 請立約商先行向臺灣銀行採購部提出申請, 俟臺灣銀行採購部將其優惠訊息公告於政府電子採購網後, 再行下訂 9. 問 : 立約商交貨後, 機關如何辦理驗收? 採電子下訂者, 應注意之驗收程序為何? 答 : 臺灣銀行採購部辦理之共同供應契約內已明訂採購規範及立約商所報廠牌型號, 以及交貨驗收時立約商應檢附之證明文件 ( 須載明型號 ), 契約內容並公告於行政院公共工程委員會政府電子採購網, 請依契約規範與驗收條款規定辦理採電子下訂者, 另請於政府電子採購統之訂單管理填寫驗收紀錄, 以利購案管理 10. 問 : 機關訂購電腦時, 所提原廠證明文件證明為新品, 但無製造日期, 可否驗收? 答 : 若立約商出具原廠證明書證明為新品, 但無製造日期, 例如 : 29

24 2010 年 1 月 1 日以後製造之類似字樣, 原則上, 該商應請原廠或原廠授權之代理商補提含製造日期之證明文件 11. 問 : 立約商如何繳交作業服務費? 答 : 立約商得以匯款或即期支票繳交作業服務費並註明契約編號, 以利辦理銷帳作業 12. 問 : 立約商繳交作業服務費後, 臺灣銀行採購部是否提供發票以供作帳? 答 : 立約商繳交作業服務費經臺灣銀行採購部收妥後, 臺灣銀行採購部即開立三聯式統一發票並以掛號方式寄予立約商 13. 問 : 立約商未收到洽收作業服務費之公文, 應如何辦理? 答 : 請電告臺灣銀行採購部帳務組 (TEL: ), 該組將傳真原公文供立約商核對 14. 問 : 立約商如有遷址或變更名稱負責人等情形, 應如何辦理? 答 : 請備文檢具相關證明文件通知臺灣銀行採購部, 並於申請函加蓋原投標印章, 臺灣銀行採購部審核無誤後將視情形製作契約修正書或修改政府電子採購網之資料 30

25 五共同供應契約之押標金及保證金作業 1. 問 : 押標金履約保證金如何繳交及退還? 答 :(1) 投標廠商得以現金, 金融機構簽發之本票金融機構簽發之支票金融機構加簽之保付支票郵政匯票無記名政府公債 ( 須附未到期息票 ) 設定質權之金融機構定期存款單無記名可轉讓金融機構之定期存款單銀行開發或保兌之不可撤銷擔保信用狀 ( 臺灣銀行除外 ), 或銀行開具之書面連帶保證書繳交押標金履約保證金廠商倘以設定質權之金融機構定期存款單繳納押標金保證金時, 建議可考慮以往來銀行之定期存款單繳納, 以節省時間及費用 (2) 押標金須於投標載止期限前送達臺灣銀行採購部, 除現金須以電匯繳款或至臺灣銀行採購部財務科櫃檯繳交外, 投標廠商並得將押標金附於投標文件內遞送 (3) 未得標廠商於決標後無息發還押標金得標廠商應於通知期限內繳妥履約保證金並得由押標金移充履約保證金 (4) 契約期滿, 倘廠商未接獲任何訂單, 得向臺灣銀行採購部申請退還履約保證金, 否則須俟所交貨品全部經訂約機關驗收合格保固期滿且無待處理事項後無息發還 2. 問 : 機關是否須與廠商簽約及收取履約保證金? 答 : 契約已由臺灣銀行採購部與廠商簽妥並收妥履約保證金, 機關免再與廠商簽約及收取履約保證金 3. 問 : 支付貨款予廠商時, 是否須先扣除保固金? 答 : 保固金已由臺灣銀行採購部向廠商收妥, 機關免再向廠商收取惟廠商如有逾期交貨情事, 則機關支付貨款時務必先行計 31

26 扣逾期交貨違約金倘機關與廠商議定之保固期比契約規定更長者, 機關得自行斟酌是否先扣除保固金 4. 問 : 有些購案的履約保證金一年多就可以退還, 有些卻要好幾年才會退還, 依據為何? 答 : 臺灣銀行採購部係依據採購標的之性質, 訂定履約保證金之退還條件, 不同購案之履約保證金退還條件並不相同, 例如 : 文具用品印表機耗材驗收合格後即可退還, 電腦設備須俟保固期滿才退還, 而各組別之保固期不盡相同基於履約保證金須於符合契約規定之退還條件, 且已繳清作業服務費, 無索賠或其他待處理事項 ( 包括法院扣押等情事 ) 後始可退還立約商, 故不同購案之履約保證金, 其退還時機會有所不同 32

共同供應契約簡介與問答

共同供應契約簡介與問答貳共同供應契約常見問答一共同供應契約之招標作業 1. 問 : 什麼是共同供應契約? 答 : 政府採購法第 93 條規定, 各機關得就具有共通需求特性之財物或勞務, 與廠商簽訂共同供應契約所稱之共同供應契約, 指一機關為二以上機關具有共通需求特性之財物或勞務與廠商簽訂契約, 使該機關及其他適用機關均得利用該共同供應契約辦理採購對於廠商而言, 簽訂共同供應契約後, 即有義務依約供應採購標的予該契約之所有適用機關