EMC Document Sciences xPresso for Word 用户指南

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1 EMC Document Sciences xpresso for Word 版 本 4.6 用 户 指 南 易 安 信 电 脑 系 统 ( 中 国 ) 有 限 公 司 中 国 北 京 朝 阳 区 霄 云 路 38 号 现 代 汽 车 大 厦 15 层 邮 编 : 电 话 :(8610) 传 真 :(8610) 售 前 服 务 热 线 : 网 站 :

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3 目 录 序 言 第 1 章 xpresso for Word 入 门 更 新 许 可 证 关 于 xpresso for Word 文 档 在 早 期 版 本 中 创 建 的 文 档 配 置 目 录 启 动 xpresso for Word Microsoft Word 在 启 动 时 挂 起 文 件 菜 单 中 没 有 xpresso 项 在 同 一 工 作 站 上 使 用 xpresso for Word 使 用 xpression 服 务 器 xpression 存 储 库 xpression 存 储 库 版 本 控 制 生 效 日 期 处 理 撤 消 日 期 组 织 和 管 理 策 略 主 干 和 分 支 按 版 本 链 接 到 xpresso 内 容 撤 消 模 板 Documentum xpression 存 储 库 版 本 控 制 在 xpresso 外 部 获 取 服 务 器 上 的 文 件 连 接 到 服 务 器 定 义 服 务 器 登 录 到 服 务 器 管 理 xpresso 文 档 更 改 显 示 信 息 的 方 式 筛 选 文 档 处 理 文 档 版 本 定 义 生 效 和 撤 消 日 期 在 工 作 流 中 移 动 文 档 查 看 工 作 流 历 史 记 录 执 行 在 线 预 览 执 行 影 响 分 析 创 建 新 的 模 板 打 开 现 有 的 模 板 本 地 模 板 最 近 打 开 的 模 板 xpression 存 储 库 中 存 储 的 模 板 处 理 只 读 模 板 Documentum xpression 存 储 库 中 存 储 的 模 板 在 Documentum xpression 存 储 库 中 搜 索 简 单 搜 索 高 级 搜 索 取 消 签 出

4 目 录 从 Documentum 中 打 开 文 档 使 用 xpresso for Word Designer 选 项 卡 使 用 资 源 管 理 器 面 板 使 用 模 板 资 源 管 理 器 无 效 的 模 板 项 目 使 用 变 量 资 源 管 理 器 无 效 的 变 量 项 目 图 标 使 用 HTML 布 局 资 源 管 理 器 使 用 画 布 上 的 内 容 撤 消 动 态 内 容 中 的 功 能 清 理 孤 立 的 内 容 控 件 第 2 章 规 划 文 档 文 档 内 容 动 态 内 容 示 例 静 态 内 容 文 档 输 出 PostScript 输 出 的 注 意 事 项 为 PDF/UA 输 出 设 置 文 档 语 言 DOCX 输 出 和 idocx 输 出 多 个 拼 版 输 出 文 档 设 计 注 意 事 项 文 本 格 式 注 意 事 项 表 格 格 式 注 意 事 项 章 节 布 局 和 设 置 创 建 页 面 定 义 使 用 页 眉 和 页 脚 创 建 页 眉 和 页 脚 更 改 模 板 中 的 页 眉 和 页 脚 灵 活 的 页 眉 和 页 脚 字 体 注 意 事 项 PostScript 和 PDF 输 出 中 受 支 持 的 字 体 关 于 AFP 字 体 受 支 持 的 大 字 符 字 体 受 支 持 的 亚 洲 印 刷 排 版 连 字 注 意 事 项 修 改 连 字 词 典 指 定 不 同 的 语 言 词 典 创 建 LOCALE 输 出 变 量 通 过 数 据 字 段 传 递 语 言 代 码 通 过 硬 编 码 变 量 传 递 语 言 代 码 限 制 语 言 支 持 Windows 显 示 设 置 撤 消 功 能 PlaceholderText Word 样 式 分 节 符 只 读 文 档 测 试 和 预 览 隐 藏 文 本 与 下 段 同 页 快 捷 键

5 目 录 第 3 章 使 用 数 据 准 备 数 据 文 件 支 持 的 架 构 类 型 在 架 构 中 使 用 include 语 句 在 XML 字 段 中 添 加 换 行 符 XML 数 据 中 的 HTML 标 记 受 支 持 的 CSS 属 性 对 HTML 标 记 处 理 进 行 全 局 配 置 使 用 架 构 加 载 架 构 更 新 架 构 创 建 变 量 映 射 创 建 自 定 义 变 量 映 射 示 例 变 量 资 源 管 理 器 第 4 章 使 用 变 量 关 于 变 量 变 量 名 称 将 变 量 添 加 到 模 板 中 文 本 变 量 在 文 档 中 显 示 文 本 变 量 为 变 量 定 义 全 局 格 式 设 置 文 本 变 量 的 格 式 定 义 默 认 格 式 定 义 特 定 变 量 的 格 式 设 置 日 期 时 间 或 日 期 时 间 变 量 的 格 式 添 加 自 定 义 格 式 设 置 数 值 变 量 的 格 式 设 置 字 符 串 变 量 的 格 式 删 除 文 本 块 中 的 空 行 创 建 自 定 义 变 量 JavaScript 变 量 在 JavaScript 表 达 式 中 包 括 变 量 在 JavaScript 表 达 式 中 包 括 函 数 在 JavaScript 表 达 式 中 包 括 If/Else 语 句 验 证 JavaScript 表 达 式 JavaScript 表 达 式 示 例 xpresso 函 数 变 量 在 xpresso 函 数 表 达 式 中 包 括 变 量 在 xpresso 函 数 表 达 式 中 包 括 函 数 在 xpresso 函 数 表 达 式 中 包 括 If/Else 语 句 验 证 xpresso 函 数 表 达 式 xpath 变 量 在 xpath 表 达 式 中 包 括 变 量 在 xpath 表 达 式 中 包 括 函 数 验 证 xpath 表 达 式 使 用 JavaScript 全 局 JavaScript 创 建 全 局 JavaScript 对 全 局 JavaScript 使 用 相 对 路 径 使 用 Java 使 用 Java 用 户 出 口 的 示 例 系 统 环 境 变 量 加 载 系 统 环 境 变 量

6 目 录 使 用 查 找 和 替 换 使 用 非 通 配 符 代 码 使 用 通 配 符 数 组 筛 选 数 组 引 用 数 组 内 的 特 定 变 量 实 例 变 量 定 义 集 导 入 变 量 定 义 变 量 导 入 选 项 导 出 变 量 定 义 文 档 属 性 创 建 文 档 属 性 导 入 文 档 属 性 属 性 导 入 选 项 导 出 文 档 属 性 第 5 章 向 模 板 中 添 加 功 能 使 用 Microsoft Word 文 本 框 从 形 状 菜 单 插 入 从 文 本 框 菜 单 插 入 设 置 文 本 框 的 格 式 形 状 填 充 形 状 轮 廓 形 状 格 式 设 置 文 字 方 向 非 英 语 安 装 位 置 文 字 环 绕 使 用 图 文 框 图 文 框 中 的 表 格 文 本 框 / 图 文 框 和 动 态 内 容 文 本 格 式 设 置 技 术 页 码 动 态 更 新 的 日 期 项 目 符 号 列 表 复 杂 的 编 号 列 表 增 强 的 段 落 寡 行 / 孤 行 控 制 交 叉 引 用 交 叉 引 用 选 项 目 录 目 录 选 项 修 改 样 式 插 入 目 录 使 用 域 生 成 您 自 己 的 目 录 插 入 具 有 TC 和 TOC 域 代 码 的 目 录 对 文 档 编 制 索 引 索 引 中 的 动 态 内 容 对 索 引 项 应 用 样 式 标 记 索 引 项 对 话 框 索 引 对 话 框 栏 数 创 建 索 引 副 题 使 用 PDF 功 能 创 建 PDF 书 签 在 段 落 上 设 置 大 纲 级 别 PDF 超 链 接

7 目 录 插 入 书 签 超 链 接 目 标 在 文 档 中 插 入 PDF 超 链 接 为 超 链 接 添 加 替 换 文 本 设 计 可 填 充 的 PDF 文 档 向 文 档 中 添 加 窗 体 控 件 添 加 替 换 文 本 在 处 理 文 档 时 使 用 标 记 加 载 标 记 列 表 在 文 档 中 放 置 标 记 强 制 新 页 从 右 页 开 始 添 加 模 板 说 明 第 6 章 向 模 板 中 添 加 可 变 因 素 条 件 内 容 组 逻 辑 定 义 条 件 表 达 式 逻 辑 定 义 简 单 比 较 逻 辑 创 建 内 容 组 为 内 容 组 定 义 条 件 嵌 套 的 内 容 组 创 建 内 容 实 例 添 加 内 容 实 例 为 内 容 实 例 定 义 条 件 克 隆 内 容 实 例 在 模 板 中 查 看 特 定 内 容 使 用 快 速 选 取 和 变 体 为 模 板 设 置 快 速 选 取 创 建 变 体 管 理 模 板 快 速 选 取 集 内 容 循 环 定 义 内 容 循 环 嵌 套 内 容 循 环 循 环 筛 选 条 件 第 7 章 使 用 图 像 对 图 像 的 支 持 情 况 不 支 持 的 图 像 格 式 设 置 图 像 首 选 项 选 项 选 择 正 确 的 图 像 格 式 PDF 图 像 EPS 图 像 JPEG 图 像 TIFF 图 像 WMF 图 像 ICC 颜 色 配 置 文 件 支 持 支 持 的 格 式 设 置 选 项 使 用 锚 记 准 备 在 文 档 中 使 用 的 图 像 xpresso 图 像 类 型 图 像 变 量 定 义 相 对 或 绝 对 图 像 路 径 使 用 表 达 式 定 义 图 像 路 径 通 用 内 容 图 像

8 目 录 为 图 像 添 加 替 换 文 本 在 PostScript 输 出 中 使 用 图 像 在 PDF 和 PPML 输 出 中 使 用 图 像 第 8 章 使 用 表 格 Word 表 格 支 持 表 格 设 置 定 义 表 格 属 性 表 格 的 页 眉 和 页 脚 表 格 寡 行 和 孤 行 使 用 表 格 函 数 使 用 动 态 表 表 格 变 量 定 义 表 格 变 量 属 性 单 元 格 边 界 创 建 内 容 循 环 动 态 表 第 9 章 使 用 可 重 用 内 容 使 用 可 重 用 内 容 的 优 势 插 入 可 重 用 内 容 更 新 可 重 用 内 容 从 模 板 中 创 建 可 重 用 内 容 第 10 章 使 用 通 用 内 容 使 用 通 用 内 容 的 优 势 通 用 内 容 类 型 支 持 的 通 用 内 容 位 置 在 表 格 的 页 眉 和 页 脚 中 放 入 内 容 向 主 模 板 添 加 通 用 内 容 创 建 合 并 目 录 添 加 xpresso 文 档 类 型 内 容 文 档 之 间 的 变 量 值 添 加 PDF 或 TIFF 类 型 内 容 添 加 Word.docx 类 型 内 容 布 局 选 项 设 置 变 量 文 件 引 用 的 格 式 选 择 其 他 存 储 库 中 的 内 容 PDF/UA 输 出 中 的 通 用 内 容 显 示 或 隐 藏 xpresso for Word 通 用 内 容 打 开 通 用 内 容 更 新 通 用 内 容 创 建 通 用 内 容 第 11 章 使 用 动 态 图 表 关 于 动 态 图 表 使 用 早 期 版 本 的 xpresso 中 的 图 表 支 持 的 图 表 类 型 图 表 字 体 图 表 数 据 动 态 和 静 态 数 据 创 建 图 表 模 板

9 目 录 颜 色 支 持 图 表 中 使 用 的 日 期 格 式 插 入 动 态 图 表 项 目 导 入 图 表 模 板 导 出 图 表 模 板 定 义 数 据 定 义 为 累 积 图 指 定 数 据 为 XY 和 时 间 曲 线 图 指 定 数 据 指 定 仪 表 图 的 数 据 指 定 股 价 图 的 数 据 指 定 其 他 图 表 类 型 的 数 据 为 动 态 图 表 添 加 替 换 文 本 第 12 章 为 PDF/UA 文 档 设 置 项 目 将 段 落 设 置 为 项 目 查 看 文 档 中 的 项 目 删 除 项 目 设 置 第 13 章 测 试 和 签 入 模 板 诊 断 信 息 影 响 分 析 测 试 模 板 测 试 示 例 数 据 测 试 通 道 测 试 快 速 选 取 签 入 模 板 签 入 到 xpression 存 储 库 签 入 Documentum xpression 存 储 库 签 入 新 文 档 签 入 已 编 辑 文 档 签 入 文 档 的 问 题 打 包 模 板 第 14 章 处 理 4.5 版 之 前 的 模 板 升 级 带 来 的 更 改 xpresso 函 数 变 量 的 数 值 计 算 的 不 同 结 果 保 真 度 加 粗 设 置 RGB 颜 色 值 字 符 间 距 与 下 段 同 页 通 用 内 容 中 的 直 接 格 式 设 置 内 容 实 例 升 级 4.5 版 之 前 的 模 板 将 4.5 版 之 前 的 模 板 以 早 期 版 本 的 形 式 签 出 将 4.5 版 之 前 的 模 板 以 早 期 版 本 的 形 式 签 入 向 服 务 器 中 添 加 4.5 版 之 前 的 模 板 第 15 章 预 览 文 档 预 览 第 一 个 记 录 预 览 多 个 记 录

10 目 录 指 定 另 一 个 数 据 文 件 第 16 章 创 建 多 通 道 输 出 将 通 道 关 联 至 模 板 模 板 区 域 更 改 区 域 大 小 将 通 道 关 联 至 区 域 在 模 板 中 使 用 通 道 将 插 入 点 关 联 至 区 域 将 通 道 与 输 出 流 关 联 附 录 A xpath 函 数 字 符 串 函 数 concat(string, string, string*) contains() normalize-space(string) starts-with(string, string) string(object) string-length(string) substring(string, number, number) substring-after(string, string) substring-before(string, string) translate(string, to-match, replace-with) 布 尔 函 数 boolean(object) false() lang(string) not(boolean) true() 数 字 函 数 ceiling(number) floor(number) number(object) round(number) sum(node-set) 节 点 集 函 数 count(node-set) last() local-name(node-set) name(node-set) namespace-uri(node-set) position() 附 录 B xpresso 函 数 数 字 函 数 abs floor ceil round stringtointeger 逻 辑 函 数 空 数 据 字 段 与 不 存 在 的 数 据 字 段 组 函 数 groupcount

11 目 录 groupsum 在 嵌 套 循 环 中 使 用 groupsum groupmax groupmin 字 符 串 函 数 length contains tolowercase touppercase trim substring position replace numerictostring 日 期 时 间 日 期 和 时 间 函 数 addyear addmonth addday now 附 录 C JavaScript 函 数 对 象 函 数 tostring() tolocalestring() valueof() 数 字 函 数 Math.abs(number) Math.acos(number) Math.asin(number) Math.atan(number) Math.ceil(number) Math.cos(number) Math.exp(number) Math.floor(number) Math.log(number) Math.max(number1, number2) Math.min(number1, number2) Math.pow(base, exponent) Math.random() Math.round(number) Math.sin(number) Math.sqrt(number) Math.tan(number) eval(x) isnan(testvalue) parseint(string [,radix]) parsefloat(string) isfinite(number) tofixed(fractiondigits) toexponential(fractiondigits) toprecision(precision) 字 符 串 函 数 charat(index) charcodeat(pos) concat( [string1 [, string2 [, ]]]) indexof(searchvalue, [fromindex]) lastindexof(searchvalue, [fromindex])

12 目 录 localecompare(that) match(regexp) replace(searchvalue, replacevalue) substring(indexa, indexb) search(regexp) slice(start, end) split(separator, limit) tolowercase() tolocalelowercase() touppercase() tolocaleuppercase() length 日 期 时 间 函 数 Date.parse(dateString) getdate() getyear() getmonth() getday() gettime() gethours() getminutes() getseconds() gettimezoneoffset() setdate(dayvalue) sethours(hoursvalue) setminutes(minutesvalue) setmonth(monthvalue) setseconds(value) settime(value) setyear(value) togmtstring() tolocalestring() Date.UTC(year, month, day [, hrs] [, min] [, sec]) 数 组 函 数 tostring() tolocalestring() concat( [item1 [, item2 [, ]]]) join(separator) pop() push( [item1 [, item2 [, ]]]) reverse() shift() slice() sort() splice(start, deletecount [, item1 [, item2 [, ]]]) unshift( [item1 [, item2 [, ]]]) length 附 录 D 页 面 级 别 格 式 设 置 页 面 设 置 选 项 页 边 距 选 项 纸 张 选 项 纸 张 来 源 布 局 选 项 垂 直 对 齐 分 页 符 和 分 节 符 选 项 管 理 节 定 义

13 目 录 栏 选 项 栏 平 衡 在 文 档 中 插 入 栏 页 眉 和 页 脚 选 项 页 码 编 号 选 项 页 码 格 式 设 置 选 项 插 入 页 码 通 过 NUMPAGES 域 插 入 页 码 在 页 眉 和 页 脚 中 插 入 第 X 页 ( 共 Y 页 ) 对 通 用 内 容 重 新 开 始 页 码 编 号 Microsoft Word 域 附 录 E 段 落 级 别 格 式 设 置 配 置 段 落 级 别 格 式 设 置 段 落 选 项 : 缩 进 和 间 距 两 端 对 齐 方 式 缩 进 首 字 下 沉 段 落 选 项 : 制 表 位 段 落 选 项 : 换 行 和 分 页 边 框 断 字 支 持 的 连 字 符 断 字 选 项 覆 盖 自 动 断 字 表 格 插 入 表 格 选 项 表 格 属 性 : 表 格 选 项 卡 选 项 表 格 属 性 : 行 选 项 卡 选 项 在 各 页 顶 端 以 标 题 行 形 式 重 复 出 现 表 格 属 性 : 列 选 项 卡 选 项 表 格 属 性 : 单 元 格 选 项 卡 选 项 单 元 格 内 容 对 齐 方 式 表 格 样 式 选 项 边 框 和 底 纹 选 项 创 建 表 格 边 框 和 底 纹 边 框 和 底 纹 对 话 框 边 框 选 项 卡 选 项 支 持 的 边 框 样 式 边 框 位 置 页 面 边 框 选 项 卡 选 项 底 纹 选 项 卡 选 项 水 平 线 项 目 符 号 列 表 项 目 符 号 列 表 选 项 图 片 项 目 符 号 创 建 简 单 的 项 目 符 号 列 表 使 用 Microsoft 样 式 创 建 项 目 符 号 列 表 为 AFP 输 出 创 建 项 目 符 号 列 表 编 号 列 表 编 号 列 表 选 项 大 纲 编 号 列 表 编 号 列 表 属 性 菜 单 创 建 简 单 的 编 号 列 表

14 目 录 使 用 Seq 域 创 建 编 号 列 表 使 用 Seq 域 的 多 级 编 号 列 表 在 Seq 列 表 上 重 新 开 始 编 号 附 录 F 字 符 级 别 格 式 设 置 配 置 字 符 级 别 格 式 设 置 字 体 选 项 下 划 线 和 删 除 线 上 标 和 下 标 字 体 选 项 : 高 级 缩 放 比 例 间 距 和 字 距 其 他 字 体 选 项 特 殊 字 符 Microsoft Word 特 殊 字 符 支 持 Alt + 数 字 组 合 艺 术 字 公 式 附 录 G 特 殊 Microsoft Word 功 能 创 建 水 平 和 垂 直 标 尺 水 平 和 垂 直 标 尺 选 项 : 线 条 颜 色 和 样 式 水 平 和 垂 直 标 尺 选 项 : 大 小 水 平 和 垂 直 标 尺 选 项 : 文 字 环 绕 水 平 和 垂 直 标 尺 选 项 : 位 置 文 本 框 / 图 文 框 颜 色 脚 注 签 名 行 对 象 Smart Art

15 目 录 图 片 列 表 图 1. 旧 版 客 户 变 量 文 件 夹

16 目 录 16

17 序 言 欢 迎 使 用 xpresso for Word 通 过 xpresso for Word, 您 可 以 使 用 可 变 数 据 和 Microsoft Word 来 创 建 专 业 高 度 自 定 义 和 个 性 化 的 提 案 合 同 发 票 和 信 件 目 标 受 众 xpresso for Word 用 户 指 南 为 熟 练 的 Microsoft Word 用 户 提 供 有 关 使 用 xpresso 的 信 息 您 应 具 备 使 用 Microsoft Word 2010 或 2013 的 经 验, 并 熟 悉 在 xpresso for Word 文 档 中 所 使 用 的 XML 数 据 本 书 并 不 指 导 您 如 何 使 用 基 本 Word 功 能, 除 非 在 使 用 xpresso for Word 功 能 时 涉 及 到 一 些 特 定 的 事 项 本 书 不 指 导 您 如 何 创 建 数 据, 但 包 含 了 有 关 创 建 xpresso 支 持 的 数 据 的 指 导 原 则, 并 包 含 了 有 关 如 何 在 xpresso forword 中 使 用 这 些 数 据 的 信 息 约 定 本 文 档 中 使 用 以 下 约 定 : 字 体 类 型 粗 体 斜 体 等 宽 字 体 含 义 与 操 作 相 关 联 的 图 形 用 户 界 面 元 素 书 名 强 调 或 您 赋 予 特 殊 值 的 占 位 符 变 量 段 落 中 的 命 令 URL 示 例 中 的 代 码 屏 幕 上 显 示 的 文 本 或 输 入 的 文 本 xpressionhome 术 语 xpressionhome 是 指 xpression 在 服 务 器 上 的 安 装 位 置 在 Windows 服 务 器 上, 默 认 位 置 为 C:\xPression 修 订 历 史 记 录 已 对 本 文 档 进 行 了 以 下 更 改 17

18 前 言 修 订 日 期 说 明 2015 年 11 月 初 始 发 布 18

19 第 1 章 xpresso for Word 入 门 xpresso 界 面 与 Microsoft Word 集 成 在 一 起, 它 包 含 xpresso Backstage 页 并 在 Word 功 能 区 中 包 含 xpresso for Word 设 计 器 选 项 卡 要 开 始 使 用 xpresso for Word, 请 参 见 以 下 话 题 : 更 新 许 可 证, 第 19 页 关 于 xpresso for Word 文 档, 第 19 页 配 置 目 录, 第 20 页 启 动 xpresso for Word, 第 20 页 使 用 xpression 服 务 器, 第 22 页 创 建 新 的 模 板, 第 30 页 打 开 现 有 的 模 板, 第 31 页 使 用 xpresso for Word Designer 选 项 卡, 第 35 页 使 用 资 源 管 理 器 面 板, 第 35 页 使 用 画 布 上 的 内 容, 第 38 页 更 新 许 可 证 如 果 您 通 过 EMC Licensing 获 得 新 的 xpresso for Word 许 可 证, 可 以 单 击 xpresso Backstage 页 ( 文 件 > xpresso ) 上 的 设 置 许 可 证 密 钥 以 注 册 新 的 许 可 证 在 显 示 许 可 证 信 息 对 话 框 时, 将 当 前 许 可 证 密 钥 替 换 为 新 密 钥 许 可 证 信 息 对 话 框 显 示 与 该 xpresso for Word 安 装 关 联 的 所 有 注 册 和 许 可 证 信 息 关 于 xpresso for Word 文 档 xpresso for Word 文 档 是 经 过 功 能 增 强 的 Microsoft Word 文 档, 具 有 动 态 可 变 的 特 点 xpresso 文 档 设 计 是 在 xpresso for Word 模 板 中 完 成 的, 其 中 包 含 最 终 文 档 的 所 有 可 能 的 内 容 组 合 一 个 模 板 可 以 生 成 多 个 文 档, 每 个 文 档 具 有 不 同 的 内 容 常 规 Word 文 档 没 有 这 种 可 变 性, 而 只 能 生 成 具 有 一 组 内 容 的 文 档 可 以 将 常 规 Word 文 档 作 为 xpresso for Word 模 板 的 基 础 如 果 在 常 规 Word 中 打 开 xpresso 模 板, 则 会 丢 失 所 有 可 变 性 19

20 xpresso for Word 入 门 在 本 地 保 存 xpresso for Word 模 板 时, 将 保 留 Word.docx 文 件 扩 展 名 您 还 可 以 将 xpresso for Word 模 板 保 存 为 名 为 包 的 格 式, 以 便 可 以 进 行 发 布 本 地 保 存 时, 包 具 有.xword 文 件 扩 展 名 当 模 板 签 入 到 服 务 器 存 储 库 时,xPression 会 将 文 件 保 存 为 包, 但 没 有 任 何 文 件 扩 展 名 在 早 期 版 本 中 创 建 的 文 档 与 以 前 的 版 本 相 比,xPresso for Word 4.5 版 及 更 高 版 本 发 生 了 很 大 变 化 由 于 发 生 了 这 些 变 化, 此 版 本 的 xpresso for Word 不 支 持 在 xpression 4.5 之 前 的 版 本 中 创 建 的 xpresso for Word 文 档 您 可 以 将 4.5 版 之 前 的 文 档 升 级 为 最 新 版 本, 然 后 在 当 前 版 本 的 客 户 端 中 打 开 但 是, 升 级 之 后, 文 档 与 原 来 的 文 档 相 比 可 能 会 有 些 不 同, 可 能 需 要 手 动 更 新 有 关 升 级 4.5 版 之 前 的 模 板 以 及 升 级 之 后 的 不 同 之 处 的 详 细 信 息, 请 参 阅 第 14 章, 处 理 4.5 版 之 前 的 模 板 如 果 您 需 要 更 改 4.5 版 之 前 的 文 档 且 不 想 进 行 升 级, 则 可 通 过 最 新 版 本 的 服 务 器 将 文 档 从 服 务 器 中 签 出 并 本 地 保 存 在 早 期 版 本 的 客 户 端 中 打 开 文 档 并 进 行 更 改, 然 后 通 过 最 新 版 本 的 客 户 端 签 入 文 档 有 关 如 何 通 过 最 新 版 本 的 客 户 端 签 出 和 签 入 4.5 版 之 前 的 文 档, 请 参 阅 将 4.5 版 之 前 的 模 板 以 早 期 版 本 的 形 式 签 出, 第 194 页 和 将 4.5 版 之 前 的 模 板 以 早 期 版 本 的 形 式 签 出, 第 194 页 配 置 目 录 xpresso for Word 安 装 后, 会 在 系 统 中 创 建 一 个 存 储 某 些 程 序 文 件 的 配 置 目 录 当 您 首 次 启 动 xpresso for Word 时, 这 些 文 件 将 被 复 制 到 您 的 用 户 目 录 中 每 当 不 同 用 户 启 动 该 应 用 程 序 时, 都 会 发 生 此 操 作, 因 此 特 定 计 算 机 上 的 每 位 用 户 都 将 拥 有 他 们 自 己 的 配 置 目 录 安 装 时, 配 置 目 录 位 于 : 您 的 驱 动 器 :\ProgramData\xPresso\ 版 本 \Unity Designer\Config 用 户 首 次 启 动 xpresso for Word 时, 文 件 将 被 复 制 到 以 下 位 置 : 您 的 驱 动 器 :\Users\User\AppData\Roaming\xPresso\ 版 本 \Unity Designer\ 启 动 xpresso for Word xpresso for Word 是 Microsoft Word 的 一 个 加 载 项, 在 Microsoft Word 的 启 动 过 程 进 行 加 载 可 通 过 xpresso Backstage 页 创 建 新 模 板 或 打 开 现 有 的 xpresso for Word 4.5 或 更 高 版 本 的 文 档 模 板 以 访 问 xpresso for Word 功 能 如 果 使 用 的 是 常 规 Word 文 档, 则 只 能 在 Word 文 件 菜 单 中 看 到 xpresso 选 项 根 据 您 的 Microsoft Word 宏 安 全 设 置, 您 可 能 会 在 打 开 xpresso for Word 文 档 时 收 到 一 个 提 示 宏 已 被 禁 用 的 安 全 警 告 要 解 决 问 题, 请 选 择 文 件 > 信 息 > 启 用 内 容 > 高 级 选 项, 然 后 选 择 信 任 来 自 此 发 布 程 序 的 所 有 文 档 注 意 : 请 勿 使 用 以 下 方 法 打 开 Windows 资 源 管 理 器 中 的 多 个 xpresso for Word 文 档 模 板 : 选 择 这 些 模 板, 然 后 从 右 键 单 击 菜 单 中 单 击 打 开 或 编 辑 要 打 开 多 个 模 板, 请 使 用 Word 的 文 件 菜 单 中 的 打 开 功 能 20

21 xpresso for Word 入 门 Microsoft Word 在 启 动 时 挂 起 如 果 Microsoft Word 启 动 进 程 在 加 载 xpresso for Word 时 挂 起, 请 打 开 Windows 任 务 管 理 器, 并 结 束 以 下 进 程 : xpressopinvokeproxy.exe *32 WINWORD.EXE 在 结 束 这 些 进 程 后, 再 次 启 动 Microsoft Word 文 件 菜 单 中 没 有 xpresso 项 在 某 些 情 况 下, 即 使 正 确 安 装 了 xpresso for Word, 在 Word 启 动 后, 也 可 能 在 Word 文 件 菜 单 中 看 不 到 xpresso 项 如 果 发 生 这 种 情 况, 请 执 行 以 下 步 骤 激 活 xpresso for Word 加 载 项 1. 单 击 文 件 > 选 项 将 显 示 Word 选 项 对 话 框 2. 在 导 航 窗 格 中, 单 击 加 载 项 将 显 示 查 看 和 管 理 Microsoft Office 加 载 项 页 3. 在 管 理 下 拉 列 表 中, 选 择 禁 用 的 项 目, 并 单 击 转 到 随 即 显 示 禁 用 的 项 目 对 话 框 确 保 xworddesigner 未 列 在 其 中 如 果 已 列 出, 可 在 列 表 中 选 中 它, 并 单 击 启 用, 从 而 启 用 xworddesigner 4. 从 位 于 页 面 底 部 的 管 理 下 拉 列 表 中 选 择 COM 加 载 项, 然 后 单 击 执 行 将 显 示 COM 加 载 项 对 话 框 5. 单 击 xword 设 计 器, 然 后 单 击 确 定 稍 后, 该 对 话 框 将 消 失,xPresso 项 将 出 现 在 Word 文 件 菜 单 在 同 一 工 作 站 上 使 用 xpresso for Word 4.2 xpresso for Word 4.6 和 4.2 可 以 安 装 在 同 一 工 作 站 上 启 动 Microsoft Word 打 开 常 规 Word 文 档 或 打 开 4.6 文 档 时,xPresso for Word 4.6 会 启 动 使 用 xpresso for Word 4.6 时, 您 可 以 连 接 至 4.6 服 务 器 并 使 用 4.6 文 档, 但 是 无 法 连 接 至 4.2 服 务 器 和 创 建 基 于 4.2 文 档 的 模 板 通 过 Windows 资 源 管 理 器 打 开 4.2 文 档 时,xPresso for Word 4.2 会 启 动 借 助 xpresso for Word 4.2, 您 可 以 连 接 至 4.2 服 务 器 并 使 用 4.2 文 档, 但 是 无 法 连 接 至 4.6 服 务 器 注 意 : 如 果 您 未 在 本 地 磁 盘 保 存 4.2 文 档, 则 可 以 使 用 提 供 的 样 本 文 档 启 动 xpresso for Word 4.2 样 本 文 档 位 于 您 的 驱 动 器 :\ProgramData\xPresso\xPresso 版 本 \Unity Designer\Packages 如 果 同 时 打 开 4.6 文 档 和 4.2 文 档, 则 当 您 从 4.6 文 档 切 换 到 4.2 文 档 时, 可 能 会 出 现 延 迟 在 两 种 文 档 之 间 切 换 时, 与 4.2 服 务 器 之 间 的 连 接 会 中 断 如 果 在 签 出 4.2 文 档 时 服 务 器 连 接 中 断 了, 则 使 用 同 一 用 户 帐 号 登 录 服 务 器 并 重 新 签 出 文 件, 或 取 消 签 出 您 所 作 的 全 部 更 改 都 将 丢 失 小 心 : 当 4.6 文 档 处 于 打 开 状 态 时, 请 勿 签 出 和 编 辑 4.2 文 档 否 则, 在 4.2 和 4.6 文 档 之 间 切 换 时, 您 所 做 的 全 部 更 改 都 将 丢 失 在 只 读 模 式 中 打 开 4.2 文 档 21

22 xpresso for Word 入 门 使 用 xpression 服 务 器 通 过 使 用 xpression 服 务 器 上 的 xpression 存 储 库, 您 可 以 存 储 xpresso 文 档, 将 这 些 文 档 设 置 为 可 发 布 的 格 式, 以 及 将 这 些 文 档 作 为 可 重 用 或 通 用 内 容 通 过 使 用 签 入 / 签 出 过 程,xPression 确 保 每 次 只 有 一 个 用 户 可 以 更 改 特 定 的 文 档 版 本 存 储 库 还 提 供 了 版 本 控 制 系 统, 以 便 轻 松 跟 踪 文 档 修 订 xpression 存 储 库 默 认 情 况 下,xPression 服 务 器 将 xpression 存 储 库 用 作 其 主 存 储 区 域, 用 来 存 储 文 档 模 板 变 量 定 义 集 文 档 属 性 集 和 图 像 还 可 以 单 独 许 可 xpression 服 务 器 将 Documentum Docbase 存 储 库 用 作 备 用 主 存 储 区 域 ( 称 为 Documentum xpression 存 储 库 ), 可 以 在 其 中 存 储 文 档 模 板 变 量 定 义 集 文 档 属 性 集 和 图 像 以 及 XML 数 据 和 架 构 文 件 及 外 部 内 容 这 个 单 独 许 可 的 功 能 被 称 为 Documentum 版 如 果 授 权 您 使 用 两 个 存 储 库, 则 可 以 定 义 在 xpresso for Word 中 执 行 服 务 器 操 作 时 要 将 哪 个 存 储 库 作 为 默 认 存 储 库 在 xpresso Backstage 页 ( 文 件 > xpresso ) 上, 可 通 过 从 服 务 器 连 接 区 域 的 列 表 中 选 择 存 储 库 来 设 置 默 认 存 储 库 在 将 文 档 签 入 到 服 务 器 时,xPression 将 为 文 档 应 用 版 本 控 制 两 个 存 储 库 使 用 不 同 的 方 式 处 理 版 本 控 制 在 使 用 xpression 存 储 库 时, 文 档 使 用 数 字 系 统 确 定 文 档 版 本 对 于 Documentum xpression 存 储 库, 文 档 使 用 通 常 适 用 于 Documentum 存 储 库 中 的 项 目 的 版 本 控 制 除 两 个 主 要 存 储 库 外, 如 果 将 xpression 服 务 器 配 置 为 可 访 问 Documentum 或 FileNet 系 统, 就 可 以 将 图 像 外 部 内 容 和 数 据 文 件 等 资 源 存 储 在 Documentum docbase 或 FileNet 存 储 库 中, 并 通 过 xpresso for Word 访 问 它 们 在 这 些 附 加 的 存 储 库 中, 无 法 存 储 文 档 模 板 或 通 过 xpresso for Word 检 索 它 们 如 果 不 确 定 可 以 访 问 哪 种 xpression 服 务 器 配 置, 请 与 系 统 管 理 员 联 系 通 过 xpresso for Word 访 问 服 务 器 时 显 示 的 选 项 将 取 决 于 服 务 器 配 置 xpression 存 储 库 版 本 控 制 xpression 存 储 库 中 存 储 的 文 档 使 用 数 字 系 统 确 定 文 档 版 本 第 一 次 签 入 的 文 档 始 终 为 1.0 版 以 后 签 入 的 文 档 按 以 下 方 式 确 定 版 本 号 : 如 果 下 一 个 次 要 版 本 可 用 ( 系 统 中 还 没 有 该 版 本 ), 则 可 以 将 文 档 以 下 一 个 次 要 版 本 或 下 一 个 可 用 的 主 要 版 本 的 形 式 签 入 例 如, 如 果 签 出 的 文 档 是 1.0 版, 并 且 系 统 中 没 有 1.1 版 或 2.0 版, 则 可 以 将 文 档 以 1.1 或 2.0 的 形 式 签 入 如 果 已 使 用 下 一 个 次 要 版 本, 则 可 以 将 文 档 以 新 的 分 支 下 一 个 可 用 的 次 要 版 本 或 下 一 个 可 用 的 主 要 版 本 的 形 式 签 入 例 如, 如 果 签 出 的 文 档 是 1.0 版, 并 且 系 统 中 已 有 1.1 版 和 1.2 版, 则 可 以 将 文 档 以 或 2.0 的 形 式 签 入 如 果 最 新 版 本 不 适 用, 则 可 以 重 新 使 用 之 前 的 版 本 例 如, 如 果 您 有 1.4 版 的 模 板, 您 签 出 该 模 板, 然 后 又 将 其 签 入 为 1.5 版 如 果 您 以 后 发 现 1.5 版 有 些 问 题, 但 无 法 弄 清 究 竟 是 什 么 错 了, 则 可 以 再 次 签 出 1.4 版, 编 辑 该 模 板, 然 后 将 其 签 入 为 1.6 版 一 旦 将 模 板 签 入 存 储 库, 则 必 须 在 签 出 之 后 才 能 签 入 这 样 一 来, 签 出 模 板 的 用 户 就 将 模 板 锁 定, 使 模 板 不 会 被 多 个 用 户 同 时 更 新 签 入 的 模 板 必 须 和 签 出 的 模 板 具 有 相 同 的 文 件 名 这 可 以 防 止 您 22

23 xpresso for Word 入 门 意 外 签 入 错 误 的 模 板 但 如 果 需 要 签 入 不 同 的 模 板, 则 可 以 将 该 模 板 重 命 名 为 签 出 的 模 板, 然 后 签 入 最 近 重 命 名 过 的 模 板 将 PDPX 包 导 入 xpression 存 储 库 时,xPresso 必 须 具 有 分 配 的 模 板 版 本 如 果 没 有, 则 通 过 xpresso for Word 签 入 xpresso 模 板 从 早 期 版 本 的 xpression 导 入 4.5 版 和 更 高 版 本 的 xpression 存 储 库 的 文 档 会 自 动 分 配 有 版 本 号 1.0 有 关 迁 移 文 档 的 详 细 信 息, 请 参 阅 xadmin 用 户 指 南 除 了 数 字 版 本 以 外, 您 还 可 以 选 择 为 文 档 应 用 生 效 日 期 处 理 生 效 日 期 处 理 文 档 的 生 效 日 期 是 指 可 向 客 户 分 发 文 档 的 有 效 日 期 生 效 日 期 是 在 主 要 版 本 ( 主 干 ) 级 别 设 置 的, 适 用 于 主 干 中 包 含 的 所 有 文 档 版 本 可 以 从 xpresso for Word 或 xadmin 中 启 用 或 禁 用 生 效 日 期 处 理 ; 但 只 能 从 xpresso for Word 中 指 定 生 效 日 期 在 xpression 服 务 器 为 客 户 发 布 启 用 了 生 效 日 期 处 理 的 文 档 时, 它 将 存 储 文 档 时 的 生 效 日 期 与 客 户 记 录 中 列 出 的 生 效 日 期 为 文 档 所 属 的 类 别 定 义 的 特 定 值 或 系 统 时 间 进 行 比 较 以 选 择 正 确 的 文 档 版 本 生 效 日 期 映 射 类 型 是 在 xadmin 中 为 类 别 定 义 的 有 关 详 细 信 息, 请 参 阅 xadmin 用 户 指 南 要 选 择 文 档 的 生 效 日 期, 该 日 期 必 须 早 于 在 类 别 中 定 义 的 生 效 日 期 xpression 确 定 哪 个 版 本 主 干 有 效, 然 后 从 该 主 干 中 选 择 最 新 的 合 格 版 本 如 果 有 多 个 有 效 的 主 干, 则 xpression 选 择 最 高 的 版 本 主 干 如 果 为 类 别 定 义 了 工 作 流, 在 确 定 选 择 哪 个 版 本 时,xPression 还 会 考 虑 工 作 流 状 态 例 如, 客 户 的 帐 户 在 2010 年 1 月 1 日 生 效,xPression 存 储 库 包 含 三 个 具 有 不 同 生 效 日 期 的 主 要 文 档 版 本 :3.x 版 在 2010 年 2 月 1 日 生 效 ;2.x 版 在 2009 年 12 月 1 日 生 效 ;1.x 版 在 2009 年 3 月 6 日 生 效 3.x 版 文 档 (2010 年 2 月 1 日 ) 对 该 客 户 无 效, 因 为 生 效 日 期 晚 于 客 户 生 效 日 期 其 余 两 个 文 档 版 本 均 早 于 客 户 的 生 效 日 期, 但 xpression 采 用 最 新 的 主 干 版 本, 即 2.x 版 该 文 档 是 在 客 户 生 效 日 期 有 效 且 可 以 使 用 的 文 档 生 效 日 期 处 理 能 否 正 常 工 作 取 决 于 以 下 条 件 : 必 须 将 文 档 签 入 包 含 生 效 日 期 处 理 映 射 的 类 别, 并 且 该 类 别 必 须 使 用 xpresso 数 据 源 组 有 关 详 细 信 息, 请 参 阅 xadmin 用 户 指 南 文 档 必 须 启 用 生 效 日 期 并 指 定 了 生 效 日 期 撤 消 日 期 撤 消 日 期 是 一 个 可 选 属 性, 可 应 用 于 启 用 生 效 日 期 处 理 的 文 档 撤 消 日 期 是 在 主 要 版 本 ( 主 干 ) 级 别 与 生 效 日 期 一 起 设 置 的, 适 用 于 主 干 中 包 含 的 所 有 文 档 版 本 撤 消 日 期 表 示 文 档 不 再 有 效 的 日 期 在 将 该 日 期 应 用 于 文 档 时,xPression 使 用 该 日 期 帮 助 确 定 哪 些 文 档 对 任 何 给 定 客 户 有 效 还 是 使 用 在 生 效 日 期 处 理, 第 23 页 中 介 绍 生 效 日 期 时 使 用 的 示 例, 客 户 生 效 日 期 为 2010 年 1 月 1 日, xpression 存 储 库 包 含 三 个 具 有 不 同 生 效 日 期 的 主 要 文 档 版 本 :3.x 版 在 2010 年 2 月 1 日 生 效 ;2.x 版 在 2009 年 12 月 1 日 生 效 ;1.x 版 在 2009 年 3 月 6 日 生 效 仍 会 排 除 3.x 版 文 档 (2010 年 2 月 1 日 ), 因 为 它 的 生 效 日 期 晚 于 客 户 生 效 日 期 对 于 其 余 两 个 版 本, 假 设 设 置 的 撤 消 日 期 如 下 所 示 : 2.x 版 生 效 日 期 :2009 年 12 月 1 日 ; 撤 消 日 期 :2009 年 12 月 30 日 1.x 版 生 效 日 期 :2009 年 3 月 6 日 ; 撤 消 日 期 :2010 年 6 月 6 日 如 果 不 考 虑 撤 消 日 期 的 话,xPression 将 选 择 2.x 版 (2009 年 12 月 1 日 ), 因 为 该 版 本 具 有 最 新 的 生 效 日 期 并 且 是 最 新 的 版 本 不 过, 在 使 用 撤 消 日 期 时,12 月 1 日 的 版 本 将 不 符 合 条 件, 因 23

24 xpresso for Word 入 门 为 它 是 在 客 户 生 效 日 期 之 前 撤 消 的 在 此 示 例 中,xPression 将 选 择 1.x 版 (2009 年 3 月 6 日 ), 因 为 它 是 在 客 户 生 效 日 期 唯 一 有 效 的 版 本 组 织 和 管 理 策 略 我 们 建 议 您 围 绕 数 字 版 本 控 制 来 规 划 总 体 xpresso 方 法 为 此, 请 利 用 支 持 多 种 策 略 的 可 用 功 能 主 干 和 分 支 主 干 指 的 是 主 要 的 分 支, 例 如 1.x 2.x 3.x 等 在 生 成 等 版 本 的 版 本 树 中, 分 支 可 以 从 任 何 节 点 开 始, 可 以 进 行 到 任 何 所 需 层 级, 但 通 常 而 言 只 需 比 主 干 更 深 一 个 层 级 即 可 可 以 考 虑 使 用 这 样 的 策 略 : 当 一 个 版 本 投 产 后, 为 后 续 开 发 周 期 启 动 新 的 主 干 这 样 一 来, 不 仅 这 些 不 同 的 模 板 保 留 鲜 明 区 别, 而 且 只 需 通 过 简 单 的 版 本 更 新 ( 例 如 从 1.12 更 新 至 1.13) 即 可 修 复 正 在 生 产 的 版 本 按 版 本 链 接 到 xpresso 内 容 创 建 指 向 xpresso 内 容 的 链 接 时, 可 以 选 择 按 最 新 版 本 链 接 或 按 特 定 版 本 链 接 按 最 新 版 本 链 接 内 容 时, 系 统 会 根 据 主 干 和 分 支 解 析 最 新 版 本, 具 体 取 决 于 批 准 和 生 效 日 期 处 理 此 功 能 需 要 有 关 是 否 及 何 时 创 建 主 干 或 新 分 支 的 长 期 规 划 由 于 按 最 新 版 本 链 接 到 模 板 时 通 常 可 以 修 复 正 在 生 产 的 模 板, 因 而 按 最 新 版 本 进 行 链 接 通 常 是 链 接 模 板 时 最 可 行 的 方 法 更 新 模 板 时, 始 终 选 择 最 新 版 本 借 助 强 大 的 分 支 和 版 本 控 制 功 能, 您 可 以 对 任 一 模 板 的 特 定 版 本 进 行 分 支 并 仅 进 行 所 需 的 更 改, 然 后 将 其 添 加 到 生 产 系 统 中 以 达 到 更 新 目 的 如 果 按 特 定 版 本 链 接 模 板, 则 模 板 上 的 任 何 更 新 都 不 会 包 含 在 输 出 中 撤 消 模 板 如 果 最 新 模 板 并 非 所 需 模 板, 并 且 之 前 的 版 本 更 为 适 合, 则 可 以 撤 消 最 新 版 本 这 样 一 来 就 不 能 再 选 择 已 撤 消 的 版 本 进 行 发 布 这 和 生 效 日 期 处 理 不 同, 即 使 结 束 日 期 ( 撤 消 日 期 ) 也 可 用 于 生 效 日 期 处 理 中 有 关 撤 消 文 档 和 工 作 流 的 详 细 信 息, 请 参 阅 在 工 作 流 中 移 动 文 档, 第 29 页 Documentum xpression 存 储 库 版 本 控 制 在 Documentum xpression 存 储 库 中, 版 本 是 指 在 将 文 件 签 入 到 存 储 库 的 特 定 时 刻 的 文 件 副 本 每 次 签 入 文 件 时, 可 能 会 创 建 一 个 新 版 本 可 以 通 过 版 本 跟 踪 文 件 的 变 化 在 创 建 新 文 件 或 将 其 导 入 到 存 储 库 时, 它 将 获 得 版 本 号 1.0 在 签 入 文 件 时, 您 可 以 决 定 是 创 建 新 的 文 件 版 本 还 是 覆 盖 现 有 版 本 ( 您 必 须 具 有 文 件 的 相 应 权 限 才 能 选 择 这 些 选 项 ) 如 果 创 建 新 版 本, 则 会 为 文 件 指 定 比 签 出 时 更 高 的 版 本 号, 并 且 还 会 在 存 储 库 中 保 留 以 前 版 本 的 副 本 如 果 覆 盖 现 有 版 本, 则 会 保 留 与 以 前 版 本 相 同 的 文 件 版 本 号, 并 且 不 会 保 存 以 前 版 本 的 副 本 24

25 xpresso for Word 入 门 您 可 以 将 版 本 号 增 加 一 个 整 数 或 小 数 ( 即 十 分 之 一 ) 将 版 本 号 增 加 一 个 整 数 视 为 主 要 修 订 版 ; 将 版 本 号 增 加 一 个 小 数 视 为 次 要 修 订 版 例 如, 如 果 签 出 文 件 的 1.0 版 并 将 其 作 为 次 要 修 订 版 签 入, 则 会 将 文 件 存 储 为 1.1 版 如 果 重 复 该 过 程, 下 次 存 储 的 文 件 为 1.2 版 如 果 您 随 后 决 定 签 出 文 件 并 作 为 主 要 修 订 版 签 入 文 件, 文 件 的 版 本 号 将 从 1.2 跳 到 2.0 最 近 签 入 的 文 件 将 标 记 为 CURRENT 文 件 列 表 始 终 显 示 文 件 的 当 前 版 本, 除 非 您 选 择 显 示 所 有 版 本 在 xpresso 外 部 获 取 服 务 器 上 的 文 件 如 果 将 xpression 服 务 器 配 置 为 也 使 用 Documentum xpression 存 储 库, 则 可 以 通 过 Documentum Webtop 或 Documentum Administrator 将 文 档 模 板 签 入 到 Documentum xpression 存 储 库 中 在 通 过 Documentum 导 入 文 件 时, 您 必 须 选 择 文 档 (xprs_document) 作 为 类 型 注 意 : 如 果 通 过 Documentum Webtop 或 Documentum Administrator 复 制 包 文 件 (.xword), 就 必 须 确 保 文 件 名 在 目 标 文 件 夹 中 唯 一 也 可 以 通 过 xpresso for Word 访 问 服 务 器 上 的 架 构 和 数 据 文 件 ; 但 不 能 通 过 xpresso 将 它 们 放 在 服 务 器 上 可 以 通 过 Documentum Webtop 或 Documentum Administrator 将 数 据 文 件 保 存 到 Documentum xpression 存 储 库 中, 将 其 保 存 到 服 务 器 可 以 访 问 的 任 何 其 他 Documentum 存 储 库 中, 或 通 过 FileNet 将 其 保 存 到 任 何 FileNet 存 储 库 中 无 法 在 xpression 存 储 库 中 存 储 数 据 文 件 变 量 定 义 和 文 档 属 性 集 只 能 通 过 xpresso for Word 保 存 到 xpression 存 储 库 和 Documentum xpression 存 储 库 中 ; 无 法 在 xpresso 之 外 将 这 些 文 件 保 存 到 这 两 个 存 储 库 中 连 接 到 服 务 器 要 连 接 到 xpression 服 务 器, 必 须 从 xpresso for Word 中 登 录 登 录 后, 只 要 您 在 xpresso for Word 客 户 端 上 工 作, 就 可 以 执 行 服 务 器 功 能 每 次 要 执 行 其 他 服 务 器 任 务 时, 不 必 重 新 进 行 登 录 必 须 先 定 义 服 务 器, 然 后 才 能 登 录 要 定 义 服 务 器, 您 需 要 知 道 服 务 器 的 URL 要 登 录 服 务 器, 您 需 要 知 道 您 的 用 户 名 和 密 码 注 意 : 如 果 通 过 选 择 联 机 功 能 打 开 一 个 服 务 器 对 话 框, 请 确 保 通 过 完 成 文 件 选 择 或 单 击 取 消 来 关 闭 该 对 话 框 在 xpresso for Word 中 工 作 时 如 果 一 直 将 服 务 器 对 话 框 打 开, 可 能 会 导 致 软 件 内 部 问 题 定 义 服 务 器 可 以 定 义 多 个 可 通 过 xpresso for Word 访 问 的 服 务 器 必 须 先 定 义 服 务 器, 然 后 才 能 登 录 1. 在 Microsoft Word 中 选 择 文 件 > xpresso, 显 示 xpresso Backstage 页 面 2. 在 页 面 的 服 务 器 连 接 区 域 中, 单 击 登 录 将 显 示 登 录 对 话 框 3. 在 服 务 器 别 名 字 段 中 单 击 浏 览 按 钮 将 显 示 管 理 服 务 器 列 表 对 话 框 4. 在 该 对 话 框 底 部 的 第 一 个 编 辑 框 中, 键 入 服 务 器 的 名 称 别 名 只 是 您 的 设 置 的 一 个 好 记 的 名 称 5. 在 第 二 个 编 辑 框 中, 键 入 服 务 器 的 URL URL 的 语 法 如 下 所 示 : 25

26 xpresso for Word 入 门 6. 单 击 添 加 现 在, 将 在 服 务 器 列 表 中 列 出 该 服 务 器 7. 单 击 确 定 此 时, 您 可 以 登 录 到 该 服 务 器 上 如 果 您 需 要 更 新 现 有 服 务 器 定 义, 请 在 别 名 列 表 中 选 择 服 务 器, 然 后 在 该 对 话 框 底 部 的 编 辑 框 中 编 辑 其 定 义 完 成 后, 单 击 更 新 要 从 列 表 中 删 除 服 务 器, 请 选 择 该 服 务 器, 然 后 单 击 删 除 提 示 : 在 登 录 对 话 框 中 工 作 时, 如 果 选 择 了 服 务 器 列 表, 则 可 以 使 用 以 下 快 捷 键 : 按 Ctrl+B 以 打 开 管 理 服 务 器 列 表 对 话 框 按 Ctrl+ 向 下 键 以 显 示 列 表 中 包 含 的 项 目 登 录 到 服 务 器 在 定 义 服 务 器 后, 您 可 以 登 录 到 该 服 务 器 并 开 始 使 用 服 务 器 资 源 登 录 服 务 器 1. 在 Microsoft Word 中 选 择 文 件 > xpresso, 显 示 xpresso Backstage 页 面 2. 在 页 面 的 服 务 器 连 接 区 域 中, 单 击 登 录 将 显 示 登 录 对 话 框 3. 从 下 拉 列 表 中 选 择 服 务 器 别 名 4. 键 入 您 的 服 务 器 用 户 名 用 户 名 不 能 包 含 非 英 语 字 符 5. 键 入 您 的 服 务 器 密 码 6. 单 击 确 定 现 在, 您 已 登 录 到 xpression 服 务 器 上 现 在, 您 可 以 使 用 Backstage 页 面 中 的 其 他 联 机 选 项 注 意 : 如 果 用 于 访 问 xpression 存 储 库 的 ECM 连 接 是 在 您 现 在 所 使 用 的 应 用 程 序 服 务 器 以 外 的 其 他 应 用 程 序 服 务 器 上 创 建 的, 则 在 登 录 到 xpression 服 务 器 后, 您 可 能 会 在 应 用 程 序 服 务 器 控 制 台 中 看 到 加 密 错 误 要 处 理 此 错 误, 请 在 当 前 的 应 用 程 序 服 务 器 上 重 置 用 户 名 和 密 码 管 理 xpresso 文 档 xpression 服 务 器 为 xpression 存 储 库 中 存 储 的 xpresso 文 档 提 供 了 版 本 控 制 和 工 作 流 程 文 档 版 本 和 工 作 流 管 理 是 在 xpresso for Word ECM Dashboard 中 完 成 的 要 访 问 仪 表 板, 请 在 xpresso Backstage 页 ( 文 件 > xpresso ) 的 服 务 器 连 接 区 域 中 单 击 签 出 查 看 分 支 或 工 作 流 注 意 : 请 务 必 注 意 客 户 端 计 算 机 与 承 载 存 储 库 的 服 务 器 之 间 的 潜 在 时 区 差 异 在 ECM dashboard 中 筛 选 结 果 时, 请 确 保 针 对 时 区 差 异 进 行 调 整 ECM Dashboard 列 出 您 可 以 访 问 的 类 别 中 包 含 的 所 有 文 档, 并 且 可 以 在 其 中 执 行 以 下 任 务 : 更 改 显 示 信 息 的 方 式 筛 选 文 档 列 表 26

27 xpresso for Word 入 门 处 理 文 档 版 本 定 义 生 效 和 撤 消 日 期 在 工 作 流 中 移 动 文 档 查 看 文 档 的 工 作 流 历 史 记 录 执 行 文 档 的 在 线 预 览 为 文 档 执 行 影 响 分 析 ECM Dashboard 工 具 栏 提 供 了 一 些 管 理 任 务 的 快 捷 方 式 项 目 说 明 Category 按 类 别 显 示 文 档 选 择 了 某 个 类 别 后,ECM Dashboard 会 记 住 您 的 选 择, 并 用 它 作 为 您 下 次 打 开 ECM Dashboard 时 的 默 认 类 别 筛 选 器 列 出 可 用 的 文 档 列 表 筛 选 器 创 建 主 分 支 用 于 为 选 定 文 档 创 建 新 的 主 要 分 支 生 效 日 期 设 置 与 范 围 用 于 定 义 生 效 日 期 和 撤 消 日 期 ( 可 选 ), 以 确 定 可 向 客 户 分 发 文 档 的 有 效 日 期 工 作 流 操 作 用 于 为 文 档 选 择 新 的 状 态 并 在 工 作 流 中 移 动 该 文 档 旧 版 包 操 作 让 您 能 够 签 出 和 签 入 4.5 版 之 前 的 包 预 览 让 您 可 以 对 所 选 文 档 进 行 在 线 预 览 影 响 分 析 工 作 流 历 史 记 录 用 于 对 选 定 文 档 执 行 影 响 分 析, 以 确 定 选 定 项 目 与 其 他 文 档 之 间 的 任 何 链 接 显 示 一 个 包 含 选 定 文 档 的 工 作 流 历 史 记 录 的 表 视 图 用 于 控 制 文 档 列 表 中 显 示 的 信 息 筛 选 器 类 型 用 于 选 择 在 文 档 列 表 的 筛 选 器 行 中 使 用 的 筛 选 器 类 型 更 改 显 示 信 息 的 方 式 要 更 改 在 文 档 表 中 显 示 的 信 息 类 型, 请 单 击 视 图 菜 单, 然 后 : 选 择 显 示 撤 消 ( 如 果 希 望 在 文 档 列 表 中 显 示 任 何 具 有 撤 消 状 态 的 文 档 ) 注 意 : 文 档 的 最 新 版 本 始 终 显 示 在 文 档 列 表 中, 即 使 最 新 的 版 本 被 撤 消 而 且 不 选 择 此 选 项 也 是 如 此 选 择 所 有 列 以 显 示 所 有 可 能 的 数 据 列 选 择 要 显 示 的 特 定 信 息 列, 并 清 除 不 希 望 显 示 的 任 何 列 27

28 xpresso for Word 入 门 要 按 特 定 列 对 文 档 列 表 进 行 排 序, 请 执 行 以 下 操 作 : 将 列 标 题 拖 到 表 顶 部 的 白 色 框 中 可 以 将 多 个 列 拖 到 该 框 中, 将 按 框 中 的 列 名 称 显 示 顺 序 对 列 表 进 行 排 序 例 如, 如 果 依 次 放 置 状 态 文 件 名 和 版 本 列, 则 先 按 状 态 对 列 出 的 文 档 进 行 分 组, 然 后 在 每 个 状 态 组 中 依 次 按 文 件 名 和 版 本 列 出 这 些 文 档 单 击 随 列 名 显 示 的 箭 头 以 选 择 升 序 ( 上 箭 头 ) 或 降 序 ( 下 箭 头 ) 对 于 文 件 名 以 外 的 所 有 列, 必 须 将 列 标 题 放 在 白 色 框 中 以 进 行 排 序, 然 后 才 会 显 示 箭 头 要 从 排 序 方 案 中 删 除 某 个 列, 请 在 白 色 框 中 选 择 列 标 题, 然 后 将 其 拖 回 到 表 中 的 位 置 筛 选 文 档 可 以 按 不 同 的 方 式 筛 选 列 表 中 显 示 的 文 档 : 可 通 过 从 筛 选 器 列 表 中 选 择 以 下 选 项 之 一, 筛 选 整 个 列 表 以 仅 显 示 与 您 有 关 的 文 档 : 我 的 工 作 等 待 我 的 批 准 和 等 待 我 的 提 交 可 以 在 列 标 题 正 下 方 的 蓝 色 筛 选 器 行 中 键 入 内 容 以 筛 选 单 个 列 此 功 能 的 筛 选 器 类 型 是 从 仪 表 板 右 上 角 的 筛 选 器 类 型 列 表 中 选 择 的 : 简 单 使 用 简 单 筛 选 器 逻 辑 筛 选 字 符 在 筛 选 器 框 中 键 入 文 本, 将 根 据 键 入 的 内 容 筛 选 列 表 通 配 符 允 许 在 筛 选 字 符 串 中 使 用 通 配 符 有 关 通 配 符 列 表, 请 参 阅 使 用 通 配 符, 第 93 页 正 则 表 达 式 允 许 在 筛 选 字 符 串 中 使 用 正 则 表 达 式 正 则 表 达 式 是 一 种 文 本 模 式, 由 普 通 字 符 和 特 殊 字 符 ( 称 为 元 字 符 ) 组 成 处 理 文 档 版 本 默 认 情 况 下, 文 档 列 表 显 示 最 新 的 文 档 版 本 如 果 文 档 具 有 额 外 的 版 本, 则 会 在 文 件 名 下 方 显 示 文 本 以 说 明 有 多 少 个 旧 版 本, 并 在 文 档 名 称 左 侧 显 示 一 个 箭 头 要 查 看 其 他 版 本, 请 单 击 文 件 名 字 段 中 显 示 的 箭 头 可 以 在 ECM Dashboard 中 为 文 档 版 本 创 建 分 支 分 支 将 创 建 新 的 文 档 版 本 例 如, 如 果 文 档 的 最 新 版 本 是 2.2, 分 支 将 创 建 版 本 2.3 或 3.0 要 为 文 档 创 建 分 支, 请 在 列 表 中 选 择 该 文 档, 然 后 单 击 创 建 主 要 分 支 可 以 添 加 与 新 分 支 关 联 的 注 释 类 别 和 版 本 信 息 是 自 动 添 加 的, 不 能 进 行 更 改 定 义 生 效 和 撤 消 日 期 可 以 选 择 为 xpression 存 储 库 中 存 储 的 所 有 xpresso 文 档 指 定 生 效 日 期 文 档 的 生 效 日 期 是 指 可 向 客 户 分 发 文 档 的 有 效 日 期 可 以 通 过 ECM Dashboard 或 xadmin 在 文 档 中 添 加 或 删 除 生 效 日 期 处 理 有 关 详 细 信 息, 请 参 阅 xadmin 用 户 指 南 在 ECM Dashboard 中, 可 以 通 过 文 件 名 后 面 显 示 的 启 用 生 效 日 期 处 理 图 标 来 判 断 文 档 是 否 使 用 生 效 日 期 处 理 28

29 xpresso for Word 入 门 要 使 用 ECM Dashboard 从 文 档 中 删 除 生 效 日 期 处 理, 请 单 击 生 效 日 期 设 置 和 范 围 ( 或 按 Ctrl+D), 然 后 清 除 使 用 生 效 日 期 处 理 复 选 框 将 从 文 档 的 所 有 版 本 中 删 除 生 效 日 期 处 理 定 义 生 效 日 期 处 理 1. 在 列 表 中 选 择 文 档, 然 后 单 击 生 效 日 期 设 置 和 范 围 ( 或 按 Ctrl+D) 2. 确 保 选 中 使 用 生 效 日 期 处 理 复 选 框 3. 确 保 选 择 正 确 的 主 干 版 本 生 效 日 期 适 用 于 选 定 主 干 中 的 所 有 文 档 版 本 4. 键 入 指 示 何 时 可 以 开 始 使 用 文 档 的 日 期 单 击 箭 头 以 显 示 日 历 功 能 5. ( 可 选 ) 键 入 指 示 何 时 应 停 止 使 用 文 档 的 日 期 单 击 箭 头 以 显 示 日 历 功 能 在 工 作 流 中 移 动 文 档 xadmin 中 的 xpression 类 别 可 能 已 定 义 了 工 作 流 类 别 中 包 含 的 任 何 文 档 必 须 符 合 工 作 流 要 求 有 关 详 细 信 息, 请 参 阅 xadmin 用 户 指 南 可 以 通 过 ECM Dashboard 来 管 理 文 档 的 工 作 流 状 态 可 以 为 文 档 设 置 的 状 态 取 决 于 在 xadmin 中 定 义 的 工 作 流 权 限 有 关 您 的 工 作 流 权 限 的 信 息, 请 与 xpression 系 统 管 理 员 联 系 在 xpression 工 作 流 系 统 中, 在 提 交 者 ( 具 有 写 入 级 别 权 限 的 用 户 ) 提 交 文 档 时, 其 状 态 将 变 为 已 提 交 要 进 入 下 一 工 作 流 级 别, 批 准 者 ( 具 有 批 准 者 级 别 权 限 的 用 户 ) 必 须 批 准 其 内 容 未 定 义 工 作 流 状 态 的 任 何 文 档 将 作 为 待 处 理 列 出 如 果 将 具 有 已 提 交 状 态 的 文 档 迁 移 到 另 一 个 服 务 器, 新 迁 移 的 文 档 状 态 将 恢 复 为 待 处 理 源 文 档 保 持 不 变 作 为 xpresso for Word 用 户, 您 可 以 提 交 文 档 如 果 具 有 批 准 权 限, 您 还 可 以 批 准 或 拒 绝 文 档 如 果 具 有 额 外 的 相 应 权 限, 您 可 以 从 工 作 流 中 撤 消 文 档 要 更 改 文 档 的 工 作 流 状 态, 请 在 列 表 中 选 择 工 作 流 操 作, 然 后 从 列 表 中 选 择 状 态 仅 显 示 对 您 有 效 的 那 些 状 态 如 果 文 档 被 拒 绝, 则 必 须 再 次 提 交 该 文 档 以 继 续 在 工 作 流 中 移 动 查 看 工 作 流 历 史 记 录 可 通 过 选 择 文 档 并 单 击 工 作 流 历 史 记 录 ( 或 按 Ctrl+H) 来 查 看 文 档 的 工 作 流 历 史 记 录 将 在 文 档 列 表 中 的 文 档 条 目 下 面 显 示 一 个 表, 其 中 包 含 以 下 信 息 : 日 期 执 行 操 作 的 日 期 操 作 工 作 流 操 作 的 名 称 提 交 者 执 行 操 作 的 用 户 的 名 称 所 有 者 文 档 的 所 有 者 注 释 与 操 作 关 联 的 任 何 注 释 29

30 xpresso for Word 入 门 执 行 在 线 预 览 您 可 以 创 建 文 档 的 PDF 预 览, 方 法 是 选 择 该 文 档, 然 后 单 击 预 览 PDF 通 过 使 用 在 线 预 览 功 能, 您 不 仅 可 以 预 览 4.5 版 及 更 高 版 本 的 文 档, 还 可 以 预 览 4.5 版 之 前 的 文 档 您 只 能 使 用 符 合 PDF/UA 的 阅 读 器 查 看 PDF/UA 输 出 中 的 标 记, 否 则,PDF/UA 输 出 将 与 普 通 PDF 输 出 并 无 二 致 使 用 在 线 预 览 功 能 时, 所 有 资 源 都 来 自 服 务 器 如 果 您 的 主 文 档 包 含 作 为 通 用 内 容 的 本 地 文 档, 则 通 用 内 容 必 须 通 过 相 同 路 径 存 储 在 服 务 器 中, 否 则 预 览 输 出 中 不 会 显 示 此 内 容 默 认 情 况 下, 如 果 文 档 输 出 为 空,xPression 将 在 预 览 或 发 布 时 创 建 空 白 页 面 要 禁 止 显 示 空 白 页 面, 请 将 xpressosuppressemptyoutput 属 性 设 置 为 true( 在 xprsconfig.xml 中 ) 但 是, 如 果 xpresso 文 档 仅 包 含 空 的 图 像 变 量 或 通 用 内 容 图 像,xPression 会 将 它 始 终 显 示 为 空 页 面 有 关 详 细 信 息, 请 参 阅 xpression 服 务 器 管 理 指 南 执 行 影 响 分 析 如 果 更 改 了 选 定 的 文 档, 可 通 过 xpresso for Word 确 定 受 影 响 的 文 档 影 响 分 析 显 示 哪 些 其 他 文 档 链 接 到 选 定 文 档, 选 定 文 档 中 包 含 哪 些 其 他 文 档, 或 选 定 文 档 链 接 到 哪 些 其 他 文 档 您 可 以 通 过 影 响 分 析 全 面 了 解 特 定 文 档 对 其 他 内 容 的 影 响 要 从 ECM Dashboard 中 执 行 影 响 分 析, 请 在 列 表 中 选 择 要 分 析 的 文 档, 然 后 单 击 影 响 分 析 ( 或 按 Ctrl+I) 有 关 影 响 分 析 对 话 框 的 完 整 说 明, 请 参 阅 影 响 分 析, 第 183 页 创 建 新 的 模 板 文 档 模 板 提 供 了 一 种 设 计 文 档 外 观 和 内 容 的 机 制 xpresso for Word 中 的 文 档 模 板 基 于 Microsoft Word 文 档 在 创 建 新 的 模 板 时, 您 可 以 选 择 将 现 有 的 Word 文 档 作 为 起 点, 也 可 以 从 头 开 始 创 建 全 新 的 模 板 要 创 建 新 的 模 板, 请 执 行 以 下 操 作 : 1. 启 动 Microsoft Word 有 关 所 需 的 版 本, 请 参 阅 xpression 发 行 说 明 2. 显 示 xpresso Backstage 页 ( 文 件 > xpresso ) 如 果 在 文 件 菜 单 中 看 不 到 xpresso 项, 请 参 阅 文 件 菜 单 中 没 有 xpresso 项, 第 21 页 3. 在 新 建 模 板 区 域 的 名 称 框 中 键 入 新 模 板 的 名 称 ( 不 超 过 256 个 字 符 ) 4. 浏 览 并 选 择 一 个 目 录 作 为 工 作 目 录 5. 选 中 浏 览 现 有 Word 文 档 以 作 为 新 模 板 的 基 础 复 选 框, 以 允 许 在 模 板 创 建 过 程 中 选 择 本 地 Word 文 档 如 果 清 除 该 复 选 框, 当 前 在 Word 中 打 开 的 文 档 将 作 为 新 模 板 的 基 础 如 果 该 文 档 是 新 ( 空 ) 文 档, 则 新 模 板 是 空 白 的 6. 选 中 在 启 动 时 提 示 客 户 数 据 架 构 文 件, 以 允 许 在 模 板 创 建 过 程 中 选 择 架 构 文 件 如 果 清 除 该 复 选 框, 则 可 以 在 创 建 模 板 后 选 择 架 构 文 件 30

31 xpresso for Word 入 门 7. 单 击 开 始 新 建 xpresso for Word 将 创 建 新 的 模 板 在 此 过 程 中 : 如 果 选 择 了 浏 览 现 有 Word 文 档 以 作 为 新 模 板 的 基 础, 将 显 示 打 开 对 话 框 选 择 要 用 于 此 模 板 的 Word 文 档, 然 后 单 击 打 开 如 果 选 择 了 在 启 动 时 提 示 客 户 数 据 架 构 文 件, 将 显 示 数 据 架 构 对 话 框 浏 览 并 选 择 要 用 于 此 模 板 的 数 据 架 构 文 件, 然 后 在 该 文 件 中 选 择 重 复 次 数 最 多 的 记 录 ( 如 有 必 要 ) 单 击 确 定 在 该 过 程 完 成 后, 将 在 Word 中 显 示 新 模 板, 并 在 Word 功 能 区 中 显 示 xpresso for Word 设 计 器 选 项 卡 打 开 现 有 的 模 板 可 以 在 本 地 存 储 xpresso for Word 文 档 模 板, 也 可 以 将 其 存 储 在 服 务 器 上 本 地 存 储 的 模 板 可 以 像 任 何 Word 文 档 一 样 打 开 xpression 服 务 器 上 存 储 的 模 板 必 须 通 过 xpresso Backstage 页 打 开 还 可 以 在 Backstage 页 中 直 接 打 开 最 近 查 看 的 模 板, 而 无 论 模 板 存 储 在 什 么 位 置 本 地 模 板 在 客 户 端 计 算 机 本 地 存 储 的 xpresso for Word 模 板 (.docx) 可 以 像 任 何 其 他 Word 文 档 一 样 打 开 其 中 包 括 : 在 Windows 资 源 管 理 器 中 双 击 模 板 文 件 使 用 Word 文 件 菜 单 中 的 打 开 功 能 单 击 Word 文 件 菜 单 的 最 近 选 项 卡 中 的 文 件 注 意 : 不 要 通 过 以 下 方 法 在 Windows 资 源 管 理 器 中 打 开 多 个 xpresso for Word 文 档 模 板 : 选 择 这 些 模 板, 然 后 从 右 键 单 击 菜 单 中 单 击 打 开 或 编 辑 要 打 开 多 个 模 板, 请 使 用 Word 的 文 件 菜 单 中 的 打 开 功 能 如 果 要 使 用 不 同 的 名 称 将 服 务 器 中 的 模 板 保 存 到 本 地 磁 盘 中, 请 使 用 MS Word 中 的 另 存 为 菜 单 ( 文 件 > 另 存 为 ) 不 要 从 Windows 资 源 管 理 器 中 重 命 名 模 板 否 则, 下 次 登 录 到 服 务 器 并 打 开 该 模 板 时, 将 会 出 现 错 误, 因 为 将 检 查 服 务 器 URL 在 这 种 情 况 下, 您 可 以 从 服 务 器 中 注 销, 打 开 该 模 板, 然 后 使 用 不 同 的 名 称 保 存 该 模 板 最 近 打 开 的 模 板 在 最 近 打 开 的 模 板 区 域 中, 您 可 以 从 最 近 查 看 的 模 板 列 表 中 打 开 模 板 这 样, 便 可 轻 松 访 问 当 前 正 在 处 理 的 模 板 只 需 单 击 模 板 名 称, 即 可 打 开 该 模 板 在 Word 中 打 开 文 档 时, 将 在 Word 功 能 区 中 显 示 xpresso for Word 设 计 器 选 项 卡 如 果 没 有 最 近 查 看 的 模 板, 则 不 会 在 xpresso for Word Backstage 页 上 显 示 该 区 域 31

32 xpresso for Word 入 门 xpression 存 储 库 中 存 储 的 模 板 在 xpresso Backstage 页 的 服 务 器 连 接 区 域 中, 您 可 以 打 开 或 签 出 xpression 服 务 器 上 的 xpression 存 储 库 中 存 储 的 模 板 您 可 以 打 开 现 有 的 文 档 以 仅 进 行 查 看 ( 只 读 ), 也 可 以 打 开 文 档 以 进 行 编 辑 如 果 打 开 文 档 以 进 行 查 看, 则 不 必 在 完 成 后 将 文 档 重 新 签 入 到 服 务 器 在 某 个 用 户 打 开 文 档 以 进 行 编 辑 时, 其 他 用 户 只 能 以 查 看 模 式 打 开 该 文 档 如 果 打 开 文 档 以 进 行 编 辑, 则 需 要 在 完 成 后 重 新 签 入 文 档 或 取 消 签 出 注 意 : 不 支 持 将 驻 留 在 不 同 存 储 库 中 的 两 个 文 档 同 时 打 开 以 进 行 编 辑 这 样 做 会 导 致 在 尝 试 将 文 档 签 回 时 出 现 问 题 为 了 避 免 这 个 问 题, 请 首 先 签 入 第 一 个 文 档, 然 后 再 签 出 第 二 个 文 档 您 必 须 登 录 到 服 务 器 才 能 完 成 以 下 步 骤 打 开 xpression 存 储 库 中 存 储 的 模 板 1. 显 示 xpresso Backstage 页 ( 文 件 > xpresso ) 2. 在 页 面 的 服 务 器 连 接 区 域 中, 单 击 位 于 xpression 内 容 存 储 库 下 面 的 签 出 查 看 分 支 或 工 作 流 将 显 示 ECM Dashboard 并 列 出 您 具 有 访 问 权 限 的 所 有 文 档 模 板 3. 选 择 要 打 开 的 模 板 如 果 模 板 具 有 多 个 版 本, 则 默 认 列 出 最 新 的 版 本 ; 要 查 看 以 前 的 版 本, 请 单 击 文 件 名 旁 边 的 箭 头 4. 单 击 查 看 以 将 模 板 作 为 只 读 模 板 打 开, 或 单 击 签 出 打 开 模 板 以 进 行 编 辑 将 在 Word 中 打 开 模 板, 并 在 Word 功 能 区 中 显 示 xpresso for Word 设 计 器 选 项 卡 注 意 : 不 支 持 同 时 签 出 相 一 模 板 的 多 个 版 本 处 理 只 读 模 板 在 打 开 模 板 以 进 行 查 看 时, 该 模 板 将 作 为 只 读 模 板 打 开 您 会 看 到 资 源 管 理 器 面 板 侧 面 具 有 只 读 标 签, 并 且 xpresso for Word 设 计 器 选 项 卡 具 有 数 量 有 限 的 选 项 如 果 发 现 您 需 要 对 模 板 进 行 更 改, 可 通 过 单 击 xpresso for Word 设 计 器 选 项 卡 上 的 签 出 文 档 来 签 出 模 板 将 从 存 储 库 中 签 出 模 板, 并 在 xpresso for Word 中 打 开 以 进 行 编 辑 如 果 已 签 出 模 板, 则 会 打 开 当 前 签 出 的 模 板 Documentum xpression 存 储 库 中 存 储 的 模 板 在 xpresso Backstage 页 的 服 务 器 连 接 区 域 中, 您 可 以 打 开 或 签 出 xpression 服 务 器 上 的 xpression Documentum 存 储 库 中 存 储 的 模 板 您 可 以 打 开 现 有 的 文 档 以 仅 进 行 查 看 ( 只 读 ), 也 可 以 打 开 文 档 以 进 行 编 辑 如 果 打 开 文 档 以 进 行 查 看, 则 不 必 在 完 成 后 将 文 档 重 新 签 入 到 服 务 器 在 某 个 用 户 打 开 文 档 以 进 行 编 辑 时, 其 他 用 户 只 能 以 查 看 模 式 打 开 该 文 档 如 果 打 开 文 档 以 进 行 编 辑, 则 需 要 在 完 成 后 重 新 签 入 文 档 或 取 消 签 出 注 意 : 不 支 持 将 驻 留 在 不 同 存 储 库 中 的 两 个 文 档 同 时 打 开 以 进 行 编 辑 这 样 做 会 导 致 在 尝 试 将 文 档 签 回 时 出 现 问 题 为 了 避 免 这 个 问 题, 请 首 先 签 入 第 一 个 文 档, 然 后 再 签 出 第 二 个 文 档 您 必 须 登 录 到 服 务 器 才 能 完 成 以 下 步 骤 32

33 xpresso for Word 入 门 打 开 xpression Documentum 存 储 库 中 存 储 的 模 板 1. 显 示 xpresso Backstage 页 ( 文 件 > xpresso ) 2. 在 页 面 的 服 务 器 连 接 区 域 中 找 到 Documentum 部 分 单 击 签 出 打 开 模 板 以 进 行 编 辑, 或 单 击 查 看 以 将 模 板 作 为 只 读 模 板 打 开 将 显 示 ECM Server 对 话 框 3. 通 过 浏 览 找 到 并 选 择 您 要 打 开 的 文 档 还 可 以 搜 索 文 件, 有 关 详 细 信 息, 请 参 阅 在 Documentum xpression 存 储 库 中 搜 索, 第 33 页 如 果 服 务 器 中 保 存 了 某 文 档 的 多 个 版 本, 则 文 档 名 称 旁 边 的 图 标 中 将 显 示 绿 色 圆 圈, 而 不 是 蓝 色 圆 圈 双 击 绿 色 圆 圈 图 标 会 显 示 一 个 下 拉 列 表, 您 可 以 从 中 选 择 要 打 开 的 版 本 4. 单 击 编 辑 或 打 开 文 档 便 会 在 xpresso for Word 中 打 开 在 Documentum xpression 存 储 库 中 搜 索 ECM Server 对 话 框 包 含 一 个 搜 索 选 项 卡, 可 通 过 该 选 项 卡 搜 索 xpression 服 务 器 上 存 储 的 文 件 可 以 执 行 简 单 搜 索, 也 可 以 执 行 高 级 搜 索, 后 者 可 以 合 并 多 个 不 同 的 搜 索 参 数 简 单 搜 索 简 单 搜 索 不 合 并 任 何 搜 索 参 数, 它 只 包 含 一 个 搜 索 字 符 串, 并 会 搜 索 整 个 服 务 器 数 据 库 如 果 您 用 来 搜 索 的 关 键 字 非 常 具 体 并 且 不 会 位 于 服 务 器 上 的 过 多 文 件 中, 则 简 单 搜 索 很 有 用 执 行 简 单 搜 索 1. 确 保 在 当 前 服 务 器 下 拉 列 表 中 选 择 了 您 要 搜 索 的 存 储 库 2. 单 击 ECM Server 对 话 框 上 的 搜 索 选 项 卡 3. 在 名 称 字 段 中 键 入 搜 索 字 符 串 搜 索 字 符 串 区 分 大 小 写 4. 单 击 搜 索 该 对 话 框 右 侧 的 文 件 列 表 中 会 显 示 找 到 的 文 件 高 级 搜 索 使 用 高 级 搜 索 可 使 搜 索 更 加 具 体, 还 可 以 合 并 多 个 参 数 以 帮 助 缩 小 结 果 范 围 使 用 高 级 搜 索, 您 可 以 控 制 对 哪 些 服 务 器 目 录 进 行 搜 索, 还 可 以 定 义 有 助 于 标 识 搜 索 文 件 的 文 件 属 性 执 行 高 级 搜 索 1. 确 保 在 当 前 服 务 器 下 拉 列 表 中 选 择 了 您 要 搜 索 的 存 储 库 2. 单 击 ECM Server 对 话 框 上 的 搜 索 选 项 卡 3. 在 名 称 字 段 中 键 入 搜 索 字 符 串 搜 索 字 符 串 区 分 大 小 写 4. 单 击 高 级 搜 索 搜 索 选 项 卡 中 会 出 现 更 多 选 项 5. 在 服 务 器 上 选 择 要 搜 索 的 位 置 : 单 击 存 储 库 名 称 存 储 库 名 称 是 当 前 选 择 的 存 储 库 的 名 称 33

34 xpresso for Word 入 门 如 果 您 要 在 存 储 库 中 的 特 定 目 录 中 搜 索, 请 单 击 编 辑 来 选 择 要 搜 索 的 特 定 目 录 将 出 现 更 改 搜 索 源 对 话 框 导 航 并 选 择 目 录 单 击 添 加 对 要 搜 索 的 所 有 目 录 重 复 上 述 操 作 单 击 确 定 所 有 选 定 目 录 将 显 示 在 位 置 部 分 底 部 的 编 辑 框 中 单 击 仅 当 前 位 置 可 以 仅 搜 索 ECM Server 对 话 框 中 浏 览 选 项 卡 上 显 示 的 目 录 选 择 此 选 项 时, 当 前 目 录 会 出 现 在 该 选 项 下 的 文 本 框 中 6. 为 签 出 者 属 性 键 入 一 个 用 户 名 该 名 称 区 分 大 小 写 如 果 在 此 处 输 入 一 个 值, 搜 索 将 仅 返 回 指 定 用 户 名 签 出 的 文 档 7. 键 入 要 在 其 中 搜 索 的 版 本 号 范 围 在 第 一 个 框 中 键 入 要 搜 索 的 第 一 个 版 本 号, 然 后 在 第 二 个 框 中 键 入 最 后 一 个 版 本 号 如 果 在 此 处 输 入 这 些 值, 搜 索 将 仅 返 回 版 本 号 在 指 定 范 围 内 的 文 档 8. 选 择 要 搜 索 的 修 改 日 期 范 围 : 从 下 拉 列 表 中 选 择 常 规 时 间 段 : 任 意 时 间 前 一 天 内 前 一 周 内 前 一 月 内 和 前 一 年 内 选 择 从 / 到, 然 后 指 定 特 定 日 期 9. 选 择 文 件 大 小 : 任 意 大 小 小 于 100 KB 小 于 1MB 小 于 10MB 大 于 10MB 或 大 于 100MB 10. 如 果 您 希 望 搜 索 返 回 找 到 的 每 个 文 件 的 每 个 版 本, 请 选 中 查 找 所 有 版 本 复 选 框 11. 单 击 搜 索 该 对 话 框 右 侧 的 文 件 列 表 中 会 显 示 找 到 的 文 件 取 消 签 出 如 果 您 签 出 文 档 进 行 编 辑, 然 后 决 定 不 进 行 任 何 更 改, 或 者 不 想 保 留 所 做 更 改, 则 可 以 取 消 签 出 取 消 签 出 可 以 删 除 服 务 器 中 文 档 的 签 出 标 记, 关 闭 xpresso for Word 中 的 文 档, 并 删 除 文 档 的 本 地 副 本 该 文 档 将 以 与 签 出 时 相 同 的 状 态 保 留 在 服 务 器 中, 并 且 现 在 可 供 其 他 用 户 签 出 只 能 通 过 xpresso 设 计 工 具 取 消 文 档 签 出, 而 无 法 从 xadmin 中 取 消 签 出 xpresso for Word 中 有 两 处 可 以 取 消 文 档 的 签 出 : 在 模 板 资 源 管 理 器 中, 单 击 模 板 根 目 录 的 下 拉 菜 单, 然 后 选 择 取 消 签 出 在 xpresso Backstage 页 面 中, 单 击 取 消 文 档 签 出 xpresso for Word 会 在 客 户 端 计 算 机 上 关 闭 文 档, 而 且 它 在 服 务 器 上 不 再 标 记 为 签 出 从 Documentum 中 打 开 文 档 可 通 过 以 下 方 法 打 开 Documentum 中 存 储 的 文 档 : 先 通 过 Documentum Administrator 或 Webtop 签 出 文 档, 然 后 将 其 保 存 到 文 件 系 统 上 将 文 档 签 出 并 放 入 文 件 系 统 中 后, 可 以 双 击 该 文 件, 它 便 会 在 xpresso for Word 中 打 开 无 法 在 Documentum Administrator 或 Webtop 中 双 击 以 打 开 xpresso 文 档, 也 无 法 在 这 些 应 用 程 序 中 使 用 打 开 或 编 辑 选 项 打 开 这 些 文 档 34

35 xpresso for Word 入 门 使 用 xpresso for Word Designer 选 项 卡 在 Word 功 能 区 中, 可 以 看 到 xpresso for Word Designer 选 项 卡, 其 中 包 含 使 用 模 板 时 的 许 多 常 用 功 能 当 您 在 编 辑 模 板 或 查 看 只 读 模 板 时, 该 选 项 卡 的 显 示 是 不 同 的 注 意 : 当 光 标 位 于 xpresso for Word 文 档 的 目 录 区 域 时, xpresso for Word 设 计 器 选 项 卡 不 会 显 示 在 Word 功 能 区 中 要 显 示 xpresso for Word 设 计 器 选 项 卡, 请 单 击 文 档 中 目 录 区 域 以 外 的 某 处 使 用 资 源 管 理 器 面 板 xpresso for Word 利 用 面 板 提 供 使 用 模 板 所 需 的 功 能 和 控 件 资 源 管 理 器 面 板 可 供 您 处 理 模 板 中 的 变 量 内 容 资 源 管 理 器 面 板 包 含 三 个 不 同 的 资 源 管 理 器 : 模 板 资 源 管 理 器 显 示 模 板 中 包 含 的 动 态 内 容 变 量 资 源 管 理 器 显 示 与 模 板 有 关 的 数 据 架 构 HTML 布 局 资 源 管 理 器 显 示 与 模 板 有 关 的 通 道 仅 在 模 板 定 义 了 渠 道 后 方 显 示 HTML 布 局 资 源 管 理 器 要 访 问 特 定 资 源 管 理 器, 请 单 击 面 板 底 部 相 应 的 按 钮 活 动 视 图 显 示 时 周 围 有 一 个 方 框 使 用 模 板 资 源 管 理 器 模 板 资 源 管 理 器 中 按 顺 序 列 出 了 文 档 模 板 包 含 的 所 有 动 态 内 容 窗 格 可 按 以 下 方 式 进 行 筛 选 : 全 部 显 示 显 示 所 有 模 板 项 目 无 效 的 项 目 在 面 板 中 显 示 所 有 无 效 的 项 目 过 期 只 显 示 版 本 比 服 务 器 中 最 新 版 本 早 的 可 重 用 内 容 和 通 用 内 容 项 目 还 可 以 在 筛 选 器 字 段 中 键 入, 其 名 称 中 包 含 您 键 入 的 文 本 的 项 便 会 显 示 出 来 树 中 每 个 项 目 附 带 的 下 拉 菜 单 中 提 供 了 模 板 资 源 管 理 器 中 的 操 作 可 用 的 操 作 因 项 目 类 型 的 不 同 而 有 所 差 异, 本 用 户 指 南 的 相 关 章 节 将 对 此 加 以 讨 论 无 效 的 模 板 项 目 当 您 选 择 无 效 的 项 目 筛 选 器 时, 资 源 管 理 器 面 板 中 只 显 示 因 某 种 原 因 当 前 被 视 为 无 效 的 项 目 项 目 无 效 的 原 因 可 能 是 : 项 目 是 刚 刚 创 建 的, 您 尚 未 定 义 其 引 用, 或 者 可 能 加 载 了 新 架 构 而 使 项 目 的 引 用 无 效 35

36 xpresso for Word 入 门 以 下 项 目 可 能 显 示 无 效 : 动 态 图 表, 其 中 : 未 加 载 图 表 定 义 (.itxml 文 件 ) 未 定 义 类 别 或 系 列 数 据 在 数 据 定 义 中 使 用 无 效 的 变 量 外 部 内 容, 其 中 : 未 定 义 引 用 包 含 类 型 设 置 是 变 量, 但 选 定 变 量 引 用 的 值 类 型 不 是 字 符 串 未 映 射 内 容 引 用 内 容 组, 其 中 : 开 关 条 件 无 效 ( 例 如, 它 包 含 无 效 的 变 量 ) 简 单 开 关 类 型 逻 辑 无 效 组 包 含 无 效 的 实 例 具 有 无 效 逻 辑 的 内 容 实 例 缺 少 变 量 映 射 的 内 容 实 例 在 模 板 资 源 管 理 器 中, 这 些 内 容 项 目 的 一 侧 有 一 个 锥 形 筒 图 标 具 有 无 效 筛 选 逻 辑 的 内 容 循 环 您 可 以 在 模 板 资 源 管 理 器 中 纠 正 项 目 的 引 用 或 映 射 一 旦 某 个 项 目 变 为 有 效, 它 将 不 再 出 现 在 无 效 的 项 目 筛 选 器 中 使 用 变 量 资 源 管 理 器 变 量 资 源 管 理 器 显 示 选 定 架 构 文 件 中 所 含 的 整 个 架 构 您 可 以 通 过 变 量 资 源 管 理 器 直 接 在 模 板 中 添 加 文 本 图 像 和 表 格 变 量 可 以 通 过 以 下 方 式 筛 选 模 板 中 的 显 示 内 容 : 在 框 中 键 入 搜 索 词 对 列 表 进 行 动 态 筛 选 从 筛 选 器 下 拉 列 表 中 选 择 预 定 义 的 筛 选 器 : 从 筛 选 器 下 拉 列 表 中 选 择 创 建 新 筛 选 器 以 创 建 和 保 存 自 定 义 筛 选 器 : 为 筛 选 器 键 入 一 个 描 述 性 名 称 选 择 当 选 中 筛 选 器 时 要 显 示 的 所 有 数 据 元 素 自 定 义 变 量 和 系 统 环 境 变 量 注 意 : 如 果 在 筛 选 器 框 中 键 入 了 搜 索 词 且 该 词 与 预 定 义 或 自 定 义 的 筛 选 器 名 称 匹 配, 则 显 示 该 预 定 义 或 自 定 义 筛 选 器 的 筛 选 结 果, 而 不 是 显 示 该 搜 索 词 的 动 态 结 果 面 板 中 列 出 的 每 个 项 目 附 带 的 下 拉 菜 单 中 提 供 可 用 的 变 量 操 作 可 用 的 操 作 因 项 目 类 型 的 不 同 而 有 所 差 异, 本 用 户 指 南 的 相 关 章 节 将 对 此 加 以 介 绍 36

37 xpresso for Word 入 门 无 效 的 变 量 项 目 当 您 选 择 无 效 的 项 目 筛 选 器 时, 变 量 资 源 管 理 器 面 板 中 只 显 示 因 某 种 原 因 当 前 被 视 为 无 效 的 项 目 以 下 项 目 可 能 显 示 无 效 : 未 定 义 的 自 定 义 变 量 ( 表 达 式 为 空 ) 名 称 包 含 不 支 持 的 字 符 ($:@/\!?*#[](){}&<>" ) 的 变 量 xpath 类 型 自 定 义 变 量, 其 中 : xpath 比 较 复 杂 并 且 未 通 过 语 法 验 证 xpath 比 较 简 单, 无 法 根 据 xpath 查 找 匹 配 的 数 据 元 素 如 果 未 加 载 架 构, 则 可 能 会 出 现 这 种 情 况 xpath 比 较 简 单 且 已 找 到 匹 配 的 数 据 元 素, 但 值 类 型 不 兼 容 xpresso 函 数 类 型 的 自 定 义 变 量, 其 中 : 表 达 式 包 含 循 环 引 用 找 不 到 表 达 式 中 使 用 的 变 量 变 量 的 值 类 型 与 表 达 式 的 返 回 类 型 不 兼 容 表 达 式 中 包 含 无 效 的 语 法 JavaScript 自 定 义 变 量, 其 中 包 含 未 通 过 语 法 验 证 的 在 表 达 式 中 无 效 的 语 法 您 可 以 在 属 性 中 更 正 项 目 引 用 或 映 射, 以 将 其 变 为 有 效 项 目 一 旦 某 个 项 目 变 为 有 效, 它 将 不 再 出 现 在 无 效 的 项 目 筛 选 器 中 图 标 变 量 资 源 管 理 器 用 图 标 表 示 不 同 的 变 量 项 目 下 表 显 示 了 每 个 图 标 及 其 关 联 项 图 标 项 目 变 量 根 数 组 可 重 复 的 数 组 整 数 变 量 或 数 组 项 字 符 串 变 量 或 数 组 项 浮 点 变 量 或 数 组 项 双 精 度 型 变 量 或 数 组 项 布 尔 变 量 或 数 组 项 目 日 期 变 量 或 数 组 项 37

38 xpresso for Word 入 门 图 标 项 目 时 间 变 量 或 数 组 项 日 期 时 间 变 量 或 数 组 项 使 用 HTML 布 局 资 源 管 理 器 在 HTML 布 局 资 源 管 理 器 中 可 以 使 用 模 板 中 定 义 的 通 道 和 模 板 区 域 通 道 和 模 板 区 域 可 以 结 合 使 用, 使 同 一 个 文 档 模 板 能 通 过 不 同 的 输 出 通 道 发 布 如 果 没 有 为 模 板 定 义 通 道, 则 HTML 布 局 资 源 管 理 器 不 可 用 有 关 详 细 信 息, 请 参 阅 在 模 板 中 使 用 通 道, 第 200 页 使 用 画 布 上 的 内 容 xpresso for Word 使 用 Word 内 容 控 件 来 标 记 Word 文 档 中 的 动 态 ( 或 可 变 ) 内 容 这 些 控 件 在 项 目 处 于 选 定 状 态 位 于 文 档 中 或 资 源 管 理 器 中, 或 者 您 将 鼠 标 滚 动 到 项 目 上 时 可 见 内 容 控 件 以 蓝 色 框 的 形 式 显 示, 另 有 一 个 内 含 名 称 的 蓝 色 选 项 卡 此 示 例 显 示 表 变 量 上 的 内 容 控 件 如 果 您 有 彼 此 嵌 套 的 动 态 内 容 项 目, 内 容 控 件 选 项 卡 就 可 能 重 叠, 而 不 显 示 项 目 的 正 确 名 称 项 目 的 完 整 名 称 始 终 显 示 在 模 板 资 源 管 理 器 中, 您 应 该 在 那 里 检 查 名 称 是 否 正 确 注 意 : 复 制 和 粘 贴 动 态 内 容 时, 应 确 保 同 时 选 择 内 容 控 件 选 择 内 容 控 件 非 常 容 易, 只 需 单 击 内 容 控 件 标 题 即 可 如 果 没 有 选 择 内 容 控 件, 动 态 内 容 将 按 静 态 内 容 复 制 要 将 您 的 光 标 移 出 内 容 控 件, 以 便 在 文 档 中 的 其 他 位 置 添 加 内 容, 您 可 以 使 用 以 下 一 种 方 法 : 单 击 不 包 含 在 内 容 控 件 中 的 段 落 ( 静 态 文 本 ) 将 光 标 放 在 内 容 控 件 中 包 含 的 内 容 的 末 尾, 然 后 按 向 右 箭 头 键 将 光 标 放 在 该 内 容 的 开 头, 然 后 按 向 左 箭 头 键 撤 消 动 态 内 容 中 的 功 能 您 无 法 撤 消 或 恢 复 对 xpresso for Word 模 板 中 的 动 态 内 容 执 行 的 多 个 步 骤 这 是 Word 内 容 控 件 的 限 制 您 只 能 撤 消 xpresso 功 能 的 单 个 步 骤 38

39 xpresso for Word 入 门 清 理 孤 立 的 内 容 控 件 您 可 以 删 除 满 足 以 下 条 件 的 孤 立 内 容 控 件 : 控 件 被 锁 控 件 标 记 值 的 长 度 必 须 等 于 15 控 件 孤 立, 且 在 模 板 资 源 管 理 器 树 中 找 不 到 如 果 未 使 用 xpresso for Word 管 理 的 正 常 内 容 控 件 满 足 上 述 条 件, 它 将 被 视 为 孤 立 要 清 理 孤 立 内 容 控 件, 请 执 行 以 下 操 作 : 1. 打 开 已 有 的 xpresso for Word 文 档, 选 择 文 件 > xpresso 以 打 开 Backstage 页 面 2. 单 击 操 作 > 修 复 文 档 随 即 显 示 一 个 对 话 框, 要 求 您 确 认 是 否 扫 描 孤 立 对 象, 以 便 执 行 删 除 操 作 如 果 您 想 要 删 除 孤 立 对 象 中 包 含 的 文 本, 请 选 择 删 除 孤 立 对 象 中 包 含 的 文 本 3. 单 击 是, 删 除 孤 立 对 象 随 即 显 示 一 个 含 有 已 删 除 对 象 数 量 的 消 息 框 39

40 xpresso for Word 入 门 40

41 第 2 章 规 划 文 档 xpresso for Word 允 许 通 过 添 加 数 据 变 量 和 选 择 标 准 以 自 定 义 输 出, 来 增 强 Word 文 档 可 以 创 建 新 文 档 以 用 于 xpresso for Word, 也 可 以 自 定 义 现 有 的 Word 文 档 最 好 是 创 建 一 个 文 档 草 稿, 在 其 中 标 明 显 示 动 态 和 静 态 内 容 等, 以 及 可 在 何 处 添 加 变 量 和 动 态 表 格 越 提 前 进 行 规 划, 就 越 容 易 开 发 内 容 组 内 容 实 例 和 变 量 这 还 可 以 降 低 在 确 定 基 本 结 构 后 进 行 重 大 更 改 的 风 险 在 创 建 文 档 时, 考 虑 以 下 事 项 : 将 文 档 的 哪 些 部 分 动 态 包 含 在 输 出 中? 哪 些 条 件 或 数 据 字 段 决 定 了 包 含 或 排 除 内 容? 文 档 的 哪 些 部 分 是 静 态 内 容 ( 始 终 在 输 出 中 包 含 相 同 内 容 )? 公 司 名 称 和 徽 标 等 内 容 可 能 是 静 态 文 本 要 在 文 档 中 包 含 哪 些 变 量? 数 据 中 是 否 具 有 始 终 包 含 每 个 变 量 值 的 字 段? 您 的 数 据 是 否 符 合 xpresso for Word 的 要 求? 是 否 具 有 文 档 的 一 个 或 多 个 XML 文 件 和 相 应 的 数 据 架 构? 文 档 可 以 生 成 哪 些 输 出 类 型? 不 同 的 输 出 类 型 对 图 像 和 字 体 等 内 容 具 有 不 同 的 限 制 在 规 划 文 档 时, 回 顾 以 下 话 题 : 文 档 内 容, 第 41 页 文 档 输 出, 第 43 页 文 档 设 计 注 意 事 项, 第 44 页 章 节 布 局 和 设 置, 第 45 页 字 体 注 意 事 项, 第 48 页 连 字 注 意 事 项, 第 50 页 限 制, 第 54 页 文 档 内 容 一 个 xpresso for Word 文 档 可 以 有 多 个 不 同 的 最 终 输 出 版 本 您 可 以 根 据 一 个 文 档 创 建 某 个 项 目 的 多 个 不 同 版 本 这 样, 您 就 可 以 针 对 指 定 的 收 件 人 高 度 自 定 义 输 出 组 成 文 档 的 内 容 分 为 两 种 基 本 类 型 : 动 态 和 静 态, 这 两 种 内 容 类 型 在 文 档 的 最 终 外 观 方 面 发 挥 重 要 作 用 41