Microsoft Word - M-Files基本功能.doc

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1 基 本 功 能 描 述 本 章 按 顺 序 描 述 了 浏 览 M-Files 中 的 M-Files 菜 单 的 所 有 功 能 也 介 绍 了 客 户 端 设 置 和 显 示 状 态 的 全 部 功 能 从 任 务 区 和 快 捷 菜 单 也 可 以 使 用 M-Files 的 功 能 您 可 以 选 择 最 适 合 您 的 方 式 本 章 结 尾 描 述 了 软 件 自 动 更 新 浏 览 M-Files 新 建 菜 单 操 作 菜 单 设 置 菜 单 搜 索 功 能 M-Files 客 户 端 设 置 显 示 状 态 自 动 更 新 更 改 语 言

2 浏 览 M-Files 您 能 在 M-Files 中 找 到 M-Files 提 供 的 大 多 数 功 能 新 建 菜 单 可 以 在 文 档 库 中 创 建 一 个 对 象 操 作 操 单 包 含 与 对 象 有 关 的 功 能 设 置 菜 单 允 许 修 改 M-Files 设 置 其 它 菜 单 的 操 作 与 Windows 常 用 的 用 户 界 面 相 同 图 1 选 择 一 个 对 象 并 预 览 的 M-Files 客 户 端 界 面 全 景 图 可 以 很 容 易 从 主 要 对 象 的 下 方 直 接 浏 览 相 关 属 性 用 户 界 面 的 上 部 区 域 包 含 有 搜 索 功 能 中 间 区 域 有 一 个 列 表 窗 口, 可 以 浏 览 文 档 和 其 它 对 象 主 级 分 类 视 图 主 级 视 图 主 要 分 为 我 的 视 图 普 通 视 图 和 其 它 视 图 除 此 之 外, 传 统 文 件 夹 在 一 个 单 独 的 组 中, 这 让 用 户 更 容 易 区 别 不 同 的 视 图, 并 浏 览 我 的 视 图 另 外, 常 规 用 户 通 常 没 有 权 限 编 辑 普 通 视 图, 因 此 应 该 在 普 通 视 图 和 用 户 个 人 视 图 中 区 别 当 前 视 图 主 要 对 象 下 面 直 接 列 出 相 关 属 性 从 视 图 或 通 过 箭 头 按 钮 搜 索 出 来 的 结 果 中, 可 以 很 容 易 地 直 接 浏 览 与 某 一 特 定 对 象 的 相 关 属 性 M-Files 在 主 要 对 象 的 下 方 显 示 所 有 相 关 属 性 这 让 您 可 以 轻 松 地 从 列 表 视 图 中 直 接 浏 览 文 档 和 与 项 目 相 关 的 联 系 人 等 分 类 标 题 根 据 对 象 类 型 或 属 性 定 义, 相 关 对 象 被 自 动 分 类 这 可 以 让 您 快 速 便 捷 地 找 到 目 标 文 档 和 其 它 对 象 例 如, 如 果 您 想 查 找 与 项 目 相 关 的 联 系 人, 您 可 以 在 分 类 标 题 联 系 人

3 下 面 查 找 到 他 们 收 藏 夹 除 了 我 的 视 图 和 任 务 区 快 捷 方 式 外, 您 可 以 将 文 档 和 其 它 对 象 添 加 到 收 藏 夹 中 我 的 最 爱 是 用 户 特 定 的 收 藏 夹 是 用 户 特 定 的 您 可 以 通 过 以 下 功 能 将 对 象 添 加 到 收 藏 夹 中 以 及 删 除 它 们 ( 操 作 菜 单 / 快 捷 菜 单 ) 添 加 到 收 藏 夹 从 收 藏 夹 中 删 除 注 意 : 您 不 能 通 过 Delete 功 能 删 除 收 藏 夹 您 也 可 以 通 过 任 务 区 的 快 速 链 接 访 问 收 藏 夹 改 变 工 作 流 状 态 的 快 捷 方 式 你 可 以 直 接 通 过 任 务 区 的 快 速 链 接 改 变 工 作 流 状 态 在 进 入 状 态 标 题 下, 各 种 工 作 流 状 态 可 供 您 选 择 您 只 需 点 击 一 下 状 态 就 可 以 进 入 您 希 望 的 状 态 如 果 您 愿 意, 您 可 以 对 状 态 改 变 添 加 注 释 注 意 : 只 有 某 个 对 象 拥 有 相 关 的 工 作 流 并 且 用 户 具 有 有 改 变 工 作 流 所 需 的 权 限, 进 入 状 态 标 题 和 各 种 工 作 流 状 态 才 能 显 示 在 任 务 区 您 也 可 以 通 过 点 击 属 性 窗 格 中 的 工 作 流 或 状 态 链 接 来 改 变 状 态 任 务 区 除 了 以 上 内 容, 用 户 界 面 ( 工 作 区 ) 的 左 边 还 包 括 其 它 快 捷 方 式 : 新 建 标 题 下 是 根 据 对 象 类 型 创 建 新 对 象 的 快 速 链 接 在 视 图 和 修 改 标 题 下, 您 可 以 通 过 指 令 功 能 添 加 新 的 快 捷 方 式 您 可 以 通 过 鼠 标 右 键 显 示 快 捷 菜 单 在 进 入 标 题 下, 您 可 以 自 己 增 加 新 的 快 捷 方 式 要 添 加 一 个 快 捷 方 式 给 已 选 择 的 对 象 文 件 夹 或 视 图, 在 对 象 上 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 ( 从 快 捷 菜 单 ) 添 加 快 捷 方 式 到 工 作 区 你 可 以 用 鼠 标 右 键 按 钮 来 重 命 名 删 除 组 织 快 捷 方 式 最 近 访 问 快 速 链 接 显 示 文 件 和 其 它 对 象 用 户 最 后 一 次 打 开 或 编 辑 的 视 图 您 还 可 以 定 义 普 通 任 务 区 设 置, 虽 然 这 要 求 您 有 管 理 共 同 视 图 的 权 限 同 时, 你 也 可 以 删 除 用 户 自 定 义 任 务 区 设 置 立 即 激 活 常 用 设 置 另 外, 也 可 通 过 恢 复 默 认 设 置 来 激 活 常 用 设 置 用 户 也 可 以 恢 复 M-Files 软 件 的 默 认 设 置 箭 头 功 能 : 您 可 以 通 过 点 击 箭 头 来 打 开 或 关 闭 每 个 标 题 下 的 快 速 链 接 属 性 窗 格 对 象 属 性 显 示 在 用 户 界 面 ( 属 性 窗 格 ) 的 底 部 这 些 信 息 可 以 很 容 易 地 被 复 制 到 具 有 复 制 功 能 ( 鼠 标 右 键 ) 剪 贴 板 上 从 属 性 窗 格 中, 您 也 可 以 直 接 进 入 与 当 前 对 象 相 关 的 属 性 相 关 对 象 在 属 性 窗 格 中 显 示 为 一 个 链 接 通 过 点 击 链 接, 就 可 以 在 新 窗 口 中 打 开 这 个 对 象 您 可 以 快 速 访 问 与 文 档 相 关 的 客 户 信 息 等 在 注 释 方 面, 显 示 的 始 终 是 最 新 的 注 释, 无 论 它 是 否 连 接 最 旧 的 版 本 注 释 快 捷 方 式 打 开 所 有 注 释 的 历 史 记 录 您 也 可 以 通 过 点 击 属 性 窗 格 中 的 工 作 流 或 状 态 链 接 来 改 变 对 象 状 态

4 预 览 您 可 以 通 过 查 看 菜 单 中 的 显 示 预 览 激 活 预 览 功 能 在 预 览 模 式 下, 您 可 以 很 方 便 地 浏 览 和 复 制 文 档 的 内 容 您 可 以 预 览, 如 Word Excel PowerPoint PDF 和 AutoCAD 等 文 件 只 要 软 件 支 持 相 关 的 文 件 格 式 安 装 到 计 算 机 上, 就 能 够 预 览 例 如,MS Office 文 件 预 览 需 要 Microsoft Office 2007 或 更 高 的 版 本, 预 览 PDF 文 件 需 要 Adobe Reader 8 或 更 高 的 版 本 元 数 据 卡 中 预 览 文 件 除 了 能 够 从 M-Files 用 户 界 面 预 览 文 档, 您 也 可 以 在 元 数 据 卡 中 预 览 您 可 以 通 过 点 击 右 上 角 的 功 能 图 标 激 活 元 数 据 卡 的 预 览 功 能 在 预 览 模 式 下, 您 可 以 很 方 便 地 浏 览 和 复 制 文 档 的 内 容 只 要 软 件 支 持 相 关 的 文 件 格 式 安 装 到 计 算 机 上, 就 能 够 预 览 当 你 转 移 文 件 到 M-Files 中, 例 如, 预 览 功 能 使 填 写 元 数 据 更 加 方 便 图 2 您 可 以 通 过 点 击 右 上 角 的 功 能 图 标 激 活 元 数 据 卡 中 的 预 览 功 能 预 览 默 认 为 禁 用 清 除 视 图 隐 藏 视 图 取 消 隐 藏 视 图 保 存 为 通 常 的 显 示 设 置 重 置 为 默 认 值 的 显 示 设 置 修 改 密 码

5 清 除 视 图 隐 藏 视 图 取 消 隐 藏 视 图 在 视 图 菜 单 中, 可 以 找 到 这 些 功 能 清 除 视 图 是 一 个 函 数, 此 函 数 用 来 删 除 其 中 由 用 户 自 定 义 的 视 图, 临 时 的 本 地 文 件 和 自 动 删 除 所 有 的 空 文 件 夹 一 个 普 通 的 用 户, 不 能 删 除 已 在 M-Files 服 务 器 管 理 员 创 建 的 视 图 在 这 种 情 况 下 可 以 使 用 隐 藏 的 视 图 函 数 如 果 想 显 示 隐 藏 的 视 图 使 用 取 消 隐 藏 视 图 功 能 图 1 您 可 以 使 用 取 消 隐 藏 视 图 功 能 同 时 显 示 所 有 隐 藏 的 视 图 图 2 您 可 以 定 义 Windows 设 置 是 否 隐 藏 文 件 和 文 件 夹 显 示 选 择 显 示 隐 藏 文 件 和 文 件 夹

6 提 示 : 具 有 系 统 管 理 员 权 限 的 用 户 对 文 档 库 的 所 有 的 对 象 和 已 删 除 的 对 象 具 有 完 全 控 制 的 权 限, 可 以 创 建 显 示 删 除 文 档 的 视 图 您 可 以 创 建 任 何 其 他 类 似 的 视 图, 只 需 修 改 筛 选 器 设 置, 在 文 档 状 态 选 项 卡 上 选 择 为 已 删 除 图 3 要 创 建 显 示 已 删 除 的 文 档 视 图, 请 在 已 删 除 的 字 段 中 选 择 是

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8 保 存 为 常 用 的 显 示 设 置 M-Files 可 以 作 为 常 用 的 显 示 设 置 功 能 显 示 设 置 保 存, 要 使 用 此 功 能, 您 需 要 向 有 关 文 档 库 确 认 管 理 权 限 该 功 能 将 保 存 到 用 户 查 看 具 体 的 常 用 的 显 示 设 置 您 可 以 选 择 是 否 将 所 有 用 户 或 只 有 那 些 尚 未 修 改 了 自 己 的 显 示 设 置 的 用 户 应 用 您 可 以 选 择 应 用 于 所 有 用 户 的 功 能 还 是 只 是 那 些 尚 未 修 改 的 用 户 显 示 设 置 使 用 该 功 能, 您 可 以 定 义 特 定 的 函 数 对 所 有 用 户 显 示

9 重 置 显 示 设 置 为 默 认 值 使 用 此 功 能, 您 可 以 修 改 的 显 示 设 置 值 重 置 为 由 系 统 管 理 员 设 置 的 默 认 值 或 者, 您 可 以 由 M-Files 重 置 显 示 设 置 默 认 值

10 修 改 密 码 如 果 您 使 用 M-Files 验 证,M-Files 菜 单 具 有 修 改 密 码 (Change Password) 功 能, 您 可 以 在 服 务 器 上 更 改 密 码 图 1 您 可 以 在 对 话 框 中 修 改 您 的 M-Files 密 码

11 新 建 菜 单 本 节 提 供 了 新 建 菜 单 的 简 要 说 明 新 建 文 档 新 建 对 象 新 建 文 件 档 案 新 建 文 档 集 新 建 视 图 新 建 离 线 筛 选 器 新 建 传 统 文 件 夹 文 档 转 换 导 入 文 件 和 文 件 夹

12 新 文 档 新 文 件 功 能 是 建 立 M-Files 新 文 件 的 方 式 如 上 所 述,M-Files 文 件 由 两 部 分 组 成 : 零 或 更 多 的 文 件 和 元 数 据 单 个 Word 文 件 不 是 文 件 本 身, 但 是 当 您 在 文 件 分 配 元 数 据, 例 如, 当 您 指 定 类 和 属 性 创 建 一 个 文 件 时, 类 的 选 择 自 动 提 供 M-Files 服 务 器 管 理 员 指 定 的 类 的 某 些 属 性 的 文 件 图 1 在 文 档 卡 中, 您 可 以 决 定 文 档 的 属 性 和 权 限 文 件 扩 展 名 指 示 文 档 的 文 件 格 式 类 使 用 模 板 文 档 可 以 包 含 单 个 文 件 或 多 个 文 件 文 件 扩 展 名

13 属 性 权 限 打 开 进 行 编 辑 立 即 签 出 类 类 是 用 来 归 类 为 某 一 个 预 定 义 的 类 别 的 一 部 分 文 件 这 主 要 是 指 定 在 某 些 文 档 或 对 象 中 的 元 数 据 如 需 有 关 类 的 信 息, 请 参 阅 类 使 用 模 板 您 可 以 创 建 一 个 在 预 定 义 模 板 基 础 上 的 新 文 档 当 您 从 列 表 中 选 择 一 个 模 板, 元 数 据 卡 自 动 填 入 模 板 中 包 含 的 元 数 据 您 可 以 编 辑 和 添 加 元 数 据 新 的 文 件 包 含 模 板 的 内 容 常 用 模 板 的 例 子 包 括 建 议 模 板 订 单 模 板 PowerPoint 演 示 文 稿 模 板 若 要 指 定 模 板 文 件 或 其 他 对 象, 请 添 加 属 性 模 板, 并 将 其 设 置 为 Yes 模 板 是 类 特 定 的 您 可 以 指 定 模 板, 通 过 指 定 几 个 类 的 模 板, 用 作 其 他 类 的 属 性 注 意 : 当 您 将 模 板 保 存 在 M-Files 中 的 文 档, 可 将 文 档 保 存 为 MS Office 文 档, 即 格 式 为.doc(x).ppt(x).xls(x), 或 类 似 的 格 式 不 使 用 MS Office 应 用 程 序 所 提 供 的 模 板 格 式 ( 例 如,Word 模 板 :.dot) 欲 了 解 更 多 信 息, 请 参 阅 有 关 自 动 值 中 使 用 的 文 档 模 板 的 信 息 新 类, 以 及 自 动 值 文 档 可 以 包 含 单 个 文 件 或 多 个 文 件 在 创 建 一 个 新 文 档 时, 您 可 以 选 择 是 否 创 建 一 个 多 文 件 的 文 档 或 单 个 文 件 的 文 档 多 文 件 的 文 档 通 常 包 含 多 个 文 档 文 件, 即, 它 们 一 起 构 成 一 个 多 元 数 据 文 件 的 文 档 您 可 以 通 过 双 击 查 看 多 文 件 文 档 的 内 容 换 言 之, 一 个 多 文 件 文 档 是 一 个 固 定 的 实 体, 它 包 含 多 个 文 件 您 可 以 在 以 后 转 换 成 单 一 文 件 文 档, 多 文 件 文 档 反 之 亦 然 欲 了 解 更 多 信 息, 请 参 阅 转 换 为 单 文 件 文 档 图 1 视 图 中 的 单 文 件 Word 文 档 和 多 文 件 文 档

14 文 件 扩 展 名 当 您 选 择 创 建 单 文 件 文 档 时, 可 以 以 此 来 选 择 创 建 的 文 档 类 型, 当 您 单 击 箭 头 按 钮 时, 会 显 示 计 算 机 上 已 注 册 的 应 用 程 序 供 您 选 择, 或 者 您 还 可 以 自 行 输 入 文 件 扩 展 名 属 性 M-Files 属 性 中 创 建 的 时 间 字 段 会 在 计 算 机 数 据 的 基 础 上 自 动 填 充 通 过 下 面 的 更 多 属 性,M-Files 也 能 够 添 加 其 它 属 性 字 段 名 称 或 标 题 字 段 必 须 填 写, 因 为 标 题 是 在 组 成 各 种 列 表 中 显 示 的 名 称 带 星 号 (*) 的 字 段 表 示 该 字 段 是 强 制 性 填 写 的 有 一 个 箭 头 的 按 钮 表 示 有 额 外 的 特 性, 它 包 含 更 多 的 功 能 例 如, 选 择 指 定 更 多 的 值 来 为 某 个 属 性 添 加 更 多 的 属 性 值, 如 果 这 是 允 许 的 您 也 可 以 使 用 + 和 - 按 钮 来 添 加 或 移 除 一 个 属 性 值 多 属 性 的 使 用, 例 如, 一 个 文 档 链 接 到 两 个 不 同 的 项 目 图 1 您 可 以 通 过 选 择 指 定 更 多 的 值, 为 客 户 属 性 添 加 更 多 的 属 性 值

15 设 置 筛 选 器, 清 除 筛 选 器 使 用 设 置 筛 选 器 功 能, 您 可 以 筛 选 列 出 的 值 例 如, 要 显 示 字 母 a 开 始 的 值, 可 定 义 以 下 筛 选 器 :a* 要 禁 用 筛 选 器, 使 用 清 除 过 滤 功 能 您 可 以 轻 松 添 加 元 数 据 字 段 的 元 数 据 卡 通 过 点 击 按 钮 更 多 属 性, 您 可 以 看 到 可 用 于 添 加 的 文 档 属 性 如 果 您 要 添 加 新 的 域, 请 参 阅 M-Files 服 务 器 管 理 员 属 性 定 义 权 限 您 可 以 从 下 拉 菜 单 快 速 看 到, 已 定 义 好 的 访 问 控 制 权 限 这 些 已 定 义 的 权 限, 可 以 由 M-Files 服 务 器 管 理 员 指 定 ; 请 参 阅 访 问 控 制 列 表 访 问 控 制 列 表 由 不 同 用 户 组 或 用 户 以 及 他 们 的 权 限 定 义 组 成

16 图 1 在 权 限 菜 单 的 下 拉 菜 单 中 显 示 了 所 有 已 定 义 权 限 的 名 称 按 一 下 下 拉 菜 单 右 侧 按 钮, 显 示 权 限 对 话 框 图 2 如 果 您 有 权 限 执 行 此 操 作, 可 在 权 限 对 话 框 中 指 定 文 档 的 安 全 设 置

17 当 您 要 编 辑 权 限, 首 先 取 消 使 用 命 名 的 访 问 控 制 列 表 前 面 的 对 勾 通 过 点 击 添 加 按 钮, 可 以 显 示 所 有 用 户 和 用 户 组 的 M-Files 登 记 和 编 辑 他 们 的 权 限 通 过 删 除 按 钮, 可 以 删 去 正 在 编 辑 的 用 户 组 如 果 您 要 编 辑 该 用 户 的 清 单, 转 移 到 M-Files 服 务 器 管 理 员 用 户 或 用 户 组, 您 可 以 访 问 控 制 列 表 中 的 用 户 和 用 户 组 在 选 择 用 户 和 用 户 组 的 文 件 编 辑 权 限 后, 您 需 要 指 定 分 配 的 权 限 可 用 的 选 项 是 : 所 有, 改 变 权 限, 编 辑 和 读 取 您 可 以 通 过 选 择 允 许 和 拒 绝 来 选 择 权 限 具 有 读 取 权 限 的 用 户 可 以 打 开 该 文 档 中 包 含 的 文 件, 并 查 看 其 属 性 用 户 不 能 对 该 文 档 进 行 更 改 对 于 用 户 不 具 有 读 取 权 限 的 文 档, 在 视 图 或 搜 索 结 果 中 将 不 可 见 使 用 编 辑 权 限, 用 户 可 以 自 由 编 辑 文 档 此 外, 用 户 可 以 删 除 该 文 档, 但 不 能 删 除 未 经 许 可 的 文 档 此 权 限 将 自 动 包 含 文 档 的 读 取 权 限 和 编 辑 权 限 改 变 权 限 决 定 用 户 是 否 允 许 改 变 有 问 题 的 文 件 的 权 限 此 权 限 不 包 括 其 他 权 限, 也 可 用 于 独 立 的 权 限 注 : 拥 有 此 权 限 的 用 户 可 以 为 自 己 指 定 任 何 其 他 权 限 权 限 判 断 逻 辑 : 如 果 某 些 权 限 被 拒 绝, 它 总 是 比 允 许 的 权 限 优 先 请 记 住, 被 拒 绝 的 权 限 始 终 高 于 允 许 的 权 限 例 如 : 用 户 A 是 B 组 的 用 户, 用 户 B 组 成 员 对 文 件 C. 有 写 的 权 限, 另 一 方 面, 用 户 A 不 具 有 文 件 C 写 的 权 限, 即 使 用 户 A 属 于 拥 有 写 权 限 的 B 组

18 的 成 员, 用 户 A 也 不 能 对 C 文 件 改 写, 因 为 A 用 户 不 具 有 文 件 C 写 权 限 打 开 进 行 编 辑 如 果 打 开 编 辑 选 项 被 选 中,M-Files 打 开 一 个 文 件 后 会 签 出 属 性 卡 并 进 行 编 辑 当 创 建 新 文 档 时, 本 功 能 是 默 认 选 中 的 立 即 签 入 如 果 您 不 希 望 在 填 写 属 性 卡 后 迁 出 文 档, 可 选 中 立 即 签 入 缺 省 情 况 下, 不 选 中 此 框, 所 以 M-Files 自 动 迁 出 您 的 文 档

19 新 建 对 象 除 了 文 档, 您 还 可 以 通 过 系 统 管 理 员 定 义 其 他 对 象 在 新 的 菜 单 中, 单 击 对 象 类 型 ( 如 客 户 ) 对 象 被 添 加 到 文 档 中 并 显 示 在 M-Files 元 数 据 卡 上 填 好 后, 签 出 对 象 存 储 在 服 务 器 上 的 信 息 如 需 要 增 加 一 个 新 的 文 档 资 料, 请 参 阅 新 建 文 档

20 新 建 文 档 文 件 新 建 文 档 文 件 的 功 能 是 用 来 创 建 一 个 多 文 件 文 档 当 您 想 添 加 一 个 新 的 文 件 到 已 有 文 档 中, 可 使 用 此 功 能 在 M-Files 中 多 文 件 文 档 不 等 于 Windows 的 文 件 夹 一 个 多 文 件 文 档 是 一 个 单 一 的 文 档, 其 中 包 含 零 个 或 更 多 的 文 档 文 件 例 如, 一 份 扫 描 的 文 件 副 本 可 以 是 多 文 件 的 文 档 首 先 迁 出 要 修 改 的 多 文 件 的 文 档, 并 选 择 一 个 新 的 文 档 的 文 件 扩 展 名 在 这 种 情 况 下, 文 档 属 性 卡 不 必 填 写, 因 为 该 文 件 是 一 个 文 档 的 一 部 分 图 1 新 建 文 件 功 能 允 许 您 选 择 的 文 件 扩 展 名 ( 前 提 是 必 须 签 出 )

21 新 建 文 档 集 文 档 集 是 一 组 相 关 文 件 的 集 合 与 一 个 多 文 件 的 文 档 不 同 的 是, 文 档 集 的 每 一 个 成 员 是 一 个 独 立 的 文 档, 每 个 成 员 都 有 自 己 的 元 数 据 卡 此 外, 该 文 档 集 有 一 个 集 体 的 元 数 据 集, 是 各 自 独 立 的 文 件 相 反, 在 一 个 多 文 件 的 文 档 里, 所 有 文 件 共 享 文 档 的 元 数 据 要 在 M-Files 创 建 一 个 文 档 集, 请 使 用 新 建 文 档 集 功 能 首 先 选 择 一 个 类, 然 后 填 写 集 的 共 享 元 数 据 下 面 是 一 个 文 档 集 的 示 例 : 市 场 营 销 的 授 权 应 用 由 下 列 单 独 文 档 组 成 : 求 职 信, 一 般 产 品 说 明, 产 品 技 术 规 范, 安 全 当 局 的 声 明, 该 公 司 的 财 务 报 表 由 于 该 公 司 希 望 利 用 其 他 文 档 作 为 单 独 的 文 档 集, 这 样, 可 以 申 请 创 建 新 文 档 集 来 实 现 图 1 您 可 以 对 文 档 集 对 话 框 中 的 内 容 进 行 编 辑 添 加 编 辑 删 除 使 用 该 对 话 框 底 部 的 按 钮 可 以 添 加 编 辑 并 删 除 集 成 员 欲 一 次 添 加 多 个 对 象, 您 可 以 拖 动 并 从 列 表 中 删 除 成 员 最 新 版 本, 特 定 版 本, 说 明

22 图 2 您 还 可 以 指 定 集 成 员 的 版 本 当 您 添 加 关 系 时,M-Files 会 提 示 选 择 所 需 的 版 本 您 可 以 设 置 始 终 应 用 最 新 版 本 或 指 定 版 本

23 新 建 视 图 在 M-Files 中, 根 据 元 数 据, 文 档 和 其 他 对 象 可 分 为 不 同 的 视 图 创 建 视 图 很 大 程 度 上 用 来 搜 索 文 档, 并 按 其 元 数 据 进 行 区 分 例 如, 查 找 文 件 并 列 出 他 们 的 各 种 视 图 视 图 允 许 您 保 存 常 用 的 搜 索 和 定 义 分 类 文 件 有 关 搜 索 文 档 的 信 息, 请 参 阅 搜 索 功 能 确 定 视 图 分 为 两 个 阶 段 首 先, 您 指 定 一 个 筛 选 器, 筛 选 出 符 合 条 件 即 可 显 示 的 文 档, 并 执 行 搜 索 之 后 的 搜 索 结 果 中, 您 可 以 决 定 文 档 和 其 他 文 件 夹 结 构 当 有 大 量 的 对 象 需 要 组 合 成 不 同 的 文 件 夹 时, 这 是 非 常 有 用 的 图 1 在 定 义 视 图 窗 口 中 的 筛 选 区 域 显 示 M-Files 用 于 创 建 视 图 的 条 件 在 上 面 的 例 子 中, 文 件 必 须 迁 出 到 用 户 RICK, 他 们 必 须 没 有 被 删 除, 而 且 必 须 是 项 目 类 型 因 没 有 属 性 被 添 加 到 这 个 窗 口 显 示 的 层 次 结 构, 因 此 所 有 符 合 条 件 的 文 件 在 同 一 文 件 夹 中 显 示

24 名 称 所 有 用 户 共 用 定 义 筛 选 器 显 示 文 档 和 其 它 对 象 查 看 所 有 版 本 显 示 最 新 版 本 查 看 高 级 设 置 分 组 级 别 权 限 创 建 文 件 夹 视 图 自 定 义 文 件 夹 视 图 名 称 为 新 建 的 视 图 起 一 个 名 称, 该 名 称 应 尽 可 能 描 述 视 图 的 内 容, 方 便 用 户 从 名 称 可 以 推 断 出 该 视 图 包 含 什 么 样 的 对 象 所 有 用 户 共 用 一 般 情 况 下, 视 图 仅 供 个 人 使 用 如 果 您 愿 意, 您 可 以 定 义 视 图 为 具 有 权 限 的 用 户 群 的 通 用 视 图 要 定 义 一 个 通 用 视 图, 管 理 常 见 文 档 库 的 通 用 视 图, 都 需 要 拥 有 文 档 库 的 权 限 您 应 仔 细 考 虑 哪 些 视 图 是 被 所 有 的 M-Files 用 户 需 要 的 用 户 也 可 以 隐 藏 自 己 用 不 到 的 视 图, 并 且 管 理 员 可 以 通 过 设 置 来 限 制 浏 览 权 限 该 视 图 还 可 以 共 享 给 部 门 ( 组 视 图 ), 例 如, 由 销 售 部 门 使 用 的 视 图 很 容 易 被 找 到 定 义 筛 选 器 当 定 义 视 图 的 筛 选 器 时, 符 合 您 指 定 条 件 的 对 象 将 在 视 图 中 列 出 您 可 以 定 义 状 态 属 性 文 件 权 限 标 签 等 查 看 标 准 以 进 行 详 细 筛 选 图 1 例 如, 在 状 态 标 签 中, 您 可 以 指 定 要 显 示 的 对 象 是 否 必 须 签 出

25 状 态, 属 性, 文 件, 权 限 这 些 选 项 卡 用 来 指 定 详 细 的 筛 选 条 件, 欲 进 行 详 细 筛 选, 参 见 筛 选 器 设 置 显 示 文 档 和 其 它 对 象 默 认 情 况 下, 根 据 筛 选 器 的 设 置 和 文 件 夹 结 构 显 示 文 档 和 对 象 视 图 如 果 需 要, 这 个 选 项 可 以 取 消 例 如, 根 据 当 前 视 图 创 建 新 视 图, 这 个 新 视 图 的 查 看 条 件 仍 然 符 合 上 级 视 图 换 句 话 说, 次 级 视 图 包 含 的 对 象 也 符 合 上 级 视 图 的 筛 选 条 件 查 看 所 有 版 本 如 果 您 在 查 看 所 有 版 本 框 中 取 消 选 中, 视 图 将 只 列 出 那 些 满 足 筛 选 条 件 的 对 象 的 最 新 版 本 如 果 您 选 中 查 看 文 档 所 有 版 本 并 定 义 详 细 搜 索, 将 只 显 示 符 合 标 准 的 最 新 版 本 例 如, 如 果 TinaS 已 修 改 一 个 文 档 的 版 本 1 和 版 本 2, 并 且 AndyN 已 更 新 文 档 版 本 3, 搜 索 TinaS 最 后 修 改 将 返 回 文 档 的 版 本 2 显 示 最 新 版 本

26 如 果 选 中 显 示 最 新 版 本,M-Files 将 显 示 最 新 的 版 本, 而 不 是 显 示 符 合 实 际 搜 索 条 件 的 旧 版 本 的 最 新 版 本 查 看 高 级 设 置 当 您 在 一 个 虚 拟 文 件 夹 中 创 建 新 的 视 图 时, 您 可 以 确 定 是 否 该 视 图 还 显 示 在 同 一 级 别 上 的 其 他 文 件 夹 中 注 意 : 如 果 同 一 个 级 别 包 含 视 图 和 文 件 夹, 在 文 件 夹 创 建 的 视 图 不 会 在 同 一 级 别 的 视 图 中 创 建 所 选 内 容 仅 适 用 于 该 级 别 的 文 件 夹 索 引 视 图 如 果 视 图 的 筛 选 条 件 满 足 筛 选 对 象 组, 索 引 视 图 可 以 用 来 加 快 在 较 大 文 档 库 中 使 用 的 重 要 视 图 如 果 该 视 图 每 天 都 在 使 用, 建 议 仅 当 该 视 图 包 含 有 限 的 对 象 数 量 时 ( 例 如,10000 个 对 象 相 对 于 一 个 总 共 有 个 对 象 的 库 中 ), 使 用 索 引 视 图 索 引 视 图 应 谨 慎 使 用, 因 为 每 个 库 的 索 引 视 图, 会 降 低 创 建 和 编 辑 文 档 和 其 它 对 象 的 效 率 查 看 特 定 的 索 引 视 图, 要 有 管 理 员 权 限 图 1 要 在 同 一 级 别 的 其 它 文 件 夹 显 示 视 图, 请 选 择 在 这 个 级 别 的 所 有 文 件 夹

27 分 组 级 别 图 1 使 用 添 加 功 能 添 加 一 个 新 的 分 组 级 别 : 在 分 组 级 别 窗 口 中, 您 可 以 根 据 该 对 象 在 视 图 中 的 分 组 选 择 该 属 性

28 属 性 当 创 建 一 个 包 含 文 件 或 其 他 对 象 的 新 视 图 时, 您 可 以 使 用 预 定 义 文 档 属 性 例 如, 要 创 建 一 个 显 示 所 有 客 户 文 件 夹 的 视 图, 您 可 以 从 属 性 下 拉 菜 单 顾 客 列 表 中 选 择 您 可 以 以 M-Files 服 务 器 管 理 员 身 份 修 改 该 列 表 ; 有 关 详 细 信 息, 请 参 阅 属 性 定 义 选 项 当 使 用 基 于 属 性 的 值 列 表 时, 使 用 选 项 来 选 择 该 文 件 夹 的 特 定 值 选 择 其 中 一 个 值 的 子 项 或 父 项 如 需 分 层 值 列 表 的 详 细 信 息, 请 参 考 值 列 表 功 能 您 可 以 使 用 函 数 来 指 定 M-Files 如 何 对 待 如 日 期 和 时 间 戳 属 性, 例 如, 将 它 们 分 组 到 月 或 年 其 他 数 据 类 型 可 分 为 首 字 母 或 字 母 组 合 级 别 定 义 通 过 取 消 选 择 显 示 空 文 件 夹, 没 有 内 容 的 文 件 夹 不 会 显 示 在 分 组 级 别 要 显 示 与 此 分 组 级 别 有 关 的 属 性 为 空 值 的 对 象, 请 选 择 此 选 项 然 后, 可 以 指 定 是 否 将 对 象 显 示 在

29 此 级 别, 或 在 单 独 的 文 件 夹 中 显 示 间 接 视 图 也 可 以 点 击 创 建 关 系 视 图 : 对 象 本 身 并 没 有 包 括 所 有 定 义 的 分 组 级 别 的 属 性 相 反, 属 性 可 能 是 有 一 个 与 之 对 应 关 系 的 其 他 对 象 的 属 性 ( 如 项 目 或 客 户 属 性 ) 例 如, 查 看 由 项 目 客 户 和 国 家 间 接 联 系 的 文 档 视 图, 即 使 文 档 没 有 被 定 义 所 有 这 些 关 系 属 性, 只 要 有 文 档 与 该 项 目 相 关 联, 有 该 项 目 与 该 客 户 相 关 联, 并 且 有 该 客 户 与 该 国 家 相 关 联 就 足 够 您 可 以 轻 松 地 通 过 点 击 指 定 属 性 列 表 中 的 加 号 按 钮, 然 后 根 据 您 要 创 建 的 视 图, 选 择 一 个 相 关 的 对 象 属 性 在 本 例 中, 该 项 目 第 一 个 被 选 中 的 属 性 列 表 分 组 级 别 是 最 高 的 : 项 目 客 户 国 家 这 样, 文 档 已 被 链 接 所 有 国 家 信 息, 并 按 国 家 地 区 间 接 创 建 视 图 在 此 之 后, 视 图 的 内 部 结 构 和 最 后 一 个 项 目 级 别 已 被 定 义 为 被 客 户 分 布 ( 见 图 ) 图 2 创 建 间 接 视 图 是 方 便 用 户 容 易 使 用 的 图 3 在 属 性 列 表 中, 您 可 以 通 过 单 击 加 号 按 钮, 很 容 易 地 定 义 间 接 的 视 图

30 高 级 分 组 并 添 加 分 组 级 别 高 级 筛 选 器 定 义 一 个 筛 选 器, 包 括 在 您 指 定 的 文 件 夹 分 组 级 别 的 条 件 欲 了 解 更 多 有 关 定 义 条 件 的 信 息, 请 参 考 筛 选 器 设 置 您 还 可 以 利 用 筛 选 器 设 置 更 多 的 信 息 ( 间 接 性, 是 指 高 级 搜 索 ) 视 图 中 用 户 特 定 文 件 夹 的 选 择 在 分 组 级 别 的 高 级 设 置 中, 您 可 以 指 定 是 否 要 显 示 所 有 属 于 该 级 别 的 虚 拟 文 件 夹 或 者 是 否 显 示 用 户 选 择 的 子 文 件 夹 当 虚 拟 文 件 夹 包 含 子 文 件 夹 数 目 过 大 时 ( 超 过 500), 这 项 选 择 将 是 非 常 有 用 的 通 过 这 项 选 择, 用 户 可 以 方 便 地 找 到 要 修 改 的 文 件 夹 选 择 效 率 明 显 加 快 例 如, 当 第 一 个 字 母 组 合 时, 对 象 的 数 量 较 大 时 ( 超 过 10,000 个 )

31 例 如, 如 果 该 视 图 已 被 定 义 为 客 户 或 项 目, 而 本 公 司 客 户 或 项 目 达 数 千 个, 用 户 指 定 了 文 件 夹 选 择, 让 用 户 日 常 工 作 中 更 容 易 找 到 所 需 的 客 户 或 项 目 文 件 夹 在 这 种 情 况 下, 用 户 采 用 选 择 文 件 夹 的 功 能, 只 显 示 应 该 使 用 的 文 件 夹 可 以 使 用 文 件 夹 限 制, 如 果 分 组 级 别 是 根 据 指 定 的 属 性 使 用 一 个 值 列 表 注 意 : 此 设 置 是 特 定 于 每 个 分 组 级 别 文 件 夹 限 制 需 要 用 户 拥 有 管 理 员 权 限 图 1 您 可 以 在 定 义 分 组 级 别 的 高 级 设 置 中 激 活 文 件 夹 限 制 分 组 并 添 加 分 组 级 别 您 还 可 以 采 用 分 组 级 别 的 编 辑 功 能 来 添 加 分 组 级 别

32 权 限 定 义 用 户 谁 能 看 到 这 一 视 图 您 只 能 为 通 用 视 图 指 定 权 限 在 文 件 夹 中 创 建 视 图 在 文 件 夹 中 也 能 创 建 视 图 打 开 您 想 创 建 视 图 的 文 件 夹, 选 择 新 建 视 图 并 进 行 简 单 的 设 置 例 如, 在 备 忘 录 文 件 夹 中 您 可 以 创 建 一 个 这 周 的 备 忘 录 视 图 注 意, 当 您 创 建 一 个 新 视 图 时, 上 一 级 别 的 视 图 或 文 件 夹 设 置 也 将 延 续 到 这 一 级 新 视 图 中 定 义 文 件 夹 视 图 文 件 夹 也 可 以 定 义 成 视 图 定 义 后, 您 可 以 设 定 显 示 新 的 视 图 和 用 相 同 的 方 法 为 其 它 视 图 创 造 分 组 例 如, 从 已 被 定 义 为 备 忘 录 的 文 件 夹 视 图 里, 您 可 以 根 据 类 型 组 织 文 件 因 为 视 图 可 以 被 定 义 成 文 件 夹 ; 文 件 夹 可 以 被 定 义 为 视 图, 所 以 视 图 和 文 件 夹 可 以 并 行 显 示 在 列 表 中 因 此, 视 图 可 以 包 含 作 为 视 图 的 文 件 夹, 文 件 夹 也 可 以 包 含 作 为 文 件 夹 的 视 图 图 1 选 择 虚 拟 文 件 夹 属 性 中 的 自 定 义 选 项 卡, 并 根 据 需 要 自 定 义 一 个 视 图 的 文 件 夹, 配 置 视 图 所 需 的 设 置

33 新 建 离 线 筛 选 器 在 离 线 视 图 中, 您 可 以 定 义 筛 选 器, 确 保 即 使 没 有 网 络 连 接, 所 有 重 要 的 对 象 都 能 访 问 例 如 : 您 可 以 定 义 某 一 个 项 目 的 所 有 文 件 即 使 没 有 网 络 连 接 也 始 终 可 用 使 用 筛 选 器, 所 有 与 该 项 目 有 关 的 新 文 件 也 更 新 为 可 离 线 使 用 要 删 除 离 线 筛 选 器, 从 筛 选 器 的 快 捷 菜 单 中 选 择 删 除 新 建 传 统 式 文 件 夹 创 建 一 个 新 的 传 统 新 文 件 夹, 请 选 择 文 件 菜 单 中 的 传 统 式 文 件 夹 您 可 以 在 第 一 级 的 文 档 库 或 在 一 个 现 有 的 传 统 式 文 件 夹 中 创 建 文 件 夹 要 获 取 更 多 关 于 传 统 文 件 夹 的 信 息, 请 参 阅 传 统 文 件 夹 在 M-Files 的 日 常 使 用 文 档 转 换 如 果 用 一 些 不 寻 常 的 方 式 把 文 档 导 入 到 M-Files 中, 例 如 用 一 个 命 令 提 示,M-Files 会 标 明 这 些 临 时 的 本 地 文 件 grayed-out 图 标 如 果 您 想 要 把 这 个 临 时 的 本 地 文 件 转 换 为 正 规 的 M-Files 文 件, 选 中 临 时 本 地 文 件 并 选 择 文 档 转 换 功 能 导 入 文 件 和 文 件 夹 您 可 以 用 导 入 文 件 和 文 件 夹 功 能 来 导 入 数 量 庞 大 的 文 件 到 M-Files 选 择 这 个 功 能 打 开 对 话 框, 您 可 以 选 择 导 入 哪 些 文 件 和 文 件 夹 以 及 他 们 如 何 分 组 图 1 导 入 文 件 到 M-Files 很 简 单

34 源 选 择 您 希 望 导 入 的 文 件 和 文 件 夹 来 源 如 果 您 希 望 从 所 选 择 的 文 件 夹 中 一 并 导 入 其 包 含 的 子 文 件 夹 和 他 们 的 内 容, 请 选 择 包 含 子 文 件 夹 不 保 存 旧 文 件 夹 结 构 如 果 您 希 望 将 文 件 转 换 到 M-Files 而 不 保 存 旧 的 文 件 夹 结 构, 选 择 不 保 存 旧 的 文 件 结 构 通 常, 导 入 到 M-Files 中 的 文 档 是 不 需 要 旧 的 文 件 夹 结 构 的, 它 们 会 依 据 元 数 据 被 分 类 到 M-Files 中 显 示 保 存 旧 文 件 夹 结 构 当 您 选 择 保 存 旧 文 件 夹 结 构, 您 可 以 继 续 在 M-Files 中 使 用 旧 的 文 件 夹 结 构 在 您 想 导 入 文 件 或 文 件 夹 时 选 择 传 统 式 文 件 夹, 创 建 一 个 新 的 传 统 式 文 件 夹 在 转 换 的 时 候, M-Files 将 保 存 文 件 夹 结 构 和 文 件 夹 您 可 以 在 导 入 文 件 后 查 看 传 统 式 文 件 夹 来 浏 览 旧 的 文 件 夹 结 构 导 入 文 件 将 同 时 出 现 在 传 统 文 件 夹 和 按 照 他 们 的 元 数 据 分 类 的 M-Files 中

35 元 数 据 提 示 如 果 您 想 在 转 换 文 件 的 时 候 进 入 文 档 的 元 数 据, 请 选 择 元 数 据 提 示 例 如, 如 果 您 正 在 转 换 备 忘 录 到 M-Files, 选 择 文 档 类 元 数 据 卡, 所 有 导 入 文 件 将 会 分 类 到 备 忘 录 如 果 您 遗 忘 这 个 未 经 核 对 的 对 话 框, 所 有 导 入 文 件 将 被 分 配 到 文 档 类 无 类 别 文 件 之 后 您 还 可 以 再 增 加 元 数 据, 来 更 改 文 档 属 性 权 限 导 入 文 件 和 文 件 夹 的 权 限 : 只 有 文 档 没 有 被 定 义 为 其 他 属 性, 权 限 才 可 以 被 看 到 否 则, 权 限 就 被 定 义 在 元 数 据 卡

36 操 作 菜 单 本 节 提 供 了 关 于 操 作 菜 单 功 能 的 简 要 描 述 复 制 签 出 签 入 带 说 明 的 签 入 撤 销 签 出 属 性 离 线 可 用 历 史 关 系 注 释 工 作 流 归 档 扫 描 和 文 字 识 别 (OCR) 转 换 为 多 文 件 文 档 文 件 替 换 发 送 创 建 或 获 取 快 捷 方 式 离 线 退 出 复 制

37 在 文 档 库 中 复 制 一 个 目 录, 可 以 使 用 复 制 功 能 复 制 功 能 可 以 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 找 到 这 项 功 能 可 以 用 元 数 据 创 建 一 个 全 新 的 目 录, 并 包 含 原 目 录 的 所 有 内 容 版 本 历 史 并 不 会 复 制 到 新 的 目 录 中 签 出 签 出 一 个 正 在 编 辑 的 对 象 是 M-Files 防 止 同 时 编 辑 同 一 对 象 的 功 能 即 使 当 一 个 用 户 签 出 此 对 象 时, 其 它 用 户 也 可 以 同 时 浏 览 它 ( 作 为 只 读 文 件 ) 当 您 打 开 对 象 时, 文 件 就 会 自 动 核 查 是 否 被 签 出 并 显 示 以 下 提 示 信 息 : 图 1 当 打 开 一 个 文 件 时, 您 可 以 选 择 签 出 或 以 只 读 方 式 打 开 图 2 当 您 已 经 签 出 了 一 个 文 件, 一 个 小 复 选 标 记 将 被 写 入 文 档 图 标 表 示 文 件 已 经 被 您 签 出 一 个 红 色 和 黄 色 标 志 出 现, 表 明 文 件 已 经 被 其 他 人 签 出, 在 这 种 情 况 下, 您 只 能 以 只 读 方 式 打 开 它 签 入 当 您 已 经 编 辑 和 保 存 好 一 个 文 档, 不 再 使 用 它 时, 您 需 要 保 存 它 到 服 务 器 上, 请 使 用 签 入 功 能 之 后, 其 他 用 户 可 以 继 续 签 出 该 文 件 并 进 行 编 辑 要 看 到 已 经 被 签 出 的 所 有 文 档, 最 简 便 的 途 径 就 是 新 建 一 个 所 有 已 签 出 的 带 说 明 的 签 入

38 当 您 签 入 一 个 文 档 时, 您 可 以 很 容 易 的 在 修 改 的 地 方 作 出 说 明 选 择 带 说 明 的 签 入 会 同 时 打 开 一 个 附 注 评 论 的 文 本 框, 您 可 以 在 那 里 做 修 改 描 述 注 释 会 显 示 在 文 件 属 性 对 话 框 的 注 释 列 表 中 撤 销 迁 出 使 用 撤 销 签 出 功 能, 您 可 以 撤 销 保 存 到 服 务 器 上 的 对 文 档 进 行 的 所 有 修 改, 并 还 原 到 签 出 前 的 样 子 在 这 种 情 况 下, 您 将 会 丢 失 所 有 在 您 签 出 时 对 文 档 所 做 的 修 改 当 您 把 文 档 签 出 修 改 并 签 入 了 修 改 后 的 文 档 却 不 希 望 修 改 生 效 的 时 候, 这 项 功 能 就 很 有 用 换 句 话 说, 您 可 以 如 愿 恢 复 到 签 出 前 的 原 样 如 果 文 档 从 未 被 签 入 过, 使 用 撤 销 签 出 可 以 删 除 文 件 属 性 此 功 能 用 来 显 示 文 档 的 属 性 离 线 可 用 本 节 提 供 了 有 关 离 线 可 用 功 能 的 简 要 描 述 以 此, 您 能 在 无 网 络 连 接 的 情 况 下 ( 例 如 在 家 或 旅 途 中 ) 继 续 使 用 它 更 多 信 息, 请 参 阅 新 建 离 线 筛 选 器 标 记 离 线 可 用 性 删 除 离 线 可 用 性

39 标 注 离 线 可 用 性 您 可 以 使 用 标 注 离 线 可 用 性 来 设 定 没 有 网 络 连 接 时 仍 然 可 以 使 用 的 文 件 选 定 的 文 件 在 离 线 情 况 下 可 以 继 续 使 用 您 可 以 选 择 需 要 离 线 工 作 的 单 个 文 件 或 文 件 集, 也 可 以 选 择 视 图 或 虚 拟 文 件 夹 如 果 您 选 择 了 一 个 可 以 离 线 使 用 的 视 图 或 虚 拟 目 录,M-Files 可 相 应 的 创 建 一 个 全 新 的 离 线 筛 选 器 视 图 用 这 种 方 法, 所 有 符 合 筛 选 条 件 的 文 件 会 自 动 根 据 筛 选 设 置 在 离 线 情 况 下 使 用 您 也 可 以 编 辑 您 创 建 的 离 线 筛 选 器 要 获 取 更 多 关 于 离 线 筛 选 器 的 信 息, 请 参 阅 新 建 离 线 筛 选 器 您 可 以 用 上 线 和 离 线 功 能 在 离 线 和 在 线 模 式 之 间 切 换 更 多 的 信 息, 请 参 阅 离 线 和 在 线 删 除 离 线 可 用 性 用 删 除 离 线 可 用 性 功 能, 您 可 以 撤 销 离 线 可 用 性, 使 文 件 在 离 线 状 态 下 不 可 使 用 历 史 图 1 在 历 史 窗 口 上, 您 可 以 通 过 点 击 表 头 按 键 改 变 版 本 显 示 顺 序

40 M-Files 一 个 主 要 的 优 势 是 文 件 的 初 始 版 本 可 以 保 留 下 来 您 可 以 根 据 文 件 被 签 出 和 签 入 的 时 间 在 历 史 记 录 中 找 到 文 件 例 如, 如 果 您 创 建 一 个 文 件 并 保 存 了 它, 第 一 个 版 本 被 保 存 在 服 务 器 上 当 您 以 后 再 将 这 份 文 件 打 开 修 改 保 存, 再 签 入, 第 二 个 版 本 会 被 保 存 在 服 务 器 上 您 可 以 返 回 到 这 两 种 版 本 的 任 意 一 个 版 本 进 行 查 看 添 加 标 签 至 该 版 本 修 改 版 本 详 细 信 息 回 滚 添 加 标 签 至 该 版 本 您 可 以 为 文 件 的 某 个 版 本 添 加 标 签 标 签 将 会 显 示 在 版 本 的 历 史 标 签 窗 口 要 设 定 一 个 标 签, 点 击 添 加 标 签 至 该 版 本, 从 下 拉 菜 单 选 择 一 个 标 签 您 也 可 以 通 过 点 击 旁 边 的 小 箭 头 添 加 一 个 新 的 标 签, 选 择 添 加 新 值 到 列 表 功 能 图 1 添 加 版 本 标 签 对 话 框 用 来 给 版 本 添 加 一 个 标 签 从 文 件 的 其 他 版 本 清 除 该 版 本 标 签 如 果 您 想 被 选 择 的 标 签 从 其 他 版 本 中 也 被 清 除 掉, 选 择 从 该 对 象 的 其 他 版 本 清 除 该 版 本 标 签 当 您 只 需 要 一 个 版 本 的 合 同 生 效 时, 这 项 功 能 可 以 发 挥 它 的 作 用 修 改 版 本 的 详 细 信 息 修 改 版 本 的 详 细 信 息 功 能 允 许 您 指 派 一 个 或 多 个 版 本 标 签 给 文 件 的 版 本, 可 以 添 加 一 个 显 示 在 历 史 窗 口 的 附 注 您 可 以 在 文 件 属 性 对 话 框 设 置 中 查 看 这 些 注 释 和 使 用 M-Files 菜 单 的 注 释 功 能 图 1 您 可 以 给 版 本 加 以 各 种 各 样 的 注 释

41 回 滚 作 为 默 认 的 设 置, 文 件 的 不 同 版 本 按 照 创 建 日 期 从 最 老 到 最 新 来 排 列 您 可 以 用 回 滚 功 能 把 新 版 本 恢 复 到 上 一 版 本 这 项 功 能 会 将 上 一 版 本 变 成 新 版 本 当 您 已 经 签 入 修 改 好 的 新 版 本 却 并 不 希 望 它 生 效 时, 就 可 以 使 用 这 项 功 能 您 只 有 在 文 件 没 有 被 签 出 前 使 用 这 项 功 能 图 1 M-Files 提 示 您 确 认 是 否 想 回 滚 文 件 关 系 图 1 您 可 以 设 定 对 象 之 间 的 关 系

42 您 可 以 设 定 对 象 之 间 的 关 系, 以 连 接 文 件 和 文 件 如 果 它 们 涉 及 同 样 的 事 情, 如 报 价 包 含 一 个 说 明 文 件 及 有 关 价 格 目 录 表 和 产 品 宣 传 手 册 每 个 对 象 分 别 能 不 断 更 新, 他 们 有 各 自 的 版 本 历 史 利 用 关 系, 您 可 以 在 元 数 据 卡 设 定 不 同 对 象 的 元 数 据 之 间 的 联 系 例 如, 您 可 以 使 用 关 系 添 加 一 个 特 定 的 客 户 到 一 个 对 象 的 关 系 中 去 之 后 客 户 会 出 现 在 对 象 的 关 系 卡 里 同 样, 对 象 也 会 出 现 在 客 户 的 关 系 卡 上 您 可 以 用 关 系 功 能 在 不 同 对 象 之 间 创 建 和 编 辑 关 系 这 个 对 话 框 包 含 三 个 标 签 显 示 外 部 的 关 系, 去 往 的 关 系 和 所 有 的 关 系 提 示 : 您 可 以 利 用 相 关 对 象 的 性 质 创 造 间 接 视 图 和 搜 索 或 定 义 筛 选 器 的 设 置 添 加 关 系, 编 辑 关 系, 删 除 关 系 请 使 用 在 对 话 框 底 部 的 按 钮 添 加, 编 辑 和 删 除 相 应 关 系 最 新 的 版 本, 指 定 的 版 本 当 您 增 加 一 个 关 系,M-Files 会 提 示 您 相 应 版 本 的 情 况 您 可 以 设 置 您 的 关 系 到 最 新 版 本 或 指 定 的 版 本

43 浏 览 关 系 对 象 经 常 会 与 周 围 的 对 象 联 系, 例 如, 一 个 文 档 通 常 会 和 一 个 项 目 和 客 户 联 系 到 一 起 关 系 分 别 为 每 个 对 象 设 定 更 多 的 信 息, 请 参 阅 : 关 系 和 当 前 对 象 有 关 联 的 对 象 可 以 通 过 浏 览 关 系 功 能 看 到, 如 果 对 象 类 型 的 关 系 设 定 在 M-Files 服 务 器 管 理 员 ( 禁 止 默 认 ) 更 多 的 信 息, 请 参 阅 : 新 的 对 象 类 型 相 关 的 对 象 总 是 显 示 在 一 个 列 表 视 图 ( 搜 索 结 果 或 视 图 ), 不 论 该 对 象 类 型 之 间 的 关 系 是 否 指 定 给 M-Files 服 务 器 管 理 员 收 藏 文 件 夹 收 藏 文 件 功 能 会 打 开 一 个 浏 览 和 编 辑 收 藏 文 件 的 对 话 框 更 多 信 息 参 阅 新 建 文 件 收 藏 子 对 象 对 象 也 有 子 对 象 举 例 来 说, 一 名 客 户 对 象 可 以 有 经 纪 人 当 作 子 对 象 系 统 管 理 员 可 以 通 过 M-Files 服 务 器 管 理 员 定 义 对 象 类 型 关 系 之 间 的 属 性 Ctrl + J 快 捷 键 显 示 对 象 的 子 对 象, 如 果 必 须 的 话, 会 允 许 您 编 辑, 和 删 除 他 们 例 如, 使 用 这 项 功 能 从 文 件 库 直 接 找 到 想 要 的 客 户 添 加 一 个 新 的 联 系 人, 注 释 您 也 可 以 在 文 档 库 里 添 加 自 由 的 注 释 利 用 注 释 功 能, 您 可 以 对 一 个 对 象 添 加 文 字 描 述 该 描 述 保 存 在 注 释 的 历 史 里, 并 可 以 被 浏 览 工 作 流 每 个 文 档 都 有 一 个 生 命 周 期, 在 这 期 间, 它 被 处 理 和 编 辑 在 生 命 周 期 里, 不 同 的 时 间 段 会 有 不 同 的 人 来 负 责 参 与 过 程 的 每 个 人 都 意 识 到 自 己 的 责 任 领 域 和 工 作 阶 段 M-Files 工 作 流 的 控 制 是 使 文 档 的 生 命 周 期 和 现 实 世 界 的 进 程 保 持 一 致 工 作 流 根 据 文 档 或 对 象 的 不 同 工 作 阶 段 被 分 成 不 同 的 阶 段 来 管 理 典 型 的 工 作 流 : 电 子 采 购 发 票 的 批 准

44 M-Files 管 理 员 可 以 很 容 易 的 根 据 公 司 的 要 求 来 界 定 工 作 流 程 更 多 信 息, 请 参 阅 工 作 流 改 变 状 态 改 变 状 态 图 1 当 工 作 状 态 改 变 时 您 可 以 在 指 派 的 进 度 上 作 注 释 使 用 改 变 状 态 功 能 可 以 改 变 工 作 流 流 程 或 阶 段 如 果 一 个 对 象 的 工 作 流 程 已 被 设 定 好, 您 也 可 以 在 菜 单 中 工 作 流 后 面 直 接 改 变 它 的 状 态 一 个 小 复 选 标 记 旁 边 显 示 当 前 工 作 流 阶 段 的 下 一 个 阶 段 工 作 流 程 选 择 一 个 对 象 的 工 作 流 状 态 选 择 对 象 的 新 状 态 注 释 您 可 以 对 工 作 进 展 作 注 释 这 些 注 释 可 以 在 对 象 属 性 或 者 注 释 功 能 浏 览 到 指 派 指 派 是 分 配 给 执 行 指 派 的 人 的 信 息 和 责 任 使 用 指 派 功 能, 要 求 同 事 查 看 并 传 给 客 户 一 项 提 案

45 指 派 项 可 以 包 含 在 工 作 流 中, 也 可 以 独 立 于 工 作 流 关 于 包 括 在 工 作 流 程 的 自 动 作 业 的 更 多 信 息, 参 考 工 作 流 程 提 交 一 个 新 的 指 派, 创 造 一 个 新 的 指 派 对 象 因 为 指 派 就 是 对 象, 您 可 以 给 很 多 对 象 定 义 同 一 个 指 派 反 过 来 您 可 以 增 加 几 个 不 同 的 指 派 给 相 同 的 对 象 例 如, 您 可 以 就 同 一 指 派 把 几 份 草 稿 分 配 给 同 一 个 同 事 审 阅 因 为 指 派 作 为 独 立 的 个 体, 他 们 也 有 自 己 的 版 本 历 史 和 权 限, 就 像 其 他 所 有 对 象 一 样 因 为 这 个 原 因, 包 括 在 指 派 中 的 文 件 和 分 配 指 派 可 以 有 各 自 的 权 限 因 此, 仅 仅 拥 有 只 读 权 限 的 用 户 可 以 标 注 指 派 完 成 用 户 不 必 拥 有 文 件 的 编 辑 权 限 首 先, 您 可 以 创 造 一 个 指 派 然 后 分 配 给 对 象 或 者 您 可 以 选 择 一 个 对 象, 例 如 一 个 文 件, 再 通 过 新 建 菜 单 选 项 给 对 象 添 加 一 项 指 派 您 也 可 以 创 建 一 个 指 派, 而 不 分 配 给 对 象 然 后, 您 可 以 定 义 整 个 指 派 当 一 项 指 派 是 一 个 独 立 的 对 象 时, 所 有 被 指 派 的 人 必 须 在 指 派 转 换 到 完 成 状 态 前 为 指 派 作 完 成 标 记 指 派 图 标 才 能 变 成 完 成 图 标 图 1 您 可 以 在 指 派 元 数 据 卡 里 定 义 分 配 给 相 关 的 用 户 对 于 其 他 对 象, 您 可 以 用 同 样 的 方 式 为 指 派 定 义 其 他 元 数 据

46 指 派 给 选 择 您 想 要 分 配 任 务 的 人 您 可 以 点 击 边 上 按 钮 (+) 添 加 更 多 的 用 户 当 一 项 指 派 是 一 个 独 立 的 对 象 时, 所 有 被 指 派 的 人 必 须 在 指 派 转 换 到 完 成 状 态 前 为 指 派 作 完 成 标 记 指 派 图 标 才 能 变 成 完 成 图 标 指 派 任 务 描 述 对 指 派 任 务 的 详 细 描 述, 并 通 过 电 子 邮 件 发 送 给 每 一 个 被 分 配 指 派 的 人 监 控 在 被 监 控 的 部 分, 您 可 以 及 时 知 道 指 派 是 否 被 标 记 或 者 完 成 指 派 提 交 者 自 动 定 义 一 个 指 派 监 控 器 您 可 以 通 过 点 击 监 控 者 优 先 按 钮 改 变 或 增 加 监 控 截 止 日 期

47 如 果 需 要, 您 可 以 选 择 一 个 指 派 的 期 限 最 后 期 限 即 将 来 临, 用 户 得 到 自 动 提 醒, 如 果 他 没 有 给 指 派 做 完 成 标 记 提 醒 者 将 会 发 送 公 共 的 通 知 ( 可 以 被 管 理 员 删 除 的 ) 来 提 醒 您 更 多 信 息, 请 参 阅 新 视 图 截 止 日 期 也 有 助 于 创 建 视 图 管 理 员 或 使 用 者 可 以 创 建 一 个 视 图 显 示 对 象 的 截 止 日 期 即 将 到 来 完 成 标 记 完 成 标 记 标 志 着 指 派 任 务 的 完 成 指 派 监 控 收 到 通 知 指 派 完 成 的 提 示 您 也 可 以 通 过 勾 划 属 性 旁 边 的 复 选 框 作 为 完 成 指 派 的 标 志

48 扫 描 和 文 字 识 别 (OCR) 从 扫 描 仪 添 加 或 替 换 转 换 为 可 搜 索 的 PDF 从 扫 描 仪 添 加 或 替 换 从 扫 描 仪 添 加 文 件 使 用 本 地 扫 描 仪 或 外 部 连 接 ( 网 络 扫 描 ) 可 将 纸 质 文 件 添 加 到 M-Files 有 关 网 络 扫 描 的 详 细 信 息, 请 参 阅 连 接 到 外 部 源 / 扫 描 仪 使 用 本 地 扫 描 仪 时, 扫 描 仪 必 须 直 接 连 接 到 M-Files 的 计 算 机 在 操 作 菜 单 中 运 行 扫 描 功 能 注 意 : 请 在 Windows XP 和 更 高 版 本 中 运 行 扫 描 功 能 您 可 以 从 扫 描 仪 添 加 更 多 的 文 档 M-Files 将 根 据 扫 描 文 件 创 建 一 个 新 文 档 如 果 您 打 算 将 文 件 添 加 到 一 个 多 文 件 文 档, 请 选 择 添 加 来 自 扫 描 仪 文 件 M-Files 将 根 据 扫 描 文 件 添 加 一 个 新 的 多 文 件 文 档 注 : 多 文 件 只 包 含 一 个 文 档 元 数 据 集, 该 多 文 件 文 档 中 的 每 个 文 件 都 没 有 单 独 的 元 数 据 您 还 可 以 从 扫 描 器 替 换 文 档 此 功 能 可 以 用 来 替 换 单 文 件 或 多 文 件 的 文 档 图 1 扫 描 后,M-Files 询 问 您 是 否 要 完 成 扫 描 工 作 或 添 加 更 多 的 网 页 或 其 他 文 件 注 :M-Files 客 户 端 中 的 扫 描 仪 一 体 化 限 制 M-Files 客 户 端 的 扫 描 仪 集 成 是 基 于 Windows 图 像 采 集 (WIA) 的 API 在 M-Files 客 户 端 使 用 本 地 扫 描 仪 时, 意 味 着 以 下 限 制 : 客 户 端 的 扫 描 仪 一 体 化 仅 适 用 于 Windows XP 和 更 高 版 本 扫 描 仪 只 支 持 WIA 驱 动 程 序,M-Files 客 户 端 的 TWAIN 设 备 是 不 可 见 的 WIA1.0 版 本 在 Windows XP 中 可 用, 而 版 本 2.0 在 Windows Vista 和 更 高 版 本 中 可 用

49 不 兼 容 的 扫 描 仪, 可 以 通 过 使 用 M-Files 服 务 器 的 外 部 文 件 源 集 成 如 果 M-Files 的 OCR 模 块 已 启 用, 扫 描 识 别 完 成 后,M-Files 提 示 该 文 件 将 转 换 为 可 搜 索 的 PDF 文 本 文 件 您 可 以 选 择 文 本 识 别 或 忽 略 您 还 可 以 定 义 文 本 识 别 的 高 级 设 置 如 果 您 有 权 访 问 M-Files 的 OCR 模 块, 当 您 用 鼠 标 将 一 个 图 像 文 件 拖 到 M-Files 时, M-Files 还 提 示 文 本 识 别 欲 了 解 更 多 信 息, 请 参 阅 可 搜 索 的 PDF 注 意 : 如 果 文 本 识 别 的 是 一 个 没 有 保 存 的 图 像 文 件, 则 该 文 件 将 保 存 到 M-Files, 文 件 将 只 保 存 为 PDF 格 式 否 则, 在 文 档 的 版 本 历 史 记 录 中 可 以 找 到 原 始 图 像 文 件 注 意 :M-Files OCR 模 块 是 M-Files 收 取 额 外 费 用 的 附 加 产 品 它 用 一 个 许 可 证 代 码 激 活 将 转 换 为 可 搜 索 的 PDF 如 果 您 可 以 访 问 到 M-Files 的 OCR 模 块, 您 可 以 转 换 图 像 文 件 到 一 个 可 搜 索 的 PDF 在 这 种 情 况 下 可 以 使 用 全 文 搜 索 对 该 文 件 执 行 文 本 搜 索 文 本 识 别 可 以 执 行 以 下 文 件 格 式 :TIFF,JPEG,BMP,PNG 和 GIF 注 意 : 您 不 能 对 一 个 已 经 保 存 为 M-Files 的 PDF 格 式 的 文 档 进 行 文 本 识 别 有 关 详 细 信 息, 请 参 阅 可 搜 索 的 PDF 注 意 : 如 果 文 本 识 别 的 是 一 个 没 有 保 存 的 图 像 文 件, 则 该 文 件 将 保 存 到 M-Files, 文 件 将 只 保 存 为 PDF 格 式 否 则, 在 文 档 的 版 本 历 史 记 录 中 可 以 找 到 原 始 图 像 文 件 注 意 :M-Files OCR 模 块 是 M-Files 收 取 额 外 费 用 的 附 加 产 品 它 用 一 个 许 可 证 代 码 激 活 归 档 在 文 档 库 中, 当 某 文 件 不 再 需 要 时, 它 们 可 以 归 档 例 如, 服 务 器 管 理 员 可 以 将 所 有 文 档 标 记 为 归 档, 存 储 在 一 个 单 独 的 归 档 文 档 库 中, 当 然 它 们 也 可 以 恢 复 到 原 来 的 状 态 标 记 为 归 档 清 除 归 档 标 记 标 记 为 归 档 使 用 标 记 为 归 档 功 能, 可 以 指 定 文 件 归 档 归 档 是 由 M-Files 服 务 器 管 理 员 来 执 行, 从

50 文 档 库 移 动 标 记 的 文 件 到 一 个 单 独 的 归 档 文 档 库 欲 了 解 更 多 信 息, 请 参 阅 操 作 / 档 案 文 件 清 除 归 档 标 记 使 用 此 功 能 您 可 以 清 除 归 档 文 件 的 归 档 标 记 也 可 以 参 阅 标 记 为 归 档 撤 消 删 除 此 功 能 可 用 于 恢 复 被 删 除 的 对 象 首 先 找 到 已 经 从 视 图 或 搜 索 中 删 除 的 对 象, 然 后 选 择 撤 销 删 除 当 您 有 文 档 库 的 完 全 控 制 权 限 时 或 者 有 看 到 删 除 对 象 的 权 限, 您 可 以 看 到 所 有 已 被 删 除 的 对 象 图 1 从 快 捷 菜 单 中 选 择 要 撤 消 删 除 功 能 转 换 为 单 文 件 文 档 您 可 以 转 换 一 个 至 少 包 含 一 个 文 件 的 多 文 件 文 档 到 一 个 普 通 的 单 文 件 文 档 首 先 签 出 欲 转 换 的 多 文 件 文 档, 然 后 选 择 转 换 为 单 文 件 文 档

51 转 换 为 多 文 件 文 档 用 转 换 为 多 文 件 文 档 功 能, 您 可 以 转 换 一 个 单 文 件 文 档 到 一 个 多 文 件 文 档 首 先 签 出 欲 转 换 的 文 档, 然 后 选 择 转 换 为 多 文 件 文 档 图 1 多 文 件 文 档 结 构 文 件 替 换 图 1 用 文 件 替 换 功 能

52 您 可 以 使 用 文 件 替 换 功 能 选 择 另 一 个 文 档 内 容 ( 文 件 中 的 数 据 ), 取 代 当 前 文 档 内 容 被 替 换 下 来 的 文 件 版 本 仍 然 被 保 存, 当 文 档 被 迁 出 时,M-Files 自 动 提 交 给 您 文 档 的 最 新 版 本 替 换 时 元 数 据 保 持 不 变, 因 此, 该 函 数 只 会 影 响 文 件 内 容 中 的 数 据 您 可 以 使 用 历 史 记 录 功 能 查 看 版 本, 有 关 详 细 信 息, 请 参 阅 历 史 创 建 快 捷 方 式 或 发 送 副 本 有 时 候, 要 确 保 一 个 文 档 可 以 被 链 接 到 不 同 的 操 作 环 境 是 很 重 要 的 M-Files 用 户 可 能 有 不 同 文 档 库 的 连 接, 并 且 每 个 用 户 允 许 有 不 同 的 视 图 M-Files 提 供 了 创 建 文 档 的 快 捷 方 式 功 能 快 捷 方 式 的 操 作 并 不 受 上 述 因 素 影 响, 这 些 链 接 可 能 被 用 于 文 档 的 电 子 邮 件 信 息 从 文 档 的 快 捷 菜 单 选 择 创 建 或 获 取 快 捷 方 式 功 能 图 1 创 建 或 获 取 快 捷 方 式 功 能

53 图 2 在 创 建 或 获 取 快 捷 方 式 窗 口 中, 您 可 以 指 定 新 的 快 捷 方 式 的 类 型 创 建 或 发 送 快 捷 方 式 例 如, 在 Windows 桌 面 上, 利 用 Windows 创 建 快 捷 方 式 和 M-Files 创 建 快 捷 方 式 功 能, 创 建 新 的 快 捷 方 式 用 M-Files 的 创 建 快 捷 方 式 功 能, 能 自 动 创 建 并 打 开 一 个 新 的 电 子 邮 件 快 捷 菜 单 中 还 包 括 快 捷 方 式 的 发 送 通 过 电 子 邮 件 发 送 链 接 功 能 可 以 同 样 的 方 式 创 建 一 个 新 的 电 子 邮 件

54 使 用 复 制 M-Files 地 址 到 剪 贴 板 功 能, 您 可 以 看 到 所 选 文 件 的 路 径 每 个 文 件 都 有 自 己 的 链 接 路 径 通 过 使 用 此 选 项, 即 使 文 件 被 重 命 名, 您 可 以 确 保 该 链 接 仍 然 可 用 此 功 能 可 用 于 在 HTML 格 式 的 电 子 邮 件 中 您 还 可 以 打 开 M-Files 的 文 件 夹, 在 Windows 运 行 功 能 中 输 入 路 径 使 用 高 级 设 置, 您 可 以 指 定 是 否 始 终 指 向 文 档 的 最 新 版 本 链 接 或 是 选 择 指 定 版 本 发 送 副 本 您 可 以 从 M-Files 添 加 或 拖 动 文 档 到 电 子 邮 箱, 您 也 可 以 使 用 发 送 电 子 邮 件 附 件 功 能 用 这 个 功 能,M-Files 可 创 建 一 封 新 的 电 子 邮 件 的 副 本 它 也 可 以 使 用 Web 访 问 到 M-Files M-Files 可 以 作 为 一 个 与 各 方 共 享 文 件 的 内 容 管 理 系 统 如 需 Web 访 问 的 详 细 信 息, 请 参 阅 配 置 M-Files 的 Web 访 问 另 存 为 或 发 送 PDF 通 过 电 子 邮 件 发 送 PDF 您 可 以 直 接 发 送 PDF 格 式 的 文 件 当 PDF 文 件 已 准 备 好 后,M-Files 创 建 一 个 新 的 PDF 文 件 电 子 邮 件 注 意 :PDFCreator 必 须 安 装 在 电 脑 上, 以 便 能 够 使 用 这 些 功 能 PDFCreator 是 免 费 提 供 的, 您 可 以 直 接 使 用 M-Files 的 函 数 格 式 保 存 PDF 文 件 这 使 您 可 以 直 接 保 存 而 不 需 要 在 M-Files 中 打 开 该 文 件 使 用 另 存 为 PDF 的 功 能 这 个 功 能 可 以 在 快 捷 菜 单 下 的 发 送 选 项 中 找 到 图 1 可 在 快 捷 菜 单 中 找 到 发 送 功 能

55 转 换 为 PDF 您 也 可 以 将 文 件 转 换 为 PDF 格 式 在 这 种 情 况 下, 原 始 文 件 ( 例 如, 一 个 Word 文 件 ) 被 替 换 为 相 应 的 PDF 文 件 离 线 在 没 有 网 络 连 接 时, 您 仍 然 可 以 使 用 M-Files 离 线 功 能, 使 您 可 以 使 用 离 线 M-Files, 可 以 访 问 离 线 视 图, 显 示 所 有 文 件 和 其 他 对 象 换 句 话 说, 所 有 文 档 和 视 图 中 的 对 象 均 可 以 访 问 当 M-Files 服 务 器 的 网 络 连 接 不 可 用 时, 离 线 命 令 使 M-Files 仍 然 可 以 使 用 就 显 得 尤 其 重 要 一 个 使 用 离 线 状 态 的 例 子 : 某 销 售 代 表 离 开 办 公 室 约 见 客 户, 她 打 算 离 线 使 用 PowerPoint 演 示 文 稿, 她 不 需 从 客 户 端 访 问 企 业 网 络,M-Files 可 通 过 离 线 模 式 浏 览 PowerPoint 文 件 您 可 以 使 用 离 线 功 能 标 记 所 需 的 文 档 和 其 它 对 象 为 离 线 可 用 有 关 详 细 信 息, 请 参 阅 标 记 为 离 线 可 用 相 互 关 联 的 对 象 集, 如 果 他 们 与 标 记 为 离 线 可 用 对 象 相 关 联, 关 系 对 象 和 子 对 象 也 会 被 自 动 离 线 在 离 线 时, 您 可 以 创 建 新 的 对 象 和 编 辑 对 象 为 可 离 线 使 用

56 联 机 您 可 以 使 用 联 机 功 能 从 离 线 模 式 返 回 联 机 模 式 在 联 机 模 式 中,M-Files 恢 复 所 有 其 他 视 图, 您 可 以 正 常 的 继 续 浏 览 该 文 档 库 您 还 可 以 在 离 线 视 图 显 示 离 线 时 的 文 档, 从 而 在 服 务 器 上 保 存 更 改 切 换 到 联 机 模 式 时,M-Files 首 先 会 检 测 离 线 时 修 改 的 文 档 是 否 能 直 接 签 入 到 服 务 器 例 如, 当 您 离 线 编 辑 文 档 时, 有 人 可 能 同 时 编 辑 服 务 器 上 的 文 档 如 果 别 人 签 入 到 服 务 器 的 最 新 版 本 与 您 开 始 编 辑 离 线 的 版 本 相 匹 配, 可 以 作 为 新 的 文 档 版 本 保 存 离 线 编 辑 的 版 本 在 这 种 情 况 下, 在 离 线 编 辑 的 过 程 中 没 更 改 的 对 象 但 是, 如 果 服 务 器 在 您 离 线 时 创 建 了 新 版 本,M-Files 会 通 知 用 户, 然 后 可 以 提 供 以 下 选 择 步 骤 : 作 为 一 个 新 的 离 线 编 辑 文 档 的 版 本 保 存 ( 在 服 务 器 上 的 文 件 保 持 不 变 ) 拒 绝 所 做 的 更 改 ( 接 受 服 务 器 上 的 新 版 本, 并 拒 绝 作 出 离 线 更 改 ) 离 线 如 果 您 在 线 签 出 文 档 编 辑, 不 应 出 现 不 明 朗 的 情 况 用 户 通 常 在 线 时 编 辑 文 件, 其 他 用 户 可 以 看 到 该 文 件 是 有 用 户 签 出 的 注 销 用 注 销 功 能, 您 可 以 从 文 档 库 中 注 销 设 置 菜 单 本 部 分 提 供 设 置 菜 单 中 功 能 的 简 要 说 明 M-Files 服 务 器 管 理 员 通 知 设 置 刷 新 外 部 对 象 清 除 本 地 缓 存 代 理 用 户 更 改 语 言

57 M-Files 服 务 器 管 理 员 在 这 里 您 可 以 启 动 M-File 服 务 器 管 理 员 应 用 程 序 欲 了 解 更 多 信 息, 请 参 阅 的 M-Files 服 务 器 管 理 员 通 知 设 置 您 可 以 设 置 M-Files 通 过 电 子 邮 件 告 知 您 所 做 更 改 的 文 件 和 其 他 对 象 这 是 很 有 用 的, 例 如, 当 您 希 望 跟 踪 某 些 文 档 所 做 的 修 改 时 为 了 能 够 使 用 此 功 能,M-Files 服 务 器 上 必 须 启 用 事 件 日 志 记 录 和 通 知 有 关 服 务 器 设 置 的 详 细 信 息, 请 参 阅 通 知

58 您 可 以 指 定 通 知 规 则 和 特 定 对 象 的 通 知 您 可 以 在 对 象 的 属 性 窗 口 的 通 知 选 项 卡 上, 设 置 特 定 对 象 的 通 知 特 定 对 象 的 通 知 设 置 仅 适 用 于 选 定 的 对 象, 而 通 知 规 则 适 用 于 所 有 对 象, 以 满 足 特 定 的 筛 选 标 准 图 1 您 可 以 设 置 M-Files 通 过 电 子 邮 件 通 知 您 所 做 的 修 改 通 知 规 则 图 2 单 击 添 加 创 建 新 的 通 知 规 则

59 设 置 规 则 的 名 称, 并 定 义 一 个 筛 选 器 筛 选 器 确 定 通 知 规 则 所 适 用 的 对 象 如 需 有 关 筛 选 器 的 信 息, 请 参 阅 定 义 筛 选 器 选 择 您 关 注 的 事 件, 通 过 电 子 邮 件 通 知 给 您 消 息 传 递 / 邮 件 通 知 禁 用 这 个 选 项 用 来 禁 用 通 知 消 息 消 息 传 递 / 每 个 事 件 独 立 的 通 知 消 息 选 择 此 选 项, 如 果 您 希 望 获 得 每 一 个 符 合 规 则 的 单 独 事 件 的 通 知 消 息 消 息 传 递 / 每 天 一 次 的 摘 要 消 息 如 果 您 想 一 天 一 次 的 消 息 摘 要, 请 选 择 此 选 项 消 息 发 送 的 时 间 则 是 由 M-Files 服 务 器 系 统 管 理 员 管 理 的 欲 了 解 更 多 信 息, 请 参 阅 通 知

60 私 有 规 则, 仅 适 用 于 当 前 用 户 如 果 您 希 望 通 知 消 息 只 发 送 给 您 个 人, 请 选 择 个 人 规 则 通 用 规 则, 仅 对 指 定 收 件 人 适 用 如 果 您 希 望 有 一 个 通 知 消 息 被 发 送 到 多 个 选 定 的 收 件 者, 请 选 择 通 用 规 则 M-Files 服 务 器 管 理 员 指 定 创 建 一 个 通 用 规 则 的 权 限 欲 了 解 更 多 信 息, 请 参 阅 新 用 户 收 件 人 指 定 的 用 户 或 用 户 组 将 会 收 到 关 于 本 规 则 的 通 知 排 除 因 当 前 用 户 造 成 的 事 件 通 知 如 果 您 不 希 望 收 到 您 自 己 对 对 象 所 做 的 修 改 引 起 的 通 知, 请 选 择 此 选 项 通 知 选 项 卡 通 知 选 项 卡 可 从 对 象 属 性 窗 口 的 通 知 选 项 卡 设 置 特 定 对 象 的 通 知 从 列 表 中, 选 择 您 希 望 了 解 的 关 于 所 选 对 象 的 事 件 图 1 您 可 以 用 对 象 的 属 性 窗 口 的 通 知 选 项 卡 设 置 特 定 对 象 的 通 知

61 刷 新 外 部 对 象 M-Files 也 可 以 连 接 到 外 部 数 据 库 这 样, 可 建 立 一 个 M-Files 和 外 部 数 据 库 之 间 的 双 向 连 接, 例 如,CRM 数 据 库,CRM 数 据 库 可 通 过 M-Files 以 及 CRM 系 统 本 身 的 用 户 界 面 刷 新 数 据 使 用 刷 新 外 部 对 象 功 能 使 您 能 够 确 保 M-Files 包 含 外 部 数 据 库 的 最 新 信 息

62 清 除 本 地 缓 存 您 可 以 用 清 除 本 地 缓 存 功 能 来 清 除 文 档 库 所 有 临 时 的 本 地 文 件, 这 样 在 本 地 缓 存 中 的 所 有 数 据 将 被 删 除 本 地 缓 存 是 用 来 存 储 诸 如 文 件 列 表 和 属 性 值 的 数 据 另 请 参 阅 转 换 为 文 件 和 M-Files 日 报 表 点 击 完 成 退 出 此 功 能 图 1 清 除 本 地 缓 存 窗 口 显 示 临 时 的 本 地 文 件 代 理 用 户 例 如, 您 可 以 定 义 您 的 节 日 期 间 的 代 理 用 户 您 所 指 定 的 代 理 用 户 有 权 执 行 在 此 期 间 指 派 给 您 的 任 务 由 于 指 派 的 文 件 权 限 可 能 不 同, 可 能 指 派 给 一 个 只 有 只 读 权 限 的 用 户 欲 了 解 更 多 有 关 转 让 的 信 息, 请 参 阅 指 派 如 果 指 派 工 作 在 创 建 前 已 指 定 代 理 用 户, 代 理 用 户 还 将 收 到 转 让 通 知 如 果 创 建 指 派 之 后 指 定 代 理 用 户, 则 代 理 用 户 不 会 收 到 任 何 转 让 通 知 使 用 在 快 捷 方 式 区 域 的 指 派 给 我, 代 理 用 户 可 以 查 看 所 有 未 完 成 的 任 务 图 1 您 可 以 通 过 设 置 菜 单 下 的 代 理 用 户 功 能 指 定 代 理 用 户

63 修 改 语 言 您 可 以 同 时 改 变 软 件 的 语 言 和 文 档 库 的 语 言 有 关 详 细 信 息, 请 参 阅 选 择 软 件 和 文 档 库 的 语 言

64 搜 索 功 能 M-Files 支 持 快 速 搜 索 和 高 级 搜 索 标 准 通 用 的 搜 索 搜 索 所 有 对 象 : 使 用 此 默 认 设 置,M-Files 在 搜 索 字 符 串 基 础 上 的 所 有 对 象 ( 除 非 在 高 级 搜 索 中 已 定 义 了 更 具 体 的 搜 索 条 件 ) 预 定 义 的 搜 索 条 件 预 定 义 的 搜 索 条 件 可 以 用 于 提 高 搜 索 的 速 度 您 可 以 根 据 某 些 对 象 类 型 搜 索 对 象 ( 例 如, 只 搜 索 文 档 ) 或 修 改 日 期 : 仅 搜 索 : 按 对 象 类 型 仅 搜 索 : 修 改 ( 今 日 在 过 去 的 一 周,/ 月 / 年 ) 只 搜 寻 : 我 曾 访 问 ( 今 日 在 上 周,/ 月 / 年 ) 其 他 搜 索 功 能 您 可 以 在 文 件 夹 中 进 行 更 具 体 的 搜 索 在 这 种 情 况 下, 该 文 件 夹 中 的 搜 索 按 照 以 前 搜 索 的 标 准 通 过 这 种 方 式, 搜 索 还 包 括, 例 如, 在 以 前 的 快 速 搜 索 中 发 现 的 对 象 最 新 的 搜 索 都 保 存 在 最 近 搜 索 视 图 这 样, 您 事 后 可 以 轻 松 地 返 回 到 以 前 的 搜 索 结 果 右 上 角 有 一 个 全 部 重 置 按 钮, 使 用 它 可 以 清 除 所 有 搜 索 条 件 图 1 搜 索 结 果 显 示 在 当 前 的 视 图 中 M-Files 队 列 计 算 每 个 文 件 的 搜 索 词 出 现 的 次 数 以 及 最 先 显 示 的 文 件 快 速 搜 索 高 级 搜 索

65 附 加 条 件 精 细 搜 索 引 擎, 使 结 果 更 准 确 快 速 搜 索 快 速 搜 索 是 一 个 搜 索 文 件 和 其 他 对 象 的 有 用 的 方 法 快 速 搜 索 查 找 对 象, 搜 索 词 包 含 在 文 件 或 元 数 据 的 内 容 中 您 可 以 选 择 要 搜 索 元 数 据 或 者 文 件, 或 两 者 兼 而 有 之 默 认 情 况 下, 在 元 数 据 和 文 件 内 容 中 进 行 搜 索 如 果 您 改 变 了 设 置,M-Files 将 沿 用 您 的 搜 索 设 置 在 搜 索 字 段 中, 输 入 一 个 您 需 要 搜 索 的 字 符 串, 如 对 象 标 题, 或 作 者, 或 与 之 有 关 的 客 户 等 然 后 点 击 搜 索 按 钮, 搜 索 字 符 串 并 不 需 要 输 入 完 整 的 话 您 可 以 使 用 一 个 星 号 省 略 一 段 字 ( 例 如, 建 议 用 *) 这 个 词 例 如, 当 您 在 文 档 库 搜 索 A 公 司 与 特 定 字 符 串 *, 您 的 搜 索 结 果 会 出 现 与 A 公 司 有 关 的 文 件, 因 为 该 文 件 包 含 字 符 串 A 公 司 要 搜 索 一 类 含 义 的 词, 在 高 级 搜 索 选 项 中, 从 中 选 择 查 看 快 速 搜 索 词 语 的 不 同 形 式 此 选 项 是 默 认 选 中 也 就 是 说, 公 司 一 词, 搜 索 结 果 只 包 括 确 切 的 词, 并 没 有 企 业 单 位 等 对 象 单 词 和 短 语 搜 索 保 存 在 一 个 下 拉 菜 单, 方 便 以 后 重 复 搜 索 图 1 在 快 速 搜 索 中, 您 只 需 要 输 入 搜 索 词 高 级 搜 索 使 用 高 级 搜 索, 您 可 以 指 定 更 具 体 的 搜 索 条 件 搜 索 条 件 越 多, 您 就 越 有 可 能 找 到 您 想 要 的 确 切 的 对 象 这 样, 您 就 可 以 减 少 太 多 的 无 用 搜 索 结 果 高 级 快 速 搜 索 快 速 搜 索 可 以 有 针 对 性 的 设 定 搜 索 类 型 高 级 快 速 搜 索 的 搜 索 类 型

66 所 有 词 搜 索 的 对 象 包 含 所 有 指 定 的 搜 索 词 任 意 词 此 搜 索 将 包 括 至 少 包 含 一 个 指 定 搜 索 词 的 所 有 对 象 布 尔 型 本 搜 索 允 许 您 使 用 更 具 体 的 搜 索 短 语 和 不 同 的 运 算 符 您 可 以 使 用 不 同 的 表 达 式 来 查 找 文 档 和 对 象, 严 格 符 合 搜 索 条 件 下 表 列 出 了 由 M-Files 提 供 的 多 种 搜 索 功 能 等 等 运 算 符 + - ( 布 尔 搜 索 ) 在 确 定 的 搜 索 词 前 面 加 (+) 号, 以 确 保 找 到 包 含 单 词 的 所 有 的 文 档 和 其 他 对 象, 使 用 一 个 减 号 (-), 以 确 保 找 到 的 文 档 和 其 他 对 象 不 包 含 本 搜 索 词 例 如 搜 索 :+technical; construction 搜 索 词 将 搜 索 词 括 在 双 引 号 内, 以 确 保 找 到 搜 索 词 出 现 的 相 邻 位 置 的 对 象 搜 索 示 例 :"functional specification" AND ( 布 尔 搜 索 ) OR ( 布 尔 搜 索 ) ( )( 布 尔 搜 索 ) 用 AND 功 能 将 两 个 搜 索 条 件 结 合 在 一 起 找 到 的 文 件 包 含 这 两 个 词 示 例 搜 索 :functional AND specification 用 OR 功 能 找 到 包 含 至 少 一 个 搜 索 词 的 所 有 文 件 示 例 搜 索 :agenda OR minutes 括 号 功 能 用 于 将 搜 索 项 组 合 在 一 起 示 例 搜 索 :(agenda OR minutes) AND market* 高 级 搜 索 在 高 级 搜 索, 您 可 以 选 择 一 个 自 定 义 的 属 性 筛 选 每 个 对 象 都 有 元 数 据 卡 定 义 给 它 的 属 性 值 这 些 属 性 值 可 用 于 精 确 地 搜 索 文 档 您 还 可 以 将 搜 索 限 制 在 一 个 特 定 的 对 象 类 型, 如 客 户 或 联 系 人 隶 属 的 搜 索 条 件 您 可 以 轻 松 地 利 用 隶 属 关 系 指 定 搜 索 条 件, 利 用 他 们 的 隶 属 关 系, 在 列 表 中 显 示 的 选 项 都 将 被 筛 选 例 如, 如 果 您 选 择 了 一 定 搜 索 标 准 的 工 作 流 程, 状 态 等 过 滤 选 项, 只 有 符 合 您 选 择 的 工 作 流 状 态 是 显 示 的, 其 他 的 清 单 将 自 动 过 滤

67 例 如, 联 系 人 客 户 进 行 过 滤, 如 果 这 些 值 列 表 有 一 个 分 层 的 关 系 下 属 的 搜 索 标 准 可 用 于 " 是 " 操 作 符 在 隶 属 条 件 下," 包 含 " 也 可 以 使 用 间 接 搜 索 您 可 以 指 定 搜 索 条 件 也 的 属 性 关 系, 这 意 味 着 该 对 象 本 身 不 需 要 这 些 属 性 在 这 种 情 况 下, 作 为 搜 索 条 件 所 选 属 性 是 相 关 对 象 的 属 性 采 用 间 接 搜 索, 您 可 以 找 到 特 定 国 家 的 标 准 ; 即 使 国 家 属 性 尚 未 实 际 定 义, 它 不 仅 可 以 发 现 标 准 相 关 的 客 户 在 这 种 情 况 下, 搜 索 标 准 被 指 定 为 客 户. 国 家 您 可 以 在 列 表 中 点 击 加 号 按 钮, 然 后 选 择 一 个 相 关 的 属 性, 作 为 间 接 搜 索 属 性 在 上 例 中, 客 户 是 第 一 个 选 择 标 准, 其 次 是 客 户 的 国 别 属 性, 客 户. 国 家 作 为 字 段 在 搜 索 中 显 示 通 过 使 用 附 加 条 件, 可 以 创 建 三 个 层 次 的 间 接 搜 索 条 件 图 2 您 可 以 指 定 间 接 的 搜 索 条 件, 其 中 搜 索 对 象 本 身 不 需 要 属 性, 如 果 相 关 的 对 象 具 有 相 同 的 属 性, 将 包 含 在 搜 索 结 果 中 提 示 : 您 可 以 通 过 使 用 相 关 的 对 象 属 性, 用 相 同 的 方 式 指 定 间 接 的 视 图 还 可 以 利 用 筛 选 器 指 定 附 加 条 件 查 看 所 有 版 本 在 快 速 搜 索 中 查 看 词 语 不 同 的 变 化 形 式

68 显 示 最 新 版 本 筛 选 器 设 置 输 出 条 件 查 看 所 有 版 本 当 您 选 择 查 看 所 有 版 本 时, 将 搜 索 每 个 文 档 和 对 象 的 所 有 版 本 如 果 不 选 择 此 选 项, 将 仅 搜 索 最 新 版 本 有 一 种 类 似 的 功 能 视 图 ; 请 参 阅 查 看 所 有 版 本 在 快 速 搜 索 中 查 看 词 语 不 同 的 变 化 形 式 这 是 默 认 的 选 择 选 择 它 意 味 着 可 以 搜 索 出 词 语 的 不 同 变 化 形 式 例 如 搜 索 词 是 公 司 的 话, 搜 索 结 果 将 包 含 公 司 企 业 单 位 等 表 示 相 同 意 思 的 不 同 词 语 显 示 最 新 版 本 当 您 选 择 查 看 所 有 版 本, 将 搜 索 每 个 对 象 的 所 有 版 本 如 果 选 择 显 示 最 新 版 本,M-Files 将 只 显 示 最 新 版 本 而 不 显 示 旧 版 本 筛 选 器 设 置 状 态 属 性 文 件 权 限 状 态 此 选 项 卡 上 指 定 与 对 象 状 态 相 关 的 搜 索 条 件 对 象 类 型 指 定 被 搜 索 对 象 的 类 型 如 果 没 有 指 定 对 象 类 型, 该 搜 索 将 针 对 所 有 对 象 对 象 ID 每 个 对 象 都 有 一 个 由 M-Files 服 务 器 自 动 创 建 的 个 人 识 别 码 使 用 ID 搜 索 条 件, 就 可 以 根 据 其 身 份 证 号 码 找 到 有 效 的 对 象 您 可 以 用 ID 搜 索 使 搜 索 更 具 体 欲 了 解 更 多 信 息,

69 请 参 阅 属 性 签 出 如 果 要 搜 索 的 文 件 已 签 出, 就 选 择 签 出 并 从 下 拉 菜 单 选 择 yes, 搜 索 将 显 示 所 有 已 签 出 的 文 档 此 搜 索 标 准 很 有 用, 例 如, 当 您 想 查 看 那 些 已 经 迁 出 的 所 有 文 件 时 签 出 到 您 也 可 以 搜 索 已 签 出 到 特 定 用 户 的 文 件 例 如, 如 果 您 想 找 到 文 档 库 中 所 有 已 迁 出 到 用 户 AndyN 的 文 件, 选 择 =( 是 ) 并 从 用 户 列 表 选 择 用 户 AndyN, 在 这 种 情 况 下 您 会 看 到 所 有 被 用 户 AndyN 签 出 的 文 件 迁 出 介 于 间 当 您 签 出 文 件 时 ( 签 出 功 能 ), 它 保 持 签 出 状 态, 直 到 您 将 其 签 入 ( 签 入 功 能 ) 因 此 您 还 可 以 搜 索 较 早 前 已 迁 出, 但 尚 未 签 入 的 文 档 例 如, 如 果 您 想 要 查 找 2008 年 2 月 16 日 至 17 日 已 迁 出 的 所 有 文 档, 请 选 择 2/16/2008 为 开 始 日 期,2/17/2008 为 结 束 日 期 删 除 如 果 您 想 查 找 已 被 删 除 的 文 件, 您 可 以 看 到 所 有 已 删 除 的 文 件 较 早 前 在 本 手 册 中 所 述, M-Files 保 存 删 除 的 文 档 执 行 此 搜 索, 您 需 要 查 看 已 删 除 文 档 的 权 限 属 性 图 1 打 开 属 性 选 项 卡 属 性, 运 算 符, 值, 选 项 每 个 对 象 都 有 元 数 据 卡 定 义 给 它 的 属 性 值 这 些 属 性 值 可 用 于 精 确 地 搜 索 文 档 例 如, 文 档 属 性 可 以 是 项 目, 这 一 项 目 的 值 可 以 是 医 院 扩 建 计 划 ( 佛 罗 里 达 州 ) 如 果 您 使 用 这 些 值 执 行 高 级 的 搜 索, 搜 索 会 显 示 所 有 文 档 的 里 已 定 义 医 院 扩 建 计 划 ( 佛 罗 里 达 州 ) 作 为 项 目 属 性 的 值

70 属 性 可 以 是 一 个 对 象 的 属 性 或 从 列 表 中 选 择 的 项 目 项 目 从 列 表 选 择 影 响 所 有 已 定 义 的 值 列 表 的 属 性 例 如, 如 果 您 已 经 安 装 了 M-Files, 在 演 示 文 档 库 定 义 值 列 表 客 户 您 现 在 选 择 列 表 为 客 户 作 为 搜 索 依 据, 搜 索 将 显 示 所 有 客 户 文 件 在 操 作 字 段 中, 您 可 以 确 定 等 于 以 外 的 其 他 条 件 欲 了 解 更 多 信 息, 请 参 阅 下 表 在 属 性 选 项 卡 上 的 操 作 = 等 于!= 不 等 于 > 大 于 操 作 时 非 常 有 用, 此 值 包 含 数 字 您 可 以 轻 松 地 找 到 所 有 值 大 于 您 所 指 定 的 值 例 如, 如 果 您 的 文 档 库 中 包 含 数 字 属 性 的 数 据 类 型, 搜 索 规 则 > 10, 将 显 示 大 于 10 的 文 档 >= 大 于 或 等 于 < 小 于 <= 小 于 或 等 于 之 一 您 可 以 选 择 一 些 搜 索, 例 如, 某 些 项 目 但 不 是 所 有 的 在 这 种 情 况 下, 搜 索 结 果 只 是 含 有 您 选 择 属 性 之 一 的 值 例 如, 文 档 的 项 目 属 性 是 医 院 扩 建 项 目 ( 佛 罗 里 达 州 ) 非 唯 一 此 搜 索 选 项 与 前 一 个 相 反 包 含 当 您 要 搜 索 字 母 组 合 文 件, 例 如, 一 个 单 词 时, 可 以 使 用 包 含 操 作 符 例 如, 如 果 您 要 查 找 的 演 示 文 档 项 目 属 性 值 包 含 字 母 PAN, 这 个 扩 展 词 包 含 字 母 PAN 不 包 含 此 搜 索 选 项 与 前 一 个 相 反 启 动 启 动 选 项 的 工 作 几 乎 与 包 含 选 项 相 同 在 这 里, 启 动 必 须 包 含 指 定 的 值 无 法 启 动 通 配 符 匹 配 与 通 配 符 模 式 不 匹 配 为 空 此 搜 索 选 项 是 前 一 个 相 反 匹 配 通 配 符 模 式 选 项 可 以 用 通 配 符? 和 *? 字 符 可 以 替 换 任 何 单 个 字 符, 而 * 字 符 可 以 代 替 任 意 数 量 的 字 符 例 如, 要 查 找 字 段 属 性 值 开 头 任 何 有 8 个 字 符 的 设 计, 然 后 任 意 数 目 的 任 何 字 符 的 文 件, 则 指 定???????? 设 计 * 作 为 搜 索 条 件 此 搜 索 选 项 是 前 一 个 相 反 在 某 些 情 况 下, 文 档 的 属 性 没 有 价 值 例 如, 已 为 项 目 属 性 指 定 任 何 值 时, 将

71 发 生 这 种 情 况 为 空 是 在 搜 索 中 利 用 缺 省 值 例 如, 您 可 以 轻 松 地 找 到 其 项 目 属 性 值 的 所 有 文 档 不 为 空 此 搜 索 选 项 是 前 一 个 相 反 图 2 您 可 以 通 过 按 住 Ctrl 键 的 同 时, 单 击 鼠 标 来 做 几 多 种 选 择 图 3 通 配 符 匹 配 模 式 是 一 个 运 算 符, 可 以 用 于 多 种 用 途

72 请 参 见 从 属 的 搜 索 及 间 接 搜 索 下 的 筛 选 器 设 置 您 可 以 在 筛 选 器 设 置 中 指 定 搜 索 的 属 性 值 文 件 本 手 册 前 面 所 描 述 的, 一 个 包 括 元 数 据 和 零 个 或 多 个 文 件 的 M-Files 文 档 这 种 详 细 的 搜 索 选 项 卡 仅 适 用 于 文 档 文 件 来 指 定 搜 索 条 件 即, 非 元 数 据 图 1 文 件 选 项 卡 允 许 您 指 定 文 件 的 搜 索 标 准

73 文 件 名 如 果 您 能 记 得 文 件 名 或 部 分 文 件 名, 文 件 名 是 一 个 有 效 的 搜 索 标 准 如 果 您 还 记 得 确 切 名 称, 选 择 等 号, 并 在 下 一 个 字 段 中 输 入 文 件 的 名 称 如 果 您 不 记 得 确 切 的 名 称, 您 可 以 使 用 其 他 运 算 符 设 置 文 件 大 小 (KB) 如 果 要 搜 索 一 定 大 小 的 文 件, 您 可 以 指 定 一 个 文 件 大 小 的 范 围 文 件 的 创 建, 文 件 的 更 改 此 外 可 以 使 用 日 期 作 为 搜 索 条 件, 即, 创 建 日 期 和 更 改 日 期 有 关 使 用 日 期 作 为 搜 索 条 件 的 详 细 信 息, 请 参 阅 状 态 链 接 到 外 部 位 置 您 还 可 以 用 链 接 到 外 部 位 置 的 文 件 来 执 行 搜 索 您 可 以 选 择 M-files 所 有 链 接 范 围 内 的 的 文 件 进 行 搜 索 有 关 链 接 文 件 的 详 细 信 息, 请 参 阅 链 接 到 外 部 源 / 文 件 源 权 限 图 1 您 也 可 以 用 特 定 权 限 搜 索 对 象

74 每 个 对 象 都 有 指 派 给 它 的 文 档 卡 中 的 权 限 选 项 卡 的 权 限 设 置 此 外 可 以 根 据 其 权 限 设 置 来 搜 索 对 象 例 如, 您 可 以 创 建 搜 索 列 出 所 有 的 对 象, 您 还 可 以 更 改 特 定 对 象 的 权 限 重 置 条 件 重 置 条 件 可 用 于 清 空 所 有 的 搜 索 条 件 分 组 搜 索 结 果, 使 之 更 具 体 M-Files 按 对 象 类 型 自 动 排 列 搜 索 结 果 感 谢 这 一 点, 您 可 以 轻 松 快 速 地 找 到 所 需 的 对 象, 无 论 您 是 寻 找 一 个 文 件 或 项 目 如 果 在 对 象 类 型 旁 边 有 + 号, 还 有 更 多 的 搜 索, 例 如, 文 件 (50+) 的 结 果 可 以 显 示 更 多 搜 索 结 果 使 搜 索 结 果 更 具 体 ( 互 动 搜 索 面 板 ) 执 行 搜 索 时, 能 够 指 定 各 种 搜 索 条 件, 使 搜 索 更 具 体 为 此,M-Files 提 供 了 一 个 互 动 搜 索 面 板, 使 用 它 可 以 使 搜 索 更 具 体, 比 方 说, 文 档 的 类 别 例 如, 如 果 您 正 在 搜 索 一 些 建 议, 且 搜 索 返 回 大 量 的 文 档, 您 可 以 执 行 另 一 次 搜 索 使 搜 索 结 果 更 具 体, 只 搜 索 建 议 类 的 文 档

75 交 互 式 搜 索 面 板 显 示 在 右 侧 的 列 表 区 域 中, 请 注 意 搜 索 面 板 是 特 定 于 每 个 对 象 类 型 : 当 您 在 列 表 区 域 中 设 定 更 具 体 的 搜 索,M-Files 将 只 搜 索 属 于 该 对 象 类 型 的 对 象 图 1 按 对 象 类 型 搜 索 的 M-Files 组 的 结 果 此 外, 您 可 以 使 用 交 互 式 搜 索 面 板 列 表 区 域 中 列 出 更 具 体 的 搜 索 结 果 尝 试 新 的 搜 索 除 了 交 互 式 搜 索 面 板,M-Files 还 以 提 示 的 方 式 引 导 用 户 查 找 所 需 的 搜 索 结 果 例 如, M-Files 可 能 会 建 议 使 用 * 字 符 进 行 更 广 泛 的 搜 索 M-Files 客 户 端 设 置 M-Files 客 户 端 设 置 用 于 建 立 从 客 户 端 到 服 务 器 上 的 文 档 库 的 网 络 连 接 这 使 客 户 端 能

76 使 用 M-Files 的 文 档 库 此 组 件 还 可 以 用 于 编 辑 客 户 端 的 其 他 M-Files 设 置 文 档 库 的 连 接 设 置 文 档 库 的 连 接 图 1 此 选 项 卡 显 示 文 档 库 的 客 户 端 的 网 络 连 接 客 户 端 通 常 连 接 到 一 个 文 档 库, 但 可 以 有 多 个 连 接 添 加 删 除 编 辑 添 加

77 图 1 当 您 要 建 立 到 文 档 存 的 网 络 连 接 时, 您 首 先 要 确 定 连 接 的 几 个 属 性 有 关 文 档 库 的 连 接 的 详 细 信 息, 请 参 阅 文 档 库 的 连 接 删 除 如 果 您 要 删 除 一 个 连 接, 选 择 要 删 除 的 连 接, 并 单 击 删 除 编 辑 通 过 单 击 编 辑 按 钮, 您 可 以 编 辑 文 档 库 的 连 接 属 性 该 按 钮 将 打 开 添 加 按 钮 的 同 一 属 性 窗 口 更 改 后, 要 检 查 文 档 库 的 连 接 是 否 仍 然 工 作 这 可 以 很 容 易 通 过 单 击 文 档 库 测 试 连 接 按 钮 测 试 设 置 在 此 选 项 卡 上, 您 可 以 配 置 M-Files 客 户 端 设 置 图 1 在 设 置 选 项 卡, 您 可 以 定 义 并 导 出 不 同 的 设 置

78 特 定 用 户 设 置 特 定 计 算 机 驱 动 器 和 高 速 缓 存 设 置 其 他 特 定 计 算 机 的 设 置 导 出 的 连 接 和 设 置 特 定 用 户 设 置 图 1 这 些 设 置 是 特 定 于 每 个 工 作 站 的 Windows 用 户

79 对 话 框 和 提 示 您 可 以 定 义 注 释 每 个 签 入 用 户 的 要 求 如 果 自 动 签 入 时 的 备 注 提 示 选 项 关 闭, 则 签 入 时 不 会 提 示 默 认 情 况 下, 当 用 户 退 出 时, 如 果 用 户 已 迁 出 对 象, 会 始 终 显 示 警 告 默 认 超 时 后 关 闭 对 话 框 您 可 以 更 改 这 些 默 认 设 置 文 件 打 开 时 每 个 文 件 扩 展 名 的 行 为 您 可 以 为 每 个 类 型 的 文 件 扩 展 名 进 行 定 义, 是 以 何 种 方 式 打 开, 签 出 或 只 读 方 式 您 也 可 以 指 定 打 开 每 个 类 型 的 文 件 时, 询 问 您 以 何 种 方 式 打 开 图 2 打 开 每 个 文 件 扩 展 名 的 行 为

80 关 闭 文 件 行 为 您 可 以 定 义 哪 些 行 为 在 关 闭 文 件 时 执 行 这 一 定 义 适 用 于 所 有 文 件 格 式 默 认 情 况 下, 将 询 问 用 户 并 自 动 关 闭 不 签 入 如 果 用 户 不 更 改 默 认 程 序 ( 不 签 入 ), 对 话 框 将 在 选 定 的 时 间 后 自 动 关 闭, 文 档 将 保 持 迁 出 特 定 的 计 算 机 驱 动 和 高 速 缓 存 设 置 图 1 M-Files 客 户 端 设 置 的 设 置 选 项 卡 上, 您 可 以 更 改 虚 拟 硬 盘 上 的 驱 动 器 号

81 驱 动 器 选 择 M-Files 驱 动 器 的 驱 动 器 号 默 认 驱 动 器 是 M:\ 本 地 缓 存 在 使 用 M-File 时, 文 档 从 服 务 器 复 制 到 计 算 机 中 的 本 地 硬 盘 这 样, 当 网 络 连 接 慢 时, 本 地 缓 存 使 M-File 访 问 速 度 显 著 提 高 每 个 存 储 库 的 最 大 内 存 中 高 速 缓 存 大 小 您 可 以 在 此 处 指 定 文 档 缓 存 允 许 占 用 的 计 算 机 的 主 内 存 的 量 每 个 存 储 库 的 磁 盘 上 最 大 高 速 缓 存 大 小 您 可 以 在 此 处 指 定 文 档 缓 存 允 许 占 用 的 计 算 机 的 磁 盘 空 间 的 量 销 毁 本 地 数 据 图 2 在 销 毁 本 地 数 据 窗 口 中 列 出 了 本 地 存 储 库 的 用 户 组 合

82 M-Files 保 存 在 本 地 计 算 机 缓 存 中 关 于 文 档 的 信 息 高 速 缓 存 使 M-Files 有 效 提 升 连 接 速 度 本 地 缓 存 文 件 占 用 计 算 机 的 硬 盘 上 的 空 间 因 为 这 个 原 因, 它 有 时 需 要 销 毁 本 地 缓 存 数 据 其 他 特 定 的 计 算 机 设 置 图 1 杂 项 选 项 卡 包 含 不 同 的 特 定 计 算 机 设 置

83 对 话 框 和 提 示 默 认 设 置 是 : 如 果 M-Files 客 户 端 连 接 到 一 个 较 早 的 M-Files 服 务 器, 将 显 示 一 条 警 告 在 子 文 件 夹 中 搜 索 结 果 进 行 分 组 的 提 示 保 存 到 M-Files 为 保 存 文 件 到 M-Files 自 定 义 特 定 的 应 用 程 序 规 则, 例 如, 从 被 保 存 到 文 档 库 中 排 除 临 时 文 件 和 其 他 不 需 要 的 文 件 规 则 还 可 以 用 于 使 用 特 殊 保 存 方 法 的 操 作 规 则 可 以 保 证 如 果 没 有 自 动 识 别 功 能, 新 文 件 的 元 数 据 卡 则 显 示 图 2 指 定 特 定 处 理 程 序 的 保 存 行 为

84 保 存 到 M-Files / 一 般 的 特 定 的 应 用 程 序 规 则 可 用 来 拒 绝 将 临 时 文 件 和 其 他 不 需 要 的 文 件 保 存 至 M-Files 的 文 档 库, 以 允 许 使 用 特 定 文 件 的 保 存 方 式 的 应 用 程 序 的 操 作 图 3 保 存 到 M-Files / 一 般 的

85 保 存 到 M-Files / 高 级 在 高 级 设 置 中, 您 可 以 禁 用 默 认 设 置 关 闭 文 件 和 应 用 检 测 用 户 特 定 的 签 入 行 为 您 也 可 以 定 义 特 定 程 序 的 文 件 格 式, 当 已 保 存 扩 展 名 的 新 文 件 和 元 数 据 卡 已 完 成 时 将 立 即 签 入 图 4 保 存 到 M-Files / 高 级

86 离 线 状 态 默 认 情 况 下, 保 持 文 件 为 离 线 状 态 如 果 从 来 没 有 离 线 使 用, 需 要 的 文 档 还 不 是 离 线 状 态 如 果 离 线 状 态 很 少 使 用 或 造 成 机 器 的 额 外 负 担, 该 选 择 也 可 以 删 除 导 出 的 连 接 和 设 置 文 档 库 可 以 导 出 到 Windows 的 注 册 表 通 过 共 享 和 启 用 在 其 他 计 算 机 上 导 出 的 注 册 表 文 件 您 能 够 使 用 多 台 计 算 机 上 的 M-Files 配 置 数 据

87 显 示 状 态 在 M-Files 中, 文 档 存 放 在 M-Files 服 务 器, 通 过 缓 存 技 术 它 们 被 转 移 到 M-Files 客 户 端, 使 M-Files 尽 可 能 快 的 使 用 您 可 以 监 视 文 件 从 服 务 器 传 输 到 客 户 端 中 使 用 显 示 状 态 功 能 组 件, 您 可 以 了 解 下 载 一 个 文 件 需 要 多 长 时 间 如 果 您 使 用 的 是 非 常 慢 的 链 接 速 度, 这 个 工 具 是 特 别 有 用 的, 在 常 规 网 络 环 境 下, 文 件 传 输 通 常 是 很 快 的, 以 至 于 没 有 时 间 来 检 查 状 态 信 息 文 件 传 输 文 档 库 的 连 接 文 件 传 输 图 1 文 件 传 输 窗 口 状 态 栏 显 示 文 件 是 否 已 被 转 移 或 正 在 转 移 状 态 表 示 为 百 分 比 您 可 以 通 过 点 击 停 止 按 钮 来 停 止 文 件 传 输 这 也 将 停 止 该 文 件 的 转 移 状 态 设 置 配 置 按 钮 打 开 M-Files 客 户 端 设 置 欲 了 解 更 多 信 息, 请 参 阅 M-Files 客 户 端 设 置 文 档 库 的 连 接

88 图 1 在 文 档 库 的 连 接 选 项 卡 上, 您 可 以 看 到 哪 些 文 档 库 给 您 提 供 连 接, 且 该 文 档 库 是 否 在 线 上 线, 离 线 这 些 功 能 允 许 您 切 换 离 线 和 在 线 模 式, 该 按 钮 功 能 根 据 当 前 状 态 改 变 欲 了 解 更 多 信 息, 请 参 阅 离 线, 上 线 退 出, 登 录 如 果 您 已 登 录 到 一 个 文 档 库, 您 可 以 使 用 退 出 按 钮 退 出 这 个 功 能 退 出 M-Files 该 按 钮 根 据 当 前 的 状 态 改 变 自 动 更 新 自 动 更 新 程 序, 让 您 的 M-Files 软 件 永 远 保 持 最 新 版 的 如 果 检 测 出 M-Files 的 新 版 本, 将 下 载 到 您 的 电 脑, 并 会 通 知 您 您 可 以 取 消 选 择 检 查 自 动 更 新 即 使 这 样, 您 可 以 点 击 立 即 检 查 标 签 上 的 安 装 按 钮, 手 动 检 查 更 新 图 1 M-Files 是 最 新 的

89 如 需 安 装 M-Files 的 更 新 信 息, 请 参 阅 安 装 M-Files 的 更 新 更 改 语 言 用 更 改 语 言 功 能, 您 可 以 更 改 M-Files 的 语 言 要 更 改 所 有 的 M-Files 组 件 ( 包 括 文 件 ) 的 语 言, 您 必 须 安 装 M-Files 安 装 程 序 所 需 的 语 言 版 本 当 M-Files 重 新 安 装 时, 只 要 不 删 除 本 地 数 据, 所 有 设 置 可 以 保 存 图 1 请 从 下 拉 菜 单 选 择 语 言 如 果 所 使 用 的 文 件 库 的 元 数 据 结 构 已 翻 译 成 不 同 语 言, 您 也 可 以 变 更 文 档 库 语 言 欲 了 解 更 多 信 息, 请 参 阅 选 择 软 件 和 文 档 库 语 言

90 M-Files 在 Microsoft Office and AutoCAD 中 的 功 能 与 存 储 在 您 电 脑 中 的 任 何 文 档 一 样, 存 储 在 M-Files 中 的 文 档 也 能 够 以 同 样 的 方 式 在 外 部 软 件 中 编 辑 此 外, 也 可 以 在 Microsoft Office and AutoCAD 软 件 中 应 用 M-Files 的 功 能 本 章 详 细 介 绍 M-Files 的 这 些 功 能 用 Microsoft Office 和 AutoCAD 软 件 使 用 M-Files 非 常 轻 松 : 文 档 可 以 直 接 被 打 开 或 者 保 存 到 M-Files 中 可 以 快 速 轻 松 访 问 M-Files 菜 单 可 以 直 接 在 Microsoft Office 和 AutoCAD 中 编 辑 文 档 元 数 据 保 存 在 M-Files 中 的 文 档 元 数 据 可 以 部 分 被 包 含 在 文 档 内 容 中 邮 件 及 其 附 件 可 以 以 各 种 格 式 保 存 到 M-Files 中 电 子 邮 件 也 可 以 自 动 保 存, 这 意 味 着 电 子 邮 件 的 信 息 会 自 动 根 据 Outlook 规 则 和 M-Files 的 功 能 保 存 元 数 据 联 系 人 和 客 户 可 自 动 关 联 电 子 邮 件 在 Word, Excel, and PowerPoint 中 的 功 能 在 Outlook 中 的 功 能 在 AutoCAD 和 AutoCAD LT 中 的 功 能 在 Word, Excel, and PowerPoint 中 的 功 能 可 以 直 接 在 Word Excel 和 PowerPoint 中 访 问 M-Files 的 文 档, 这 使 得 处 理 文 档 变 得 很 容 易 您 可 以 从 文 件 菜 单 Office 菜 单 或 M-Files 菜 单 实 现 这 些 功 能 由 于 所 使 用 的 软 件 版 本 不 同, 这 些 菜 单 可 能 会 有 一 些 细 微 的 差 异 图 1 文 件 菜 单 和 Office 菜 单 包 含 打 开 M-Files 中 的 文 档 或 将 文 档 存 储 到 M-Files 中 的 功 能

91 图 2 M-Files 菜 单 中 包 含 所 有 的 M-Files 功 能 M-Files 的 以 下 功 能 包 含 在 Microsoft Word 和 Excel 2002,2003,2007,2010 版 本 中 相 应 的 M-Files 功 能 也 包 含 在 PowerPoint 2003,2007,2010 版 本 中 注 : 在 PowerPoint 中, 插 入 功 能 只 包 含 在 2007 和 2010 版 本 中 从 M-Files 打 开 您 可 以 直 接 从 文 档 库 中 打 开 一 个 文 档 来 阅 读 或 编 辑 如 果 您 使 用 几 个 文 档 库, 用 从 M-Files 中 打 开 功 能 来 选 择 目 标 文 档 库 文 件 菜 单 和 Office 菜 单 也 包 含 有 这 个 功 能 保 存 到 M-Files 保 存 是 保 存 一 个 新 的 或 编 辑 过 的 文 档 到 M-Files 中 的 最 便 捷 的 方 式 当 您 将 文 档 直 接 保 存 到 M-Files, 打 开 文 档 卡 进 行 编 辑, 就 如 同 在 M-Files 的 客 户 端 创 建 一 个 新 文 档 更 多 信 息 请 参 阅 新 建 文 档 如 果 您 使 用 几 个 文 档 库, 在 保 存 子 菜 单 中 选 择 目 标 文 档 库 此 功 能 也 包 含 在 文 件 菜 单 和 Office 菜 单 中 浏 览 M-Files 您 也 可 以 打 开 M-Files 的 用 户 界 面 如 果 被 打 开 的 文 件 在 M-Files 中,Explore M-Files 功 能 使 文 件 在 M-Files 中 显 示, 这 让 执 行 M-Files 的 其 他 功 能 更 加 容 易 ( 例 如, 通 过 电 子 邮 件 复 制 或 发 送 一 个 链 接 ) 签 出 签 出 功 能 检 索 出 以 只 读 方 式 打 开 的 文 档 这 个 功 能 把 文 档 从 只 读 模 式 转 换 为 编 辑 模 式 如 果 该 文 档 在 只 读 模 式 下 被 编 辑, 并 且 执 行 了 签 出 功 能, 所 有 修 改 都 会 丢 失 取 消 签 出 取 消 签 出 功 能 关 闭 当 前 文 档, 取 消 迁 出, 且 不 保 存 更 改 如 果 执 行 取 消 签 出 功 能 是 基 于 已 被 编 辑 的 文 件, 在 取 消 签 出 之 后 的 所 有 修 改 都 会 丢 失 注 : 取 消 签 出 不 能 用 在 一 个 多 文 件 文 档 的 单 个 文 件 在 这 种 情 况 下, 函 数 不 是 在 M-Files 菜 单

92 比 较 应 用 比 较 功 能, 当 前 文 档 的 内 容 可 以 与 该 文 档 的 前 期 版 本 进 行 比 较 比 较 功 能 打 开 该 文 档 的 版 本 历 史, 它 们 让 您 可 以 选 择 前 期 版 本 与 当 前 版 本 进 行 比 较 变 化 的 内 容 会 一 目 了 然 插 入 属 性 更 多 的 信 息, 请 参 阅 插 入 M-Files 属 性 属 性 更 多 信 息, 请 参 阅 M-Files 属 性 M-Files 属 性 插 入 M-Files 属 性 M-Files 属 性 在 M-Files 中 定 义 的 文 档 属 性 也 可 以 通 过 属 性 功 能 在 Word, Excel and PowerPoint 中 显 示 这 个 功 能 可 以 在 M-Files 菜 单 中 找 到 文 档 属 性 可 编 辑, 保 存 为 在 M-Files 菜 单 中 欲 了 解 更 多 信 息, 请 参 阅 文 档 属 性 图 1 通 过 属 性 功 能 打 开 的 元 数 据 卡 与 M-Files 中 的 元 数 据 相 同

93 插 入 M - Files 属 性 通 过 应 用 插 入 属 性 功 能, 存 储 在 M-Files 中 的 文 档 元 数 据 也 可 以 插 入 文 档 中 您 可 以 在 Word,Excel 和 PowerPoint 中 设 置 文 本 字 段 或 单 元 格, 而 在 Word,Excel 和 PowerPoint 中, 选 定 的 M-Files 属 性 会 自 动 填 加 例 如, 您 可 以 从 文 档 属 性 中 选 择 一 个 客 户 的 名 字 和 地 址 插 入 建 议 书 中 作 为 收 件 人 的 联 系 信 息 其 它 M-Files 属 性 也 可 以 类 似 的 方 式 添 加 例 如, 插 入 您 建 议 的 文 档 名 称 作 为 求 职 信 的 标 题, 或 将 产 品 信 息 添 加 到 建 议 书 中 应 用 属 性 功 能, 在 Word Excel 或 PowerPoint 中 处 理 文 档 时 也 可 以 编 辑 文 档 元 数 据 更 多 信 息 请 参 阅 M-Files 属 性 注 : 在 PowerPoint 中, 插 入 属 性 功 能 只 包 含 中 2007 和 2010 版 本 中 图 1 利 用 插 入 属 性 功 能 可 以 插 入 任 何 您 想 要 的 M-Files 属 性 到 文 档 中