政府檔案處首份年報 處長緒言 這是政府檔案處編撰的首份年報 檔 案 處 隸 屬 政 務 司 司 長 辦 公 室 轄 下 行 政 署 像 我 們 這 樣 的 小 型 辦 事 處 一 般 不 會 編 撰 年 報 由 於 我 們 的 服 務 面 向 公 眾 因 此 我 們 踏 出 了 第 一 步 希 望

Transcription

1 年 報 致力成為香港具領導地位 2014 藏品最富啓發性及多元豐富的 公共檔案館 並在數碼時代 為香港文獻遺產的保存和推廣 工作作出卓越貢獻 政 府 檔 案 處 香港特別行政區政府

2 政府檔案處首份年報 處長緒言 這是政府檔案處編撰的首份年報 檔 案 處 隸 屬 政 務 司 司 長 辦 公 室 轄 下 行 政 署 像 我 們 這 樣 的 小 型 辦 事 處 一 般 不 會 編 撰 年 報 由 於 我 們 的 服 務 面 向 公 眾 因 此 我 們 踏 出 了 第 一 步 希 望 藉 着 此 年 報 提 高 透 明 度 讓 公 眾 了 解 不 同 範 疇 的 檔 案 管 理 工 作 以 及 我 們 收 藏 的 歷 史 檔 案 檔 案 處 於 2014 年 經 歷 了 不 少 重 要 事 件 首 先 申 訴 專 員 就 香 港 的 公 共 檔 案 管 理 進 行 了 主 動 調 查 與 此 同 時 法 律 改 革 委 員 會 亦 就 檔 案 法 進 行 研 究 這 些 事 件 正 好 為 我 們 締 造 契 機 讓我們深入反思業務運作 務求不斷的改進 我 欣 然 向 各 位 報 告 我 們 在 全 體 同 事 的 努 力 下 於 2014 年 制 訂 了 檔 案 處 的 理 想 使 命 及 信 念 我 會 在 年 報 的 第 二 章 與 各 位 分 享 有 關 內 容 此 外 我 們 已 於 年 內 將 電 子 檔 案 保 管 系 統 的 計 劃 付 諸 實 行 現 在 我 們 對 推 行 同 類 項 目 所 需 的 準 備 工 作 以 及 實 施 階 段 所 面 對 的 挑 戰 都 有 了 親 身 經 驗 我 們 現 將 這 工 作 成 果 作 為 範 本 向 其 他 政 府 部 門 展 示 藉 以 鼓 勵它們採用電子檔案保管系統 本年報也介紹了政府內部有關檔案管理工作的主要統計資 料 以 及 歷 史 檔 案 館 的 藏 品 以 助 公 眾 人 士 更 了 解 香 港 歷 史 檔案工作的面貌 本 人 謹 此 希 望 各 位 翻 閱 本 處 首 份 年 報 時 能 找 到 箇 中 樂 趣 政府檔案處處長 杜式雄 i

3 目錄 政府檔案處首份年報 處長緒言 i 目 錄... ii 第 一 章 概 覽... 1 第 二 章 關 於 我 們... 4 關於政府檔案處 4 我們的理想 使命及信念 5 我們的組織架構 7 我 們 的 團 隊 14 我 們 的 設 施 17 第 三 章 我 們 的 工 作...24 服 務 承 諾 和 指 標 24 歷 史 檔 案 25 查 閱 檔 案 28 保 存 和 修 復 34 良 好 檔 案 管 理 作 業 方 法 37 對 決 策 局 部 門 的 支 援 38 對 公 營 機 構 的 支 援 42 教 育 節 目 計 劃 簡 介 43 在 政 府 檔 案 處 推 行 電 子 檔 案 保 管 系 統 47 附 頁...49 ii

4 第一章 概覽 2014 年 對 檔 案 處 而 言 既 是 充 滿 挑 戰 又 是 收 穫 豐 碩 的 一 年 檔 案 處 進 入 電 子 檔 案 管 理 的 時 代 亦 是 首 批 運 用 最 先 進 的 資 訊 科 技 來 管 理 內 部 的 紙 本 及 電 子 檔 案 的 決 策 局 部 門 在 政 府 內 部 改 善 檔 案 管 理 工 作 方 面 我 們 繼 續 維 持 一 貫 動 力 甚 至在多個範疇上更加快了步伐 因 應 2014 年 3 月 申 訴 專 員 在 香 港 的 公 共 檔 案 管 理 主 動 調 查 報 告 中 提 出 的 意 見 及 建 議 檔 案 處 已 落 實 一 連 串 的 改 善 措 施 其 內 容 將 於 本 年 報 各 章 節 再 作 介 紹 與 此 同 時 香 港 法 律 改 革 委 員 會 繼 續 檢 討 現 時 有 關 管 理 保 存 及 取 閱 政 府 或 公 共 檔 案的機制 以考慮改革的需要 並在有需要時提出合適建 議 在 下 文 各 段 我 們 會 簡 介 檔 案 處 在 2014 年 的 主 要 工 作 隨 著 市 民 大 眾 對 政 府 公 開 透 明 和 問 責 的 表 現 期 望 日 殷 檔 案 管 理 所 扮 演 的 角 色 亦 變 得 更 為 重 要 為 顯 示 政 府 實 施 良 好 檔 案 管 理 及 保 存 歷 史 檔 案 的 決 心 檔 案 處 於 2009 年 推 出 了 多 項 強 制 性 規 定 制 訂 相 關 標 準 供 各 決 策 局 部 門 依 循 檔 案 處 其 後 又 發 布 了 多 份 新 編 刊 物 指 引 及 通 告 藉 此 協 助 政 府 僱 員 實 行 檔 案 管 理 的 良 好 作 業 方 法 就 此 各 決 策 局 部 門 已 提 高 優 先 次 序 和 增 撥 更 多 資 源 以 加 強 檔 案 管 理 工 作 檔案處作為制訂和推行有關檔案管理及歷史檔案管理政策 和 計 劃 的 中 央 機 關 一 直 為 各 決 策 局 部 門 提 供 意 見 和 支 援 1

5 2014 年 我 們 舉 辦 了 約 90 項 培 訓 活 動 為 超 過 名 政 府 人 員 提 供 不 同 檔 案 管 理 工 作 範 疇 的 訓 練 以 及 協 助 不 同 的 決 策 局 部 門 推 行 本 身 的 檔 案 管 理 計 劃 及 培 訓 活 動 同 年 我 們 邀 請 了 約 60 個 公 營 機 構 參 與 研 討 會 藉 此 鼓 勵 他 們 採 納 政 府 的 標 準 和 要 求 以 及 呼 籲 他 們 向 歷 史 檔 案 館 捐 贈 有 歷 史 價值的檔案作永久保存 在宣傳歷史檔案藏品方面 我們 舉 辦 了 專 題 展 覽 郵 服 背 後 在收集新藏品方面 我們增加了 近 600 直 線 米 的 歷 史 檔 案 當 中 包括來自不同決策局 部門的 政府宣傳短片 照片和檔案 以 展覽 郵服背後 及從英國國家檔案館購置英國 外交及聯邦事務部和英國其他辦事處的一些檔案的數碼化 複 本 在 2014 年 我 們 亦 加 強 了 宣 傳 推 廣 在 本 處 以 外 的 場 地 舉 辦 展 覽 並 透 過 改 善 網 站 加 強 公 眾 意 識 好 讓 巿 民 善用檔案處的歷史文獻 在 保 存 檔 案 及 檔 案 數 碼 化 方 面 我 們 已 進 一 步 利 用 實 時 無 線 環 境 記 錄 系 統 監 察 非 常 用 檔 案 的 貯 存 庫 並 成 功 為 香 港 歷 史 檔 案 大 樓 設 置 防 止 白 蟻 侵 襲 屏 障 此 外 我 們 已 着 手 為 新 近收集的歷史檔案進行數碼化工作 除 上 述 的 挑 戰 及 工 作 外 我 們 也 非 常 明 瞭 數 碼 世 界 正 不 斷 改 變 我 們 的 工 作 模 式 今 天 由 於 推 行 電 子 政 府 措 施 以 及 普 遍 應 用 資 訊 科 技 和 聯 網 電 腦 的 緣 故 開 立 及 收 存 電 子 檔 案 的 數 量 也 越 來 越 多 有 見 及 此 檔 案 處 一 直 與 政 府 資 訊 科 技 總 監 辦 公 室 和 效 率 促 進 組 攜 手 合 作 鼓 勵 更 多 決 策 局 部 門 加 強 電 子 檔 案 管 理 並 採 用 電 子 檔 案 保 管 系 統 本 處 人 員 除 了 2

6 在 檔 案 處 成 功 推 行 電 子 檔 案 保 管 系 統 外 亦 制 訂 了 相 關 的 作 業方法和指引 協助各決策局 部門推行電子檔案保管系 統 在 這 年 報 我 們 會 與 各 位 分 享 檔 案 處 於 2015 年 2 月 向 本 處 全 體 同 事 公 布 新 制 訂 的 理 想 使 命 及 信 念 3

7 第二章 關於我們 關於政府檔案處 檔 案 處 在 管 理 香 港 特 別 行 政 區 政 府 的 記 錄 資 訊 方 面 肩 負 著 重 要 的 角 色 檔 案 處 隸 屬 政 務 司 司 長 辦 公 室 轄 下 的 行 政 署 部門首長為行政署長 自 1989 年 創 立 以 來 檔 案 處 ( 英 文 原 來 名 稱 Government Records Service Division 於 2003 年 2 月 重 組 後 改 為 Government Records Service)一 直 負 責 保 存 政 府 歷 史 檔 案 制 訂 執 行和監察有關管理政府檔案的政 策 和 要 求 檢 討 檔 案 管 理 的 作 業 方 法 就 檔 案 管 理 的 工 作 給 予 意 見 以及提供辦公室以外的檔案中心 服 務 檔 案 處 亦 建 立 了 一 套 檔 案 管 理 及 保 存 制 度 讓 各 決 策 局 部 門 能按各自的目標管理資訊資源 我們將在本章向讀者介紹我們的 檔案處標誌為文件 夾上有一朶香港的 市 花 洋 紫 荊 代 表 着 本處保存香港集體 回憶的工作 業務及工作 4

8 我們的理想 使命及信念 我們的理想 致 力 成 為 香 港 具 領 導 地 位 藏 品 最 富 啓 發 性 及 多 元 豐 富 的 公 共 檔 案 館 並 在 數 碼 時 代 為 香 港 文 獻 遺 產 的 保 存 和 推 廣 工 作 作出卓越貢獻 我們的使命 搜羅完備和多元化的歷史檔案館藏 向使用者提供便捷的歷史檔案館藏查閱服務 運用現代科技 建立數碼檔案庫 向 政 府 各 決 策 局 和 部 門 以 及 公 共 機 構 推 廣 良 好 檔 案 管理做法 為貯存 保存及查閱服務提供先進的設施 加 深 社 會 各 界 對 文 獻 遺 產 的 認 識 和 欣 賞 以 及 推 廣 正 確使用文獻遺產 以及 與其他檔案館建立更緊密的夥伴關係 5

9 我們的信念 環保節約 (G reen ) 透過在政府及公共機構開發和推廣電子檔 備全可靠 (R eliabilit y ) 建立和保存可靠的檔案 支援有根有據的 工作高效 (E ff iciency ) 在檔案管理各方面提供高效服務 取閱方便 (A ccessibilit y ) 令公眾更方便取閱我們的歷史檔案館藏 公開問責 (T ransparency ) 通過良好檔案管理做法 令政府更公開和 案管理 提高環保意識 決策過程 以及推廣香港的文獻遺產 問責 6

10 我們的組織架構 政務司司長辦公室 政府檔案處處長 歷史檔案館 檔案保存及 修復服務組 檔案系統 發展組 檔案管理及 行政組 檔案主任 (歷 史 檔 案 ) 檔案保存及 修復主任 總行政主任 (檔 案 系 統 發 展 ) 總行政主任 (檔 案 管 理 及 行政) 藏品管理 保存和修復 歷史檔案及 圖書藏品 電子檔案管理 檔案管理 培訓 諮詢和 檢討服務 歷史檔案和其 他藏品的公共 查閱和 參考諮詢服務 政府縮微 服務中心 發展檔案分類 制度 檔案中心服務 制訂管理資料 記錄的新措施 檔案處 內部行政 歷史文獻的 公眾推廣 政府檔案處處長 政 府 檔 案 處 處 長 為 檔 案 處 的 首 長 負 責 監 督 和 指 導 本 處 的 運 作 事 宜 本 處 由 四 個 組 別 組 成 分 別 為 歷 史 檔 案 館 檔 案 保 存及修復服務組 檔案系統發展組 以及檔案管理及行政 組 7

11 歷史檔案館 歷史檔案館是香港特別行政區政府永久歷史檔案的中央貯 存 庫 負 責 蒐 集 本 港 的 歷 史 檔 案 供 公 眾 查 閱 該 館 珍 藏 了 豐 富 的 歷 史 文 獻 包 括 文 件 照 片 影 片 海 報 及 其 他 可 追 溯 香 港 管 治 和 發 展 過 程 的 檔 案 該 館 的 藏 品 可 供 閱 覽 但 使 用者必須遵守某些規則 使檔案受到保護 歷史檔案館履行以下各項有 關歷史檔案的主要職能 鑑定和登錄 整理和著錄 公共推廣 以及 參考服務 歷 史 檔 案 館 鑑 定 政 府 檔 案 評 估 其 歷 史 價 值 從 而 挑 選 檔 案 移 交 該 館 作 永 久 保 存 歷 史 檔 案 館 會 整 理 這 些 檔 案 為 其 著 錄 並製作藏品清單 檢索 工具 指引及索引 方便使 用者尋找與其研究相關的材 料 為配合問責的原則 歷 史檔案館已就鑑定 移交 整理歷史檔案及為其著錄工 作實施統一的程序 該館亦 有 在 香 港 歷 史 檔 案 大 樓 提 供 參 考 服 務 使 用 者 可 透 過 綜 合 資 訊 檢 索 系 統 (Integrated Information Access System (IIAS)) 和檔案處網頁上的其他可用資源 搜尋館藏的資料 8

12 歷 史 檔 案 館 亦 肩 負 公 共 推 廣 服 務 的 工 作 當 中 包 括 舉 辦 展 覽 會 研 討 會 工 作 坊 參 觀 和 其 他 教 育 活 動 該 館 並 設 立 了 網 頁 和 網 上 教 學 資 源 庫 鼓 勵 學 生 利 用 歷 史 檔 案 學 習 新 高 中 課程 該館在過去一年亦多次舉辦學校講座及其他公眾活 動 歷 史 檔 案 館 也 負 責 管 理 政 府 刊 物 中 央 保 存 圖 書 館 館 藏 包 括 經 過 挑 選 的 政 府 刊 物 報 告 和 印 刷 品 等 以 保 存 本 地 文 獻 遺 產 檔案保存及修復服務組 檔 案 保 存 及 修 復 服 務 組 提 供 支 援 服 務 協 助 保 存 及 修 復 歷 史 檔 案 當 中 包 括 攝 影 縮 微 膠 卷 製 作 書 本 裝 訂 環 境 監 控 以及處理 維修和修復容易和已遭損毀的檔案 該 組 負 責 確 保 存 放 檔 案 和 館 藏 的 環 境 安 全 穩 定 以 及 負 責 管 理 檔 案 處 的 設 施 包 括 本 處 建 築 物 內 的 貯 存 空 間 員 工 辦 公 室 和 公 共 地 方 該 組 亦 負 責 維 修 設 施 監 察 環 境 狀 況 並 就 空間和設施的需要及相關方案進行評估 9

13 檔 案 保 存 及 修 復 服 務 組 同 時 負 責 政 府 縮 微 服 務 中 心 的 運 作 該 中 心 會 為 政 府 各 決 策 局 部 門 製 作 縮 微 膠 卷 以 及 支 援 政 府為歷史檔案攝製縮微膠卷的需要 此 外 具 歷 史 價 值 的 檔 案 一 經 歷 史 檔 案 館 挑 選 便 會 交 由 檔 案 保 存 及 修 復 服 務 組 負 責 監 督 其 數 碼 化 的 工 作 該 組 會 將 數 碼 化 的 工 序 外 判 予 合 適 的 承 辦 商 並 進 行 監 察 以 確 保 質 素 維持於可接受的水平 檔案保存及修復服務組每年都會在香港歷史檔案大樓的展 覽 室 設 置 展 品 當 歷 史 檔 案 館 選 定 展 覽 主 題 故 事 情 景 和 展 覽 文 字 後 檔 案 保 存 及 修 復 服 務 組 便 會 在 篩 選 名 單 中 挑 選 可 以展出的展品 從而設計展覽的布局及裝設展品 檔案系統發展組 根 據 政 府 資 訊 科 技 總 監 辦 公 室 於 2011 年 5 月 頒 布 的 政 府 電 子 資 料 管 理 策 略 各 決 策 局 部 門 應 把 電 子 檔 案 管 理 列 作 電 子 資 料 管 理 中 不 可 或 缺 的 一 部 份 並 藉 着 推 行 電 子 檔 案 保 管 系統 在政府推展電子檔案管理 檔案系統發展組負責制訂 檔 案 管 理 標 準 最 佳 作 業 方 法 及 指 引 以 支 援 政 府 全 面 推行電子檔案管理和電子 檔 案 保 管 系 統 該 組 亦 會 支 援及協助各決策局 部門 開發或採用電子檔案保管 系統 10

14 電 子 檔 案 管 理 是 指 利 用 電 子 系 統 (即 電 子 檔 案 保 管 系 統 ) 把 檔 案 管 理 的 原 則 應 用 於 檔 案 管 理 的 工 作 上 電 子 檔 案 保 管 系 統 是 一 套 為 檔 案 管 理 而 設 的 電 腦 系 統 功 能 包 括 收 納 組 織 分 類 以 及 管 理 電 子 及 非 電 子 檔 案 的 開 立 貯 存 檢 索 分 發 維 護 使 用 存 廢 及 保 存 該 系 統 支 援 檔 案 經 理 檔 案 管 理 人 員 及 檔 案 使 用 者 讓 他 們 更 有 效 快 捷 地 履 行 日 常 的 檔 案管理職能和使用檔案 檔案系統發展組在政府推廣電子檔案管理和電子檔案保管 系 統 為 決 策 局 部 門 提 供 必 要 的 培 訓 均 扮 演 着 重 要 的 角 色 該 組 又 參 與 政 府 電 子 資 料 管 理 督 導 小 組 的 會 議 就 如 何 妥 善 管理電子檔案及發展和推廣電子政府措施提供意見 為 推 動 各 決 策 局 部 門 遵 從 檔 案 管 理 的 最 佳 作 業 方 法 檔 案 系統發展組負責有關檢討和更新檔案處檔案管理刊物的統 籌 工 作 該 組 亦 會 就 保 護 極 重 要 檔 案 的 事 宜 向 各 決 策 局 部 門提供意見 檔案管理及行政組 檔 案 管 理 及 行 政 組 制 訂 全 面 的 檔 案 管 理 系 統 並 監 察 該 系 統 的 推 行 情 況 務 求 令 檔 案 管 理 工 作 變 得 更 為 有 效 快 捷 該 組 向 政 府 各 決 策 局 部 門 提 供 培 訓 諮 詢 檢 討 及 檔 案 中 心 服 務 並為檔案處轄下各辦事處提供行政支援 培 訓 和 諮 詢 小 組 向 各 決 策 局 部 門 提 供 培 訓 及 諮 詢 服 務 協 助他們有效地管理政府檔案及實施有關的政策 指引和程 序 11

15 培訓和諮詢小組的服務範圍如下 為不同職級的檔案管理 人員策劃 制訂及舉辦 不同類型的常規政府檔 案管理培訓課程 讓他 們能更有效快捷地履行 檔案管理職務 按需要為各決策局 部門舉辦專題檔案管理培訓課程 或研討會 以及 就 檔 案 管 理 事 宜 進 行 研 究 並 向 各 決 策 局 部 門 提 供 意 見及建議 以及協助他們落實有關建議 檔案管理檢討小組負責檢討各決策局 部門有關檔案管理 的 作 業 方 法 從 而 評 估 各 決 策 局 部 門 遵 從 檔 案 管 理 的 強 制 性規定和採納良好作業方法的情況 以及提出可改善的地 方 檔案中心服務小組協助各決策 局 部門處置非常用檔案 並 提供中央檔案暫存設施 供各 決策局 部門存放非常用檔案 以符合成本效益 檔案中心服務小組的服務範圍 如下 12

16 在 諮 詢 檔 案 處 其 他 組 別 後 批 核 檔 案 存 廢 期 限 表 1 審 批 政 府 檔 案 的 存 廢 並 在 有 需 要 時 諮 詢 檔 案 處 其 他 組 別 以及 提供非常用檔案的中央暫存服務 行政服務小組為檔案處轄下各辦事處有效地提供下列行政 服務 人力資源管理 財務管理 採購事務 區域網絡管理 以及 物業及樓宇管理 1 檔 案 存 廢 期 限 表 是 一 間 機 構 就 其 檔 案 系 列 制 訂 的 文 件 用 以 有 系 統 地 列 明 或 說 明 檔 案 在 保 管 保 存 期 和 最 終 處 置 方 面 的 安 排 政 府 各 決 策 局 部 門 制 訂 此 等 存廢期限表時 應取得政府檔案處處長的同意 13

17 我們的團隊 截 至 2014 年 12 月 31 日 檔 案 處 共 有 106 名 人 員 他 們 分 別 來 自 不 同 的 公 務 員 職 系 為 政 府 更 妥 善 管 理 檔 案 及 歷 史 檔 案共同努力 檔案主任職系 1 名檔案主任 5 名高級助理檔案主任 11 名 助 理 檔 案 主 任 所 有 檔 案 主 任 職 系 的 人 員 均 取 得 歷 史 歷 史 檔 案 及 檔 案 管 理 圖 書 館 學 或 政 治 科 學 等 科 目 的 碩 士 學 位 高 級 助 理 檔 案 主 任 或 以 上 級 別 的 人 員 更 已 取 得 歷 史 檔 案 及 檔 案 管 理 的 深 造 文 憑 及 獲 得 相 關 科 目 的 專 業 培 訓 新 入 職 的 助 理 檔 案 主 任 會 獲 提 供 內 部 培 訓 他 們 並 須 在 服 務 滿 一 年 後 通 過 能 力 測 試 考 核 形 式 包 括 筆 試 和 實 習 試 測 試 及 格 後 他 們 須 修 讀 有 關 歷 史檔案及檔案管理的深造課程 14

18 館長職系 1 名館長 2 名二級助理館長 康 樂 及 文 化 事 務 署 署 長 轄 下 的 館 長 職 系 人 員 主 要 分 為 四 個 組 別 包 括 藝 術 文 物 修 復 歷 史 及 科 學 派 駐 檔 案 處 的 人 員 來 自 文 物 修 復 組 主 要 參 與 有 關 處 理 識 別 檢 驗 及 修 復 歷 史 檔 案 和 圖 書 館 藏 品 及 展 品 借 用 方 面 的 工 作 歷 史 檔 案 貯 存 和 展 覽 場 地 的 環 境 監 控 項 目 以 及 就 保 存 藏 品 制 訂 預 防 性 的保護措施 行政主任職系 1 名首席行政主任 2 名總行政主任 6 名高級行政主任 5 名一級行政主任 6 名二級行政主任 行 政 主 任 是 專 業 的 管 理 人 員 專 責 辦 公 室 行 政 人 事 系 統 及 資 源 管 理 的 工 作 其 眾 多 不 同 職 務 中 包 括 檔 案 管 理 及 監 督 各 決 策 局 部 門 檔 案 室 的 運 作 事 宜 憑 藉 專 門 的 行 政 經 驗 以 及 獲 派 至 不 同 的 決 策 局 部 門 所 積 累 的 豐 富 知 識 行 政 主 任 成 為 了 一 支 靈 活 變 通 多 才 多 藝 的 團 隊 履 行 各 項 與 檔 案 管理相關的不同職務 15

19 圖書館館長職系 2 名圖書館館長 圖 書 館 館 長 具 備 圖 書 館 學 的 專 門 知 識 主 要 獲 派 管 理 圖 書 館 的服務 圖書館館長職系由康樂及文化事務署署長管理 文書及其他職系 64 名 人 員 包 括 高 級 文 書 主 任 文 書 主 任 助 理 文 書 主任 文書助理 二級私人秘書 高級攝影員 一 級 攝 影 員 二 級 攝 影 員 一 級 攝 影 技 術 員 和 二 級 工人 16

20 我們的設施 位 於 九 龍 觀 塘 翠 屏 道 13 號 的 香 港 歷 史 檔 案 大 樓 於 1997 年 啓 用 是 一 座 專 門 為 收 藏 歷 史 檔 案 而 興 建 的 大 樓 提 供 永 久 和合適的環境以保存歷史檔 案 及 圖 書 館 藏 品 除 歷 史 檔 案 庫 外 大 樓 並 設 有 修 復 檔 案 實 驗室 先進的數碼影像器材 縮微攝影機和膠卷沖印設施 為保存歷史檔案及圖書館藏 品提供支援 控制所有貯存庫環境狀況的 空 氣 調 節 系 統 包 括 抽 濕 機 空氣處理機組和加濕器 歷史檔案及圖書館藏品 貯存庫 所有歷史檔案及圖書館藏品 貯 存 庫 的 環 境 狀 況 均 由 一 套 實時環境數據記錄系統作全 日 24 小 時 的 嚴 密 監 察 該 系 統會對比預設溫度和相對濕 度 然 後 按 錄 得 的 環 境 數 據 調 校 空 氣 調 節 系 統 貯 存 庫 內 的 所 有 光 源 均 不 含 紫 外 線 以 減 電腦控制的空氣調節系統及 低光線對藏品的侵害 所有貯存庫的環境狀況會由 獨立的無線實時環境數據記 錄系統監察 17

21 蟲害是保存歷史檔案的常 所有貯存庫 見問題 因此香港歷史檔 均已鋪設惰 案大樓實施一套綜合蟲害 性物料及塗 防治方案 所有移交香港 層堅固的地 歷史檔案大樓的檔案 均 板 會經過檢查以鑑別有否出 現蟲害的迹象 如發現可 疑 物 品 這 些 檔 案 須 接 受 滅 蟲 處 理 以 缺 氧 氮 氣 除 蟲 香 港 歷史檔案大樓本身 則利用昆蟲誘捕器和藥餌防治蟲害 針 對 火 警 風 險 貯 存 庫 裝 設 FM200 滅火系統而非灑水系統 該系統只 要在空氣中噴出氣體便可消滅火 種 同時避免灑水對歷史檔案造成 破壞 所有貯存庫均裝設 FM200 滅 火 系 統 香港歷史檔案大樓的閱覽室 展覽室及演講廳 我們歡迎訪客使用我們的閱覽室 查閱歷史檔案及其他資 料 載有搜尋目錄的個人電腦 閱覽室 18

22 該 閱 覽 室 的 設 計 是 專 為 訪 客 提 供 合 適 環 境 以 便 對 檔 案 處 的 歷 史 檔 案 藏 品 進 行 研 究 閱 覽 室 開 放 時 間 為 星 期 一 至 星 期 五 上 午 9 時 至 下 午 5 時 45 分 公 眾 假 期 除 外 閱 覽 室 設 有 30 個 座 位 及 配 備 以 下 設 施 供 訪 客 使 用 載有搜尋目錄的個人電腦 7部 連接互聯網的個人電腦 1部 影印機 1部 視聽播放器材 2部 縮微膠卷閱讀機 6部 縮微膠卷硬複本打印機 2部 免費無線網絡 歷史檔案館每年都會在香港歷史 檔案大樓展覽室舉辦主題展覽 介紹珍貴的藏品 題為 郵服背 後 的 展 覽 已 於 2014 年 12 月 揭 幕 另外 相關專題網頁已同時 在網上開設 展覽室 香港歷史檔案大樓特設演講廳 最 多 可 容 納 40 個 座 位 演 講 廳 逢星期五放映專題視像資料 望 夫 石 與 年 代 香 港 演講廳 風貌 供公眾人士觀賞 該專 題視像資料由一些館藏政府新 聞 處 的 影 片 剪 輯 而 成 在 平 日 演 講 廳 亦 會 作 舉 辦 有 關 檔 案 管理的培訓活動或教育工作坊之用 19

23 修復檔案實驗室 修 復 檔 案 實 驗 室 負 責 保 存 及 修 復 具 歷 史 價 值 的 檔 案 其 服 務 包 括 攝 影 縮 微 膠 卷 製 作 書 本 裝 訂 以 及 保 存 容 易 損 毀 和 修復已損毀的檔案 修復檔案 實驗室的 設備 修復實驗室內的 真空吸力修復桌 保護負責清理 發霉藏品人員的 專業抽氣櫃 用以製造純淨水 供修復工序使用的 設置昆蟲誘捕器 以監控蟲害 檢查昆蟲誘捕器 以監控蟲害 離子交換過濾器 平台式微型 縮微攝影機 數碼攝影器材 氮氣滅蟲室 平面藏品用透明膠片超音波封裝 20

24 經 檔 案 保 存 及 修 復 服 務 組 處 理 後 歷 史 藏 品 的 破 損 速 度 會 減 慢 在 現 在 以 至 將 來 仍 可 繼 續 使 用 這 些 工 作 是 依 據 修 復 員 守 則 的 要 求 進 行 以 專 門 的 方 法 處 理 藏 品 盡 量 減 少 對 原 件 的 干 擾 並 會 把 所 有 程 序 記 錄 下 來 以 作 將 來 參 考 之 用 政府縮微服務中心 檔案保存及修復服務組轄下的政府縮微服務中心 獲 ISO 9001:2008(質 量 管 理 體 系 )認 證 並 採 用 了 美 國 國 家 標 準 學 會 (American National Standards Institution (ANSI) )及 資 訊 影 像 管 理 協 會 (Association for Information and Image Management (AIIM))所 頒 布 的 標 準 以 製 作 高 質 素 的 縮 微 膠 卷 中 心 具 備 完 善 的 品 質 管 理 系 統 和 一 群 專 業 的 攝 影 員 致 力為各決策局 部門提供以客為本和質素至上的縮微服 務 政府縮微服務中心的器材 輪轉式縮微攝影機 縮微膠卷沖洗機 縮微膠卷複印器 縮微膠卷高速掃描器 使用密度計以確保 以 亞 甲 藍 法 測 試 ( M et hy len e Blu e T est ) 縮微膠卷的品質 經沖洗後的縮微膠卷以確保品質 21

25 檔案中心 檔案管理及行政組轄 下的檔案中心服務小 組負責管理兩個檔案 中 心 就 非 常 用 檔 案 提 供具成本效益的中央 暫 存 服 務 免 除 各 決 策 局 部門以昂貴的辦 公地方及器材保存檔 屯門檔案中心及吉田大厦檔案中心 案 兩 個 檔 案 中 心 位 於 屯 門 總 樓 面 面 積 達 平 方 米 存 放 量 達 直 線米 檔案中心服務小組專責執行以下的職能 工作 接收和處理各決策局 部門移 交的非常用檔案 以節約和有效的方法貯存 保 存及保護非常用檔案 貯存設施 為使用貯存服務的決策局 部門提供 參考和檢索檔案服務 以及 根據已獲批的檔案存廢期限表安排處 置檔案 保安控制 22

26 檔 案 中 心 配 備 各 式 各 樣 的 設 施 為 各 決 策 局 部 門 提 供 優 質 的 貯 存 服 務 例 如 保 險 庫 空 調 機 活 動 式 檔 案 架 環 境 感 應 器 及 抽 濕 器 為 維 持 一 個 穩 定 的 環 境 以 貯 存 非 常 用 檔 案 檔 案 中 心 會 實 施 嚴 格 的 環 境 監 控 檔 案 保 存 及 修 復 服 務 組 會 定 期 分 析 感 應 器 收 集 的 環 境 數 據 如 發 現 異 常 情 況 會 即 時 採取修正行動 各決策局 部門可在有需要時索閱貯存於檔案中心的非常 用檔案 檔案中心設有閱覽室供查閱檔案之用 環境監控 23

27 第三章 我們的工作 服務承諾和指標 2014 年 檔 案 處 的 服 務 承 諾 和 指 標 如 下 年 的 服務承諾 指標 目標 在兩小時內向閱覽室使用者 90% 工作成績 100% 95% 100% 100% 100% 訪客人數 查詢數目 參觀次數 展覽 提供所需的檔案和圖書館資 料 2 在五個工作天內審批使用版 權屬政府的歷史檔案館藏 品 作 出 版 或 製 作 用 途 的 申 請 3 在五個工作天內審批香港市 民提出的團體參觀申請 4 搜集歷史檔案 直線米 5 為 公 眾 提 供 查 閱 和 研 究 服 務 6 進行部門檔案管理研究 檢 討 24

28 年 的 服務承諾 指標 目標 為部門檔案經理及其助理提 工作成績 % 97.3% 供 有 關 檔 案 管 理 的 訓 練 (出 席 人數) 8 刊 印 檔 案 管 理 指 引 手 冊 及 通 訊 9 為非常用的政府檔案提供暫 存 設 施 (以 使 用 率 計 算 ) 10 為其他決策局 部門把檔案 製 成 縮 微 膠 卷 (影 像 數 目 ) 歷史檔案 歷史檔案庫存 歷 史 檔 案 館 約 有 個 政 府 歷 史 檔 案 類 別 這 些 檔 案 來 自 超 過 100 個 決 策 局 部 門 辦 公 室 或 機 構 貯 存 於 不 同 格 式 包 括 案 卷 項 裝 訂 本 檔 案 項 地 圖 與 圖 則 項 照 片 項 與 視 聽 資 料 項 以 及 縮 微 資 料 項 合 共 長 度 約 直 線 米 項 檔案處貯存的歷史檔案包括各種媒體和格式 概述如下 來 自 超 過 100 個 不 同 決 策 局 部 門 辦 公 室 或 機 構 的 政 府 歷 史 檔 案 長 度 約 直 線 米 這 些 政 府 歷 史 檔 案 25

29 包括由十九世紀四十年代至現在的紙本檔案 裝訂本 地圖與圖則 照片 影片 錄影帶和電腦磁碟 以及 來 自 與 香 港 歷 史 和 發 展 有 關 的 公 共 機 構 私 營 機 構 和 個 人 的 非 政 府 檔 案 長 度 超 過 300 直 線 米 檔案處的歷史檔案數量按類別分列如下 歷史檔案庫存 (檔案數量) 照片 % 縮微資料 % 視聽資料 % 案卷 % Files 案卷 裝訂本檔案 Bound volume records 地圖與圖則 Maps and plans Microforms 縮微資料 Photographics 照片 地圖與圖則 % 裝訂本檔案 % 視聽資料 materials Audio-visual 檔案鑑定 檔 案 處 鑑 定 政 府 檔 案 以 確 定 哪 些 檔 案 具 有 歷 史 價 值 和 應 作 永 久 保 存 哪 些 可 予 銷 毀 由 於 檔 案 鑑 定 是 評 估 政 府 檔 案 的 歷 史 價 值 的 重 要 程 序 檔 案 處 非 常 重 視 這 項 工 作 我 們 採 用 一 套 鑑 定 指 引 它 是 基 於 一 些 主 要 的 檔 案 鑑 定 理 論 和 其 他 地 區 的 經 驗 而 制 訂 的 檔 案 處 的 檔 案 主 任 職 系 人 員 會 根 據 這 些 指 引 仔 細 研 究 有 關 檔 案 以 確 定 該 檔 案 是 否 具 有 歷 史 價 值 讓檔案處作永久保存 26

30 收集歷史檔案 檔 案 處 從 政 府 機 構 收 集 具 有 歷 史 價 值 的 檔 案 作 永 久 保 存 這 些 獲 鑑 定 具 有 歷 史 價 值 的 檔 案 在 檔 案 存 廢 期 限 表 所 訂 明 的 保存期屆滿後 便會由政府機構移交檔案處 2014 年 共 有 596 直 線 米 的 歷 史 檔 案 移 交 檔 案 處 永 久 保 存 其中一些重要檔案包括 來自行政長官辦公室的行政會議會議記錄和文件 來自政府新聞處有關宣傳聲帶 短片的檔案 來自香港電台的紀錄片電視節目 例如 並無虛言 蛻變中的香港 識析相關 等 來自規劃署有關城市規劃委員會的檔案 來自審計署有關審核帳目是否妥善的工作和衡工量值 式審計工作的檔案 來自路政署有關鐵路系統現代化和電氣化的檔案 來自海事處有關港口管制的檔案 來自教育局有關成人教育和鄉村學校的檔案 來自土木工程拓展署有關荃灣和青衣發展的照片 來自民政事務總署有關西貢和離島地區行政的檔案 來自民航處有關民航法例和統計數字的檔案 來自食物環境衞生署有關 全城清潔運動 的檔案 以 及 來自廉政公署有關 防止貪污條例 和社區關係的檔 案 此 外 檔 案 處 於 2014 年 亦 從 英 國 國 家 檔 案 館 購 入 179 項 有 關香港的歷史檔案數碼化複本 這些檔案主要關於以下主 題 27

31 內地與香港的關係 九龍寨城 香港前途問題 英 國 首 相 於 1982 年 到 訪 中 國 香 港 和 日 本 以 及 越南難民 這 些 購 入 的 數 碼 檔 案 將 於 2015 年 第 二 季 開 放 供 公 眾 閱 覽 查閱檔案 開放予公眾查閱的檔案數目 查 閱 檔 案 處 保 存 的 歷 史 檔 案 受 1996 年 政 府 資 料 檔 案 取 閱 則 例 見 附 件 規 管 一 般 而 言 公 眾 可 查 閱 已 存 在 不 少 於 30 年 或 內 容 曾 獲 刊 載 的 歷 史 檔 案 在 2014 年 新 增 開 放 予 公 眾 查 閱 的 歷 史 檔 案 共 有 項 累 計 總 數 達 項 在 2014 年 新 推 出 的 歷 史 檔 案 包 括 由 二 十 世 紀 六 十 年 代 至 八 十年代的檔案 涵蓋以下主題 土地發展政策 包括工業用地 這 些 檔 案 是 關 於 土 地 發 展 政 策 委 員 會 該 委 員 會 由 時 任 布政司主持 其他科別首長和地政總署署長出席 討論 議 題 包 括 與 規 劃 土 地 和 屋 宇 事 宜 有 關 的 政 策 和 程 序 以 及全港發展策略 例如 參考職位數額 區內職位能否自 給 自 足 和 行 業 流 動 等 因 素 運 用 土 地 以 作 交 通 專 上 教 育 主要基建項目 港口發展策略 以及地區發展的用途 28

32 這 些 檔 案 亦 包 括 有 關 地 區 發 展 海 港 填 海 及 市 區 發 展 研 究 有 關 北 大 嶼 山 發 展 的 調 查 報 告 重 新 規 劃 工 業 用 地 以及規劃標準和指引 工業和經濟發展 這 些 檔 案 包 括 工 業 發 展 委 員 會 的 議 程 和 會 議 記 錄 該 委 員 會 由 財 政 司 主 持 就 所 有 工 業 事 宜 勞 工 事 宜 和 紡 織 業 諮 詢 委 員 會 職 權 範 圍 內 的 事 宜 除 外 向 政 府 提 供 意 見 該委員會研究有關本港電子業 工業支援設施 季度和 半 年 度 經 濟 情 況 以 及 內 地 與 香 港 的 經 濟 發 展 尤 其 是 有關港深兩地在陸路交通聯繫 海事聯繫 邊境管制等 方面的港深聯合工作小組 的報告 失業情況 這 類 檔 案 是 關 於 失 業 就 業 情 況 和 本 地 工 業 例 如 成 衣 紡織 電子 塑膠 表現的每月報告 港人對目前經濟 狀況的觀感報告 僱主和僱員對經濟發展的觀感報告 以 及 關 於 失 業 就 業 不 足 情 況 的 定 期 報 告 上 述 報 告 包 括綜合住戶統計調查 傳媒對失業狀況的報導及評論 專上教育 第二間理工學院和第三間大學的選址 這 些 檔 案 是 關 於 第 二 間 理 工 學 院 的 選 址 和 命 名 以 及 第 三 間 大 學 的 選 址 內 容 包 括 土 地 發 展 政 策 委 員 會 就 第 三 間大學選址的會議記錄和文件 非法入境 這些檔案是關於二十世紀八十年代聯合海事行動的會 議 定位和進度報告 行動由水警 英國皇家海軍 啹 喀兵 英軍和皇家香港輔助空軍 聯合進行 目的旨在打 擊來自內地和越南的非法入境人士 29

33 電訊政策 這些檔案包含廣播事務檢討委員會轄下本港需求小組 委 員 會 及 廣 東 話 節 目 小 組 委 員 會 的 會 議 記 錄 廣 播 事 務 檢討委員會的成立目的是審視有關電視和聲音廣播業 的各項事宜 並就業界的未來發展和發牌提出建議 檔 案 亦 包 含 有 關 電 視 觀 眾 意 見 調 查 的 報 告 有 關 本 港 電 視 和 聲 音 廣 播 的 報 告 以 及 討 論 文 件 例 如 有 關 電 視 和 聲 音廣播需求的調查 等 此外 委員會亦討論不同的主 題 包 括 成 立 兒 童 節 目 諮 詢 小 組 違 反 電 視 規 例 的 罰 則 評 估 本 地 人 口 對 電 視 和 聲 音 廣 播 的 未 來 需 求 以 及 監 管 電視廣告等 自置居所 這 些 檔 案 是 關 於 居 者 有 其 屋 計 劃 包 含 規 劃 大 綱 和 報告 以及自置居所工作小組的會議記錄 該工作小組 負 責 檢 討 居 者 有 其 屋 計 劃 私 人 機 構 參 建 居 屋 計 劃 和 中 等 入 息 家 庭 房 屋 計 劃 這 些 檔 案 探 討 不 同 議題 包括售賣屯門美樂花園 房屋項目 中等入 息 家 庭 房 屋 計 劃 申 請 資 格 及 其 公 眾 反 應 該 工 作 小 組 亦成立另一督導小組 負責找出問題和擴展該等計劃 交通政策 包括的士政策和與內地的道路交通聯繫 這 些 檔 案 記 錄 運 輸 政 策 統 籌 委 員 會 的 會 議 該 委 員 會 由 時 任 環 境 司 主 持 負 責 檢 討 和 監 督 內 部 運 輸 政 策 白 皮 書 所載政策的落實 情況 這些檔案包括有關 公共巴 士服務 修訂 條例草案 的討論 有關半山區和中環 交通需求的研究 有關巴士服務 地鐵接駁巴士服務 的 士 使 用 海 底 隧 道 須 付 雙 程 隧 道 費 的 研 究 的 士 檢 討 工 作 小 組 有 關 的 士 服 務 的 會 議 以 及 與 深 圳 代 表 討 論 文 錦 30

34 渡 沙頭角和落馬洲過境安排 過境巴士總站 落馬洲 和沙頭角邊境管制站等的會議 皇室成員到訪 英 國 皇 室 成 員 包 括 英 女 皇 愛 丁 堡 公 爵 威 爾 斯 親 王 安妮公主 雅麗珊郡主 根德公爵和根德公爵夫人 於 二十世紀七十年代和八十年代曾多次到港進行官式訪 問 禮 賓 處 負 責 安 排 和 籌 備 其 到 訪 行 程 並 與 英 國 政 府 港督和其他相關政府部門聯繫 這些檔案包括備忘錄 電報 行動通令 地圖 賓客名單 行程大綱和 簡報撮 要 專門記錄了每次皇室成員到訪背後的行政決定 戴卓爾夫人到訪中國和香港 1984 年 是 本 港 史 上 重 要 的 一 年 中 英 雙 方 於 該 年 簽 署 中 英 聯 合 聲 明 時 任 英 國 首 相 戴 卓 爾 夫 人 於 北 京 簽 署 該 份 聲 明 後 到 港 短 暫 訪 問 負 責 安 排 接 待 外 國 顯 要 和 官員進行官式訪問的禮賓處記錄了戴卓爾夫人到訪的 籌備工作 這些檔案包含一系列的文件 有會議記錄 備忘錄 來自英國外交及聯邦事務部和北京的電報 行 政 局 的 紀 要 行 程 大 綱 和 簡 報 撮 要 多 份 警 察 行 動 訓 令 地圖 傳媒採訪申請計劃和交通安排等 記載了接待首 相到訪的仔細籌劃和安排 查閱申請 檔 案 處 如 接 獲 申 請 查 閱 封 存 不 足 30 年 的 歷 史 檔 案 歷 史 檔 案 館 會 諮 詢 移 交 檔 案 的 決 策 局 部 門 並 鼓 勵 他 們 儘 量 接 納 申 請 決 策 局 部 門 如 認 為 有 關 封 存 檔 案 不 宜 公 開 須 參 考 公 開 資 料 守 則 第 2 部 向 檔 案 處 提 供 原 因 在 2014 年 31

35 檔 案 處 分 別 接 獲 項 就 公 開 檔 案 及 52 項 封 存 檔 案 的 查 閱申請 查閱申請結果如下 年份 申請性質 申請 數目 整項申請 獲批 部分申請 獲批 申請 被拒 公開檔案 (100%) (48.1%) 27 (51.9%) (98.6%) 27 (1.4%) 封 存 檔 案 總數 歷 史 檔 案 館 人 員 會 指 導 和 協 助 使 用 者 從 館 藏 中 找 出 和 查 閱 所 需 的 歷 史 檔 案 使 用 者 又 可 利 用 綜 合 資 訊 檢 索 系 統 搜 尋 檔 案 著 錄 資 料 和 一 些 數 碼 館 藏 查 閱 歷 史 檔 案 是 免 費 的 要 取 得 副 本 作 研 究 和 個 人 學 習 之 用 則 可 利 用 收 費 的 複 製 服 務 此 外 使 用 者 亦 可 自 備 攝 影 器 材 拍 攝 歷 史 檔 案 館 的 一 些 館 藏 32

36 政府刊物中央保存圖書館的重點館藏 檔 案 處 設 有 政 府 刊 物 中 央 保 存 圖 書 館 挑 選 及 保 存 具 有 永 久 保存價值的政府刊物和印刷品 圖 書 館 收 藏 經 挑 選 的 政 府 刊 物 報 告 以 及 有 關 香 港 的 印 刷 品 以 保 存 本 地 文 獻 遺 產 館 藏 包 括 由 十 九 世 紀 四 十 年 代 至 現 在 各 決 策 局 部 門 的 刊 物 報 告 委 員 會 文 件 小 冊 子 照 片 海 報 地 圖 等 格 式 包 括 案 卷 裝 訂 本 照 片 海 報 地 圖 與 圖 則 及 影 片 在 網 上 目 錄 內 這 些 資 料 已 按 國 際 標 準 加 以 著 錄 為 方 便 在 網 上 和 遙 距 查 閱 很 多 資 料 已 經 數 碼 化 截 至 2014 年 12 月 底 館 藏 刊 物 逾 份 查詢服務 歷 史 檔 案 館 照 顧 社 會 各 界 人 士 的 不 同 興 趣 和 需 要 為 記 者 政 府 人 員 律 師 老 師 學 生 和 訪 客 等 提 供 諮 詢 服 務 和 資 訊 資 料 協 助 他 們 為 報 章 撰 寫 文 章 確 認 索 償 研 究 司 法 和 行 政 議 題 追 溯 家 族 或 機 構 的 歷 史 預 備 學 校 專 題 研 習 和 撰 寫學期論文等 在 2014 年 歷 史 檔 案 館 共 處 理 項 查 詢 接 待 名 訪 客 檔 案 處 網 站 共 錄 得 次 瀏 覽 記 錄 33

37 保存和修復 保存工作 a) 縮 微 膠 卷 製 作 容 易 損 毀 的 文 獻 原 件 會 被 複 製 成 35 毫 米 的 縮 微 膠 卷 此 外 為 保 存 脆 弱 的 原 件 我 們 會 製 作 代 替 品 以 供 公 眾 查 閱 在 報 告 年 度 我 們 共 製 作 格 縮 微 影 像 以 作 保 存 和 公 眾查閱之用 b) 封 裝 封 裝 的 作 用 是 保 護 容 易 損 毀 和 脆 弱 的 平 面 物 品 以 免 物 品 在 處 理 和 展 示 時 有 所 損 壞 我 們 會 使 用 超 音 波 接 合 器 把 選 定 的 物 品 封 裝 於 兩 片 透 明 聚 酯 膠 片 之 間 在 2014 年 我 們 共 封 裝 75 張 海 報 4 幅 地 圖 與 圖 則 以 及 26 頁 文 件 提 供 實 質承托和保護 方便查閱 c) 重置 訂製保存檔案箱子 為 減 慢 歷 史 檔 案 和 圖 書 館 資 料 因 紫 外 線 和 灰 塵 侵 襲 而 損 壞 檔 案 庫 的 藏 品 會 移 至 無 酸 檔 案 箱 子 體 積 不 符 合 標 準 文 件 夾 和箱子的檔案則會被放置於訂製的箱子內 d) 外 借 歷 史 檔 案 的 狀 況 評 估 為 確 保 歷 史 檔 案 的 狀 況 良 好 檔 案 保 存 及 修 復 服 務 組 在 借 出 和 收 回 歷 史 檔 案 時 均 會 進 行 狀 況 評 估 年 內 該 組 共 評 估 項 歷 史 檔 案 34

38 e) 綜合蟲害防治計劃 根 據 防 蟲 策 略 我 們 會 檢 查 所 有 收 到 的 檔 案 和 書 籍 是 否 有 受 蟲 害 威 脅 並 會 替 受 害 蟲 侵 蝕 的 檔 案 清 理 表 面 此 外 已 受 或懷疑受害蟲侵蝕的檔案會送往氮氣滅蟲室進行缺氧氮氣 除 蟲 每 次 需 時 兩 星 期 在 2014 年 我 們 共 檢 查 項 一 般 和 機 密 檔 案 並 處 理 歷 史 檔 案 館 內 長 度 共 米 有 蟲 害風險的歷史檔案 修復處理 我 們 進 行 修 復 工 作 以 保 存 和 修 復 已 損 壞 的 歷 史 檔 案 和 圖 書 館 館 藏 經 修 復 的 歷 史 檔 案 和 館 藏 項 目 類 型 是 以 文 件 為 主 在 2014 年 經 修 復 的 歷 史 檔 案 和 館 藏 項 目 數 目 為 項 重點修復工作 在 年 內 修 復 的 檔 案 當 中 50 冊 政 府 憲 報 經 重 新 裝 訂 後 狀 況得到改善 翻查時更為牢固 歷史檔案數碼化 檔 案 處 一 直 致 力 把 藏 品 數 碼 化 以 便 公 眾 查 閱 自 2001 年 起 我 們 已 訂 立 計 劃 按 海 外 檔 案 處 圖 書 館 常 用 的 準 則 (例 如 檔 案 的 實 體 狀 況 使 用 者 的 需 求 或 使 用 率 版 權 限 制 和 個 人 資 料 的 考 慮 等 ) 把 檔 案 處 的 藏 品 數 碼 化 35

39 一 般 而 言 檔 案 數 碼 化 所 產 生 的 數 碼 影 像 更 便 於 查 閱 但 數 碼 化 本 身 卻 是 昂 貴 而 耗 費 資 源 的 工 序 考 慮 到 歷 史 檔 案 的 保 存 和 查 閱 需 要 檔 案 處 採 納 下 列 指 導 原 則 選 擇 檔 案 進 行 數 碼 化 (1) 建 立 在 線 數 碼 藏 品 檔 案 處 致 力 保 存 香 港 特 別 行 政 區 政府的歷史檔案 並把 其藏品數碼化 使歷史檔案 查閱 更方便 以保存有高損壞風險的歷史檔案 本處會優先 把具有重要價值或容易損壞的藏品數碼化 (2) 保 存 歷 史 檔 案 檔 案 處 會 為 容 易 損 毀 的 歷 史 檔 案 提 供 數碼代替品 方便長期重複使用 本處會把檔案內容由 易於損壞的媒介 轉換成或重新格式化為數碼檔案 以 便繼續貯存供日後查閱 (3) 回 應 使 用 者 需 求 檔 案 處 為 回 應 目 前 和 未 來 使 用 者 對 資料的需求 會優先把查閱率高的歷史檔案數碼化 (4) 尊 重 知 識 產 權 檔 案 處 會 遵 守 所 有 法 例 規 定 包 括 但 不 限 於 版 權 條 例 第 528 章 所 載 的 規 定 如 需 數 碼 化 的 作 品 受 版 權 法 規 保 護 本 處 須 先 處 理 好 版 權 問 題 因 此 版 權 已 經 屆 滿 或 版 權 由 本 處 持 有 的 檔 案 會 獲 優 先 數碼化 (5) 遵 行 標 準 和 最 佳 作 業 方 法 檔 案 處 遵 行 廣 為 接 受 的 國 際標準和最佳作業方法 以確保歷史檔案的狀況良好 以及製作的數碼化資料質素優良 在 2014 年 我 們 挑 選 了 一 些 歷 史 檔 案 和 縮 微 膠 卷 進 行 數 碼 化 及 掃 描 共 製 成 項 數 碼 影 像 方 便 公 眾 查 閱 36

40 良好檔案管理作業方法 檔 案 處 定 期 公 布 及 更 新 檔 案 管 理 要 求 指 引 及 良 好 作 業 方 法 又 印 發 刊 物 給 予 各 決 策 局 部 門 清 晰 及 具 體 的 指 導 意 見 在 2009 年 4 月 我 們 公 布 了 檔 案 管 理 的 強 制 性 規 定 要 求 各 決 策 局 部 門 遵 守 其 後 又 增 訂 了 各 項 專 題 指 引 例 如 部 門 檔 案 管 理 政 策 檔 案 開 立 及 收 存 等 使 各 決 策 局 部 門 能 完善其檔案管理工作 檔案管理檢討 為 了 不 斷 改 善 服 務 和 監 察 檔 案 管 理 作 業 方 法 是 否 符 合 規 定 檔 案 處 在 檢 討 各 決 策 局 部 門 的 檔 案 管 理 時 會 雙 管 齊 下 一 方 面 由 各 決 策 局 部 門 進 行 自 我 評 估 另 一 方 面 由 檔 案 處 為個別決策局 部門進行檔案管理檢討 各 決 策 局 部 門 須 定 期 進 行 自 我 評 估 以 評 估 其 工 作 是 否 符 合 檔 案 管 理 的 強 制 性 規 定 以 及 有 否 採 納 其 他 良 好 作 業 方 法 這項檢討工作由檔案處負責統籌 上一輪的評估工作已於 2012 年 進 行 下 一 輪 的 檢 討 則 定 於 2015 年 展 開 為 了 強 化 各 決 策 局 部 門 的 自 我 評 估 工 作 檔 案 處 由 2012 年 第 四 季 開 始 為 個 別 決 策 局 部 門 進 行 部 門 檔 案 管 理 檢 討 檢 討 工 作 深 入 全 面 涵 蓋 檔 案 管 理 的 各 個 主 要 範 疇 並 會 向 有 關 決 策 局 部 門 提 出 改 善 建 議 檔 案 處 在 2014 年 為 兩 個 決 策 局 部 門 進 行 了 部 門 檔 案 管 理 檢 討 並 會 在 2015 年 為 另外兩個決策局 部門展開同類檢討 37

41 審批銷毀檔案 根 據 檔 案 管 理 的 強 制 性 規 定 決 策 局 部 門 須 指 派 高 級 人 員 審 視 檔 案 存 廢 工 作 在 銷 毀 任 何 政 府 檔 案 前 須 取 得 政 府 檔 案 處 處 長 同 意 務 求 盡 量 減 低 風 險 以 免 銷 毀 具 歷 史 價 值 的 檔 案 或 過 早 銷 毀 檔 案 檔 案 處 接 獲 決 策 局 部 門 的 檔 案 存 廢 要 求 時 會 按 相 關 的 存 廢 期 限 表 處 理 保 存 期 屆 滿 而 又 被 認 定 具 歷 史 價 值 的 檔 案 會 被 移 送 檔 案 處 作 永 久 保 存 保 存 期 屆 滿 但 沒 有 歷 史 價 值 的 檔 案 則 會 獲 准 銷 毀 檔 案 處 不 會 批 准 與 存 廢 期 限 表 不 符 的 銷 毀 申 請 以 未 到 期 銷 毀 的 檔 案 為 例 其 決策局 部門需待保存期屆滿時方可再向檔案處提出要 求 在 2014 年 檔 案 處 共 批 准 銷 毀 直 線 米 不 具 歷 史 價 值 的 檔 案 當 中 以 日 常 工 作 記 錄 為 主 例 如 出 入 境 記 錄 載 有 個 人 資 料 的 入 境 事 務 檔 案 與 報 稅 表 有 關 的 電 腦 列 印 表 以 及 與 稅 制 有 關 的 報 表 等 這 些 檔 案 已 確 認 不 具 歷 史 價 值 其 銷毀工作亦符合存廢要求及相關法規 對決策局 部門的支援 培訓及諮詢服務 檔案處負責就檔案管理的問題和方案向決策局 部門提供 意 見 及 支 援 為 此 檔 案 處 會 為 檔 案 管 理 人 員 及 一 般 檔 案 使 用者舉辦課程 專題或内部研討會 簡介會及工作坊等 為 精 益 求 精 檔 案 處 已 檢 討 培 訓 服 務 的 策 略 以 確 保 接 受 培 訓 的 人 數 培 訓 主 題 的 種 類 和 全 面 性 以 及 服 務 的 效 率 和 適 切 性 等 各 方 面 都 能 回 應 越 來 越 高 的 要 求 培 訓 活 動 的 學 習 38

42 目 標 包 括 協 助 決 策 局 部 門 明 白 檔 案 管 理 的 重 要 性 加 深 對 最 佳 作 業 方 法 及 強 制 性 規 定 的 認 識 等 在 優 化 每 項 培 訓 活 動 時 檔 案 處 亦 計 劃 推 出 一 些 新 項 目 例 如 導 師 培 訓 計 劃 網 上 培 訓 課 程 自 學 材 料 以 及 簡 易 指 南 及 提 示 等 我 們 並 會 向 決 策 局 部 門 徵 求 意 見 及 收 集 新 構 思 以 改 善 培 訓 服 務 的 整 體質素 2014 年 的 累 計 培 訓 的 人 數 達 名 已 超 越 每 年 培 訓 名 人 員 的 目 標 這 個 數 字 涵 蓋 檔 案 經 理 檔 案 處 督 導 人 員 及 員 工 的 常 規 課 程 行 政 主 任 的 入 職 及 培 訓 課 程 和 機 密 檔 案 室 助 理 複 修 課 程 本 處 共 舉 辦 了 70 項 這 類 常 規 培 訓 活動 除 常 規 課 程 外 檔 案 處 亦 會 按 需 要 為 個 別 決 策 局 部 門 或 專 題 項 目 舉 辦 研 討 會 及 工 作 坊 在 2014 年 我 們 共 舉 辦 了 19 項個別的培訓活動 詳情如下 培訓研討會及工作坊 活動數目 出席人數 有關業務守則的檔案管理研討會 制訂業務守則的工作坊 為個別決策局 部門舉辦的檔案 管理研討會 總數 總 括 而 言 在 2014 年 共 有 名 政 府 人 員 參 與 檔 案 處 舉 辦 的 各 項 檔 案 管 理 培 訓 課 題 (電 子 檔 案 管 理 及 電 子 檔 案 保 管 系 統 簡 介 會 除 外 ) 39

43 電子檔案管理培訓 在 2014 年 檔 案 處 為 有 意 制 訂 部 門 電 子 資 料 管 理 策 略 的 決 策局 部門舉辦了 5 個有關電子檔案管理主要概念及政府 電 子 檔 案 管 理 要 求 的 簡 介 會 超 過 130 名 人 員 出 席 檔案處亦為有意推行電 子檔案保管系統的決策 局 部門舉辦簡介會及 研 討 會 共 為 17 個 決 策 局 部門的人員舉辦 4 個 簡 介 會 和 一 個 研 討 會 電子檔案保管系統培訓課程 超 過 190 名 人 員 出 席 檔 案 處 亦 為 130 名 通 常 在 各 決 策 局 部 門 擔 任 檔 案 經 理 的 行 政 主 任 職 系 人 員 舉 辦 了 4 個 檔 案 管 理 (包 括 電 子 檔 案 管 理 ) 培 訓 課 程 此 外 檔 案 處 亦 為 海 事 處 人 員 舉 辦 了 兩 個 檔 案 管 理 的 研 討 會 內 容 包 括 電 子 檔 案 管 理 及 推 行 電 子 檔 案 保 管 系 統 超 過 90 名 人 員 出 席 電子檔案管理刊物及指引 為協助各決策局 部門迎接推行電子檔案保管系統帶來的 各 項 挑 戰 檔 案 處 制 訂 了 一 系 列 的 電 子 檔 案 保 管 系 統 推 行 指 引 為 各 決 策 局 部 門 開 展 計 劃 及 推 行 電 子 檔 案 保 管 系 統 提 供 指 導 在 2014 年 檔 案 處 擬 備 了 «電 子 檔 案 保 管 系 統 推 行 指 引 主 要 考 慮 因 素 及 所 須 籌 備 工 作»的 推 行 指 引 供 各決策局 部門在推行電子檔案保管系統前進行各項籌備 40

44 工 作 時 作 為 參 考 當 中 包 括 檢 討 和 改 善 檔 案 分 類 表 該 指 引 亦載有其他國家在計劃推行電子檔案保管系統時採用的良 好作業方法 檔 案 處 亦 製 備 了 «電 子 檔 案 保 管 系 統 檔 案 管 理 實 務 及 指 引 手 冊» 指 導 各 決 策 局 部 門 如 何 管 理 電 子 檔 案 保 管 系 統 該 手 冊 訂 明 在 使 用 電 子 檔 案 保 管 系 統 管 理 檔 案 集 檔 案 及 其 相關的檔案管理元數據及審計追蹤的檔案管理原則及最佳 作業方法 在 2014 年 檔 案 處 正 檢 討 檔 案 管 理 叢 書 第 一 號 «編 訂 檔 案 存 廢 期 限 表 及 檔 案 存 廢 的 實 用 指 南» 並 已 著 手 檢 討 檔 案 管 理 叢 書 第 三 號 «主 題 歸 檔» 檔案中心服務 第 二 章 我 們 的 設 施 一 節 提 到 檔 案 處 有 兩 個 檔 案 中 心 為 各 決 策 局 部 門 提 供 中 央 檔 案 貯 存 服 務 免 却 租 用 昂 貴 的 寫 字 樓 用 地 存 放 非 常 用 的 檔 案 兩 個 檔 案 中 心 設 於 屯 門 由 檔 案 中 心 服 務 小 組 管 理 它 們 分 別 是 位 於 屯 門 政 府 貯 物 中 心 的 屯 門 檔 案 中 心 以 及 位 於 吉 田 大 廈 内 的 吉 田 大 廈 檔 案 中 心 檔 案 中 心 服 務 小 組 主 要 提 供 非 常 用 檔 案 暫 存 服 務 並 制 訂 檔 案存廢期限表及處理各決策局 部門的存廢要求 兩 個 檔 案 中 心 共 可 提 供 直 線 米 的 貯 存 空 間 2014 年 的 全 年 平 均 使 用 率 為 97.28% 年 度 目 標 為 95% 檔 案 中 心服務小組在處理決策局 部門的查閲申請方面百分之百 達 標 即 一 般 申 請 可 在 三 個 工 作 天 内 處 理 急 用 申 請 則 在 一 個工作天内完成 41

45 檔案中心服務小組亦統籌存放在檔案中心的檔案的存廢工 作 按 相 關 檔 案 存 廢 期 限 表 把 保 存 期 經 已 屆 滿 的 檔 案 銷 毀 或 移 送 至 歷 史 檔 案 館 在 保 存 期 限 前 一 個 月 檔 案 中 心 服 務 小 組 會 寄 發 同 意 便 箋 予 移 交 檔 案 的 決 策 局 部 門 請 他 們 確 認 存 放 的 檔 案 可 如 期 處 置 並 同 時 檢 查 程 序 有 否 符 合 所 有 相 關法例或規管要求 或有否尚未完成的工作 要 實 行 良 好 檔 案 管 理 當 局 要 求 各 決 策 局 部 門 編 訂 檔 案 存 廢 期 限 表 確 保 檔 案 保 存 期 適 當 及 切 合 有 關 檔 案 開 立 的 目 的 並 符 合 有 關 的 法 例 和 規 例 此 舉 能 有 系 統 地 計 劃 及 有 條 不 紊 地 在 保 存 期 限 過 後 安 排 檔 案 存 廢 工 作 方 便 把 非 常 用 檔 案 移 交 到 檔 案 處 的 檔 案 中 心 暫 時 存 放 把 具 有 歷 史 價 值 的 檔 案 移 交 到 歷 史 檔 案 館 永 久 保 存 以 及 銷 毀 不 需 要 或 不 具 歷 史 價 值 的 檔 案 2009 年 4 月 決 策 局 部 門 須 按 照 強 制 性 規 定 為 所 有 業 務 檔 案 擬 訂 檔 案 存 廢 期 限 表 檔 案 處 在 收 到 這 些 暫 擬 存 廢 期 限 表 後 會 與 有 關 的 決 策 局 部 門 商 討 細 節 以 訂 定 存 廢 期 限 表 內 的 保 存 期 和 存 廢 安 排 該 強 制 性 規 定 實 施 以 後 截 至 2014 年 12 月 31 日 檔 案 處 接 獲 的 暫 擬 存 廢 期 限 表 總 數 為 份 當 中 份 44% 經 已 完 成 審 核 餘 下 的 申 請 預 算 於 2015 年 年 底 全 部 完 成 就 決 策 局 部 門 提 出 同 意 銷 毀 檔 案 的 要 求 檔 案 中 心 服 務 小 組 聯 同 歷 史 檔 案 館 在 2014 年 共 批 准 項 申 請 共 涉 及 萬 個 檔 案 直 線 米 這 些 檔 案 均 已 被 歷 史 檔 案館鑑定為沒有歷史價值 對公營機構的支援 檔 案 處 於 2011 年 向 49 個 公 營 機 構 發 出 «良 好 檔 案 管 理 做 42

46 法» 的 小 冊 子 並 在 2013 年 10 月 為 法 定 機 構 舉 辦 檔 案 管 理 研 討 會 檔 案 處 在 2014 年 把 公 營 機 構 名 單 更 新 現 時 涵 蓋 單 位 已 達 62 個 檔 案 處 不 時 致 函 這 些 機 構 鼓 勵 它 們 參 考或採用政府在檔案管理方面的良好作業方法及標準 另 外 檔 案 處 於 2014 年 12 月 初 舉 辦 公 營 機 構 檔 案管理研討會 促請它們 跟隨政府在檔案管理方 面的規定及標準 並鼓勵 它們捐出具歷史價值的 檔案給檔案處 該項活動 反 應 熱 烈 共 有 33 個 公 公營機構檔案管理研討會 營 機 構 的 247 名 人 員 出 席 我 們 會 繼 續 為 向 接 觸 檔 案 處 的 公 營 機 構 提 供 支 援 及 意 見 在 2014 年 6 月 我 們 與 其 中 一 個 機 構 會 面 討 論 其 檔 案 管 理 的 作 業 方 法 及 捐 贈 具 歷 史 價 值 的 檔 案 給 檔 案 處 的 事 宜 我 們 亦安排該機構人員參觀歷史檔案館的貯存庫設施及檔案保 存及修復服務組的工作間 此 外 我 們 亦 應 香 港 考 試 及 評 核 局 的 要 求 鑑 定 了 該 局 保 存 由 1937 年 至 1992 年 香 港 中 學 公 開 考 試 的 成 績 冊 其 中 594 冊 被 評 爲 具 有 歷 史 價 值 我 們 正 安 排 把 有 關 檔 案 移 交 檔 案 處 作永久保存 教育節目 計劃簡介 為 支 援 終 身 學 習 人 士 及 教 育 界 各 級 別 人 士 以 及 讓 公 衆 更 了 43

47 解 歷 史 檔 案 館 的 藏 品 及 服 務 歷 史 檔 案 館 會 舉 辦 參 觀 研 討 會 工 作 坊 專 題 視 像 資 料 欣 賞 展 覽 及 其 他 教 育 活 動 我 們 亦 編 製 了 教 學 資 源 庫 的 網 頁 鼓 勵 公 衆 多 參 考 歷 史 文 獻 並 在 學 習 時 使 用 有 關 資 料 在 2014 年 舉 辦 的 公 共 推 廣 節目包括 館内展覽 2014 年 共 舉 辦 了 兩 個 館 内 展 覽 包 括 那 些 年 歷 史 檔 案 内 的 政 府 宣 傳 品 展 覽 2013 年 12 月 至 2014 年 11 月 及 郵 服 背 後 2014 年 12 月 至 2015 年 11 月 行 政 署 長 蔡 潔 如 女 士 右 及 郵 政 署 署長丁葉燕薇女士 左 主 持 題 爲 郵 服 背 後 展 覽 的 開 幕 儀式 44

48 流動展覽 我 們 於 2014 年 4 月 在 添 馬 政 府總部大樓舉辦題爲 那些 年 歷史檔案内的政府宣傳 品展覽 的流動展覽 合辦展覽 由饒宗頤文化館及檔案處合辦的 香港百年蛻變圖片展覽 於 2014 年 5 月 至 10 月 舉 行 參 觀 人 數 超 過 人 由饒宗頤文化館 及檔案處合辦的 香港百年蛻變 圖片展覽 參觀及工作坊 歷 史 檔 案 館 舉 辦 了 40 次 團 體 參 觀 及 使 用 館 藏 的 教 育 工 作 坊 45

49 專題視像資料欣賞 為 提 高 市 民 認 識 館 藏 的 興 趣 歷 史 檔 案 館 從 政 府 新 聞 處 移 交 的 影 片 選 輯 製 成 一 套 40 分 鐘 的 專 題 短 片 望 夫 石 與 年 代 香 港 風 貌 在 2014 年 放 映 了 約 100 場 1968 年 電 影 我是灶君 七十年代電影 東西一堂 1966 年 電 影 魔法石 更新教學資源庫 為 鼓 勵 市 民 更 多 使 用 歷 史 檔 案 及 方 便 市 民 查 閲 電 子 資 料 檔 案 處 會 定 期 更 新 教 學 資 源 庫 内 容 題 爲 郵 服 背 後 解 構 郵 政 署 檔 案 及 每 月 一 圖 的 新 專 題 網 頁 於 2014 年 推 出 為向市民介紹館藏 檔案處亦上載了八個專題指南 教學資源庫 46

50 在政府檔案處推行電子檔案保管系統 檔 案 處 於 2014 年 5 月 推 出 其 電 子 檔 案 保 管 系 統 供 檔 案 處 人 員 及 政 務 司 司 長 辦 公 室 轄 下 行 政 署 的 幾 名 高 級 人 員 使 用 檔 案 處 的 電 子 檔 案 保 管 系 統 提 供 全 面 整 合 及 統 一 的 檔 案 管 理 功 能 在 整 個 檔 案 生 命 週 期 妥 善 管 理 電 子 及 非 電 子 檔 案 檔 案 處 是 透 過 採 納 一 款 現 成 的 商 用 軟 件 作 爲 電 子 檔 案 保 管 系 統 的 方 案 並 按 規 格 定 制 及 作 出 必 要 的 系 統 配 置 以 符 合 訂明的電子檔案保管系統的功能要求 為 配 合 電 子 檔 案 保 管 系 統 的 運 作 檔 案 處 在 推 行 該 系 統 的 過 程 中 曾 檢 討 其 檔 案 分 類 表 又 名 案 卷 列 表 並 制 訂 一 個 能 涵 蓋 檔 案 處 各 組 別 的 行 政 和 業 務 檔 案 的 檔 案 分 類 表 本 處 亦 重 新 釐 定 相 關 人 員 的 檔 案 管 理 角 色 及 職 責 並 訂 立 明 確 的 檔 案 管 理 作 業 方 法 及 指 引 透 過 一 連 串 的 變 革 管 理 活 動 其 中 包 括 簡 介 會 員 工 探 訪 培 訓 課 程 及 工 作 坊 讓 所 有 檔 案 使用者和檔案管理人員掌握了使用和管理電子檔案保管系 統的基本知識 電子檔案保管系統為檔案處人員提供收納電子文件及資訊 的 中 央 貯 存 庫 有 助 減 少 不 慎 遺 失 或 不 適 當 銷 毁 重 要 資 訊 的 風 險 在 適 當 的 保 安 設 定 下 不 論 人 員 位 處 的 辦 公 地 點 不 同 人 員 可 同 時 取 閱 系 統 內 的 檔 案 檔 案 儲 存 在 保 安 周 全 的 電 子 環 境 能 有 效 防 止 未 經 授 權 取 閱 删 除 及 更 改 而 系 統 亦 具 備 審 計 追 蹤 記 錄 就 檔 案 作 出 的 行 動 和 更 改 與 紙 本 檔 案 保 管 系 統 相 比 電 子 檔 案 保 管 系 統 提 供 更 佳 的 保 安 管 制 和 使 用 權 限 有 了 電 子 檔 案 保 管 系 統 人 員 存 檔 時 無 需 再 列 印 紙 本 檔 案 能 減 少 耗 用 紙 張 有 助 推 動 環 保 並 減 省 貯 存 成 本 此 外 檔 案 處 的 人 員 能 從 可 靠 並 真 確 的 檔 案 中 獲 取 準 確 資 訊 從 而 作 出 更 佳 決 定 電 子 檔 案 保 管 系 統 令 檔 案 收 集 組 織 47

51 分 發 共 用 和 分 析 更 加 便 捷 又 因 為 系 統 可 同 時 而 非 順 序 進行不同工作 生產力亦得以提升 推 行 電 子 檔 案 保 管 系 統 的 過 程 讓 檔 案 處 在 開 發 系 統 舉 辦 變 革 管 理 活 動 檢 討 業 務 流 程 及 特 定 檔 案 管 理 需 要 等 方 面 取 得 寶 貴 的 經 驗 檔 案 處 亦 把 這 些 經 驗 透 過 系 統 示 範 向 有 意推行電子檔案保管系統的決策局 部門分享 為 使 電 子 檔 案 保 管 系 統 能 同 時 管 理 機 密 檔 案 檔 案 處 及 政 府 資 訊 科 技 總 監 辦 公 室 正 合 作 提 升 系 統 功 能 相 信 此 舉 能 為 各 決 策 局 部 門 樹 立 榜 樣 鼓 勵 它 們 效 法 使 用 電 子 檔 案 保 管 系 統 此 項 工 作 亦 是 本 處 在 2015 年 的 首 要 工 作 之 一 為各決策局 部門推行電子檔案保管系統及電子檔案 管理 由政府資訊科技總監召集的電子資料管理督導小組已檢討 電 子 資 料 管 理 的 推 行 進 度 以 及 各 決 策 局 部 門 推 行 有 關 電 子 檔 案 保 管 系 統 及 電 子 檔 案 管 理 工 作 的 計 劃 因 應 第 一 輪 推 行 電 子 檔 案 保 管 系 統 的 經 驗 電 子 資 料 管 理 督 導 小 組 的 成 員 (包 括 檔 案 處 政 府 資 訊 科 技 總 監 辦 公 室 及 效 率 促 進 組 )正 研 究 在 政 府 內 部 更 廣 泛 推 行 該 系 統 的 能 力 數 個 規 模 較 大 檔 案保管要求較繁複的決策局 部門將獲招募參與下一階段 的 計 劃 目 的 是 全 面 測 試 和 處 理 各 項 推 行 上 的 問 題 並 更 具 體 評 估 成 本 效 益 期 望 能 掌 握 充 分 資 料 以 決 定 如 何 在 政 府 全面推行電子檔案保管系統 48

52 1996 年 政 府 資 料 檔 案 ( 取 閱 ) 則 例 引 稱 1. 本 則 例 可 稱 為 1996 年 政 府 資 料 檔 案 ( 取 閱 ) 則 例 釋 義 2. (1) 在 本 則 例 內, 除 文 意 另 有 所 指 外 - 政 府 檔 案 局 " 指 香 港 政 府 檔 案 局 政 府 檔 案 局 局 長 指 不 時 獲 委 管 理 政 府 檔 案 局 的 官 員 封 存 檔 案 指 根 據 本 則 例 第 3 和 6 條 不 能 供 公 眾 查 閱 的 政 府 資 料 檔 案 政 府 部 門 指 在 部 門 首 長 管 理 下 行 使 香 港 政 府 立 法 司 法 或 行 政 職 能 的 任 何 部 門 辦 事 處 機 構 或 組 織 部 門 首 長 指 獲 委 任 為 部 門 首 長 或 同 等 職 位 的 政 府 編 制 官 員 ; 或 指 獲 委 任 為 獨 立 辦 事 處 或 機 構 行 政 首 長 的 人 士 政 府 資 料 檔 案 指 在 執 行 立 法 司 法 或 行 政 職 務 過 程 中 製 作 收 到 或 取 得, 屬 任 何 類 型 性 質 或 類 別 的 資 料 檔 案, 連 同 構 成 檔 案 一 部 分 或 附 連 於 檔 案 或 在 其 他 方 面 與 檔 案 有 關 連 的 所 有 證 物 和 其 他 關 鍵 性 證 據, 而 該 等 檔 案 可 由 政 府 部 門 轉 移 給 政 府 檔 案 局 轄 下 歷 史 檔 案 處, 或 由 該 處 自 行 取 得 閱 覽 室 指 政 府 檔 案 局 內 指 定 用 作 查 閱 政 府 資 料 檔 案 的 房 間 (2) 任 何 政 府 資 料 檔 案 以 釘 裝 縫 合 用 書 釘 釘 緊 或 用 其 他 方 式 夾 附 於 封 存 檔 案, 並 釘 裝 成 冊 籍 案 卷 或 其 他 彚 集 形 式, 則 該 冊 籍 案 卷 或 彚 集 載 錄 的 所 有 檔 案, 一 概 視 作 封 存 檔 案

53 可 供 公 眾 查 閱 檔 案 3. 除 本 則 例 的 條 文 及 香 港 法 例 另 有 規 定 外, (a) 已 存 在 不 少 於 三 十 年 的 政 府 資 料 檔 案 ; 或 (b) 內 容 曾 獲 刊 載, 或 以 其 他 方 式 向 公 眾 全 面 披 露 的 政 府 資 料 檔 案 均 可 供 公 眾 查 閱 適 用 範 圍 4. 本 則 例 條 文 並 不 適 用 於 任 何 在 香 港 法 庭 審 訊 過 程 中 擬 備 製 作 收 到 或 取 得 的 或 使 用 的 政 府 資 料 檔 案 行 為 守 則 5. 所 有 在 政 府 檔 案 局 查 閱 政 府 資 料 檔 案 人 士, 均 須 遵 守 本 則 例 附 表 二 所 載 的 行 為 守 則 凡 未 能 遵 守 該 守 則 者, 可 能 不 獲 准 繼 續 查 閱 政 府 資 料 檔 案 查 閱 政 府 資 料 檔 案 的 限 制 6. 在 不 損 害 本 則 例 第 3 條 的 一 般 原 則 下, (a) 如 布 政 司 根 據 貯 存 政 府 資 料 檔 案 於 政 府 檔 案 局 轄 下 的 歷 史 檔 案 處 的 部 門 首 長 意 見, 認 為 一 旦 披 露 檔 案 所 載 資 料, 會 損 及 公 眾 利 益, 則 該 等 檔 案 即 使 已 超 逾 則 例 第 3 條 所 訂 的 期 限, 政 府 檔 案 局 也 不 得 把 該 等 檔 案 供 公 眾 查 閱 ; (b) 如 布 政 司 根 據 貯 存 檔 案 於 政 府 檔 案 局 轄 下 歷 史 檔 案 處 的 部 門 首 長 的 意 見, 認 為 檔 案 載 錄 的 資 料 由 公 眾 人 士 提 供, 而 根 據 在 取 得 該 等 資 料 時 的 情 況, 倘 在 則 例 第 3 條 所 訂 期 限 屆 滿 時 披 露 有 關 資 料, 將 會 或 可 能 會 損 及 政 府 或 當 初 取 得 該 等 資 料 人 士 的 誠 信, 則 即 使 所 訂 期 限 已 過, 政 府 檔 案 局 也 不 得 把 該 等 檔 案 供 公 眾 查 閱 不 過, 布 政 司 及 政 府 檔 案 局 局 長 可 批 准 在 某 些 情 況, 並 符 合 他 們 所 訂 的 條 件 下, 容 許 有 關 檔 案 供 公 眾 查 閱 此 外, 如 布 政 司 及 政 府 檔 案 局 局 長 認 為 合 適, 亦 可 規 定 有 關 檔 案 在 他 們 批 准 的 延 伸 限 期 屆 滿 後, 才 供 公 眾 查 閱

54 7. (1) 政 府 檔 案 局 局 長 可 根 據 布 政 司 的 一 般 指 示, 酌 情 容 許 任 何 人 士 查 閱 貯 存 於 政 府 檔 案 局 的 封 存 檔 案 承 諾 書 (2) 獲 准 查 閱 封 存 檔 案 的 人 士, 或 須 簽 署 如 本 則 例 附 表 一 規 定 的 承 諾 書 查 閱 檔 案 申 請 8. (1) 除 本 條 第 (4) 段 另 有 規 定 外, 任 何 有 意 查 閱 政 府 檔 案 局 政 府 資 料 檔 案 人 士, 均 須 以 書 面 方 式 向 政 府 檔 案 局 局 長 提 出 申 請, 以 及 說 明 查 閱 的 目 的 和 擬 查 閱 檔 案 的 一 般 性 質 (2) 按 上 一 段 條 文 提 出 申 請 的 人 士 須 一 併 提 交 所 屬 機 構 的 介 紹 信 ; 如 不 屬 任 何 機 構, 則 須 提 交 由 一 位 知 名 和 可 靠 的 居 港 人 士 撰 寫 的 介 紹 信 (3) 每 宗 附 有 上 一 段 條 文 所 述 介 紹 信 的 申 請, 均 會 由 政 府 檔 案 局 局 長 呈 交 布 政 司 考 慮 布 政 司 就 申 請 所 作 的 決 定, 為 最 終 決 定 (4) 即 使 本 則 例 上 述 條 文 另 有 規 定, 政 府 檔 案 局 局 長 仍 可 根 據 布 政 司 的 一 般 指 示, 酌 情 容 許 任 何 人 士 查 閱 貯 存 於 政 府 檔 案 局 的 政 府 資 料 檔 案, 而 無 需 提 交 本 條 第 (1) 及 (2) 段 所 述 的 書 面 申 請 或 介 紹 信 閱 覽 室 9. 根 據 本 則 例 可 供 查 閱 的 政 府 資 料 檔 案, 須 在 政 府 檔 案 局 閱 覽 室 內 提 供 予 公 眾 查 閱 年 政 府 資 料 檔 案 ( 取 閱 ) 則 例 現 予 撤 銷

55 附 表 一 根 據 1996 年 政 府 資 料 檔 案 ( 取 閱 ) 則 例 第 7(2) 條 所 作 承 諾 書 1. 本 人 同 意, 在 將 任 何 根 據 本 人 獲 准 查 閱, 並 由 政 府 檔 案 局 保 管 的 香 港 政 府 封 存 檔 案 製 作 而 成 的 作 品 付 印 或 以 其 他 方 式 公 開 發 表 前, 本 人 會 把 作 品 呈 交 布 政 司 部 門 或 機 構 首 長 ( 視 屬 何 種 情 況 而 定 ) 查 閱 2. 本 人 亦 同 意, 如 在 作 品 中 發 表 取 材 自 封 存 檔 案 的 資 料, 會 損 及 公 眾 利 益, 或 損 及 政 府 或 當 初 取 得 該 等 資 料 人 士 的 誠 信 時, 願 意 對 作 品 作 出 任 何 所 需 修 改 3. 本 人 明 白, 以 上 條 件 並 不 適 用 於 本 人 對 有 關 檔 案 作 出 的 任 何 結 論 或 分 析 申 請 人 簽 署 日 期 見 證 人 簽 署 日 期

56 附 表 二 獲 准 查 閱 政 府 資 料 檔 案 人 士 須 予 遵 守 的 行 為 規 則 1. 私 人 物 件 如 手 提 袋 雨 傘 及 其 他 無 需 在 查 閱 檔 案 時 使 用 的 物 件, 必 須 留 在 閱 覽 室 入 口 或 閱 覽 室 主 管 人 員 指 定 的 其 他 地 方 2. 所 有 使 用 閱 覽 室 的 人 士 均 須 遵 守 秩 序 及 保 持 安 靜 3. 閱 覽 室 內 不 可 吸 煙 或 飲 食 4. 不 可 在 檔 案 上 書 寫 標 註 不 可 毀 壞 或 塗 改 檔 案 5. 墨 水 漿 糊 或 其 他 足 以 損 壞 檔 案 的 物 品 均 不 可 帶 進 閱 覽 室 6. 在 閱 覽 室 使 用 檔 案 時, 只 准 以 鉛 筆 書 寫 7. 閱 覽 室 內 可 以 使 用 手 提 電 腦 打 字 機 及 口 述 綠 音 機 作 記 錄, 但 不 可 因 此 妨 礙 或 騷 擾 他 人 8. 閱 覽 室 內 供 查 閱 的 檔 案 上 不 得 放 置 任 何 物 件 9. 在 打 開 釘 裝 成 冊 籍 的 檔 案 本 後, 不 可 把 檔 案 本 翻 過 來 反 放 在 桌 上 或 檯 上 ; 除 白 紙 外, 不 可 用 其 他 物 件 作 書 簽 10. 不 可 摹 繪 檔 案 11. 使 用 檔 案 時 務 須 時 刻 小 心, 以 免 損 壞

57 附頁 政府檔案處 年報