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1 公文簽辦及相關事項分享 校內常用公文種類公文簽辦應注意事項公文簽辦基本禮儀分層權責劃分卷宗管理系統設置說明公文使用須知 / 宣導 各式範例參考 ( 請參見秘書室網頁資料 ) 資料提供單位 : 秘書室

2 校內常用公文種類

3 簽 函 ( 稿 ) 開會通知單 簽 : 是機關 內部 幕僚對某一案件的處理意見, 提供上級了解案情並為決策之依據 分三段 : 主旨 說明 擬辦 函 ( 稿 ): 是機關 對外 的意思表示 於首長判行後, 照稿繕發為正式公文 分二段式 : 主旨 說明

4 簽 稿之撰擬 : 格式 ( 結構 )-- 應注意什麼 主旨 :( 何事 做什麼 ) - 一段 不分項說明 ( 行 ) 簽文目的與期望 -- 具體扼要 不分項 說明 :( 為何 為什麼要做 ) - 無項次 ( 緊接段名 ) 有項次 ( 另行低格 ) 就事實 依據 理由 -- 詳細敘述 擬辦 ( 或辦法 建議 核示事項 ):( 如何做 ) 依簽之重點, 提出 -- 具體的要求或做法

5 簽 稿的分段要領 -( 正確格式 ) 主旨 : 本校承辦, 請核示 說明 : 一 依據教育部 ( 一 ) 依前揭 ( 二 ) 請派員 1. 研討會 2. 相關資訊 (1) 日期 : (2) 地點 : 二 教育部技職司 ( 分段清楚 )

6 函稿格式範例 -( 正確格式 ) ( 範例 ) 現已無須挪抬 無須挪抬 受文單位 : 需冠 _ 國立, 但私立學校則 ( 免冠私立 )

7 公文簽辦應注意事項

8 公文簽辦應注意事項 來文簽辦, 請一律以 全頁式文字意見 ( 即另加 簽辦單 ) 方式簽辦, 或以簽陳簽辦之 並循 由上而下 由左而右 的次序核章; ( 例 : r ) 並於來文第 1 頁上半部空白處備註擬簽方式, 如 擬辦如簽 擬辦如簽辦單 ( 例 : ) 提醒 -- 務請考量會辦單位及核示主管簽核空間 並列出 會辦 及 核示 單位, 俾便用章遵循

9 公文簽辦應注意事項 簽稿之使用時機 : 視實際需要採用 ( 一 ) 先簽後稿 : 屬開創性 案件複雜 / 重大, 須詳加說明或奉核後有發文必要時 ( 例 : 先簽後稿 ) ( 二 ) 簽稿並陳 : 文稿內容須另做說明或對以往處理情形須酌加析述之案件 ( 或限時辦發不及請示 ), 以簽陳說明並將函稿附在後面 簽稿並陳 ( 三 ) 以稿代簽 : 一般案情簡單, 或例行承轉之案件發文 例 : 以稿代簽

10 公文簽辦應注意事項 主旨段 - 為全文精要, 力求簡明, 具體提出行文目的與期望, 或核復意旨 1. 訂有辦理期限者, 請在 主旨 內敘明 ( 正確範例 ) 主旨 : 為了解學生住宿狀況, 惠請貴校填具 97 學年度學生宿舍調查表, 並於 97 年 9 月 26 日 星期一 前報部 免備文, 請查照 2. 復文時, 不可以來文機關之 ( 發文日期及發文字號 ) 為主旨, 但可將其列入說明段 ( 錯誤範例 ) 主旨 : 復貴校 0 年 0 月 0 日 00 字第 000 號函, 請查照 3. 期望語不再於說明段重複 請核示 請查照等列入主旨, 不在 辦法 或 說明 段內重複

11 公文簽辦應注意事項 撰擬時 說明段 1. 說明段部份, 不提擬辦意見 主旨 : 為提升本校同仁公文寫作品質, 擬於 年 月 日 ( 星期 ) 上午 9 時至 12 時舉辦公文寫作講習, 所有業務承辦人均需參加, 請核示 說明 : 一 據本校部分主管反映, 近年新近人員多不諳公文寫作要領, 各級主管平日公務繁忙, 又難以給予有系統之指導, 建議舉辦是項講習並請專家指導 二 上開講習會已規劃就緒, 擬請鈞長於始業式致詞勉勵 ( 說明段不宜夾有擬辦意見, 此內容應呈現於擬辦段 ) 2. 如有附件, 應在 說明段 內敘述名稱及份數, 或視需要於主旨段呈現 說明 : 隨文檢附本校 實施計劃 申請書 證書 各 2 份

12 公文簽辦應注意事項 易疏忽的公文撰寫方式 - 稱謂語 : 如 貴 字如在一行中間, 應空一格 ㄧ行之首或標點符號後, 則免空格 ˇ 下級對上級稱 鈞 ( 有隸屬關係之單位 ) 例如 : 鈞部 ˇ 上級對下級或無隸屬關係之平行單位稱 貴 大 例如 : 貴部 ( 如, 財政部 ) ; 貴校 ˇ 自稱 本 依教育部轉知行政院 104 年 3 月 25 日院函文, 有關公文之期望 目的及稱謂用語, 均無須挪抬 ( 空格 ) 書寫 期望語 ( 結尾 ): 主旨段需有期望語 ( 說明段則免 ) ˇ 對教育部之上行函應寫 請鑒核, 不宜以 請查照 表示 ( 無期望語 )

13 公文簽辦應注意事項 易疏忽的公文撰寫方式 - 附送語 : ( 有附件時使用 ) 例 : ˇ 對有隸屬關係之上級機關, 如教育部 ( 檢陳 附陳 ) 檢陳 用於主旨段附陳 用於說明段 ˇ 對平行或下級機關, 如他校 一般企業 ( 檢送 檢附 ) 檢送 用於主旨段檢附 用於說明段

14 公文簽辦應注意事項 易疏忽的公文撰寫方式 - 本校發文函稿, 文中應自稱 本校 系, 不可書寫為 文藻外語大學 系 或 系 ( 錯誤範例 ) 主旨 : 檢送文藻外語大學 系

15 公文簽辦應注意事項 易疏忽的公文撰寫方式 - 發文時要如何寫 正本 及 副本 : - 沒有正本則無副本 1. 應寫機關學校全銜, 禁用簡稱或如出列席單位人員 如冊列個人等 例 : 正本 : 北市大同高中 ( 錯誤 ) 正確應為臺北市立大同高級中學副本 : 冊列個人名字 ( 錯誤 ) 正確應為逐一正面表列

16 公文簽辦應注意事項 易疏忽的公文撰寫方式 - 發文時要如何寫 正本 及 副本 : - 沒有正本則無副本, 有正本可沒有副本 2. 先寫上級單位後下級單位 ; 先寫校外單位, 校外人士 本校大單位 小單位 ; 主辦單位最後 3. 校內單位列最後, 但應稱 本校, 不必再寫文藻外語大學 而第 1 個校內單位應寫 本校 二字, 第二個起則不必再填 4. 副本不能排列 1 2 3, 若副本單位亦需送附件者, 則須於單位名稱後加註 ( 含附件 ) ( 正確範例 ): 正本 : 財團法人台灣評鑑協會副本 : 教育部 本校秘書室 教務處 ( 含附件 )

17 公文簽辦應注意事項 數字書寫 使用原則 - 秘書室網頁 ( 公文書橫式書寫數字使用原則 _93 行 ) 描述性用語 ( 一律 前一年 核四廠 )--- 使用中文 專有名詞 ( 地名 書名 人名 頭銜 )--- 使用中文 慣用語 ( 週一 十分之一 七千餘人 )--- 使用中文 代號 ( 碼 ):ISBN 國民身分證統一編號 :M 編號 : 附表 ( 件 )1 發文字號 : 臺 79 內字第 號 序數 : 第 4 屆第 6 會期 第 1 階段 第 1 優先第 2 次 第 3 名 第 4 季 第 5 會議室本校 97 學年度第 1 學期第 2 次校務會議決議

18 公文簽辦應注意事項 數字書寫 使用方式 - 秘書室網頁 ( 公文書橫式書寫數字使用原則 _93 行 ) 日期 時間 : 民國 93 年 7 月 8 日 93 年度 21 世紀 公元 2000 年 7 時 50 分 520 就職典禮 921 大地震 911 恐怖事件 228 事件 38 婦女節 延後 3 週辦理 電話 傳真 : (05) 郵遞區號 門牌號碼 : 台北市中正區忠孝西路 1 段 70 號

19 公文簽辦應注意事項 數字書寫 使用方式 - 秘書室網頁 ( 公文書橫式書寫數字使用原則 _93 行 ) 計量單位 : 150 公分 35 公斤 30 度 2 萬元 5 角 35 立方公尺 7.36 公頃 土地 1.5 筆 統計數據 : 百分比 : 80 % 3.59 %金額 : 新台幣 6 億 3,944 萬 2,789 元 人數 : 639,442,789 人比數 : 1:3

20 常見錯誤 公文簽辦應注意事項 1. 說明段 擬辦段不分項時未緊接冒號書寫 2. 依據之敘寫不夠精當, 日期未寫 / 稱謂不當 / 依據來 文未檢附供參 如發文給教育部, 應寫依據鈞部 ( 而非教育部或貴部 ) 民國 年 月 日 字第 號函辦理 3. 有附件, 但附件欄內卻空白 ; 期望語遺漏 4. 期望 目的及稱謂用語, 挪抬 ( 空格 ) 情況仍多 5. 未依照公文書橫式數字書寫使用原則, 如時間 日期金額等之使用規範

21 電子公文簽辦 - 基本禮儀

22 電子公文簽辦 - 基本禮儀 預留簽核空間給各會辦單位使用 公文附件 表格製作應注意事項 1. 應有表頭 2. 應有日期 3. 會議紀錄之格式需含 - 會議名稱 時間 日期 與會人員 ( 勿直呼大名 ) 如因來文須覆文, 而需延長辦理時間者, 可向文書組提出修改限辦日, 唯需於 24 小時內 公文簽辦最後ㄧ個流程需設 - 送回承辦人

23 電子公文簽辦 - 基本禮儀 線上簽核附件格式 ( 橫式 ) 不易閱讀, 請用簽核工具之 順( 逆 ) 時針旋轉 旋轉後 儲存, 以利會辦單位閱覽 旋轉鈕

24 分層負責劃分

25 分層權責劃分 因應本校分層負責組織調整,105 學年度起, 校長 副校長所管轄單位如下 : 校 長 : 全校各單位重要事務 秘書室 行政副校長 : 教務處 學務處 總務處 進修部 推廣部人事室 會計室 資教中心 教發中心 學術副校長 : 英語暨國際學院 歐亞語文學院 文教創意產業學院 全人教育學院 圖書館 國際副校長 : 研發處 國合處 公關室 東南亞語言教學 中心 歐盟園區

26 分層權責劃分 依本校務務運作方式, 設有校長 三位副校長, 各有所轄 除依 分層負責明細表 ( 另置於秘書室網頁 /HOT LINK 處 ) 由單位主管核決的文外, 凡擬上陳的文, 均請依序設定電子公文 陳核段 的流程為 : 陳核 ( 主秘辦公室 ) 陳核 ( 所屬副校長室 ) 陳核 ( 校長室 ) 送回承辦人 學術單位之系 ( 所 ) 或中心, 務請記得先陳核院長後再依序上陳

27 分層權責劃分 公文 卷宗流程設定提醒 -( 電子公文系統 卷宗管理系統 ) 可至秘書室領取或網頁下載

28 卷宗管理系統

29 卷宗管理系統設置說明 1. 為建立各單位紙本公文收發登錄機制, 明確紙本公文 ( 如, 電子公文 / 表單附件 一般紙本文件 各式表單 / 申請表等 ) 保管權責, 提供承辦人員隨時查詢紙本公文去向或了解簽核進度開發本系統 2. 本系統功能有三 : 文件登錄 ( 取號 )/ 異動 收發登錄 / 結案作業 表單查詢 3. 所有紙本文件於 卷宗收發管理系統 取號後, 均需將 文件號 標示於該紙本文 流程單 上 4. 由取號者 ( 承辦人員 ) 鍵入主旨 承辦人 備註等欄位資訊, 完成取號

30 卷宗管理系統設置說明 5. 本系統以登記桌 ( 一 二級登記桌 ) 為 收文 發文 單位 各級登記桌在 收文 登錄並完成簽辦後, 需再於本系統中完成 發文 登錄作業 6. 前一單位於系統中完成 發文 登錄作業後, 才能由下一單位進行 收文 登錄 7. 教導各單位同仁或工讀生務須依 卷宗夾 上所寫流程分送紙本文件至各單位收文窗口, 以進行收 / 發作業 8. 未落實卷宗收發, 致文件遺失者, 其所造成之損失由權責單位負責 9. 提供操作說明 單位收文窗口以及 Q&A, 敬請了解遵循

31 電子公文使用須知 / 宣導

32 電子公文使用須知 - 專案文件下載 - 電子公文相關檔案及資料下載網址如下 : 資料包含 : 宣導事項 操作使用手冊 元件或工具下載 公文常見問題 教育訓練教材 秘書室

33 電子公文使用須知 / 宣導 1. 應掌控公文辦理之時效 2. 避免延宕公文辦理 - 請落實代理人機制 3. 簽名時, 均應加註日期, 以示負責 4. 應列出會辦單位及陳核單位的名稱, 以利會後用章情況檢視及方便同仁簽辦 5. 請假日前應確認代理機制已啟動 6. 回承辦單位的文, 不一定是簽辦完畢 在確認會辦單位及鈞長無任何意見或交辦後方可進行歸檔 ( 請檢視備註意見或簽呈內文意見 )

34 電子公文使用須知 / 宣導 -( 續 1) 7. 含 紙本附件另送 的電子公文, 務請 兩者同步處理, 並於簽核後儘速將 紙 本附件 送至下一簽核單位, 最遲不宜 超過 2 小時 8. 函覆時, 應以同文號辦理, 若來文已歸檔, 後續函覆時亦應將原來文 ( 或辦法 規定 ) 以附件或置於 參考夾, 供簽核長官了解 ( 即, 函稿製作時, 説明 項之依據來文應隨文上陳 ) 9. 以紙本簽辦之來文, 經判行並歸檔後, 應將紙本文送回文書組

35 電子公文使用須知 / 宣導 -( 續 2) 10. 來文處理時應扼要說明來文旨意, 避免 以 來文內容詳如附件 或 本文敬陳 鈞長知悉後存參 等方式辦 ; 另有關各 項會議紀錄 條文修正等之簽辦, 承辦 同仁應先行將相關重要內容摘錄, 並標 示頁碼, 以提醒並方便後續之簽辦 11. 各會辦單位收到簽呈或來文時, 若發現前一關卡有漏章的情況, 請即協助退回前一關補章

36 電子公文使用須知 / 宣導 -( 續 3) 12. 所有同仁均應具有個資保護意識, 傳送 與個人資料有關文件時, 應妥為處理, 如以紙袋封裝 密件親送等 ( 如, 考試 委員名單 休退學名單 ) 13. 對外發函, 請留意應有禮節, 擬邀請專家學者出席相關會議或活動之邀請函, 至少應於一星期前送達受邀人 ( 校內函稿宜於 10 日前完成簽核 ); 另報部文件, 宜以 檢陳 或 函陳 而避用 檢送

37 電子公文使用須知 / 宣導 -( 續 4) 12. 需支用 差旅費 之簽文, 陳核主秘前 請先行加會人事室及會計室 13. 擬開立學校領據的案件, 應先加會總務處出納組 14. 各單位在公文簽辦時, 若需知會業務相關單位或請求各單位支援的文, 在決行後, 應 副本通知 有關單位, 以供各單位後續辦理依據

38 電子公文使用須知 代理機制之落實 公文代理機制 _ 啟動方式 - 由請假系統啟動公文系統請假紀錄於請假日前經人事室於請假系統中進行確認後 ( 確認時段 :13:00 及 23:00), 假單上之代理人機制方能與公文系統結合並啟動 ; - 請假人手動設定 請假人可於公文系統中自行設定代理人及代理日期, 則代理機制將以請假人自行設定者為主

39 電子公文使用須知 來文須函覆時 覆文之函稿及先簽後稿之公文, 需同號辦理 函稿與來文字號應相同

40 公文使用須知 來文須函覆時 原文號如已收發同號覆文, 後續需再次發文, 需創號辦理, 並將原來文以附件方式夾帶, 供長官參閱 以迴紋針夾帶方式上傳附件或夾於參考夾中

41 簡報完畢 謝謝聆聽

第一篇文概說第七章公文的用語及標點符號公本篇內容 第一章 緒論 第二章 公文的意義 第三章 公文與高 普 特各類考試 第四章 公文程式之意義及演變 第五章 公文之分類及其行文系統 第六章 公文之結構與行款 第一篇 第一章緒論 003 第一章緒論 等 等 004 最新應用公文 第一篇 第二章公文的意義 005 第二章公文的意義 第一節 一 須為公務員製作之文書 二 須為公務員 職務上 製作之文書 006

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