中國文化大學公文系統使用手冊 1

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巨濮背耿
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1 中國文化大學公文系統使用手冊 1

2 壹前言...3 貳系統目標...3 参作業流程...3 肆操作對象...3 伍操作環境...4 陸操作說明登入系統登入文化學同仁專區登入公文系統個人待處理公文使用公文系統使用 InBox 查看待處理公文公文簽呈公文 / 簽呈退件待承辦公文 ( 文書組 ) 收文指派發文分類公文處理狀況 InBox 查詢使用 Outbox 創函稿公文如何填寫簽呈 OutBox 查詢...23 附錄一聯絡資料

3 壹前言歡迎您使用公文系統為了讓公文管理作業之效率提升, 校園科技研發中心設計出一套系統 ---- 公文系統, 來提供所有系統操作者, 以最有效率的方式, 完成所有公文處理之作業程序然而, 爲了避免造成在系統操作上之困擾 ; 因此使用手冊的設計是要幫助您可以快速暸解並使用本套系統使用手冊之發展趨勢顯得越來越著重於溝通之角色, 藉由手冊的說明, 讓使用者不僅能瞭解系統的操作, 更近一步瞭解程式設計師的想法, 以提高專案系統的使用程度與整體品質同時, 概念上則分為三階段的控管方式, 首先, 第一階段 : 藉由手冊的傳達, 讓使用者瞭解系統的整體操作方式, 第二階段, 建立檢核機制, 藉此提出使用後之心得與意見反應, 以有效更新系統, 最後, 第三階段, 明確更新系統, 讓系統不斷改善, 適時調整, 以確保整體系統發展之品質因此, 透過此使用手冊之說明, 讓使用者對此套系統能更加瞭解, 並能有效運用, 以提升整體工作效率, 提供應用系統時之參考依據貳系統目標公文系統之系統目標在於協助系統使用者以最快速最有效率的方式完成公文作業提供使用者一個正確快速便捷的公文管理環境参作業流程公文系統主要為協助處理公文作業, 透過系統連結至資料庫可大量快速提供公文資料, 節省許多人工繁業簡化作業流程提高處理效率並提昇公文資料之正確性肆操作對象公文管理系統之相關作業人員 3

4 伍操作環境建議環境 : 1. 可連線上網之電腦 ( 連線速度對系統具一定影響 ) 2. 作業系統 :Windows 2000 或 Windows XP 或 Win 7 以上版本 3. IE 8.0 以上版本環境設定 : 在使用公文系統前, 建議您先設定使用環境, 步驟如下 : 1. 在瀏覽器上, 點選工具 2. 點選網際網路選項 3. 進入網際網路選項, 點選設定 4

5 4. 每次檢閱畫面時, 也將使用使用的磁碟總空間設定到 1 MB 即可 5. 完成 5

陸操作說明 6.1 登入系統 6.1.1 登入文化學同仁專區 1. 首先, 進入文化大學同仁專區 http://ap1.pccu.edu.tw/index.asp?

6 陸操作說明 6.1 登入系統登入文化學同仁專區 1. 首先, 進入文化大學同仁專區 2. 接至, 登入帳號及密碼 3. 按登入 4. 完成登入公文系統 1. 首先, 點選行政作業 2. 接至, 點選行政服務 3. 接至, 點選電子公文系統 6

7 4. 或於畫面中的 4, 直接點選電子公文系統 5. 完成個人待處理公文登入之後, 即出現所有待承辦的公文, 您不需要進入 InBox 就可直接察看目前自己還有哪些公文尚未處理但若您已離開這個頁面, 可以點選右上角再度顯示待辦公文 ; 或是進入 InBox 的待承辦公文中, 找尋這些公文 7

8 6.2 使用公文系統使用 InBox 1. 首先, 點選公文系統 2. 接至, 點選 InBox 3. 完成查看待處理公文 1. 首先, 點選 Inbox 2. 接至, 點選待處理公文 3. 即會出現功能選單 8

6.2.1.1.1 公文 1. 首先, 點選 Inbox >> 待處理公文 2. 接至, 點選公文 3. 點選公文編號, 可以查看此份公文的內容與承辦流程 4. 綠色部分為下一順位, 且尚未承辦此公文的單位 5.

9 公文 1. 首先, 點選 Inbox >> 待處理公文 2. 接至, 點選公文 3. 點選公文編號, 可以查看此份公文的內容與承辦流程 4. 綠色部分為下一順位, 且尚未承辦此公文的單位 5. 請於我的意見, 簽寫公文意見 6. 在請選擇處理方式中, 選擇處理方式 7. 在是否已確定存檔中, 點選我已確定儲存 ; 若您點選我考慮一下, 則此公文會暫存 8. 點選我要儲存公文 XXXX 的處理, 公文便會指派到下一承辦單位 9. 完成 9

10 查看公文 1. 若您點到公文旁的查看, 則會顯示公文的內容及流程 2. 點選附加檔案, 可以下載該公文所附加的檔案 3. 點選處理流程, 可以查看該公文的所有承辦流程 4. 點選文件列印, 可以列印該份公文原始文自行創稿的公文以及流程 5. 點選關閉視窗, 即可關閉此對話框 6. 完成 10

說明 1. 點選查看己簽核記錄, 可查詢所有簽核過此份公文的單位及人員 2. 點選新增承辦單位 >> 選擇單位 >> 新增辦理, 可新增承辦流程 6.2.1.1.2 簽呈 1. 首先, 點選 Inbox >> 待處理公文 2. 接至, 點選簽呈 3.

11 說明 1. 點選查看己簽核記錄, 可查詢所有簽核過此份公文的單位及人員 2. 點選新增承辦單位 >> 選擇單位 >> 新增辦理, 可新增承辦流程簽呈 1. 首先, 點選 Inbox >> 待處理公文 2. 接至, 點選簽呈 3. 點選公文編號, 可以查看簽呈內容與流程 4. 填寫我的意見 5. 在請選擇處理方式中, 選擇處理方式 6. 在是否確定存檔中, 選擇我已確定儲存 ; 若您選擇我考慮一下, 則會暫時儲存, 下回再進入處理 7. 點選我要儲存公文 XXXX 的處理 8. 完成 11

12 點選查看, 可查看文件內容附加檔案處理流程及文件列印 1. 若您點到公文旁的查看, 則會顯示公文的內容及流程 2. 點選附加檔案, 可以下載該公文所附加的檔案 3. 點選處理流程, 可以查看該公文的所有承辦流程 12

13 4. 點選文件列印, 可以列印該份公文原始文自行創稿的公文以及流程 5. 點選關閉視窗, 即可關閉此對話框 6. 完成說明 1. 點選查看己簽核記錄, 可查詢所有簽核過此份公文的單位及人員 2. 點選新增承辦單位 >> 選擇單位 >> 新增辦理, 可新增承辦流程 3. 點選附加檔案, 可查看該份公文的附加檔案, 該份公文有幾份附加檔案都會顯示在旁邊 13

6.2.1.1.3 公文 / 簽呈退件 1. 點選 InBox >> 待處理公文 2.

14 公文 / 簽呈退件 1. 點選 InBox >> 待處理公文 2. 點選公文 / 簽呈退件 3. 點選公文編號, 進入公文內容 4. 在附件檔案上傳中, 點選瀏覽 >> 選擇檔案 >> 上傳 14

15 5. 在檢呈會辦, 新增承辦單位或承辦人 6. 點選新增辦理 7. 點選查看建構流程, 可以查看剛剛承辦流程是否正確 8. 若您要加註意見, 在我的會辦意見中填寫 9. 勾選我已確定所有內容 10. 點選儲存此公文, 可將這份公文重新發佈出去 ; 點選作廢此文件, 則會將此份公文永遠刪除 11. 完成說明上傳的附件不能為.exe 檔 ; 且上傳檔案大小不能超過 512K 待承辦公文 ( 文書組 ) 1. 首先, 點選 Inbox >> 待處理公文 2. 接至, 點選待承辦公文 15

16 3. 點選確定承辦, 可以查看該份公文內容 3.1 點選來文內容, 可以查看該份公文內容 3.2 點選附加檔案, 可以查看或下載該份公文的附加檔案 3.3 點選承辦單位, 可以指定公文的承辦人 3.4 點選文件列印, 可以列印該份公文 3.5 勾選我確定儲存公文 / 簽呈內容 >> 儲存這份公文 3.6 完成 16

17 4. 點選取消承辦, 則該份公文會退回原發文單位 4.1 退文必須填寫退回原因 4.2 勾選確定以上內容 >> 發還此件公文 4.3 完成 ( 系統會自己回到 To Do List) 收文指派 1. 首先, 點選 Inbox >> 待處理公文 2. 接至, 點選收文指派 3. 點選編輯指派 17

18 4. 出現公文內容及流程, 可新增會辦單位, 新增完會辦單位後, 點選新增會辦 5. 勾選我已確定以上的流程 >> 我要儲存公文編號 XXXXX 的流程 6. 完成發文分類 1. 首先, 點選 Inbox >> 待處理公文 2. 接至, 點選發文分類 18

19 3. 點選查看, 查看文件內容附加檔案處理流程及文件列印 4. 確認文件無誤後, 點選右上角關閉視窗 5. 勾選製作 6. 點選我已經確定要分類 7. 完成公文處理狀況 1. 首先, 點選 Inbox 2. 接至, 點選公文處理狀況 3. 在請刷條碼中, 刷入公文條碼, 或輸入公文代碼 >> 按下 Enter 4. 完成 19

20 InBox 查詢 1. 首先, 點選 InBox 2. 接至, 點選 InBox 查詢輸入文件主旨說明內容, 或選擇申請日期, 點選開始查詢, 即可跳出您所查詢的公文列表 3. 接至, 點選公文或簽呈 4. 出現您所需承辦的所有公文列表點選文號 D 出現公文內容附加檔案處理流程文件列印 6. 完成 20

21 6.2.2 使用 Outbox Outbox 這個功能, 是幫助您發佈公文填寫簽呈及電子表單的工具包含功能有創函稿公文填寫簽呈 Outbox 查詢及制式文件製作等功能創函稿公文 1. 首先, 點選 OutBox 2. 接至, 點選創函稿公文 3. 選擇公文類型 ; 公文類型分為兩類 : 函書函 4. 填寫公文內容 5. 拉捲軸, 選擇是否有紙本文 21

22 6. 選擇瀏覽, 增加附件檔, 按下上傳, 上傳附件檔 7. 指定承辦單位 8. 點選新增辦理, 即加入承辦單位 9. 新增辦理之後, 點選查看建構流程, 可查詢承辦單位之順位, 確認流程是否正確 10. 勾選我已確定內容 11. 點選儲存這份簽呈, 即會發送公文 12. 完成說明 1. 附件檔的副檔名不可為 *exe 檔, 檔案大小不可超過 512K 2. 只能先指定一級單位, 定二三級單位, 需由單位總收發指派二 ~ 三級單位如何填寫簽呈 1. 首先, 點選 OutBox 2. 接至, 點選填寫簽呈 3. 選擇是否要含紙本文 22

4. 上傳附件檔 5. 指定承辦單位 6. 點選新增辦理 7. 點選查看建構流程, 查看此份簽呈承辦單位順位是否正確 8. 勾選我已經確定內容 >> 儲存這份簽呈 9. 完成 6.2.2.3 OutBox 查詢 1. 首先, 點選 OutBox 2.

23 4. 上傳附件檔 5. 指定承辦單位 6. 點選新增辦理 7. 點選查看建構流程, 查看此份簽呈承辦單位順位是否正確 8. 勾選我已經確定內容 >> 儲存這份簽呈 9. 完成 OutBox 查詢 1. 首先, 點選 OutBox 2. 接至, 點選 OutBox 查詢 3. 輸入文件主旨說明內容, 或選擇申請日期, 點選開始查詢, 即可跳出您所查詢的公文列表 4. 點選文號 D 系統會跳出一個網頁對話框可查看該份公文或簽呈的公文內容附加檔案處理流程並使用原承辦人撤回文件, 可撤回已發出的文件 5. 完成 23

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25 附錄一聯絡資料 ** 推廣校園科技研發中心 ** 手冊編號 : 版次 :94 年 9 月 (Version 1.0) 規劃審議 : 陳仁偉主任系統撰寫 : 黃博成核校 : 陳盈秀執行編撰 : 廖莉雯連絡電話 : 校本部 (02) 資訊中心分機王芳琦, 秘書室分機趙維娟, 文書組分機蓋本安, 推廣部 (02) 分機 8305 郭敏賢如對使用手冊有任何問題或建議, 歡迎您跟我們連絡! 謝謝! 25

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<4D F736F F D A4BDA4E5A8CFA5CEA4E2A555B2C4A440AAA92E646F63> 中國文化大學公文系統使用手冊 1 壹前言...4 貳系統目標...5 参作業流程...6 肆操作對象...7 伍操作環境...8 陸操作說明...11 6.2.1 使用 InBox...13 6.2.1.1 查看待處理公文...14 6.2.1.1.1 公文...16 6.2.1.1.2 簽呈...20 6.2.1.1.3 簽閱公佈...23 6.2.1.1.4 公文 / 簽呈退件...29

中國文化大學 公文系統 使用手冊 1

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