Cognos for Microsoft Office

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汾浑蒲
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3 目录第 1 章简介 1 第 2 章新增内容 3 V1100 中的新增功能 V1020 中的新增功能 V1011 中的新增功能刷新过程的增强功能对访问权限的调整支持的环境和平台的增强功能 1011 中的已更改功能报表内容显示的改进包含提示的报表的易用性改进 V1010 中的新增功能支持美国联邦残疾人法案第从仪表盘导入报表或报表要素查看业务卡 508 节的标准第 3 章将 IBM Cognos for Microsoft Office 与其他 IBM Cognos 产品配合使用 9 交流业务信息与其他 IBM Cognos 产品集成第 4 章 IBM Cognos for Microsoft Office 13 IBM Cognos for Microsoft Office 的用户界面 IBM Cognos for Microsoft 窗格 IBM Cognos Office 使用入门启动 IBM Cognos Office 定制 IBM Cognos Office 登录 IBM Cognos 服务器更新连接 URL 第 5 章处理 Microsoft Office 文档 21 刷新报表数据和格式刷新报表结构清除单元格中的内容将动态数据转换为静态数据将 Microsoft Office 文档发布到 IBM Cognos Connection 打开, 保存和下载 Microsoft 文档在本地从 IBM Cognos Connection 中打开和保存报表从 IBM Cognos Connection 下载 Microsoft Office 文档第 6 章使用 IBM Cognos for Microsoft Office 29 定制 IBM Cognos for Microsoft Office 29 查看信息卡 29 在 Microsoft Word 中显示基于单元格的边框样式 30 检查报表结构的更新从 IBM Cognos Analytics 中检索内容支持的其他报表对象不支持的报表对象和格式化属性 Excel 中的命名范围导入缩放格式导入 IBM Cognos PowerPlay 报表导入工作空间内容导入富文本要素和统计信息将 IBM Cognos 报表要素导入到 Microsoft Excel 中将 IBM Cognos 报表要素导入到 Microsoft PowerPoint 中将 IBM Cognos 报表要素导入到 Microsoft Word 中使用提示的报表提示值管理预创建的 BI 报表和内容导入报表要素或窗口小部件在 PowerPlay Studio, Analysis Studio 或 Report Studio 中运行报表查看或运行报表输出版本验证或更改导入数据的属性刷新 Microsoft Office 文档中所有已导入的报表刷新报表报表要素或窗口小部件刷新报表或工作空间的结构刷新文件夹从 Microsoft Office 文档中除去报表或数据搜索报表或报表内容保存使用 IBM Cognos for Microsoft Office 创建的文档从 Microsoft Office 应用程序中打开 IBM Cognos Connection 第 7 章亲自尝试练习 65 Microsoft Excel 练习导入列表报表创建 Excel 列表来缩小报表着重显示的信息范围为分类群发接收方导入分类群发报表并隐藏工作表 Microsoft PowerPoint 练习将报表编译为演示文稿第 8 章最佳实践和准则 71 使用 IBM Cognos for Microsoft Office 报表设计建议 - 限制图表元数建议 - 添加报表对象报表设计提示建议 - 保护用户对数据的访问权限建议 - 发布包含已修复内容的数据建议 - 避免嵌套对象 iii

4 建议 - 保持表格大小最小建议 - 定义图像属性 Microsoft Excel 中的技术建议 - 在大型工作表中引用记录建议 - 刷新数据但不进行格式化报表呈现报表设计提示 Microsoft PowerPoint 中的技术建议 - 使用"复制"和"粘贴"命令建议 - 创建特定于 PowerPoint 的表格和图表 Microsoft Word 中的技术建议 - 创建表格和图表建议 - 创建文本框标题建议 - 将文本导入为字段代码第 9 章自动化 IBM Cognos Office 79 示例 - 刷新 Microsoft Office 文档中的数据设置要自动化的 Microsoft Office 应用程序记录自动操作和错误 IBM Cognos 全局 API 函数 HttpLogonCredentials 登录 ClearAllData RefreshAllData RefreshAllDataAndFormat UnlinkAllData Publish Logoff TraceLog SuppressMessages ClearCache UpdateSererUrl 示例 - 用于在 VBA 内进行处理的代码示例 - 用于在 VBA 外进行处理的代码用于使 Cognos Office 自动化的宏文件脚本文件第 10 章故障诊断 91 对问题进行故障诊断 91 搜索知识库 92 获得修订 93 与 IBM 支持机构联系 93 与 IBM 交换信息 94 向 IBM 支持机构发送信息 94 接收来自 IBM 支持机构的信息 95 订阅支持更新 95 常见错误 96 配置问题 96 处理问题 102 安全性问题 108 Cognos Office 已编号错误消息 109 Report Data Serice 的已编号错误消息 111 IBM Cognos for Microsoft Office 已编号的错误消息 117 i 第 11 章辅助功能部件 121 键盘浏览界面信息增大将来会话中的字体在 Windows 高对比度方式下查看报表或报表项目供应商软件 IBM 和辅助功能选项第 12 章示样报表和数据包 127 Sample Outdoors Company Sample Outdoors 集团公司员工销售和市场营销 Sample Outdoors 数据库模型和数据包 "Go 数据仓库分析 "数据包中的示样员工满意度工作空间退货数量 (按订购方法) 退货数量按产品系列图表收入数据工作空间 "Go 数据仓库查询 "数据包中的示样基线分类群发的销售绩效报表 "销售和市场营销多维数据集 "数据包中的示样收入 (按产品品牌) "GO 销售分析 "数据包中的示样销售汇总 "GO 销售查询 "数据包中的示样水平分页无数据第 13 章访问权限和凭证 135 用于查看和导入报表的权限用于查看或编辑数据包或文件夹内容的权限访问 IBM Cognos Connection 的权限第 14 章重新命名 Cognos Office 组件 139 资源文件在本地化的 Microsoft Windows 环境中以英语运行 Cognos Office 组件对 Cognos Office 组件进行重新命名或本地化编辑资源 (resx) 文件编译更新的资源文件测试编译结果第 15 章声明 145 索引

5 第 1 章简介 IBM Cognos for Microsoft Office 是与 Microsoft Office 系统配合使用的加载项用于从 IBM Cognos 报表产品例如 IBM Cognos Analytics 和 IBM Cognos PowerPlay Studio 中检索内容本文档包含有关使用 IBM Cognos for Microsoft Office 的概览和逐步操作的信息文档提供了有关在 Microsoft Excel Microsoft PowerPoint 和 Microsoft Word 中使用 IBM Cognos for Microsoft Office 的详细信息读者本指南假设您已熟悉 IBM Cognos 产品例如 IBM Cognos Analytics IBM Cognos Connection IBM Cognos PowerPlay Studio 和 Microsoft Office 软件例如 Microsoft Excel Microsoft Word 和 Microsoft PowerPoint 查找信息要在 Web 上查找产品文档包括所有已翻译的文档请访问 IBM Knowledge Center ( 发行说明会直接发布到 IBM 知识中心其中包括指向最新技术说明和 APAR 的链接您也可以直接从 IBM Cognos 产品磁盘中阅读 PDF 版本的产品发行说明和安装指南辅助功能部件辅助功能部件可以帮助身有残疾如行动有障碍或视力受限的用户使用信息技术产品有关 IBM Cognos for Microsoft Offce 辅助功能部件的更多信息请参阅第 121 页的第 11 章, 辅助功能部件前瞻性声明本文档中描述的是产品的当前功能文档中可能引用了当前尚不可用的项目这不暗示这些项目将来会可用引用这些项目并不意味着保证承诺或有法律义务来提供任何材料代码或功能功能部件或功能的开发发布和时间安排由 IBM 全权处理示样免责声明 Sample Outdoors Company Great Outdoors Company GO Sales Sample Outdoors 或 Great Outdoors 名称的任何变体以及 Planning Sample 描述了为 IBM 和 IBM 客户开发示样应用程序而使用示样数据进行的虚构业务运营这些虚构的记录包括销售交易产品分发财务及人力资源的示样数据若与实际名称地址联系电话或交易价格雷同皆纯属巧合其他示样文件可能包含手动或机器生成的虚构数据编译自学术或公共源的真实数据或以版权拥有者权限使用的数据用作开发示样应用程序的示样数据引用的产品名可能是其各自所有者的商标未经授权不得擅自复制 1

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7 第 2 章新增内容本节包含了此版本中新增功能或已更改功能的列表还包含以前发行版中类似信息的累积列表它有助于您计划升级和应用程序部署策略以及对用户的培训要求有关升级的信息请参阅 IBM Cognos for Microsoft Office 安装指南有关此发行版的 IBM Cognos Analytics 中新增功能的信息请参阅 IBM Cognos Analytics 新增功能指南 V1100 中的新增功能本节列出了自上一个发行版以来的新增功能此发行版包含刷新的用户界面 Cognos for Microsoft Office V1100 支持 Microsoft Office 和 2016 Cognos for Microsoft Office 可与 Planning Analytics for Excel V2026 或更高版本同时使用建议更新到最新版本 Cognos for Microsoft Office V1100 需要 Microsoft NET Framework 461 或更高版本 V1020 中的新增功能本节中后面的信息列出了自上一个发行版以来的新增功能包含到直接相关主题的链接 IBM Cognos Office 产品例如 IBM Cognos Analysis for Microsoft Excel 和 IBM Cognos for Microsoft Office 现在需要使用 Microsoft NET Framework 4 此更新后的一致性需要升级系统如果您是 IBM Cognos Office 产品的当前用户并且仅安装了 Microsoft NET Framework 2 那么您还必须安装 NET Framework 4 在安装 IBM Cognos Office 产品之前您必须安装更新的 NET Framework 各个 Microsoft NET Framework 版本可以并存您不需要卸载先前版本其他语言支持 IBM Cognos Office 产品提供以下其他语言支持克罗地亚语丹麦语哈萨克语斯洛文尼亚语和泰语 V1011 中的新增功能本节中后面的信息列出了自上一个发行版以来的新增功能包含到直接相关主题的链接刷新过程的增强功能 IBM Cognos for Microsoft Office 包括对刷新过程的增强功能其中包含对用户界面的相关更改 3

8 刷新 Microsoft Office 文档中所有报表的格式现在您可以通过单个刷新过程来检索 Microsoft Office 文档中所有已导入的报表的最新格式更改在较早的发行版中一次只能更新一个报表或报表要素的格式更改新功能为刷新报表内容提供了更多灵活性对用户界面的增强功能包括新选项刷新数据和报表格式当您从 IBM Cognos 工具栏使用刷新所有数据命令时该选项可用有关更多信息请参阅第 21 页的刷新报表数据和格式刷新报表结构现在您可以从 IBM Cognos Business Insight 中检索对已导入的报表或导入的工作空间所做的结构或规范更改这个增强功能意味着您可以检查自上次导入报表或工作空间以来已对报表要素或窗口小部件执行的任何添加或删除操作任何新的报表要素已添加到任何受支持的 IBM Cognos Studio 中的已编辑报表都可用于导入此功能允许您刷新报表结构而无需重新导入报表有关更多信息请参阅第 22 页的刷新报表结构对访问权限的调整 IBM Cognos Business Intelligence 管理员会设置组织数据的访问权限即指定能够访问 IBM Cognos Connection 中条目例如报表的用户管理员还可以指定用户能够对内容执行的操作已调整 IBM Cognos for Microsoft Office 的访问权限以与 IBM Cognos Connection 中条目例如报表分析代理和数据包的访问权限设置一致 IBM Cognos Connection 提供了对 IBM Cognos 软件中可用的所有公司数据的单一访问点根据已授予您的访问权限类型会启用或禁用 IBM Cognos 源树中的报表这样调整的好处是您现在在 IBM Cognos for Microsoft Office 中的工作体验与在 IBM Cognos Connection 中控制条目行为和显示的方式类似有关更多信息请参阅第 135 页的第 13 章, 访问权限和凭证支持的环境和平台的增强功能已开发一些增强功能来扩展对多个平台和环境的支持支持 64 位安装 IBM Cognos for Microsoft Office 支持 64 位环境该环境可提供更好的内存管理以及改进的可扩展性和性能现在您可以在安装并运行 32 位与 64 位版本的 IBM Cognos for Microsoft Office 之间进行选择 IBM Cognos 应用程序能够在 64 位操作系统上的 32 位和 64 位版本的 Microsoft Office Word PowerPoint 或 Excel 中运行如果您执行 64 位安装那么用于该安装的默认路径与在 32 位安装中使用的默认路径不相同以下是默认安装目录 4 x64 默认目录 C:\Program Files\IBM\cognos\Cognos for Microsoft Office

9 x86 默认目录 C:\Program Files (x86)\ibm\cognos\cognos for Microsoft Office 有关 64 位安装的更多信息请参阅 IBM Cognos for Microsoft Office 安装指南支持 Microsoft Office 2010 现在 I B M C o g n o s fo r M i c ro s o f t O f f i ce 支持版本的 M i c ro s o f t Word PowerPoint 和 Excel 软件由于新的 Office Open XML 格式是受 ECMA International 支持的公认业界标准而且 Microsoft Office 2010 支持此格式因此通过在多个平台上启用实施新格式可提供更好的可扩展性和互操作性支持 Mozilla Firefox 现在 IBM Cognos for Microsoft Office 支持 Mozilla Firefox V4 Web 浏览器支持 Internet Explorer 现在 IBM Cognos for Microsoft Office 支持 Microsoft Internet Explorer V9 Web 浏览器 1011 中的已更改功能本部分后面的信息列出了自上一个发行版以来已更改的功能包含到直接相关主题的链接报表内容显示的改进 IBM Cognos for Microsoft Office 改进了将报表内容从 IBM Cognos 内容存储库导入时的显示方式支持 PowerPoint V2007 和 V2010 行和列上限根据 Microsoft PowerPoint 的版本表格中可导入演示文稿幻灯片的最大行数和列数有所不同现在 IBM Cognos for Microsoft Office 支持 PowerPoint V2007 和 V2010 中的最大限制 75 行和 75 列现在报表创建者可以在各种工作室中设计 IBM Cognos for Microsoft Office 的报表时考虑更多的行数和列数而您可以将更多内容导入到演示文稿幻灯片请在设计演示文稿布局时考虑观众的观感表格中超过新上限的报表内容会被截断支持具有集成统计信息的报表现在您可以导入集成了 IBM Cognos Statistics 的报表 IBM Cognos Statistics 以 IBM SPSS 为支撑让分析师能够分发包含基于事实的统计信息的报表 IBM Cognos Statistics 为 IBM Cognos Report Studio 引入了新功能报表创建者可以在其中设计用来在关键业务变量中提供见解或预测未来结果的报表统计功能采用与 Report Studio 对象可用于汇编报表类似的形式进行处理现在 IBM Cognos for Microsoft Office 用户可以将这些统计对象导入 Microsoft Office 文档有关更多信息请参阅第 37 页的导入富文本要素和统计信息第 2 章新增内容 5

10 支持已扩展为包括表格和图像的富文本项目除文本和图像外报表创建者可以将富文本项目添加到报表布局中富文本项目用于在布局中呈现 HTML 此报表对象与 HTML 项目类似但是富文本项目也可以在 PDF 输出中显示当报表用户要将数据源中定义的注解添加到报表中时他们会使用富文本项目在此发行版中已将支持扩展为包括富文本项目已导入 Microsoft Office 文档中的表格和图像富文本要素包括其子要素将作为独立的报表对象进行导入但是每个子要素都会按次序顺序显示在文档中有关更多信息请参阅第 37 页的导入富文本要素和统计信息仪表盘现在是工作空间在 IBM Cognos for Microsoft Office 中术语"仪表盘"已替换为术语"工作空间" 用来描述对 Web 页面包含可以图形方式显示业务数据的窗口小部件的导入导入工作空间内容时的已增强用户界面现在您能够选择和导入报表窗口小部件已添加到 IBM Cognos Workspace 中工作空间内中的内容报表窗口小部件包含报表对象报表中的对象包括完整报表和单个报表组成部分例如表列表和交叉表和图表报表对象包括在 IBM Cognos Report Studio IBM Cognos Query Studio IBM Cognos Analysis Studio 和 IBM Cognos Metric Studio 中创建的报表在较早版本中报表窗口小部件的各个部件是不可见或不可选择的并且报表窗口小部件是作为独立要素进行导入的现在您可以从"导入"向导或 IBM Cognos 窗格中的管理数据选项卡中选择报表或报表窗口小部件的各个报表组成部分有关更多信息请参阅第 37 页的导入工作空间内容改进的 Microsoft Excel 中的行处理在较早版本中当刷新列表或交叉表并且行数增加时会将新的单元格组添加到列表或交叉表开始处相反如果行数减少那么会清除单元格而不会删除单元格对列表或交叉表大小的更改会显示报表创建者已应用的任何格式样式在此发行版中当刷新列表或交叉表并且行数增加时会将新的单元格组追加到列表或交叉表末尾该范围会继承上一行的格式样式如果行数减少那么会除去空单元格组有关更多信息请参阅第 21 页的刷新报表数据和格式包含提示的报表的易用性改进已对管理提示值的方式进行了改进已在下列区域中对报表提示值的管理进行了改进 6 "使用值"和"显示值"

11 刷新报表或导入其他报表要素之后您可以更改相关联的提示值在较早版本中当"使用值"更改时不会更新"显示值"来反映此更改现在您可以同步"使用值 "和"显示值" 以便更新"显示值"以与新的"使用值"相符已添加新的提示更新方法属性以便您可以指定在修改"使用值"时如何更新"显示值 " 有关更多信息请参阅第 50 页的同步"使用值"和"显示值"属性特殊提示值提示值通常是对应于您要过滤的维度中数据的文本字符串或数字现在 IBM Cognos for Microsoft Office 可以有效地处理提示值是空值或空白空间或者未选择任何值的情况有关更多信息请参阅第 49 页的更改提示值 "定制属性"类型现在您可以使用"定制属性"类型将多个值分配给单个提示将按照相同类型的提示对其进行过滤的多个报表导入 Microsoft Office 文档时这非常有用现在单个提示名称的所有提示值都可以在 IBM Cognos 窗格内管理数据选项卡上的"定制属性"中进行查看有关更多信息请参阅第 47 页的提示值已排序的提示现在可以采用组织好的方式来查看管理数据选项卡上的报表提示列表提示会按照提示类型以下列排序顺序进行排序指定的值单元格值始终提示定制属性为了便于查看和选择提示会首先按类型进行排序然后在类型组内按名称以字母顺序进行排序 V1010 中的新增功能本部分后面的信息列出了 V1010 中的新增功能包含到直接相关主题的链接支持美国联邦残疾人法案第 508 节的标准本产品支持对以下用户提供的功能存在视力障碍的用户行动障碍用户或手部能力障碍的用户耳聋或存在听力障碍的用户以及认知有障碍的用户 IBM Cognos for Microsoft Office 中的主要辅助功能部件包括 Microsoft Actie Accessibility (MSAA) 这表示视力受限的用户可以使用屏幕朗读器软件以及数字语音合成器来听取屏幕上显示的内容支持您的系统显示设置例如颜色模式字体大小和高对比度显示第 2 章新增内容 7

12 从仪表盘导入报表或报表要素您可以将在 IBM Cognos Business Insight 中创建的仪表盘内容导入到任何受支持的 Microsoft Office 应用程序中 IBM Cognos Business Insight 使用从 Cognos Analytics 内容存储库 IBM Cognos Metrics 和外部数据源派生的预创建内容仪表盘内容包括复合报表和报表组成部分例如列表交叉表以及图表它们可以提供对关键绩效指示符 (KPI) 的可见性通过在 IBM Cognos for Microsoft Office 中使用这些仪表盘您可以用一种易于读取和解释的方式来组织和演示信息有关更多信息请参阅第 37 页的导入工作空间内容在 V1020 中 IBM Cognos Business Insight 重命名为 IBM Cognos Workspace 查看业务卡现在从"浏览内容"窗格中选择报表报表要素或仪表盘时您可以选择显示或隐藏其关联的业务卡业务卡包含选定报表报表要素或仪表盘内容的缩略图大小的图像包括以下信息所有者联系人上次修改报表的日期位置以及说明通过缩略图您可以在将项目导入工作表文档或幻灯片之前预览缩略图还会显示在导入内容向导中以便为导入过程提供帮助现在选项对话框在 IBM Cognos BI 窗格上包含一个新复选框显示业务卡因此您可以选择显示或隐藏业务卡有关更多信息请参阅第 29 页的查看信息卡 8

13 第 3 章将 IBM Cognos for Microsoft Office 与其他 IBM Cognos 产品配合使用您可以将 IBM Cognos for Microsoft Office 与其他产品例如 IBM Cognos Analytics IBM Cognos Workspace 和 IBM Cognos Statistics 配合使用这些产品的集成使用户能够跨组织共享有用的数据连接业务策略与业务执行查看或导入 Cognos Connection 中的报表时您可以查看和控制存储在组织数据库中的数据下图说明使用 IBM Cognos Analytics 时涉及的高级别过程流图 1 IBM Cognos Analytics 中的过程流 1 在 IBM Cognos Framework Manager 中建模者确保以业务用户能够理解的方式呈现元数据建模者从一个或多个数据库导入元数据然后添加到模型以满足用户需求 2 在 IBM Cognos Metric Designer 中建模者标识出构成每个度量的目标和实际结果的数据项和计算 3 然后建模者将数据包发布到 IBM Cognos Connection 并对其进行更新以便创建者可以使用这些数据包来创建报表代理和记分卡 4 业务用户和报表创建者使用发布的数据包来了解其业务数据 9

14 5 用户在 IBM Cognos Connection 中运行查看和管理其内容根据用户的安全权限他们可能能够运行和查看报表或管理计划表门户布局和其他用户权限 6 在 IBM Cognos Transformer 中用户可以使用发布的数据包中的查询 IBM Cognos Analytics 报表中的查询以及个人数据源例如 Microsoft Excel 电子表格软件来创建业务的唯一集中式模型 Transformer 是 IBM Cognos 行业中的领先 OLAP 建模工具它旨在使业务用户能够自行完成符合其部门或专业需要的业务视图建模交流业务信息作为业务用户您可以从 Microsoft Excel PowerPoint, 或 Word 中浏览使用 Cognos Analytics 建模的报表数据使用其他数据对其进行扩充以及格式化样式和布局如何使用业务智能信息高级管理人员经理和高级业务用户可使用 IBM Cognos Analytics 产品来执行自助服务报表生成和发布自助服务组合和聚合特别报告以及描述统计通过组合使用这些产品分析人员还可以通过"如果 - 那么"方案和方案建模以及测试来执行高级分析报表用户可以将使用 IBM 内容在基于 Web 的工具 IBM Cognos Workspace 中构建的仪表盘导入到 Microsoft PowerPoint 演示文稿中从这里用户可以添加对话框和关键点然后每季度刷新数据而不需要重新构建整个演示文稿在 IBM Cognos for Microsoft Office 中可将电子表格和基于演示文稿的表单与抽取或更换过密钥的业务智能数据以及其他非正式信息和定性信息例如在 IBM Cognos 内容存储库中不易表示的管理板记录簿或客户产品服务组合等销售管理员制定月度预测财务经理构建复杂的电子表格以综合来自不同地点的销售数据产品经理根据来自若干数据源的销售和库存数据生成更准确的产品盈利率视图用户通常需要在其组织内部进行包括 Cognos Analytics 内容的 PowerPoint 演示此内容会经常更改例如仪表盘周报表或季度报表中的内容用户可以使用 IBM Cognos for Microsoft Office 将内容导入到 Microsoft Office 应用程序中用户还可以在不离开 Office 环境的情况下刷新内容在导入后可以对数据的关键方面例如客户营业额库存短缺交叉销售挑战法规合规性和其他关键业绩指标进行分析业务分析师还可以使用 IBM Cognos for Microsoft Office 从 IBM Cognos Workspace 抽取在简报工作簿或年度报表中使用的 Cognos Analytics 内容或仪表盘内容他们可以在 Microsoft Word 文档中创建这些报表这些报表将发送给发布者以进行适当的格式化和布局设计来自 IBM Cognos Analytics 的业务智能数据提供了有关组织运营的洞察信息用户从不同数据包导入报表或报表对象时将综合来自多个源的信息实现无缝集成所需的组件要确保无缝集成以及有效使用 IBM Cognos for Microsoft Office 和 IBM Cognos Analytics 您必须安装 IBM Cognos for Microsoft Office 管理员必须执行下列任务 10 安装 IBM Cognos Analytics 服务器

15 IBM Cognos Workspace 包含在 IBM Cognos Analytics 服务器中管理员不需要安装 IBM Cognos Workspace 的独立软件包但需要执行一些任务包括配置对安全功能和功能部件的访问权有关更多信息请参阅特定产品的安装指南在 Framework Manager 中创建数据包并将其发布到 IBM Cognos Connection 门户中您有权访问的位置有关更多信息请参阅 IBM Cognos Framework Manager 用户指南在 IBM Cognos Analytics 中向指定名称空间用户组或角色授予对安全功能的执行权限有关更多信息请参阅 IBM Cognos Analytics 管理和安全性指南与其他 IBM Cognos 产品集成通过使用 IBM Cognos for Microsoft Office 可将 IBM Cognos 内容导入到 Microsoft Office 应用程序中提供了一个作为准则的高级别过程以确保产品能够从 IBM Cognos Analytics 报表服务器中检索到预创建的报表包括元数据关于此任务以下是将 IBM Cognos for Microsoft Office 与其他 IBM Cognos 产品集成的过程流 1 报表记分卡分析工作空间和其他对象是在 IBM Cognos Analytics 的各个 Business Intelligence Studio 中创建的使用的 Studio 取决于报表的内容生命周期和读者以及要按维度还是按关系对数据进行建模在 IBM Cognos Report Studio 中可以为较广泛的读者准备报表和记分卡并发布到 IBM Cognos Connection 或其他门户并在该 Studio 中计划分类群发或分发等操作 Report Studio 还用于为生成自助服务报表准备模板内容将发布到 IBM Cognos 门户 2 IBM Cognos Workspace 提供动态和可定制的功能使用户能够快速轻松地使用 IBM Cognos 内容包括外部数据源构建交互工作空间该工作空间提供了布局接口可用于向工作空间中添加内容工作空间是包含内容的交互式窗口小部件的集合工作空间和报表窗口小部件将被导入到 IBM Cognos for Microsoft Office 中 3 从 IBM Cognos Analytics 导入 Studio 报表和仪表盘内容您可以使用预定义的报表或者报表创建者可以使用 IBM Cognos Report Studio IBM Cognos Query Studio IBM Cognos PowerPlay Studio 或 IBM Cognos Workspace Adanced 来为您创建新内容使用受支持的 Microsoft Office 应用程序您可以继续修改报表以反映您自己的需求可以发布这些报表并与其他用户共享以延伸其价值第 3 章将 IBM Cognos for Microsoft Office 与其他 IBM Cognos 产品配合使用 11

16 通过将工作空间内容从 IBM Cognos Workspace 导入到 IBM Cognos for Microsoft Office 中您可以通过导入工作空间上组合的不同报表对象刷新内容然后保存和打印 Microsoft 文档来构建工作簿或演示文稿注如果工作空间包含"活动的报表" 那么您不能导入该工作空间要允许使用 IBM Cognos for Microsoft Office 中的工作空间 IBM Cognos Analytics 报表作者可以将"活动的报表"另存为报表视图您可能具有要获取绩效报表和分析同时也需要这些报表的修订版本和其他视图的业务线经理 4 从 IBM Cognos for Microsoft Office 您可以链接到其他 IBM Cognos Analytics 接口例如 IBM Cognos Viewer 和 IBM Cognos Connection 它们允许您在不同 Studio 中管理修改的内容从 IBM Cognos Viewer 您可以链接到 IBM Cognos Connection 在此处您可以在 IBM Cognos Report Studio 或 IBM Cognos Analysis Studio 中打开从 Microsoft Office 应用程序发布的报表 12

17 第 4 章 IBM Cognos for Microsoft Office IBM Cognos Office 提供了利用业务智能体系结构包括安全性元数据以及内容存储库的框架此基础架构将有助于您管理 Microsoft Office 文档和监视组织的财务状况借助 IBM Cognos Office 的应用程序可以使用熟悉的 Microsoft Office 应用程序例如 Excel PowerPoint 和 Word 创建查看和使用报表分析和其他业务智能内容下表突出显示了 IBM Cognos Office 集成应用程序例如 IBM Cognos for Microsoft Office 和 IBM Cognos Analysis for Microsoft Excel 表 1 IBM Cognos Office 集成选项应用程序说明 IBM Cognos for Microsoft 将 IBM Cognos Analytics 报表内容包括数据元数据页 Office 眉页脚和图表导入到熟悉的 Microsoft Office 应用程序中 IBM Cognos for Microsoft Office 使用 Microsoft Office 应用程序中相应的功能处理预创建的报表或者在 Cognos Analytics Studio 中创建新报表该应用程序对创建简要工作簿和演示文稿特别有用销售经理或项目经理可以使用此应用程序检索和报告特定信息 IBM Cognos Analysis for 使用不同种类的数据源在 Excel 中构建复杂的多工作表多查询 Microsoft Excel 报表分析和浏览 IBM Cognos 按维度建模的数据该应用程序提供了基于公式的数据访问权限以便用户可以解决业务问题并以自己最方便的形式展现关键结果分析企业数据的数据建模者业务分析师和财务分析师可能会使用此应用程序识别趋势机会问题或项目特性 IBM Cognos for Microsoft Office 的用户界面 IBM Cognos for Microsoft Office 窗口由 IBM Cognos for Microsoft Office 窗格和三个区域组成在这些区域中您可以完成各种任务 Cognos Office 在每个受支持的 Microsoft Office 应用程序中均添加一个定制工具栏单击工具栏上的 IBM Cognos 按钮时 IBM Cognos for Microsoft Office 命令将在 Microsoft Office 应用程序的工具栏或功能区上以按钮形式可供使用 13

图 2 IBM Cognos for Microsoft Office 用户界面 IBM Cognos for Microsoft 窗格 IBM Cognos for Microsoft 窗格中保留了最常用的 IBM Cognos for Microsoft Office 命令这些命令可从 Microsoft Office 应用程序的中心位置进行访问 IBM Cognos for

18 图 2 IBM Cognos for Microsoft Office 用户界面 IBM Cognos for Microsoft 窗格 IBM Cognos for Microsoft 窗格中保留了最常用的 IBM Cognos for Microsoft Office 命令这些命令可从 Microsoft Office 应用程序的中心位置进行访问 IBM Cognos for Microsoft Office 窗格包含可导入到 Microsoft Office 应用程序中的报表和报表对象 IBM Cognos for Microsoft Office 窗格包含这些选项卡浏览内容选项卡包含 IBM Cognos Analytics 服务器和每个数据源中报表内容的列表您可以查看每个报表或报表要素的业务卡业务卡包含有关报表或要素及报表信息例如所有者联系人修改日期位置及说明的缩略图大小的图像有关更多信息请参阅第 29 页的查看信息卡管理数据选项卡包含从 IBM Cognos Analytics 服务器导入的报表或报表要素例如交叉表列表或图表及其关联属性 "管理数据"选项卡上的属性窗格显示报表对象的详细视图对于某些对象您可以指定属性值 14

19 您可以使用"属性"窗格进行多项更改并同时应用这些更改而无需运行不同命令例如您可以更改已导入报表的名称定义 IBM Cognos Analytics 网关的地址指定已提示报表的默认值指定要运行的报表版本输出根据在属性窗格中指定的值运行特定命令例如"刷新所有数据" 后的结果将有所不同有关更多信息请参阅第 54 页的查看或运行报表输出版本 IBM Cognos Office 使用入门要将 IBM Cognos Office 与 Microsoft Office 应用程序一起使用必须定制您的 IBM Cognos Office 环境无论您使用什么 IBM Cognos Office 应用程序均可从 IBM Cognos Office 界面或 IBM Cognos Connection 门户执行以下常见任务显示或隐藏 IBM Cognos Office 启动 IBM Cognos Office 设置 IBM Cognos Office 的首选项第 16 页的定制 IBM Cognos Office 设置 IBM Cognos for Microsoft Office 的首选项第 29 页的定制 IBM Cognos for Microsoft Office 登录到 IBM Cognos Analytics 服务器第 19 页的登录 IBM Cognos 服务器刷新 IBM Cognos Analytics 内容存储库中的数据第 21 页的刷新报表数据和格式清除 Microsoft Office 文档中的数据第 23 页的清除单元格中的内容将动态数据转换为静态数据第 24 页的将动态数据转换为静态数据发布 Microsoft Office 文档第 24 页的将 Microsoft Office 文档发布到 IBM Cognos Connection 在本地打开和保存报表第 25 页的在本地从 IBM Cognos Connection 中打开和保存报表从 IBM Cognos Connection 下载 Microsoft Office 文档第 26 页的从 IBM Cognos Connection 下载 Microsoft Office 文档启动 IBM Cognos Office 第一次打开某个受支持的 Microsoft Office 应用程序时将显示 IBM Cognos Office 工具栏要查看在 IBM Cognos Office 环境中工作时所需的命令和图标必须使 IBM Cognos 窗格和 IBM Cognos Office 工具栏可用当 IBM Cognos Office 工具栏可用时您可以设置首选项定义数据源的 IBM Cognos Analytics 网关地址以及登录 IBM Cognos Business Intelligence 服务器启动 IBM Cognos Office 后您可能会决定在非 IBM Cognos Office 工作簿或文档中继续工作并且希望仅显示所使用的命令和按钮您可以在工作区中隐藏 IBM Cognos 工具栏或 IBM Cognos 操作窗格第 4 章 IBM Cognos for Microsoft Office 15

20 过程 1 在 IBM Cognos Office 功能区上单击 IBM Cognos 图标如果 IBM Cognos 功能区不可用或者 IBM Cognos 图标未显示在功能区上请参阅第 96 页的 Cognos Office 界面无法在 Microsoft Office 中初始化 2 从工具菜单中单击定制 3 在工具栏选项卡中选择是显示还是隐藏 IBM Cognos 窗格或 IBM Cognos 工具栏要显示或隐藏 IBM Cognos 窗格请选中或清除 IBM Cognos 复选框要显示或隐藏 IBM Cognos 工具栏请选中或清除 IBM Cognos for Microsoft Office 复选框结果 IBM Cognos 窗格会显示在应用程序工作区中并且在 IBM Cognos 工具栏中按钮将可用现在您即可为 IBM Cognos Office 和安装的应用程序设置首选项定制 IBM Cognos Office 您可以定制 IBM Cognos Office 环境以使其满足您报表制作和分析的需要您可以为 IBM Cognos Office 指定以下首选项当您首次打开 IBM Cognos Office 时要启动的应用程序例如 IBM Cognos for Microsoft Office 或 IBM Cognos Analysis for Microsoft Excel 定制 IBM Cognos Office 的启动方式 IBM Cognos Analytics 网关的位置第 17 页的配置与 IBM Cognos Analytics 系统的连接是否启用单点登录以进行身份验证第 18 页的设置基于表单的用户身份验证是否启用基于表单的身份验证第 18 页的设置基于表单的用户身份验证是否启用日志以及启用什么明细级别的日志第 18 页的启用日志记录作为诊断工具每次启动 IBM Cognos Office 应用程序时这些设置都将应用于您的会话定制 IBM Cognos Office 的启动方式第一次启动 IBM Cognos Office 时您可以选择显示 IBM Cognos 窗格或特定的应用程序如果选择 IBM Cognos 窗格那么该窗格将显示可使用的所有已安装 IBM Cognos for Office 应用程序您可以移动或移除窗格单击最能满足您需要的应用程序图标指定首选项后 IBM Cognos 将在后续会话中以选定的方式打开过程 16 1 在 IBM Cognos 工具栏上单击选项图标 2 在导航窗格中单击 IBM Cognos

21 3 选择是在工作区中显示 IBM Cognos 欢迎窗格还是启动特定应用程序例如 IBM Cognos for Microsoft Office 或 IBM Cognos Analysis for Microsoft Excel 要在每次启动 IBM Cognos Office 时显示 IBM Cognos 欢迎窗格请在启动应用程序下选中显示 IBM Cognos 欢迎页面复选框稍后您可以通过清除位于 IBM Cognos 窗格上的以后显示此页面复选框更改此选项要在打开 IBM Cognos Office 时启动特定的应用程序请在启动应用程序列表中单击您想要的应用程序 4 单击确定配置与 IBM Cognos Analytics 系统的连接在访问 IBM Cognos 内容之前必须配置与 IBM Cognos Analytics 系统的连接如果环境变化那么您可以修改现有系统信息与 IBM Cognos Analytics 系统的连接允许您访问关系数据源 OLAP 数据源和按维度建模的关系 (DMR) 数据源此外借助与 IBM Cognos Analytics 系统的连接您可以从 IBM Cognos Connection 打开报表以及将 Microsoft Office 文档发布到 IBM Cognos Connection 开始之前请与管理员联系以获取连接到 IBM Cognos Analytics 系统也称为 IBM Cognos Analytics 系统所需的 URL 每个 URL 都是唯一的并且基于管理员所选择的系统配置例如协议网关类型和端口号下面是 IBM Cognos Analytics 系统的示样 URL cgi-bin/cognoscgi serer_name 是计算机的 IP 地址或计算机名称过程 1 在 IBM Cognos 工具栏上单击选项图标 2 在导航窗格中单击 IBM Cognos 3 创建一个新连接或编辑现有连接要创建新连接请单击添加要修改现有连接请选择该连接然后单击编辑 4 在数据源类型框中单击 IBM Cognos BI 5 在系统 URL 框中输入管理员提供的 URL 该 URL 标识 IBM Cognos 系统的位置请不要使用 localhost 来指代运行 IBM Cognos Analytics 网关的本地计算机使用 localhost 时发送到服务器的信息将被路由回本地计算机因此在导入提示的报表时针对报表服务器的请求将失败 6 在好记名称框中输入名称 7 单击测试连接第 4 章 IBM Cognos for Microsoft Office 17

22 如果连接失败请与管理员联系以验证连接信息有关常见配置问题的解决方案请参阅故障诊断部分 8 单击保存 9 如果您修改了现有连接那么您必须更改每个工作簿的服务器和数据包信息有关更多信息请参阅第 19 页的更新连接 URL 结果连接将出现在 IBM Cognos 系统列表中好记名称将作为树形层级中的根节点显示在 IBM Cognos 窗格中配置与 IBM Cognos Analytics 系统的连接后您可以启用单点登录以在 IBM Cognos Office 和 IBM Cognos 客户端应用程序例如 IBM Cognos Planning 或 IBM Cognos Controller 之间或在 IBM Cognos Office 应用程序之间进行无缝集成您还可以启用基于表单的身份验证设置基于表单的用户身份验证与 IBM Planning Analytics 服务器的连接不支持基于表单的身份验证仅与 IBM Cognos Analytics 服务器的连接支持如果您的公司使用基于 Web 的访问管理软件例如 SiteMinder 在安全基础架构中提供单点登录那么必须启用基于表单的身份验证基于表单的身份验证服务允许您通过 Web 页面上的表单输入自己的凭证例如用户名和密码如果凭证有效您即可登录到站点在您明确注销之前凭证将持续有效过程 1 在 IBM Planning Analytics 选项卡上单击选项 2 在导航窗格中单击 IBM 3 在身份验证下选中启用基于表单的身份验证复选框 4 单击确定启用日志记录作为诊断工具日志文件是一种用来调查应用程序行为的重要诊断工具通过记录有关环境异常以及入口和出口函数的信息日志文件可以帮助您对问题进行故障诊断您可以指定是否记录信息如果记录以什么明细级别记录默认情况下日志活动保存到 user_root_directory 如果您要尝试对异常行为进行故障诊断请启用日志在这种情况下支持人员将需要日志文件中条目的副本对日志文件执行写操作可能会导致性能降低过程 18 1 在 IBM Planning Analytics 选项卡上单击选项 2 在导航窗格中单击 IBM 3 在日志记录下选择日志级别

23 要彻底关闭日志请单击无要在日志中只记录关键的问题和事件请单击关键要在记录关键问题和事件的同时也记录错误请单击错误要在记录错误关键问题和事件的同时也记录警告请单击警告要在记录警告错误关键问题和事件的同时也记录信息请单击信息要记录所有事件和问题甚至日常事务请单击全部 4 单击确定日志文件在 %APPDATA%\Local\Cognos\Office Connection\Logs 中创建日志文件的命名格式为 yymmdd_hhmmsstxt 结果下次启动应用程序时有关环境的活动和信息将记录在该文件中从"选项"对话框中单击查看日志按钮以打开包含日志文件的文件夹登录 IBM Cognos 服务器 IBM Cognos 支持经过身份验证的用户访问和匿名用户访问要作为经过身份验证的用户使用 IBM Cognos Office 您必须登录包含要导入的报表的数据源或数据包的 IBM Cognos 系统您可以同时登录到多个数据源服务器您还可以使用 Logon 方法自动执行此任务有关更多信息请参阅第 82 页的登录过程 1 在 IBM Cognos 工具栏上单击登录图标或数据包的服务器然后选择包含要使用的数据源 2 如果存在多个名称空间请在名称空间框中单击所需的名称空间然后单击确定 3 输入用户名和密码然后单击登录这将显示"选择数据包"对话框 4 选择数据源或数据包然后单击确定结果 IBM Cognos 窗格将显示数据源或数据包更新连接 URL 如果 IBM 系统的 URL 发生更改那么可以编辑相关信息以使用新的 URL 编辑此 URL 将更新 IBM Planning Analytics for Microsoft Excel 应用程序的已保存连接但不会更新工作簿中报表的连接要在打开的工作簿中更新浏览表视图或快速报表的连接请使用"更新连接"实用程序有关更多信息请参阅"使用更新连接实用程序更新连接" 第 4 章 IBM Cognos for Microsoft Office 19

24 关于此任务运行此命令时数据源或数据包的名称保持不变仅可使用此命令更改一个服务器例如将测试服务器更改为其他服务器如生产服务器从在"选项"对话框的 IBM 连接部分中输入的系统列表中选择 URL 过程 1 打开要更新的文件 2 在 IBM Planning Analytics 选项卡上单击选项 3 在导航窗格中单击 IBM 4 选择要更新的系统然后单击编辑 5 选择"数据源类型" 6 在字段中输入新的连接 URL 7 根据需要更新"好记名称"字段 8 测试连接然后单击"保存" 9 单击确定结果这将搜索打开的支持 IBM 的文件并更新服务器信息 20 这将显示"选项"窗口

25 第 5 章处理 Microsoft Office 文档通过检索数据并覆盖之前所做的任何更改除去数据或将动态数据转换为静态数据以避免以后来自 IBM Cognos Analytics 服务器的更新您可以对报表或浏览表进行更改不管您使用什么 IBM Cognos Office 应用程序均可对报表浏览表或分析执行以下操作刷新数据清除单元格的内容将动态数据转换为静态数据刷新报表数据和格式如果更改了报表使用的源数据那么您可以对其进行刷新以确保使用的是最新版本刷新报表或报表要素时将从 IBM Cognos Analytics 内容存储库检索最新更改和更新您可以采用两种方式来更新报表内容刷新文档中的所有报表通过使用 IBM Cognos 工具栏上的刷新所有数据按钮 Office 文档中所有已导入报表的最新更改来检索 Microsoft 刷新特定报表报表要素窗口小部件或工作空间通过从弹出菜单中使用刷新数据命令可在管理数据选项卡上的 IBM Cognos 窗格中找到来检索报表报表要素或窗口小部件的最新更改在 Microsoft Excel 中工作簿中的所有工作表都将更新为最新的数据这些更新包括所有已导入的报表而与所使用的应用程序无关在 Microsoft Word 中文档的所有页面上的 IBM Cognos 内容都将更新在 Microsoft PowerPoint 中演示文稿的所有幻灯片上的 IBM Cognos 内容都将更新无论是刷新文档中的多个报表还是刷新单个报表要素您都可以选择更新的作用域例如可以只刷新源数据或源数据和报表格式只刷新源数据检索文档中的所有报表或报表要素的源数据的最新更改从 Microsoft Office 应用程序应用的任何格式更改均保持不变您还可以使用 RefreshAllData 方法自动执行此任务有关更多信息请参阅第 83 页的 RefreshAllData 刷新所有数据和格式 21

26 按照报表创建者的设计检索源数据和格式特征例如单元格颜色和数字格式的最新更改 Microsoft Office 文档中的所有定制格式都将更改或由当前报表格式覆盖您还可以使用 RefreshAllDataAndFormat 方法自动执行此任务有关更多信息请参阅第 83 页的 RefreshAllDataAndFormat 在 Microsoft PowerPoint 中当您只刷新源数据时会应用某些格式更改如下表中所汇总的内容表 2 PowerPoint 格式结果更新源数据之后的格式状态格式类型已保留已更新在演示文稿中应用的任何定制格式例如边框定位和调整大小在演示文稿中应用的任何定制格式例如单元格填充单元格边框字体大小和字体样式应用于报表中图表的格式例如调色板或图例将覆盖所添加的列或行已删除的列或行会显示在文档中刷新限制和注意事项下面是您在执行刷新过程时可能遇到的注意事项或限制复制 Microsoft Excel 工作表通过使用 Windows"复制"和"粘贴"命令虽然可以在工作表之间复制或移动导入要素但不能正确刷新所复制内容上的源数据同样也无法刷新从现有工作表复制的新工作表中的内容所复制的工作表上的报表要素已不再链接至源数据必须在新工作表上重新导入报表或报表要素才能正确刷新源数据增加和减少列表与交叉表中的行数在 Microsoft Excel 中刷新已导入的列表或交叉表时行数可能会因新源数据或对提示值进行的更改而有所增加或减少如果返回新的源数据那么会将新的单元格组插入到当前列表或交叉表中最后一行的后面新的单元格组将继承列表或交叉表中最后一行的格式样式如果新的提示值或已更新的源数据导致行数减少那么会在 Excel 工作表中将多余的单元格从列表或交叉表中删除刷新报表结构如果自上次导入报表或报表要素以来对报表结构进行了更改那么您可以从 IBM Cognos Analytics 内容存储库检索最新更改对报表结构进行的更改包括向原始报表设计添加和删除报表要素图表列表或交叉表对下列对象进行的更改也被视为报表结构的更新 22 用来唯一标识对象的报表要素名称

27 报表要素类型例如将列表对象更改为交叉表对象对于 IBM Cognos Workspace 工作空间报表窗口小部件的唯一标识符在 IBM Cognos Workspace 中将报表对象添加到工作空间后该报表对象将显示在报表窗口小部件中报表中的对象包括完整报表和单个报表组成部分例如表列表和交叉表和图表每个报表窗口小部件都具有唯一标识符例如从同一报表创建的两个报表窗口小部件将具有不同的唯一标识符无论这两个窗口小部件是在同一工作空间内还是在不同的工作空间内都是如此刷新报表结构时还会更新已从报表的一个部件例如页脚标题主体或页面移到报表另一个部件的报表要素但是这些更改不会在刷新报表结构向导中进行详细说明刷新报表结构时不会更新已添加或删除的富文本子要素例如图像和表格必须重新导入富文本要素才能检索其相应子要素的最新更改同样如果您手动除去 IBM Cognos for Microsoft Office 中的子要素那么当您完成刷新过程时从报表服务器检索不到任何更新并且不会更新子要素 di 或 span 要素的更改不会被视为报表结构的更改如果要在每次刷新报表或导入报表要素时自动检查报表结构中的更改那么在选项对话框中必须选中刷新时检查报表更新复选框有关如何设置此选项的详细信息请参阅第 30 页的检查报表结构的更新当标识新的报表要素并且刷新过程完成时会将这些要素添加到管理数据选项卡上的报表树中星星符号会显示在报表对象图标的左上角以指示这些报表要素具有唯一名称必须手动导入已添加的要素才能在当前报表中包括这些要素已添加到报表规范但不包含唯一名称或标识的要素将被禁用并且无法导入刷新过程完成时已标识为自上次导入报表以来已丢失的报表要素会被转换为独立静态要素这意味着在文档中的数据与该数据所基于的报表之间没有链接已丢失的要素会显示在管理数据选项卡上的报表树中显示有删除线字符并且不能用于导入如果确定已丢失的要素不是您的报表分析所必需的那么可以在刷新过程完成后通过使用 Microsoft Office 命令将该要素从报表中除去显示在报表对象图标左上角的星星和删除线符号会标识新要素和已除去的要素这些要素在刷新报表或报表要素或者关闭 Microsoft Office 文档之前将保留清除单元格中的内容您可以清除 Excel 中的单元格以删除其内容例如公式或数据已清除的单元格在工作表中将保留为空白单元格而格式例如数字格式条件格式和边框将保留下来您可能想要在保存报表之前清除单元格以便要求报表使用者刷新数据以从数据源中获取最新的更改在报表使用者可以查看报表内容之前对其进行身份验证第 5 章处理 Microsoft Office 文档 23

28 提示在 IBM Cognos Office 工具栏上单击清除所有数据按钮您还可以使用 ClearAllData 方法自动执行此任务有关更多信息请参阅第 83 页的 ClearAllData 清除内容不会破坏指向数据源的链接由于较新版本的 Microsoft Excel 例如 Excel 2007 或 Excel 2010 打开创建于 Excel 2003 中的工作簿的方法在 Excel 2007 或 2010 中打开 Excel 2003 工作簿时部分值在已发布和清除的 Excel 2003 工作簿中可见在较新版本的 Microsoft Excel 中打开工作簿时会触发重新计算包括刷新 IBM Cognos 数据您可以继续处理交叉表列表或进行分析然后使用内容存储库中的当前数据来刷新内容有关在 IBM Cognos for Microsoft Office 中清除的报表或内容的信息请参阅第 60 页的从 Microsoft Office 文档中除去报表或数据将动态数据转换为静态数据如果您修改报表分析或交叉表并且不希望使用来自内容存储库中的更改对其进行更新那么您可以通过与内容存储库断开连接将动态数据项转换为静态提示在 IBM Cognos Office 工具栏上单击转换为静态按钮在 Excel 中将动态数据转换为静态数据时所有与查询相关的信息例如计算和过滤器都将从 Microsoft Office 文档中删除但数据值会保留下来将 Microsoft Office 文档发布到 IBM Cognos Connection 将 IBM Cognos Office 文档发布到 IBM Cognos Connection 以通过安全且集中管理的方式与其他用户共享这些文档用户可以根据在 IBM Cognos Analytics 中的用户身份验证权限来刷新数据您还可以使用 Publish 方法自动执行此任务有关更多信息请参阅第 84 页的 Publish 如果 IBM Cognos Analytics 用户未安装 IBM Cognos Office 那么他们可以查看文档及其内容但无法刷新数据或更新内容开始之前对于 Microsoft Word 文档您必须先保存文档然后再将文档发布到 IBM Cognos Connection Word 必须有一个要将文档保存到的文件然后才能发布该文档对于 Excel 和 PowerPoint 工作表或幻灯片在发布前将保存到一个临时文件过程 24 1 打开文档 2 选择是否要保存包含最新数据的文档

29 要保存包含最新数据的文档请在 IBM Cognos 工具栏上单击刷新所有数据按钮要将文档另存为不包含数据的模板请在 IBM Cognos 工具栏上单击清除所有数据按钮 3 在 IBM Cognos Office 工具栏上单击发布按钮 4 如果系统有提示请单击您的名称空间并输入用户名和密码 5 在查找范围框中单击要发布文档的 IBM Cognos Analytics 服务器 6 选择要保存文档的文件夹的类型要将文档保存在公共文件夹中请单击公共文件夹要将文档保存在您的内容中请单击我的文件夹 7 在名称框中输入文档的名称 8 如果需要在说明框中输入文档的说明 9 单击发布结果文档将发布到 IBM Cognos Connection 相关概念: 第 35 页的先前导入的 PowerPlay 报表的搜索路径如果尝试刷新与已迁移到 Content Manager 的 Series 7 PowerPlay 数据源相连接的现有报表那么会生成如下错误打开, 保存和下载 Microsoft 文档您可能有希望使用 IBM Cognos Analytics 内容更新的现有工作簿或演示文稿您的业务状况可能已发生变化现在您希望应用不同的业务情景要刷新数据或进行增强您可以下载已发布的 Microsoft Office 文档或打开本地文档然后可以使用选择的 Microsoft Office 应用程序进行更改在早期版本的 IBM Cognos for Office 文档或工作簿中指定的定制属性设置变为选项对话框中的新设置例如打开早期版本的已启用 IBM Cognos Office 的文档时如果尚未在定制属性中定义 IBM Cognos Analytics 网关的地址那么该地址将显示在 IBM Cognos 系统下的地址列表中在本地从 IBM Cognos Connection 中打开和保存报表您可以在 IBM Cognos Analytics 服务器上存储您创建或修改的报表也可以在您的计算机上打开和保存这些报表如果您想要将报表发送给在其他环境中工作的报表创建者或者想要将报表保存到本地网络或驱动器上源代码控制的目录中上述操作将会很有用 IBM Cognos Connection 中的文件夹将按逻辑方式进行标记和组织有助于您查找报表公共文件夹中的条目是很多用户所需的可由多个用户查看我的文件夹中的条目仅可以在您登录时由您访问第 5 章处理 Microsoft Office 文档 25

30 如果您正在 IBM Cognos Connection 中工作还可以下载 Microsoft 文档并在用于创建该文档的应用程序中将其打开有关更多信息请参阅从 IBM Cognos Connection 下载 Microsoft Office 文档开始之前您必须对文件夹具有写入权限才能创建条目过程 1 在 IBM Cognos Office 工具栏上单击打开按钮 2 在查找范围框中选择包含所需报表的 IBM Cognos Analytics 服务器 3 选择保存报表的文件夹的类型要查看公共文件夹中的内容请单击公共文件夹要仅查看您的内容请单击我的文件夹 4 单击所需的报表然后单击打开结果报表将显示在工作簿幻灯片或文档中您可以进行更改和处理数据并将其发布到 IBM Cognos Connection 以进行共享有关更多信息请参阅第 24 页的将 Microsoft Office 文档发布到 IBM Cognos Connection 从 IBM Cognos Connection 下载 Microsoft Office 文档如果某 Microsoft Office 文档已在某个 IBM Cognos Office 应用程序例如 IBM Cognos for Microsoft Office 中发布那么您可以从 IBM Cognos Connection 中下载该文档您可以下载在 Excel PowerPoint 和 Word 中创建的文档所有 Microsoft Office 文档的默认操作均为下载有关更多信息请参阅 IBM Cognos Analytics 管理和安全性指南开始之前您必须具有读取和遍历权限才能访问 IBM Cognos Connection 中的 Microsoft Office 文档过程 1 在 IBM Cognos Connection 中找到要打开的文档 2 在要下载的文档旁边的操作工具栏上单击更多将打开 IBM Cognos Connection 操作页面 3 选择下载所需的 Microsoft Office 文档对于 Microsoft Office 工作簿请单击查看 Excel 中的最新文档按钮对于 Microsoft Office 演示文档请单击查看 PowerPoint 中的最新文档按钮 26

31 对于 Microsoft Office Word 文档请单击查看 Word 中的最新文档按钮将显示文件下载对话框 4 单击保存然后按照显示的提示进行操作在将文档与任何 IBM Cognos Office 应用程序配合使用之前必须保存该文档打开文档时该文档将在创建它的应用程序中打开结果现在您可以执行与要对选定类型的任何 Microsoft Office 文档执行的操作相同的操作相关概念: 第 35 页的先前导入的 PowerPlay 报表的搜索路径如果尝试刷新与已迁移到 Content Manager 的 Series 7 PowerPlay 数据源相连接的现有报表那么会生成如下错误第 5 章处理 Microsoft Office 文档 27

32 28

33 第 6 章使用 IBM Cognos for Microsoft Office 使用 IBM Cognos for Microsoft Office 访问 Microsoft Excel 中的 IBM Cognos Analytics 内容在 Microsoft Excel 中您可以使用现有报表应用计算以及使用现有的 Excel 宏您也可以将内容导入到 Microsoft PowerPoint 和 Microsoft Word 中您可以将 Cognos Analytics 内容用作 PowerPoint 中的演示文稿或使用 Word 的简报工作簿的基础将 IBM Cognos for Microsoft Office 与受支持的任意 Microsoft Office 应用程序配合使用可执行以下操作通过导入预先创建的报表和数据访问 IBM Cognos 内容使用熟悉的界面修改 IBM Cognos Analytics 内容根据战略计划预测和业务报表创建的需要使用更新的信息刷新 Microsoft Office 文档将启用了 IBM Cognos 的文件发布到安全 IBM Cognos Analytics 门户网站并共享这些文件有关更多信息请参阅第 24 页的将 Microsoft Office 文档发布到 IBM Cognos Connection 访问权限和凭证可以在 Microsoft Office 环境中维护安全例如如果您与同事共享一个 Excel 工作簿那么当您的同事连接至 IBM Cognos Analytics 服务器检索或刷新数据时将会用到他们的安全权限在 Microsoft Office 环境中的登录将对您进行身份验证并确保进行相应的管理由于在将报表内容导入到 Microsoft Office 时 IBM Cognos for Microsoft Office 使用的是临时文件夹因此在添加新用户时系统管理员必须将 TEMP 和 TMP 用户变量添加到新用户的环境变量中在添加新用户时不会自动添加这些变量有关访问权限的更多信息请参阅第 135 页的第 13 章, 访问权限和凭证定制 IBM Cognos for Microsoft Office 您可以设置适用于 IBM Cognos for Microsoft Office 或专用于您的报表分析的选项查看信息卡 IBM Cognos for Microsoft Office 提供了用来显示报表或工作空间内容的缩略图视图的信息卡信息卡还显示有关报表或报表项目的高级信息例如所有者联系信息以及上次修改报表的日期当您启用信息卡功能时信息卡将显示在以下区域当您将光标停在报表或报表项目上时或通过在项目上单击鼠标右键然后选择显示信息卡菜单选项时显示在源目录树中当您将鼠标停在报表项目上时显示在导入内容向导的选择报表要素页面上在导入内容向导的单个报表要素页面上 29

34 如果 IBM Cognos Analytics 服务器的工作负载超出了其能承受的范围并且在所需的时间内没有响应那么服务器无法生成报表或报表对象的缩略图如果出现这种超时事件将返回默认的缩略图图像过程 1 在 IBM Cognos 工具栏上单击选项图标 2 在导航窗格中单击 IBM Cognos for Microsoft Office 3 在应用程序设置下选择是要显示还是要隐藏业务卡如果要显示信息卡以便您可以在源目录树或导入内容向导中预览项目请选中显示信息卡复选框如果要隐藏信息卡请取消选中显示信息卡复选框 4 单击确定结果设置将立即生效在 Microsoft Word 中显示基于单元格的边框样式将交叉表导入到 Microsoft Word 以后无法识别特殊的基于单元格的边框样式 IBM Cognos for Microsoft Office 会遵循为表格中第一个单元格定义的格式样式并将该样式应用于整个报表要显示报表中由报表创建者所定义的单元格边框您必须选择选项对话框中的设置选中该选项以显示基于单元格的边框样式可能会负面影响计算机性能需要用更多时间来计算单元格并应用正确的格式样式过程 1 在 IBM Cognos 工具栏上单击选项按钮 2 在导航窗格中单击 IBM Cognos for Microsoft Office 3 要在 Microsoft Word 中显示基于单元格的边框样式请在输出设置下选中在 Word 中显示定制边框复选框 4 单击确定检查报表结构的更新每次刷新源数据或在 Microsoft Office 文档中导入报表要素时都可以检索报表结构的更新关于此任务当启用刷新数据时检查报表更新功能时每次刷新所有报表或报表要素时都会提示您检查报表结构的更改报表结构的更改包括自上次将报表导入 Microsoft Office 文档以来从报表添加或除去的报表要素如果取消选中刷新数据时检查报表更新复选框并且您要稍后再刷新报表结构那么您可以从管理数据选项卡中使用刷新报表结构弹出菜单命令从管理数据选项卡中您可以选择要在活动会话期间刷新其结构的特定报表 30

35 注启用此功能时请谨慎使用对于需要您刷新多个报表的情况例如从较早版本升级报表每个刷新过程都会检查报表结构的任何更改 Microsoft Office 文档可能会包含已对其更改报表规范的多个报表并且可能会提示您检查每个报表的更新在这种情况下您可以禁用该功能以便可以简化刷新过程过程 1 在 IBM Cognos 工具栏上单击选项按钮 2 在左侧导航窗格中单击 IBM Cognos for Microsoft Office 3 在应用程序设置下选择是否要检索报表结构的更新 4 如果要在每次刷新源数据或报表格式时检查报表结构的更新请选中刷新数据时检查报表更新复选框默认情况下已启用此设置如果要只检索源数据或格式的更新而不检查报表结构的更改请取消选中刷新数据时检查报表更新复选框单击确定结果更改会立即生效并基于下列规则如果选中该复选框那么每次您使用下列命令时程序都会检查报表结构的更新刷新所有数据命令 IBM Cognos 工具栏菜单刷新数据命令管理数据选项卡上的弹出菜单刷新数据和格式命令管理数据选项卡上的弹出菜单导入要素命令管理数据选项卡上的弹出菜单如果取消选中此复选框并且从最初创建的报表中将某个已导入的要素标识为丢失那么该报表要素会以禁用状态显示在管理数据选项卡上的报表树中当刷新报表或报表要素时不会对要素的数据进行相应更新从 IBM Cognos Analytics 中检索内容您可以将报表内容导入到 Microsoft Excel Microsoft PowerPoint 和 Microsoft Word 应用程序中要从预创建的 IBM Cognos 报表中导入内容您必须选择要在 Microsoft Office 应用程序中使用的报表要素您可以导入 IBM Cognos Analytics 要素例如交叉表图形和图表可以维护原始报表格式并识别其源和创建日期导入内容后您可以使用 Microsoft Office 功能例如自动筛选绘制图表格式化和批注处理内容然后您可以刷新内容并维护与上下文信息的链接报表要素包含页面页面为定义报表外观和格式的布局对象的容器页面由页眉可选正文必需和页脚可选组成页眉和页脚可以包含文本例如页码或图像正文要素通过包含报表类型例如列表交叉表图表地图或转发器以一种有意义的方式显示数据转发器为报表创建者可在其中插入要重复的项目的表格例如您可以使用转发器来重复客户名字或地址第 6 章使用 IBM Cognos for Microsoft Office 31

36 IBM Cognos Report Studio 中的对象名称通过使用 IBM Cognos Report Studio 中的名称属性报表创建者可以使用描述性名称标记报表要素以唯一标识对象如果创建者未为要素定义名称在以下要素的导入过程中将自动生成名称属性的唯一默认值列表交叉表转发器表图表要素例如饼形图散点图和组合图如果报表要素具有名称那么可以使用内容服务器中的最新数据进行刷新未定义名称的要素例如文本和图像不能进行导入报表创建者必须专门为这些对象命名在 Microsoft Word 中书签名称的长度限制在 40 个字符如果导入到 Word 中的报表要素的名称超过了 40 个字符长度的限制那么报表要素的名称会被截断为 40 个字符有关更多信息请参阅第 44 页的将 IBM Cognos 报表要素导入到 Microsoft Word 中多语言报表和内容语言 IBM Cognos Analytics 用户可以通过更改用户首选项来个性化数据在 IBM Cognos Connection 中的显示方式例如用户可以设置内容语言或产品语言内容语言会在 IBM Cognos Analytics 中查看和生成内容例如 IBM Cognos Connection 中条目的名称和说明或报表中的数据用户可以指定运行报表时使用的默认语言在报表属性中未指定语言时将使用用户首选项中的语言 Microsoft Office 应用程序例如 Excel 将根据 Windows 中的用户语言环境设置正确翻译和显示数据因此 IBM Cognos for Microsoft Office 不支持与 IBM Cognos Connection 中的用户首选项设置相关联的语言或在报表属性中指定的语言例如如果 IBM Cognos Connection 中的用户首选项设置指定内容语言环境为"德语 " 而客户机的区域选项设置为"英语美国 " 那么将报表导入到 Excel Word 或 PowerPoint 中时内容或报表数据将重新格式化以匹配"英语美国 "语言环境设置支持的其他报表对象如果其他对象为 IBM Cognos 报表布局的一部分那么可以将其导入表 3 支持的报表对象对象说明条件块包含符合条件时可能会显示的项目它们用于条件格式化例如在报表中突出显示异常数据条件块的内容以斜体显示在导入内容向导和管理数据选项卡的树形层级中转发器块用于插入重复的项目块通常用于对信息的水平带进行布局在 PowerPoint 中将向转发器块内部的项目分配与所有其他项目相同的字体可能不会按预期显示 32

37 表 3 支持的报表对象 (续) 对象说明富文本项目用于在布局中显示 HTML 这些项目还可以在 PDF 输出中显示富文本项目对将数据源中定义的注解添加到报表中非常有用富文本项目仅支持受限制的格式正确的 XHTML 集使用富文本项目时应用某些条件例如不支持嵌套在列表要素中的富文本项目而且不支持在富文本项目中插入 HTML 代码超级链接可能由报表创建者添加以便用户可以跳至其他位置例如 Web 站点转发器表用于在表格中显示查询数据还会导入所有已添加到报表中对象例如列页眉或页脚的边框但 Excel 除外边框的宽度样式和颜色将映射至 Microsoft Office 样式将交叉表导入到 Microsoft Word 以后无法识别特殊的基于单元格的边框样式在这种情况下您可以设置该选项以在 Microsoft Word 中显示基于单元格的边框样式有关更多信息请参阅第 30 页的在 Microsoft Word 中显示基于单元格的边框样式相关概念: 第 37 页的导入富文本要素和统计信息除文本和图像外报表创建者可以将其他对象添加到报表布局中报表可以包含可导入到 Microsoft Office 文档中的富文本要素或统计信息第 37 页的导入工作空间内容您可以将使用 IBM Cognos Workspace 创建和装配的报表窗口小部件和工作空间导入到任何受支持的 Microsoft 应用程序工作空间是窗口小部件的集合窗口小部件通常显示下列内容不支持的报表对象和格式化属性将不会导入以下报表对象或格式化属性文本排列例如 Kashida 空间和双向文本文本属例如字间换行和调整样式顶部和底部单元格填充 IBM Cognos Report Studio 中的左边距和右边距设置将导入到 Microsoft Office Word 中以便仅在行中显示层级缩进支持包括在运行报表时显示层级结构的任何指定"级别缩进"属性例如使用按维度建模的关系数据源创建财务报表时展开交叉表维度中的层级将显示 IBM Cognos Report Studio 中设置的子成员的正确缩进还支持在 IBM Cognos Report Studio 中应用于对象以在对象及其边距之间或对象及其边框如果有边框之间添加空格的左填充和右填充在 PDF 或 HTML 报表中使用的书签第 6 章使用 IBM Cognos for Microsoft Office 33

38 缩放格式您必须在导入实际值后在 Excel 中重新生成第 35 页的导入缩放格式 HTML 项目这些项目为用户可在其中插入 HTML 代码的容器 HTML 项目可以是浏览器运行的任意项目包括链接图像多媒体工具提示或 JaaScript 背景图像例如水印嵌入列表或交叉表中的对象的布局例如在 IBM Cognos Report Studio 中创建的报表可以包含嵌入应用了特定格式的列表对象中的列表对象当转换为 Microsoft Excel 中提供的表格表示法时这些报表的显示方式可能与其在 Report Studio 中的显示方式不同合并的单元格报表创建者在添加原报表中的页眉或页脚时可以合并多个单元格除了导入到 Word 中的交叉表以外一概不支持合并多个单元格 Excel 中的命名范围在 Microsoft Excel 中报表内容将导入到命名范围中命名范围是单元格组的描述性名称如果报表类型为交叉表行列那么将为每个报表度量都分配一个命名范围如果报表类型为列表将为行和列的组合分配一个命名范围例如如果您导入了 Report Studio 交叉表示样那么默认指定以下命名范围表 4 交叉表命名区域命名范围单元格组 BudgetsActual_Crosstab1_Crosstab1 整个交叉表 BudgetsActual_Crosstab1_Crosstab1_Columns 交叉表中的所有列标题单元格 BudgetsActual_Crosstab1_Crosstab1_Measure 交叉表的交叉列和行标题单元格例如 A1 BudgetsActual_Crosstab1_Crosstab1_Rows 交叉表中的所有行标题单元格您可以使用命名范围在 Microsoft Excel 中管理内容您可以在需要为图表或数据透视表选择区域时或需要跳至文档中的特定位置时选择区域例如您可以通过仅引用命名范围移动位于工作表 12 中的单元格块以在工作表 20 中创建该数据的图表此操作将忽略在工作表之间移动的任务以到达工作表 12 然后突出显示该区域命名范围必须唯一 IBM Cognos for Microsoft Office 在导入报表后将给报表分配默认的唯一名称和位置要给报表分配一个更明显的名称仅当名称唯一并遵循对命名范围的 Excel 惯例时您才可以更改此默认名称为命名范围输入名称时您必须遵循 Excel 中的惯例设置该惯例设置禁止使用除下划线 (_) 以外的特殊字符并要求开始字符为字母 34

39 导入缩放格式报表创建者可以更改值的显示方式以将它们显示在基于十进制的不同范围内例如当将报表或报表要素导入到 Microsoft Word 或 Microsoft PowerPoint 中时值可能会根据 IBM Cognos Report Studio 中所用的比例以千百万为单位或以货币为单位显示当将报表或报表项目导入到 Microsoft Word 或 Microsoft PowerPoint 中时会保留缩放格式通过大量格式和布局命令 Microsoft Word 和 Microsoft PowerPoint 可以用作显示信息的工具这些应用程序通过保留在 Report Studio 中设置的预定义格式可以快速构造出外观专业的内容缩放格式不能导入到 Microsoft Excel 中 Microsoft Excel 更适合操作和计算包含公式的电子表格发现和显示重要趋势以及将业务数据列成图表该功能仅当捕获了全部数值时才可用导入时用户可以根据动态业务要求轻松地格式化数值型数据导入 IBM Cognos PowerPlay 报表您可能已保存使用 Series 7 PowerPlay 报表中的对象要素的 Microsoft Office 文档刷新这些报表后如果尚未将 Series 7 PowerPlay 报表迁移到 IBM Cognos Analytics 那么需要向 Report Data Serice (RDS) 发送请求以获得位于 Series 7 PowerPlay 服务器中的数据 Report Data Serice 在 IBM Cognos Analytics 应用程序服务器上运行通过 Series 7 PowerPlay Enterprise Serer 网关与 Series 7 PowerPlay 进行通信但是要连接至已迁移到 IBM Cognos Analytics 的 Series 7 PowerPlay 报表您必须将报表的位置更改为 Content Manager 中的新位置通过复制已发布到 IBM Cognos Connection 的 IBM Cognos PowerPlay 报表的"搜索路径"属性并确保该属性与 IBM Cognos for Microsoft Office 中同一报表的"搜索路径"属性相匹配即可完成此操作您必须在 IBM Cognos for Microsoft Office 中保存文档才能反映新位置如果已将文档发布到 IBM Cognos Connection 那么必须将更新的文档包含新搜索路径重新发布到 IBM Cognos Connection 先前导入的 PowerPlay 报表的搜索路径如果尝试刷新与已迁移到 Content Manager 的 Series 7 PowerPlay 数据源相连接的现有报表那么会生成如下错误 RDS-ERR-1018 无法运行 IBM Cognos 报表 <Report_Name> IBM Cognos 8 未返回预期的响应内容存储库中已迁移的 PowerPlay 报表的搜索路径不同于 IBM Cognos BI for Microsoft Office 中在本地保存或以前发布到 IBM Cognos Connection 的 Series 7 PowerPlay 报表的搜索路径您必须更改 IBM Cognos for Microsoft Office 中的搜索路径以匹配 IBM Cognos Connection 中所显示的搜索路径相关任务: 第 24 页的将 Microsoft Office 文档发布到 IBM Cognos Connection 将 IBM Cognos Office 文档发布到 IBM Cognos Connection 以通过安全且集中管理的方式与其他用户共享这些文档用户可以根据在 IBM Cognos Analytics 中的用户身份验证权限来刷新数据第 6 章使用 IBM Cognos for Microsoft Office 35

40 第 26 页的从 IBM Cognos Connection 下载 Microsoft Office 文档如果某 Microsoft Office 文档已在某个 IBM Cognos Office 应用程序例如 IBM Cognos for Microsoft Office 中发布那么您可以从 IBM Cognos Connection 中下载该文档在 IBM Cognos Connection 中查看 PowerPlay 报表的搜索路径您可以在 IBM Cognos Connection 中查看先前导入的 PowerPlay 报表的搜索路径过程 1 打开 IBM Cognos Connection 2 找到您要查看其搜索路径的 PowerPlay 报表条目 3 在操作列中针对该条目单击"设置属性"按钮 4 在常规选项卡上单击查看搜索路径 ID 和 URL 搜索路径显示了内容存储库中该条目的完全限定位置以及 ID 条目已分配了唯一标识号 (ID) 5 复制搜索路径将新搜索路径添加到 IBM Cognos for Microsoft Office 中已迁移的 PowerPlay 报表中您可以将新搜索路径添加到 IBM Cognos for Microsoft Office 内先前导入的 PowerPlay 报表中过程 1 打开 IBM Cognos for Microsoft Office 2 打开本地保存的 Series 7 PowerPlay 文档或从 IBM Cognos Connection 下载您要更改其搜索路径的文档有关从 IBM Cognos Connection 中下载文件的说明请参阅第 26 页的从 IBM Cognos Connection 下载 Microsoft Office 文档 3 从 IBM Cognos 窗格中单击管理数据选项卡 4 选择 Series 7 PowerPlay 报表然后在属性窗格中展开报表 5 在搜索路径属性中粘贴您从 IBM Cognos Connection 复制的报表的新位置 6 选择是否保存含数据的文档 7 要保存含最新数据的文档请在管理数据选项卡上右击报表然后单击刷新数据要保存不含数据的文档请在管理数据选项卡上右击报表然后单击除去数据从文件菜单中单击保存 8 如果以前已将该报表发布到 IBM Cognos Connection 那么必须重新发布具有新搜索路径的报表有关向 IBM Cognos Connection 进行发布的说明请参阅第 24 页的将 Microsoft Office 文档发布到 IBM Cognos Connection 36

41 导入工作空间内容您可以将使用 IBM Cognos Workspace 创建和装配的报表窗口小部件和工作空间导入到任何受支持的 Microsoft 应用程序工作空间是窗口小部件的集合窗口小部件通常显示下列内容包含报表或包含组成部分列表交叉表和图表的报表窗口小部件度量列表和单个度量将报表对象报表或报表组成部分添加到 IBM Cognos Workspace 中的工作空间时它将显示在报表窗口小部件中报表对象包括在 IBM Cognos Report Studio IBM Cognos Query Studio IBM Cognos Analysis Studio 和 IBM Cognos Metric Studio 中创建的报表如果添加至工作空间的报表包含若干报表组成部分那么所有组成部分包括报表页眉和页脚都将显示在一个报表窗口小部件中报表中的对象包括完整报表和单个报表组成部分例如表列表和交叉表和图表所有支持从 Report Studio 或 Analysis Studio 导入的报表组成部分也支持从工作空间导入有关支持的报表要素的更多信息请参阅第 32 页的支持的其他报表对象可以在导入内容向导或 IBM Cognos 窗格的选项卡页面上选择整个报表以及构成报表窗口小部件的各个报表组成部分例如假设您要导入的预汇编工作空间包括下列报表窗口小部件中的内容图像完整报表包括两个图表和一个交叉表列表报表图表这些要素在导入内容向导中显示为您可以选择的报表项目因此在向导的选择报表要素页面中如果您选择将图像完整报表和列表报表导入 Excel 中那么工作表将显示图像完整报表和所有报表对象包括两个图表和一个交叉表以及列表报表提示 "GO 数据仓库分析 "数据包和"GO Office 报表示样"中的"收入数据工作空间 "和"员工满意度工作空间"示样以及在 IBM Cognos Workspace 中创建的工作空间有关 Sample Outdoors Company 示样的详细信息请参阅第 127 页的第 12 章, 示样报表和数据包相关概念: 第 32 页的支持的其他报表对象如果其他对象为 IBM Cognos 报表布局的一部分那么可以将其导入导入富文本要素和统计信息除文本和图像外报表创建者可以将其他对象添加到报表布局中报表可以包含可导入到 Microsoft Office 文档中的富文本要素或统计信息报表创建者可能会插入富文本对象以在报表布局中呈现部分 HTML HTML 可能来自静态源或动态源富文本项目支持所有 XHTML 字符实体例如不可分空格以及下列子要素 di span ul ol 和 li 每个要素仅支持样式属性该属性必须包含有效的 CSS 样式此外 ul 和 ol 要素还支持列表样式属性具体来说 ol 要素支持小数 ul 要素支持圆形圆盘和正方形包括列表样式图像第 6 章使用 IBM Cognos for Microsoft Office 37

42 受支持的富文本子要素有 di span 文本列表表格和图像在 IBM Cognos for Microsoft Office 中会将富文本要素及其所有子要素作为独立要素进行导入也就是说只能在导入内容向导或 IBM Cognos 窗格的选项卡页面上选择顶级富文本要素而不能选择各个子要素但是当您导入富文本要素时各个子要素会按次序顺序显示为 Microsoft Office 文档或工作表中的独立要素在 PowerPoint 中文本子要素在同一个幻灯片内呈现为浮动文本框图像或表格统计信息如果 IBM Cognos Analytics 的安装包含 IBM Cognos Statistics 那么报表创建者可以将统计对象例如线性回归控件图表或关联性作为报表设计的一部分 IBM Cognos Analytics 将统计对象集成到 IBM Cognos Report Studio 中可导入统计信息的能力允许您通过可分发给其他人员的统计报表和分析来获取和共享有意义的深入分析结果报表创建者可以创建多个统计对象您可以将这些对象导入 Microsoft Office 文档中统计信息作为富文本要素进行导入导入统计对象时该统计对象可以具有子要素例如图表表格或文本要素用于限制导入富文本要素或统计信息的限制下列项目是不支持导入 Microsoft Office 文档中的项目或用来描述在导入或刷新过程之后呈现富文本对象时的限制的项目不受支持的要素嵌套表如果富文本要素是包含另一个嵌入式表格的表格那么导入后将只呈现外层表格表格中的嵌入式列表和图像在导入或刷新过程期间表格中的嵌入式图像和列表将被忽略也不会呈现在 Microsoft Office 文档中 Di 和 span 布局信息位于 di 或 span XHTML 要素内的富文本子要素会呈现但不支持与 di 和 span 相关联的样式属性例如假定 span 子要素中的两个文本框具有水平样式属性导入 Microsoft Office 文档之后应用程序将以垂直方式来呈现这两个文本框富文本要素结构中的更改如果富文本要素的结构已更改那么您无法自动刷新要素来检索最新更新对结构的更改意思是添加或删除富文本子要素如果要检索结构的最新更新必须重新导入富文本要素有关如何刷新报表结构的更多信息请参阅第 22 页的刷新报表结构多个文本框当表格单元格中嵌入了多个文本框时会将每个文本框中的文本会合并在一起并继承第一个嵌入式文本框的格式样式相关概念: 38

43 第 32 页的支持的其他报表对象如果其他对象为 IBM Cognos 报表布局的一部分那么可以将其导入将 IBM Cognos 报表要素导入到 Microsoft Excel 中您可以将各种预创建的 IBM Cognos 报表中的报表内容包括数据元数据页眉页脚和图表导入到 Microsoft Excel 中以进行其他工作用于导入和刷新数据的查询为您选择的整个报表要素的查询如果在随后的刷新中数据或数据结构例如行数和列数发生了更改报表要素将调整大小但工作簿中的其他要素可能会进行更改有关更多信息请参阅第 21 页的刷新报表数据和格式导入已应用缩放的值时您会注意到这些值在 IBM Cognos for Microsoft Office 工作簿中显示为 true 值您可利用 Microsoft Excel 的计算功能重新创建缩放开始之前使用导入内容向导导入到 Microsoft Excel 中的步骤如下要接受报表属性的默认值或报表内容的布局随时都可以单击完成必须先创建新的 Excel 工作簿或打开现有的 Excel 工作簿才能导入报表内容有关使用 Microsoft Excel 的最佳实践的更多信息请参阅第 74 页的 Microsoft Excel 中的技术过程 1 创建新的 Excel 工作簿或打开已保存的工作簿 2 在 IBM Cognos for Microsoft Office 中单击浏览内容选项卡 3 从节点展开报表列表并单击要导入到工作簿中的报表 4 单击导入内容如果此报表已导入到此工作簿中将会给该报表的此实例分配一个唯一名称 5 如果您要更改默认名称请在名称框中输入其他名称不能多于 215 个字符 6 在报表页面下从以下项中选择要在当前工作表中以连续排列的形式插入报表内容请单击忽略分页 7 要在当前工作表中插入报表内容并插入分页符请单击在报表页面之间插入分页符并在位置框中输入数据在每个工作表中显示的单元格位置要将报表的每个页面复制到工作表中请单击创建报表页面的新工作表并在位置框中输入数据在每个工作表中显示的单元格位置在报表版本下选择是否要刷新或导入特定报表输出版本的内容要运行包含最新内容更改的报表版本请单击运行报表您必须拥有执行权限才能导入包含已更新源数据的报表必须拥有对包含报表的文件夹的读取和遍历权限如果您仅拥有读取权限和遍历权限那么您只能导入报表的输出版本要导入特定报表输出版本请单击选择特定输出版本并在版本框中单击所需的版本第 6 章使用 IBM Cognos for Microsoft Office 39

44 仅当报表为分类群发报表并具有多个分类群发键或报表具有多种语言输出时报表才存在多个版本多个输出格式例如 XML 或 HTML 并不被视为报表的不同和单独版本仅需要拥有读取权限和遍历权限即可导入报表输出版本 8 如果您选择了选择特定输出版本请在选择报表属性页面上单击要导入的分类群发键然后单击下一步分类群发键为包含有关报表分类群发收件人信息的数据项此信息可以是电子邮件地址或生成到 Content Manager 中对象例如帐户组角色联系人或分发列表的搜索路径的表达式作为分类群发收件人您仅可以看到为您准备的数据 9 选择是否接受默认导入设置要接受报表内容放置和布局的默认值请单击完成如果这是提示报表请输入提示答案并单击确定有关提示报表的信息请参阅第 47 页的使用提示的报表选定的报表要素将显示在工作簿中导入完成 10 要为报表内容放置和布局选择设置请单击下一步要跳至向导中的特定页面请单击向导的导航窗格中所列的要素或选项页面在选择报表要素页面上单击要放置在工作簿中的报表要素并单击下一步以斜体显示的要素为报表创建者使用条件显示属性设置的要素该属性指定报表运行时要显示的对象条件显示与显示或隐藏对象不同如果对象未显示那么其在报表中不可用富文本要素及其所有子要素都将作为独立要素进行导入也就是说只能选择顶级富文本要素而不能选择各个子要素 11 在名称框中输入要导入要素的名称 12 在位置框中输入工作表列和行名称单击单元格选择按钮以选择活动工作簿中的单元格范围默认为活动工作簿的活动或当前单元格保留位置框为空以在前一个要素后自动适应内容 13 选择所需的工作簿选项根据报表的类型工作簿可以包含以下选项表 5 Microsoft Excel 工作簿选项 40 选项说明隐藏标签隐藏或显示行或列元数据的标签重复标签重复行或列元数据的标签分组使用 Microsoft Excel 分组功能对行或列项目进行分组将内容置于工作簿中后您可能需要展开项目以查看行和列中的数据导入为 Excel 列表将项目显示为列表这可以在每一列的顶部启用列表控件此功能在 Microsoft Excel 2002 中不受支持

45 表 5 Microsoft Excel 工作簿选项 (续) 选项说明忽略格式化对于列表报表要素导入数字数据而忽略格式化或掩码自动调整列大小调整列大小以适应内容 14 单击下一步 15 对于每个报表要素重复步骤 10 到步骤 13 可以随时单击完成接受默认设置和位置剩余要素将使用您设置的上一个要素中的设置 16 单击下一步然后单击完成 17 如果这是提示报表请输入提示答案并单击确定有关提示报表的信息请参阅第 47 页的使用提示的报表结果选定的报表要素将显示在工作簿中图形和图表将导入为图像缩放值将导入为实际值您必须在导入实际原始值之后在 Excel 中重新生成缩放将 IBM Cognos 报表要素导入到 Microsoft PowerPoint 中您可以将报表内容从各种 IBM Cognos Business Intelligence 报表导入到 PowerPoint 演示文稿中默认情况下报表内容将导入到活动幻灯片中您也可以选择将内容放置在新幻灯片或现有幻灯片中将报表内容导入到 PowerPoint 中时请牢记以下内容图表将导入为图像对象但您可以添加边框调整对象大小和重定位对象列表和交叉表将导入为表对象选择可调整大小以适应幻灯片的报表要素有关使用 PowerPoint 的最佳实践的更多信息请参阅第 76 页的 Microsoft PowerPoint 中的技术开始之前使用导入内容向导导入到 Microsoft PowerPoint 中的步骤如下要接受报表属性的默认值或报表内容的布局随时都可以单击完成必须先创建新的幻灯片或打开现有的幻灯片才能导入报表内容过程 1 创建新的 PowerPoint 演示文稿或打开已保存的演示文稿 2 在 IBM Cognos for Microsoft Office 中单击浏览内容选项卡 3 从顶部节点展开报表列表并单击要导入到演示文稿中的报表 4 单击导入内容第 6 章使用 IBM Cognos for Microsoft Office 41

46 系统将显示导入内容向导如果此报表已导入到此演示文稿中将会给该报表的此实例分配一个唯一名称 5 要更改默认名称请在名称框中输入一个名称不多于 215 个字符然后单击下一步 6 在报表页面下从以下项中选择要忽略页面并在指定的幻灯片中插入内容请单击忽略分页要为报表的每个页面都创建新幻灯片请单击创建报表页面的新幻灯片然后选择在要导入内容前面的幻灯片默认情况下它是活动幻灯片如果要遵守在 Report Studio 或 Query Studio 中指定的页面大小设置并允许程序自动插入分页符请单击遵守软分页符如果导入内容超过幻灯片页面的可用空间那么在内容从一张幻灯片的结束处自动转至下一幻灯片的开头时 PowerPoint 将创建软分页符分页通常位于幻灯片内容的末尾但根据幻灯片页脚或幻灯片尺寸等其他因素也可能在上面分页如果 PowerPoint 划分内容的位置对于您的任务或分析无关紧要请使用此选项 7 在报表版本下选择是否要刷新或导入特定报表输出版本的内容要运行包含最新内容更改的报表版本请单击运行报表您必须拥有执行权限才能导入包含已更新源数据的报表必须拥有对包含报表的文件夹的读取和遍历权限如果您仅拥有读取权限和遍历权限那么您只能导入报表的输出版本要导入特定报表输出版本请单击选择特定输出版本并在版本框中单击所需的版本仅在报表为分类群发报表并具有多个分类群发键或报表具有多种语言输出时报表才存在多个版本多个输出格式例如 XML 或 HTML 并不被视为报表的不同和单独版本仅需要拥有读取权限和遍历权限即可查看报表输出版本 8 选择是否接受默认导入设置要接受报表内容放置和布局的默认值请单击完成如果这是提示报表请输入提示答案并单击确定有关提示报表的信息请参阅第 47 页的使用提示的报表选定的报表要素将显示在演示文稿的活动幻灯片中导入完成要为报表内容放置和布局选择设置请单击下一步要跳至向导中的特定页面请单击向导的导航窗格中所列的要素或选项页面 9 在选择报表要素页面上单击要放置在演示文稿中的报表要素并单击下一步以斜体显示的要素为报表创建者使用条件显示属性设置的要素该属性指定报表运行时要显示的对象条件显示与显示或隐藏对象不同如果对象未显示那么其在报表中不可用 42

47 10 在名称框中输入要导入要素的名称如果此要素已导入到此演示文稿中将会给该要素的此实例分配一个唯一名称您可以分配一个不超过 215 个字符的名称 11 在位置框中单击幻灯片编号单击新建幻灯片按钮可以将幻灯片添加到演示文稿中 12 如果该要素为交叉表或列表要素使用以下选项选择希望其在幻灯片中的显示方式导入为图表对象将要素导入为图表对象要显示的行数用于适应幻灯片中较大的报表如果将其设置为 0 零默认会将自动整大小设置为 True 应用程序将根据正在导入的内容自动设置行数对于行数大于 25 的对象包括转发器表内容将被截断为 25 行这是 PowerPoint V2003 允许的最大值对于 PowerPoint V2007 和 V2010 内容将被截断为 75 行要显示的列数用于适应幻灯片中较大的报表如果将其设置为 0 零默认会将自动调整大小设置为 True 应用程序将根据正在导入的内容自动设置列数对于列数大于 25 的对象包括转发器表内容将被截断为 25 列这是 PowerPoint V2003 允许的最大值对于 PowerPoint V2007 和 V2010 内容将被截断为 75 列 13 如果对象是从 IBM Cognos Workspace 导入的复合报表并且您要为复合报表中的每个要素创建一个新幻灯片请选中为要素创建新幻灯片复选框报表中的第一个要素放置在位置框中指定的幻灯片中其余的每个要素放置在单独的幻灯片中如果清除该复选框那么每个报表要素将分层放置在活动幻灯片上的另一要素上 14 单击下一步 15 对于每个报表要素重复步骤 10 到步骤 14 可以随时单击完成接受默认设置和位置剩余要素将使用您设置的上一个要素中的设置要将每个报表要素都放置在新幻灯片上请在位置框中单击新幻灯片 16 单击下一步然后单击完成 17 如果这是提示报表请输入提示答案并单击确定有关提示报表的信息请参阅第 47 页的使用提示的报表结果选定的报表要素将显示在演示文稿中图形和图表将导入为图像第 6 章使用 IBM Cognos for Microsoft Office 43

48 将 IBM Cognos 报表要素导入到 Microsoft Word 中您可以导入各种预创建的 IBM Cognos 报表中的报表内容包括数据元数据页眉页脚和图表您必须选择要在 Word 文档中使用的报表要素默认情况下报表内容将导入到活动页面的主排列中您可以选择将某些类型的内容放置在其自己的浮动文本框中通过使用 Windows 的复制和粘贴命令可以在文档页面页眉和页脚之间复制或移动导入的要素要素的每个副本都会保留其与 IBM Cognos for Microsoft Office 的链接更改表中的行数或列数将更改刷新的数据量表的形状应尽可能多地容纳数据如果使用了自动调整大小选项应用程序将根据需要添加或删除行或列在 Microsoft Word 中书签名称的长度限制在 40 个字符如果导入到 Word 中的报表要素的名称超过了 40 个字符长度的限制那么报表要素的名称会被截断为 40 个字符如果报表要素名称的第一个字符以数字开头那么会添加下划线作为名称的前缀 Microsoft Word 书签不能以数字开头有关使用 Microsoft Word 的最佳实践的跟多信息请参阅第 77 页的 Microsoft Word 中的技术开始之前使用导入内容向导导入到 Microsoft Word 中的步骤如下要接受报表属性的默认值或报表内容的布局随时都可以单击完成必须先创建新的 Word 文档或打开现有的 Word 文档才能导入报表内容过程 1 创建新的 Word 文档或打开已保存的文档 2 在 IBM Cognos for Microsoft Office 中单击浏览内容选项卡 3 顶部节点展开报表列表并单击要导入到文档中的报表 4 单击导入内容如果此报表已导入到此文档中将会给该报表的此实例分配一个唯一名称 5 如果您要更改默认名称请在名称框中输入一个名称不能多于 215 个字符 6 如果报表要素是来自 IBM Cognos Workspace 的工作空间复合报表并且您要在复合报表中的每个报表对象前设置分页符请选中在此要素之前插入分页符复选框然后在要素框中单击分页选项以控制 Microsoft Word 放置自动分页符的位置 7 在报表页面下从以下项中选择要忽略报表分页符并使内容连续地导入到 Word 文档页面中请单击忽略分页要使用分页符分栏符换行符或分节符将内容放置到 Word 文档页面中请单击在报表页面之间插入分页符然后在位置框中单击分页选项以控制 Microsoft Word 放置自动分页符的位置如果要遵守在 Report Studio 或 Query Studio 中指定的页面大小设置并允许程序自动插入分页符请单击遵守软分页符 44

49 导入内容超过文档页面的可用空间时在内容从一个页面的结束处自动转至下一页面的开头时 Word 将创建软分页符软分页符通常位于页面内容的末尾但根据页脚脚注或孤行控制等其他因素也可能在上面分页在 Word 对内容的分页不影响您的任务或分析时可使用这一选项 8 在报表版本下选择是否要刷新或导入特定报表输出版本的内容要运行包含最新内容更改的报表或报表版本请单击运行报表您必须拥有执行权限才能导入包含已更新源数据的报表必须拥有对包含报表的文件夹的读取和遍历权限如果您仅拥有读取权限和遍历权限那么您只能导入报表的输出版本要导入特定报表输出版本请单击选择特定输出版本并在版本框中单击所需的版本仅当报表为分类群发报表并具有多个分类群发键或报表具有多种语言输出时报表才存在多个版本多个输出格式例如 XML 或 HTML 并不被视为报表的不同和单独版本仅需要拥有读取权限和遍历权限即可查看报表输出版本 9 选择是否接受默认导入设置要接受报表内容放置和布局的默认值请单击完成如果这是提示报表请输入提示答案并单击确定有关提示报表的信息请参阅第 47 页的使用提示的报表选定的报表要素将显示在文档中导入完成要为报表内容放置和布局选择设置请单击下一步然后按照设置报表要素放置和布局的步骤操作要跳至向导中的特定页面请单击向导的导航窗格中所列的要素或选项页面 10 在选择报表要素页面上单击要放置在文档中的报表要素并单击下一步以斜体显示的要素为报表创建者使用条件显示属性设置的要素该属性指定报表运行时要显示的对象条件显示与显示或隐藏对象不同如果对象未显示那么其在报表中不可用 11 在名称框中输入要导入的名称如果该要素已导入到此文档中将会给该要素的此实例分配一个唯一名称如果您愿意可以自己分配一个名称不能多于 215 个字符 12 根据选择的报表和要素类型您必须为每个要素指定以下部分或所有选项在此要素之前插入分页符在要素之前插入分页符适用于所有要素导入为内嵌字段代码将要素作为 Microsoft Word 字段代码放置在主文本排列中第 6 章使用 IBM Cognos for Microsoft Office 45

50 仅适用于文本要素导入为浮动文本框创建可围绕页面移动的单独浮动文本框仅适用于文本要素导入为内嵌图片导入图像并使其内嵌于文本对于适应内嵌于文本的小图像这是最佳选项仅适用于图像要素导入为浮动图片将图像导入到其自己的浮动框中此选项使您可以最大程度地控制图像在页面中的显示方式仅适用于图像要素重复每页顶部的页眉行在 Word 文档的每个页面中创建运行的页眉您还可以通过将要素复制到 Word 页眉中创建运行的页眉仅适用于列表要素要显示的行数用于适应页面中较大的报表如果将其设置为 0 零默认会将自动整大小设置为 True 应用程序将根据正在导入的内容自动设置行数对于行数大于 32,000 的对象包括转发器表内容将被截断为 32,000 行有关在 Microsoft Word 环境中访问 IBM Cognos 内容的更多信息请参阅第 77 页的 Microsoft Word 中的技术适用于交叉表和列表要素要显示的列数用于适应页面中较大的报表如果将其设置为 0 零默认会将自动调整大小设置为 True 应用程序将根据正在导入的内容自动设置列数对于列数大于 63 的对象包括转发器表内容将被截断为 63 列适用于交叉表和列表要素 13 单击下一步 14 对于每个报表要素重复步骤 11 到步骤 13 可以随时单击完成接受默认设置和位置剩余要素将使用您设置的上一个要素中的设置 15 单击下一步然后单击完成 16 如果这是提示报表请输入提示答案并单击确定有关提示报表的信息请参阅第 47 页的使用提示的报表 46

51 结果选定的报表要素将显示在文档中图形和图表将导入为图像使用提示的报表您可以通过使用过滤器来限制报表中显示的数据报表创建者使用提示来允许用户提供输入以过滤和检索数据例如通过使用提示的报表用户可以选择产品类型将仅在报表中检索和显示属于选定产品类型的产品用户可使用 IBM Cognos for Microsoft Office 答复已导入的报表要素中的提示 IBM Cognos for Microsoft Office 支持添加到报表提示页面的提示控制提示页面类似于报表页面如果您要导入的报表包含未答复的提示那么在呈现报表数据之前会显示这些提示如果您为提示设置并保存了默认答案那么 IBM Cognos for Microsoft Office 将使用这些答案进行答复不支持以下类型的提示使用上下文过滤器的提示直接插入报表页面中的提示这些提示控制是交互的并在运行报表之前提供参数值因此只有在以 HTML 格式运行报表时才会显示添加到报表页面的提示控制层叠提示该提示使用一个提示中的值来过滤其他提示中的值例如报表创建者为报表中的特定列创建了提示并指定产品类型提示为层叠提示该提示使用产品系列作为层叠源在用户选择产品系列时他们只会看到与选定产品系列相关的产品类型相关任务: 第 49 页的更改提示值在 IBM Cognos Viewer 窗口中第一次设置提示并将报表导入到 Microsoft Office 文档中后您可以在刷新报表或导入其他报表要素时更改提示值下次刷新报表时将使用这个新值来过滤数据提示值在 IBM Cognos Viewer 窗口中第一次设置报表提示并将报表导入到 Microsoft Office 文档中后您可以更改已保存的提示值也可以设置新提示值默认设置为指定的值如果您更改了从中读取报表的服务器那么提示报表将返回到此默认设置您必须将报表重置为始终提示或单元格值即使数据包和报表的名称是相同的当您导入包含提示报表时会将所选提示值另存为报表的一部分每个报表提示都有两个值与其相关联第 6 章使用 IBM Cognos for Microsoft Office 47

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