本指南內容 Microsoft Outlook 2010 的外觀與 Outlook 2003 截然不同, 因此我們準備了這份指南協助您縮短您的學習過程 您可以從後續的文章中認識新介面的重要組件 搜索 免費的 Outlook 2010 訓練 尋找 [ 郵件答錄機助理員 ] 工作窗格或 [Outlook 選項 ] 對話方塊, 以及 [ 匯入及匯出精靈 ] 等功能 快速存取工具列 此處所示的命令一律會加以顯示 您可以將常 用的命令加入工具列 功能區索引標籤 按一下功能區上的任意索引標籤, 可以顯 示其按鈕與命令 功能區群組 每一個功能區索引標籤皆包含群組, 而每一個群組又包含了一組相關命令 * 回覆 ] 群組包含可以用於回覆或轉寄所選電子郵件訊息的命令 Backstage 檢視 按一下 * 檔案 ] 索引標籤進入 *Backstage 檢視 ], 以修改帳戶設定 設定自動回覆, 以及管理規則與通知 讀取窗格 顯示所選項 目的文字 隱藏功能區 需要更多的畫面空間嗎? 按一下此圖示或按 CTRL+F1 鍵, 可以隱藏或顯示功能區 待辦事項列 功能窗格 我的最愛資料夾會顯示在窗格的頂端 中央區域會顯示所有使用中的資料夾 您可以按一下窗格底部的任意按鈕選擇檢視 : * 郵件 ] * 行事曆 ] * 連絡人 ] 等 人員窗格 Outlook Social Connector 可以連接 Outlook 與您的社交網路 其預設會以最小化的方式顯示在讀取窗格的底部 此列可以調整大小, 會顯示 日期導覽 您的約會及工作 清單 若要結束 [Backstage 檢視 ], 請按 一下任意的功能區索引標籤 功能區索引標籤會隨不同的檢視變更, 以 顯示該檢視所適用的按鈕與命令 2010 by Microsoft Corporation. All rights reserved.
如何切入 Outlook 2010 您若已經習於使用 Microsoft Outlook 2003, 一定會問 : 在 Outlook 2010 中, 何處才能找到 Outlook 2003 的命令與工具列? 我們提供許多免費資源協助您了解 Outlook 2010, 包括訓練課程及功能表轉換到功能區的指南 若要尋找這些免費的資源, 請按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 說明 ] 接著按一下 * 支援 ] 底下的 * 快速入門 ] 我的功能表與工具列到哪兒去了? Outlook 2010 的主程式視窗頂端跨有一個寬邊的橫幅, 稱為功能區, 取代了舊有的功能表與工具列 功能區上的每一個索引標籤皆包含不同的按鈕與命令, 會組織成不同的功能區群組 當您開啟 Outlook 2010 時, 會在功能區中顯示 [ 郵件 ] 的 * 常用 ] 索引標籤 您一開始會在索引標籤的左側看到 * 新增 ] 群組, 其中並會列出可以用於建立新增電子郵件或新項目 ( 如約會 會議及連絡人 ) 的命令 在 * 回覆 ] 群組中, 則可見到 * 回覆 ] * 全部回覆 ] 及 * 轉寄 ] 命令, 以及透過設定會議進行回覆的命令, 或利用 IM ( 立即訊息 ) 進行回覆 功能區會依據螢幕的大小與解析度調整其外觀 在較小的螢幕上, 某些群組可能只會顯示其群組名稱, 而不會顯示其命令 此時, 您只需要按一下群組按鈕上的小箭號, 即可顯示其命令
只在您需要時才會出現的命令 Outlook 2010 不會時常顯示所有適用的命令, 而只會顯示您在採取特 定動作所需要的命令 同樣地, 當您按一下功能窗格上的 * 行事曆 ] 按鈕時, 會顯示可以用於操 作及共用行事曆 建立會議, 以及依天 週或月排列行事曆的命令 例如, 當您按一下功能窗格上的 * 郵件 ] 時, 只會在功能區上顯示可以搭配郵件使用的命令 您可以傳送 刪除或回覆郵件, 也可將郵件標示為已讀取或未讀取, 或是分類或標記郵件留待後續處理 若要排程會議, 請按一下功能區上的 * 新增會議 ] 開啟的視窗中會提供 各種會議命令, 例如 * 排程小幫手 ] * 通訊錄 ], 以及依循每天 每週 每 月或每年重複執行會議的選項 若要傳送新的郵件, 請按一下功能區上的 * 新增電子郵件 ] 開啟的視 窗中會提供您設定文字格式 從 * 通訊錄 ] 中取得姓名 附加檔案或 Outlook 項目到電子郵件, 或加入電子簽名至郵件時所需要的命令 您所需要的命令若未一直顯示也無需擔心 只要採取第一個步驟與命令 即能夠得心應手
一些您可能需要用到的功能 仔細閱讀下表, 從中發掘您可能會在 Outlook 2010 中用到的命令及設定 此表內容雖不盡齊全, 但仍為極佳的入門點 如需 Outlook 2010 命令的完整清單, 請 按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 說明 ], 再按一下 * 快速入門 ], 最後再選取 * 互動式功能表與功能區指南 ] 若要... 請按一下 然後... 共用行事曆不另以其他視窗開啟附件, 而直接在 Outlook 中檢視附件自動回覆郵件 ( 郵件答錄機助理員 ) 行事曆 郵件 * 郵件 ] * 行事曆 ] * 連絡人 ] 等 在 * 常用 ] 索引標籤上的 * 共用 ] 群組中按一下 * 以電子郵件傳送行事曆 ] * 共用行事曆 ] ( 需要 Microsoft Exchange Server 帳戶 ) 或 [ 線上發佈 ] 若未顯示 [ 讀取窗格 ], 請先予以開啟 若要執行此動作, 請按一下 * 檢視 ] 索引標籤, 然後按一下 * 版面配置 ] 群組中之 * 讀取窗格 ] 的箭號, 以選取窗格的顯示位置 若要檢視附件, 請按一下 [ 讀取窗格 ] 中的附件圖示, 以預覽該檔案 請只預覽或開啟來自信任來源的附件 按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 自動回覆 ], 再選取 * 傳送自動回覆 ]; 接著建立您的郵件, 然後選取所需的選項 ( 需要 Microsoft Exchange Server 帳戶 ) 回收郵件 郵件 按一下功能窗格中的 * 寄件備份 ], 然後開啟所要回收的郵件 在 * 郵件 ] 索引標籤 上, 按一下 * 移動 ] 群組中的 * 動作 ], 然後按一下 * 回收此郵件 ] 接著即可刪除寄 件備份郵件, 並視需要以新郵件取代之 ( 需要 Microsoft Exchange Server 帳戶 ) 使用立即搜尋尋找項目 * 郵件 ] * 行事曆 ] * 連絡人 ] 或任 何您要搜尋的項目 在功能窗格中, 按一下所要搜尋的資料夾 在 * 搜尋 ] 方塊中輸入搜尋文字 您可 以在 * 搜尋工具 ] 索引標籤的 * 精簡 ] 群組中選取搜尋準則 若要擴大您的搜尋範 圍, 請在 * 搜尋工具 ] 索引標籤上, 按一下 * 範圍 ] 群組中的 * 所有郵件項目 ] 變更帳戶設定 * 郵件 ] * 行事曆 ] * 連絡人 ] 等按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 資訊 ], 再按一下 * 帳戶設定 ]
預覽列印到哪兒去了? 在 Outlook 2010 中, 您可以從 [Backstage 檢視 ] 中尋找 [ 預覽列印 ] 按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 列印 ] 如此即會在視窗的右方顯示所選項目之列印外觀的預覽 工具 選項有何改變? 您需要可以讓您控制諸如 Outlook 是否需要在傳送之前自動執行拼字檢查 ; 是否需要在新郵件傳入時播放音效 ; 抑或是外送的郵件應以 HTML RTF 文字或純文字加以格式化等的程式設定嗎? 按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 選項 ] 如此將會開啟 *Outlook 選項 ] 對話方塊, 讓您可以自訂您的 Outlook 喜好設定 按一下 * 列印選項 ] 可以開啟 * 列印 ] 對話方塊, 讓您從中進行列印相 關的選擇 *Outlook 選項 ] 對話方塊中有某些設定只會套用至 Outlook 但另有一 些喜好設定 ( 如色彩配置 ) 則會套用至您所安裝的其他所有 Microsoft Office 2010 程式
郵件答錄機助理員到哪兒去了? 在 Outlook 2010 中, 郵件答錄機助理員 換了新名稱與新位置 其現在改列在 [Backstage 檢視 ] 中 按一下 * 檔案 ], 然後按一下 * 資訊 ], 再按一下 * 自動回覆 ] 匯入及匯出有何改變? 在 Outlook 2010 中, 您仍可匯出及匯入項目 例如, 您可以從 Outlook 匯出.pst ( 個人資料夾 ) 檔案, 或將.ics (icalendar) 檔案匯入您的 Outlook 行事曆 在主程式視窗中按一下 * 檔案 ], 然後按一下 * 開啟舊檔 ], 再按一下 * 匯 入 ] 開啟 * 匯入及匯出精靈 ] 一如在 Outlook 2003 中, 請遵循精靈所示 的步驟匯入或匯出資訊 選取 * 自動回覆 ] 對話方塊中的 * 傳送自動回覆 ] 選項, 然後建立當您 不在公司或忙碌時,Outlook 要代替您傳送的回覆 注意此功能需要 Microsoft Exchange Server 帳戶
建立電子郵件簽名 從開啟新郵件著手 按一下 * 郵件 ] 索引標籤中的 * 包含 ] 群組, 然後按一下 * 簽 名 ], 再按一下 * 簽名 ] 將簽名加入新的電子郵件 若要自動將簽名加入郵件, 請執行下列動作 : 按一下 * 郵件 ] 索引標籤中的 * 包含 ] 群組, 然後按一下 * 簽名 ], 再按一下 * 簽名 ] 按一下 * 電子郵件簽名 ] 索引標籤上的 * 新增 ] 輸入簽 名的名稱, 然後按一下 * 確定 ] 在 * 編輯簽名 ] 方塊 中, 輸入要包含在簽名中的文字 若要設定文字的格式, 請選取文字, 然後使用樣式與格式按鈕套用所需的選 項 若要加入文字以外的元素, 請按一下該元素所要顯示的位置, 然後執行下 列任何一項 : 按一下 * 名片 ], 然後於 * 歸檔為 ] 清單中按一下您的姓名, 再按一下 * 確定 ] 按一下 * 圖片 ], 然後瀏覽至所需的圖片並加以選取, 再按一下 * 確定 ] 按一下 * 插入超連結 ], 然後於 * 地址 ] 方塊中輸入超連結, 再按一下 * 確定 ] 按一下 * 確定 ] 完成簽名的建立或修改作業 注意您剛才所建立或修改的簽名不會自動出現在目前所開啟的郵件中, 而必須手動插入郵件中 按一下 * 選擇預設的簽名 ] 底下之 * 電子郵件帳戶 ] 清單中, 要與簽名相關聯的電子郵件帳戶 在 * 新郵件 ] 清單中, 選取所要包含的簽名 回覆或轉寄郵件時, 若要在其中包含簽名, 請在 * 回覆 / 轉寄 ] 清單中選取簽名 否則, 請選取 *( 無 )] 若要手動將簽名加入新的郵件, 請執行下列動作 : 在新郵件中, 按一下 * 郵件 ] 索引標籤之 * 包含 ] 群組中的 * 簽名 ], 然後按一下您所需要的簽名 秘訣 DELETE 鍵 若要從目前所開啟的郵件中移除簽名, 請選取郵件本文中的簽名, 然後按
按鍵提示簡介 Outlook 2010 為功能區提供了快速鍵, 稱為按鍵提示 有了按鍵提示, 您無 須使用滑鼠, 即可快速地執行工作 自訂 Outlook 程式視窗 不同的人對於自己在 Outlook 2010 介面檢視各項組件 ( 如功能窗格 讀取 窗格 待辦事項列或人員窗格 ) 的方式, 可能各有不同的喜好 若要在功能區中顯示按鍵提示, 請按 ALT 鍵 接下來, 您若要使用鍵盤切換至功能區內的索引標籤, 請按該索引標籤底下所顯示的字母 在上列範例中按 S 鍵可以開啟 * 傳送 / 接收 ] 索引標籤 ; 按 O 鍵可以開啟 * 資料夾 ] 索引標籤 ; 按 V 鍵可以開啟 * 檢視 ] 索引標籤等 當您透過此法切換至功能區的索引標籤之後, 所有可以在該索引標籤內使用的按鍵提示皆會顯示在畫面上 您可以按所要使用之命令的最後一個或一組按鍵完成整個序列 若要顯示或隱藏介面中的選用組件, 請按一下功能窗格底部的 * 郵件 ] 按鈕, 然後按一下功能區上的 * 檢視 ] 索引標籤 按一下 * 版面配置 ] 及 * 人員窗格 ] 群組中的 * 功能窗格 ] * 讀取窗格 ] * 待辦事項列 ] 或 * 人員窗格 ] 按鈕, 然後設定所需要的顯示選項 若要返回序列的前一層, 請按 ESC 鍵 連續執行此動作多次將會取消按鍵提示 模式 秘訣 Outlook 2010 仍可讓您繼續使用 Outlook 2003 的鍵盤快速鍵 您若還記得快速鍵序列, 請放心地使用 例如,CTRL+C 鍵仍會將選取的資訊複製到剪貼簿 ;CTRL+R 鍵則會開啟郵件, 讓您可以進行回覆