文書處理規定 102 年公文檢核經驗分享 分享人 : 游雅如
參考法規 規範 臺中市政府文書處理實施要點 行政院秘書處文書處理手冊 政府文書格式參考規範 公文程式條例
文書 係指處理公務或與公務有關, 不論其形式或性質如何之一切資料 凡機關與機關或機關與人民之間往來之公文書 機關內部通行之文書, 以及公文以外之文書而與公務有關者, 均包括在內 文書處理 文書處理, 係指文書自收文或交辦起至發文 歸檔止之全部流程 文書處理, 應以隨到隨辦 隨辦隨送, 不得積壓 公文製作 公文分為 令 呈 函 公告 其他公文 五種 要注意到其格式與製作程序, 所謂格式, 指的是公文的規格與式樣, 例如說, 公文應該要分段敘述, 末尾署名應係由機關首長署名或引 具機關全銜名稱, 並應具名發文字號與發文日期, 更完善者, 可加 註速別 密等 附件名稱及件數等等
筆硯公文製作系統 函 ( 稿 ) 製作步驟參考範例 函 ( 稿 ) 的結構一 發文機關二 機關地址 承辦人 電話 傳真及電子信箱三 受文者四 發文日期五 發文字號六 速別七 密等及解密條件或保密期限八 附件九 本文 : ( 一 ) 一段式 : 主旨 ( 二 ) 二段式 : 主旨 說明 ( 或經過 原因 ) ( 三 ) 三段式 : 主旨 說明 辦法 ( 或建議 請求 擬辦 核示事項 ) 十 正本十一 副本十二 蓋章戳十三 決行層級及分層負責
函適用範圍 依據本府文書處理實施要點第 21 點規定 函 係機關對機關間或民眾與機關間使用 包含 : 1. 上級機關對所屬下級機關有所指示 交辦 批復時 2. 下級機關對上級機關有所請求或報告時 3. 同級機關或不相隸屬機關間行文時 4. 民眾與機關間之申請或答復時 注意 依據本府文書處理實施要點第 97 點規定 : 機關內部各單位承辦公務, 必須通報其他單位或員工者, 應以承辦單位名義通報, 或以原件傳閱會章, 不必以機關名義行文轉知 故建議機關如需行文給內部單位或所屬員工建議可用書函或一般事務性之通知等為之
設定 受文者 : 如正副本 於筆硯公文製作系統 / 列印 / 設定列印選項 / 公文列印選項下勾選 套印稿受文者
開啟新檔 點選 函稿,99 年文書規範 進入函稿範本檔
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依據本府文書處理實施要點第 85 點規定略為 : 承辦人員擬稿時, 應於稿面填列 附件 : 註明內容名稱 媒體型式 數量或其他有關字樣 倘無附件則無需填列
新增附件資料
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函 ( 稿 ) 內文注意事項 : 主旨 : 1. 為全文精要, 以說明行文目的與期望, 應力求具體扼要 2. 主旨不分項, 文字緊接段名冒號之下書寫 3. 案情簡單可用 主旨 一段完成者, 不必硬性分割為二 ( 主旨 說明 ) 三段 ( 主旨 說明 辦法 ) 說明 : 1. 如無項次, 文字緊接段名冒號之下書寫 2. 每行文字均不可高於冒號 3. 如分項條列, 應另列 ( 行 ) 縮格書寫 4. 項次寫法 : 一 二 三 ( 一 應與說明之 明 並列 )( 一 )( 二 ) ( 三 ) 1 2 3 (1)(2)(3) 5. 分項標號以全形書寫, ( ) 以半形書寫 6. 說明 : 可改用 經過 原因 等名稱 7. 說明項之一應敘明依據之單位 日期與文號, 三者不可缺一 辦法 : 可因內容改用 建議 請求 擬辦 核示事項 等名稱
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建置正副本受文者資料
為推動本府節能減紙政策, 建議函稿如有設群組, 無故則無需展開發文受文者群組
副本受文者如有檢附附件, 應於系統正確點選建置 ( 含附件 ), 而非自行登打
製作稿時副本對象不會顯示出 ( 含附件 ) 字樣, 閱覽時即會顯示出來
建置稿署名 : 如 市長胡 處長羅 局長王
建置會辦單位 ( 請注意會辦方式為依序會辦或平行分會 )
明列決行層級 除第一層決行外, 其餘決行層級於文稿列 本案依分層負責規定授權業務主管決行 或 本案依分層負責規定授權承辦人決行 等字樣
各機關實施分層負責規定, 以劃分三層為原則, 不得多於四層或少於二層 機關首為第一層, 各級單位為第二層級以下各層
為避免誤選分層負責之設定, 可至筆硯公文製作系統 / 工具 / 編輯 常用分層負責 刪除不相干的資料
預覽上開各項設定後之函 ( 稿 )
公文簽署原則示意圖
公文書橫式書寫數字使用原則 依推動方案, 自 94 年 1 月 1 日全面適用 數字用語具一般數字意義 ( 如代碼 國民身分證統一編號 編號 發文字號 日期 時間 序數 電話 傳真 郵遞區號 門牌號碼等 ) 統計意義 ( 如計量單位 統計數據等 ) 者, 或以阿拉伯數字表示較清楚者, 使用阿拉伯數字 數字用語屬法規條項款目 編章節款目之統計數據者, 以及引敘或摘述法規條文內容時, 使用阿拉伯數字 數字用語具一般數字意義或以阿拉伯數字表示較清楚者, 使用阿拉伯數字 數字用語屬描述性用語 專有名詞 慣用語者, 或以中文數字表示較妥適者, 使用中文數字
阿拉伯數字 中文數字 用語類別 用法舉例 代號 ISO-9003 身分證字號 M123456789 編號 附件 1 附表 1 發文字號 府授文字第 1020001234 號 序數 第 3 屆第 6 期會 第 1 階段 第 5 會議室 日期 時間 民國 102 年 9 月 30 日 7 時 50 分 228 事件 電話 傳真 (04)2228-9111 郵遞區號 門牌號碼 40701 臺中市西屯區臺灣大道 3 段 99 號 計量單位 150 公分 2 萬元 35 公斤 7.36 公頃 統計數據 ( 如百分比 人數 比數等 ) 80% 3.59% 6 億 3,944 萬 2,789 元 42,789 人 1:3 法規條項款目 編章節款目之統計數據 事管規則共分 15 編 415 條條文 法規內容之引述或摘述 依文書處理實施要點第 44 點規定 : 描述性用語 一律 一致性 一流大學 第二專長 第一 夫人 每一位同仁 國小五年級 專有名詞 ( 如地名 書名 人名 店名 頭銜 九九峰 五南書局 三國演義 李四 亨利 等 ) 四世 慣用語 ( 如星期 比例 概述 約數 ) 星期一 週二 十分之一 二百多人 七千 餘人 約三 四天 三讀通過 法規制訂 修正及廢止之法制作業公文書 ( 如 函 : 修正財產管理第五十點 第五十一 法規草案總說明 條文對照表等 ) 點, 並自中華民國九十三年二月十六日生效 法 草案總說明 : 爰擬具 法 草案, 計五十一條
公文用語與用字 -1 類別用語適用範圍 鈞府 鈞長 鈞座 大院 大部 大局 大處 稱謂語 ( 指對受貴局 貴處 貴公司文者稱呼或自稱臺端 先生 女士 君用語 ) 本 該 職稱 依 奉 依據 奉悉 引述語 ( 引據其他機關或受文者 敬悉 來文時之用語 ) 已悉 復 ( 稱謂 ) 函 有隸屬關係之下級對上級用 對無隸屬關係之上級機關用 ( 例如 : 對立法院 司法院 考試院 監察院用 ) 對下級 平行 ( 無隸屬關係者 ) 及對人民團體用 對屬員 或人民 自稱 機關名稱如一再提及可稱 該, 例如 該局 對職員則稱 該員 或 職稱 引敘上級機關或首長公文時用 引敘平行 下級機關 屬員或人民來文時用 回復上級機關來文或首長公文, 於引敘完畢時用 奉 字在應用文中, 可當作 恭敬地送給或接受 ; 此處 奉悉, 意謂恭敬地接獲指示, 了解一切 回復平行機關來文, 於引敘完畢時用 回復下級機關公文, 於引敘完畢時用 於復文時用 依 ( 依據 )( 稱謂 ) 辦理 於告知辦理之依據時用 ( 發文年月日字號及文別 ) 對上級機關發文後續函時用 諒蒙鈞察
公文用語與用字 -2 類別用語適用範圍 引述語 ( 引據其他機關或受文者來文時之用語 ) 經辦語 ( 案情處理過程之聯繫用語 ) 准駁語 ( 於審核或答復受文者請求時之用語 ) 除外語 ( 處理案件之除外用語 ) ( 發文年月日字號及文別 ) 諒達 ( 發文年月日字號及文別 ) 計達 遵經 遵即 業經 經已 均經 迭經 旋經 嗣經 應予照准 准予照辦 准予備查 應予不准 應予駁回 未便照准 礙難照准 應從緩議 如擬 如擬辦理 可照准 准如所請 應從緩議 敬表同意 同意照辦不能同意辦理 無法照辦礙難同意 歉難同意 除 外除 及 外 是否可行請示語 ( 請問 是否有當請教之衡量用語 ) 可否之處 對平行機關發文後續函時用 諒達, 料想已經寄達 對下級機關發文後續函時用 計達, 算算應已寄達 對上級機關或首長用 通用 業經, 已經 ; 迭經, 即 履經 ; 旋經, 即 隨即經 ; 嗣經, 即 接著經 對下級機關用 決行人員批核公文用 對平行機關或人民團體時用 通用 通用
公文用語與用字 -3 類別用語適用範圍 期望及目的語 ( 對受文者表達行文之期望或目的之用語 ) 請鑒核請核示請鑒察請核備請備查 請查照 請辦理惠復請查明惠復 請查照轉知 請上級機關或首長查核 指示使用 鑒核 - 簽報長官瞭解並含有請示之意核示 - 提出擬辦意見簽核鑒察 - 將辦理情形簽報長官瞭解核備 - 核備案件 請平行機關知悉辦理時用 抄送語 請查照 請照辦 請辦理見復請查明見復 請查照轉知 抄陳抄送抄發 附送語 ( 致送資附陳 檢陳料 文件之用語 ) 檢送 檢附 附送 結束語 ( 全文之總結用語 ) 謹呈謹陳 敬陳此致 請下級機關知悉辦理時用 有副本或抄件時用 抄陳 對上級機關用 抄送 對平行機關用 抄發 對下級機關用 對上級附送附件時用 亦可當成起首語 對平行或下級機關附送附件時用 對總統簽之文末用 於簽之文末用 於便箋之文末用
公文處理檢核常見錯誤用詞 假 當動詞使用時, 意思是借用 公務機關如果借用其他單位的場地開會或舉辦活動, 可用 假 字來表達 ; 但是, 如果使用本機關的場地開會或舉辦活動, 則不宜寫 假, 可寫 在 或 於 惠 當副詞使用時, 為請求人的敬辭發文請他機關協助辦理可寫 請惠予協助辦理 ; 函文常見用 惠請 一詞, 請受文者協助 ; 但字面意思成了 惠予請求 惠請協助辦理, 表示自己施惠請對方辦理, 在語法上不通 ; 故使用 惠 字時, 應將 惠 字放在請字之後, 例如 請惠予更正 請惠復 上行文主旨請示語 請鑒核 中的 鑒 字, 建議採慣用的 鑒, 而不用 鑑 呈與陳 : 呈 僅限於對總統 副總統用, 對其他行政主管則一律用 陳, 以示區別 對上級長官應用檢陳 謹陳 敬陳等 公布欄誤植為公佈欄
文書處理其他應注意事項 -1 內文之中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之, 阿拉伯數字 外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之 擬稿時有須挪抬 ( 空一格 ) 情形者, 如 : 貴 鈞 大 臺端等, 倘出現在一行之首, 則不必空格 案情簡單者, 可用 主旨 1 段完成, 不必勉強湊成 2 段 3 段 說明 如無項次, 文字緊接段名冒號下書寫 倘無說明段, 即可刪除, 不宜出現 說明 : 如主旨 或 說明 : 無 之情形 文書處理過程中之有關人員, 應於處理後, 於文面或稿面之適當位置蓋職名章, 並註明月日時分 ( 如 6 月 30 日 15 時, 得縮記為 0630/1500), 以明責任 簽署時依 由上而下 由左而右 之原則, 由職等較低者, 於蓋章範圍內之左上方蓋起, 其餘人員, 再依上述原則, 依序蓋章 但機關首長得以親自簽名代替蓋章
文書處理其他應注意事項 -2 文稿如有添註塗改, 須於添改處蓋職名章 簽稿如有修改, 應於修改處蓋職名章, 修改過多時, 應退回承辦人員清稿後, 連同原稿陳核 ( 判 ) 核稿時如有修改, 應注意勿將原字句塗抹, 僅加勾勒, 從旁添註, 並於修改處蓋職名章 文稿有二頁以上者, 裝訂妥當, 並於騎縫處加蓋 ( 列印 ) 騎縫章或職名章, 同時於每頁之下方加註頁碼 依據本府文書處理實施要點第 18 點規定 : 先簽後稿案件, 如簽已奉市長核定, 發府文稿可由第二層 ( 局 處長 ), 加蓋 案奉核定免蓋決行章, 逕以市長名義行文, 同時稿與文不再蓋 代為決行 及 第二層決行 章, 各機關得比照此規定辦理 依據本府文書處理實施要點第 112 點規定略為 : 待發之公文應由校對人員或承辦人員負責校對 公文校對完畢, 應先檢查受文單位是否相符及附件是否齊全, 再於原稿註記校對人員章
文書處理其他應注意事項 -2 依據本府文書處理實施要點第 108 點決行應注意事項規定略為 : 核稿人員代理決行者決行文稿時, 應於決行處蓋本人職名章, 並於蓋章處右側加 代 字, 本人核稿處毋需再行蓋章 承辦與決行同為一人時, 應在決行處蓋章並加註 兼代為決行, 承辦人員原處無需蓋章 機關間或機關內之單位間涉及改分及移文作業應於工作時間 8 小時內完成, 又公文如有 2 個單位改分, 即應簽請主任秘書層級以上人員裁示辦理單位, 避免公文一再重複改分延誤辦理時效 考量公文書歸檔之完整性, 避免歸一漏萬, 俾利日後檔案查詢有脈絡可循, 建議連同辦理依據或附件資料一併影印歸檔
各類戳章之規定 用於公文紙 1. 第二層 x x 局局長 決行 ( 寬 0.8 公分 長 8 公分 ) 2. 第三 四層 本案依分層負責規定授權業務主管決行 ( 寬 0.8 公分 長 8.5 公分 ) 代為決行章 1. 第二層 代為決行 2. 第三 四層 代為決行 ( 寬 1.8 公分 長 3.5 公分 ) 3. 先簽後稿案件 : 蓋於發文稿決行處 案奉核定免蓋決行章 ( 寬 0.7 公分 長 3.5 公分 )
各類印章相關規格 -1 章戳 ( 條戳 ): 木 ( 角 ) 質或用橡皮刻製, 以長方形為原則, 用正楷或宋體字, 刻機關 ( 單位 ) 全銜 於書函 開會通知單 移文單 通知單 建議單 催辦單等用之 ( 簡級 薦級及委級機關有不同規格 ) 簽字章 : 木質或用橡皮刻製, 依機關首長 副首長及幕僚長等之親筆簽名刻製, 對外行文時用之 鋼印 : 鋼製 圓形, 刻鑄機關全銜 ( 並得刻鑄機關全銜之英文名稱 ), 其圓周直徑以不超過五公分為限, 於職員證 證書 證券等證明文件上用之 校對章 : 角質用篆字 隸書或正楷, 刻機關全銜或簡稱, 並加 校對章 字樣, 於文書校對或改正時用之 騎縫章 : 款式與校對章同, 並加 騎縫章 字樣, 於公文 附件或契約黏連處用之 收件章 : 用橡皮刻製 刻機關全銜, 並加 收件之章 字樣, 附日期及時間, 於收受文件時用之
各類印章相關規格 -2 職名章 : 以正楷或隸書, 由左至右刻製職稱 姓名 職名章, 分下列三種 : 1. 機關首長 副首長暨主任秘書用, 應刻機關全銜職稱及姓名 2. 機關第二層主管, 刻單位名稱及職稱姓名 3. 其他核閱人員及承辦人員, 刻職稱姓名 各機關首長職名章, 得視業務需要, 增刻一至三顆為原則, 必要時可增減之 科室主管職名章, 在其職權範圍內, 得增刻一至二顆, 增刻之職名章以 甲 乙 丙 等之順序區別之, 授權專人劃分權責, 使用保管, 並同負行政與法律責任 職名章 : 應按規定之內容尺寸刻製 1. 甲種職名章式 : 機關首長 副首長暨主任秘書用, 應刻機關銜名職別及姓名 ( 寬 0.8 公分 長 3 公分 ) 2. 乙種職名章式 : 局室主管刻局室名稱及職別與姓名 其他核閱文稿人員刻職別姓名 ( 寬 0.75 公分 長 2.8 公分 ) 3. 丙種職名章式 : 承辦人員刻職別姓名 ( 寬 0.7 公分 長 2.7 公分 ) 電子文件章 : 由左至右, 於收發電子文件時蓋用之 其他需用之章戳, 其字型 材質 尺寸及形狀, 由各機關依需要自行刊刻
結語一 公文製作非一朝一夕可以速成, 就算是老公務人員, 也不敢拍胸脯保證能寫出質量俱佳的公文 二 公文寫作的精進及文字內涵的使用, 必須靠不斷的學習及經驗中獲得