立德大學 98 學年度第一學期公文講習 主講人 : 主任秘書陳泉源 日期 :98 年 12 月 29 日 98 年 12 月 30 日 1
大綱 公文定義 條件與功能 公文類別 公文行款與結構 公文製作基本認識與原則 簽 稿使用原則 公文用語 公文流程 程序 文書陳核會辦 用印 結語 公文撰擬 - 簽 函 書函 公告
定義 公文 文書 公文是處理公務的文書, 有一定的製作 傳遞程序及格式, 且發文與受文者當中, 起碼有一方是機關 凡機關與機關或團體與團體 機關團體與人民往來之文書 機關團體內部通行之文書, 以及公文以外之文書而與公務有關者, 均屬之 文書處理 指文書自收文或交辦起至發文 歸檔止之全部流程 3
條件公文必須具備的要件 有關公務的文書 : 所謂公務, 就是公眾的事務 文書的處理者, 起碼有一方為機關 : 所謂機關, 應包括官署及非官署性質的機關 ( 例如民意機關 國營事業機關等 ) 符合一定的程序 : 從收文到承辦 擬稿 核稿 決行 發文等, 都有一定的製作 傳遞程序 且擬稿時, 必須遵守特定的格式, 不能標新立異 公文為與國際接軌, 自民國 94 年 1 月 1 日起公文格式改為由左至右橫式 且為配合國際紙張通行標準, 公文用只採 A4 尺寸紙張 4
功能 傳達的功能 溝通的功能 聯誼的功能 服務的功能 解決問題的功能 5
公文類別 -1 公文分為六種 : 1. 令 : 公布法律 發布法規命令 解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用 2. 呈 : 對總統有所呈請或報告時使用 3. 咨 : 總統與國民大會 立法院公文往復時使用 4. 函 : 各機關公務往復 或人民與機關間申請答復時用 5. 公告 : 各機關就主管業務或依據法令規定, 向公眾或特定 之對象宣布周知時使用 6. 其他公文 : 其他因辦理公務需要之文書 如 : 書函 開會通知單 公務電話紀錄 手令或手諭 簽 報告 箋函或便箋 聘書 證明書 證書或執照 契約書 提案 紀錄 節略 說帖 定型化表單等 6
公文類別 -2 依行文系統分類 上行文 平行文 下行文 依文書機密分類 國家機密文書 : 絕對機密 極機密 機密 一般公務機密文書 : 密 依處理時限分類 最速件 速件 普通件 限期公文 專案管制公文 7
公文類別簡介 -2( 續 ) 依公文性質及適用範圍分類 稿本 抄本 正本 影本 副本 譯本 依發文動機分類 主狀行文 : 創稿 被動公文 : 復文或轉文 8
公文行款與結構 -1 整體結構 ( 公文之行款 ) 除公布令 任免令 公告外, 其餘公文大致可分為 14 個項目 1. 發文機關全銜及文別 2. 地址及聯絡方式 3. 受文者 4. 發文日期 5. 發文字號 6. 速別 7. 密等及解密條件 8. 附件 9. 本文 ( 主體結構 ) 10. 正本 11. 副本 12. 署名 ( 蓋章戳 ) 13. 印信 14. 副署 9
公文行款與結構 -2 主體結構 ( 公文之本文 ) 令 - 不分段 函 書函 - 三段式 @ 主旨 說明 辦法 公告 - 三段式 @ 主旨 依據 公告事項或說明 簽 - 三段式 @ 主旨 說明 擬辦 開會通知單 @ 開會事由 開會時間 開會地點 主持人 出席者 列席者 10
公文製作基本認識與原則 行文原因 : 先瞭解案情的來龍去脈和事實真相, 再確定行文對象及如何處理 行文目的 : 要明白告訴對方發生了什麼事及如何做, 要有具體肯定的辦法 行文的依據 : 引據需真實而有效 行文的立場 : 語氣要肯定明確, 不能太武斷, 也不能模稜兩可 推諉卸責 行文的佈局 : 佈局需層次分明 11
公文製作基本認識與原則 一般原則 : 簡 - 簡單明瞭, 化繁為簡 淺 - 淺近易懂, 詞句曉暢 明 - 明白清晰, 文義清楚 確 - 明確肯定, 主旨明確 嚴謹的依據原則 注意雙方身份原則 把握處理時限原則 段落分明原則 正確使用標點符號原則 其它原則 : 一文一事原則 收發文同號原則 以電子交換為優先原則 附件不與公文分離原則 12
簽 稿使用原則 一般公文簽 承辦人員就職掌事項或具幕僚性質之機關首長對上級機關有所陳述請示 請求 建議時使用 機關內部單位簽辦案件依分層授權規定核決, 簽末不必敘明敬陳某某長官 校外來文簽辦單 校外來文經秘書室一組收文登錄 編訂總收文號後, 加釘於來文上, 以便於承辦單位人員簽辦公務之用 13
簽 稿使用原則 稿 為公文之草本, 視程序核判, 將稿本轉為正本後發出 草擬公文時, 需按文別應採之結構撰擬, 常用文別為函 書函 開會通知單 公告等 文末首長簽署, 僅書姓, 名字以 表示 14
簽 稿使用原則 簽 稿擬辦方式 一般來說, 無簽, 稿通常不會單獨出現, 但亦有例外 先簽後稿 : 用於案情複雜 牽涉較廣 重大興革之案件或需先請簽請核定之案件, 如制定 訂定 修正法令案件 重要人事案件等 簽稿併陳 : 以稿代簽 : 用於較為單純但文稿內容需另外說明或酌加析述之案件, 或因須限時辦發不及, 先行請示之案件 用於案情簡單或例行承轉 陳報之案件, 即可直接以稿代簽供上核判發出 15
簽 稿使用原則 - 其它注意事項 採先簽後稿之案件, 稿件在送核判時, 原核定簽為重要依據, 需隨附於旁 簽稿併陳 先簽後稿時, 應會簽不會稿 簽稿併陳 先簽後稿時, 應注意身份語氣 簽為屬員對所屬長官及校內相關單位說明案情 稿為以單位名義或校名義, 對受文機關單位說明 16
簽 稿使用原則 簽在本校內區分為校外來文簽辦單 自行創簽 2 種 使用筆硯公文製作系統, 編輯簽 稿時, 擬辦方式需有所區分 校外來文復文辦稿 自行創簽 辦稿 自行創稿 擬辦方式 先簽後稿 簽稿併陳 創先簽後稿 創簽稿併陳 創以稿代簽 @ 17
公文撰擬 - 簽 一般公文簽 : 結構分為 主旨 說明 擬辦 三段式, 不可變更 各段應截然劃分, 不重覆 主旨 : 扼要敘述, 概括 簽 之整個目的, 一段完成 說明 : 引述來文或辦理的依據 ; 說明處理經過 有關法規 前案, 並對擬處方案加以分析, 陳述採行理由 視需要採分項條列 擬辦 : 針對案情, 提出具體處理意見或解決方案, 或述明後續如何處理 @ 意見較多時可分項條列 18
公文撰擬 - 簽 校外來文簽辦單 : 結構分 主旨 簽擬 會簽意見 批示 四欄位 @ 19
公文撰擬 - 公告 主旨 : 用簡單明確 一目了然的文字點出全文精義, 不分項一段完成 依據 : 陳述有關條文之名稱或某機關之來函, 除非必要, 無需敘述來文日期 文號 內容需分項陳述時, 應冠以數字 另行低格書寫 無分項者文字緊接段名冒號之書寫 公告事項 或 說明 : 為公告之主要內容 僅就主旨補充說明事項者經過或理由者, 改用說明段 需分項條列, 冠以數字 另行低格書寫 公告如另有附件, 附表等文件時, 僅註明參 某某文件, 公告事項內不必重複敘述 三段式可活用, 可一段完成者, 不必勉強用二段 三段 一般工程招標或標購物品等公告, 得用定型化格式處理, 免用三段式 @ 20
公文撰擬 - 公告 主旨 : 用簡單明確 一目了然的文字點出全文精義, 不分項一段完成 依據 : 陳述有關條文之名稱或某機關之來函, 除非必要, 無需敘述來文日期 文號 內容需分項陳述時, 應冠以數字 另行低格書寫 無分項者文字緊接段名冒號之書寫 公告事項 或 說明 : 為公告之主要內容 僅就主旨補充說明事項者經過或理由者, 改用說明段 需分項條列, 冠以數字 另行低格書寫 公告如另有附件, 附表等文件時, 僅註明參 某某文件, 公告事項內不必重複敘述 三段式可活用, 可一段完成者, 不必勉強用二段 三段 一般工程招標或標購物品等公告, 得用定型化格式處理, 免用三段式 @ 20
公文撰擬 - 函 書函 二者分段要領相同, 但使用上有所區別 使用時機 行文系統 署名用印 函 公務已達成熟階段 上級機關對下級機關有所指示 交辦 批復時 下級機關對上級機關有所請求 或同級機關或不相隸屬機關間行文 民眾與本校有所聯繫 協調 詢問與答覆行文需受層級的限制 直屬上行文蓋用機關首長職章 無隸屬上行文, 平行文蓋用職銜簽字章 書函 公務未決尚在磋商 徵詢意見 答覆簡單案情 寄送普通文件 書刊 一般聯繫 查詢 通報 可直接行文, 不受層級限制 蓋用機關條戳或首長私章 21
公文撰擬 - 函 書函 主旨 : 行文目的與期望, 應具體扼要, 一段完成不分項 句末應書寫期望語, 如 請鑒核 請查照 說明 : 就來源 事實作細部敘述無法於主旨容納時, 用本段說明 數字 頓號 全形字 無分項者文字緊接段名冒號之書寫 括弧 () 半形字 若字數過多可分項條列, 每項表達一意, 應另行低一格書寫 其順序按一 二 三 ( 一 )( 二 ) 1 2 3 (1)(2)(3) 若分項條列內容過於繁雜 或含有表格型態時, 應編列為附件 22
公文撰擬 - 函 書函 辦法 : 向受文者提出之具體要求而無法在 主旨 內簡述時, 可用本段列舉 但若主旨 說明已可完整表達時, 此段可直接省略 三段式可活用, 可於 主旨 一段完成者, 不必勉強用二段 三段 @ 23
公文撰擬 - 行款注意事項 發文機關全銜及文別 署名 : 注意身份 地址及聯絡方式 : 需寫承辦人全名及完整聯絡電話 承辦人 : 陳小姐陳雅慧 受文者 ( 正本 ): 需書寫正確全銜 台南環保局臺南市環境保護局 發文日期 發文字號 : 一定要寫 速別 : 最速件 普通件 速件 此欄空白寫表示普通件 為受文者辦理速度依據, 非校內會辦速度依據 24
公文撰擬 - 行款注意事項 密等及解密條件 : 密件一定要填寫解密條件 此欄空白表示為普通件 附件 : 有附件者, 應確實填寫 若 說明 段沒有寫清楚 檢附.. 附件 者, 不可寫 如文 或 隨文, 說明段有寫明者, 亦可寫 如說明 x 此欄空白表示無附件 副本 校內單位請於前加註 本校 2 字 附件以正本受文者為限, 如需附送副本機關或單位, 應在此欄之機關名稱右側註明 ( 含附件 ) 或 ( 含 附件 ), 以免遺漏 25
公文撰擬 - 其它注意事項 弄清行文的對象 確定行文的目的 據以決定文別, 及決定係以校名義行文或以單位名義行文 據以構思公文內容與架構 查明相關法令規定, 可摘錄或影印備用 如有前案, 應瞭解其內容附案供參 如需提供解決問題的方案, 思考可有多少選擇方案? 各案利弊或優缺點如何? 注意 查明有無期限 據以決陳核會辦中公文夾種類, 及擬稿時的速別選擇 26
公文用語 稱謂語 彼此禮貌上之代稱詞 期望及目的語 要求對方之祈使詞暨表示行文主旨之希求詞 附送語 引述語 結束語 請示語 准駁語 致送資料 文件之用語 引述來文之起敘語 全文的總結詞, 一般於簽末使用, 如 敬陳 請問之衡量詞 決定可否之衡量詞 例 1 例 2 例 3 前四項用語, 依發文者 受文者身份而有所不同 27
公文用語 - 稱謂語 鈞 有隸屬關係之下級機關 ( 首長 ) 對上級機關 ( 首長 ) 有隸屬關係之屬員對長官 鈞部 鈞長需抬頭書寫 大 貴 無隸屬關係之較低級機關對較高級機關 有隸屬關係之上級機關 ( 首長 ) 對下級機關 ( 首長 ) 無隸屬關係之上級機關 ( 首長 ) 對下級機關 ( 首長 ) 對平行機關 機關與社團間 大部 大會需抬頭書寫 貴會 貴社貴公司需抬頭書寫 台端 機關或首長對屬員 機關對人民 個人 28 28
公文用語 - 稱謂語 本 職 機關學校社團自稱 首長自稱 屬員對長官自稱 下級機關首長對上級機關首長自稱 本校 本廳長 該 職稱 機關全銜如一再提時用 該校 該員 該生 先生 女士 君 機關對人民使用 29 29
公文用語 - 稱謂語 常用整理 隸屬關係 有 無 對上 ( 上行文 ) 對下 ( 下行文 ) 對上 ( 上行文 ) 平行 ( 平行文 ) 對下 ( 下行文 ) 鈞貴大貴貴 教育部 行政院國家科學委員會 臺南市環境保護局 鈞部 大會 貴局 30 30
公文用語 - 期望語 附送語 對上級機關或首長 ( 上行文 ) 對平行機關 ( 平行文 ) 對下級機關 ( 下行文 ) 期望及目的語附送語 ( 起首語 ) 請鑒核 請核示 請鑒查 請核備 請備查 請查核 復請鑒核 請裁示 請查照 請查核辦理 請查照轉知 復請查照 請查核辦理 請查照見復 希查照 希照辦 希查照轉知 希辦理見復 希轉行照辦 希切實辦理 檢陳..( 用於主旨 ) 附陳..( 用於說明 ) 附.. 附送.. 檢附.. 檢送.. 31
公文用語 - 引述語 復.. 復文時用 例 : 復貴校 98 年 12 月 10 日臺教字第 0981234567 號函 依照 依據.. 辦理告知辦理之依據時使用 例 : 依據大會 98 年補助研究計畫作業要點 第七條規定辦理.. 鑒察 鈞察對上級機關發後續文時使用.. 諒達 計達 例 : 本校 98 年 12 月 1 日立教字第 0980123456 號函諒蒙鈞察 對平行或下級機關發後續文時使用 例 : 本部 97 年 2 月 10 日台高 ( 二 ) 字第 0972555555 號函計達 32
公文用語 - 請示語 准駁語 請示語 是否可行 是否允當 准駁語 上級機關對下級機關或首長 對平行機關 首長對屬員或其所屬機官首長 同意 應予照准 准予照辦 准予備查 敬表同意 同意照辦 如擬 可 照准 准如所請 如擬辦理 閱 悉 不同意 未便照准 礙難照准 應從緩議 應予不准 應予駁回 歉難同意 無法照辦 礙難同意 33
公文用語 - 法律統一用語 ( 字 ) 法律統一用語 ( 字 )@ 標點符號 @ 新歲逢春好不倒楣終年壞運少有餘財 新歲逢春, 好不倒楣終年壞運, 少有餘財 新歲逢春好, 不倒楣終年壞運少, 有餘財 在外文中或與數字併用時, 用半形字 在中文字體中使用時, 使用全形字 34
公文用語 - 法律統一用語 ( 字 ) 數字用字 - 阿拉伯數字 35
公文用語 - 法律統一用語 ( 字 ) 數字用字 - 國字 36
公文流程 程序 公文流程 @ 一般機關的公文處理程序, 可分為三大部分一 收文處理二 文書核擬三 發文處理 37
公文流程 程序一 收文處理 ( 一 ) 簽收 - 機關中的外收發人員, 收到公文或函電時, 應該加以查對點收, 註明收到時間, 填給送件回單, 或在送文簿 單上蓋收件章, 然後依照規定彙送總收文人員 ( 二 ) 拆驗 - 總收文人員收到文件後, 限時 文件應該立刻處理, 普通文件也要即時拆閱 ( 三 ) 分文 - 總收文人員收到來文經拆驗後, 應彙送分文人員辦理分文 ( 四 ) 編號 - 登記來文完成分文手續後, 就再來文正面適當位置加蓋收文日期編號戳, 依照順序編號, 一文一號, 任何公文進入該機關後, 就以這個總編號為準 ( 五 ) 傳遞 - 文件的遞送, 急要的文件, 隨到隨送 ; 一般案件, 以每日上下午分批遞送為原則 ( 六 ) 單位收發 ( 單位公文登記桌 ) 38
公文流程 程序二 文書核擬 ( 一 ) 擬辦 - 承辦人員依據本身職責或工作分配主動擬辦的事項, 擬具處理的辦法, 提供上級主管的核決 ( 二 ) 會商 - 案件的性質或內容, 與其他單位或機關的業務有關, 應注意協調聯繫, 溝通意見, 避免矛盾差異 ( 三 ) 陳核 - 文件經承辦人擬辦後, 應該分別按照他的性質, 用公文夾遞送主管人員核決 ( 四 ) 擬稿 - 擬辦文書或簽具意見, 經主管人員核定後, 就依此撰擬文稿 ( 五 ) 核稿 - 文稿敘擬定妥後, 按核稿系統送由承辦人的直接主管逐級呈核 39
公文流程 程序 二 文書核擬 ( 續 ) ( 六 ) 會稿 - 會稿單位對於文稿如有意見, 應即提出, 一經會簽, 就表示是同意, 應共同負責 ( 七 ) 閱稿 - 為減少錯誤起見, 單位主管應對擬就的文稿, 詳加審閱, 力求完備正確 ( 八 ) 判行 - 文稿應依分層負責, 逐級授權的原則, 由主管長官或機關首長判行 ( 九 ) 回稿 清稿 - 稿件如果改動較多或較為重大, 應退回原承辦人閱後再行送繕 如果文稿增刪修改過多, 應送還原承辦人清稿後, 再呈核判 40
公文流程 程序三 發文處理 ( 一 ) 繕印 - 文書單位收到判行待發之文稿, 應注意稿件之緩急, 登錄公文繕校分配表交繕 ( 二 ) 校對 - 公文繕印完畢後應由校對人負責校對, 校對人員應注意繕印公文之格式 內容 標點符號與原稿是否相符 ( 三 ) 電子交換發文傳送作業 - 電子公文交換後, 得於公文原稿加蓋 已電子交換 章戳, 並將抄件併同原稿退件或歸檔 ( 四 ) 蓋印 簽署 - 監印人員於待發文件檢點無誤後, 依規定蓋用印信 ( 五 ) 編號 登記 - 總發文人員對待發之公文, 應詳細檢查核對, 並按其性質依序編列發文字號及註明發文日期 ( 六 ) 封發 - 發文人員接到待發文件, 應複檢附件是否齊全, 內文與封套是否相符, 然後再封固, 並標明速別, 登記後送外收發人員遞送 ( 七 ) 送達或付郵 ( 八 ) 歸檔 41
陳核會辦 - 注意事項 簽 稿經承辦人擬辦後, 應即陳遞單位主管簽核, 如與其他單位有關者應先行商議或送會 擬辦如須參閱前案, 應將前案以附件方式併陳 陳核送會過程中之有關人員, 應於文面適當位置蓋章或簽名, 並記明時間 ( 如 98 年 5 月 18 日 16 時, 得縮寫為 980518/1600) 核稿如有不同意見, 應注意勿將原字句塗抹, 應於原字句之後補註或從旁添註修改, 再依程序送會或陳核 判行 如對文稿之機密性 時間性 重要關鍵文字認為不當而更改時必須簽章, 以示負責 42
陳核會辦 - 注意事項 核稿時對案情不甚明瞭時, 可隨時洽詢承辦人員, 或以電話詢問, 避免用簽條往返 在陳核過程中, 文稿塗改過多時可發還承辦人清稿 原稿應附於清稿之後, 再陳核 其已會核會簽者, 不必再會核會簽 會辦單位如無異議, 應按程序逕送下一層級或單位, 不必退回原簽擬單位以爭取時效 文件如有漏會, 可由各級核稿單位補會, 並通知原簽擬單位 各單位公文之傳遞, 應以送文單 ( 簿 ) 簽領為憑 43
陳核會辦 - 公文時限 一般公文 最速件 :1 日 速件 :3 日 普通件 :6 日 限期公文 專案管制公文 本校放寬為 2 日 本校放寬為 4 日 依來文內容所訂期限, 若收文時已逾文中所訂期限, 該文得以普通件時限辦理 視實需要由機關自訂之 不含假日 含假日 44
陳核會辦 - 公文時限 政府機關其它公文 立委質詢案件 人民申請案件 依據 立法院職權行使法 及 行政院及所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則 規定辦理 按其性質, 區分類別 項目, 分定處理時限, 予以管制 人民陳情案件 訴願案件 依據 行政程序法 第 7 章及 行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點 之規定辦理 依 訴願法 之規定辦理 45
陳核會辦 - 公文夾用法 公文夾專供機關內各單位遞送文件之用 以一公文夾限夾同一案公文為原則 公文夾上須填明一二級單位名稱 視用途區分不同顏色, 以做為會核處理速度之識別 : 紅色 - 用於最速件會核會簽時限 1 小時 藍色 - 用於速件會核會簽時限 2 小時 會核會簽時限 4 小時 黃色 - 用於機密件 46
用印 - 種類 印信 職銜簽字章 ( 校長 ) 發平行 下行校函用 職章 ( 校長 ) 發直屬上行校函用 條戳 ( 立德大學 ) 發校書函 校開會通知單 校公告用 47
用印 - 種類 職名章 蓋用於陳文 簽陳各種報表 公務文件上 圖記 蓋用於公務業務, 或各項證明文件上 騎縫章 於公文 附件或契約黏連處用 * 在公文上也可用職名章代替 副本章 決行戳 於公文代為決行時使用 48
用印 - 簽署準則 發布令 公告 派令 任免令 獎懲令 聘書 訴願決定書 授權狀 獎狀 褒揚令 證明書 執照 契約書 證券 匾額及其他依法規定應蓋用印信之文件, 均蓋用機關印信及首長職銜簽字章 呈 : 用機關首長全銜 姓名, 蓋職章 函 : 上行文署機關首長職銜 姓名, 蓋職章 平行文蓋職銜簽字章或職章 下行文蓋職銜簽字章 書函 開會通知單 移文單及一般事務性之通知 聯繫 洽辦等公文, 蓋用機關或承辦單位條戳 機關內部單位主管依分層負責之授權, 逕行處理事項, 對外行文時, 由單位主管署名, 蓋單位主管職章或蓋條戳 49
用印 - 簽署準則 機關首長出缺由代理人代理首長職務時, 其機關公文應由首長署名者, 由代理人署名 機關首長因故不能視事, 由代理人代行首長職務時, 其機關公文, 除署首長姓名註明不能視事事由外, 應由代行人附署職銜 姓名於後, 並加註代行二字 機關內部單位基於授權行文, 得比照辦理 會銜公文如係發布命令應蓋機關印信, 其餘蓋機關首長職銜簽字章 一般公文蓋用機關印信之位置, 以在首頁右側偏上方空白處用印為原則, 簽署使用之章戳位置則於全文最後 50
用印 - 簽署準則 蓋印單位 - 秘書室一組 以校名義發文時 紙本發直屬上行文時, 署校長職銜 姓名 並蓋職章, 電子文則不需蓋印職章 @ 紙本發無隸屬關係上行文, 或發平行文及下行文時, 蓋校長職銜簽字章 @ 紙本發校書函 校開會通知單 校公告, 則蓋印 立德大學 條戳 @ 授權一級主管代判行文時, 於校長職銜簽字章之後, 加署 本文依分層負責規定授權 長代為決行 字樣 校長因故不能視事由代理人代行時, 需註明不能視事事由, 且附署代行人職銜 姓名於後 如 校長 出國教務長 代行 以單位名義發文時 紙本書函 開會通知單 公告, 皆蓋印其單位條戳 蓋印單位 - 一級公文登記桌 51
用印 - 簽署準則 公文及原稿用紙在 2 頁以上者, 其騎縫處均應蓋 ( 印 ) 騎縫章 附件以不蓋用印信為原則, 但有規定須蓋用印信者, 依其規定 授權一級主管判行代決之簽 稿, 應加蓋 代為決行章 副本之蓋印與正本同, 抄本 ( 件 ) 及譯本不必蓋印, 但應分別標示 抄本 ( 件 ) 或 譯本 @ 52
結語 孰悉文書處理有關法令規定及公文格式 掌握時效, 注意保密 簽辦公文宜掌握案情主題 目的 期望 分析條理分明 提出具體方案 公文品質良窳, 奠基於承辦人清晰的邏輯思考, 以簡淺明確的文字, 將行政訴求轉知, 讓收文者清楚知道來文者之請求或說明 公文製作雖係表層技術面, 卻代表個人對於工作之認知及工作態度 53
公文整體結構 文( 主體) 署名本受文者 發文日期 附件等 發文機關全銜及文別 正 副本 地址及聯絡方式 回前一視圖
本文( 主體結構) 回前一視圖
本文( 主體結構) 回前一視圖
本文( 主體結構) 回前一視圖
有校外來文 文 1 無校外來文, 自創 文 2 創簽 文 3 回前一視圖
扼要敘述, 概括整個目的, 一段完成 引述辦理依據, 說明處理經過 擬案分析, 陳述採行理由 視需要分項條列 提出具體意見或述明後續如何處理 回前一視圖
應將來文摘要扼要表達, 以利各簽核者能快速了解內文意思 說明來文細部資料 本文辦理方式, 可分項條列書寫一 ( 一 ) 1 二 書寫需會簽之單位, 如 會簽秘書室 受會單位則於其下核章 表達意見 最終決行簽核欄位 授權一級主管判行代決者, 應加蓋 代為決行 章後, 始能至秘書室一組歸檔 回前一視圖
不需分項者, 緊接段名冒號書寫 簡單明瞭, 一段完成不分項 公告的主要內容 就主旨補充說明者, 本段名改用 說明 : 回前一視圖
行文目的與期望, 具體扼要, 一段完成不分項 句末書寫期望語 細部敘述 標項符號順序一 二 ( 一 )( 二 ) 1 2 (1) (2) 善用筆硯工具列 回前一視圖
引述語 附送語 ( 起首語 ) 期望 目的語 稱謂語 回前一視圖
請示語 結束語 回前一視圖
期望 目的語 准駁語 引述語 稱謂語 回前一視圖
蔴 韮 鑛 舘 碍 粮 踪 回前一視圖
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創稿 交辦 來文收文分文擬辦陳核 提陳 會簽 批示 ( 簽會稿 擬稿核稿判行繕印 稿併陳或以稿代簽) ( 批存查文件) 校對 用印 退稿 發文 歸檔 回前一視圖
紙本 直屬上行文 紙本上行文署校長職銜 姓名 並蓋職章 回前一視圖
紙本 平行文 蓋校長職銜簽字章 回前一視圖
蓋條戳 回前一視圖
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標示 抄本 抄本不蓋印 回前一視圖