案號 :ndc104061 國家發展委員會 推動開放文件格式 (ODF-CNS15251) 輔導委外服務案 種子師資培訓 ODF 檔案轉換技巧 承辦廠商 : 巨匠電腦股份有限公司
目錄 主題 1 推動 ODF-CNS15251 為政府文件標準格式實施計畫... 1 1.1 背景... 1 1.2 推動期程... 1 1.3 推動方式... 2 1.4 推動分工及期程... 2 主題 2 轉檔前的正確觀念... 3 2.1 檔名的格式要正確... 3 檔名中不可出現特殊符號 如 % /...3 不可出現雙重副檔名 如 XXX.doc.docx 或 XXX.104.09.docx...3 2.2 文件內容要採用正規化的排版方式... 3 不以 空白鍵 作為對齊應用的方式...4 不以 文字方塊 作為備註或說明的內容...8 2.3 軟體性質功能上的差異... 12 主題 3 轉檔的正確流程... 14 3.1 以正確的方式建立文件... 14 Word 建立注意事項...14 Excel 建立注意事項...15 PowerPoint 建立注意事項... 15 3.2 減少使用新功能... 15 Word 的新功能...15 Excel 的新功能...15 PowerPoint 的新功能... 16 3.3 先將文件轉成 MS2003... 16 3.4 利用 ODF 工具來轉檔... 16
主題 4 轉檔的方式... 17 4.1 MS 轉檔的問題... 17 4.2 LIBREOFFICE 或 OPENOFFICE 直接轉檔... 25 4.3 雲端下載... 32 上傳雲端硬碟的方式...33 下載成 ODF 的方式... 36 Libreoffice 或 OpenOffice 調行距...40 設定 Libreoffice 或 OpenOffice 的單位...44 4.4 批次轉檔... 48 Libreoffice 批次轉檔...48 Openoffice 批次轉檔...54 主題 5 轉檔常見的問題... 60 5.1 每行字數不同 文字色彩深淺略有不同... 60 MS 正確做法...66 5.2 使用了插入符號... 68 ODF 解決方式...70 5.3 文繞圖的問題... 70 ODF 的解決方式...71 MS 正確做法...75 5.4 文件出現格線... 77 LibreOffice 的解決方式... 77 OpenOffice 的解決方式...80 5.5 設定格式化條件... 81 5.6 格式化為表格... 83 解決方式...84 5.7 文件中有設定連結... 86 ODF 解決方式...87
5.8 SMARTART... 87 5.9 嵌入影片格式問題... 89 解決方式...91 主題 6 操作錯誤產生的問題... 93 6.1 使用空白鍵對齊... 93 解決方式...94 6.2 表格不小心變浮動... 96 LibreOffice 的解決方式... 99 OpenOffice 的解決方式...101 MS 正確做法...103 主題 7 ODF 研習案例... 106 7.1 WRITER 文書處理案例說明... 106 7.2 CALC 報表試算案例說明... 110 7.3 IMPRESS 簡報應用案例說明... 111 主題 8 資源分享... 115
主題1 推動 ODF-CNS15251 為政府文件標準格 式實施計畫 1.1 背景 為配合政府資訊公開政策及因應資訊平台 載具多元化趨勢 便利民眾於網站下 載政府資訊及政府機關間 政府與企業之資料交換 推動相容性高 適用於各種 作業系統及有利於長久保存之開放性檔案格式 行政院於本(104)年 6 月 5 日以 院授發資字第 1041500700 號函分行 推動 ODF-CNS15251 為政府文件標準格式實 施計畫 希各界共同推動 ODF(Open Document Format)文書格式 並響應政府 開放文件標準格式 提升我國軟實力 ODF 文書格式是一種 XML 開放性架構 具可攜性 可讀性及文件自我描述特性 在檔案文件永久保存上更具優勢 ODF 於 2006 年 11 月成為國際標準 (ISO/IEC26300) 國際各國為因應文件無障礙流通 已逐漸關注開放性文件格式 的發展與應用 採購產品並以開放標準為優先 英國政府並於 2014 年 7 月公告 全國採用 ODF 官方文件標準 將官方文件檔案從特定文書軟體轉向開源軟體 我國則於 98 年 1 月將 ODF 標準訂為國家標準 CNS15251 花蓮縣 宜蘭縣 財政 部及新北市教育局並相繼推動文書檔案自由軟體解決方案 以節省特定文書軟 體授權費用 1.2 推動期程 推動 ODF-CNS15251 為政府文件標準格式實施計畫 期程自 104 年至 106 年 並 設立各年度具體目標 104 年各機關網站提供下載的可編輯文件應支援 ODF 文 書格式 非可編輯者則採用 PDF 的文書格式 105 年各機關系統間 政府與企業 1
的資料交換 須支援 ODF 文書格式 106 年則全面推動各機關使用可編輯 ODF 文書軟體 1.3 推動方式 ODF-CNS15251 為政府文件標準格式實施計畫 以推動 ODF-CNS15251 國家標準 之文書格式及循序漸進減低非 ODF-CNS15251 文書格式應用為原則 推動策略採 分階段推動 並以完備 ODF -CNS15251 文書格式應用環境之採購 訓練 諮詢管 道為優先 另以為民服務及跨機關資料交換之文件優先 為輔導各政府機關 學校及國營事業 直轄市政府及縣(市)政府(含所屬機關)等共 同推動 ODF 國發會將於本年 8 月分階段辦理推動說明會 種子師資培訓 輔導 諮詢及教育訓練 藉以完備 ODF 應用環境 並優先以為民服務申辦文件及跨機 關資料交換為主 將文件應用軟體選擇權交還民眾 減少檔案格式交換上的不 便 提供更便利的電子化政府服務 邁向推動開放政府的第一步 另外 經濟部工業局刻正研議各機關 ODF-CNS15251 需求列入文書軟體共同供 應契約 研擬 ODF 檔案轉換 ODF 教育訓練 詢問諮詢等需求 上架供各機關學 校採購 1.4 推動分工及期程 為全面推動 ODF-CNS15251 應用 由國發會成立 推動開放文件格式(ODFCNS15251)工作小組 統籌推動事宜 邀集相關部會協商分工共同推動 推動面向 包括透過訓練普及 ODF-CNS15251 應用觀念 建立學習標竿 全面安裝可編輯 ODF-CNS15251 文書軟體 政府公文交換可編輯之附件檔案格式至少有 ODFCNS15251 檔案 並將 ODF-CNS15251 列入學校資訊教育 普及學校應用 及納入 文書相關技能檢定 普及於就業市場應用 以及透過考評及競爭機制 提升政府 導入 ODF-CNS15251 應用服務品質 2
主題2 轉檔前的正確觀念 由 Office 轉成 LibreOffice 或者是 OpenOffice 有時有些格式會跑掉 這有時是一 開始建立 Office 時操作的方式就不正確 像是隨意使用 空白鍵 或者不小心讓 表格做了 文繞圖 的效果 或者是太隨意的使用文字方塊 這些都會讓轉檔時 產生一些變化 讓一些格式跑掉 這並不只存在 Office 轉成 LibreOffice 或者是 O penoffice 會發生 有時 Office2003 轉成 Office2007 也會產生格式跑掉的問題 所以這個問題解決的最根本的做法 就是在建立 Office 文件時要有正確的建立 方式 2.1 檔名的格式要正確 首先介紹因為存檔而產生的問題 這通常是因為檔名使用了特殊的字元所照成 的 所以存檔時要意二個重點 檔名中不可出現特殊符號 如 % / 檔名中如果有特殊符號 有時候在快速轉檔時 會導致檔名轉檔失敗 而使的 檔案無法轉檔 不可出現雙重副檔名 如 XXX.doc.docx 或 XXX.104.09.docx 檔名中使用了雙重副檔名 其實他的副檔名是最後那一個 而前面的是檔名的 一部份 只是使用了特殊符號. 讓這個檔案看起來有二個副檔名 導致轉檔 時誤判 使得轉檔失敗 2.2 文件內容要採用正規化的排版方式 文件的內容要採用正確的方式來建立和排版 這個部份是轉檔會出錯的最大問 題 因為很多人在建立 Office 文件時並不太清楚什麼是正確的做法 為了要做 3
出想要的效果 就大量使用 空白鍵 來讓文件對齊 或者是隨意的使用 文字方 塊 這都可能會讓 Office 文件轉成 ODF 文件時 產生位置上的偏移 而導致整 份文件的排版有一些怪怪的 以下針對幾種建立內容時常見的錯誤做個說明 不以 空白鍵 作為對齊應用的方式 錯誤示範 在文書處理軟體中最常見 有時為了對齊會使用空白鍵 這個最常見是在每一 段的首行需要設定 首行縮排 二個中文字 這時就會有人使用 空白鍵 來讓首 行縮排二個中文字(圖 1-01) 圖 1-01 這會讓轉檔後因為 空白鍵 的大小不同 正確做法 而使用轉檔後首行不見得是縮排成二個中文字 正確做法為 1.將游標停留在要做首行縮排的段落上(圖 1-02) 2.點選段落的 進階 功能按鈕 4
圖 1-02 3.設定指定方式為 第一行 而位移點數為 2 字元 這代表位移二個中文字 (圖 1-03) 4.完成後點選 確定 按鈕 5
圖 1-03 這就可以完成首行縮排的效果(圖 1-04 而這種做法是以功能來設定首行縮排 所以轉成 ODF 後 也會以功能來完成首行縮排的轉換 比較不容易出錯 6
圖 1-04 錯誤示範 另外常見的空白鍵使用就是靠右對齊時 有些人會使用空白鍵慢慢按 這種做 法除了慢之外 轉檔也容易使位置不正確(圖 1-05) 圖 1-05 正確做法 正確做法必須要使用段落功能中的 靠右對齊 功能(圖 1-06) 7
圖 1-06 不以 文字方塊 作為備註或說明的內容 在 Word 中比較少會使用到文字方塊 所以這個問題比較常出現在 Excel 和 PowerPoint 為什麼使用文字方塊會導至轉檔時格式跑掉呢 因為文字方塊是 屬於 浮動 在文件上的物件 當轉檔時浮動的位置有時會計算錯誤 有時會重 疊在一起 有時可能會移到不同的地方 就會看起來和原本排版的效果不同了 錯誤示範 在 Excel 中為了要說明某一格儲存格公式的計算原則 這時加入了文字方塊 並 且在文字方塊中輸入公式的計算原則 這可能導至轉檔時文字方塊的位置偏移 掉(圖 1-07) 8
圖 1-07 正確做法 如果真的要在儲存格中說明公式的計算原則 這時可以使用 備註 的功能 1.將作用儲存格停留在要加入備註的文字方塊中(圖 1-08) 2.點選校閱索引標籤的 新增註解 按鈕 9
圖 1-08 3.在備註方塊中輸入要備註的內容(圖 1-09) 4.如果希望這個備註可以一直都看得到 可以點選 顯示/隱藏註解 的按鈕 讓 註解一直都出現 10
圖 1-09 而在 PowerPoint 中都是文字方塊要如何避免使用文字方塊呢 這個部份主要是 要說明 盡量使用 PowerPoint 預設的版面配置 真的不得以才使用文字方塊 以減少轉檔時的問題(圖 1-10) 11
圖 1-10 2.3 軟體性質功能上的差異 MS Office 和 ODF 畢竟是不同的軟體 在功能和設定上一定有些許的不同 所以 當 MS Office 轉成 ODF 時會有些行數或者色彩上的偏移 這些功能只要微調一下 即可 另外因為在 MS2007 之後的版本新增了某些新功能 像是 SmartArt 設定格式化 條件 格式化為表格 以及簡報也新增了不動畫的效果(圖 1-11) 12
圖 1-11 這些效果就算直接以 MS2003 來開啟也是會出錯或者是可以觀看但不能修改 這時就要將 MS2007 之後的版本儲存成 MS2003 而儲存時會出現不能編輯的提 醒視窗(圖 1-12) 再將 MS2003 的檔案轉成 ODF 這樣可以減少許多出錯的問題 圖 1-12 13
主題3 轉檔的正確流程 以轉檔前的正確觀念來看 我們可以將 MSOffice 轉檔成 ODF 的工作流程做個整 理(圖 2-01) 圖 2-01 3.1 以正確的方式建立文件 文書 試算表和簡報在建立文件時都有些注意事項 如果可以依留意這些事項 那麼轉檔時會出錯的機率就會比較低 Word 建立注意事項 在使用 Word 建立短篇文件時有幾件事要特別注意 1. 不以 空白鍵 作為對齊應用的方式 2. 不可以使用 Enter 鍵來加大段落間距 3. 盡量不要使用亞洲方式配置來美化文字 4. 盡量不要使用文繞圖的效果 5. 建立表格時不要使用表格的文繞圖效果 6. 表格中不要加入計算功能 14
7. 不要使用 頁面框線 中的花邊效果 8. 盡量不要使用 文字方塊件 來建立文件 9. 分欄的效果在轉檔時位置可能會跑掉 10. 不要使用 MS 的另存新檔來轉成 ODF 段落和行距會有很大的誤差 Excel 建立注意事項 1. 不要使用巨集 轉檔會出錯 2. 檢查文件中 是否有公式參照其他檔案 轉檔後檔名及路徑不同 可能會有 參照錯誤的情形 3. 不要使用文字方塊或繪圖物件 4. 圖表不要使用 趨勢線 的效果 在 ODF 無法呈現 PowerPoint 建立注意事項 1. 盡量不要使用新版佈景主題 有使文字位置會偏移 2. 建立簡報時盡量不要手動美化文字 要由 佈景主題 來做文件的美化 3. 要使用預設的版面配置 盡量不要自行繪製的文字方塊 4. 檢查文件中 是否有連結 轉檔後因檔名及路徑有修改 可能會失效 5. 不要使用 3D 的動畫或換頁效果 因為 ODF 沒有這些效果 6. 檢查文件中 是否有嵌入影片檔 因軟體接受格式不同 會無法播放 3.2 減少使用新功能 Word 的新功能 1. 盡量不要使用 SmartArt 的圖解效果 2. 盡量不要使用 快速組件 來美化文件 位置會偏移 Excel 的新功能 1. 不要使用 2010 及 2013 新增加的函數 ODF 中沒有 可能會有錯誤訊息 還 好新增的函數我們大都用不到 2. 不要使用 設定格式化條件 之中的圖形效果 15
3. 盡量不要使用 格式化為表格 他的計算功能轉檔會出錯 PowerPoint 的新功能 1. 使用 SmartArt 的圖解效果之後 ODF 可以看不可以編輯 2. 使用新的動畫效果 ODF 無法播放 3.3 先將文件轉成 MS2003 有許多 MS2007 之後的新功能轉成 ODF 是會出錯的 而 ODF 功能與 MS2003 比 較接近 所以先將 MS2007 之後的新檔案 先轉存成 MS2003 讓 MS2003 也可 以使用這些功能 這時在轉成 ODF 會減少因為不支援新功能而出錯的問題 3.4 利用 ODF 工具來轉檔 MSOffice 也是可以利用另存新檔的功能來儲存成 ODF 文件 但是存完後格式跑 掉的情形比較嚴重 所以轉檔還是使用 ODF 軟體 像是 LibreOffice 或者 OpenOffice 來做轉檔會比較穩定 16
主題4 轉檔的方式 要將 MSOffice 的文件轉成 ODF 文件有許多方式 可以依實際的情況選擇適當的 方式 4.1 MS 轉檔的問題 MSOffice 也可以直接轉成 ODF 但是有一些問題在 簡單以 Word 轉成 Writer 來 說明它的問題 利用 MS 來轉檔有一個很大的問題 就是轉檔出來的文件會顯示 網格 這看 起來有點不習慣 所以要將網格隱藏起來 1.點選 格式/頁面 功能項目(圖 3-01) 圖 3-01 2. 點選 文字網格 的頁面標籤(圖 3-02) 3. 將 顯示網格 的勾選取消掉 17
4. 點選 確定 按鈕 圖 3-02 這時就可以取消網格了 圖 3-03 18
圖 3-03 另一個問題是行距的問題 這是在 MSOffice 建立的文件 目前已經轉存成 2003 的格式 而行距是選擇 單行間距 (圖 3-04) 19
圖 3-04 利用 MSOffice 另存新檔的方式 檔案類型選擇 OpenDocument 文字 就可以 儲存成 ODF 的文件(圖 3-05) 20
圖 3-05 利用 LibreOffice 或者是 OpenOffice 開啟後會看到這份文件變成二頁的文件(圖 306) 21
圖 3-06 不過如果是利用 LibreOffice 或者是 OpenOffice 來做轉檔 它的行距好像比原來 的 Word 單行還要來的小 所以多了一些行數(圖 3-07) 圖 3-07 如果在 Word 我們使用 固定行高 的功能來設定這一份 Word 文件 讓資料可以 滿滿的一頁(圖 3-08) 22
圖 3-08 利用 MSOffice 另存新檔的方式 儲存成 ODF 的文件 之後利用 LibreOffice 或者 是 OpenOffice 開啟後還是看到這份文件變成二頁的文件 好像行距的設定一點 效果都沒有(圖 3-09) 23
圖 3-09 不過如果是利用 LibreOffice 或者是 OpenOffice 來做轉檔 它的效果就和原本 Word 的效果很接近了(圖 3-10) 24
圖 3-10 4.2 Libreoffice 或 OpenOffice 直接轉檔 由 MS 轉存成 ODF 看樣子並不適合 所以我們使用 Libreoffice 或 OpenOffice 直接 轉檔 這次我們開啟 內部訓練通告固定行高.doc 我們先看一下 Word 段落的 設定 1. 目前文字的部份行距設定為 固定行高 行高為 26 點 (圖 3-11) 2. 要將 文件格線被設定時 貼齊格線 的勾選取消掉 避免產生問題 25
圖 3-11 先以 Libreoffice4.3 來示範 首先利用 Libreoffice4.3 開啟一份要轉檔的文件 我 們開啟 內部訓練通告固定行高.doc 1.點選 檔案 另存新檔 功能項目(圖 3-12) 26
圖 3-12 2. 選擇好要儲存的位置(圖 3-13) 3. 存檔類型記得要選擇 ODF 文字文件 4. 完成後點選 儲存 按鈕 27
圖 3-13 就可以看到利用 固定行高 的轉檔結果會比較接近原本的 Word 文件(圖 3-14) 28
圖 3-14 接下來利用 OpenOffice 來示範一次 首先利用 OpenOffice4.1.1 開啟一份要轉 檔的文件 我們開啟 內部訓練通告固定行高.doc 1.點選 檔案 另存新檔 功能項目(圖 3-15) 29
圖 3-15 5. 選擇好要儲存的位置(圖 3-16) 6. 存檔類型記得要選擇 ODF 文字文件 7. 完成後點選 儲存 按鈕 30
圖 3-16 可以看出不管是 LibreOffice 或者是 OpenOffice 的轉檔效果都比利用 MSOffice 來 得好很多(圖 3-17) 31
圖 3-17 4.3 雲端下載 如果遇到電腦沒有安裝 LibreOffice 或者是 OpenOffice 時 這時如果利用 MSOffice 來轉檔又怕格式跑掉該怎麼辦呢 沒有關係 我們還可以使用 Google 的雲端硬碟 它可以將 MSOffice 的檔案上傳 32
到雲端硬碟 之後再選擇下載為 ODF 格式 我們先來示範如何將檔案上傳到 Google 的雲端硬碟吧 上傳雲端硬碟的方式 1. 輸入 Google 的網址 https://www.google.com (圖 3-18) 2. 點選 更多 雲端硬碟 功能項目 圖 3-18 3.輸入 Google 的帳號和密碼 也就是 Gmail 的帳號和密碼 登入到雲端硬碟(圖 3-19) 33
圖 3-19 4. 登入到雲端硬碟後點選 我的雲端硬碟 功能按鈕(圖 3-20) 5. 點選 上傳檔案 功能項目 圖 3-20 6. 選擇要上傳的檔案(圖 3-21) 7. 點選 開啟 按鈕 34
圖 3-21 這就完成上傳檔到到雲端硬碟的動作了(圖 3-22) 圖 3-22 35
下載成 ODF 的方式 接下來要將檔案下載下來成為 ODF 的格式 1. 點選要下載的檔案(圖 3-23) 2. 點選 更多 功能按鈕 3. 點選 選擇開啟工具 功能項目 4. 點選 Google 文件 功能項目 圖 3-23 開啟後其實可以看一下 當檔案上傳到雲端硬碟後 一些比較特殊的功能就被 取消掉了 所以之前所設定的 固定行高 被轉換成 單行間距 了(圖 3-24) 36
圖 3-24 繼續將檔案下載成 ODF 的文件 5. 點選 檔案 功能表項目(圖 3-25) 6. 點選 下載格式 功能項目 7. 點選 OpenDocument 格式(.odt) 功能項目 37
圖 3-25 8.在下載檔時要留意 檔名之後有沒有加上原來的副檔名 也就是.doc 有的 話記得要刪除掉.doc 不然會有二個副檔名的問題(圖 3-26) 38
圖 3-26 9.確定有處理掉.doc 的問題後就可以點選 儲存 按鈕(圖 3-27) 圖 3-27 39
下載下來後可以利用 Libreoffice 或 OpenOffice 來開啟 目前的行距變成 單行間 距 所以會多了一些空間(圖 3-28) 圖 3-28 Libreoffice 或 OpenOffice 調行距 如果真的轉檔後因為行距出了問題 那麼就在 Libreoffice 或 OpenOffice 解決吧 目前使用 OpenOffice 示範 1. 將要調整行距的文字選取起來(圖 3-29) 2. 點選 格式 功能表項目 3. 點選 段落 功能項目 40
圖 3-29 這時會出現段落的視窗 4. 點選 縮排和間隔 的頁面標籤(圖 3-30) 5. 設定行距為 固定 而距離為 26pt 如果你的單位是公分 可以觀看之後的 修改單位的方式 6. 設定完畢後點選 確定 按鈕 41
圖 3-30 就可以得到想要的效果(圖 3-31) 42
圖 3-31 43
PS 如果是使用 LibreOffice 它的 段落 介面有一點點不同 但操作方式是相同的 1. 點選 縮排和間距 頁面標籤(圖 3-32) 2. 設定行距為 固定 而距離為 26pt 如果你的單位是公分 可以觀看之後 的修改單位的方式 3. 設定完畢後點選 確定 按鈕 圖 3-32 設定 Libreoffice 或 OpenOffice 的單位 如果在設定段落和首行縮排時 單位是公分的話會不好設定 所以我們可以將 單位修改成 點 我們先以 OpenOffice 為例 1. 點選 工具 功能表項目(圖 3-33) 44
2. 點選 選項 功能項目 圖 3-33 3. 點選 OpenOffice Writer 中的 一般 類別(圖 3-34) 4. 設定 定量單位為 點 5. 完成後點選 確定 按鈕 45
圖 3-34 46
PS 如果是使用 LibreOffice 它的 選項 介面有一點點不同 但操作方式是相同的 1. 點選 LibreOffice Writer 中的 一般 類別(圖 3-35) 2. 設定 定量單位為 點 3. 完成後點選 確定 按鈕 圖 3-35 47
4.4 批次轉檔 上面都是說明單一檔案轉檔 接下來說明如何快速進行批次轉檔 Libreoffice 批次轉檔 目前在 範例 的資料夾中有許多的 Office 文件(圖 3-36) 圖 3-36 要將 Office 的文件快速轉成 ODF 的文件 可以使用 LibreOffice 這一套軟體 它 有提供快速轉換的功能 請依下列步驟操作 1. 點選 檔案 功能表項目(圖 3-37) 2. 點選 精靈 功能項目 3. 點選 文件篩選器 功能項目 48
圖 3-37 4. 接下來勾選想要轉換的文件格式(圖 3-38) 5. 點選 繼續 按鈕 49
圖 3-38 6. 取消 Word 範本 的勾選 因為這次沒有要轉範本檔(圖 3-39) 7. 勾選 Word 文件 和 包含字目錄 8. 設定原來的 Word 文件位置 9. 設定轉換後要儲存的位置 10. 點選 繼續 按鈕 50
圖 3-39 11. Excel 文件的設定和 Word 文件相同(圖 3-40) 12. 點選 繼續 按鈕 圖 3-40 51
13. PowerPoint 文件的設定和 Word 相同(圖 3-41) 14. 點選 繼續 按鈕 圖 3-41 15.最後點選 轉換 按鈕(圖 3-42) 52
圖 3-42 16.轉換完畢後點選 關閉 按鈕(圖 3-43) 圖 3-43 開啟剛剛設定轉換的儲存位置 就可以看到成果了 (圖 3-44) 53
圖 3-44 Openoffice 批次轉檔 目前在 範例 的資料夾中有許多的 Office 文件(圖 3-45) 圖 3-45 要將 Office 的文件快速轉成 ODF 的文件 可以使用 OpenOffice 這一套軟體 它 有提供快速轉換的功能 請依下列步驟操作 1. 點選 檔案 功能表項目(圖 3-46) 2. 點選 精靈 功能項目 3. 點選 文件篩選器 功能項目 54
圖 3-46 4. 選擇 Microsoft Office 接下來勾選想要轉換的文件格式(圖 3-47) 5. 點選 繼續 按鈕 55
圖 3-47 取消 Word 範本 的勾選 因為這次沒有要轉範本檔 勾選 Word 文件 和 包含 字目錄 6. 設定原來的 Word 文件位置(圖 3-48) 7. 設定轉換後要儲存的位置 8. 點選 繼續 按鈕 圖 3-48 9. Excel 文件的設定和 Word 文件相同 點選 繼續 按鈕(圖 3-49) 56
圖 3-49 10. PowerPoint 文件的設定和 Word 相同 點選 繼續 按鈕(圖 3-50) 57
圖 3-50 11.最後點選 轉換 按鈕(圖 3-51) 圖 3-51 12.轉換完畢後點選 關閉 按鈕(圖 3-52) 58
圖 3-52 開啟剛剛設定轉換的儲存位置 就可以看到成果了 (圖 3-53) 圖 3-53 59
主題5 轉檔常見的問題 在由 MSOffice 轉成 ODF 的過程有些並不是操作的問題 而是軟體不同而產生的 差異 這必須要使用一些特別的方式來處理 我們先來介紹因軟體的差異所產 生的格式問題 5.1 每行字數不同 文字色彩深淺略有不同 在 MS Office 預設每頁的邊界上和下為 2.54cm 而左和右為 3.17 (圖 4-01) 圖 4-01 而每頁預設的行數為 38 行 行距為 18pt 每行的字數為 34 字距為 60
12pt (圖 4-02) 圖 4-02 而 LibreOffice 和 OpenOffice 預設每頁的邊界上 下 左 右都為 2cm (圖 4-03) 61
圖 4-03 而 LibreOffice 和 OpenOffice 預設每頁預設的行數為 20 行 每行的字數為 24 (圖 4-04) 62
圖 4-04 而最主要的影像原因是行距 在 MSOffice 預設的 單行間矩 會隨著字型大小不 同而有所變化 但 ODF 的 單行間矩 是固定的 所以在 Word 建立文件時 有 可能我們使用 單行間矩 排版出來的效果是滿滿的一頁 不過這一份文件目 前的檔案格式為 2007(圖 4-05) 63
圖 4-05 如果直接轉成 ODF 時 還多出了幾行可以讓我們增加內容(圖 4-06) PS 這一份文件為 Word2007 的檔案格式 如果轉存成 Word2003 的格式 轉成 ODF 格式就不會有這種情形 64
圖 4-06 但如果先轉存成 MS2003 的格式 利用 Office 按鈕/另存新檔/Word97-2003 (圖 4-07) 65
圖 4-07 這時在轉成 ODF 時 效果就會和 MSOffice 相同了(圖 4-08) 圖 4-08 MS 正確做法 如果要避免 MSOffice2007 以上的版本轉檔會發生問題 在建立 Word 文件時行 距最好使用 固定行高 因為是使用固定的高度 所以在轉換時比較不會出錯 1. 選取要改變行高的文字(圖 4-09) 2. 點選常用索引標籤的段落進階功能按鈕 3. 點選 縮排與行距 頁面標籤 4. 設定行距為 固定行高 而行高這次設定為 20 點 每份文件要設定的點 數不同 要依情形設定 66
5. 取消 文件格線被設定時 貼齊格線 的勾選 6. 點選 確定 按鈕 圖 4-09 這樣建立出來的 Word 文件還是滿滿的一頁 而轉換成 ODF 也會是滿滿的一頁 因為行距是利用固定的高度 20 點 轉到 ODF 就會以 20 點的高度當做行距(圖 410) 67
圖 4-10 5.2 使用了插入符號 在剛剛的案例中不知道大家是否有發現 在 Word 使用了插入符號功能所插入 的微軟視窗圖形和星形(圖 4-11) 68
圖 4-011 轉成 ODF 後有些會消失不見 有些會以不同的符號呈現(圖 4-12) 69
圖 4-12 ODF 解決方式 要解決這個問題只要在 ODF 的文件中重新選擇對應的字型即可 1. 選擇當初插入的符號(圖 4-13) 2. 將字型修改成之前選擇的字型 圖 4-13 5.3 文繞圖的問題 在 Word 插入圖片時 為了讓圖片和文字可以整合運用 這時會使用 文繞圖 的功能 讓圖片可以自由移動 因為圖片可以自由移動 所以這時圖片屬於浮 動的情形 當轉成 ODF 格式時 圖片的位置有時會跑掉 目前這一份是由 Word 建立了分欄的效果 在加上圖片都有使用 文繞圖 在 Word 看起來是正常的 (圖 4-14) 70
圖 4-14 ODF 的解決方式 但是利用 LibreOffice 或 OpenOffice 開啟並轉存成 ODF 的文件格式後 圖片的位 置都跑掉了 也影響到文字的排版(圖 4-15) 71
圖 4-15 要解決這個問題要讓圖片不要在浮動 1.對圖片點滑鼠右鍵(圖 4-16) 2.點選 環繞 功能項目 3.選擇 不環繞 功能項目 三張圖片都要做這個動作 72
圖 4-16 4.之後利用拖曳法將圖片搬移到對應的文字位置 圖 4-17 73
圖 4-17 可能要拖曳多次才可以回到原來的效果(圖 4-18) 74
圖 4-18 MS 正確做法 為了不讓圖片浮動而產生轉檔時位置跑掉的問題 最好在 Word 插入圖片時就 不要讓圖片浮動 1.選擇要設定的圖片(圖 4-19) 2.點選圖片工具格式索引標籤的 自動換行 按鈕 3.點選 與文字排列 的功能項目 三張圖片都要設定 75
圖 4-19 完成後轉成 ODF 文件就不會有跑掉的現象(圖 4-20) 76
圖 4-20 5.4 文件出現格線 利用 MS 來轉檔有一個很大的問題 就是轉檔出來的文件會顯示 網格 這看 起來有點不習慣 所以要將網格隱藏起來 LibreOffice 的解決方式 1.點選 格式/頁面 功能項目(圖 4-21) 77
圖 4-21 5. 點選 文字網格 的頁面標籤(圖 4-22) 6. 將 顯示網格 的勾選取消掉 7. 點選 確定 按鈕 78
圖 4-22 這時就可以取消網格了 圖 4-23 79
圖 4-23 OpenOffice 的解決方式 操作方式和 LibreOffice 都相同 只是 OpenOffice 的名稱不太相同 進入到 格式/頁面 後 1. 點選 文字格子線 頁面標籤(圖 4-24) 2. 取消 顯示格子線 的勾選 3. 點選 確定 按鈕 80
圖 4-24 5.5 設定格式化條件 在 Excel2007 有一個新功能 設定格式化條件 可以讓資料可以快速美化和完成 格式化的效果 但這個功能在 ODF 並不存在 所以在 Excel 如果使用這個效果 轉成 ODF 時格式會消失 下圖是 Excel 使用 設定格式化條件 的效果(圖 4-25) 81
圖 4-25 轉成 ODF 格式後 圖形化的 設定格式化條件 不見了 只留下色彩類的 設定 格式化條件 圖 4-26 這是因為 ODF 沒有對應的功能所以無法解決 圖 4-26 82
5.6 格式化為表格 另一個 Excel2007 後的新功能就是 格式化為表格 這個功能可以快速美化表格 式的資料 也可以快速的完成公式 不過重點是他快速完成公式所使用的是 Excel2007 獨創的公式 所以轉成 ODF 時一定會出錯 下圖就是使用 格式化為 表格 後所建立的公式(圖 4-27) 圖 4-27 當這個檔案轉存成 ODF 時 除了 格式化為表格 所美化的底色不見之外 重要 的是公式全部誤判了(圖 4-28) 83
圖 4-28 解決方式 要解決這個問題其實很簡單 首先將原本的 Excel 檔案另存成 Excel2003 的檔案 格式(圖 4-29) 圖 4-29 84
這時可以看到 格式化為表格 的公式也變化了 因為在 Excel2003 也沒有 格式 化為表格 這個功能 所以如果直接以 Excel2003 開這個檔案公式也會是錯的 所以先轉存成 Excel2003 讓公式變成 Excel2003 可以接受的公式(圖 4-30) 圖 4-30 之後再將 Excel2003 的檔案轉檔成 ODF 這樣公式就會是 ODF 可以接受的公式了 (圖 4-31) 85
圖 4-31 5.7 文件中有設定連結 在 Excel 有時寫公式時會參照其它檔案的資料 這時就會寫入有 參照連結 效果 的公式(圖 4-32) 這個公式所指定的是 06-1 相對位址與絕對位址.xls 檔案中 相 對位址與絕對位址(成品) 工作表的 F9 儲存格的數值 但是大家想像一下 當 06-1 相對位址與絕對位址.xls 被轉換成 ODF 時 他的檔名變成 06-1 相對位址 與絕對位址.ods 這樣連結的名稱是不是就出錯了 這樣之後 06-1 相對位址 與絕對位址.ods 有任何的修改也無法即時讓 06-參照連結功能 產生變化了 86
圖 4-32 ODF 解決方式 這種檔案的解決方式就只能重新寫參照連結的公式了(圖 4-33) 圖 4-33 5.8 SmartArt SmartArt 是 MS2007 很重要的功能 這個功能在 MS2003 是沒有的 所以當你的 文件 試算表 簡報中有插入 SmartArt 轉成 MS2003 時都會出現提醒訊息(圖 434) 87
圖 4-34 所以當簡報或者文件中有使用了 SmartArt(圖 4-35) 圖 4-35 轉成 ODF 之後所有 SmartArt 的圖解效果都會變成圖片 可以觀看但不能修改內 容(圖 4-36) 88
圖 4-36 5.9 嵌入影片格式問題 在 PowerPoint 有時我們會插入影片 但要留意的是有些影片格式 ODF 並不支援 所以插入到 ODF 不支援的影片格式轉場就會出問題 目前這份簡報插入了一段 MP4 的影片格式 在 PowerPoint 可以正常的播放(圖 4-37) 89
圖 4-37 但是利用 LibreOffice 或 OpenOffice 開啟後影片變成一個問號 放映時也不能播 放了(圖 4-38) 90
圖 4-38 解決方式 要改插入 ODF 可以支援的影片格式 最常見的有 WMV AVI FLV MPEG OGG 等影片格式 這次我們改插入 WMV 的影片格式(圖 4-39) 圖 4-39 利用 LibreOffice 或 OpenOffice 開啟後影片同樣可以播放(圖 4-40) 91
圖 4-40 92
主題6 操作錯誤產生的問題 接下來介紹的是操作習慣不正而導致轉檔失敗案例 6.1 使用空白鍵對齊 使用空白鍵做對齊的功能一直是文書軟體最常見的操作錯誤 雖然看起來好像 一樣 但是只要在 MSOffice 不同的版本開啟 有時要會照成排版跑掉的問題 目前這一份文件就大量的使用到空白鍵做 首行縮排 和 對齊 的效果(圖 5-01) 圖 5-01 利用 LibreOffice 或 OpenOffice 開啟後 因為空白鍵所得的距離並不相同 所以 原本在 Word 看起來沒有問題的排版 一到 LibreOffice 或 OpenOffice 就要繼續利 用空白鍵來修改(圖 5-02) 93
圖 5-02 解決方式 以上面的作法需要經常做修改 所以不要使用空白鍵做對齊的效果 如果要做 首行縮排除了使用 段落 的功能 還可以使用尺規上的 首行縮排 1.選取要做首行縮排的段落(圖 5-03) 2.拖曳尺規上的 首行縮排 位置 94
圖 5-03 而如果要置中對齊 就使用段落的 置中對齊 功能(圖 5-04) 圖 5-04 95
如果是使用這些功能來做排版 那麼利用 LibreOffice 或 OpenOffice 開啟後 排 版還是會很正常(圖 5-05) 圖 5-05 6.2 表格不小心變浮動 在 Word 中建立文件時經常會使用到表格 這時很常出現一個不小心的操作情 形 就是有人會不小心去拖曳到表格 這時會造成表格的浮動(圖 5-06) 96
圖 5-06 要觀察表格是否浮動可以依下列步驟操作 1.將游標停留在表格上(圖 5-07) 2.點選表格工具格式索引標籤的 內容 圖示按鈕 3.這時可以看到 文繞圖 的圖示被按下去了 這代表表格已經變成浮動的表格了 圖 5-07 在 Word 看這一份文件並沒有什麼問題(圖 5-08) 97
圖 5-08 但浮動的物件不管是 圖片 繪圖物件 或 表格 在轉換成 ODF 文件時很容易 造成排版跑掉的現像 像這一份文件轉成 ODF 後 唱片市場銷售量組織圖 的 文字跑到表格的上方 變成表格的標題了(圖 5-09) 98
圖 5-09 LibreOffice 的解決方式 如果在 LibreOffice 發生這個問題可以依下列方式解決 1.點選表格的邊框讓表格出現八個綠點(圖 5-10) 2.直接拖曳表格到 唱片市場銷售量組織圖 的文字上方 99
圖 5-10 不過最好還是取消表格浮動的效果 3. 點選表格的邊框讓表格出現八個綠點(圖 5-11) 4.點選 關閉環繞 的效果 100
圖 5-11 OpenOffice 的解決方式 如果在 OpenOffice 發生這個問題可以依下列方式解決 1.點選表格的邊框讓表格出現八個綠點(圖 5-12) 2.直接拖曳表格到 唱片市場銷售量組織圖 的文字上方 101
圖 5-12 不過最好還是取消表格浮動的效果 3. 點選表格的邊框讓表格出現八個綠點(圖 5-13) 4.點選 不使用環繞 的效果 102
圖 5-13 MS 正確做法 當然這個問題是出在 MS 製作時出錯 所以最好是在 Word 中解決這個問題 1.將游標停留在表格中(圖 5-14) 2.點選表格工具的 格式 索引標籤 3.點選 內容 按鈕 4.將文繞圖的功能設定為 無 5.點選 確定 按鈕 103
圖 5-14 這時轉換成 ODF 就不會產生表格跑掉的情形(圖 5-15) 104
圖 5-15 105
主題7 ODF 研習案例 7.1 Writer 文書處理案例說明 在 Word 中排版好的文件 為什麼轉檔之後版面跑掉了呢 解決方式 文件的排版 若不是透過正規方式設定 而是由空白鍵進行排版 轉檔之後就 會破版 透過如下步驟設定即可修正 1.刪除多餘的空白 2.透過 Writer 尺規或功能表 格式 段落 設定 文字之前 及 第一行 的位 置即可完成排版 已排版完成的文件 為何轉檔之後 有些文字變成奇怪的符號呢 106
解決方式 字型是有版權的 文件中若採用特殊字元或字型 就容易因為不支援而產生各 種奇怪的符號 只要透過如下步驟設定即可修正 1.選取文字 2.透過 Writer 格式 字元 設定 字型 排版好的文件 為何轉檔之後和原來的文件完全不一樣 解決方式 不同的軟體對文字有不同的格式設定 若文字的排版有採用特定的設定 經過 轉換之後就會跑到預設的位置 和原始文件差異可能會很大 如注音標示及圍 繞字元 可透過如下步驟設定略為修正 1.在 Word 中取消注音標示及圍繞字元設定 2.Writer 中注音標示僅能顯示在上方 圓形文字外框須以繪圖工具製作 107
文件中的圖片 為何轉檔之後 位置跑掉了呢 解決方式 視文件內容重新設定圖片文繞圖方式或重新調整版面的排版 1.點選要設定的圖片 或是將游標放置於圖片後位置 2.透過 Writer 功能表 格式 影像 設定 文繞圖 位置 為何轉檔之後 表格內的資料無法重新計算了呢 解決方式 Word 和 Writer 在表格中的計算公式所採用的 引數 是不一樣的 因此計算的認 定上不同 所以無法更新運算結果 只要重新設定運算式 即可解決這個問題 1.在 Word 中將計算式刪除 108
2.透過 Writer 表格 公式 設定 運算式 為何轉檔後 文件中的 SmartArt 圖形變形 而且不能修改呢 解決方式 SmartArt 圖形是 office 2007 之後新的功能 Writer 中並沒有該功能 故圖形會 直接轉換圖片檔 且轉換後易變形 只要重新調整大小即可修正 為何轉檔之後 美美的圖片效果都不見了呢 解決方式 109
圖片美化是 office 2007 之後新的功能 Writer 中並沒有該功能 故轉檔之後會 變回預設的圖片樣式 可透過繪圖工具達成相同效果 不過步驟繁複 建議採用 美工軟體編修原始圖片再插入 或可採用如下方式設定 1.繪圖工具列 繪製一圖形 格式 點陣圖 匯入所需圖片 2.區域 點陣圖 選擇原先要插入的圖片 7.2 Calc 報表試算案例說明 為何轉檔之後 表格內的資料無法正常顯示或計算呢 解決方式 檔案經過轉檔 公式參照的位址為舊有的檔案 若在轉檔後的資料編輯 則會 有錯誤的訊息 重新設定公式的參照位址即可 表格的框線 為何轉檔之後全部都跑掉最上方去了呢 110
解決方式 使用者若自行採用文字方塊輸入文字 或透過繪圖物件在版面上編輯 失真率 會提高 版面設定也不易控制 表格的框線必須要重新透過格式設定完成框線樣 式 圖表的樣式 為何轉檔之後就失真了呢 解決方式 因軟體的圖表格式和樣式不同 可能會色彩失真的情形 必須重新再設定一次 符合的格式 即可正常顯示 7.3 Impress 簡報應用案例說明 在簡報中 早已設計了美美的背景圖 為什麼一轉檔之後 就變成黑白的呢 111
解決方式 重新再設定一次軟體中預設的佈景主題 即可正常顯示 已經完成的簡報 為何轉檔之後 變更版面配置 就整個配置都破碎了呢 解決方式 原則上是打掉重練 但是還可以透過剪下+貼上的方式 把文字貼至預設的文字 框中 112
簡報中設定的超結連 為何轉檔之後 部份連結失效了呢 解決方式 因軟體連結設定的方式略有不同 特別是同一份文件中的位置 最可能會有失 效的情形 重新再設定一次連結即可 設定好美美的播放效果 為何轉檔之後都不見了 解決方式 因軟體有的動畫效果略有不同 可能會有無法播放的情形 軟體會以預設的效 果進行播放 若不滿意可重新再設定一次軟體有的換頁效果 113
簡報中的影片檔 為何轉檔之後變成奇怪的圖形 而且不能播放了 解決方式 因軟體可接受影片的格式略有不同 可能會有無法播放的情形 重新再插入一 次符合的格式 即可播放 114
主題8 資源分享 ODF 格式是由眾多資訊廠商共同組成的 OASIS Open Office XML Format 技術委員 會所開發 它是一種基於 XML 的標準化辦公應用文件格式 2006 年 11 月 30 日 Open Document 成為 ISO 與 IEC 國際標準 正式標準名稱為 ISO/IEC26300 而經過多年的推廣 網路上就有許多的學推廣網站 在這裡我們介紹幾個資源 分享的網站 OOO 補給站 http://ooo.tn.edu.tw/ Apache OpenOffice 微軟_認識檔案格式 https://www.openoffice.org/zh-tw/ https://support.office.com/zh-tw/article/%e8%aa%8d %E8%AD%98%E6%AA%94%E6%A1%88%E6%A0%BC %E5%BC%8F-56dc3b55-7681-402e-a727-c59fa0884b30 OpenOffice.org / ODF 常 http://handerson.pixnet.net/blog/post/28119581- 見的問題 %E4%BD%95%E8%AC%82odf 文書及檔案管理電腦化 http://www.archives.gov.tw/publish.aspx? 作業規範 cnid=1636&p=1508 英國內閣辦公室採用 https://www.gov.uk/government/news/open-document- ODF 作為共享文件專屬 formats-selected-to-meet-user-needs 標準 https://www.gov.uk/government/publications/openformats-implementation-plan/open-formatsimplementation-plan 115