檔案管理局 跨平台公文製作簽核模組 使用者操作說明書版本 : 1.0 安鈦資訊有限公司 中華民國 102 年 1 月 24 日
目錄 壹 系統環境及介面說明... 4 一 用戶端執行需求與環境... 4 ( 一 ) 硬體需求... 4 ( 二 ) 作業系統... 4 ( 三 ) 瀏覽器... 4 二 系統介面介紹... 5 ( 一 ) 主畫面... 5 ( 二 ) 功能表... 6 ( 三 ) 工具列... 7 ( 四 ) 樹狀圖... 9 ( 五 ) 編輯區... 9 ( 六 ) 訊息提示框... 9 貳 系統功能操作...10 一 編輯...10 ( 一 ) 開新檔案...10 ( 二 ) 另存新檔... 11 ( 三 ) 開啟舊檔... 11 ( 四 ) 匯入 DI...12 ( 五 ) 匯入文字檔...12 ( 六 ) 函轉...13 ( 七 ) 編輯文稿屬性...13 ( 八 ) 受文者選取...15 ( 九 ) 主旨搜尋...16 ( 十 ) 檔案復原...17 ( 十一 ) 文別轉換...17 ( 十二 ) 刪除簽稿...18 ( 十三 ) 合併列印...18 二 簽核...19 ( 一 ) 插入 / 刪除...19 ( 二 ) 核章...19 ( 三 ) 特殊核章...19 ( 四 ) 便利貼...20 ( 五 ) 會核意見...22 ( 六 ) 手寫...23 ( 七 ) 預存手寫...24 ( 八 ) 清稿...24 三 一般...24 ( 一 ) 儲存...24 ( 二 ) 匯出...25 ( 三 ) 列印...25 2
( 四 ) 附件...26 四 使用者設定...28 ( 一 ) 自建通訊錄管理...28 ( 二 ) 辭庫管理...32 ( 三 ) 符號管理...35 ( 四 ) 章戳管理...37 ( 五 ) 手寫管理...37 五 發文...38 ( 一 ) 稿轉函...38 ( 二 ) 發文作業...38 3
壹 系統環境及介面說明一 用戶端執行需求與環境 ( 一 ) 硬體需求 1. 中央處理器 : 建議 Intel Core 2 Duo 雙核以上 2. 記憶體 : 至少 4G 以上 3. 瀏覽器增效模組 : Adobe Flash Player 版本 11.1 ( 二 ) 作業系統支援下列作業系統 : 1. Microsoft Windows XP( 含 ) 以上 2. Linux Kernel 2.6( 含 ) 以上 3. Mac OS 10.5( 含 ) 以上 ( 三 ) 瀏覽器支援下列瀏覽器 : 1. Internet Explorer 7.0( 含 ) 以上 2. Google Chrome 版本 23.0.1271.64 m ( 含 ) 以上 3. Mozilla FireFox 版本 16.0.2( 含 ) 以上 4. Safari 版本 5.1.7( 含 ) 以上 4
二 系統介面介紹 ( 一 ) 主畫面 包含功能表 工具列 樹狀圖 編輯區及訊息提示框 5
( 二 ) 功能表 透過呼叫公文管理系統所提供的模式及權限資訊, 功能表提供不同的功能項目, 於製作模式下, 各功能表提供之功能項目如下 : 功能表 編輯 功能項目開新檔案 另存新檔 開啟舊檔 匯入 DI 匯入文字檔 函轉 編輯文稿屬性 檔號選取 受文者選取 主旨搜尋 檔案復原 文別轉換 刪除簽稿 合併列印 簽核核章 特殊核章 便利貼 清稿 ( 全清 ) 清稿 ( 僅清字 ) 一般 使用者設定 儲存 匯出 列印 附件 增加縮排 減少縮排 復原 重做 剪下 複製 貼上 加上序號 刪除序號 上標 下標 增加行距 減少行距自建通訊錄管理 辭庫管理 符號管理 章戳管理 手寫管理 於簽核模式下, 各功能表提供之功能項目如下 : 功能表簽核一般使用者設定 功能名稱插入刪除 核章 特殊核章 便利貼 會核意見 手寫儲存 匯出 列印 附件 增加縮排 減少縮排 復原 重做 剪下 複製 貼上 加上序號 刪除序號 上標 下標 增加行距 減少行距自建通訊錄管理 辭庫管理 符號管理 章戳管理 手寫管理 預存手寫 6
( 三 ) 工具列 公文製作模組提供多個方便操作 編輯之工具按鈕圖示, 供使用者操作運用, 可將滑鼠游標在圖示上停留一兩秒, 即顯示該圖示之文字說明, 相關圖示功能請參閱下表 : 圖示功能名稱提供此功能功能描述 開新檔案 製作 開啟新公文, 系統提供範本 開啟舊檔匯入 DI 清稿 ( 全清 ) 清稿 ( 僅清字 ) 受文者選取存檔加上序號刪除序號 製作製作製作製作 / 簽核製作製作 / 簽核製作 / 簽核製作 / 簽核 開啟舊有的檔案匯入 DI 檔文稿內經過新增 刪除或修正的文字內容及圖形貼附, 透過清稿動作, 轉換成修正後之文稿內容, 並切回製作編輯模式 文稿內經過新增 刪除或修正的文字內容透過清稿動作, 轉換成修正後之文稿內容 選取正 副本受文單位儲存公文無序號段落可加上序號刪除已存在的序號 復 (Ctrl+Z) 重 (Ctrl+Y) 原做 製作 / 簽核製作 / 簽核 將剛才所作的動作回復,1 次還原 1 個動作放棄剛才所作的復原動作 無 剪 (Ctrl+X) 下 製作 / 簽核 將選擇區塊內文字剪下 無 複 (Ctrl+C) 製 製作 / 簽核 將選擇區塊內文字複製 7
圖示功能名稱提供此功能功能描述貼上製作 / 簽核無將剪下或複製的文字貼上 (Ctrl+V) 製作 / 簽核增加行距增加說明文字段落間的距離 減少行距上標下標回復上下標增加縮排 (Tab) 減少縮排 (Shift+Tab) 附件列印刪除簽稿離開檢視模式顯示比例取號 製作 / 簽核製作 / 簽核製作 / 簽核製作 / 簽核製作 / 簽核製作 / 簽核製作 / 簽核製作 / 簽核製作製作 / 簽核製作 / 簽核製作 / 簽核製作 減少說明文字段落間的距離將選取或新增的字串字型改變為上標將選取或新增的字串字型改變為下標將上標 下標字體回復設定 說明 : 下條列式編號往下一階段編號設定, 如 ( 三 ) 變成 1 設定 說明 : 下條列式編號回到上一階段編號, 如 ( 三 ) 變成 三 附件新增 刪除或異動列印目前簽稿刪除使用者建立之簽稿關閉模組下拉式選取 標準檢視 頁寬檢視 整頁檢視 或 多頁檢視 預設為 100%, 下拉式選單提供 50% 75% 100% 125% 150% 200%, 也可自行輸入顯示比例由公文管理端自建取號按鈕 8
跨平台公文製作簽核模組 安鈦資訊有限公司 圖示 功能名稱 提供此功能 功能描述 流程送出 製作 / 簽核 由公文管理端自建流程送出 插入 / 刪除簽核是否允許文件編輯 核章簽核提供核章及特殊核章 便利貼 簽核 提供附貼以提示相關人員注意事 項 會核意見簽核提供輸入意見並核章 手寫批示簽核立即手寫意見 預存手寫簽核儲存手寫意見 ( 四 ) 樹狀圖 筆畫寬度簽核手寫批示筆劃的粗細 調色盤 簽核 配合 插入 / 刪除 及 手寫 功 能使用, 可以選擇顏色 主畫面左方樹狀圖框, 內容依數量多寡提供展開 / 縮合操作介面, 並提供簽稿 版本巡覽及系統訊息等資訊, 說明如下 : 1. 簽稿 : 以樹狀圖表示來文 文稿 ( 簽 稿 1 稿 2) 及附件等資訊, 點選單一文稿, 顯示文稿內容於編輯區, 使用者可進行檢視或編輯 ; 點選附件圖示會展開附件樹狀圖, 點兩下需先存檔後再開啟該檔進行檢視或編輯 2. 版本巡覽 : 顯示各版本瀏覽,( 初始版本 簽核過版本 清稿版本等 ) 3 系統訊息 : 紀錄訊息提示框呈現過的訊息 ( 五 ) 編輯區 提供使用者編輯公文, 同時可運用工具列之工具編輯公文 ( 六 ) 訊息提示框 系統介面右上方提供訊息提示框, 提醒使用者操作現況 9
貳 系統功能操作一 編輯 ( 一 ) 開新檔案使用者可以選擇需要的公文範本 步驟 1: 點選 編輯 功能表下 開新檔案, 開啟開新檔案視窗 開新檔案視窗顯示範本名稱 範本說明 聯絡資訊及文稿屬性 步驟 2: 點選欲開啟之範本, 編輯完文稿屬性後, 按下 確定 按鈕 步驟 3: 開啟所選取之範本, 可編輯公文 10
( 二 ) 另存新檔 當編輯完公文後, 使用者可將常用公文儲存至伺服器, 並為此文件命名, 所儲存之檔案可透過 開啟舊檔 方式匯入公文 步驟 : 輸入檔名後, 按下 確定 按鈕 ( 三 ) 開啟舊檔 1. 檔案清單使用者欲使用之前以 另存新檔 方式所儲存的檔案, 可透過 開啟舊檔 匯入公文 步驟 1: 點選 編輯 下 開啟舊檔, 滑鼠點擊檔案清單文件, 可以預覽此文件內容 步驟 2: 點選 確定 按鈕, 開啟此份文件 2. 最近開啟的文件 系統紀錄 10 筆最近開的文件, 供使用者開啟 步驟 1: 滑鼠點擊檔案列表中之文件, 可預覽此文件內容 11
步驟 2: 點選 確定 按鈕, 開啟此份文件 ( 四 ) 匯入 DI 使用者可使用已匯出之公文 DI 檔, 欲直接匯入檔案 步驟 1: 點選 編輯 功能表下 匯入 DI 步驟 2: 選取欲匯入 DI 檔, 點選 開啟, 即匯入 DI 檔 ( 五 ) 匯入文字檔使用者可使用已匯出之公文文字檔, 欲直接匯入檔案 步驟 1: 點選 編輯 功能表下 匯入文字檔 步驟 2: 選取欲匯入文字檔, 點選 開啟, 即匯入文字檔 12
( 六 ) 函轉 使用者收到來文, 欲另開新稿件帶入來文資訊 步驟 : 點擊來文後, 點選 編輯 下 函轉 ( 七 ) 編輯文稿屬性使用者欲編輯文稿屬性, 點選編輯文稿屬性, 開啟下圖視窗 以函為例 : 欄位屬性說明如下 : 1. 稿件名稱 : 可自行編輯稿件名稱, 例 :( 稿件 1) 2. 發文全銜 : 由管理端提供全銜名稱, 供使用者選取 3. 速別 : 下拉式選取 普通件 速件 或 最速件 4. 密等 : 預設為空白 ( 即普通 ), 下拉式選取 密 機密 或 極機密 或 絕對機密 5. 解密條件或保密期限 : 下拉式選取 本件於公布時解密 本件至某年某月某日解密 本件於工作完成或會議終了時解密 附件抽存後解密 或 其他 13
6. 擬辦方式 : 於擬辦方式管理設定後, 下拉式選取 以稿代簽 簽稿並陳 或 代擬代判 7. 分層負責 : 分層負責管理設定後, 可選取分層負責, 例 以下本案依分層負責規定授權業務主管決行決行 8. 決行層級 : 分層負責管理設定後, 可選取決行層級, 例 第一層決行 9. 稿署名 : 下拉式選取稿署名 10. 署名 : 下拉式選取署名 11. 檔號及保存年限 : 選擇分類號後, 自動帶入保存年限 12. 聯絡資訊 : 依登入者聯絡資訊, 可點選, 於新視窗內修改 13. 發文日期 : 承辦人於編輯公文時不需輸入, 該文送達至發文人員時, 系統會自動帶出發文日期 14. 發文字號 : 承辦人於編輯公文時不需輸入, 該文送達至發文人員時, 系統會自動帶出上發文字號 14
( 八 ) 受文者選取 除了範本令 公告及簽不用選取受文者外, 其餘皆須選取 於公文本文區點選 正副本 或點圖示, 跳出受文者選取視窗, 即可編輯受文者, 建立正副本單位時立即產生對應 欄位說明欄位名稱 資料型態 說明 刪除 按鈕 可刪除受文者 序 數字 受文者順序 受文者名稱 文字 於文稿中受文者之名稱 正副本稱謂 文字 於文稿中正副本之名稱 順序 數字 可指定受文者順序 對應通訊錄名稱 文字 指受文者對應到通訊錄內之受文者名稱 附件 按鈕 是否含有附件 發文方式 下拉式選單選擇發文方式 郵遞區號及地址文字可編輯受文者之郵遞區號及地址 15
操作說明 ( 九 ) 主旨搜尋 正本 : 可加入多筆受文者或群組並可編輯 副本 : 功能與編輯正本相同, 可加入多筆受文者或群組並 可編輯 抄本 : 功能與編輯正本相同, 可加入多筆受文者或群組並 可編輯 自訂群組 : 可將自建群組加入至正本 副本及抄本中 全部刪除 : 可以一次刪除多筆受文者 臨時群組 : 使用者欲將該次選取的受文者編輯成群組, 可 選取多個受文者後, 新增自訂群組名稱 預覽正副本受文者資訊 : 顯示目前受文者清單資訊 新增 : 於輸入區, 輸入欲搜尋之受文者後, 點選新增, 加入 此受文者 搜尋方式 : 全文檢索 輸入方式 : 單筆及多筆 使用者欲利用主旨來搜尋簽稿時, 系統搜尋另存新檔公文之主旨 步驟 1: 點選 編輯 功能表下 主旨搜尋 步驟 2: 輸入文件主旨, 點選 搜尋 按鈕, 搜尋符合之文件步驟 3: 點選欲開啟之文件主旨, 點選 確定 按鈕, 即開 16
( 十 ) 檔案復原 啟此份文件 當使用者欲復原檔案時, 系統提供 5 個檔案復原版本, 供使用者選取所需版本回復 步驟 1: 點選 編輯 功能表下 檔案復原 步驟 2: 選取欲復原之檔案, 點選 確定, 即開啟此份簽稿 ( 十一 ) 文別轉換 當使用者繕打公文時, 如須轉換公文格式, 例如 函轉簽 簽轉函 及 函類別互轉, 下面說明以 函轉簽 為例 函轉簽 步驟 1: 點選 編輯 功能表下 文別轉換 步驟 2: 點選欲轉換之範本格式, 點選 確定 按鈕, 即完成文別之轉換 17
( 十二 ) 刪除簽稿 使用者欲刪除簽稿 步驟 : 點選欲刪除之簽稿後, 點選 刪除簽稿 按鈕 ( 十三 ) 合併列印 當使用者須針對不同受文者, 須個別帶入不同分繕欄位內容 點選 編輯 功能表下 合併列印, 開啟 合併列印 視窗 步驟 : 在本文編輯區中輸入變數, 以 ^^ 來選擇分繕欄位 操作說明 : 18
匯入 : 選擇匯入檔案, 匯入合併列印欄位資料 匯入檔案格式? 儲存 : 關閉視窗並於主畫面樹狀圖產生分繕表 合併列印匯入格式說明 : 於記事本上依序輸入所需合併列印欄位資料, 欄位資料之間以逗號分隔方式, 並儲存成 CSV 檔 二 簽核 ( 一 ) 插入 / 刪除於公文內容插入 / 刪除公文文字及段落 ( 二 ) 核章使用者欲將公文送出前, 核章確認 ( 三 ) 特殊核章使用者有多個章戳時, 可以一次選取多個章戳進行核章 點選 簽核 功能下 特殊核章, 開啟章戳選取視窗 步驟 : 勾選章戳後, 按下 確定 按鈕 19
( 四 ) 便利貼使用者欲提示相關人員注意事項, 可以貼附便利貼 1. 開啟便利貼功能點選 簽核 功能下 便利貼, 開啟編輯視窗 畫面呈現 : 2. 便利貼大小及位置可調整 縮小後畫面呈現 20
3. 可以重新編輯便利貼於便利貼上按右鍵選擇編輯便利貼 回到編輯視窗 21
( 五 ) 會核意見使用者表示對此份公文的意見, 可以貼附簽核意見 1. 開啟會核意見功能點選 簽核 功能下 會核意見, 開啟編輯視窗 畫面呈現 : 2. 會核意見大小及位置可調整 3. 可以重新編輯會核意見 於會核意見上按右鍵選擇 編輯便利貼 22
開啟編輯視窗 ( 六 ) 手寫使用者可配合手寫板進行手寫批示 1. 開啟手寫管理點選功能表或圖示之手寫功能 2. 使用手寫功能畫面 23
( 七 ) 預存手寫 使用者可以將手寫批示內容儲存起來, 可於下次選取使用 ( 八 ) 清稿 清除文稿上所有簽核物件, 並將 插入 / 刪除文字 放入文稿內 1. 清稿 ( 全清 ) 清除文面上新增 刪除的文字內容及圖形貼附, 並回到製 作編輯模式 2. 清稿 ( 僅清字 ) 三 一般 清除文面上新增 刪除的文字內容 一般 功能表下之 增加縮排 減少縮排 復原 重做 加上序號 刪除序號 上標 下標 增加行距 及 減少行距, 以上之功能描述請詳閱工具列說明 ( 第 8 頁至第 9 頁 ) ( 一 ) 儲存 將目前公文狀態儲存 步驟 : 點選 儲存 按鈕, 完成儲存動作 24
( 二 ) 匯出 當使用者須匯出文書本文檔或文稿頁面檔時, 可點選 一般 功能表 匯出, 即跳出匯出格式選擇視窗 匯出格式可選擇 DI TXT HTML PDF TIFF 及 JPEG 步驟 : 選擇匯出 PDF, 可選擇圖片解析度 (DPI), 按下 匯出 ( 三 ) 列印 當使用者須列印紙本公文及簽核紀錄時, 點選 一般 功能表 列印, 開啟列印視窗, 可選擇是否需列印裝訂線 雙面列印及列印簽核紀錄 步驟 1: 勾選裝訂線 雙面列印及列印簽核紀錄 步驟 2: 按下 列印 按鈕 選項說明 : 1. 勾選列印裝訂線 : 列印裝訂線 2. 勾選雙面列印 : 採用雙面列印 3. 勾選列印簽核紀錄 : 顯示簽核紀錄, 包含 簽核人員姓名 職稱 角色 及 時間 25
( 四 ) 附件 編輯公文時, 如須加入附件, 可使用附件管理來新增 修改及刪除附件 新增 步驟 1: 點選 新增附件, 選取附件檔案, 系統帶入檔案 名稱於附件名稱及說明, 使用者也可自行編輯附件 說明 ( 補圖 ) 步驟 2: 點選 確認 按鈕, 即加入附件清單 步驟 3: 點選 完成 按鈕, 完成附件新增作業, 並關閉視窗 提供新增多筆附件, 並於視窗下方顯示檔案容量 26
修改 步驟 : 點 圖示, 可以重新選擇附件檔案, 並修改檔 案名稱及說明 於主畫面樹狀圖, 點兩下附件完成下載功能, 附件編輯完成, 必須重新上傳, 才完成附件更新 刪除 步驟 : 點 圖示, 即刪除此筆附件 27
加入附件系統即會顯示附件容量大小, 請注意電子交換的附 件容量大小不可超過 2048KB(2MB) 若您選取的資料超過 2048KB, 系統會以訊息提示, 且不允許附件檔案上傳 四 使用者設定 ( 一 ) 自建通訊錄管理 使用者可建立屬於自己的通訊錄, 使用者設定 功能表下 自建通訊錄管理, 開啟通訊錄管理 1. 受文者管理 新增受文者 步驟 : 輸入受文者資料, 受文者資料欄位填寫完畢按 確定儲存 按鈕 28
編輯受文者 提供查詢目前機關所使用之受文者, 可編輯或刪除該使用者所建立之受文者 步驟 : 於 機關名稱 / 姓名 欄位輸入資料, 系統自動搜尋符合資料, 點選 清單上受文者, 系統帶入受文者欄位資料 2. 群組管理 編輯完欄位資料後, 點選 確定儲存 按鈕 新增群組名稱 : 可新增多筆群組名稱 步驟 : 輸入群組名稱後按 儲存, 點選 多筆新增 可以一次新增多筆群組名稱 編輯群組名稱 步驟 1: 點 查詢 按鈕, 開啟 查詢群組名稱 視窗, 29
步驟 2: 點選 欲查詢之群組名稱 按 確定 按鈕 步驟 3: 系統帶入編輯群組名稱欄位, 編輯完後按 儲存 按鈕 刪除自建群組步驟 1: 點 查詢 按鈕, 開啟 查詢群組名稱 視窗, 步驟 2: 點選 欲查詢之群組名稱 按 確定 按鈕 步驟 3: 系統帶入編輯群組名稱欄位, 按 刪除 按鈕 群組成員管理 : 將受文者加入至群組內 步驟 1: 點 查詢 跳出查詢群組名稱, 點選 欲查詢之群組名稱 按 確定 步驟 2: 於 機關關鍵字 欄位輸入關鍵字, 系統將搜尋結果以清單方式呈現步驟 3: 點選該受文者後, 點選 選擇 按鈕加入群組內, 並按 儲存 按鈕, 完成新增群組成員 30
匯出作業 步驟 1: 於下拉式選單, 選擇匯出受文者或群組 步驟 2: 點選 顯示清單 按鈕 步驟 3: 勾選欲匯出項目, 點選 匯出 按鈕 匯入作業 步驟 1: 於下拉式選單, 選擇匯入受文者或群組 步驟 2: 點選 選擇檔案 按鈕 步驟 3: 跳出 檔案選擇視窗, 選擇欲匯入檔案 步驟 4: 勾選欲匯入項目, 點選 匯入 按鈕 31
( 二 ) 辭庫管理 使用者可依自己書寫公文時之需求, 設定常用字至辭庫, 以免經常重複輸入相同字之時間 新增 : 新增辭庫名稱及內容 步驟 : 輸入辭庫名稱及內容, 點選 確認 按鈕, 即儲存 修改 : 修改辭庫名稱 步驟 1: 辭庫名稱下拉式選單, 選擇欲修改之辭庫名稱, 點選 修改 按鈕, 修改辭庫名稱 32
步驟 2: 開啟 編輯辭庫名稱 視窗, 編輯完辭庫名稱, 點選 確定, 會回到 選單 視窗 刪除 : 刪除辭庫名稱及內容 步驟 : 辭庫名稱下拉式選單, 選擇欲刪除之辭庫名稱, 點選 刪除 按鈕, 彈出 確認是否刪除辭庫名稱及內容 視窗, 點選 確認 按鈕, 完成辭庫名稱及內容刪除 匯出辭庫 33
步驟 1: 勾選欲匯出之辭庫名稱, 點選 匯出 按鈕, 匯出辭庫 步驟 2: 選擇儲存位置, 並編輯檔案名稱, 點選 存檔 按鈕 匯出格式說明 : 以文字檔方式, 內容如下 : 以 Tab 字元作為分隔 匯入辭庫 步驟 1: 點選 匯入 頁籤, 選擇欲匯入之文字檔 步驟 2: 勾選欲匯入之辭庫, 按下 匯入 匯入格式說明 : 以文字檔方式, 內容如下 : 以 Tab 字 34
元作為分隔 使用辭庫 步驟 : 點兩下欲插入本文編輯區之辭庫內容, 即插入本本編輯區 ( 三 ) 符號管理 系統預設一列常用符號, 當使用者欲新增自己的常用符號時, 可以於符號管理來新增 修改及刪除符號 欄位說明 1. 符號名稱 : 可自行輸入符號 2. 符號快速鍵 : 以 Ctrl 鍵 +Alt 鍵 + 數字鍵 0~9 為主, 例 : Ctrl+Alt+0 鍵 選項說明 新增符號 步驟 1: 點選一個符號鈕, 輸入 符號名稱 及 符號快速鍵 欄位內容 35
步驟 2: 點選 新增 按鈕, 完成符號新增, 點選 確定 按鈕, 儲存至資料庫 新增下一筆 : 出現一排新的符號列 修改符號 步驟 : 點選 符號列表 內之 符號鈕, 如果此符號鈕已有資料, 修改 符號名稱 欄位內容, 點選 修改, 覆蓋原本的符號鈕 刪除符號 步驟 : 點選 符號列表 內之 符號鈕, 如果此符號鈕已有資料, 清空 符號名稱 欄位內容, 點選 修改, 即刪除此符號 使用符號 步驟 : 點選符號鈕, 即插入本文編輯區 36
( 四 ) 章戳管理 使用者於第一次使用核章功能時, 須至章戳管理新增一個章戳才能使用, 使用者設定 功能表下 章戳管理, 開啟編輯章戳視窗 新增章戳 步驟 1: 編輯欄位資料後, 點選 加入清單 按鈕, 於章戳清單顯示章戳 步驟 2: 選取預設章戳後, 點選 儲存 按鈕 欄位說明 : (1) 章戳名稱, 由系統帶入使用者名稱 (2) 上 中 下 : 編輯章戳內容, 例如單位, 職稱 (3) 時間位置 : 日期時間顯示位置於章戳右方或下方 ( 五 ) 手寫管理使用者可以新增手寫批示及儲存, 下次可選取使用 37
選項說明 : 新增 : 點選 新增 按鈕, 於視窗空白處開始手寫, 點選完成手寫, 並命名此手寫批示 刪除 : 點選 刪除 按鈕 下拉選單, 選擇欲刪除項目, 點選 選取 : 點選下拉選單, 選擇欲加入項目, 點選 選取 按鈕, 即帶入文稿內 五 發文 ( 一 ) 稿轉函 繕校人員進行稿轉函及發文作業 步驟 : 點選 稿轉函, 彈出 是否確定進行稿轉函 對話框, 點選 確定 按鈕, 即進行 稿轉函, 點選 取消 按鈕, 則取消 稿轉函 動作 ( 二 ) 發文作業 如稿轉函成功, 會開啟 發文作業 視窗, 進行發文作業 38
欄位說明 欄位名稱資料型態說明 群組 文字 序 數字 序號 發文 勾選按鈕 可勾選是否發文 含附件 勾選按鈕 可勾選是否含附件 受文者名稱 文字 顯示受文者名稱 正副本稱謂 文字 顯示正副本稱謂 本別 文字, 如 : 正本 副本 抄本 顯示本別 發文方式 文字, 如 : 電子交換 紙本傳遞 郵寄 內部行文 其他 顯示發文方式 機關代碼數字 顯示機關代碼 郵遞區號數字 顯示郵遞區號 地址文字 顯示地址 選項說明 1. 修改受文者內容 當發現受文者內容有誤時, 可重新選取受文者 步驟 : 點選 修改受文者內容 按鈕, 開啟 正副本選取 視窗, 可重新選取受文者 2. 預覽 : 預覽列印公文 3. 列印受文者清單 發文後, 文書人員可列印此清單做留存或是可套印地址籤條於電腦標籤紙上, 以便黏貼於公文信封寄送 步驟 : 點選 列印受文者清單 按鈕, 即列印受文者清單 4. 列印發文清單 : 列印發文清單 39
5. 電子交換 & 列印 : 將勾選 轉交換檔 & 列印 的受文者, 進行電子交換及列印 6. 電子交換 : 勾選電子交換的受文者轉出 DI 檔及 SW 檔, 送至電子交換指定的資料夾 7. 紙本列印 : 列印勾選 列印 的受文者 8. 離開 : 關閉此發文作業視窗 9. 行文機關保密 (1) 如勾選行文機關保密, 列印結果會將正副本的各個單位 ( 所勾選的列印單位 ), 逐一帶入受文者並列印出來 (2) 如勾選行文機關保密, 電子交換的結果會將受文者分開顯示在正副本及受文者, 會根據正副本可交換的單位產生同數量的 DI 檔及 SW 檔 10. 身分證字號遮隱 如勾選身分證字號遮隱, 於預覽時產生身分證字號遮蔽 11. 騎縫章 : 如須列印騎縫章可勾選 12. 雙面列印 : 如須雙面列印可勾選 13. 裝訂線 : 如須列印裝訂線可勾選 40