履約相關作業

履約相關作業 採購組許倬瑋 104 年 04 月 22 日

大綱 金流 物流 開箱點驗 保險 提單 關流 免稅令 各類許可 電匯 / 票匯 / 開發國外信用狀 預購遠期外匯 借款 ( 預支經費 )/ 結匯結餘款 報帳 / 沖帳 保證金 / 保證品 商港服務費 / 貿易推廣服務費 押款提貨 (V.S 繳稅提貨 ) 文件保存外購案辦理狀況通知單.doc

金 流電匯 / 票匯 / 開發國外信用狀 電匯 意義 : 至外匯指定銀行以台幣結購外幣, 並由該銀行透過電報系統 (SWIFT) 將款項匯往國外帳戶 即須以預支經費的支票來買外匯, 並將買來的外匯透過銀行支付給國外廠商 時點 : 依買賣雙方議定之條件, 有 : (1) 下訂時或到貨前預付 - 對於預付貨款的案件, 記得於採購程序處理好時, 要先預支經費並連絡銀行辦理匯款 否則廠商在未收到貨款的情況下, 遲遲未投產, 未來會影響交期 (2) 驗收合格後 - 亦請採購單位盡速預支經費並連絡銀行辦理匯款, 尤其預算金額超過新台幣 100 萬元的案件, 採購法有規定自驗收合格日起 15 日內須開立結算證明 1

金 流電匯 / 票匯 / 開發國外信用狀 電匯 要點 : (1) 匯款申請書 - 外匯收支或交易申報書 (2) 收款人必為得標廠商 (3) 檢附決標 ( 議價 ) 紀錄 國外原廠往來銀行帳戶之匯款資料 ( 通常含於 Proforma Invoice 或 Commercial Invoice 或 Quotation 內 ) 預購遠期外匯契約( 如有預先敲定匯率 ) (4) 銀行費用 : 由得標廠商負擔 屬直接外購案件, 由本校自付, 若原廠未要求本校負擔國外銀行費用時, 國內銀行每筆電報收費 NT$160 元 ; 國外銀行費用要求由本校負擔時, 則發送二筆電報 (NT$320 元 ) 2

金 流電匯 / 票匯 / 開發國外信用狀 票匯意義 : 至外匯指定銀行以台幣結購外幣, 並由該銀行開立匯票 交付結匯人 ( 校方 ), 並將匯票寄交得標廠商 時點 : 依買賣雙方議定之條件, 亦有 (1) 下訂時或到貨前預付 (2) 驗收合格後二類 要點 : 匯票抬頭必為得標廠商, 需註記禁止背書轉讓 (payee only) 3

金 流電匯 / 票匯 / 開發國外信用狀 開發國外信用狀 (L/C) 意義 : 謂銀行受客戶 ( 學校 ) 之委任 通知並授權指定受益人 ( 得標廠商 ), 在其履行約定條件後, 得依照一定款式, 開發一定金額以內之匯票或其他憑證, 由該行或其指定之代理銀行負責承兌或付款之文書 即是以開狀銀行的信用代替買方 ( 信用狀申請人 ) 的信用, 開狀銀行承諾於信用狀之受益人提示完全符合信用狀條款之單據時, 不論信用狀申請人當時之財務狀況如何, 開狀銀行均須履行付款義務 連結 : 附件 1-1 4

金 流電匯 / 票匯 / 開發國外信用狀 開發國外信用狀 (L/C) 時點 : 決標後 45 天內 ; 履約期限較短者, 應於決標後加速進行決標呈核 簽訂契約 借款等程序, 建請系所自行跑件 填寫 : (1) 開發信用狀申請書 - 除直接外購案件外, 由得標廠商協助填寫, 採購組覆核 (2) 受益人 (*59) 必為得標廠商 (3) 檢附結匯支票 ( 經借款程序取得 ) 決標 ( 議價 ) 紀錄影本 Proforma Invoice 影本 預購遠期外匯契約影本 ( 如有預先敲定匯率 ) 予銀行 (4) 銀行費用 : 直接外購案件由本校自行負擔, 以三個月為一期, 依 開狀金額 x 費率 (0.1%) x 匯率 + 郵電費 計算 5

金 流電匯 / 票匯 / 開發國外信用狀 開發國外信用狀 (L/C) 信用狀電文.pdf 貿易條件 : 國貿條件簡表付款方式 : 訂金 (Down Payment) 出貨 : 一般慣例到貨 : 點驗後, 開立 Confirmation of Receipt 驗收合格後 : 驗收合格後, 開立 Certificate of Acceptance 6

金 流電匯 / 票匯 / 開發國外信用狀 開發國外信用狀 (L/C) 領取進口單據通知書.pdf 領取進口單據通知書 : 開狀銀行收到押匯文件後 5 個工作天內要完 成審單,( 若有瑕疵, 會將瑕疵列出 ), 並發電報通知付款或拒付 要點 : 1. 請購單位檢視有無瑕疵 / 銀行常見瑕疵 : 晚裝船 / 晚押匯 / 保險證明代替保險單 2. 信用狀拒付 : 不接受瑕疵押匯 3. 文件瑕疵 V.S 貨物瑕疵 ( 貨到後儘速開箱點驗或驗收 ) 4. 商業發票 ( 抽出報帳 ) 7

金 流預購遠期外匯 預購遠期外匯 : 遠期外匯契約書.pdf 時機 : 台幣看貶時 / 廠商欲鎖定成本時 / 直接外購案 - 請購單位欲鎖定預算時 ; 提出申請者 : 廠商 / 老師 ( 直接外購 ) 檔期 : 開發國外信用狀案件 : (1) 一般案件 : 檔期為二個月, 即第 31-60 天內之任何一日均可交割 (2) 履約期限較短或即將來貨案件 : 檔期為一個月 即一個月內之任一日均可交割 預付款 : 檔期為一個月 8

金 流預購遠期外匯 預購遠期外匯 : 檔期 : 驗收合格案件 : 僅適合模組化的產品, 須確保採購 區分 : 之儀器容易安裝測試 驗收迅速, 故應事先向請購老師確認, 以免違 約交割 有國內代理商 : 由得標廠商出具承諾書, 確保不會有逾期交割之情形發生, 且願承擔逾期違約金 無國內代理商 : 即直接外購案件, 由請購老師出具預購遠期外匯申請書 遠期外匯契約書.pdf 9

金 流借款 / 結匯結餘款 借款 : ( 預支經費 ) 由採購組開 決標案件, 需經採購組核章 結匯結餘款 ( 經費結餘 ): 填寫 支出收回單 ( 請至台大帳務系統 E 化處理 ) 連同銀行退款支票一併送交總務處出納組 將出納組開立之收款收據, 黏貼於沖帳時的支出憑證黏存單上 10

金 流報帳 / 沖帳 報帳 / 沖帳 : 驗收結案後儘速辦理 / 外購案 : 驗收紀錄 國外 商業發票 銀行結匯水單 出納組開立之收據 ( 支出收回 ) 科研採購及政府採購法 30 萬元以下授權自辦案件 : 授權案件於申辦免稅令或借款或報帳前應將採購案全宗送採購組審查 11

金 流保證金 / 保證品 保證金 :( 由採購組開 決標案件, 需經採購組核章 ) 保證品 : 1. 履約 ( 差額 ) 保證金 : 驗收且無待解決事項 ( 報帳時檢 附保證金退還申請書 驗收紀錄 ) 2. 保固保證金 : 保固期屆滿 ( 報帳時檢附保證金退還申請 書 驗收紀錄 決標紀錄或可證明保固期限 之其他文件 ) 銀行保證函 擔保信用狀 ( 逾期即失效 )V.S 銀行設定質權定存單 ( 無逾期失效問題 )V.S 現金 金融機構之即期票 延長履約期限時, 要請廠商一併展延保證品時效 申退時 : 付款方式勿選擇匯款 ( 應選擇保證品 ) 12

金 流商港服務費 / 貿易推廣服務費 商港服務費 :( 海運 ), 每季, 由港務局收取 貿易推廣服務費 :( 出口申報離岸價格超過 NTD25 萬元 ) 每季, 由經濟部國貿局收取 押款提貨 (V.S 繳稅提貨 ): 時點 : 貨物到關時免稅令尚未辦妥且急需使用進口物品 提貨 : 檢附申辦之免稅公文副本 ( 含免稅申請書及明細表 ) 繳交押金 (= 營業稅及關稅 ) 如何申退 : 檢附海關核發之免稅令影本及押金退還申請書 退押款期限 : 提貨後 3 個月內 海關核退作業時間 : 約 1 個月 報帳歸墊時間 : 從採購組取得入帳單據後 1 星期內 13

物 流開箱點驗 開箱點驗 1. 透過國內代理商 : 廠商會同開箱點驗 2. 直接外購 : 錄影存證 14

物流保險 ( 買方買保險 / 賣方買保險 ) 保險 : 買方買保費 由風險移轉點買到 學校實驗室 : 如 EXW( 賣方工廠 ) FOB( 裝載港 ) FCA( 起運點交運送人 ) 保險期間 : 以上價格條件都是在國外, 貨權就已經移轉給學校, 所 保險種類 : 以請購單位應掌控出貨期, 在貨物起運前就要聯繫產物保險公司買好保險 空運 : Institute Cargo Clauses AIR 海運 : Institute Cargo Clauses A 對可能面臨的風險性質再加保 : 兵險 罷工險 竊盜險 連結 : 國際貿易條規 信用狀.doc 15

物流保險 ( 買方買保險 / 賣方買保險 ) 保險 : 賣方買保險 1. 由賣方工廠買到 貨物抵達目的地 ( 風險及物權移轉點 ): 如 DAP 學校實驗室 2. 由賣方工廠買到 貨物抵達目的地 ( 港 ): 但 CIP CIF 風險及物權移轉點在國外 : 如 CIP 實驗室 CIP 機場 CIF 目的港 若為 CIP 機場 CIF 目的港 : 有國內代理商 由代理商買國內機場 ( 港口 ) 實驗室的保險 直接外購 由學校買國內機場 ( 港口 ) 實驗室的保險 16

物 流提單 海運提單 : 1. 為有價證券 ( 正本三份 ), 提貨之時需要正本, 可背書轉讓物權, 因此提貨前要謹慎保管 2. 開立信用狀時, 對於航程較近者 ( 港 日 ), 可要求廠商先以快遞寄出 1/3 套提單, 否則船期約一星期左右就到貨了, 可是押匯文件內的提單約要 3 星期後才收到, 萬一不幸發生貨先到而提單未到的狀況, 可出具擔保提貨申請書給船公司, 將貨物領出, 將來收到提單時, 再以提單換回擔保提貨申請書銷案 空運提單 : 1. 為航空公司發給 Shipper 的收據, 有三份正本, 分別提交給發貨人 收貨人 承運人, 因屬運送契約之憑證, 故只要證明是貨主本尊, 憑副本或影本也 可提貨, 而押匯文件內的正本提單為發貨人所持有的那份 2. 空運航程通常僅 1 2 天, 像 CIP CIF 等類是由賣方負責安排運送, 賣方通 常會將收貨人的那份正本提單先寄買方, 若有緊急提貨需求時, 亦可逕洽 航空公司將隨貨運送的那套非押匯文件 ( 內含提單 ) 影印一份給學校, 以進行 報關提貨 17

關流進口免稅令 18 進口免稅令 ( 免除關稅及營業稅 5%) 關稅法 49 教育研究用品免稅進口辦法 採購組網頁 結匯免稅 免稅注意事項 : 辦理時程 : 由採購組收件至海關核發郵寄本校約需 10-14 天 時效 : 自關稅局核發進口免稅令日起 6 個月內有效, 逾期需重新辦理 / 展延履約期限時注意免稅令是否會逾期 報關 : 應以正式申報單辦理 ( 請提示報關行 ), 若貨物抵達海關之前尚未辦妥進口免稅令, 且已屆清關期限, 則應以押款提貨方式辦理, 避免產生倉租或滯報費 / 電子下訂 - 耗材 進口申報人 : 1. 臺灣大學 ( 可接受新台幣報價 ) 2. 國內代理商 ( 台幣辦免稅 : 僅免關稅, 廠商仍須繳交營業稅 )/ 台幣 10 萬元以下之進口物品 : 報價單應明採購價格含營業稅不含關稅 / 追回進口報單

關 流進口免稅令 進口免稅令 保 存 : 貨物結關後若進口貨物屬儀器 設備者, 由各請購單位將 商 業發票 保固證明 進口報單 及 進口免稅令正本, 設立專卷保存, 俾便日後作為出口維修或升級後再免稅進口之證明文件 申請原因 : 1. 新購 或 國外捐贈 用品 : 報價單 Proforma Invoice Commercial Invoice 2. 向國外 借用 或 租用 用品 : 計畫效益緣由說明書 出 ( 租 ) 借人 期間 緣由 效益 Custom Invoice( 借用 ) 或 Commercial Invoice( 租用 ) 3. 用品復運出口後再進口 : 升級 ( 維修案件, 不論有無發生維修費, 均無須辦理免稅令 ) 19

關 流進口免稅令 進口免稅令 免稅物品 ( 除耗材外, 應取得產編 ) 1. 研究及實驗需用之儀器設備 材料 試藥 及其相關之必需品 2. 教育需用之圖書 視聽器材 標本模型 資訊及電腦媒體及其 相關之必需品 ( 教師個人圖書或進口後分送給學生的課本不適用 ) 3. 實習及教育需用之機具 器材 4. 醫學院附設教學醫院用於臨床醫學實習之醫療儀器設備 以上教育研究用品以所使用最後成品為限, 且洽國外廠商報價時, 應將廠牌 規格 型號納入報價單 ( 商業發票或 Proforma Invoice) 中 20

關 流進口免稅令 進口免稅令 申請對象 : 1. 由使用單位提出申請 : (1) 採購金額新臺幣三十萬元以下 (2) 直接外購 ( 無論金額大小 ) (3) 向國外借用或租用 (4) 國外捐贈 (5) 復運出口後再進口 - 升級 (6) 授權請購單位決標之科研採購案件 2. 由採購組逕洽廠商處理, 核發後再通知使用單位領取 : 採購金額新臺幣三十萬元以上由採購組招標 決標 ( 直接外購案件除 外 ) 案件 21

關 流進口免稅令 進口免稅令 申辦文件 : 使用最新格式品名 : 1. 避開籠統的名稱 : 如書籍乙批 軟體乙件 2. 以學術研究角度命名 : 避開貨物稅 / 錄音器 水下錄音器 海底聲納配件 水下錄音器 3. 以儀器配件會出口升級的角度, 列出細項品名 流程 範例 : 詳採購組網頁進口申報人 : 1. 臺灣大學 2. 國內代理商 ( 台幣辦免稅 )/ 追回進口報單 22

關 流進口免稅令 進口免稅 出口升級案件常見缺失 : 限制 : 出國研究時, 隨身攜出 小物件直接由快遞業者以簡易報關方式送出 出口發票及出口報單 : 貨品名稱與原免稅令及進口報單不符 出口報單上未註記復運出口升級, 會再進口 以個人名義出口申報 限定洋貨 ( 不屬洋貨 : 國內代理商自行繳稅進口, 開立國內發票轉賣學校 / 案例 ) 首次進口時, 以臺灣大學為進口申報人 檢附文件 : 原免稅令 進口報單 出口報單 報價單 23

關 流進口免稅令 暫准通關證 ( 關稅法 54): 1. 外貿協定 2. 優點 : 一年內各類貨物自由進出各協定國之海關缺點 : 出借人需向外貿協會繳交保證金 關稅法 52: 科學研究用品 試驗用品 展覽物品等, 在進口之翌日起六 個月內或於財政部核定之日期前, 原貨復運出口者, 免徵關 稅 海關收取保證金 關稅法 53: 科學研究用品 工程機械 安裝修理機器必需之儀器 工具 展覽物品等在出口之翌日起一年內或於財政部核定之日期前 原貨復運進口者, 免徵關稅 海關收取保證金 24

關 流進口免稅令 各類許可 例 : 行政院農委會動植物防疫檢疫局 / 航警局 : 動物活體 X 光掃描 行政院衛生福利部許可 : 涉及人體組織 人的藥物 醫療器材 NCC 許可 : 射頻管制品 濟部國貿局許可 : 如酒精 戰略性高科技產品 針對可運用於國防軍事用途之貨品, 需經買賣雙方政府分別核准輸出 入許可 於議價之時可先詢問廠商 25

文件保存 文件保存 ( 設立專卷, 一案一卷 ) 授權自辦開 決標案件 ( 含科研採購 ) : 全案卷宗 採購組辦理開 決標案件 : 決標紀錄 驗收紀錄 請購單 ( 限制性招標理由說明書 ) 決標公告 獨家代理證明 規格書 補充投標須知 報價單等文件, 併同原免稅令及進口報單及國外商業發票 契約書副本 保固書等 26

文件保存 用途 : 申退保固金 後續擴充 復運出口維修或升級 : 原住民委員會 : 履約情形調查表 單項佰萬儀器調查表 教育部 審計單位 法院扣押查詢 27