國立臺灣大學醫學院 新進人員經費核銷說明會 1 醫學院會計組蔡瑊芸
課程大綱 會計系統介紹 經費核銷說明 2
會計系統介紹 一. 會計請購系統操作 二.E 化報帳系統 3
4 一. 會計請購系統操作
會計系統操作 - 注意事項 使用會計系統前請先詳閱 : 網路請購報帳注意事項 網路請購操作手冊 ( 完整版 ) 路徑 : ( 醫學院會計組網頁 最新消息 網路請購報帳注意事項或網路請購操作手冊 ( 完整版 ) ) 5
會計系統操作 點選進入網路請購系統 6
會計系統操作 點選該文字, 即可下載 請購授權申請書 7
會計系統操作 1. 使用者代碼請寫身分證字號 2. 密碼請先預設身分證字號, 登入後自行修改 請依需要填寫部門或計畫 ( 一般為計畫 ) 申請人及單位主管請核章 8
會計系統操作 輸入使用者帳號及密碼 9
會計系統操作 依每位使用者顯示不同功能選項頁 目前登入者的基本資料 10
會計系統操作 轉換會計系統使用年度 11
會計系統操作 請購年度 12
會計系統操作 - 經費授權 點選 經費授權 下拉選擇要授權給其他使用者的計畫代碼 直接輸入要授予的被授權人代碼 要授予的經費用途 權限 ( 請購 or 查詢 ) 及金額後, 點選 存入 13
會計系統操作 - 新增請購 點選此鈕進入 新增 - 請購單 編輯畫面 點選購案類别項目後按下一步 14
會計系統操作 - 新增請購 請輸入請購案申請內容概要 下拉選擇動支經費之計畫編號 經費用途及填入金額 15
會計系統操作 - 新增請購 輸入購買品項或要支用的項目 數量及總價 16
會計系統操作 - 新增請購 若不知受款人代碼, 可點選查受款人查詢, 若查無受款人直接 key-in 受款人姓名 17
會計系統操作 - 新增請購 假若主持人已代墊, 請記得勾選 ( 代墊金額要在一萬元以內 ) 18
會計系統操作 - 新增請購 完成此筆購案, 可直接列印黏存單, 並將憑證黏貼於黏存單上 19
會計系統操作 - 購案管理 點選 購案管理 可利用下拉選擇購案類型, 作為搜尋條件 或 key-in 請購單號, 作為搜尋條件 可下拉選擇購案狀況 (Ex. 已結 未結 已審或未審 ), 作為搜尋條件 20
會計系統操作 - 購案管理 需點選某一筆購案, 才可修改 刪除 列印或核銷 等作業 21
會計系統操作 - 購案查詢 點選 購案查詢 設定查詢條件 22
會計系統操作 - 購案查詢 點選 切換列印格式 進行畫面切換 將查詢結果轉出至 EXCEL 頁面上顯示查詢結果 23
會計系統操作 1. 計畫清單 : 詳細的列出該計畫的核定數 收入數 實支數與計畫餘額等相關計畫資訊 2. 用途明細 : 將此計畫所包含的經費用途做一詳細列表, 並包含各個經費用途的執行率與動支率相關統計數字 3. 收支明細 : 此功能會統計此計畫所有收與支的明細, 若此購案已結案並且開傳票者, 則會將傳票編列出 4. 請購明細 : 此功能詳細地將此計畫所有的購案列出, 包 24 含請購與核銷的紀錄
會計系統操作 有任何會計系統問題請先參考 輔助項目服務 25
26 二. E 化報帳系統
E 化報帳系統 點選進入 E 化報帳系統 27
E 化報帳系統 目前醫學校區僅開放計畫主持人與報帳人員 第一次報帳, 請先申請帳號 28
E 化報帳系統 E 化報帳系統相關問題請洽總務分處出納股 29
經費核銷說明會 一. 會計作業流程二. 經費核銷注意事項三. 經費報支實務說明四. 國科會補助專題計畫原始憑證就地查核結果缺失彙整 30 五. 會計組人員職掌
31 一. 會計作業流程
國科會計畫會計作業流程表 計畫成立 1. 研發處送交本組國科會各計畫經費核定清單 2. 編列計畫代碼並建立各計畫基本資料電腦檔 由醫學院研發分處辦理請款 計畫款請撥 計畫款撥入 1. 校總區轉撥國科會計畫款來院後, 依出納股收款通知辦理 2. 金額經複核無誤後即製收入傳票入帳 計畫款支用 1. 報銷時依經費核定清單之編列預算內容 國科會補助專題研究計畫經費處理原則及相關規定辦理經費核銷 ( 詳執行國科會計畫之相關作業規定及政府法規 ) 2. 依核銷完成之原始憑證編製記帳憑證, 並作帳務及報表處理 計畫款結案 1. 請於計畫截止日後 14 日內辦妥執行期間內之報帳事宜 2. 計畫助理報帳完畢後, 請自行至網路請購系統列印出 收支明細表, 核對無誤後, 由計畫主持人蓋章註明 同意結案 後送交本組 3. 經本組核對帳目無誤後, 即將研究計畫收支報告表以網路上傳及書面公文方式報請國科會查核 4. 原始憑證及相關文件依計畫預算科目之順序裝訂成冊留院保管, 供國科會及審計機關查核 32
經費核定清單 33
國科會以外計畫會計作業流程表 計畫簽約會辦 1. 計畫簽約由醫學院研發分處主辦 2. 醫學院會計組就合約之執行期間及核銷之相關規定會核 3. 編列計畫代碼並建立各計畫基本資料電腦檔 計畫款請撥 1. 計畫第一期款由醫學院研發分處辦理 2. 計畫第二期及以後各期款, 由計畫助理依計畫執行進度及合約規定自行辦理請款 1. 依出納股收款通知辦理 2. 金額經複核無誤後即製收入傳票入帳 計畫款撥入 計畫款支用 1. 計畫助理依合約書 經費核定清單內容及有關規定辦理經費核銷 ( 詳執行國科會以外計畫及各項專款經費核銷注意事項 ) 2. 依核銷完成之原始憑證編製記帳憑證, 並作帳務及報表處理 計畫款結案 1. 報帳完畢後, 填寫 結案申請書 送交會計組 2. 經本組核對帳目無誤後, 即編 收支報告表 並依合約規定, 函請委辦 / 補助單位辦理結案, 或由本院自行結案 3. 依合約規定將原始憑證及相關文件裝訂成冊, 送委辦 / 補助單位查核或留院存管 34
35 二. 經費核銷注意事項
相關法令規定 支出憑證處理要點 國內出差旅費報支要點 國外出差旅費報支要點 政府採購法及相關子法 ( 下載途徑 : 醫學院會計組政府法規 常用法規 ) 軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定 各機關學校出席費及稿費支給要點 各機關派員參加各項訓練或講習報支費用規定 ( 下載途徑 : 醫學院會計組政府法規 主計法規 ) 36
原始憑證種類 外部憑證 內部憑證 統一發票 收 據 支出機關分攤表 領 據 所 得 表 國內出差旅費報告表 國外出差旅費報告表 37
外部憑證 - 統一發票 二聯式統一發票 - 檢附收執聯 2 1 3 5 4 38
外部憑證 - 統一發票 三聯式及電子計算機統一發票 - 檢附收執聯 ( 第三聯 ) 及扣抵聯 ( 第二聯 ) 2 1 3 4 5 39
外部憑證 - 統一發票 收銀機統一發票 - 檢附收執聯 1 品名僅有貨品代號, 應由經手人加註貨品名稱並簽名或核章證明之 2 40
外部憑證 - 收據 免用統一發票收據 2 1 3 5 4 41
經費核銷注意事項 買受人抬頭統編 醫學院 公衛學院 國立臺 ( 台 ) 灣大學醫學院臺 ( 台 ) 大醫學院 國立臺 ( 台 ) 灣大學臺 ( 台 ) 灣大學 國立臺 ( 台 ) 灣大學公衛學院臺 ( 台 ) 大公衛學院 03735006 03734301 為配合決算作業, 當年度單據仍請於當年度核銷 發票若有誤, 請依 統一發票使用辦法 規定辦理 42
經費核銷注意事項 數計畫或科目共同分攤之支付款項, 其支出憑證不能分割者, 應加具 支出科目分攤表 數機關分攤之支付款項, 其支出憑證應加具 支出機關分攤表, 由主辦機關另行保存 如遇分批 ( 期 ) 付款之情形, 應附 分批 ( 期 ) 付款表, 列明應付總額 已付及未付金額等 ; 其訂有契約者, 應於第一次付款時檢送契約副本或抄本 因特殊情形不能取得單據者, 經手人應開具 支出證明 單, 並依式填妥單價 數量 金額及書明不能取得原 因, 經手人簽章後, 辦理核銷程序 43 ( 下載途徑 : 醫學院會計組常用表格 一般常用表格 )
經費核銷注意事項 支出憑證黏存單 請用膠水黏貼 ( 切記勿用口紅膠 ) 按同受款人 & 同用途別黏貼 一張黏存單, 單據不超過 10 張為原則 核銷金額少於發票或收據金額時, 請註明實付金額並由經手人簽名或核章證明之 經手人 欄與 監驗或證明 欄不可由同一人核章 連絡人 分機請務必填寫 受款人 ( 零用金 : 計畫主持人或經手人, 如他人先行代墊需計畫主持人蓋章同意, 代墊金額限 1 萬元以下 ) 自領 支票 ( 至總務分處出納股領取 ) 存帳 匯款 ( 但需扣 10 元手續費 ) 44
支出憑證黏存單 零用金部分請勾選 此筆經費購案條碼 不得為同一人 請依費用性質的不同, 依序會相關單位 45 請記得填寫
範例 46 憑證有塗改請廠商蓋章
錯誤樣例 買受人有誤 47
錯誤樣例 無中文品名 48
錯誤樣例 加總錯誤 49
50 三. 經費報支實務說明
經費報支實務說明 薪資 其他各類所得 講座鐘點費 出席費 稿費 審查費 差旅費 國內出差旅費 國外出差旅費 一般經費 採購案 財產設備 51
薪資作業流程 開始 業務單位向醫學院研發分處辦理聘僱作業 業務單位 1.E 化報帳系統編輯所得表 2. 登入會計系統並列印支出憑證粘存單 單位主管核章 研發分處 ( 審核薪資表內容 ) 會計組審核是否符合相關規定 是 否 提出意見退回業務單位 編製支出傳票 院長核章 出納股辦理付款作業 52 結束
薪資 專任助理 兼任助理 博士後研究員 臨時工資 工讀生 53
表格介紹 - 所得表 編輯所得表時, 請務必完整寫職別 專兼任及工作項目 受領人私章 ( 簽名 ) 經手人 主持人及單位主管簽章 54
表格介紹 - 臨時工工作報表 若計畫主持人與系 ( 所 ) 單位主管同一人, 請系 ( 所 ) 單位副主管簽章 臨時工資請於當月工作完畢後再行報支, 並須註明實際工作日期及計算標準, 若經費有限, 無法全額支付時, 請註明實付金額並核章 簽到表請確實簽到 退, 內容有修改請計畫主持人核章確認 行政院勞工委員會 101 年 10 月 16 日勞動 2 字第 1010132720 號公告, 並自 102 年 1 月 1 日起臨時工資時薪不得低於 109 元 55
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表格介紹 - 博士後研究員 金額請依所得表列金額填寫 報帳時請檢附 2 份印領清冊於所得表後方 60
錯誤樣例 黏存單金額與所得表合計金額不符 61
其他各類所得作業流程 開始 業務單位 1.E 化報帳系統編輯所得表 2. 登入會計系統列印支出憑證粘存單並檢附領據 單位主管核章 會計組審核是否符合相關規定 否 提出意見退回業務單位 是 編製支出傳票 院長核章 出納股辦理付款作業 62 結束
講座鐘點費 講座鐘點費每節 50 分鐘, 按 軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定 標準支給 專題演講人員各場次報酬標準, 得由各機關 ( 構 ) 學校衡酌演講之內容自行定支核給 核銷時請檢附所得表及領據, 並依規定扣繳補充保費 核銷時須註明日期 起訖時間 支付標準及課程名稱 領據上請註明領款人之服務單位及職稱 63
相關法規 : 軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定 64
稿費 審查費 各單位處理與業務有關之重要文件, 需委由本機關以外人員或機構撰述 翻譯或編審等工作, 得依規定標準支給稿費 各單位定期發行刊物邀請專人撰譯 編審文稿或公開徵求稿件, 除本機關學校人員以編譯為職掌者外, 經刊登者, 得依規定標準支給稿費 ; 未經刊登者, 得依規定支給審查費 核銷時請檢附所得表及領據, 並依規定扣繳補充保費 核銷時須註明需註明字數及計費標準 稿費 論文編修費, 應檢附撰譯編修稿文件影本 65
出席費 各單位支給出席費, 以邀請本機關人員以外之學者專家, 參加具有政策性或專案性之重大諮詢事項會議為限 一般經常性業務會議, 不得支給出席費 出席費請附會議簽到名單及會議紀錄或開會通知單, 每次會議以 2,000 元為上限 核銷時請檢附所得表及領據, 並依規定扣繳補充保費 核銷時須註明會議名稱 日期 支付標準 領據上請註明領款人之服務單位及職稱 相關法規 : 各機關學校出席費及稿費支給要點 66
差旅費作業流程 開始 業務單位 1. 兼任助理 學生事先填具國內外出差申請單, 經單位主管核准 2. 教師 專任助理事先至差勤系統請假 業務單位 1. 出差人員應於銷差日起 15 日內填具國內 ( 外 ) 出差旅費報告表 2. 登入會計系統並列印支出憑證粘存單並檢附相關單據 單位主管核章 老師 人事組 計畫助理 研發分處 人事組 / 研發分處 ( 核章 ) 會計組審核是否符合相關規定 否 提出意見退回業務單位 是 編製支出傳票 院長核章 出納股付款作業 67 結束
國內出差旅費 國內出差旅費 交通費住宿費膳雜費 相關法規 : 國內出差旅費報支要點 各機關派員參加各項訓練或講習報支費用規定 68
國內出差旅費 助理 69
國內出差旅費 - 交通費 飛機及高鐵 檢附票根核實報支 搭乘經濟 ( 標準 ) 座位 公民營客運汽車 捷運 火車 輪船 按實報支 凡公民營汽車可到達地區, 除因急要公務者外 ( 請說明原因 ), 其搭乘之計程車費用, 不得報支 因業務需要, 自行駕車者, 得按同路段公民營客運汽車最高等級之票價報支 但不得另行報支油料 過路 ( 橋 ) 停車等費用, 如發生事故, 亦不得報支公款修理 70
國內出差旅費 - 住宿費 日支數額簡任級人員 ( 第 10~14 職等 ) 1,600 元薦任級以下人員 (9 職等以下 ) 1,400 元 出差地點距離機關所在地 60 公里以上, 且有住宿事實者, 依 中央機關公務員工國內出差旅費報支數額表 規定數額內檢據核實報支 ( 若未能檢據者, 依規定數額 1/2 報支 ) 出差地點距離機關所在地未達 60 公里, 因業務需要, 事前經機關核准且有住宿事實者, 方可報支 71
國內出差旅費 - 膳雜費 日支數額簡任級人員 ( 第 10~14 職等 ) 550 元薦任級以下人員 (9 職等以下 ) 500 元 下列情況膳雜費按二分之一列支 出差若供膳兩餐以上者 ( 僅報支雜費 ) 參加訓練或講習性質之各項研討會等, 訓練機構未供膳者 ( 僅報支膳費 ) 下列情況膳雜費不得報支 參加訓練或講習, 訓練機構供膳兩餐以上者 不須檢據 72
國內出差旅費注意事項 出差前先辦理差假申請 ( 假單 ), 於經費核銷時一併檢附 報支出差旅費時, 其報支差旅費期間須與差假期間ㄧ致 ( 如出差期間有含假日時, 辦理差假申請時亦須含假日 ) 訓練機關已提供膳宿或交通工具, 調訓人員如自願放棄, 不得報支膳宿費或交通費 應邀參加他機關會議時, 如已支領交通費 膳雜費 及住宿費, 不可重複支領差旅費 出差後 15 日內辦理經費核銷 73
範例 - 兼任助理 案例 : 鄭小姐 101.2.11~2.12 至高雄出差, 與同事共住一晚 交通費 ( 高鐵 ) $1,490+$1,490 = $2,980 住宿費 交通費 ( 捷運 ) $ 15+$ 44 = $ 59 74 $1,680 元 /2( 人 )=$840 元 ( 人 ) 未超過 $1,400 元上限
範例 - 兼任助理 國立臺灣大學醫學院暨公衛學院國內出差旅費報告表 姓名鄭 X X 職稱研究生助理職等 出差事由至高雄進行 X X 採樣 中華民國 1 0 1 年 2 月 1 1-1 2 日 起止 月 2 2 日 1 1 1 2 起訖地點台北 高雄高雄 台北 共計 2 日附單據 5 張 出差日期 地點請逐日確實填寫 工作記要至高雄進行 X X 採樣 交通費 飛機及高鐵 1,490 1,490 汽車及捷運 15+44=59 火車 輪船 住宿費 1680/2=840 元 / 人 ( 與林 X X 住同一間 ) 住宿費加計交通費 ( 旅行業代收轉付 ) 膳雜費 500 500 單據號數 總計 4,879 按實開支 檢附票根核實報支 9 職等以下 1,400 元 / 日 檢據核實列支 9 職等以下 500 元 / 日 不須檢據 備註 出差人主辦人事人員主辦會計人員院長 ( 授權主管 ) 單 位 主 管 老師 人事組 計畫助理 研發分處 75
國外出差旅費 國外出差旅費 交通費生活費辦公費 相關法規 : 國外出差旅費報支要點 (101 年 7 月 1 日起生效 ) 中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表 76
國外出差旅費 - 交通費 機票款應檢附下列單據 : 旅行社代收轉付收據或國際線航空機票購票證明單或其他足資證明支付票款之文件 機票票根正本或電子機票 登機證存根或足資證明出國事實之護照影本或航空公司所開立之搭機證明 因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書 搭乘本國班機 ( 長榮 / 華航 ) 則免 搭乘分有等級之飛機 船舶及長途大眾陸運工具 : 簡任第 12 職等以上且領有各該職等全額主管加給人員, 得乘坐商務或相等之座 ( 艙 ) 位 其餘人員乘坐經濟 ( 標準 ) 座 ( 艙 ) 位 77
交通費 - 旅行社代收轉付收據 78
交通費 - 航空業國際線購票證明 79
交通費 - 電子機票 80
交通費 - 登機證存根 81
表格介紹 - 因公出國人員搭乘外 國籍航空公司班機申請書 搭乘非本國班機 ( 長榮 / 華航 ), 就需填寫 申請書 : 醫學院會計組網站 常用表格 一般表格 82
國外出差旅費 - 生活費 住宿費 (70%) 膳食費 (20%) 早餐 -4%; 午餐 -8%; 晚餐 -8% ( 如有供膳, 請依比例分別扣除計算 ) 零用費 (10%) 依 中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表 所定地區及金額按日列支生活費 出差城市如未在該國所列城市者, 以該國其他列支 如有一日內跨越兩地區或兩地區以上者, 其生活費日支 數額以當日留宿之地區為列支數額 83
國外出差旅費 - 生活費 下列情形以該地區日支數額 30% 報支 ( 扣除住宿費 ) 住宿免費宿舍 住宿過境旅館 在搭乘之交通工具歇夜 返國當日 匯率 出國前辦理結匯者 外幣兌匯水單 出國前未辦理結匯者 以出國前一日臺灣銀行賣出即期美元參考匯價為依據 ( 如逢假日往前順推 ) 出差人員報支出差旅費日期 時間之計算, 應以本國時間 日期計算 84
國外出差旅費 - 辦公費 出差人員出國之手續費 保險費 行政費 禮品交際及雜費 出差人員辦理保險, 請檢附保險費原始單據覈實報支 出差人員向明台產物保險公司投保 因公赴國外出差人員綜 合保險 新台幣 400 萬元, 並檢附保險公司所開立保險費收據 報支 出差行政費 ( 出國前將預計支用數簽報機關首長 ) 在國外執行公務所必要之資料 報名 註冊 郵電 翻譯及 運費等費用 ( 檢附原始單據報支 ) 出國前繳交報名等費用者, 得以實際支付日匯價辦理報支, 該費用以信用卡支付者, 得以信用卡結算匯率辦理報支 ( 如信用卡帳單有現金回饋部分, 報帳時請扣除之 ) 85
國外出差旅費 檢核項目 -( 國科會計畫 ) 國外出差旅費報告表 ( 粘貼於支出憑證粘存單 ) 假單 心得報告 交通費及辦公費相關單據 計畫申請書或變更流用申請書 論文被接受發表之大會證明文件或擔任會議主持人 演講者之邀請函 發表論文全文或摘要 大會議程 86
國外出差旅費 檢核項目 -( 邁頂計畫 ) 國外出差旅費報告表 ( 粘貼於支出憑證粘存單 ) 假單 心得報告 交通費及辦公費相關單據 核准補助差旅費之簽文或申請表 87
國外出差旅費 檢核項目 -( 捐贈收入 場地設備管理收入 建教合作管理費 計畫結餘款 ) 國外出差旅費報告表 ( 粘貼於支出憑證粘存單 ) 假單 心得報告 交通費及辦公費相關單據 校務基金自籌收入補助因公出國需附 國立臺灣大學校務基金自籌經費支應因公派員出國計畫書及經費補助申請表 正本 ( 申請書 : 人事室網站 常用表單 第二組 出國 ) 88
範例 吳教授於 102/06/23~06/29 至美國芝加哥參加 空氣與 廢棄物管理協會學術研討會, 差旅費如下 : 電子機票 6/23 去程 ( 台北 日本 明尼阿波里斯 芝加哥 ) 起飛時間 : 9:10 抵達時間 :18:42 台北與芝加哥時差 :+14 換成本國 ( 台灣 ) 時間 : 起飛時間 : 9:10 抵達時間 : 8:42(6/24) 89
範例 電子機票 6/28 返程 ( 芝加哥 明尼阿波里斯 日本 台北 ) 起飛時間 :12:10 抵達時間 :21:25(6/29) 台北與芝加哥時差 :+14 換成本國 ( 台灣 ) 時間 : 起飛時間 : 2:10(6/29) 抵達時間 :21:25(6/29) 90
範例 機票購票證明 刷卡證明 91
範例 登機證 92
範例 教授受邀主持會議 大會議程 93
範例 註冊費 94
範例 註冊費刷卡證明 實際出差日 102/06/23~29 保費 :($ 437 元 / 8 天 ) x 7 天 =$ 382 元 保險費 95
範例 出國前一日臺灣銀行賣出即期美元參考匯價 96
範例 97
範例 - 生活費計算 日期 6 月 23 日 6 月 24 日 6 月 25 日 6 月 26 日 6 月 27 日 6 月 28 日 6 月 29 日 地點 台北 芝加哥 芝加哥 芝加哥 芝加哥 芝加哥 台北 行程 啟程 會議 會議 會議 會議 會議 返台 過夜處 出發 芝加哥 芝加哥 芝加哥 芝加哥 芝加哥 抵達 生活費日數 0.3 1 1 1 1 1 0.3 生活費日支數額 281 281 281 281 281 281 281 匯率生活費 6/21 臺灣銀行即期賣出美元匯率 :30.18 5.6*281*30.18=47,491 98
範例 國立臺灣大學醫學院暨公衛學院國外出差旅費報告表 職稱 職等確實填寫 姓名吳 X X 職稱教授職等比照簡任第 12 職等 出差事由空氣與廢棄物管理協會學術研討會 中華民國 102 年 6 月 2 3 ~ 2 9 日 起止 共計 7 日附單據張 月 6 6 6 6 6 6 6 日 23 24 25 26 27 28 29 填寫期間應與假單起訖時間相符 起訖地點台北芝加哥芝加哥芝加哥芝加哥芝加哥台北 工作記要起程開會開會開會開會開會回程 交通費 飛機 $53,477 船舶 長途大眾陸運工具 生活費 5.6 天 x 281( 芝加哥日支數額 ) x 30.18 =$ 47,491 辦公費 單據號數 手續費 保險費 ($437/8 天 ) x 7 天 = $ 382( 明台產物保險 ) 行政費註冊費 $22,775 + 手續費 $342 =$23,117 禮品及交際費 雜費 總計 $124,467 備註 出差人主辦人事人員主辦會計人員院長 ( 授權主管 ) 單位主管 檢據核銷 電子機票 機票購票證明 登機證 檢據核銷 ( 保額新台幣 400 萬元為限 ) 老師 人事組 計畫助理 研發分處 出差日期 地點請逐日確實填寫 未辦理結匯者, 參考出國前一日台銀賣出即期美元匯率 如已供膳者, 早 午 晚餐膳食費分別以生活費日之數額 4% 8% 8% 扣除 99
一般經費請購流程 開始 業務單位 100,000 元者, 逕洽廠商採購 >100,000 元者, 登錄會計系統填寫請購 ( 修 ) 單 總務分處購運股辦理公告或決定採購方式 是否 <300,000 元者 否 會計組審核是否無誤 否 業務單位自行辦理採購事宜 院長核章 由總務分處購運股辦理採購事宜 100 業務單位取具原始憑證
一般經費核銷流程 業務單位 1. 取具原始憑證 2. 登入會計系統列印支出憑證粘存單並檢附相關文件 經單位主管核章 圖書部分 是否屬財產 物品 ( 消耗及非消耗性 ) 財物修繕 醫圖分館匯總 否 保管股核章 校總區圖書館登錄 會計組審核是否符合無誤 否 編製支出傳票 院長核章 出納股付款作業 101 結束
採購案 財物之購置定製應依 政府採購法 及 國立台灣大學及附設單位採購內部處理程序表 辦理 各項採購案件, 凡能一次辦理者, 不得規避採購程序, 分批辦理 有任何採購相關問題, 請洽醫學院總務分處購運股 102
採購案 檢核項目 收據或統一發票 驗收證明文件及其他足資證明之相關文件 分批 ( 期 ) 付款之案件, 應附分批 ( 期 ) 付款表 ; 訂有契約者, 應於第一次付款時檢送契約副本或抄本 估價單 ( 一萬塊以上須檢附 ) 驗收單及收據 發票上有關之品名 規格 數量 金額應一致 103
設備財產 單價在新台幣一萬元以上且使用年限在二年以上之各項儀器 機械及資訊設備 ( 含各項電腦設施 網路系統 週邊設備 套裝軟體 : 如作業系統軟體及後續超過二年效益之軟體改版 升級與應用系統開發規劃設計 ) 等之購置裝置費 購買財產時請先至醫學院總務分處保管股貼牌, 並在保管股財產管理系統製作財產增加單 圖書設備不限金額, 均列入財產 購買圖書時, 請先送至醫學院圖書分館匯總 104
四. 國科會補助專題計畫原 始憑證就地查核結果缺失彙 整 105
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缺失內容 1. 部分發票上註記之品名與實際購置內容不符, 有不實報支之情事 2. 辦理物品採購, 部分統一發票未按時序開立, 核與統一發票使用辦法之規定不符 3. 列支非屬計畫補助範圍之項目 列支屬總務管理費用或執行期限外之開支 4. 部分採購未依執行機構內部採購程序辦理 本會補助經費之採購程序較執行機構自有經費之採購程序寬鬆 5. 購置非計畫核定之研究設備 變更採購研究設備項目未循行政程序核准 或集中於計畫執行期限即將結束前購置 6. 列支非計畫相關人員之差旅費 未依國內出差旅費報支要點及國外出差旅費報支要點規定報支差旅費 107
缺失內容 7. 業務費項下大量採購組裝電腦之配件, 有規避財產管理之虞 8. 支付執行機構內人員出席費, 核與 各機關學校出席費及稿費支給要點 規定不符 9. 各類助理人員之約用, 未依本會規定辦理 溢支助理人員工作酬金 10. 管理費支用未符合政府相關法令 11. 未依 支出憑證處理要點 規定檢附相關憑證辦理經費核銷 12. 赴國外出差未搭乘本國籍航空公司班機, 未經機關首長核定, 即改搭乘外國籍航空公司班機 13. 未依專題研究計畫補助合約書規定, 辦理經費報銷時檢附計畫申請書 108
109 五. 會計組人員職掌
國科會計畫 承辦人工作職掌分機 莊鈞元醫學院 ( 口生 牙醫 藥學 藥理 基蛋所 一般 臨床 ) 附設醫院 ( 內外科 ) 國科會計畫經費 88126 鄭育杰醫學院國科會計畫經費 88228 陳秋媛公衛學院 附設醫院國科會計畫經費 88129 110
國科會以外計畫 承辦人工作職掌分機 莊秋娥醫學院委託計畫經費 ( 國科會以外 ) 62204 林惠玲 公衛學院委託計畫經費 ( 國科會以外 ) 保管款 代收款 受贈收入 其他補助經費 88125 111
邁頂計畫 承辦人工作職掌分機 蕭慧芬醫學院邁向頂尖大學經費 62203 莊秋娥公衛學院邁向頂尖大學經費 62204 112
校務基金 承辦人工作職掌分機 蕭慧芬醫學院校務基金經費 62203 吳玉鈴公衛學院校務基金經費 88121 113
小叮嚀 報帳請秉持 誠信原則 報帳前請詳閱醫學院會計組網站 Q&A 報帳程序上有相關問題, 請先洽各權責單位, 並上該單位網站尋找相關規定及表單 聘雇相關 研發分處 ; 採購 總務分處購運股 任何經費請自行嚴格控管 報帳助理替換, 請做好經驗傳承 報帳過程中, 溝通很重要 114
誠摯感謝敬請指導 醫學院會計組全體同仁敬上 115