INX 廠商說明會 ( 電子發票平台 ) 會計單位 2013/10/25
Agenda 一 電子發票專用字軌號碼法規修正 二 電子發票專用字軌號碼申請作業 三 電子發票平台管理字軌管理申請說明 -------------------------------------------------------四 電子發票平台功能簡介 & 新增功 能說明 五 預告法令修正後續將改善之功能
一 電子發票專用字軌號碼 法規修正
電子發票與統一發票字軌號碼
各類統一發票申請資格與程序 三聯式統一發票 二聯式統一發票 特種統一發票 依統一發票使用辦法 5Ⅰ 首 次領用統一發票時 應申請核發統一發票購票證 收銀機統一發票 應合於下列要件 並經主管稽徵機關核定 適用一般稅額計算方式 經營零售業務 銷售之貨物或勞務可編號並標示價格 營業人使用收銀機辦法 3 營業人自行印製收銀機統一發票 應於首次印製前及以後各年度 曆年 開始前三十 日 估計當年度各期印製數量 向總機構所在地主管稽徵機關申請起訖號碼 依序印 製 如有不足 應於五日前向該主管稽徵機關申請增加配號 稽徵機關辦理營業人自 行印製收銀機統一發票注意事項第 5 點 電子計算機統一發票 應合於下列要件 並經主管稽徵機關核准 利用電子計算機製作進銷紀錄 按月列印進貨 銷貨及存貨清單或營運量紀錄清單 置有專業會計人員 統一發票使用辦法 25 營業人使用電子計算機開立統一發票 應於首次使用前三十日 估計當年度各期使用 數量 並於以後每年十二月一日前 估計次年度各期使用數量 向主管稽徵機關申請 起訖號碼依序開立 如有不足 應於五日前 向主管稽徵機關申請增加其配號 統一 發票使用辦法第 26 條
營業人開立 B2B 電子發票 營業人開立電子發票仍應先行取得各類統一發票 之使用資格 電子發票實施作業要點 9 經所在地主管稽徵機關核准營業登記之營業人 即取得使用 電子發票之資格 得以第四點憑證於整合服務平台進行身分認 證 或向獨立第三者加值服務中心申請身分認證後 使用電子 發票 基於稅務調查之需要 營業人或加值服務中心 應免費提供 營業人或買賣雙方交易之媒體檔案予稅捐稽徵機關 並得免列 印紙本憑證 營業人或加值服務中心將所開立之電子發票依統一發票使用辦 法第七條第四項規定之時限交換或上傳予整合服務平台者 除 稅務調查過程有比對營業人或加值服務中心交換或上傳之電子 阿票相關資料之必要性外 得免予提供前項之媒體檔案
二 電子發票專用字軌號碼 申請作業
102 年 B2B 營業人電子發票號碼取號流程
電子發票實施作業要點 影響很大 稅法規定民國 103/1/1 起
103 年 B2B 營業人發票號碼申購流程
電子發票實施作業要點 簡單說 就是 102 年底前 -- 現行手開立三聯式統一發票之營業人可延用原手開立統 一發票字軌及號碼於電子發票做使用 102 年底前 -- 原使用電子計算機發票者可以將前一年度國稅局配予之 電子計算機之字軌及號碼 撥發一定區間之字軌及號碼 給電子發票 使用 103 年 1/1 開始 -- 現行手開立三聯式統一發票以及原使用電子計算 機發票字軌及號碼 不得將前述申請的字軌號碼撥用於電子發票之 使用 非屬於電子取號字軌不得於平台上開立
103 年 B2B 營業人電子發票號碼取號流程
三 電子發票平台管理字軌 管理申請說明 財政部電子發票小組
電子發票整合服務平台 - 電子發票專用字軌取號 ( 丁種 ) https://www.einvoice.nat.gov.tw 14
平台註冊流程說明 丁種字軌取號流程說明 平台操作說明 - 專用字軌號碼取號 - 上傳分支機構配號檔 - 上傳空白字軌 15
平台註冊 註冊 執行確認 營業人進行註冊 置入 工商憑證正卡 輸入公司 統一編號及憑證密碼 16
平台註冊 註冊 執行確認 閱讀完成 點 選 同意 17
平台註冊 註冊 執行確認 1. 註冊網頁輸入申請人相關資料 2. 自行設定平台登入帳號及密碼 自行設定網路登入 帳號及密碼 輸入完畢點選 確 認 18
平台註冊 - 登錄憑證 登入平台 執行確認 登入註冊時自行設定之帳號 密 碼 忘記密碼請與客服中心 0800-521-988 聯絡填寫申請書 補發密碼 19
平台註冊 - 登錄憑證 主憑證登錄 執行確認 選擇不同憑證種類 將卡片 插入讀卡機 輸入密碼 點 選 登錄主憑證 確認電腦是否已安裝讀卡機並接上電腦 20
平台註冊 - 登錄憑證 21
平台註冊 - 登錄憑證 附屬憑證登錄 執行確認 請先放置欲被受權之自然人憑證 以主憑證授權附卡或自然 人 憑證登入開立或接收發票 22
平台註冊 - 登錄憑證 附屬憑證登錄 執行確認 23
平台註冊 - 營業人介接方式設定 執行確認 營業人介接方式設定 選擇接收發票方式 點選 提交申 請 24
平台註冊流程說明 丁種字軌取號流程說明 平台操作說明 - 專用字軌號碼取號 - 上傳分支機構配號檔 - 上傳空白字軌 25
專用 ( 丁種 ) 字軌 97 年 8 月 4 日 財政部發布修訂 電子發票實施作業要 點 增加電子發票專用字軌之申請與使用規定 並於 97 年 10 月 1 日生效 使用電子發票於 103 年 1 月 1 日開始 營業人須配合使用 電子發票專用字軌 使用電子發票專用 ( 丁種 ) 字軌前 需先行向各地主管機 關 ( 國稅局稽徵所 ) 申請 通過國稅局稽徵所核可後 可至電子發票整合服務平台透 過線上進行取號 26
專用 ( 丁種 ) 字軌取號流程 營業人 電子發票整合服務平台 國稅局 4 專 用 字 軌 取 號 5~10 分鐘 7 3 資訊 資訊 流程 流程 登 入 平 台 取 號 ( 6 核 准 配 號 完 成 查授 詢權 下加 載值 配中 號心 結下 果載 上 傳 空 白 字 軌 email 2 提 出 申 請 5 1 文件 文件 流程 流程 27 ) 通 知
專用 ( 丁種 ) 字軌號碼申請書 預估數量以 期 為主 28
專用 ( 丁種 ) 字軌取注意事項 國稅局核准營業人之配號方式 ( 期配 年 配 ) 進行取號 配號 年配 - 至平台進行首期發票取號 [ 收銀機及電算機 ] - 平台將直接配號到當年度最後一期 EX. 101/12 取號 (102/02~102/12) 期配 - 至平台取號一次 平台將於雙月 20 號 主動配 發下期號碼 - 以營業人本期最後發票配發本數 進行下期配號依據 - 若需調整下期本數 請於雙月 19 日 ( 含 ) 前於平台增加取號本 數 提出取號申請 ( 總本數不可大於國稅局登錄數量 ) 29
平台註冊流程說明 丁種字軌取號流程說明 平台操作說明 - 專用字軌號碼取號 - 上傳分支機構配號檔 - 上傳空白字軌 30
平台功能操作 - 登入平台 電子發票整合服務平台 https://www.einvoice.nat.gov.tw 登入註冊時自行設定之帳號 密碼 忘記密碼請與客服中心 0800-521-988 聯絡填寫申請書 補發密碼 31
平台功能操作 - 專用字軌號碼取號 取號 執行確認 點選取號 32
平台功能操作 - 專用字軌號碼取號 取號 - 期配 執行確認 1. 選擇取號之期別 僅開放當期及次期發票 2. 選擇發票類 別 4. 填寫欲取號本數 取號本數不得大於 國稅局申請數量 3. 填入配號完成後通知的 email 33
平台功能操作 - 專用字軌號碼取號 取號 - 年配 執行確認 收銀機及電算機發票為年配 34
平台功能操作 - 專用字軌號碼取號 E-MAIL 配號通知 執行確認 年配 之發票類別 取號後將會一次配發到該年底之字軌資訊 例如 102 年 12 月進行 103 年度之取號 則營業人會收到六封配號通知信件 ( 一期一封 ) 35
平台功能操作 - 專用字軌號碼取號 查詢 / 下載配號 執行確認 點選查詢配合結 果 36
平台功能操作 - 專用字軌號碼取號 查詢 / 下載配號 執行確認 點選發票期別跳出配號結 果 下載.CSV 檔 案 37
平台功能操作 - 專用字軌號碼取號 執行確認 增加取號本數 ( 期配 ) 供營業人申請當期 增加取號本數使用 [ 已取用本數 ]+[ 增加本數 ] 不可大於 [ 國稅局登錄發票 數量 ] 38
平台功能操作 - 專用字軌號碼取號 執行確認 增加取號本數 ( 年配 ) 供營業人申請當期 增加取號本數使用 [ 已取用本數 ]+[ 增加本數 ] 不可大於 [ 國稅局登錄發票 39
平台功能操作 - 專用字軌號碼取號 執行確認 增加取號本數 ( 年配 ) 新 增 該 年 度 往 後 每 期 配 號 只 新 增 本 期 配 號 40
平台功能操作 - 專用字軌號碼取號 減少下期配號本數 執行確認 供營業人填入下期 欲使用取號本數 若需調整下期本數 請於雙月 19 日 ( 含 ) 前於平台填入取號本數提出 取號申請 ( 總本數不可大於國稅局登錄數量 ) 41
平台功能操作 - 專用字軌號碼取號 停止配號 執行確認 勾選停止使用 停 止 丁 種 字 軌 配 號 時 使 用 42
平台註冊流程說明 丁種字軌取號流程說明 平台操作說明 - 專用字軌號碼取號 - 上傳分支機構配號檔 - 上傳空白字軌 43
平台功能操作 - 上傳分支機構配號檔 執行確認 上傳分支機構配號檔 總公司代分公司取號 需 上傳分支機構配號檔至平台 請於次期 10 日前上傳分支 機 構配號檔 ( 需含總公司資 訊) 電子發票資料交換標準訊息建 置指引 (MIG V3.1) E0401 分支機構配號檔 平台上提供範例與格式說明下載 (.csv 格式 ) 44
平台註冊流程說明 丁種字軌取號流程說明 平台操作說明 - 專用字軌號碼取號 - 上傳分支機構配號檔 - 上傳空白字軌 45
平台功能操作 - 上傳空白字軌 上傳空白字軌 ( 上傳 ) 執行確認 未使用完畢之空白字軌需上 傳至平台 請於次期 15 日前上傳空白 未使用發票檔 103 年 1 月 1 日起需於次期 10 日前上 傳 電子發票資料交換標準訊息建 置指引 (MIG V3.1) E0402 空白未使用字軌檔 平台上提供範例與格式說明下載 (.csv 格式 ) 46
平台功能操作 - 上傳空白字軌 上傳空白字軌 ( 查詢 ) 執行確認 47
平台功能操作 - 上傳空白字軌 上傳空白字軌 ( 查詢 ) 執行確認 48
財政部電子發票客服中心 客服專線 0800-521-988 客服傳真 04-2378-4009
四 電子發票平台功能簡介 & 新增功能說明 會計單位 吳靜萱
電子發票之效益分析 傳統發票 作業成本太高 例如紙張成本 印刷 分聯裝封 掛號等 人工處理成本 進項發票需人工輸入 查核比對等 傳統發票不易掌握時效 : 傳統紙張發票以掛號寄送 最快尚須 2 日才能寄達及傳統紙張發票之風險 ; 撕破 毀損 遺失 送錯部門 等 電子發票 完整整合採購及付款系統 加速會計帳務作業 稽徵機關進行調查時 營業人只須提供相關電子發票記錄檔案 即可 得免列印電子發票內容
電子發票系統作業主項目 1 開立一次付清電子發票 開立發票 開立完工比例電子發票 開立兩階段付款電子發票 手動開立作廢發票 2 作廢發票 ( 接收發票前 廠商發覺資料不對 廠商自行作廢 ) 自動開立作廢發票 ( 接收發票前 買方退回部份數量 程式自動作廢 ) 3 開立 折讓單 自動產生折讓單 ( 已接收發票 程式自動折讓 )
電子發票系統涵蓋作業範圍 1 一次付清的 Payment Term 一次付清 2 兩階段 3 完工比例 原物料 系統自動算出發票金額 兩階段付款 Payment Term ( 收料 入庫 ) 機器設備 ( 依採購協議 ) 系統自動算出發票金額 完工比例 Payment Term ( 依比例付款 ) 土建 機器設備 ( 依採購協議 ) 人為申請 ( 預付系統 - 廠商申請 PO 收料資料依完工比率付款 )
一次付清發票作業流程圖 供應商 群創倉庫 群創會計 電子發票系統 ERP 發票資料 上 WEB 平 台 REC AP 一次付清電子 發票確認作業 出貨 稅別 確認 收料 否 開立發票 否 是否 退貨 是 手動作廢 發票流程 自動作廢 發票流程 是否 入庫 是 接收發票 可列印 發票資料 是否 退貨 是 自動折讓 單流程
兩階段付款電子發票作業流程圖 ( 交機款 ) 供應商 群創倉庫 群創會計 電子發票系統 ERP 預付款電子發票 確認作業 出貨 開立發票 否 是否 退貨 是 手動作廢 發票流程 稅別 確認 收料 自動作廢 發票流程 接收發票 發票資料 上 WEB 平 台 可列印 發票資料 AP 否 是否 退貨 是 自動折讓 單流程
兩階段付款電子發票作業流程圖 ( 尾款 ) 供應商 群創倉庫 群創會計 發票資料 上 WEB 平 台 尾款 入庫 開立發票 否 是否 退貨 是 手動作廢 發票流程 自動作廢 發票流程 電子發票系統 接收發票 可列印 發票資料 ERP AP 否 是否 退貨 是 自動折讓 單流程
完工比例電子發票作業流程圖 ( 非尾款 ) 供應商 通知廠務 完工比例 群創廠務 群創會計 預付款申請系統 預付款電子發票 確認作業 開立預 付款單 稅別 確認 電子發票系統 ERP 發票資料上 WEB 平台 AP 否 開立發票 是否取消 否 預付款單 是 手動作廢 發票流程 自動作廢 發票流程 接收發票 可列印 發票資料 是否取消 預付款單 是 自動折讓 單流程
完工比例電子發票作業流程圖 ( 尾款 ) 供應商 通知廠務 完工比例 群創倉庫 收料 入庫 群創廠務 群創會計 預付款申請系統 預付款電子發票 確認作業 開立預 付款單 稅別 確認 電子發票系統 ERP 發票資料上 WEB 平台 AP 否 開立發票 是否取消 否 預付款單 是 手動作廢 發票流程 自動作廢 發票流程 接收發票 可列印 發票資料 是否取消 預付款單 是 自動折讓 單流程
群創光電 電子發票系統
供應商使用者角色示意圖 將電子平台將供應商端使用者角色區分為 供應商系統管理者 及 一般使用者 ( 有 憑證 ) 及 一般使用者 ( 無憑證 ) 電子發票系統管理者 ( 群創光電擔任 ) 供應商系統管理者 ( 有憑證 ) 一般使用者 ( 有憑證 ) 一般使用者 ( 無憑證 )
供應商使用者功能一覽表 備 註 使用者角色 系統功能 帳號管理者 ( 有憑證 ) N V / N N V / N V / N / N V / N V / N V / N V / N V / N 接收檔案 V / Y V / Y ) : V/N( / 訊息匣 V / N V / N V / N 查詢單據 / 開立發票 V / Y V / Y V( 僅能查詢 ) 作廢發票 V / Y V / Y 查詢 / 下載 / 列印 V / Y V / Y V( 僅能查詢 ) 電子發票法令條文 V / N V / N V / N Q&A 問題集 V / N V / N V / N 使用手冊下載 V / N V / N V / N / 不 需 搭 配 憑 證 V /Y( 有 使 用 權 限 V / N 新增帳號 V / N 個人資料變更 V / 匯率維護 V 維護發票號碼 一般使用者 ( 無憑證 ) V 有 使 用 權 限 登入 / 登出 一般使用者 ( 有憑證 ) / 需 搭 配 憑 證 )
新增帳號及個人資料變更 新增帳號 A 新增帳號僅限供應商系統管理者使用 可建立供應商 一般使用者或另一位系統管理者
新增帳號及個人資料變更 供應商資料維護 B 系統每一位使用者皆可透過此作業 來變更個人資料及密碼
匯率資料維護 匯率資料維護 A 匯率資料維護不需搭配憑證使用 B 限制條件 同年度同月份同幣別只能選擇一種類型 ( 每日 三旬 平均 ) C 若該月份有外幣交易時 須事先維護 匯率資料維護 才得以 以進行發票開立作業
維護發票號碼 C 日後供應商於電子發票系統中開立發票時 電子 發票系統會依據供應商所同維護之發票簿 作序時序 號的檢查 所以供應商所開立之發票須遵守同一發票 簿須序時序號的原則 維護發票號碼 A 維護發票號碼作業不需搭配憑證使用 B 此前置作業資料用於開立發票 電子發票系統會依發票本自動序 時序號帶出發票號碼 可修改 系統也會檢查開立發票者是否有輸入 發票本範圍內之發票 避免開立筆誤 造成無法作廢之發票產生
接收檔案 接收檔案 A 當群創將 ERP 收料資料上傳後 供應商登錄系統即可看見有 N 筆 買方收料明細已上傳至 Web 平台 B 當群創將 ERP 收料資料依接收頻率設定上傳電子發票平台 收料 入庫 退貨數量異動時皆會更新資訊 且核算最新可開立發票數
訊息匣 訊息匣 A 接收檔案後資訊即進入訊息匣 此功能為輔助性質 供查詢接收 記錄 B 建議已處理完成之訊息 應定期勾選執行 刪除訊息
查詢單據 / 開立發票 A 查詢單據 / 開立發票 資料產生原則是供應商已完成 檔 案接收 查詢單據 / 開 立發票 B 查詢單據 / 開立發票 之查詢單據不需提示憑證 C 查詢單據 / 開立發票 之開立發票作業需提示憑證 D 開立發票時可單筆驗收單開立發票或選擇同一訂購單 之多筆驗收單彙開發票 同一驗收單號有多筆收料 資料時 須開立於同一發票中
查詢單據 / 開立發票 -1 E 彙開發票作法 先將欲彙開之驗收單號勾選後再點 選開立發票功能 查詢單據 / 開 立發票 F 匯率須落在匯率合理區間 主要作用為防止供應商植入 非正常匯率區間 一張發票僅一個匯率 G 若供應商未於群創 ASN 收料系統 輸入出貨單號 則此處出貨單號即為空白
查詢單據 / 開立發票 -2 H 開立發票時機 原則上群創當天完成收料 供應商即可開立 發票 群創將於收料後三工作日內會完成驗收之入庫或退貨作 業 建議應等群創驗收後再開立發票 減少發票作廢的發生機 率 供應商須於次月 9 日 ( 含 9 日 ) 前完成上月所有發 票之開立 ( 即使該驗收單尚未驗收入庫 ) 查詢單據 / 開 立發票 I 若廠商開立發票後 收料數 入庫數 + 退回數 在群 創未確認前發生退貨 造成可開立發票數減少時 系統會自 動作廢原驗收明細對應之發票 並於此作業中重新出現更新後 之驗收明細 請供應商重新開立發票 若 開立發票數 入庫數 時 群創不會對該筆發票作接收確認作業 J 次月十號系統會自動接收所有廠商已開立但群創尚未 接收之上月發票 以利供應商可於當期申報
查詢單據 / 開立發票 -3 K 供應商開立發票時需依稅法規定 依發票本依稅局序時 序號開立發票給群創 若違反序時序號原則 電子發票 系統會提示錯誤訊息 請供應商改正 查詢單據 / 開 立發票 L 供應商選擇發票開立日期 系統會自動帶出系統日期 使用者可修改 供應商接續選擇發票字軌 若供應商有 維護發票號碼 電子發票系統會自動帶出可用之發票號碼 可修改 若符合序時序號及該供應商本身所開立之發票 號碼未重複者 即完成發票開立作業
查詢單據 / 開立發票 -end 查詢單據 / 開 立發票
查詢 / 列印 / 下載 -1 A 查詢 下載 列印 中之查詢作業不需搭配憑證 使用 查詢 / 列印 / 下 載 B 發票狀態需為 已接收 ( 表示群創已接收 ) 供 應商才能列印或下載該發票 C 發票列印時有 正本 副本 之區隔及 應稅 零 稅 之可列印聯數管制 群創零稅率章用印之區隔
查詢 / 列印 / 下載 -2 查詢 / 列印 / 下 載 D. 列印之螢幕預覽時 不會有發票章呈現 須執行列印 至列表機時才會印出發票章 E. 可勾選或全選欲列印之發票 並選擇列印全部 ( 存根 聯及扣抵聯 ) 或只印存根聯或只印扣抵聯 ( 限零稅率 發票使用 )
查詢 / 列印 / 下載 -3 F 查詢 下載 列印 之下載及列印作業需提示憑 證並經驗證無誤後 系統始允許供應商下載或列印 該發票 查詢 / 列印 / 下 載
折讓單接收及列印流程 -1 接收檔案 A 接收檔案 時針對 買方已開立折讓單通知 待 買方處理 類別 進行接收作業 B 接收檔案 之折讓單接收作業需搭配憑證使用
折讓單接收及列印流程 -2 接收檔案 A 查詢 / 下載 / 列印 之下載或列印折讓單作業需 提示憑證並經驗證無誤後 系統始允許供應商下載 或列印該折讓單
發票作廢 作廢發票 A 供應商主動申請 作廢發票 可申請之發票為群創尚未接收之發票 B 使用時機 當供應商開完發票後 隨即發現錯誤時且群創尚未接收發票 前使用
一次付清發票作業流程圖 - 新增 供應商 群創倉庫 群創會計 電子發票系統 ERP 發票資料 上 WEB 平 台 REC AP 一次付清電子 發票確認作業 出貨 稅別 確認 收料 否 開立發票 否 是否 退貨 是否 入庫 是 接收發票 否 可列印 發票資 料 是 是 手動作廢 發票流程 自動作廢 發票流程 是否 退貨 是否 作廢 是 手動作廢 發票流程 自動折讓 單流程
發票作廢 - 新增 可作廢範圍為 發票狀態為群創 未接收 + 已接收尚未申報 之發票 備註 已產生過折讓單之發票皆無法作 廢 作廢發票 預計為 12/1 上線
即時訊息 請供應商多留 意平台即時訊 息 Ex:1. 停機維護 2. 注意事項 3. 緊急通知.. 等
五 預告法令修正後續將改 `````````` 善之功能
電子發票實施作業要點 稅法規定民國 104/1/1 起
電子發票證明聯
電子發票證明聯 備註 需增加字樣 電子發票格式代碼 21 或者 25
Q&A