專 案 整 合 管 理 和 啟 動 流 程 組 徐 光 明, PMP
今 日 課 程 大 綱 1. 工 善 事, 利 其 器 2. 整 合 管 理 6 件 要 事 需 要 先 確 認 與 進 行 了 解 整 合 管 理 6 流 程 3. Step0. 制 定 專 案 工 作 說 明 書 4. Step1. 制 定 專 案 章 程 5. Workshop 6. Step2. 辨 識 利 害 關 係 人 了 解 專 案 工 作 說 明 書 的 意 涵 了 解 專 案 章 程 的 意 涵 體 驗 制 定 專 案 章 程 的 感 覺 了 解 辨 識 專 案 利 害 關 係 人 的 方 法
工 欲 善 其 事, 必 先 利 其 器!
各 組 自 訂 專 案 主 體 決 定 自 我 專 長 或 生 活 上 在 即 或 有 興 趣 的 專 案 組 長 利 用 2min 內, 讓 每 位 組 員 提 出 一 個 專 案 題 目 再 花 1min 大 家 決 定 要 選 哪 一 個 專 案 主 題 再 花 7min 想 專 案 主 題 細 節 : 1. 專 案 名 稱 : 2. 目 的 : 3. 目 標 4. 專 案 產 品 : 5. 里 程 碑 : 6. 預 算 : 7. 專 案 人 數 :
專 案 整 合 管 理 開 始 修 練 真 實 功 夫
監 控 (C) 整 合 管 理 的 6 流 程 ( 整 合 ) 監 控 專 案 工 作 啟 動 (I) 實 施 整 體 變 更 控 制 6 ( 整 合 ) 制 定 專 案 章 程 規 劃 (P) ( 整 合 ) 制 定 專 案 管 理 計 畫 執 行 (E) ( 整 合 ) 指 導 和 管 理 專 案 工 作 結 束 (C) ( 整 合 ) 結 束 專 案 或 階 段
整 合 管 理 的 6 流 程 7 制 定 專 案 章 程 制 定 專 案 管 理 計 畫 指 導 和 管 理 專 案 工 作 監 控 專 案 工 作 實 施 整 合 變 更 控 制 結 束 專 案 或 階 段 釐 清 老 闆 心 中 的 方 向 正 式 委 派 您 是 專 案 經 理 寫 妳 所 做 做 妳 所 寫 監 控 做 得 好 不 好? 監 控 做 得 到 不 到? 核 准 或 否 決 做 不 好 / 做 不 到 的 變 更 申 請 確 認 產 品 被 客 戶 驗 收 通 過 做 Lessons Learned
整 合 管 理 的 6 流 程 8 監 控 專 案 工 作 制 定 專 案 章 程 制 定 專 案 管 理 計 畫 指 導 與 管 理 專 案 工 作 結 束 專 案 或 階 段 實 施 整 體 變 更 控 制
9 1. 制 定 專 案 章 程 知 道 老 闆 要 什 麼?( 最 重 要 ) 1. 專 案 發 起 人 開 的 聖 旨 l 讓 您 全 面 掌 握 到 您 老 闆 心 中 的 方 向 l 正 式 委 派 您 是 PM, 得 動 用 資 源 2. 看 到 您 老 闆 對 專 案 事 先 的 承 諾
2. 制 定 專 案 管 理 計 畫 專 案 所 有 文 件 專 案 管 理 計 畫 書 ( 完 整 版 ) 1 母 +13 子 計 畫 +3 大 基 準 1 母 : 專 案 管 理 計 畫 書 ( 目 錄 ) 13 子 計 畫 :9+2+2 範 時 成 品 人 溝 風 採 利 害 人 + 需 求 / 流 程 改 進 + 變 更 / 構 型 3 大 基 準 : 1. 範 圍 基 準 : 專 案 範 圍 說 明 書 + WBS+WBSD 2. 時 程 基 準 : 每 個 活 動 的 開 始 日 期 和 完 成 日 期 3. 成 本 基 準 專 案 文 件 左 邊 以 外 所 有 的 文 件
3. 指 導 與 管 理 專 案 工 作 產 出 : 兩 大 明 星 交 付 標 的 ( 摸 的 到 的 ) ( 可 被 驗 收 ) 最 終 的 產 品 中 間 的 工 作 包 工 作 績 效 數 據 ( 摸 不 到 的 ) ( 可 被 計 算 ) 1. 範 圍 績 效 的 數 據 2. 時 程 績 效 的 數 據 3. 成 本 績 效 的 數 據 品 質 績 效 的 數 據 技 術 使 用 的 狀 況 缺 點 的 數 量 變 更 申 請 的 數 量 Lessons Learned
執 行 監 控 指 導 與 管 理 專 案 工 作 交 付 標 的 工 作 績 效 數 據 O x o x 5 實 施 整 體 變 更 控 制. 缺 點 改 正 矯 正 措 施 預 防 行 動 4. 監 控 專 案 工 作
5. 實 施 整 體 變 更 控 制 系 統 不 是 你 說 變 就 變! } 若 要 變 更 送 整 合 變 更 控 制 系 統 (Change Control System,CCS), 依 照 CCS 內 所 訂 好 的 審 批 層 級 } 以 共 識 決 的 力 量 來 核 准 或 否 決 此 變 更 層 級 專 案 程 式 / 資 料 庫 規 格 的 變 更 範 圍 時 間 成 本 UI 介 面 型 態 變 更 報 告 格 式 變 更 >10 工 作 天 5~10 工 作 天 <5 工 作 天 >100 萬 通 知 客 戶 楊 總 經 理 執 行 副 總 30~10 0 萬 發 起 人 CCB PM <30 萬
14 6 結 束 專 案 或 階 段 1. 要 先 做 完 結 束 採 購, 才 能 結 束 主 專 案 2. 確 認 最 終 產 品 已 被 客 戶 正 式 驗 收 通 過 3. 轉 移 最 終 產 品 給 客 戶 4. 財 務 支 付 結 清 5. 組 織 過 程 資 產 更 新 } 專 案 檔 案 } 所 有 專 案 管 理 計 畫 書 和 專 案 文 件 都 要 歸 檔 成 文 檔 } 專 案 或 階 段 結 束 文 件 } 最 終 產 品 的 驗 收 文 件 } 最 終 產 品 的 移 交 文 件 及 操 作 手 冊 } 歷 史 資 訊 } 經 驗 學 習 文 件 (Lessons Learned) 6. 解 散 專 案 團 隊
專 案 啟 動 好 兆 頭
專 案 前 商 業 評 估, 決 定 做! 可 行 性 評 估 成 本 效 益 分 析 專 案 工 作 說 明 書 營 運 企 劃 書 專 案 後 制 定 專 案 章 程 執 行 力 專 案 章 程
專 案 啟 動 (I) 到 結 束 (C) 都 是 一 路 連 串 的 展 開 章 程 專 案 範 圍 說 明 書 需 求 文 件 工 作 分 解 結 構 (WBS) 活 動 利 害 關 係 人 管 理 採 購 管 理 風 險 管 理 溝 通 管 理 人 力 資 源 管 理 品 質 管 理 成 本 管 理 時 間 管 理
Step0. 發 展 專 案 工 作 說 明 書 18 l 專 案 工 作 說 明 書 (Project Statement of Work; Project SOW): A. 企 業 內 部 自 生 : 由 專 案 發 起 人 依 據 營 運 需 要 產 品 或 服 務 的 需 求 而 提 出 B. 客 戶 外 部 委 託 : 合 約 會 記 載 專 案 工 作 說 明 書 內 容 包 含 3 項 : 1. 營 運 需 要 : 市 場 需 求 技 術 提 昇 法 令 要 求 2. 產 品 範 圍 描 述 : 描 述 專 案 產 品 的 特 徵 3. 戰 略 計 畫 : 記 載 企 業 的 願 景 目 的 目 標 及 高 階 的 使 命, 確 保 專 案 對 企 業 的 年 度 目 標 有 貢 獻
專 案 工 作 說 明 書 專 案 名 稱 : 半 導 體 材 料 庫 存 管 理 系 統 開 發 專 案 營 運 需 要 : 製 作 日 期 :2013/03/28 19 為 了 讓 公 司 內 部 跨 部 門 都 能 隨 時 掌 握 到 半 導 體 材 料 立 即 的 庫 存 資 訊 進 出 庫 資 訊, 促 進 公 司 內 部 更 有 效 的 溝 通, 提 高 20% 溝 通 滿 意 度, 降 低 公 司 8% 的 管 理 成 本, 增 加 NTD4,000 萬 利 潤, 提 昇 公 司 的 競 爭 力 產 品 範 圍 描 述 : 1 個 涵 蓋 進 貨 數 出 貨 數 庫 存 數 及 有 安 全 權 限 管 理 的 半 導 體 材 料 庫 存 管 理 系 統 戰 略 計 畫 : 2013 年 是 公 司 的 成 本 精 實 年, 啟 動 一 能 降 低 8% 管 理 成 本 的 半 導 體 材 料 庫 存 管 理 系 統 開 發 專 案, 符 合 公 司 策 略, 並 指 派 有 5 年 以 上 系 統 開 發 經 驗 的 專 案 經 理 來 達 成 之
Let we go Workshop 專 案 工 作 說 明 書 20 min http://www.teknologixinc.com/portals/1/~ad-workshop_&_seminar
專 案 名 稱 :xxxxxxxxxxxxxx 專 案 營 運 需 要 : 專 案 工 作 說 明 書 製 作 日 期 :2013/10/17 21 有 錢 的 銅 臭 味 產 品 範 圍 描 述 : 專 案 產 品 的 特 徵 戰 略 計 畫 : 記 載 企 業 的 願 景 目 的 目 標 及 高 階 的 使 命
Step1 制 定 專 案 章 程 22 知 道 老 闆 要 什 麼?( 最 重 要 ) 1. 專 案 在 追 求 商 業 利 益 2. 專 案 通 常 起 因 於 企 業 遇 到 的 問 題 或 機 會 3. 專 案 發 起 人 在 專 案 一 啟 動 就 指 派 專 案 經 理 (PM) 4. 您 老 闆 ( 專 案 發 起 人 ) 親 自 撰 寫 或 授 權 PM 撰 寫 章 程 l 讓 您 全 面 掌 握 到 您 老 闆 心 中 的 方 向 l 正 式 委 派 您 是 PM, 得 動 用 資 源 5. 讓 您 老 闆 心 中 想 要 的 世 界, 顯 現 在 專 案 章 程 6. 看 到 您 老 闆 對 專 案 事 先 的 承 諾
Step1 制定專案章程 23 知道老闆要什麼? 最重要 Input T.T Output 專案工作說明書 營運企業書 合約 企業環境因素 組織流程資產 專家判斷 引導技術 專案章程 包含 以下15項
專 案 名 稱 :xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxㄌ 專 案 專 案 目 的 定 性 專 案 目 標 專 案 章 程 製 作 日 期 :2013/10/017 24 定 量 : 把 目 的 加 入 量 化 數 字 高 階 需 求 產 品 需 求 專 案 需 求 高 階 專 案 範 圍 描 述 產 品 特 徵 高 階 專 案 邊 界 不 做 的 事 項 限 制 條 件 範 時 成 品 資 源 風 險 的 限 制 假 設 事 項 把 可 能 不 會 成 立 的 假 設 為 成 立 總 體 里 程 碑 專 案 開 始 日 期 產 品 產 出 日 期 專 案 結 束 日 期 概 估 預 算 新 台 幣 金 額 高 層 次 風 險 專 案 發 起 人 識 別 到 的 風 險 利 害 關 係 人 清 單 重 要 的 人 預 分 派 的 人 專 案 成 功 的 核 定 要 求 專 案 要 成 功 結 案 如 何 核 定 委 派 的 專 案 經 理 委 派 的 專 案 經 理 責 任 及 權 限 專 案 發 起 人 授 權 PM 的 權 限 專 案 發 起 人 PM 名 字,PMP 發 起 人 簽 名
專 案 名 稱 : 半 導 體 材 料 庫 存 管 理 系 統 開 發 專 案 專 案 章 程 製 作 日 期 :2013/04/01 專 案 目 的 如 期 完 成 公 司 內 部 要 使 用 的 庫 存 管 理 系 統, 促 進 公 司 內 部 更 有 效 的 溝 通, 提 昇 公 司 的 競 爭 力 專 案 目 標 以 5 個 月 時 間 開 發 公 司 內 部 需 要 的 1 個 涵 蓋 進 貨 出 貨 庫 存 安 全 權 限 管 理 之 半 導 體 材 料 庫 存 管 理 系 統, 期 能 提 高 20% 溝 通 滿 意 度, 降 低 公 司 8% 的 管 理 成 本, 增 加 NTD4,000 萬 利 潤 高 階 需 求 1. 系 統 須 包 含 進 貨 出 貨 庫 存 安 全 權 限 設 定 3. 進 貨 出 貨 均 要 跟 公 司 的 主 機 介 接 2. 系 統 需 兼 具 穩 定 美 觀 及 容 易 操 作 4. 需 開 雙 開 會, 來 掌 握 專 案 績 效 高 階 專 案 範 圍 描 述 1 個 涵 蓋 進 貨 出 貨 庫 存 安 全 權 限 管 理 之 半 導 體 材 料 庫 存 管 理 系 統 高 階 專 案 邊 界 1. 本 專 案 不 包 含 銷 售 系 統 限 制 條 件 1. 預 算 不 得 超 過 NTD550 萬 假 設 事 項 1. 沒 有 天 然 災 害 發 生 總 體 里 程 碑 1.2013 年 04 月 01 日 專 案 開 始 2.2013 年 07 月 31 日 產 出 交 易 系 統 3.2013 年 08 月 31 日 專 案 結 束 概 估 預 算 新 台 幣 550 萬 高 層 次 風 險 1. 使 用 者 需 求 變 化 太 頻 繁, 造 成 系 統 上 線 版 本 有 誤 2. 有 的 部 分 系 統 功 能 有 限, 可 能 要 汰 換 3. 系 統 上 線 後, 公 司 機 房 的 主 機 設 備 需 擴 增 利 害 關 係 人 清 單 指 派 Winnie 為 本 案 財 務 報 帳 人 員 專 案 成 功 的 核 定 要 求 由 徐 總 經 理 正 式 驗 收 通 過, 並 簽 准 結 案 後, 本 專 案 即 告 成 功 委 派 的 專 案 經 理 Leon,PMP 委 派 的 專 案 經 理 責 任 及 權 限 專 案 單 項 30 萬 元 以 下 支 出 經 PM 審 核 即 可 動 支 專 案 發 起 人 徐 XX 總 經 理 25
Let we go Workshop 專 案 章 程 30 min http://www.teknologixinc.com/portals/1/~ad-workshop_&_seminar
專 案 名 稱 :xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxㄌ 專 案 專 案 目 的 定 性 專 案 目 標 專 案 章 程 製 作 日 期 :2013/10/017 27 定 量 : 把 目 的 加 入 量 化 數 字 高 階 需 求 產 品 需 求 專 案 需 求 高 階 專 案 範 圍 描 述 產 品 特 徵 高 階 專 案 邊 界 不 做 的 事 項 限 制 條 件 範 時 成 品 資 源 風 險 的 限 制 假 設 事 項 把 可 能 不 會 成 立 的 假 設 為 成 立 總 體 里 程 碑 專 案 開 始 日 期 產 品 產 出 日 期 專 案 結 束 日 期 概 估 預 算 新 台 幣 金 額 高 層 次 風 險 專 案 發 起 人 識 別 到 的 風 險 利 害 關 係 人 清 單 重 要 的 人 預 分 派 的 人 專 案 成 功 的 核 定 要 求 專 案 要 成 功 結 案 如 何 核 定 委 派 的 專 案 經 理 委 派 的 專 案 經 理 責 任 及 權 限 專 案 發 起 人 授 權 PM 的 權 限 專 案 發 起 人 PM 名 字,PMP 發 起 人 簽 名
Step2 辨 識 利 害 關 係 人 1/5 28 1. 利 害 關 係 人 是 所 有 會 影 響 專 案 成 敗 的 人, 對 象 包 含 : (1) 專 案 團 隊 內 內 及 外 外 (2) 官 位 大 大 及 小 小 (3) 對 專 案 支 持 中 立 及 反 對 2. 專 案 團 隊 要 儘 早 辨 識 誰 是 利 害 關 係 人, 了 解 他 們 的 需 求 (requirement) 及 期 望 (expectation) 3. 專 案 經 理 擔 負 利 害 關 係 人 管 理 的 重 責 大 任 4. 辨 識 後, 要 進 行 利 害 關 係 人 分 析, 找 出 關 鍵 人
Step2 利 害 關 係 人 的 關 係 意 示 圖 2/5 29 使 用 者 利 害 關 係 人 管 理 的 機 關 客 戶 高 階 主 管 發 起 人 受 影 響 的 單 位 專 案 團 隊 專 案 管 理 團 隊 專 案 經 理 支 援 專 家 供 應 商 客 戶 代 表 業 務 夥 伴 業 務 夥 伴 代 表 支 援 的 功 能 經 理 專 案 成 員 專 案 成 員 專 案 成 員 功 能 成 員
Step2 辨識利害關係人3/5 30 Input T.T Output 專案章程 採購文件 企業環境因素 組織流程資產 利害關係人分 析 專家判斷 會議 利害關係人登 陸表
Step2 辨 識 利 害 關 係 人 4/5 31 1. 藉 由 訪 談, 把 專 案 全 部 的 利 害 關 係 人 都 辨 識 出 來 為 止 2. 詢 問 的 資 料 : (1) 識 別 資 訊 : 姓 名 角 色 部 門 聯 絡 資 訊 知 識 水 平 (2) 評 量 資 訊 : 需 求 期 望 關 切 利 益 影 響 程 度 涉 入 程 度 衝 擊 程 度 3. 記 錄 在 利 害 關 係 人 登 陸 表 識 別 資 訊 評 量 資 訊 分 類 資 訊 編 號 姓 名 角 色 職 務 需 求 及 期 望 ST001 徐 XX 發 起 人 總 經 理 ST002 彭 XX 功 能 經 理 MIS 經 理 需 求 : 正 確 管 控 到 系 統 資 訊 流 期 望 : 資 訊 流 完 全 零 誤 差 需 求 : 系 統 上 線 順 利 期 望 : 系 統 上 線 零 缺 失 關 切 利 益 重 視 專 案 成 敗 該 系 統 要 成 功 影 響 程 度 高 中 內 外 部 支 持 程 度
Step2 辨 識 利 害 關 係 人 5/5 32 4. 用 權 力 / 利 益 方 格 (Power/ Interest grid), 以 利 害 關 係 人 對 專 案 結 果 影 響 的 權 限 大 小 ( 權 力 ) 和 關 切 程 度 ( 利 益 ) 來 進 行 分 類, 找 出 關 鍵 的 利 害 關 係 人 5. 在 利 害 關 係 人 登 陸 表 記 載 分 類 資 訊 編 號 姓 名 角 色 職 務 需 求 及 期 望 ST001 徐 XX 發 起 人 總 經 理 功 能 MIS ST002 彭 XX 經 理 經 理 識 別 資 訊 評 量 資 訊 分 類 資 訊 利 害 關 係 人 的 權 限 大 小 ( 權 力 ) 需 求 : 正 確 管 控 到 系 統 資 訊 流 期 望 : 資 訊 流 完 全 零 誤 差 需 求 : 系 統 上 線 順 利 期 望 : 系 統 上 線 零 缺 失 高 低 保 持 滿 意 監 視 低 關 切 程 度 ( 利 益 ) 高 關 切 利 益 重 視 專 案 成 敗 該 系 統 要 成 功 總 經 理 附 近 居 民 影 響 程 度 密 切 管 理 功 能 經 理 內 外 部 發 起 人 保 持 聯 繫 使 用 者 支 持 程 度 高 外 支 持 中 內 支 持
今 日 課 後 作 業 1. 下 週 每 位 請 記 得 攜 帶 A4 紙
34 珍 重 再 見! 祝 福 您 健 康 快 樂 美 好 的 回 憶, 希 望 你 我 擁 有 共 同 參 與, 感 謝 您 今 天 熱 情 的,
35 Thank You for Your A-ention Michael Hsu, PMP Mobile 0953-539-951 e-mail kmhsu0811@gmail.com