張 錫 美 Mei Chang 2013.07.15
Content 會 展 專 案 管 理 專 案 管 理 在 會 展 產 業 的 運 用 會 展 專 案 管 理 4 個 流 程 會 展 專 案 管 理 方 法 及 工 作 表 個 案 分 享 2013/7/24 2
會 展 管 理 4 步 曲 Plan Measure Strategic Meetings Management Sources Manage 3
執 行 流 程 1.Research/ Concept 6. Sales & Registration 7. Logistic/ Administration 2. Planning, Budget & Control 5. Marketing & Promotion 8. On-site Management 3. Resources 4. Production of Collaterals 9. Post-Event & Review 4
會 展 專 案 管 理 目 的 專 案 計 畫 Project plan 專 案 時 程 表 Timelines 專 案 任 務 Delegates tasks 專 案 報 告 Reporting structure and process
策 略 性 的 會 議 管 理 計 畫 Strategic Meeting Management Program (SMMP) 1. Process efficiencies 2. Risk management 3. Cost reduction 4. Return on investment 投 資 報 酬 率
危 機 管 理 Risk management Centralized contract execution (signature)rights Predefined contract execution authority levels Contractual language, eg templates, riders Contract review and audit Document administration and retention
Elements of SMMP Event approval process 活 動 確 認 Meeting registration 活 動 登 記 或 註 册 Sourcing and contracting Event management Payment and reconciliation Supporting technology platform Data consolidation and reporting Return on investment assessment
Cost Reduction Direct cost savings through» Productivity gains» Improved sourcing and negotiation expertise Cost avoidance
Event Registration Event type and purpose Sponsoring business unit and event owner Event dates Profile of event attendees Event budget
Sourcing Process in 3 phases Vendor review and selection» Sourcing strategy: RFP, preferred vendors, etc. Negotiation» Service requirements, legal terms Contracting and risk management
Payment and Reconciliation Approved methods for purchases Invoice review process Expense classification
Data Consolidation and Reporting Average daily total cost per attendee Percent variance to budget Total cost savings Percent of total program budget savings
Return on Investment Assessment Reaction, satisfaction, planned action Learning Application and implementation Business impact Financial return on investment Intangible measures
精 準 的 執 行 計 畫
活 動 範 疇 Size (number of attendees) Spending (budget type or amount) Type (purpose of the meeting) Venue requirements Travel requirements Planning services required
Purpose of the Meeting Identify the purpose of the meeting What do you want people to feel/ know when they leave the meeting? What do you want people to do?
Timeline 定 義 活 動 工 作 配 置 及 資 源 清 單 將 WBS 的 工 作 包 分 解 成 更 細 小 的 活 動, 以 供 時 間 估 計 排 程 執 行 監 控 的 依 據 就 已 定 義 的 活 動 清 單 及 里 程 碑 清 單 活 動 屬 性 來 排 序 活 動 排 序 活 動 避 免 活 動 先 後 順 序 關 係 被 忽 略 或 誤 置, 導 致 活 動 時 程 延 誤 估 算 資 源 估 算 各 項 活 動 所 需 的 人 力 設 備 及 材 料 等, 以 產 出 各 項 活 動 的 相 關 資 源 需 求 18
Timeline 估 算 時 程 依 專 案 資 源, 完 成 各 項 活 動 工 期 風 險 評 估, 將 緩 衝 時 間 也 規 劃 在 專 案 總 時 程 內 發 展 時 程 透 過 時 程 分 析 方 法, 並 視 情 況 來 調 整 專 案 時 程, 建 立 符 合 資 源 限 制 下 可 接 受 的 專 案 時 程 及 時 程 基 準 控 制 時 程 追 踪 及 管 控 時 程, 視 情 況 調 整 工 期 或 預 防 動 作 19
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The Communication Plan When to meet Stakeholders in the loop What information to communicate» Timeline with tasks» Milestone events and dates» Overview project beginning, middle and end» Budget updates What form?» Status reports with information requests» Project introduction and overview» Updates and milestones achieves 21
Budgeting 估 算 成 本 決 定 各 項 活 動 資 源 ( 與 會 人 次 及 活 動 形 態 ) 依 據 WBS 及 歷 史 資 訊, 提 高 估 算 正 確 性 決 定 成 本 預 算 編 列, 將 預 估 之 活 動 或 工 作 費 用 彙 總 至 管 制 帳 戶, 再 加 上 已 辨 識 的 風 險 應 變 準 備 金, 以 建 立 成 本 基 準 對 未 辨 識 的 風 險, 依 據 過 去 專 案 經 驗 提 列 管 理 準 備 金 控 制 成 本 分 析 規 劃 成 本 與 實 際 成 本 變 異 數, 調 整 預 算 或 預 防 行 動, 避 免 超 支 22
Budget Review Schedule 預 算 檢 閱 頻 率 決 定 誰 要 參 與 檢 閱 報 告 內 容» Budget vs Actual» Variance» Possible future adjustments 23
Total Lifecycle Cost Element Cost 訂 單 合 約 費 用 $ 50,000 稅 金 及 服 務 費 (taxes, etc @5%) 採 購 成 本 費 用 (vendor research, evaluation, negotiation) 行 政 處 理 費 用 (payment processing, invoice reconciliation, etc.) $ 6,000 $ 2,000 $ 750 Total $58,750
會 展 專 案 管 理 3 個 黃 金 守 則 SCOPE 活 動 範 疇 RESOURCES 資 源 需 求 & 配 置 TIME 專 案 時 程 25
Thank You! 張 錫 美 Mei Chang, CMP M +996 933 532 313 hsimei@gmail.com skype @ hsimei Linkedin @Hsi-Mei Chang
CASE STUDY
活 動 規 模 時 間 2013 年 3 月 團 2009 年 團 人 數 12,000 人 分 5 批 抵 台 12,000 人 天 數 5D4N 3D 交 通 直 航 班 機 計 程 車 遊 覽 車 捷 運 及 高 鐵 等 大 型 遊 輪 及 遊 覽 車 住 宿 全 程 5 星 級 飯 店 住 遊 輪 行 程 10 條 十 全 十 美 的 自 選 路 線 台 北 新 北 市 桃 園 花 蓮 高 雄 嘉 義 南 投 主 要 在 台 北 花 蓮 及 日 月 潭 晚 會 在 台 中 市 商 機 超 過 11 億 約 6 億 晚 會 水 岸 嘉 年 華 會 地 點 : 新 店 溪 畔 華 中 露 營 場 台 中 清 泉 崗 28
中 國 安 利 奬 勵 旅 遊 團 29
住 : 台 北 八 大 五 星 級 飯 店 30
吃 : 五 星 級 飯 店 外 燴 迎 2000 客 人 31
玩 : 主 題 行 程 規 劃 32
EVENT Gala dinner 安 利 團 台 北 最 後 一 夜 體 驗 水 岸 嘉 年 華 展 示 台 灣 文 化 生 活 的 櫥 窗 : 以 創 意 力 整 合 力 和 執 行 力, 打 造 令 2,200 名 安 利 中 國 驚 喜 的 三 要 素 表 演 - 明 華 園 華 麗 歌 仔 戲 宮 廷 夜 宴 美 食 - 鼎 泰 豐 小 籠 包 度 小 月 擔 仔 麵 春 水 堂 珍 珠 奶 茶 33
EVENT 投 壺 童 玩 遊 戲 34
EVENT 台 灣 美 麗 河 景 布 幕 供 人 拍 照 安 利 團 水 岸 嘉 年 華 會 地 點 ( 35
EVENT 36
目 的 地 行 銷 Destination Marketing 2014 主 辦 地 韓 國 贊 助 日 本 觀 光 局 派 員 觀 摩 37