北京交通大学财务报销管理办法 第一章总则第一条为进一步贯彻执行国家财经和税务的相关管理规定, 提高学校财务管理和财务服务水平, 规范各类报销业务, 结合学校实际情况, 特制定本办法 第二条校内各单位在使用经费时应严格按照本办法进行审批, 由财务处根据有关规定审核报销 第三条财务报销实行项目负责制, 项目负责人为经费审批人, 是经费使用的直接责任人, 对经费使用的合理性 合规性 真实性和相关性负责 第四条学校所属法人事业单位 社团组织和独立核算的非法人二级单位, 按照国家财经法规可执行本办法, 也可参照本办法自行制定财务报销管理办法, 独立核算的非法人二级单位自行制定的财务报销管理办法须报财务处备案 第二章报销业务政策依据第五条学校财务报销业务依据以下文件 : ( 一 ) 差旅费 会议费管理 依据 北京交通大学国内差旅费管理办法 ( 试行 ) 北京交通大学会议费管理办法( 试行 ) ( 校发 2016 30 号 ) 2
( 二 ) 因公出国 ( 境 ) 经费和因公出国培训费管理 依据 北京交通大学因公临时出国经费管理办法 ( 校发 2015 4 号 ) 北京交通大学教学科研人员因公临时出国经费管理暂行办法 ( 校发 2017 38 号 ) 因公短期出国培训费用管理办法 ( 财行 2014 4 号 ) ( 三 ) 接待费管理 依据 北京交通大学国内公务接待管理办法 ( 党办发 2015 14 号 ) 北京交通大学外事接待管理办法 ( 试行 ) ( 校发 2015 44 号 ) 北京交通大学横向科研业务接待管理办法 ( 试行 ) ( 校发 2016 2 号 ) ( 四 ) 加班工作餐费管理 依据 北京交通大学关于加班管理的规定 ( 校发 2015 48 号 ) ( 五 ) 科研经费管理和基本科研业务费管理, 依据以下文件 : 1. 关于建立材料登记制度的科技经费管理补充规定 ( 校发 2015 21 号 ); 2. 北京交通大学民口纵向科技经费管理办法 北京交通大学横向科技经费管理办法 北京交通大学横向科技经费使用暂行办法 等 7 个科技管理文件 ( 校发 2017 34 号 ); 3. 北京交通大学基本科研业务费管理办法( 试行 ) 等 4 个科技管理文件 ( 校发 2017 61 号 ) ( 六 ) 培训费管理 依据 中央和国家机关培训费管理办法 ( 财行 2016 540 号 ) ( 七 ) 外国文教专家经费管理 依据 外国文教专家经费管 3
理暂行办法 ( 外专发 2016 85 号 ) ( 八 ) 专家咨询费管理 依据 中央财政科研项目专家咨询费管理办法 ( 财科教 2017 128 号 ) ( 九 ) 公务卡管理 依据 北京交通大学公务卡管理办法 ( 校发 2016 24 号 ) ( 十 ) 公务用车管理 依据 北京交通大学公务用车管理办法 ( 试行 ) ( 校发 2017 27 号 ) ( 十一 ) 党建经费 ( 党员培训和党支部活动经费 ) 和党费使用管理 依据 北京交通大学党建经费使用管理实施细则 ( 校党发 2017 39 号 ) 北京交通大学党费使用管理实施办法 ( 校党发 2017 40 号 ) ( 十二 ) 中共中央办公厅 国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见 ( 中办发 2016 50 号 ) ( 十三 ) 其他专项经费管理办法 第六条涉密项目经费的报销涉密项目的经费报销应严格遵守相关保密制度要求, 不得泄露国家秘密 第七条经费支出范围各个项目经费的支出范围应严格遵守项目的管理办法和经费预算 4
第三章报销业务主要支出经济科目第八条按照预算支出经济分类科目的范围和定义, 学校报销业务主要涉及的支出经济科目及其含义包括 : 1. 办公用品费 反映单位购买日常办公用品支出 2. 资料费 反映单位购买图书 专业书报杂志 查新 复印 ( 装订 打印 ) 等支出 3. 印刷费 反映印刷 出版的支出, 包括会议论文注册费 版面费 论文评审 ( 审稿 ) 费支出 4. 邮电费 反映邮电业务的支出, 包括邮局邮费 快递公司快递费 机要资费, 办公室电话费 移机费, 移动电话费, 网络通讯费等支出 5. 其他交通费用 反映公务出租车费 ( 含网约车费 ) 停车费 过路过桥费等支出 6. 差旅费 反映在国 ( 境 ) 内发生的城市间旅费, 包括参加会议 培训 比赛 调研的往返车费 住宿费 伙食补助费 市内交通费 报名费等支出 7. 因公出国 ( 境 ) 费用 反映出国 ( 境 ) 参加会议 培训 比赛等国际旅费支出 包括国 ( 境 ) 外城市间交通费 住宿费 伙食费 公杂费 培训费等支出 8. 会议费 反映在国 ( 境 ) 内参加会议发生的会议 ( 会务 ) 费和举办会议期间发生的住宿费 伙食费 会议场地租金 交通 5
费 文件印刷费等会议相关支出 9. 来访费 反映外籍专家来华旅费, 包括往返机票 火车票, 在境内的住宿费等支出 10. 培训费 反映在国 ( 境 ) 内参加培训发生的培训费和举办培训期间发生的师资费 住宿费 伙食费 场地费 培训资料费 交通费等支出 11. 劳务费 反映支付给校外单位和个人的劳务费用, 例如 : 支付给在校本科生研究生 临时聘用人员的稿酬 翻译费 评审费等劳务性支出以及支付给钟点工的工资 12. 维修 ( 护 ) 费 反映房屋修缮和办公设备 实验室专用设备维修支出, 不包括车辆修理和维护费用 13. 材料费 反映材料 易耗品等支出, 例如 : 网线 线材 元器件 芯片 电路板 模块 硒鼓 墨粉 复印纸 灯管 插线板 光盘 专用工具 消耗性体育用品等及与业务相关的不够固定资产标准的低值仪器 用具等的采购 运输 装卸 整理的支出 14. 咨询费 反映用于支付科研项目 ( 课题 ) 及其他研究项目承担单位在项目 ( 课题 ) 研究实施过程中支付给临时聘请的咨询专家的支出 15. 测试化验加工费 反映加工费 测试费 试验费等支出 16. 会员费 反映社会团体 专业学会会费等支出 17. 广告宣传费 反映广告费 宣传费 推广费等支出 6
18. 租赁费 反映租赁办公用房 专用通讯网以及其他设备等费用 19. 活动费 反映学生活动 职工活动的门票 场租 旅费等支出 20. 燃料动力费 反映实验室仪器设备 专用科学装置运行发生的水 电 气 燃料消耗费用的支出 21. 其他办公费 反映会议鲜花布置费 制作费 横幅费 录入费 彩扩费 展板费 搬运费 本市市内发生的报名费等支出 22. 设备费 家具费 反映用于购置并按财务会计制度规定纳入固定资产核算范围的办公设备 各类专用设备和办公家具的采购 运输 关税等支出 第四章报销流程第九条报销单据填写 单份报销单据附件总张数限 60 张 ( 含 ), 一个项目号填写一张报销单 单据附件总张数包括发票 发票清单 出差补助单 登机牌 各种证明文件等所有原始单据 第十条收款人确认 网上预约报销单的收款人工号, 即教工工资号或学生学号 在确认打印报销单时, 须再次核对收款人工号 第十一条票据粘贴和计算 在粘贴单左侧由下向上分类粘贴, 发票上下留出一定间距, 以不超出原始单据粘贴单 ( 附件 1) 7
边界为准 差旅费报销填制专用粘贴单 ( 附件 2) 每张粘贴单粘贴发票数量限 30 张 ( 含 ), 差旅费补助报销单和各种证明文件不粘贴 按支出项目分类计算金额, 分项金额及总张数填写在粘贴单相应位置 第十二条报销发票的填写要求 严格执行 中华人民共和国发票管理办法 ( 国务院令第 587 号 ) 中华人民共和国发票管理办法实施细则 ( 国家税务总局令第 37 号 ) 等有关规定, 报销的发票或收据必须是国家税务机关或财政机关统一监制的合法有效票据, 并加盖填制单位发票专用章或财务印章 票据付款单位名称应完整填写, 单位名称为 北京交通大学 全称 ( 不允许开具 XX 学院或个人, 不允许空白 ) 纸质发票和打印的电子发票, 均要求发票项目 数量 单价 日期填写齐全, 金额大小写相符, 发票专用章或财务印章清晰, 确保原始票据要素填写齐全 发票上学校纳税人识别号 ( 见财务处主页服务事项指南 ) 应准确清晰 第十三条报销发票的完整性要求 提供的发票不得反复折叠或损毁 国 ( 境 ) 外发票 ( 或收据 ) 版面费通知 会议费通知及其他证明材料 ( 超出 B5 纸大小的 ) 不需粘贴, 附在粘贴单后即可 电子发票须用 A5 纸打印 第十四条发票签字 每张发票后面由两人签字, 包括经费负责人 经办人或证明人, 均不得代签 经费负责人已在粘贴单相应位置签字的, 发票后面可不签字 第十五条报销单的录入 经费负责人或被授权的经办人, 8
登陆财务处综合信息门户 网上预约报销 系统 发票粘贴完毕后, 进行录入, 仔细确认收款账户信息, 点击 提交申报单 并打印 网上预约报销单须用 B5 纸横向打印 第十六条报销票据单据的收取对于设置财务助理的二级单位, 请二级单位报销经办人按照各单位财务助理指定的时间和地点提交报销单据 财务处在每个工作日上午 8:00 11:30, 下午 14:00 16:00 收取报销单据, 其中, 每周五下午提前至下午 3 点截止收取报销单据, 由学院财务助理或不设置财务助理的二级单位报销经办人在思源楼五层 报销单据提交室 提交 横向科研经费报销单据在每工作日上午 9:00 11:30, 下午 14:00-16:00 中信银行交大支行 ( 科创大厦一层 ) 提交审核 出国 ( 境 ) 差旅费的报销单据, 在 SY501 室取号由 7 号柜台审核 第十七条酬金申报单据的提交提交时间 : 每月 5 日至 25 日 寒假及暑期期间提交单据时间另行通知 提交地点 : 在 SY501 室取号由 8 号柜台审核 酬金付款时间 : 一般会在 7 个工作日内转入收款人银行卡 第十八条报销付款 经财务处审核人员审核完毕后录入财务系统, 并将款项转入收款人银行卡, 经费负责人或被授权的经 办人可在线跟踪预约报销单的处理进程 9
正常情况下, 报销款会在 10 个工作日内转入收款人中国银行卡, 横向科研经费报销款在提交单据的次日转入收款人中信银行卡 第十九条特殊事项 1. 对于不合格的单据, 财务处会通过电话或短信方式通知经办人在指定柜台领取 如有异议由会计审核人员进行解释说明 2. 对于有特殊要求的报销业务, 例如 : 如有不合格单据须全单退回经办人等情况, 经办人须提前在预约报销单右上方显著位置注明, 如未注明的一律按照会计审核后的金额报销 对于预约报销金额和审核入账金额之间的差额, 由经办人下次重新按照新的报销业务进行办理, 不予以换票 改账或调账 3. 现金 ( 刷卡 打卡 ) 借款的冲销, 在预约报销系统中选择冲销借款业务, 并将借款单的冲销联与其余单据一并提交, 放入预约报销单中 4. 住院费相关业务 办理借款业务 薪酬 ( 劳务费 咨询费等 ) 业务 应付保证金 ( 尾款 ) 业务, 按照柜台报销方式进行 5. 现金缴存和收据审核业务, 在报销柜台现场办理 6. 国库集中支付项目不办理现金业务 第二十条发票查验 1. 对单笔或同一天同一地点累加金额达到 3000 元及以上的纸质发票和电子发票报销业务, 须自行进行发票真伪认证, 即提供经国税局网站查询打印后的结果, 方可报销 10
2. 对于提交报销的电子发票, 不论金额大小, 均须通过财务系统进行发票验证 验证方法 : 进入预约报销系统 选择认证发票 点击认证发票 输入发票信息 点击查验, 保存即可 第二十一条公务卡报销 1. 涉及公务卡结算范围的, 应使用公务卡结算 公务卡结算的范围 原使用现金结算的日常公用支出和 5 万元以下的零星修缮 物品及服务采购支出, 包括办公费 印刷费 咨询费 手续费 水电费 邮电费 物业管理费 差旅费 维修 ( 护 ) 费 租赁费 会议费 培训费 公务接待费 专用材料费 测试化验加工费 公务用车运行维护费 其他交通费用等 凡公务卡结算范围规定的公务支出项目, 教职工应按规定使用公对公银行转账或公务卡方式结算, 不得使用现金结算 2. 涉及使用公务卡的支出, 采取单独粘贴 单独预约 单独提交预约报销单的方式 3. 版面费 论文注册费和学生差旅费可不使用公务卡 4. 原则上不再办理预借差旅费现金业务 第二十二条报销外币支付的费用 报销以外币形式支付费用时, 应提供正式收据和相关附件, 并中文标注币种 金额 费用等内容, 同时提供换汇水单或银行结算对账单等付款凭证 如换汇水单或银行结算对账单无人民币结算金额的, 按当日中国银行公布的外汇牌价 ( 现钞买入和卖出的中间价 ) 结算 第二十三条报销表格下载 原始票据报销用粘贴单 差旅 11
费补助报销单等表格可从财务处主页 ( 下载中心 栏目 ) 下载, 使用 B5 纸打印填写 第二十四条发票报销截止日期 每年度发票的报销截止日期为次年 3 月 31 日 第五章报销付款方式第二十五条学校报销付款主要有以下方式 : 1. 银行转账付款 即达到银行结算起点 ( 金额 1000 元及以上 ) 的北京市内同城或异地公对公网银转账付款业务 2. 银行打卡报销 包括中国银行打卡和中信银行 ( 横向科研经费 ) 打卡两种方式 3. 公务卡打卡报销 使用公务卡执行公务活动的报销还款业务 4. 工行 POS 机刷卡报销 适用住院费结算 外籍来访专家旅费借款等业务 5. 校内人员工行薪酬报销 适用本校教工 返聘人员 其他从业人员薪酬代发打卡业务 6. 现金报销 适用临时困难补助 慰问款等报销业务 第六章票据报销具体规定第二十六条办公用品费 资料费 材料费的报销 发票上应有货物名称 单位 数量 单价 金额等完整信息 ; 有详见清 12
单字样的发票应附清单 ; 单张发票或连号发票累计金额达到 1000 元及以上的需要采用对公结算方式或公务卡结算方式, 发票不连号但同一时间同一地点的也视同为一次性支出 ; 清单上应有与发票一致的发票专用章, 清单总金额应与发票金额相符 ; 定额发票须有明确用途 第二十七条外事礼品费的报销 在学校外事活动中, 确需购置赠礼的, 报销时应提供外事礼品入库单, 并建立外事礼品出入库登记领用制度 第二十八条固定资产的报销 家具 办公设备 通用设备单价达到 1000 元及以上 专用设备单价达到 1500 元及以上, 或同规格 同型号单价达到 500 元及以上数量 10 件 ( 含 ) 以上, 或总价达到 10 万元及以上的家具设备, 须先在所在单位管理系统中办理资产登记手续, 之后在国有资产管理处办理上账, 再持发票 仪器设备 ( 家具 ) 报增单和资产 ( 服务 ) 验收单等一同报销 涉及科研设备外转的, 发票背面须写明项目合同号并注明 外转 字样, 经科技部门主管人员审核签字, 并持加盖有设备接收单位公章的 科技项目合作 外协 外购 设备外转单位申报备案表 等材料办理报销 第二十九条易耗品和低值耐用品的报销 ( 一 ) 低值耐用品, 是指单价达到 500 元及以上, 但未达到固定资产标准的能独立使用超过一年, 在使用过程中基本保持原有形态的用具设备, 包括 : 低值的仪器仪表 工具量具 科教器 13
具 家具等, 例如 : 不够固定资产标准的打印机 传真机 移动硬盘 文艺用品 体育用品 实验用仪器仪表等 ( 二 ) 易耗品, 是指在使用过程中不能保持原有形态, 随使用而消耗, 消耗完成之后无残余价值的材料 玻璃器皿 元件 零配件 实验小动物等, 例如 : 硒鼓 电表 模块 光学镜片等 ( 三 ) 在预约报销符合易耗品和低值耐用品的条件选择费用项时应结合发票内容和项目预算 1. 低值耐用品报销的打印机 传真机 移动硬盘 家具等的财务经费经济分类科目计入办公用品费, 文艺用品 体育用品 实验用仪器仪表等计入材料费 2. 易耗品报销的财务经费经济分类科目计入材料费 ( 四 ) 易耗品和低值耐用品报销的具体规定 1. 新购置的低值耐用品, 须提交 北京交通大学低值耐用品报增单 与发票等一同报销 ; 2. 新购置的易耗品, 单价达到 500 元及以上, 使用非科研经费报销的, 须提交 北京交通大学易耗品入库单 ( 附件 7), 凭入库单与发票等一同报销 ; 使用科研经费 ( 基本科研业务费 校科研基金除外 ) 报销易耗品的, 须提交 科研材料入库登记表, 与发票等一同报销 第三十条汽车汽油费 ( 电费 ) 及停车费的报销 ( 一 ) 科研项目报销汽车汽油费 ( 电费 ) 及停车费 科学研究业务出行, 按各类科研项目管理规定及科研项目预 14
算办理报销业务 ( 二 ) 教学 行政管理等非科研项目 ( 含基本科研业务费 校科研基金 ) 报销汽车汽油费 ( 电费 ) 及停车费 1. 在 北京交通大学公务用车管理办法 ( 试行 ) ( 校发 2017 27 号 ) 中经学校授权的公务用车单位, 发生的与本单位公务车车辆有关的保险费 维修费 检测费 汽油费 停车费等支出, 列入车辆运行及维护费, 学校按被授权单位及车辆设置专门经费号来核算相关支出 2. 上述被授权单位的公务车车辆以外和其他无公务用车单位, 因各项业务或公务活动需要而发生的出租车费 与出租车费相关的市内过路过桥费 网约车费等, 作为市内交通费据实报销 经费负责人对公务活动的真实性和相关性承担责任 3. 个人使用私有车辆执行公务发生的市内汽车汽油费 ( 电费 ) 临时停车费 过路过桥费, 作为市内交通费按标准据实报销 汽车汽油费 ( 电费 ) 报销金额, 须由经费负责人按照执行公务发生的里程和油 ( 电 ) 耗标准自行计算, 并填制 北京交通大学市内汽车汽油费 ( 电费 ) 报销行车记录单 ( 附件 5) 与发票一同报销 经费负责人和经办人对执行公务活动的真实性和相关性承担责任 4. 汽油费油耗标准为 1.4 元 / 公里 ; 电费电耗标准为 0.5 元 / 公里 学校将根据油 ( 电 ) 价变动情况, 适时调整油 ( 电 ) 耗标 准 15
5. 实行上述办法后, 临时停车费和过路过桥费不再单独报销 6. 异地出行按照学校国内差旅费管理办法执行 第三十一条通讯费的报销 1. 学院的业务费 行政办公费 党建经费 学生活动费 工会经费, 机关部处办公费 业务费, 不报销移动电话费和家庭座机电话费 2. 科研项目经费 ( 不包括基本科研业务费 校科研基金 ) 报销通讯费, 按相关管理规定及项目预算执行 3. 上述经费以外的项目, 原则上不报销预存通讯费 ( 包括预存电话费和网络使用费 ), 确需报销的, 须附 北京交通大学预存通讯费报销申请单 ( 附件 6) 第三十二条差旅费的报销 1. 差旅费报销, 须提供往返车票 报销境内机票的, 须提供加盖中国民航发票专用章的 航空运输电子客票行程单 并附登机牌 由第三方代订机票的, 可凭代订单位开具的有效发票和登机牌 行程单报销 登机牌不慎遗失的, 须提供相应的行程说明或行程真实性承诺书, 并由单位负责人签字加盖公章 2. 采用定额补助包干方式 申请差旅费补助的, 须填写差旅费补助报销单 ( 附件 3), 报销单上的部门 经费本号 出差任务 姓名 性别 职称等各项内容须填写齐全, 往返车票和住宿费发票保存完整, 路程闭合, 住宿费发票应是出差期间的, 出差人应 16
在发票后备注住宿期间 天数 单价 3. 科研出差时间超过 30 天 ( 含 ) 的, 差旅费报销单 负责人 位置应由学院主管科研的院长和经费负责人同时审批签字, 方可报销 科研出差时间超过 90 天 ( 含 ) 的, 持目的地单位出具的证明和出差前上报学院的出差申请, 经学院主管科研的院长审批签字, 方可报销 4. 不需申请差旅费补助的, 不用填写差旅费补助报销单, 凭完整 ( 闭合 ) 的往返车票和住宿费发票直接报销 外地交通费 ( 长途车费和机场 车站 码头与出差住所之间的一次性往返出租车费及机场巴士车费除外 ) 餐费不予报销 相关的长途车费和机场 车站 码头与出差住所之间的出租车费及机场巴士车费, 和城市间交通费一同报销, 一并列支差旅费预算 5. 科研人员在出差期间发生的业务招待费, 填报 科研业务接待清单, 在出差期间发生的业务招待费须与城市间交通费一同报销, 列支接待费预算 6. 差旅费补助标准执行 北京交通大学国内差旅费管理办法, 住宿费在标准内凭据报销 7. 如果城市间交通费由合作单位提供或报销, 报销住宿费时, 应提供合作单位出具的有效证明和本单位的证明 ( 主管领导审批签字 加盖公章 ) 8. 由合作单位提供城市间交通费或住宿费, 对方无法出具有 17
效证明的, 不发放出差补助 ; 城市间交通费票据丢失, 丢失去程或回程票据, 不发放出差补助, 丢失某一区间段票据的, 不发放该区间段出差补助 9. 副校级及中层干部出差须有请假报告单 处级领导干部出差的, 应附 北京交通大学处级领导干部离京外出请假报告单 ( 学校办主页下载打印 ) 10. 机票 住宿费支出, 按规定以银行公对公转账或公务卡方式结算 11. 横向科研经费差旅费报销, 执行 北京交通大学横向科技经费使用暂行办法 第三十三条因公出国 ( 境 ) 旅费的报销报销时须提供出国 ( 境 ) 批件 邀请函 学校因公出国审批表 因公护照 ( 首页 签证页 签注页 ) 复印件 往返城市间交通费发票 住宿费发票 银行付款记录等, 并按照要求注明中文关键词 出国涉及两个及以上国家行程的, 应提供行程明细单 科研项目国际合作交流费中的出国出境旅费报销同上述要求 第三十四条培训费的报销 ( 一 ) 参加培训的报销 需提供培训组织方出具的书面培训通知, 离京参加培训的, 培训费应与往返城市间交通费 住宿费一同报销 18
( 二 ) 举办培训的报销 1. 费用项包括 : (1) 师资费 是指聘请师资授课发生的费用, 包括授课老师讲课费 住宿费 伙食费 城市间交通费等 (2) 住宿费 是指参训人员及工作人员培训期间发生的 租住房间的费用 (3) 伙食费 是指参训人员及工作人员培训期间发生的用餐费用 (4) 培训场地费 是指用于培训的会议室或教室租金 (5) 培训资料费 是指培训期间必要的资料及办公用品费 (6) 交通费 是指用于培训所需的人员接送以及与培训有关的考察 调研等发生的交通支出 (7) 其他费用 是指现场教学费 设备租赁费等与培训有关的其他支出 2. 参训人员参加培训及异地教学发生的城市间交通费, 按照中央和国家机关差旅费有关规定回参训人员所在单位报销 3. 举办培训的综合定额标准 除师资费外, 培训费实行分类综合定额标准, 分项核定 总额控制, 各项费用之间可以调剂使用 综合定额标准如下 : 19
单位 : 元 / 人 天 培训类别 住宿费 伙食费场地 资料 交通费 其他费用 合计 一类培训 500 150 80 30 760 二类培训 400 150 70 30 650 三类培训 340 130 50 30 550 一类培训是指参训人员主要为省部级及相应人员的培训项目 二类培训是指参训人员主要为司局级人员的培训项目 三类培训是指参训人员主要为处级及以下人员的培训项目 以其他人员为主的培训项目参照上述标准分类执行 综合定额标准是培训相关费用开支的上限 应在综合定额标准以内结算报销 30 天以内的培训按照综合定额标准控制 ; 超过 30 天的培训, 超过天数按照综合定额标准的 70% 控制 上述天数含报到撤离时间, 报到和撤离时间分别不得超过 1 天 师资费在综合定额标准外单独核算 4. 师资费中涉及的讲课费执行以下标准 : 副高级技术职称专业人员每学时最高不超过 500 元 ( 税后 ), 正高级技术职称专业人员每学时最高不超过 1000 元 ( 税后 ), 院士 全国知名专家每学时一般不超过 1500 元 ( 税后 ) 20
师资费按实际发生的学时计算, 每半天最多按 4 学时计算 其他人员讲课费参照上述标准执行 5. 举办培训应以银行转账或公务卡方式结算, 禁止以现金方式结算 第三十五条会议费的报销 ( 一 ) 参加会议的报销需提供组织会议方出具的书面会议通知, 离京参加会议的, 会议费应与往返城市间交通费 住宿费一同报销 ( 二 ) 举办会议的报销 1. 举办会议的经费开支范围, 包括会议住宿费 伙食费 会议室租金 交通费 文件印刷费等 交通费是指用于会议代表接送站, 以及会议统一组织与会代表的考察 调研等交通支出 与会代表参加会议发生的城市间交通费, 按照中央和国家机关差旅费有关规定回与会代表所在单位报销 2. 举办会议费的综合定额标准 单位 : 元 / 人 天 会议类别 住宿费 伙食费 其他费用 合计 国内业务会议 400 150 100 650 国内管理会议 340 130 80 550 在华举办国际会议 700 200 300 1200 21
综合定额标准是会议相关费用开支的上限, 应在综合定额标准以内结算报销 3. 举办会议的报销举办会议费报销时, 须提供会议通知 ( 包含会议议程 ), 会议纪要, 会议费预算表, 会议费报销单, 实际参会人员签到表, 会议服务单位提供的费用发票 电子结算单据 委托协议 社会统一信用代码证等相关资质证明的复印件等资料 如举办国际会议, 需提供教育部批准办会的文件 会议通知中应明确会议主题 时间 地点 人数等事项 委托中介机构或相关单位承办会议的, 要签订委托合同 4. 对超范围 超标准开支的会议费不予报销 严禁借会议名义组织会餐或安排宴请, 严禁套取会议费设立 小金库, 严禁在会议费中列支公务接待费 5. 学院 部处业务经费 办公经费等事业经费在校外举办会议的, 须附二级单位主管校长审批的 事业经费外出开会审批单 6. 举办会议应以银行转账或公务卡方式结算, 禁止以现金方式结算 第三十六条版面费 ( 会议论文注册费 ) 的报销版面费 ( 会议论文注册费 ) 由出版社 杂志社 编辑部收取并开具发票的, 不需提供版面费通知 版面费 ( 会议论文注册费 ) 由会议公司代理开具发票的, 需提供注册费通知和注册表 22
在国 ( 境 ) 外期刊上发表文章支付的版面费 ( 会议论文注册费 ), 须提供国 ( 境 ) 外组织出具的收据 ( 或发票 ) 注册通知 注册表和银行卡对账单 ( 或汇款单 ) 第三十七条支付教工绩效工资 科研奖励绩效等人员经费和劳务费 咨询费 1. 经费负责人或被授权的经办人, 登陆财务处综合信息门户 酬金网上申报 系统 申报明细表按要求逐项填写齐全, 仔细确认酬金申报预约单并使用 B5 纸横向打印 酬金申报预约单经经费负责人和经办人签字, 所在部门盖章 ( 包括中央财政科研项目 ) 后, 按照规定时间携带经费本和申报预约单在财务处办理审核手续 2. 校内人员的绩效工资等, 均须打入本人个人银行卡 3. 校外人员的劳务费和咨询费等, 除临时聘请的国 ( 境 ) 外专家外, 均须打入本人个人银行卡, 不得发放现金 4. 在职事业编教工 聘用制教工 离退休返聘人员 其他从业人员 ( 从其他单位退休后返聘到我校人员 ) 应单独申报 5. 发放劳务费对象为我校学生的单独申报 6. 校外人员劳务费 咨询费, 打入工行银行卡的, 单独申报 ; 打入其他银行卡的一并申报 第三十八条专家咨询费的发放 1. 高级专业技术职称人员的专家咨询费标准为 1500-2400 元 / 人天 ( 税后 ); 其他专业人员的专家咨询费标准为 900-1500 元 23
/ 人天 ( 税后 ) 2. 院士 全国知名专家, 可按照高级专业技术职称人员的专家咨询费标准上浮 50% 执行 3. 专家咨询活动的组织形式主要有会议 现场访谈或者勘察 通讯三种形式 (1) 以会议形式组织的咨询, 是指通过召开专家参加的会议, 征询专家的意见和建议 (2) 以现场访谈或者勘察形式组织的咨询, 是指通过组织现场谈话, 或者查看实地 实物 原始业务资料等方式征询专家的意见和建议 (3) 以通讯形式组织的咨询, 是指通过信函 邮件等方式征询专家的意见和建议 4. 不同形式组织的专家咨询活动适用专家咨询费标准如下 : 组织形式 半天 不超过两天 ( 含两天 ) 超过两天 第一天 第二天 : 按照 专家咨询费所规定的 会议 按照专家咨询费规按照专家咨询费规标准执行 ; 定标准的 60% 执行 定的标准执行 第三天及以后 : 按照专 家咨询费规定标准的 50% 执行 现场访谈或者勘察 按照上述以会议形式组织的专家咨询费相关标准执行 通讯 按次计算, 每次按照专家咨询费规定标准的 20-50% 执行 24
5. 专家咨询费不得支付给参与项目 ( 课题 ) 研究及其管理的相关人员 6. 发放专家咨询费, 采用银行转账方式, 打入专家本人个人银行卡 7. 专家咨询费, 应按实际咨询的形式 ( 会议形式 现场访谈或勘察 通讯形式 ) 和发放标准填写专用的发放表 ( 见附件 8), 领取标准按照项目管理办法执行 以会议形式发放的咨询费应附会议通知和专家签到表 8. 中央财政科研项目领取专家咨询费, 须经过主管院领导审批 第三十九条接待费 加班工作餐餐费的报销 1. 校机关单位发生公务接待支出且有公务接待预算的, 报销时须附派出单位公函或学校邀请函 ( 会议通知 ) 和 北京交通大学国内公务接待清单 ( 党办发 2015 14 号 ) 2. 校内各学院 ( 包括教改类项目等 ) 各直属单位发生业务接待支出且有业务接待预算的, 报销时须附派出单位公函或学院 直属单位邀请函 ( 会议通知 ) 和 北京交通大学业务接待清单 3. 各单位发生加班工作餐支出时, 须附 北京交通大学加班工作餐清单 ( 校发 2015 48 号 ) 4. 校外事部门发生外事接待支出且有外事接待预算的, 报销时须附 北京交通大学外事接待清单 ( 校发 2015 44 号 ) 5. 科研项目经费发生业务接待支出且有业务接待预算的, 报 25
销时须附 北京交通大学科研业务接待清单 ( 校发 2016 2 号 ) 第四十条来访费的报销来访外籍专家城市间交通费 住宿费, 应提供专家护照首页 签证页 签注页的复印件, 往返飞机票电子行程单 登机牌和住宿费票据应一同报销 科研项目国际合作交流费中的专家来华旅费报销同上述要求 第四十一条外国文教专家经费的报销 ( 一 ) 外国文教专家经费是指学校为聘请外国专家来华工作 开展合作研究 交流讲学等活动所发生的费用 ( 二 ) 外国文教专家经费的基本开支范围包括 : 国际旅费 专家工薪 讲课费 专家补贴 住宿费 城市间交通费 1. 国际旅费是指外国专家从国境外到中国出 ( 入 ) 境口岸之间的往返经济舱国际机票费用或其他交通费用, 据实报销 2. 专家工薪指学校与外国专家通过签订合同或协议等方式约定的工作报酬 对于支付工薪的外国专家不再另外资助其讲课费和专家补贴 3. 讲课费指学校邀请外国专家 ( 与学校无聘用或任职关系 ) 进行授课 讲座所支付的报酬 对于支付讲课费的外国专家, 不再资助其专家补贴 4. 专家补贴是指资助外国专家在学校工作期间的费用补贴 专家补贴按专家每次在学校实际工作天数发放, 最长不超过专家 26
每次入境日起至出境日止的天数 5. 住宿费是指资助外国专家在学校开展工作期间实际发生的住宿费用 住宿费凭有效发票和支出明细单按实际住宿天数在资助标准内据实报销 长期租房的专家根据实际居住天数, 按日租金不超过资助标准, 凭专家签订的租赁合同及有效发票据实报销 6. 城市间交通费是指外国专家从出 ( 入 ) 境口岸往返工作城市的中国境内经济舱机票费用或其他交通费用, 据实报销 ( 三 ) 以上费用按照 聘请外国专家经费资助指导标准 的规定在资助标准内据实执行, 对于国际旅费 专家工薪 讲课费 专家补贴 住宿费 城市间交通费等确需超上限支出的, 须由学校外国专家工作管理部门报分管校领导批准 ( 四 ) 专家工薪 讲课费及专家补贴的发放应符合国家有关税法规定, 原则上应通过转账方式支付 ( 五 ) 学校协助外国专家开展工作的人员差旅及交通等费用, 不得在专家经费中列支, 因执行专家项目购置器材设备等费用, 不得在专家经费中列支 ( 六 ) 聘请外国专家经费支付标准 27
序号科目名称资助上限 ( 人民币 ) 1 专家工薪 60 万 ( 年薪 ) 2 讲课费 3000 元 / 次 3 专家补贴 1000 元 / 天 4 住宿费 700 元 / 天 5 国际旅费据实报销 6 城市间交通费 28 据实报销 最高到合同额度的 60%, 不超过 60 万元 ( 年薪 ) 其余部分由学校自筹 原则上须签订讲课劳务合同 第四十二条学生实习实践经费的报销 备注 支持不超过 90 天 以上费用需要超上限资助的, 需由包括乘坐飞机经学校外国专家工作济舱 轮船二等舱和管理部门审核后报火车软席 ( 含高铁 / 动分管校领导审批同车一等座 全列软席意 列车一等座 火车软卧 ) 包括乘坐飞机经济舱 轮船二等舱和火车软席 ( 含高铁 / 动车一等座 全列软席列车一等座 火车软卧 ) 学生实习实践经费报销中涉及带队教师本人在市外发生的 城市间交通费 住宿费等, 按学校国内差旅费管理办法执行, 学 生发生的实习实践费用按学校实习实践经费管理办法执行 第四十三条住院借款及冲销 1. 住院借款的办理 填写借款单, 由所在部门负责人和校医 院院长审批签字后, 在财务处 SY501 室交纳住院押金并领取住院
支票 2. 住院借款的冲销 出院后, 及时将医院退回的住院费余额 ( 支票或现金 ) 交回财务处, 并将住院有关单据交至校医院财务室 在接到校医院报销通知后, 前往校医院取回单据, 并携带住院押金收据, 在财务处 SY501 室办理住院费结算手续 第七章银行转账业务第四十四条银行转账结算起点 单笔金额达到 1000 元及以上的支出, 以转账方式支付 采用转账方式支付的北京市内同城或异地业务, 均采用公对公网银付款方式办理 第四十五条预约报销单录入 发票背面由经费负责人和经办人签字, 并填写列支的经费本号码, 经费负责人或被授权的经办人, 登陆财务处综合信息门户 网上预约报销 系统进行录入, 选择 同城 或 异地 汇款项, 仔细核对并确认收款单位名称 开户银行 账号等账户信息, 点击 提交申报单 并用 B5 纸横向打印网上预约报销单 第四十六条付款签订合同要求 外购 外协 测试化验加工 ( 包括技术服务 技术咨询 技术测试 外加工等 ) 等支出, 金额达到 1 万元及以上的须按照学校相关规定签订合同, 金额在 1 万元以下的须提供结算清单 在预约报销时, 先进入合同管理系统模块进行合同登记, 之 后进入预约报销模块录入报销信息 29
付款合同由国有资产管理处负责审批和签订 第四十七条科研外协 外购 测试化验加工费支出特殊要求 科研外协 外购 测试化验加工费支出金额大于 5 万元 ( 不含 ) 的业务, 项目负责人应填写 科技项目合作 外协 外购 设备外转单位申报备案表 ( 校发 2017 34 号 ), 同时提交发票 任务书 ( 纵向项目 ) 合同书 受托方统一社会信用代码证 发票验真等相关材料, 设备外转的还需提供接收单位开具的设备接收证明等材料, 由财务处装订归档 第四十八条科研经费付款金额审批要求 单笔科研支出 5 万元 ( 含 ) 及以下的, 由项目负责人审批 ; 超过 5 万元至 10 万元 ( 含 ) 的, 由学院主管科研院长审批 ; 超过 10 万元至 100 万元 ( 含 ) 的, 由学院主管科研院长审核, 科技部门 财务处审批 ; 超过 100 万元的, 另须学校主管科研的校长审批 两笔及以上相同业务付款至同一家单位或同一份合同拆分成不同科研经费本支出的, 以合计金额按单笔支出审批要求 第四十九条财政资金国库直接支付在涉及财政资金单笔支付金额达到 500 万元及以上或主管财政部门规定的其他情形的款项, 须采用国库直接支付的方式 第八章借款业务第五十条现金 ( 指刷卡或打卡 ) 借款 1. 原则上不办理差旅费现金借款业务, 只办理境外专家临时 30
来华机票借款等 2. 办理流程 首先填写三联借款单 ( 财务处或学院财务助理处领取 ), 由所在单位或部门主管负责人审核后, 经财务处负责人审批, 方可办理 第五十一条预借票据 ( 收据或税票 ) 1. 预借收据 ( 培训费 委培费 纵向科研项目拨入经费等 ) 票据借款单由经费负责人签字, 再经单位负责人和财务处负责人审批后, 在 SY501 室取号办理, 涉及科研项目预借收据的, 另须科技部门主管人员审批签字 2. 科研经费预借税票票据借款单要填写经费本编号并经科技部门经办人员盖章 ( 签字 ) 确认, 勾选预借增值税普通发票或专用发票 借款单上要承诺到款时间, 写明开具内容, 由所在单位负责人担保签字, 经科技部门主管人员 财务处负责人审批后, 方可办理 一名老师原则上仅允许办理一笔科研税票借款, 前款未到, 后款不借 税票借出后不予更换 3. 预借票据视同于借款, 应妥善保管所借票据, 如丢失, 一切责任由经费负责人承担, 并负责将款项交还学校 4. 所借票据款项到账后, 尽快办理办理认款冲销手续 如经费负责人请他人代办, 务必告知代办人声明已预借票据, 避免票据的重复开具 5. 不对各类学生办理预借票据业务 31
第五十二条还款规定 1. 现金借款应于一个月内办理报销还款手续 ; 同城转账借款应于借出日 15 天内办理报销还款手续 ; 异地汇款借款应于两个月内办理报销还款手续 逾期未还的将在学校办公自动化系统上公布名单, 逾期过长的, 财务处将停止借款人所在单位的所有报销业务 2. 预借票据的, 应于一个月内将款项汇至学校账号 若年底仍未到款, 次年年初将停止借票人所在单位的所有报销业务 第九章附则第五十三条财务处对于报销时发现的假发票, 一律不予报销并登记备案 对于性质严重的, 将提交人事处或纪委监察处按照相关规定进行处理 报销后由内 外部审计检查出假发票的, 相关责任由项目负责人自行承担 第五十四条本办法由财务处负责解释 第五十五条本办法自公布之日起实行, 原 北京交通大学财务报销管理办法 ( 财通 2007 3 号 ) 及相关修订版办法同时废止 附件 :1. 北京交通大学原始单据粘贴单 2. 北京交通大学差旅费单据专用粘贴单 32 3. 北京交通大学差旅费补助报销单
4. 北京交通大学业务接待清单 5. 北京交通大学市内汽车汽油费 ( 电费 ) 报销行车记录单 6. 北京交通大学预存通讯费报销申请单 7. 北京交通大学易耗品入库单 8. 北京交通大学科研项目专家咨询费发放表 9. 北京交通大学经费转账单 33
北京交通大学学校办公室主动公开 2018 年 5 月 18 日印发 34