文件及记录控制程序

文件及记录控制程序 QM-B03 2010 年 6 月 28 日发布 2010 年 6 月 28 日实施 吉林省林业勘察设计研究院 - 45 -

目 次 1 目的和范围 2 职责 3 文件控制 3.1 文件控制要求 3.2 文件分类及形式 3.3 文件的批准和发布 3.4 文件更改 3.5 文件的评审与更新 4 记录控制 4.1 记录的标识 4.2 记录的保存 4.3 记录的检索 4.4 记录的保管 4.5 记录的保存期限和处置 4.6 记录的审批和归档 5 相关文件和记录 5.1 相关文件 5.2 记录 - 46 -

1 目的和范围 为使文件的批准 发布 使用 更改和保管, 质量记录的标识 贮存 保护 检索 保存期限和处置等过程得到有效控制, 特制定本程序 本程序的适用范围包括 : 质量管理体系文件 技术文件 与勘察设计有关的外来文件及计算机应用软件 勘察设计及质量管理活动形成质量记录等 2 职责 1) 技术质量部负责本程序的归口管理, 监督检查其执行情况, 负责质量管理体系文件 标准图书类文件的归口管理 ; 2) 院办公室负责我院收文和发文的归口管理, 并负责对档案室的管理 ; 3) 档案室负责与勘察设计有关的外来文件资料 技术类文件 勘察设计成品文件及相关质量记录的归口管理 ; 4) 网络中心负责计算机应用软件的归口管理 ; 5) 各经营单位 职能部门按本程序的相关规定, 负责职权范围内相关文件的批准 发放 使用 标识和保管 ; 建立记录并按有关要求进行管理 3 文件控制 3.1 文件控制要求 1) 在使用处可获得适用文件的有效版本 ; 2) 文件应保持清晰, 字迹可辨 易于识别, 应进行编号以利于快速查找 ; 3) 凡属院重大科技成果或有密级标识的各种技术文件, 未经有关职能部门负责人批准, 严禁借阅 摘录和复制 ; 4) 已超过保存期限或已作废的文件, 由归口管理部门负责提出销毁申请, 经主管院领导批准后方可销毁 ; 5) 若因故需保留作废文件时, 应对其进行标识, 由归口管理部门负责加盖 仅供参考 章, 并与有效版本文件隔离存放, 以防误用 ; 6) 记录是一种特殊类型的文件, 应确保清晰 易于识别和检索 3.2 文件分类及形式 3.2.1 文件分类 1) 质量管理体系文件 : 包括质量方针 质量目标 质量手册 程序文件 - 47 -

作业文件 记录等 ; 2) 技术文件 : 上级或行业主管部门下发的技术文件 经职能部门来往的技术文件 协议文件和技术资料, 顾客 ( 或供方 ) 提供的图样 基础资料等 ; 3) 技术标准类文件 : 与勘察设计有关的标准 规程 规范 标准图 通用图 定额 技术手册 行业管理规定 法律法规 上级公文 函件等 ; 4) 计算机应用软件 : 引进或开发的计算机软件 说明书 指南等 ; 5) 公文 : 国家各级行政机关 行业主管部门或协会等制发的公文 3.2.2 文件的形式文件形式包括纸张 电子文档或其它任何可被有效记录并保存的媒体 3.3 文件的批准和发布 3.3.1 质量管理体系文件 1) 院质量方针 质量目标 质量手册由技术质量部组织编写, 管理者代表审核 院长批准后发布 ; 经营单位及职能部门的质量目标由其负责人制定 管理者代表批准 ; 2) 程序文件由技术质量部组织相关职能部门编写, 管理者代表审核, 院长批准发布 ; 3) 作业文件及相关的记录表格等由相关职能部门编写, 技术质量部审核, 管理者代表批准发布 ; 4) 其他院级管理文件由相关职能部门编制, 主管副院长批准后发布 经营单位内部使用的文件由经营单位编制 负责人批准和发布, 报归口管理部门备案 ; 5) 质量管理体系文件由技术质量部负责发放, 填写 质量管理体系文件发放记录, 并适时发布 质量管理体系文件有效版本目录 3.3.2 技术文件 1) 上级或行业主管部门下发的技术文件如管理规定 条例等文件, 由总工程师批示, 技术质量部转发或结合我院情况进行转化后发布 ; 2) 经院办公室来往的技术文件根据 公文处理办法 相关规定进行控制 3.3.3 外来文件 1) 技术标准类文件经技术质量部备案后方可发布 2) 顾客 ( 或分包方 ) 提供的图样 基础资料 顾客信函等由项目负责人按相关 - 48 -

控制程序要求组织验证, 经主任工程师批准后在项目中应用 3.3.4 文件管理要求 3.3.4.1 技术质量部 1) 确定国家 地方及行业的法律 法规 规范 标准等技术标准类文件的需求种类 数量及发放范围, 并负责订购 分发和登记 ; 2) 鉴定外来的有关技术质量规章制度的适用性, 必要时转化后发布 ; 3) 对上述技术标准类文件及有关管理制度进行动态管理, 每年发布一次 技术标准及定额有效版本目录 标准图 通用图有效版本目录 ; 4) 负责与勘察设计有关的计算机应用软件鉴定 引进和试用, 每年发布一次 计算机软件有效版本目录 3.3.4.2 档案室 : 负责除质量管理体系文件之外所有勘察设计相关文件的归档管理, 包括整理 编目 建档 保存 借阅等 3.3.4.3 网络中心 : 负责计算机软件的日常管理, 检查其有效性并保存记录 3.3.4.4 职能部门 : 负责本部门职能范围内相关文件的归口管理, 包括制定 发放 整理 编目 归档 保存 借阅等 3.3.4.5 经营单位 1) 提出技术标准类文件的需求种类及数量, 报技术质量部审批后统一订购 ; 2) 自行购买的技术标准类文件及时报技术质量部备案 ; 3) 对勘察设计中使用的计算机软件进行日常管理, 必要时向技术质量部提出购买申请, 并配合开展软件试用 评价 鉴定工作 ; 4) 根据有关管理规定的要求对勘察设计过程中的文件进行管理 ; 5) 编制本单位内部管理制度并报相关职能部门备案 3.4 文件修改各有关部门 ( 单位 ) 应根据需要对相关文件进行评审, 以确定文件是否需要修改 如文件发生修改, 则需要再次批准和发布 3.4.1 文件的修改一般由原编制人负责, 并按原审批流程重新审批 若指定其他部门审批时, 该部门应获得授权并得到修改文件所需的有关背景资料 文件修改后, 所有相关文件和资料均应进行修改和保存, 由修改部门负责将修改结果通知有关部门, 并按相关规定要求进行标识以便识别, 防止误用 - 49 -

3.4.2 质量管理体系文件修改及修改状态标识 1) 质量管理体系文件需要修改时, 技术质量部应将修改计划报送管理者代表审查, 获得批准后, 将需要修改的内容以 质量管理体系文件发放记录 或 文件修改 换版 作废通知单 的形式发给文件持有人 ; 2) 文件持有人根据通知单要求逐条修改并填写 文件修改控制记录 及修改页上的修改码, 各部门 ( 经营单位 ) 负责人负责验证本部门文件的修改实施情况, 并签署 文件修改记录 ; 技术质量部负责对上述过程进行日常检查 ; 3) 发放新版本文件时, 旧版本文件要及时回收销毁 ; 4) 文件持有者应保证文件安全, 不得外传 翻录 复印, 如调离工作应将文件交回原单位, 并到技术质量部办理注销手续 4 记录控制 对记录的控制包括标识 贮存 保护 检索 保存期限和处置等环节 4.1 记录的标识记录的标识原则如下 : 1) 勘察设计过程中形成记录 ( 如附录 A) 的标识原则为 : 在 编号 后按 设计编号 - 流水号 予以标识 ; 2) 质量管理体系运行过程中形成记录 ( 如附录 B) 的标识原则为 : 在 编号 后按 年号 - 类别代号 - 流水号 予以标识, 其中类别代号由各部门参照 设计编号 专业代字管理规定 自行制定 ; 3) 归档后的记录由档案室进行整理 上述记录的标识由填写人按相关规定编写 4.2 记录的保存 1) 勘察设计过程中形成的记录在归档前由项目负责人保管, 项目完成后随成品文件一并归档, 档案室对归档后的记录进行整理 保存 ; 2) 质量管理体系运行过程中形成的记录, 在统一保管前由负责此项工作的人员保持, 工作完成后由本部门负责人指定专人统一管理 ; 3) 记录的存放场所应确保防止记录发生损坏 丢失 失效和变质 4.3 记录的检索记录应由负责保存的部门进行编目 管理, 以便查阅和检索 - 50 -

4.4 记录的查阅 1) 查阅勘察设计过程中形成的记录时, 需经总工程师或经营单位总工批准同意, 如涉及密级资料时还应按 科学技术档案管理办法 的有关规定执行 ; 2) 查阅质量管理体系运行过程中形成的记录时, 需经保存该记录的部门负责人批准同意后方可查阅 ; 3) 查阅记录时, 应爱护记录, 不得对其进行修改 ; 4) 记录的查阅原则上仅限于院内与该记录有关的人员, 但当合同有规定或确有必要时, 可按规定批准程序在商定的期限内提供给院外人员查阅 4.5 记录的保存期限和处置 4.5.1 记录的保存期限 1) 勘察设计过程中形成记录的保存期限, 按 科学技术档案管理办法 及有关法定标准的规定执行, 如无明确规定则与成品文件保存期限一致 ; 2) 其他所有记录的保存期限均为 5 年 4.5.2 质量记录的处置 1) 对己超过保存期的勘察设计过程中形成的记录, 由档案室 ( 及院办公室 ) 提出申请, 管理者代表批准 ; 2) 对己超过保存期的质量管理体系运行过程中形成的记录, 由负责保存该部分记录的人员提出申请, 本部门负责人批准 4.6 记录的审批和归档记录的编制 审批 传递 修改和归档按相关文件规定执行, 内容应完整准确, 字迹应清晰, 不得随意涂改, 如需进行修改必须在修改处由修改人签字 5 相关文件和记录 5.1 相关文件 1) 公文处理办法 ; 2) 技术文件编写规定 ; 3) 质量管理体系文件管理规定 ; 4) 技术标准及定额有效版本目录 ; 5) 设计编号 专业代字管理规定 ; 6) 科学技术档案管理办法 ; - 51 -

7) 标准图 通用图有效版本目录 ; 8) 计算机软件有效版本目录 5.2 记录 1) 质量管理体系文件发放记录 (QM-B03-D01); 2) 文件修改 换版 作废通知单 (QM-B03-D02); 3) 文件修改记录 (QM-B03-D03); 4) 外部技术资料验证记录 (QM-B03-D04) 附加说明 : 编制 : 李晟审核 : 宫向东批准 : 董秀凯 - 52 -

附图 : 文件控制流程图 文件控制流程责任部门 ( 人 ) 文件或记录 外来文件识别 职能部门 外来文件 文件编制 职能部门 文件初稿 文件审批 主管领导 文件存档 文件发放 更 改 职能部门 文件及文件发放记录 否执行文件 有关部门及经营单位 是否更改 是 职能部门 文件修改记录 否 检查文件落实情况 职能部门 - 53 -

附录 A 产品实现过程主要记录 表 A 过程名称 质量记录名称 质量记录类别号 合同评审过程 1) 合同 ( 应急项目启动 ) 评审记录 QM-B05-D01 2) 口头洽谈或电话记录 QM-B05-D02 1) 项目 ( 专业 ) 设计计划 2) 设计输入评审记录 3) 设计评审记录 4) 专业校审记录 QM-B06-D01 QM-B06-D02 QM-B06-D03 QM-B06-D04 工程设计过程 5) 文件交付 ( 确认 ) 记录 QM-B06-D05 6) 勘察设计变更通知单 QM-B06-D06 7) 零星项目设计计划 8) 专业互提资料提供联系单 QM-B06-D07 QM-B06-D08 9) 项目工序流程卡 10) 成品文件归档记录 工程勘察过程 1) 勘察纲要 2) 外部技术资料验证记录 3) 中间检查及外业资料验收记录 4) 土工试验记录 5) 专业校审记录 6) 文件交付 ( 确认 ) 记录 7) 勘察设计变更通知单 8) 勘察设计项目工序流程卡 9) 成品文件归档记录 QM-B07-D01 QM-B03-D04 QM-B07-D02 QM-B07-D03 QM-B06-D04 QM-B06-D05 QM-B06-D06 1) 工程开工 / 复工报审表 2) 施工组织设计 ( 方案 ) 报审表 3) 分包单位资格报审表 4) 报验申请表 施工监理过程 5) 监理工程师通知回复单 6) 工程材料 / 构配件 / 设备报审表 7) 工程竣工报验单 8) 监理工程师通知单 9) 工程暂停令 10) 旁站监理卡 1) 项目外委申请表 分包 ( 采购 ) 过程 2) 供方情况及评定表 3) 采购文件评审表 后期服务过程 现场工作记录 QM-B08-D01 顾客财产控制过程 1) 顾客财产登记表 2) 外部技术资料验证记录 QM-B03-D04 不合格品控制过程 不合格品控制记录 QM-B09-D01-54 -

附录 B 质量管理体系运行过程主要记录 表 B 过程名称质量记录名称质量记录类别号 管理评审过程 文件及记录控制过程 1) 管理评审会议签到记录 2) 管理评审会议记录 3) 管理评审报告 4) 管理评审改进措施跟踪记录 1) 质量管理体系文件发放记录 2) 文件修改 换版 作废通知单 3) 文件修改记录 4) 外部技术资料验证记录 QM-B01-D01 QM-B01-D02 QM-B01-D03 QM-B01-D04 QM-B03-D01 QM-B03-D02 QM-B03-D03 QM-B03-D04 内部审核过程 1) 内审记录 2) 不合格项报告 QM-B10-D01 QM-B10-D02 数据分析过程 1) 勘察设计成品质量等级及综合评定统计表 3) 勘察设计成品质量等级汇总表 3) 勘察设计变更汇总表 4) 产品质量顾客评价表 5) 现场服务质量顾客评价表 6) 供方产品质量等级汇总表 QM-B11-D01 QM-B11-D02 QM-B11-D03 QM-B11-D04 QM-B11-D05 QM-B11-D06 纠正和预防措施控制过程 1) 质量信息卡 2) 纠正和预防措施记录 QM-B18-D01 QM-B18-D02-55 -