門禁考勤系統 操作手冊 南針科技有限公司
目錄 目錄... I 一 系統登入... 1 二 EGS 管理頁面... 2 三 參數管理... 3 3-1 基本參數設定... 3 3-2 勞健保自付額... 6 3-3 請假類別管理... 7 3-4 休假日管理... 8 四 系統管理... 9 4-1 系統參數設定... 9 4-2 人員角色管理... 15 4-3 角色授權管理... 16 五 人事管理... 17 5-1 上班班別管理... 17 5-2 人事資料管理... 18 5-3 人員排班管理... 20 5-4 請假資料管理... 22 5-5 人事薪資計算... 27 5-6 出勤資料輸入... 30 六 門禁管理... 32 6-1 門禁資料管理... 32 6-2 門禁監視... 37 七 報表管理... 41 7-1 每日出勤狀況總覽... 41 7-2 每月出勤狀況總覽... 43 7-3 薪資明細總表... 44 7-4 人事薪資報表... 46 7-5 個人出勤報表... 47 八 關於... 48 九 匯入檔案說明... 49 9.1 參數管理... 49 9.2 人事管理... 50 9.3 門禁管理... 51 I
一 系統登入 請輸入使用者帳號及密碼, 輸入完成後按下登入鍵 系統預設帳號為 admin, 密碼亦為 admin( 請注意大小寫 ) 登入頁面 1
二 EGS 管理頁面 系統登入後, 可開啟 EGS 管理頁面, 上方功能欄可選擇管理項目 EGS 管理畫面 功能欄說明 : 1. 關閉系統 : 可關閉門禁管理軟體 2. 重新登入 : 回到登入頁面重新登入系統 3. 參數管理 : 可設定基本參數 勞健保自付額 請假類別管理 休假日管理 4. 系統管理 : 管理系統參數 人員角色 角色授權 5. 人事管理 : 人事資料管理 請假資料管理 人事薪資計算 6. 門禁管理 : 門禁資料管理 門禁監視 7. 報表管理 : 輸出出勤狀況以及薪資報表 8. 關於 : 公司的聯絡方式 2
三 參數管理 可設定未來管理時, 所需要用到的參數名稱和性質 參數管理介面 3-1 基本參數設定 可設定參數 : 人員學歷 人員職稱 人員部門 人員性別 人員血型 可由下拉式選單選擇設定的參數內容 : 如人員學歷, 內有預設 13 種學歷內容, 可新增 \ 修改 \ 刪除學歷項目 選擇設定項目 3
下排按鈕設定 1. 新增 點擊 [ 新增 ] 產生一列空白的資料表,, 在右側設定值 新增設定 子代碼名稱 : 名稱設定 ( 必填 ) 啟用狀態 : 是否使用這項代碼 子代碼描述 : 描述此代碼的內容 2. 刪除 點選欲刪除的子代碼, 按 [ 刪除 ] 刪除確認 4
3. 匯入 點擊 [ 匯入 ] 後出現匯入視窗 選取匯入資料後, 點擊 [ 開啟舊檔 ] 匯入資料畫面 5
4. 儲存 注 : 做任何動作或修改, 沒儲存視同不更改 請更改後務必儲存 將欲更改的值更改完, 點擊 [ 儲存 ] 儲存完成 5. 離開點擊 [ 離開 ] 可關閉參數管理頁面 為了便利使用, 系統設定每介面的下排按鈕使用方式相似 有不同將會在該章節中講解 3-2 勞健保自付額 可設定每月勞健保資料 下拉式選單中選取修改的保險項目 ( 勞保 健保 ) 年 月份, 系統直接進入修改畫面 投保金額欄未必填 勞健保介面 下排按鈕使用方式請參考 :3-1 基本參數設定 如要修改勞健保扣減項的名稱, 請參考 :(4-1 系統參數設定 ) 注 : 做任何動作或修改, 沒儲存視同不更改 請更改後務必儲存 6
3-3 請假類別管理 可設定請假類別名稱及相關資料, 系統預設為勞基法規定之請假類別資料 請假類別管理介面 類別代碼 : 可依需要自行修改, 系統將依照 0-9,A-Z 的順序排列, 最多可容許 2 位數 ( 必填 ) 類別名稱 : 可在此輸入需修改的類別名稱 ( 必填 ) 最小請假單位 : 可在此輸入最小的請假單位, 如輸入 1 則為半小時, 2 則為一小時, 依此類推 輸入 0 則代表無限制 扣薪率 : 說明此類假期的扣薪比率, 以一日之全薪為基準 (1.00), 如病假扣半, 扣薪率則為 0.50 每月允許天數 : 每月此假期允許之天數 每年給假天數 : 每年此假期允許之天數 啟用狀態 : 若勾選, 則代表啟用此假期之設定 備註 : 可輸入相關文字資料 下排按鈕使用方式請參考 :3-1 基本參數設定 注 : 做任何動作或修改, 沒儲存視同不更改 請更改後務必儲存 注 : 紅色字體為必須輸入資料, 否則將無法儲存資料, 如下圖 : 7
3-4 休假日管理 可設定每年的休假日類別名稱及資料, 系統預設為人事行政局規定之休假日類別資料 休假日管理介面 假日名稱 : 可在此輸入欲設定的休假日名稱 ( 必填 ) 假日日期 : 可在此輸入欲設定的休假日日期 ( 必填 ) 啟用狀態 : 若勾選, 則代表啟用此休假日之設定 備註 : 可輸入相關文字資料 下排按鈕使用方式請參考 :3-1 基本參數設定 注 : 做任何動作或修改, 沒儲存視同不更改 請更改後務必儲存 8
四 系統管理 4-1 系統參數設定 系統管理介面 設定勞健保扣減項名稱 公司名稱以及薪資的每月設定的天數 1. 勞保扣減項 此處可更改扣減項名稱, 將會對應到參數管理 >> 勞健保管理的設定值 系統參數設定將名稱改為 [ 範例扣款 ] 儲存後, 勞健保管理將會看到 [ 範例扣款 ] 的項目 9
2. 登入圖示設定 更改登入時的圖片樣式 在圖示畫面點左鍵, 將會顯示出上傳畫面 上傳介面 10
開啟舊檔後看到更新的圖檔, 點擊 [ 儲存 ] 登入畫面將會變更成你所選取的圖示 3. 公司名稱 在系統管理 >> 系統參數管理 >> 公司名稱填寫公司名稱, 視窗上方將顯示名稱 公司名稱出現在上方 11
4. 計算薪資時所使用的每月天數設定每個月以幾天為一個月 假使設定 30 每個月都以三十天為主 設定 0 將以系統時間來調整每個月的天數 注 : 做任何動作或修改, 沒儲存視同不更改 請更改後務必儲存 5. 刷卡記錄備份與還原 備份 按備份 12
選擇備份檔案或輸入要備份檔的名稱 備份完成 13
還原 按還原 瀏覽資料檔 14
選取檔案後即開始進入還原動作 4-2 人員角色管理 可新增使用者角色名單 人員角色管理介面 角色編號 : 為系統自行設定 角色名稱 : 可輸入所需的角色名稱 ( 必填 ) 啟用狀態 : 啟用狀態若勾選擇為啟用 備註 : 可輸入角色相關說明 下排按鈕使用方式請參考 :3-1 基本參數設定 注 : 做任何動作或修改, 沒儲存視同不更改 請更改後務必儲存 15
4-3 角色授權管理 設定各使用者的使用權限 角色授權管理介面 角色名稱下拉式選單可選擇所要設定授權的角色 ( 創新角色請參考 :4-2) 使用者選擇 選擇角色系統自動帶入授權資料, 使用者勾選欲開放的權限 角色授權設定 角色的運用請參考 5-2.1 人事資料管理 - 人事資料管理 注 : 每個使用者設定, 更換角色前, 沒儲存視同不更改 請設定後務必儲存 16
五 人事管理 點擊 [ 人事管理 ] 時會有選單, 可依不同管理需求進入不同的選單管理 人事管理選單 5-1 上班班別管理 設定使用者人員的班別名稱 班別代碼及時間配置 上班班別管理介面 有紅色字的欄位必填下排按鈕使用方式請參考 :3-1 基本參數設定 注 : 做任何動作或修改, 沒儲存視同不更改 請更改後務必儲存 17
5-2 人事資料管理 設定使用者的基本資料和公司資料 人事資料處理介面 5-2. 1 個人基本資料 點選左邊使用者, 設定該使用者的基本資料 性別 血型 學歷 : 請在 3-1 基本參數設定中新增項目 性別 血型 學歷選單 使用者帳號密碼 : 設定被選取使用者的登入系統帳號密碼 使用者角色 : 請在 4-2 人員角色管理中新增項目 使用者角色選單 有紅色字的欄位必填下排按鈕使用方式請參考 :3-1 基本參數設定 注 : 做任何動作或修改, 沒儲存視同不更改 請更改後務必儲存 18
5-2. 2 公司相關資料 設定左邊選取該使用者的公司資料 公司相關資料介面 部門 職位 : 請在 3-1 基本參數設定中新增項目 預設上班班別 : 請在 5-1 上班班別管理中新增項目 (5-3 班別若未設定將以此預設班別為優先 ) 勞保 健保金額 : 請在 3-2 勞健保自付額中新增項目 到職 離職日期 : 點開即可出現日曆表選擇 第一 第二加班費 : 加班時間以勞基法為準 健保投保眷屬人數 : 可選擇 0 到 3 人 有紅色字的欄位必填 注 : 做任何動作或修改, 沒儲存視同不更改 請更改後務必儲存 19
5-3 人員排班管理 設定整個月份的排班狀況 人員排班管理介面 年度 月份 : 選擇欲安排的年月排班表 部門 : 選擇欲排班的使用者部門 使用者姓名 : 選擇欲排班的使用者名稱 (5-2.1 必須勾選 [ 在職中 ]) 20
選擇日期確定後點擊 [ 新增 ], 將列出該年 月的日期規劃表 人員排班規劃表 假使選擇部門, 而使用者姓名為空值, 此安排排班表將載入該部門所有使用者班表 設定完請按 [ 儲存 ], 否則切換到其他使用者的排班時, 之前不會記錄所更改排班 沒有設定排班將於 5-2.2 公司相關資料的預排班表 21
5-4 請假資料管理 將員工請假類型以及請假時間記錄整理 請假資料管理介面 在左側人員清單選取修改請假資料的使用者 (5-2.1 必須勾選 [ 在職中 ]) 選取後點擊 [ 新增 ] 或是點選修改請假內容, 將會顯示出請假資料輸入區, 如下圖 : 請假資料輸入區 請假類型 : 選擇請假類型 ( 類型請在 3-3 請假類別管理中新增 ) 起始時間 : 設定請假開始的時間點 結束時間 : 設定請假結束的時間點 如還有要新增的項目點擊 [ 新增 ], 輸入的資料將會自動輸入系統, 接著輸入新項目沒有要新增的項目, 請點擊 [ 儲存 ], 輸入的資料將會自動輸入系統 按鈕使用範例如下圖 : 22
5-4.1 新增步驟 1. 點擊新增 2. 出現調整視窗 1. 點擊新增 2. 加入項目後按新增 1. 點擊新增將輸入值匯入 2. 下一筆輸入資料值 23
3. 調整完最後一筆資料 1. 調整最後一筆資料 2. 調整確定後按儲存 4. 儲存後的資料 1. 最後一筆資料 2. 確認後就可離開 或調整其他使用者 24
5-4.2 修改步驟 1. 點擊欲修改資料 1. 點選修欲修改資料 2. 將顯示修改的調 整欄 2. 調整後點擊 [ 儲存 ] 2. 修改後資料 1. 調整後點儲存 25
5-4.3 刪除 1. 點擊欲刪除資料 1. 點選欲刪除資料 2. 點擊 [ 刪除 ] 2. 刪除完成 刪除確定後 點擊 [ 儲存 ] 26
5-5 人事薪資計算 在職使用者的一個月的薪資計算功能, 可分電腦自動計算及使用者自行輸入計算 人事薪資計算介面 選取以時薪計算項目表格將顯示時薪字算表格 選取時數介面 27
選取該使用者姓名, 將會將該使用者的預設薪資資訊自動帶入薪資資訊內, 如下圖 : ( 全薪 勞健保自付款 全勤補助 津貼 ) 選擇使用者姓名將自動帶入基本薪資資料 28
5-5. 1 電腦自動計算 選擇使用者, 按 [ 計算 ] 自動列出一個月的薪資資訊 人員薪資的設定參考位置 : 薪水 全薪時薪 5-2. 2 人事資料管理 - 公司相關資料 補時數 曠職扣款 :3-3 請假類別管理 ( 調整曠職的扣薪率 ) 助及扣款 遲到 早退扣款加班費全勤補助曠職扣款 津貼 勞健保 勞健保自付款勞保退休金就業保險金 3-2 設定投保金額的設定 5-2. 2 人事資料管理 - 公司相關資料選擇勞健保金額 勞健保扣減項勞健保 - 公司負擔 請假 假期扣款 3-3 請假類別管理 ( 增加請假類別和請假項目設定 ) 5-4 請假資料管理 ( 使用者的請假日期 ) 非自動產生 其他扣款其他扣款所得稅舊制退休金年終伙食費 自行輸入 29
5-5. 2 手動計算 可直接在薪資資訊表格調整薪資的計算, 實領金額會立即變更金額 可直接填入薪資資訊 設定完後按 [ 儲存 ], 所選取年月份薪資資訊將會依調整而變動 5-6 出勤資料輸入 可手動輸入使用者的出勤資料 出勤資料輸入介面 設定使用者出勤資料完畢, 請按 [ 儲存 ], 系統將會紀錄使用者的出勤狀況 30
[ 匯入中繼檔 ] 將門禁系統所收取的資料中繼檔匯入出勤系統中 匯入出勤中繼檔介面 選取所要匯入的中繼檔位置 若輸入出勤資料有需做修改, 請按 [ 修改手動輸入資料 ], 如下圖 : 手動輸入出勤資料修改介面 點選左側欲修改紀錄, 右側即可修改資料內容, 修改後請按 [ 儲存 ] 31
六 門禁管理 按下 [ 門禁管理 ] 時會有選單, 可依不同管理需求進入不同的選單管理 門禁管理選項 6-1 門禁資料管理 設定門禁監視系統內部設定 門禁資料管理介面 32
6-1.1 門禁設備管理 : 設定與門禁設備連結與設定 門禁設備管理 設備編號 : 設定門禁設備的編號 設備名稱 : 設定門禁設備的名稱 IP 位址 : 門禁設備的 IP 位址 每秒傳輸位元 同位檢查 資料位元 停止位元 連線逾時時間的設定屬於內定參數, 無須更改按鈕 設備初始化 : 將設備中的資料設定清空 清除設備上使用者資料 : 清除已輸入門禁設備的使用者資料 清除設備上刷卡紀錄 : 清除已輸入門禁設備的刷卡紀錄 設定設備的顯示名稱 : 可設定設備上的顯示名稱 新增 : 按 新增 鍵, 新增所要加入的門禁機, 設備編號 設備名稱及 IP 位址這三個欄位是依定必須要填入資料的 刪除 : 選取你所要刪除的門禁機, 在按下刪除鍵 儲存 : 不管你是做新增或刪除的動作, 之後一定要按儲存, 這樣才會有更新的動作, 如果沒有按, 等下次回來, 資料還是會跟之前的一樣 離開 : 按下離開鍵, 則是會回到剛開始進來軟體時的介面 33
6-1.2 門禁卡片管理 提供門禁卡片的新增 修改 刪除與授權功能 門禁卡片管理介面 新增門禁卡片 按 [ 讀取新增卡號 ] 跳出讀取卡號視窗, 點選 [ 開始 ] 鍵, 將所要新增的卡片拿去讀卡機那邊 作感應的動作, 感應出的卡號就會出現在視窗內 ( 如右下圖 ) 新增卡片 34
新增完卡片按 [ 確定 ], 將回到門禁卡片管理可看到剛新增卡號, 然後可以做剩下的卡片 設定動作 ( 使用者姓名可在 3-2.1 新增 ) 卡片設定介面 另外一種新增法 : 如果已知道卡號, 可以直接按畫面最下方的新增鍵, 然後把卡號填入, 以及其它的設定, 最後在按上儲存, 即可新增卡片 在新增讀取卡號時, 卡號如果不足八碼, 請勿自動將它補為八碼 在新增和設定卡片後, 須藉由授權才可在設備上使用, 在左側點選所要授權的卡號, 點選 [ 新增使用者授權 ], 選擇卡片授權的設備, 即可授權完成 新增使用者授權, 適用於單筆資料 35
選擇機器 如果有大量授權多筆使用者卡片, 請點選 [ 新增所有授權 ], 將需授權者打勾 可複選多筆需授權的使用者卡片 刪除授權 刪除授權即可將此卡號登入的授權取消 36
6-1.3 門禁時間校正 將門禁設備時間校正成和電腦系統同步 門禁時間修正介面 目前時間 : 電腦目前所屬時間點 門禁設備列表 : 可選擇該設備校正時間 6-2 門禁監視開始監控門禁系統的模式 37
門禁監控介面 6-2.1 門禁即時監控 收取門禁設備中的資料 即時監控介面 設定要監控的門禁設備 : 選擇監控的門禁設備 開始 : 開始即時收取監控門禁設備的資料 收取資料 : 將門禁設備裡存的資料全部收取出來 ( 非即時 ) 離開 : 離開監視系統 38
6-2.2 門禁設備監控 選擇監控模式 設備監控介面 開門監視 : 監視門是否為開啟 防盜監視 : 開啟監控設備的防盜系統 39
6-2.3 門禁資料查詢 查詢門禁設備所收取的資料 門禁資料查詢介面 卡號 : 你所欲查詢的卡號名稱 設備 : 選擇從何設備收取的資料 姓名 : 所設定的卡號對應的使用者姓名 (6-1.2 門禁卡片管理 ) 取得所有資料 : 查看全部資料 選取好欲查詢資料後點擊 [ 查詢 ], 即可查詢該資料 ( 如上圖 : 查詢卡號結果 ) 40
七 報表管理 可將時間內使用者的以報表表單顯示出來 報表管理選單 7-1 每日出勤狀況總覽 輸出使用者的刷卡紀錄和出勤狀況 每日出勤狀況總攬介面 起始 終止時間 : 可查看那段時間的出勤 使用者姓名 : 選取欲查詢的使用者 [ 查詢 ]: 開始查詢所選擇使用者設定日期的出勤狀況 [ 匯出 ]: 匯出刷卡記錄 [ 匯出所有人的刷卡紀錄 ]: 匯出所有使用者刷卡紀錄 [ 匯出正航格式出勤紀錄 ]: 匯出符合正航薪資軟體格式 41
[ 查詢 ] 設定後點擊 [ 查詢 ] [ 匯出 ] 設定後點擊 [ 匯出 ] 查詢結果 可將使用者的刷卡紀錄輸出 42
7-2 每月出勤狀況總覽 輸出使用者每月的出勤狀況 每月出勤總覽介面 年 月 : 欲查詢該月出勤時間 使用者姓名 : 欲查詢的使用者姓名 設定後點擊 [ 查詢 ] 查詢結果 43
7-3 薪資明細總表 所有使用者的薪資總表 年 月 : 欲查詢的年月 設定完畢點擊 [ 查詢 ] 薪資明細總表介面 查詢結果 資料需經由 5-5 人事薪資計算調整薪資後 [ 儲存 ] 才會有 44
報表上排工具列 工具列 由左向右 1. 匯出報表 : 匯出報表到電腦上 2. 列印報表 : 列印出報表 3. 重整報表 : 重新整理報表 4. 第一張報表 : 觀看第一張報表 5. 上一張報表 : 觀看前一張報表 6. 下一張報表 : 觀看下一張報表 7. 最後一張報表 : 觀看最後一張報表 8. 縮放大小 : 縮放報表大小 報表顯示如同預覽列印 45
7-4 人事薪資報表 選擇使用者薪資 人事薪資報表介面 起始 終止年月 : 輸出選取時間範圍內的薪資報表 部門 : 選取所要查詢部門 設定完畢點擊 [ 查詢 ] 輸出結果 需經由 5-5 人事薪資計算調整薪資後 [ 儲存 ] 才會有資料 上排公司名稱請在 4-1 系統參數設定更改報表上排工具列 : 請參考 7-3 薪資明細總表 46
7-5 個人出勤報表 選擇查看使用者出勤資料 個人出勤報表介面 年 月 : 輸出時間內的出勤報表 使用者姓名 : 輸出選取使用者的出勤報表 報表格式 : 選擇直式 橫式輸出 直式 : 直列 ( 無顯示刷卡機名稱 ) 橫式 : 橫列 ( 顯示刷卡機名稱 ) 設定完畢點擊 [ 查詢 ] ( 直式 ) 輸出結果 47
設定完畢點擊 [ 查詢 ] ( 橫式 ) 上班刷卡機名稱 下班刷卡機名稱 時數 : 請假時數 輸出結果 報表上排工具列 : 請參考 7-3 薪資明細總表 八 關於 點擊關於後, 可開啟 [ 關於 ] 小視窗 [ 關於 ] 視窗 視窗中包含公司訊息, 若您有任何軟體 / 硬體上的疑慮, 都可直接依上面的資料洽詢, 或按下 網址與郵件連結均可 48
九 匯入檔案說明 當匯入動作開始即無法取消 可以拒 EGS 裡面的匯入檔案範本格式輸入 9.1 參數管理 基本參數 在基本參數理包含 : 人員學歷 人員職稱 人員部門 人員血型 人員性別 在這些匯入檔理, 必須輸入的欄位有 代碼名稱 勞健保管理 在勞健保管理包含 : 勞保與健保兩個部分 在這些匯入檔理, 必須輸入的欄位有 年度 月份 投保金額 請假類別管理 在請假類別管理的匯入檔理, 必須輸入的欄位有 類別代碼 " 類別名稱 休假日管理 在休假日管理的匯入檔理, 必須輸入的欄位有 " 假日日期 " " 假日名稱 " 日期的格式要求 :yyyy/mm/dd EX:2011 / 01 / 01 49
9.2 人事管理 上班班別管理 在上班班別管理的匯入檔理, 必須輸入的欄位有 " 班別名稱 " " 工作日 " " 上班時間 " " 下班時間 " " 應工作時數 " " 工作時間寬容值 " 應工作時數與工作時間寬容值可 以輸入 0, 而上下班時間格式 : HH:mm, 採用二十四小時制 人事資料管理 在人事資料管理的匯入檔理, 必須輸入的欄位有 " 員工編號 " " 員工姓名 " " 員工全薪 " " 勞保金額 " " 健保金額 " " 到職日期 " 員工全薪與勞保 見保金額 可以輸入 0 日期的格式要求 :yyyy/mm/dd EX:2011 / 01 / 01 人員排班管理 在人員排班管理的匯入檔理, 必須輸入的欄位有 排班日期 員工編號 上班班別 ( 班別編號 ) 請假資料管理 在請假資料管理的匯入檔理, 必須輸入的欄位有 員工編號 請假起始時間 請假結束時間 " 假別 50
出勤資料輸入 在出勤資料輸入的匯入檔理, 必須輸入的欄位有 " 員工編號 " 最早上班時間 " 最晚下班時間 " 預設抓第一台的門禁設備 9.3 門禁管理 門禁資料管理 ---- 門禁卡片管理 在門禁卡片管理的匯入檔理, 必須輸入的欄位有 " 卡號 " " 員工編號 " 而開始日期如 果沒有輸入則以當天日期為開始 ; 結束日期如果為輸入則以當天日期再加三年 51