中南民族大学

中南民族大学 财务服务指南 财务处 2014.3.24 印制

目录 财务处内部结构及职能 1 报销流程 ( 简图 ) 2 一 报销的审签 3 ( 一 ) 总体要求 3 ( 二 ) 审批权限说明 4 ( 三 ) 预留印鉴管理 8 ( 四 ) 报销单据分类及使用说明 8 二 有关报销事项 16 ( 一 ) 国家最新规定 : 差旅费 会议费及培训费 16 ( 二 ) 物质采购报销相关规定 20 ( 三 ) 科研经费特别报销规定 21 ( 四 ) 学术考察 参加校外会议及培训费用报销 22 ( 五 ) 研究生培养经费报销 22 ( 六 ) 其他报销注意事项 23 三 借款管理 25 ( 一 ) 借款注意事项 25 ( 二 ) 借款单填写 27

四 资金结算 28 ( 一 ) 资金结算方式 28 ( 二 ) 银行支票使用范围及要求 28 ( 三 ) 现金结算使用范围及要求 29 ( 四 ) 公务卡相关政策 29 五 合规票据及粘贴 31 ( 一 ) 报销人员的职责 31 ( 二 ) 合格的票据 31 ( 三 ) 票据粘贴 39 六 网络发票 ( 收据 ) 44 ( 一 ) 发票类型及税率 44 ( 二 ) 预开票据程序 44 ( 三 ) 票据遗失处理 45 七 其他事项 46 ( 一 ) 助学金 劳务费网上申报 46 ( 二 ) 更改 I C 卡查询密码 47 ( 三 ) 办理工程及批量设备采购支付所需资料 47 ( 四 ) 财务处日常报销时间安排 48 ( 五 ) 财务处网站 48

财务处内部结构及职能 科室职能办公电话门牌号 处长办公室 67842256 308 副处长办公室 67843826 309 副处长办公室 67842140 310 综合科 ( 工资公积金 ) 工资 公积金等管理 67843823 311 综合科 ( 档案室 ) 会计档案装订及管理 67843206 303-304 微机管理办公室财务管理科学费管理科会计核算科科研经费管理科后勤财务科 数据库及财务网站建设 维护 财务预决算 项目管理等 学费 住宿费 短期培训费等收取与管理 各类经费借款 报账业务及资金结算管理 科研经费预决算编制指导 科研经费使用管理 科研经费项目库维护等 后勤财务日常收支 预决算及账户管理 1 306 67842216 313 67844438 314-315 67843548 316-318 67843681 后勤保障处办公楼 ( 南 67843207 湖园二层小白楼 ) 67843682 206-207

报销流程 ( 简图 ) 2. 填写并计算报销单 3. 签字审批 1. 粘贴原始票据 4. 资产登记 ( 如需 ) 5. 会计审核单据 7. 出纳付款 6. 会计编制凭证 2

一 报销的审签 ( 一 ) 总体要求 1. 文件依据 : 中南民族大学经费支出审批暂行办法 ( 民大发 [2014]7 号 ) (2014 年 4 月 1 日执行 ) 2. 单笔 1000 元及以上票据, 部门 ( 项目 ) 财务一支笔 需逐笔签字, 其中日常运行经费一次性报销超过 5 万元 ( 含 ) 的还须在报销汇总单上进行相应审批 3. 原始票据 ( 含借款单 ) 需经手人, 验收人 ( 证明人 ), 部门 ( 项目 ) 财务一支笔 3 人联签, 其中部门 ( 项目 ) 财务一支笔 签字时, 需同时签写支出项目编号 内容及签字日期 4. 如果业务经办人与部门 ( 项目 ) 财务一支笔 为同一人 : (1) 科研经费 : 需所在学院加盖公章或学院相关负责人联签审批 ; (2) 其他经费 : 需部门其他正职领导或分管校领导审批 3

( 二 ) 审批权限说明 1. 预算内事业经费 ( 不含科研经费 ) 审批权限一览表 样表 分类 教学 教辅单位及职能部门运行经费 中南民族大学预算内事业经费 ( 不含科研经费 ) 审批权限一览表 支付项目 日常运行费 ( 含基建管理费 ) 教辅及职能部门归口管理运行经费 经费使用部门归口管理部门分管财务处总会财务一分管副院财务一分管副院校领校长负责人计师单笔经济业务金额支笔长 / 副处长支笔长 / 副处长导 资金支付特别审核 / 审批联签审批联签审批审批 备注 (0,1 万元 ) 1 3 万元 单笔经单笔经济 [1 万元,2 万元 ) 济业务金额 <50 万业务支出 元, 财务处负责人 2 万元 [2 万元,+ ) 或一次签署意见, 报总会 ( 含 ) 以上性支出 5 万元 ( 含 ) 计师审签 ; 或一次性以上支出 5 万 (0,2 万元 ) 2 50 万元 单笔元 ( 含 ) 以 经济业务金额, 财上需经党 [2 万元,+ ) 或一次务处负责人及总政联席会 / 性支出 5 万元 ( 含 ) 会计师签署意见处务会决以上后, 报校长审签 定 4

分类 教学 教辅单位及职能部门运行经费 分类 预算下达额度内事业经费 注意事项 : 中南民族大学预算内事业经费 ( 不含科研经费 ) 审批权限一览表 支付项目 日常运行费 ( 含基建管理费 ) 教辅及职能部门归口管理运行经费 经费使用部门归口管理部门分管财务处总会财务一分管副院财务一分管副院校领校长负责人计师单笔经济业务金额支笔长 / 副处长支笔长 / 副处长导 备注 资金支付特别审核 / 审批联签审批联签审批 1 由归口部门管理的 没有分解审批到各个部门 (0,1 万元 () 学院 ) 的经费 ; 1 3 万元 单笔经单笔经济 2 本科质量工程, 部分学科建设 [1 万元,2 万元 ) 济业务金额 <50 万业务支出费等经费已经分解到各个项目, 支元, 财务处负责人 2 万元 [2 出时仍需要归口管理部门审批 万元,+ ) 或一次签署意见, 报总会 ( 含 ) 以上性支出 5 万元 ( 含 ) 计师审签 ; 或一次性以上支出 5 万 (0,2 万元 ) 2 50 万元 单笔元 ( 含 ) 以经济业务金额, 财上需经党 [2 万元,+ ) 或一次务处负责人及总政联席会 / 性支出 5 万元 ( 含 ) 会计师签署意见处务会决以上后, 报校长审签 定 2. 图书馆 国资处 设备处 网络中心 后保处及 基建处等部门集中设备 ( 图书 ) 采购及大型基建 ( 修缮工 程 ) 审批权限一览表 中南民族大学预算内事业经费 ( 不含科研经费 ) 审批权限一览表 支付项目 设备 ( 图书 ) 购置专项经费 学校基建 ( 修缮 ) 工程经费 ( 不含基建管理费 ) 单笔经济业务金额 归口管理部门 财务一支笔 分管副院长 / 副处长 分管校领导 财务处负责人 总会计师 校长 审批联签审批资金支付特别审核 / 审批 (0,5 万元 ) 1 3 万元 单笔经济业务金额 <50 万元, 财务处负责人签署意见, 报总会计师审 [5 万元,+ ) 签 ; (0,5 万元 ) [5 万元,+ ) 2 50 万元 单笔经济业务金额, 财务处负责人及总会计师签署意见后, 报校长审签 5

分类 科研经费 分类 后勤部门经费 支付项目 校学术团队 重点科研机构 中央高校业务费 校配套科研经费 校科研基金 纵向科研经费 横向科研经费 支付项目 服务性单位支出 经营性单位支出 3. 科研经费审批权限一览表 中南民族大学科研经费审批权限一览表 单笔经济业务金额 项目负责人 (0,5 千元 ) 科研管理部门负责人 [5 千元,1 万元 ) 分管校领导 财务处负责人 总会计师 校长 审批审批审批资金支付特别审核 / 审批 [1 万元,+ ) (0,1 万元 ) [1 万元,2 万元 ) [2 万元,+ ) 4. 后勤经费审批权限一览表 中南民族大学后勤经费审批权限一览表 单笔经济业务金额 中心主任 分管处领导 财务一支笔 备注 下列科研项目支出不限金额均需项目负责 1 3 万元 单笔经济业人所在部门负务金额 <50 万元, 财务处责人审批 : 负责人签署意见, 报总会 (1) 科研人员计师审签 ; 连续出差外地一个月以上差 2 50 万元 单笔经济业旅费 ; 务金额, 财务处负责人及 (2) 实验室维总会计师签署意见后, 报修费 ; 校长审签 (3) 学生劳务费以及外聘人员工资 分管校领导 财务处负责人 总会计师 校长 审核审核审批审批资金支付特别审核 / 审批 (0,2 万元 ) [2 万元,+ ) 或一次性支出 5 万元 ( 含 ) 以上 3 万元 单笔经济业 50 万元 务金额 <50 万元, 财单笔经济务处负责人签署意业务, 财务见, 报总会计师审签处负责人 (0,10 万元 ) 5 万元 单笔经济业及总会计务 <50 万元, 财务处师签署意 [10 万元,+ ) 负责人签署意见, 报见后, 报校总会计师审签 长审签 6

5. 备注说明 : (1) 上述审批表格仅适用于预算下达额度内事业经费 ; (2) 预留备用款和预算调整的审批在 中南民族大学经费支出审批暂行办法 ( 民大发 [2014]7 号 ) 中另行规定 ; (3) 中南民族大学经费支出审批暂行办法 ( 民大发 [2014]7 号 ) 于 2014 年 4 月 1 日起执行, 与学校原相关规定不一致之处, 以本办法为准 7

( 三 ) 预留印鉴管理 1. 根据支出审批办法, 签字样式实行备案制 各学院或职能部门应将本单位经费支出审批人 ( 包括科研项目负责人 ) 的签字样式汇总后, 同时上交纸质版和电子版报财务处备案 2. 审批人一经确定, 不得随意变更 ; 若人员有变更, 应及时书面通知财务处 3. 财务处将相关图片文件录入财务系统, 报账时输入项目编号后进行比对 ( 四 ) 报销单据分类及使用说明目前学校报销单据分为 单笔经济业务票据汇总审批单 报销单据汇总单 和 差旅费报销单 三大类 1. 单笔经济业务票据汇总审批单 (1) 单笔经济业务包含 : 1 单张票据 2 多张联号的票据 3 同一日期 在同一单位开具的票据 (2) 填制原因 : 单笔经济业务应一次报销, 不可人为拆分 (3) 适用范围 : 在报销多张联号票据或同一日期 在同一单位开具的票据时, 须填写 单笔经济业务票据汇总审批单, 按汇总后金额履行相应的审批手续后, 作为报销的必要附件 8

样表 正面信息 : 单笔经济业务票据汇总审批单 发票开具单位 : 日期 : 年月日报销项目编号 : 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 合计 发票号码 发票对应金额 报销部门 : 经办人 : 证明人 : 发票联号原因 ( 对单位或项目负责人审批 : 应项前打钩 ) 对方单位无法开具大额发票 同期到该单位多次办理业务 分管副职 ( 或所在学院 ) 联签意见 : 财务处意见 : 管理职能部门审批 : 总会计师审批 : 其他原因 :( 请分管校领导审批 : 校长审批 : 另附说明 ) 注 : 签审说明见背面 背面信息 : (1) 该审批单仅针对在同一单位办理单笔经济业务 开具多张发票的汇总报销, 且报销经办人 验收人须逐张 逐笔签字 ; (2)5000 元及以上的单张发票, 需验收人验明发票 真伪, 并在对应发票后备注 发票已验真 ; (3) 经济业务审批签字流程见财务处网站 各类经费 审批权限一览表 ; (4) 发票合计金额超过 1000 元 ( 含 ) 须到财务处办 理转账 ( 电汇 ) 手续, 不可先行垫支 9

填写注意事项 : 正确填写申开支的项目编号正确填写发票开单笔经济业务票据汇总审批单报日期具单位名称发票开具单位 : 日期 : 年月日报销项目编号 : 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 合计一栏填写一发票号码张发票号码发票对应金额 报销部门 : 经办人 : 证明人 : 发票联号原因 ( 正对确填写部门单位或项目负责人审批经办人 :, 证明人必须签字 应项前打钩 )( 学院 ) 全称财务处意见 : 对方单位无法分管副职 ( 或所在学院 ) 开具大额发票联签意见 : 同期到该单位多次办理业务 管理职能部门审批说明发票联号的原因 : 其他原因 :( 请分管校领导审批 : 另附说明 ) 关于签审的说明在单据后页注 : 签审说明见背面 2. 报销单据汇总单的有关说明 总会计师审批 : 校长审批 : 报销单据汇总单分为 日常运行经费报销单据汇总 单 和 科研经费报销单据汇总单 两种 根据报销经费性 质不同, 在以下两种情形选择使用 : 一是报销事项超过 2 项 ( 含 ), 且票据多于 5 张 ( 含 ) 的须填写报销单据汇总单 ; 二是日常运行经费一次性报销超过 5 万元 ( 含 ) 的须 填写报销单据汇总单 一张审批单可以汇总八张发票 10

3. 日常运行经费报销单据汇总单 正面信息 : 样表 中南民族大学日常运行经费报销单据汇总单 报销部门 : 年月日 报销事由报销人审批意见备注 内容票据金额张数 办公用品 实验材料 邮电费 复 ( 打 ) 印及印刷 零星维修费 接待费 ( 须先校办登记 ) 劳务费 合计 开支项目编码 经费使用部门 ( 项目 ) 财务一支笔 审批 经费使用部门分管副职联签 管理职能部门联签审批 分管校领导审批 有借款 ( 请打勾 ) 注 : 签审说明见背面经办人 : 证明人 : 背面信息 : 1. 本部门运行经费单笔经济业务支出 1 万元 ( 含 ) 以上的, 需学院分管副院长或分管副处长联签 2. 归口管理运行经费由经费使用单位和管理职能部门 财务一支笔 联签审批 3. 单笔经济业务支出 2 万元 ( 含 ) 以上或一次性支出 5 万元 ( 含 ) 以上的, 另需经院党政联席会或部门处务会决定, 报分管校领导审批 (1) 单张票据超过 1000 元 ( 含 ) 的需逐笔审批或填 制 单笔经济业务票据汇总审批单 ( 仅适用于在同一单位 办理单笔经济业务开具多张发票的情况 ) 审批 ; (2) 需财务处负责人 总会计师 校长审批的, 分 别在对应的发票背面或 单笔经济业务票据汇总审批单 上签字 ; 11

(3) 汇总单金额如有修改须在修改处加盖所在部门 ( 学院 ) 公章, 否则视为无效 ( 因会计审核, 减去不可报销票据金额的除外 ) 填写注意事项 : 正确填写部门 ( 学院 ) 按照备注中的要求 进行审批 报销部门 : 年 月 日 中南民族大学日常运行经费报销单据汇总单 报销事由说明报销事由报销人审批意见备注 内容票据金额张数 办公用品如有修改必实验材料须在修改处加盖所在部邮电费门 ( 学院 ) 公复章 ( 打或 ) 者印重新填写 及印刷 零星维修费 接待费 ( 须先校办登记 ) 劳务费 合计 请先到校办登记 关于签审的说明在单据后页 开支项目编码 正确填写开支项目名称或编码 经费使用部门 ( 项目 ) 财务一支笔 审批 经费使用部门分管副职联签适用于一次性支出 5 万元 ( 含 ) 以上 管理职能部门联签审批 分管校领导审批 有借款 ( 请打勾 ) 注 : 签审说明见背面经办人 : 证明人 : 经办人, 证明人必须签字 请注意看备注 1. 本部门运行经费单笔经济业务支出 1 万元 ( 含 ) 以上的, 需学院分管副院长或分管副处长联签 2. 归口管理运行经费由经费使用单位和管理职能部门 财务一支笔 联签审批 3. 单笔经济业务支出 2 万元 ( 含 ) 以上或一次性支出 5 有借款需要做标万元 ( 含 ) 以上的, 另需经识, 请打勾 院党政联席会或部门处务会决定, 报分管校领导审批 12

4. 科研经费报销单据汇总单 样表正面信息 : 中南民族大学科研经费报销单据汇总单 报销部门 : 年月日 报销事由报销人签字 审批备注 内容票据金额张数开支项目编码 办公用品 实验材料 邮电费 复 ( 打 ) 印及印刷 版面费 设备费 维修费 接待费 ( 须先校办登记 ) 经办人 证明人 项目负责人 所在学院审批 1. 下列科研项目支出不限金额均需项目负责人所在学院或部门负责人审批 : (1) 科研人员连续出差外地一个月以上差旅费 ;(2) 实验室维修费 ;(3) 学生劳务费以及外聘人员工资 2. 如果项目负责人与经办人为同一人的, 另需所在学院加盖公章或所在学院或部门相关负责人联签审批 3. 证明人 应为课题组成员 合计 注 : 签审说明见背面 有借款 ( 请打勾 ) 背面信息 : (1) 单张票据超过 1000 元 ( 含 ) 的需逐笔审批或填制 单笔经济业务票据汇总审批单 ( 仅适用于在同一单位办理单笔经济业务开具多张发票的情况 ) 审批 ; (2) 需科研部门负责人 财务处负责人 总会计师 分管校领导 校长审批的, 分别在对应的发票背面或 单笔经济业务票据汇总审批单 上签字 ; (3) 汇总单金额如有修改须在修改处加盖所在部门或学院公章, 否则视为无效 ( 因会计审核, 减去不可报销票据金额的除外 ) 13

填写注意事项 : 中南民族大学科研经费报销单据汇总单按照备注中的要 正确填写部门 ( 学院 ) 求进行审批请注意看备注报销部门 : 年月日 报销事由报销人签字 审批备注 内容票据金额张数开支项目编码 办公用品 实验材料说明报销事由邮电费 复 ( 打 ) 印及印刷 版面费 设备费 维修费 接待费 ( 须先校办登记 ) 经办人 正确填写开支项目编码证明人 请先到校办登记, 其中配套经费 中央科研业务费 院科研经费不能开支接待费 项目负责人 所在学院审批 1. 下列科研项目支出不限金额均需项目负责人所在学院或部门负责人审批 : (1) 科研人员连续出差外地一个月以上差旅费 ;(2) 实验室维修费 ;(3) 学生劳务费以及外聘人员工资 2. 如果项目负责人与经办人为同一人的, 另需所在学院加盖公章或所在学院或部门相关负有借款需要做标责人联签审批 识, 请打勾 3. 证明人 应为课题组成员 合计 注 : 签审说明见背面 关于签审的说明在单据后页 有借款 ( 请打勾 ) 5. 差旅费报销单 样表 14

例如 : 财务处张三于 2014 年 1 月 16 日坐火车去北京培训,1 月 17 日到达北京,1 月 19 日坐飞机回武汉, 当天到达武汉, 共出差 4 天, 其中发生住宿费 900 元 培训费 1200 元 差旅费报销单填写如下 : 正确填写所在部门 ( 学院 ) 全称 正确填写申报日期 填写出差天数 填写出差事由 如有借款, 请说明 正确填写出差日期 地点 交通工具以及金额, 并计算汇总数 须部门 ( 学院 ) 财务一支笔 审批 财务一支笔 审批时须注明项目编号 此处可以不填, 计算补助后由财务处工作人员填写 经办人, 证明人须签字 15

二 有关报销事项 ( 一 ) 国家最新规定 : 差旅费 会议费及培训费 1. 国家最新规定 差旅费 (1) 文件依据 1 中央和国家机关差旅费管理办法 ( 财行 [2013]531 号 ); 2 关于转发 < 中央和国家机关差旅费管理办法 > ( 民委财字 [2014]11 号 ); 3 中央和国家机关差旅住宿费和伙食补助费标准表 ( 教财司便函 [2014]12 号 ); 4 文件网络地址 : 财务处网站 规章制度 国家财经法规 (2) 差旅费 : 指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的各项费用 (3) 开支范围 : 城市间交通费 住宿费 伙食补助费和市内交通费 (4) 交通工具的选择 : 根据上述三个文件要求, 出差人员在不影响公务 确保安全的前提下, 应当选乘经济便捷的交通工具 出差人员若选择乘坐飞机经济舱, 需事 16

先获经费负责人同意, 报销时, 经费负责人签字, 不再履行其他审批程序 (5) 教职工外出参加会议, 若报销差旅费补助, 须附会议单位的会议通知, 分情况报销 : 1 会议通知中明确写明由会议单位统一安排食宿 交通并承担费用的, 会议期间的住宿费 伙食补助和交通费不再报销, 在途期间的伙食补助和交通费按照差旅费规定报销 ; 2 会议通知明确写明食宿及交通自理的, 可按出差的自然 ( 日历 ) 天数报销伙食补助和交通费 ; 3 会议通知上未明确说明食宿或交通自理的, 须取得会议单位开具的食宿或交通自理说明, 方可申请补助 (6) 寒暑假期间长期调研, 差旅费补助标准另行规定 17

18

2. 国家最新规定 会议费 (1) 文件依据 : 中央和国家机关会议费管理办法 ( 财行 [2013]286 号 ); (2) 会议费 : 由我校各部门组织的会议所产生的各项费用 ; (3) 开支范围 : 会议住宿费 伙食费 会议室租金 交通费 文件印刷费 医药费等 交通费指用于会议代表接送站, 以及会议统一组织的代表考察 调研等发生的交通支出 (4) 根据上述文件要求, 报销会议费所需材料 : 1 提供会议审批文件 会议通知 实际参会人员签到表 以及会议服务单位提供并盖章的费用原始明细单据等凭证 ; 2 对未列入年度会议计划以及超预算的会议费须经有关领导审批 3. 国家最新规定 培训费 (1) 文件依据 : 1 中央和国家机关培训费管理办法 ( 财行 [2013]523 号 ); 2 关于转发 < 中央和国家机关培训费管理办法 > ( 民委财字 [2014]10 号 ) 19

(2) 培训费 : 由我校各部门组织的培训所产生的各项费用 (3) 开支范围 : 会议住宿费 伙食费 培训场地费 讲课费 培训资料费 交通费 其他费用等 交通费指用于接送站, 以及统一组织的与培训有关的考察等发生的支出 (4) 禁止开支内容 : 旅游 宴请 公务接待 会议费 高消费娱乐健身活动 购置电脑 复印机 打印机 传真机等固定资产以及与培训无关的其他费用 (5) 根据上述两个文件要求, 报销培训费所需材料 : 提供培训通知 实际参加人员签到表 讲课费签收单以及培训机构出具并盖章的费用原始明细单据等凭证 ( 二 ) 物资采购报销相关规定 1. 实验及教学材料 低值易耗品采购报销须具有购买单位 ( 项目 ) 采购人和领用人签字的验收单 2. 低值耐用品 ( 单价在 500 元以上 1000 元以下且耐用期在一年以上能独立使用的物品 ; 专用设备单价在 1500 元以下因受固定资产价格标准限值未列入固定资产的仪器设备等物品 ;500 元以下民用性较强的物品如电风扇 取暖器等 ) 采购报销须具有国资处资产管理科办理的验收入库手续 20

3. 固定资产 ( 学校持有的使用期限超过 1 年 ( 不含 1 年 ) 单位价值在规定标准以上, 并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产 ) 采购报销须具有国资处资产管理科办理固定资产验收入库手续 购买固定资产中属于政府采购目录中的货物 ( 目录见中央政府采购网站 ), 须按政府采购程序执行, 报销时须提供政府采购合同或验收单 4. 签订经济合同 协议的物资采购和工程项目等经济事项, 须在报销时 ( 如为借款事项须在借款时 ) 提供合同或协议 ( 原则需提供原件 ) 作为报销附件, 财务处按合同 协议约定的支付方式支付相关款项 ( 三 ) 科研经费特别报销规定 1. 科研经费中开支的人员经费 ( 专家咨询费 学生劳务费以及外聘人员劳务费等 ) 的发放规定 (1) 文件依据 : 教育部 财政部 关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见 ( 教财 [2012]7 号 ); (2) 科研经费中发给个人的劳务性支出, 一律通过个人银行卡发放, 以零现金方式支付 ; (3) 操作流程在 七 其他事项 中加以说明 2. 转拨科研协作费的办理 (1) 转拨科研协作费, 是指外单位协作承担部分研 21

究试验工作的费用, 应按照资助部门批复的预算 科研合同及合作方签订的协议执行 ; (2) 申请转拨科研协作费须提供科研项目批复预算书 项目合同和其他必要的资料, 财务处依据科研管理部门的审核意见办理相关转拨手续 ( 四 ) 学术考察 参加校外会议及培训费用报销 1. 外出学术考察 调研的项目或拟参加的学术会议, 应与本人所承担的教学 管理和科研任务有较密切关系 报销时应在发票背面注明考察事由 2. 如参加会议组织的旅游, 费用自理 3. 如会议举办方委托旅行社或其他文化中介机构等第三方组织会议, 由第三方出具发票的, 须出具会议举办方盖章确认的委托函 4. 如连续外出学术考察及调研超过一个月 ( 含 ) 以上的, 须出具考察说明及提纲, 由所在部门 ( 学院 ) 加盖公章, 并由所在部门 ( 学院 ) 财务一支笔 签字后, 作为报销附件 ( 五 ) 研究生培养经费报销 1. 须由经手人和导师签字 ; 2. 报销时间 : 每年 6 月 12 月左右统一报销 ; 3. 可开支范围 : 毕业答辩相关开支 实验材料费 22

实验保健费 论文版面费 图书购置费 学术活动费 调研差旅费等 ( 六 ) 其他报销注意事项 1. 版面费 :( 首次支出时 ) 须附用稿通知或已发表文章的杂志封面 目录及文章首页复印件, 且支付单位须与用稿通知或已发表文章的单位一致 2. 因工作需要所耗用的零星汽油 通行费 ( 过路过桥费 ): (1) 应写明办事事由 路程起始点, 经部门 ( 项目 ) 财务一支笔 审批后可从相关经费中报销 ; (2) 从科研经费中列支的汽油费 通行费须与科研经费预算保持一致 ; (3) 国家基金 ( 国家社科 国家自科 ) 配套科研经费以及中央专项业务费原则上不予报销汽油费及通行费 3. 市内交通费 : 单次报销超过 1000 元 ( 含 ) 的, 须附事由 地点 人数等明细说明 4. 报账人员须为本校教职工, 如老师委托学生办理相关业务, 学生须持本人有效证件 ( 身份证 学生证等 ), 并务必对学生进行相关培训, 以保证顺利办理报账等业务 不接受外单位人员直接报账 5. 财务报销应遵循一事一报原则, 同一经济事项应 23

一次报销, 如从不同经费中开支应写明经费来源及报销金额 6. 劳务费 评审费申领不得一个人代签 7. 部门 ( 学院 ) 行政经费应严格按照预算用途使用, 不得列支招待费 教职工劳务费 长期临时工工资等 24

三 借款管理 ( 一 ) 借款注意事项 1. 借款管理基本原则 : 借款管理应坚持预算控制原则, 不支付无预算和超预算借款 ; 遵循公款公用原则, 借款只能用于因公差旅费 住院费和与教学 科研 行政等开支有关的事项, 严禁挪作他用 ; 执行即清即结原则, 严格按一事一借, 不能一借多用 长期挂账 2. 借款审批手续 : 借款人员为学校教职工或学生 ( 需指导老师签字 ), 办理借款须由经办人按规定填写 中南民族大学借款单, 并按 中南民族大学经费支出审批暂行办法 ( 民大发 [2014]7 号 ) 规定办理签批手续 借款冲账时, 其原始单据仍须按正常的审批程序报账签字 3. 借款结算方式 : 按资金结算规定需办理转账或电汇结算事项的, 须以相应方式借支 同一张借款单中既有转账又有现金的须严格分开, 否则不能冲账 4. 借款结算期限 : 依据 高等学校财务制度 ( 财教 [2012]488 号 ) 规定及 中南民族大学关于报销的补充规 25

定 ( 民大财 [2004]1 号 ) 要求, 借款在三个月内须冲账 ( 含借款当月 ), 其中住院未结账的请办理阶段性冲账手续 5. 未偿还借款的上限 : 为及时清理借款, 除校级归口管理项目外, 部门单项项目经费 科研项目等从即日起未冲销借款上限为 3 笔 ( 滚动计算 ) 6. 其他 : 借款单一式两联, 办理借款业务时记账联作为凭证附件, 冲账联留财务处, 待冲账时连同报销的票据一起审核报账 26

借款单位 借款事由 借款数 款项接受单位 部门 ( 项目 ) 负责人审批 校长审批 借款单位 借款事由 借款数 ( 二 ) 借款单填写 样表中南民族大学借款单 借款日期 : 年月日 借款人 现金 大写 转账 / 电汇 填写注意事项 : 大写 开支项目名称及编码 审批意见 资金归口管理部门审批 总会计师审批 工号 / 学号 中南民族大学借款单 借款日期 : 年月日 借款人 现金 大写 转账 / 电汇 款项接受单如果借款金额大于位 1000 元 ( 含 ), 且需要对公转账, 应在 转账 / 电汇 中填列, 并写明部门款项接受单位 ( 项目 ) 负责人审批 校长审批 正确填写部门 ( 学院 ) 全称 须如实填写借款事项 大写 开支项目名称及编码 工号 / 学号 若借款金额被涂改, 请重新填写借款单 审批意见 资金归口管理部门审批 总会计师审批 还款计划 分管校领导审批 财务处意见 借款人须为本校教职工, 若为学生, 须留指导老师姓名 还款计划 分管校领导审批 NO: 证明人 凭单信息 NO: 年月日前冲销借款 证明人 须注明开支凭单信息项目编号 教职工工号及学生学号 年月日前冲销借款 借款期限为 3 个月 ( 含当月 ), 寒暑假顺延 财务处 2014 年 4 月 1 日以后, 意见按新审批办法执行 第一联 : 冲账联 第二联 : 记账联 第一联 : 冲账联 第二联 : 记账联 27

四 资金结算 ( 一 ) 资金结算方式 1. 资金结算分为转账支票 电汇 现金支票 现金及公务卡支付等方式 (1) 根据国务院 中国人民银行制定的 现金管理暂行条例 ( 中华人民共和国国务院令第 12 号 ) 和 现金管理条例实施细则 (1988 年 9 月 12 日中国人民银行发布 ), 单笔 ( 包括连号发票 发票虽不连号但为同单位一次支付等 ) 超过 1000 元 ( 含 ) 的对公经济业务, 须用转账支票或电汇方式结算 转账支票或电汇收款单位的详细名称须与取得的发票上加盖的发票专用章名称一致 另通过银行电汇方式结算的, 经办人须提供收款单位的开户行 账号 户名 ( 户名须与发票专用章上的单位名称一致 ) (2) 对公转账包括转账支票和电汇 转账支票适用于武汉市内同城转账, 电汇适用于武汉市外异地转账 ( 二 ) 银行支票使用范围及要求 1. 银行支票的有效期限为 10 个自然日, 从支票开具日期算起 若到期日为节假日, 顺延至节假日后的第一个工作日 28

2. 银行支票付款注意事项 : (1) 银行支票须加盖财务专用章 人名章后, 方可使用 (2) 银行支票应妥善保管, 避免折叠 (3) 若出现支票作废的, 须由学校有关部门经办人员到财务处办理更换手续, 不接受支票收款方人员办理相关业务 (4) 若出现支票丢失的, 须由学校有关部门经办人员到财务处办理挂失手续, 凡因支票丢失造成的经济损失, 丢失责任人承担损失责任 (5) 各部门当事人办理银行付款手续时, 须保证银行账号 开户行 单位名称准确无误, 因提供有误造成的经济损失由当事人负责 ( 三 ) 现金结算使用范围及要求 1. 使用现金结算的, 属于公务卡结算范围的, 原则上需用公务卡结算 2. 非公务卡结算的现金结算事项, 单笔报销 5000 元以下采用现金结算,5000 元及以上采用现金支票结算 ( 四 ) 公务卡相关政策 1. 公务卡使用范围 : 凡 中央预算单位公务卡强制结算目录 规定的 金额在 5 万元 ( 以人民币为单位, 下 29

同 ) 以下的 原使用现金结算的公务支出项目, 原则上应按规定使用公务卡结算, 不再使用现金结算 凡按规定使用公务卡结算的公务支出项目, 财务处原则上不再办理借款业务 原使用转账方式结算的, 可继续使用转账方式 2. 中央预算单位公务卡强制结算目录 中列示的 16 项公务支出 : 办公费 印刷费 咨询费 手续费 水电费 邮电费 物业管理费 差旅费 维修 ( 护 ) 费 租赁费 会议费 培训费 公务接待费 专用材料费 公务用车运行维护费以及其他交通费用 3. 已办理公务卡的部门 ( 学院 ), 需按照规定使用公务卡, 相关政策见财务处网站, 具体网址如下 : (1) 关于转发 财政部关于实施中央预算单位公务卡强制结算目录的通知 的通知 http://www.scuec.edu.cn/s/33/t/867/dc/d2/info56530.htm (2) 中南民族大学公务卡管理暂行办法 http://www.scuec.edu.cn/s/33/t/867/a/56636/info.jspy (3) 中南民族大学公务卡基础知识问答 http://www.scuec.edu.cn/s/33/t/867/a/57645/info.jspy 30

五 合格票据及粘贴 ( 一 ) 报销人员的职责 1. 确保所提供的信息真实, 完整, 准确 ; 2. 所附附件齐全, 合规, 真实有效, 且能够说明申请付款的合理性 ; 3. 符合相关制度与政策 ; 4. 财务人员有权了解费用发生的真实情况, 报销人员应配合反馈 ; 5. 老师委托学生办理相关业务 学生须持本人有效证件 ( 身份证 学生证等 ), 并务必对学生进行相关培训 ( 二 ) 合格的票据 1. 能够用于报销的票据 (1) 发票 : 盖有国家税务局监制章的发票和盖有地方税务局监制章的发票 31

(2) 收据 : 盖有财政专用章的用于行政事业性收入 的收据 (3) 特定行业票据 : 邮政部门票据 铁路部门票据 航空部门票据 公共汽车票据 银行手续费收据 保险公司保险单等 例如航空部门票据样式之一 : 32

2. 以发票为例 (1) 财务审核的关注点 : 合法性 真实性 正确性 及时性 ; (2) 文件依据 : 二 一一年二月十四日颁布的 中华人民共和国发票管理办法实施细则 ( 国家税务总局令第 25 号 ) 1 合格的票据 合法性 1 须有税务监制章 : 2 国税发票监制章的全称为 全国统一发票监制章 (XX 省 ) 国家税务局监制 ; 3 地税发票监制章的全称为 全国统一发票监制章 (XX 省 ) 地方税务局监制 1 须加盖开票单位发票专用章 : 2 2012 年 1 月 1 日起, 发票上须加盖发票专用章, 税务统一规范椭圆型发票专用章样式 ; 3 使用圆形的发票专用章将不予报销 ; 4 文件依据 : 国家税务总局关于发票专用章样式有关问题的公告 ( 国家税务总局公告 2011 年第 7 号 ) 33

1 湖北省内发票可以拨打纳税服务热线 12366 或在国税和地税网站查询 ; 2 国税 http://swcx.hb-n-tax.gov.cn/hbgs4/ 3 地税 http://www.hb-l-tax.gov.cn/flash/mainflash.htm 4 省外发票可在发票所属省份税务局网站查询真伪 ; 5 单笔经济业务报销超过 5000 元 ( 含 ), 需报销人逐张在发票背面注明 票据已验真, 并签字确认 2 合格的票据 真实性 经济业务发生的时间 地点和填制日期必须是真实的 经济业务内容必须是真实的 实物数量 单价及金额必须是真实的 当事单位及当事人必须是真实的 34

注意事项 : 购买书籍 办公用品 日用品 食品 耗材 劳保用品以及复印 印刷 打印资料等单笔金额在 500 元及以上的, 需附明细清单并加盖开票单位公章或发票专用章, 票据金额应与明细清单金额一致 文件依据 : 国家税务总局关于转发中纪委 关于坚决制止开具虚假发票公款报销行为的通知 的通知 国税函 [2003]230 号精神 报销清单无规定格式, 但都由商家提供, 须有商家盖章 35

3 合格的票据 正确性 业务内容填写是否明确清晰 有无涂改 挖补 刮擦等痕迹, 如发现有错, 应由开票单位重开或者更正, 更正处应加盖开票单位公章 若大小写金额有误 涂改或大小写金额不符必须重新开具 1 票据付款单位须填写 中南民族大学 ; 2 不能填简称, 不能加二级单位, 例如 : 民大 中南民族大学财务处 36

1 发票须是发票联或报销联, 存根联 发货联 记账联不能作为报销单据 ; 2 除部分地区发票第一联为发票联, 其余的发票不得用圆珠笔或铅笔填写 4 合格的票据 及时性 为真实反映学校每年的财务收支状况, 对取得的发票应及时报账, 原则上票据报销期限为一年 37

3. 不能报销的发票 (1) 无真实经济业务内容的 ; (2) 外单位开具的 未套用税务机关或财政部门监制章的 ; (3) 未加盖开票单位发票专用章的 ; (4) 票据内容与开票单位经营范围不符的 ; 例如 : 副食店开具的经济业务为打印复印的发票 (5) 手工票据未复写的 ( 部分地区第一联是发票联除外 ); (6) 未成年人的火车票 飞机票 ; (7) 开票时间 金额被挖补或涂改的 ; (8) 税务机关或财政部门已宣布停止使用的 ; (9) 不真实的出租车票 ( 如连号的出租车票 同车牌号同时间段的出租车票等, 如存在定期包车等情况请注明 ); (10) 属于预付款性质的通讯费充值发票 ; (11) 其他不符合财务规定的发票 4. 票据遗失处理方式 (1) 取得的票据如遗失, 应取得原开票单位票据 存根联复印件或记账联复印件, 并加盖财务印章或发票专用章, 经负责人批准后, 代作报销凭证 ; (2) 校内在职在编教工因公出差遗失票据确实无法取得证明的, 如火车 轮船 飞机票等, 由当事人写出详细情况, 提供证明材料, 经所在单位经费负责人审批后, 代作报销凭证, 交通费按符合规定标准票价的 50% 计算报销 38

( 三 ) 票据粘贴 1. 票据分类先对票据按照内容进行分类, 如办公用品 电话费 差旅费 市内交通费等 再将同一类票据按照形状由小到大分别粘贴 2. 票据归类方法 (1) 会议费 : 我校举办会议发生的各种费用 ( 包括场租费 印刷费 资料费等 ), 可在此项归集 ; (2) 办公用品或材料费 : 1 日常办公购买复印纸 文具 电话机 移动硬盘 电脑配件 硒鼓 墨粉 墨盒 锁 文件夹 笔 电池 图书 ( 不确认为固定资产的图书 ) 资料费 宣传费 鲜花 海报 横幅 展板 彩扩费 制作费等, 可在此两项中归集 ; 2 一般为行政办公支出的, 可归集到 办公用品, 其他的可归集到 材料费 (3) 邮寄费 : 邮寄 快递费, 可在此项归集 ; (4) 版面费 : 图书出版费 版面费, 可在此项归集 ; 39

(5) 市内交通费 : 市内出租车票 过桥过路费 汽油费, 可在此项归集 ; (6) 差旅费 : 出差过程中发生的各种费用 ( 包括火车票 飞机票 长途汽车票 订票费 退票费 住宿费 会议费等 ), 可在此项归集 ; (7) 维修费 : 机器设备 ( 不包括车辆等交通工具 ) 日常的维护费 保养费 修理费, 可在此项归集 ; (8) 其他票据, 按照票据内容如实反映 3. 原始票据作为会计档案的重要组成部分, 须保管 15 年 为了使票据粘贴既美观平整, 又牢固扎实, 请使用浆糊或液体胶水, 请勿使用固体胶 透明胶 双面胶 订书机等 4. 票据粘贴方法 (1) 将分类 整理好的票据, 至上而下 由右向左, 一层层均匀贴在粘贴单上, 上下左右不得超出粘贴单, 不得遮挡票据的重要信息 ( 如日期 金额 项目 单位名称等 ), 大于粘贴单的票据可不使用粘贴单 (2) 票据须根据经费来源 票据内容分类粘贴 40

(3) 一张粘贴单票据不宜过多, 同类票据较多, 可使用多张粘贴单 (4) 每张票据直接粘贴在粘贴单上, 不能粘贴在票据上, 以免日后脱落丢失, 或覆盖票据内容 (5) 票据粘贴完毕, 经办人员须汇总票据金额, 并在粘贴单上注明票据内容 票据张数 合计金额 (6) 粘贴单的填写须使用钢笔 签字笔等填写, 不得使用铅笔 圆珠笔 红笔填写 (7) 根据粘贴单填写相关财务单据 ( 差旅费报销, 须填写 差旅费报销单 ); 其他报销票据先按类别选择汇总单填写, 再将汇总单粘贴到财务单据上 5. 票据粘贴具体步骤 (1) 请均匀将小票粘在粘贴单上, 粘贴好后可逐层翻看 ; 41

(2) 票据不多时, 可全部贴于一张粘贴单上, 否则 应按类别多张粘贴 ; (3) 最上一层贴大票 ; 左边应留出 2cm 左右的装订线, 装订线内不要粘贴任何票据 42

(4) 粘贴好后可逐层翻看 6. 让财务凭证变得美观 整齐 大方 43

六 网络发票 ( 收据 ) ( 一 ) 发票类型及税率 收入类型发票类型税率备注 对外提供服务性 资产性收入及经营性收入对外提供的租赁收入 地税营业税普通发票 地税营业税租赁发票 5.75% 13.75% 不含对外提供的租赁收入 横向科研经费 国税增值税普通发票 3% 另有规定从其规定 ( 二 ) 预开票据程序 1. 为规范票据管理, 原则上须在收到款项后开具网络发票或收据, 因特殊情况经相关部门审批, 可预开票据 2. 票据预开在财务上重要性等同于资金借出, 只能由本校在职教职工办理 3. 预开票据须到财务处网站上下载 中南民族大学发票收据申借单, 一式两份经相关职能部门审批后, 到财务处核算科办理 4. 按规定课题或项目负责人在预开网络发票时须垫支税费 税费以现金或从相关横向项目中支出 5. 经费到账后, 财务处通知科研部门立项, 项目负责人登录科研部门系统认领经费, 原发票收据申借单自动作废 44

6. 预开票据在每月 1-20 号之间办理 项目负责人须在当月 ( 实际缴税周期 ) 保证预开票据金额的款项足额汇入学校账户 7. 如特殊原因无法在规定时间到账, 须向财务处提供经过相关职能部门审批的书面说明 8. 预开票据后, 资金因特殊原因确实无法到学校账户, 须及时到财务处核算科办理票据作废 核销手续 国税增值税发票须在预开月末五个工作日前办理作废 核销手续, 否则垫支的税费无法退回 ( 三 ) 票据遗失处理遗失票据的, 借票人须写明票据遗失原因, 由经办人 单位 ( 项目 ) 负责人签字 所在部门 ( 学院 ) 盖章, 并经相关职能部门及财务处负责人审批后, 可复印财务处保存的票据记账联, 且加盖我校财务专用章或发票专用章后交对方单位 45

七 其他事项 ( 一 ) 助学金 劳务费网上申报 1. 初始登录 : 课题负责人进入财务处网站, 以工号登录 申报系统 ( 原始密码为人员工号 ), 登陆后请及时修改密码 2. 集中报账 : 科研经费中开支的劳务费 评审费 助学金采取集中报账方式, 每月 1 日 15 日办理两次 ( 节假日顺延 ) 教工在 申报系统 中按要求录入相关信息, 将下载打印 审批签字后的纸质版信息交财务处会计核算科 ( 纸质版与申报系统信息完全一致 ) 审核发放 例如 3 月 1 日 3 月 14 日之间登录财务处 申报系统 录入数据, 3 月 15 日交纸质版,3 月 16 日 31 日录入的数据,4 月 1 日交纸质版 在信息填写无误, 审批 签字手续齐全的前提下, 报账资金将于 5 个工作日到账, 节假日顺延 ( 特殊情况除外 ) 3. 疑问解决方式 : 该系统使用过程中如有疑问, 请登陆财务处主页后, 点击进入服务指南 / 申报指南, 下载 中南民族大学科研经费开支劳务费 \ 助学金 \ 评审费申报系统说明书 (PPT 演示 ) 另可拨打咨询电话:67843548 46

( 二 ) 更改 IC 卡查询密码 1. 将 IC 卡放在查询机屏幕下方黑色区域, 点击 项目查询 ( 持卡 ) ; 2. 点击 密码查询 ; 3. 弹出密码修改窗口 ; 4. 原密码不用输入 ; 5. 输入新的密码并确认 ; 6. 再次进入查询界面, 弹出窗口输入新密码即可 ( 三 ) 办理工程及批量设备采购支付所需资料 1. 招标中标通知书, 项目合同 ( 无空白项 合同要素完整 ) 监理合同; 政府采购合同及政府采购验收单 ; 财政部批复的同意采用单一来源采购方式的批复文件 财政部批复的同意进口设备的批复 2. 有关工程进度的资料 : 工程进度报审表 ( 施工单位 ) 工程进度款申请表( 施工单位 ) 工程款支付证书( 监理单位 ) 审计部门出具的相关材料; 有资质的造价审计单位的审计报告, 补充合同和工程洽商记录 3. 付款的相关凭证及验收手续 4. 项目资金拨款下达文件, 与项目实施单位签订的项目任务书或合同 5. 其他需要提供的资料 47

在申请办理工程支付及批量设备采购时原则上需提供以上材料原件 1 套, 办理工程及批量设备采购直接支付时需另行提供 PDF 格式电子版扫描件 1 套 ( 四 ) 财务处日常报销时间 1. 每周周四下午 周五下午, 每月最后一个工作日, 为内部清账和学习时间, 请错开此时间报账 2. 财务处核算业务须配合银行时间办理清账扎账手续, 报账时间为 : 上午 8:30-11:30, 下午 14:10-16:10( 秋冬 ) 上午 8:30-11:30, 下午 14:30-16:20( 春夏 ) ( 五 ) 财务处网站 1. 该财务服务指南电子版可到财务处网站 / 服务指南 / 报账指南中下载 ; 2. 财务处网站上的财务查询模块可查询部门经费 科研经费 学生学费缴纳信息等 ; 3. 欢迎广大师生员工通过财务处网站对财务工作多提宝贵意见 ; 财务处会及时反馈并就共性问题形成 问答集, 以便随时了解和查阅 本指南由财务处负责解释 不尽之处, 敬请谅解 48