学校公务费用报销讲解 财务处 王彦
中华人民共和国会计法 会计基础工作规范 中华人民共和国发票管理办法 行政事业单位内部控制规范 事业单位财务规则 事业单位会计准则 高等学校财务制度 高等学校会计制度 等 党政机关厉行节约反对浪费条例 广东省党政机关国内公务接待管理办法 省直党政机关和事业单位会议费/ 培训费管理办法 省直党政机关和事业单位差旅费管理办法 等
目录 一 报销业务办理流程 二 业务手续 三 公务费用开支相关规定四 费用开支审批权限
一 报销业务办理流程 1 经办人填单 2 粘贴原始票据及附件 3 项目负责人审核签字 4 完成相关签批手续 5 财务窗口审核 制单 6 财务复核 7 出纳付款 注 : 办理好的凭证不得带离财务 107 大厅, 如遇特殊情况无法支付, 须将凭证退回审核窗口进行冲销
二 业务手续 ( 一 ) 确定业务类别 借款 : 事项尚未发生或未取得发票, 需向学校先行借支资金 报销 : 已取得发票和相关开支凭据, 直接申领款项或冲销借款 ( 二 ) 业务办理期限 报销业务 : 票据取得后及时办理, 发票开具时间距报销时间超过一年的, 发票视为失效 借款业务 : 借款不得超过三个月, 逾期未还的不允许再行借支, 严重者将停止相关单位借款业务处理并从工资扣还
二 业务手续 ( 三 ) 相应业务单据 ( 在财务处报账大厅领取 ) 报销业务 : 1 国内差旅费: 南方医科大学出差审批表 及 南方医科大学差旅费报销表 2 其他支出 ( 包括因公出国 ): 南方医科大学经费报销单据汇总表 借款业务 : 南方医科大学借款单 ( 两联 ), 使用第一联 ( 白色 ) 作为借款凭据, 并保留好第二联 ( 黄色 ) 在办理还款时使用 各种凭证 单据 备注一律要求用蓝黑墨水的钢笔或碳素笔填写, 做到字迹工整清晰, 严禁涂改, 单上所有要素不能留空 涂改或信息不全的单据一律不予办理
二 业务手续 红线圈划部分均为必填项, 请勿遗漏! 报销事由 报销内容日常办公费邮寄费通讯费版面费印刷费交通费试剂费材料费动物费 报销金额 报销内容会议费培训费管理费协作费招待费实验室改造费设备维修费分析测试费设备购置费 报销金额 南方医科大学经费报销单据汇总表 单位名称 : 药学院填表日期 :2015 年 10 月 10 日附单据张数 :20 研究生张三 9 月赴美国纽约参加 XX 研讨会 报销内容图书资料费学术调研差旅费国际交流差旅费学术会议费国际交流会议费学生科研补助专家咨询费其他劳务费其它 报销金额 12234 2000 报销金额 ( 大写 ) 零佰零拾壹万肆仟贰佰肆拾肆元零角零分合计 ( 小写 ) :14234.00 财务审核数 开支项目代码 付款方式 ( 打 ): 1 现金 2 支票 3 电汇 4 内部转账开支项目名称 XXX 专项 经办人 : 李四联系电话 :13567890123 经费主管 / 项目负责人 :XXX 学校领导 :XXX 单位领导 :XXX 财务主管 :XXX C103XXXX 备注 :1 原始票据必须符合有关财经法规, 粘粘整齐 ;2 此表由保障人员完整 准确的填写各项内容 ;3 基建 维修 设备等大项按国家 省 学校有关规章符合同书 招标书等资料 ;4 购入固定资产先到实物管理部门办理登记手续后方可办理报销手续 ;5 按学校审批权限逐级审批
二 业务手续 报销汇总表填制说明 : 单位名称 : 经费开支所属单位, 具体到二级或三级单位, 如 XX 学院 XX 教研室 填表日期 : 须在后附发票时间之后 单据张数 : 包括后附所有附件, 如发票 合同 会议通知等 报销事由 : 写明具体费用类别及用途, 根据情况加上涉及人员 业务发生时间 对方单位名称等重点信息, 如 为 XX 研究采购 XX 试剂 XX 教授 8 月赴北京开会差旅费 等 报销内容 : 在对应的费用下方空格内填写相应金额, 请勿只勾选 金额 : 大小写均需填列到分位, 若需核减由财务人员根据实际金额填写财务审核数 付款方式 : 广深地区选择支票 异地选择电汇结算 学校各单位之间相互收费办理内部转账手续 项目代码及名称均需填列, 项目负责人可在财务处主页左侧模块查询个人经费代码名称
二 业务手续
二 业务手续 ( 四 ) 发票规范 1 真实合法 : 各单位和个人须对所提供报销票据的真实合法性负责, 并与所反映的经济事项保持一致 假发票将直接予以没收并报告主管领导 2 检查三要素 : 印章 : 须是发票联或报销联, 盖有收款单位印章 ( 财务专用章或发票专用章 ), 及税务机关监制章 抬头 : 付款单位须为南方医科大学, 根据上级审计要求, 其他字样抬头不予报销 内容 : 日期 品名 单价 数量 金额等项目填写齐全, 字迹清楚, 大小写金额一致 3 发票查验 : 建议经办人报销前对票据真伪进行网上查验, 金额两万元以上的发票可将查询界面截图作为报销附件 发票查验网站为相应省市国税或地税局网站 4 遗失处理 : 使用发票的单位和个人应妥善保管 发票丢失时, 应报告税务机关, 并登报声明作废 ; 联系发票开具方, 取得原发票的存根联或记账联复印件并加盖发票专用章, 经主管税务机关确认后, 可作为合法凭证入账
二 业务手续 ( 五 ) 单据粘贴方法 各种单据粘贴顺序为 :1 报销单汇总表 / 借款单 ; 2 发票等原始凭证 ( 可使用粘贴单 );3 其他附件等 所有单据 发票 附件请勿使用订书钉装订 将所有发票按费用分类, 以 鱼鳞式 的方法从上至下 从左至右依次横排均匀粘贴, 不得集中在中间粘贴, 不得粘贴到粘贴单外, 不得粘住金额 同一类费用 同一公司的发票应贴在一起 每张发票背面需有两个人 ( 经办及证明人 ) 签字
二 业务手续 发票粘贴范例
三 公务费用开支相关规定 ( 一 ) 汇总文件 南方医科大学公务借款管理办法 财务窗口业务办理简易指南 ( 校财字 2013 19 号 ) ( 二 ) 主要公务支出 差旅费 招待费 出国 ( 境 ) 费 版面费 设备购置支出 劳务费 会议 培训费 办公 印刷费
三 公务开支相关规定 差旅费 ( 一 ) 文件依据 南方医科大学差旅费管理办法 ( 试行 ) 南方医科大学关于调整差旅费标准及有关事项的补充通知 ( 二 ) 注意事项 范围 : 因公到广州市区以外出差 ( 不含往来顺德校区 ) 所发生的城市间交通费 住宿费 伙食补助费和市内交通费等, 但不包括因公出国 ( 境 ) 所发生的费用 流程 : 确定人员 交通工具等 填出差审批表 相应人员签批 出差 整理发票和附件 填差旅费报销表 完成审批 办理报销 城市间交通费 住宿费按级别适用相应标准, 超支自理 伙食 市内交通定额补助, 不需票据 出差审批层级 特殊情况处理 ( 无住宿发票 回家省亲 )
南方医科大学出差审批表 2015 年 10 月 10 日 出差人员 ( 共 3 人 ) 序号 姓名 单位 职务 级别 1 赵六 基础医学院 4 级 教授 2 钱一 基础医学院 8 级 讲师 3 孙二 基础医学院 研究生 4 5 出差时间 从 2015 年 10 月 20 日至 2015 年 10 月 25 日 出差事由 单位领导审批意见 校领导审批意见 参加会议 ( 需附会议通知 ) 全国 XX 学会交流 培训学习 ( 需附相关通知或文件 ) 调研 ( 注明调研对象和主要内容 ) 其他 ( 请注明 ): 出差地点由广州到北京 是 ( 科级或中级职称及以下人员需经分管校领导是否申请乘坐飞机批准 ) 否 差旅费预算金额 ( 元 ) 项目负责人意见 三 公务开支相关规定 差旅费 城市间交住宿市内交通伙食费合计通费费费 6000 5000 1500 1200 13700 同意 同意 同意 xxx xxx xxx 填制说明 : 1 出差人员: 须填列所有出差人员, 每人一行, 明确级别和职务 2 事由: 会议培训等需附相应通知, 其他需注明具体事由并附相关资料 3 预算: 根据差旅费管理办法中规定的标准及出差天数测算
南方医科大学差旅费报销表 单位 : 基础医学院 2015 年 10 月 30 日 附单据张数 :10 出差人姓名 赵六 钱一 孙二 事 职别 教授 ( 四级 ) 讲师( 八级 ) 研究生 由 三 公务开支相关规定 差旅费 参加全国 XX 学会交流 出差日期 ( 年 / 月 / 日 ) 天数起讫地点城市间交通费住宿费伙食补助费市内交通费会议培训费行李 保险费人数起止合计出发到达工具金额标准实住金额金额 = 标准 * 天数 * 人数金额金额 2015.10.20 2015.10.25 6 1 广州北京飞机 1800 650 3000 600 480 400 2015.10.20 2015.10.25 6 1 广州北京飞机 1800 500 2400 600 480 400 2015.10.20 2015.10.25 6 1 广州北京飞机 1800 250 1250 300 240 300 小计 5400 6650 1500 1200 1100 合计人民币 ( 大写 ) 壹万伍仟捌佰伍拾零元零角零分财务审核数已预借金额开支项目代码 k101xxxx ( 小写 ) 15850.00 开支项目名称 xx 国家自然科学基金 经办人 : 孙二联系电话 :13567890124 经费主管 / 项目负责人 :xxx 学校领导 :xxx 单位领导 :xxx 财务主管 :xxx 1 出差人员及事由 : 需与出差审批表保持一致 2 差旅费明细, 不同职位等级人员 ( 适用不同差旅费标准 ) 分行填列, 每项汇总小计数, 报销总额填于 合计人民币 处, 大小写均需填列 3 已预借金额 : 如出差前有借款需填列, 并将借款单第二联附上 注 : 此部分明细不同职位等级人员请分开填列
三 公务开支相关规定 招待费 ( 一 ) 文件依据 南方医科大学公务接待管理暂行办法 ( 二 ) 注意事项 流程 : 参考差旅费 履行事前审批程序 (2000 元以上需报分管校领导 ), 附公函 / 邀请函 写明接待事由 人员 陪餐人数 :3 人 ; 三分之一 用餐标准 :50 元 / 200 元
南方医科大学公务接待审批单 牵头接待部门公章 : 经办人 : 彭莹玉 2016 年 1 月 2 日 南方医科大学公务接待清单 牵头接待部门公章 : 经办人 : 彭莹玉 2016 年 1 月 10 日 接 待 对 象 姓名张三丰单位武当大学职务校长 联系人 随员 联系电话 宋远桥 俞莲舟 活动项目时间地点校内参加人员 工作餐 1 月 8 日南方大酒店张无忌 杨逍 接待住宿 1 月 8 日南方大酒店 接待对象 姓名张三丰单位武当大学职务校长 联系人 随员 联系电话 宋远桥 俞莲舟 活动项目时间地点校内参加人员费用 接送站 住宿 1 月 8 日南方大酒店 600 预算经费 ( 元 ) 1600 就餐 1 月 8 日南方大酒店张无忌 杨逍 950 审批意见 : 同意 部门负责人签字 : 张无忌 用车其他 日期 :2016.1.3 备注 : 校领导审批意见 : 费用合计 : 1550 元 校领导签字 : 日期 : 部门负责人签字 : 张无忌校领导签字 :
三 公务开支相关规定 出国 ( 境 ) 费 ( 一 ) 文件依据 省直党政机关和事业单位因公临时出国经费管理办法 南方医科大学出国 ( 境 ) 留学管理规定 ( 二 ) 注意事项 范围 : 因公出国 ( 境 ) 所发生的国际旅费 国外城市间交通费 住宿费 伙食费 公杂费 签证保险费等 流程 : 临时 : 确定人员 经费出处 准备报批材料 主管部门审批 国际交流与合作处审批 校领导 / 办公会审批 出国 回国报销 中长期 :1 人事处统一资助 : 按要求准备材料 报人事处 办公会审批 确定名单后发文 签署留学协议 申请补助款 2 其他经费渠道 : 确定经费出处 准备报批材料 主管部门审批 人事处审批 办公会审批 出国 回国报销 开支标准 : 临时 : 各国不同, 在政府文件标准内据实报销 中长期 :10 万元 / 年
载 转 播 传 外 对 禁 严 料 内部资 注 除人事处统 一资助项目外 其他出国事项均 需填报预算并经 财务处审核 保 留盖章件作为报 销依据
三 公务开支相关规定 出国 ( 境 ) 费 ( 三 ) 报销所需资料及注意事项 1 报销单 : 开支填在 国际交流差旅费 如出国前有借款, 需附借款单 注 : 学校提供资助后, 不得就同一事项从个人课题费再行报销 2 短期出国需提供附件: 呈批件 邀请函 / 会议通知 经费项目计划书 ( 需标明出国交流预算且报销金额在预算范围 ) 财务处盖章的出国预算明细表 实际费用开支明细 ( 示例见下表 ), 所有开支凭票据实报销 机票行程单 住宿 伙食等各类票据及翻译, 并附登机牌 出国期间相应外币汇率中间价 ( 人行或中国银行网站打印 ) 3 中长期出国需提供附件 : 呈批件或公派留学发文 与学校签订的留学协议 经费项目计划书 ( 需标明出国交流预算且报销金额在预算范围 ) 机票行程单, 翻译时间 出发到达地点 乘机人, 并附登机牌 租房协议 租车协议, 房租收据或转账记录, 并翻译主要内容 其余生活费按月制作明细表 ( 汇率可取平均 ), 附小票或刷卡记录
XXX 赴 XX 国家费用实际开支明细表 内容日期外币金额币种汇率折算人民币 机票 住宿费 伙食费 其他 ( 注明 ) 合计
三 公务开支相关规定 版面费 报销所需附件 : 国内版面费 : 1 发票 2 注明发表刊物 文章题目作者, 或附上文章首页国外版面费 : 1 发票(Invoice) 及主要内容翻译 2 银行汇款单或信用卡刷卡 转账记录, 圈出金额注 : 若选择通过学校对外汇款 ( 国库经费除外 ), 无需此项, 到报账大厅郭会计处办理汇款手续 3 汇款当天对应货币的汇率中间价, 并据此折算人民币报销金额 4 出版的文章首页, 翻译题目 作者 单位 付款方式 : 单笔 1000 元以上, 须通过学校财务领取支票或办理汇款, 不得自行汇款 ( 无法报销现金 )
三 公务开支相关规定 设备购置 ( 一 ) 文件依据 南方医科大学仪器设备管理规定 南方医科大学招标采购管理办法 ( 试行 ) ( 二 ) 注意事项 流程 : 用户单位报采购计划 设备处汇总审核 大型设备论证 学校办公会审批 上级单位批准 按相关规定及限额标准分别组织采购 免税 借款手续 到货安装调试 验收 开发票 设备处设备入库登记 国资处资产登记 财务处报账 采购方式 :20 万元以上项目或政府集中采购目录以内 : 政府集中采购 不足 20 万元 : 报设备处审核后校内集中采购或各单位自行采购 购置免税进口仪器设备需填写免税申请表, 经设备审批后办理相关手续 设备维修 : 从设备处维修基金支出的, 填维修申请表 ; 从自有经费支出的, 填维修登记表, 设备处备案
三 公务开支相关规定 劳务费 ( 一 ) 文件依据 南方医科大学关于规范劳务报酬的通知 ( 二 ) 注意事项 流程 : 详见人事处网站 申请发放劳务报酬流程 填写发放申请表 提供劳务证明材料及相应预算 ( 科研经费 ) 填报销单 人事处审批 财务处工薪科计算税金 财务前台报销 各类劳务开支不超过规定标准 需发放至个人银行卡 提供附件 : 人事处已签字的发放申请表, 劳务证明材料, 科研经费预算表, 身份证 护照复印件 ( 如有 ), 银行卡复印件或号码
三 公务开支相关规定 会议 培训费 ( 一 ) 文件依据 省直党政机关和事业单位会议费管理办法 省直党政机关和事业单位培训费管理办法 ( 二 ) 注意事项 会议费 : 学校举办承办的均为三类会议, 会期不超过 1 天, 人员不超过 200 人, 报到返程合计不超过 1 天 培训费 : 报到返程合计不超过 1 天, 工作人员不超过 10 人 报销附件 : 需提供批件 会议培训通知及签到表 额度标准 : 会议费 : 上限 450 元 / 人 / 天 ( 含食宿 场地 资料费等 ) 培训费 :15 天以内上限 450 元 / 人 / 天,16-30 天上限 360 元 / 人 / 天, 30 天以上不超过 315 元 / 人 / 天 ( 含食宿 场地 课酬 资料费等 ) 课酬上限 : 副高每半天 1000 元, 正高每半天 2000 元, 院士每半天 3000 元
三 公务开支相关规定 办公 印刷费 ( 一 ) 文件依据 关于校本部实施办公用品集中采购领用的通知 ( 二 ) 注意事项 总务处集中采购清单内的物品, 不得自行购置和报销 科研经费原则上不用于购置办公用品, 需有相应预算, 注明用途 发票如未开具明细, 需附清单并加盖发票专用章 项目单位数量单价金额备注 XX 调查问卷页 100 0.5 元 50 XX 宣传手册本 100 5 元 500 合计 550
四 各类费用开支审批权限 支出类型 资产类支出 主要内容经费类别金额标准 设备购置 基建修缮等 所有项目 经费 ( 项目 ) 负责人 < 1 万元 Y 审批层级 (Y 为需签字 ) 主管部门领导 财务处长 分管校领导 1-10 万元 Y Y Y 成本类支出 如学校日常运转发生的通信水电物业工资等 科研试剂材料版面费 创收单位的经营性成本 ( 材料 物资采购 合同款项等 ) 所有项目 学校主官 10 万元 Y Y Y Y Y < 5 万元 Y 5-10 万元 Y 10 万元 Y Y Y Y Y 费用类支出 非成本的业务消耗性开支 ( 如行政业务费 招待费 差旅费 会议费等管理费用 ) 科研国库专项经费 (C K 开头项目 ) 单位创收经费 (B11 D 开头项目 ) 学校预算经费项目 (B0 B10 开头项目 ) 日常基本公用经费 (A0 开头项目 ) < 1 万元 Y 1-5 万元 Y Y Y Y 5 万元 Y Y Y Y Y <5000 元 Y 0.5-5 万元 Y 5 万元 Y Y Y Y Y 注 : 其他规定参见 窗口业务指南 高水平大学经费管理办法