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1 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 前言 校長的時間管理 朱文雄 校長是學校的總管, 他要關心學校裡所有一切的人 事 物以及相關的生態環境, 每天要 操煩 的事情很多, 勢必比 非校長 時期更忙, 時間如果沒有好好管理, 總會有時間不夠用, 或者是事情做不完 如果此日積月累, 要不就是負擔越來越重, 績效不彰, 再不然就是身體越來越差, 終至病倒 那麼, 當了校長又有什麼意義, 有什麼尊嚴呢! 常云 : 時間就是金錢, 所謂 一寸光陰一寸金, 寸金難買寸光陰 進而言之, 時間就是生命 我常用這樣的看法來提醒大家 : 現在我們過了一分鐘就少了一分鐘, 過了一個小時就少了一個小時, 過了一天就少了一天, 過了一週就少了一週, 過了一個月就少了一個月, 過了一年就少了一年 我們見到小孩子過年的時候都很高興, 我們做爸爸做媽媽的 做爺爺 做阿嬤的看在眼裡, 當然也很高興, 也陪著他們高興, 可是過完年以後, 我們會想到 : 唉! 又過了一年, 我們又增加了一歲, 事實上我的生命又少了一歲, 也即又少了一年, 所以每過 一年就少了一年, 以至於我們從人生舞台上逐漸落幕 消失 所以說, 時間是很寶貴的, 不能無所謂, 更不能等閒視之, 校長是位大忙人, 時間更為寶貴, 更要講究管理 那麼, 到底校長的時間怎麼管理? 每天怎麼去運用那麼有限的定量時間? 依我的看法, 分成下列幾個重點來簡要說明, 相信即可收到相當顯著的效果 : 壹 時間管理的真義 一 時間 : 就是人類發展的空間 有時間就有發展的空間, 時間多, 發揮的空間就大 人類一生的學習 生活 工作都是時間的函數 二 管理就是 : 1. 將一個人身邊有限的資源作最好的運用 2. 資源的掌握和發揮 3. 管理者擁有的資源 (1) 人力 (2) 金錢 (3) 設備 (4) 時間 (5) 資訊 (6) 技術 (7) 健康三 時間管理就是 :

2 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 1. 將一個人身邊有限的時間, 作最充分的運用 2. 以最有效的方法, 運用有限的時間, 獲得最滿意的工作成果, 達成目標 ( 包括 : 個人目標 組織目標和社會目標 ) 3. 時間是一種資源, 可以透過管理而獲得更多的時間 貳 現代人在想些什麼? 每個人的想法, 總有些許個別差異, 但上進 進取 具有企圖心 追求卓越 實現自我的人, 尤其是身為主管 首長 領袖的人, 則有些共同的想法 這些人在江湖 自強不息的人, 其想法犖犖大者則有下列特徵 : 1. 如何在最短的時間內做最多的事? 2. 如何在同一時間內做更多的事? 3. 如何在有限的時間內完成重要的工作? 4. 如何提高生產量? 5. 如何增加收入? 6. 如何提早自我實現? 7. 如何卓越和超越? 8. 如何善用休閒時間及與家人團聚機會? 9. 如何改善時間的使用方式? 10. 如何做好時間管理? 參 浪費時間的因素 一 外在因素 ( 即環境因素 ) 1. 訪客 2. 電話 電視 電腦 3. 等候 4. 閒聊 5. 外誘分心 6. 溝通不良 7. 會議 8. 塞車 9. 餐飲應酬 10. 找東西 11. 應付危機 12. 氣候炎熱 二 內在因素 ( 即個人因素 ) 1. 經常賴床 2. 優柔寡斷 3. 偷懶拖延 4. 話多閒聊 5. 害怕說 不 6. 缺乏興趣 7. 貪求過多 8. 完美主義 9. 消極情緒 10. 不敢授權 ( 事必恭親 ) 11. 餐飲應酬 12. 閱讀緩慢缺乏目標 13. 欠缺計劃 14. 不善利用零碎時間 15. 條理不清 16. 欠缺自律 17. 時間太多 18. 缺少目標 優先順序 每日計畫 三 本國人浪費間的因素 1. 習慣性不守時 2. 不速之客來訪 3. 交通 4. 閒聊 5. 電話 6. 開會 7. 看報紙 8. 看電視 9. 玩電腦 10. 應酬 11. 找東西 12. 忙於衣食 13. 金錢遊戲

3 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 14. 期待子女勝出之額外過分教育活動 肆 校長的時間特性與時間分配 先從 組織的層級 學校組織層級圖 談到 校長的時間特性 與 時間分配 一 組織的層級 管理者 高層管理者 中層管理者 基層管理者 作業員工 二 學校組織層級圖 領導者 : 校長 主任 決策級 ( 領導者 經營者 ) TOP 管理級 ( 中級主管 ) Middle 圖一組織層級圖 決定政策 擬定計畫 三 校長的時間特性具有下列特性 : 1. 以身作則 切割性 與 零碎性 4. 重複刻板性 與 不由自主性 5. 定期性 與 不定期性 6. 大時間性 與 小時間性 7. 長短性 : 時間之長短性 8. 思考性 : 計畫性 執行性 督導性時間 9. 事務性 : 做大事性與小事性時間 10. 公私性 : 公事時間與私事時間 下班後的公關性時間四 管理者的時間分配 : 分成下列三圖表示 :( 參見圖三, 由左至右 ) 管理者 : 組長 監督級 ( 初級主管 ) Lower 分配工作 或執行部分工作或草擬小計畫 執行者 : 教師 ( 幹事 ) 員工 執行級 ( 一般員工 ) Worker 圖二學校組織層級圖 執行工作 所有管理者平均有效管理者成功管理者 圖三管理者的時間分配

4 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 五 不同層級管理者的時間分配 分成下列三圖來表示 :( 參見圖四, 由左至右 ) 3. 團隊合作 4. 領導也是主管 首長的時間管理之道 陸 校長的時間管理方法 基層管理者中層管理者高層管理者 ( 校長 ) 圖四不同層級管理者的時間分配 伍 領導的真義與時間管理 一 領導的真義 1. 把人帶好, 把事情做好 2. 以身作則來影響他人 ( 印度聖雄甘地 ) 3. 設法影響他人, 使人心甘情願為您效榮 4. 領導人並非得比別人聰明, 但是他會用比他聰明的人 ( 卡內基 ) 二 領導與時間管理 1. 自我時間管理 2. 教好部屬做好時間管理 校長的時間管理方法, 分成六部份來說明 : 一 時間管理的原理原則二 時間管理的小技巧 ( 小不點 ) 與要訣三 時間管理的良好習慣四 有助時間管理的領導方法五 會議時間的管理方法一 時間管理的原理原則總計十一大原理原則 : ( 一 )80/20 原理 ( 二 ) 目標設定原理 ( 三 ) 設定優先順序原理 ( 四 ) 運用 能力曲線 原理 黃金時間 ( 五 ) 帕金森定律 (Parkinson S Law) ( 六 ) 墨菲定律 (Murphy S Law) ( 七 ) 賈琪華德定律 (Jakie Ward Law) ( 八 ) 運用 計畫原理 ( 九 ) 確定方向原則 ( 十 ) 邱吉爾原則 (Churchill Principle) ( 十一 ) 運用 時間管理圖 原理茲將十一大原理原則分述如下 :

5 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 ( 一 )80/20 原理這個原理就是重點管理原理, 意即掌握 重要的少數, 就可做好 事情的多數 這是義大利總體經濟學家巴雷托 (VilfredoParet01848~1923) 於 世紀交替間在研究該國財富中所發現的一個奇蹟, 他發現 : 義大利 80% 的國家財富集中在 20% 的人口之中 根據他的發現, 政府如要扣徵所得稅, 只要掌握那 20% 人口的大戶大富, 就可徵得 80% 稅收 這一個事實告訴我們 : 做事, 只要掌握重要的少數, 即可完成做事的大多數 掌握重要的少數只佔 20%, 完成做事的大多數卻高達 80% 所謂 80/20 原理, 就是 : 1. 重要的少數與瑣碎的多數 原理 (Principleof VitalFew and TrivialMany.) 2. 係指在一堆事務中, 屬於 重要的少數 只佔 20 %, 而屬於 瑣碎的多數 則佔 80%, 在做事時, 如能掌握那些只佔 20% 的 重要的少數 事務, 則能獲得 80% 的效益 ; 但是如果致力於 80% 的 瑣碎的多數 事務, 則至多只能產生 20% 的效益而已 3. 做事時, 應有輕重之分, 只要能掌控 重要的少數 之重要因子, 即能控制大局 ( 或全局 ) 4.80/20 原理, 即 80% 的效益或價值來自 20% 的重要因子 ( 重要的少數 ), 其餘 20% 的效益或價值來自 80% 的不重要因子 ( 瑣碎的多數 ) 5. 因此 80/20 原理, 又稱重點管理原理 所謂重點管理原理, 就是掌握 重要的少數, 就可做好事情的大多數 6. 在一般人們的努力當中, 少數關鍵性的努力 ( 大約估 20%) 通常能夠產生絕大部份結果 ( 大約佔 80%) 所謂用最小的努力獲得最大的收益, 這就是最佳效果 7. 重點管理就是掌握關鍵, 主要包括掌握下列要項 : (1) 關鍵工作 : 少數重要工作 (2) 關鍵人物 : 影響最大, 助益最大人物 (3) 關鍵活動 : 例如 : 要解決問題 推動工作, 那就得參加會議 ; 要擴大交友 增加業務, 那就得參加社團 ; 要增進健康 延年益壽, 那就得參加運動 休閒活動 一天當中, 您如有 10 件待辦事情, 那麼其中有二件事情是比較重要的, 先做好這二件事, 即完成當天 80% 的工作效果了

6 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 啟示 : 集中精力能獲得最大回饋的事情上 ; 別花費時間在對成功無益的事情上 80/20 原理, 又稱 重點管理原理 意即 : 只要掌握重要的少數 (20%), 即可完成事情的大多數 (80%) 80/20 原理的主要精義, 在於利用 20% 的點子可發揮 80 % 的成效 意即 四兩撥千斤, 此點頗符 管理的精神, 所以 80/20 原理又稱之為 重點管理原理 80/20 原理, 不僅只稱為 重點管理原理 智慧性工作原理, 又稱之為 Paretoprinciple( 巴雷托原理 ) ParetoLaw ( 巴雷多定律 ) 80/20Law(80/20 定律 ) PrincipleOfLeast Effort ( 最省力原理 ) Principle of Imbalance( 不平衡原理 ) Pareto 所發現的原理 也適用於日常生活現象 : 1.80% 的閱讀書籍都是取自書架上 20% 的書籍 2.80% 的教師輔導時間都被 20% 的學生所佔用 3.80% 的病假是由 20% 的員工 ( 或學生 ) 所佔用 4.80% 的討論都是出自 20% 的討論者 (80% 的意見來自 20% 的人所發表的 ) 5.80% 的看電視時間都花用於 20% 的節目 6.80% 的看報時間都花用於 20% 的版曲 7.80% 的電話都是來自 20% 的發話人 8.80% 的來訪者所佔用的時間來自 20% 的訪客 9.80% 的垃圾是來自 20% 的地方 10.80% 的銷售額是來自 20% 的主要顧客 11.80% 的生產量是來自 20% 的生產線 12.80% 的菜是重複 20% 的菜色 13.80% 的外出吃飯都前往 20% 的餐館 14.80% 的決議是來自 20% 的會議時間 15.80% 的抱怨是來自 20% 的客戶 16.80% 的工作是來自 20% 的工人 17.80% 的工作成果是來自 20% 的計劃 18.80% 的檔案使用量是集中於 20% 的檔案 19.80% 的待洗衣物都是來自 20% 的客戶 20.80% 的心靈滿足都是來自 20% 的適當時間支配 ( 二 ) 目標設定原理 1. 目標管理就是時間管理因目標管理可以助人成功, 完成心願, 自我實現 成功與失敗之分野就在於一個人有否設定目標, 因為目標具有下列作用 : (1) 找出方向 (2) 導出重點 (3) 具有向前推進的力量 ( 意即製造了強烈動機 ) (4) 集中精神和資源於目標 ( 意即孕育了實踐方法 ) (5) 杜絕拖延怠惰 (6) 幫你節省時間

7 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 2. 目標設定之幾項原則 (1) 目標必須是自己的 (2) 目標必須切合實際 (3) 目標必須具體而且可以衡量 (4) 目標必須具有達成期限 (5) 目標必須用書面明列 3. 如何設定自己的目標按照杜拉克 (Drucker) 說法 : 拿出一長空白紙, 寫出下列三項事情 : (1) 列出這輩子長期奮鬥的目標, 以及你 80 歲想要回味的事 (2) 列出你職業的目標 : 亦即你希望三月內要完成的事情 (PS: 許多生涯規劃專家, 也都是利用 : 假如人生的壽命縮短於三個月內的方式, 來探索每個人真正活下去的目的在哪裡?) 4. 人生目標之分類 (1) 一般的目標 : 每個人之人生目標或許不一, 甚至個人也會因時地變動而有不同的人生目標, 一般人大致可分成下列目標 : 1) 健康目標 2) 家庭目標 3) 工作目標 ( 或稱職業目標 ) 4) 財物目標 ( 或稱物質目標 ) 5) 人際關係目標 6) 學習成長目標 7) 休閒育樂目標 8) 公益目標 ( 或稱社會目標 ): 捐血 捐款 捐時 捐地 捐衣 義工 志工 愛心活動 一般而言, 年輕人的目標比較遠大, 幻想成分較多 ; 成人的目標比較明確, 比較現實 (2) 多向度目標 : * 工作目標 : 如事業 金錢與學習 * 生活目標 : 如家庭 休閒 嗜好 人際關係與健康 * 社會目標 : 如參與服務 加入社團 投入政治 和回饋社會 (3) 階段性目標 : * 長程目標 ( 終生目標 ): 如終生志業 身心健康 服務社會等 * 中程目標 : 以高中生為例, 升大學與出國進修計畫等即是中程目標 * 短期目標 : 如學生的本學期功課目標, 每週

8 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 每日讀書計畫, 寒暑假讀書計畫, 聯考前 100 日應試計畫等 (4) 多層次目標 : * 首要目標 : 人生的意義為何? * 次要目標 : 我要選擇哪一行? * 附屬目標 : 我要做到什麼職位? 5. 目標決定了四種人 技巧 (2) 目標坡度 的意義: 它原來是屬於心理學上的專門用語, 其定義如下 : 目標高度目標坡度 = 所需時間 (3) 茲以下列各圖 ( 圖五 :a,b,c,d) 來顯示 目標坡度 的概念 : (1) 有目標的人, 做事較能成功, 而且節省時間 (2) 沒有目標的人, 不知時間為何物, 拖延時間 虛度光陰, 過著枯燥乏味 毫無意義的生活 (3) 也有許多人, 每天非常忙碌, 卻一事無成 如 : 勞碌命 工作狂 過勞死, 這些能者多勞 勞者多能 拚命三郎 (4) 也有一些人, 每天實際工作的時間並不長, 卻能有相當成就 上述四種人的分野, 就在於有否和會否設定目標 1 6. 目標坡度 與 達成目標 之間係 (1) 目標坡度 設定術是一種有助於目標達成的 圖五目標坡度的概念 1 范振國譯 ( 民 86): 啟發自我 ( 日本 : 中昌彥原著 ), 台北市 : 星光出版社, 第 200~203 頁 引自 : 范振國譯 ( 民 86): 啟發自我 ( 日本 : 中川昌彥原著 ), 台北市 : 星光出版社, 第 201,203 頁

9 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 1) 圖中以橫軸代表完成目標 所需時間, 以縱軸代表 目標高度, 以具體數字顯示其難易程度 2) 作圖時, 以目前的時間點作為原點 0, 根據 所需時間 及 目標高度 的資料來決定 目標坡度 目標坡度 是將 原點 與 座標點 ( 即具體數字點 ) 連接所得到一條傾斜的直線, 這條傾斜直線的斜率即為 目標坡度 3) 目標坡度 傾斜程度愈緩和, 表示對應的目標愈容易達成 ; 如果傾斜程度愈陡峭, 則表示目標愈難達成 由此可知, 目標坡度 代表著達成目標的難易程度 4) 所謂 適當目標坡度, 就是指對自己而言不會太難, 也不會太簡單的坡度 要成功地完成 目標坡度 的設定, 其訣竅在於所選擇的 目標高度 之 座標點 與 所需時間 之長短必須切合自己 例如 :1) 講電話以三分鐘為限 ( 長話短說 ),2) 在兩個小時內完成一份報告書 ( 增加效率 ) 等, 可說是 適當目標坡度 7. 小小結語 (1) 設定具挑戰性但做得到的目標 (2) 設定屬於自己的目標 (3) 將設定的目標寫下來 ( 每次 5,6 條即可 ) (4) 朝向目標全力以赴 (5) 定期評估目標再設定下階段目標 (6) 目標指引成功, 追求進步 ( 三 ) 設定 優先順序 原理重點管理原理, 即隱指做事含有優先順序原理 所謂優先順序, 就是說 : 凡事有輕重緩急, 本末先後 有條理 有系統的做事, 較具效率, 節省時間 事情有輕重, 表示 重要性 ; 事情有緩急, 表示 緊急性 那麼如何安排工作之優先順序? 分成下列四個重點來談 : 1. 先認識 : 效能 (Effectiveness) 與效率 (Efficiency) 2. 安排工作之優先順序 3. 個人當天第一件重要的事 4. 主管處理工作之優先順序茲分別說明如下 : 1. 效率與效能 (Effectiveness Vs Efndency) (1) 效能 ( 或稱效果 ) 是指 做對的事 (Do right things) 效率是指 把事情做對 (Do things right) (2) 效能是指 : 成果與目標之間的關係

10 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 效率是指 : 輸入 (Input) 與輸出 (output) 之間的關係 (3) 效率只是效能的一部份而已效能與效率的指向 : 完成目標 (4) 效能偏向 : 組織目標的達成效率偏向 : 個人目標的達成 (5) 領導者的關心 做對的事, 指效能管理者的關心 把事情做對, 指效率 (6)Peter F. Drucke 認為 : 做對的事情比把事情做對更為重要 (Do right things better than Do things right) (7)Peter F. Drucke 認為 : 做對的事情 才會有 有效能, 不是 作法正確 就會 有效能 例一 : 撒下 100 張紙鈔 ( 包括 98 張 1 元紙鈔和 2 張 100 元大鈔 ) 給甲乙兩人撿拾的故事例二 : 一家出版公司, 完成每年出版圖書二十種的目標, 卻虧損 20 萬元例三 : 有位富翁對 貧富 做了一個明智的註解 : 1) 貧窮 是指盡最大的努力, 得到最小的成果 2) 富有 是指做最小的努力, 得到最大的成果 (8) 效能與效率, 兩者兼顧最好 否則, 先慮 效能, 再求 效率 (9) 因此 : 做事應有 本末先後, 輕重緩急 之別 2. 安排工作之優先順序 (1) 依工作之重要性與緊迫性來安排 重要性 : 指對實現目標的貢獻之大小緊迫性 : 指對有時間壓力的事情 (2) 優先順序 : 1) 重要且急迫 : 銀行三點半 急病送醫 2) 重要但不急迫 : 運動 身體檢查 學習新技能 3) 緊迫但不重要 : 電話留言 4) 不緊迫也不重要 : 例行性工作 5) 例行性工作但可以不做以上這五種優先順序排列法, 事實上做起來有些許困難, 因為對於 2) 與 3) 兩者之區別很難釐清 因此, 後來發展出一種所謂 ABC 優先順序設定法, 就是把每天的工作 ( 事情 活動 ), 分成三類 : 1) 最重要的工作 ( 事情 活動 ), 歸為 A 類 ( 一定得完成, 非做不可 ) 2) 最不重要的工作 ( 事情 活動 ), 歸為 C 類 ( 最好去做, 但不需要給自己太大的壓力 )

11 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 3) 介於上述兩者中間的工作 ( 事情 活動 ), 歸為 B 類 ( 應該完成, 可提升利益 / 時間之比例 ) 設定 優先順序 原理, 可以運用 時間管理表 ( 表一 ) 來做 時間管理表 ( 如下表 ) 是一張很有用 的時間管理表格, 這張表格可以幫助你把每天應該做的 事情, 依其輕重緩急列出次序 只要依照逭個次序來辦 事, 你的時間管理必然會很有效率 表一時間管理表 日期 : 年 月 日 優先順序 待辦事項 引自: 詹炳發 ( 民 75): 力爭上游, 台北市 : 書評書目出版 社, 第 180 頁 時間管理表 ( 表二 ) 使用方法 : 2 表二時間管理表填寫範例 優先順序待辦事項 日期 : 年月日 A-1 1 撰寫耶誕節促銷企劃案 A-4 2 拜訪三原公司李總經理 B-3 3 安排下週廣告排程 C-1 4 回覆新加坡經銷商的來信 C-2 5 寫信向德國香料廠商詢問香料價格 C-3 6 參觀外貿協會商展 B-1 7 到廣告公司看廣告影片腳本 B-2 8 到書店找化妝品學書刊 A-3 9 到銀行對保 A-2 10 回電話美西化理商談價格折扣 引自 : 詹炳發 ( 民 75): 第 183 頁 2 1) 每天開始上班之前, 在表上右欄列出今天應辦事情, 不必管次序, 也先不必管輕重緩急, 一張不夠填, 就填兩張 詹炳發 ( 民 75): 力爭上游, 台北市 : 書評書目出版社, 第 頁

12 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 2) 應辦事項列出後, 逐項檢討其優先順序, 將事情依其重要性分成 ABC 三級, 急需辦理的重要事情列為 A 級, 中等重要的列為 B, 比較不重要的列為 C 然後把 ABC 填在左欄 優先順序 空格內 請注意, 你可以有任何數量的 A, 也可以有任何數量的 B 和 C 請確定其重要性來分, 而不必限制一定多少個 3) 分妥 ABC 等級後, 把所有的 A 再檢討一遍, 依其重要性, 分別以 A-1 A-2 A-3, 再將 B 的部份以同樣方法序以 B-1 B-2 B-3, 最後再將 C 的部份, 以同樣的方法序以 C-1 C-2 C-3 的優先順序表 4) 把這張表置於案頭或隨身攜帶, 辦事時, 請從 A-1 開始, 辦完 A-1, 再辦 A-2, 依次類推, 每完一項, 就用色筆把該項劃掉 5) 不管你今天辦了多少件事, 這些事情一定是最重要的事, 未辦完的事情, 一定是比較不重要的事情 用這種方法來管理時間, 會讓你更有效率 時間管理表 的使用方法如上, 請依說明使用步驟, 每天上班之前, 填寫一張, 然後置於案頭, 隨時提醒自己 每辦完一件事情, 即用色筆將該項畫掉 外勤人員可隨身攜帶 可參考填好了的範例 在做事之前, 如果我們能夠把事情的輕重緩急先做一個判別, 然後先辦重要性高的事情, 把比較不重要的事情留待有空再做, 那麼, 即使一天只辦一件事情, 這種事情也一定是最重要的事情, 按照 80/20 原理的說法, 也一定是最具效益的 雖說今天只做了一件事 (A-1), 可是它的效益非同小可 一般人對優先順序之設定法 : 一般人建立優先順序的步驟 : 第一是根據緊急性, 第二是根據重要性 所以, 多數人都是依據緊急性來決定處理順序, 也因而使他們老花許多時間來救火, 而很少動腦去構思新方案, 從根做起把事情做好 換言之, 一般人往往對燃眉之急, 立即反應 對當務之急, 卻不盡然 茲將一般人做事的優先順序, 舉列如下 : 1) 我們先做喜歡做的事, 然後再做不喜歡做的事 2) 我們先做我們懂得做的事, 然後再做我們不懂得做的事 3) 我們先做容易做的事, 然後再做難做的事 4) 我們先做只需花費少量時間即可做妥的事, 然後再做需要花費大量時間才能做妥的事 5) 們先處理資料齊全的事, 然後再處理資料不齊全的事 6) 我們先做已排定時間的事, 然後再做未經排定時間的事

13 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 7) 我們先做經過籌劃的事, 然後再做未經籌劃的事 8) 我們先做別人的事, 然後再做自己的事 9) 我們先做緊迫的事, 然後再做不緊迫的事 10) 我們先做有趣的事, 然後再做枯燥的事 11) 我們先做易於完成整件事或易於告一段落的事, 然後再做難於完成整件事或難於告一段落的事 12) 們先做自己所尊敬的人或與自己有密切的利害關係的人所交託的事, 然後再做自己所不尊敬的人或與自己沒有密切的利害關係的人所交託的事 13) 我們先做先發生的事, 後做後發生的事 以上一般人對優先順序之設定法, 大致上都不符合有效的時間管理之要求 有效時間管理之原則, 應按事情的 重要程度 編排行事的優先次序 固然事情的 緩急程度 是任何一位管理者所不容忽視的, 但在考慮事情的 緩急程度 之前, 應先衡量它的 重要程度, 這是任何一位管理者所應奉為圭臬的一句金玉良言 3. 個人當天第一件重要的事 : * 欲交代別人的工作 * 需要精密思考的創造性工作 * 當天必須完成的工作 4. 主管處理工作之優先順序 : * 欲交代部屬處理的工作 * 需要與人聯絡協調的工作 * 必須親自單獨處理的工作 5. 小小結語 : (1) 分辨事情的輕重緩急 優先順序是時間管理的很重要方法蔣故總統經國 總統府資政孫運璿 台積電董事長張忠謀 (IC 教父 ) 世界半導體籠頭英特爾 (Intel) 總裁葛洛夫等都非常推崇本法在時間管理上的有效性 孫運璿在擔任行政院長的時候, 蔣故總統經國就對他說 : 當行政院長事情很多, 做事要分輕重緩急, 因此他學會把雞毛蒜皮的事情授權給部屬去做, 將精力集中在重要事務上 張忠謀表示 : 時間管理是時間分配好不好的問題, 而時間分配得好不好只是做事優先順序的問題, 如果時間分配得好或安排得好, 每天都會有許多時間, 像他很多事情就不做, 比如說應酬 打小白球等, 把晚上都集中在閱讀 聽音樂及寫作, 所以就會有許多時間 我們知道張忠謀經營台灣首屈一指的電子界龍頭的台積電, 員工六千人, 續效良好, 引為楷模, 在日理萬機之餘仍有時間撰寫 張忠謀自傳, 還能找出時間到交通大學 台灣大學

14 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 講課, 就是歸功於本法之應用 張忠謀並認為這是他向英特爾總裁葛洛夫畢來的 (2) 有時 急事緩辦 反能收到意想不到的效果尤其是具有爭議性的事情, 不一定任何急事都非要當機立斷 快刀斬亂麻不可, 偶爾讓急事緩一緩, 稍事冷卻一下, 待時機成熟或思慮週全時, 反能收到順水推舟 水到渠成的奇妙後果 ( 四 ) 能力曲線 原理-- 黃金時段 原理 1. 每人每天在體力 精力 精神 能力等方面在某一個時段具有充沛 最旺盛 最高潮 最高峰的狀態, 在此時段做事最有效率 2. 這個原理意指 : 在一天當中, 每人的工作能力與效率, 都具固定的起伏韻律狀態, 也就是具有週期性的反覆循環, 可以事先預測 :( 參見 : 圖七即可知道 ) (1) 上午 :8-11 時, 做事最有效率 (2) 下午 : 從中午 12 時 - 下午 4 時, 能力跌至谷底 (3) 晚上 : 下午 6 時 - 晚上 9 時, 效率回升 ( 次高潮 ) (4) 午夜 : 深夜 : 晚上 11 時 - 凌晨 4 時, 能力降至最低點 圖七能力曲線 3. 能力曲線原理, 就是針對不同時段的特性, 選擇屬性適合工作來處理 : (1) 上午 8-11 時 : 處理工作具有思考性, 創造性, 挑戰性, 規劃性, 重要性等 (2) 下午時間 : 例行性, 庶務性, 人際性, 被動性, 休閒性, 次重要性等工作 (3) 晚上時間 : 安排學習成長, 自我充實, 家居生活, 翌日計劃 (4) 例外 :1. 早鳥型 ;2. 夜貓型 (5) 工作一小時, 休息十分鐘, 從新再出發

15 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 ( 五 ) 帕金森定聿 (Parkinson's Law, 1958) 帕金森 (C. Northcote Parkinson) 是英國當代極富盛名的歷史學家 社會學家 經濟學家, 早歲在英國劍橋大學 倫敦大學獲得博士學位, 然後在皇家海軍學院 馬來西亞大學 利物浦大學擔任教授, 為英國皇家歷史學會會員 1960 年代移居美國, 並出任哈佛大學教授 他博學多聞, 以有關政治 經濟 企管 歷史等領域方面的著作二十多種, 名重士林 個中尤以帕金森定律 (Parkinson's Law) 一系列叢書, 更使他聲名大噪, 風行全球 此書自 1958 年問世以後, 即造成一股莫可阻遏的旋風, 銷行敷量一時無以估計 3 1. 帕金森指出 (1) 一般人總會把工作拖延到期限的最後一天才完成 (2) 工作時間愈充裕, 工作進度就愈慢 (3) 許多人對工作把持著 : 白天做不完, 晚上還可以做 ; 平常做不完, 放假還可以做 2. 克服拖延現象的唯一辦法, 便是對 帕金森定律 反其道而行, 即對每一項工作設定較為緊密的期 限, 並把握時間在期限前完成 3. 拖延現象 : 浪費時間案例 (1) 申報所得稅 (2) 參加婚宴 (3) 參加開會 (4) 上班 約會 (5) 期中, 期末考試 4. 克服拖延的習慣, 另有兩種方法 : (1) 養成 現在做, 馬上做 現在就開始 的心理動力, 讓 果斷 變成你的工作習慣 (2) 以 分斷處理 的方式來工作 ( 六 ) 墨菲定律 (M.urphy's Law) 本定律有三個重點 : 1. 墨菲指出 : 完成任何一件事情所需時間都比它所預估 ( 所應耗費 ) 的時間為長 ( 通常要多出 25%, 如果是初次 陌生 完全不熟悉 ; 以前從未經歷過, 則需另加 50%) 2. 該定律三個重點 : 3 沈吾泉譯 ( 民 75): 帕金森定律 (C. Northcote Parkinso 原著 ), 台北市 : 志文出版社, 第一頁 (1) 任何事情都不像它看起來那樣簡單 (2) 每件事做起來都比原來想像的要多花費些時

16 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 間 (3) 如果事情會出錯, 那就無法避免, 會犯錯的事一定會犯錯 3. 克服 改進之道 : 按事情 工作之難易 輕重 緩急 先後 順序預做確實所需時間和排出進度 ( 七 ) 賈琪華德定律 (JaHe Ward Law) 賈琪 華德 (Jakie Ward) 是一家電腦世代公司 (Computer Generation) 的執行長, 這家公司專門為旅館業設計與生產電腦軟體 他提倡一套獨持的節省時間技巧 : 1. 做不喜歡做的事, 其他的事自然就迎刃而解 2. 先做不喜歡做的事, 可以消除恐懼, 避免痛苦, 減輕壓力, 減少疲累, 身心愉快, 節省時間 3. 就是如果你做的是業務工作的話, 那麼就要避免在一天的開始有任何不愉快的經驗 ( 如 : 不要在一天的開始就先接觸到不愉快的電話或會議 ), 盡量先從溫馨 簡單 快樂的經驗開始 4. 適用於主持會議 進行談判 義務工作和運動課程 先解決比較不重要的事情 比較不困難的事情, 與會者就會比較有成就感 因為先處理簡單的事情可以培養原動力 產生善意 醞釀合作的意願, 所以最後即使碰到困難的事情時, 也不會感覺太困難了 5. 適用於初任之領導者 如果你剛接一個職位, 你應該先嘗試失敗率較低的工作計劃 ( 八 ) 適用 計劃原理 無論你如何忙碌, 都應當花些時間擬定計劃, 因為唯有透過計劃的擬定, 才能使你找出時間 當你越覺得忙碌時, 你就越需要對時間的運用做計劃 沒有計劃, 你就可能會將工作的時間用來喝茶 聊天 看報紙 看雜誌 亂打電話 串門子 看電視 玩電腦去了 因此, 你每天一定至少花個 5-10 分鐘的時間訂定 每日計劃, 強迫自己寫出要做的工作, 排出它們的優先順序, 並決心執行 天天如此去做, 日久習慣成自然, 不但可以提昇工作效率, 而且每天還可以節省一些時間, 供你自由運用, 過你自己真正的生括, 這是你每天真正為自己活著的時間, 請問你每天真正活幾個小時? 因此, 計劃與時間管理具有多麼密切的關係 1. 計劃的過程計劃是一種過程 (process), 由目標開始, 繼之以達成目標所需策略 (strategtes), 和詳細計劃 (detailed plans) 的確定 這個定義將計劃分成三個

17 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 階段 : 4 (1) 確定基本目標 : 意欲實現的理想或大事 (2) 擬定達成目標所需的策略計劃 : 是指達成目標的行動方案, 所以策略乃依據目標而訂 (3) 擬定詳細的作業計劃 (operational plans): 本階段再分為 : 1) 程序計劃 :(plan Of procedures) 程序是指進行活動的方法或辦事所應遵循的步驟 程序是行動的指針, 係方法上的計劃 2) 時序計劃 (plan of schedules): 時序是指明定各項活動完成期限的計劃 ; 時序是時間上的約束 常用的時序計劃是在桌上週曆或日曆 壁上月曆或日曆 記事簿 (pocket schedule) 日記(diary) 等預先記下行事時間 另外還有一種最簡單最有用的時序計劃工具之一, 就是科學管理先驅之一的甘特 (H. L. Gantt) 所創製的廿特圖, 以專案 (project) 工作項目為縱座標, 時間為橫座標所繪製的圖 5 ( 參見圖八 ) 工作排程己完成進度圖八甘特圖在上圖中, 共有五項工作正在進行, 第一項工作已完成 ; 第二項工作落後一週 ; 第三項工作超前二週 ; 第四項工作符合預期進度 ; 第五項工作尚未開始 從此圖可清楚看出各項工作的進度 3) 預算計劃 (plan of budget): 預算是指要做某事或某項活動時所需動用的金錢或產生的利潤之計劃, 預算是金錢上的約束, 也是做好某事或某項活動, 達成某種目標時的一種有效的控制工具 2. 計劃的內容 計劃應涵蓋的主要內容, 包括 : 4 5 陳德禹 ( 民 84): 行政管理, 台北市 : 三民書局, 第 77 頁 同上註, 第 23 頁 (1) 訂定明確的目標,( 目標 ) (2) 列舉計劃的依據,( 依據 )

18 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 (3) 制定執行策略,( 策略 方法 ) (4) 排定實施的時程,( 時程 進度 ) (5) 編列所需的資源,( 經費資源 ) (6) 提供評估的指標 ( 評估重點 ) 3. 計劃的種類與方法 (1) 訂定目標 : 分成 :(1) 組織目標 (2) 個人目標 (3) 社會日標 (2) 策略計劃 : 所謂策略計劃, 就是將目標轉換為計劃, 或轉換為工作原則 方針 欲完成目標, 必須採取某些策略或原則或方針, 凡此統稱之為策略計劃 (3) 每月計劃 : 為完成目標, 按時程分段計劃, 每月做那幾件大事或做到什麼程度 每月計劃可寫在 記事簿 (pocket schedule) (4) 每週計劃 : 注意下列幾點 : 1) 擬定每週計劃時, 要對照自己所設定的目標 2) 將 每月計劃 細分成 每週計劃, 分週完成分月計劃 3) 要做的事情, 如果能夠確定是在一週的某一天來做的話, 則逕寫在記事簿的日程表的該日小格內 ; 如果是不能確定在一週的哪一天, 則寫在日程表右邊每週的不分格處或寫在星期日之後的那一欄備忘錄上, 以便隨時 提醒自己, 找出時間來完成這些事 (4) 利用星期六或星期日擬定下週計劃, 每次約花十到二十分鐘, 但每週可替你節省數小時的時間 (5) 每日計劃 : 注意下列幾點 : 1) 前一天晚上就將翌日要做的事情一一列出 2) 對於一一列出的事情, 按照優先順序原理排出先後順序, 並以要事為中心來擬定每日時間表, 尤其是當天必須先做的時間表 3) 學會正確地估算每個工作所需時間, 如果可能, 再在每件先後順序的事情排列預估所需時間 ( 從幾時幾分到幾時分 ) 4) 每天所列的計劃, 一定要有一 兩項是和自己目標相關的工作 否則忙了一天 卻對自己目標的達成毫無幫助 5) 將每日計劃寫在 記事簿 ( 如果工作件數寫得下的話 ), 或寫在單張的 每日計畫 卡片上, 這樣也便於攜帶, 好像隨身寶隨時提醒自己 6) 每做完一件事情, 就註記記號表示完成之意 如打鉤 7) 遵守 一次只做一件事 的原則, 在進行下個工作前, 先把現在的工作完成, 也就是 做

19 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 6 完一件工作後, 才可做下一件工作 但對於瑣碎或相關的工作則彙整合併起來一起做 8) 每天下班之前檢查看看自己總共完成了幾項工作, 並趕快結束未完成的工作 9) 活用每天黃金時間 -- 活用每天效率週期 10) 擬訂每日計劃時, 每天不要超過十件 11) 不要做時間表以外事, 避免做不必要的事 12) 提早行動, 安排充裕的時間 13) 堅持到底, 不要輕易放下手邊的工作 14) 避免無謂的干擾, 如電話 會議 訪客 15) 今日事今日畢 16) 每日計劃的效率與否, 取決於你的 a. 努力方式 b. 自我管理 c. 行事習慣 如果這三者能合而為一, 效率自會提昇 17) 擬定明天的工作計劃 18) 其他在製訂每日預定表時, 必須注意的幾點技術, 分列如次 : 6 a. 全面檢討所排定的工作事項及時間多寡 b. 工作之分類 : 有二種方法 a) 按工作性質或類型來分類 : 將同一性質或同類型的工作, 安排在同一段時間內 蘇惠昭譯 ( 民 80): 如何活用時間 ( 日本 : 桑名一央原著 ) 台南市 : 漢風出版社, 第 99~101 頁 一起處理 b) 按處理的時間來分類 : 分成上午處理的工作 下午處理的工作 中午處理的工作 晚上處理的工作 c. 處理工作的時間單位 : 以每十五分鐘作為一個單位最適宜, 其次為 20 分鐘或 30 分鐘 d. 處理工作的分配順序 : 可能因人而異, 人人均有其不同作法 有人習慣先把瑣碎的事情處理掉, 方能集中全力於核心工作 ; 有人卻相反, 一定要在做完核心工作之後, 方有 餘力 處理瑣事雜務 不過, 一般而言, 除了一本 優先順序 原理之外, 尚需注意到下列三點 : a) 應該把相似的工作安排在同一時間處理 b) 應該以主要的工作為中心, 並依照工作的性質調配時間 以一天來說, 主要的工作最好排在上午, 次要的工作則留待下午處理 c) 在從事較複雜 較困難 較費神 絞腦汁 較費時 或重覆 單調的工作時, 有必要 穿插一 二件 較輕鬆的工作, 以 換換口味, 紓解壓力, 藉以調劑身心

20 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 4. 計劃的效果 e. 限期完成 f. 休息時間 g. 意外多出或減少 的時間之彈性運用 h. 每天務必規劃出若干 思考時間 或 企劃時間, 才不致於為瑣事綁住, 而阻礙個人工作之成長和進步 (1) 事先有所準備的活動, 一般來說比事後補救的活動更為有效 避免發生意外的最好辦法就是預料那些可能發生的意外事件, 並為之制定應急措施 墨菲定律第三條 : 如果事情會出錯, 那就無法避免 意即會犯錯的事, 一定會犯錯 小洞不補, 大洞吃苦 所以必須預先準備 (2) 在制定有效的計劃中每花費 1 小時, 在實施計劃時可能節省 3~4 小時, 並會得到更好的結果 ( 九 ) 確定方向原則 7 時間管理的結果, 就是會節省時間, 而節省時間之道, 有兩個大方向可以思考 : 一為 由下而上 的方向, 另一為 由上而下 的方向 7 彭懷真 ( 民 87): 時間好經營, 台北市 : 希代書版公司, 第 頁 1. 所謂 由下而上 的方向, 就是每天不時 精打細算 分秒必爭 注重 點點滴滴 和 積少成多, 好比百科全書也是一字一字寫成的, 時常算計著分分秒秒有無妥善地運用, 設法認真地省些時間 天天心情緊張, 時時嚴陣以對, 講求效率, 變成 時間效率高手 這種方法, 多數時間管理書籍均偏好這種取向 2. 所謂 由上而下 的方向, 就是把握人生的大方向, 再作階段性控制 先有整體的人生目標 -- 再有階段性目標 先有整體性計劃 -- 再有分段性計劃 : 年度計劃 季計劃 行事曆 月進度 周方案 每日計劃 從這兩大方向與切入點去管理時間, 各有優缺點 : (1) 由下而上 的方向, 也就是 由小而大 的方式, 容易 見樹不見林, 最後被枝枝節節的事絆住 這種方式注重細節, 較為 微觀, 側重管理現在的時間, 也就是所謂注重如何 把事做好 把事做對 ( 即屬效率之意 ) 管理學界比較偏好 由下而上 的方向, 由小而大 的方式 (2) 由上而下 的方向, 也就是 由大而小 的方式, 首先探索 人生的目標 人生的意義, 將人先作定位, 卻易淪為 見林不見樹, 常常

21 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 籠統馬虎, 犯了一如某些知識分子 眼高手低 的老毛病 這種方式掌握大局, 較為 宏觀, 側重管理未來的時間, 也就是注重如何 做對的事 做好的事 ( 即屬效能 效果之意 ) 哲學界比較偏好 由上而下 的方向, 由大而小 的方式 以上兩種方向或方式, 雖各有優缺點, 但在時間管理方面都很重要, 不可偏廢 理論上, 似宜先用 由上而下 的方向掌握大方向 大目標, 再用 由下而上 的方向, 運用各種技巧落實時間管理 但是 : 如果能夠先務實地在可以改善效率的 小時間單位 中多加努力, 如此才可能多剩點時間思考一些人生的整體大目標和大問題, 也不失為良策 ( 十 ) 邱吉爾原則 (Churchill Principle) 1. 每天在辦公室辦公時, 不知耗費了多少時間在 紙上作業 ( 讀或寫文件 ) 為了完成 紙上作業, 我們閱讀了多少文件, 撰寫了多少文件 閱讀和撰寫都很花費時間, 為了節省時間, 請做到下列兩點 : (1) 快速閱讀 (Speed Read or Survey) (2) 請用一頁紙告訴我重點 (Tell Me Key-Point in One Page) 8 這就是 邱吉爾原則, 做事不要拖拖拉拉, 應該把握重點 應該乾淨俐落, 無論書面報告或口頭報告, 先報告重點, 至於細節及理由可以先割捨, 容後如有時間再談 2. 如何以一頁紙寫出重點的報告 : (1) 找出重點 : 去掉細節, 只抓重點 (2) 加以組織 : 排出先後, 統整連貫 (3) 簡潔扼要 : 句無贅字, 段無冗句 3. 看報告最忌冗言贅句, 寫報告宜力求 不多說一言也不少說一句, 恰到好處即可 這道理就像 畫無餘筆, 機器上不該有多餘的零件一樣 如 : 給上帝的禱詞 ( 只有 56 字 ) 蓋茲堡演講詞 ( 只有 266 字 ) 獨立宣言 ( 只有 300 字 ) 8 4. 資訊大爆炸的時代, 文件到處滿天飛, 製造不少文件垃圾或資訊垃圾 (EPP, 原文為 electronic data pollution, 是資訊處理 electronic data processing 之引喻 ), 甚至已經達到資訊垃圾泛濫成災的地步, 電腦就成了文件繁殖的另一個罪魁禍首 電腦一則幫我們省時, 另一則資訊泛濫徒增費時 金磊譯 ( 民 76): 做時間的主人 (Michael LeBoeuf 原著 ), 台北市 : 中國生產力中心, 第 190 頁

22 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 5. 根據 不喜歡垃圾就不要製造垃圾 的原理, 在辦公室內儘量力求做到下列幾點 : (1) 請用一頁紙告訴我重點 ( 邱吉爾原則 ) (2) 便箋 (3) 一次處理一樣文件 (4) 文件 不需要就丟掉 ( 這是英國一家大零售連鎖商店 Marks & Spencer 對文件處理的鐵則 當文件處理成本達到影響售價的地步, 他們就發起一項簡化活動, 精簡或丟棄不必要的文件 ) 9 (5) 加強讀與寫的技能 (6) 邁向 無紙張辦公室 (Paperless office) 6. 所謂 邱吉爾原則, 就是 請用一頁紙告訴我重點 如此, 可節省撰寫 紙上作業 者與接受 紙上作業 者彼此的時間 彼此並請注意下列步驟 : (1) 撰寫 紙上作業 者, 在撰寫之前先問自己 : 我需要寫這份文件或報告嗎? (2) 若需要寫, 再問自己 : 我必須先閱讀整份文獻或背景資料嗎? (3) 一般人在撰寫 紙上作業 時, 通常都會主觀地認為閱讀者 ( 即接受 紙上作業 者 ) 需要許多細節或理由, 常把這些資訊包括進去 紙上作業, 其實未必, 只要用一頁紙寫出重點即可 (4) 如果你是接受 紙上作業 者 ( 即閱讀者 ), 你也覺得一頁的摘要或報告就夠了, 那就請先告訴撰寫 紙上作業 者 (5) 萬一接受 紙上作業 者 ( 即閱讀者 ) 需要一些進一步細節說明, 那麼大多可以透過電話來溝通 如能按照以上步驟去做, 可以節省彼此雙方的時間 ( 十一 ) 運用 時間管理圖 原理 1. 建立工作的優先順序和目標 2.-1 盡可能將工作分派出去 ( 授權 委派 ) 2. 去除不必要和不適合的工作 3.-3 預留處理突發事件的時間 3. 排定每日 每週的工作時間表 3.-2 把會讓自己分心的事減至最低 3.-1 將 黃金時段 做最妥善地運用 9 同上註 (8), 第 185 頁 圖九時間管理圖

23 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 引自: 劉麗真譯 ( 民 82): 時來運轉 -- 如何運用時間, (Marion E. Haynes 原著 ), 台北市 : 麥田出版公司, 第 56 頁 1. 將前述時間管理之原理原則作系統性 層次性的運用 在工作的時侯, 首先建立工作目標和安排優先順序, 其次要先做 重要的工作, 去除不必要和不適合的工作, 如何去除呢? 可以運用 盡可能將工作分派出去 -- 就是利用 授權 委派 的方法把工作分派出去, 不必大事小事通通一把抓, 全部包攬在自己身上, 第三則是訂定 : 每日計劃或每週計劃, 按照計劃行事, 在執行計劃的時候, 要注意到三個重點 : (1) 利用 黃金時段 做最重要的事情, (2) 避免干擾 ( 如 :(1) 電話 (2) 訪客 (3) 會議 (4) 其他 ), (3) 預留彈性時間處理意外突發事件 2. 運用時間管理圖的原理, 可以使你做好大事, 獲致效益, 生活優遊自在 身心健康, 每天實現自我, 完成目標, 屆時你會 時來運轉, 隨心所欲, 如魚得水, 如鳥翔空 二 時間管理的小技巧 ( 小不點 ) 與要訣 ( 一 ) 小技巧 ( 小不點 ) 1. 處理不速訪客 ( 控制過濾訪客 ) 2. 處理電話干擾 ( 控制電話時間 ) 3. 處理會議干擾 ( 控制開會時間 ) 4. 集中處理的策略 5. 合理拒絕, 學會說 不 6. 實施授權, 減少 事必躬親 7. 避免完美主義 8. 有效利用 零碎時間 9. 物歸原位或分類存放 10. 建立節約時間的基本習慣 11. 避免尖峰時間與尖峰路線 12. 運用 節約時間之設備工具 -- 省時工具 13. 將鉅大, 複雜的工作依次細分 14. 預約拜會時間 15. 認清角色 16. 善用別人時間, 不要成為部屬的奴隸 17. 凡事給自己訂個完成工作的最後期限 18. 一心兩用, 同時做兩件事情 ( 指雜事 瑣事 碎事 ) 19. 建立時間分段運用的省時習慣 20. 現代人的隱身術 21. 保持工作環境清爽俐落 22. 善用讀書技巧與學習策略以節省時間 23. 運用 孤獨時間 24. 上班 開會 赴約, 提早十分鐘到達 25. 隨時做好準備工作

24 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 26. 不要談論沒有意義的事 27. 性質相同或時空相近的事一起做 28. 做好資料建檔管理工作 29. 縮短彼此寒暄問候的時間 30. 即知即行, 時效即績效 31. 函件及時, 一次處理完畢 32. 每天整理資料, 沒有保存價值者當日丟掉 33. 找出自己的生理時鐘, 利用最有效率的時間, 思考重要的事情 34. 辦公卓上隨時保持整潔 乾淨 35. 每天與秘書就重要公事討論五分鐘 36. 早睡早起, 贏在起跑點 37. 簡化生活, 生活規律化 38. 凡事提早開始 39. 一日之計在於昨夜 40. 避免 週一症候群 或 週一憂鬱症 41. 將相關的工作一氣呵成 42. 隨時檢視時間是怎麼樣浪費掉的 43. 把手錶撥快三分鐘, 避免遲到習慣 44. 善用記事本和備忘錄, 養成紙筆隨身帶習慣 45. 做事情要果決, 避免優柔寡斷 46. 隨手辦瑣事, 利人利己 47. 克服情緒上的低潮 48. 學會溝通, 注重雙贏 49. 認識時間價值, 就會珍惜時間 50. 預留應付突發事件的時間 51. 善用休閒時間 52. 養成早上不賴床, 午餐 午休不過長的習慣 53. 分別大小時間, 大時間做大事, 小時間做小事 以上 53 種小技巧, 就以第 1 種小技巧 處理不速訪客來說, 對於不速訪客, 你可以相機採取下列小技巧 : 1) 起立與之對話 2) 談得差不多時, 可以從座位站起來 3) 邊談邊走出辦公室 4) 把訪客帶到門邊, 站立會客 5) 儘可能長話短說 6) 不輕易表達意見 7) 時看時鐘或手錶, 暗示對方時間已經差不多了 8) 鐵下心腸, 不延長不必要的談話 9) 事先安排懇談時間及時間長度 10) 主動到對方辦公室去會面 面談, 談妥立即回位, 不必久留 11) 授權秘書過濾訪客 12) 歡迎電話聯絡, 代替登門造訪 ( 二 ) 善用時間十訣

25 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 1. 事先要有安排 2. 臨事要精神集中 3. 工作中要有休息 4. 避免雜亂無章 5. 不要苛求要善盡職責 6. 不要怕說 不 7. 不要拖延積壓 8. 要當機立斷 9. 要能授權他人 10. 不要做工作狂及工作奴隸三 時間管理的良好習慣 1. 珍惜時間的習慣 2. 選擇事情的習慣 3. 優先順序的習慣 4. 凡事計畫的習慣 5. 機動調整的習慣 6. 講究方法的習慣 7. 事後檢討的習慣 8. 量力而為的習慣 9. 不斷學習的習慣 10. 輕鬆愉快的習慣 四 有助時間管理的有效領導方法 ( 一 ) 領導力的來源 : 1. 來自領導特質 (1) 人格特質 1) 自信 2) 熱心 3) 自尊 4) 雄心 ( 即企圖心 ) 5) 耐性 ( 含愛心 ) 6) 積極 7) 外向 8) 獨立 9) 興趣廣泛 10) 機警 敏感 (2) 人性特質 1) 善解人意 2) 平易近人 3) 體諒他人 ( 關心他人 ) 4) 真誠寬厚 5) 自愛博愛 6) 勇敢擔當 7) 平權性格 8) 樂觀開放 (3) 身心狀況

26 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 1) 健康 2) 身高 3) 體重 4) 儀表 5) 體力 6) 活力 (4) 其他一般特質 1) 合作性高 2) 責任心重 3) 以身作則 4) 樂於助人 5) 公正無私 6) 心胸寬敞 7) 操守良好 8) 值得信賴 9) 誠實正直 10) 具有遠見 11) 判斷正確 12) 具有遠見 13) 幽默風趣 14) 同理心 15) 脾氣溫和 16) 富想像力 17) 頭腦靈活 18) 彬彬有禮 (5) 行為導向領導者之行為偏向高度關懷所屬人員與高度關懷負責的工作, 即所謂高度關懷 ( 人員 ) 與高度倡導 ( 工作 ) 總之, 優秀的領導特質, 重要者, 比如 : 自信 忠心 友善 溫暖 尊重 熱心 開朗 接納 愛心 耐性 積極 外向 獨立 遠見 健康 活力 幽默 風趣 助人 有主見 合作性 責任心 同理心 企圖心 想像力 親和力 阿莎力 ( 即豪爽 ) 等 尤應去除不受歡迎的人格特質 : 如斤斤計較 缺乏團隊 眼高手低 心眼不好 爭功諉過 現實功利等 2. 來自權力 權威 影響力 勢力 (1) 權力 (power) R.Dahl: 只要 A 能使 B 去作 B 不願做的事,A 對 B 具有權力 (2) 權威 (authority) 即權力威勢, 任何人若居於某一特定地位, 就會獲得某種職位權力, 此即權威 (3) 影響力 (influence)

27 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 權 透過個人的特質或人際交往, 影響他人改變行為, 產生某種結果 ( 其力量並非來自彼此上下關係, 而是彼此平行關係 ) (4) 勢力 (force) 這是一種物質權力 (Physical power), 即憑藉權力者所能掌握的物性資源, 作為對他人獎懲或代價交換之基礎而產生一種要求別人行為的能力 (1) 職位權力 ( 來自職位 ) 1) 獎賞權 2) 強迫權又稱正式權力 權威 3) 合法權 ( 屬傳統權威 ) (2) 個人權力 ( 來自個人特質 ) 1) 專家權 - 具專門知識技能 2) 參考權 - 具良好人格 品德 3) 資訊權 4) 資源分配權 (3) 勢力一即籌碼 修養 操守 形象 聲望 魅力 魄力 親和力等特質 又稱非正式權力 影響力 ( 屬現代權威 ) 3. 來自控制力 ( 費德勒,F. E. Fiedler) 控制力是下列三種因素相互作用的結果 : (1) 工作結構 (2) 人際關係 (3) 權力 4. 來自三種慾望 ( 需求 ) (1) 親和慾望 (2) 成就慾望 (3) 權力慾望 5. 來自四種能力 (1) 技術能力 運用專業領域內的相關知識與技巧的能力 (2) 人際關係能力 與人共事, 了解並激勵他人的能力 (3) 概念化能力 協調與整合組織相關利益的能力 (4) 政治能力 取得權力 建立權力基礎 運用權力的能力尤其是前三種能力 (1)(2)(3) 6. 來自被領導者與領導者之成熟度 ( 包括 : 身心 人格與專業之成熟度 )

28 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 7. 大多來自通才, 少數來自專才 (1) 通才特徵 :1) 見多識廣,2) 興趣廣泛,3) 多才多藝,4) 通情達理,5) 能言善道,6) 隨緣隨和,7) 隨遇而安, 8) 很好相處,9) 具有綜合全局的觀念,10) 能顧大局,11) 識大體, 12) 閱歷廣,13) 善統整,14) 水面思考, 點子多 (2) 專才特徵 :1) 具有某一領域專精的知能 2) 性格僵化, 孤僻固執, 有怪癖 不善變通, 一就是一, 不易相處 3) 興趣狹窄 4) 剛愎自用 5) 是一位技術官僚 6) 見樹不見林 7) 垂直思考, 點子新 8) 獨來獨往, 自食其力, 不假外求 9) 理性多於感性, 左腦強於右腦 10) 一分證據說一分話 11) 不善於拉關係 12) 硬頸, 脖子很硬 ( 二 ) 領導心理學之探討 即需求與動機之探討 1. 一般人在想些什麼? 希望 :(1) 被了解 (2) 被尊重 被接納 (3) 被關切 被注意 (4) 被讚賞 (5) 被寬恕 (6) 被幫助 2. 世俗追求什麼? (1) 求利 (2) 求名 (3) 求權 (4) 求情 (5) 求義 (6) 求真 (7) 求善 (8) 求美 (9) 立德 (10) 立功 (11) 立言 (12) 身心健康 (13) 富貴 (14) 福祿壽 (15) 好友滿天下 (16) 兼而有之上述追求 3. 學理研究之追求 (1) 人的一生均在追求 自我實現 (2) 以馬斯洛 (H.A. Maslow) 為代表 :( 參見圖十 ) 1) 生理,2) 安全,3) 愛與隸屬,4) 尊重, 5) 求知,6) 審美,7) 自我實現,8) 超越

29 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 馬斯洛 (Maslow) 動機理論 人在追求什麼? 8. 超越 7. 自我實現 6. 審美 5. 求知 4. 尊重 3. 愛與隸屬 2. 安全 1. 生理圖十馬斯洛需求層次 4. 青年學生追求什麼?( 最在意什麼 ) - 最在意自身長相外貌 (1) 自己的身體變化 容貌 長相 姿態 衣著 服飾 (2) 自己留給別人的印象一高矮 胖瘦 美醜 青春痘 臀部大小 (3) 女生 : 關心身高 體重 外貌 (4) 男生 : 關心強壯 體力 性徵 是否像男人 5. 現代孩子的情緒特性 : (1) 孤單 (2) 抑鬱 (3) 易怒 (4) 不馴 (5) 憂慮 (6) 衝動 (7) 好鬥 (8) 容易緊張 (9) 追求速成, 缺乏耐性 (10) 挫折容忍力較低 (11) 對人不感恩, 對物不珍惜, 對事不負責 6. 領導動機 (1) 權力慾 : 使別人聽命依一定方式行為的慾望 (2) 成就慾 : 超越別人, 達成目標或企圖成功的慾望 (3) 親和慾 : 追求友善而親密的人際關係之慾望 ( 三 ) 領導方法 1. 先認識主管與部屬的關係 (1) 有如 : 船與水的關係 1) 先有水, 後有船 2) 先有部屬, 後有主管 3) 部屬是主管的衣食父母 (2) 因水能載舟, 亦能覆舟 (3) 所以主管要尊重 ( 善待 ) 部屬 何謂尊重? 以主管與部屬來比喻 : 1) 主管把部屬擺在第一位 2) 重視每一位部屬, 關愛每一位部屬 將部

30 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 屬視之為 : 上蒼賜予的最珍貴禮物 3) 把對方看成比自己重要 偉大 了不起 所謂 VIP 4) 真心誠意地重視部屬, 就是 以人為本 以人本主義 人文思想對待部屬, 使人活出人的味道, 具有人的尊嚴 5) 帶人要帶心 即待人先待心 2. 如何選用人才? 進用人才, 講求他的專業知能, 敬業態度, 彼此配合程度, 以及工作訊息之回報頻率 換言之, 套用公式, 就是 : 用人 = 專業 + 敬業 + 配合 + 回報任用人才, 在於提升競爭力, 競爭力是什麼? 我認為 : 競爭力 = 專業 + 敬業 + 創意 + 管理 3. 知 能 願三步曲之領導 : 主管對部屬要推動任何工作, 有三個步驟 : 第一是 : 部屬事先知不知道他要做什麼事情? 第二是 : 部屬做這件事情的能力如何? 第三是 : 部屬願不願去做? 換言之, 要做任何事情, 先讓知道所要做 的事情, 要具備做這件事的能力, 要使他願意去做 部屬如果不知道, 要事先提前一些時候告訴他 ( 或利用開會方式共同決定 ); 如果不具能力, 則要補充他做這件事的能力 ( 主管親自教導也可, 找人來教他也可, 或共同研究也可 ); 如果不願意, 則要運用需求滿足方法激勵他, 使他心甘情願來做 部屬都知道, 都有能力, 也都願意來做的話, 那麼事情就好辦了, 沒有什麼事情做不成 知 能 願三步曲之領導, 在日本很流行, 其實它的精神是來自於中華文化 我們常說 : 知之者, 不好好之者 ; 好之者, 不如樂之者, 就是這個意思 4. 運用下列進程 : 目標 ( 希望之母 )+ 計劃 ( 成功之本 )+ 執行 ( 實現之道 )+ 評鑑 + 改進 5. 主管行事作風採取 : 民主 + 關懷 + 倡導 6. 採取逐步改革過程 : 守 破 離 ( 新官上任不要三把火 ) 7. 事必恭親 (D.I.Y) 與授權 (Delegate):

31 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 (1) 先 事必恭親, 過一段時間, 再來 授權 (2) 授權 即是分層負責的本意, 授權之前提在於有無足以授權的人 (3) 如有, 則可 : 將適事, 在適時, 適地, 適情之下, 授予適人, 並定期檢討修正 8. 運用從 管理 走向 領導 的方式 (1) 人性弱點管理 人性優點領導 (2) 管理自己 領導別人 (3) 把情做對 ( 管理 ) 做對事情 ( 領導 ) (4) 管人理事 管事理人 9. 運用 全腦 領導 (1) 全腦 = 左腦 ( 理性 )+ 右腦 ( 感性 ) (2) 左腦 右腦之於科技與人文素養 : 1) 人文與科技素養的培育及統合, 可能涉及人類大腦兩半球的 教育 問題 在神經生理學與神經心理學中, 有一種叫 腦側化 cerebral lateralization 的說法 依據這一說法, 大腦兩半球的心理功能是分殊化的 2) 左腦是以 : 語文性 數學性功能 ( 如讀 說 寫 算的能力 ) 為主, 比較側重分析性 邏輯性及聚斂性的思維 3) 右腦是以 : 非語文性 非數學性功能 ( 如視覺空間能力 音樂能力 運動能力 ) 為主, 比較側重整體性 綜合性及擴散性的思維 4) 左腦可能以智性的功能為主, 右腦可能以感性的功能為主 5) 有關人文素養的訓練, 雖然同時涉及兩腦, 但卻可能與右腦的功能關係較大 ; 科技素養的訓練雖然也同時涉及兩腦, 但卻可能與左腦的功能關係較大 6) 社會上之所以有偏執人文或科技者, 可能是因為大家過去所受的教育多是偏重一腦的 7) 社會上到處都是偏執 左腦人 或 右腦人, 人文或科技的爭論自然無可避免 8) 為了培養一位人文與科技素養兼具的統合基礎, 我們必須以教育的手段, 有意識 有系統地培養雙腦兼修的人, 培養這種新人類, 所需要的是 雙腦教育, 而不是 單腦教育 9) 晚近的有關研究顯示, 兩腦功能的訓練愈早開始愈好, 人生最早幾年的教育效果最大 因此, 雙腦教育 須從幼小開始, 這是關鍵期, 錯過了 悔之晚矣!-- 這是 腦內革命

32 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 10. 致遠管理學院領導做法 (1) 期許學生 : 實用上進, 靈活優秀 (2) 保證學生 : 不會變壞, 後來居上 (3) 校園文化 : 倡導 一人二球三動四會 的校風 每位學生學會 : 二球 三動 四會 1) 二球, 指二種球類運動 2) 三動, 指運動 活動 勞動 運動可使身體健康和強壯 活動可使更有活力和朝氣 勞動可使更有毅力和耐力 3) 四會, 指會專業 會做人 會做事 會表達 ( 含能說 能寫 能唱 ) (4) 校訓願景 : 勤 毅 宏 遠 1) 勤能補拙 2) 毅能負重 3) 宏能容大 4) 遠能養志 (5) 培訓學生領導能力之成長階梯 1) 建立自信 2) 服務別人 3) 服從管理 4) 管理小群 5) 領導大眾 (6) 領導信念 1) 團隊合作勝過單打獨鬥 2) 教育動力, 全在愛心 ; 事在人為, 只要用心 3) 沒有永遠的勝利, 只有不斷的努力 4) 型塑三心三感三力 : 三心 : 指同理心 道德心 上進心 三感 : 指責任感 榮譽感 使命感 三力 : 指計畫力 溝通力 執行力 (7) 修鍊做人 做事哲學領導從做人 做事開始 做人好比插秧, 彎腰後退 多關懷 多尊重 同理心 做事好比犂田 ( 耕田 ), 勇往直前 行動人 執行力 企圖心 11. 運用 領導理論 與 時間管理 (1) 特質理論 : 參閱前述 領導特質 (2) 行為理論 1) 關心人員, 會做人, 重視人際關係, 叫做關係導向 ( 善待別人, 很會照顧別人 ) 2) 關心工作, 會做事, 重視工作情況, 叫做工作導向 ( 要馬兒跑, 又要馬兒少吃

33 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 草 不吃草 ) 3) 做人與做事都很重要, 但對中國人而言, 做人尤甚於做事 4) 欲做一位中國人的領袖, 必先學會做人, 然後才會做好事 因為人和, 才能政通 (3) 權變理論 1) 指領導行為應視情況而定, 並沒有固定的方式, 亦即沒有一種放諸四海皆有準的領導方式 領導方式應隨著情境之不同而調整 2) 權變領導三要素 :1. 領導者 ;2. 情境 ;3. 領導效能 A 領導者 A 和 B 交互作用 領導效能 B 情境 3) 決定 領導情勢 ( 高度 中度 低度 ) 的三要素 : a) 主管部屬的關係 ;b) 工作結構 ;c) 職權 4) 領導者本身的 領導方式 : 領導方式是指人格取向的反映 人格取向分成兩種 :a) 關係導向 ;b) 工作導向 5) 領導方式與領導情勢的配合 : a) 工作導向 : 適合配合高度控制, 低度控制的領導情勢 ( 領導效能較佳 ) b) 關係導向 : 適合配合中度控制的領導情 勢 ( 領導效能較佳 ) 6) 權變領導, 即通權達變, 因人 (a. 人格 ; b. 教育 ;c. 經驗 ;d. 性別 ;e. 職業 ) 因時, 因地, 因情境而隨機應變 運用之妙, 全存一心 (4) 情境理論 近二十年來, 赫爾雪 (Hersey) 及布朗查德 (Blanchard) 所發展出來 情境領導理論 ( 模型 ), 已成為最普遍應用的領導理論 最初, 情境領導模型稱為領導生命週期理論 後來經過不斷的修正, 重新命名, 始有今天的輪廓 10 ( 參見圖十一 ) 圖十一情境領導模型 引自 : 陳德禹 ( 民 84): 行政管理, 台北市 : 三民書局, 第 232~235 頁 10 陳德禹 ( 民 84): 行政管理, 台北市 : 三民書局, 第 232~235 頁

34 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 情境領導理論的焦點在於尋求領導者領導風格與被領導者的成熟度之間如何適當地配合 所謂被領導者的成熟度是指被領導者有主動工作的能力和心願, 並對自己的工作行為願承擔責任 成熟度有兩個構面 :1) 工作成熟度, 包括知識與技能 ;2) 心理成熟度, 包括工作心願與動機 凡人的工作成熟度高, 則有從事工作的能力 知識和經驗, 不願接受他人的指揮或差遣 ; 凡人的心理成熟度高, 則不需要外來的鼓勵, 他是內在的動機所激勵的 情境領導理論的兩個重點在於 : 一 領導者的領導風格 ( 或說領導方式 ) 與部屬的成熟度 : (1) 領導者領導風格的分類 : 領導風格分為兩種, 即關係導向的領導風格與工作導向的領導風格 此兩種風格再有高低之分, 故兩者相組合 (2 2), 即形成四種不同的領導風格如次 : 1) 發號施令 (telling) 的領導風格 : 即由領導者單獨界定部屬的任務, 並命令部屬的一舉一動 ( 高工作導向, 低關係導向 ) 2) 推銷 (selling) 的領導風格 : 即領導者一方面指導部屬的工作行為, 另方面支持部屬的工作行為 ( 高工作導向, 高關係導向 ) 3) 參與 (participating) 的領導風格 : 即由領導者與部屬共同參與的方式來制定決策 ; 在制定決策過程中, 領導者的主要任務在促進意見的交流 ( 低工作導向, 高關係導向 ) 4) 授權 (delegating) 的領導風格 : 即領導者即不指導部屬的工作行為, 也不支援部屬的工作行為, 完全採取無為而治的領導態度 ( 低工作導向, 低關係導向 ) (2) 部屬的成熟度分段 : 赫 布二氏認為一個人達到成熟度的過程中, 可分成四個階段 : M1 階段 : 即既無能力又無心願來承擔責任去做一件工作 M2 階段 : 雖無能力但卻有心願來承擔責任 M3 階段 : 雖有能力但卻無心願來承擔責任 M4 階段 : 即既有能力又有心願來承擔責任 二 領導者的領導風格與部屬成熟度之配合 : 將上述四種領導風格與部屬四種成熟度加以整合, 就可如圖十一所示 依此圖顯示下列四種配合情況 :

35 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 1) 當部屬達到高成熟度 ( 如 M4 所示 ) 時, 領導者應採取授權的領導風格 2) 當部屬的成熟度低 (M1) 時, 領導者應採取發號施令的領導風格 3) 當部屬的成熟度發展到 M2 階段時, 領導都應採取推銷的領導風格 4) 當部屬的成熟度發展到 M3 階段時, 領導者應採取參與式的領導風格 事實上, 赫 布二氏的情境領導模型與管理方陣模型之間有基本上之類同 發號施令的領導風格相當於 9,1 型的領導風格 ; 推銷的領導風格相當於 9,9 型的風格 ; 參與的領導風格相當於 1,9 型的風格 ; 授權的領導風格相當於 1,1 型的風格 5) 有效領導方法對校長的啟示 : 有效領導方法必然有助於校長的時間管理, 那麼校長領導全體員工師生時必須注意做到下列幾點為上策 : 溝通時 : 廣開溝通管道, 多聽親師生的想法, 主動協調解決問題 決策時 : 兼顧法理情, 期能溫馨和諧的作成決定 執行時 : 一本服務的行政理念, 充分信任授權, 隨時作推手 激勵時 : 精神與物質並重, 愛心與關懷為先 檢討時 : 功勞歸諸大家的辛勞與努力 靜思時 : 檢討自己是否已經用心與盡力 此外, 並加強幾點 : 1) 瞭解並掌握組織環境 2) 綜合運用各型權力 3) 發揮人格感召力 4) 改變領導方式 5) 增強領導能力 6) 校長 ( 領導者 ) 不能不知 1) 人性趨勢 * 人越來越不理性 * 人越來越功利 * 人越來越自我膨脹 * 人越來越主觀自私 * 人越來越不負責任 * 人越來越士氣低落 2) 必須堅持 * 大我先於小我 * 敬人先於敬己 * 尊重先於權威 * 身教先於言教 * 溝通先於命令 * 讚賞先於指責 * 指導先於要求 * 參與先於獨斷 * 服務先於監督 * 權變先於固執

36 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 3) 現代教師 * 有應得的權利, 也要善盡義務 * 有應得的享受, 也要提供代價 * 有應得的服務, 也要負擔成本 * 有應得的需求, 也要自己參與 7) 未來所需領導人才 1) 先通後專 ( 通才與專才 )-- 一專多長 2) 張忠謀 : 未來人才必具四種能力 :(21 世紀 ) 1. 獨立思考的能力 ( 理性思考, 系統思考能力 ) 2. 解決問題的能力 ( 做事的能力 ) 3. 人際關係的能力 ( 做人的能力 ) 4. 終身學習的能力 ( 學習的能力 ) 3) 二十一世紀成功的人.: 能與他人合作的人, 即有團隊觀念的人 ( 團隊精神 ) 4) 趨勢大師 : 約翰奈思比 : High tech, high touch. 即 : 高科技 高感受; 高科技 高思維 7) 未來人才, 除專業之外, 並講求 : (1) 個性開朗 (2) 視野寬闊 (3) 志向堅定 6) 領袖必備 :(1) 視野, 遠見 (2) 人際, 個性 (3) 整合 力 ( 左右, 上下 )(4) 堅定毅力 (5) 知識經濟, 終身學習 7)IQ+EQ(SQ)+CQ+MQ+TQ(Timing Quotient) 8) 小小結語領導是一種藝術, 從被領導者而言, 人是活生生的很難控制的, 所謂一人一條心, 十人十條心, 校長便要運用各種領導知能將多數人帶動起來, 使全體師生員工產生共識, 建立願景 五 會議時間管理方法 ( 一 ) 會議時間, 何以需要管理? 1. 身為主管的管理者, 有 20%~80% 的時間用在開會上 2. 每個主管平均一星期花 10 個小時開會 3.90% 的主管表示, 開會時間有 50% 是浪費掉的 每週平均浪費 5 個小時 ( 二 ) 會議時間的浪費原因或浪費毛病在那裡? 1. 會議開得太多 2. 會議開得太久 3. 找錯了開會對象 4. 會議前準備不周

37 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 5. 會議進行得不順利 6. 主持者欠缺管理技巧 7. 會而不議, 議而不決, 決而不行 8. 會後又沒有追蹤執行會中決議 ( 三 ) 會議時間如何管理? 即如何召集 ( 或主持 ) 會議? 1. 會議前 (1) 訂好會議目標 (2) 準備 - 份議程 : * 起訖時間 * 時間限制 ( 上限 ) * 會議資料事先發給會者參閱 (3) 邀請適當的人與會, 與會人數盡可能不要太多 (4) 選擇適當的開會時間 (5) 選擇適當的開會場地 (6) 準備特殊的視聽設備, 如麥克風, 投影機 錄音機 (7) 事先評估會議成本 (8) 是否需要準備茶點, 飲水 飲料等 (9) 是否需要其他設施, 如停車位, 貴賓接待室, 指引海報, 會場佈置等 (10) 準時與會 : 提前 3~5 分鐘或準時與會 2. 會議中 (11) 會議應準時開始 (12) 會議開始, 首先簡介會議的目的與議程, 然後直接討論議題 (13) 在會議中進行指定專人控制時間或在牆上掛上可以顯示 剩餘時間 的時鐘 (14) 緊守議程 : 14-1 給每個討論事項定好時間上限, 時間一到, 就進行下 - 個項目 14-2 一定要把閒話家常的時間減到最少 14-3 應按議程所編列的優先次序進行討論 : 議題按重要性, 緊急性或與會成員興趣高低等排列優先次序 14-4 應避免會議受到外部人為干擾 -- 包括電話及訪客之干擾, 除非緊急事件 14-5 在結束會議之前, 主持人應概括覆述會議所達成的結論 14-6 主持人應發揮主持會議的管理技巧 : 簡述會議之緣由, 動機 經過 目的及議程 ( 言簡易賅 ) 控制議程的進展 傾聽所有的意見 不要太急於發言 發表自己的意見

38 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 始終保持理性, 心平氣和, 偶爾幽默風趣, 提振精神 約束強者與保護弱者 避免討論偏離主題 適當地提問, 如澄清疑問 : 你是說, 這件事在本月底前可以完成? 如直接了當的問 : 你真正的意思是什麼? 如重覆重要之處 : 讓我們在確認一下 臨機應變 : 在會議進行中要隨時掌握狀況的變化 於必要時, 要採取變通辦法 順水推舟 : 如果你知某些人的看法與你相同, 不妨先讓他們發表意見, 接著你再發支持他們的論點, 並補遺漏之處 要能發揮整合性能力 注意會議秩序與會場管理 (15) 視實際需要, 可讓部分與會者只參加會議之 - 部分 (16) 會議應準時結束 :- 個會議不超過 90 分鐘, 不超過下班時間 ( 中午 12 時, 下午 5 時 ), 好讓與會者安排自己的時間與工 結語 作 (17) 其他 : 會議進行中, 要有人做紀錄, 錄音, 維護視聽設備 司儀 3. 會議後 (18) 儘快做好會議記錄 :24 小時之內完成, 48 小時之內分發給有關人員 (19) 追蹤會議中之決議與待辦事項執行情形 時間, 是一種資源, 對整個宇宙來說, 它是一種無限的資源, 取之不盡, 用之不竭, 隨時隨地跟在身邊, 如影隨形, 形影不離, 不聲不響, 普遍存在, 免費供應, 來去無痕, 所謂 明日復明日, 明日何其多, 時間永遠存在, 因而不知寶貴與珍惜 但對你我大家來說, 它是一種有限的資源, 每天 24 小時, 不多也不少, 既限量又公平, 甚至我們 過一天就少一天, 過一年就少一年 你說 : 這又多可惜多可怕! 人人都有時間, 人人都感時間不足, 因而忽覺 時間管理 似已成為大家必修的課程, 身為校長 ( 主管者 經營者 管理者 領導者 ), 總管一個學校大小人 事 物, 責任更大, 追求卓越 進步 自我實現 乃至超越, 因此勢必更為忙碌, 更需要妥善做好 時間管理, 否則就會被職務所淹沒, 壯志未酬, 又是何等的可惜, 遺憾啊!

39 校長的時間管理 ~ ~ 校長的孕育 台灣人, 人人想做老闆 ; 年輕人, 想一步登天 這原不是怪事和壞事, 可以說 人之常情, 因常人皆有企圖心和上進心, 水往低處流, 人往高處爬, 寧為雞頭, 勿為牛後, 爭取擴大為人服務的機會, 已成為生活於此時此地的人之寫照, 而其能否心想事成和美夢成真, 繫於 時間管理 做得好不好, 所以 時間管理 是校長職務的基本前提 ( 課程 ) 做為校長的人, 一言一行會影響週遭 身邊的人, 他的時間觀念非常重要, 小則影響自己, 大則波及他人, 所以中國的大文豪魯迅說 : 時間是人的生命, 浪費自己的時間, 就是慢性自殺 ; 浪費別人的時間就等於謀財害命 時間就是金錢 時間就是生命 有時間就有希望 有時間就會成功, 所以做主管的人 分秒必爭, 因做好時間管理是通往成功的捷徑, 小則獨善其身 大則兼善天下, 江山風雲為之變色 那麼, 如何做好時間管理, 使你我主管的工作發展, 生涯規劃和進修成長具有更大的時空, 爰特提出上述看法 想法和做法等一愚之得, 供作共同勉勵, 誠盼具有些許助益