臺北市士林區天母國民小學 102 年文書處理教育訓練資料 壹 依據 一 臺北市政府公文製作參考手冊 第 2 版 二 臺北市政府文書處理實施要點(102 年 1 月修訂版) 三 國軍文書處理手冊(98 年修訂版) 貳 一般規定事項 一 請各單位加強注意公文之程式類別 文字是否通順 措詞是否恰當 有無錯

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1 臺北市士林區天母國民小學 102 年文書處理教育訓練資料 壹 依據 一 臺北市政府公文製作參考手冊 第 2 版 二 臺北市政府文書處理實施要點(102 年 1 月修訂版) 國軍文書處理手冊(98 年修訂版) 貳 一般規定事項 一 請各單位加強注意公文之程式類別 文字是否通順 措詞是否恰當 有無錯別字等 以增進 公文書之品質 二 推動節能減紙 公文書採雙面列印 應注意回收紙僅應用於機關內部參考資料用 不宜作為 公文 文稿及附件使用 通報周知性質之公文 得利用電子公布欄代替行文 四 機關之內部各單位 洽辦公務時 應以便箋 原文影印分送會簽 或以電子方式處理 對外 行文者 應以機關名義行之 五 機關內部通報性質之公文 得利用機關內部網路 或以公務訊息郵件之方式告知 其採公務 訊息郵件之方式者 須確認相關收受人員必能獲知該項訊息 六 自其他機關電子公布欄所擷取之資訊 可利用機關內部網路轉知者 無須另外行文 七 接到之副本 如僅為通知性質 不須辦理 亦無其他意見者 不必行文答復 八 內容簡單毋須行文者 或召集會議 得用電話 電子郵件通知接洽 九 機關團體首長到任就職之通知 地址電話變動 年度發文代字號 或其他一般通報事項 應 以登載於機關電子公布欄之方式周知 無須另外行文 十 回覆民眾投寄之電子郵件 應於奉核後 逕以電子郵件回覆 十一 行文之對象 應以與案情有關者為限 承辦單位(人員)對於來文機關經常發送不必要之公 文或附件者 得予退回 並建議其改正 參 公文種類 一 令-發布法規 人事任免 遷調 獎懲 二 呈-對總統 函-上級 下級 下級 上級 同級機關 民眾與 機關 四 公告-向公眾或特定之對象宣布周知 五 其他公文-書函 簽 便箋 開會通知 電話紀錄 證明書 契約書 定型化表單 等 16 項 肆 公文書寫及撰擬重點 一 通則 (一)文字敘述應明白通暢 詞意清晰 正確使用標點符號及數字型態 避免層層套敘來文 摘 述要點 語 氣肯定 互相尊重之語詞 避免使用艱深費解 無意義或模稜兩可之詞句 第 1 頁共 40 頁

2 (二)公文結構 採用 主旨 說明 辦法 段式 案情簡單者 得用 主旨 一段完成 說 明 辦法 兩段段名 均可因事 因案加以活用 二 公文要領 (一)簽辦來文 如來函無適當位置簽擬時 要使用便箋 1 承辦人員簽具意見時 應力求簡明具體 不得模稜兩可 尤應避免未擬意見而僅用 陳 核 或 請鈞 長裁示 等字樣 重要或特殊案件 應敘明案情簽請核示或當面請示後 再行簽辦 對毋須答復或辦 理之普通文件 得簽請存查 2 對於來文之附件 有抽取應用者 應於來文上書明 附件抽取 字樣 並應於用畢後或 離職時歸檔 事先備妥登記簿 (二)創稿發文 1 擬辦復文或轉行之稿件 應將來文機關之發文日期及字號敘入 文稿內有重要性之數字 應依文書規定型態書寫 內文中文字體使用之標點符號應以全形為之 阿拉伯數字及併 同於外文中使用之標點符號應以半形為之 2 文稿有二張以上者 須裝訂妥當 並於騎縫處加蓋騎縫章 對外行紙本文 或職名章 原 創稿 同時於每頁之下方加註頁碼 3 文稿增刪修改過多者應清稿 將原稿附於清稿後 再陳核(判) 已會核會簽者 不必再 會 4 創稿轉公文時 內容避免獨字成列 獨列成頁 5 回復免備文案件除免擬繕文稿外 發文時 應分別於存卷之原本及發出之正本上加蓋受 文者及發文日期字號章戳 ()簽 便箋 1 應載明年月日時分 簽辦單位 聯絡電話 2 簽於文末需書明 敬陳 校長 便箋則無 二 公文限辦日期及收發文同號規範 (一)公文限辦日期 1 最速件用紅色 單位會簽會核時限一小時 限辦日為一個工作日 但緊急公文須依個 案需要之時限內完成 2 速件用藍色 單位會簽會核時限二小時 限辦日為個工作日 3 普通件用白色 單位會簽會核時限四小時 限辦日為六個工作日 開會 會勘等各項紀錄 承辦單位應於開會 會勘之次日創號 六個工作日內發送有 關單位 4 機密件用黃色 單位會簽會核時限一小時 或特製之機密件袋 第 2 頁共 40 頁

3 5 答覆議員質詢案用綠色(隨到隨閱) 6 限辦日 非最速件 速件 普通件等之限辦日 例如 來函所限定報名至 101 年 5 月 26 日止 如遇例假日會提 1-2 日 限辦日期則 改為 101 年 5 月 25 日 7 公文處理各階段時限暨逾限積壓懲處標準表(如附件一 第 6 頁) (二)收發文同號 1 例如 來函請各機關學校於 101 年 6 月 14 日前將成果陳報 公文陳核後不可先歸檔 陳報成果時要用收 發文同號發文 限辦時間如果跨年度 仍使用原文號發文 2 來函獎勵之公文 經校長核可後原文移人事室發布獎令 發文時要用收 發文同號發 文 不另外創號 承辦人將原案移人事室時 請人事室在工作處理簿該收文條 辦理 情形欄位簽章 要注意公文時效勿逾期 檔號填寫方式 (一)以本校收發文日期填寫年度 例如 101 年則繕寫 101/ 年則繕寫 102/ (請參考 U:\04_行政處\03 偉國-檔案分類及保存年限區分表 (9810).xls) (二)該公文內容檔號保存年限為 20 年 但內容不重要(例開會 填報資料等)可將檔號調整 至該單位相關檔號(例 綜合業務之檔號 保存年限為 3 年 ) 四 公文製作 (一)書寫原則 1 半型或全型 (1)阿拉伯數字 外文字母以及併同於外文中使用之標點符號 應以半形輸入為之 (2)中文字及併同於中文使用之標點符號 分項條列之序號 應以全形輸入為之 但用於 分項條列序號之括號 ( ) 則以半形輸入為之 2 數字之書寫 (1)引述其他文件資料內之數字部分 應照原文抄錄 (2)公文之分項條列序號 仍依原規定之順序 依序為 一 二 (一) (二) () 1 2 3 (1) (2) (3) (如附件二 第 7 頁) (3)年 月 日及時間 除公文之 發文日期 及用於簽署章下之簽署時間 應用阿拉伯 數字書寫外 餘得依習慣 使用中文或阿拉伯數字書寫之 惟書寫時 應維持全文一 致 (4)以阿拉伯數字書寫者 同一組數字 應書寫在同一行 不宜跨拆兩行書寫 超過位 以上之數字 得採用國際通行之位分節法 以, 區隔之 例 1,234,567,890 第 3 頁共 40 頁

4 (5)以阿拉伯數字表示金額 數量時 可用 萬 億 兆 為單位 而不用 十 百 千 及其組合之詞組為單位 如十萬 百萬 千萬等 例 使用 不使用 50 5十 500 5百 5,000 5千 5萬 萬 5 十萬 550 萬 5 百 50 萬 5,500 萬 5 千 5 百萬 5,500 億 5 千 5 百億 500 兆 5 百兆 (6)一般公文 以使用阿拉伯數字為準 如 甲 整數或數字簡短 少 者 應將數名 萬 千 百 十 分別列出 如 1 萬 2,000 元 5,000 冊 200 元 10 張 12 本 21 件 乙 非整數或數字繁複者 僅記萬位以上數名 萬位以下用千位分點表示之 如 3 億 3,333 萬 3,333 元 116 萬 5,200 元 1 萬 1,200 本 2 萬 500 張 2 萬 3,000 張 (7)下列數字應以中文數字書寫 甲 成語 慣用語 語句中作修辭用 例 一目十行 五成群 百年老店 乙 序數 概數 例 第一科 五天 十之八九 五十幾年 百餘日 六百多萬 丙 星期 例 星期五 (8)下列數字應以阿拉伯數字書寫 甲 文號 聯絡電話號碼 例 府秘二字第 號 乙 地址之段 巷 弄 號 樓 室 例 台北市忠孝東路 5 段 120 巷 30 弄 40 號 5 樓 5-2A 室 丙 算式 負數 分數 小數 百分比 例 500* / 倍 56% 第 4 頁共 40 頁

5 (9)凡未列舉者 或因情形特殊 不適用本書寫原則時 得依習慣或由各機關決定書寫方 式 其依習慣書寫者 應維持全文一致 (二) 發文注意事項 1 尚未結案之公文 勿先歸當 例 要陳報成果之案件 必須用 收發同號 發文 2 主 旨 段 含標點符號 不超過 150 字 (國軍文書手冊規範 98 年版 第 25 頁) 3 免備文 來文註明 免備文 逕送 傳真 回覆 (免備文視同發文 收文時於左上方蓋 章提醒) 4 日期繕寫 例如 101 年 2 月 9 日 不可繕寫為 101 年 02 月 09 日 或 101/2/9 5 平行文 請參照附件 四 第 8 11 頁 主旨及說明案例如下 (1)主旨 檢送 資料 1 份 請 查照 說明 依據 貴校 101 年 10 月 9 日北市大理小字第 號函辦理 (平行單 位 直接函復 ) 依據臺北市南港區胡適國民小學 101 年 10 月 9 日北市適小總字第 號函辦理 (平行單位) 依臺北市政府教育局 101 年 10 月 9 日北市教人字第 號函辦理 (依 據直屬或無隸屬關係之上級機關來函) 本校 101 年 9 月 9 日北市天母國小教字第 號函諒達 (對平行機 關發文後續函時用) 復 貴校 101 年 10 月 9 日北市大理小字第 號函 (該單位僅對本 校單獨來函使用 與依或依據不同 最後無辦理兩字 ) (2)主旨 有關 一節如說明 請 查照 (勿增加過多敬語 敬請 查照 或復請 查照 ) 6 上行文 請參照附件 四 第 8 11 頁 主旨及說明案例如下 主旨 檢陳 資料 1 份 請 鑒核 (勿增加過多敬語 敬請 鑒核 ) 說明 依(奉) 鈞局 101 年 10 月 9 日北市教人字第 號函辦理 依(奉) 大局 101 年 10 月 9 日北市教人字第 號函辦理 (上級單位) 依(奉) 鈞府 101 年 10 月 9 日北市教人字第 號函辦理 (上級單位) 復 鈞局 101 年 10 月 9 日北市教人字第 號函 (該單位僅對本校單 獨來函使用 與依或依據不同 最後無辦理兩字 ) 7 主旨及說明勿重覆 (案例如第 頁) 主旨 檢陳 申請書 調查表各 1 份 請 鑒核 (說明內勿再重覆說明檢陳 申請書 調查表各 1 份 如附件 ) 8 公文及實施計畫錯誤範例 請參考第 頁 第 5 頁共 40 頁

6 附件一 臺北市政府暨所屬各機關公文處理各階段時限暨逾限積壓懲處標準表 總 單 基 承 簽 陳 ( 核 ) 判 繕 用 基 單 總 收 文 區 分 位 層 局 科 組 處 發 文 收 文 辦 員 簽 辦 敘 稿 稿 收 發 基核 層稿 單人 位員 主 管 總首 工長 程 司副 首 主長 任 秘 書 (含存) (含存) 每人每月平均 件數標準(件) 最速件 速件 (時) 二 一 一 一 四 一 二四 一 六 八 一六 一 六 八 一六 一 六 二四 一 六 普 通 件 時 市長或上 一級首長 決 行 (含存) 700 校 印 層 位 科 室 局 處 會 發 文 發 文 傳 達 差 郵 送 寄 發 文 二 一 一 一 一 一六 六 二 一 六 二 一 六 二 六 二 限 本機關首 長 決 行 單 位主管 以 下決行 人民陳情案件 90 秘市 書長 長 副 副市 秘長 書 長 八 一六 時 送 一 一 人民申請件 限期案件 行政救濟案 專案案件 逾 限 逾限一倍以上 未滿兩倍者 積 逾限兩倍以上 壓 未滿五倍者 懲 逾限五倍以上 處 未滿十倍者 標 逾限十倍以上 準 備 以各階段流程為基準 超過此基準部分換算逾限倍數並加一倍計算 逾期部分依照普通件之標準計算 逾期部分依照普通件之標準計算 依照普通件之標準計算 登 記 登 記 專 郵 登記並予以書面糾正 登記並予以書面糾正及列入 案 寄 及列入年終考 年終考績參考 處 時 登記並予以申誠處分 理 登記並予以申誠處分 間 並 以 提 予 登記並予以記過處分 登記並予以記過處分 會 以 登記並予以大過處 報 登記並予以大過處分 各級主 扣 分 各級主管應受連帶 告 除 管應受連帶處分 處分 一人同時積壓數件時應從嚴議處 積壓人員如為政務人員專案處理並提 考 會報告 注意事項 一 理公文已遺本表各該階段時限而無故積壓者 除判明責任歸屬依照表列標車簽請議處外 並須將資料列入考核獎懲記錄 二 無故積壓公文而嚴重影響業務或發生不良復果者 應專案從嚴議處 如涉及刑責部分 應移送法辦 凡繁複費時之文件 各階段均在繼續處理 雖遺期但未積壓者不予處分 四 凡文件須先簽擬意見再行敘稿者 得按照表列最高時限 加倍計算 五 表列時限係指辦公期間 按每日八小時計算 例假 差假及奉准外動或參加會議者予以和除 但如具時效性或緊急件案件 單位主管應即作適 當之處分 否則如發生積壓公文時 單位主管應受連帶處分 六 職務代理人除有特殊原因或本身工作量太多無法代辦 得事前簽請主管核准外 代理人無故積壓者 仍應予以比照表列標車處分 七 彙辦案件如區分兩階段 一 自收文次日起至轉行止 二 最復收到復文至辦出止 其先後處理全程期限 分別按照表列普通件之標率 計算 八 承辦人員改分 還回非本單位承辦之文件或以改分方式逕行移送其他單位辦理時均應於八小時內送出 遺限積壓則依表則最速件標率懲處 九 各級承辦人員每月處理公文未超過表列數件標率者 均依照表刊懲處 如超出者 得比照懲處標旱酌予減輕處分 承辦人員每月公文處理平均 件數超過00件以上者 應予減輕處分 十 毀損 棄里 遺失公文或檔案者 應受記過以上之處分 十一 經數次往復簽挺時 該紀錄約應保持完整附卷歸檔 以資查考 第 6 頁共 40 頁

7 附件二 分項條列序號-範例 第一層 一 第二層 中文全形字 中文全形字 ( )半形字元 (一) 第層 1 第四層 阿拉伯數字全形字元 阿拉伯數字全形字元 ( )半形字元 (1) 第五層 甲 第六層 (甲) 中文全形字 中文全形字 ( )半形字元 壹 上次會議決議事項上次校務月會指示事項辦理情形 貳 各單位報告 一 教務處報告 (一)主任 1 本學期課後活動 攜手激勵班及課後卓越課程已近尾聲 感謝各學年與各處室協助 下 學期課程將自下週 01/03 起開始報名(課後卓越 1 月 3-8 日 課後活動 1 月 5-7 日) 請鼓勵學生踴躍參加 2 宣導公文相關事項 (1)公文撰擬重點 甲 檔號填寫方式 (甲)例 101/ (請參考 U:\04_行政處\03 偉國-檔案分類及保存年限區分表 (9810).xls) (乙)該公文內容檔號保存年限為 20 年 但內容不重要(例開會 填報資料等)可將 檔號調整至該單位相關檔號(例 綜合業務之檔號 保存年限為 3 年 ) 乙 發文注意事項 (甲)平行文 子 主旨 檢送 資料 1 份 請 查照 丑 說明 依據(或復) 貴校 101 年 10 月 9 日北市大理小字第 號函 辦理 (平行單位) (子)依據臺北市南港區胡適國民小學 101 年 10 月 9 日北市適小總字第 號函辦理 (平行單位) (丑)依臺北市教育局 101 年 10 月 9 日北市教人字第 號函辦理 (對無 隸屬關係之上級機關用) 第 7 頁共 40 頁

8 (二) 一般公文用語 行政機關公文製作表解 數字用法舉例一覽表 蓋章 聘書範例 如附件 四 五 六 七 請參閱 第 8 25 頁 附件 一般公文用語 公文應依受文對象 立場及性質 使用簡潔得體之用語 常用之一般公文用語 列表說明如下 類 別 用 查 有關 關於 謹查 茲 制定 訂定 起首語 修正 指公文起首 廢止 所用之發語 詞 特任 特派 任命 派 茲派 茲聘 茲敦聘 僱 稱謂語 指對受文者 稱呼或自稱用 語 語 適用範圍 備 註 通用 公布法律 發布命令用 任用人員用 鈞府 鈞長 鈞座 有隸屬關係之下級對上級用 大院 大部 大局 大處 直接稱謂時用 書寫本類別之稱謂語 對無隸屬關係之上級機關用 例 時 對上級 平行及 如 對立法院 司法院 考試院 人民團體均應於其左 監察院用 空一格 挪抬 以示 互重 貴局 貴處 貴公司 臺端 稱謂語 先生 指對受文者 女士 稱呼或自稱用 語 本 對下級 平行 無隸屬關係者 及 對人民團體用 對屬員 人民 自稱 第 8 頁共 40 頁

9 類 別 用 語 適用範圍 備 註 該 職稱 機關名稱如一再提及可稱 該 例 如 該局 間接稱謂時用 對職員則稱 該員 或 職稱 依 奉 引敘上級機關或首長公文時用 依據 引敘平行 下級機關 屬員或人民 來文時用 奉悉 回復上級機關來文或首長公文 於 引敘完畢時用 敬悉 回復平行機關來文 於引敘完畢時 用 已悉 回復下級機關公文 於引敘完畢時 用 引述語 引據其他機 復 稱謂 於復文時用 關或受文者來 函 文時之用語 依 依 據 稱 於告知辦理之依據時用 謂 辦理 發 文年 月日 字 號及文別 諒 對上級機關發文後續函時用 蒙 鈞察 發 文年 月日 字 號及文別 諒 對平行機關發文後續函時用 達 發 文年 月日 字 號及文別 計 對下級機關發文後續函時用 達 經辦語 案情處理過 程之聯繫用 語 業經 經已 均經 迭經 旋經 嗣經 通用 准駁語 於審核或答 復受文者請求 時之用語 應予照准 准予照辦 應予不准 應予駁回 對下級機關用 第 9 頁共 40 頁

10 類 別 用 語 適用範圍 如擬 可照准 准如所請 如擬辦理 應從緩議 決行人員批核公文用 敬表同意 同意照辦 不能同意辦理 歉難同意 無法照辦 礙難同意 對平行機關或人民團體時用 除外語 除 外 處理案件之 除 及 外 除外用語 備 註 通用 請示語 是否可行 請問 請教 是否有當 之衡量用語 可否之處 期望及目的語 對受文者表 達行文之期望 或目的之用 語 請 請 請 請 鑒核 核示 鑒查 核備 鑒核 報核案件 請上級機關或首長查核 指示使 核示 請示案件 用 鑒查 僅供瞭解 核備 核備案件 請 請 請 請 查照 辦理惠復 查明惠復 查照轉知 請平行機關知悉辦理時用 請查照 請照辦 請辦理見復 請查明見復 請查照轉知 請下級機關知悉辦理時用 附陳 檢陳 對上級附送附件時用 附送語 致送資料 檢送 文件之用語 檢附 附 附送 結束語 謹陳 全文之總結 敬陳 用語 此致 亦可當成起首語 對平行或下級機關附送附件時用 於簽 便箋之文末用 第 10 頁共 40 頁

11 附件四 行政機關公文製作表解 基本要求 簡淺明確 1 正確 2 清晰 3 簡明 4 迅速 5 整潔 6 一致 7 完整 8 周詳 一 公文類別與結構 (一)公文類別 1 令 (1)公布法律 發布法規命令 解釋性規定與裁量基 準之行政規則 可不分段 (2)發布法規命令及人事命令 格式由人事主管機關 訂定 (3)蓋用機關印信 2 呈 限對 總統使用 3 咨 總統與立法院 監察院間使用 4 函 (1)上級機關對下級機關 (2)下級機關對上級機關 (3)同級或不隸屬機關 (4)民眾與機關間 5 公告 (1)向公眾或特別對象宣布 (2)張貼公布欄 蓋機關印信 (3)利用報刊等傳播 (4)得用表格處理 (5)登報公告免署職稱姓名 6 其他公文 書函 開會通知單 公務電話紀錄 手 令或手諭 簽 報告 箋函或便箋 聘書 證明書 證書或執照 契約書 提案 紀錄 節略 說帖 定型化表單 (二)公文結構 1 主旨 (1)全文精要說明目的與期望 (2)力求具體扼要 (3)不分段一項完成 (4)能用主旨1段完成的勿分割為2段3段 (5)定有辦理或復文期限的須敘明 2 說明 (1)敘述事實來源經過或理由勿重複期望語 如請核 示請查照等 (2)只摘述來文要點 (3)提出處理方法分析 簽 (4)視內容改稱 經過 原因 (5)公告用改為 依據 指出法條或機關名稱 (6)須列明副本收受者的作為 附件名稱份數 3 辦法 (1)提出具體要求或處理意見勿重複期望語 (2)視內容改稱 建議 請求 擬辦 核示事 項 (3)公告改為 公告事項 或 說明 (4)3段式內容截然劃分避免重複 ()注意事項 一文 一事 一項 一意 條列 次序 採一字 符 號 一碼為原則 二 公文用語與用 (一)稱謂用 1 上級對下級 稱 貴 2 下級對上級 稱 鈞 鈞長 大 無隸 屬 3 機關或首長對屬員 稱 臺端 4 間接對機關團體 稱 全銜 或 簡銜 必要 時稱 該 5 間接對機關職員 稱 職稱 6 機關對人民 稱 先生 女士 或通稱 臺 端 君 7 平行 稱 貴 8 自稱 稱 本 9 行文數機關或單位時 如於文內同時提及 通 稱 貴機關 或 貴單位 (二)期望用 視需要酌用 希 請 查照 照辦 辦理見復 核示 鑒核 請轉行照辦 轉行 轉告 ()統一用字 語 公布 身分 占有 徵稅 帳目 牴觸 計畫 策劃 雇員 僱用 聲請 對法院 申請 對機關 關於 紀錄 記錄 領事館 蒐集 儘量 貫徹 澈底 設機關 置人員 第九十八條 第一百條 第一百十八條 制定 法律 訂定 命令 ()注意事項 1 使用標點符號 2 避免艱深費解無意義模稜兩可 3 肯定堅定互相尊重 4 阿拉伯字註明承辦月日時分 5 法條條文序數不用大寫 6 司法審判文書另訂 公文改革目的 發揮溝通意見功能 普遍提高行政效率 第 11 頁共 40 頁

12 附件五 數 字 用 法 舉 例 一 覽 表 區分 用 語 類 別 用 法 舉 例 代號 碼 國民身分證統 ISBN M 附表 件 1 院臺祕字第 一編號號 編號 發文字 號 臺79內字第095512號 號 第4屆第6會期 第1階段 第1優先 第2次 第3名 第4季 第 序數 5會議室 第6次會議記錄 第7組 阿 數 時間 日期 民國98年7月8日 99年度 21世紀 公元2012年 7時50分 挑 戰2015 國家發展重點計畫 520就職典禮 88水災 921大地震 911恐怖事件 228事件 38婦女節 延後3週辦理 電話 傳真 (02) 郵遞區號 門牌號碼 100台北市中正區忠孝東路1段2號3樓304室 計量單位 150公分 35公斤 30度 2萬元 5角 35立方公尺 7.36公頃 土地1.5筆 拉 伯 字 統計數據 如百分比 金 80% 3.59% 6億3,944萬2,789元 人 1 3 額 人數 比數等 描述性用語 中 數 一律 一致性 再一次 一再強調 一流大學 前一年 一份子 大面向 四大施政主軸 一次補助 一個多元族群的社會 每一位同 仁 一支部隊 一套規範 不二法門 生有幸 新十大建設 國 土法 組織四法 零歲教育 核四廠 第一線上 第二專長 第 部門 公正第人 第一夫人 級制政府 國小年級 文 字 專有名詞 如地名 書 名 人名 店名 頭銜 九九峰 國演義 李四 五南書局 恩史瓦第世 等 慣用語 如星期 比例 星期一 週一 正月初五 十分之一 讀 軍部隊 約 概數 約數 四天 二百架次 幾十萬分之一 七千餘人 二百多人 法規條項款目 編章節款 事務管理規則共分15編 415條條文 目之統計數據 阿 數 中 數 拉 伯 字 依兒童出生後10日內 接生人如未將出生之相關資料通報戶政及 法規內容之引敘或摘述 衛生主管機關備查 依兒童福利法第44條規定 可處1千元以上 3萬元以下罰鍰 行政院令 修正 事務管理規則 第一百十一條條文 行政院函 修正 事務管理手冊 財產管理第五十點 第五十一 法規制訂 修正及廢止案 點 第五十二點 並自中華民國九十年二月十六日生效 文 之法 制作業公文書 如 法 草案總說明 爰擬具 法 草案 計五十一 字 令 函 法 規草案總說 條 明 條文對照表等 關稅法施行細則部分條文修正草案條文對照表之 說明 欄 修 正條文第十六條之說明 一 關稅法第十二條第一項計算關稅完 稅價格附加比例已減低為百分之五 本條第一項爰予配合修正 第 12 頁共 40 頁

13 附件六 蓋章範例 來文簽擬 蓋章方式參考範例 檔 號 102/ 保存年限 3 年 第 13 頁共 40 頁

14 擬 一 本年度本校未列入受檢 二 陳閱存查 第 14 頁共 40 頁

15 發文稿蓋章參考範例 第 15 頁共 40 頁

16 第 16 頁共 40 頁

17 發文稿蓋章參考範例(承辦與決行同為一人) 第 17 頁共 40 頁

18 本校簽陳蓋章參考範例 會辦注意事項 例如 要會行政處文書組 不 可只打文書組 人事室主任 第 18 頁共 40 頁

19 便箋蓋章參考範例 一 如來函無適當位置簽擬時 要使用便箋 第 19 頁共 40 頁

20 便箋蓋章參考範例 二 如來函無適當位置簽擬時 要使用便箋 第 20 頁共 40 頁

21 報告區分為 段落式 條列式兩種 報告蓋章參考範例 一 段落式 第 21 頁共 40 頁

22 本校報告蓋章參考範例 二 條列式 組 長 0201/0901 內 人 事 主 任 0201/1012 校 會 長 0201/1625 教學組長 0201/0906 主 如 擬 任 0201/0921 第 22 頁共 40 頁

23 簽稿會核單蓋章參考範例 第 23 頁共 40 頁

24 聘書參考範例 聘書 是機關學校聘請他人擔任某項職務的文書 其作法舉例如下 第 24 頁共 40 頁

25 獎狀參考範例 奬狀 係記述功績或其他優良表現原委以頒給受獎人的證書 依本府 89 年 6 月 23 日府人字 第 號函規定 本府暨所屬各機關製頒之獎狀 應一律印上國旗 獎狀作法舉例如下 第 25 頁共 40 頁

26 公文使用軟體 公文整合 筆硯系統 修改個人資料 到 鍵入帳號 密碼進入筆硯文書編輯共通服務平台 鍵入帳號 密碼 到聯絡方式欄內修改個人資料 點選確定儲存 一 到主要發文機關輸入資料 二 到聯絡方式欄內修改個人資料 點選確定儲存 第 26 頁共 40 頁

27 點選開啟範本 點選所需要使用之公文樣式 滑鼠箭頭移至機關共用範本左邊圖示 點選所需要使用之公文樣式 滑鼠箭頭移至 開啟範本 點 選開啟範本 點選開啟舊檔 或到存放舊檔位置點選所需要開始之公文 一 滑鼠箭頭移至開啟舊檔 點選要開啟舊檔 二 點選開啟舊檔至選擇目 錄 C 或 D 槽存放筆硯公文 位置 點選要開啟之舊 檔 點選要開之啟 舊檔 第 27 頁共 40 頁

28 如何運用筆硯工具 點選發文機關及字號或地址 速別 發文日期 附件填入或修改資料 說明欄之符號不可自己打 要按 Enter 換行鍵或顯示項目編號及上下 層箭頭調整符號順序 二 說明欄之符號不 可自己打 第 28 頁共 40 頁 一 要按 Enter 換行 鍵或顯示項目編 號及上下層箭頭 調整符號順序

29 點選正本或副本 會辦單位等填入或修改資料 鍵入會辦單位後 點選 新增一筆 點選確定 如有會辦單位 點選核章欄 可將核稿位置修改為會辦單位 點選核章欄 修改核稿 為會辦單位後 點選確 定 第 29 頁共 40 頁

30 一文簽多稿或簽 稿 會議紀錄等在同一案內 複製 點選一文多稿 會複製一份相同公文 再修改部分內容 新增 點選文件內容 新增一筆 再點選所需簽 稿 會議紀錄等 點選一文多稿 會複 製一份相同公文 再修 改部分內容 點選文件內容 新增一筆 再點選所需簽 稿 會議紀 錄等 撰寫公文 發文單位 點選正本 點選正本 輸入區鍵入單位 要寫全名才可對 應通訊錄名稱 本單位要留一份公文 要鍵入抄本 第 30 頁共 40 頁

31 發文匯出方式 滑鼠移到匯出入 點選匯出 點選匯出成文字格式(含所有資訊) (TXT) 再點選瀏覽選擇存放位置(U 槽 17 公公文附件\0 發文) 點選匯出成文字格式(含所有資訊)(TX T) 點選瀏覽選擇存放位置(U 槽 17 公公文附 件\0 發文) 公文匯出時 附件檔案要先鍵入( 點選附件檔名 點選新增 瀏覽 存放檔的資料夾 點選所需檔案 點選開始 點選確定) 第 31 頁共 40 頁

32 公文-錯誤範例 一 少結尾 請 查照 一 上級單位來是依 二 少上級單位全銜 臺北市政府教育局 第 32 頁共 40 頁

33 公文-錯誤範例 二 對下級單位結尾 請查照請字面勿空格 對下級單位 一 本局.號函計達 第 33 頁共 40 頁

34 公文-錯誤範例 平行機關 敬請 查核勿太多敬語 請 查照 對平行機關 一 本校.號函諒達 日期不可繕寫為 12/ 年 12 月 14 日 第 34 頁共 40 頁

35 公文-錯誤範例 四 依 鈞局 新臺幣 21 萬 5,400 元 電子發文不需 要校長署名 第 35 頁共 40 頁

36 公文-錯誤範例 五 主旨及說明勿重覆 一 主 旨 段 含標點符號 不超過 150 字 (國 軍文書手冊規範) 二 主旨及說明勿重覆(說明內勿再重覆說明檢附 資料 ) 第 36 頁共 40 頁

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