Microsoft Word - GSCP__Ref_tool_SLMS final revEC

Transcription

1 全球社会责任合规方案 供应商社会和劳工管理系统参考工具 GSCP 由全球社会责任合规方案 消费品论坛推广 地址 : 法国伊西莱穆利诺 22/24 rue du Gouverneur G al Eboué 邮编 :92130 为提高全球供应链的劳工标准, 众多公司共同商讨制定一套全球统一 各行业通用 可持续提高劳工标准及环境保护的社会责任最佳行为准则 这一倡议就是全球社会责任合规方案 ( 以下简称 GSCP) GSCP 提供了一个推动知识交流和推广最佳实践的全球性平台, 以建立现有系统之间的可比较性和透明度 gscp@theconsumergoodsforum.com 为此,GSCP 致力开发一套参考工具和流程, 用于描述现有最佳实践并统一解释劳工标准及环境保护要求及其具体实施办法 NOTE TO THE READER This translation has kindly been carried out by the GSCP Member Company Bata and is currently being proof-read. AN OFFICIAL FINAL VERSION WILL BE RELEASED SHORTLY

2 关于全球社会责任合规方案 GSCP GSCP 编制目的及其适用范围 全球社会责任合规方案旨在制定一套可持续提高全球供应链的劳工标准及环境保护的社会责任最佳行为准则 为实现此目标, 一些国际采购商创立了全球社会责任合规方案 (GSCP), 希望协作改善他们在很大程度上共享的供应源的 ( 道德 社会和环境领域的 ) 可持续性 为此, 这些公司共同商讨制定一套全球通用 可持续提高劳工标准及环境保护的社会责任最佳行为准则 GSCP 适用范围 : 社会和劳工实践 特定地点环境实践 ( 非产品相关 ) 该方案适用于供应链的各级供应商 GSCP 既不是一项监测举措, 也无法取代现有系统 GSCP 不参与任何认证活动, 因其必须保持其作为一套不结盟 中立的参考框架的特质 GSCP 参考工具 为了促进趋同,GSCP 开发了一套参考工具和流程, 以基于现有最佳实践统一解释供应链的公平劳工 / 社会标准及环境保护要求及其具体实施办法 用户与用法 这些工具可供所有人免费使用 用户包括 GSCP 会员及非会员公司 供应商和制造商 同时也欢迎多方利益相关者的机构 审核机构及其他方案所有者使用 GSCP 参考工具 用户可自行对参考工具作出如下处理 : 将其整合到自己的系统内 ; 或者 将其作为参考工具使用, 以通过 GSCP 等效流程对比自己现有的工具 1 责任 GSCP 不会利用 GSCP 参考工具或任何标准, 以任何方式来对用户供应链的合规性进行监测或审核 部分或完全接受一个或多个参考工具不得被视为已进行严格充分的评估 工具使用 用户供应链的合规性监测及与之相关的任何严格评估责任均由用户承担 用户必须根据 GSCP 规定的条款使用 GSCP 名称或标识 用户可访问 GSCP 网站 ( 以了解这些条款 1 等效流程可作为评判社会责任合规方案和 / 或环境保护合规方案是否符合一个或多个 GSCP 参考工具所指定的要求的客观基准, 以确定具体的等效程度 通过等效流程,GSCP 能够将多种标准和方案与 GSCP 参考工具进行对比, 以实现不同要求和方式的趋同

3 关于供应商社会和劳工管理系统参考工具 SLMS 在下文中, 供应商社会和劳工管理系统简称为 SLMS 该工具旨在为供应商及参与全球供应链运营的所有相关者提供指引 参考工具的依据 该参考工具隶属于 GSCP 系列参考工具, 专门为统一解释健全社会和劳工标准及其具体实施办法而开发 其基于现有健全和最佳实践 方式及标准, 并考虑到了很多供应商均已建立或正在使用管理系统以改善劳工标准和工作环境这一实际情况 该参考工具的框架特意定在通用层面, 而不是针对适用于特定行业或国家的流程 因此, 该参考工具可用于提供建立新的管理系统所需的框架, 或用作完善或拓展现有管理系统的基准 建议不要将该参考工具作为综合指导文档或涵括强制性要求的标准使用 其框架可为供应商提供有关如何构建并完善系统的创意和理念, 便于供应商及参与全球供应链运营的其他相关者对此知识框架加以完善, 并满足业务合作伙伴 股东 社会各界的预期及其自身的特定需求, 继而形成最佳实践理念 参考工具的使用 与其他 GSCP 参考工具相比, 该参考工具属于公开资源, 可供希望达成以下目的的任何组织使用 : 基于最佳实践建立社会和劳工政策 流程及程序管理系统 审核其现有管理系统的稳定性 内部确定其现有管理系统中有待加强最佳实践的领域和空间 确定系统内可能给员工带来风险之处或有待完善之处 参考工具的用户 该参考工具专为供应链的各级供应商公司及向买家供应产品的其他组织设计, 但也可供采购组织用于向其供应商推广健全 高效的社会和劳工管理系统, 以及利用该系统的具体实施办法向供应商提供支持 审核流程 为了确保 GSCP 参考工具持续体现现有最佳实践并使利益相关者达成广泛共识, 须对所有工具进行定期审核 审核以公共磋商的形式进行 审核的时间安排通常为 : 方案公开 1 年后进行第一次审核 2 年后再进行第二次审核 此后每 3 年审核一次 3

4 社会和劳工管理系统的潜在好处 GSCP- 供应商社会和劳工管理系统参考工具 尽管存在多种类型的管理系统, 但所有管理系统具有一项相同的功能, 即通过运用恰当的政策和程序来提高效率和组织业绩 社会和劳工政策管理系统也具有这项功能 这些管理系统可给员工 供应商及其客户带来各种好处, 并且很多好处是所有人都能够享受到的 对供应商的好处 高效的社会和劳工政策管理系统有助于供应商从以下几方面来提高员工稳定性 运营及成本管理效率 : 通过提供安全 健康的工作环境来降低员工风险, 同时这也有助于缩减因离职 工伤及职业病产生的成本 ; 整合劳工风险管理与相关的现有管理系统和控制 ( 如质量管理和生产管理 ); 预测并避免问题反复出现 ; 快速 有效地纠正问题 ; 提高合规程度, 继而减少审核次数及相关成本 ; 改善供应商与买家和投资者的长期关系并提高其竞争力和市场准入 ; 提高员工忠诚度及吸引并留住经验丰富的员工的能力 ; 通过改善员工管理关系与合作来提高生产效率和质量 对采购公司的好处 买家和客户在支持供应商开发适宜的管理系统方面也能发挥一定的作用 这样, 他们将能够获取以下方面的好处 : 通过运用有利于买家与供应商建立和谐关系的方式来持续改善工作环境 ; 降低供应链的不合规风险 ; 降低社会审核频率和次数及相关成本 ; 提高供应的稳定性 ; 提高供应链的效率 ; 提高产品质量 ; 降低声誉风险 对员工的好处 高效的社会和劳工管理系统 (SLMS) 有助于员工从以下几方面获益 : 改善工作环境 ; 降低受伤风险 改善社会条件并更好地进行社会对话 加深对其工作权利的认识和了解 通过更好地了解组织及其策略来改善员工管理关系 引入独立申诉机制 ; 提高就业质量 ; 提供适当的培训和技能培养 ; 提高员工士气 4

5 简介 管理系统的总体结构 制定有效的策略及社会和劳工政策 制定策略 高级别承诺 制定政策 社会和劳工政策的传达 角色和职责 分配实施职责 培训 绩效监测与审核 : 实现持续改进 实施 : 将 战略 转化为有效的政策和程序 招聘 人事文件和记录保管 通知员工 结社自由与对集体谈判的有效认可 管理工作时间 管理薪资 培训与员工发展 防止雇佣童工 防止骚扰和虐待 防止歧视 防止强迫 抵债 契约和强制性监狱劳工 管理员工投诉和申诉 惩罚措施 维护安全和健康的工作环境的详细参考要求 员工住宿 裁员管理... Erreur! Signet non défini. 6 管理外部评估和审计 内部员工沟通机制 外部交流和外部利益相关者接触 术语汇编 附加信息及有用链接

6 简介 供应商社会和劳工管理系统参考工具 SLMS 工具开发目的 SLMS 参考工具的开发目的如下 : 1. 简要概述能够帮助供应商持续提高其社会责任合规程度的管理系统 (MS) 2. 向供应商提供高效的社会和劳工政策管理系统的最佳实践, 这些最佳实践可与其他管理功能和实践整合以实现持续改进 管理系统定义 管理系统在这里是指供应商为取得与其既定目标相关的进展并作出测评以持续改善工作环境所实施的一套运营政策和程序 管理系统所涵括的细节量因供应商规模 复杂性和资源而异 供应商的职责是通过分析以往与当前的社会和劳工两个方面, 来确定适用于其自身业务的管理系统的详细程度和内容, 及其面临的风险和有待完善之处 参考工具适用范围 供应商定义 供应商 一词在这里指代向买家供应货物或服务的组织 参考工具适用范围 : 供应商自身的运营 ; 代替供应商进行生产的任何厂房 ( 归供应商或其承包商所有 ); 任何形式的用工 ( 如供应商的轮班工作者和合同 / 派遣 / 临时工 / 在家工作者, 清洁及保安服务 ); 供应商的供应链 ( 如适用 ) 该参考工具适用于各种类型的供应商, 不论其规模 所属行业 地理位置 治理与组织结构及现有社会政策管理系统和流程的成熟度 业内人士认为, 该参考工具对分供应商和 / 或分包商的影响力因供应链的复杂程度而异 尽管政策和流程可最大限度地适用于整个供应链, 供应商应清楚界定并阐明流程和系统在该工具内的适用范围, 并尽一切合理的努力以确保其标准能够在其自身的供应链内得到实施 结构 本文档分 8 节对参考工具进行了介绍, 涵盖了专门用于解决社会和劳工问题的健壮管理系统的关键要素 第 1-4 节介绍基本要素, 以帮助供应商制定连贯的策略和相应的政策 确保领导得当和落实承诺 分配角色和职责 设定相应的目标并进行有效的监测 第 5 节 ( 下文将详细介绍 ) 重点介绍该参考工具的核心, 即社会和劳工两个方面 第 6-8 节向供应商提供如何提升外部审核的价值 设立有效的内部 / 外部沟通渠道以及确保与员工和利益相关者进行有效沟通的机制等方面的指引 如上所述, 这些章节应作为参考框架使用, 并可依据供应商的实际情况予以修改和运用 对于每个章节, 参考工具旨在定义以下要素 : 6

7 总体目标 : 阐明章节的主要目的 总体参考要求 : 阐明为实现目标所需遵循的高标准程序要求 详细参考要求 阐明支持总体参考要求的具体要求 这些要求按程序和活动类型以及活动程度 ( 由基本到进阶 ) 分类 详细参考要求 关键流程基本步骤高级步骤 N 流程类型 这些步骤应被视为社会和劳工管理系统的基本构建模块 这些步骤代表在管理其社会绩效方面参与度更高或更有经验的组织的程序和流程, 有助于持续改善社会和劳工环境 实施的主要阶段 这些阶段旨在提供实用的路线图, 以践行要求 其涵盖整合组织要求的关键流程要素 具体结构如下 : 实施指引 : 通过示例阐述具体运营活动或详细说明具体问题 最后, 每个章节以一组供考虑的关键问题结尾 这些问题可用于确定 SLMS 内流程的有待完善之处或领域 这些关键问题仅供内部使用, 以帮助供应商监督 SLMS 的有效实施 不建议将其用于确保合规性或外部监测目的 聚焦于社会和劳工问题 供应商的管理系统适用于其业务的很多方面 该参考工具可用于支持社会和劳工政策的系统 第 5 节通过 16 个涉及政策要素 相关程序 监测及 KPI 等详细参考要求的关键主题, 对这些方面进行了详细介绍 所述要求围绕以下方面展开 : 尊重普世人权 遵循国际劳工标准 遵守国家就业立法 有效管理人力资源 遵守客户对社会和劳工绩效的其他要求 7

8 持续改善工作环境并涉及 GSCP 参考规范详述的基本问题和标准, 即 : 禁止强迫 抵债 契约和强制监狱劳动 禁止使用童工 结社自由及切实承认集体谈判的权利 禁止种族 肤色 性别 语言 宗教 政治或其他见解 国籍或社会出身 财产 出生 年龄 婚姻状况 社会地位 社会背景 疾病 残疾 怀孕 种族 国籍 工人组织 ( 包括工会 ) 会员身份 党派 性取向或任何其他身份等方面的歧视 健康与安全 工资 福利和待遇 提供分别达到或超过法定最低和 / 或行业规定标准和 / 或集体协定标准的工资 加班费 福利和带薪休假天数, 以较高者为准补偿应满足员工及其家人的基本需求并提供一些可供他们自由支配的收入 工作时间 GSCP 参考规范符合国家法律和国际统一标准, 包括国际劳工组织 关于工作的基本原则和权利宣言 同时, 国际劳工组织 关于多国企业和社会政策的三方原则宣言 和经合组织 跨国公司指引 中也提及了这些标准 因此, 供应商社会和劳工管理系统参考工具也可指代这些准则 此外, 该工具还与联合国人权委员会于 2011 年通过的 联合国工商业与人权指导原则 具有一致性, 并在经合组织 跨国公司指引 和 ISO 企业社会责任 标准中有所体现 联合国指导原则 载明尊重人权是社会对企业的一项基本责任预期, 所有公司在任何情况下均应避免侵犯他人的人身权利并应消除与其相关的任何负面人权影响 人权涵括国际认可的所有人身权利, 包括但不限于劳动权利 2 供应商社会和劳工管理系统参考工具认可宽泛的人权框架, 但将重点放在采购组织全球供应链中员工的权利和工作环境上 在所有情况下, 国际劳工标准 国家和 / 或地方立法或 GSCP 参考规范要求均适用, 具体以保护级别最高者为准 2 联合国工商业与人权指导原则 ( 第 14 条 ) 指出 : 所有工商企业均负有尊重人权的责任, 不论其规模 所属行业 运营环境 所有权及结构 然而, 企业履行这项责任所用方式的幅度和复杂程度却因这些因素及企业所受负面人权影响的严重程度而异 此外, 联合国工商业与人权指导原则 ( 第 24 条 ) 指出 : 如有必要优先采取措施以解决实际和潜在的负面人权影响, 工商企业应先设法防止和减轻那些最严重或者响应不及时便会难以弥补的影响 8

9 1 管理系统的总体结构 GSCP- 供应商社会和劳工管理系统参考工具 社会和劳工管理系统的组成要素与其他管理系统相同, 均是基于所载的政策 程序 流程和持续改进 标准的 计划 执行 检查 处理 (PDCA) 循环的组成要素适用 高效 SLMS 的建议框架围绕以下步骤展开 : 1- 定义该组织高级管理层核准的组织策略 2- 制定清晰的政策以实施策略 3- 设计遵循政策的相关流程 4- 分配职责和资源以实施政策 5- 设定相应的目标和关键绩效指标 (KPI) 6- 确立并实施相关程序以实现上述目标 7- 评测既定的 KPI 8- 根据 KPI 结果监测 审核并 ( 必要时 ) 修订流程 9- 建立持续改进系统 在社会和劳工政策方面, 每一个阶段都会涉及跨领域主题, 包括与员工接触及与主要客户和利益相关者沟通 9

10 2 制定有效的策略及社会和劳工政策 本节介绍如何定义 制定并传达策略及社会和劳工政策 总体目标 : 制定清晰的策略以管理社会和劳工绩效 GSCP- 供应商社会和劳工管理系统参考工具 总体参考要求 : 清楚地定义用于管理社会和劳工绩效的策略 该策略由组织上层提出并被整合到宽泛的经营策略之中, 以与社会和劳工问题相关的风险和机遇评估为根基 策略的实施以目标 具体政策 既定流程 相关程序 关键绩效指标及分配的资源为支撑 2.1 制定策略 详细参考要求 关键流程 基本步骤 高级步骤 制定策略 评估风险 整合业务目标 书面策略载明了社会和劳工绩效方面的总体目标 该策略充分尊重普世人权并符合国家及国际法律 法规和标准, 秉承并强调现有供应商标准及客户行为准则, 符合员工与主要利益相关者的合理预期 [ 有关内部员工沟通机制, 请参见第 7 节 ] 该策略专为持续提高绩效而制定 供应商设计所有相关的业务流程并了解其运营环境 ( 包括与现场承包商相关的环境因素 ) 供应商进行风险评估, 以确定与其活动相关的潜在影响 风险评估将参考员工和主要利益相关者的意见 该策略能够确保社会绩效目标体现在组织广泛的商业和业务目标中 供应商审核社会和商业目标以了解潜在的紧张局势, 并采取相应的措施予以缓解 有关人员在起草策略的过程中征询了主要利益相关者和客户的意见 该策略涉及宽泛的人权影响 ( 包括对社区及供应链的影响 ) 和现有最佳实践 [ 有关外部沟通与利益相关者接触, 请参见第 8 节 ] 供应商进一步对自己的供应商和承包商进行风险评估 有系统地斟酌利益相关者的广泛意见 [ 有关外部沟通与利益相关者接触, 请参见第 8 节 ] 供应商与客户沟通, 并尽力制定将社会责任合规与业务目标整合起来的共同目标 10

11 实施的主要阶段 : 实施指引 : 制定策略的注意事项 针对不同的业务领域, 组织会采用不同的方式来制定策略 组织策略的细节因组织而异 在制定策略时, 供应商应考虑以下问题 : - 确保策略至少符合所有适用的国际及国家法律要求, 包括重要的国际劳工组织 劳工公约 及 GSCP 参考规范或同等标准 - 需要应对的社会绩效挑战 国家时局及与买家 / 客户的关系 - 员工代表 / 工会通过谈判捍卫员工利益的能力 - 影响组织及其供应链和社会绩效的外部因素 具体可能表现为风险因素, 尤其是 GSCP 参考规范或同等标准所涵括的危及员工权利 安全和福利的风险 此外, 这些因素也可能与地理位置 市场或客户要求的变化有关 确定外部因素并有效地予以应对也可能带来商机 - 给人权影响 ( 涵括供应链中的影响 ) 带来的风险的严重程度 - 如何关联社会绩效目标与其他业务目标, 以及如何对它们进行整合 - 是否存在能够与每个既定目标关联起来的通用流程 - 可用于评测绩效的指标 - 就策略制定事宜, 向内外部利益相关者征询意见的最佳方式 - 策略足够稳定, 能够符合组织标准并满足所有利益相关者的合理预期 11

12 与客户接触 供应商在开发管理系统的每个阶段都可以征询主要客户和买家的意见或与他们接触, 以确保政策与他们的要求达成一致, 并保证供应商为实施政策所制定的程序传达他们的预期标准 此外, 他们还能够提供支持 建议及良好实践示例 与利益相关者接触 可供供应商征询意见的内外部利益相关者包括 : - 组织内其他职能部门的高管 ; - 员工代表 工会及健康与安全委员会或其他生产基地 / 工厂级委员会的成员 ; - 供应商通常更可能对员工展开调查, 以评估其对组织社会绩效的看法 调查应在工会和 / 或工人委员会 ( 如果有 ) 的配合下进行 [ 有关内部员工沟通机制, 请参见第 7 节 ]; - 了解社会环境 供应链风险和挑战的外部利益相关者 ( 如国际工会和地方工会 ); 非政府组织及专门处理具体问题的组织 ; 国际机构 发展组织及位于同一地区隶属同一行业协会的同行企业 / 供应商 ; - 投资者或股东 [ 有关外部沟通与利益相关者接触, 请参见第 8 节 ] 了解风险类型和风险等级 了解风险是制定战略的一个关键环节, 因其不仅会影响员工 生产基地及生产流程, 而且还可能影响周边社区和环境 风险可能因生产基地或特定的生产流程而异, 也可能与用工场所的社会和劳工环境有关, 如因不遵守法律规定所产生的罚款 此外, 用工场所还存在其他风险, 如因维护及消防系统不完备致使生产基地遭受重大损害 丢失重要客户或面临劳资纠纷等 供应商了解这些风险后, 应有针对性地制定相应的应对策略 风险可能来自以下方面 : 生产流程的类型和复杂性 ; 运营的组织方式 ; 缺乏对社会和劳工问题及各级人员之间相关权利和界定不清的职责的认识 ; 业务性质 ( 包括其产品 / 服务 ); 生产基地的地理位置 ; 劳动力的人口构成 ; 员工培训水平 ; 生产的季节性 ; 供应链的结构和复杂程度 ; 当地的文化 价值观和发展趋势 ; 政治环境 ; 性别问题 ( 歧视 特定需求等 ); 生产基地的健康安全状况 评估风险 进行供应商风险评估时应予考虑的因素包括以下某些或所有方面 : 用工场所的地理位置 职能 规模 历史及一般建筑条件 ; 所有制结构 ; 生产模式与库存管理 ; 所提供的产品和服务以及相关的生产流程 ; 用工模式 ( 外来工 临时工等 ); 用工场所提供的其他客户 ( 即用于确定其他客户目前是否正在开展社会绩效计划 ); 工作场所的劳动关系和社会对话质量 ; 连续超时工作记录 ; 质量和交付绩效 ; 过去的事故及预防措施 健康危害和火灾危险记录 ; 12

13 用工场所是否设有员工代表 / 工会 ; 质量申诉机制 ; 任何分包 ( 包括分供应商 承包商 在家工作者等 ) 级别和性质 ; 知识水平及对各级员工劳动权利的认识 关键问题 : 策略是否符合适用的国家法律和国际劳工标准? 策略是否涉及对业务运营行业和地区至关重要的问题? 策略是否涵括买家 / 承包商在社会责任合规方面的要求? 在社会和劳工绩效方面是否有清晰的方向 目标和关键绩效指标? 您是否了解影响您的业务的关键社会和劳工风险? 员工及其工会和代表是否参与策略的制定? 利益相关者 知名客户 供应商及承包商是否参与策略的制定? 13

14 2.2 高级别承诺 详细参考要求 关键流程基本步骤高级步骤 策略领导 高层职责 高级管理层对 SLMS 的开发和运营实施策略领导 高级管理层书面通过重要承诺并批准政策 高级管理层确保其批准向内传达 高级管理层定期审核 SLMS 的策略方向 高层管理团队成员被指定为社会绩效的负责人 指定人员或高级管理层统一接收有关 SLMS 进展的定期报告并对其进行审核 高管代表有权分配资源并确立政策 如果有多个生产基地, 每个基地的高管代表均负有在所有基地实施 SLMS 的明确责任 高级管理层向外 ( 相关的工会 地方委员会 服务提供商 分包商等 ) 传达其批准 高层管理人员或董事会成员强调自己对问题的理解并确保对 SLMS 进行开发 实施指引 : 高层承诺最高级别的领导对于以下方面至关重要 : 体现社会绩效优先并被整合到宽泛的业务策略中 ; 确保 SLMS 为高层决策者所有 ; 建立组织问责制以实施政策 ; 推动整个组织运用 SLMS 关键问题 : 公司是否已形成书面的社会和劳工策略? 董事会或同等机构是否批准了社会和劳工策略? 这项承诺在公司是否众人皆知? 是否定期更新进展和绩效? 是否有指定的高层人员负责社会绩效? 负责 SLMS 实施的人员是否需要遵从特定的程序进行工作描述? 高级管理层如何对策略实施必要的改进和修订? 14

15 2.3 制定政策 详细参考要求 关键流程基本步骤高级步骤 政策磋商 政策内容 设定目标 分配资源 整合业务结构 实施的主要阶段 : 在制定政策的过程中, 管理层会适时地与相关的内部利益相关者接触, 如员工代表 工会 ( 如果有 ) 人力资源代表及健康与安全委员会 供应商政策载明了其社会和劳工方面的策略与目标 [ 参见第 5 节 ] 这些政策与适用的国际标准和 GSCP 参考规范或同等标准以及相关的补充性行为守则达成一致 政策涵括保护员工权利 改善工作环境及人力资源管理良好实践等方面的所有相关问题 [ 参见第 5 节 ] 政策的实施以相应的目标 方向和审核流程为支撑 [ 有关监测与审核, 请参见第 4 节 ] 供应商确保所分配的资源足以支撑政策的实施 分配给 SLMS 的资源被纳入到了定期财务规划中 SLMS 所需的 KPI 和资源与全面治理 管理系统及决策结构直接相关, 并以它们为支撑 就政策制定事宜与相关的外部利益相关者接触需遵循一定的流程 [ 有关利益相关者接触, 请参见第 8 节 ] 供应商需按规定定期对政策进行审核和更新 供应商政策涉及宽泛的人身权利对其运营和社区的影响 其中, 宽泛的人身权利包括员工的其他公民权利 文化权利 经济权利 社会权利及政治权利 目标的确立与设定须经客户与供应商重点就生产规划方面的问题进行协商 随着 SLMS 方面的业务不断拓展, 供应商在审核获分配资源的同时还权衡其他资源 供应商通过设立并实施一致的 KPI 来确保业务 商业和社会三大职能之间实现密切合作与整合 15

16 实施指引 : 就政策制定事宜进行磋商在制定政策的过程中, 管理层会适时地与员工或其代表及相关的外部利益相关者接触 尤其是与条款和条件相关的政策, 须经管理层与工会 / 员工代表谈判 ( 如果设有谈判机构 ) 或与员工磋商, 以便他们最大限度地了解并接受该等政策 磋商需要以下人员的参与 : 业主 企业所有者 ; 高级管理层 ; 运营部门负责人 ; 人力资源部门 ; 企业社会责任 (CSR) 部门 ( 如有 ); 员工及其代表 ; 相关的内外部利益相关者 ( 如工会 劳动保障 / 劳动监察员 专家 非政府组织 社区群体 行业协会 客户 / 采购公司 ) 分配资源任何管理系统的实施都需要充足的资源 不论这些资源是从其他地方调配的还是剩下的, 供应商都很有必要了解到一点, 即实施效率比成本更重要 需要用到资源的活动因组织而异, 但可能涵括以下方面 : 为员工岗位筹集资金 ; 管理人员和员工培训 ; 内部交流材料 ; 为人力资源流程提供支持 ; 分析如何调整生产流程以高效地满足社会和劳工要求 ; 在舒适的工作环境下完成 SLMS 目标, 但这需要为机器 设备及建筑的升级筹集资金 政策内容政策实质上就是必须遵守的针对特定问题制定的一套规则 供应商政策载明了其社会和劳工方面的策略与目标, 并构成其实施策略所用的流程和程序的依据 政策所涵括的问题及其编写细节因供应商及其业务领域和利益相关者的预期而异 政策涵括所有相关问题, 依据并遵循以下几点而制定 : 国家法律法规和现有集体协议 ; 适用的国际劳工标准和公约 ; 运营领域及行业的良好实践 ; 跨领域 多利益相关者及采购商劳工实践准则 ; 供应商的具体情况及其确定的风险 所制定的政策应涉及以下问题 : 该工具第 5 节所涵括的所有问题 ; 利用 KPI 对流程 程序和结果的有效性进行评估和内部审核 关键问题 : 政策是否涵括所有相关的国家 国际和通用行业标准及客户 / 买家要求? 所有政策是否都以书面形式存在? 是否已对所有程序进行记录? 评估和了解运营与供应链的风险是否要遵循一定的流程? 政策是否涵括策略所载明的关键社会和劳工问题? [ 参见第 5 节 ] 供应商在制定政策的过程中是否征询了内外部利益相关者的意见? 是否为评测政策的实施建立了有形的目标和关键绩效指标? 是否为确保政策的实施分配了充足的资源? 16

17 2.4 社会和劳工政策的传达 详细参考要求 关键流程基本步骤高级步骤 内部传达 外部传达 供应商定期以适当的方式向所有职能 部门和基地及所有员工 ( 包括管理人员和主管 ) 有效传达社会和劳工政策 供应商用员工用语和 / 或象形图在公司范围内便于浏览的显要位置呈现其政策 政策以合同和业务条款的形式传达给分包商和供应商 ( 如有必要 ) 供应商配备相关系统, 用于定期检查员工是否知悉 了解并遵守其政策 供应商定期召开员工代表大会, 以确保他们参与内部传达的准备工作 供应商保存供应商与分包商的社会承诺 ( 包括合同协议和其他书面承诺 ) 记录 供应商向外部利益相关者传达政策并对反馈进行记录 实施指引 : 向员工传达向员工传达政策的相应方式包括 : 在参观生产基地或在进行员工入职指引期间介绍相关信息 ; 将政策编入供员工参阅的文档和交流材料 ( 如标准员工手册 ) 内 ; 将政策以海报形式张贴在通告栏内 ; 创作形象的卡通图片 ; 播放视频 ; 寄送信件 ; 召开定期会议, 以重申政策内容 公布更新的内容并评估员工对标准和政策的了解 供应商确保完全用员工用语传达政策, 以便员工了解自己的权利 利益和义务 期间, 员工代表与工会应有适当的参与 政策如有变更, 应立即知悉所有员工 建议评估员工对社会绩效政策的了解 向分包商和供应商传达社会绩效策略框架的传达允许供应商组织确保以下两点 : 其供应商和分包商的承诺符合组织要求 ; 其供应商和分包商按照公司规定执行合规监测 避免规范和政策的重复与扩散这一点十分重要 供应商要求应接受审核, 并应与 GSCP 参考规范和相关的行为准则达成一致 如果分包商自行制定了政策, 供应商应确保分包商政策与自己的政策达成一致 这一点可通过审核分包商政策并评估其可接受性来实现 供应商应与其供应商和分包商合作, 以根据需要完善并升级政策 关键问题 : 所有管理人员 主管和员工是否都知悉供应商政策? 是否有一定的流程来确保管理人员 主管和员工对政策的了解定期得到强化? 是否已将政策传达给所有分包商和供应商? 17

18 3 角色和职责 GSCP- 供应商社会和劳工管理系统参考工具 本节介绍供应商如何分配并明确管理系统实施职责, 以体现社会责任合规与完善的工作环境 总体目标 : 指定并授权将实施社会和劳工管理系统的责任职能和人员 总体参考要求 : 供应商应将有效操作管理系统各要素所需具备的角色 职责和资源指定并分配给指定人员或职能 这些职责在职位描述和目标中有所体现, 同时供应商还应为指定人员或职能提供相应的培训 组织应设计一定的流程, 以确保有效协调各运营职能之间的关系 3.1 分配实施职责 详细参考要求 关键流程 基本步骤 高级步骤 分配角色 整合与协调 实施的主要阶段 : SLMS 责任人员的评选标准是透明 非歧视性的 评估是否需要新增职位 / 人员 按照公司的相应层级和不同职能 ( 如人力资源人员和生产人员等 ) 分配职责, 尤其是其决策或行动能够对员工产生影响的人员 SLMS 责任人员将获分配明确的角色 在职位描述和角色中体现社会绩效职责并定期审核员工层级 不同的职能部门之间进行有效的沟通, 以确保供应商以一种协调的方式实施 SLMS SLMS 责任人员了解这些角色及其职责如何与其他人员关联 SLMS 实施负责人可使用获分配的资源 审核内部协调的有效性并强化流程 供应商就划分责任的最佳方式征询员工的意见, 以提高员工对各自角色的接受度和了解 供应商确保其内部目标和所有激励或奖励系统能够推动其社会和劳工绩效目标的实现 供应商设立一个内部 SLMS 委员会, 定期召集所有运营职能的代表, 以报告进展并提议修订策略和政策 18

19 实施指引 : 相应层级的职责职责结构大致如下 : 管理职责 : 确立策略 定义政策 设定目标 ; 明确角色 制定程序 向员工传达程序 ; 评估结果 审核影响 ; 与客户 员工代表及其工会 ( 如有 ) 和其他利益相关者接触 ; 向内部和外部报告进展 ; 评估有效性 运营职责 : 人力资源在人员方面的职能 ( 如招聘 薪酬等 ); 监管职能 ( 部门管理 分配任务 考勤 考核 ); 合规职能 ; 生产和产量规划 协调与有效交流 : 社会合规团队在小型公司, 管理人员与负责日常运营职责的人员之间的交流与合作可能较非正式 然而, 如果职责分明且有多个职能分管管理系统的各个环节, 供应商便能够建立一个社会合规工作组, 以实现跨职能协调并有助于各职能清楚地了解各自的职责 该工作组应有员工代表和 / 或工会代表 ( 如有 ) 社会合规团队将参与人力资源经理 运营经理 部门经理及员工代表共同召开的定期 ( 如每月或每季度召开一次 ) 或紧急会议 如果其他部门的职责与社会合规团队的决策相关, 则也要出席这些会议 关键角色和职责每个组织所需配备的人员因其自身的结构而异 然而, 社会和劳工管理系统的实施通常会涉及到以下类别的人员 : 高级管理人员 - 如上文所述, 组织高层应作出明确的承诺 组织高层具体可包括所有者 董事会和首席执行官 该职能全权负责落实以下事宜 : 由社会合规团队 ( 如有 ) 制定并更新相应的政策 ; 在分包商的协助下于公司内实施政策和程序 ; 制定并实施相应的内部控制, 并做好记录和保存工作 ; 视情况在公司内传达政策和程序 ; 定期审核政策和程序 ; 提供相应的培训 ; 满足客户的社会合规要求 如果有多个生产基地, 则每个基地都有指定的高级管理人员来负责 SLMS 的实施 人力资源专员 - 人力资源 (HR) 部门通过履行其实施关键政策和系统的职责, 在 SLMS 成功交付方面发挥着重要作用 具体可包括 : 依据公司所需职位 人员部署 所需人员和技能来制定公司的人力资源策略 ; 实时了解国家法律和就业法规 ; 定义就业条款和条件 ; 签发合同 ; 提供员工入职指引 ; 监测中介机构所提供的人员的利用情况 ; 规划并监测人员培养与培训 ; 招聘与解雇 ; 处理投诉和申诉 ; 人事记录保存 ; 19

20 工资 ; 就员工的人力资源规划联系生产人员 ; 管理与劳务中介机构的关系 企业责任专员 - 如果有专门的部门或人员负责企业社会责任 (CSR) 方面的事宜, 那么他们有相应的责任和权利定义政策 支持其他人员并监测实施 此外, 他们还可通过与组织内相关部门 ( 人力资源部 / 环境部 / 法务部等 ) 联系来实时了解国家法律在工资核算 社会福利 环境法规及健康与安全等方面的变更 采购专员 - 供应商都有自己的供应链, 因此采购人员应密切参与系统的实施 采购人员专门负责以下事宜 : 向供应商传达政策并推广高水平的社会和劳工标准 ; 对供应商劳工风险进行初步评估 ; 确保其采购实践不会对供应商遵守劳工标准的能力产生不利影响 ; 跟进供应商以确保关键的有待完善之处得到改进 [ 有关采购组织和采购人员的角色的更多信息, 请参见 GSCP 社会绩效管理系统参考工具 ] 管理人员 - 负责运营事宜的管理人员对 SLMS 的实施负有相应明确的 文档化 ( 如职位描述 ) 的职责 例如, 向人力资源职能传达生产规划及招聘要求这一点非常重要 所有管理人员均须接受与其职能匹配的 SLMS 培训 能够对员工和工作环境产生影响的相关职能事宜包括 : 生产规划与管理 ; 财务规划与管理 ; 购买与采购 ; 产品开发 ; 销售人员与客户的关系 ; 技术与系统 主管 / 部门经理 - 监管人员或团队负责人对于确保在以下方面公平 有效地实施社会合规政策负有相应明确的职责 : 结社自由与进行集体谈判的有效权利 ; 记录工时与假期 ; 非歧视与骚扰 ; 纪律 ; 申诉 ; 工作场所的健康与安全 此外, 也可能有其他专门的人员 ( 如福利主任或内部医务人员 ) 负责实施 员工代表提出了自己在 SLMS 开发与实施方面的意见 供应商会将绩效知悉他们, 而他们提供意见 反馈和员工意见需遵循一定的流程 [ 有关员工接触, 请参见第 7 节 ] 关键问题 : SLMS 的实施是否由高管成员全权负责? 是否已将与 SLMS 实施有关的角色和职责清楚地传达给相关人员? 是否有一定的流程来确保相关人员清楚地了解自己的职责并确保全体员工接受相关的培训以胜任各自的角色? 社会绩效角色是否涵括在职位描述内? 是否有一定的结构或流程来促进社会绩效责任人员 ( 如社会合规团队 ) 之间的交流与协调? 员工激励结构是否有助于推动合规活动并完善 SLMS? 20

21 3.2 培训 详细参考要求 关键流程基本步骤高级步骤 培训 实施的主要阶段 : 供应商依据所有相关人员 ( 涵括所有用工类别, 如临时工等 ) 的角色和职责为其提供相应的 SLMS 培训 所提供的培训涵括部分一般内容, 但都适用于由相关人员承担的角色和业务活动 同时, 该培训还涵盖了与社会和劳工政策相关的关键问题 该培训清楚地阐述了角色 职责, 尤其是健康与安全的法律含义 所有新员工均须接受有关 SLMS 及其主要内容的入职培训 每堂培训课程结束后, 将有专人负责收集受训人员的反馈 该组织为组织内的关键员工提供详细的培训及定期进修培训, 以更新并向员工提供有关最新政策及发展方面的培训 来自受训人员 员工代表及内部磋商的反馈将用于改进培训 供应商可通过一项评估来确定培训是否变更了模式或流程 实施指引 : 培训项目组织应选用适宜的培训方式和平台, 以提高员工对社会绩效和 SLMS 的认识 培训大体涵括 : 对 SLMS 开发目的及其用途和目标的介绍 ; SLMS 的主要组件及这些组件如何与各职能进行交互 ; 组织内的关键职责 ; 关键程序和工具 ; 根据工作职能对政策和程序进行更详细的介绍 ; 技能的培养, 如有效交流 谈判 申诉处理 冲突解决等 组织可考虑网络化培训或电子学习, 以弥补研讨会 通报会和外部培训的不足 对于潜在敏感主题, 组织应考虑委托第三方和独立培训师进行特定培训 对于参与核心业务职能的所有人员, 还有更多的社会绩效管理支持系统供其选用 这些支持系统可为员工提供其他资源来源 指引或更多信息 员工培训内容示例接受定制化培训的主要员工类别包括 : 所有管理人员 : 有关 SLMS 及他们在实施 SLMS 中的角色方面的培训, 包括目标 绩效管理及激励计划 人力资源专员 : 有关政策 法律合规 常见社会和劳工问题 员工接触方面的培训及处理敏感问题 ( 如骚扰和虐待 ) 的专项培训 21

22 采购专员 : 承包商和供应商劳工标准绩效 供应链设计与风险评估 采购与承包实践及其对劳工标准绩效的影响 生产管理专员 : 生产受益于改善过的劳工标准绩效及质量管理与生产之间的联系 主管 / 部门经理 : 有关政策 ( 如招聘 选拔和雇佣政策 ) 和程序方面的培训, 包括秉承非歧视标准 尤其重要的女性员工问题 避免强迫用工或童工 不限制结社自由与进行集体谈判的有效权利 雇佣未成年工的法律限制 良好的工作环境等方面的相关规定 针对经理和主管的培训可能还涉及培训考勤及采购商组织的旨在提高认识的研讨会 全体员工 : 有关雇主政策和程序方面的导向, 包括秉承非歧视原则 避免童工和强迫用工 支持结社自由与进行集体谈判的有效权利 提供平等就业机会 合法使用未成年员工 反骚扰和虐待 劳工和道德政策 程序和改进目标, 以及对个人职位描述 书面工作场所法规 惩罚规定 辞职 申诉 解雇和申诉程序的介绍等方面的政策和程序 健康与安全培训同样适用于全体员工, 组织应予定期开展 员工培训 : 为顺利实现工作过渡, 所有员工均须在受聘之后的 4 周之内 ( 最好在员工入职指引期间 ) 接受有关以下问题的培训 : 生产基地概况与一般员工规则和规定 有关非歧视和合作员工行为的供应商政策 了解雇佣合同 雇佣期限 通知期等 纪律和申诉程序 工作场所的健康与安全 ( 此项培训须在正式工作之前开展 ) 付款方式 ( 工资单 税费 ) 薪酬与福利待遇 ( 包括节假日 产假等 ) 工时 - 如何拒绝加班 了解并计算加班费和应得工资的财务概念 员工代表 / 工会组织及如何与之接触 了解员工与雇主的角色和职责 遇到问题向谁求助 参观设施 关键问题 : 所有相关的社会绩效责任人员是否要遵循一定的培训流程? 培训是否介绍了 SLMS 的开发目的及其如何与公司运营进行关联? 培训是否根据员工的相关角色和职责 政治 经济和社会因素 国家 行业 / 所供应产品的特定风险 文化需求 极易受到影响的群体以及使得培训真正定制化和有效的其他因素来定制? 是否提供定期进修培训? 受训人员是否对培训及其内容进行评估? 是否已对培训进行 SLMS 总绩效评估? 22

23 4 绩效监测与审核 : 实现持续改进 本节介绍如何监测与评估政策和程序以实现持续改进 高效监测依赖于第 条要求所述的连贯文档管理系统, 并遵循以下总体框架 : 图 : 监测框架 总体目标 : 制定并实施旨在持续完善 SLMS 的所有相关政策 流程和程序的持续监测与审核循环, 以便组织有效地适应变化 总体参考要求 : 供应商设计用于评估和监测管理系统的流程, 以便其不断适应瞬息万变的业务需求和风险 可通过建立适用于实现策略目标所需的所有政策的监测系统和 KPI 来实现持续改进 23

24 详细参考要求 关键流程基本步骤高级步骤 4.1 设定目标 4.2 审核与评估 4.3 监测供应链 4.4 分析结果 4.5 更新流程并处理不合规情况 4.6 管理文档 供应商基于其定义的政策设定与其雇佣实践和社会责任合规相关的清晰 可测度的绩效指标或目标 这些目标和指标与供应商的关键优先级达成一致, 并有助于其评估是否取得了进展 将组织指标和目标合并到经理和主管的绩效目标之中 供应商定期对每个生产基地开展内部审对由供应商或客户开展的外部审核和 / 或评估并做好相应的记录 计的结果进行监测, 并将这些结这些审核评估公司流程的实施 法律法规果与内部评估结果进行比较 遵从性 是否符合供应商社会政策以及买供应商应客户要求向其提供内部家与客户预期, 同时还涵括现场承包商 评估记录 供应商向员工提供内分配开展定期审核与风险评估的职责 向部评估结果 高级管理人员报告结果 供应商将这些审核的主要结果告知员工代表 / 工会, 并就与员工密切相关的问题咨询他们的有关意见 供应商建立一个系统, 专门用于监测分包商 供应商 / 分供应商与服务提供商的社会绩效 供应商持续记录供应商和分包商的所有评估与外部审计, 并监测供应商绩效 供应商设计一个流程, 专门用于记录和分析内外部评估结果并总结产生该等结果的根本原因 该流程以预定义矩阵和 KPI 为设计依据 供应商将主要结果透露给业务的其他相关环节 供应商实施改进以应对审核过程中所识别出的问题和风险 在定期审核与审计结果的基础上完善 SLMS 的运营 供应商就分包商的不合规情况与其交涉 供应商设计一个用于管理关键文档的流程, 该流程涵括审批人必须是谁 如何更新关键文档 如何及向谁发布这些文档以及如何保存这些文档等 供应商应客户要求向其或潜在的外部利益相关方提供审计结果 通过分析可确定趋势并评估能够用于识别棘手问题的结果的重要性 供应商监测由其分包商采取的纠正措施, 以对问题进行整改 此外, 参照不断完善的本土和国际行业良好实践制定社会政策和程序的基准也需遵循一定的流程 供应商设计一个用于与相关的外部利益相关者接触的流程, 以应对所识别出的地方性和棘手挑战或反复出现的不合规情况 将 SLMS 文档管理系统完全集成到其他系统内, 以管理商业文档和记录 24

25 实施的主要阶段 : 监测与持续改进 实施指引 : 管理文档与其他任何管理系统一样, 保证与 SLMS 相关的文档得到有效管理并传达和提供给所有有需要的人员非常重要 部分要点如下 : 为您需要定期使用的关键文档 ( 如内部评估 人事记录 ) 建立模板 明确必须审批文档格式或内容变更 ( 如政策变更 ) 的所有职能 明确文档 ( 如内部审计报告 ) 发布之前的签署人和知情人 分配发布与运营相关的外部文档 ( 如新的客户行为准则 ) 的职责 制定文档修订政策 ( 包括修订频率和内部审核人 ) 分配管理文档保管系统以使其实时更新的职责 例如, 当前政策和最新内部报告必须可用, 且必须清楚地将其先前版本标为已过期 设定目标 : 确定正确的目标对于监测关键变更和激励员工朝着能使其获益最多的改进方向而努力都至关重要 设 定目标所依据的关键绩效指标 (KPI) 可包括 : 员工流动率或留存率 缺勤率 员工满意度调查 在离职面谈中提出的问题 员工投诉的数量和趋势 行为不当的个案数目 工作场所事故率 关键问题违规率 生产质量和效益趋势 对社会绩效进行内部监测 : 通常情况下, 组织会向指定的高级管理人员分配特定职责, 以便其对社会政策的实施进行内部审核 / 评估 例如, 指定的高级管理人员可以是负责组织的整体社会绩效的合规主任或多学科小组 可用于审核与评测 SLMS 实施的各种工具包括 : 风险评估 非正式的流程实施评估 由内部员工或外部第三方定期开展的正式流程审核 对工作环境和合规性进行的内部审计 外部审计与检查 针对特定问题进行的专项调查内部评估应与客户要求进行的所有外部评估或审计达成一致, 以避免不必要的重复工作 应优先实施改进而非为了组织利益优先进行评估, 认识到这一点非常重要 25

26 员工调查在进行内部评估期间, 开展员工调查通常是获取信息的最佳方式 开展员工调查应予注意的部分关键事项如下 : 调查应以保密 / 匿名形式进行 ( 如有必要 ) 开展员工调查的目的在于评测员工的工作满意度 调查应涉及所有疑虑 / 有待完善之处 调查应涵括的主题包括综合评测员工满意度 员工是否对其工作的各个方面和工作环境感到满意 他们是否觉得自己受到了公平对待以及是否觉得在企业中有平等的进步机会 调查可以在网上 / 计算机上进行, 但须向员工提供在现场电脑室完成调查的机会, 或者向所有员工提供调查的印刷版本 ( 对于不识字的员工, 则可由非管理人员与其进行面谈 ) 调查至少每 2 年开展一次 现场可能希望自行或通过外部公司开展员工调查 组织应将调查结果和行动方案传达给员工, 并知悉他们实施的具体时间安排情况 更新流程在获悉评估与审核结果后, 供应商可考虑对以下方面实施改进或变更 : 策略 ; 程序与内部报告 ; 政策内容和范围 ; 内部资源 指引及最佳实践分享方式 ; 目的 目标和指标 ; 外部报告与利益相关者接触 运营流程 ( 包括生产流程 ); 员工培训与内部指引 ; 应对地方性和挑战性问题各种供应商无力应对的潜在问题均可导致社会绩效低下, 具体可包括立法及当地社会 政治或文化实践不健全等 通过内部磋商或凭借自身的知识和经验, 供应商可能会意识到棘手或地方性社会问题的存在 然而, 要解决这些问题, 供应商不仅需要修订政策和程序, 还需要与外部利益相关者长期接触 [ 参见下文第 8 节 : 外部沟通与利益相关者接触 ] 供应商可通过以下方式来解决这些问题 : 与客户接触并建立协作关系, 以帮助他们了解挑战和可能的解决方案 ; 与员工和相关的利益相关者接触, 以了解新出现的问题 法规变化和新标准, 继而提高社会风险和挑战意识并了解这些风险和挑战对员工的影响 ; 与客户携手共同制定一个切乎实际的 可实现的且已经双方达成一致的改进时间表 ; 与其他组织分享挑战和问题方面的信息, 并采取协作方式 ( 如适用 ) 来应对这些挑战和问题 关键问题 : 是否有高管成员负责开展审核 评估并监测社会绩效? 是否对社会绩效方面的文档进行了有效管理? 高级管理人员是否定期审核 SLMS 的实施? 是否已确定可量化的改进目标? 是否有员工代表 ( 如适用 ) 参与定期内部评估或审核? 您是否会依据审核与评估结果来更新流程并提高整体绩效? 编制 更新并记录阐明了所需审批级别 内外部发布与审核频率的文档是否要遵循一定的流程? 是否有一定的文档化流程来确保来自内外部利益相关者的反馈被收集并用于完善 SLMS? 26

27 5 实施 : 将 战略 转化为有效的政策和程序 本节将讨论实施战略所需的详细政策要素及相应的程序 供应商有责任定义和开发适当的程序, 为允许实施战略的政策提供所需的支持 在许多情况下, 所需的程序为各种形式的内部控制, 以减少和降低劳工虐待的风险, 改善厂区内的社会条件 详细的要求涵盖重大的社会和劳工问题, 并就政策要素 相关程序 其他的考量以及监控方面的问题提供了指导 以下各节列出了有可能需要的主要政策和程序 它们并未包罗一切政策和程序 涵盖的问题包括 : 招聘 人事文件和记录保管 通知员工 结社自由与进行集体谈判的有效权利 管理工作时间 管理薪资 培训与员工发展 防止雇佣童工 防止骚扰和虐待 防止歧视 防止强迫 抵债 契约和强制性监狱劳工 管理员工投诉和申诉 纪律措施 维护安全和健康的工作环境 裁员管理 总体目标 : 制定具体的政策和程序, 落实社会和劳工战略 总体参考要求 : 具有关于所有相关社会和劳工问题的政策和程序, 确保遵守国家法律 遵守和尊重国际标准, 并推行人力资源方面的良好实践 5.1 招聘 详细的参考要求 政策 所有工作必须建立在符合国家法律和实践以及国际劳工标准的受认可的雇佣关系的基础之上, 为劳工提供更多的保护 本政策适用于所有类别的员工, 包括由劳务中介机构提供的员工 关键流程 基本步骤 高级步骤 相关程序 具有雇佣新员工的规定程序, 符合当地和国际法律要求 这些程序包括发布工作机会的广告和通知的方法, 以及进行招聘的方法 ( 例如申请表和面试 ) 根据雇佣安排的性质和类型对员工进行记录, 包括所有非正式员工 ( 临时工 / 学徒 / 季节工及其他员工 ) 仅将工作分包给经许可且信誉良好的中介机构和劳工经纪人, 并需特别注意其自身的招聘流程 ( 例如费用 ) 供应商具有定期进行自我审核的成熟流程, 以监控和评估其自身的招聘 选拔和雇佣实践及其招聘代理机构的实践 ( 如适用 ), 并确保遵守法律和政策要求 27

28 监控与关键绩效指标 招聘程序采用针对所有类型的员工的客观选拔工具和标准以及可用于所有类型的工作的职位描述 对选拔过程中涉及的员工 管理人员和监管人员进行基于能力的雇佣 / 面试技巧以及非歧视原则的培训 人力资源部门负责确保依照当地和国家的法律以及适用的国际劳工标准委任所有员工 对新员工进行入职培训, 以其可以理解的语言告知其供应商的政策和程序 ( 例如健康和安全 薪资等等 ) 向在家工作者和派遣工介绍供应商的政策以及适用于他们的雇佣关系方面的不同之处 具有可用的统计数据, 并将其用于提高招聘流程的效率 对各项程序进行必要的修改 供应商对年龄 性别 国籍 文化背景等方面的劳动力数据进行审查, 以发现招聘过程中可能存在的歧视现象 落实针对员工的培训计划, 并定期进行审查 对新员工进行调查, 以评估招聘流程和入职培训的有效性 实施指南 : 派遣工公平对待派遣工, 确保其雇佣条款和条件与直接雇佣的员工享有的条款和条件一致, 这一点十分重要 此外, 应以临时工的形式聘用派遣工 如使用包工头, 供应商应 : 与各个包工头订立和签署书面协议 确保与中介机构订立的协议明确规定了劳动力提供者必须遵守的劳工标准和雇佣程序和实践以及派遣工的工作条件, 并需特别注意第 5.11 节中所述的各种可能的强迫 抵债和契约劳工形式 指定特定的单位 / 人士对使用职业介绍所或劳工经纪人的情况进行管理和监控 定期监控劳务中介机构提供给员工的薪资和福利 保证对已聘用员工的平等对待 ( 尤其是享有相同的报酬和固定工作的权利 ) 以及结社自由和集体谈判的权利, 以及如何实现这些权利 就何时向派遣工或临时工提供固定工作制定规则和实践 职位描述设置正式的职位分析流程, 形成针对所有员工的职位描述, 包括 : (a) 职能 / 责任 ; (b) 所需的能力 ( 知识 技能 ) 在此基础上进行招聘 选拔和雇佣 员工代表 / 工会可以参与对职位进行描述 员工应可以查阅职位描述 外来工供应商制定了相关流程以对在雇佣外来工的整个过程中的人权尊重情况进行监控, 同时维护外来工的权利 尤其是, 设有相关流程确保外来人员享有合法的工作权利, 未使用剥削手段 ( 例如收取招聘费用 ) 招聘外来人员, 外来人员了解其享有的权利 未受到歧视, 且其证件未被管理层扣押 良好实践 : 帮助外来工 / 少数民族融入工作场所的流程可包括 : 帮助建立银行账户 ; 帮助取得社会保障号码或其他相关等价物 ; 在工作时间之外与其他员工见面的机会, 例如社会活动等 ; 由经验丰富的外来 / 少数民族员工进行指导 ; 在有员工代表的地方组织员工代表参与活动 ; 语言 / 社交课程 ; 在需要时取得医疗保健 ; 涵盖实践和文化等方面以及在本国应做和不应做的事项的入职指引 ( 如适用 ) 28

29 在家工作者由于在家工作较难监控, 应尽力将所有工作安排在适当的工作场所完成 聘用在家工作者之后, 供应商应根据计算好的工作时间以及生产的货物的性质对在家工作者的薪资等信息进行记录 供应商对在家工作者进行视察, 以检查他们遵守合同条款的情况, 并就他们的工作条件与他们进行交涉 如果是由承包商来管理在家工作者, 需设立相应的流程确保其遵守供应商的政策, 并应特别注意童工和契约工 ( 更多指南见 GSCP 参考规范 ) 设置正式的职位分析流程, 形成针对所有员工的职位描述, 包括 : 关键问题 : 雇佣实践是否符合当地法律和适用国际标准? 是否有充分的人力资源政策涵盖劳动力的各种特性 ( 例如外来工 在家工作者 合同 / 临时工 )? 是否能确保招聘程序公平且推行平等待遇? 管理人员 / 监管人员是否了解政策, 他们是否有责任确保员工了解政策? 招聘代理机构或其他包工头是否清楚了解您的政策? 是否会定期对招聘代理机构和 / 或其他包工头进行检查? 29

30 5.2 人事文件和记录保管 详细的参考要求 政策 供应商应实行有效的文件管理系统, 通过相关和准确的文件编制确保对所有社会和劳工方面的问题进行监控 关键流程基本步骤高级步骤 人事文件管理系统 保密 监控与关键绩效指标 供应商拥有一个用以保存所有员工与雇佣相供应商拥有可通过中央数据关的保密人事记录的系统 库获取的文件 这些记录包括法律要求的与工作环境相关的文件的保存期限至少为 3 信息 ( 例如暴露于危险环境和接触有毒产品年, 或按当地的法律要求执的情况 ), 以履行作为雇主的所有责任 明行 ( 以两者之中要求较高者确分配保存各项记录的责任 为准 ) 供应商以适当的系统化方式保存与招聘 工资 休假 培训 纪律 申诉 辞职和解雇程序相关的记录 各生产站点的记录保存至少 2 年或按当地法律要求执行 ( 以两者之中要求较高者为准 ) 设有备用系统, 确保在发生意外损失或损害时进行数字数据的恢复 供应商确保按法律的要求对有关雇员的信息保密, 并仅将之用于其拟定的用途, 且须将这些用途告知雇员 文件管理程序符合数据保护法律 ( 如有 ) 及时更新关键的文件和记录, 定时对其进行检查并进行必要的修订 对管理人员和监管人员进行保密要求和程序方面的培训 告知员工其享有的与个人资料保密相关的各项权利 实施指南 : 人事档案可以为每一名员工创建一份人事档案 档案中应至少包含一份身份证的复印件和一份雇佣合同的复印件 如果某个国家未提供身份证, 可使用其他的文件, 例如出生证明 ( 牙科 骨科等 ) 医生证明 学校或学院证明的复印件 一种良好的做法是保存一份重要文件的清单, 包括存储系统 / 地点 责任 保管期限 保密级别和处理方式 每年对该清单进行修改, 并设置关键绩效指标, 对合规情况进行监控 应设有备用系统, 确保在发生意外损失或损害时进行数字数据的恢复 数据保护和保密公司的文件管理系统应以公平和合法的方式处理私人雇员数据 如果没有综合性的数据保护法律作为基准, 一种良好的做法是确保 : 供应商仅为特定目的 ( 例如确保正确付款 ) 从雇员处获取数据 雇员知晓雇主掌握了何等信息 保护信息安全, 防止信息遭到未经授权的处理 遗失 破坏和损害 及时更新信息, 并确保其准确无误 根据需要以安全方式处理保密信息 关键问题 : 是否设有文件管理系统? 是否明确分配了保存人事记录的责任? 是否以保密方式保存文件和记录? 文件的保存期限是否为 2 年以上或是否符合当地法律的要求? 是否以保密和安全的方式处理文件? 30

31 5.3 通知员工 详细的参考要求 政策 供应商应在所有员工入职之前向其提供有关其雇佣条件 ( 包括各个工资结算周期的薪资和付款明细 ) 的书面的 可理解的信息 这一要求适用于所有类别的员工 关键流程基本步骤高级步骤 相关程序 监控与关键绩效指标 向员工提供有关其雇佣的条款和条件 其除与员工个人相关的信息之根据国家劳动和雇佣法律 国际劳工标准 外, 员工还收到供应商的政策任何适用集体协议享有的权利的可查信的复印件 息, 以及与工作环境相关的信息 ( 例如有关暴露于危险环境和接触有毒产品的记录 ) 员工收到一份书面合同 相关人员以可理解的方式口头解释合同的内容, 且该内容得到员工的认可 必要时, 由外部 / 独立和合法的个人向员工提供有关歧视 骚扰或结社自由等问题的信息或对其进行这些方面的培训 供应商确保非雇佣员工 在家工作者和临时劳工供应商 / 代理机构的雇员取得有关其雇佣情况的所有信息 使用有关员工满意度的数据和 / 或来自新员工的个人反馈以确定关于雇佣条件和合同明细的沟通的有效性 对各项程序进行必要的修改 对新员工进行调查, 了解他们对进入公司时取得的信息的质量以及取得厂区内的信息的看法 实施指南 : 雇佣合同在雇佣关系建立之初和情况发生重大改变时提供雇佣合同 以可理解的方式提供信息 以员工可以理解的语言对信息进行口头解释, 并以书面方式提供信息 雇佣合同应符合现有的集体协议和地方法律 与雇佣合同中包含的条款和条件相关的信息至少包括 : 员工的姓名 员工的出生日期 ( 如知道 ) 员工的地址 雇主的公司名称和地址 雇佣合同的起始日期 雇佣合同的终止日期 ( 如适用 ) 工作时数 薪资 加班 报酬, 包括工资总额 奖金和补助 福利和法定扣款 解雇条款 关键政策和程序, 例如非歧视 申诉 纪律 骚扰 结社自由和员工的健康和安全 工作职责和工作范畴 ; 特别协议, 例如引用工厂规定 日期和员工签名或手印 ( 如适用 ) 日期和雇主签名 员工手册常见的提供信息的方式为员工手册或标准操作程序目录 应在新员工受聘之后的 4 周之内对其进行培训, 并将员工手册应用到培训之中 还应采取适当的方式, 确保不识字的员工也取得这一信息 雇佣合同中不一定包含所有相关的政策和程序, 而通过员工 / 公司手册则可以将这些政策和程序汇编到一起 可以利用这一机会增进员工对各种公司政策的了解, 并确保流程的透明性 手册中的信息可涵盖以下问题 : 31

32 工友和工作场所的其他人之间的行为 ( 例如非歧视 ) 儿童保育和家庭友好政策 工会认可 / 工会代表的作用 国际劳工标准 现有和适用的集体协议 现场保卫 保险政策 交通和可达性 健康和安全以及个人防护装备 (PPE) 人事记录保存 酒精 / 毒品 / 烟草政策 着装要求 正餐 零食和食堂政策 有关休假 缺勤和疾病的政策 惩罚 申诉 辞职和解雇程序 申诉政策 揭发政策 关键问题 : 是否在所有员工入职之前以可理解的方式向其解释了主要条款? 所有雇员是否均收到了一份书面合同? 如果员工不理解某些条款, 他们是否可以寻求有关这些条款的信息? 所有员工是否均可查阅所有政策和程序? 是否以员工自身的语言及其可以理解的形式向员工介绍了信息? 您的人事专员是否接受过相关培训, 以为员工提供入职指引? 32

33 5.4 结社自由与对集体谈判的有效认可 详细的参考要求 政策 制定明文规定的政策, 认可员工组建和加入其自己选择的工会的权利, 并规定进行集体谈判的有效权利 该政策规定, 供应商不会干扰任何该等流程 如果法律对结社自由进行了限制或未予规定, 该政策允许员工自由选举代表, 且供应商承诺以适当方式与这些代表沟通 供应商声明, 不会歧视或制裁属于或代表工会的员工 关键流程基本步骤高级步骤 相关程序 监控与关键绩效指标 设有适当的流程向员工传达如下信息 : 供应商愿意与员工进行建设性的对话, 并愿意与员工自由选择的工会就集体协议进行善意协商 如果厂内没有工会, 供应商将以适当方式与其他经自由推举产生的员工代表进行沟通 设有相应的程序, 规定如何有效地与员工代表沟通 开展风险评估, 以确定供应商的哪些运作方式可能限制员工的结社自由的权利 对管理层进行结社自由与集体谈判的有效权利方面的培训 与适当的工会合作, 对管理层和工会 / 员工代表进行联合培训, 促进建设性的劳资关系 供应商拥有相应的程序, 积极促进结社自由和集体谈判 供应商与各个具有代表性的工会签署一份有关员工的权利的协议, 为工会 / 员工代表提供组织活动和成员培训的方式 实施指南 : 结社自由与进行集体谈判的有效权利有关结社自由的政策可明确纳入以下规定 : 员工享有要求制定集体谈判的政策的权利 员工有权以其自己选举的或 ( 在适当的情况下 ) 其工会任命的员工代表作为其集体代表, 且供应商将与这些员工代表进行对话和合作 供应商不会因工会成员 / 非成员身份或作为员工代表的活动而歧视任何员工, 也不会因此而任命或解雇任何员工 雇主将按照国际劳工标准的要求以及法律或与工会订立的集体协议的规定, 为工会成员提供合理的时间和空间讨论工作场所的问题 雇主将按照国际劳工标准的要求以及法律或与工会订立的集体协议的规定, 为工会和其他员工代表提供合理的时间和空间处理工作场所和工会的问题 根据各种可能的特定情况, 善意而有效地实施与结社自由和集体谈判的有效权利相关的所有规则和原则 [ 有关内部员工沟通机制, 请参见第 7 节 ] 关键问题 : 供应商是否有政策认可员工加入工会的权利? 供应商是否具有关于选举员工代表和与员工代表进行沟通的政策? 供应商是否具有相关政策, 确保不歧视和不惩处工会 员工代表和工会成员? 是否有政策明确规定, 员工享有进行集体谈判的有效权利? 已安排哪些措施促进结社自由 / 集体谈判和监督有效实施情况? 33

34 5.5 管理工作时间 详细的参考要求 政策 供应商应依照国家法律或基准行业标准以及买方的行为准则或相关国际标准 ( 以提供更多保护者为准 ) 规定工作时间和相关政策 关于工作时间的政策明确规定了基本工时以及关于加班的供应商的政策, 包括最大可能工时 额外补贴 适用于加班的情况以及相应的报酬率 生产流程对社会和劳工问题 ( 例如加班 ) 具有直接影响 与客户对话和协作, 以确保来自客户的订单和生产要求不会与社会和劳工合规要求冲突 关键流程基本步骤高级步骤 相关程序 监控与记录保存 生产规划 相关程序 监控与关键绩效指标 充分考虑业务活动中的不寻常的增加或减少和其他异常情况, 以有效预见加班问题 给予员工适当的补偿, 并 ( 如有可能 ) 事先缓解 设有加班审批程序, 规定提供和批准加班的责任 此流程确保加班符合政策 设有相应程序以确保加班自愿, 且面向所有员工 所有供应商站点均设有相关系统对工作时间进行监控, 以正确计算工资, 并使管理层注意员工超过约定的工时的情况以及加班的时间 管理人员了解, 其有责任在其职责范围内监控加班的情况, 以减少员工的工作时间负担 员工有权查阅有关其工时及到期或已支付的薪资的记录 生产团队与人力资源部门协作, 确保遵守加班政策 在进行生产预测和产能规划时应考虑与工作时间相关的所有法律要求, 以将加班时间减到最少 管理人员和监管人员负责规划生产工作量, 确保工作时间不超过规定 供应商制定了相关程序确保生产波动不会对工作条件产生负面影响 ( 例如过度加班和裁员 ) 定期将生产预测传达给所有相关管理人员和监管人员 设有相关方案和措施, 以监控和稳定工作时间 ( 如可能 ), 并将加班时间减到最少 考虑法律和惯例的变化, 定期对政策进行审查 向客户传达政策 在员工的合同中明确纳入政策, 并在入职指引的过程中与其进行讨论 定期更新关于工作时间的政策 各部门 ( 例如人力资源部门 销售部门和生产部门 ) 之间相互对话和协作, 以确保来自客户的订单和生产要求不会与社会和劳工合规要求冲突 如有可能, 提前通知员工进行加班和 / 或减少工时的业务需求以及可以加班的可能性 员工有权在 IT 系统上或通过保护其数据的其他方式查阅有关其工时及到期或已支付的薪资的记录 供应商主动审查工作时间, 找出导致加班的工作方法, 以采取最有效的工作方法, 减少长时间工作 供应商与客户紧密合作进行规划, 并在客户提出可能导致过度加班的订单要求之时立即与客户进行对话 供应商制定了相关流程, 每隔一定时间就订单流与客户进行讨论, 以在可能的情况下确保订货顺利, 维护稳固的业务关系 与员工商量减少工作时间的方式, 不得以不合理的方式降低员工的所得 34

35 5.5.7 记录和分析生产能力和相应的劳动力需求, 以确定招聘需求和缓解加班问题 定期与客户进行沟通, 并对其进行记录 定期邀请客户视察工厂和了解生产限制因素 实施指南 : 监控工作时间监控工作时间的方式包括 : 考勤表 ; 打卡 ; 载明经员工确认的已工作时数的工资单 工时记录应包含如下内容 : 每天的工作起止时间 ; 每天的工间休息起止时间 ; 工作日 每周休息日 公休假日和其他休息日的加班时间 ; 病假 产假或其他因故缺勤情况 ; 未述明原因的缺勤时间段 与客户监控工作时间为避免过度加班, 供应商应准确评估其生产能力, 并直接与客户协作, 以确定交付产品 / 服务的优先次序 供应商和客户应就对其各自在此方面的表现进行共同评估达成一致 客户在评估其供应商的表现之时通常关注送货 响应能力 定价 质量 遵守社会 / 环境要求等的情况, 供应商在评估其客户的表现之时同样可以关注提交订单的时间 设计更改 定价削减等可能影响供应商避免加班和维护体面薪资的能力的问题 供应商可以将之与客户分享, 以帮助他们了解他们的行为如何对供应商产生影响 供应商和客户之间相互分享各自的观念, 有利于更好地理解各项利益攸关的问题, 在商业目标与社会和劳工合规要求之间寻求可持续的平衡 关键问题 : 供应商是否使用工作时间监控系统? 人力资源部门是否对工作时间进行监控, 并将其报告给高级管理层? 是否定期对工作时间记录进行了审查? 供应商是否了解过度加班的原因? 生产团队与人力资源部门之间是否进行了协作, 以减少长时间工作? 是否建立了相关体系对加班进行审批, 并确保加班自愿? 供应商是否将工作时间和加班时间以及客户的哪些行为要素导致产生加班等信息告知客户? 35

36 5.6 管理薪资 详细的参考要求 政策 供应商必须制定相关政策, 通过提供达到或超过法定最低额度以及行业基本标准和 / 或集体协议规定的标准 ( 以较高者为准 ) 的薪资 加班费 福利和带薪休假对员工进行补偿 正常工作时间的薪资和报酬应满足员工及其家属的基本需求, 并为其提供一些可自由支配的收入 关键流程基本步骤高级步骤 相关程序 薪资水平 计件工资 设有相关流程, 对国家法律和集体协议发生的变化 ( 如存在 ) 进行监测, 因为这些变化牵涉薪资和福利 供应商的工资支付程序确保薪资支付至少符合国家法律和适用国家集体协议 ( 如存在 ) 工资支付程序还确保所有款项的支付均及时, 且直接支付给雇员而非另一方或中间人 以当地货币和以货币价值表示的实物支付方式 ( 如法律允许 ) 支付薪资 应尽可能以银行转账的方式付款, 公司应帮助雇员通过取款机或当地的银行服务取得其款项 最低薪资以标准工时为基础, 不包括加班定期考虑重新计算薪资, 以满足生时间 [ 见第 5.5 节 管理时间 ], 所有扣款活成本的增长 符合国家法律 供应商考虑提供保健 儿童保育 设有相关程序确保按照法律要求和 ( 如适工作餐 非法定保险 分红或其他用 ) 合同约定给予加班人员额外的补偿 形式的奖金等额外的福利, 鼓励员在薪资政策中纳入适用的关于离职的要求 工取得更好的业绩 供应商建立了相关的流程, 确保薪资额足以满足员工及其家属的基本需求并可提供一些可供他们自由支配的收入 设有相关流程确保从事相同价值的工作的男性和女性员工得到同等报酬 此要求涵盖所有类别的员工和非雇员类员工 ( 例如派遣工 在家工作者和临时工 ) 如果员工的工资为计件工资, 设有相关流程证明计件工资至少相当于一个标准的工作周的最低薪资 就领取计件工资的员工而言, 供应商应在工作任务开始之前将计件价格告知员工, 且应保存与生产的件数和生产时间相关的记录, 以证明已支付最低薪资 员工可以查看这些记录, 且这些记录应由员工确认和签字 设有明文规定的机制, 确保在因外部因素或其他未预见的原因 ( 例如意想不到的天气情况和电流短路 设备故障 ) 而无法生产计件产品的情况下对员工进行补偿 定期分析计件工资对生产和效率的影响, 并作必要的更改 对个人计件工资与生产线计件工资等方案进行对比 36

37 提供薪资记录 明确薪资的构成要素 监控与关键绩效指标 在员工的合同中纳入有关工资标准 加班及所有扣款的政策 设有相关文件说明不同的福利 / 扣款 供应商建立了相关流程确保员工 ( 包括长期工 临时工 派遣工和在家工作者 ) 在取得报酬之后立即收到一份关于已支付给他们的款项的明确书面记录 定期更新薪资数据 如果薪资水平 福利或雇佣条件发生了任何变化, 应在员工的合同中纳入最新的信息, 并明确传达给所有员工 设有明确的流程确保员工充分了解薪酬的计算方式以及各项额外的扣款 员工及其代表可以向指定的管理人员或高级职员提问并取得相关信息 应向各位员工代表提供有关薪资的构成要素的详细信息, 以便他们在需要时向工友们进行解释 设有相关流程确认在家工作者和派遣工充分理解薪酬的计算方式 定期 ( 至少每年 ) 结合生产率评估有关薪资 计件工资和额外付款的数据, 以评估薪资绩效, 考虑可作出的改进 评估和分析员工对关于薪资的培训的看法, 并据此修改各项方案 应按照现有法律和集体协议与员工代表和 / 或工会就影响工资的各种变化进行讨论并 ( 如适用 ) 达成一致 在提供和传达薪资记录时应考虑员工满意度调查的结果 定期开展有关所有薪资 福利和扣款的复习培训 记录员工参加培训的情况 定期进行员工满意度调查, 以审查和调整工资结构 实施指南 : 了解 最低生活工资 在许多国家, 法定最低工资不足且评估时间不定 GSCP 参考规范 规定, 薪酬应满足员工及其家属的基本需求, 并提供一些可供他们自由支配的收入 这一构想渐渐被人们称为 最低生活工资支付 供应商应考虑如何确保工资足以满足员工的需求 一些可能的做法包括 : 与具有代表性的独立工会建立协商程序确定工资 使用研究和方法论流程 ( 例如定期的工资对比 使用行业基准或使用标准采购篮 ) 了解什么是充足的收入水平 工资对比的结果可以为 最低生活工资 提供一个参考数值 但是, 最低生活工资的计算方式不是唯一的, 且在不同的城市和不同的国家, 这一数值也各不相同 确保员工了解其工资工资单必须显示工资和各项扣款的明细 列出基本工资 加班 所有扣款及社会保险或福利金 须采用员工自己的语言, 并免费提供 为确保员工了解各个项目是如何计算的, 供应商可以向员工提供培 训和解释, 包括详细说明 ( 如相关 ): 病假 ; 产假 ; 节假日 ; 无薪假 ; 员工家属是否享有福利 ; 如何找到关联的医生或诊所 ( 如适用 ) 此外 : 雇主应向员工提供具体的例子, 使其清楚地了解其工资的计算方式 例如, 如果员工收到了某个月的工资, 应告知员工是否存在扣款, 以及如何按缺勤的天数进行扣款 关于工资单的信息传达或培训应高度透明, 且提供的信息应可以使员工理解并可随时获取 37

38 为领取计件工资的员工计算最低工资的分步骤方法论 1. 记录已工作时间 单独划出正常工作日之外的工作时间 2. 确定按最低和 / 或基本需求工资率计算, 应就员工已工作的标准工时向员工支付多少报酬 3. 确定按最低工资率计算, 应就员工的加班时间向员工支付多少报酬 加入额外补偿 4. 加上计时工资 5. 如果计时工资高于按件挣得的金额, 在计件工资的基础上加上差价 6. 必要时重新评估计件工资 关键问题 : 已支付的工资是否达到了最低工资标准? 支付是否及时? 是否直接支付给了雇员? 是否建立了相关流程评估已支付的工资是否足以满足员工的基本需求 ( 包括一些可以自由支配的开支 )? 是否定期对工资进行评估, 以确保其达到了生活成本的水平? 是否向员工提供了关于所有付款 扣款和福利的明确信息? 是否核查过, 员工是否了解这一工资结构? 38

39 5.7 培训与员工发展 详细的参考要求 政策 供应商制定了相关政策确保员工和管理人员接受了适当的培训, 以提高他们的技能和总体意识 按员工的需求定制培训项目, 并定期评估这些项目 关键流程基本步骤高级步骤 相关程序 监控与关键绩效指标 设有相关流程确保对员工的培训需求进行了评估, 且所有员工均在正式的入职指引中接受了关于 SLMS 的运营及员工的法定权利和责任的初步培训 供应商已设立了相关的项目进行更为普遍的员工培训 教育和发展, 使其提高自身的知识和技能, 为企业作出更高效的贡献 设有相关任命程序, 确保由具有适当资质和专业知识的合法个人作为培训和教育项目的领头人 必要时, 任命独立的外部培训师进行特定培训 ( 例如健康和安全 歧视 / 骚扰 结社自由 ) 根据员工的语言和文化程度定制培训和教育项目 记录培训的次数及参加培训的员工人数 评估和分析员工对培训内容的看法, 并据此修改各项方案 对培训的影响进行评估, 并对培训项目进行必要的修改 对复习培训的需求进行评估, 规划复习课程, 并按要求每隔一定的时间提供这些课程 为高级职员和管理人员设置明确的目标, 并以这些目标对他们进行评审 根据评审结果制定学习计划 对他们进行关于 SLMS 及其工作的所有其他相关方面 ( 包括职业规划 ) 的培训 对培训取得的数据进行必要的分析, 并根据受训人员的反馈对计划进行调整 培训应以行业最佳水准为基准 分析的内容包括对行为改变的程度进行评估 实施指南 : 学习与职业发展规划可以利用培训和发展项目提高雇员的技能, 使其满足企业发展的需求, 促进雇员自身的职业发展 一项职业发展规划可包括 : 以书面形式制定的针对所有员工的明确目标 记录各项评估和绩效评审 ; 包括工作态度 工作中经历的事项 目标和学习计划 培训 需求评估 报告 综合性的培训体系, 为各个层次的雇员提供各种培训方案 关键问题 : 供应商是否建立了相关流程确保对员工的培训需求进行了评估, 以促进其职业发展? 供应商是否制定了明确的雇员职业发展规划和流程? 是否对培训项目的影响进行了评估并制定了相应的改进计划? 供应商是否对已开展的培训进行了跟踪? 39

40 5.8 防止雇佣童工 详细的参考要求 政策 供应商制定了明确的政策禁止雇佣童工和幼工, 并规定了最低工作年龄以及对幼工的工作限制 学徒计划符合适用的地方法律要求 国际劳工组织 (ILO) 第 138 号和 182 号核心公约, 以及有关童工的政策声明 本政策适用于分包商 供应商以及在家工作等特定工作情况 关键流程基本步骤高级步骤 相关程序 监控与关键绩效指标 供应商列出与公司的运营相关的童工风险和显示出引起风险的结构性差距 ( 例如区分最低工作年龄与上学年龄并对可能的童工风险具有显著影响的法律要求 ) 的供应链 供应商承诺以符合儿童的最佳利益的方式对发现的不合规的情况进行补救 供应商在雇佣阶段设置了年龄核实程序, 以确认应聘者的工作资格 制定了管理追踪体系, 对幼工进行监督, 以确保其工作风险较低, 且排班情况允许他们继续学业 关于童工的政策必须符合当地法律和 / 或国际劳工组织关于童工的劳工标准 ( 以最为严格且为儿童提供最大保护的规定为准 ) 进行持续的监控, 以确定可能存在的各种童工风险 供应商保存之前的案例记录及已采取的行动列表 在之前的案例及行动列表的基础上制定相关的程序防止和 / 或减少童工问题 供应商建立了与相关利益相关者 ( 包括非政府组织 工会 政府及其他组织 ) 接触的流程, 以了解特定市场或地理区域内的特定童工问题 供应商存有一份可能采取的为儿童提供最高级别的保护的行动清单, 并提高其对公司和行业内部发生的新童工案例的认识 供应商率先预防行业内的童工案例, 并对这些案例采取补救措施, 特别是与买方进行沟通, 提高对童工问题的性质以及如何解决这些问题的认识, 并对人们进行培训, 以发现处于危险之中的儿童 实施指南 : 良好实践 政策承诺 : 如发现违反供应商的童工政策, 公司应制定补充政策, 对如何处理这样的情况进行规定 如发现儿童直接或间接为供应商工作, 供应商应将儿童的权利和最佳利益放在首位, 寻求明智而令人满意的解决方式 具体措施可包括 : 承诺为童工及其家人提供支持 承诺为童工提供充分的支持, 帮助其上学或为其失业的父母或兄弟姐妹提供工作, 直至其成为成年员工 与儿童所在的社区就其面临的特定困难及供应商可以帮助其进行改善的方式进行沟通 [ 见第 8 节 外部沟通与利益相关者接触 ] 关键问题 : 是否有明确的政策规定禁止雇佣童工和幼工? 是否对供应链进行了童工风险评估? 公司是否对分包商的政策执行情况进行了监控? 是否已通过下列文件之一对员工的年龄进行了确认? 出生证 选民证 学校证书 牙科或医生证明 驾驶证 社保文件 40

41 5.9 防止骚扰和虐待 详细的参考要求 政策 制定了关于员工之间以及管理 / 监管人员与较低级别的员工之间的适当行为的政策 列出不可接受的行为并对其进行解释 关键流程基本步骤高级步骤 实施指南 : 相关程序 监控与关键绩效指标 建立了透明但保密的举报骚扰案件的程序, 并承诺进行案件跟踪 所有员工 监管人员和管理人员均知晓这些程序 通过与员工代表进行协商制定这些程序 对管理人员和监管人员进行执行政策和识别不可接受的行为方面的培训 培训的主要内容为如何举报案件 处理投诉和确保保密 对员工进行关于其权利 行为以及如何处理这一情况的详细培训 必要时委托独立的外部培训师进行特定的培训 设有明确的程序确保进行投诉的员工不会因投诉而受到惩罚或骚扰 [ 见第 5.12 节 : 管理员工投诉和申诉 ] 对举报的骚扰案例及调查的结果进行记录 对这些案例和调查结果进行审查, 以对预防骚扰和虐待的行动进行规定 员工可享有保密的辅导服务, 且组织已确定可以为在工作环境之外遭到骚扰的受害者提供支持的合作伙伴 非政府机构等等 在可能的情况下, 对员工进行有关骚扰的国家法律方面的培训 定期对所有员工进行复习培训 进行根本原因分析, 追踪骚扰的起源 对分析的结果进行审查, 以对预防骚扰和虐待的行动进行规定, 改进政策 骚扰政策的定义工作场所骚扰是对一系列给受害者造成艰难工作环境的虐待行为的泛称 不可接受的行为的性质也可对应于特定的文化环境 要制定有效的政策, 必须进行正确的定义 在政策中对骚扰进行定义时, 还应明确举出一些骚扰政策规定的不可接受的各类管理行为的例子 尤其重要的是, 必须制定关于性骚扰的具体问题的政策 国际劳工组织将性骚扰定义为对受骚扰者而言不受欢迎且具有攻击性的性行为 要确定存在性骚扰, 必须具备这两个条件 性骚扰可分为两种形式 : 1) 交换条件 : 以受害者同意参与某种形式的性行为作为条件提供工作福利 ( 例如加薪 晋职, 甚至持续受聘 ); 或 2) 不利工作环境 : 造成使受害者受到胁迫或羞辱的情况的行为 构成性骚扰的行为 : 身体 : 身体暴力 接触 非必要的近距离接触语言 : 对外貌 生活方式 性取向的评论和质疑 攻击性的电话呼叫非语言吹哨 性暗示手势 性题材展示在政策中对骚扰进行定义时, 还应明确举出一些骚扰政策规定的不可接受的各类管理行为的例子 :[ 请注意 : 以下示例需根据当地以及组织内部的情况进行适当修改, 仅供建议 ] 恐吓和威胁 不公平待遇 侵犯和虐待 欺凌 精神 / 心理 / 身体 / 性骚扰 ( 员工手册等资料中 ) 针对员工的补充性材料和培训课程可以为骚扰政策规定的不可接受的行为类别 41

42 提供解释说明 可单独派发指导材料, 也可将其纳入员工手册 指导材料中可以包含具体的骚扰例子和情景, 说明不适当的行为, 尤其是与 灰色区域 相关的不适当行为 关键问题 : 是否有反骚扰和虐待的明确政策? 是否已将关于投诉的公司规定告知员工? [ 见 5.12 节 管理投诉和申诉 ] 是否对管理人员和监管人员进行了关于骚扰的培训? 是否设有明确的内部机制调查骚扰和虐待并采取充分的行动? 是否设有明确的程序保护进行投诉的员工不受任何形式的报复? 42

43 5.10 防止歧视 详细的参考要求 政策 所有员工均应得到尊重, 保证尊严不被践踏 供应商不应参与 支持或容忍在工作 ( 包括招聘 雇佣 培训 工作条件 工作分配 工资 福利 晋升 惩罚 解雇或退休 ) 中基于以下因素的歧视 : 人种 肤色 性别 语言 宗教 政治或其他观点 出生国或社会出生 财产 血统 年龄 婚姻状况 种姓 社会背景 疾病 残疾 妊娠 种族 国籍 在员工组织 ( 包括工会 ) 的成员身份 政治倾向 性取向或任何其他状态 关键流程基本步骤高级步骤 相关程序 培训 监控与关键绩效指标 设有明文规定的政策和程序预防在作出雇佣决策过程中的各类歧视, 并确保不以与固有工作要求不相关的个人特征作为作出该等决策的依据 被禁的歧视理由与国际法律 GSCP 参考规范或同等规范中规定的理由一致 执行相关程序 ( 包括相应的适用制裁 ), 以识别和举报歧视行为 所有员工均知晓有关预防歧视的组织政策, 并了解举报歧视行为或情况的程序以及针对歧视他人的人员的适用制裁 对监管人员和管理层进行避免和阻止歧视 多样性以及机会均等意识的详细培训 报告和记录所有已识别的歧视案件, 并审查各项程序, 以确保已制定有效的预防措施 实施指南 : 歧视理由应在所有雇佣决策中应用下列歧视理由 [ 见 5.1 节 招聘 ] 这些理由包括: 性别 年龄 宗教 婚姻状况 人种 种姓 社会背景 疾病 残疾 妊娠 怀孕和哺乳期母亲 种族 出生部族和出生国 国籍 移民身份 在法律允许的情况下, 人力资源部门对有关年龄 性别 国籍和文化背景等问题的劳动力数据进行审查, 以识别可能发生歧视的领域 人力资源部门将对该等信息保密 供应商采取适当的预防性措施, 并针对歧视问题进行必要的补救 保存相关记录, 并利用其制定必要的预防措施 定期提高所有员工对歧视形式和预防的认识 对员工进行如何识别和举报可能发生的歧视情况的培训 对员工代表进行非歧视问题的培训 审查歧视案件和根本原因分析的结果, 以确定预防性措施 在员工组织 / 工会 / 代表委员会的会员身份 政治倾向 性取向 特殊偏好 任何其他个人特征 良好实践 : 管理和预防歧视可利用各种流程监控是否发生了歧视行为 需考虑的一个关键问题为 : 应始终以仅用于预防 / 阻止歧视的统计数值为依据对歧视行为进行监控 这一要求可包括 : 保存关于劳动力的构成的信息 ; 将之与地方统计数值 ( 如可用 ) 进行对比 ; 对公司内部不同层次的不同群体的代表性进行监控 可用于预防歧视的一些技巧包括 : 43

44 对文化统计 / 趋势进行分析和记录 确保文档和标识采用适当语言 在法律允许的情况下, 应对所有统计数值进行审查, 以寻找性别 人种 宗教 年龄趋势和其他可能发生歧视的领域以及已采取的适当措施 确保休闲设施适于主要年龄群体 / 国籍 仅以评估是否适于从事手头工作为目的进行体检, 不得利用体检识别个人特征并以此为由歧视受检人士 关键问题 : 关于歧视的政策是否足够明确? 是否定期向员工传达? 是否对参与招聘 晋升及其他雇佣决策的所有员工进行了非歧视培训? 是否对与员工有直接工作接触的监管人员进行了关于歧视的深度培训? 44

45 5.11 防止强迫 抵债 契约和强制性监狱劳工 详细参考要求 政策 供应商制定了关于自愿雇佣和避免强迫 抵债 契约和强制性监狱劳工以及劳工贩卖的明确政策, 以及关于工作时间 加班 工资 招聘以及解雇的政策, 以最大限度地减小强迫劳动的风险 关键流程基本步骤高级步骤 相关程序 监控与关键绩效指标 供应商列出存在于其自身运营及分包商中的强迫 抵债 契约和强制性监狱劳工风险, 并加强对产生风险的关键因素的理解 供应商实施雇佣和人力资源程序, 以确保执行公司政策 关于工作时间 加班 工资 招聘和解聘的政策, 应最大限度地减少强迫劳动的风险 如使用招聘代理机构, 供应商应特别注意招聘流程 ( 例如招聘费用和劳工贩卖 ) 记录发现的风险 在发现不合规的情况时采取补救措施, 并建立预防措施 供应商列出与其整个供应链相关的强迫 抵债 契约和强制性监狱劳工风险 相比使用招聘代理机构, 供应商更喜欢直接招聘 供应商定期对其分包商进行抽样评估 ( 可以是随机或分层 / 基于风险的评估 ), 以确保未发生强迫或抵债劳动 如果在供应链中发现了不合规的情况, 供应商应直接与各个分包商解决这一问题, 并对进行的所有沟通和采取的所有行动进行记录 实施指南 : 防止强迫 抵债和契约劳工防止强迫 抵债和契约劳工的第一步是利用法律手段招聘员工并优先使用直接雇佣的方法 有效的反强迫劳动政策可解决各种具体问题, 例如 : 招聘费用 预付工资和雇员贷款 ; 克扣工资 ; 行动自由和自由离开经营场址的可能性 ( 例如宵禁 ); 基地和宿舍安全 ; 加班 ; 终止雇佣关系的权利 ; 文件保存 公司随后实施雇佣和人力资源程序, 以落实各项政策 最佳实践包括 : 对员工进行采访, 询问新员工其是否支付了任何招聘费用 制定相关的程序对招聘代理机构使用的系统和惯例进行评估, 以确保其符合供应商自身的政策 如果对个人文件进行了安全保管, 则员工为有权查看这些文件的唯一人士, 且员工可以无限制地查看这些文件 关键问题 : 是否制定了反对劳工贩卖以及强迫和抵债劳动的明确政策? 是否对供应链中的强迫劳动进行了风险评估? 贵公司是否对分包商执行政策的情况进行了监控? 45

46 5.12 管理员工投诉和申诉 详细参考要求 政策 供应商制定了相关政策确保员工有能力取得适当的资源和领导力以解决其与社会和劳动相关的顾虑 申诉和投诉 关键流程基本步骤高级步骤 相关程序 监控与关键绩效指标 供应商制定了一项针对其雇员的申供应商建立了激励制度, 对提出了改进工诉或投诉机制, 包括一个管理雇员作方法或工作条件的建议的员工进行奖投诉 进行调查和给出经深思熟虑励 供应商进行定期的满意度调查以及离的答复并将之传达给员工的流程 职面谈 供应商进行相关分析, 以确定投这些程序遵循 联合国工商业与人诉和申诉的根本原因以及与部门 行业流权指导原则 中的 非司法申诉机程和地理区域相关的潜在模式 员工的代制的有效性标准 ( 合法性 ; 可表参与分析趋势和确定预防措施 获得性 ; 可预测性 ; 平等性 ; 透明 ; 对投诉和申诉进行回复并执行根本原因权利兼容 ; 有持续的学习来源 ; 立分析以促成更改内部规则或采取针对所足参与和对话 ) 如果存在工会 有员工的措施 员工委员会或其他员工代表系统, 其可以提出投诉和申诉, 且相关人士会与其协商和共同处理这些投诉和申诉 这一流程确保了对投诉者的保密, 且设有针对提出投诉或申诉的员工的非报复政策 有关投诉和解决方案的记录的保存期限至少为 12 个月 这些记录被系统地利用为改进政策和程序的一种参考资料 对申诉进行系统的分析, 以对各项机制作必要的改进 与员工代表协商, 对内部员工投诉和申诉进行审核 员工代表或工会可以帮助员工管理其投诉或申诉 实施指南 : 投诉和申诉机制 联合国工商业与人权指导原则 第 31 条规定了 非司法申诉机制的有效性标准 这些标准如下 : 合法性 ; 可获得性 ; 可预测性 ; 平等性 ; 透明 ; 权利兼容 ; 有持续的学习来源 ; 立足参与和对话 投诉机制应纳入工会 ( 如其存在 ) 员工委员会, 或其他员工代表组织, 并 : 包含相关证据, 证明定期对员工进行了有关如何使用这一机制的培训, 并向员工解释了在接到投诉之后将采取何等措施 提出明确且明文规定的流程处理投诉和申诉, 包括在公司内部将投诉提升至适当的水平 在需要在规定时间内对投诉作出回应的情况下, 分配相关管理职责, 并采取相关措施 将员工享有的各项权利和权益告知员工, 并确保他们理解这些权利和权益 保留相关证据, 证明员工知晓其工会 / 员工代表在处理投诉和申诉方面的权利 包含相关证据, 证明员工有权和一名工会或员工代表或 ( 如无工会或员工代表 ) 一名工友一起与管理层和监管人员讨论有关申诉和投诉的问题 包含相关证据, 证明员工知晓热线电话并收到定期提醒 ( 例如工资单提醒 ) 允许采用员工自身的语言 包含一项申诉 ( 特别是通过劳动管理 检查员或其他适用 / 可用方式提出申诉的 ) 程序 规定针对派遣工的投诉机制 提供相关证据, 证明定期对管理团队和劳动代理机构进行了有关如何处理投诉的培训 工会还可以引导投诉和申诉, 尤其是在员工希望匿名投诉和申诉时 46

47 关键问题 : 公司是否制定了书面的投诉或申诉政策? 是否已将所有申诉程序清晰地传达给了员工? 这些程序是否遵循 联合国工商业与人权指导原则 中的 非司法申诉机制的有效性标准? 供应商是否具备适当接收 处理和调查申诉所需的最低技能并接受了相关培训? 管理人员和监管人员是否知晓申诉政策和程序, 并了解其在该方面的职责? 是否对投诉和申诉进行了记录? 是否对申诉进行了迅速的处理? 47

48 5.13 惩罚措施 详细参考要求 政策 必须列明并向员工解释清楚各种可能的违反纪律的情况 依照相关法律进行相应的制裁, 并授予员工充分的权利就其认为不公平的决策进行申诉 关键流程基本步骤高级步骤 相关程序 监控与关键绩效指标 设有一套明确的有关纪律的规则, 规定哪些问题将被视为违反纪律 各种可能的制裁 处理违反纪律问题的流程, 以及申诉流程 设有相关流程, 确保员工了解惩罚规则和程序 此流程作为入职指引的一部分纳入入职指引, 并纳入员工手册或等价物之中 所有员工均应知晓其有权就相关决策提出申诉, 且相关人员应就此在管理系统内部设立相应的程序 对负责执行惩罚规则的管理人员和监管人员进行培训, 使其公平地执行这些规则 员工有权和一名工会或员工代表或 ( 如无工会或员工代表 ) 一名工友一起与管理层和监管人员讨论与纪律相关的问题 供应商对纪律处分进行监控, 且适当的管理人员对惩罚活动的关键绩效指标进行了规定 通知员工代表并与其协商制定惩罚政策 与员工代表协商, 对内部惩罚程序进行审查 实施指南 : 惩罚程序惩罚措施必须公平 透明 可预测, 并可有效预防相关问题和对这些问题进行补救 作为一般原则, 一项制裁必须与经证实 / 实际的事件相称 仅可为与工作相关的合法原因而非工会活动或行动而决定惩罚措施 在构建或修改惩罚程序时应考虑的因素包括 : 应以书面方式规定惩罚程序的形式和过程, 并提供给雇员查看 雇主应考虑在启动程序之前以非正式的方式向员工提出纪律问题 员工有权和一名工会或员工代表或 ( 如无工会或员工代表 ) 一名工友一起与管理层和监管人员讨论与纪律相关的问题 工厂保存了所有惩罚 申诉 辞职和解雇程序的记录 惩罚程序检查清单设有 : 向所有员工传达的各项纪律问题的明确清单 ; 向员工清楚地解释具体的指控, 并解释将要使用的流程 ; 员工具有指定代表和出示证据的权利 ; 清楚地传达调查结果及处罚 ; 向单独的管理人员或委员会申诉的权利 关键问题 : 是否设有正式的惩罚程序? 是否有关于该程序的书面规定, 并可供员工查阅? 是否有相关政策规定禁止将扣减工资作为惩罚措施? 雇员是否有权和一名代表一起参与纪律会议? 雇员是否有申诉权? 48

49 是否对惩罚记录进行了监控, 并发现某种现象或趋势? 是否对管理人员和监管人员进行了关于实施惩罚程序的培训? 49

50 5.14 维护安全和健康的工作环境的详细参考要求 详细参考要求 政策 针对与供应商相关的特定条件和相关危险设立相关健康和安全原则, 确保为所有员工提供最大限度的保护 该政策以防范和预防为基础, 为所有员工提供自身避免遭遇危险情况而无需受到处罚的权利 关键流程基本步骤高级步骤 相关程序 培训 分配责任 风险评估和控制 供应商制定了涵盖职业健康和安全以及应急准备的程序 各项流程和程序均符合所有国家法律和适用国际标准 告知所有管理人员其与健康和安全相关的职责, 并对其进行该方面的培训 对所有员工进行有关一般健康与安全 事故与应急程序 使用个人防护装备, 以及在其入职之前为其提供的基本卫生条件的非正式培训和指导 必要时委托独立的外部培训师进行特定的培训 指定一名管理人员负责与供应商的健康和安全政策相关的事项 一线管理人员负责政策和程序的实施 设有由管理人员 一线管理人员和员工代表组成的健康和安全委员会 与员工协商确定风险, 并提出解决方案和改进建议 供应商定期开展正式的健康和安全风险评估, 并开发行动的重点领域 对风险和相关补救措施进行记录 指定一名健康和安全管理人员负责风险评估, 并利用这一信息测量和报告进度 供应商对事故和事件进行记录, 并提供审计报告供查阅 供应商进行根本原因分析, 以理解事故和事件发生的原因, 并确立适当的纠正措施 定期向所有员工明确传达安全问题, 并以易于所有员工理解的方式在生产地点的显著位置展示相关信息 在员工受雇期间定期对其进行有关健康和安全的培训 设有明文规定的健康和安全培训计划, 并为所有员工保存培训记录 根据对系统绩效的评估 ( 将其作为参考记录 员工反馈等 ) 修改培训项目的内容 定期与外部专家和顾问就健康和安全问题进行合作 供应商采用明确的 明文规定的关于健康和安全重点问题 ( 例如事故预防 ) 的关键绩效指标系统 实施指南 : 高级管理层责任 健康和安全管理人员指定合格的健康和安全管理人员负责与供应商的健康和安全政策相关的所有方面的事项, 并提供技术建议和进行绩效监控, 但实施则由专用资源负责 管理人员应负责更新与以下问题相关的国家规定和国际良好实践方面的信息以及健康和安全流程 : 健康和安全以及一般工作场所条件 厂区内住宿 消防安全 个人防护装备 (PPE) 化学品和有害物质 急救和健康器材 健康和安全培训 自然灾害和应急预案 50

51 疏散计划 健康和安全风险评估和缓解基于防范和预防的健康和安全政策取决于风险评估, 识别多种类型的潜在风险取决于行业和采用的流程 ( 见下文 ) 这一政策可以 OHSAS18001 等为基础 指定的健康和安全管理人员负责确保开展了风险评估, 且具有明确的 明文规定的关于健康和安全重点问题 ( 例如事故预防 ) 的关键绩效指标 风 险类别示例 : 石棉和结构完整性 显示屏幕设备 化学物质管理和存储 电力 从高处坠落 火灾和爆炸 急救治疗和保健计划 噪音 气压系统 辐射 有害物质 维护和建设工作 肌肉骨骼疾病 紧急出口 楼梯 通道堵塞 滑倒 绊倒和跌倒 压力 振动 工作设备和机械 工作场所的交通 来自受污染的产品的感染 健康问题 ( 例如添加剂 ) 然后可以实施适当的控制系统, 以预防或 ( 如预防不可行 ) 减轻风险 可采取的措施包括 : 为移动机械部件安装防护栏 改善通风 行政措施 ( 更改工作时间表 将危险源移至人口较少的地方, 以隔离危险 ) 提供适当的 PPE 制定 完善和修改关于清洁度 / 个人卫生的公司政策 建立联合的劳工 / 管理健康和安全委员会 供应商可以 ( 且在某些国家有法律义务 ) 建立一个关于健康和安全的员工代表组织, 作为员工和管理层之间关于健康和安全问题的沟通渠道 雇员们可以为健康和安全决策提供意见, 且管理层定期接收有关健康和安全风险的最新信息 以下为与这些委员会的潜在形式 结构和责任相关的常规考虑事项 : 形式 构成 责任和权力结构很可能随特定的工作场所特点而异 与当地工会一起建立一个委员会, 有助于加强员工的参与能力和澄清委员会在工作场所的具体作用 通常情况下, 委员会中的员工阵营通过当地的工会组织选出 委员会的职责可包括 : 监控危险 定期检查工作场所 参与和开展培训 告知和接收政策 传达投诉和对投诉进行回复 为最大限度地发挥委员会在识别和控制风险方面的潜力, 应向员工解释并确保其了解委员会的宗旨和职能 健康和安全委员会可以决定委托外部 / 合法的专家提供协助 关键问题 : 是否设有关于健康和安全的政策? 是否设有高级管理人员负责监督健康和安全政策及流程? 是否设有相关的流程定期评估风险并进行控制? 是否对员工进行了适当的培训并向其提供了 PPE? 监管人员是否理解和认可其作用的重要性? 员工是否为健康和安全政策提供了意见? 是否设有健康和安全委员会简化这一流程? 51

52 5.15 员工住宿 详细参考要求 政策 人身和财产安全以及卫生条件是住宿政策的核心, 必须改善提供给员工的厂区内 ( 厂区外 ) 住房的人身和财产安全以及卫生条件 关键流程基本步骤高级步骤 相关程序 其他的考虑事项 监控与关键绩效指标 如果住房是由供应商直接提供的, 应实施并定期审查相关程序, 以监控和维护提供给员工的住所的适当条件 在工作合同中述明与住宿和膳食相关的工资扣款, 并将之体现在工资单中 行动自由供应商制定了关于员工在居住场所的行为的政策, 在确保员工的人身和财产安全的同时, 保护员工的行动自由 人格完整及各项权利 对事故 安全措施 安全问题及所有相关问题进行记录, 并就发生的各类事件制定纠正行动计划 定期对员工进行关于安全问题 ( 包括应急程序 ) 的适当培训 实施指南 : 员工住宿检查清单 住宿条件符合法律标准 卫生条件适当, 可满足基本健康需求以及当地的文化环境 / 各项需求 与员工协商制定有关住宿的规则, 并向员工清晰地传达这些规则 设有相关安全程序, 在尊重行动自由的同时保护居住者 指定具有适当资格和经验的员工管理住宿 设有相关流程 ( 如住宿委员会 ) 以便厂区管理人员与寄宿员工进行沟通 配合寄宿员工或住宿委员会定期监控住宿条件 关键问题 : 是否设有相关政策和对应的流程监控和维护提供给员工的住宿的条件? 员工是否对此流程有任何建议? 在住宿方面实施的安全措施是否允许行动自由? 设有相关流程确定良好实践并对住宿进行必要的升级 设有相关流程 ( 如住宿委员会 ) 以便厂区管理人员与寄宿员工进行沟通 定期调查员工对提供给其的住房质量的看法 员工可以提出改进的建议 ; 管理层就这些建议的可行性进行答复 52

53 5.16 裁员管理 详细的参考要求 政策 生产基地可能面临困难时期, 有可能需要考虑集体解雇以适应对部门 / 国家 / 工厂具有影响的严峻的经济形势 因此, 管理层必须确保集体解雇依照国家法律和集体协议 ( 如有 ) 的规定进行 关键流程基本步骤高级步骤 相关程序 监控与关键绩效指标 依照国家法律和集体协议 ( 如有 ) 的规定进行集体解雇 依照国家法律的规定制定计划 将之传达给所有员工及其代表, 并及时通知所有员工及其代表 就计划裁员而言, 依照国家法律的规定通知员工代表和国家当局 如存在工会和 / 或员工代表组织 ( 例如员工委员会 ), 应将集体解雇及其后续事项通知他们并就此与他们进行协商 供应商与员工代表接洽有关拟议的裁员的各种方案 供应商制定了选择员工的客观标准, 且将此决定通知员工并 ( 如适用 ) 就此与员工进行协商 供应商在实施计划后对计划的运营情况进行审查 供应商与主管当局和适当的工会以及员工代表接洽, 协助被解雇的员工寻找新的就业机会或参加再培训或进行其他选择 / 为此开展其他的支持活动 如果供应商拥有数个工厂或工作场所, 将尝试在所有附属公司内部寻找替代性的工作 供应商将与该地区的其他公司联系, 尝试寻找替代性的工作机会 妥善记录为被解雇员工拟议的方案清单 实施指南 : 裁员计划国家法律和集体协议通常要求 ( 在特殊时期有必要时 ) 公司制定裁员计划 各个裁员计划的内容可能各不相同, 但一般包含下列主题 需要裁员的原因 时间段 将与哪些人士协商 如何选择雇员 如何寻找替代性的工作 如何计算解雇费 设有哪些措施帮助失业人士寻找新的工作 / 参加再培训 如何解决更广泛的社区影响问题 选择标准与特殊考量裁员的选择标准应客观 非歧视并与工作的需求相关 这样做的另一个好处是最大限度地减少歧视 选择标准中包含的典型因素包括 : 社会和人类考量因素 工作年限 技能评估 知识 其他相关且法律上可以接受的要素相比另一群体而言, 某些解雇标准对某一群体具有意想不到的巨大影响 例如, 选择兼职或工作年限最短的员工通常对妇女具有巨大的影响, 因此应对此进行评审, 看看是否有其他的标准或途径减轻这一影响 此外, 在处理个案时, 还应考虑其他的社会影响 53

54 关键问题 : 是否制定了 / 将制定相关计划以实现裁员? 管理层是否打算与工会或员工组织协商? 公司是否已尽力减少裁员人数? 54

55 6 管理外部评估和审计 对于社会政策的内部管理系统, 其重点是确保通过开发和实施适合的健壮管理系统, 维持良好和符合标准的工作条件 但是, 客户可能比较希望由外部独立审计师负责调查 管理系统能够透明地满足审计师的需求和对审计结果做出回应, 这是非常重要的 总体目标 : 有效地管理外部审计并及时作出回应, 改善员工的工作条件和保持良好的客户关系 总体参考要求 : 制定外部审计优化流程, 确保对任何结果做出有效的回应, 以及清楚地传达结果 详细的参考要求关键流程 基本步骤 高级步骤 供应商按照客户 ( 包括外部审计师 ) 的审计要求, 分配各项责任, 以确保审计过程的透明度 供应商指定相关的管理 供应商应指派一名全职经理, 负责开发和监督整个 SR 计划 ( 在有需要的情况下, 还包括离岸设施 ) 6.1 责任 团队成员, 让他们参与到外部审计流程 这位经理需根据包括离岸设施在内的 的各个环节 他们承担相应的高级责任, 所有设施和分包商, 以便在内部员工 能产生一定的影响力, 并且与生产或商业部门互相独立 中挑选适合人选, 负责他们在地面的厂级日常 SR 活动 6.2 确保补救 就审计情况进行内部报告 向客户 / 利益相关者报告 6.5 分享结果 指派一位高级经理, 负责确保执行纠正措施, 包括对流程的任何改善或必须实行的员工培训 按照流程, 记录 追踪和纠正在内部或外部审计 评估 调查或审查中找到的任何不合规情况 此流程还能够解决员工的不满以及他们发现的不足之处 执行根本原因分析, 以了解发生不合规情况的原因 确保补救流程是透明的, 并且允许员工参与 按照流程, 在内部报告审计 调查和审查结果, 以及按实际情况, 在公司内各个级别和职能部门实行相应的纠正措施 对于合规性和绩效状况, 以及在任何特定问题中需要执行的流程和需要面对的挑战, 供应商应该以公开和透明的交流方式传达给客户 供应商制定了相关流程, 能确保以及时的方式制定审计 与其相关的纠正措施计划和已实施的整治措施, 并上载至供应商和客户能够使用的数据共享平台 公司为高级管理人员制定一套流程, 用于审查 批准和促进所需的改进 为管理层设立奖励制度, 根据主动和预防补救措施的实施效果评奖 围绕有待完善之处, 在各级现场进行交流和提供培训 对于审计 审查及相关纠正措施, 必须将与其成果有关的信息告知员工 供应商采用外部方式, 向利益相关者报告其社会和劳工绩效 及时地将改进证据上载至数据共享平台 ( 如照片 文件 ) 如果可以, 供应商应共享所有已执行的审计的结果 已采取的纠正措施和配合所有客户所取得的改进成果, 以避免不必要的重复审计 55

56 实施指南 : 审计管理责任审计可以对外公布 部分公布或不公布, 因此应制定程序以应对所有可能性 这可能会变成全面负责 SLMS 的经理职责之一 责任可能包括 : 完成自我评估 保存所有生产单位的最新信息, 以及巩固用于管理社会和劳工绩效的所有政策 程序和计划 确保内部文件 ( 如内部审计 政策 培训记录 工资单 工时 人事记录 ) 的可用性和可访问性 允许员工接受采访并为其提供安全的场所, 以确保采访机密性和保证不会对受访员工采取任何行动 联络受审计影响的生产现场 其他员工和部门 ( 如 HR) 通知员工和员工代表, 并将他们列入审计流程中 确保评估所有区域, 以及审计师评估现场时的透明度 内部报告向内部报告审计结果是非常重要的一环, 因为这样才能够改善各种流程和系统 优秀的内部报告实践包括 : 分析根本原因并向高级管理人员报告, 以便采取相应的步骤 定期向高级管理人员报告总体进度 绩效 有待完善之处 风险和机会 员工代表参与审计流程, 以及参与改进措施的确定和监督工作作为其中的一员, 他们应知晓审计和检查的结果 绩效应该在内部通报 不合规情况应予以整治, 并定期检查以确保不会再次发生 关键问题 : 是否有明确责任, 要求管理和促进外部审计? 是否有明确责任, 要求确保执行补救措施并报告相关情况? 是否要向高级管理人员报告外部审计结果? 是否需要将审计结果通报给员工? 是否需要将外部审计结果通报给客户 / 买家? 56

57 7 内部员工沟通机制 GSCP- 供应商社会和劳工管理系统参考工具 总体目标 : 开发流程, 以与员工充分沟通, 促进社会和劳工管理系统的开发和操作 总体参考要求 : 制定流程以确保员工知道他们在社会和劳工管理系统中的权利和角色 与员工及员工代表共同制定交流 咨询和沟通机制 详细的参考要求 关键流程基本步骤高级步骤 7.1 提高意识和加强培训 7.2 交流 7.3 接触代表组织 7.4 咨询 制定流程以确保所有员工都能够在招聘时了解与他们的工作条件 法律权利和公司政策及程序有关的所有信息 流程确保员工了解他们的权利 责任和福利, 以及政策和程序如何发挥功效 针对特定问题进行定期更新和培训, 以加强对问题的认识, 或应对发生变化的政策或法规 供应商非常重视与劳动力的交流, 并制定了程序, 以确保向所有员工开放交流的渠道 交流会根据员工所说的语言和教学程度进行 另外还有确认程序, 以确保员工明白交流的内容 供应商制定了一项政策, 那就是欢迎建立和参加员工代表组织, 如工会和 / 或其他公司级和工作场所级的代表组织 供应商制定了相关流程, 用于与工会接触, 其中重点是如何进行谈判和落实集体协议 供应商还制定了相关流程, 用于接触其他适合的员工代表实体以便进行咨询 员工代表由员工自由选出 与工会和其他员工代表, 就与员工有关的问题进行定期咨询和定期对话 所有会议的记录都必须妥善保存 供应商将进行调查, 以了解员工是否知晓已判明的特定问题 ( 如结社自由 非歧视和申诉 ) 以及是否有接受针对性的培训 培训由适合的独立第三方负责开展 针对参与交流的各方提出的以及他们自身的问题, 供应商和员工及员工代表 ( 包括其所在的工会 ) 合作开发了各种交流和咨询方法 供应商确保员工知晓他们拥有结社和集体谈判的权利 为促进交流和接触, 相关员工应接受良好的劳资关系实践培训, 包括咨询和谈判 落实政策和程序, 以保证咨询从属于整个系统 实施指南 : 与员工交流 员工交流方法示例包括 : 与员工自由结社组成的工会落实集体协议 与员工自由结社组成的工会进行持续的社会对话 在符合法律和 / 或集体协议的条件下, 允许并促进由员工自行决定和选择的员工代表组织的结成 分配设施和工时给工会和其他员工代表, 让他们能够履行职责以及与员工交流 允许员工和员工代表组建工会和举办其他培训, 这些都包括在工时中 与员工代表合作, 制定有效的交流方法 举行会议和集会 使用海报和公告板 在易通行且显眼的地方设立意见箱 派发资料和小册子 在工资单上列印通知 员工调查 57

58 时事通讯 - 印刷本或电子版 公司网站 CEO 来信 象形图 / 图片 / 讲故事 视频 卡通 社会媒体 咨询和谈判如果有工会和其他适合的员工代表, 便应该就以下问题, 提前向他们提供相关的信息并进行咨询 : 制定社会和劳工管理系统 制定特定的政策, 以及 根据审查和审计, 改善社会和劳工管理系统 如果有工会, 便应该制定一套流程, 用于与工会进行谈判, 其重点是根据善意的条款和条件, 以及相关的共享信息, 落实集体协议 管理人员与工会和 / 或员工代表定期举行会议, 并提出明确的措施和整改证明 所有员工代表和工会代表都有权接受谈判 / 咨询 演示 以身作则和交流技巧培训 一般情况下, 培训由工会或其他独立组织负责执行 关键问题 : 是否有适用于与员工交流的系统? 是否有适用于就相关问题向员工进行咨询的系统? 有哪些流程适用于与员工代表接触? 58

59 8 外部交流和外部利益相关者接触 GSCP- 供应商社会和劳工管理系统参考工具 组织在工作条件和运营所造成的其他社会影响方面的表现和政策保持公开和透明, 这对于与客户和利益相关者保持良好关系来说越来越重要 外部利益相关者包括拥有社会和劳工问题专业知识 或代表员工权利和利益 或代表受供应链运营影响的社区的非政府组织 国家与地方政府, 以及行业协会 在各种外部利益相关者中, 最关键的是本地社区 生产设施对其建造所在地的本地社区会产生各种直接和非直接的影响 与社区有关的政策必须考虑各种正面 ( 就业机会 经济发展等 ) 和负面 ( 健康和安全 外部效应等 ) 影响, 以制定适合的措施, 减轻劳动力滥用的风险并改善社会条件 与外部利益相关者接触, 包括了国内 国际或现场多个层次, 这取决于待讨论问题的本质 例如, 可以向这些组织提出国际性问题的咨询, 以更清楚地了解全球标准并调整公司的全球供应链方案, 但是, 针对某个地区的特定挑战而制定解决方法时, 必须与本地组织接触 本节将探讨 SLMS 如何与受供应商运营影响 或对其感兴趣的外部利益相关者进行交流, 以及如何确保他们愿意保持接触以实现持续改进 总体目标 : 推动社会绩效透明度, 主动接触外部利益相关者, 让他们对问题有更清楚的了解, 以及寻求合作解决方案, 共同解决困难挑战 总体参考要求 : 供应商确认关键的外部利益相关者, 与其接触并建立合作关系 详细的参考要求 关键流程 基本步骤 高级步骤 8.1 透明度和报告 8.2 利益相关者的识别 分析和接触 8.3 社区影响 供应商有政策规定, 必须对本地 国家和国际利益相关者和公众保持一定程度的透明度 供应商将识别出关键的外部利益相关者并尝试与其接触, 以帮助找出本地问题, 以及为解决社会绩效问题而制定实用 可行和可持续的本地解决方案 供应商会找出相关的外部利益相关者, 以期更清楚地了解社会环境, 以及与其运营息息相关的各种风险与挑战 供应商将分配责任, 以进行利益相关者接触流程 供应商制定了相关流程, 用于评估其运营对员工 家庭和本地社区的实际和潜在影响, 其中将考虑本地文化 自然环境 规模 运营所在地, 以及与本地社区和国家机构之间的互动 供应商将根据已知的负面影响, 制定相应步骤以减小这些影响 供应商制定了相关程序, 让本地社区和利益相关者能够与管理人员进行交流 提供建议和投诉 供应商必须定期报告其社会政策 实施政策时所采用的程序和结果 报告包括政策实施的正面成果和需要面对的挑战 供应商将会与相关的外部利益相关者建立合作关系 供应商将记录咨询结果和各项成果 ( 如有 ) 供应商制定了相关流程, 以便与可能会受影响的利益相关者和运营所在地社区的成员进行定期接触 互动和对话 供应商运营所在地的社区领袖需要了解可通过哪些渠道与公司进行交流 供应商应针对性地组织各种活动, 以期与本地社区建立联系 供应商应参与本地政府为改善社会条件而举办的各项活动 59

60 投诉管理 与本地社区和利益相关者之间的咨询和对话应予以记录 本地社区提出的建议 投诉和评论也应予以记录, 并用于分析在持续改善流程中应实施哪些措施 供应商制定了相关流程, 用于解决外部利益相关者提出的投诉 流程涉及到公正地调查问题, 以及给予一个公开和及时的回应 后期跟进 结果和根据调查结果而实行的措施, 所有这些都应该有系统地记录下来 合作伙伴名单 曾参与 / 曾组织的活动都应该记录在案 供应商应报告投诉结果, 以及保存投诉记录以供公众咨询 实施的主要阶段 : 实施指南 : 利益相关者接触策略 / 计划对于一个组织, 在接触利益相关者流程的早期, 他们可以制定一套计划, 其中应考虑供应商的优先级 目的和期望在接触活动中取得哪些成果 关键步骤包括 : 设定目标和优先级 - 确定与利益相关者接触的目的并分配资源 利益相关者分析 - 根据优先级 相关知识和可能造成的影响, 选择利益相关者 ( 请参阅下文 ) 准备 - 确定接触将会为解决优先问题带来哪些帮助, 以及安排会议 信件和其他通讯 接触 跟进 - 根据接触流程以识别工作重点, 在组织供应商活动时充分考虑这些重点 ; 另可以建立一个争端解决机制 60

61 利益相关者分析要选择适合的利益相关者, 供应商可以先进行分析, 以此确定哪些利益相关者可能会受影响或者对供应商的运营感兴趣 请尽可能细分地分类这些利益相关者, 以确定利益范围和利益相关者的顾虑 对于外部利益相关者, 在分析时应注意 : 评估供应商运营所造成的影响 识别运营所造成的实际和潜在影响, 例如创造就业机会等社会经济影响 会对获取清洁水造成不利的生产影响, 或者空气污染造成的健康问题 识别受供应商运营影响的利益相关者 这是指找出地理上非常靠近的个人和群体 识别并核实受影响利益相关者代表的身份 对于供应商, 与代表接触是一个非常有效的方法, 尤其是有助于向附近的社区宣传信息 确认这些代表没有把自己当做是本地领袖, 这一点非常重要 识别对供应商运营感兴趣的所有其他利益相关者 这包括非政府组织 政府代表 并非身处该地理区域但感兴趣的拥护者, 或者针对供应商希望通过接触利益相关者而得到解决方法的问题, 拥有与该问题相关专业知识的专家 分析利益相关者的优先级 咨询的目标应该是那些最容易受影响的或最有可能受运营影响的利益相关者 对于不受影响但感兴趣的各方, 如非政府组织, 可以考虑哪些利益相关者能够为解决接触利益相关者流程期望解决的问题和影响提供最大的帮助 允许利益相关者对公司策略的制定提供意见 外部利益相关者类型一般而言, 相关的外部利益相关者 : 受组织的活动影响, 或者能够对组织的活动产生影响 ; 拥有与劳工权利和工作场所问题有关的技术知识和专业技能 ; 熟悉本地问题和了解这些问题的根源 ; 了解在供应链关系中需要考虑的新兴问题, 以及能够掌握其中带来的发展机会 利益相关者包括对特定生产现场 甚至是那些运营情况已达到国家或国际级别的生产现场感兴趣的本地利益相关者 工会 ( 国际 国家和本地层次 ) 非政府组织与专门处理指定问题的组织 国际机构 开发组织和本地社会支持组织等, 这些利益相关者都能够提供专业知识和合作机会, 有助于解决具挑战性的问题 本地社区也是关键的利益相关者, 应该让他们共同面对挑战和寻求解决方案, 以期为生产现场提供生产力之外, 还能够贡献更多有利的改进 考虑社区影响正如简介中所述, 联合国工商业与人权指导原则 为管理企业责任和人权设立了框架 事实上, 对人权的影响, 主要集中在员工上, 因此, 此工具也将非常重视这些问题 但是, 虽然受影响的主要是员工, 但供应商也应该考虑他们对运营所在地社区造成的影响 本地社区的参与, 通过建立对话 共同面对挑战和寻求有效的解决方案, 有助于持续改善社会和劳工实践 除员工权利 ( 如工具其他章节所述 ), 企业对社区的影响可能还包括 : 影响环境 ; 影响弱势群体 ; 影响食物和净水 ; 影响公民权利和政治权利 影响言论自由 多个利益相关者和行业倡议许多合作倡议的目的都是改善供应链中的工作条件 这些倡议可能是行业机构赞助, 或者是为了解决特定产品或货品价值链中的问题而提出, 或者是由多个利益相关者提出, 其中涉及到私营公司 工会和非政府组织 这些倡议能够提供支持和建议, 帮助从以下方面改善工作条件 : 设立标准和行为准则 政策制定和投诉监管指引 提升透明度和提供报告 提供论坛, 以便分享最佳实践和解决分歧 61

62 对困难问题提供实质的支持和指引 协调与外部利益相关者 ( 社区团体 非政府组织 ) 的对话 提供一个平台, 针对与所有各方都有关的问题做出辩护 供应商应积极参加合作倡议, 并制定一套流程, 用于评估参加倡议的潜在利益并接触同样参加倡议的其他方 关键问题 : 是否有政策允许透明的交流? 是否有流程要求向利益相关者定期报告社会绩效? 是否有流程用于识别和接触关键的外部利益相关者? 是否会对本地社区进行潜在影响 ( 负面和正面 ) 评估? 是否有可行的措施, 能够配合本地社区以补救负面影响? 是否有指派专责员工, 专门负责接触利益相关者? 您的组织在接触这些利益相关者方面的表现如何? 您是否拥有适合的技能 态度 信息 人员和经验? 您是否正在组织任何以本地社区为目标的活动? 您是否为某多个利益相关者倡议的成员? 如果不是, 供应商是否能够参与这些倡议? 是否有流程专门用于解决利益相关者提出的投诉? NOTE TO THE READER This translation has kindly been carried out by the GSCP Member Company Bata and is currently being proof-read. AN OFFICIAL FINAL VERSION WILL BE RELEASED SHORTLY 62

63 术语汇编 附加信息及有用链接 国际标准和公约 国际机构 UN: 联合国 全球协定 OHCHR: 解释性指南 企业尊重人权的责任 UNHRC: 工商业与人权指导原则 ILO: 关于多国企业和社会政策的三方原则宣言 ILO: 关于工作的基本原则和权利宣言 OECD: 跨国公司指引 OECD: 供应链中企业尊重人权的责任 : 讨论文件 合作与认证倡议 来源 更优棉花倡议 : 柬埔寨更佳工厂 : 改善工作 : 企业社会责任组织 企业社会责任准则 (BSCI) EICC - 电子行业行为规范 /GeSI ETI - 道德贸易倡议 公平劳工协会 : 公平服装基金会 GSCP 全球报告倡议组织 ychain/ ICS - 社会条款行动 ICTI: IDH: 国际社会与环境认可和标签联盟 : 雨林联盟 : 社会责任国际组织 (SAI): Utz 认证 WRAP 原则 - 认证计划原则 ACAS, 建议说明书 - 工作欺凌和骚扰 : 管理人员与雇主指南, 网址 ACAS, 工作守则 : 纪律和申诉程序, 网址 BSCI, 管理手册 (2009 年 ) BSCI, 初级生产者电子课程, 网址 BSR,2010 年, 外来工管理工具包 : 管理工作者和保护人权的全球框架, 网址 ges.bsr.org/doc repository/bsr Migrant Worker Management Toolkit.pdf 63