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践晓荣
7 years ago
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1 門禁考勤系統操作手冊南針科技有限公司

2 目錄目錄... I 一系統登入... 1 二 EGS 管理頁面... 2 三參數管理基本參數設定勞健保自付額請假類別管理休假日管理... 8 四系統管理系統參數設定人員角色管理角色授權管理五人事管理上班班別管理人事資料管理人員排班管理請假資料管理人事薪資計算出勤資料輸入六門禁管理門禁資料管理門禁監視七報表管理每日出勤狀況總覽每月出勤狀況總覽薪資明細總表人事薪資報表個人出勤報表八關於九匯入檔案說明參數管理人事管理門禁管理 I

3 一系統登入請輸入使用者帳號及密碼, 輸入完成後按下登入鍵系統預設帳號為 admin, 密碼亦為 admin( 請注意大小寫 ) 登入頁面 1

4 二 EGS 管理頁面系統登入後, 可開啟 EGS 管理頁面, 上方功能欄可選擇管理項目 EGS 管理畫面功能欄說明 : 1. 關閉系統 : 可關閉門禁管理軟體 2. 重新登入 : 回到登入頁面重新登入系統 3. 參數管理 : 可設定基本參數勞健保自付額請假類別管理休假日管理 4. 系統管理 : 管理系統參數人員角色角色授權 5. 人事管理 : 人事資料管理請假資料管理人事薪資計算 6. 門禁管理 : 門禁資料管理門禁監視 7. 報表管理 : 輸出出勤狀況以及薪資報表 8. 關於 : 公司的聯絡方式 2

$人員性別人員血型可由下拉式選單選擇設定的參數內容 : 如人員學歷, 內有預設 13 種學歷內容, 可新增 \ 修改 \ 刪除學歷項目$

5 三參數管理可設定未來管理時, 所需要用到的參數名稱和性質參數管理介面 3-1 基本參數設定可設定參數 : 人員學歷人員職稱人員部門人員性別人員血型可由下拉式選單選擇設定的參數內容 : 如人員學歷, 內有預設 13 種學歷內容, 可新增 \ 修改 \ 刪除學歷項目選擇設定項目 3

6 下排按鈕設定 1. 新增點擊 [ 新增 ] 產生一列空白的資料表,, 在右側設定值新增設定子代碼名稱 : 名稱設定 ( 必填 ) 啟用狀態 : 是否使用這項代碼子代碼描述 : 描述此代碼的內容 2. 刪除點選欲刪除的子代碼, 按 [ 刪除 ] 刪除確認 4

7 3. 匯入點擊 [ 匯入 ] 後出現匯入視窗選取匯入資料後, 點擊 [ 開啟舊檔 ] 匯入資料畫面 5

8 4. 儲存注 : 做任何動作或修改, 沒儲存視同不更改請更改後務必儲存將欲更改的值更改完, 點擊 [ 儲存 ] 儲存完成 5. 離開點擊 [ 離開 ] 可關閉參數管理頁面為了便利使用, 系統設定每介面的下排按鈕使用方式相似有不同將會在該章節中講解 3-2 勞健保自付額可設定每月勞健保資料下拉式選單中選取修改的保險項目 ( 勞保健保 ) 年月份, 系統直接進入修改畫面投保金額欄未必填勞健保介面下排按鈕使用方式請參考 :3-1 基本參數設定如要修改勞健保扣減項的名稱, 請參考 :(4-1 系統參數設定 ) 注 : 做任何動作或修改, 沒儲存視同不更改請更改後務必儲存 6

3-3 請假類別管理可設定請假類別名稱及相關資料, 系統預設為勞基法規定之請假類別資料請假類別管理介面類別代碼 : 可依需要自行修改, 系統將依照 0-9,A-Z 的順序排列, 最多可容許 2 位數 ( 必填 ) 類別名稱 : 可在此輸入需修改的類別名稱 ( 必填 ) 最小請假單位 : 可在此輸入最小的請假單位, 如輸入 1 則為半小時, 2 則為一小時, 依此類推輸入 0 則代表無限制

9 3-3 請假類別管理可設定請假類別名稱及相關資料, 系統預設為勞基法規定之請假類別資料請假類別管理介面類別代碼 : 可依需要自行修改, 系統將依照 0-9,A-Z 的順序排列, 最多可容許 2 位數 ( 必填 ) 類別名稱 : 可在此輸入需修改的類別名稱 ( 必填 ) 最小請假單位 : 可在此輸入最小的請假單位, 如輸入 1 則為半小時, 2 則為一小時, 依此類推輸入 0 則代表無限制扣薪率 : 說明此類假期的扣薪比率, 以一日之全薪為基準 (1.00), 如病假扣半, 扣薪率則為 0.50 每月允許天數 : 每月此假期允許之天數每年給假天數 : 每年此假期允許之天數啟用狀態 : 若勾選, 則代表啟用此假期之設定備註 : 可輸入相關文字資料下排按鈕使用方式請參考 :3-1 基本參數設定注 : 做任何動作或修改, 沒儲存視同不更改請更改後務必儲存注 : 紅色字體為必須輸入資料, 否則將無法儲存資料, 如下圖 : 7

10 3-4 休假日管理可設定每年的休假日類別名稱及資料, 系統預設為人事行政局規定之休假日類別資料休假日管理介面假日名稱 : 可在此輸入欲設定的休假日名稱 ( 必填 ) 假日日期 : 可在此輸入欲設定的休假日日期 ( 必填 ) 啟用狀態 : 若勾選, 則代表啟用此休假日之設定備註 : 可輸入相關文字資料下排按鈕使用方式請參考 :3-1 基本參數設定注 : 做任何動作或修改, 沒儲存視同不更改請更改後務必儲存 8

11 四系統管理 4-1 系統參數設定系統管理介面設定勞健保扣減項名稱公司名稱以及薪資的每月設定的天數 1. 勞保扣減項此處可更改扣減項名稱, 將會對應到參數管理 >> 勞健保管理的設定值系統參數設定將名稱改為 [ 範例扣款 ] 儲存後, 勞健保管理將會看到 [ 範例扣款 ] 的項目 9

12 2. 登入圖示設定更改登入時的圖片樣式在圖示畫面點左鍵, 將會顯示出上傳畫面上傳介面 10

13 開啟舊檔後看到更新的圖檔, 點擊 [ 儲存 ] 登入畫面將會變更成你所選取的圖示 3. 公司名稱在系統管理 >> 系統參數管理 >> 公司名稱填寫公司名稱, 視窗上方將顯示名稱公司名稱出現在上方 11

14 4. 計算薪資時所使用的每月天數設定每個月以幾天為一個月假使設定 30 每個月都以三十天為主設定 0 將以系統時間來調整每個月的天數注 : 做任何動作或修改, 沒儲存視同不更改請更改後務必儲存 5. 刷卡記錄備份與還原備份按備份 12

15 選擇備份檔案或輸入要備份檔的名稱備份完成 13

16 還原按還原瀏覽資料檔 14

17 選取檔案後即開始進入還原動作 4-2 人員角色管理可新增使用者角色名單人員角色管理介面角色編號 : 為系統自行設定角色名稱 : 可輸入所需的角色名稱 ( 必填 ) 啟用狀態 : 啟用狀態若勾選擇為啟用備註 : 可輸入角色相關說明下排按鈕使用方式請參考 :3-1 基本參數設定注 : 做任何動作或修改, 沒儲存視同不更改請更改後務必儲存 15

18 4-3 角色授權管理設定各使用者的使用權限角色授權管理介面角色名稱下拉式選單可選擇所要設定授權的角色 ( 創新角色請參考 :4-2) 使用者選擇選擇角色系統自動帶入授權資料, 使用者勾選欲開放的權限角色授權設定角色的運用請參考人事資料管理 - 人事資料管理注 : 每個使用者設定, 更換角色前, 沒儲存視同不更改請設定後務必儲存 16

19 五人事管理點擊 [ 人事管理 ] 時會有選單, 可依不同管理需求進入不同的選單管理人事管理選單 5-1 上班班別管理設定使用者人員的班別名稱班別代碼及時間配置上班班別管理介面有紅色字的欄位必填下排按鈕使用方式請參考 :3-1 基本參數設定注 : 做任何動作或修改, 沒儲存視同不更改請更改後務必儲存 17

20 5-2 人事資料管理設定使用者的基本資料和公司資料人事資料處理介面個人基本資料點選左邊使用者, 設定該使用者的基本資料性別血型學歷 : 請在 3-1 基本參數設定中新增項目性別血型學歷選單使用者帳號密碼 : 設定被選取使用者的登入系統帳號密碼使用者角色 : 請在 4-2 人員角色管理中新增項目使用者角色選單有紅色字的欄位必填下排按鈕使用方式請參考 :3-1 基本參數設定注 : 做任何動作或修改, 沒儲存視同不更改請更改後務必儲存 18

5-2. 2 公司相關資料設定左邊選取該使用者的公司資料公司相關資料介面部門職位 : 請在 3-1 基本參數設定中新增項目預設上班班別 : 請在 5-1 上班班別管理中新增項目 (5-3 班別若未設定將以此預設班別為優先 ) 勞保健保金額 :

21 公司相關資料設定左邊選取該使用者的公司資料公司相關資料介面部門職位 : 請在 3-1 基本參數設定中新增項目預設上班班別 : 請在 5-1 上班班別管理中新增項目 (5-3 班別若未設定將以此預設班別為優先 ) 勞保健保金額 : 請在 3-2 勞健保自付額中新增項目到職離職日期 : 點開即可出現日曆表選擇第一第二加班費 : 加班時間以勞基法為準健保投保眷屬人數 : 可選擇 0 到 3 人有紅色字的欄位必填注 : 做任何動作或修改, 沒儲存視同不更改請更改後務必儲存 19

22 5-3 人員排班管理設定整個月份的排班狀況人員排班管理介面年度月份 : 選擇欲安排的年月排班表部門 : 選擇欲排班的使用者部門使用者姓名 : 選擇欲排班的使用者名稱 (5-2.1 必須勾選 [ 在職中 ]) 20

23 選擇日期確定後點擊 [ 新增 ], 將列出該年月的日期規劃表人員排班規劃表假使選擇部門, 而使用者姓名為空值, 此安排排班表將載入該部門所有使用者班表設定完請按 [ 儲存 ], 否則切換到其他使用者的排班時, 之前不會記錄所更改排班沒有設定排班將於公司相關資料的預排班表 21

24 5-4 請假資料管理將員工請假類型以及請假時間記錄整理請假資料管理介面在左側人員清單選取修改請假資料的使用者 (5-2.1 必須勾選 [ 在職中 ]) 選取後點擊 [ 新增 ] 或是點選修改請假內容, 將會顯示出請假資料輸入區, 如下圖 : 請假資料輸入區請假類型 : 選擇請假類型 ( 類型請在 3-3 請假類別管理中新增 ) 起始時間 : 設定請假開始的時間點結束時間 : 設定請假結束的時間點如還有要新增的項目點擊 [ 新增 ], 輸入的資料將會自動輸入系統, 接著輸入新項目沒有要新增的項目, 請點擊 [ 儲存 ], 輸入的資料將會自動輸入系統按鈕使用範例如下圖 : 22

25 5-4.1 新增步驟 1. 點擊新增 2. 出現調整視窗 1. 點擊新增 2. 加入項目後按新增 1. 點擊新增將輸入值匯入 2. 下一筆輸入資料值 23

26 3. 調整完最後一筆資料 1. 調整最後一筆資料 2. 調整確定後按儲存 4. 儲存後的資料 1. 最後一筆資料 2. 確認後就可離開或調整其他使用者 24

27 5-4.2 修改步驟 1. 點擊欲修改資料 1. 點選修欲修改資料 2. 將顯示修改的調整欄 2. 調整後點擊 [ 儲存 ] 2. 修改後資料 1. 調整後點儲存 25

28 5-4.3 刪除 1. 點擊欲刪除資料 1. 點選欲刪除資料 2. 點擊 [ 刪除 ] 2. 刪除完成刪除確定後點擊 [ 儲存 ] 26

29 5-5 人事薪資計算在職使用者的一個月的薪資計算功能, 可分電腦自動計算及使用者自行輸入計算人事薪資計算介面選取以時薪計算項目表格將顯示時薪字算表格選取時數介面 27

30 選取該使用者姓名, 將會將該使用者的預設薪資資訊自動帶入薪資資訊內, 如下圖 : ( 全薪勞健保自付款全勤補助津貼 ) 選擇使用者姓名將自動帶入基本薪資資料 28

31 電腦自動計算選擇使用者, 按 [ 計算 ] 自動列出一個月的薪資資訊人員薪資的設定參考位置 : 薪水全薪時薪人事資料管理 - 公司相關資料補時數曠職扣款 :3-3 請假類別管理 ( 調整曠職的扣薪率 ) 助及扣款遲到早退扣款加班費全勤補助曠職扣款津貼勞健保勞健保自付款勞保退休金就業保險金 3-2 設定投保金額的設定人事資料管理 - 公司相關資料選擇勞健保金額勞健保扣減項勞健保 - 公司負擔請假假期扣款 3-3 請假類別管理 ( 增加請假類別和請假項目設定 ) 5-4 請假資料管理 ( 使用者的請假日期 ) 非自動產生其他扣款其他扣款所得稅舊制退休金年終伙食費自行輸入 29

5-5. 2 手動計算可直接在薪資資訊表格調整薪資的計算, 實領金額會立即變更金額可直接填入薪資資訊設定完後按 [ 儲存 ],

32 手動計算可直接在薪資資訊表格調整薪資的計算, 實領金額會立即變更金額可直接填入薪資資訊設定完後按 [ 儲存 ], 所選取年月份薪資資訊將會依調整而變動 5-6 出勤資料輸入可手動輸入使用者的出勤資料出勤資料輸入介面設定使用者出勤資料完畢, 請按 [ 儲存 ], 系統將會紀錄使用者的出勤狀況 30

33 [ 匯入中繼檔 ] 將門禁系統所收取的資料中繼檔匯入出勤系統中匯入出勤中繼檔介面選取所要匯入的中繼檔位置若輸入出勤資料有需做修改, 請按 [ 修改手動輸入資料 ], 如下圖 : 手動輸入出勤資料修改介面點選左側欲修改紀錄, 右側即可修改資料內容, 修改後請按 [ 儲存 ] 31

34 六門禁管理按下 [ 門禁管理 ] 時會有選單, 可依不同管理需求進入不同的選單管理門禁管理選項 6-1 門禁資料管理設定門禁監視系統內部設定門禁資料管理介面 32

6-1.1 門禁設備管理 : 設定與門禁設備連結與設定門禁設備管理設備編號 : 設定門禁設備的編號設備名稱 : 設定門禁設備的名稱 IP 位址 : 門禁設備的 IP 位址每秒傳輸位元同位檢查資料位元停止位元連線逾時時間的設定屬於內定參數, 無須更改按鈕設備初始化 : 將設備中的資料設定清空清除設備上使用者資料 : 清除已輸入門禁設備的使用者資料清除設備上刷卡紀錄 :

35 6-1.1 門禁設備管理 : 設定與門禁設備連結與設定門禁設備管理設備編號 : 設定門禁設備的編號設備名稱 : 設定門禁設備的名稱 IP 位址 : 門禁設備的 IP 位址每秒傳輸位元同位檢查資料位元停止位元連線逾時時間的設定屬於內定參數, 無須更改按鈕設備初始化 : 將設備中的資料設定清空清除設備上使用者資料 : 清除已輸入門禁設備的使用者資料清除設備上刷卡紀錄 : 清除已輸入門禁設備的刷卡紀錄設定設備的顯示名稱 : 可設定設備上的顯示名稱新增 : 按新增鍵, 新增所要加入的門禁機, 設備編號設備名稱及 IP 位址這三個欄位是依定必須要填入資料的刪除 : 選取你所要刪除的門禁機, 在按下刪除鍵儲存 : 不管你是做新增或刪除的動作, 之後一定要按儲存, 這樣才會有更新的動作, 如果沒有按, 等下次回來, 資料還是會跟之前的一樣離開 : 按下離開鍵, 則是會回到剛開始進來軟體時的介面 33

36 6-1.2 門禁卡片管理提供門禁卡片的新增修改刪除與授權功能門禁卡片管理介面新增門禁卡片按 [ 讀取新增卡號 ] 跳出讀取卡號視窗, 點選 [ 開始 ] 鍵, 將所要新增的卡片拿去讀卡機那邊作感應的動作, 感應出的卡號就會出現在視窗內 ( 如右下圖 ) 新增卡片 34

新增完卡片按 [ 確定 ], 將回到門禁卡片管理可看到剛新增卡號, 然後可以做剩下的卡片設定動作 ( 使用者姓名可在 3-2.

37 新增完卡片按 [ 確定 ], 將回到門禁卡片管理可看到剛新增卡號, 然後可以做剩下的卡片設定動作 ( 使用者姓名可在新增 ) 卡片設定介面另外一種新增法 : 如果已知道卡號, 可以直接按畫面最下方的新增鍵, 然後把卡號填入, 以及其它的設定, 最後在按上儲存, 即可新增卡片在新增讀取卡號時, 卡號如果不足八碼, 請勿自動將它補為八碼在新增和設定卡片後, 須藉由授權才可在設備上使用, 在左側點選所要授權的卡號, 點選 [ 新增使用者授權 ], 選擇卡片授權的設備, 即可授權完成新增使用者授權, 適用於單筆資料 35

38 選擇機器如果有大量授權多筆使用者卡片, 請點選 [ 新增所有授權 ], 將需授權者打勾可複選多筆需授權的使用者卡片刪除授權刪除授權即可將此卡號登入的授權取消 36

39 6-1.3 門禁時間校正將門禁設備時間校正成和電腦系統同步門禁時間修正介面目前時間 : 電腦目前所屬時間點門禁設備列表 : 可選擇該設備校正時間 6-2 門禁監視開始監控門禁系統的模式 37

40 門禁監控介面門禁即時監控收取門禁設備中的資料即時監控介面設定要監控的門禁設備 : 選擇監控的門禁設備開始 : 開始即時收取監控門禁設備的資料收取資料 : 將門禁設備裡存的資料全部收取出來 ( 非即時 ) 離開 : 離開監視系統 38

41 6-2.2 門禁設備監控選擇監控模式設備監控介面開門監視 : 監視門是否為開啟防盜監視 : 開啟監控設備的防盜系統 39

42 6-2.3 門禁資料查詢查詢門禁設備所收取的資料門禁資料查詢介面卡號 : 你所欲查詢的卡號名稱設備 : 選擇從何設備收取的資料姓名 : 所設定的卡號對應的使用者姓名 (6-1.2 門禁卡片管理 ) 取得所有資料 : 查看全部資料選取好欲查詢資料後點擊 [ 查詢 ], 即可查詢該資料 ( 如上圖 : 查詢卡號結果 ) 40

43 七報表管理可將時間內使用者的以報表表單顯示出來報表管理選單 7-1 每日出勤狀況總覽輸出使用者的刷卡紀錄和出勤狀況每日出勤狀況總攬介面起始終止時間 : 可查看那段時間的出勤使用者姓名 : 選取欲查詢的使用者 [ 查詢 ]: 開始查詢所選擇使用者設定日期的出勤狀況 [ 匯出 ]: 匯出刷卡記錄 [ 匯出所有人的刷卡紀錄 ]: 匯出所有使用者刷卡紀錄 [ 匯出正航格式出勤紀錄 ]: 匯出符合正航薪資軟體格式 41

44 [ 查詢 ] 設定後點擊 [ 查詢 ] [ 匯出 ] 設定後點擊 [ 匯出 ] 查詢結果可將使用者的刷卡紀錄輸出 42

45 7-2 每月出勤狀況總覽輸出使用者每月的出勤狀況每月出勤總覽介面年月 : 欲查詢該月出勤時間使用者姓名 : 欲查詢的使用者姓名設定後點擊 [ 查詢 ] 查詢結果 43

46 7-3 薪資明細總表所有使用者的薪資總表年月 : 欲查詢的年月設定完畢點擊 [ 查詢 ] 薪資明細總表介面查詢結果資料需經由 5-5 人事薪資計算調整薪資後 [ 儲存 ] 才會有 44

47 報表上排工具列工具列由左向右 1. 匯出報表 : 匯出報表到電腦上 2. 列印報表 : 列印出報表 3. 重整報表 : 重新整理報表 4. 第一張報表 : 觀看第一張報表 5. 上一張報表 : 觀看前一張報表 6. 下一張報表 : 觀看下一張報表 7. 最後一張報表 : 觀看最後一張報表 8. 縮放大小 : 縮放報表大小報表顯示如同預覽列印 45

48 7-4 人事薪資報表選擇使用者薪資人事薪資報表介面起始終止年月 : 輸出選取時間範圍內的薪資報表部門 : 選取所要查詢部門設定完畢點擊 [ 查詢 ] 輸出結果需經由 5-5 人事薪資計算調整薪資後 [ 儲存 ] 才會有資料上排公司名稱請在 4-1 系統參數設定更改報表上排工具列 : 請參考 7-3 薪資明細總表 46

49 7-5 個人出勤報表選擇查看使用者出勤資料個人出勤報表介面年月 : 輸出時間內的出勤報表使用者姓名 : 輸出選取使用者的出勤報表報表格式 : 選擇直式橫式輸出直式 : 直列 ( 無顯示刷卡機名稱 ) 橫式 : 橫列 ( 顯示刷卡機名稱 ) 設定完畢點擊 [ 查詢 ] ( 直式 ) 輸出結果 47

50 設定完畢點擊 [ 查詢 ] ( 橫式 ) 上班刷卡機名稱下班刷卡機名稱時數 : 請假時數輸出結果報表上排工具列 : 請參考 7-3 薪資明細總表八關於點擊關於後, 可開啟 [ 關於 ] 小視窗 [ 關於 ] 視窗視窗中包含公司訊息, 若您有任何軟體 / 硬體上的疑慮, 都可直接依上面的資料洽詢, 或按下網址與郵件連結均可 48

51 九匯入檔案說明當匯入動作開始即無法取消可以拒 EGS 裡面的匯入檔案範本格式輸入 9.1 參數管理基本參數在基本參數理包含 : 人員學歷人員職稱人員部門人員血型人員性別在這些匯入檔理, 必須輸入的欄位有代碼名稱勞健保管理在勞健保管理包含 : 勞保與健保兩個部分在這些匯入檔理, 必須輸入的欄位有年度月份投保金額請假類別管理在請假類別管理的匯入檔理, 必須輸入的欄位有類別代碼 " 類別名稱休假日管理在休假日管理的匯入檔理, 必須輸入的欄位有 " 假日日期 " " 假日名稱 " 日期的格式要求 :yyyy/mm/dd EX:2011 / 01 / 01 49

52 9.2 人事管理上班班別管理在上班班別管理的匯入檔理, 必須輸入的欄位有 " 班別名稱 " " 工作日 " " 上班時間 " " 下班時間 " " 應工作時數 " " 工作時間寬容值 " 應工作時數與工作時間寬容值可以輸入 0, 而上下班時間格式 : HH:mm, 採用二十四小時制人事資料管理在人事資料管理的匯入檔理, 必須輸入的欄位有 " 員工編號 " " 員工姓名 " " 員工全薪 " " 勞保金額 " " 健保金額 " " 到職日期 " 員工全薪與勞保見保金額可以輸入 0 日期的格式要求 :yyyy/mm/dd EX:2011 / 01 / 01 人員排班管理在人員排班管理的匯入檔理, 必須輸入的欄位有排班日期員工編號上班班別 ( 班別編號 ) 請假資料管理在請假資料管理的匯入檔理, 必須輸入的欄位有員工編號請假起始時間請假結束時間 " 假別 50

53 出勤資料輸入在出勤資料輸入的匯入檔理, 必須輸入的欄位有 " 員工編號 " 最早上班時間 " 最晚下班時間 " 預設抓第一台的門禁設備 9.3 門禁管理門禁資料管理 ---- 門禁卡片管理在門禁卡片管理的匯入檔理, 必須輸入的欄位有 " 卡號 " " 員工編號 " 而開始日期如果沒有輸入則以當天日期為開始 ; 結束日期如果為輸入則以當天日期再加三年 51

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