党志愿书等 ( 七 ) 应当归档的其他材料第三章研究生归档材料要求第五条归档材料需满足如下要求 ( 一 ) 归档材料必须真实, 不能造假涂改 ( 二 ) 归档材料对象明确文字清楚填写规范齐全完整成套材料必须头尾完整, 凡规定由组织审查盖章的必须有公章, 规定同本人见面的要有本人签字 (

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畅录褚
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1 南方科技大学研究生档案管理细则第一章总则第一条为切实加强南方科技大学研究生学生档案管理工作, 促进研究生学生档案管理工作的规范化科学化, 根据中华人民共和国档案法高等学校档案管理办法等法律法规, 结合本院实际情况, 特制定本管理办法第二条研究生档案主要由两部分构成, 分别为 : 学生入学前形成的人事档案和学生的学程档案, 学程档案指学生在报名录取培养毕业学位授予就业等活动过程中形成的, 记载个人学习情况政治思想品德科研能力奖惩情况的具有重要保存价值的文字材料第二章研究生档案的归档内容第三条人事档案包括 : 高考档案, 本专科档案, 党团组织材料, 有就业经历的学生要有工作期间的相关档案材料等第四条学程档案包括 : ( 一 ) 招生过程中形成的有关材料 : 攻读硕士 / 博士学位研究生录取登记表, 研究生考试成绩单 ( 包含复试成绩 ) 等 ( 二 ) 培养过程中形成的有关材料 : 培养计划论文开题考核评议表及答辩过程记录博士资格考核评议表及答辩过程记录助教考核表工作日志表考试试卷总成绩单等 ( 三 ) 在校教育管理过程中形成的有关材料 : 研究生入学 ( 学籍 ) 登记表, 休学退学转学转专业出国等学籍异动证明材料, 奖惩记载 ( 校级以上 ), 国际交流申请表组织审查申请调阅档案申请材料等 ( 四 ) 学位授予过程中形成的有关材料 : 学位授予材料 ( 学位授予通知书 ) 学位论文答辩申请表 ( 含查重意见表 ) 学位论文评阅书学位论文评阅人及答辩委员会审批表 ( 含决议 ) 学位论文答辩表决票学位论文评分表学位论文纸质材料或电子版 ( 光盘 ) 等 ( 五 ) 毕业就业过程中形成的有关材料 : 毕业生登记表研究生就业通知书副联等 ( 六 ) 党团材料 : 入党申请书思想汇报党校培训证书复印件共青团组织推优材料入党积极分子考察登记表函调党内外群众评议意见自传入

2 党志愿书等 ( 七 ) 应当归档的其他材料第三章研究生归档材料要求第五条归档材料需满足如下要求 ( 一 ) 归档材料必须真实, 不能造假涂改 ( 二 ) 归档材料对象明确文字清楚填写规范齐全完整成套材料必须头尾完整, 凡规定由组织审查盖章的必须有公章, 规定同本人见面的要有本人签字 ( 三 ) 归档材料一般应当为原件证书证件等特殊情况用复印件存档的, 必须注明复制时间, 并加盖材料制作单位公章或人事关系所在单位组织 ( 人事 ) 部门公章 ( 四 ) 不属于归档范围的材料不得擅自归档 ( 五 ) 如因特殊原因补充提交的档案材料, 需提供真实有效性证明第四章研究生人事档案管理细则第六条院系对人事档案的收集 ( 一 ) 招生当年 5-6, 招生办按录取人员名单将调档函随录取通知书一起寄送给学生, 调档函内应写明档案接收人 ( 院系秘书 ) 的详细地址和电话 ( 二 ) 同年 6-9, 各院系秘书在陆续收到学生档案后, 要及时对档案进行核对整理登记做好接收记录, 填写南方科技大学研究生入学报到档案交接单, 将纸质版电子版各 1 份交至研究生院 ( 三 ) 统计档案未到学生的情况, 填写南方科技大学研究生档案到档情况表, 将纸质版电子版各 1 份交至研究生院 ( 四 ) 对于自带档案的学生, 需在向教学秘书提交档案的同时, 填写档案自带声明书, 随后由教学秘书将该生档案和声明书一并提交给研究生院 ( 五 ) 各院系秘书在开学后两周前, 到研究生院领取南方科技大学档案专用袋, 在接收学生档案后, 将档案装进南科大档案专用袋, 并用铅笔在档案袋背面右上角注明学生学号, 按照学号由小到大排序全部完成方可移交研究生院档案室归档第七条建议境外联培学生将档案自行存入户籍所在地档案存放机构, 研究生院不接收境外联培学生的档案第八条对于境外联培学生, 只收集整理移交报考录取时和在校期间形成

3 的学程档案材料, 由院系负责存留第九条研究生院档案室将学生档案分院系, 按学号大小排列收档, 并建立档案信息汇总表电子文档, 及时对档案开封状态借阅政审等情况进行记录和跟进, 实现统一化标准化信息化管理第十条研究生人事档案的使用范围 ( 一 ) 涉及到研究生本人入党政治审查组织处理复查, 可提供查 ( 借 ) 阅 ( 二 ) 用人单位因工作业务需要, 需了解研究生本人档案有关情况时, 可提供查阅第十一条因业务和工作需要查 ( 借 ) 阅档案时, 应遵循下列规定 ( 一 ) 查 ( 借 ) 阅人员必须政治可靠的中共党员或主管研究生思想政治教育及管理工作的领导及有关人事组织部门的干部 ( 二 ) 查 ( 借 ) 阅人须持工作证或身份证, 并认真填写研究生档案查 ( 借 ) 阅登记表 ( 三 ) 本校以外单位借阅档案, 需提供加盖公章的申请材料 ( 四 ) 查 ( 借 ) 阅未开封档案需由查 ( 借 ) 阅者与管理者共同拆封, 查阅档案内容, 填写档案清单, 查 ( 借 ) 阅完毕后共同在档案清单上签字 ( 五 ) 研究生档案原则上不得外借, 确因特殊情况必须借用者, 应写明借阅理由, 经培养单位研究生事务主管领导批准后, 办妥手续, 方可借出, 并在 15 个工作日内归还 ( 六 ) 任何个人不得查 ( 借 ) 阅本人或直系亲属的档案第十二条学生档案的转递由档案室负责, 学位办培养办招生办等相关职能部门参与, 各部门共同完成毕业生的档案转递工作具体工作程序如下 : ( 一 ) 负责研究生就业人员在毕业生派遣后十日内向档案室送交毕业生就业通知书及毕业生档案投递信息 ( 含纸质材料和电子文本, 包括邮政编码省市自治区城市单位等详细信息的档案投递地址 ), 并及时将毕业生改派动态信息通知档案室 ( 二 ) 在每批毕业生派遣前一个内, 由档案室和相关职能部门负责把每位毕业生所有应归档的材料 ( 含毕业时形成的档案材料和在校期间没有及时归档材料 ) 共同审核无误后, 装入毕业生档案袋 ( 三 ) 档案室根据深圳市机要函件的交送规定, 按照毕业生档案详细投递地

4 址, 将毕业生档案及时寄送到毕业生生源地或就业单位所在地的县级以上人力资源和社会保障局, 或寄送到就业报到证上具有档案接收或管理权力的就业部门 ( 或单位 ) ( 四 ) 考取校本部外校或外单位博士或博士后的毕业生, 负责研究生就业的工作人员应及时通知档案室将档案转至录取院校或单位第十三条为避免产生档案丢失情况, 转递学生档案时应遵守下列规定 : ( 一 ) 学生档案应通过机要投递或派专人送取, 原则上不得由学生本人自带 ( 二 ) 转出的档案必须完整齐全, 并按规定经过认真的整理装订, 不得扣留材料 ( 三 ) 转出档案需装入南方科技大学专用档案袋, 封条密封, 同时, 列明在校期间新增档案清单, 并加盖档案专用章 ( 四 ) 转出的学生档案必须按本院毕业生档案转递通知单 ( 回执 ) 的项目详细填写, 并将回执归档第十四条在校生退学, 凭退学决定和调档函办理档案转递手续或由档案室直接转至生源地, 退学学生应在退学决定下达之日起三个内将档案转出 ( 在办理退学后二个内没有确定就业单位的, 档案退回其家庭户籍所在地定向培养或委托培养的研究生, 档案等材料退回定向或委托培养单位 ); 在校生转学须持本人身份证经相关部门加盖公章及负责人签字后的高等学校学生转学申请 ( 确认 ) 表, 办理档案转递手续第十五条由于特殊情况, 部分取得毕业资格但未签订就业协议的学生, 如需提取本人档案, 须持单位调档函 ( 注明理由 ) 本人身份证办理档案转递手续第十六条对毕业离校时未准确落实工作单位的毕业生, 档案室将其档案以机要的方式寄到生源所在地教育局或当地人才市场 ( 交流中心 ) 第十七条研究生人事档案保管的具体要求 ( 一 ) 研究生档案需用档案柜存放, 档案室要保持清洁卫生, 保持适宜的温度湿度, 并做好抗震防盗防火防水防潮防尘防虫防鼠防高温防强光等工作 ( 二 ) 档案管理人员不得私自保存转移销毁档案, 不得擅自提供或向他人泄露档案内容 ( 三 ) 档案室需安装铁门铁窗工作人员离开档案室前需关闭门窗切断电源, 确保库房安全

5 ( 四 ) 非档案管理人员不得随意进入档案室, 因特殊原因需要进入者, 必须由档案管理人员陪同第五章研究生学程档案管理细则第十八条基本原则学程档案实行研究生院和院系联合管理机制具有永久和保存价值的档案内容, 由院系负责管理 ; 需归入学生人事档案的资料, 按相关规定提交给研究生院各办公室第十九条学程档案归档清单及各院系保管期限 ( 表 1) 资料名称产生单位否入人事档案入人事档案时间院系否存留院系存留时间备注硕士 / 博士学位研究生录取登记表招生办招生当年 10 研究生考试成绩单 ( 包含复试成绩 ) 招生办否否硕士成绩由哈工大保存博士研究生专家推荐信招生办招生当年 10 其他博士研究生申请材料 ( 本硕期间成绩单, 学位论文, 毕业证书和学位证招生办否招生当年 10 装订成册保存书, 学历认证报告 ) 学习成绩表培养办永久培养计划培养办否培养计划更改申请表培养办否论文开题考核评议表 / 答辩过程记录 ( 含二次考核申请培养办否表 ) 博士资格考核评议表 / 答辩过程记录 ( 含二次考核申请培养办否表 ) 助教考核表培养办否

6 助教工作日志表培养办否目前公共课考试试卷都由培养办存留, 建试卷 ( 政治 & 英语 ) 培养办否否议以后由开课单位存留存留时间为毕业后 10 年试卷 ( 专业课 ) 培养办否资料提供时间学位授予材料学位办否视校学位评定委员会召开时间而定成绩单学位办永久学位论文答辩申请表学位办否永久学位论文答辩审批表学位办否永久学位论文查重意见表学位办否永久学位论文评阅书学位办否永久学位论文评阅人及答辩委员会审批表 ( 含决议 ) 学位办否永久学位论文答辩表决票学位办否永久学位论文评分表学位办否永久学位论文纸质材料或电子版 ( 光盘 ) 学位办否永久毕业生登记表综合办研究生就业通知书副联综合办否签署就业协议学生需要提供研究生学籍登记表研工办毕业当年 5 毕业前由研工办组织学生填

7 写休学退学转学出国等学籍异动证明材料研工办毕业当年 5 国际交流申请表研工办毕业当年 5 党团材料 ( 入党申请书思想汇报党校培训证书复印件共青团组织推优材料入党积极分子考察登记表各院系党支部否函调党内外群众评议意见自传入党志愿书等 ) 奖惩材料 ( 校级 ) 研工办毕业当年 5 组织审查申请研工办否否由研工办永久保留由研工办永久调阅档案申请材料研工办否否保留备注 : 为 10 年第二十条各院系归档流程及方法 ( 一 ) 形成积累学程档案形成部门和个人, 依据学程档案归档清单 ( 详见表 1), 及时收集和整理应归档材料, 不得遗失, 并对材料的真实性负责 ( 二 ) 整理组卷 1 对积累的归档学程文件, 以保持其有机联系和便于查考利用为标准, 将相关内容的材料组成案卷, 拟写案卷题名文件材料按正件在前, 附件在后 ; 结论性材料在前, 辅证性材料在后 ; 批复在前, 请示在后的要求排列各种材料推荐使用 A4 纸, 文中密不可分的插图照片应贴入文字材料内 2 按文件排列顺序编写页号, 无论单面或双面只要有文字, 均应一面编写一个页号, 不可缺号或重号 3 自查排列书写否符合要求, 标题否确切, 发现问题及时改正 ( 三 ) 案卷检查

8 整理好的归档文件须经本单位领导检查, 主要检查文件材料否准确齐全完整 ( 四 ) 案卷保管参考人事档案保管方法, 结合各单位实际情况妥善处理 ( 五 ) 案卷移交归档文件按规定时间提交 ( 详见表 1) 移交时, 交接双方必须办理移交手续, 列明案卷移交目录一式两份, 注明交接人和移交时间第六章附则第二十一条本细则由南方科技大学研究生院负责解释第二十二条本细则自公布之日起实施附件一南方科技大学研究生入学报到档案交接单学号姓名院系档案所在原单位否开封接受人 ( 签字 ) 附件二南方科技大学研究生档案到档情况表序号姓名学号院系档案情况已到未到

9 附件三研究生院档案借阅记录册序号借阅借阅借阅联系借阅借阅档案归还档案备注时间部门人电话事由材料编号时间室交清单接人附件四档案自带声明书本人系学院级专业学生, 学号应本人意愿, 将本人人事档案自带到若在档案自带过程中出现档案打开损坏丢失或档案接收单位不接收等一切后果, 责任由本人自己承担声明人 : 日期 : 年日

考核相关表格博士资格考核相关表格助教考核表工作日志表考试相关材料等 ( 三 ) 在校教育管理过程中形成的有关材料 : 研究生入学 ( 学籍 ) 登记表, 休学转学转专业出国退学等学籍异动证明材料, 奖惩记载 ( 校级 ), 国际交流申请表, 组织审查申请材料, 调阅档案申请材料等 (

考核相关表格博士资格考核相关表格助教考核表工作日志表考试相关材料等 ( 三 ) 在校教育管理过程中形成的有关材料 : 研究生入学 ( 学籍 ) 登记表, 休学转学转专业出国退学等学籍异动证明材料, 奖惩记载 ( 校级 ), 国际交流申请表, 组织审查申请材料, 调阅档案申请材料等 ( 附件 1 南方科技大学研究生档案管理细则 ( 暂行 ) 第一章总则第一条为切实加强南方科技大学研究生档案管理工作, 促进研究生档案管理工作的规范化科学化, 根据中华人民共和国档案法高等学校档案管理办法等法律法规, 结合我校实际, 特制定本细则第二条研究生档案主要由两部分构成, 分别为 : 学生入学前形成的人事档案和学生的学程档案第二章研究生档案归档内容第三条人事档案包括 : 高考档案,