SAP Crystal Reports for Enterprise 使用指南

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1 SAP Crystal Reports for Enterprise 使用指南 SAP Crystal Reports for Enterprise

2 版權聲明 2011 SAP AG All rights reserved SAP R/3 SAP NetWeaver Duet PartnerEdge ByDesign SAP Business ByDesign 和此處所提及之其他 SAP 產品與服務, 以及其相對應的標誌皆為 SAP AG 在德國和其他國家的商標和註冊商標 Business Objects 和 Business Objects 標誌 BusinessObjects Crystal Reports Crystal Decisions Web Intelligence Xcelsius 和此處所提及之其他 Business Objects 產品與服務, 以及其相對應的標誌皆為 Business Objects S.A. 在美國和其他國家的商標或註冊商標 Business Objects 為 SAP 公司 此處所提及之所有其他產品與服務皆為其相對應公司的商標 本文件所提供的資料僅供參考之用 國家產品規格可能不同 這些資料如有變更, 恕不另行通知 SAP AG 和其附屬公司 ("SAP Group") 所提供的這些資料僅供參考之用, 不具任何聲明與保固 SAP Group 對資料中的錯誤和遺漏, 概不負責 SAP Group 產品和服務的唯一保固, 如這些產品和服務隨附之明示保固聲明中所述 ( 若有的話 ) 在此提供的任何資料不可推斷為附加保固條款

3 目錄 第 1 章 第 2 章 第 3 章 SAP Crystal Reports for Enterprise 簡介...11 關於 Crystal Reports..11 關於線上說明..11 瞭解文件中的範例..12 報表簡介...13 關於報表設計環境..13 報表設計背景..13 側面板..15 格式設定對話方塊..17 顯示問題..17 鍵盤快速鍵..17 登入 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台..21 首次登入 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台..22 登入 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台..23 建立新報表..23 建立新的報表..23 選取資料來源..24 選取資料夾和結果物件..25 將資料放在報表中..26 設定資料格式..33 群組 排序和總計資料..34 新增標題頁至報表..36 在報表加入註解..36 使用縮放功能..37 報表設計概念...39 基本報表設計..39 決定報表的內容..39 用途陳述..39 決定報表的結構..40 尋找資料..41 操作資料..42 決定列印區域的特性..43 原型文件的開發..44 3

4 目錄 第 4 章 第 5 章 第 6 章 設計文件原型..44 資料來源連線...46 連線到語意層..46 連線至 SAP BEx 查詢..46 連線至 SAP BEx 查詢..47 連線至分析檢視..47 連線至分析檢視..47 設計查詢...49 語意層查詢設計..49 定義語意層查詢的資料選取範圍..49 定義排序..58 定義查詢篩選器和提示..58 [ 查詢面板 ] 函式..65 使用預設配置自動產生報表..69 SAP BEx 查詢設計..70 作用中階層..70 定義 SAP BEx 查詢的資料選取範圍..71 定義排序..77 定義查詢篩選器和提示..77 [ 查詢面板 ] 函式..83 繼續在第一次重新整理時驗證資料來源...87 第 7 章 報表配置和格式設定...88 使用報表設計環境..88 瞭解區段特性..88 建立多重資料行報表..88 使用智慧型導線..89 隱藏報表區段..92 隱藏報表物件..92 建立區段底部..93 使用預印表單..95 避免截斷元素內部的文字..95 隱藏內嵌物件中的空白行..96 放置多行 以文字為基礎的元素..96 縮排行..97 允許溢位物件表示..97 選取多個元素..98 瞭解文字旋轉..99 修改行距..99 設定頁面大小和頁面方向

5 目錄 第 8 章 設定頁面邊界..100 設定自訂頁面大小..101 使用 TrueType 字型..102 在日文系統上使用日期格式..102 格式設定屬性..102 使用絕對格式設定..103 使用條件格式化..109 使用複製格式..117 複製及套用格式設定..117 多重區段報表..117 關於區段..118 使用區段..118 在報表中使用多重區段..119 制式信件..122 語意錯誤訊息..126 {xxxx} 在此群組中可能有多重數值 ; 將只顯示第一個或最後一個值..126 {xxxx} 在此報表頁首中可能有多重數值 ; 將只顯示第一個值..127 {xxxx} 在此報表頁尾中可能有多重數值 ; 將只顯示最後一個值..127 將只顯示頁面的第一個值..127 將只顯示頁面的最後一個值..128 計量 {xxxx} 在此位置沒有具有意義的值..128 計量 {xxxx} 在此位置中有多重數值..128 委派計量 {xxxx} 在此群組中可能有多重數值..129 在此群組中無法計算委派計量 {xxxx} 的值..129 在此交叉表中無法計算委派計量 {xxxx} 的值..129 委派計量 {xxxx} 在此交叉表中可能有多重數值..130 在階層上分組時請選取 [ 外部階層 ] 選項..130 階層物件應放置在階層群組內..130 層級 {xxxx} 應根據其相關階層放置在群組內..131 此總和的建議作業為 {xxxx}..131 不建議計算 {xxxx} 的總和..131 排序 群組與加總 排序資料..133 瞭解排序選項..133 如何排序資料..135 排序控制項..136 群組資料..137 若要將資料分組..138 建立自訂群組..138 將群組內的資料錄排序..139 將資料依間隔分組..140 依客戶名稱的第一個字母分組..141 階層式分組資料..142 加總分組資料

6 目錄 第 9 章 第 10 章 加總分組資料..146 依加總值排列群組的順序..147 選取前 N 項或後 N 項群組或百分比..147 計算百分比..149 若要計算百分比..149 群組首..150 建立群組首..150 抑制顯示群組首..152 擷取群組首細目..152 累加值..153 瞭解累加值..153 在清單中建立累加值..155 為群組建立累加值..156 建立條件累加值..157 用公式建立累加值..158 圖表 圖表概念..161 圖表定義..161 放置圖表的位置..169 在圖表上擷取細目..169 建立圖表..170 建立圖表..170 建立交叉表總計的圖表..171 使用圖表..172 編輯圖表..172 圖表格式設定..173 趨勢線..175 雙座標軸圖..176 自動排列圖表..177 交叉表 關於交叉表..178 新增交叉表..179 新增交叉表..179 使用交叉表..180 以百分比顯示數值..180 列印橫跨數頁的交叉表..180 交叉表格式設定..181 變更交叉表儲存格的寬度 高度和對齊方式..181 格式化整個資料列 / 資料行的背景色彩..182 元素個別進行格式化..182 多個元素一次進行格式化..182 隱藏交叉表資料..182 從左到右顯示總和

7 目錄 第 11 章 第 12 章 進階交叉表功能..184 顯示交叉表中的階層..184 計算成員..185 內嵌總和..189 儲存 匯出 列印與檢視報表 儲存報表..191 將報表儲存至本機電腦..191 儲存沒有資料的報表..191 發佈報表..192 透過 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台發行報表..192 以電子郵件傳送報表..194 匯出報表..194 列印報表..218 檢視報表..219 開啟報表..219 參數和提示 參數及提示總覽..221 參數考量..222 值清單類型..223 選擇性參數..223 提示類型..224 建立參數..224 建立參數..224 使用互動式篩選..225 建立互動式篩選..225 加入其他互動式篩選..226 刪除互動式篩選..226 使用值清單..227 使用靜態值清單建立參數..227 使用動態值清單建立參數..228 建立階層式參數群組..229 使用分隔值和描述物件..230 刪除參數..231 進階參數功能..231 建立允許多重數值的參數..231 啟用 [ 僅從清單中選取值 ]..232 建立允許離散值或範圍值的參數..232 建立使用隱藏提示的參數..234 建立值清單篩選..234 參數併入公式..235 使用編輯遮罩來定義輸入類型及格式..236 Null 值處理

8 目錄 第 13 章 第 14 章 公式 公式總覽..238 公式的一般使用..238 公式元件..239 指定公式..240 使用公式工作區..240 存取公式工作區..241 導覽面板 ( 公式工作區 )..241 物件面板 ( 公式工作區 )..242 公式文字視窗..242 公式工作區按鈕..243 建立與修改公式..244 建立公式..244 編輯公式..245 搜尋和取代文字..245 刪除公式..246 公式除錯教學課程..246 關於本教學課程..247 錯誤訊息與公式編譯器警告..251 使用 Crystal 語法建立公式..260 Crystal 語法總覽..260 Crystal 語法基礎..260 註解 (Crystal 語法 )..261 物件 (Crystal 語法 )..262 運算式 (Crystal 語法 )..263 指派 (Crystal 語法 )..265 簡單資料型別 (Crystal 語法 )..266 範圍資料型別 (Crystal 語法 )..269 陣列資料型別 (Crystal 語法 )..270 變數 (Crystal 語法 )..271 函式 (Crystal 語法 )..278 運算子 (Crystal 語法 )..283 控制結構 (Crystal 語法 )..286 限制 (Crystal 語法 )..296 子報表 什麼是子報表?..297 未連結與已連結的子報表..297 未連結的..298 連結的..298 插入子報表..299 插入新報表做為子報表..299 插入現有報表做為子報表..301 將子報表另存為主報表

9 目錄 第 15 章 第 16 章 將子報表另存為主報表..301 重新匯入子報表..302 重新匯入子報表..302 格式設定子報表..302 子報表格式設定..303 將子報表連結到包含子報表篩選的主報表..303 將子報表到包含子報表篩選的主報表..303 將子報表連結到包含資料傳遞連結的主報表..304 將子報表連結到包含資料傳遞連結的主報表..304 修改包含資料傳遞連結的資料錄選擇公式..305 修改包含資料傳遞連結的資料錄選擇公式..305 使用子報表來組合不相關的報表..306 組合兩個不相關的報表..306 組合三個或多個不相關的報表..307 建立依需要子報表..307 若要建立指定子報表..307 新增標題至依需要子報表..308 在報表中顯示相同資料的不同檢視..309 多語系報表 多語系報表的層級..310 建立多語系報表範本..311 建立多語系報表範本..311 排程多語系報表..312 排程多語系報表..312 檢視多語系報表..313 設定檢視偏好設定..313 建立無障礙報表 關於無障礙功能..314 無障礙報表的好處..314 增強報表的無障礙功能..315 在報表中放置元素..316 文字..317 顏色..320 導覽..322 參數..323 彈性設計..323 無障礙功能及條件格式設定..324 無障礙功能及抑制顯示區段..325 無障礙功能及子報表..325 增強資料表的無障礙功能..326 文字元素及資料表值..326 其他資料表設計注意事項

10 目錄 第 17 章 附錄 A SAP Crystal Reports 版本之間的報表共存性 SAP Crystal Reports 版本..330 分開處理報表..330 更新現有的報表..331 稽核報表..332 詳細資訊 索引

11 SAP Crystal Reports for Enterprise 簡介 第 1 章 SAP Crystal Reports for Enterprise 簡介 1.1 關於 Crystal Reports Crystal Reports 的設計是要與資料庫一起搭配使用, 幫助您分析及解釋重要的資訊 Crystal Reports 可以讓您輕鬆建立簡單的報表, 此外, 也為您提供了製作複雜或特殊報表所需的完整工具組 建立任何您所想像的報表 Crystal Reports 的設計可從任何資料來源製作您想要的報表 公式 交叉表 子報表和條件格式設定都可讓您對資料有所了解並且也會顯示其他可能隱含的重要關連 當文字和數字的資料不足時, 而地圖及圖形就可以從圖面上來傳遞資訊 擴充至 Web 的報表 Crystal Reports 靈活的彈性並不僅限於建立報表, 您還可以使用各種不同的格式來發行報表, 包括 Microsoft Word 和 Excel 電子郵件, 或透過網路發行 進階的 Web 報表能讓工作群組的成員在 Web 瀏覽器內檢視並更新共用的報表 將報表併入應用程式中 應用程式和 Web 開發人員只要將 Crystal Reports 的報表處理功能整合到資料庫應用程式中, 便可節省時間, 並且滿足使用者的需求 其支援大部份受歡迎的開發語言功能, 可使您輕易地在任何的應用程式中新增報表 無論對於資訊技術部門的網路管理者 行銷部門的推廣經理 財務部門的資料庫管理者或執行長而言, Crystal Reports 都是一套功能非常強大的工具, 有助於分析及解釋重要資訊 1.2 關於線上說明 11

12 SAP Crystal Reports for Enterprise 簡介 本線上說明包含一般報表工作的程序, 例如物件放置 報表格式設定以及資料錄排序 同時它也包含在一些特定喜好區域上的資訊, 例如進階公式的建立和存取不同資料的類型 請使用線上說明做為基本報表需求的參考, 以及建立報表時的新概念簡介 1.3 瞭解文件中的範例 Crystal Reports 文件將說明如何連線至各種來源資料, 以及如何將資訊從這些資料來源加入報表設計工具 本文件同時提供功能的範例代碼 雖然術語是指將資料庫和欄位, 但指示也適用於諸如語意層和查詢等包含結果物件的資料來源 為求簡化, 指示和功能代碼範例會使用樣本資料夾和物件名稱 下列代碼樣本會顯示資料夾和物件名稱的使用方式 : Average ({orders.order AMOUNT}, {customer.customer ID}) 許多範例使用 [ 客戶 ] 資料夾中的物件以及 [ 網際網路銷售 ] 資料夾中的數值 還可能使用文件的其他物件, 但下列顯示最常使用的物件 客戶 物件客戶城市州 - 省國家網際網路銷售金額網際網路訂單數量 資料類型字串字串字串字串數值數值 這些物件通常會顯示如下 : 客戶 網際網路銷售數量 國家 12

13 報表簡介 第 2 章報表簡介 本節會說明在 SAP Crystal Reports for Enterprise 中建立報表的基本概念 首先您將瞭解報表設計的環境, 然後再學習如何選取結果資料夾 將元素放置在報表中, 以及如何排序 分組和總計報表資料 2.1 關於報表設計環境 本節將介紹您在建立報表時常用的部份 Crystal Reports 的重要區域 報表設計背景 報表設計背景是您設計報表結構的區域 您可以在背景上放置各種元素, 包含資料物件 圖表以及文字元素 您可以使用兩種檢視的方式來配置資訊並預覽 其中一種檢視方式只會顯示結構 ( 結構模式 ), 而另一種檢視方式則會顯示含有資料的頁面 ( 頁面模式 ) 結構模式 建立報表時, 大部分的初期工作是在結構模式中進行 在此您可以進行最初的格式設定, 並將物件放置在您想要物件出現的位置上 13

14 報表簡介 結構模式提供了一個有效率的報表設計環境, 因為您使用的是資料表示, 而不是資料本身, 當您將物件放在報表上, 程式會識別該物件, 而不會擷取資料 物件以框架表示 您可以新增和刪除物件及其他元素 進行移動 設定複雜的公式等, 而不必使用資料收集時所需的電腦或網路資源 在結構模式中所建立的報表僅包含建立最終報表所需的結構和指示 若要查看含有資料的報表呈現結果, 請在頁面模式中進行檢視 結構模式區域 建立新報表時,Crystal Reports 會在結構模式中自動建立下列五個重要報表區域 : 報表首 這個區域一般用來放置報表標題, 以及您想要在報表開頭顯示的其他資訊 它也可以用來放置涵蓋整份報表資料的圖表或交叉表 頁首 這個區域一般用來放放置您想要在每頁頂端顯示的資訊, 例如章節名稱 文件名稱和其他類似資訊 這個區域也可以用來在報表的物件上方顯示物件標題 內文 這個區域是用來放置報表內文, 而且是一筆資料錄列印一次 一般而言, 大多數的報表資料都會出現在這個區段內 報表尾 這個區域是用來放置只想在報表結尾顯示一次的資訊 ( 例如總計 ), 以及用來放置涵蓋整份報表資料的圖表和交叉表 頁尾 這個區域通常包含頁碼, 以及您想要在每頁底端顯示的其他任何資訊 如果將群組加入到報表中, 程式會另外再建立兩個區域 : 群組首 這個區域一般是用來存放群組名稱物件, 而且可以用來顯示包含群組特定資料的圖表或交叉表 它會在群組的開頭列印一次 群組尾 這個區域通常是用來存放摘要值 ( 如果有的話 ), 而且也可以用來顯示圖表或交叉表 它會在群組的結尾列印一次 14

15 報表簡介 加入群組時, 群組首區域會直接顯示在內文區域的上方, 而群組尾區域則會直接顯示在內文區域的下方 如果您設定其他群組, 程式會在內文區域 現有的群組首以及群組尾區域之間建立新的群組區域 頁面模式 頁面模式會顯示報表結構和其資料 您可以在這個模式中檢視報表在列印或發行時的外觀 頁面模式可讓您使用實際的資料編輯報表格式設定 您可以在報表上直接看見變更的結果, 讓您能夠微調格式設定, 直到報表外觀完全符合您的要求為止 側面板 使用側面板以新增連線 管理物件 插入資料夾等等 側面板區域位於報表背景的左側 按一下側面板側邊列的圖示垂直列, 即可在側面板之間瀏覽 資料總管 您可以使用資料總管側面板插入 修改或刪除報表中的物件 建立新報表或開啟現有報表時, 將會開啟鄰接報表背景的資料總管側面板 您在查詢面板中加入的物件會儲存在可以將其加入至報表的資料總管中 資料總管側面板分成五個區域 按一下區域名稱即可展開該區域 結果物件 這個區域會顯示已在報表中選取使用的語意層元素 將元素拖曳到報表背景, 即可將元素加入到報表中 15

16 報表簡介 按一下 [ 編輯查詢 ] 可將新的語意層元素加入到報表中 公式 這個區域會顯示已為報表建立的公式 將公式拖曳至報表背景, 即可將公式新增至報表 以滑鼠右鍵按一下側面板, 然後按一下 [ 新增公式 ] 來加入新的公式 參數 這個區域會顯示已為報表建立的參數 以滑鼠右鍵按一下側面板, 然後按一下 [ 新增 ] 來加入新的參數或新的階層式參數群組 累加值 這個區域會顯示已為報表建立的累加值 以滑鼠右鍵按一下側面板, 然後按一下 [ 新增累加值 ] 來加入新的累加值 預先定義的物件 這個區域會顯示您可加入到報表的預先定義物件 將物件拖曳至報表背景, 即可將該物件新增至報表 大綱 大綱面板的內容是以樹狀結構檢視來表示的報表內容 根節點即為報表本身, 第一層的節點則代表報表的區段 每個區段內都會列出報表的物件和元素 在大綱面板中以滑鼠右鍵按一下報表物件和元素, 然後按一下 [< 物件 > 格式設定 ], 即可進行修改 格式對話方塊會顯示您可在物件上進行的動作 群組樹狀結構 群組樹狀結構面板會顯示報表中群組與子群組的樹狀結構檢視 您在群組樹狀結構中選取的任何項目, 在報表背景上也為已選取 搜尋 16

17 報表簡介 使用搜尋側面板可搜尋報表中任何特定的值 在文字方塊中輸入單字或片語, 並按 Enter 鍵 側面板中便會顯示搜尋結果 格式設定對話方塊 格式對話方塊會顯示所選取元素的格式設定選項 在元素上按一下滑鼠右鍵並按一下 < 物件 > 格式設定, 便會出現格式對話方塊 您可以使用格式對話方塊來變更報表中不同區域的格式設定 例如, 在報表背景上的報表首區段上按一下滑鼠右鍵, 並按一下 < 區段 > 格式設定, 格式對話方塊便會顯示您可套用至該區段的變更 顯示問題 問題面板會顯示在報表中所找出的任何錯誤清單, 包括錯誤的描述 內容與類別 按一下報表背景底端的 [ 顯示問題 ] 圖示, 會出現問題面板 鍵盤快速鍵 您可以使用鍵盤取代滑鼠來瀏覽報表結構 結構 頁面和側面板存取 17

18 報表簡介 側面板 下列捷徑鍵可存取側面板 : 資料總管 :CTRL + 1. 大綱 :CTRL + 2 群組樹狀結構 :CTRL + 3 搜尋面板 :CTRL + 6 報表模式 下列捷徑鍵可存取 [ 結構 ] 和 [ 頁面 ] 模式 : 結構模式 :CTRL + ALT + L 頁面模式 :CTRL + ALT + P 導覽至報表背景 使用下列選項導覽主視窗 按 F6, 將鍵盤焦點移至畫面的主區域 按 Shift + F6 以朝反方向循環 按 F6 和 Shift + F6 以在區塊之間跳轉 : 側面版 報表編輯器區域 索引標籤工具列和左上工具列 左上工具列 透過 F6 循環存取左上工具列 若要存取按鈕的第二列, 請使用 Tab 若要在按鈕之間切換, 請使用方向鍵 若要選取按鈕, 請使用 Space 鍵 索引標籤工具列 透過 F6 循環存取索引標籤工具列 初始焦點設在選取的索引標籤上 若要在索引標籤之間切換, 請使用左右方向鍵 若要移至按鈕, 請使用 Tab 若要在按鈕之間切換, 請使用左右方向鍵 18

19 報表簡介 若要選取按鈕, 請使用 Space 鍵 編輯按鍵 若要關閉目前文件 :CTRL + W 複製 :CTRL + C 貼上 :CTRL + V 剪下 :CTRL + X 導覽物件 一般導覽 使用下列按鍵導覽物件 : 上移一層和下移一層 :Alt + 左和 Alt + 右 移至上一頁和下一頁 :Page Up 和 Page Down 移至第一頁和最後一頁 :Home 和 End 移至頁面選取方塊 :CTRL + Shift + N 重新整理報表 :F5 啟動報表內容中的超連結 使用聚焦報表背景, 透過超連結選取報表元素, 以便元素成為主要選取範圍, 然後按空格長條 複製與貼上元素 您可以使用鍵盤將項目複製與貼上至畫布 使用 Ctrl + C 組合鍵從資料總管複製結果物件, 並使用 F6 將鍵盤焦點設回為報表背景 選取要貼上物件之報表上的區段或結果物件 選取後, 使用 Ctrl + V 組合鍵並使用 Enter 鍵貼上物件 使用鍵盤命令插入元素 1 按 Tab 鍵可將焦點移至插入索引標籤 2 使用箭頭, 導覽至所需元素 3 按 Ctrl + C 以複製元素 19

20 報表簡介 4 按 Tab 鍵可返回結構模式 使用箭頭, 移至要放置元素的區段 5 按 Ctrl + V 以貼上元素 從清單中插入物件 1 按 Tab 鍵可將焦點移至插入索引標籤 2 使用箭頭, 導覽至物件清單 3 按 Space 鍵以啟動下拉式清單 4 使用 Tab 鍵可在控制項之間導覽 5 按 Enter 鍵可選取控制項和按鈕 導覽圖表 您可以鍵盤捷徑來修改圖表 : 若要選取圖表內的元素, 請使用 Alt + 向下鍵 若要選取圖表內的其他區域, 請使用方向鍵 若要修改圖表資料, 請啟用內容功能表, 然後選擇編輯圖表資料 按方向鍵可選取放置區 您可能必須按向下 向上 右或左鍵以移至所有放置區 一旦選取放置區, 請按 Alt + 向下鍵以選取放置區內的元素 雖然目前在資料模式下無法僅使用鍵盤存取核取方塊, 但 [ 格式 ] 圖表對話方塊內有等同函式 按 Tab 鍵可將焦點移至資料模式覆蓋段 若要切換回顯示圖表模式, 請選取圖表元素啟動內容功能表, 然後選取 [ 顯示圖表 ] 導覽群組和排序對話方塊 20

21 報表簡介 您可以從資料工具列或直接從報表背景上各種元素 ( 例如群組區域 區段 結果物件 群組內的總和元素等 ) 的內容功能表啟動群組和排序對話方塊 在群組和排序對話方塊中, 使用標準鍵 (Tab Enter Space Alt + 向下和方向鍵 ) 導覽對話方塊 若要選取群組或排序, 請在焦點群組或排序區域按 Space 鍵 導覽其他物件 下拉式清單 在 Crystal Reports 中任意位置選取下拉式清單時, 請使用 Alt + 向下鍵以放置清單 使用 Esc 將取消下拉, 或使用 Enter 鍵將選取目前的下拉式清單選取範圍, 並關閉下拉式清單 導覽陳述式編輯器 下列選項可讓您編輯陳述式編輯器 互動式篩選器和條件格式化 : 若要選取群組中的上一個或下一個陳述式, 請使用向上和向下方向鍵 若要在編輯器中的所有鍵盤導覽式組件中循環, 請使用 Tab 鍵和 Shift + Tab 組合鍵 若要套用選取組件的相關刪除動作, 請使用 Delete 鍵 若要進入選取組件的編輯模式, 請使用 F2 若要在 OR 和 AND 運算子之間切換切換聯結組件, 請使用 F2 若要取消編輯器對話方塊中的選項, 請使用 Esc 鍵 若要啟動編輯器對話方塊中的選項, 請使用 Enter 鍵 2.2 登入 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台 21

22 報表簡介 在您可以使用 SAP Crystal Reports for Enterprise 建立報表之前, 您必須連線至 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台伺服器 請詢問系統管理員用於連線的適當伺服器名稱 首次登入 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台 從 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台系統管理員處取得正確的 Web 服務伺服器名稱 如果您之前尚未連線至 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台, 則需要先新增伺服器連線, 然後才能登入 1 按一下 [ 檔案 ] > [ 登入 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台 ] 登入 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台對話方塊隨即出現 2 輸入您的 [ 使用者名稱 ] 和 [ 密碼 ] 3 按一下 [ 選項 ] 4 按一下 [ 指定下方的新伺服器並儲存 ] 5 在 [ 連線名稱 ] 中, 輸入連線的描述性名稱 例如, 輸入測試伺服器或人力資源伺服器 6 選取正確的驗證類型 系統管理員會告知您要使用的驗證類型 7 輸入伺服器名稱 您不需要在此輸入完整的 URL, 只需要輸入伺服器名稱 如果您需要變更 Web 連接埠編號或伺服器內容資訊, 請按一下 [ 進階 ] 以顯示進階伺服器設定對話方塊 詢問您的系統管理員供 Web 連接埠編號或伺服器內容資訊使用的值 8 按一下 [ 確定 ] 您現在已登入 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台伺服器 您可以建立新報表或編輯現有報表 如果您無法連線至 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台伺服器, 請與 Web 服務管理員聯繫, 以確保 Web 服務伺服器的連線已正確設定 22

23 報表簡介 登入 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台 如果您已設定 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台的伺服器連線, 請按照這些步驟操作 : 1 按一下 [ 檔案 ] > [ 登入 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台 ] 登入 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台對話方塊隨即出現 2 從伺服器連線清單中, 按一下您要連線之伺服器的伺服器名稱 3 輸入您的 [ 使用者名稱 ] 和 [ 密碼 ], 然後按一下 [ 確定 ] 您現在已登入 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台伺服器 您可以建立新報表或編輯現有報表 如果您無法連線至 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台伺服器, 請與 Web 服務管理員聯繫, 以確保 Web 服務伺服器的連線已正確設定 2.3 建立新報表 本節提供報表建立程序的資訊, 包括下列選項 : 登入 BI 平台 選擇資料來源 新增元素 格式化資料 選取資料錄 群組 排序和總計資料 建立新的報表 23

24 報表簡介 如果沒有顯示 [ 起始頁面 ], 請依序按一下 [ 說明 ] > [ 顯示起始頁面 ] 下一節將說明如何建立新報表 您可以在空白報表上插入文字元素或預先定義的物件, 或您可以連線至資料來源, 並選取結果物件以在報表上顯示資料 1 依序按一下 [ 檔案 ] > [ 新增報表 ] 如果您尚未登入 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台, 系統將提示您登入 如果您已登入 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台, 則會出現新增資料來源連線對話方塊 您不需要登入 BI 平台或連線至資料來源以建立空白報表 2 關閉新增資料來源連線對話方塊 您已建立了新的報表 相關主題 第 21 頁的 登入 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台 第 24 頁的 選取資料來源 第 25 頁的 選取資料夾和結果物件 第 26 頁的 將資料放在報表中 選取資料來源 Crystal Reports 支援連線至下列資料來源 : 語意層 SAP BEx 查詢 分析檢視 在您可以連線至資料來源之前, 您必須連線至 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台伺服器 相關主題 第 21 頁的 登入 SAP BusinessObjects Business Intelligence 平台 若要選取資料來源 24

25 報表簡介 連線至 BI 平台伺服器 1 建立新報表, 或稍後新增資料來源時, 您可以選取資料來源 若要將資料來源加入到新報表, 請按一下 [ 空白報表 ] 若要將資料來源加入到現有的報表, 請按一下 [ 資料 ] > [ 選擇資料來源 ] 隨即顯示 [ 新增資料來源連線 ] 對話方塊 2 選取資料來源類型, 並按一下 [ 下一步 ] 以下為有效的資料來源類型 : [ 語意層 ] [SAP BEx 查詢 ] [ 分析檢視 ] 3 如果您尚未登入, 請登入 BI 平台伺服器, 並按 [ 下一步 ] 如果您已登入, 則不會顯示登入畫面 4 選取您要連線的資料來源, 然後按一下 [ 下一步 ] 隨即顯示編輯查詢面板 現在您可以選取要包含在查詢中的元素 如果您連線至分析檢視, 則不會顯示查詢面板, 因為分析檢視包含預先設計的查詢 會顯示報表背景 選取資料夾和結果物件 選取資料來源後, 您可以選取一個或多個資料表或資料夾內的結果物件以包含在報表內 選取資料夾和結果物件 1 您可以在建立資料來源的新連線時, 或是在已建立連線後, 選取資料表 在空白報表建立新連線時, 請選取新增資料來源連線對話方塊中的資料來源, 並按一下 [ 下一步 ] 如果已建立連線, 請按一下資料總管側面板中結果物件區域的 [ 編輯查詢 ] 隨即顯示查詢面板對話方塊 2 在語意層窗格中選取一個資料夾或物件並連按兩下, 或將其拖曳至查詢 #1 的結果物件窗格 25

26 報表簡介 3 針對您要包含在查詢中的每個物件, 重複上一個步驟 建議您不要同時包含相同報表中的階層物件和相關聯的層級物件 階層物件包含階層表單中的所有階層節點, 但是層級物件只包含與扁平型表單的層級索引相符之階層節點 如果報表中同時包含兩種物件, 則階層資料和扁平型資料會同時包含在查詢中 4 按一下 [ 確定 ] 隨即會在資料總管側面板的結果物件區域中顯示該資料夾和物件 相關主題 第 75 頁的 物件快速參考 將資料放在報表中 將資料放在報表中是件重要的工作 若要明確 高效地產生報表, 您必須要知道要放入報表的資料類型以及放置在報表中的位置 報表 (.rpt) 檔案可能包含敏感的業務資料 建議您使用下列其中一種方法來保護檔案的存取 : 使用 BI 平台伺服器管理檔案 套用檔案安全性 套用作業系統層級加密 結果物件 結果物件是顯示資料來源中資料的物件 報表中顯示的大部分資料是來自於結果物件 一般來說, 結果物件將放在內文區域, 但是在某些情況下, 它們也會放在報表的其他區段中 如果您是使用關連式語意層 OLAP 語意層或 SAP BEx 查詢, 則可能可以使用委派的計量 如果您將委派的計量放置在內文區域, 它將顯示為結果物件 不過, 如果您將委派的計量放置在報表首 報表尾 群組首 群組尾 交叉表或圖表中, 它將顯示為總和 26

27 報表簡介 插入結果物件 1 在資料總管側面板的結果物件區域中, 按一下資料夾以展開物件 2 將物件拖曳到報表背景上所需的位置 您也可以透過以滑鼠右鍵按一下資料總管中的物件, 然後按一下 [ 插入 ] 的方式, 插入物件 公式 若要顯示計算值資料, 您需要建立公式, 並且將該公式放入報表中 例如, 假如資料來源只儲存訂單的訂貨日期和送貨日期, 但是您卻需要顯示將貨送達所需的天數, 則您必須建立會計算出訂貨及送貨之間相隔天數的公式 相關主題 第 238 頁的 公式 參數 參數可讓您篩選特定使用者的報表資料 例如在銷售員的報表中, 您可以建立參數提示使用者選擇一個區域 當使用者選擇地區時, 報表便會傳回該特定地區的結果, 而不傳回報表中所有地區的結果 相關主題 第 221 頁的 參數和提示 27

28 報表簡介 累加值元素 若要顯示驗算每筆資料錄並提供物件中所有值的累加總計 ( 或某組數值的所有值 ), 則必須在報表中建立並放置累加值元素 如果物件中的前三個值是 2 4 6, 則累加值會先顯示 2, 然後是 6 (2 + 4 的總和 ), 再來是 12 ( 的總和 ) 相關主題 第 153 頁的 累加值 預先定義的物件 預先定義的物件包含頁碼 資料錄編號 群組編號 列印日期以及總頁數計數物件 使用資料總管側面板中預先定義的物件區域的命令, 將預先定義的物件加入到報表中 插入預先定義的物件 1 在資料總管側面板中, 展開 [ 預先定義的物件 ] 2 將預先定義的物件拖曳到報表背景上所需的位置 每個預先定義的物件會插入報表作為元素 此時即會出現一個元素框架 現在, 您就可以將它移到報表中 提示 : 您也可以以滑鼠右鍵按一下預先定義的物件, 然後按一下 [ 插入 ] 28

29 報表簡介 文字元素 文字元素通常用於存放檔案, 但也可以存放結果物件以建立自訂制式信件及其他 您可以使用文字元素在報表上組合結果物件, 插入標題 標籤總和與其他資料 插入文字元素 1 按一下 [ 插入 ] > [ 文字 ], 然後按一下報表背景來放置文字方塊 空白文字方塊隨即顯示 2 在文字方塊中輸入文字 文字元素已加入到報表中 提示 : 按一下文字元素的框線, 即可選取它來調整大小和移動 在文字元素中插入結果物件 1 在報表中插入文字元素 2 在第一個結果物件前輸入想要顯示的文字 ( 如果有的話 ) 3 在資料總管側面板中, 按一下要插入的結果物件, 並將該物件拖曳到文字元素中 當您將游標移動到文字元素上時, 您會看到一個可移動的插入點 4 拖曳物件, 使插入點出現在您想要顯示結果物件的地方, 然後放下該物件 提示 : 在文字元素中選取結果物件並移動, 也可移動該結果物件 29

30 報表簡介 圖片元素 在設計報表時, 有時候您會想要放入圖片 例如, 您可能會想在報表首中插入公司商標 若要插入圖片 1 按一下 [ 插入 ] > [ 圖片 ] [ 開啟 ] 對話方塊便會出現 2 從檔案清單中選取所需的圖片檔案, 並按一下 [ 開啟 ] 隨即會顯示內部含有圖片的元素框架, 讓您隨時將它定位 3 將圖片元素放在您要在報表中出現的位置, 然後按一下即可放置 超連結元素 您可以將超連結加入到報表背景上的任何報表元素中 超連結會與報表一起儲存, 讓其他使用者當做檢視其他資訊的一種方式 Crystal Reports 還可讓您用相對 URL 來建立超連結, 使您的 Web 報表不論是在任何特定伺服器上的任何位置, 都可以保持獨立 若要建立超連結元素 30

31 報表簡介 1 以滑鼠右鍵按一下報表背景上的報表元素, 然後按一下 [< 元素 > 格式設定 ] 隨即開啟格式設定對話方塊 2 按一下 [ 進階 ] 選項 超連結類型並不是隨時都可以使用, 您選取的元素和該元素在報表上的位置會決定可使用的類型 3 從類型清單中, 選取下列其中一個選項 : 選項無超連結在網際網路上的網站電子郵件地址檔案 [ 其他報表元素 ] 說明 這是預設選項 選取的報表元素沒有相關的超連結 如果您想要將報表元素連結到靜態網址, 請選取此選項 如果要由您選取的物件建立 mailto 地址, 請選取此選項 使用 [ 條件公式 ] 按鈕, 依據物件值來建立地址 若要建立指向特定電腦或網路電腦上檔案的超連結, 請選取此選項 若要建立指向報表上其他元素的超連結, 請選取此選項 文字方塊將出現在類型功能表下方 4 視您選取的類型來輸入網站位址 電子郵件地址, 或超連結的檔案名稱 5 關閉格式對話方塊 超連結便會插入報表 警示 警示為屬於 Crystal Reports 中建立的自訂訊息, 當報表的資料符合特定條件時便會出現其訊息 警示會指出使用者應採取的行動, 或與報表資料相關的資訊 警示可由驗算您指定條件的公式來建立 如果條件為真, 則會執行警示, 並顯示其訊息 警示訊息可以是文字字串, 或是結合文字與報表物件的公式 一旦執行警示, 在您重新整理報表資料之前, 系統將不會再次進行驗算 由於警示是每份報表所特有的, 因此您可以決定何時要使用且何時不使用這項功能 報表警示可用來指出如業績超前或落後等的重要資訊 由於訊息是由您建立, 因此該訊息也是您的資料所專屬的 新增警示 31

32 報表簡介 1 在標準工具列上, 依序按一下 [ 資料 ] > [ 警示 ] 警示對話方塊便會開啟 2 按一下 [ 新增 ] 3 在名稱文字方塊中輸入警示的名稱 4 按一下條件旁的 [ 條件公式 ] 圖示 隨即顯示公式工作區 5 輸入警示條件公式 如果警示公式的基礎是總和元素, 那麼所使用的所有週期元素都可能是總和元素的常數 例如, 如果您要設定 國家 以及 地區 的群組, 便可建立下列警示 : Sum ({ 客戶. 去年業績 }, { 客戶. 地區 }) > 在這個情況中, 公式可以表示 國家 或 地區, 但不表示 城市 或 客戶名稱, 因為後兩者並非常數 警示公式的基礎可以是週期性的資料錄或總和元素, 但是不可以是列印時間元素 ( 例如執行加總或列印時間公式 ) 警示公式不可以包含共用變數 6 按一下 [ 儲存並關閉 ] 以結束公式工作區 7 您可以新增與警示一起顯示的訊息 您可以使用兩種選項以新增警示訊息 如果您希望每次執行警示時都顯示相同的訊息, 請於訊息方塊中輸入此訊息 如果您希望使用資料元素自訂顯示訊息, 請建立訊息公式 a 按一下訊息旁的 [ 條件公式 ] 圖示 隨即顯示公式工作區 b 輸入警示訊息公式 舉例來說, 如果您希望顯示的訊息為 < 國家 > 為表現最佳者 ( 其中 < 國家 > 為特定國家的名稱 ), 則可建立下列公式 :({ 客戶. 國家 }) + 為表現最佳者 c 按一下 [ 儲存並關閉 ] 以結束公式工作區 警示訊息公式的結果必須為一字串 可以使用 DefaultAtribute 函式來表示加入訊息方塊中的訊息 舉例來說, 如果 [ 訊息 ] 方塊中的文字訊息為 為表現最佳者, 則您的警示訊息公式可能是 : ({ 客戶. 國家 }) + DefaultAttribute 32

33 報表簡介 此公式會使用您在訊息方塊中輸入的文字, 該文字會成為預設屬性 8 按一下 [ 確定 ] 新警示便會新增至報表中 設定資料格式 在建立報表的同時, 您可能要進行一些基本的格式設定 或許您會想要變更作為標題文字元素的字型大小和樣式, 或者, 如果您有數字元素 ( 例如銷售數字 ), 而您想要在數字前面放置錢幣符號, 或變更所顯示的小數位數 使用格式對話方塊設定元素格式 格式對話方塊會顯示用來編輯報表元素的選項 您可以使用格式對話方塊, 對報表中幾乎所有的元素進行詳細的格式設定變更 提示 : 您也可以透過索引標籤列中的格式索引標籤, 或按一下標準工具列上的 [ 格式 ] 來格式化元素, 1 以滑鼠右鍵按一下您要重新設定格式的元素, 然後按一下 [< 元素 > 格式設定 ] 隨即顯示格式設定對話方塊 2 格式設定對話方塊會顯示該元素常用格式設定選項的快速檢視 按一下 [ 進階 ] 可檢視更多的選項 3 按一下面板上的選項可檢視對話方塊的其他區段 4 進行所需的變更 相關主題 第 88 頁的 報表配置和格式設定 插入頁首和頁尾 33

34 報表簡介 您可以在結構模式的頁首或頁尾區段中放置資訊, 即可使用頁首和頁尾 只要在報表第一頁上顯示的資訊可放在報表首中 只要在報表最後一頁上顯示的資訊可放在報表尾中 每一頁的頂端都要顯示的資訊可放在頁首 每一頁的底部都要顯示的資訊可放在頁尾 文字 物件或公式可用於這些區段中, 其使用方式和在內文區段中相同 群組 排序和總計資料 建立完基本報表之後, 您將會藉由相關資訊分組 排序個別資料錄 總和 小計和總計來組織資料 資料錄分組 若要組織資料, 您可能會想將相關資料分成一組 例如, 將客戶清單依地區分組之後, 便可能將清單劃分為幾個地區群組 這樣一來, 某個地區的業務經理很快地就可以找到適當的群組, 並且特別留意該地區的客戶 相關主題 第 137 頁的 群組資料 資料錄排序 34

35 報表簡介 Crystal Reports 可讓您指定報表中資料錄的顯示順序 例如, 依地區分組之後, 您可能會將每個地區的資料錄依公司名稱的字母順序進行排列 許多您的報表都會用到某些排序類型 您將依照報表來排列清單上的資料錄, 或與分組一起進行排序 Crystal Reports 將依據字母順序自動排序報表中的首個資料行 相關主題 第 139 頁的 將群組內的資料錄排序 第 145 頁的 加總分組資料 總和 小計和總計 許多報表會使用某種類型的總計 例如, 在依州別分組的北美銷售報表中, 您可能會想要計算每一州的總銷售金額 您可藉由在銷售物件上建立小計來處理上述情形 總和是用在群組層級上, 它可讓您計算平均值 計數和其他群組 ( 彙總 ) 值 例如, 在銷售報表中, 您可能會想計算每一州的平均銷售量 ( 銷售物件上的平均總和 ), 以及計算每一州所售出的產品數量 ( 不同的產品名稱物件計數 ) 使用分組資料的孤立功能 Crystal Reports 可讓您孤立分組或總計資訊 在頁面模式中, 以滑鼠右鍵按一下您要孤立之群組首區域的群組標題或總和元素, 然後按一下 [ 孤立資訊 ] 現在報表只會顯示孤立的群組或總和 若要傳回主報表, 請按一下報表背景上方的標題 提示 : 您也可以孤立群組樹狀結構側面板上的資訊, 以滑鼠右鍵按一下所需的群組, 然後按一下 [ 孤立資訊 ] 相關主題 第 133 頁的 排序 群組與加總 35

36 報表簡介 新增標題頁至報表 您可以從資料總管側面板的預先定義的物件區域中插入報表標題, 將標題頁面加入到報表中 若要使用這個物件, 您必須在報表的 [ 標題 ] 文字方塊中輸入標題 您可以使用摘要資訊對話方塊來加入報表標題 將標題頁面加入至報表 1 按一下 [ 檔案 ] > [ 摘要資訊 ] 2 在摘要資訊對話方塊的 [ 標題 ] 文字方塊中輸入報表標題 ( 如果您尚未輸入的話 ) 3 關閉摘要資訊對話方塊 4 在資料總管側面板的預先定義的物件區域中, 將 [ 報表標題 ] 物件拖曳到報表背景的報表首區段 5 按一下報表標題以選取它 6 從格式索引標籤中格式化報表標題元素的字型 7 設定報表標題值, 例如字型大小 字型類型與位置 8 在外框側面板中以滑鼠右鍵按一下報表首, 然後按一下 [ 報表首格式設定 ] 格式對話方塊會顯示報表首區段的格式設定選項 9 勾選 [ 在之後分頁 ] 核取方塊 10 按一下 [ 關閉 ] 標題便會出現在第一頁, 報表會在第二頁開始 在報表加入註解 有時候, 您可能會想在報表中包括一些非列印的註解 ( 給報表接收者的個人註解 用來更徹底說明報表所依據資料的註解 報表標題, 以及關於報表上某些特定資料的註解等 ) 36

37 報表簡介 您可以使用摘要資訊對話方塊中的 [ 註解 ] 文字方塊來加入註解 註解不會隨報表列印出來, 但是如果需要, 您可以將註解加入到報表輸出中 將註解新增至報表 1 按一下 [ 檔案 ] > [ 摘要選項 ] 2 在摘要資訊對話方塊的 [ 註解 ] 方塊中輸入您的註解 [ 註解 ] 方塊不允許使用分段符號 3 關閉摘要資訊對話方塊 註解會加入至報表 將註解加入至報表輸出 1 在資料總管側面板的預先定義物件區域中按一下報表註解, 並將其拖曳到報表背景的報表首區段 2 以滑鼠右鍵按一下報表背景上的報表註解物件, 然後按一下 [ 物件格式設定 ] 3 在格式對話方塊中, 設定報表註解值, 例如字型大小 字型類型和位置 4 關閉格式對話方塊 現在報表註解會出現在報表輸出的報表首區段中 使用縮放功能 您可以輕易地來縮放報表 您可選擇 20% 到 400% 中的任何縮放比例 縮放功能位於畫面的右下角 滑動桿向左滑動可縮小, 向右可放大 您也可以在文字方塊中輸入百分比, 手動編輯縮放百分比 例如 :65% 37

38 報表簡介 若想看到報表的整體結構圖樣, 以較低的縮放比例來檢視報表是很有幫助的方式 而以較高的縮放比例來檢視, 則可專注在報表的細目上 38

39 報表設計概念 第 3 章報表設計概念 本節說明報表設計的基本概念, 並協助您決定報表中所要包含的資訊 3.1 基本報表設計 本章節的用意在於建議您透過結構化的方法來準備 Crystal 報表 該方法包含了下列元素 : 決定報表的內容 原型文件的開發本節的設計將會讓您對報表的處理有概念性的了解 3.2 決定報表的內容 在您著手進行其他事之前, 應該先勾勒出報表所要提供之資訊的大網 以下各節會說明如何製作大綱 報表 (.rpt) 檔案可能包含敏感的業務資料 建議您使用下列其中一種方法來保護檔案的存取 : 使用 BI 平台伺服器管理檔案 套用檔案安全性 套用作業系統層級加密 用途陳述 39

40 報表設計概念 報表主要的用途是什麼呢? 報表是管理的工具 其用途就是幫您快速地了解尚未處理的資料重要元素以及資料間的關係, 以便做出有效的決定 若要使報表有效, 它必須以邏輯方式來顯示正確的資料 如果顯示了錯誤的資料, 或只是剛好顯示出正確的資料, 則報表可能會延緩作決定的程序, 甚至還會造成錯誤的決定 在開發一個報表時, 最好先以一 二個句子來描述此報表的用途 這種用途陳述式能幫助您界定您的主要需求, 並使這個報表的開發有個起頭及目標 這裡有些用途陳述的範例 : 這個報表的用途是要呈現各個業務代表每個月及當年度至今的銷售業績 將今年的銷售業績與去年的銷售業績相比較, 然後標示出業績未達到公司標準的業務 此報表的用途是要呈現存貨中每個項目的銷售活動狀況, 然後依據該活動狀況來建議再次訂購的數量 此報表的用途是要計算每位會員在保齡球賽中的平均擊倒瓶數與未擊倒的瓶數 在整個開發程序中, 於開始之前就定義好該報表的用途, 這是很重要的步驟 誰將要閱讀此份報表? 一份報表通常有許多的使用者 例如, 一份詳盡的 包含公司所有銷售情況的報表, 從業務代表 區域業務經理 全國業務經理到營運執行長, 都有可能會用到 這些人對這份報表感興趣的地方各有不同 : 業務會用這份報表來評估個人的業績表現, 並與該區其他業務的業績相互作比較 區域的業務經理則會用這份報表來評估該區域業務代表的業績表現, 並與其他區域的業績相互作比較 全國的業務經理會用這份報表來評估各區域業務經理的業績表現, 並將所有的銷售業績和目前預估的銷售業績作比較 營運執行長會用這份報表來評估行銷部門副總與整個業務部門的業績表現, 並進而預估生產製造的需求與倉儲的配置 由於一份報表對不同的使用者會有不同的意義, 因此規劃一份能提供每位使用者所需資訊的報表是很重要的 決定報表的結構 40

41 報表設計概念 將要用什麼樣的報表標題? 先為此份報表取個標題 您稍後可以再更改此標題, 但至少當您在建立此份報表原型時已經有了標題 頁首及頁尾中需要什麼樣的識別資訊呢? 您可能希望包含列印日期 有關報表製作者的資訊 描述報表用途的文字 涵蓋的資料範圍或其他類似的資訊 如果您想要包含這些資訊, 請將它寫下來, 這樣一來您就可以用它來製作原型了 資訊可以來自各種不同的來源, 其決定在於您所想要用的資訊種類 有關此報表製作者的相關資訊, 可能來自所使用的結果資料夾中的各個結果物件 如果是來自結果資料夾, 則會是哪一個資料夾? 或是, 結合多個資料夾? 可將文字區塊設為文字元素, 並放在報表中的任何位置上 Crystal Reports 可以產生列印日期或頁碼等資訊 尋找資料 您要在報表中使用哪些資料? 您知道報表所使用的資料來源類型嗎? 如果您不知道的話, 請公司組織內的資料來源管理員幫您設定資料來源的類型及資料的位置 您對於尋找必要資訊所需的資料夠熟悉嗎? 當您尋找客戶聯絡人姓名時, 能在結果資料夾中找到該物件嗎? 如果您無法找到, 則 MIS 專業人員 資料來源管理員或您的工作夥伴, 將必須來協助您熟悉這些資料 哪些特定的資料會出現在報表上呢? 報表中應包含所有符合您寫的報表用途所需的資料, 它也應包括您所指定的各個使用者所需要的全部資料 這個步驟要求您要查看可用的結果資料夾 當您建立報表時,Crystal Reports 可以讓您從不同的資料來源結合資料, 為您的工作提供高度彈性 在一般的報表中, 大部分的資料是直接取自於結果物件 將使用哪些結果物件, 這些結果物件在哪裡? 其他的資料將會依據結果物件來進行運算 將使用哪些結果物件進行運算? 其他的資料仍會以文字元素 ( 標題 註記 標籤等 ) 的方式, 直接放入報表中 資料是否存在, 還是必須經過運算呢? 有些報表資訊可以直接從結果物件取得 ( 例如銷售資訊 ), 而有些資訊則必須根據結果物件的值來運算 ( 例如, 銷售佣金是透過銷售量與配額的運算而得來的 ) 在規劃的時候, 將需要進行運算的資料與可以直接使用的資料分離或分別標幟出來, 是很有用的方法 41

42 報表設計概念 哪些類型的物件包含資料? 您應該要花時間了解運算時將使用的結果物件的資料型別 由於公式函式及運算子是與特定種類的資料一起搭配使用, 因此在開始運算之前, 辨識所用的資料型別是很重要的事 例如, 有些函式需要數值資料, 而有些函式則只能使用字串物件 操作資料 您想將資料加以分組嗎? 如何做呢? 按照客戶? 按照日期? 按照階層? 或是按照其他準則?Crystal Reports 會提供您許多選項以群組報表中的資料 您想要根據資料錄或群組的值來排序資料嗎? Crystal Reports 同時提供您這兩個選擇 您希望報表中只包含特定的資料錄或群組嗎? Crystal Reports 讓您可以根據一個資料來源中所有資料錄, 或是根據資料來源中的有限資料錄集來建立報表 Crystal Reports 可以根據簡單的資料範圍或比較來篩選資料錄, 或是建立複雜的公式以找出所要包含的資料錄 您可以在 [ 篩選面板 ] 中篩選資料, 或使用參數和互動式篩選來對報表篩選資料 請花幾分鐘的時間來決定報表中所需的資料錄, 以及列出用來篩選這些資料錄的使用準則 您想要總計資料嗎? 您想要做總和 平均值 計數, 或是決定報表上任何資料行中所有值的最大值或最小值嗎? Crystal Reports 可讓您執行這項作業, 也讓您將總計 ( 或總計平均值 總計計數等等 ) 放置於所選取資料行的底部 什麼樣的資訊應該在報表上標幟出來呢? 您可能需要在報表上將某些資料標幟出來以引起注意 例如, 存貨報表中常將非移動性的存貨項目標幟出來, 以引起特別的注意 您或許也想將上個月 前三個月或其他某些特定期間內, 沒有任何活動狀況的每個項目標幟出來 若要將資訊標幟出來的話, 請識別此資訊和引發標幟的任何條件 您想要將資訊如何標幟出來呢? 您可以用星號或一些其他的符號來標幟項目, 或者是將一個單字顯示為旗標 無論如何, 都必須寫出標幟的指示, 以便於使用它們 Crystal Reports 可以讓您強調報表的元素, 以及變更特定報表元素所使用的字型類型 大小或色彩 它可讓您在元素周圍加框線和畫上線條及方塊 ( 將報表分成不同區段 ), 或襯托出標題等 所有這些格式設定工具都可以用來反白顯示報表上的關鍵資料 42

43 報表設計概念 決定列印區域的特性 每個報表區域都有其列印特性 了解這些特性是很重要的, 因為這些特性會影響要列印不同報表元素的時間及頻率 報表上各區域的列印順序為何? 各區域是依照顯示在結構模式中 ( 從上到下 ) 的順序來列印 若在區域中有一個以上的區段, 則會依照顯示的順序來列印各區段 例如, 您有三個報表首區段, 在頁首區域中的區段開始列印之前, 將會依序先將這三個區段全部列印出來 多久列印一次報表元素? 元素列印的方法將決定如何設計報表 這將會幫助您決定圖表 交叉表和公式的放置位置, 以取得特定的結果 報表首 放在報表首區域中的元素會在報表的開頭列印一次 放在這個區域中的圖表和交叉表包含了整個報表所需的資料 圖表和交叉表都可以使用群組排序來篩選報表資料 ; 不過, 在這種情況下, 圖表和交叉表中所顯示的資料只是整個報表中的一部份資料 放在這個區域中的公式會在報表的開頭驗算一次 頁首放在頁首區域中的元素會在每個新頁面的開頭列印 圖表或交叉表不能放在此區段中 放在這個區域中的公式會在每個新頁面的開頭, 於每頁驗算一次 群組首放在群組首區域中的元素會在每個新群組的開頭列印 放在這個區域中的圖表和交叉表只包含此群組的資料 放在這個區域中的分式會在群組的開頭, 針對每個群組驗算一次 內文放在內文區域中的元素會和每個新資料錄一起列印 圖表或交叉表不能放在此區域中 放在這個區域中的公式會針對每個群組驗算一次 43

44 報表設計概念 群組尾放在群組尾區域中的元素會在每個群組的結尾列印 放在這個區域中的圖表和交叉表只包含此群組的資料 放在這個區域中的分式會在群組的結尾, 針對每個群組驗算一次 報表尾 放在報表尾區域中的元素會在報表的結尾列印一次 放在這個區域中的圖表和交叉表包含了整個報表所需的資料 圖表和交叉表都可以使用群組排序來篩選報表資料 ; 不過, 在這種情況下, 圖表和交叉表中所顯示的資料只是整個報表中的一部份資料 放在這個區域中的公式會在報表的結尾驗算一次 頁尾放在頁尾區域中的元素會在每頁的底部列印 圖表和交叉表不能放在此區域中 放在這個區域中的公式會在每個新頁面的結尾, 於每頁驗算一次 3.3 原型文件的開發 不論您對於 Crystal Reports 專精的程度, 文件原型都很有用, 尤其是在您初次學習程式時更有幫助 有了文件原型的使用, 您就可全心全意地來學習和使用命令, 而不需要設法同時來設計和學習 設計文件原型 1 選用相同大小的文件, 用在製作好的報表中 2 利用方塊或線條來呈現報表元素, 將標題及其他描述性的頁首資訊定位好 3 頁尾資訊的定位 4 檢視頁面結構是否恰當 5 查看您想要放入報表主體內的資訊 : 44

45 報表設計概念 計算使用的物件數量, 並預估物件間的適當間距 使用矩形來標出預估間距內的物件 如果有需要的話, 可改變此間距 決定要在報表的主體上呈現資料的邏輯順序 標記物件以表示該順序 6 利用小方塊來指定群組值及總計 7 在您想呈現旗標的資料行, 放置隨機旗標 8 將您要反白顯示的任何元素加深, 使其與原型的其他部份有所區別 9 檢視產品完成的配置及對稱, 並依照需要加以變更 45

46 資料來源連線 第 4 章資料來源連線 4.1 連線到語意層 語意層包括來自一個或多個關聯式資料來源或 OLAP 多維資料集的資料 您只能將新文件和查詢建立在已獲得權限的語意層基礎上 連線到語意層 在您連線至語意層之前, 先登入 BI 平台伺服器 1 依序按一下 [ 檔案 ] > [ 新增報表 ] 隨即顯示 [ 新增資料來源連線 ] 對話方塊 2 從資料來源類型清單中, 按一下 [ 語意層 ] 3 在名稱面板上, 選取語意層, 然後選取 [ 下一步 ] 隨即出現查詢面板 現在您可以從語意層中選取要包含在查詢中的物件 4.2 連線至 SAP BEx 查詢 每個 SAP BEx 查詢包含一個預先設計的結果物件群組, 您可以在其中執行報表 儘管已預先定義了查詢, 但您可以先使用查詢面板來排序和篩選查詢後, 再執行報表 46

47 資料來源連線 SAP BEx 查詢是以階層為基礎, 且可以具有多個階層 例如, 依據地區劃分的費用查詢將建立不同於依據員工劃分的費用查詢之報表 在查詢中插入結果物件之後, 如果您的 SAP BEx 查詢包括變數階層, 您必須指定階層以執行報表 連線至 SAP BEx 查詢 在您連線至 SAP BEx 查詢之前, 先登入 BI 平台伺服器 1 依序按一下 [ 檔案 ] > [ 新增報表 ] 隨即顯示 [ 新增資料來源連線 ] 對話方塊 2 從資料來源類型清單中, 按一下 [SAP BEx 查詢資料存取 ] 3 在名稱面板上, 選取 OLAP 連線, 然後選取 [ 下一步 ] 隨即出現查詢面板 現在您可以從資料來源中選取要包含在查詢中的物件 4 按一下 [ 完成 ] 5 ( 選擇性 ) 如果連線至的 SAP BEx 查詢設計成包括 SAP 伺服器端變數, 則會顯示一個對話方塊, 提示您輸入查詢的變數選項 4.3 連線至分析檢視 每個分析檢視都包含預先設計的查詢, 而該查詢含有預先設計的結果物件 與語意層或 BEx 查詢不同的是, 分析檢視中的查詢無法在 Crystal Reports 中編輯 您可以使用各種 Crystal Reports 篩選和分組功能, 操作分析檢視中的資料 若要自行變更查詢, 您必須在 SAP BusinessObjects Advanced Analysis 中開啟分析檢視 連線至分析檢視 在您連線至分析檢視之前, 先登入 BI 平台伺服器 1 依序按一下 [ 檔案 ] > [ 新增報表 ] 隨即顯示 [ 新增資料來源連線 ] 對話方塊 47

48 資料來源連線 2 從資料來源類型清單中, 按一下 [ 分析檢視 ] 3 在名稱面板上, 選取預先定義的分析檢視, 然後選取 [ 下一步 ] 隨即顯示報表背景 您現在可以將結果物件從資料總管側面板加入到報表中 48

49 設計查詢 第 5 章設計查詢 語意層和 SAP BEx 資料來源連線可讓設計在 Crystal Reports 中執行報表的查詢 5.1 語意層查詢設計 語意層查詢設計包括來自關聯式和 OLAP 資料來源的資料 若要使用語意層設計查詢, 您需要先使用 [ 查詢面板 ] 定義資料選取範圍 然後, 您可以使用成員選取器, 選擇要納入查詢中的成員和階層 最後, 您可以透過將排序 篩選器和提示加入至查詢, 以進一步精簡查詢 下列附註包含設計語意層查詢時的 CSL 最佳作法 : 建議您不要同時包含相同報表中的階層物件和相關聯的層級物件 階層物件包含階層表單中的所有階層節點, 但是層級物件只包含與扁平型表單的層級索引相符之階層節點 如果報表中同時包含兩種物件, 則階層資料和扁平型資料會同時包含在查詢中 建議您盡可能使用委派的計量 ( 以群組首 圖表 交叉表等等 ), 因為委派的計量會從資料來源內部向下推資料 這可以改善效能和資料正確性 建議您在 [ 查詢面板 ] 中定義篩選和排序, 以達到更好的效能 定義在 [ 查詢面板 ] 中的篩選和排序會從資料來源內部向下推資料 定義在 Crystal Reports 設計工具中的篩選和排序會本機計算 建議報表設計師在針對最佳化效能預覽報表之前, 先在 [ 查詢面板 ] 中設定篩選 將報表透過一組資料來源位置, 從 C++ 堆疊移轉至 Java 堆疊時, 所有篩選資訊都會保留在本機計算的選擇公式中 CSL 會帶回所有在設計工具側篩選的資料 定義語意層查詢的資料選取範圍 您可以使用語意層的物件, 在查詢面板中建立查詢 語意層中的物件為資料來源中可使用資訊的圖形表示 49

50 設計查詢 查詢面板分成數個窗格 : 語意層窗格會顯示語意層所包含物件的樹狀結構檢視 您無法從或編輯現有物件 查詢面板在語意層中新增物件 按一下 [ 全部展開 ], 可看見這個窗格中所有可使用的物件 如果您想要看到物件彼此的關係, 請按一下 [ 全部收合 ] 如果語意層中顯示物件其階層結構, 則這個選項可提供這類結構的視覺表示 結果物件窗格中放置組成查詢所需的物件 查詢篩選器窗格是放置要用來篩選從語意層所傳回資料的物件的地方 您可以從語意層新增預先定義的篩選器, 或者建立自訂篩選器, 做法是新增物件, 並使用清單方塊定義篩選器 物件快速參考 物件是一個命名元件, 它會對應到資料來源中的資料或衍生資料 例如, 物件可能代表結果資料夾中的資料行, 或是資料行中值的摘要 您可以在查詢中使用物件, 為報表擷取資料 例如, 人力資源語意層中的某些物件可能會是 姓名 地址 和 薪資 物件可以代表不同類型的資訊 雖然物件屬性是在 SAP BusinessObjects Designer 中定義, 不過 Crystal Reports 中的查詢面板不會將這些屬性列入考慮 在查詢面板中, 無法直接定義物件 請使用 SAP BusinessObjects Designer 來定義語意層中的物件 物件 範例 描述 分析維度 這個物件是描述類似特性集合的一或多個維度資料表之資料行的邏輯分組 時間維度 這個物件會擷取可在報表中為分析提供時間基礎的資料 時間維度物件一般會擷取資料類型的資料 50

51 設計查詢 物件 範例 描述 屬性 (Attribute) 這個物件會提供關於維度的描述性資料 詳細資料始終都附在維度後面, 以提供其額外資訊 例如, 地址 生日 和 通勤距離 是與 客戶 維度相關聯的詳細物件 計量 這個物件會擷取計算資料來源資料所得結果的數值資料 計量物件通常位於 計量 類別中 預設階層 這個物件提供維度資料的特定預設排序 依據層級的階層 這個物件會依據特定層級提供維度資料的排序 自身參考和依據值的階層 這個物件會依據值提供維度資料的排序 命名的集合 這個物件是一種成員群組, 您選取並儲存為成員的個人化集合 它們通常不會同時出現在階層中, 但相當於您常用的查詢或查詢組件 篩選 容許您依據提供的查詢條件來選取物件的子集 51

52 設計查詢 物件 範例 描述 維度 這個物件代表查詢中的分析座標軸 它可以對應至用作查詢中分析之關鍵元素的一個或多個資料行或計算 依據資料基礎或 OLAP 多維資料集的維度區別如下 : 依據 OLAP 多維資料集的維度包含依層級組織的階層 每個層級可能包含一個屬性 依據資料基礎的維度包含屬性 階層跨相關的資料表建構成一般階層 層級 這個物件會從父系階層擷取資料子集, 其中所有傳回的值均來自階層中相同的深度 資料夾 這個物件是一個可容納相關物件群組的容器 此物件等同於語意層設計工具中的類別 語意層成員選取範圍 使用成員選取器以選取 OLAP 語意層階層的成員來 : 建立語意層時建立成員的命名的集合 依據階層或階層的成員來建立查詢 定義從查詢排除的成員 成員選取器由下列窗格構成 : 52

53 設計查詢 窗格 成員選取器窗格 摘要窗格 說明 這是成員選取器的上方窗格, 有 3 個索引標籤 : 成員索引標籤 : 依據階層中的特定關係來選取或排除成員 中繼資料索引標籤 : 依中繼資料準則來選取或排除 這個索引標籤依階層層級 命名的集合和計算的成員來顯示物件 提示索引標籤 : 建立提示, 以便使用者在執行階段選取成員或中繼資料 這會顯示選取的成員 提示和您建立的查詢之排除成員 您在摘要窗格所看到的資訊會顯示在查詢面板的結果物件窗格中 關於階層 階層是一系列有順序的相關物件 ( 維度 ) 階層的一個例子是地理位置, 它可以將各種維度 ( 例如國家 地區和城市 ) 組成群組 使用者可以從各種檢視點觀察與階層相關的資料 ( 選取地區的所有城市 選取國家的所有城市 選取城市的所有國家和地區等等 ) 依階層關係選取成員 使用成員選取器的成員關係功能, 依其階層內的關係或位置來選取成員 選取成員選取器窗格內的成員時, 您可以選取的不同關係可用 [ 子系 ]/[ 子代 ] 和 [ 父系 ]/[ 祖系 ] 是互斥的成對 您無法同時選取成員的子系和子代, 亦無法選取成員的父系和祖系 1 在成員選取器的成員索引標籤中, 按一下成員名稱左邊的選取方塊 2 在成員選取器中, 按一下選取的成員之名稱 可用的選項清單便會出現 3 從下列描述中選取適當的關係函式 : 53

54 設計查詢 選項 [Self] [Children] [Descendants] [Siblings] [Ancestors] [Parent] 說明 僅使用選取的成員 這是預設值 在階層的分支中選取同一個層級的成員 選取階層中現用成員底下的成員 在階層集合的不同分支中選取同一個層級的所有成員 要在階層中選取特定成員上的成員, 按一下您要選取的成員底下之成員, 並選取此函式 直接在成員上選取成員 選擇會顯示在摘要窗格內, 由 fx 處理 依階層選取成員 您可以在階層的不同分支中選取相同層級的所有成員 例如, 在時間維度中選取所有季別, 或在地理區維度中選取城市 1 將階層拖曳至結果物件窗格 2 啟動成員選取器 成員選取器以樹狀結構檢視顯示階層成員 3 在成員選取器中, 按一下中繼資料索引標籤 成員選取器顯示可用層級 計算的成員和命名的集合 4 選取層級 5 按一下 [ 確定 ] 執行查詢時如果報表已建立, 會動態計算來自選取的層級的成員 關於命名的集合 54

55 設計查詢 命名的集合是一種成員群組, 您選取並儲存為成員的個人化集合 它們通常不會同時出現在階層中, 但相當於您常用的查詢或查詢組件 命名的集合可在查詢面板中使用, 供一般使用者建立查詢 選取命名的集合 您在查詢面板的結果物件窗格中放置的階層物件包含一或多個命名的集合 1 將階層拖曳至結果物件窗格 2 啟動成員選取器 3 在成員選取器中, 按一下中繼資料索引標籤 成員選取器顯示可用層級 計算的成員和命名的集合 4 選取命名的集合 5 按一下 [ 確定 ] 關於計算的成員 計算的成員是您建立在資料來源中的複雜計算 計算的成員可在成員選取器的中繼資料索引標籤上使用 選取計算的成員 在開始之前, 先將階層或 OLAP 語意層的階層成員拖放到查詢面板的結果物件窗格 您選取的階層包含一或多個計算的成員 1 將階層拖曳至結果物件窗格 2 啟動成員選取器 3 在成員選取器中, 按一下中繼資料索引標籤 55

56 設計查詢 成員選取器顯示可用層級 計算的成員和命名的集合 4 選取成員 5 按一下 [ 確定 ] 關於選取語意層成員 使用成員選取器來選取階層組件或 OLAP 語意層的階層成員 您可以 : 依據階層內的層級或關係選取成員 選取命名的集合 選取計算的成員 指定您要從查詢排除的成員 為一般使用者建立提示以選取查詢的條件或成員 如果您定義了用於查詢的成員, 您可以使用查詢面板來加入篩選器和預覽查詢 當成員與子節點一起選取, 所有成員的子系都會被納入查詢中 排序成員 依預設, 選取的成員沒有排序, 它們以儲存在資料來源中的順序出現 您可以遞增或遞減的字母順序排序清單 這是出現在查詢中的順序 1 按一下成員清單 2 按一下 [ 排序順序 ] 按鈕, 再從清單中選取排序順序 排序會本機執行, 並顯示在成員選取器中 排序清單與資料來源中的順序不一致, 排序會本機執行 56

57 設計查詢 從選擇排除成員或成員集合 在開始之前, 先將階層或 OLAP 語意層的階層成員拖放到查詢面板的結果物件窗格 您想從查詢排除一或多個成員 您可以從查詢排除成員, 以便限制結果 在成員選取器的摘要窗格中使用 [ 排除 ] 函式, 您可以準確定義不希望出現在查詢中的成員或成員集合 例如, 您可以從傳回地區內所有州的銷售數字之查詢排除鎮 您可以排除 : 明確的成員 因成員功能而產生的隱喻成員 因階層層級而產生的隱喻成員 階層預設成員 您無法預覽預期結果 您必須建立報表, 以便觀察結果 要從查詢結果選取您要排除的成員, 請執行下列作業 : 1 按一下結果物件窗格中的階層以啟動成員選取器 2 在成員選取器中使用適當的函式, 以定義您要排除的成員 所定義的成員會出現在摘要窗格 3 選取要排除的成員 4 按一下 [ 排除 ] 核取方塊 排除的成員名稱會顯示在摘要窗格 ( 和結果物件窗格 ), 其名稱上畫有線條以表示它從查詢排除 將提示插入選擇中 當選取的成員作為查詢中的結果物件或篩選物件使用時, 會顯示提示 您可以提示使用者以選取查詢的成員 1 在查詢面板中按兩下階層的成員 隨即顯示成員選取器 2 按一下 [ 提示 ] 3 編輯提示 57

58 設計查詢 4 按一下 [ 確定 ] 定義排序 查詢面板面板中的排序按鈕會定義從資料來源擷取資料的方式 在查詢執行時, 查詢面板面板中定義的排序會影響從資料來源擷取資料的順序和數量 您可以使用對從查詢擷取之所有資料排序的 Crystal Reports 功能, 在本機排序 建議使用查詢面板面板中的排序選項, 以更有效率地定義排序, 因為它會對資料來源中的資料排序 定義查詢篩選器和提示 您可以將篩選器與提示新增至查詢中, 以限制報表中顯示的資料 篩選器和成員選取範圍容許您以不同的方式排序資料 成員選取範圍不影響資料的計量值 例如, 如果您選取一個國家的單一城市或所有城市, 該國家的計量值不受成員選取範圍的影響 篩選資料不影響計量值 例如, 如果您篩選特定城市的資料, 相關城市的值會降至該城市的值 建立查詢篩選器 您可以在查詢中使用下列類型的篩選器 : 預先定義的篩選器管理員會建立這些篩選器 自訂篩選器您可以在建立查詢時定義這些篩選器 提示 58

59 設計查詢 提示是您定義用來顯示問題或值清單的動態篩選器 ; 使用者可以在每次重新整理報表時選取不同的篩選值 在查詢中加入預先定義的篩選器 1 連按兩下要在報表中使用的物件, 或將它們拖曳到結果物件窗格中 2 將預先定義的篩選器拖曳到篩選器窗格 預先定義的篩選器是由管理員建立並加以編輯 您是查詢面板的使用者, 因此無法檢視預先定義的篩選器的元件組件, 也不能進行編輯 當您執行查詢時, 對應於您選取之查詢篩選器的資料會傳回至報表 建立自訂篩選器 1 選取您想要篩選的物件, 再將其拖曳至篩選器窗格中 2 從清單中選取運算子 3 選取 [ 常數 ] [LOV] ( 值清單 ) 或 [ 提示 ] 4 輸入的值取決於您在步驟 3 中選取的選項 : 59

60 設計查詢 選項常數 LOV 提示 說明 在文字方塊中輸入值 a 在提示對話方塊中, 將成員新增至清單中, 做法是連按兩下成員, 或在成員窗格中選取成員並按一下中間的箭頭 b 按一下 [ 確定 ] a 在編輯提示對話方塊中, 選取 [ 新提示 ] 以加入新提示, 或使用語意層參數以從語意層中選取參數 b 如果選取了 [ 新提示 ], 則輸入提示選項, 或如果選取了使用語意層參數, 則選取參數 c 按一下 [ 確定 ] 篩選器便會新增至報表 您可以在查詢面板中編輯或移除篩選器 相關主題 第 81 頁的 查詢篩選器運算子的快速參考 建立提示 提示是一種動態篩選器, 會在每次重新整理報表資料時顯示問題 重新整理資料之前, 您可以輸入或選取要檢視的值來回應提示 Crystal Reports 只會擷取您從資料來源指定的值, 並將這些值傳回給報表 提示 : 提示可讓多個使用者檢視同一份報表, 但指定資料來源資訊的不同子集 ; 提示也會減少從資料來源擷取資料所需要的時間 建立提示 1 選取要套用提示的物件, 然後將它拖曳到篩選器窗格 60

61 設計查詢 例如, 如果要讓使用者指定報表的地理區域, 您可以將 地區 物件拖曳到篩選器窗格 2 從清單中選取運算子 您不可以針對提示使用下列運算子 : 為 Null 或 不為 Null 3 選取 [ 提示 ] 4 在編輯提示對話方塊中, 選取 [ 新提示 ] 5 在 [ 提示文字 ] 方塊中輸入提示訊息 例如, 您可能會問 : 您想要查看哪個地區的資料? 6 如果要系統提示時顯示使用者可從中選取值的值清單, 請選取僅從清單中選取 7 按一下 [ 確定 ] 以確認提示 每次重新整理報表時會出現這個提示 相關主題 第 81 頁的 查詢篩選器運算子的快速參考 組合查詢篩選器和提示 您可以將多個篩選器和提示套用在單一查詢上 查詢篩選器運算子的快速參考 下面表格將協助您選取定義查詢篩選器所需的運算子 要擷取的值 範例 選擇 建立的篩選器 等於您指定的值 僅擷取美國的資料 等於 < 國家 > 等於 US 61

62 設計查詢 要擷取的值 範例 選擇 建立的篩選器 與您指定的值不同 擷取第 4 季除外的各季資料 不等於 < 季 > 不同於第 4 季 大於您指定的值 擷取年齡超過 60 的客戶資料 大於 < 客戶年齡 > 大於 60 大於或等於您指定的值 擷取營業收入在 $1.5M 以上的資料 大於或等於 < 營業收入 > 大於或等於 小於您指定的值 擷取考試成績低於 40 的資料 小於 < 考試成績 > 小於 40 小於或等於您指定的值 年齡為 30 或小於 30 的客戶 小於或等於 < 年齡 > 小於或等於 30 在您指定的兩個值之間, 且包含這兩個值 從第 25 週開始到第 36 週為止 ( 包含第 25 週和第 36 週 ) Between < 週 > 介於 25 和 36 之間 在您指定的兩個值範圍之外 年份中的所有週, 第 25 週至 36 週 ( 不包含第 25 週和第 36 週 ) 除外 不介於 < 週 > 不介於 25 和 36 之間 與您指定的幾個值相同 只擷取下列國家的資料 : 美國 日本與英國 清單中 < 國家 > 清單中 'US; Japan; UK' 不同於您指定的多個值 您不想擷取下列國家的資料 : 美國 日本和英國 不在清單中 < 國家 > 不在清單中 'US; Japan; UK' 對於資料來源中沒有值輸入的項目 擷取沒有孩童的客戶 ( 資料來源中的孩童欄沒有輸入資料項目 ) 為 Null < 孩童 > 為 Null 對於資料來源中有值輸入的項目 擷取有孩童的客戶 ( 資料來源中的孩童欄有輸入資料項目 ) 不為 Null < 孩童 > 不為 Null 62

63 設計查詢 要擷取的值 範例 選擇 建立的篩選器 包含特定字串 出生於 1972 年的客戶 符合模式 < 生日 > 符合模式, '72' 沒有包含特定字串 不出生於 1972 年的客戶 與模式不同 < 生日 > 與模式不同, '72' 組合篩選器和 / 或提示 1 建立每個查詢篩選器和 / 或提示 根據預設, 查詢面板會使用 And 運算子來組合篩選器和提示 您可以保留 And 運算子, 或將運算子變更成 Or 2 如有必要, 連按兩下 And 運算子, 將運算子變更為 Or 當您按一下 [ 確定 ] 時, 或當您重新整理報表資料時, 就會出現提示 使用 And 或 Or 來組合查詢篩選器 下面表格將說明 And 或 Or 運算子之間的差異 63

64 設計查詢 擷取這項資料 範例 選擇 對兩個篩選器而言都是 True 的資料 在第 1 季和第 2 季中訂貨的客戶 ( 擷取的資料包含 : 在第 1 季及第 2 季中都下了訂單的客戶 ) 以及 對其中一個篩選器而言是 True 的資料 在第 1 季或第 2 季中訂貨的客戶 ( 擷取的資料包含 : 僅在第 1 季下訂單的客戶 僅在第 2 季下訂單的客戶以及在第 1 季和第 2 季都下訂單的客戶 ) Or 不相容的查詢 不相容的查詢包含來自結合在查詢中兩個不同內容的物件 Crystal Reports for Enterprise 不支援不相容的查詢 如果您的查詢是不相容的查詢, 請在執行報表先之前, 在查詢面板中重新設計查詢以避免不相容 選取查詢本文 依選取的本文而定, 關連式資料來源可能包括以不同方式顯示的資料 從資料來源擷取的資料依據選取的本文而定 如果查詢包含多本文選項, 則 Crystal Reports 需要您確定查詢的特定本文以執行報表 您可以在查詢屬性對話方塊中變更查詢本文 建立簡單查詢 64

65 設計查詢 1 在語意層窗格中選取一個物件並連按兩下, 或將物件拖曳至結果物件窗格 放置在結果物件窗格中的物件會變成您的報表所依據的物件 2 針對您要包含在查詢中的每個物件, 重複上一個步驟 3 ( 選擇性 ) 如果您要篩選查詢, 請在語意層或結果物件窗格中選取物件, 然後將該物件拖曳到篩選器窗格中 將篩選器加入至篩選器窗格中的物件, 可限制查詢傳回的資料 篩選可以限定使用者所能看到的資料, 並縮短查詢的執行時間 4 按一下 [ 完成 ] 便會產生報表 結果物件和篩選器窗格中物件的資料會自動格式化至報表中 格式化時間將視報表的大小而異 建立組合查詢 要建立組合查詢, 您必須連線至已啟用 [ 允許組合運算子 ] 的關聯式語意層 1 建立簡易查詢之後, 按一下 [( 顯示 / 隱藏 ) 組合查詢窗格 ] 按鈕 組合查詢窗格會出現在語意層窗格之下 2 按一下 [ 加入組合查詢 ] 新查詢隨即新增至該窗格中, 並以聯集聯結組合兩個查詢 若要變更聯結類型, 請以滑鼠右鍵按一下聯結按鈕, 並選擇下列選項 : Union Minus Intersect Union All 3 為任何您要新增的其他查詢重複步驟 2 按一下組合查詢窗格中的按鈕, 即可切換查詢定義 [ 查詢面板 ] 函式 65

66 設計查詢 [ 查詢面板 ] 由下列元素構成 : 表格 5-4: [ 查詢面板 ] 元素 [ 查詢面板 ] 元素語意層面板組合查詢面板結果物件面板查詢篩選器面板資料預覽面板 說明 此窗格顯示以樹狀結構組成的可用類別和物件 按一下節點 (+) 可開啟分支或階層, 再按一下節點可關閉或收合階層 選取顯示模式 ( 標題 技術名稱或每個物件的標題和技術名稱 ) 您可以按一下 [ 篩選器 ] 按鈕, 並輸入搜索字串, 即可在此面板中搜尋物件 若要建立查詢, 請從此面板中將物件拖曳到結果物件或查詢篩選器面板 此面板只會在您組合查詢時顯示 當您按一下 [( 顯示 / 隱藏 ) 組合查詢面板 ] 時, 面板會顯示您組合的查詢結構 您可以移動查詢圖示以組織查詢組合的方式 按一下查詢圖示以顯示物件和篩選面板中的查詢屬性 從語意層面板中選取您要併入查詢的物件, 並將它們拖曳到此面板 會傳回這些物件作為結果報表的欄頁首 當您在這裡放置階層物件, 請使用成員選取器工具來顯示和選取您想併入查詢的階層成員 您也可以選取想從查詢排除的成員 當您按一下 [( 顯示 / 隱藏 ) 篩選器面板 ] 時, 您可以將物件拖曳到此面板, 透過限制查詢來限制結果資料 例如, 您可以限制傳回的結果為特定值或值範圍 當您按一下 [( 顯示 / 隱藏 ) 資料預覽面板 ] 時, 此面板可讓您測試查詢的結果 您可以預覽使用者所看到的結果, 修改查詢並預覽修改的效果 使用查詢面板以建立下列類型的查訊 : OLAP 語意層的階層查詢 關聯式語意層的非階層式查詢 SAP BusinessObjects Enterprise XI 3.X 語意層的非階層式查詢 查詢面板還有下列按鈕 : [ 組合查詢 ] 捷徑按鈕可組合關聯式語意層的查詢 [ 查詢屬性 ] 可檢視和編輯查詢屬性 [ 檢視指令碼 ] 可檢視查詢的結構 66

67 設計查詢 關於查詢屬性 您可以為查詢設定下列屬性 : 屬性 擷取複製列 擷取非空白資料列 ( 僅在 OLAP 語意層中支援 說明 當選取這個選項, 查詢會傳回所有相關的資料列, 即使有複製列 如果不想在結果集中有複製列, 請取消選取這個選項 當兩個或多個維度的交叉點資料不存在時進行多維度查詢, 通常會發生空列 當選取這個選項, 結果集只會包含含有資料的列 當取消選取這個選項, 結果集會包含不含資料的列 最大擷取時間 定義查詢停止之前可執行的最長時間 ( 以毫秒為單位 ) 依預設, 這個值和語意層參數中的 [ 限制執行時間 ] 參數相同 當您將這個值設定為 0, 此選項會停用 當 [ 限制執行時間 ] 參數低於此設定,[ 限制執行時間 ] 參數值會用於限制查詢執行時間 已擷取最多列數 範例結果集 定義執行查詢時顯示的資料列上限值 查詢擷取所有可能的列, 但只顯示前 n 列, 其中,n 是此參數的列集上限值 管理員可在使用者安全性設定檔設定中覆寫此設定 這個參數 ( 由資料來源支援時 ) 取樣 n 資料來源列, 其中,n 是樣本結果集的值集 這個方法比使用 [ 最多擷取列數 ] 參數快 67

68 設計查詢 屬性 重新整理時重新設定內容 允許其他使用者編輯所有查詢 ( 僅限互動式分析 ) 提示順序 說明 當選取這個選項, 如果使用者重新整理包含本文的查詢, 使用者必須選取本文 使用者可以按一下 [ 清除本文 ] 以清除先前選取的本文 當未選取這個選項, 會使用原來的本文重新設定查詢 如果本文在上次執行查詢後曾經編輯過, 則使用者必須再次選取本文, 因為查詢會視為新查詢 如果選取這個選項, 其他使用者可存取 [ 查詢檢視 ] 並修改文件中的查詢 如果不選取這個選項, 則只有報表建立者可修改文件 因為該選項可適用於文件中的所有查詢 如果查詢中有許多提示, 使用此功能可設定提示在查詢中的執行順序 按一下提示並使用向上或向下鍵以變更提示的位置 檢視指令碼 使用檢視指令碼按鈕可檢視查詢規格 可以顯示查詢設計的 xml 格式檢視查詢規格 關於複製查詢規格 使用在剪貼簿中複製查詢規格按鈕, 將結果物件面板中目前的查詢規格複製到剪貼簿 可以在 QuerySpec XML 對話方塊中以 xml 格式檢視剪貼簿 關於貼上查詢規格 使用貼上剪貼簿的查詢規格按鈕, 將剪貼簿中複製的查詢規格貼至結果物件面板 可以不在 [ 查詢面板 ] 中定義任何物件而執行查詢規格 68

69 設計查詢 編輯現有查詢 您可以返回查詢面板以編輯現有查詢 您可以透過新增或移除物件來編輯查詢, 或者可以新增 編輯或移除篩選器 編輯現有查詢 在可編輯查詢之前, 您必須先登入 BI 平台伺服器 1 若要編輯報表查詢, 請依序按一下 [ 資料 ] > [ 編輯查詢 ] 隨即出現查詢面板 2 如有必要, 請在查詢面板中編輯查詢 3 當您完成查詢的編輯時, 按一下 [ 完成 ] 您對查詢所做的變更會反映在您的報表中 如果您從在報表內使用的查詢中移除物件, 則該物件會自動從報表中移除 使用預設配置自動產生報表 選取查詢面板中的產生報表核取方塊, 會使用定位於結果物件面板中的報表物件自動產生報表 如果您已連線至關連式資料來源或 OLAP 資料來源, 產生報表功能的運轉方式會有所不同 69

70 設計查詢 關連式資料來源 在連線至關連式資料來源時, 選取產生報表核取方塊會自動產生包含定位於結果物件面板中所有報表物件的報表 物件會以其在結果物件面板中定位的相同順序, 顯示在報表背景的內文在區段 OLAP 資料來源 在連線至 OLAP 資料來源時, 如果未選取階層, 則選取產生報表核取方塊只會自動產生包含定位於結果物件面板中所有報表物件的報表 如果選取階層, 階層和階層包含的成員不會自動加入至報表背景的內文區段 5.2 SAP BEx 查詢設計 SAP BEx 查詢包含預先設計的結果物件以執行報表 作用中階層 SAP BEx 查詢通常以階層為基礎, 且可能有多個階層供選擇 作為報表設計人員, 您需要選擇報表所在的階層 這就稱為現用階層 70

71 設計查詢 現用階層是目前正在使用的階層 階層代表資料來源的不同階層, 但名稱相同 如果在重新整理報表時變更階層變數, 報表將變更作用中階層代表的基礎階層 例如, 如果您有兩個階層來自 SAP BEx 查詢 :country_hierarchy_01 和 country_hierachy_02, 查詢面板會顯示名為 country 單一階層 country 階層即代表現用階層 在報表中使用此階層時, 名稱將保留不變 如果階層對於執行報表的 BEx 查詢為強制性, 則在重新整理報表時,Crystal Reports 會提示您選取階層變數 選取 country_hierarchy_01 或 country_hierachy_02 會變更 country 階層代表的基礎階層, 但 country 階層的名稱不會變更 建議使用現用階層 ( 如 country), 而不是特定階層 ( 如 country_hierarchy_01 或 country_hierachy_02) 定義 SAP BEx 查詢的資料選取範圍 您可以使用 SAP BEx 查詢, 在查詢面板中建立查詢 SAP BEx 查詢中的物件為資料來源中可使用資訊的圖形表示 查詢面板分成數個窗格 : 語意層窗格會顯示語意層所包含物件的樹狀結構檢視 您無法從或編輯現有物件 查詢面板在語意層中新增物件 按一下 [ 全部展開 ], 可看見這個窗格中所有可使用的物件 如果您想要看到物件彼此的關係, 請按一下 [ 全部收合 ] 如果語意層中顯示物件其階層結構, 則這個選項可提供這類結構的視覺表示 結果物件窗格中放置組成查詢所需的物件 查詢篩選器窗格是放置要用來篩選從語意層所傳回資料的物件的地方 您可以從語意層新增預先定義的篩選器, 或者建立自訂篩選器, 做法是新增物件, 並使用清單方塊定義篩選器 SAP BEx 查詢成員選取範圍 使用成員選取器以選取 OLAP SAP BEx 查詢階層的成員來 : 建立 SAP BEx 查詢時建立成員的命名的集合 依據階層或階層的成員來建立查詢 定義從查詢排除的成員 成員選取器由下列窗格構成 : 71

72 設計查詢 窗格 成員選取器窗格 摘要窗格 說明 成員索引標籤 : 依據階層中的特定關係來選取或排除成員 這會顯示選取的成員 提示和您建立的查詢之排除成員 您在摘要窗格所看到的資訊會顯示在查詢面板的結果物件窗格中 限制成員時, 語意層和 SAP BEx 查詢成員選取範圍的行為不同 在語意層成員選取範圍中, 沒有限制成員選取範圍 不過, 若是 SAP BEx 查詢, 如果您選取父節點及其子節點之一, 則查詢時會選取所有子系節點 關於階層 階層是一系列有順序的相關物件 ( 維度 ) 階層的一個例子是地理位置, 它可以將各種維度 ( 例如國家 地區和城市 ) 組成群組 使用者可以從各種檢視點觀察與階層相關的資料 ( 選取地區的所有城市 選取國家的所有城市 選取城市的所有國家和地區等等 ) 依階層關係選取成員 使用成員選取器的成員關係功能, 依其階層內的關係或位置來選取成員 選取成員選取器窗格內的成員時, 您可以選取的不同關係可用 1 在成員選取器的成員索引標籤中, 按一下成員名稱左邊的選取方塊 2 在成員選取器中, 按一下選取的成員之名稱 可用的選項清單便會出現 3 從下列描述中選取適當的關係函式 : 72

73 設計查詢 選項 [Self] [Children] [Descendants] 說明僅使用選取的成員 這是預設值 在階層的分支中選取同一個層級的成員 選取階層中現用成員底下的成員 選擇會顯示在摘要窗格內, 由 fx 處理 關於命名的集合 命名的集合是一種成員群組, 您選取並儲存為成員的個人化集合 它們通常不會同時出現在階層中, 但相當於您常用的查詢或查詢組件 命名的集合可在查詢面板中使用, 供一般使用者建立查詢 選取命名的集合 您在查詢面板的結果物件窗格中放置的階層物件包含一或多個命名的集合 1 將階層拖曳至結果物件窗格 2 啟動成員選取器 3 在成員選取器中, 按一下中繼資料索引標籤 成員選取器顯示可用層級 計算的成員和命名的集合 4 選取命名的集合 5 按一下 [ 確定 ] 關於選取語意層成員 73

74 設計查詢 使用成員選取器來選取階層組件或 OLAP 語意層的階層成員 您可以 : 依據階層內的層級或關係選取成員 選取命名的集合 選取計算的成員 指定您要從查詢排除的成員 為一般使用者建立提示以選取查詢的條件或成員 如果您定義了用於查詢的成員, 您可以使用查詢面板來加入篩選器和預覽查詢 當成員與子節點一起選取, 所有成員的子系都會被納入查詢中 排序成員 依預設, 選取的成員沒有排序, 它們以儲存在資料來源中的順序出現 您可以遞增或遞減的字母順序排序清單 這是出現在查詢中的順序 1 按一下成員清單 2 按一下 [ 排序順序 ] 按鈕, 再從清單中選取排序順序 排序會本機執行, 並顯示在成員選取器中 排序清單與資料來源中的順序不一致, 排序會本機執行 從選擇排除成員或成員集合 在開始之前, 先將階層或 OLAP 語意層的階層成員拖放到查詢面板的結果物件窗格 您想從查詢排除一或多個成員 74

75 設計查詢 您可以從查詢排除成員, 以便限制結果 在成員選取器的摘要窗格中使用 [ 排除 ] 函式, 您可以準確定義不希望出現在查詢中的成員或成員集合 例如, 您可以從傳回地區內所有州的銷售數字之查詢排除鎮 您可以排除 : 明確的成員 因成員功能而產生的隱喻成員 因階層層級而產生的隱喻成員 階層預設成員 您無法預覽預期結果 您必須建立報表, 以便觀察結果 要從查詢結果選取您要排除的成員, 請執行下列作業 : 1 按一下結果物件窗格中的階層以啟動成員選取器 2 在成員選取器中使用適當的函式, 以定義您要排除的成員 所定義的成員會出現在摘要窗格 3 選取要排除的成員 4 按一下 [ 排除 ] 核取方塊 排除的成員名稱會顯示在摘要窗格 ( 和結果物件窗格 ), 其名稱上畫有線條以表示它從查詢排除 物件快速參考 物件是一個命名元件, 它會對應到資料來源中的資料或衍生資料 例如, 物件可能代表結果資料夾中的資料行, 或是資料行中值的摘要 您可以在查詢中使用物件, 為報表擷取資料 例如, 人力資源語意層中的某些物件可能會是 姓名 地址 和 薪資 物件可以代表不同類型的資訊 雖然物件屬性是在 SAP BusinessObjects Designer 中定義, 不過 Crystal Reports 中的查詢面板不會將這些屬性列入考慮 在查詢面板中, 無法直接定義物件 請使用 SAP BusinessObjects Designer 來定義語意層中的物件 物件 範例 描述 分析維度 這個物件是描述類似特性集合的一或多個維度資料表之資料行的邏輯分組 75

76 設計查詢 物件 範例 描述 時間維度 這個物件會擷取可在報表中為分析提供時間基礎的資料 時間維度物件一般會擷取資料類型的資料 屬性 (Attribute) 這個物件會提供關於維度的描述性資料 詳細資料始終都附在維度後面, 以提供其額外資訊 例如, 地址 生日 和 通勤距離 是與 客戶 維度相關聯的詳細物件 計量 這個物件會擷取計算資料來源資料所得結果的數值資料 計量物件通常位於 計量 類別中 預設階層 這個物件提供維度資料的特定預設排序 依據層級的階層 這個物件會依據特定層級提供維度資料的排序 自身參考和依據值的階層 這個物件會依據值提供維度資料的排序 命名的集合 這個物件是一種成員群組, 您選取並儲存為成員的個人化集合 它們通常不會同時出現在階層中, 但相當於您常用的查詢或查詢組件 篩選 容許您依據提供的查詢條件來選取物件的子集 76

77 設計查詢 物件 範例 描述 維度 這個物件代表查詢中的分析座標軸 它可以對應至用作查詢中分析之關鍵元素的一個或多個資料行或計算 依據資料基礎或 OLAP 多維資料集的維度區別如下 : 依據 OLAP 多維資料集的維度包含依層級組織的階層 每個層級可能包含一個屬性 依據資料基礎的維度包含屬性 階層跨相關的資料表建構成一般階層 層級 這個物件會從父系階層擷取資料子集, 其中所有傳回的值均來自階層中相同的深度 資料夾 這個物件是一個可容納相關物件群組的容器 此物件等同於語意層設計工具中的類別 定義排序 查詢面板面板中的排序按鈕會定義從資料來源擷取資料的方式 在查詢執行時, 查詢面板面板中定義的排序會影響從資料來源擷取資料的順序和數量 您可以使用對從查詢擷取之所有資料排序的 Crystal Reports 功能, 在本機排序 建議使用查詢面板面板中的排序選項, 以更有效率地定義排序, 因為它會對資料來源中的資料排序 定義查詢篩選器和提示 77

78 設計查詢 您可以將篩選器與提示新增至查詢中, 以限制報表中顯示的資料 篩選器和成員選取範圍容許您以不同的方式排序資料 成員選取範圍不影響資料的計量值 例如, 如果您選取一個國家的單一城市或所有城市, 該國家的計量值不受成員選取範圍的影響 篩選資料不影響計量值 例如, 如果您篩選特定城市的資料, 相關城市的值會降至該城市的值 建立查詢篩選器 您可以在查詢中使用下列類型的篩選器 : 預先定義的篩選器 管理員會建立這些篩選器 自訂篩選器 您可以在建立查詢時定義這些篩選器 提示 提示是您定義用來顯示問題或值清單的動態篩選器 ; 使用者可以在每次重新整理報表時選取不同的篩選值 在查詢中加入預先定義的篩選器 1 連按兩下要在報表中使用的物件, 或將它們拖曳到結果物件窗格中 2 將預先定義的篩選器拖曳到篩選器窗格 預先定義的篩選器是由管理員建立並加以編輯 您是查詢面板的使用者, 因此無法檢視預先定義的篩選器的元件組件, 也不能進行編輯 當您執行查詢時, 對應於您選取之查詢篩選器的資料會傳回至報表 78

79 設計查詢 建立自訂篩選器 1 選取您想要篩選的物件, 再將其拖曳至篩選器窗格中 2 從清單中選取運算子 3 選取 [ 常數 ] [LOV] ( 值清單 ) 或 [ 提示 ] 4 輸入的值取決於您在步驟 3 中選取的選項 : 選項常數 LOV 提示 說明 在文字方塊中輸入值 a 在提示對話方塊中, 將成員新增至清單中, 做法是連按兩下成員, 或在成員窗格中選取成員並按一下中間的箭頭 b 按一下 [ 確定 ] a 在編輯提示對話方塊中, 選取 [ 新提示 ] 以加入新提示, 或使用語意層參數以從語意層中選取參數 b 如果選取了 [ 新提示 ], 則輸入提示選項, 或如果選取了使用語意層參數, 則選取參數 c 按一下 [ 確定 ] 篩選器便會新增至報表 您可以在查詢面板中編輯或移除篩選器 相關主題 第 81 頁的 查詢篩選器運算子的快速參考 建立提示 提示是一種動態篩選器, 會在每次重新整理報表資料時顯示問題 重新整理資料之前, 您可以輸入或選取要檢視的值來回應提示 Crystal Reports 只會擷取您從資料來源指定的值, 並將這些值傳回給報表 79

80 設計查詢 提示 : 提示可讓多個使用者檢視同一份報表, 但指定資料來源資訊的不同子集 ; 提示也會減少從資料來源擷取資料所需要的時間 建立提示 1 選取要套用提示的物件, 然後將它拖曳到篩選器窗格 例如, 如果要讓使用者指定報表的地理區域, 您可以將 地區 物件拖曳到篩選器窗格 2 從清單中選取運算子 您不可以針對提示使用下列運算子 : 為 Null 或 不為 Null 3 選取 [ 提示 ] 4 在編輯提示對話方塊中, 選取 [ 新提示 ] 5 在 [ 提示文字 ] 方塊中輸入提示訊息 例如, 您可能會問 : 您想要查看哪個地區的資料? 6 如果要系統提示時顯示使用者可從中選取值的值清單, 請選取僅從清單中選取 7 按一下 [ 確定 ] 以確認提示 每次重新整理報表時會出現這個提示 相關主題 第 81 頁的 查詢篩選器運算子的快速參考 組合查詢篩選器和提示 您可以將多個篩選器和提示套用在單一查詢上 80

81 設計查詢 查詢篩選器運算子的快速參考 下面表格將協助您選取定義查詢篩選器所需的運算子 要擷取的值 範例 選擇 建立的篩選器 等於您指定的值 僅擷取美國的資料 等於 < 國家 > 等於 US 與您指定的值不同 擷取第 4 季除外的各季資料 不等於 < 季 > 不同於第 4 季 大於您指定的值 擷取年齡超過 60 的客戶資料 大於 < 客戶年齡 > 大於 60 大於或等於您指定的值 擷取營業收入在 $1.5M 以上的資料 大於或等於 < 營業收入 > 大於或等於 小於您指定的值 擷取考試成績低於 40 的資料 小於 < 考試成績 > 小於 40 小於或等於您指定的值 年齡為 30 或小於 30 的客戶 小於或等於 < 年齡 > 小於或等於 30 在您指定的兩個值之間, 且包含這兩個值 從第 25 週開始到第 36 週為止 ( 包含第 25 週和第 36 週 ) Between < 週 > 介於 25 和 36 之間 在您指定的兩個值範圍之外 年份中的所有週, 第 25 週至 36 週 ( 不包含第 25 週和第 36 週 ) 除外 不介於 < 週 > 不介於 25 和 36 之間 與您指定的幾個值相同 只擷取下列國家的資料 : 美國 日本與英國 清單中 < 國家 > 清單中 'US; Japan; UK' 81

82 設計查詢 要擷取的值 範例 選擇 建立的篩選器 不同於您指定的多個值 您不想擷取下列國家的資料 : 美國 日本和英國 不在清單中 < 國家 > 不在清單中 'US; Japan; UK' 對於資料來源中沒有值輸入的項目 擷取沒有孩童的客戶 ( 資料來源中的孩童欄沒有輸入資料項目 ) 為 Null < 孩童 > 為 Null 對於資料來源中有值輸入的項目 擷取有孩童的客戶 ( 資料來源中的孩童欄有輸入資料項目 ) 不為 Null < 孩童 > 不為 Null 包含特定字串 出生於 1972 年的客戶 符合模式 < 生日 > 符合模式, '72' 沒有包含特定字串 不出生於 1972 年的客戶 與模式不同 < 生日 > 與模式不同, '72' 組合篩選器和 / 或提示 1 建立每個查詢篩選器和 / 或提示 根據預設, 查詢面板會使用 And 運算子來組合篩選器和提示 您可以保留 And 運算子, 或將運算子變更成 Or 2 如有必要, 連按兩下 And 運算子, 將運算子變更為 Or 當您按一下 [ 確定 ] 時, 或當您重新整理報表資料時, 就會出現提示 82

83 設計查詢 使用 And 或 Or 來組合查詢篩選器 下面表格將說明 And 或 Or 運算子之間的差異 擷取這項資料 範例 選擇 對兩個篩選器而言都是 True 的資料 在第 1 季和第 2 季中訂貨的客戶 ( 擷取的資料包含 : 在第 1 季及第 2 季中都下了訂單的客戶 ) 以及 對其中一個篩選器而言是 True 的資料 在第 1 季或第 2 季中訂貨的客戶 ( 擷取的資料包含 : 僅在第 1 季下訂單的客戶 僅在第 2 季下訂單的客戶以及在第 1 季和第 2 季都下訂單的客戶 ) Or [ 查詢面板 ] 函式 [ 查詢面板 ] 由下列元素構成 : 83

84 設計查詢 表格 5-8: [ 查詢面板 ] 元素 [ 查詢面板 ] 元素語意層面板組合查詢面板結果物件面板查詢篩選器面板資料預覽面板 說明 此窗格顯示以樹狀結構組成的可用類別和物件 按一下節點 (+) 可開啟分支或階層, 再按一下節點可關閉或收合階層 選取顯示模式 ( 標題 技術名稱或每個物件的標題和技術名稱 ) 您可以按一下 [ 篩選器 ] 按鈕, 並輸入搜索字串, 即可在此面板中搜尋物件 若要建立查詢, 請從此面板中將物件拖曳到結果物件或查詢篩選器面板 此面板只會在您組合查詢時顯示 當您按一下 [( 顯示 / 隱藏 ) 組合查詢面板 ] 時, 面板會顯示您組合的查詢結構 您可以移動查詢圖示以組織查詢組合的方式 按一下查詢圖示以顯示物件和篩選面板中的查詢屬性 從語意層面板中選取您要併入查詢的物件, 並將它們拖曳到此面板 會傳回這些物件作為結果報表的欄頁首 當您在這裡放置階層物件, 請使用成員選取器工具來顯示和選取您想併入查詢的階層成員 您也可以選取想從查詢排除的成員 當您按一下 [( 顯示 / 隱藏 ) 篩選器面板 ] 時, 您可以將物件拖曳到此面板, 透過限制查詢來限制結果資料 例如, 您可以限制傳回的結果為特定值或值範圍 當您按一下 [( 顯示 / 隱藏 ) 資料預覽面板 ] 時, 此面板可讓您測試查詢的結果 您可以預覽使用者所看到的結果, 修改查詢並預覽修改的效果 使用查詢面板以建立下列類型的查訊 : OLAP 語意層的階層查詢 關聯式語意層的非階層式查詢 SAP BusinessObjects Enterprise XI 3.X 語意層的非階層式查詢 查詢面板還有下列按鈕 : [ 組合查詢 ] 捷徑按鈕可組合關聯式語意層的查詢 [ 查詢屬性 ] 可檢視和編輯查詢屬性 [ 檢視指令碼 ] 可檢視查詢的結構 檢視指令碼 84

85 設計查詢 使用檢視指令碼按鈕可檢視查詢規格 可以顯示查詢設計的 xml 格式檢視查詢規格 關於複製查詢規格 使用在剪貼簿中複製查詢規格按鈕, 將結果物件面板中目前的查詢規格複製到剪貼簿 可以在 QuerySpec XML 對話方塊中以 xml 格式檢視剪貼簿 關於貼上查詢規格 使用貼上剪貼簿的查詢規格按鈕, 將剪貼簿中複製的查詢規格貼至結果物件面板 可以不在 [ 查詢面板 ] 中定義任何物件而執行查詢規格 編輯現有查詢 您可以返回查詢面板以編輯現有查詢 您可以透過新增或移除物件來編輯查詢, 或者可以新增 編輯或移除篩選器 編輯現有查詢 85

86 設計查詢 在可編輯查詢之前, 您必須先登入 BI 平台伺服器 1 若要編輯報表查詢, 請依序按一下 [ 資料 ] > [ 編輯查詢 ] 隨即出現查詢面板 2 如有必要, 請在查詢面板中編輯查詢 3 當您完成查詢的編輯時, 按一下 [ 完成 ] 您對查詢所做的變更會反映在您的報表中 如果您從在報表內使用的查詢中移除物件, 則該物件會自動從報表中移除 86

87 繼續在第一次重新整理時驗證資料來源 第 6 章繼續在第一次重新整理時驗證資料來源 在開啟報表後,Crystal Reports 會在您第一次重新整理報表資料時, 自動檢查現用資料來源中繼資料的變更 現用資料來源包含語意層和 SAP BEx 查詢 當偵測到中繼資料中的任何變更時會顯示一個對話方塊, 指出資料來源已進行變更, 同時報表也必須更新 資料來源的變更可包含以下任何一項 : 結果物件的內容或屬性變更, 例如結果物件名稱 資料來源中結果物件的資料類型變更 資料來源中繼承的參數數目變更 根據資料來源的變更, 您可能需要重新對應結果物件並重新格式化您的報表 當結果物件集更新時, 任何已儲存的資料都會被捨棄 範例 : 已新增或移除參數以篩選資料來源的資料 : 語意層設計工具可能會選擇將繼承的參數新增至結果物件, 以確保尖峰報表期間的所有報表都會準時執行 Crystal Reports 將會偵測來源資料中的參數數目變更 繼承的參數會提示使用者指定如部門 區域或銷售季等資訊, 以限制每個報表中的可用資料數量 如果語意層設計工具從資料來源移除繼承的參數,Crystal Reports 將會偵測此變更, 但參數仍會保留在報表中 它將會顯示在 Data Explorer 的參數區域中成為您可以刪除的本機參數 在此情況中, 一旦您重新整理報表中的結果物件, 請儲存報表, 當您下次開啟報表時就不再需要驗證中繼資料 87

88 報表配置和格式設定 第 7 章報表配置和格式設定 在本章中是指對報表配置與設計的變更, 以及文字 物件或整個報表區段的外觀變更 您可使用格式化來進行多項工作, 包括 : 將報表分成區段 強調特定資料 變更日期 數字 布林值 貨幣值和文字字串的呈現方式 隱藏不需要的區段 賦予報表專業的外觀 下面的主題會描述您可以使用 Crystal Reports 進行的格式化類型, 提供執行各種格式化工作的逐步說明 7.1 使用報表設計環境 瞭解區段特性 報表是由數個區段所組成, 包括報表首 頁首 群組首 內文 群組尾 頁尾和報表尾 如需有關區段的詳細資訊, 請參閱第 14 頁的 結構模式區域 建立多重資料行報表 88

89 報表配置和格式設定 您可以不將報表內文區段中的資料從頁面上方一直印到底, 而可以設定多重資料行, 讓資料以一個資料行接著一個資料行的方式列印 建立多重資料行報表 1 開啟要設定多重資料行格式的報表 2 以滑鼠右鍵按一下內文標題區域, 並按一下 [ 內文格式設定 ] 隨即顯示 [ 格式 ] 對話方塊 3 選取 [ 多重資料行 ] 4 針對您的資料行設定 [ 資料行寬度 ] 決定資料行寬度時, 必須考慮紙張寬度 例如, 如果 [ 內文 ] 區段中有三個元素, 共佔了 4 英吋的空間, 請將資料行寬度限制在 4.5 英吋以下, 如此才能顯示所有的元素資訊 5 選擇資料的 [ 流量方向 ] 6 如果您正在設定格式的報表包含群組, 請選取 [ 多資料行群組 ] 7 設定資料行中各資料錄之間要保留的 [ 水平 ] 和 [ 垂直 ] 間距 當您預覽報表時, 將會看到資料出現在資料行中 如果您的報表具有元素標題, 則標題只會顯示在第一個資料行中 若要讓第二個資料行也顯示元素標題, 請在 Crystal Reports 編輯器中插入文字元素 使用智慧型導線 智慧型導線可協助您格式化 Crystal Reports Designer 畫布中的報表資料行 在智慧型導線依據類似對齊計算關聯的物件時, 畫布中的資料行和物件可以同時移動和重新排列 報表中顯示的格線視您選取的元素而定, 且該功能會自動選取資料行中的相關元素 智慧型導線功能可以在報表選項對話方塊中關閉 如果您不關閉智慧型導線, 但要停用特定元素的功能, 請選取元素並按 Alt 智慧型導線不會處理已格式化的元素, 如交叉表元素 89

90 報表配置和格式設定 使用智慧型導線插入資料行 智慧型導線可讓您插入新的結果物件資料行, 而無需手動移動周圍的資料行 如果智慧型導線已停用, 則插入的結果物件將重疊現有的結果物件 1 從資料總管側面板選取結果物件, 並將物件拖曳至報表背景 2 對齊所需資料行中的結果物件框架, 直到出現智慧型導線, 指明資料行位置並放置結果物件 如果您在兩個現有的資料行之間插入資料行, 則藍色的智慧型導線格線將變為深藍色, 以表示資料行將定位於現有的資料行之間 使用智慧型導線調整資料行 您可以使用報表背景頂端的資料行側面的游標和控點, 以重新排列 移除資料行和調整資料行大小 智慧型導線可讓您刪除和調整資料行, 而無需手動移動周圍的資料行 調整資料行寬度 1 按一下您要調整的資料行 智慧型導線格線便會出現 2 選取資料行右側, 直到指標變更為邊緣游標 3 按一下並拖曳資料行寬度, 以減小或增大大小 調整資料行位置 90

91 報表配置和格式設定 您可以水平移動報表背景上的單一資料行, 或同時移動多個資料行 1 按一下您要移動的資料行 智慧型導線格線便會出現 2 按一下報表背景頂端的資料行控點, 然後拖曳資料行 : 若要移動單一資料行, 則往左或右拖曳資料行 智慧型導線將調整現有的資料行, 以配合重新定位的資料行 若要移動多個資料行, 請使用單一資料行以推送現有的資料行, 或使用左側邊緣拖曳資料行的資料列 使用智慧型導線交換資料行 1 按兩下要交換的資料行以選取它 智慧型導線格線便會出現 2 選取報表背景頂端的資料行控點, 然後拖曳資料行以重疊您要交換的資料行, 然後按一下以放置資料行 資料行位置便會交換 使用智慧型導線建立子資料行 您可以使用跨距兩個或多個資料行的標頭元素 ( 如方塊或文字 ), 來建立子資料行 1 按兩下要成為子資料行的資料行 智慧型導線格線便會出現 2 依序按一下 [ 插入 ] > [ 方塊 ] 或 [ 插入 ] > [ 文字 ] 3 將報表背景的元素置於報表或群組首, 並拖曳元素框以延伸您要聯結的兩個或多個資料行 跨距標頭元素將成為包含子資料行的單一資料行 子資料行可以使用跨距標頭資料行的控點重新排列成單一資料行 91

92 報表配置和格式設定 隱藏報表區段 您可以設定 Crystal Reports 中的數個屬性, 以隱藏或抑制顯示報表區段 僅擷取細目時顯示 僅擷取細目時顯示屬性會在您執行報表時隱藏區段 例如, 在摘要報表中可使用僅擷取細目時顯示屬性來僅顯示摘要, 而不顯示摘要背後的詳細資料 當區段上套用僅擷取細目時顯示屬性時, 若使用 擷取細目 游標來擷取區段內容的細目, 便能顯示該區段 這項屬性是絕對的 ; 不能使用公式來設定套用的條件 隱藏 隱藏屬性也可以在您執行報表時隱藏區段 然而, 該屬性不同於僅擷取細目時顯示屬性, 因為套用隱藏屬性之後, 您便無法接著擷取細目以顯示區段內容 這項屬性可以用絕對的方式來套用, 或使用公式來設定套用的條件 這對撰寫信件而言很有用 ; 例如, 您可能會在制式信件中建立兩個 [ 內文 ] 區段 : 當銷售量達到或超過 $X 時隱藏其中一個區段, 當銷售量低於 $X 時則隱藏另一個區段 隱藏報表物件 Crystal Reports 具有數種格式化屬性, 可供您隱藏個別物件 92

93 報表配置和格式設定 若重複則隱藏 當物件值放在相同區段之前, 如果立即出現重複值, 則若重複則隱藏屬性會防止列印物件值 數值不會列印出來, 但會保留原來要列印數值的空格 這個屬性不適用於包含內嵌元素的文字元素 如果值為零則隱藏數字 如果值為零則隱藏數字屬性可以避免列印出零值 數值不會列印出來, 但會保留原來要列印數值的空格 若要移除空格, 則該區段必須設定若空白則隱藏 只有當區段中沒有其他元素時, 才能使用這個選項 隱藏 隱藏屬性會在您執行報表時隱藏物件 例如, 報表計算所需的公式 ( 但您不要在執行報表時列印這些公式 ) 就常套用這個屬性 在選取這個屬性後, 所選的元素就不會列印 建立區段底部 93

94 報表配置和格式設定 您可能要建立區段底部, 以便將預印表單的影像加入報表中, 或是為報表加上浮水印 若要建立放置元素, 請先將圖片或浮水印新增至您的報表, 接著再重設格式, 如此便可將元素放置在報表資料中 將圖片插入報表中 1 按一下 [ 插入 ] > [ 圖片 ] 2 選取一個影像檔, 然後將其放置在報表內文中物件右方的頁首區段中 圖片會置於物件的右方, 以避免將文字放置於底部 使用浮水印 ( 設計成幾乎看不見的柔和圖片 ) 時, 請將其直接置於文字的上方 將圖片放置在隨後區段的底部 1 以滑鼠右鍵按一下報表背景的頁首區域, 並按一下 [ 區段格式設定 ] 2 按一下 [ 放置在隨後區段 ] 預覽報表時, 您將會看到圖片列印於第一個群組首及隨後數個內文區段中, 且圖片位於報表內文中的文字旁邊 ( 而不在文字上方 ) 您可使用這種將圖片置於報表部分右方的技巧, 將圖表或員工相片列印於該圖表或員工細目的旁邊 3 在 Crystal Reports 的結構模式中, 將圖片的垂直大小調整成兩倍或三倍大, 然後再次預覽報表 現在影像檔已經放置到多個區段底部了 底部放置圖片的區域是依據下列條件而定 : 圖片的大小 圖片的原始放置區段 94