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- 拍深 宋
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1 張 錫 美 Mei Chang
2 Content 會 展 專 案 管 理 專 案 管 理 在 會 展 產 業 的 運 用 會 展 專 案 管 理 4 個 流 程 會 展 專 案 管 理 方 法 及 工 作 表 個 案 分 享 2013/7/24 2
3 會 展 管 理 4 步 曲 Plan Measure Strategic Meetings Management Sources Manage 3
4 執 行 流 程 1.Research/ Concept 6. Sales & Registration 7. Logistic/ Administration 2. Planning, Budget & Control 5. Marketing & Promotion 8. On-site Management 3. Resources 4. Production of Collaterals 9. Post-Event & Review 4
5 會 展 專 案 管 理 目 的 專 案 計 畫 Project plan 專 案 時 程 表 Timelines 專 案 任 務 Delegates tasks 專 案 報 告 Reporting structure and process
6 策 略 性 的 會 議 管 理 計 畫 Strategic Meeting Management Program (SMMP) 1. Process efficiencies 2. Risk management 3. Cost reduction 4. Return on investment 投 資 報 酬 率
7 危 機 管 理 Risk management Centralized contract execution (signature)rights Predefined contract execution authority levels Contractual language, eg templates, riders Contract review and audit Document administration and retention
8 Elements of SMMP Event approval process 活 動 確 認 Meeting registration 活 動 登 記 或 註 册 Sourcing and contracting Event management Payment and reconciliation Supporting technology platform Data consolidation and reporting Return on investment assessment
9 Cost Reduction Direct cost savings through» Productivity gains» Improved sourcing and negotiation expertise Cost avoidance
10 Event Registration Event type and purpose Sponsoring business unit and event owner Event dates Profile of event attendees Event budget
11 Sourcing Process in 3 phases Vendor review and selection» Sourcing strategy: RFP, preferred vendors, etc. Negotiation» Service requirements, legal terms Contracting and risk management
12 Payment and Reconciliation Approved methods for purchases Invoice review process Expense classification
13 Data Consolidation and Reporting Average daily total cost per attendee Percent variance to budget Total cost savings Percent of total program budget savings
14 Return on Investment Assessment Reaction, satisfaction, planned action Learning Application and implementation Business impact Financial return on investment Intangible measures
15 精 準 的 執 行 計 畫
16 活 動 範 疇 Size (number of attendees) Spending (budget type or amount) Type (purpose of the meeting) Venue requirements Travel requirements Planning services required
17 Purpose of the Meeting Identify the purpose of the meeting What do you want people to feel/ know when they leave the meeting? What do you want people to do?
18 Timeline 定 義 活 動 工 作 配 置 及 資 源 清 單 將 WBS 的 工 作 包 分 解 成 更 細 小 的 活 動, 以 供 時 間 估 計 排 程 執 行 監 控 的 依 據 就 已 定 義 的 活 動 清 單 及 里 程 碑 清 單 活 動 屬 性 來 排 序 活 動 排 序 活 動 避 免 活 動 先 後 順 序 關 係 被 忽 略 或 誤 置, 導 致 活 動 時 程 延 誤 估 算 資 源 估 算 各 項 活 動 所 需 的 人 力 設 備 及 材 料 等, 以 產 出 各 項 活 動 的 相 關 資 源 需 求 18
19 Timeline 估 算 時 程 依 專 案 資 源, 完 成 各 項 活 動 工 期 風 險 評 估, 將 緩 衝 時 間 也 規 劃 在 專 案 總 時 程 內 發 展 時 程 透 過 時 程 分 析 方 法, 並 視 情 況 來 調 整 專 案 時 程, 建 立 符 合 資 源 限 制 下 可 接 受 的 專 案 時 程 及 時 程 基 準 控 制 時 程 追 踪 及 管 控 時 程, 視 情 況 調 整 工 期 或 預 防 動 作 19
20 2013/7/24 20
21 The Communication Plan When to meet Stakeholders in the loop What information to communicate» Timeline with tasks» Milestone events and dates» Overview project beginning, middle and end» Budget updates What form?» Status reports with information requests» Project introduction and overview» Updates and milestones achieves 21
22 Budgeting 估 算 成 本 決 定 各 項 活 動 資 源 ( 與 會 人 次 及 活 動 形 態 ) 依 據 WBS 及 歷 史 資 訊, 提 高 估 算 正 確 性 決 定 成 本 預 算 編 列, 將 預 估 之 活 動 或 工 作 費 用 彙 總 至 管 制 帳 戶, 再 加 上 已 辨 識 的 風 險 應 變 準 備 金, 以 建 立 成 本 基 準 對 未 辨 識 的 風 險, 依 據 過 去 專 案 經 驗 提 列 管 理 準 備 金 控 制 成 本 分 析 規 劃 成 本 與 實 際 成 本 變 異 數, 調 整 預 算 或 預 防 行 動, 避 免 超 支 22
23 Budget Review Schedule 預 算 檢 閱 頻 率 決 定 誰 要 參 與 檢 閱 報 告 內 容» Budget vs Actual» Variance» Possible future adjustments 23
24 Total Lifecycle Cost Element Cost 訂 單 合 約 費 用 $ 50,000 稅 金 及 服 務 費 (taxes, 採 購 成 本 費 用 (vendor research, evaluation, negotiation) 行 政 處 理 費 用 (payment processing, invoice reconciliation, etc.) $ 6,000 $ 2,000 $ 750 Total $58,750
25 會 展 專 案 管 理 3 個 黃 金 守 則 SCOPE 活 動 範 疇 RESOURCES 資 源 需 求 & 配 置 TIME 專 案 時 程 25
26 Thank You! 張 錫 美 Mei Chang, CMP M hsimei@gmail.com hsimei Chang
27 CASE STUDY
28 活 動 規 模 時 間 2013 年 3 月 團 2009 年 團 人 數 12,000 人 分 5 批 抵 台 12,000 人 天 數 5D4N 3D 交 通 直 航 班 機 計 程 車 遊 覽 車 捷 運 及 高 鐵 等 大 型 遊 輪 及 遊 覽 車 住 宿 全 程 5 星 級 飯 店 住 遊 輪 行 程 10 條 十 全 十 美 的 自 選 路 線 台 北 新 北 市 桃 園 花 蓮 高 雄 嘉 義 南 投 主 要 在 台 北 花 蓮 及 日 月 潭 晚 會 在 台 中 市 商 機 超 過 11 億 約 6 億 晚 會 水 岸 嘉 年 華 會 地 點 : 新 店 溪 畔 華 中 露 營 場 台 中 清 泉 崗 28
29 中 國 安 利 奬 勵 旅 遊 團 29
30 住 : 台 北 八 大 五 星 級 飯 店 30
31 吃 : 五 星 級 飯 店 外 燴 迎 2000 客 人 31
32 玩 : 主 題 行 程 規 劃 32
33 EVENT Gala dinner 安 利 團 台 北 最 後 一 夜 體 驗 水 岸 嘉 年 華 展 示 台 灣 文 化 生 活 的 櫥 窗 : 以 創 意 力 整 合 力 和 執 行 力, 打 造 令 2,200 名 安 利 中 國 驚 喜 的 三 要 素 表 演 - 明 華 園 華 麗 歌 仔 戲 宮 廷 夜 宴 美 食 - 鼎 泰 豐 小 籠 包 度 小 月 擔 仔 麵 春 水 堂 珍 珠 奶 茶 33
34 EVENT 投 壺 童 玩 遊 戲 34
35 EVENT 台 灣 美 麗 河 景 布 幕 供 人 拍 照 安 利 團 水 岸 嘉 年 華 會 地 點 ( 35
36 EVENT 36
37 目 的 地 行 銷 Destination Marketing 2014 主 辦 地 韓 國 贊 助 日 本 觀 光 局 派 員 觀 摩 37
Microsoft Word - 10100000191.doc
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