文書組

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1 簡報單位 : 總務處文書組 98/2/19 1

2 郵務管理 各單位交寄之公務郵件, 務必確實書寫 郵遞區號 寄件單位或人 及 郵遞種類 ( 普掛 限掛 平信 限時 印刷品 ), 併同 郵件交寄登記簿 擲交本組簽收 處理 各單位交寄一般公務郵件及大宗公務郵件, 請於每日下午 3 時 50 分前, 將封裝完妥之郵件, 提交文書組彙整製作大宗函件執據二聯單 特殊公務郵件 ( 數量在 30 件以上或重量在 2 公斤以上或郵資在 $1000 元以上或包裝特殊者 ) 請事先知會文書組, 俾憑辦理請款事宜 為有效處理教師同仁之外文郵件, 務請將常用之 外文姓名 以電腦登打 ( 以利辨識 ) 後傳送本組 doc@mail.ntcnc.edu.tw 彙製清冊 私人信件非屬公務, 請自行處理 非本校教職員工生之郵件, 禁止寄交本校收轉, 非本校人員郵件一律退件處理 2

3 用印管裡 各單位擬用印文件 ( 契約 申請表 ), 務請將各欄位資料確實繕打 ( 或填寫 ) 清楚後, 再送本組用印, 例如 : 機關名稱 : 國立臺中護理專科學校 校長 ( 代表人 負責人 ): 周守民 日期 : 中華民國 98 年 2 月 18 日 擬用印文件如有 2 頁以上, 請先行編寫頁碼 ( 或於騎縫處加蓋單位圓戳章 ) 裝訂後, 再送本組用印 用印文件之內容 ( 含文字 數字 金額等 ) 如有修改, 應於修改處加蓋承辦人員 職章 影本用印請加蓋 核與正本相符 字樣及承辦人員 職章, 以確保文件之正確性 3

4 研習證書 聘書等文書格式 本校 研習證書 格式及參考規範 中護專總字第 號簽核定 ), 籲請各單位確實依式配合辦理 本校 聘書 ( 含獎狀 感謝狀 ) 格式及參考規範 - 修正版 ( 中護專總字第 號簽核定 ), 籲請各單位 98/3/1 起確實依式配合辦理, 新式燙金紙卡請逕至文書組領用 相關文書格式及參考規範請參閱文書組網頁 : >相關文書格式及參考規範請參閱文書組網頁 : > 4

5 檔案管理 本校檔案分類及保存年限區分表 - 修正版 ( 檔管局核定版 ), 各單位之歸檔公文, 務請依規定確實填寫 檔號 及 保存年限, 俾利進行結案 歸檔 登錄及後續之檢調業務 檔案保存年限分為永久保存及定期保存, 為確保機關檔案之安全保存, 避免檔案紙質之劣化及文字之拓印, 各業務承辦人員於辦理文書簽擬稿時, 其所使用之公文及附件, 禁止使用廢紙 ( 此指單面影印後再回收使用之紙張 ) 印製, 俾維檔案之完整 清晰及後人之檢調與應用 檔案分類及保存年限區分表 - 修正版 相關資料請參閱文書組網頁 : > 5

6 檔案管理 - 機關檔案點收作業要點 一 三 四 為統一機關檔案點收作業, 提昇檔案管理效能, 特訂定本要點 歸檔案件屬紙本型式者, 應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼 : ( 一 ) 依文件產生日期之先後順序, 晚者在上, 早者在下, 依序編寫頁碼 ; 文件係雙面書寫或列印者, 亦同 ( 二 ) 附件頁碼之編寫, 除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外, 應併同其本文連續為之 各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於 5 日內逐件依序彙齊後, 併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔 以機關名義對內部單位行文, 各受文單位辦畢後得不歸檔 ; 機關內部單位間行文, 亦同 6

7 檔案管理 - 機關檔案點收作業要點 八 歸檔案件有第 4 點第 1 項各款所定之物品者, 應退回文書單位或承辦單位處理 歸檔案件有下列情形之一者, 應退還文書單位或承辦單位補正, 並於歸檔清單上註記其原因及日期 : ( 一 ) 案件或其附件不全, 或附件未經簽准而抽存者 ( 二 ) 案件污損或內容不清楚者 ( 三 ) 案件未經批准或漏判 漏印 漏發 漏會者 ( 四 ) 案件未編列文號或文號有誤者 ( 五 ) 案件未填註保存年限或分類號者 ( 六 ) 案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者 ( 七 ) 案件未依規定蓋騎縫章或職名章者 ( 八 ) 樣張或已作廢之契約憑證等文件, 有漏蓋 樣張 或 註銷 字樣者 ( 九 ) 案件與歸檔清單之登載不符者 ( 十 ) 案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者 前項第 2 款所定情形之補正, 應由承辦業務相關人員查明補註蓋章, 並經機關權責長官核可後, 併同原案歸檔備查 7

8 檔案管理 - 機關檔案點收作業要點 九 對於應歸檔而未歸檔之案件, 各機關檔案管理單位應定期辦理稽催 ; 經稽催仍未辦理者, 應簽請長官處理 前項稽催, 應製作稽催單, 載明下列事項 : ( 一 ) 主旨或事由 ( 二 ) 文號 ( 三 ) 承辦單位及人員 ( 四 ) 稽催日期及應歸檔日期 前項稽催單格式, 由各機關自行訂定 8

9 公文系統 本校公文系統包括 3 個子系統 : 電子公布欄系統 : 本系統專供公告校內所有週知性質之公文 開會通知及一般訊息使用 ( 適用對象 - 全體教職員工 公文製作系統 : 本系統專供簽 函 書函 開會通知單等公文之製作使用 ( 適用對象 - 全體教職員工 公文管理系統 : 本系統專供公文及請購單流程管控 公文登錄 檔案管理使用 ( 適用對象 - 行政業務人員 * 新進同仁報到後, 本組會主動編配公文系統使用者帳號並發出 周知全校 9

10 公文系統 - 電子公布欄系統 為使文書減量, 提升行政效率, 公文如屬發文通報週知性質者, 限以 登載第三類電子公佈欄 辦理為原則 ; 另公務上不須正式行文之會商 聯繫 洽詢 通知 傳閱 表報 資料蒐集等, 得以發送電子郵遞方式處理 本系統之建置可迅速提供公文及訊息之傳達, 有效提升行政效率, 不但大量減少公文用紙, 達成環保目的, 且可降低影印機之損耗, 亦可減少碳粉使用量節省公帑, 符合現階段政府節能減碳政策 * 本校 電子公布欄系統 自 94 年 10 月 1 日上線啟用 * 文書組每月底統計個人閱讀統計率, 陳校長核閱後校公告 10

11 公文系統 - 電子公布欄系統 請於上班日隨時上網 ( 瀏覽第三類電子公文 11

12 公文系統 - 公文管理系統 本校公文 ( 含請購單 ) 於辦理文件簽辦時, 應謹守公文 ( 含請購案 ) 承會辦作業流程, 登入 公文管理系統 覈實登錄 ( 包括 創號案件登錄 單位收發 - 送件登錄 單位收發 - 收件登錄 公文存查登錄作業 及 創號案件銷號 等登錄程序 ) 未執行登錄程序或登錄事項與收執之紙本文件不符, 明顯影響文件效力或責任歸屬者, 一律退件處理, 責由送文方取回文件重行登錄 補正之 國立臺中護理專科學校公文 ( 含請購單 ) 登記登記桌承會辦作業操作說明 補充規定 請參閱文書組網頁 : > 12

13 承辦人員應注意事項 公文承辦人員應秉持自我主動管理原則, 積極掌握公文處理品質與時效, 對所經辦之公文, 自簽辦日起至發文 ( 或歸檔 ) 日止, 應負處理流程各階段查詢催辦之責, 如查催發生困難時, 應即簽報 公文處理登記簿 係屬重要文件需永久保存, 各業務承辦人員應於遷調離職時列入移交, 俾供後續接辦該業務之人員, 能順利檢調檔案參辦 13

14 國立臺中護理專科學校 ********** 總務處文書組 14

15 國立臺中護理專科學校聘書 獎狀 感謝狀等文書格式參考規範 ( 修正版 ) 97/12/24 中護專總字第 號簽核定 一 規範 ( 一 ) 紙張 : 紙張由文書組統一印製, 請需求單位親赴文書組簽收領用 ( 二 ) 書寫方式 : 由左至右, 橫式書寫套用, 內容文字及校長簽字章之左邊界應一致對齊 ( 三 ) 字型 : 華康隸書體 W5 ( 四 ) 字體大小 : 標頭 ( 聘書 )60 內容 32 發證日期 ( 中華民國年月日 )32 發證文號 12 ( 五 ) 數字 : 請遵循 公文書橫式書寫數字使用原則 書寫 ( 六 ) 其他 : 請酌留 7 公分 7 公分蓋用學校印信 二 範例

16 華康隸書體 W5 字型大小 :12 華康隸書體 W5 字型大小 :60 華康隸書體 W5 字型大小 :32 ( 內容字數太多時,) 請酌調字型大小 ) 校銜 : 預設 校長簽字章 : 預設 請預留 7cm 7cm 空間蓋用印信 華康隸書體 W5 字型大小 :32

17 華康隸書體 W5 字型大小 :12 華康隸書體 W5 字型大小 :60 華康隸書體 W5 字型大小 :32 ( 內容字數太多時,) 請酌調字型大小 ) 校銜 : 預設 校長簽字章 : 預設 請預留 7cm 7cm 空間蓋用印信 華康隸書體 W5 字型大小 :32

18 華康隸書體 W5 字型大小 :12 華康隸書體 W5 字型大小 :60 華康隸書體 W5 字型大小 :32 ( 內容字數太多時,) 請酌調字型大小 ) 校銜 : 預設 校長簽字章 : 預設 請預留 7cm 7cm 空間蓋用印信 華康隸書體 W5 字型大小 :32

19 國立臺中護理專科學校公文 ( 含請購單 ) 登記桌承會辦作業操作說明 補充規定中華民國 97 年 4 月 1 日行政會議通過中華民國 97 年 4 月 7 日中護專總字第 號書函公告中華民國 97 年 6 月 3 日修正第 3 點第 1 項流程及附圖 ( 依據 97/6/3 行政會議通過之採購作業要點配合修正 ) 一 為強化本校公文 ( 含請購案 ) 承會辦作業流程管控, 有效控管公文辦理流程, 掌握公文時效, 提升行政效率, 除本校 公文登記桌承會辦作業操作說明 及 會計請購單承會辦作業操作說明 等參考資料者外, 特訂定本補充規定 ( 以下簡稱本補充規定 ) 二 公文承會辦作業流程包括 :( 附圖 1) ( 一 ) 收文復文流程 ( 二 ) 收文存查流程 ( 三 ) 創稿發文流程 ( 四 ) 創簽存查流程 前項各款流程及各處室執行承會辦作業所致生之疑義, 統由文書組權責協助解決之 各款流程應依實際執行狀況隨時修正並公告周知同仁, 俾所遵循辦理 三 請購單承會辦作業流程包括 :( 附圖 2) ( 一 ) 授權採購 1 萬元以下 ( 不含 1 萬元 ) 流程 ( 二 ) 先請購後核銷 (1 萬元以上含 1 萬元 ) 流程 ( 三 ) 領據流程 ( 四 ) 一次核銷 ( 強制補休 ) 流程 ( 五 ) 印領清冊流程 ( 六 ) 國內 外差旅流程 ( 七 ) 預借申請流程 ( 八 )1 萬元以上預借轉正 歸墊流程 前項各款流程及各處室執行承會辦作業所致生之疑義, 統由會計室權責協助解決之 各款流程應依實際執行狀況隨時修正並公告周知同仁, 俾所遵循辦理 ( 第三點修正說明 : 依據本補充規定第 3 點第 2 項規定及民國 97 年 6 月 3 日經行政會議通過之本校採購作業要點以及會計室公告實施之流程圖配合修正 ) 四 一級單位主管人員職責 : ( 一 ) 充分掌握登記桌人員之點收 分文及查催資料, 並主動溝通 協調, 落實登記桌人員及業務承辦人員之分工, 即時督促屬員作業時效 ( 二 ) 落實執行職務代理制度, 督促代理人確實依限辦妥應代辦之公文, 如因特殊情形, 無法代為處理時, 應指定人員負責處理 ( 三 ) 屬員差假應嚴格審查, 其承辦案件久未清結者, 應責成清理後始得核准差假 ( 四 ) 對涉及二單位以上的作業, 宜與相關單位商訂原則後處理, 避免因往來會稿而延誤時效 五 單位登記桌人員職責 : ( 一 ) 每日收受公文需詳實點收, 並將所收公文陳請單位主管 ( 或分文人員 ) 指派公文承辦人員 ( 二 ) 逐日檢查公文處理紀錄, 落實承會辦作業 ( 收件登錄 送件登錄 ), 對於將屆 預定辦結期限之案件, 應預先告知提醒承辦人員儘速辦結 國立臺中護理專科學校公文 ( 含請購單 ) 登記桌承會辦作業操作說明 補充規定

20 ( 三 ) 對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾時辦理者, 應即報告單位主管處理 六 公文承辦人員職責 : ( 一 ) 秉持自我主動管理原則, 積極掌握公文處理品質與時效, 對所經辦之公文, 自簽辦日起至發文 ( 或歸檔 ) 日止, 應負處理流程各階段查詢催辦之責, 如查催發生困難時, 應即簽報 ( 二 ) 處理公文應備妥 公文處理登記簿 登記之, 遇有職務異動時, 對於尚未辦結案件, 應製妥移交公文清單交登記桌登錄, 同時將登記簿連同負責保管業務有關之參考資料列入移交 ( 三 ) 發現所收受之公文, 非本單位承辦時, 應即敘明理由簽經主管同意並核章後退回文書單位改分移文或同單位應改分不同承辦人員時, 應即歸還登記桌重新辦理分文 ( 四 ) 結案存查公文, 應於五日內送檔案管理單位歸檔 七 文書單位職責 ( 一 ) 召集會商專責管制單位 資訊單位共同建置機關文書流程管理電腦化作業環境 ( 二 ) 召集會商專責管制單位建立 以案管制 及 以文管制 作法 ( 三 ) 協助推動文書流程簡化工作 ( 四 ) 檢查各單位公文登錄及管制情形, 暨提供各業務單位主管及專責管制單位稽催資料 ( 五 ) 管制掌握全機關每一文件的處理流程與使用時間 ( 六 ) 統計全機關公文時效資料, 定期提供專責管制單位作統計分析之用, 其中超過處理時限 30 日以上的案件, 應單獨列表提報 ( 七 ) 訂定公文展期核准職責, 展期超過 30 日以上時, 須由機關首長或幕僚長核准 ( 八 ) 依據時限標準, 參照本機關公文處理各個過程情形, 訂定每一過程的可使用時間, 作為適時提醒各級人員處理公文參考準據 ( 九 ) 配合專責管制單位調卷分析之需要, 協助提供必要之資料 ( 十 ) 對成效優劣單位或個人提出獎懲建議 ( 十一 ) 綜理總收發文書處理與文書繕校監印 ( 十二 ) 落實執行密件公文管理, 防止洩密情事發生 ( 十三 ) 辦理公文系統操作說明會 ( 教育訓練 ) 八 須經機關首長判行之公文 ( 含請購案 ), 其紙本文件 ( 含急件親持跑文者 ) 均應遞送秘書室處理 ; 公文管理系統承會辦作業流程一律點選 單位收發 - 送件登錄 選項 ( 收件單位 : 秘書室 處理狀況 : 呈核 ) 九 校長因公或休假不在學校時, 各處室呈核之紙本文件 ( 含急件親持跑文者 ) 統由秘書室人員彙整後, 成批送交校長職務代理人核章判行 ; 校長職務代理人判行後, 應請秘書室人員成批領回, 並由秘書室人員點選後續之 送件登錄 步驟 十 校長因公或休假不在學校時, 校長職務代理人於該單位主管核章之同時, 不得於 批示欄位 先行核章 ; 會計室未審核之案件, 亦不得於 批示欄位 先行核章 校長職務代理人應確實遵守承會辦程序, 先俟秘書室人員彙整確認後, 方得核章判行 如屬重要公文 ( 含請購案 ), 為求謹慎, 校長職務代理人於核章判行後, 得另行補陳校長 十一 本校公文 ( 含請購單 ) 於辦理文件簽辦時, 應謹守公文 ( 含請購案 ) 承會辦作業流程, 登入 公文管理系統 覈實登錄 ( 包括 創號案件登錄 單位收發 - 送件登錄 單位收發 - 收件登錄 公文存查登錄作業 及 創號案件銷國立臺中護理專科學校公文 ( 含請購單 ) 登記桌承會辦作業操作說明 補充規定

21 號 等登錄程序 ); 未執行登錄程序或登錄事項與收執之紙本文件不符, 明顯影響文件效力或責任歸屬者, 一律退件處理, 責由送文方取回文件重行登錄 補正之 十二 本校公文 ( 含請購單 ) 之收送登錄作業統由登記桌人員負責, 應確實執行 單位收發 - 送件登錄 及 單位收發 - 收件登錄 各項登錄事項, 再交由送文人員傳遞 機密文書之分文 ( 交辦 ) 陳核 ( 判 ) 送會 送繕 退程 歸檔等流程, 以業務主管或指定人員親自傳送為原則 十三 一般公文處理時限規定如下 : ( 一 ) 密件及校長交辦急要公文, 均應隨到隨辦 ( 二 ) 最速件隨到隨辦, 不得超過 1 日 ( 三 ) 速件以不超過 3 日為限 ( 四 ) 普通件以不超過 6 日為限 ( 五 ) 限期公文, 以其規定期限為限 十四 公文 ( 含請購單 ) 如有修改或加註文字, 應於修改處加蓋職名章或簽名, 以示負責 十五 為激勵及督促同仁妥善處理公文書, 原則上每半年辦理獎懲一次 對確實依規定流程處理, 顯著提升行政效率者, 及未依規定流程辦理, 明顯違失, 案經糾正再犯者, 統由文書組依事實擬具獎懲建議表送考績委員會審議 十六 本補充規定未規範事項, 悉依行政院秘書處及行政院研究發展考核委員會所訂之 文書處理手冊 及 文書流程管理手冊 相關規定辦理 十七 本補充規定經行政會議通過, 陳校長核可後公布實施, 修正時亦同 國立臺中護理專科學校公文 ( 含請購單 ) 登記桌承會辦作業操作說明 補充規定

22 附圖 1: 公文承會辦作業流程包括 : 一 收文復文 流程 二 收文存查 流程 三 創稿發文 流程 四 創簽存查 流程 國立臺中護理專科學校公文 ( 含請購單 ) 登記桌承會辦作業操作說明 補充規定

23 ( 一 ) 收文復文 流程 : 外來公文需辦理擬稿復文者 ( 二 ) 收文存查 流程 : 外來公文經辦結後歸檔者 國立臺中護理專科學校公文 ( 含請購單 ) 登記桌承會辦作業操作說明 補充規定

24 ( 三 ) 創稿發文 流程 : 業務單位創稿後發文 ( 四 ) 創簽存查 流程 : 業務單位創簽 國立臺中護理專科學校公文 ( 含請購單 ) 登記桌承會辦作業操作說明 補充規定

25 附圖 2: 請購單承會辦作業流程包括 : 一 授權採購 1 萬元以下 ( 不含 1 萬元 ) 流程 二 先請購後核銷 (1 萬元以上含 1 萬元 ) 流程 三 領據 流程 四 一次核銷 ( 強制補休 ) 流程 五 印領清冊 流程 六 國內 外差旅 流程 七 預借申請 流程 八 1 萬元以上預借轉正 歸墊 流程 國立臺中護理專科學校公文 ( 含請購單 ) 登記桌承會辦作業操作說明 補充規定

26 國立臺中護理專科學校公文 ( 含請購單 ) 登記桌承會辦作業操作說明 補充規定

27 國立臺中護理專科學校公文 ( 含請購單 ) 登記桌承會辦作業操作說明 補充規定

28 1 萬元以下 1 萬元以上及加班費 ( 不論金額 ) 國立臺中護理專科學校公文 ( 含請購單 ) 登記桌承會辦作業操作說明 補充規定

29 國立臺中護理專科學校公文 ( 含請購單 ) 登記桌承會辦作業操作說明 補充規定

30 國立臺中護理專科學校檔案分類及保存年限區分表 ( 修正版 )98/01/23 * 紅色字體為新增部分 * * 奉准文號 : 教育部 98 年 1 月 23 日台總 ( 四 ) 字第 號函 ( 依據檔案管理局 98 年 1 月 20 日檔徵字第 號函審核通過 ) 類 綱 目 類目名稱 保存年限 備註 01 秘書類 01 法令規章 01 法令及釋疑 10 政令指示 法令 大法官釋憲 02 內部規章 永久 02 研究發展 01 校務發展計畫 永久 02 研究發展業務 10 研究報告至少應永久保存一份 03 例行性計畫追蹤管制 5 04 例行性計畫績效評估 併校 改制 永久 06 行政會議 永久 99 其他 5 03 公共關係 01 會議協調 3 02 新聞聯繫 3 03 監委巡察 5 04 展覽表演 01 教育展覽 3 02 校慶 重要慶典 3 03 表演 展覽 3 04 社教 公益活動 3 05 贊助公益 3 06 校史 永久 07 視導 01 行政教育視導 教育評鑑 公務機密維護業務 01 公務機密維護措施 5 公務機密維護定期檢查 密碼保密督考 變更或註銷機密等級 研 ( 修 ) 訂機密維護措施之計畫 個案檢討報告 報表及其相關公文 第 1 頁, 共 10 頁

31 類 綱 目 類目名稱 保存年限 備註 02 公務機密維護業務宣導 3 公務機密維護工作法令宣導之計畫 執行資料 紀錄及其相關公文 09 政風法令規章 01 他機關法令及釋疑 10 他機關制 ( 訂 ) 定與修訂之法律 法規命令 行政規則 解釋令 ( 函 ) 相關公文 02 他機關法令意見徵詢及宣導 3 他機關研修法令意見徵詢及法規宣導相關公文 02 教務類 01 法令規章 01 法令及釋疑 內部規章 永久 03 計畫 01 教育計畫 專案計畫 課務 01 課程與教學研究 命題 考試 5 03 教學研習會 3 04 課業輔導 3 05 教學用書 教學設備 招生與註冊 01 増調科班 永久 02 招生宣導 3 03 招生入學 學籍管理 永久 05 升學 5 06 證明文件核發 1 06 圖書館管理 01 館務行政 技術服務 3 03 讀者服務 3 第 2 頁, 共 10 頁

32 類 綱 目 類目名稱 保存年限 備註 07 出版品管理 3 本校出版品至少應永久保存一份 08 電算資訊 01 內部規章 永久 02 法令及釋疑 教育訓練 3 04 網路業務 5 含智慧財權宣導業務等 05 行政諮詢 5 含會議 記錄 查核報告等 06 資訊系統設計 5 03 學生事務類 01 綜合業務 01 法令及釋疑 內部規章 永久 03 學生事務會議 5 02 課外活動指導 01 綜合業務 3 02 獎助學金 5 03 急難救助 5 04 學生就學貸款 社團活動 3 06 志願服務 3 07 工讀生管理 3 03 生活輔導 01 學生獎懲及申訴 學生缺曠課 5 03 學生住宿 3 04 安全教育 5 05 原住民 僑生輔導 5 06 清寒僑生公費待遇 15 含助學金 07 僑生急難特殊事件處理 15 第 3 頁, 共 10 頁

33 類 綱 目 類目名稱 保存年限 備註 04 體育 01 綜合業務 3 02 體育教學研究 體育活動競賽 3 04 體育場地器材管理 3 05 體適能教育 5 05 衛生保健 01 保健體檢 環境衛生 3 03 學生平安保險 衛生教育 5 05 餐飲衛生 衛生保健人員研習 3 06 學生輔導 01 學生輔導及諮商 性別平等教育 25 含性騷擾及性侵害防治教育 03 生命教育 5 04 教師輔導知能研習 3 07 軍訓業務 01 綜合業務 5 02 軍訓教育 5 03 人員任免考績及重大獎懲 人員退休撫卹 永久 05 一般人事管理 軍訓後勤 總務類 01 綜合業務 01 法令及釋疑 內部規章 永久 03 總務會議 5 第 4 頁, 共 10 頁

34 類 綱 目 類目名稱 保存年限 備註 02 文書及檔案管理業務 01 收發文處理 30 收發文紀錄 ( 含機密文書專設文簿 ) 公文登錄簿 02 公文流程管理 3 文書稽催管制 流程簡化 公文查考及運用資訊技術相關工作等相關文件 03 一般文書管理 3 如年度發文代字 04 印信管理 永久 印信申請 啟用 製換發 繳銷及印模單 05 用印申請單 3 06 檔案點收 3 歸檔紀錄及逾期歸檔案件稽催表 ( 單 ) 07 檔案檢調 3 調案紀錄卡 ( 單 ) 08 檔案移交 永久 檔案移交清冊及相關文件 09 檔案清理 永久 檔案銷毀計畫 銷毀目錄 10 檔案鑑定 20 會議資料 鑑定報告 鑑定分析單及相關文件 11 一般檔案管理機關目錄彙送 檔案立案編目 檔案保存修護 檔案複製 庫房管理及檔案應用計畫 簿冊 ( 紀錄 ) 及相關 3 文件 03 事務 01 技工 工友 駐衛警管理 50 含僱用 考核及退離職 02 技工 工友 駐衛警一般管理 車輛管理 小額採購 5 05 公告金額以下之財物採購 公告金額以上查核金額以下之財物 查核金額以上財物採購 勞工保險 營繕 營繕工程屆保存年限後應配合建築物使用年限續存 01 小額採購 5 02 一般採購案件 採購爭議處理 特殊或巨額採購 保管 01 不動產產權管理 永久 02 宿舍管理 永久 含宿舍借用 分配 清查 移交 老舊眷舍檢討 收回補助補償等 03 動產管理 20 第 5 頁, 共 10 頁

35 類 綱 目 類目名稱 保存年限 備註 04 物品管理 3 05 場地借用 3 06 安全防護 01 民防 消防組訓 5 02 校園安全事項 5 07 環保暨安全衛生 01 特殊體檢記錄 一般健檢記錄 教育訓練 5 04 環保業務 勞工安全衛生 5 08 出納 01 一般出納管理 5 02 銀行往來 印鑑 票據 各項補助及扣繳 所得稅業務 5 05 實習就業輔導類 01 法令規章 01 法令及釋疑 內部規章 永久 02 研究 01 專題研究 5 研究報告至少應永久保存一份 02 研討會 講座 論壇 5 03 實習 01 學生實習成績 實習安全衛生 3 03 實習輔導 5 04 實習設備採購 5 第 6 頁, 共 10 頁

36 類 綱 目 類目名稱 保存年限 備註 05 實習機構參觀 5 06 考核 5 07 建教合作 5 08 產學合作 10 研究報告至少應永久保存一份 04 就業輔導 01 就業輔導資訊蒐集 5 02 考試輔導業務 5 03 畢業生服務 5 04 校友會 傑出校友選拔 國際合作業務 技能競賽 3 06 會計類 01 法令規章 01 法令及釋疑 內部規章 永久 02 預算 01 預算編製與審核 預算分配 法定預算 永久 03 會計業務 01 會計制度 會計報告 憑證及簿冊擬銷毀時, 依會計法第 條規定, 經該管上級機關與該管審計機關之同意, 及經檔案管理局之同意後 10 始得銷毀 03 委託計畫補助 10 含經費核銷 結餘款 結報清冊 04 內部審核業務 統計業務 10 各類統計概況及報表 第 7 頁, 共 10 頁

37 類 綱 目 類目名稱 保存年限 備註 04 決算擬銷毀時, 依會計法第 84 條規定, 經該管上級機關與該管審計機關之同意, 及經檔案管理局之同意後始得銷毀 01 決算編製 決算審核 審定決算 永久 05 審計查核 會計人事 01 任免考績及重大獎懲 退休撫卹 永久 03 一般會計人事管理 人事類 01 綜合業務 01 法令及釋疑 內部規章 永久 03 員額配置及組織職掌 永久 04 員額編制及現有員額 校長遴選 永久 06 甄審委員會 50 甄審委員會 教師評審委員會 教師申訴評議委員會 考績委員會 勞資委員會 性別平等委員會等設置 會議紀錄 改選公文及表冊 02 任免遷調及考試 01 教職員送審 動態登記 3 02 教職員任用審查審定函 教職員任免遷調 考試 兼代課 差假管理 01 教職員出差 請假 曠職 5 02 教職員值班 5 04 考核獎懲 01 考績及重大獎懲 平時考核及一般獎懲 10 第 8 頁, 共 10 頁

38 類 綱 目 類目名稱 保存年限 備註 03 服務獎章 模範公務人員及績優人員 進修 待遇 01 出國 10 考察報告至少應永久保存一份 02 在職進修 訓練 俸給待遇 生活津貼及補助 保險福利及退休撫卹 01 公保 健保 資遣 退休撫卹 永久 04 福利互助 輔購貸款 申請延長服務 子女教育補助 文康活動 3 09 教 職員申訴 退休照護 5 核發年節特別照護金 長青座談 志工服務公文及表件 07 人事資料管理 01 教職員錄 3 教職員錄至少應永久保存一份 02 人事業務資訊化 5 03 統計報表 3 08 預防業務 01 公職人員財產申報及審查作業 10 公職人員財產申報 實質審查 裁罰之辦理情形及其相關公文 02 公職人員財產申報及審查統計表報 5 公職人員財產申報之統計表報 03 預防業務宣導 3 政風預防法令宣導之計畫 執行資料 紀錄及其相關公文 08 進修推廣類 01 法令規章 01 法令及釋疑 內部規章 永久 02 參觀教學 5 03 實習業務 5 第 9 頁, 共 10 頁

39 類 綱 目 類目名稱 保存年限 備註 09 各科業務類 研究報告至少應永久保存一份 01 護理科 通識教育中心 美容科 老人服務事業管理科 研發類 01 綜合業務 01 法令及釋疑 內部規章 永久 03 研發會議 5 02 研究推廣 01 獎補助 5 研究報告至少應永久保存一份 02 論文期刊學報 3 本校出版品至少應永久保存一份 03 徵稿事宜 3 含研究成果發表 研討會 論壇 講座 03 產學合作計畫 01 國科會計畫 10 研究報告至少應永久保存一份 02 建教合作計畫 10 研究報告至少應永久保存一份 04 國際學術交流 01 合作業務 20 含國際合作計畫 契約 02 人員交流 5 含專家 學者及學生之交換研究 99 其他 5 05 智權與技術移轉 01 專利申請 永久 02 技術移轉 永久 03 研發成果推廣 3 第 10 頁, 共 10 頁

第一篇文概說第七章公文的用語及標點符號公本篇內容 第一章 緒論 第二章 公文的意義 第三章 公文與高 普 特各類考試 第四章 公文程式之意義及演變 第五章 公文之分類及其行文系統 第六章 公文之結構與行款 第一篇 第一章緒論 003 第一章緒論 等 等 004 最新應用公文 第一篇 第二章公文的意義 005 第二章公文的意義 第一節 一 須為公務員製作之文書 二 須為公務員 職務上 製作之文書 006

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