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闽档办 2016 48 号 福建省档案局办公室转发晋江市档案局 关于口述档案管理实施意见的通知 各市 县 ( 区 ) 档案局, 平潭综合实验区档案局 : 为做好我省口述档案管理, 规范收集 整理 保管和利用口述或转述过程中形成的各类文件材料, 现将晋江市档案局印发的 晋江市口述档案管理实施意见 ( 晋档 2016 26 号 ) 转发给你们 ( 文件可在福建省档案信息网 http: //www.fj-archives.org.cn/html/wenjianxiazai/ 下载 ), 供学习参考 福建省档案局办公室 2016 年月 11 月 25 日 -1-

晋江市口述档案管理实施意见 晋档 2016 26 号 1 总则 1.1 为提高我市口述档案管理水平, 提升口述档案收集 整理 归档 保管过程的科学化和规范化, 制定本实施意见 1.2 本意见适用于晋江市口述档案的管理 1.3 本意见是开展口述档案征集, 明确口述档案采录标准 整理方法 保管条件 利用方式等的基础依据 1.4 口述档案的收集 整理 归档 利用过程应遵循存真求实 突出特色和尊重受访者三个原则 2 口述档案的定义口述档案是由事件亲历 ( 见闻 ) 者口述或转述的, 经采集者以标准方法采集的, 能弥补历史事件和人物相关记忆的, 具有一定保存价值 历史研究价值的文字 照片 录音 录像等形式的记录 3 口述档案的收集范围口述档案的收集是指以录音 录像为工具, 通过采访 访谈等手段, 将口述者对历史事件 人物生平或民俗文化等的亲述进行固化的过程 3.1 口述档案的收集范围一般包括访谈过程产生的音像资料 口述对象信息采集表 访谈双方签订的建档协议书 经口述对象签字确认的口述原文整理稿等口述过程相关资料 除此之外, 还应尽可能多地收集与口述事件相关的其他材料, 主要包括以下几方面 : 3.1.1 与口述事件相关的各类荣誉证书 奖状 奖章 奖牌 ; -2-

3.1.2 反映口述对象工作和社会活动的聘书 委任状 任命书 代表证 ; 3.1.3 重要活动 场景照片及与重要人物的合照 ; 3.1.4 与口述内容有关的往来书信 ; 3.1.5 口述对象本人撰写或参与撰写的著作 传记和手稿, 或提及口述对象经历的书刊等 ; 3.1.6 与事件相关的影像资料 ; 3.1.7 其他有保存价值的材料 4 口述档案的采集 4.1 口述档案的采集流程 4.1.1 确定选题采集单位根据工作计划, 有重点 有针对性地确定采集的主题, 口述档案的选题应选取具有一定历史意义的, 对社会历史进程有重要影响的事件或人物, 特别是应对亲历 ( 见闻 ) 者年事已高 发生时间久远的重大历史事件 重要活动应优先确定为采集主题 4.1.2 确定采集对象采集单位根据选题确定采集对象, 口述对象的选择首先应遵循知情原则, 一般为口述事件的亲历者 亲见者或亲闻者 优先选择文化水平较高 身体状况较好 记忆力较好 语言表达较清晰的亲历 ( 见闻 ) 者 口述档案采集前应对采集对象的主要经历和在口述事件中的角色, 以及与本人参与事件的相关人员的情况进行详尽地了解和掌握 并填写 口述档案对象信息采集表, 详细记录口述对象的姓名 性别 出生年月 工作单位 职务 住址 联系方式 个人简历 个人成就等信息 口述档案对象信息采集表 见附录 A 4.1.3 制定采集方案 -3-

采集单位根据确定的选题, 制定详细的采集方案, 明确口述档案采集的对象 时间 地点 方式等 采集单位还应围绕所要采集的主题查阅相关资料, 并制定详细的访谈提纲, 以确保访谈的准确性, 提高口述档案的深度 4.1.4 签订采集协议口述档案采集前应与受访者签订建档协议书, 明确口述档案的权属问题, 同时明确口述档案保管和使用过程中的义务和权力 口述档案建档协议书 见附录 B 委托第三方进行口述档案录制的, 还应签订委托协议, 明确口述档案的著作权归属 使用范围和方式以及各主体的权利与义务, 同时还应明确口述档案的验收标准 4.1.5 采集的实施采集单位根据制定的采集方案对受访者进行口述档案采集, 采集过程中应注意以下几个方面 : 采集者必须真实记录口述者的叙述, 对口述者的录音录像等采集载体保持其原始性 连续性 完整性 ; 对涉及到其他口述者对同一事件描写信息不一致时, 应保留其原始性 采集应以挖掘事实为原则, 依据访谈提纲进行 当口述者偏离采集主题时, 采集者应适时将口述者引导到采集主题 在采集过程中, 可根据实际, 增加和补充由采集主题所衍生的具有研究价值的内容 采集期间, 采集者要注意运用恰当的语气 语言措词等采集技巧, 充分调动口述者的积极性, 并认真倾听, 确保采集工作的顺利完成 但同时应尊重口述者的情感 人格 隐私等方面, 尊重口述者个人的叙述意愿 4.1.6 回访 -4-

口述档案采集后, 采集单位应根据录音 录像整理出原稿, 并对采集对象进行回访, 采集对象对录音原稿进行核对, 检查是否存在错录或出入之处, 并签字确认 回访过程中应向受访者同步征集与口述事件相关的其他材料 4.2 口述档案采集的要求 4.2.1 口述档案录制的设备要求口述档案的录制一般应采用专用的录音 录像设备, 并进行同期录音 录制过程中应保证画面 音质清晰 在条件允许情况下, 应使用专业的收音设备进行收音, 确保录音质量 访谈前应至少准备一台以上备用设备, 并在录制开始前调试好设备 对录制过程中出现的使用方言 发音不准或者含混不清的情况, 拍摄者不能中止拍摄对口述对象的发音做纠正, 除了尽量把声音录制清楚之外, 可通过后期添加字幕解决 4.2.2 口述档案录制的环境要求口述档案录制应选择可令口述者放松情绪, 集中精力进行口述的环境, 并避免噪音和其他因素的干扰, 有条件的可在专门的录音录像演播室进行录制 5 口述档案的整理口述档案的整理原则上按照传统组卷形式以 卷 为单位进行整理, 一般情况下一个口述事件为一卷 5.1 口述档案的分类口述档案按照其口述内容可分为人物类 (RW) 事件类(SJ) 城建类 (CJ) 文化类(WH) 等 5.1.1 人物类 (RW) 即为本市经济社会作出过卓越贡献的各行各业著名人物或者有自己特色的典型百姓人物的口述资料, 是受访者对自身生平事迹的 -5-

口述或对其所熟悉的人物的生平事迹的口述 5.1.2 事件类 (SJ) 即记录曾在本市历史上发生过的各类重大事件, 包括政治事件 自然事件 人为事件等的口述资料 5.1.3 城建类 (CJ) 即对本市城市发展建设演变过程的口述资料 5.1.4 文化类 (WH) 即对具有本地区特色的文化 民风民俗 非物质文化遗产等项目的口述资料 5.2 口述档案的编号口述档案按每个大类内口述事件录制的先后顺序编制案卷号, 案卷内根据档案材料的排列顺序, 在每份档案右上角空白处, 从 1 开始编制流水号 因档案材料载体形式不同需另外存放的, 编号顺序不变, 需在目录上标注存放处 口述档案的档号格式 : 全宗号 - 分类号 - 案卷号 例如 : 205-RW-1 案卷号分类号 全宗号 表示晋江市档案馆口述档案全宗内人物类第 1 卷口述档案的档 号 5.3 口述档案的编目 5.3.1 口述档案目录的编写口述档案整理过程中应编制案卷目录和卷内目录 口述档案案卷目录应包括案卷号 案卷名 起止年度 页数 保管期限 备注等内容 口述档案卷内目录应包括件号 责任者 文件名 成文日期 -6-

页数 备注等内容 5.3.2 口述档案盒脊背标签的填写口述档案盒脊背标签内容应包括口述档案的保管期限 全宗号 分类号 案卷号 盒号 口述档案录制形成的录音 录像应刻录在光盘中存放, 制作格式统一的包装盒, 并在光盘和包装盒脊背上标明档号和题名 6 口述档案的保管 6.1 口述档案的保管期限口述档案因其特殊性, 保管期限一般为永久 6.2 口述档案的保管条件口述档案保管过程中应将不同载体形式的口述档案按照专题内容, 分类存放, 同时做好防盗 防火 防虫 防鼠 防潮 防尘 防高温 防光 防霉 防有害气体等 十防 工作, 不定期地检查安全情况, 确保口述档案实体和内容的安全 口述档案中的磁性材料应严格按照 磁性载体档案管理与保护规范 (DA-T 15-1995) 的要求, 进行归档管理 口述档案中的纸质照片应严格按照 照片档案管理规范 (GB /T 11821-2002) 的要求, 进行归档管理 口述档案中的数码照片应严格按照 数码照片归档与管理规范 (DA/T50-2014) 的要求, 进行归档管理 7 口述档案的利用口述档案应经受访者授权同意公开利用后, 方可用于编研出书 制作宣传出版物并向公众开放, 访谈者或口述档案保管部门应保护好受访者的隐私 口述档案受访者对其口述档案享有优先利用权, 对其口述档案中不宜向社会开放的部分可提出限制利用意见 -7-

8 本意见由晋江市档案局负责解释 附录 A 附录 B 附录 C 附录 D 附录 E 附录 F 口述档案对象信息采集表口述档案建档协议书口述档案案卷目录格式口述档案卷内目录格式口述档案卷皮封面格式口述档案案卷脊背格式 晋江市档案局 2016 年 9 月 22 日 -8-

附录 A 口述档案对象信息采集表 姓名性别出生年月 单位 职务职称 住址 联系方式 个人 简历 个人 成就 -9-

附录 B 晋江市口述档案建档协议书 捐赠方 :, 身份证号码 : 受赠方 : 晋江市档案馆为了充实晋江地方文史资料, 丰富晋江市档案馆馆藏资源, 捐赠方自愿接受晋江市档案馆开展的晋江市口述档案的采集, 并就采集过程中形成的档案内容, 双方经协商达成如下一致协议 : 1. 捐赠方自愿将本人在晋江市口述档案采集过程中形成的口述档案无偿捐赠给晋江市档案馆, 捐赠后的档案所有权归晋江市档案馆 2. 捐赠档案的内容及数量, 见附件 1( 捐赠档案明细表 ) 3. 捐赠方对其捐赠的档案享有无偿利用的权利, 并可对其档案中涉及个人隐私和其它不宜向社会开放的档案提出限制利用的意见 4. 晋江市档案馆收到捐赠方的档案材料后, 应当为捐赠方建立档案案卷进行妥善保管 5. 晋江市档案馆有权在协议规定的范围内合理使用捐赠档案, 包括可对录像 录音进行剪辑, 对记录的口述文稿加以编纂, 可将其用于公益性活动的宣传, 编研成果的出版, 为地方文史研究者提供利用及在媒体上摘录刊登等 6. 本协议经双方签字之日起生效, 受中华人民共和国有关法律 -10-

的保护, 并根据国家的有关法律规定履行必要的权利和义务 7. 本协议一式两份, 捐赠双方各执一份 捐赠方 ( 签字 ): 受赠方 ( 盖章 ): 晋江市档案馆 签订时间 : 年月日签订时间 : 年月日 -11-

附录 C 口述档案案卷目录格式 案卷号题名起止年度页数保管期限备注 -12-

附录 D 口述档案卷内目录格式 件号责任者文件名成文日期页数备注 -13-

附录 E 口述档案卷皮封面格式 口述档案 案卷题名 立卷单位 保管期限 密 级 -14-

附录 F 口述档案卷皮脊背格式 保管期限 全宗号 分类号 案卷号 盒 号 -15-

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福建省档案局办公室 2016 年 11 月 25 日印发 -17-