第 二 章 - 接 待 出 納 2-1 主 畫 面 介 紹 我 們 進 入 系 統 第 一 個 看 到 的 畫 面 就 是 如 圖 2-1-1 的 主 畫 面, 平 時 沒 有 作 業 的 情 況 下, 都 會 停 留 在 此 畫 面 快 捷 圖 示 列 功 能 列 剛 進 入 程 式 時 會 要 求 輸 入 密 碼 房 間 狀 態 主 畫 面 ( 圖 2-1-1) 當 你 點 擊 二 下 桌 面 上 的 這 個 圖 示 時 會 先 要 求 你 輸 入 個 人 密 碼 主 畫 面 就 是 當 你 執 HotelMis 程 式 時 輸 入 密 碼 後 所 呈 現 的 畫 面 * 進 入 系 統 後 便 會 出 現 如 圖 (2-1-1) 的 顯 示 方 式 ( 但 因 權 限 不 同 而 有 不 同 功 能 顯 示 ) 1
2-1-1 功 能 列 : 所 有 下 拉 式 選 單 功 能 表 項 目, 有 基 本 資 料 客 戶 歷 史 接 待 出 納 訂 房 管 理 房 務 稽 核 營 運 電 話 管 理 更 換 上 線, 其 他 等,, 往 後 會 依 各 功 能 流 程 介 紹 使 用 方 法 2-1-2 快 捷 圖 示 列 : 一 般 滑 鼠 指 標 一 般 滑 鼠 指 標 : 進 入 系 統 預 設 指 標, 做 為 功 能 點 選 下 列 快 捷 圖 示, 點 選 後, 指 標 變 成 該 功 能 圖 示, 再 點 選 房 間, 做 設 定 動 作 住 房 快 捷 圖 示 休 息 快 捷 圖 示 換 房 快 捷 圖 示 住 房 快 捷 圖 示 : 辦 住 房 的 時 候 可 以 直 接 點 選 後 再 去 點 房 間 休 息 快 捷 圖 示 : 辦 休 息 的 時 候 可 以 直 接 點 選 後 再 去 點 房 間 換 房 快 捷 圖 示 : 依 序 點 選 欲 換 房 的 前 後 二 間 房 間 退 房 快 捷 圖 示 退 房 快 捷 圖 示 : 辦 退 房 的 時 候 可 以 直 接 點 選 後 再 去 點 房 間 待 掃 快 捷 圖 示 : 點 選 空 房 後 會 變 成 待 掃 打 掃 快 捷 圖 示 : 房 間 有 用 電 呈 現 打 掃 狀 態, 未 用 電 變 成 待 掃 狀 態 修 繕 快 捷 圖 示 : 如 果 房 間 有 故 障 時, 可 以 使 用 這 個 圖 示 標 示 為 修 繕 設 定 鬧 鈴 圖 示 : 會 在 畫 面 出 現 鬧 鐘, 用 來 警 示 櫃 檯 該 房 間 服 務 的 時 間 設 定 為 空 房 狀 態 : 一 般 待 掃 打 掃 修 繕 都 可 以 用 這 個 功 能 恢 復 空 房 連 續 動 作 圖 示 : 此 功 能 配 合 以 上 功 能 作 連 續 動 作, 不 用 作 一 動 點 一 次 姓 名 車 號 公 司 名 稱 切 換 圖 示 : 用 來 切 換 方 格 顯 示 內 容 待 掃 快 捷 圖 示 打 掃 快 捷 圖 示 修 繕 快 捷 圖 示 設 定 鬧 鈴 圖 示 設 定 為 空 房 狀 態 連 續 動 作 圖 示 姓 名 車 號 公 司 名 稱 切 換 圖 示 2
2-1-3 主 畫 面 房 間 格 上 狀 態 顯 示 : 主 畫 面 在 軟 体 的 設 計 是 以 每 一 格 代 表 一 個 房 間 的 狀 況, 而 房 間 狀 況 要 怎 麼 顯 示 在 全 畫 面 上 讓 櫃 台 人 員 可 以 清 楚 看 到 這 間 房 間 的 房 況 ( 圖 2-1-2) 如 圖 2-1-2 所 示,207 208 304 305 四 間 房 間 都 有 不 同 的 圖 示 在 上 面, 我 們 就 一 一 放 大 介 紹 : 這 個 房 間 目 前 是 呈 現 空 房 修 繕 的 狀 況 這 個 房 間 目 前 呈 現 待 掃 的 狀 況 住 房 狀 況 下 正 在 打 掃 及 未 收 款 1000 還 有 設 定 鬧 鈴, 且 有 進 退 房 的 時 間 這 是 一 般 空 房 可 賣 房 的 的 狀 況 3
2-2 住 房 作 業 所 謂 住 房 作 業 即 是 當 旅 客 進 入 飯 店 / 旅 館 住 宿 時, 接 待 人 員 為 其 辦 理 住 宿 的 程 序 在 靈 知 WEB HOTEL 軟 体 中 有 三 種 方 式 可 供 做 這 項 動 作, 以 下 就 為 您 介 紹 其 操 作 方 法 及 步 驟, 方 法 有 三 種 : 2-2-1 住 房 作 業 操 作 程 序 : 一 在 欲 給 旅 客 住 宿 的 房 號 方 格 上 滑 鼠 按 左 鍵 選 住 宿 ( 如 圖 2-2-1) ( 圖 2-2-1) 二 可 以 直 接 在 鍵 盤 上 按 Home 鍵 後 輸 入 欲 排 房 間 之 房 號 ( 如 圖 2-2-2) ( 圖 2-2-2) 三 點 擊 快 捷 圖 示 列 上 圖 示 再 點 選 欲 住 房 間 之 方 格 即 可 以 上 三 個 動 作 都 只 代 表 當 有 客 戶 住 宿 時 你 要 辦 理 住 房 時 的 第 一 個 動 作 確 認 客 戶 要 住 房 的 房 4
間 號 碼 當 利 用 以 上 三 種 方 式 其 中 一 種 進 行 進 房 作 業 時 會 跳 出 如 圖 2-2-3 所 示 的 內 容 ( 圖 2-2-3) 上 圖 看 起 來 一 般 初 學 者 一 定 會 感 覺 怎 麼 那 麼 複 雜, 這 個 畫 面 大 可 分 為 二 部 份, 左 邊 是 飯 店 辦 理 住 房 的 基 本 資 料 輸 入 ( 包 含 房 價 折 扣 / 收 款 方 式 / 住 休 狀 況.. 等 等 ), 而 右 邊 則 是 客 戶 的 基 本 資 料 先 以 左 半 部 來 說 明 : 櫃 檯 人 員 所 需 要 做 的 是 先 確 認 房 號 是 否 為 客 戶 欲 住 的 房 號 查 詢 方 式 一 般 預 設 住 宿 為 姓 名, 休 息 為 車 號 左 圖 為 姓 名 查 詢, 輸 入 客 戶 姓 名 後 按 查 詢 以 確 認 該 客 戶 是 否 來 過 查 詢 方 式 也 可 以 選 車 號 證 號 公 司 等 當 櫃 檯 接 待 人 員 輸 入 住 客 姓 名 按 查 詢 後 會 有 二 種 情 況, 第 一 是 這 個 客 戶 來 過 了 軟 体 會 如 何 呈 5
現, 第 二 是 這 個 客 戶 未 來 過 軟 体 會 如 何 呈 現, 稍 後 再 為 您 介 紹 在 圖 2-2-3 中 旅 客 資 料 查 詢 後, 接 著 要 確 認 住 房 資 訊 如 下 : 人 數 : 此 房 間 的 住 房 人 數 ( 系 統 會 自 動 代 入 房 間 基 本 資 料 設 定 之 預 設 人 數 ) 預 退 日 : 旅 客 預 定 退 房 的 日 期 天 數 : 預 住 天 數 ; 這 個 選 項 會 隨 著 預 定 退 房 日 期 而 自 行 增 減 住 休 狀 況 : 目 前 分 為 休 息 / 住 宿 / 月 租 三 種 方 式 ( 月 租 由 房 間 基 本 資 料 設 定 ) 專 案 : : 這 個 選 項 需 要 在 基 本 資 料 內 專 案 設 定 有 資 料 才 可 供 選 擇, 代 表 客 戶 是 屬 於 什 麼 專 案 來 住 房, 以 便 做 行 銷 統 計 報 紙 : 提 供 旅 客 報 紙 種 類 套 裝 住 房 : : 這 個 選 項 同 專 案 一 樣 需 要 在 基 本 資 料 / 套 裝 住 房 設 定 內 有 建 檔 才 可 選 擇 系 統 會 過 濾 符 合 此 房 型 之 套 裝. 房 價 / 服 務 費 / 合 計 : : 房 租 及 服 務 費 總 計 住 足 12 小 時 : : 中 午 12:00 以 前 住 房 才 有 此 功 能 ; 一 般 飯 店 如 果 早 上 住 房 都 只 給 予 12 住 到 隔 天 : : : : 小 時 的 住 宿 時 間, 例 如 早 上 8:00 住 房, 退 房 時 間 為 當 天 晚 上 8:00, 超 時 計 算 加 休 費 折 扣 : : 顯 示 選 定 之 折 扣 中 午 12:00 以 前 住 房 才 有 此 功 能 ; 旅 客 於 早 上 住 房 選 擇 住 宿 至 隔 天 退 房 (1 住 1 前 加 休 ), 住 房 時 間 至 中 午 12:00 之 部 份, 會 產 生 前 加 休 費 用 修 改 折 扣 : : 點 選 後 可 做 房 價 折 扣 的 修 改, 基 本 資 料 / 等 級 房 價 折 扣 表 內 需 要 先 行 建 立 資 料 NET : : : 在 所 有 提 供 的 房 價 折 扣 上 找 不 到 所 需 之 折 扣 時, 可 以 用 NET 直 接 輸 入 房 價 收 款 方 式 : : 選 擇 旅 客 的 付 款 方 式 ( 現 金 / 信 用 卡 / 電 匯 等 ) 禮 券 編 號 : 多 筆 收 款 : 當 旅 客 拿 禮 券 來 折 抵 房 租 時 可 以 輸 入 禮 券 編 號, 以 禮 券 抵 扣 房 價 ( 當 系 統 有 設 定 禮 券 編 號 管 理 時 才 會 出 現 ) 當 旅 客 要 求 要 分 現 金 及 其 他 付 款 方 式 時, 可 使 用 此 項 功 能, 先 在 金 額 空 格 內 輸 入 金 額, 選 收 款 方 式 再 按 新 增 即 可, 並 可 重 複 此 一 動 作, 做 多 種 收 款 方 式. 所 付 金 額 大 於 或 小 於 房 價 時, 亦 可 使 用 此 功 能 操 作 房 客 資 料 : 顯 示 旅 客 基 本 資 料 在 圖 2-2-3 當 你 輸 入 客 戶 姓 名 按 查 詢 後, 旅 客 未 來 過 會 出 現 如 ( 圖 2-2-4) 所 示, 只 要 按 新 增 即 可 加 入 該 客 戶, 並 會 跳 出 客 戶 個 人 資 料 管 理 ( 圖 2-2-5) 供 輸 入 資 料 也 可 按 存 檔 後, 再 行 補 填 ( 旅 客 資 料 補 登 ) 6
( 圖 2-2-4) 這 個 地 方 要 注 意 的 是, 當 你 輸 入 全 名 時, 如 果 系 統 中 只 有 一 筆 符 合 的 旅 客 資 料, 系 統 會 自 動 帶 出, 不 會 出 現 圖 2-2-4, 反 之, 當 你 輸 入 客 戶 資 料 後 有 顯 示 多 筆 客 戶 資 料, 只 要 按 選 取 F2 或 Enter 選 取 即 可, 查 詢 客 戶 資 料 不 一 定 要 輸 入 全 名, 例 如 : 王 小 明 你 可 以 只 需 輸 入 王 後 按 查 詢 後 就 會 列 出 所 有 姓 王 的 客 戶 供 您 選 取 如 果 你 是 按 新 增 按 鈕 後 會 跳 出 如 ( 圖 2-2-4) 所 示 7
( 圖 2-2-5) 這 個 頁 面 是 讓 你 輸 入 該 客 戶 基 本 資 料, 你 也 可 以 按 F2 存 檔 先 行 跳 過, 爾 後 再 行 補 填 即 可 ( 住 房 補 登 ), 爾 後 會 在 個 人 旅 客 管 理 為 您 介 紹 當 你 完 成 以 上 所 有 動 作 時, 在 主 畫 面 你 選 擇 的 房 間 方 格 就 會 出 現 住 房 資 訊, 方 格 的 顏 色 會 變, 就 完 成 了 這 個 章 節 的 重 點 - 住 房, 顏 色 的 變 化 會 隨 您 的 設 定 會 有 所 不 同, 在 畫 面 顏 色 位 置 設 定 會 為 您 介 紹 當 然 休 息 旅 客 也 是 同 住 房 的 做 法 2-2-2 住 房 取 消 住 房 程 序 : 目 的 : 當 入 錯 房 號 或 住 房 後 旅 客 臨 時 取 消 住 房, 可 使 用 此 程 序 將 已 住 房 之 房 間 取 消 住 房 ( 系 統 會 控 制 在 容 許 之 時 間 內 才 可 辦 理 取 消 住 房, 取 消 住 房 後, 如 同 未 住 過, 但 系 統 會 記 錄 一 筆 取 消 住 房 記 錄 ) 操 作 方 式 : 只 要 滑 鼠 移 到 該 房 間 方 格 上 按 左 鍵 選 擇 取 消 住 房 後 按 確 定, 這 間 房 間 就 會 變 成 待 掃 狀 態, 如 果 房 間 未 使 用 且 確 定 是 乾 淨 的, 再 選 快 捷 圖 示 列 圖 示 並 在 要 取 消 的 房 間 方 格 上 按 左 鍵, 該 房 間 就 會 回 復 空 房 的 狀 態 8
2-2-3 住 房 作 業 - 團 体 住 房 : 有 時 散 客 同 一 群 人 一 起 來 但 人 數 過 多, 需 要 住 宿 房 間 不 止 一 間, 此 時 就 可 以 利 用 到 團 体 住 房 的 功 能, 快 速 做 整 批 住 房 首 先 我 們 點 選 功 能 列 接 待 出 納 下 拉 選 單 的 團 体 住 房 查 詢 房 客 姓 名 可 以 直 接 點 這 裡 拉 選 房 間 ( 圖 2-2-6) 如 圖 2-2-6 所 示, 跟 一 般 住 房 的 操 作 介 面 很 類 似, 一 樣 輸 入 客 戶 姓 名 然 後 按 查 詢, 之 後 選 擇 欲 給 予 住 房 的 房 間 ( 可 以 直 接 點 選 左 邊 房 號 然 後 按 這 個 圖 示 將 房 間 選 定 ), 再 來 確 認 折 扣 跟 房 價 及 收 款 方 式 無 誤 後 就 可 以 按 下 確 定 完 成 團 體 住 房 ( 整 批 住 房 ), 住 宿 後 各 房 間 住 客 姓 名 如 果 要 登 記 成 各 別 住 客 之 姓 名 時, 請 從 住 房 補 登 作 業 內 的 新 增 旅 客 姓 名 做 新 增 查 詢 ; 整 批 住 房 的 房 間 折 扣 必 需 相 同 2-3 住 房 後 續 消 費 作 業 一 般 旅 客 在 住 房 後, 其 他 消 費 行 為 產 生 時, 應 該 如 何 處 理? 比 如 說 旅 客 要 買 泡 麵, 礦 泉 水, 菸 等, 該 如 何 做? 9
2-3-1 住 房 補 登 資 料 作 業 : 在 旅 客 住 房 方 格 上 按 左 鍵 選 住 房 補 登 資 料, 如 ( 圖 2-3-1) 當 你 在 住 房 補 登 資 料 上 點 一 下 後 便 會 跳 出 這 個 房 間 的 資 料 內 容, 如 ( 圖 2-3-2) ( 圖 2-3-1) 當 你 看 到 這 個 畫 面 時 可 能 又 會 有 一 種 怎 麼 又 那 麼 複 雜 的 心 理 產 生, 先 別 這 麼 快 下 這 個 斷 論, 基 本 上, 這 上 面 有 很 多 功 能 在 住 房 作 業 時 就 已 經 學 過, 一 一 介 紹 過 後 你 就 會 很 明 白 的 了 解 基 本 上 你 可 以 把 這 個 圖 分 為 二 列 來 看, 上 面 列 歸 類 為 客 戶 資 料 及 消 費 相 關 修 改 的 資 料, 而 下 面 列 為 最 旅 客 住 房 中 所 有 消 費 內 容 及 消 費 新 增 的 功 能 10
( 圖 2-3-2) 上 半 部 說 明 : 相 同 於 住 房 作 業 的 有 折 扣 修 改 / NET / 修 改 預 住 天 數 / 旅 客 資 料 補 登 會 跳 出 如 ( 圖 2-3-2) 供 你 輸 入 / 修 改 資 料, 在 這 邊 就 不 多 做 說 明 2-3-1-1 住 房 補 登 資 料 - 新 增 消 費 項 目 就 以 ( 圖 2-3-2) 來 說, 旅 客 要 買 一 包 菸, 這 時 櫃 檯 人 員 要 怎 麼 做? 先 進 入 住 房 補 登 資 料 後 在 消 費 項 目 下 拉 箭 頭 ( 圖 2-3-3) 選 擇 你 要 的 香 菸 項 目 後 按 新 增,, 下 方 就 會 出 現 新 增 的 項 目, 再 輸 入 單 價. 數 量. 折 扣 後 確 認 無 誤, 再 按 存 檔, 消 費 欄 內 會 增 加 此 筆 消 費 資 料, 如 ( 圖 2-3-4) 新 增 其 他 消 費 項 目 11
選 擇 旅 客 要 增 加 消 費 項 目 的 選 項, 此 處 的 選 項 要 在 消 費 科 目 設 定 內 增 加 ( 圖 2-3-3) 在 項 目 上 點 一 下 後 選 擇 修 改 就 能 修 改 其 單 價 / 數 量 / 折 扣 這 裡 會 出 現 是 由 何 人 經 手 辦 理 ( 圖 2-3-4) 12
可 做 消 費 修 改 的 時 間 是 受 限 於 系 統 參 數 的 消 費 修 改 限 制 時 間 XX 分 鐘 的 限 制, 在 後 面 參 數 設 定 部 份 會 詳 述 其 他 除 了 與 住 房 作 業 有 相 同 功 能 項 先 不 多 做 說 明 外, 住 房 補 登 資 料 在 ( 圖 2-3-2) 中 還 可 以 看 到 還 有 續 住 取 消 續 住 帳 務 轉 出 收 款 電 話 入 帳 帳 單 查 詢 等 功 能 選 項, 現 在 就 先 一 一 說 明 使 用 方 式 2-3-1-2 住 房 補 登 資 料 - 續 住 功 能 : 續 住 : 顧 名 思 意 就 是 旅 客 住 房 時 間 到 了 要 繼 續 住 房 的 功 能 在 往 後 章 節 會 有 更 詳 細 的 介 紹 2-3-1-3 住 房 補 登 資 料 - 帳 務 轉 出 : 帳 務 轉 出 : 所 謂 帳 務 轉 出 是 將 房 間 的 帳 款 轉 移 至 其 他 房 間 上, 由 其 他 房 間 付 款 當 你 按 下 帳 務 轉 出 方 塊 時 就 會 出 現 如 圖 2-3-5 所 示 這 裡 的 房 號 會 出 現 你 目 前 所 有 正 在 住 房 房 間 供 您 選 擇 ( 圖 2-3-5) 如 圖 2-3-5 可 以 很 清 楚 的 看 到 欲 轉 入 的 房 號 及 轉 出 金 額, 因 目 前 所 有 房 間 只 有 208 和 209 有 住 房, 所 以 只 能 看 到 209 號 房 的 出 現, 房 間 輸 入 209 或 在 209 上 快 點 二 下, 然 後 在 轉 出 金 額 上 輸 入 欲 轉 給 209 號 房 多 少 金 額 後 按 右 方 的 確 定 轉 出 即 可 完 成 作 業 ( 這 裡 示 範 的 是 把 208 的 1000 元 房 租 全 數 轉 給 209 號 房 )( 轉 出 金 額 亦 可 以 滑 鼠 點 選 房 租 或 其 他 消 費 或 合 計 金 13
額, 金 額 會 自 動 代 入 ) 2-3-1-4 住 房 補 登 資 料 - 收 款 : 收 款 : 當 有 其 他 消 費 產 生 或 住 房 收 款 方 式 選 擇 賒 帳 的 話, 在 住 房 補 登 資 料 內 的 收 款 就 能 幫 助 你 做 款 項 結 清 的 動 作, 爾 後 在 其 它 地 方 如 有 收 款 功 能, 均 是 如 此. 如 ( 圖 2-3-6) ( 圖 2-3-6) 在 住 房 補 登 資 料 內 按 收 款 方 塊 會 出 現 如 上 圖 所 示, 可 以 做 未 收 款 的 收 款 作 業, 可 以 選 擇 現 金 收 款 / 招 待 / 信 用 卡 等 如 上 圖 的 各 項 選 擇 這 裡 的 實 付 總 額 1050 是 可 以 做 修 改 的, 可 以 分 不 同 收 款 方 式 做 收 款 動 作, 如 果 收 款 超 過 實 付 總 額, 多 出 的 金 額 會 呈 現 負 數, 代 表 旅 客 之 預 付 款 按 確 認 鍵 即 可 完 成 作 業 14
2-3-1-5 住 房 補 登 資 料 - 電 話 入 帳 : 電 話 入 帳 : 本 系 統 可 以 連 接 電 話 計 費 系 統, 如 果 使 用 飯 店 有 連 接 的 話 在 這 個 地 方 會 出 現 房 客 撥 打 電 話 的 電 話 費, 選 擇 電 話 入 帳 的 話 是 把 電 話 費 入 消 費 項 目 以 便 先 結 電 話 帳 之 款 項 ( 除 非 房 客 要 先 結 電 話 帳 或 長 期 住 客 要 定 期 結 電 話 帳, 才 做 此 功 能, 因 為 退 房 時 電 話 帳 會 自 動 入 帳 ) 2-3-1-6 住 房 補 登 資 料 - 帳 單 查 詢 : 帳 單 查 詢 : 這 項 功 能 是 預 覽 消 費 帳 單 並 可 直 接 由 印 表 機 列 印 出 來 如 圖 (2-3-7) ( 圖 2-3-7) 這 個 地 方 要 注 意 的 是, 有 沒 有 安 裝 印 表 機 驅 動 程 式, 如 果 沒 有 接 印 表 機, 可 以 單 純 安 裝 任 一 款 印 表 機 驅 動 程 式, 例 如 Epson LQ-300, 否 則 報 表 會 出 不 來 上 面 有 幾 個 按 扭, 就 其 說 明 使 用 方 法 : 列 印 : 列 印 出 畫 面 的 帳 單 列 印 設 定 : 可 以 設 定 印 表 機 內 容 的 紙 張 及 進 階 設 定 或 是 選 擇 列 印 印 表 機 報 表 存 檔 : 報 表 可 以 另 行 存 檔, 檔 案 副 檔 名 為 *.qrp, 可 以 另 外 用 Client 目 錄 下 的 QRPReader.exe 的 報 表 讀 取 程 式 開 啟 報 表 ( 例 如 : 主 管 不 在 公 司 或 電 腦 沒 有 飯 店 系 統 時, 可 用 QRPReader.exe 來 閱 覽 報 表 ) Email : 可 將 此 報 表 以 附 加 報 表 檔 之 方 式 E-mail 出 去 ( 對 方 電 腦 必 須 有 系 統 提 供 之 報 表 檔 閱 覽 報 表 ) 15
2-3-1-7 住 房 補 登 資 料 公 私 帳 帳 單 印 印 : 公 私 帳 使 用 時 機, 當 住 客 要 求 帳 單 中, 部 份 消 費 由 公 司 付 ( 公 帳 ), 部 份 消 費 自 己 付 ( 私 帳 ), 並 可 依 住 客 需 求, 列 印 公 帳 ( 帳 單 帶 回 公 司 報 帳 ) 或 是 私 帳 帳 單. 當 消 費 資 料 有 一 筆 以 上 設 定 私 帳 時, 點 選 帳 單 查 詢 時 才 會 出 現 公 私 帳 列 印 選 單, 如 圖 (2-3-8) ( 圖 2-3-8) 公 私 帳 設 定 : 點 選 要 設 定 的 消 費, 再 點 選 公 私 帳, 消 費 中 的 私 帳 內 容 會 呈 現 Y, 此 為 私 帳, 私 帳 資 料 如 果 要 改 為 公 帳, 再 點 選 一 次 公 私 帳 即 可 ( 消 費 私 帳 欄 位 會 呈 現 空 白 ), 如 圖 (2-3-9) ( 圖 2-3-9) 2-3-1-7 住 房 補 登 資 料 設 定 結 清 區 間 帳 單 : 此 功 能 應 用 在 有 長 期 住 客, 且 住 宿 期 間 會 結 算 部 份 消 費, 由 於 住 客 可 能 住 好 幾 個 月 以 上, 帳 務 上 可 能 有 數 十 筆 以 上 消 費, 如 果 住 客 要 結 清 部 份 帳 務 時, 由 於 帳 務 太 多, 不 知 道 之 前 到 底 付 了 那 些 帳 務, 如 果 使 用 設 定 結 清 功 能, 就 可 以 設 定 結 清 日 期, 只 列 印 結 清 日 期 後 的 消 費, 並 且 於 結 清 狀 況 顯 示 中, 可 選 擇 全 部 / 已 結 清 / 未 結 清. 依 消 費 明 細 列 出 未 結 清 帳 單 : : 列 印 消 費 明 細 中 未 設 定 結 清 的 消 費 帳 單 依 設 定 的 結 清 日 期 後 之 帳 單 : : 需 先 設 定 結 清 時 間 後, 再 點 選 此 功 能 可 列 印 出 設 定 結 清 時 間 以 後 的 所 有 帳 務 設 定 結 清 : : 點 選 設 定 結 清, 並 輸 入 日 期 時 間, 如 ( 圖 2-3-10) 16
( 圖 2-3-10) 2-4 住 房 續 住 作 業 一 般 旅 客 住 房 大 多 都 是 住 一 天, 但 有 些 旅 客 會 連 續 住 多 日, 在 軟 体 方 面 的 操 作 說 明 飯 店 一 般 的 退 房 時 間 都 是 定 在 中 午 左 右, 當 超 過 時 間 不 是 辦 理 加 休 就 是 續 住, 而 續 住 方 式 也 有 二 種, 第 一 是 在 住 房 補 登 資 料 內 直 接 按 續 住, 第 二 是 在 房 間 方 格 上 按 滑 鼠 左 鍵 選 擇 續 住 2-4-1 住 房 續 住 操 作 程 序 一 : 第 一 在 住 房 補 登 資 料 直 接 按 續 住, 會 先 問 你 是 否 要 續 住, 按 是 會 顯 示 如 ( 圖 2-4-1) 所 示 這 裡 會 出 現 續 住 第 2 天 ( 圖 2-4-1) 17
如 圖 2-4-1, 多 出 一 筆 208 續 住, 如 果 房 價 有 服 務 費, 會 再 多 一 筆 服 務 費 的 消 費. 這 裡 的 先 決 條 件 是 住 房 時 間 需 要 超 過 退 房 時 間 後 按 續 住, 否 則 時 間 未 到 退 房 時 間 按 續 住 的 話 會 出 現 退 房 時 間 未 到 是 否 強 制 續 住, 按 是 的 話 還 是 可 以 讓 你 強 制 續 住 的, 在 消 費 合 計 也 會 加 上 第 二 天 的 房 租 金 額 ( 系 統 參 數 可 設 定 可 住 時 間 未 到 是 否 強 制 續 住 ) 2-4-2 住 房 續 住 操 作 程 序 二 : 第 二 直 接 在 房 間 方 格 上 按 滑 鼠 左 鍵, 選 擇 續 住, 如 ( 圖 2-4-2) 這 裡 有 出 現 漏 斗 圖 示 是 因 為 他 已 到 退 房 時 間 的 警 示 圖 示 ( 圖 2-4-2) 續 住 後, 畫 面 會 直 接 把 該 房 間 變 為 續 住 房 的 顏 色 及 在 消 費 金 額 也 會 多 出 一 天 的 房 租 費 如 ( 圖 2-4-3) 這 是 做 續 住 後, 在 主 畫 面 所 呈 現 的 畫 面, 消 費 金 額 已 由 原 來 的 1000 變 成 2000, 多 了 一 天 的 房 租 費 ( 圖 2-4-3) 到 了 這 裡, 如 果 進 入 住 房 補 登 作 業 時 也 一 樣 會 出 現 如 圖 2-14 的 的 顯 示 方 式. 18
2-5 一 般 住 房 換 房 作 業 2-5-1 散 客 已 住 房 - 換 房 作 業 飯 店 旅 客 一 般 常 碰 到 對 安 排 的 房 間 不 滿 意 的 情 況, 當 旅 客 辦 理 住 房 後 欲 辦 理 換 房 時, 櫃 檯 接 待 人 員 要 怎 麼 做? 辦 理 退 房 再 另 一 間 辦 住 房 嗎? 當 然 不 是, 這 樣 的 話 帳 會 出 現 多 一 間 住 房 的 房 帳, 那 要 怎 麼 做 呢? 以 下 就 對 這 個 操 作 方 式 做 說 明 : 取 消 住 房 再 排 另 一 間 房 間 也 是 一 種 應 變 方 式, 但 正 確 的 方 式 是 在 快 捷 圖 示 列 上 按 這 個 圖 示 後 再 選 擇 原 住 房 房 間 後, 再 按 欲 更 換 的 房 間 後 會 跳 出 如 ( 圖 2-5-1) 這 裡 有 可 供 選 擇 的 折 扣, 如 果 沒 有 的 話 需 要 至 等 級 房 價 折 扣 表 內 去 新 增 ( 圖 2-5-1) 如 果 價 錢 要 維 持 原 房 價 價 錢 的 話 就 點 取 消, 如 果 有 要 改 變 房 價 折 扣 的 話 可 以 在 上 方 選 擇 欲 給 與 的 折 扣 後 按 選 取 即 可 2-6 住 房 加 休 作 業 2-6-1 住 房 加 休 操 作 程 序 : 退 房 時 超 過 可 住 時 間, 超 過 的 時 間 要 計 算 加 休 費, 首 先 先 在 房 間 上 按 滑 鼠 左 鍵 然 後 選 加 休,( 設 定 之 加 休 節 數 並 不 代 表 要 收 加 休 費 之 節 數, 只 會 在 加 休 時 間 到 時, 系 統 才 會 再 出 現 逾 時 圖 示 及 語 音 告 警, 以 實 際 逾 時 之 時 間 計 算 加 休 費 ) 如 ( 圖 2-6-1)( 圖 2-6-2) 19
( 圖 2-6-1) 選 擇 圖 2-3-15 的 加 休 後 會 跳 出 圖 2-3-16 的 加 休 設 定, 這 個 範 例 我 們 是 選 加 休 5 節, 畫 面 上 就 會 出 現 加 5 休 的 註 記, 然 而 這 是 暫 時 的 註 記 功 能, 至 於 加 休 費 用 的 出 現 是 要 在 費 用 相 關 設 定 內 設 定, 在 往 後 章 節 會 說 明 其 設 定 方 式 及 相 關 聯 的 部 份 ( 圖 2-6-2) 20
2-7 退 房 結 帳 相 關 作 業 飯 店 有 住 房 當 然 就 會 有 退 房, 因 為 旅 客 退 房 後 這 間 房 間 才 可 以 再 賣 給 下 一 個 房 客, 退 房 要 如 何 作 呢? 首 先 要 確 認 的 是 該 退 房 是 那 一 間 房 間? 做 法 步 驟 也 有 二 種 方 式 : 2-7-1 主 畫 面 做 退 房 操 作 程 序 : 在 欲 退 房 房 號 上 按 滑 鼠 左 鍵 選 遷 出 / 退 房, 如 ( 圖 2-7-1): ( 圖 2-7-1) 2-7-2 利 用 快 捷 列 功 能 退 房 : 二 在 圖 示 快 捷 列 上 點 這 個 圖 示 再 去 點 欲 退 房 的 房 間 方 格 即 可 當 你 利 用 以 上 兩 種 方 式 任 何 一 種 方 式 都 會 跳 出 如 ( 圖 2-7-2) 的 退 房 畫 面 21
新 增 的 消 費 項 目 都 會 出 現 在 這 個 地 方 ( 圖 2-7-2) 圖 2-7-2 就 是 我 們 的 退 房 作 業, 是 不 是 跟 住 房 補 登 的 畫 面 有 些 類 似 呢, 這 裡 所 要 注 意 的 是 所 要 待 退 的 房 間 是 否 為 你 所 選 的 房 間, 他 的 未 付 金 額 跟 應 收 合 計 是 否 正 確 及 消 費 項 目 的 所 有 內 容 是 否 正 確, 是 否 有 加 休 費, 當 你 確 認 後 直 接 按 確 定 退 房 就 完 成 退 房 作 業 在 這 個 畫 面 還 有 收 款 跟 帳 單 查 詢 兩 個 按 鈕 及 消 費 項 目 : 收 款 : 當 退 房 時 的 付 款 方 式 為 多 種 收 款 時, 才 使 用 此 功 能, 其 功 能 與 主 畫 面 收 款 操 作 方 式 相 同 帳 單 查 詢 : 當 你 按 下 這 個 按 鈕 後 會 出 現 這 個 房 客 的 住 房 帳 單, 如 ( 圖 2-7-3), 也 可 列 印 出 來 給 旅 客 消 費 項 目 : 如 果 櫃 檯 發 現 退 房 時 金 額 不 對, 有 某 項 消 費 未 輸 入 怎 麼 辦? 這 時 就 需 要 用 到 消 費 項 目 來 增 加 22
( 圖 2-7-3) 2-8 退 房 賒 帳 收 回 處 理 何 謂 退 房 賒 帳? 也 就 是 退 房 後 的 應 收 帳 款, 意 思 就 是 旅 客 退 房 掛 賖 帳 ( 退 房 時 未 結 清 帳 款 ), 日 後 再 向 其 公 司 或 住 客 請 款, 操 作 如 下 : 2-8-1 退 房 賒 帳 步 驟 : ( 圖 2-8-1) 23
如 ( 圖 2-8-1) 選 擇 收 款 方 式 為 賒 帳 後 按 確 定 退 房, 這 時 會 跳 出 賒 帳 收 回 登 錄 作 業 選 擇 付 款 別 / 輸 入 請 款 人 後 按 確 定 完 成 賖 帳 作 業. 詳 細 說 明 如 下 : 選 擇 付 款 別 : 個 人 : 針 對 旅 客 個 人 請 款 公 司 : 針 對 公 司 請 款 掛 其 它 公 司 : 針 對 其 它 公 司 請 款 輸 入 請 款 人 : 如 果 請 款 的 對 像 不 是 住 客 時, 輸 入 請 款 人, 日 後 賖 帳 收 回 時, 才 能 針 對 請 款 人 請 款. 發 票 開 立 : 有 勾 選 時 才 會 帶 出 發 票 開 立, 否 則 要 去 已 退 房 查 詢 再 作 發 票 開 立. 如 ( 圖 2-26 所 示 ( 圖 2-8-2) ( 圖 2-8-2) 賖 帳 後 的 應 收 帳 款 該 如 何 收 回, 在 功 能 列 上 找 到 接 待 出 納 賒 帳 收 回 登 錄 作 業 2-8-2 賒 帳 帳 款 單 筆 收 款 作 業 : 一 般 賒 帳 收 回 有 分 單 筆 跟 多 筆 收 款 兩 種 方 式 以 方 便 作 業, 如 ( 圖 2-8-3) 24
可 以 點 下 這 個 按 鈕 收 款 ( 圖 2-8-3) 在 圖 2-8-3 可 以 很 清 楚 的 看 到 剛 才 賒 帳 的 那 一 筆 未 收 款 先 選 擇 查 詢 條 件 及 查 詢 日 期, 找 出 所 要 收 回 的 賖 帳 記 錄, 先 點 選 該 筆, 再 點 收 款 這 個 按 鈕 就 會 出 現 單 筆 收 款 及 多 筆 收 款 兩 個 選 項 供 選 擇, 這 裡 我 們 以 單 筆 收 款 說 明 選 擇 單 筆 收 款 後 會 跳 出 如 ( 圖 2-8-4) 的 介 面 出 來 這 裡 會 出 現 這 筆 未 收 款 的 收 款 內 容, 要 注 意 的 是 付 款 種 類 跟 實 付 金 額 是 否 正 確 後 就 可 以 按 確 定 收 款 這 個 地 方 的 日 期 為 影 響 交 班 報 表 的 顯 示 日 期 ( 圖 2-8-4) 25
當 你 按 下 確 定 完 成 賒 帳 收 款 動 作 時 會 變 成 如 ( 圖 2-8-5) 的 顯 示 方 式 : 賒 帳 日 期 跟 收 款 日 期 是 不 一 樣 的 哦, 而 交 班 交 接 報 表 是 以 收 款 日 期 為 主 要 顯 示, 後 面 章 節 會 詳 述. ( 圖 -2-8-5) 這 時 就 會 很 清 楚 的 看 到 這 筆 款 項 已 經 賒 帳 收 回, 且 清 楚 的 列 出 收 款 日 期, 這 樣 就 算 完 成 了 這 筆 未 收 / 應 收 帳 款 的 收 款 作 業, 而 在 報 表 上 的 顯 示 會 以 賒 回 字 樣 表 示 這 筆 款 項 內 容 哦 賖 帳 收 回 並 不 一 定 要 整 筆 收 回, 以 上 例, 應 收 款 為 1000 元, 可 以 分 次 收 回, 例 如 只 收 回 500 時, 該 筆 記 錄 會 呈 現 應 付 金 額 :1000, 已 付 金 額 :500, 未 付 金 額 :500( 如 果 看 不 到, 請 將 水 平 捲 軸 向 右 拉 ) 2-8-3 賒 帳 帳 款 多 筆 收 款 作 業 : 一 般 飯 店 有 跟 公 司 簽 約 月 結 的 方 式 營 運, 這 時 當 這 間 公 司 的 員 工 來 住 房 時 都 以 賒 帳 來 處 理, 當 賒 帳 筆 數 多 時, 可 用 此 功 能 依 區 間 或 選 擇 多 筆 一 次 做 收 回 的 動 作, 省 去 逐 筆 收 回 之 步 驟, 可 使 用 此 多 筆 收 款 的 功 能 26
第 一 步 第 三 步 第 二 步 ( 圖 2-8-6) 當 你 按 下 多 筆 收 款 按 鈕 時 就 會 跳 出 如 ( 圖 2-8-6) 的 介 面, 這 裡 我 們 試 作 兩 筆 不 同 金 額 不 同 收 款 人 之 賖 帳 收 回 作 業 第 一 步 : 先 確 認 要 查 詢 的 賒 帳 日 期 區 間 後 按 下 查 詢, 就 會 把 這 區 間 所 有 的 賒 帳 資 料 列 出 在 下 面 空 白 處 可 供 查 核, 或 是 選 擇 專 案 查 詢 第 二 步 : 這 裡 可 以 單 筆 收 跟 多 筆 一 起 收, 確 認 你 要 收 款 的 筆 數, 差 別 在 於 筆 數 左 邊 的 勾 是 否 有 出 現, 只 要 在 筆 數 上 按 滑 鼠 左 鍵 便 可 以 讓 勾 出 現 及 消 失, 而 選 取 應 收 總 額 也 會 跟 著 有 勾 的 項 目 的 加 總 做 變 動 第 三 步 : 確 認 付 款 種 類 跟 日 期 後 便 可 按 確 定 收 款, 即 完 成 賒 帳 多 筆 收 款 作 業 2-9 取 消 退 房 作 業 2-9-1 主 畫 面 取 消 退 房 操 作 程 序 : 櫃 台 退 錯 房 間 或 旅 客 退 房 後, 因 故 必 須 繼 續 住 房, 此 時 必 須 取 消 退 房, 回 到 退 房 前 的 狀 態, 可 以 使 用 取 消 退 房 的 功 能, 注 意, 此 一 功 能 有 時 間 限 制, 於 系 統 參 數 內 的 取 消 退 房 時 間 XXX 分 做 控 制 27
方 法 : 首 先 在 退 房 的 房 間 方 格 上 按 滑 鼠 左 鍵 選 取 消 遷 出 ( 取 消 退 房 ), 如 ( 圖 2-9-1) 所 示 ( 圖 2-9-1) 圖 2-9-1 這 個 208 號 房 因 剛 才 退 房, 顯 示 為 待 掃 的 狀 態, 只 要 在 上 面 按 下 滑 鼠 左 鍵 就 能 選 取 取 消 遷 出 ( 取 消 退 房 ) 的 功 能, 之 後 會 問 你 是 否 要 取 消 退 房, 只 要 按 下 是 就 能 回 復 到 原 本 退 房 前 的 狀 態 2-10 已 退 房 資 料 查 詢 作 業 2-10 10-1 已 退 房 查 詢 操 作 方 式 : 飯 店 也 常 常 會 有 旅 客 前 幾 天 退 房, 過 幾 天 再 來 跟 飯 店 人 員 說 : 因 為 要 跟 公 司 請 款, 但 帳 單 不 見 了, 要 求 櫃 檯 人 員 補 印 帳 單, 這 時 該 怎 麼 做 呢? 只 要 知 道 客 戶 叫 什 麼 名 字 以 及 住 房 / 退 房 時 間 或 房 號, 便 可 查 詢 該 筆 住 房 帳 單 這 個 時 候 就 要 利 用 到 我 們 提 供 的 已 退 房 查 詢 的 功 能, 在 功 能 列 的 接 待 出 納 選 取 已 退 房 查 詢 後 點 滑 鼠 左 鍵 如 ( 圖 2-10-1) ( 圖 2-10-2) 28
當 你 點 下 滑 鼠 左 鍵 後 便 會 跳 出 已 退 房 查 詢 的 介 面 供 你 操 作, 如 ( 圖 2-10-3) 可 點 選 住 房 / 退 房 做 查 詢 條 件 可 以 補 開 發 票 跟 查 已 開 發 票 再 行 重 印 發 票 ( 圖 2-10-3) 當 出 現 這 個 畫 面 就 很 清 楚 的 可 以 看 到 可 以 從 住 房 日 期 退 房 日 期 房 號 下 去 查 詢, 並 可 以 補 開 帳 單 及 發 票, 也 可 以 依 客 戶 要 求 列 印 虛 帳 單, 當 你 選 擇 到 客 戶 資 料 後 只 要 在 上 面 點 選 後 按 帳 單 列 印, 就 可 以 把 他 原 先 列 印 的 帳 單 再 印 一 份 給 旅 客 2-10 10-2 已 退 房 查 詢 虛 帳 單 列 印 : 有 的 旅 客 會 要 求 去 除 消 費 明 細 中 的 某 些 項 目, 這 時 我 們 該 如 何 做 呢? 當 然 不 能 重 做 一 筆 住 房 資 料 再 印 囉, 這 時 的 虛 帳 單 列 印 就 派 上 用 場 首 先 在 已 退 房 查 詢 查 出 旅 客 所 要 求 的 那 筆 帳 單 ( 這 裡 我 們 選 擇 圖 2-10-4 的 第 四 筆 示 範 ), 滑 鼠 移 到 虛 帳 單 按 鈕 點 選, 這 時 就 會 跳 出 虛 帳 單 的 介 面, 如 ( 圖 2-10-5) ( 圖 2-10-4) 29
這 裡 你 會 很 清 楚 的 看 到 這 筆 帳 單 的 消 費 項 目 有 住 宿 香 菸 洗 衣 費 電 話 費 及 現 金 收 款 等 項 目, 現 金 收 款 是 全 部 加 起 來 的 總 計 金 額, 如 果 客 戶 說 他 只 要 住 宿 費, 其 他 的 不 要 印 在 帳 單 上, 請 把 香 菸 洗 衣 費 電 話 費 及 現 金 收 款 的 四 個 勾 拿 掉 ( 於 打 勾 處 快 點 二 下 ), 再 按 下 帳 單 預 覽 列 印, 即 可 印 出 所 要 的 虛 帳 單, 如 ( 圖 2-10-5) 及 ( 圖 2-10-6) 的 比 較 所 示 ( 圖 2-10-5) 圖 2-10-5 為 勾 全 選 狀 況 的 帳 單 圖 2-10-6 為 只 勾 選 住 宿 的 帳 單 ( 圖 2-10-6) 30
2-11 外 來 客 消 費 作 業 用 途 : 非 住 宿 客 之 消 費 及 不 入 房 間 帳 務 的 消 費 均 可 使 用 此 作 業, 例 如 旅 客 只 是 進 來 用 餐 甚 至 只 是 進 來 買 包 菸, 像 這 類 的 客 群 均 適 用 2-11 11-1 外 來 客 消 費 入 帳 操 作 程 序 : 在 軟 体 可 以 點 選 功 能 列 的 接 待 出 納 外 來 客 消 費 入 帳, 即 會 跳 出 外 來 客 消 費 入 帳 的 使 用 介 面, 如 ( 圖 2-11-1) 點 選 接 待 出 納 的 外 來 客 消 費 入 帳 ( 圖 2-11-1) 在 圖 2-11-1 可 以 看 到 消 費 項 目 / 新 增 / 修 改 / 刪 除 等 的 功 能 按 鈕, 是 不 是 跟 前 幾 章 介 紹 的 住 房 補 登 內 的 增 加 消 費 項 目 很 像 呢? 首 先 按 下 消 費 項 目 右 邊 的 下 拉 按 鈕 後, 選 擇 要 消 費 的 項 目 後 按 新 增, 如 ( 圖 2-11-2) ( 圖 2-11-2) 31
第 一 步 第 二 步 外 客 消 費 賖 帳 收 回 ( 圖 2-11-3) 如 圖 2-11-3 是 延 續 圖 2-11-2 的 外 來 客 消 費 操 作 第 一 步 : 我 們 選 擇 消 費 項 目 為 4205.002- 泡 麵 後 按 新 增 第 二 步 : 確 定 單 價 / 數 量 / 折 扣 是 否 正 確 及 選 擇 收 款 方 式 跟 輸 入 客 戶 名 稱,( 這 裡 示 範 的 是 賒 帳 方 式 ) 再 按 下 存 檔 即 完 成 外 客 消 費 新 增 動 作 * 外 客 消 費 使 用 賖 帳 的 情 況 較 少, 一 般 均 採 用 現 結 方 式, 如 下 : 如 果 是 現 結 時, 於 第 二 步 驟 的 收 款 方 式 選 擇 現 金 或 信 用 卡 等 收 款 方 式, 按 下 存 檔 後 即 完 成 外 客 消 費 賖 帳 收 回 : 請 先 找 到 要 收 回 之 賖 帳 記 錄, 按 下 賒 帳 收 款 按 鈕 後 在 下 方 的 空 白 處 就 會 出 現 一 筆 未 收 款 項 30 元, 再 來 選 擇 收 款 方 式 後 按 下 存 檔, 即 完 成 賖 帳 收 回 程 序 32
2-12 櫃 檯 交 班 交 接 作 業 2-12 12-1 如 何 叫 出 櫃 檯 交 班 交 接 作 業 : 這 個 作 業 是 讓 櫃 檯 人 員 交 班 交 接 事 項 的 作 業, 一 般 飯 店 的 櫃 檯 人 員 當 然 不 是 工 作 24 小 時, 但 飯 店 的 營 業 時 間 卻 是 24 小 時, 所 以 就 會 有 排 班 的 制 度 產 生, 而 交 班 作 業 的 用 意 就 在 於 此 現 在 就 來 介 紹 其 操 作 方 式 如 ( 圖 2-12-1) 為 交 班 交 接 作 業 介 面 點 選 功 能 列 接 待 出 納 櫃 檯 交 班 作 業 就 會 跳 出 如 圖 2-50 的 交 班 作 業 ( 圖 2-12-1) 上 圖 就 是 櫃 檯 交 班 作 業 的 操 作 介 面, 可 以 清 楚 的 看 到 上 頭 有 上 班 時 間 下 班 時 間 班 別 報 表 格 式 交 班 報 表 交 班 刪 除, 修 改 等 功 能 按 鈕 那 操 作 步 驟 跟 用 法 是 如 何? 現 在 就 一 步 一 步 為 您 介 紹 33
2-12 12-2 交 班 交 接 作 業 - 操 作 步 驟 : 一 般 櫃 檯 都 會 有 上 下 班 的 時 間, 而 這 個 上 班 時 間 跟 下 班 時 間 的 定 義 也 是 為 此 而 設 計 的 也 是 這 個 功 能 操 作 的 第 一 歩 : ( 圖 2-12-2) 我 們 先 以 圖 2-12-2 來 說, 這 裡 你 可 以 很 清 楚 的 看 到 有 上 班 時 間 下 班 時 間 班 別, 當 你 進 到 這 個 畫 面 時, 上 班 時 間 會 是 上 一 班 的 下 班 時 間, 這 裡 顯 示 的 時 間 是 2003.12.26 08:00:00, 而 下 班 時 間 是 你 點 進 這 個 交 班 作 業 時 電 腦 目 前 所 顯 示 的 時 間, 也 就 是 你 要 交 班 的 時 間 當 你 確 認 上 下 班 時 間 無 誤 後 可 以 點 這 個 按 鈕, 這 時 你 會 看 到 色 條 在 跑, 跑 完 就 會 呈 現 報 表 如 ( 圖 2-12-3) ( 圖 2-12-3) 這 就 是 交 班 報 表, 後 面 章 節 會 有 詳 細 的 介 紹 當 你 按 下 這 個 畫 面 右 上 角 的 離 開 圖 示, 就 會 詢 問 你 是 否 要 交 班 或 直 接 按 畫 面 上 的 34
交 班 也 可 以, 如 ( 圖 2-12-4) ( 圖 2-12-4) 當 你 按 下 是 時, 這 個 交 班 作 業 就 算 完 成, 而 資 料 也 會 在 下 面 列 一 筆 交 班 記 錄 如 ( 圖 2-12-5) 所 示 ( 圖 2-12-5) 在 這 裡 就 會 列 上 這 筆 的 交 班 資 料, 往 後 如 果 要 查 詢 的 話 只 要 在 這 列 資 料 上 快 點 二 下, 上 方 的 時 間 班 別 就 會 變 成 與 這 列 資 料 相 同, 亦 可 做 列 印 這 個 動 作 有 權 限 控 制 ( 上 限 人 員 設 定 -> 系 統 權 限 項 目 編 修 -> 上 下 班 記 錄 刪 除 修 改 權 限 必 須 有 開 放 ) 35
2-12 12-3 交 班 交 接 作 業 報 表 格 式 : 如 圖 報 表 格 式 可 選 擇 橫 式 直 式 136 行, 橫 式 及 直 式 可 用 A4 或 LETER 印 表 表 格 式 列 印, 而 136 行 必 須 使 用 支 援 136 行 列 印 的 印 表 機 列 印 2-12 12-4 交 班 交 接 作 業 刪 除 : 基 本 上 這 個 刪 除 的 動 作 是 因 為 交 班 後 有 調 整 交 班 區 間 的 帳 務 時, 需 要 重 新 交 班 時 使 用, 但 這 個 動 作 只 限 於 有 權 限 的 等 級 才 能 動 作 只 要 將 滑 鼠 移 至 需 要 刪 除 的 記 錄 上, 按 下 刪 除 會 再 詢 問 是 否 確 認 要 刪 除, 按 下 是 的 話 這 筆 資 料 就 會 刪 除 不 見 了, 需 要 重 新 交 班 如 ( 圖 2-12-6) 2-12 12-5 交 班 交 接 作 業 修 改 : ( 圖 2-12-6) 這 個 功 能 是 讓 當 櫃 台 於 交 班 後 輸 入 該 班 的 實 收 現 金 / 信 用 卡 / 其 他 收 入 後, 如 有 發 現 輸 入 錯 誤, 需 要 更 改 時, 按 下 修 改, 就 會 跳 出 如 圖 2-12-7 的 介 面, 此 功 能 也 只 限 有 權 限 主 管 作 業 這 裡 可 以 讓 你 變 動 班 別, 原 A 班 可 以 改 成 B 班 這 裡 可 更 改 上 下 班 時 間 這 裡 可 以 做 到 現 金 / 信 用 卡 / 其 他 等 金 額 的 備 住, 不 會 影 響 交 易 內 容 的 計 算 金 額 ( 圖 2-12-7) 36
2-13 接 待 出 納 報 表 區 : 在 功 能 列 接 待 出 納 下 拉 選 單 內, 除 了 一 些 之 前 介 紹 過 的 操 作 功 能 外, 還 有 一 些 報 表, 現 在 就 來 介 紹 這 些 報 表 及 功 能 2-13-1 交 班 交 接 記 錄 : 一 般 飯 店 在 櫃 檯 交 班 時, 會 將 未 處 理 交 辦 事 項 填 寫 於 交 接 簿, 讓 交 班 櫃 檯 處 理 交 辦 事 項 紙 上 作 業 不 容 易 查 詢 及 保 存, 這 個 功 能 就 可 解 決 這 個 問 題, 將 交 班 交 接 記 錄 輸 入 後, 可 以 很 方 便 的 查 詢, 也 節 省 了 紙 張 的 使 用 把 欲 交 待 的 事 項 輸 入 此 處 當 你 按 下 新 增 按 鈕 後 就 會 出 現 上 線 人 員 及 名 字 ( 圖 2-13-1) 如 圖 2-13-1 所 示, 點 選 櫃 檯 交 班 交 接 記 錄 所 顯 示 的 操 作 介 面 第 一 步 : 先 按 下 新 增 按 鈕, 這 時 會 把 目 前 上 線 人 員 及 時 間 寫 入 第 二 步 : 在 交 待 事 項 內 容 輸 入 欲 交 待 的 事 項 即 可, 輸 入 完 成 後 就 可 以 按 存 檔 右 圖 的 日 期 查 詢 區 可 直 接 查 詢 過 去 的 記 錄, 點 選 所 欲 查 詢 的 日 期, 交 待 事 項 區 就 會 呈 現 交 班 記 錄 2-13-2 其 他 消 費 流 水 明 細 報 表 : 這 報 表 是 用 來 做 除 了 房 租 外 的 消 費 項 目 流 水 明 細 的 查 詢, 點 選 功 能 列 接 待 出 納 下 拉 選 單 的 其 他 消 費 流 水 明 細 報 表 後 會 跳 出 如 圖 2-13-2 的 操 介 面 37
( 圖 2-13-2) 當 你 選 擇 起 始 跟 結 束 時 間 後, 按 下 確 定 就 會 依 消 費 項 目 列 表, 如 ( 圖 2-13-2) 所 示 如 果 有 設 定 區 分 多 櫃 台 帳 務 時, 只 要 列 印 某 一 櫃 台 的 帳 務 時, 請 輸 入 櫃 台 編 號 及 勾 選 限 制 本 櫃 台 輸 入 之 帳 務 ( 圖 2-13-3) 2-13-3 消 費 分 類 明 細 報 表 : 此 功 能 可 以 讓 你 選 擇 所 要 列 印 的 消 費 分 類 明 細 表 做 列 印 如 ( 圖 2-13-4) 所 示 ( 圖 2-13-4) 勾 選 欲 查 看 的 項 目, 只 要 勾 選 在 報 表 上 就 會 呈 現 如 圖 2-13-4, 我 們 輸 入 欲 查 詢 的 開 始 時 間 及 結 束 時 間, 選 擇 住 宿 禮 券 2 及 住 宿 這 二 個 分 類 項 38
目, 然 後 按 下 確 定 後 就 可 查 詢 到 如 圖 2-13-5 所 示 的 報 表 特 定 對 象 : 可 以 依 欲 查 詢 的 特 定 對 象 查 詢, 選 擇 對 象 後, 按 右 邊 的 查 詢 做 查 詢 再 點 選 確 定, 做 報 表 查 詢 列 印 ( 圖 2-13-5) 如 圖 2-13-5, 消 費 資 料 分 外 客 與 房 客 二 個 部 份 2-13-4 收 款 分 類 明 細 報 表 : 這 個 報 表 可 以 讓 我 們 查 詢 一 個 區 間, 收 款 分 類 的 明 細 報 表, 有 時 會 計 查 帳 時 可 以 用 到 ( 圖 2-13-6) 這 裡 同 消 費 分 類 明 細 表 一 樣 可 以 勾 選 要 看 的 收 款 項 目 如 圖 2-13-6 所 示, 我 們 選 擇 列 印 區 間 2005/11/19 00:00:00-2005/11/20 23:59:59, 查 詢 的 收 款 項 目 為 現 金 收 款, 點 選 確 定 後 呈 現 報 表 圖 2-13-6 39
( 圖 2-13-6) 如 圖 2-13-6 所 示, 當 你 勾 選 欲 查 看 的 收 款 分 類 項 目 後, 只 要 按 下 確 定 就 會 把 所 選 的 收 款 項 目 一 一 的 列 出 2-13-5 零 用 金 支 出 分 類 明 細 報 表 : 可 以 用 來 查 詢 一 個 區 間 的 零 用 金 支 出 明 細, 例 如 : 櫃 台 每 天 都 有 2000 元 的 零 用 金, 當 天 支 付 出 去 1000 元, 可 列 印 零 用 金 支 出 明 細 表, 用 以 向 會 計 申 請 1000 零 用 金 來 補 足 櫃 台 零 用 金 操 作 介 面 如 圖 2-13-7: ( 圖 2-13-7) 按 下 確 定 後, 會 呈 現 如 圖 2-13-8 40
( 圖 2-13-8) 2-13-6 禮 券 收 款 分 類 明 細 報 表 : 禮 券 收 分 類 明 細 表 跟 其 他 的 分 類 明 細 表 類 似, 差 別 在 這 裡 是 查 收 款 方 式 為 禮 券 收 款 的 收 款 分 類 項 目 的 分 類 報 表 ( 圖 2-13-9) 如 圖 2-13-9, 勾 選 欲 查 項 目 後 按 確 定, 即 會 帶 出 所 選 項 目 的 報 表 如 下 圖 2-13-10 所 示 ( 圖 2-13-10) 41
2-13-7 禮 券 銷 售 報 表 : 此 功 能 用 以 統 計 一 個 區 間 從 外 客 消 費 中, 銷 售 出 去 的 禮 券 明 細 數 量 及 金 額 ( 圖 2-13-11) 如 圖 2-13-11, 輸 入 查 詢 區 間 後 按 確 定, 報 表 如 圖 2-13-12 ( 圖 2-13-12) 2-13 13-8 套 裝 拆 帳 總 額 報 表 : 還 記 得 之 前 的 套 裝 住 房 設 定 嗎? 只 要 住 房 時 使 用 套 裝 住 房, 這 裡 就 會 統 計 套 裝 拆 帳 分 類 明 細 的 總 額 只 要 選 擇 欲 查 詢 的 時 間 區 間 後 或 選 擇 交 班 的 記 錄 後 按 確 定 就 會 出 現 報 表 如 圖 2-13-13 所 示 這 個 報 表 會 把 所 有 套 裝 的 明 細 做 總 額 列 表 ( 圖 2-13-13) 如 圖 2-13-14, 我 們 可 以 分 析 套 裝 的 各 個 明 細 項 目 總 額, 用 以 了 解 各 項 目 的 銷 售 情 形 42
( 圖 2-13-14) 2-13 13-9 套 裝 拆 帳 明 細 表 : 套 裝 拆 帳 總 額 表 是 以 套 裝 內 每 一 個 項 目 做 分 類 加 總, 而 套 裝 拆 帳 明 細 表, 會 依 項 目 分 類, 列 印 出 所 有 明 細 資 料 只 要 選 擇 欲 查 詢 的 時 間 區 間 後 或 選 擇 交 班 的 記 錄 後 按 確 定 就 會 出 現 報 表 如 圖 2-13-15 所 示 ( 圖 2-13-15) 按 下 確 定 鍵 就 會 帶 出 如 圖 2-13-16 所 示 的 報 表 ( 圖 2-13-16) 43
2-13 13-10 10 套 裝 銷 售 數 量 統 計 表 : 各 個 套 裝 銷 售 數 量 的 統 計, 可 以 了 解 一 個 區 間 內 的 套 裝 銷 售 情 形 如 圖 2-13-17 的 操 作 介 面, 輸 入 欲 查 詢 區 間 後 按 確 定 ( 圖 2-13-17) 圖 2-13-18 為 查 詢 出 來 的 套 裝 銷 售 數 量 統 計 表, 我 們 可 以 看 到 19-20 二 天, 賞 鯨 假 期 套 裝 共 賣 了 3 套 ( 圖 2-13-18) 2-13 13-11 11 客 房 報 紙 需 求 統 計 表 : 用 以 統 計 每 天 的 各 式 報 紙 的 需 求 統 計, 以 做 為 訂 購 及 分 發 報 紙 的 依 據 ; 當 住 宿 旅 客 需 求 報 紙 時, 在 住 房 作 業 中 我 們 可 以 輸 入 報 紙 種 類, 或 在 住 房 後, 在 該 房 間 點 選 滑 鼠 左 鍵, 選 擇 報 紙 需 求 數 變 更, 輸 入 報 紙 種 類 後, 這 個 功 能 能 幫 助 你 統 計 目 前 的 各 式 報 紙 需 求 數 當 你 點 選 房 客 報 紙 需 求 統 計 表 後 就 會 問 你 是 否 確 定 列 印 房 客 報 紙 需 求 統 計 表 如 圖 2-13-19, 這 時 按 下 確 定 就 會 跳 出 報 表, 如 圖 2-13-20 所 示 ( 圖 2-13-19) 44
如 圖 2-13-20, 中 國 時 報 需 求 2 份, 聯 合 及 自 由 各 1 份, 房 務 人 員 可 依 此 表 分 發 報 紙 到 需 求 房 間 ( 圖 2-13-20) 2-13-12 12 早 餐 需 求 統 計 表 : 旅 客 住 房 後, 在 該 房 間 點 選 滑 鼠 左 鍵, 選 擇 早 餐 需 求, 輸 入 早 餐 需 求 種 類 用 餐 日 期 用 餐 時 間 及 數 量 後, 飯 店 可 用 此 表 統 計 每 日 早 餐 的 需 求 數 量, 以 做 為 廚 房 早 餐 提 供 數 量 的 參 考 尤 其 是 有 些 飯 店 提 供 各 式 不 同 的 早 餐 時, 可 統 計 各 式 早 餐 需 求 數 另 外 可 以 設 定 早 餐 從 住 宿 費 拆 帳 功 能, 如 果 系 統 參 數 中 早 餐 每 份 扣 除 住 宿 收 入 xxx 元 有 設 定 時, 例 如 輸 入 100 元, 當 天 早 餐 10 份, 則 日 營 業 統 計 表 的 表 尾, 會 有 一 筆 早 餐 拆 帳 10 份 的 帳 務, 住 宿 費 會 減 少 1000, 餐 費 會 增 加 1000 操 作 介 面 如 圖 2-13-21 ( 圖 2-13-21) 從 圖 2-13-22, 可 以 很 清 礎 看 到 早 餐 需 求 : 中 式 早 餐 3 份, 法 式 及 西 式 各 2 份, 以 及 需 求 明 細 : 房 號 / 團 號 / 早 餐 種 類 / 數 量 / 時 間 / 房 客 姓 名 如 果 早 餐 是 分 配 到 各 個 房 間, 可 用 此 做 為 早 餐 派 送 的 依 據 45
( 圖 2-13-22) 2-13-13 預 定 扺 達 旅 客 名 單 查 詢 : 這 個 功 能 可 以 讓 櫃 檯 很 快 的 知 道 今 天 會 有 那 些 訂 房 的 客 戶 會 來 住 房 首 先 點 選 功 能 列 的 接 待 出 納 下 拉 選 單 預 定 扺 達 旅 客 名 單 查 詢 如 圖 2-13-23 所 示 點 選 這 裡 可 以 直 接 叫 出 這 筆 訂 單 ( 圖 2-13-23) 點 選 這 裡 可 以 叫 出 這 筆 客 戶 資 料 如 圖 2-13-23 當 有 訂 房 者 今 天 會 來 住 房 時, 就 會 有 方 格 顯 示 客 戶 的 基 本 資 料, 可 以 點 選 查 訂 房 ( 進 入 訂 房 作 業 並 叫 出 該 筆 訂 單 ) 查 旅 客 ( 旅 客 管 理 的 旅 客 資 料 ), 及 可 以 清 楚 看 到 公 司 及 備 註 還 有 所 要 住 的 房 號 資 料, 以 提 早 做 準 備, 例 如 201 號 房 要 提 供 水 果, 事 先 可 以 準 備 46
2-13-14 14 預 定 扺 達 旅 客 明 細 報 表 : 這 個 報 表 就 類 似 預 定 抵 達 旅 客 名 單 查 詢, 而 這 個 報 表 提 供 更 加 詳 細 的 分 類 查 詢, 及 提 供 列 印 功 能, 可 於 前 一 天 或 當 天 早 上 由 櫃 台 或 訂 房 組 將 此 表 列 印 後 送 到 櫃 台, 讓 櫃 台 可 以 事 先 做 準 備 及 事 先 知 道 有 那 些 旅 客 有 預 訂 當 天 住 房, 如 圖 2-13-24 所 示 為 預 定 扺 達 旅 客 明 細 報 表 的 操 作 介 面 ( 圖 2-13-24) 這 裡 我 們 可 以 選 擇 列 印 日 期 及 查 詢 方 式 可 以 選 擇 訂 房 日 期 / 住 房 日 期, 報 表 呈 現 的 方 式 可 以 選 擇 簡 單 標 準 詳 細, 客 戶 種 類 可 以 選 擇 全 部 列 印 或 團 体 散 客 及 業 務 來 源 選 擇 或 有 取 消 訂 房 記 錄 的 資 料 都 可 以 一 並 列 出, 這 裡 我 們 選 擇 住 房 日 期, 報 表 種 類 為 詳 細 的 全 部 客 戶 列 印 按 下 確 定 後 會 如 圖 2-13-25 所 示 47
由 於 資 料 過 長, 所 以 分 為 左 右 二 半 貼 圖 ( 圖 2-13-25) 如 圖 2-13-26 可 以 清 楚 的 看 到 20 日 當 天 來 住 房 的 客 戶 訂 房 資 料, 報 表 種 類 簡 單 / 標 準 / 詳 細, 請 自 行 列 印 比 較,136 行 列 印 則 需 要 136 行 印 表 機 才 可 印 列 2-13-15 15 預 定 扺 達 團 体 日 報 表 : 這 個 跟 預 定 扺 達 旅 客 明 細 表 是 相 同 的 意 思, 差 別 在 於 這 是 列 出 列 印 日 期 當 天 會 到 達 的 團 體 旅 客 預 定 抵 達 報 表 以 及 未 來 三 天 內 己 確 認 的 團 體 或 散 客 間 數 及 車 數 的 統 計 有 些 飯 店 會 將 這 張 報 表 列 印 給 飯 店 內 各 主 管, 隨 身 攜 帶, 以 了 解 當 天 訂 房 的 團 體 資 訊, 以 利 接 待 及 準 備 ( 圖 2-13-26) 如 圖 2-13-26, 當 你 點 選 功 能 列 接 待 出 納 下 拉 選 單 的 預 定 扺 達 團 体 日 報 表 後 會 跳 出 這 個 操 作 介 面, 選 定 日 期 後 按 下 確 定 即 可 帶 出 報 表, 如 圖 2-13-27 所 示 48
( 圖 2-13-27) 圖 2-13-28 可 以 看 到 2005/11/20 星 期 日 會 有 一 個 團 体 進 來 住 內 容 可 以 看 到 團 体 名 稱, 人 數, 客 戶 類 別, 公 司 行 號 及 預 離 日 期 等 等, 以 及 未 來 三 日 訂 房 團 體 / 散 客 間 數 住 宿 率 及 車 數 49