七 採 購 文 件 保 存 作 業 7.1 採 購 文 件 保 存 作 業 說 明 編 碼 工 作 項 目 作 業 程 序 說 明 及 控 制 重 點 法 令 依 據 與 參 考 資 料 使 用 表 單 7.1 採 購 文 件 保 存 作 業 說 明 採 購 法 第 107 條 檔 案 法 - 各 類 檔 案 保 存 年 限 基 準 一 作 業 程 序 說 明 ( 一 ) 機 關 之 採 購 案 於 訂 約 完 成 後, 相 關 招 決 標 之 採 購 文 件 屬 機 關 處 理 公 務 或 因 公 務 而 產 生 之 各 類 紀 錄 資 料 及 其 附 件, 採 購 單 位 應 依 檔 案 法 相 關 規 定 存 檔 保 存, 各 類 採 購 文 件 之 保 存 年 限, 請 依 檔 案 管 理 局 訂 定 檔 案 相 關 子 法 各 類 檔 案 保 存 年 限 基 準 表 之 行 政 類 規 定 ( 網 址 http://www.archives.gov.tw/ 公 務 人 員 / 下 載 專 區 下 載 相 關 規 定, 詳 閱 表 7.1.1 各 類 檔 案 保 存 年 限 基 準 表 (06 行 政 類 - 採 購 業 務 ), 及 表 7.1.2 機 關 檔 案 保 存 年 限 區 分 參 考 表 ; 若 各 類 檔 案 保 存 年 限 基 準 表 及 機 關 檔 案 保 存 年 限 區 分 參 考 表 皆 未 規 定 者, 請 各 機 關 洽 檔 管 人 員 辦 理 ( 二 ) 為 利 有 關 機 關 及 民 眾 借 閱 調 閱 或 查 詢, 採 購 案 之 採 購 文 件 存 檔 時, 由 於 採 購 文 件 較 一 般 公 文 資 料 繁 多, 建 議 宜 依 招 決 標 階 段 之 時 間 先 後, 建 立 000 案 採 購 文 件 存 檔 資 料 一 覽 表, 請 參 閱 表 7.1.2 採 購 文 件 存 檔 資 料 一 覽 表, 並 依 序 編 排 裝 訂 存 檔, 以 利 檔 案 管 理 採 購 文 件 屬 業 務 單 位 陳 報 者, 採 購 單 位 應 請 業 務 單 位 彙 送, 俾 利 檔 案 之 完 整 性 招 決 標 各 階 段 之 採 購 文 件 資 料 一 般 包 括 如 下 : 1. 採 購 案 之 招 決 標 方 式 評 估 過 程 之 簽 文 暨 附 件 2. 招 標 前 置 作 業 之 簽 文 暨 附 件 3. 預 算 書 圖 規 範 特 定 條 款 招 標 公 告 及 其 他 招 標 文 件 4. 招 標 階 段 變 更 及 疑 義 ( 或 異 議 ) 之 處 理 文 件 5. 核 定 底 價 文 件 6. 開 標 階 段 之 開 / 決 標 紀 錄 7. 評 選 / 評 審 相 關 資 料 8. 投 標 廠 商 之 投 標 文 件 1. 各 類 檔 案 保 存 年 限 基 準 表 ( 行 政 類 - 採 購 業 務 ) 2. 機 關 檔 案 保 存 年 限 區 分 參 考 表 3. 採 購 文 件 存 檔 資 料 一 覽 表 - 282 -
編 碼 工 作 項 目 作 業 程 序 說 明 及 控 制 重 點 法 令 依 據 與 參 考 資 料 使 用 表 單 9. 契 約 正 本 10. 其 他 因 採 購 事 務 處 理 之 公 文 及 附 件 ( 三 ) 須 保 存 之 採 購 文 件 : 1. 機 關 辦 理 採 購, 有 關 採 購 全 部 流 程 之 招 標 決 標 訂 約 監 工 日 誌 施 工 圖 說 圖 畫 照 片 錄 影 存 證 或 其 他 機 關 內 部 之 簽 呈 文 件 等, 均 屬 採 購 法 第 107 條 規 定 必 須 保 存 之 採 購 文 件 2. 機 關 辦 理 工 程 採 購 設 有 監 工 人 員 者, 應 規 定 監 工 人 員 填 寫 監 工 日 報 表, 並 將 之 納 為 政 府 採 購 法 第 107 條 規 定 必 須 保 存 之 採 購 文 件 3. 依 採 購 法 第 94 條 規 定 辦 理 評 選 者, 建 議 各 機 關 於 辦 理 廠 商 評 選 時, 予 以 錄 音 或 錄 影, 併 同 採 購 文 件 保 存 4. 小 額 採 購, 其 無 招 標 文 件 書 面 報 價 企 劃 書 審 標 決 標 及 契 約 文 件 者, 免 另 備 具 乙 份 文 件 保 存 於 指 定 之 場 所 ( 四 ) 採 購 文 件 保 存 之 場 所 : 1. 機 關 辦 理 採 購 之 文 件, 除 依 會 計 法 或 其 他 法 律 規 定 保 存 者 外, 應 另 備 具 一 份, 保 存 於 主 管 機 關 指 定 之 場 所 2. 主 管 機 關 指 定 之 場 所 : (1) 機 關 存 放 檔 案 場 所 (2) 機 關 辦 公 場 所 (3) 本 法 第 4 條 接 受 機 關 補 助 辦 理 採 購 之 法 人 或 團 體 之 場 所 (4) 本 法 第 5 條 及 第 40 條 代 辦 採 購 之 法 人 團 體 或 機 關 之 場 所 (5) 本 法 第 106 條 駐 國 外 機 構 辦 理 或 受 託 辦 理 之 採 購, 該 駐 國 外 機 構 之 場 所 (6) 其 他 經 主 管 機 關 指 定 之 場 所 上 述 第 3 目 及 第 4 目 之 場 所, 機 關 應 於 補 助 或 委 託 時 予 以 敘 工 程 會 89.10.12 工 程 企 字 第 89028375 號 函 工 程 會 89.7.13 工 程 企 字 第 89017787 號 函 工 程 會 95.6.26 工 程 企 字 第 09500235650 號 函 工 程 會 88.1.21 工 程 企 字 第 88023118 號 函 採 購 法 第 107 條 工 程 會 91.12.4 工 程 企 字 第 O9100516140 號 令 - 283 -
編 碼 工 作 項 目 作 業 程 序 說 明 及 控 制 重 點 法 令 依 據 與 參 考 資 料 使 用 表 單 明 駐 國 外 機 構 辦 理 或 受 託 辦 理 國 內 機 關 之 採 購, 或 外 國 法 人 或 團 體 接 受 國 內 機 關 補 助 或 委 託 辦 理 採 購, 應 另 備 具 一 份 保 存 於 國 內 機 關 之 場 所 二 控 制 重 點 ( 一 ) 採 購 文 件 之 存 檔, 建 議 以 案 分 類 並 依 文 件 陳 報 時 間 先 後 依 序 存 檔 為 宜, 採 購 文 件 屬 業 務 單 位 陳 報 者, 採 購 單 位 應 請 業 務 單 位 彙 送, 俾 利 檔 案 之 完 整 性 ( 二 ) 若 有 併 案 辦 理 情 形 者, 契 約 文 件 規 劃 設 計 文 件 及 招 標 文 件 等 應 各 案 分 別 敘 明 各 項 之 頁 數 為 宜 ( 三 ) 檔 案 法 規 可 能 隨 時 會 修 正, 採 購 機 關 如 有 檔 案 管 理 疑 義, 請 洽 機 關 內 部 之 檔 案 管 理 人 員 協 助 處 理 註 : 履 約 階 段 之 採 購 文 件, 建 議 負 責 履 約 單 位 仍 得 依 上 述 原 則 分 類 存 檔 管 理 為 宜 - 284 -
7.1.1 各 類 檔 案 保 存 年 限 基 準 表 (06 行 政 類 - 採 購 業 務 ) 請 於 http://www.archives.gov.tw/ 公 務 人 員 / 下 載 專 區 下 載 相 關 規 定 98.09.30 0607 採 購 業 務 本 項 次 包 含 巨 額 採 購 ; 未 達 巨 額 或 為 商 業 性 轉 售 或 用 於 製 造 產 品 提 供 服 務 以 供 轉 售 目 的 所 為 之 採 購 ; 終 止 或 解 除 契 約, 且 未 重 行 辦 理 招 標 ; 取 消 採 購 ; 依 政 府 採 購 法 第 九 十 九 條 甄 選 投 資 廠 商 ; 與 採 購 標 的 之 設 計 結 構 或 安 全 有 關 之 資 料 ; 採 購 爭 議 處 理 ; 一 般 採 購 管 理 等 項 目 編 號 項 目 內 容 描 述 保 存 年 限 備 註 060701 巨 額 採 購 -1 採 購 標 的 物 屬 消 耗 性 質 者, 自 機 關 開 始 計 劃 至 廠 商 完 成 契 約 責 任 期 間 ( 含 未 得 標 廠 商 及 流 標 或 廢 標 ) 所 產 生 之 採 購 文 件 二 十 年 巨 額 採 購 係 依 投 標 廠 商 資 格 與 特 殊 或 巨 額 採 購 認 定 標 準 定 義 ; 含 驗 收 程 序 者, 保 存 年 限 自 全 部 驗 收 之 日 起 算 ; 無 驗 收 程 序 者, 保 存 年 限 自 最 後 付 款 之 日 起 算 -2 採 購 標 的 物 屬 非 消 耗 性 質 者, 自 機 關 開 始 計 劃 至 廠 商 完 成 契 約 責 任 期 間 ( 含 未 得 標 廠 商 及 流 標 或 廢 標 ) 所 產 生 之 採 購 文 件 三 十 年 060702 未 達 巨 額 或 為 商 業 性 轉 售 或 用 於 製 造 產 品 提 供 服 務 以 供 轉 售 目 的 所 為 之 採 購 060703 終 止 或 解 除 契 約, 且 未 重 行 辦 理 招 標 自 機 關 開 始 計 劃 至 廠 商 完 成 契 約 責 任 期 間 ( 含 未 得 標 廠 商 及 流 標 或 廢 標 ) 所 產 生 之 採 購 文 件 自 機 關 開 始 計 劃 至 終 止 或 解 除 契 約 期 間 所 產 生 之 採 購 文 件 五 年 二 十 年 含 驗 收 程 序 者, 保 存 年 限 自 全 部 驗 收 之 日 起 算 ; 無 驗 收 程 序 者, 保 存 年 限 自 最 後 付 款 之 日 起 算 保 存 年 限 自 終 止 或 解 除 契 約 之 日 起 算 060704 取 消 採 購 自 機 關 開 始 計 劃 至 取 消 採 購 期 間 所 產 生 之 採 購 文 件 十 年 保 存 年 限 自 取 消 採 購 之 日 起 算 - 285 -
060705 依 政 府 採 購 法 第 九 十 九 條 甄 選 投 資 廠 商 自 機 關 開 始 計 劃 至 廠 商 完 成 契 約 責 任 期 間 所 產 生 之 採 購 文 件 五 年 保 存 年 限 自 廠 商 完 成 契 約 責 任 之 日 起 算 保 存 年 限 自 標 的 報 廢 之 日 起 算 060706 與 採 購 標 的 之 設 計 結 構 或 安 全 有 關 之 資 料 採 購 案 件 自 機 關 開 始 計 劃 至 標 的 報 廢 期 間 所 產 生 之 採 購 文 件 一 年 060707 採 購 爭 議 處 理 採 購 爭 議 ( 含 司 法 訴 訟 訴 願 仲 裁 調 解 等 ) 相 關 文 件 二 十 年 司 法 裁 判 書 訴 願 決 定 書 仲 裁 判 斷 書 調 解 書 及 審 議 判 斷 書 之 保 存 年 限 自 收 受 送 達 之 日 起 算 060708 一 般 採 購 管 理 -1-2 本 機 關 採 購 稽 核 採 購 事 項 蒐 集 公 告 協 調 案 例 態 式 等 週 知 性 文 件 收 受 他 機 關 採 購 稽 核 採 購 事 項 蒐 集 公 告 協 調 案 例 態 式 等 週 知 性 文 件 三 年 一 年 - 286 -
7.1.2 機 關 檔 案 保 存 年 限 區 分 參 考 表 請 於 http://www.archives.gov.tw/ 公 務 人 員 / 下 載 專 區 下 載 相 關 規 定 總 說 明 壹 為 加 強 機 關 檔 案 之 管 理 與 利 用, 俾 供 全 國 各 機 關 於 判 定 檔 案 保 存 年 限 時 有 所 遵 循, 檔 案 管 理 局 特 依 機 關 檔 案 保 存 年 限 及 銷 毀 辦 法 第 五 條, 訂 定 機 關 檔 案 保 存 年 限 區 分 參 考 表 ( 以 下 簡 稱 本 表 ) 貮 各 機 關 應 就 主 管 業 務, 依 機 關 檔 案 保 存 年 限 及 銷 毀 辦 法 之 規 定 並 參 考 本 表, 編 訂 檔 案 保 存 年 限 區 分 表 參 機 關 檔 案 保 存 年 限 區 分 為 永 久 與 定 期 二 種, 其 區 分 原 則 如 下 : 一 永 久 保 存 檔 案 :( 一 ) 涉 及 國 家 或 本 機 關 重 要 制 度 決 策 及 計 畫 者 ( 二 ) 涉 及 國 家 或 本 機 關 重 要 法 規 之 制 ( 訂 ) 定 修 正 及 解 釋 者 ( 三 ) 涉 及 本 機 關 組 織 沿 革 及 主 要 業 務 運 作 者 ( 四 ) 對 國 家 建 設 或 機 關 施 政 具 有 重 要 利 用 價 值 者 ( 五 ) 具 有 國 家 或 機 關 重 要 行 政 稽 憑 價 值 者 ( 六 ) 具 有 國 家 機 關 團 體 或 個 人 重 要 財 產 稽 憑 價 值 者 ( 七 ) 對 國 家 機 關 社 會 大 眾 或 個 人 權 益 之 維 護 具 有 重 大 影 響 者 ( 八 ) 具 有 重 要 科 技 價 值 者 ( 九 ) 具 有 重 要 歷 史 或 社 會 文 化 保 存 價 值 者 ( 一 ) 屬 重 大 輿 情 之 特 殊 個 案 者 ( 一 一 ) 法 令 規 定 應 永 久 保 存 者 ( 一 二 ) 其 他 有 關 重 要 事 項 而 具 有 永 久 保 存 價 值 者 二 定 期 保 存 檔 案 : 係 指 依 檔 案 保 存 年 限 長 短, 在 不 同 時 期 供 機 關 因 應 業 務 執 行 或 工 作 需 要, 作 為 查 考 與 參 考 利 用 之 文 件, 其 保 存 年 限 區 分 為 三 十 年 二 十 五 年 二 十 年 十 五 年 十 年 五 年 三 年 及 一 年 肆 本 表 所 列 永 久 保 存 檔 案 性 質 如 下 : 一 本 機 關 制 發 之 重 要 文 件, 包 括 法 律 制 定 修 正 國 ( 邊 ) 界 劃 分 政 策 制 度 ( 計 畫 措 施 ) 地 方 行 政 ( 自 治 ) 重 要 案 件 司 法 ( 軍 事 ) 判 決 書 國 籍 取 得 或 喪 失 稅 ( 捐 ) 籍 及 幣 制 重 要 歷 史 性 文 件 重 要 會 議 紀 錄 ( 決 議 案 ) 具 永 久 保 存 價 值 之 會 計 報 告 ( 契 約 帳 據 ) 重 大 工 程 興 建 維 修 及 有 關 個 人 權 益 之 人 事 資 料 等 其 他 重 要 案 件 二 上 級 機 關 交 辦 且 屬 於 本 機 關 職 掌 及 業 務 需 要 致 力 執 行 之 重 要 文 件, 如 手 諭 指 示 及 簽 呈 批 復 等 伍 本 表 所 列 定 期 保 存 檔 案 性 質 如 下 : 一 本 機 關 制 發 一 般 業 務 推 動 或 工 作 執 行 之 文 件 二 上 級 機 關 頒 發 之 一 般 文 件 及 下 級 機 關 提 報 屬 較 重 要 或 一 般 性 質 文 件 三 本 機 關 一 般 事 務 性 或 例 行 性 文 件 四 非 隸 屬 關 係 機 關 間 往 來 之 一 般 文 件 陸 各 機 關 判 定 檔 案 保 存 年 限 時, 除 須 考 量 檔 案 保 存 價 值 外, 另 可 依 機 關 運 作 需 要, 分 析 檔 案 內 容, 判 定 檔 案 之 適 當 保 存 年 限, 期 使 發 揮 檔 案 開 放 與 應 用 之 功 效 - 287 -
表 7.1.2 ( 續 一 ) 一 法 律 制 定 修 正 廢 止 及 有 永 久 保 存 必 要 之 解 釋 案 件 二 宣 戰 媾 和 國 界 邊 界 行 政 區 域 劃 分 及 地 名 變 更 案 件 三 中 央 一 級 及 縣 市 政 府 核 定 之 組 織 編 制 案 件 1 四 中 央 地 方 總 預 算 案 五 總 統 院 長 批 ( 指 ) 示 ( 含 手 諭 ) 六 總 統 執 行 業 務 之 紀 錄 案 件 七 重 大 國 際 與 外 交 案 件 2 八 重 大 國 防 案 件 3 九 重 大 投 資 案 件 4 一 重 要 政 策 制 度 計 畫 及 措 施 案 件 5 一 一 重 要 地 方 行 政 自 治 案 件 永 久 保 存 一 二 正 副 總 統 地 方 首 長 及 各 級 民 代 選 舉 註 銷 遞 補 及 罷 免 案 件 一 三 駐 華 使 節 及 機 構 案 件 一 四 聯 合 國 相 關 之 重 要 案 件 6 一 五 國 家 安 全 會 議 函 請 辦 理 案 件 一 六 國 民 大 會 立 法 院 重 要 議 事 案 件 一 七 國 民 大 會 民 意 機 關 建 議 事 項 一 八 監 察 院 重 大 案 件 7 一 九 司 法 軍 事 判 決 書 二 法 人 登 記 及 變 更 案 件 二 一 工 礦 商 業 設 立 及 變 更 登 記 案 件 二 二 學 校 及 出 版 事 業 立 案 及 變 更 登 記 案 件 二 三 功 績 可 資 宣 付 國 史 之 褒 揚 案 件 二 四 國 家 賠 償 事 件 之 處 理 案 件 二 五 僑 政 及 邊 政 重 要 案 件 二 六 戶 口 普 查 案 件 二 七 古 籍 民 俗 及 有 關 文 物 之 保 存 維 護 評 審 案 件 二 八 禮 俗 改 制 案 件 二 九 國 內 外 重 要 捐 款 三 各 種 發 明 案 件 8 三 一 地 價 指 數 之 編 製 公 布 事 項 三 二 歸 化 取 得 國 籍 及 喪 失 國 籍 案 件 三 三 稅 ( 捐 ) 籍 及 幣 制 案 件 三 四 學 籍 審 核 及 畢 業 證 書 換 發 案 件 三 五 獨 特 性 之 科 技 發 展 資 料 三 六 重 要 歷 史 性 文 件 三 七 重 要 調 查 統 計 案 件 9 三 八 重 要 機 密 案 件 三 九 重 要 交 辦 案 件 四 機 關 重 要 會 議 紀 錄 決 議 案 四 一 重 要 財 產 處 理 案 件 10 四 二 具 永 久 保 存 價 值 之 會 計 報 告 契 約 帳 據 及 呆 帳 四 三 重 大 工 程 興 建 維 護 及 修 繕 案 件 11 四 四 辦 公 房 舍 遷 建 與 管 理 四 五 重 要 檔 案 管 理 案 件 12 四 六 涉 及 個 人 權 益 之 人 事 資 料 13 四 七 具 永 久 保 存 價 值 之 國 內 外 考 察 報 告 四 八 印 信 管 理 及 其 換 發 案 件 四 九 其 他 應 永 久 保 存 之 檔 案 1 例 如 機 關 組 織 及 員 工 ( 額 ) 編 制 ; 學 術 研 究 機 構 財 團 法 人 基 金 ( 董 事 會 ) 組 織 及 全 國 性 社 會 團 體 之 許 可 設 立 變 更 撤 銷 案 件 等 2 例 如 條 ( 公 ) 約 ; 重 要 外 交 情 報 ; 中 外 重 要 交 涉 案 件 ; 國 際 文 教 案 件 等 3 例 如 軍 用 物 質 徵 用 ; 戰 地 政 務 與 盟 友 重 要 協 調 ; 重 要 情 報 交 換 資 料 ; 敵 ( 間 ) 諜 及 叛 亂 案 件 等 4 例 如 華 僑 及 外 國 人 之 重 大 投 資 案 件 ; 國 際 經 濟 合 作 案 件 等 5 例 如 中 央 一 二 級 機 關 中 程 施 政 計 畫 ; 行 政 院 年 度 施 政 方 針 ; 縣 市 政 府 發 展 計 畫 ; 政 府 採 購 制 度 ; 財 經 社 會 及 教 育 科 學 發 展 政 策 計 畫 等 6 例 如 聯 合 國 大 會 及 各 委 員 會 ; 聯 合 國 技 術 協 助 案 件 ; 向 聯 合 國 或 外 國 檢 送 之 資 料 圖 籍 等 7 例 如 有 關 監 察 法 之 各 種 案 件 ; 監 察 院 調 查 報 告 及 函 請 調 查 等 8 例 如 武 器 工 業 器 材 及 藥 品 發 明 案 件 等 9 例 如 人 口 社 經 及 教 育 等 調 查 統 計 案 件 等 10 例 如 不 動 產 權 狀 契 約 管 理 購 買 及 興 建 ; 動 產 管 理 ( 合 約 書 購 置 ); 產 物 保 險 文 卷 ; 財 產 增 減 及 產 權 變 更 案 件 ; 公 產 之 洽 購 租 借 ; 財 產 稽 核 盤 點 查 封 及 評 估 等 11 例 如 建 築 橋 樑 水 庫 公 路 隧 道 捷 運 及 港 灣 等 工 程 12 例 如 檔 案 銷 毀 目 錄 及 檔 案 移 轉 目 錄 等 13 例 如 考 試 ; 組 織 編 制 ; 任 免 銓 審 ; 考 績 ; 俸 級 ; 陞 遷 ; 保 障 ; 獎 懲 ; 退 離 ; 福 利 ; 保 險 ; 留 職 停 薪 ; 不 適 任 人 員 ; 約 聘 僱 案 ; 公 職 人 員 財 產 申 報 及 人 事 資 料 管 理 等 - 288 -
表 7.1.2( 續 二 ) 定 期 保 存 三 十 年 二 十 五 年 一 重 要 行 政 命 令 一 一 般 行 政 命 令 二 本 機 關 行 政 規 定 訂 定 修 正 及 廢 止 之 研 議 二 不 列 入 永 久 保 存 之 重 要 中 長 程 計 畫 或 審 議 三 重 要 兵 役 及 替 代 役 處 理 案 件 14 三 革 新 與 政 府 改 造 四 公 營 ( 用 ) 事 業 財 務 監 督 管 理 案 件 五 不 列 入 永 久 保 存 之 會 計 契 約 及 帳 據 六 發 給 或 撤 銷 各 項 證 書 原 案 四 職 務 管 理 案 件 五 宗 教 輔 導 案 件 六 不 列 入 永 久 保 存 之 重 要 交 辦 案 件 七 不 列 入 永 久 保 存 之 重 要 財 產 管 理 案 件 15 七 持 業 人 員 建 築 師 土 地 代 書 醫 師 藥 八 不 適 用 房 地 產 處 理 案 件 劑 師 等 之 登 記 管 理 八 人 民 褒 揚 案 件 九 辦 事 細 則 分 層 負 責 明 細 表 一 其 他 應 保 存 三 十 年 之 檔 案 九 一 般 工 程 興 建 維 護 及 修 繕 案 件 一 違 建 處 理 案 件 一 一 外 籍 人 員 聘 僱 案 件 一 二 其 他 應 保 存 二 十 五 年 之 檔 案 定 期 保 存 二 十 年 十 五 年 一 有 關 法 規 抵 觸 或 變 更 案 件 二 中 央 及 地 方 政 府 預 算 收 支 方 針 三 地 方 行 政 地 方 自 治 一 般 案 件 四 各 縣 市 政 府 軍 用 物 資 徵 用 執 行 計 畫 五 機 場 管 制 規 定 及 安 全 協 定 六 船 舶 及 飛 行 航 線 一 一 般 外 交 案 件 16 二 審 計 案 件 三 租 稅 及 債 券 兌 付 案 件 四 流 氓 竊 盜 管 制 案 件 五 徵 收 土 地 之 備 查 案 件 六 役 政 編 練 業 務 處 理 案 件 七 公 營 ( 用 ) 事 業 不 涉 及 財 務 之 督 導 管 理 案 件 七 開 放 供 民 眾 參 觀 古 蹟 之 營 運 管 理 八 關 於 土 地 測 量 案 件 之 核 定 事 項 九 產 品 標 準 管 制 案 件 八 一 般 中 長 程 計 畫 一 非 國 家 賠 償 之 鉅 額 賠 償 案 件 九 重 要 工 作 及 業 務 報 告 一 一 涉 及 刑 事 責 任 之 洩 密 案 件 一 小 型 工 程 興 建 維 護 及 修 繕 案 件 一 二 建 築 糾 紛 處 理 案 件 一 一 國 際 團 體 在 華 召 開 國 際 會 議 一 三 控 告 查 處 案 件 一 二 敬 軍 勞 軍 案 件 一 四 農 林 漁 牧 業 推 廣 案 件 一 三 人 事 考 選 訓 練 一 五 農 田 水 利 案 件 一 四 其 他 應 保 存 十 五 年 之 檔 案 一 六 宗 教 團 體 重 大 活 動 案 件 一 七 招 生 分 發 保 送 轉 學 甄 審 甄 試 一 八 校 舍 建 築 管 理 與 使 用 一 九 重 要 業 務 列 管 案 件 二 機 關 年 度 預 算 案 件 二 一 其 他 應 保 存 二 十 年 之 檔 案 14 例 如 重 要 兵 役 及 替 代 役 徵 兵 處 理 ; 重 要 軍 人 權 益 ; 役 政 幹 部 獎 勵 案 等 15 例 如 財 產 登 記 增 值 減 值 ; 財 產 目 錄 ; 財 產 糾 紛 ; 各 項 財 產 租 借 期 限 在 五 年 以 上 之 案 件 等 16 例 如 拓 展 海 外 交 通 運 輸 交 涉 案 件 ; 一 般 援 外 案 件 ; 締 結 姐 妹 市 等 案 件 - 289 -
表 7.1.2( 續 三 ) 定 期 保 存 十 年 五 年 一 法 規 異 動 通 報 異 動 統 計 二 行 政 訴 願 訴 訟 案 三 一 般 施 政 改 革 及 便 民 服 務 措 施 四 中 央 及 地 方 各 機 關 工 作 考 成 一 請 頒 總 統 院 長 及 政 府 首 長 簽 名 玉 照 題 辭 等 案 件 二 中 央 及 地 方 所 屬 機 關 改 組 之 交 接 清 冊 三 行 政 院 補 助 案 件 五 災 害 急 難 救 助 及 難 ( 災 ) 胞 國 際 難 民 之 四 後 備 軍 人 及 國 民 兵 管 理 業 務 救 助 六 通 緝 及 緝 私 案 件 七 涉 及 行 政 責 任 之 洩 密 案 件 八 一 般 兵 役 及 替 代 役 處 理 案 件 17 五 債 務 糾 紛 案 件 六 一 般 社 會 救 濟 案 件 七 捐 獻 及 餽 贈 案 件 八 一 般 請 願 及 糾 紛 案 件 九 一 般 道 路 港 埠 工 程 及 機 車 航 船 管 理 業 九 零 星 工 程 營 繕 案 件 19 務 一 礦 業 查 詢 開 探 一 一 觀 光 事 業 一 二 交 通 營 運 及 管 理 一 三 僑 民 管 理 一 四 護 照 案 件 一 五 物 價 管 理 一 六 工 商 漁 農 貸 款 一 七 農 林 漁 牧 經 營 管 理 案 件 一 八 消 防 安 全 管 理 一 人 事 訓 練 進 修 及 生 活 津 貼 一 一 一 般 調 查 研 究 案 件 20 一 二 一 般 會 議 紀 錄 一 三 不 列 入 永 久 保 存 之 國 內 外 考 察 報 告 一 四 一 般 工 作 報 告 與 簡 報 一 五 里 長 選 舉 案 件 一 六 短 期 借 貸 款 項 案 件 一 七 普 通 報 銷 案 件 一 八 機 關 簡 介 一 九 其 他 應 保 存 五 年 之 檔 案 一 九 一 般 業 務 列 管 案 件 二 一 般 財 產 管 理 案 件 18 二 一 一 般 採 購 案 二 二 中 高 階 人 才 培 訓 二 三 外 賓 訪 華 案 件 二 四 其 他 應 保 存 十 年 之 檔 案 17 例 如 徵 兵 處 理 程 序 ; 免 ( 禁 ) 役 緩 徵 ; 役 種 區 劃 ; 申 請 服 務 替 代 役 等 18 例 如 各 項 財 產 租 借 期 限 在 五 年 以 下 之 案 件 或 財 物 報 表 等 19 例 如 裝 潢 ; 水 電 整 修 ; 公 共 設 施 修 建 案 等 20 例 如 民 意 調 查 ; 施 政 效 能 調 查 等 - 290 -
表 7.1.2( 續 四 ) 定 期 保 存 三 年 一 年 一 首 長 安 全 維 護 二 勞 工 受 僱 解 僱 案 件 三 一 般 自 治 活 動 案 件 四 協 處 陳 情 請 願 案 五 國 家 重 要 慶 典 活 動 六 預 算 執 行 有 關 機 關 抽 查 案 七 輿 論 處 理 八 公 共 關 係 一 般 案 件 21 九 一 般 視 察 業 務 一 上 級 交 辦 一 般 事 項 一 一 一 般 總 務 案 件 22 一 二 公 務 機 密 維 護 檢 查 及 宣 傳 一 三 設 施 安 全 維 護 檢 查 及 宣 傳 一 四 開 會 通 知 一 五 重 要 案 件 月 報 資 料 一 六 函 復 照 辦 之 案 件 23 一 七 一 般 案 件 之 副 本 24 一 依 訴 願 法 規 定 不 予 受 理 案 件 二 有 關 各 機 關 就 職 啟 印 及 遷 址 文 件 三 求 職 請 題 詞 及 用 印 等 普 通 程 序 案 件 四 非 屬 本 機 關 之 陳 情 案 五 表 報 查 詢 及 催 辦 六 一 般 經 常 性 案 件 25 七 臨 時 性 行 政 支 援 事 項 八 凡 經 抄 登 公 報 之 原 文, 無 重 複 保 管 必 要 之 文 件 九 非 本 機 關 主 管 業 務 而 存 查 之 文 件 一 單 位 臨 時 事 項 之 通 報 或 副 本 一 一 一 般 稅 單 證 照 之 存 根, 案 已 完 結, 而 與 現 制 毫 無 關 係 之 案 件 一 二 關 於 會 計 統 計 無 表 冊 又 未 敘 重 要 事 由 或 數 字 之 案 件 一 三 防 空 ( 護 ) 演 習 一 四 其 他 應 保 存 一 年 之 檔 案 一 八 專 案 小 組 委 員 會 之 聘 派 兼 案 件 一 九 機 關 員 工 一 般 普 通 性 人 事 異 動 管 理 紀 錄 二 各 項 講 習 會 及 研 討 會 二 一 檔 案 稽 催 管 理 二 二 無 稿 文 件 蓋 用 印 信 管 理 二 三 其 他 應 保 存 三 年 之 檔 案 21 例 如 記 者 招 待 會 ; 新 聞 發 布 ; 新 聞 稿 件 等 22 例 如 水 電 管 理 ; 零 用 金 管 理 等 案 件 23 係 指 通 案 通 知 僅 函 復 收 到 日 期 或 僅 表 示 照 辦 而 未 表 明 具 體 辦 法 之 案 件 24 例 如 一 般 會 議 紀 錄 及 業 務 案 件 副 本 ; 其 他 機 關 處 理 涉 及 本 機 關 業 務 之 副 本 ; 經 核 定 由 各 機 關 逕 復 之 交 辦 通 知 單 及 催 辦 單 ; 有 關 法 令 等 副 本 25 例 如 一 般 雜 務 文 件 ; 一 般 性 指 示 ; 一 般 統 計 資 料 ; 年 度 定 期 陳 報 資 料 ; 工 作 報 告 編 纂 案 件 ; 寄 贈 刊 物 及 函 電 致 謝 案 件 ; 交 辦 或 催 辦 後 僅 陳 報 遵 辦 性 案 件 ; 非 本 機 關 主 管 業 務 而 存 查 等 文 件 - 291 -
7.1.3 採 購 文 件 保 存 資 料 一 覽 表 標 的 名 稱 ( 機 關 全 銜 ) 000 案 採 購 文 件 保 存 資 料 一 覽 表 類 別 項 次 文 件 資 料 名 稱 頁 數 備 註 規 劃 設 計 文 件 招 標 文 件 1 預 算 書 份 施 工 預 算 書 頁 詳 細 表 頁 單 價 分 析 表 2 補 充 施 工 說 明 書 份 ( 含 材 料 檢 驗 總 表 ) 頁 3 數 量 計 算 書 份 頁 4 採 購 招 標 文 件 一 覽 表 頁 5 採 購 案 預 算 奉 核 原 簽 ( 含 附 件 ) 頁 6 招 決 標 方 式 及 投 標 資 格 等 標 案 相 關 簽 稿 頁 7 ( 含 附 件 ) 全 份 招 標 文 件 ( 含 招 標 公 告 ) 頁 8 限 制 性 招 標 之 邀 商 比 議 價 之 函 文 頁 頁 底 價 核 定 文 件 開 ( 決 ) 標 文 件 投 標 文 件 ( 含 審 標 文 件 ) 9 預 估 底 價 表 ( 含 簽 ) 頁 10 預 估 金 額 之 分 析 資 料 頁 11 底 價 表 頁 12 資 格 審 查 表 份 13 規 格 審 查 表 份 14 評 選 / 審 查 / 評 審 等 文 書 資 料 份 15 開 ( 決 廢 ) 標 紀 錄 表 頁 16 押 標 金 審 核 登 記 暨 簽 收 開 ( 決 ) 標 紀 錄 表 頁 17 決 標 報 告 單 頁 18 決 標 通 知 書 頁 19 決 標 公 告 頁 20 拒 絕 往 來 廠 商 資 料 總 集 頁 21 外 封 份 22 証 件 封 ( 含 所 附 資 格 証 件 ) 份 23 規 格 封 ( 含 規 格 文 件 ) 份 24 標 單 封 ( 含 工 程 標 單 詳 細 表 磁 片 ) 份 - 292 -
( 機 關 全 銜 ) 000 案 採 購 文 件 保 存 資 料 一 覽 表 標 的 名 稱 類 別 項 次 文 件 資 料 名 稱 頁 數 備 註 25 服 務 建 議 書 或 企 劃 書 份 26 投 標 文 件 電 子 檔 份 27 招 標 文 件 電 子 檔 光 碟 片 乙 份 其 他 疑 義 異 議 處 理 文 件 契 約 文 件 契 約 ( 含 圖 說 ) 契 約 陳 核 用 印 原 簽 ( 含 附 件 ) 備 註 : 1. 本 表 僅 提 供 參 用, 機 關 仍 得 依 需 求 增 刪 修 正, 以 符 實 意 2. 若 有 併 案 辦 理 情 形 者, 契 約 文 件 規 劃 設 計 文 件 及 招 標 文 件 等 應 各 案 分 別 敘 明 各 項 之 頁 數 為 宜 7.2 法 務 部 函 ( 法 務 部 96 年 7 月 23 日 法 律 決 字 第 0960700544 號 ) 主 旨 : 政 府 採 購 法 第 85 條 之 1 業 已 修 正 公 布, 建 議 各 機 關 對 於 工 程 採 購 爭 議 之 仲 裁 程 序, 應 預 作 事 前 準 備, 俾 維 護 政 府 各 機 關 應 有 權 益 請 查 照 說 明 : 一 政 府 採 購 法 第 85 條 之 1 業 於 96 年 7 月 4 日 經 總 統 以 華 總 一 義 字 第 09600085741 號 函 令 修 正 公 佈, 對 於 機 關 與 廠 商 因 履 約 爭 議 未 能 達 成 協 議 者, 經 廠 商 提 出 調 解 者, 機 關 不 得 拒 絕 ; 工 程 採 購 經 採 購 申 訴 審 議 委 員 會 提 出 調 解 建 議 或 調 解 方 案, 因 機 關 不 同 意 致 調 解 不 成 立 者, 廠 商 提 付 仲 裁, 機 關 不 得 拒 絕 鑑 於 以 往 政 府 各 機 關 之 工 程 採 購 爭 議, 其 仲 裁 結 果 不 利 於 機 關 者, 原 因 甚 眾, 不 乏 因 不 諳 仲 裁 程 序 及 相 關 證 據 法 則 所 致, 爰 請 各 機 關 辦 理 工 程 採 購 之 單 位 及 同 仁, 務 須 對 於 採 購 時 之 招 標 決 標 訂 約 履 約 等 各 期 間 之 各 種 書 面 資 料 往 來 通 訊 文 件 或 電 磁 紀 錄 檔 案 ( 例 如 錄 音 錄 影 光 碟 傳 真 電 子 郵 件 存 證 信 函 等 ) 應 予 彙 整 管 理, 完 整 備 份 異 地 保 存, 俾 利 日 後 調 解 仲 裁 時 之 舉 證, 維 護 政 府 各 機 關 應 有 權 益 二 檢 附 府 政 府 採 購 法 第 85 條 之 1 條 文 乙 份 供 參 本 頁 - 293 -