出納管理手冊(一)

出 納 管 理 手 冊 行 政 院 行 政 規 則 94.7.1 生 效, 行 政 院 94.6.30 院 授 主 會 三 字 第 0940005175 號 函 原 [ 出 納 管 理 作 業 流 程 及 工 作 手 冊 範 本 ] 停 止 適 用 第 一 章 總 則 一 為 加 速 公 款 收 付 確 保 公 款 與 公 有 財 物 保 管 安 全 及 健 全 機 關 內 部 財 務 控 管 機 制, 特 訂 定 本 手 冊 二 中 央 政 府 機 關 及 國 立 學 校 ( 以 下 簡 稱 各 機 關 ) 之 出 納 事 務, 依 本 手 冊 之 規 定 辦 理 三 本 手 冊 用 詞, 定 義 如 下 : ( 一 ) 出 納 事 務 : 指 依 法 管 理 現 金 票 據 有 價 證 券 與 其 他 保 管 品 等 之 收 付 移 轉 保 管 及 帳 表 之 登 記 編 製 等 事 項 ( 二 ) 出 納 管 理 單 位 : 指 管 理 出 納 事 務 之 單 位 ( 三 ) 出 納 管 理 人 員 : 指 實 際 經 管 出 納 事 務 之 人 員 ( 四 ) 主 辦 出 納 : 指 綜 理 督 導 指 揮 出 納 管 理 業 務, 不 實 際 經 管 出 納 管 理 事 務 之 人 員 前 項 第 一 款 所 稱 其 他 保 管 品, 如 係 不 動 產 或 須 堆 棧 倉 庫 保 管 之 動 產, 應 以 契 據 棧 單 或 其 他 證 明 文 件 代 之 四 出 納 管 理 人 員 每 六 年 至 少 職 務 或 工 作 輪 換 一 次, 並 貫 徹 休 假 代 理 制 度 五 出 納 管 理 人 員 於 職 務 或 工 作 輪 調 時, 應 辦 理 交 代, 並 由 機 關 首 長 指 定 人 員 會 同 主 辦 出 納 監 交 出 納 管 理 人 員 應 於 後 任 接 替 之 日 起 二 日 內 完 成 交 代 ; 必 要 時, 得 陳 報 機 關 首 長 核 准 於 十 日 內 交 代 完 畢 六 出 納 管 理 人 員 辦 理 交 代, 應 將 經 管 出 納 事 務 所 用 章 戳 文 件 帳 表 及 其 他 公 有 物, 連 同 經 辦 之 未 了 事 項, 造 表 悉 數 交 付 後 任, 並 由 前 後 任 出 納 管 理 人 員 及 監 交 人 員 簽 章 後 陳 報 機 關 首 長

七 出 納 管 理 人 員 超 過 一 人 時, 應 按 業 務 實 際 狀 況, 適 當 分 配 其 工 作, 並 按 其 職 務 範 圍, 詳 細 規 定 其 職 掌 及 責 任 八 各 機 關 如 有 分 地 辦 公 者, 其 出 納 管 理 單 位, 得 視 事 實 需 要, 酌 派 人 員, 分 區 管 理 ; 但 各 派 出 人 員, 仍 受 原 管 理 單 位 之 指 揮 及 監 督 九 出 納 管 理 單 位 對 機 關 自 行 收 支 款 項, 收 入 部 分, 得 委 託 金 融 機 構 代 收, 支 出 部 分, 除 零 用 金 外, 以 直 接 匯 撥 或 簽 發 票 據 為 原 則 十 出 納 管 理 單 位 主 要 工 作 如 下 : ( 一 ) 點 收 款 項 支 票 有 價 證 券 等, 並 填 開 收 款 收 據 ( 二 ) 保 管 櫃 存 現 金 各 種 票 據 ( 包 括 支 票 匯 票 本 票 及 外 幣 票 據 等 ) 支 票 簿 送 款 簿 存 摺 存 單 有 價 證 券 及 其 他 保 管 品 等 ( 三 ) 按 時 領 取 有 價 證 券 之 本 息 ( 四 ) 辦 理 繳 款 及 存 款 手 續 ( 五 ) 辦 理 收 入 退 還 結 購 外 匯 匯 寄 與 收 兌 款 項 及 員 工 薪 津 ( 劃 撥 ) 發 放 等 手 續 ( 六 ) 根 據 會 計 憑 證 或 其 他 合 法 通 知, 扣 繳 各 種 稅 款 捐 款 借 支 款 項 保 險 費 及 其 他 款 項 等 ( 七 ) 各 項 押 標 金 保 證 金 及 其 他 擔 保 之 收 付 保 管 及 其 他 收 款 退 款 等 事 項 ( 八 ) 登 記 各 項 出 納 保 管 簿 籍, 編 製 現 金 結 存 表, 及 保 管 品 類 報 表 ( 九 ) 逐 月 核 對 由 會 計 單 位 收 轉 之 銀 行 存 款 核 帳 清 單, 是 否 與 帳 面 結 存 相 符, 如 有 不 符 之 處, 應 編 製 銀 行 存 款 結 存 差 額 解 釋 表 ( 十 ) 遞 送 付 款 或 轉 帳 憑 單 及 領 取 支 票 憑 證 通 知 受 款 人 領 取 ( 十 一 ) 簽 發 支 票 辦 理 支 付 時, 其 支 票 應 由 機 關 首 長 主 辦 會 計 及 主 辦 出 納 簽 名 或 蓋 章, 上 述 人 員 得 視 組 織 編 制 情 形 及 業 務 特 性 授 權 代 簽 人 簽 名 或 蓋 章 十 一 出 納 管 理 人 員 應 負 責 任 如 下 :

( 一 ) 經 辦 收 付 工 作 1. 收 付 現 金 票 據 有 價 證 券 及 其 他 保 管 品 等, 如 有 錯 誤, 應 查 明 處 理 2. 收 入 現 金 票 據 及 有 價 證 券 等, 除 自 行 保 管 者 外, 應 按 規 定 解 繳 或 送 存 國 庫 3. 結 存 款 項, 如 有 錯 誤, 應 查 明 處 理 ( 二 ) 經 管 櫃 存 現 金 票 據 有 價 證 券 及 其 他 保 管 品 等 工 作 1. 櫃 存 現 金 應 與 帳 面 結 餘 相 符 2. 現 金 票 據 有 價 證 券 及 其 他 保 管 品 等, 應 妥 慎 保 管, 不 得 挪 用 或 墊 借 有 價 證 券 之 本 息, 應 按 時 領 取 ( 三 ) 經 辦 帳 表 登 記 工 作 1. 現 金 出 納 備 查 簿 銀 行 往 來 帳 及 各 種 帳 表 之 記 錄, 應 正 確 無 誤 2. 收 支 及 現 金 轉 帳 傳 票 付 款 憑 單, 應 依 照 規 定 時 間 執 行 收 付 後, 登 記 遞 送 簿 移 送 會 計 單 位 3. 業 經 辦 理 收 納 或 支 付 之 相 關 憑 證, 應 於 次 日 前 整 理 完 竣 並 編 製 現 金 結 存 表, 送 會 計 單 位 據 以 入 帳 第 二 章 安 全 及 設 施 十 二 出 納 管 理 單 位 對 於 經 管 之 現 金 票 據 有 價 證 券 及 其 他 保 管 品, 須 有 安 全 維 護 設 備, 並 應 採 取 適 當 防 範 措 施 十 三 出 納 管 理 單 位 如 與 其 他 單 位 同 在 一 辦 公 室 工 作, 其 位 置 應 設 在 辦 公 室 最 內 角 為 原 則 十 四 出 納 管 理 單 位 之 保 險 櫃, 應 放 置 於 乾 燥 處 所, 並 儘 量 靠 近 出 納 管 理 人 員 十 五 出 納 管 理 單 位 對 於 有 關 單 據, 應 妥 慎 管 理 十 六 出 納 管 理 單 位 之 保 險 櫃 門 鍵 應 牢 固 櫃 壁 應 堅 實 密 碼 盤 應 採 複 算 者 十 七 出 納 管 理 單 位 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 業 務 無 關 人 員 不 得 逗 留 出 納 作 業 處 所 或 翻 閱 各 種 公 文 帳 簿

( 二 ) 出 納 管 理 人 員 在 工 作 時 間, 應 儘 量 避 免 會 客 ( 三 ) 出 納 管 理 人 員 言 辭 應 謙 虛, 態 度 應 溫 和 ( 四 ) 保 險 櫃 應 不 定 期 變 更 密 碼, 關 閉 時, 應 隨 時 注 意 迴 轉 密 碼, 關 閉 上 鎖, 鑰 匙 應 隨 身 攜 帶 ( 五 ) 當 日 收 付 應 於 當 日 結 算 ( 六 ) 應 儘 可 能 裝 置 防 盜 警 鈴 ( 七 ) 出 納 管 理 人 員 解 領 款 項, 應 親 自 辦 理, 並 視 需 要 加 派 人 員 協 助 十 八 出 納 管 理 單 位 保 險 櫃 內 不 得 代 為 保 管 私 人 財 物 第 三 章 收 款 十 九 收 款 作 業 : ( 一 ) 出 納 管 理 人 員 收 到 會 計 單 位 開 具 之 收 入 傳 票 或 相 關 單 位 之 收 款 通 知 單, 應 即 通 知 繳 款 人 繳 納 收 受 時, 出 納 管 理 人 員 對 收 入 款 項, 務 須 當 面 清 點 檢 查, 並 及 時 登 記 備 查 簿, 如 該 款 項 依 規 定 應 送 存 國 庫 或 金 融 機 構 者, 應 填 具 送 金 單 ( 簿 ) 或 繳 ( 存 ) 款 單 據, 確 實 依 照 票 據 抬 頭 字 樣, 在 票 背 完 成 背 書 後, 如 數 繳 存, 並 將 繳 款 憑 證 及 收 據 移 送 會 計 單 位 登 帳 ( 二 ) 出 納 管 理 人 員 對 依 法 令 規 定 應 收 納 之 款 項, 得 先 行 收 納 開 立 收 據, 於 當 日 或 翌 日 上 午 前 送 會 計 單 位 補 開 收 入 傳 票 入 帳 ( 三 ) 收 入 票 據, 應 審 閱 發 票 人 或 銀 行 名 稱 地 點 種 類 抬 頭 金 額 日 期 背 書 等 是 否 與 規 定 相 符 ( 四 ) 經 辦 收 入 事 項, 須 按 照 先 後 次 序, 編 列 號 碼, 並 視 需 要 使 用 號 碼 憑 證 ( 牌 ) 發 給 繳 款 人, 以 憑 調 換 正 式 收 訖 憑 證 ( 五 ) 款 項 收 妥 後, 即 在 傳 票 或 繳 款 單 上 加 蓋 收 訖 日 期 戳 記 及 經 收 人 私 章 ( 六 ) 每 日 結 算 終 了 仍 有 收 入 款 項 等, 應 記 入 現 金 暫 記 簿, 次 日 再 補 行 正 式 登 帳

( 七 ) 出 納 管 理 人 員 對 收 入 款 項, 應 隨 時 按 順 序 登 帳 二 十 經 收 現 金 或 有 價 證 券, 如 發 現 偽 造 或 變 造 時, 應 查 明 處 理 第 四 章 付 款 二 十 一 付 款 作 業 : ( 一 ) 實 施 集 中 支 付 之 機 關, 出 納 管 理 人 員 收 到 會 計 單 位 編 製 之 付 款 憑 單, 應 即 遞 送 地 區 支 付 機 構 辦 理 支 付 其 屬 於 受 款 人 自 領 方 式 附 有 領 取 支 票 憑 證 者, 應 即 通 知 受 款 人 前 來 領 取 ( 二 ) 收 到 會 計 單 位 編 製 之 支 出 傳 票, 其 屬 於 在 專 戶 存 管 款 項 支 付 者, 以 匯 款 方 式 支 付 或 簽 發 支 票 通 知 受 款 人 前 來 領 取, 並 及 時 登 記 備 查 簿 ( 三 ) 辦 理 付 款 時, 應 檢 核 所 附 憑 證, 其 內 容 與 支 出 傳 票 及 其 上 有 關 印 鑑 是 否 相 符 如 付 款 時, 需 取 具 收 據 或 發 票 者, 應 注 意 合 於 支 出 憑 證 處 理 要 點 之 規 定 ( 四 ) 領 款 人 出 具 之 收 據 統 一 發 票 或 收 款 證 明, 應 於 支 付 後, 附 於 支 出 傳 票 之 後, 並 於 傳 票 附 件 欄 註 明 張 數 ( 五 ) 經 辦 支 付 事 項, 須 按 申 請 先 後 辦 理 必 要 時 得 使 用 支 付 號 碼 憑 證, 循 序 辦 理 手 續 ( 六 ) 支 付 現 款 時, 應 詢 明 申 請 者 之 現 金 數 目, 並 收 回 支 付 號 碼 憑 證 或 其 他 領 款 憑 證 ( 七 ) 支 付 現 金 之 數 額, 應 請 收 款 人 當 面 點 清 ( 八 ) 簽 發 支 票 除 應 根 據 合 法 之 會 計 憑 證 外, 並 應 注 意 下 列 事 項 : 1. 存 款 餘 額 不 足 時, 不 得 簽 發 支 票 2. 在 專 戶 存 管 款 項 內 支 付 之 款 項, 除 法 令 另 有 規 定 者 外, 應 一 律 簽 發 抬 頭 支 票, 票 面 劃 平 行 線 二 道, 並 註 明 禁 止 背 書 轉 讓 但 具 備 下 列 條 件 者, 得 予 註 銷 平 行 線 二 道 或 禁 止 背 書 轉 讓 : (1) 金 額 在 新 臺 幣 五 十 萬 元 以 下 (2) 受 款 人 非 屬 政 府 機 關

(3) 非 採 郵 寄 方 式 3. 金 額 數 字 應 用 中 文 大 寫, 數 字 末 尾 應 加 一 整 字 4. 支 票 金 額 須 同 時 填 寫 阿 拉 伯 數 字 者, 應 一 併 填 寫 5. 支 票 上 應 填 明 發 票 日 期 及 與 付 款 憑 證 相 符 之 受 款 人 姓 名 或 公 司 行 號 名 稱 6. 各 機 關 如 規 定 受 款 人 應 於 支 票 存 根 上 簽 名 或 蓋 章 者, 從 其 規 定 7. 簽 發 支 票 之 號 碼 帳 號 等, 應 於 傳 票 上 註 明 8. 簽 發 支 票 如 大 小 寫 金 額 有 錯 誤 應 即 作 廢, 並 加 蓋 作 廢 字 樣, 重 新 簽 發, 不 得 塗 改 ( 九 ) 款 項 付 訖 後, 經 付 人 員 即 在 傳 票 上 加 蓋 付 訖 日 期 戳 記 並 簽 章 ( 十 ) 匯 寄 附 屬 單 位 或 其 他 機 關 之 款 項, 應 斟 酌 實 際 情 形, 分 別 電 匯 信 匯 或 票 匯 ( 十 一 ) 支 付 款 項, 須 由 金 融 機 構 匯 寄 者, 會 計 單 位 應 在 傳 票 上 註 明 匯 往 金 融 機 構 及 受 款 人 名 稱 與 帳 號, 由 出 納 單 位 即 日 匯 出, 並 將 匯 款 金 融 機 構 所 掣 發 之 匯 款 憑 證 附 入 原 傳 票 ( 十 二 ) 出 納 管 理 單 位 接 到 應 ( 待 ) 付 款 單 據 後, 應 依 限 辦 理 支 付, 不 得 稽 延 第 五 章 各 項 稅 費 款 之 扣 繳 作 業 二 十 二 員 工 薪 津 內 扣 繳 之 各 種 稅 費 款, 須 依 據 有 關 會 計 憑 證 或 其 他 合 法 通 知, 始 得 辦 理 二 十 三 出 納 管 理 單 位, 代 扣 之 各 項 稅 費 款, 除 薪 資 所 得 稅, 屬 中 華 民 國 境 內 居 住 之 國 人 所 得, 應 於 每 月 十 日 前 將 上 一 月 內 所 扣 繳 稅 額 ; 屬 非 中 華 民 國 境 內 居 住 之 個 人 所 得, 應 於 代 扣 稅 款 之 日 起 十 日 內, 分 別 填 製 薪 資 所 得 扣 繳 稅 額 繳 款 書 向 金 融 機 構 繳 納 外, 其 餘 代 扣 稅 費 款, 應 依 各 該 扣 繳 規 定 期 限, 辦 理 代 繳 第 六 章 零 用 金 二 十 四 零 用 金 係 因 應 緊 急 及 各 項 零 星 支 付 而 設 置, 各 機 關 零 用 金 用 以 支 付 在 一 定 金 額 以 下 之 經 費 支 出 ; 其 作 業 程 序 如 次 :

( 一 ) 零 用 金 之 申 請 : 年 度 開 始, 各 機 關 出 納 管 理 單 位 為 應 緊 急 及 零 星 支 用, 應 參 酌 實 際 情 形 在 國 庫 主 管 機 關 或 權 責 單 位 核 定 零 用 金 額 度 內, 簽 會 會 計 單 位 並 奉 機 關 首 長 或 其 授 權 人 核 准 後, 提 取 定 額 現 金, 備 作 零 星 支 用 ( 二 ) 零 用 金 由 各 機 關 指 定 專 責 人 員 保 管 支 付, 在 一 定 金 額 限 額 內, 各 業 務 承 辦 單 位 因 業 務 需 要, 得 經 其 單 位 主 管 及 保 管 單 位 主 管 或 其 授 權 人 核 准, 向 保 管 零 用 金 人 員 借 款 備 付 零 用, 惟 應 自 借 款 日 起 三 日 內 檢 附 支 出 憑 證 辦 理 核 銷 ( 三 ) 各 機 關 以 零 用 金 支 出 之 費 用, 其 原 始 憑 證 ( 發 票 或 收 據 ) 應 由 經 辦 人 員 粘 貼 於 粘 貼 憑 證 用 紙 上, 檢 附 經 會 相 關 權 責 單 位 及 機 關 首 長 或 其 授 權 人 之 核 准, 向 管 理 零 用 金 人 員 領 取 ( 四 ) 零 用 金 支 付 後, 管 理 零 用 金 人 員 應 將 支 出 憑 證 予 以 編 號 加 蓋 付 訖 及 日 期 章, 隨 時 逐 筆 登 入 零 用 金 備 查 簿, 於 支 付 相 當 數 額 時, 按 類 別 整 理 歸 類, 填 具 零 用 金 支 用 清 單 及 總 表, 連 同 支 出 憑 證, 經 主 辦 出 納 或 其 授 權 人 核 章 後, 送 會 計 單 位 審 核, 依 規 定 程 序 撥 還 ( 五 ) 會 計 年 度 終 了 時, 應 依 規 定 辦 理 零 用 金 之 結 轉 或 繳 回 二 十 五 各 機 關 辦 理 零 用 金 支 付 及 結 墊 撥 還, 應 隨 時 登 記 零 用 金 備 查 簿 並 結 計 餘 額, 帳 面 餘 額 應 與 櫃 存 現 金 及 預 借 未 核 銷 零 用 金 之 合 計 數 相 符 第 七 章 票 據 有 價 證 券 與 其 他 保 管 品 之 收 付 及 管 理 二 十 六 票 據 有 價 證 券 及 其 他 保 管 品 之 收 付, 出 納 管 理 單 位 應 根 據 傳 票 執 行, 並 當 面 清 點, 如 根 據 核 准 文 件 收 入 者, 應 即 填 製 收 入 款 項 通 知 單 或 書 面 通 知 會 計 單 位 補 製 傳 票, 執 行 後, 主 辦 出 納 人 員 及 收 付 票 據 有 價 證 券 及 保 管 品 之 人 員, 應 於 傳 票 上 簽 章 以 示 完 成 收 付 手 續 二 十 七 出 納 管 理 單 位 收 到 各 項 票 據 有 價 證 券 及 其 他 保 管 品, 除 須 於 當 日 發 還 者 外, 應 依 照 國 庫 保 管 品 有 關 規 定 送 存 國 庫 或 代 理 國 庫 機 關 保 管

二 十 八 出 納 管 理 單 位 經 收 票 據 有 價 證 券 及 其 他 保 管 品 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 外 幣 票 據 有 價 證 券 及 契 據 等, 應 逐 案 編 註 收 管 案 號, 並 就 其 性 質 相 同 者, 分 類 登 入 保 管 品 紀 錄 簿 ( 二 ) 金 銀 條 塊 外 幣 應 由 原 經 辦 單 位 或 經 手 人, 加 註 簽 封, 以 明 責 任 ( 三 ) 本 票 及 國 內 外 之 支 票 匯 票 等, 除 應 詳 細 登 記 來 源 票 號 抬 頭 用 途 幣 別 金 額 出 票 及 兌 付 處 所 等 項 外, 並 應 注 意 票 據 之 有 效 期 限 ( 四 ) 公 債 股 票 庫 券 儲 蓄 券 等 有 價 證 券 應 按 類 別 戶 名 品 名 數 量 金 額 號 碼, 詳 細 登 記 之 ( 五 ) 公 債 庫 券 儲 蓄 券 等 應 注 意 還 本 付 息 日 期, 辦 理 領 取 手 續, 並 通 知 會 計 單 位 ( 六 ) 應 注 意 各 項 票 據 有 價 證 券 及 保 管 品 之 到 期 日 或 有 效 期 限 適 時 通 知 經 管 業 務 單 位, 辦 理 展 延 退 回 或 收 取 本 息 後 即 填 具 收 入 款 項 通 知 單, 通 知 會 計 單 位 編 製 傳 票 ( 七 ) 收 管 機 關 採 購 及 財 物 變 賣 處 分 等 實 物 擔 保 憑 證, 應 依 照 原 訂 立 契 約 書 會 同 有 關 單 位 辦 理 ( 八 ) 存 庫 之 保 管 品, 應 分 類 登 記 於 存 庫 保 管 品 備 查 簿, 並 按 月 編 造 保 管 品 報 告 表 送 會 計 單 位 以 備 查 考 管 制 ( 九 ) 有 價 證 券 之 質 權 設 定 登 記 書, 應 加 註 拋 棄 行 使 抵 銷 權 二 十 九 出 納 管 理 單 位 除 依 法 得 自 行 保 管 之 經 費 款 項 外, 收 納 之 各 種 款 項 及 有 價 證 券 等, 除 法 令 另 有 規 定 外, 應 於 當 日 或 次 日 解 繳 公 庫, 零 星 收 入 最 長 不 得 逾 五 日 第 八 章 押 標 金 保 證 金 及 其 他 擔 保 之 收 付 三 十 為 應 採 購 作 業 需 要, 出 納 管 理 單 位 得 以 機 關 名 義 申 請 於 代 理 國 庫 之 金 融 機 構 開 立 專 戶, 存 管 廠 商 繳 納 之 押 標 金 保 證 金 及 其 他 擔 保 三 十 一 為 應 採 購 業 務 需 要, 出 納 管 理 單 位 得 設 招 標 專 用 收 據, 其 收 據 之 管 理 同 自 行 收 納 款 項 收 據 辦 理

三 十 二 出 納 管 理 單 位 依 招 標 文 件 規 定, 收 取 押 標 金, 應 開 立 收 據, 退 還 時, 對 未 得 標 廠 商, 可 即 時 退 還 者, 出 納 管 理 單 位 應 依 據 採 購 單 位 之 通 知, 由 廠 商 檢 附 採 購 單 位 已 簽 認 之 文 件, 連 同 原 繳 納 之 收 據 或 於 原 繳 納 押 標 金 之 收 據 上 經 採 購 單 位 簽 註 未 得 標 之 文 字 與 簽 章 後 退 還 對 無 法 即 時 退 還 者, 應 循 一 般 付 款 程 序 辦 理 對 得 標 廠 商, 收 取 履 約 保 證 金, 或 將 押 標 金 轉 換 為 履 約 保 證 金, 如 轉 換 時 有 應 補 足 ( 或 應 退 ) 之 差 額, 應 由 採 購 單 位 通 知 廠 商 及 會 計 單 位 辦 理, 於 辦 理 補 繳 或 退 還 程 序 後, 始 開 立 收 取 履 約 保 證 金 收 據 交 付 廠 商 三 十 三 出 納 管 理 單 位 辦 理 保 證 金 等 款 項 之 退 還 時, 除 即 時 退 還 之 押 標 金 外, 應 依 據 會 計 單 位 編 製 之 傳 票, 始 可 退 還 三 十 四 採 購 案 有 保 固 期 間 者, 廠 商 應 繳 納 之 保 固 金, 經 廠 商 事 先 申 明 者, 得 直 接 由 應 退 之 履 約 保 證 金 或 該 採 購 案 之 應 付 款 項 中 扣 抵 三 十 五 出 納 管 理 單 位 應 配 合 會 計 單 位 業 務 ( 採 購 ) 相 關 單 位 隨 時 注 意 押 標 金 保 證 金 及 其 他 擔 保 之 有 效 期, 隨 時 清 理 第 九 章 自 行 收 納 款 項 收 據 之 管 理 三 十 六 各 機 關 使 用 之 自 行 收 納 款 項 收 據 及 領 用 單 之 格 式, 由 各 機 關 視 業 務 需 要 自 行 定 之 三 十 七 各 機 關 印 製 之 自 行 收 納 款 項 空 白 收 據, 應 由 會 計 單 位 負 責 保 管 三 十 八 自 行 收 納 款 項 收 據 之 領 用, 應 由 出 納 管 理 單 位 或 使 用 單 位 填 具 領 用 單 一 式 二 聯, 經 主 辦 出 納 或 使 用 單 位 主 管 簽 核 後, 向 會 計 單 位 領 用 領 用 第 一 聯 由 會 計 單 位 抽 存, 第 二 聯 由 出 納 管 理 單 位 或 使 用 單 位 保 管 存 查, 並 應 設 置 自 行 收 納 款 項 收 據 紀 錄 卡, 隨 時 記 錄 使 用 情 形, 備 供 查 核 三 十 九 已 使 用 之 自 行 收 納 款 項 收 據, 第 一 聯 交 繳 款 人 收 執, 第 二 聯 報 核, 送 會 計 單 位 列 帳 第 三 聯 存 根, 由 出 納 管 理 單 位 或 使 用 單 位 存 查 四 十 未 使 用 或 已 使 用 擬 作 廢 之 收 據, 由 保 管 單 位 或 使 用 單 位 列 表 記 錄 起 訖 號 碼, 截 角 作 廢, 並 妥 慎 保 管 備 查, 保 管 期 限 至 少 二 年, 屆 滿 二 年 後, 陳 經 該 管 上 級 機 關 同 意 得

予 銷 毀 四 十 一 自 行 收 納 款 項 收 據, 應 由 出 納 管 理 單 位 或 使 用 單 位 按 編 號 順 序 開 立, 不 得 跳 號, 並 以 類 別 分 類 四 十 二 彙 解 各 項 收 入 款 時, 屬 票 據 繳 納 者, 應 在 各 該 繳 款 單 據 備 註 欄 內 填 寫 收 款 之 收 據 字 軌 號 碼 及 繳 存 票 據 號 碼 ; 屬 電 匯 款 者, 應 在 收 入 憑 證 粘 存 單 內 填 寫 收 款 之 收 據 字 軌 號 碼 四 十 三 為 加 強 自 行 收 納 款 項 收 據 之 管 制, 會 計 單 位 應 設 置 自 行 收 納 款 項 收 據 領 用 紀 錄 卡, 並 不 定 期 抽 查 領 用 情 形, 作 成 紀 錄 備 查 四 十 四 自 行 收 納 款 項 彙 解 國 庫 之 收 入, 依 法 未 另 掣 發 收 據 者, 應 按 月 編 製 收 入 月 報 表 備 查 利 用 機 器 收 款 者, 其 使 用 完 畢 之 電 腦 處 理 紀 錄 資 料 貯 存 體, 應 分 年 編 號 收 藏, 並 製 目 錄 備 查 四 十 五 經 收 歲 入 以 外 之 其 他 款 項, 得 使 用 自 行 收 納 款 項 收 據 第 十 章 出 納 帳 表 四 十 六 出 納 管 理 單 位 應 置 備 下 列 各 項 簿 籍 ( 其 格 式 詳 附 錄 壹 ): ( 一 ) 現 金 出 納 備 查 簿, 備 登 收 納 款 項, 必 要 時 得 分 立 收 入 支 出 或 收 支 結 存 各 項 簿 籍 ( 二 ) 零 用 金 備 查 簿, 備 登 零 用 金 支 付 結 報 撥 還 ( 三 ) 存 庫 保 管 品 備 查 簿, 備 登 存 庫 保 管 各 類 有 價 證 券 票 據 保 管 品 等 項 ( 四 ) 保 管 品 紀 錄 簿, 作 為 保 管 品 之 明 細 備 查 簿, 以 記 載 保 管 品 收 存 及 發 還 之 原 始 記 錄 ( 五 ) 現 金 暫 記 簿, 備 登 每 日 結 算 終 了 後 之 收 支 款 項, 次 日 再 補 行 正 式 登 帳 ( 六 ) 傳 票 遞 送 簿, 備 登 收 支 及 現 金 轉 帳 傳 票 付 款 憑 單 移 送 時 間 之 登 載 ( 七 ) 其 他 備 查 簿, 視 業 務 繁 簡 需 要 設 置, 如 銀 行 往 來 簿 支 票 簽 發 用 印 登 記 簿 送 金 簿 等

四 十 七 前 點 簿 籍 採 用 電 腦 處 理 者, 其 電 腦 貯 存 體 中 之 紀 錄 視 為 簿 籍, 應 妥 善 保 管 四 十 八 經 辦 出 納 管 理 人 員, 於 執 行 出 納 事 務 時, 應 隨 時 登 入 有 關 備 查 簿, 並 按 日 結 計 清 楚, 不 得 稽 延, 相 關 憑 證 應 於 次 日 前 送 會 計 單 位 據 以 入 帳 四 十 九 出 納 管 理 單 位, 除 領 用 之 零 用 金, 應 適 時 辦 理 結 報 申 請 撥 還 外, 並 斟 酌 需 要, 根 據 現 金 出 納 備 查 簿, 分 別 編 製 現 金 日 報 表 旬 報 表 及 月 報 表, 連 同 國 庫 或 銀 行 對 帳 單 及 存 款 分 析 表, 送 會 計 單 位 核 對, 併 同 會 計 報 告 轉 報 其 他 出 納 報 表, 得 視 實 際 需 要 定 之 五 十 出 納 管 理 單 位 為 辦 理 收 支 有 關 事 項, 應 備 具 如 下 書 表 ( 其 格 式 詳 附 錄 貳 ): ( 一 ) 繳 款 書 ( 二 ) 支 出 收 回 書 ( 三 ) 收 入 退 還 書 ( 四 ) 轉 正 通 知 書 ( 五 ) 機 關 專 戶 存 款 收 款 書 ( 六 ) 國 庫 保 管 品 申 請 書 ( 七 ) 保 管 品 月 報 表 ( 八 ) 銀 行 ( 公 庫 ) 存 款 差 額 解 釋 表 ( 九 ) 零 用 金 支 用 清 單 ( 十 ) 現 金 結 存 ( 日 報 ) 表 ( 十 一 ) 現 金 收 支 結 存 旬 報 表 ( 含 現 金 收 支 月 報 表 ) ( 十 二 ) 自 行 收 納 款 項 收 據 紀 錄 卡 第 十 一 章 出 納 事 務 之 盤 點 及 檢 核 五 十 一 各 機 關 出 納 管 理 單 位, 對 於 存 管 之 現 金 票 據 有 價 證 券 自 行 收 納 款 項 收 據 及 其 他 保 管 品 等, 應 作 定 期 與 不 定 期 之 盤 點 ; 另 由 會 計 單 位 每 年 至 少 監 督 盤 點 一 次

五 十 二 辦 理 盤 點 人 員 如 發 現 存 管 之 現 金 票 據 有 價 證 券 自 行 收 納 款 項 收 據 及 其 他 保 管 品 等 與 相 關 之 紀 錄 不 符 時, 應 查 明 不 符 之 原 因, 陳 請 機 關 首 長 核 辦 五 十 三 各 機 關 為 加 強 出 納 管 理, 應 依 照 本 手 冊 及 相 關 規 定, 實 施 定 期 與 不 定 期 查 核 五 十 四 各 機 關 實 施 出 納 事 務 定 期 查 核, 得 組 成 查 核 小 組 辦 理 其 人 員 由 會 計 單 位 人 事 單 位 政 風 單 位 及 相 關 單 位 派 員 參 加 五 十 五 出 納 事 務 之 查 核 要 項 如 下 : ( 一 ) 出 納 手 續 是 否 符 合 規 定 ( 二 ) 庫 存 現 金 數 目, 是 否 與 會 計 紀 錄 符 合, 有 無 私 自 墊 借 或 以 單 據 抵 現 情 事, 有 無 與 核 定 額 度 相 符 ( 三 ) 傳 票 送 達 後, 辦 理 收 付 款 項, 是 否 迅 速 ( 四 ) 保 管 之 票 據 有 價 證 券 及 其 他 保 管 品 等, 是 否 與 帳 面 相 符, 是 否 每 月 提 供 經 奉 核 之 存 庫 保 管 品 專 戶 之 明 細 資 料 供 採 購 單 位 勾 稽 用 ( 五 ) 各 種 出 納 帳 表, 是 否 齊 全, 相 關 紀 錄 有 否 翔 實 完 備 ( 六 ) 收 付 款 項, 是 否 隨 時 登 帳 及 依 規 定 期 限 悉 數 辦 理 繳 庫 ( 七 ) 暫 收 款 收 據 貼 印 花 及 保 管 時 間, 是 否 能 遵 照 規 定 辦 理 ( 八 ) 零 用 金 支 付 之 每 案 金 額 有 無 超 過 一 定 金 額, 保 管 是 否 妥 善, 有 無 隨 時 登 記 零 用 金 備 查 簿, 結 存 數 與 未 報 銷 單 據 金 額 之 總 額, 是 否 與 零 用 金 之 金 額 相 符 ( 九 ) 自 行 收 納 之 各 項 收 入, 有 無 依 照 規 定 保 管 使 用 自 行 收 納 款 項 收 據 ( 十 ) 自 行 收 納 款 項 收 據 之 使 用 是 否 良 善 ( 十 一 ) 現 金 票 據 有 價 證 券 及 其 他 保 管 品 等 之 出 納 有 無 依 照 規 定 程 序 處 理, 有 無 隨 時 登 記, 其 實 際 結 存 金 額 與 帳 面 結 存 是 否 相 符 ( 十 二 ) 國 庫 或 金 融 機 構 所 送 機 關 專 戶 存 款 對 帳 單 及 保 管 品 對 帳 單 有 無 與 帳 載 數 核 對, 如 有 差 額, 出 納 管 理 單 位 有 無 查 明 其 發 生 原 因 是 否 正 當, 並 編 製 存 款 差 額 解 釋 表 等 對 帳 單 回 單 有 無 儘 速 寄 回 原 代 庫 機 構

( 十 三 ) 出 納 管 理 人 員 有 無 任 相 同 工 作 六 年 以 上 之 情 形, 休 假 代 理 制 度 有 無 貫 徹 實 施 五 十 六 各 機 關 實 施 出 納 事 務 查 核 結 果, 應 報 告 機 關 首 長, 並 得 辦 理 獎 懲 第 十 二 章 附 則 五 十 七 地 方 政 府 之 出 納 管 理, 得 參 照 本 手 冊 辦 理