( 第 2 頁 ) 個 人 資 料 私 隱 專 員 公 署 是 一 個 獨 立 的 法 定 機 構 公 署 由 個 人 資 料 私 隱 專 員 掌 管, 私 隱 專 員 由 行 政 長 官 委 任, 主 要 職 責 包 括 推 動 監 察 及 監 管 各 界 遵 守 私 隱 條 例 的 規 定, 當

個 人 資 料 ( 私 隱 ) 條 例 簡 介 ( 第 1 頁 ) 歡 迎 來 到 個 人 資 料 ( 私 隱 ) 條 例 簡 介 網 上 講 座 在 這 個 單 元, 我 們 將 會 用 深 入 淺 出 的 方 法 介 紹 個 人 資 料 ( 私 隱 ) 條 例 ( 下 稱 私 隱 條 例 ), 讓 大 家 認 識 在 日 常 生 活 中 如 何 應 用 私 隱 條 例, 希 望 能 夠 提 高 大 家 保 障 個 人 資 料 私 隱 的 意 識 如 欲 得 悉 私 隱 條 例 的 全 文, 請 瀏 覽 網 頁 內 條 例 簡 介 部 份 1

( 第 2 頁 ) 個 人 資 料 私 隱 專 員 公 署 是 一 個 獨 立 的 法 定 機 構 公 署 由 個 人 資 料 私 隱 專 員 掌 管, 私 隱 專 員 由 行 政 長 官 委 任, 主 要 職 責 包 括 推 動 監 察 及 監 管 各 界 遵 守 私 隱 條 例 的 規 定, 當 中 包 括 調 查 投 訴 發 出 實 務 守 則 及 指 引 等 等 2

( 第 3 頁 ) 私 隱 專 員 公 署 的 政 策 綱 要, 是 採 取 合 乎 經 濟 效 益 及 有 效 率 的 措 施, 以 監 察 及 監 管 私 隱 條 例 的 執 行, 並 且 推 廣 市 民 的 個 人 資 料 私 隱 權 益 個 人 資 料 ( 私 隱 ) 條 例 於 1996 年 12 月 20 日 正 式 生 效 3

( 第 4 頁 ) 以 下 我 將 為 大 家 闡 釋 私 隱 條 例 的 涵 蓋 範 圍 及 釋 義 私 隱 條 例 規 管 任 何 收 集 持 有 處 理 或 使 用 個 人 資 料 的 人 士, 當 中 包 括 私 營 機 構 公 營 機 構 及 政 府 部 門 根 據 私 隱 條 例 的 釋 義, 個 人 資 料 是 指 能 夠 切 實 可 行 確 定 一 名 在 世 人 士 身 份 的 資 料, 而 有 關 資 料 是 可 以 作 出 查 閱 或 處 理 4

( 第 5 頁 ) 日 常 生 活 中 的 例 子 包 括 個 人 姓 名 電 話 號 碼 地 址 性 別 年 齡 職 業 薪 金 國 籍 相 片 身 份 證 號 碼 及 醫 療 紀 錄 等 等 的 資 料 5

( 第 6 頁 ) 任 何 人 或 機 構 在 收 集 持 有 處 理 或 使 用 個 人 資 料 的 時 候, 必 須 遵 從 私 隱 條 例 內 訂 明 的 六 項 保 障 資 料 原 則 以 下 我 將 具 體 地 為 大 家 介 紹 六 項 保 障 資 料 原 則 的 規 定 6

( 第 7 頁 ) 第 1 原 則 收 集 個 人 資 料 的 目 的 及 方 式 第 1 項 原 則 是 有 關 收 集 個 人 資 料 的 目 的 及 方 式 私 隱 條 例 規 定 須 要 用 合 法 及 公 平 的 方 式 收 集 個 人 資 料 例 如, 盜 用 他 人 的 銀 行 戶 口 紀 錄, 或 信 用 咭 資 料, 是 屬 於 用 不 合 法 的 方 式 去 收 集 個 人 資 料 如 果 機 構 以 蓄 意 誤 導 的 手 法 來 收 集 個 人 資 料, 是 屬 於 不 公 平 的 收 集 方 式 例 如, 如 果 一 間 公 司 藉 著 招 聘 活 動 去 收 集 求 職 人 士 的 個 人 資 料, 但 其 實 根 本 並 無 招 聘 員 工 一 事, 只 是 用 招 聘 的 藉 口 收 集 資 料, 那 麼 該 公 司 就 是 用 不 公 平 的 手 法 收 集 個 人 資 料 而 收 集 資 料 的 目 的, 必 須 與 機 構 的 職 能 或 者 活 動 有 關 例 如, 一 般 來 說, 銀 行 只 能 夠 向 客 戶 收 集 與 提 供 金 融 服 務 有 關 的 資 料, 而 醫 院 亦 只 能 夠 向 病 人 收 集 與 提 供 醫 療 服 務 有 關 的 資 料 而 收 集 的 資 料 足 夠 便 可, 不 應 超 過 有 關 目 的 的 實 際 需 要 例 如, 僱 主 為 了 發 放 薪 金 的 目 的, 可 能 須 要 收 集 員 工 的 銀 行 帳 戶 號 碼, 僱 主 不 應 就 此 等 目 的 而 收 集 其 他 無 關 的 資 料, 例 如 員 工 銀 行 戶 口 存 款 數 目 資 料, 否 則, 就 屬 於 過 度 收 集 員 工 的 資 料 7

( 第 8 頁 ) 向 個 別 人 士 收 集 個 人 資 料 的 時 候, 必 須 告 知 他 / 她 下 列 事 項 : 包 括 : - 該 等 資 料 將 會 用 於 甚 麼 目 的 ; - 該 等 資 料 可 能 會 轉 移 給 甚 麼 類 別 的 人 ; - 若 他 / 她 不 提 供 該 等 資 料 所 須 承 受 的 後 果 ; 及 - 當 事 人 有 權 要 求 查 閱 及 改 正 該 等 資 料 最 好 的 做 法, 是 提 供 一 份 收 集 個 人 資 料 聲 明, 清 楚 述 明 以 上 事 項 這 份 聲 明, 最 好 印 在 資 料 收 集 表 格 上, 例 如, 客 戶 向 銀 行 申 請 服 務 時, 銀 行 可 在 申 請 表 裡 提 供 一 份 收 集 個 人 資 料 聲 明 另 一 個 做 法, 是 在 當 眼 地 點 展 示 這 項 聲 明 例 如, 物 業 管 理 公 司 如 果 要 收 集 訪 客 的 個 人 資 料, 就 應 該 張 貼 顯 眼 的 告 示, 述 明 收 集 資 料 的 目 的 8

( 第 9 頁 ) 第 2 原 則 個 人 資 料 的 準 確 性 及 保 留 期 間 第 2 項 原 則 是 有 關 個 人 資 料 的 準 確 性 及 保 留 期 間 意 思 即 是 機 構 所 保 存 的 個 人 資 料 必 須 是 準 確 的, 而 資 料 的 保 存 期 間 不 能 超 過 實 際 需 要 例 如, 銀 行 客 戶 如 更 改 了 通 訊 地 址 並 已 通 知 銀 行, 有 關 銀 行 就 須 儘 快 更 新 資 料, 確 保 日 後 使 用 新 地 址 與 客 戶 通 訊 如 果 機 構 懷 疑 所 持 有 的 個 人 資 料 不 準 確, 就 應 該 立 即 停 止 使 用 有 關 資 料 例 如, 機 構 寄 出 的 郵 件 經 常 被 退 回 這 可 能 表 示 郵 件 所 用 的 地 址 不 準 確, 機 構 如 有 懷 疑, 就 應 該 停 止 使 用 有 關 地 址, 直 至 更 新 該 等 資 料 為 止 私 隱 條 例 規 定, 個 人 資 料 的 保 存 期 間 不 能 夠 超 過 實 際 需 要 那 麼 收 集 得 來 的 個 人 資 料 可 以 保 留 多 久 呢? 由 於 每 間 機 構 的 收 集 及 使 用 的 情 況 有 所 不 同, 所 以 私 隱 條 例 並 無 訂 明 一 個 固 定 的 資 料 保 留 期, 機 構 應 該 因 應 自 己 的 情 況, 於 有 關 資 料 已 經 達 到 收 集 的 目 的 後, 考 慮 是 否 有 合 理 理 由 繼 續 保 留 該 等 資 料 例 如, 如 果 僱 主 打 算 為 了 日 後 招 聘 活 動 的 目 的 而 保 留 落 選 應 徵 者 的 個 人 資 料, 就 應 該 通 知 落 選 人 士 有 關 資 料 的 保 留 期, 一 般 來 說, 落 選 應 徵 者 資 料 的 保 留 期 不 應 超 過 兩 年 9

( 第 10 頁 ) 第 3 原 則 個 人 資 料 的 使 用 第 3 項 原 則 是 有 關 個 人 資 料 的 使 用 私 隱 條 例 規 定 除 非 得 到 當 事 人 的 訂 明 同 意, 否 則 不 可 以 改 變 資 料 的 用 途, 只 可 將 個 人 資 料 用 於 當 初 收 集 資 料 時 所 述 明 的 用 途 例 如, 如 果 一 間 機 構 將 向 其 求 職 人 士 的 履 歷, 公 開 張 貼 在 機 構 的 告 示 板, 就 可 能 屬 於 改 變 了 資 料 的 用 途 因 為 該 機 構 收 集 求 職 人 士 的 履 歷, 應 該 只 用 於 招 聘 用 途 上, 所 以 除 了 獲 授 權 處 理 招 聘 事 宜 的 員 工 外, 機 構 不 應 該 向 其 他 員 工 披 露 該 名 求 職 人 士 的 資 料 甚 麼 是 訂 明 同 意 呢? 訂 明 同 意 是 指 當 事 人 明 確 及 自 願 給 予 的 同 意 默 許 又 或 是 不 作 回 應, 並 不 構 成 訂 明 同 意 一 般 來 說, 當 事 人 必 須 在 有 選 擇 的 情 況 下 作 出 的 同 意, 才 屬 於 訂 明 同 意 10

( 第 11 頁 ) 第 4 原 則 個 人 資 料 的 保 安 第 4 項 原 則 是 有 關 個 人 資 料 的 保 安 私 隱 條 例 規 定 機 構 須 要 採 取 適 當 的 保 安 措 施 保 障 個 人 資 料 機 構 必 須 確 保 個 人 資 料 得 到 足 夠 保 障, 避 免 有 人 在 未 獲 准 許 或 意 外 的 情 況 下, 去 查 閱 處 理 刪 除 或 者 使 用 該 等 資 料 對 於 敏 感 度 愈 高 的 個 人 資 料, 例 如 身 份 證 號 碼 銀 行 賬 戶 資 料 健 康 狀 況 資 料 等 等, 就 應 該 採 取 愈 高 程 度 的 保 安 措 施 在 處 理 資 料 方 面, 亦 要 有 適 當 的 措 施, 例 如, 在 棄 置 機 密 文 件 之 前, 最 好 先 用 碎 紙 機 把 文 件 剪 碎 在 儲 存 或 傳 送 資 料 的 時 候, 要 有 妥 善 的 安 排, 防 止 有 人 在 未 獲 准 許 或 意 外 的 情 況 下 閱 讀 或 截 取 到 當 中 的 資 料 例 如, 在 傳 真 機 密 資 料 時, 最 好 事 先 通 知 對 方 等 候 接 收 文 件 而 獲 授 權 處 理 個 人 資 料 的 員 工 要 有 良 好 操 守 審 慎 態 度 及 辦 事 能 力 一 般 來 說, 如 果 機 構 在 資 源 許 可 的 情 況 下, 最 好 指 派 一 名 員 工 出 任 保 障 資 料 主 任, 負 責 個 人 資 料 私 隱 方 面 的 政 策, 以 及 在 機 構 內 推 動 保 障 私 隱 的 文 化 11

( 第 12 頁 ) 第 5 原 則 資 訊 須 在 一 般 情 況 下 可 提 供 第 5 項 原 則 是 確 保 他 人 能 夠 知 道 機 構 所 制 定 的 個 人 資 料 私 隱 政 策, 包 括 機 構 所 持 有 個 人 資 料 的 類 別 以 及 用 途, 以 及 有 關 個 人 資 料 方 面 的 政 策 及 實 務 最 好 的 做 法, 是 制 定 一 份 機 構 的 私 隱 政 策 聲 明, 當 中 可 以 包 括 有 關 資 料 的 準 確 性 保 留 期 保 安 處 理 查 閱 資 料 及 改 正 資 料 方 面 等 等 的 措 施 機 構 可 以 透 過 公 司 簡 介, 又 或 是 公 司 的 網 頁, 提 供 有 關 政 策 內 容 12

( 第 13 頁 ) 第 6 原 則 查 閱 個 人 資 料 第 6 項 原 則 是 有 關 查 閱 個 人 資 料 的 權 利 此 項 原 則 訂 明 當 事 人 有 權 要 求 某 個 機 構 或 者 某 個 政 府 部 門, 證 實 是 否 持 有 其 個 人 資 料, 以 及 有 權 要 求 獲 得 有 關 資 料 的 副 本 ; 如 果 發 現 副 本 內 的 個 人 資 料 不 準 確, 則 有 權 要 求 改 正 有 關 資 料 例 如, 市 民 可 以 向 信 貸 資 料 服 務 機 構, 索 取 一 份 屬 於 自 己 信 貸 記 錄 的 副 本 機 構 須 要 在 法 定 的 40 日 內, 依 從 有 關 查 閱 資 料 及 改 正 資 料 要 求 如 果 機 構 未 能 在 時 限 內 處 理, 亦 須 要 在 40 日 內 作 出 回 覆 及 提 供 理 由 個 別 人 士 有 責 任 提 出 清 楚 而 明 確 的 查 閱 資 料 要 求, 公 署 為 協 助 市 民 提 出 查 閱 資 料 要 求, 發 出 了 一 份 查 閱 資 料 要 求 表 格 OPS003 另 外, 私 隱 條 例 准 許 有 關 機 構 就 依 從 查 閱 資 料 要 求 而 收 取 合 理 費 用, 一 般 來 說, 機 構 不 可 以 收 取 超 過 依 從 查 閱 資 料 要 求 所 需 要 的 直 接 成 本 13

( 第 14 頁 ) 機 構 在 首 次 使 用 個 人 資 料 作 直 接 促 銷 用 途 時, 必 須 告 知 有 關 人 士, 他 / 她 可 要 求 機 構 停 止 將 其 個 人 資 料 作 直 接 促 銷 用 途 如 有 關 人 士 提 出 這 項 要 求, 機 構 須 按 該 等 指 示 照 辦 根 據 條 例 的 釋 義, 當 使 用 一 名 人 士 的 個 人 資 料, 透 過 郵 寄 電 子 郵 件 圖 文 傳 真 或 電 話 去 進 行 直 銷, 均 受 到 這 項 規 定 所 規 管 雖 然 上 述 的 規 定 只 在 機 構 第 一 次 使 用 個 人 資 料 作 直 接 促 銷 時 適 用, 較 好 的 做 法 是 當 每 次 向 個 別 人 士 發 出 宣 傳 資 料 的 時 候, 都 應 告 知 有 關 人 士, 他 / 她 可 選 擇 不 再 繼 續 收 到 直 銷 資 料 例 如, 宣 傳 資 料 內 可 提 供 一 欄 予 收 件 人 填 寫 選 擇 不 再 接 收 直 銷 資 料, 方 便 收 件 人 填 妥 後 寄 回 有 關 機 構 14

( 第 15 頁 ) 私 隱 條 例 內 亦 有 一 些 特 訂 的 豁 免 事 項, 可 以 不 受 條 例 中 某 些 條 文 的 規 限 該 等 豁 免 事 項 的 目 的 是 為 市 民 的 日 常 生 活 提 供 方 便, 以 及 維 護 社 會 和 公 眾 利 益 一 般 來 說, 與 消 閒 目 的 或 家 居 用 途 有 關 的 個 人 資 料, 通 常 都 得 到 豁 免, 不 受 條 例 所 規 限 為 了 保 障 公 眾 在 保 安 防 衛 防 止 或 偵 查 罪 案 評 稅 或 收 稅 新 聞 活 動 及 健 康 方 面 等 等 的 利 益, 機 構 可 以 得 到 豁 免, 不 需 要 受 到 有 關 查 閱 資 料 要 求 及 限 制 資 料 用 途 方 面 的 規 限 例 如, 警 方 在 進 行 刑 事 調 查 的 時 候, 要 求 機 構 提 供 某 員 工 的 個 人 資 料, 假 如 機 構 有 理 由 相 信 不 披 露 有 關 資 料, 會 妨 礙 到 警 方 調 查, 那 麼 機 構 可 以 考 慮 是 否 引 用 私 隱 條 例 中 豁 免 條 文 的 保 護, 在 未 獲 得 該 名 員 工 同 意 的 情 況 下, 向 警 方 披 露 其 個 人 資 料 請 注 意, 機 構 是 要 自 行 決 定 是 否 引 用 豁 免 條 文, 法 例 並 沒 有 硬 性 規 定 機 構 必 須 引 用 豁 免 15

( 第 16 頁 ) 根 據 私 隱 條 例, 私 隱 專 員 可 以 核 准 及 發 出 實 務 守 則, 就 條 例 的 規 定 提 供 實 務 性 指 引 16

( 第 17 頁 ) 私 隱 專 員 核 准 的 實 務 守 則, 包 括 : 身 分 證 號 碼 及 其 他 身 分 代 號 實 務 守 則 個 人 信 貸 資 料 實 務 守 則 人 力 資 源 管 理 實 務 守 則 如 欲 得 悉 各 份 實 務 守 則 的 內 容, 請 瀏 覽 網 頁 內 實 務 守 則 及 相 關 刊 物 部 份 17

( 第 18 頁 ) 以 調 解 方 式 解 決 問 題 : 公 署 對 投 訴 進 行 初 步 查 詢 後, 會 將 初 步 意 見 通 知 被 投 訴 者, 並 要 求 被 投 訴 者 採 取 糾 正 措 施, 以 解 決 投 訴 事 項 18

( 第 19 頁 ) 調 查 及 執 法 行 動 : 如 無 法 透 過 調 解 去 解 決 爭 端, 私 隱 專 員 可 能 會 作 出 正 式 調 查 當 然, 假 如 投 訴 個 案 中 涉 嫌 違 例 事 項 的 性 質 嚴 重, 私 隱 專 員 亦 可 立 即 進 行 正 式 調 查 如 調 查 證 實 資 料 使 用 者 確 有 違 反 私 隱 條 例 的 規 定, 公 署 會 向 有 關 資 料 使 用 者 發 出 執 行 通 知, 指 令 其 採 取 必 要 補 救 措 施, 以 免 觸 犯 條 例 的 規 定 19

( 第 20 頁 ) 如 果 違 反 執 行 通 知 的 規 定, 即 屬 犯 法, 可 被 判 處 罰 款 或 監 禁 20

( 第 21 頁 ) 假 如 個 別 人 士 因 為 他 人 違 反 私 隱 條 例 規 定 而 蒙 受 損 害, 包 括 感 情 方 面 的 損 害, 他 / 她 有 權 循 民 事 訴 訟 向 有 關 人 士 索 償 21

( 第 22 頁 ) 如 果 你 有 任 何 疑 問 或 想 更 清 楚 認 識 個 人 資 料 ( 私 隱 ) 條 例, 歡 迎 你 繼 續 瀏 覽 本 網 站 ; 你 亦 可 致 電 公 署 熱 線 2827 2827, 與 公 署 職 員 聯 絡 22