檔 案 法 令 概 要 課 程 大 綱 壹 前 言 貳 檔 案 法 基 本 介 紹 一 檔 案 法 沿 革 二 核 心 業 務 三 文 書 管 理 四 檔 案 範 圍 五 適 用 主 體 參 檔 案 管 理 一 檔 案 管 理 程 序 二 檔 案 保 存 與 銷 毀 三 相 關 重 要 檔 案 管 理 事 項 四 機 密 檔 案 管 理 五 職 務 或 組 織 異 動 應 配 合 事 項 肆 檔 案 應 用 一 檔 案 目 錄 彙 送 公 布 二 檔 案 檢 調 三 檔 案 應 用 伍 與 相 關 法 律 之 關 係 一 政 府 資 訊 公 開 法 二 個 人 資 料 保 護 法 1
壹 前 言 檔 案 法 ( 以 下 簡 稱 本 法 ) 自 民 國 ( 以 下 同 )91 年 施 行 以 來, 為 我 國 檔 案 管 理 制 度 建 立 法 制 基 礎, 而 在 各 機 關 檔 案 管 理 同 仁 配 合 下, 檔 案 管 理 成 效, 各 界 有 目 共 睹 惟 為 因 應 相 關 檔 案 法 令 之 修 正 以 及 行 政 院 組 織 改 造 後 人 員 異 動 檔 案 移 轉 ( 交 ) 情 形 頻 繁 等 情 形, 茲 就 相 關 檔 案 法 令 加 以 闡 述, 俾 供 瞭 解 其 全 貌 本 次 課 程 內 容 將 先 說 明 檔 案 法 規 定 之 基 本 架 構 包 含 : 核 心 業 務 文 書 與 檔 案 之 關 係 檔 案 法 適 用 之 對 象 及 範 圍 ; 另 在 檔 案 管 理 作 業 部 分, 將 介 紹 檔 案 保 存 與 檔 案 銷 毀 機 密 檔 案 管 理 職 務 或 組 織 異 動 應 配 合 事 項 等 實 務 上 重 要 規 定 ; 再 從 檔 案 應 用 層 面 介 紹 檔 案 目 錄 彙 送 與 檔 案 檢 調 檔 案 應 用 之 規 定 ; 最 後 就 從 事 檔 案 管 理 作 業 時, 較 常 遇 到 其 他 應 併 予 適 用 之 法 規 如 政 府 資 訊 公 開 法 及 個 人 資 料 保 護 法 加 以 說 明 貳 檔 案 法 基 本 介 紹 一 檔 案 法 沿 革 檔 案 法 於 81 年 間 完 成 草 案, 歷 經 數 年 立 法 程 序 後, 於 88 年 12 月 15 日 經 總 統 以 華 總 一 義 字 第 8800297480 號 令 制 定 公 布, 並 自 91 年 1 月 1 日 施 行 本 法 計 有 30 條, 分 為 總 則 管 理 應 用 罰 則 附 則 等 5 章 另 於 97 年 7 月 2 日 修 正 第 28 條, 對 於 原 公 立 高 中 ( 職 ) 以 下 學 校 及 幼 稚 園 排 除 準 用 範 圍, 並 將 受 政 府 委 託 行 使 公 權 力 之 個 人 或 團 體 納 入 準 用 範 圍, 上 開 條 文 自 97 年 9 月 1 日 施 行 二 核 心 業 務 本 法 立 法 宗 旨 在 於 健 全 政 府 機 關 檔 案 管 理, 促 進 檔 案 開 放 與 運 用, 發 揮 檔 案 功 能 ( 本 法 第 1 條 參 照 ) 因 此 相 關 之 檔 案 管 理 機 制 可 從 管 理 面 及 運 用 面 予 以 說 明 首 先 就 管 理 面 而 言, 依 本 法 第 6 條 第 1 項 規 定, 檔 案 管 理 以 統 一 規 劃 集 中 管 理 為 原 則, 第 7 條 復 規 定 檔 案 管 理 作 業 包 含 點 收 立 案 2
編 目 保 管 檢 調 清 理 安 全 維 護 及 其 他 檔 案 管 理 作 業 及 相 關 設 施 事 項 等, 將 全 國 機 關 檔 案 管 理 作 業 統 一 化 及 系 統 化 同 時 為 避 免 檔 案 不 當 銷 毀, 建 立 審 核 銷 毀 檔 案 之 機 制 ( 本 法 第 12 條 參 照 ); 而 為 妥 善 保 存 具 永 久 價 值 之 檔 案, 賦 予 檔 案 中 央 主 管 機 關 徵 集 機 關 檔 案 成 為 國 家 檔 案 之 規 定 ( 本 法 第 11 條 參 照 ) 至 於 在 促 進 檔 案 開 放 運 用 部 分, 依 本 法 第 8 條 規 定 各 機 關 將 機 關 檔 案 目 錄 定 期 送 交 檔 案 中 央 主 管 機 關, 並 由 檔 案 中 央 主 管 機 關 定 期 公 布 機 關 檔 案 目 錄 及 國 家 檔 案 目 錄, 人 民 經 由 機 關 檔 案 目 錄 查 詢 網 (https://near.archives.gov.tw) 及 國 家 檔 案 資 訊 網 (https://aa.archives/gov.tw), 即 得 迅 速 查 詢 所 需 檔 案 之 保 存 機 關, 進 而 申 請 應 用 相 關 檔 案, 為 我 國 政 府 資 訊 公 開 制 度 奠 立 良 好 的 基 礎 而 在 檔 案 應 用 部 分, 除 了 提 供 民 眾 閱 覽 抄 錄 或 複 製 檔 案 外, 各 機 關 尚 得 提 供 其 他 加 值 應 用 服 務 如 辦 理 檔 案 編 輯 及 研 究 出 版 展 覽 機 關 借 調 或 調 用 檔 案 等, 以 活 化 檔 案 價 值 三 文 書 管 理 ( 一 ) 文 書 與 檔 案 之 關 聯 性 文 書 管 理 與 檔 案 管 理 具 有 上 下 游 之 關 聯 性, 公 務 同 仁 所 製 作 之 文 書 經 權 責 長 官 批 核 後, 應 經 由 歸 檔 程 序 交 由 檔 案 管 理 人 員 點 收 後 再 進 行 後 續 相 關 整 卷 編 目 等 作 業 現 行 有 關 文 書 處 理 部 分 所 依 據 之 法 令 為 文 書 處 理 手 冊, 由 行 政 院 綜 合 業 務 處 主 政, 而 在 行 政 院 組 織 改 造 後, 基 於 文 檔 合 一 之 政 策, 其 中 原 由 行 政 院 研 究 發 展 考 核 委 員 會 負 責 之 文 書 流 程 管 理 作 業 規 範 機 關 公 文 電 子 交 換 作 業 辦 法, 分 自 民 國 101 年 1 月 1 日 5 月 20 日 起 移 由 檔 案 管 理 局 ( 以 下 簡 稱 本 局 ) 辦 理 至 於 檔 案 管 理 之 相 關 法 令 依 據 包 含 檔 案 法 檔 案 法 施 行 細 則 等 相 關 子 法 ( 二 ) 文 書 管 理 之 基 本 介 紹 3
有 關 文 書 管 理 之 主 要 法 令 依 據 為 文 書 處 理 手 冊 及 公 文 程 式 條 例 所 謂 文 書 係 指 處 理 公 務 與 公 務 有 關, 不 論 其 形 式 或 性 質 如 何 之 一 切 資 料 包 含 : 1. 機 關 與 機 關 或 機 關 與 人 民 往 來 之 公 文 書 2. 機 關 內 部 通 行 之 文 書 3. 公 文 以 外 之 文 書 而 與 公 務 有 關 者 ( 文 書 處 理 手 冊 第 1 點 ) 而 文 書 處 理 之 意 義 為 文 書 自 收 文 或 交 辦 起 至 發 文 歸 檔 止 之 全 部 流 程, 可 分 為 收 文 處 理 文 件 簽 辦 文 稿 擬 判 發 文 處 理 歸 檔 處 理 等 步 驟 ( 文 書 處 理 手 冊 第 4 點 ) 至 於 機 關 常 用 之 文 書 所 採 用 之 公 文 程 式 類 別 有 令 呈 咨 函 公 告 其 他 公 文 ( 公 文 程 式 條 例 第 2 條 ) 四 檔 案 範 圍 ( 一 ) 檔 案 之 定 義 各 機 關 依 照 管 理 程 序, 而 歸 檔 管 理 之 文 字 或 非 文 字 資 料 及 其 附 件 為 檔 案 ( 檔 案 法 第 2 條 第 2 款 ), 上 述 所 謂 文 字 或 非 文 字 資 料 及 其 附 件 係 指 各 機 關 處 理 公 務 或 因 公 務 而 產 生 之 各 類 紀 錄 資 料 及 其 附 件, 包 括 各 機 關 所 持 有 或 保 管 之 文 書 圖 片 紀 錄 照 片 錄 ( 影 ) 音 微 縮 片 電 腦 處 理 資 料 等, 可 供 聽 讀 閱 覽 或 藉 助 科 技 得 以 閱 覽 或 理 解 之 文 書 或 物 品 ( 檔 案 法 施 行 細 則 第 2 條 ) 各 機 關 處 理 公 務 所 產 出 之 各 類 紀 錄 資 料, 具 有 下 列 或 價 值 者, 應 依 法 歸 檔 管 理 : 1. 涉 機 關 法 定 職 能 運 作, 可 供 業 務 參 考 或 權 責 稽 憑 2. 具 保 障 個 人 團 體 或 政 府 機 關 法 定 權 益 3. 具 滿 足 民 眾 知 的 權 利 之 資 訊 價 值 4. 具 學 術 研 究 參 考 5. 具 影 響 國 家 地 方 發 展 或 社 會 公 益 6. 具 保 存 歷 史 文 化 典 章 制 度 或 科 技 價 值 歸 檔 案 件 以 原 件 為 原 則, 有 附 件 者, 每 1 種 以 1 份 為 限, 4
附 件 如 為 抽 存 續 辦 時, 承 辦 人 員 應 於 本 文 敘 明, 並 於 附 件 註 記 文 ( 編 ) 號, 簽 奉 權 責 長 官 核 准 ; 附 件 如 經 辦 畢 後 仍 應 辦 理 歸 檔 ( 二 ) 檔 案 分 類 檔 案 依 據 其 保 存 年 限 之 長 短 或 檔 案 之 屬 性 可 區 分 為 : 1. 永 久 保 存 檔 案 與 定 期 保 存 檔 案 ( 檔 案 法 第 10 條 機 關 檔 案 保 存 年 限 及 銷 毀 辦 法 第 3 條 第 4 條 ) 2. 機 關 檔 案 ( 檔 案 法 第 2 條 第 4 款 ) 及 國 家 檔 案 ( 檔 案 法 第 2 第 3 款 檔 案 法 第 11 條 國 家 檔 案 移 轉 辦 法 第 2 條 ) 由 機 關 保 管 之 檔 案 稱 為 機 關 檔 案, 多 數 檔 案 為 機 關 檔 案, 而 其 中 如 經 鑑 定 具 有 永 久 保 存 價 值, 並 經 檔 案 中 央 主 管 機 關 審 選 後 移 轉 者, 成 為 國 家 檔 案, 因 此 機 關 本 身 所 保 管 之 檔 案 包 含 永 久 保 存 之 機 關 檔 案 及 定 期 保 存 之 機 關 檔 案, 而 檔 案 中 央 主 管 機 關 所 保 管 之 國 家 檔 案 均 屬 永 久 保 存 檔 案 以 下 謹 就 國 家 檔 案 進 一 步 說 明 要 成 為 國 家 檔 案 者, 其 移 轉 要 件 原 則 為 各 機 關 永 久 保 存 之 檔 案, 自 文 件 產 生 日 起 屆 滿 25 年, 應 於 次 年 移 轉 檔 案 中 央 主 管 機 關 管 理 上 開 屆 滿 移 轉 年 限 之 檔 案, 於 移 轉 前 各 機 關 應 先 辦 理 檔 案 保 存 價 值 鑑 定, 經 鑑 定 仍 具 永 久 保 存 價 值 者, 應 編 製 移 轉 目 錄, 併 同 鑑 定 報 告 函 送 檔 案 中 央 主 管 機 關 審 核 但 遇 有 下 列 特 殊 事 由, 經 檔 案 中 央 主 管 機 關 同 意 者, 得 提 前 或 延 長 移 轉 : 1. 檔 案 保 存 技 術 不 足 2. 典 藏 環 境 不 佳 3. 司 法 訴 訟 4. 機 關 裁 撤 或 公 營 事 業 民 營 化 5. 其 他 正 當 理 由 機 關 於 辦 理 移 轉 作 業 時, 須 配 合 事 項 如 下 : 1. 檢 討 辦 理 機 密 等 級 之 變 更 或 解 密 5
2. 辦 理 檔 案 保 存 價 值 鑑 定 3. 編 製 檔 案 移 轉 目 錄 及 交 接 紀 錄 4. 目 錄 彙 送 - 註 記 應 用 情 形 五 適 用 主 體 依 據 檔 案 法 第 2 條 第 1 款 適 用 檔 案 法 之 主 體 為 政 府 機 關 ; 另 依 同 法 第 28 條 規 定 準 用 檔 案 法 者 有 : 公 立 大 專 校 院 公 營 事 業 機 構 受 政 府 委 託 行 使 公 權 力 之 個 人 或 團 體 至 於 準 用 之 範 圍, 除 了 公 營 事 業 機 構 因 參 採 政 府 資 訊 公 開 法 規 定 不 須 公 開 政 府 資 訊, 而 無 須 依 檔 案 法 送 交 檔 案 目 錄 受 理 檔 案 閱 覽 抄 錄 或 複 製 案 件 外, 原 則 上 相 關 檔 案 管 理 規 定 均 有 適 用 此 外, 行 政 法 人 法 於 100 年 4 月 27 日 制 定 公 布 後, 因 其 係 為 執 行 特 定 公 共 事 務, 依 法 律 由 國 家 或 地 方 自 治 團 體 所 設 立 之 公 法 人, 未 來 將 透 過 修 法 納 入 檔 案 法 準 用 範 圍 參 檔 案 管 理 一 檔 案 管 理 程 序 檔 案 管 理 以 統 一 規 劃 集 中 管 理 為 原 則, 檔 案 法 第 7 條 規 定 檔 案 管 理 作 業 包 含 點 收 立 案 編 目 保 管 檢 調 清 理 安 全 維 護 及 其 他 檔 案 管 理 作 業 相 關 設 施 事 項 等, 其 流 程 請 參 閱 下 圖 6
史 政 機 關 檢 選 檔 案 機 關 檔 案 機 關 檔 案 管 理 生 命 週 期 7
以 上 相 關 檔 案 管 理 作 業 所 涉 及 之 法 規 除 檔 案 法 檔 案 法 施 行 細 則 外, 其 他 相 關 子 法 略 述 如 下 : 1. 點 收 : 機 關 檔 案 點 收 作 業 要 點 2. 立 案 : 檔 案 分 類 編 案 規 範 3. 編 目 : 機 關 檔 案 編 目 規 範 4. 保 管 : 檔 案 微 縮 儲 存 管 理 實 施 辦 法 / 檔 案 電 子 儲 存 管 理 實 施 辦 法 / 機 關 檔 案 保 管 作 業 要 點 / 檔 案 庫 房 設 施 基 準 5. 檢 調 應 用 : 機 關 檔 案 檢 調 作 業 要 點 / 檔 案 閱 覽 抄 錄 複 製 收 費 標 準 / 國 家 檔 案 開 放 應 用 要 點 6. 清 理 : 機 關 檔 案 保 存 年 限 及 銷 毀 辦 法 / 國 家 檔 案 移 轉 辦 法 / 檔 案 保 存 價 值 鑑 定 規 範 二 檔 案 保 存 與 銷 毀 ( 一 ) 檔 案 保 存 年 限 區 分 表 為 判 斷 檔 案 之 保 存 年 限, 以 利 後 續 檔 案 清 理 ( 銷 毀 移 轉 或 移 交 ), 各 機 關 應 就 主 管 業 務, 依 機 關 檔 案 保 存 年 限 及 銷 毀 辦 法 機 關 共 通 性 檔 案 保 存 年 限 基 準 及 其 他 相 關 法 令 規 定, 編 訂 檔 案 保 存 年 限 區 分 表 檔 案 保 存 年 限 區 分 表 與 機 關 檔 案 分 類 表 得 採 個 別 編 製 或 結 合 編 製, 大 多 數 機 關 的 檔 案 保 存 年 限 區 分 表 都 是 與 檔 案 分 類 表 結 合 編 製, 其 編 製 欄 位 應 包 含 分 類 號 項 目 名 稱 內 容 描 述 保 存 年 限 清 理 處 置 基 準 項 目 編 號 及 備 註 其 中 為 加 速 檔 案 清 理, 自 99 年 起 增 列 清 理 處 置 欄 位, 該 欄 位 應 敘 明 下 列 清 理 方 式, 而 各 機 關 以 往 所 訂 定 之 檔 案 保 存 年 限 區 分 表, 亦 須 配 合 修 正 : 1. 列 為 國 家 檔 案 : 具 永 久 保 存 價 值 之 檔 案, 依 移 轉 期 程 及 相 關 規 定 辦 理 移 轉 作 業 2. 機 關 永 久 保 存 : 具 永 久 保 存 價 值 之 檔 案, 由 機 關 自 行 永 久 保 存 3. 依 規 定 程 序 銷 毀 : 指 定 期 保 存 檔 案 屆 保 存 年 限 後, 編 製 銷 毀 目 錄, 送 會 業 務 單 位 後 依 規 定 程 序 函 送 檔 案 管 理 局 審 核 8
4. 屆 期 後 鑑 定 : 指 暫 無 法 判 定 檔 案 保 存 價 值, 於 屆 滿 保 存 年 限 機 關 應 檢 視 檔 案 內 容, 確 認 全 類 或 個 案 需 否 延 長 保 存 年 限 各 機 關 訂 定 或 修 正 檔 案 保 存 年 限 區 分 表, 應 依 檔 案 法 施 行 細 則 第 10 條 第 1 項 規 定 之 程 序, 函 送 檔 案 中 央 主 管 機 關 審 核 後 實 施 ; 但 如 係 因 檔 案 中 央 主 管 機 關 修 正 機 關 共 通 性 檔 案 保 存 年 限 基 準 部 分 內 容 時, 則 免 送 審 核, 此 時 各 機 關 應 檢 視 業 管 共 通 性 檔 案 項 目 原 訂 之 保 存 年 限, 如 低 於 基 準 年 限 者, 應 配 合 修 正 並 循 序 簽 陳 權 責 長 官 核 定 後 即 得 實 施, 如 係 高 於 基 準 年 限 者, 則 免 予 修 正 各 機 關 檔 案 保 存 年 限 區 分 表 至 少 每 10 年 應 檢 討 1 次 檔 案 保 存 年 限 應 區 分 為 永 久 保 存 及 定 期 保 存, 有 下 列 情 形 者, 建 議 列 為 永 久 保 存 : 1. 屬 國 家 或 本 機 關 重 要 制 度 決 策 及 計 畫 2. 屬 國 家 或 本 機 關 重 要 法 規 之 制 ( 訂 ) 定 修 正 及 解 釋 3. 本 機 關 沿 革 及 主 要 業 務 運 作 4. 國 家 建 設 或 機 關 施 政 具 有 重 要 利 用 價 值 5. 國 家 或 機 關 重 要 行 政 稽 憑 價 值 6. 國 家 機 關 團 體 或 個 人 重 要 財 產 稽 憑 價 值 7. 國 家 機 關 社 會 大 眾 或 個 人 權 益 之 維 護 具 有 重 大 影 響 8. 重 要 科 技 價 值 9. 重 要 歷 史 或 社 會 文 化 保 存 價 值 10. 重 大 輿 情 之 特 殊 個 案 11. 法 令 規 定 應 永 久 保 存 12. 其 他 有 關 重 要 事 項 而 具 有 永 久 保 存 價 值 至 於 定 期 保 存 年 限, 區 分 為 30 年 25 年 20 年 15 年 10 年 5 年 3 年 及 1 年, 但 如 屬 機 關 共 通 性 檔 案 保 存 年 限 基 準 所 列 之 檔 案, 或 檔 案 經 微 縮 電 子 或 其 他 方 式 儲 存 之 情 形, 則 不 以 上 開 年 限 為 限 9
( 二 ) 檔 案 銷 毀 檔 案 銷 毀 之 審 核 係 檔 案 法 賦 予 檔 案 中 央 主 管 機 關 重 要 的 法 定 職 掌, 其 立 法 目 的 即 在 避 免 檔 案 不 當 被 銷 毀, 並 保 留 有 永 久 保 存 價 值 之 國 家 檔 案 ( 立 法 院 公 報 第 86 卷 第 24 期 院 會 紀 錄 第 166 頁 第 167 頁 ) 據 此 各 機 關 原 則 上 每 年 應 定 期 辦 理 定 期 檔 案 之 清 理 作 業 ( 檔 案 法 施 行 細 則 第 8 條 ), 包 含 製 作 銷 毀 計 畫 編 製 檔 案 銷 毀 目 錄 並 送 檔 案 中 央 主 管 機 關 審 核 執 行 檔 案 實 體 銷 毀 作 業 等 而 在 檔 案 銷 毀 目 錄 送 審 核 前, 部 分 檔 案 雖 不 具 有 行 政 稽 憑 價 值, 但 仍 有 學 術 或 歷 史 研 究 價 值, 因 此 機 關 得 先 送 交 史 政 機 關 如 國 史 館 臺 灣 文 獻 館 地 方 政 府 所 屬 之 文 獻 委 員 會 文 化 局 或 縣 史 館 等 機 關 ( 構 ) 審 選 註 記 要 留 存 之 檔 案, 以 供 檔 案 中 央 主 管 機 關 審 核 時 參 考 依 檔 案 法 第 12 條 及 機 關 保 存 年 限 銷 毀 辦 法 規 定, 原 則 採 先 審 後 銷 之 作 業 方 式, 即 機 關 應 將 待 銷 毀 之 檔 案 目 錄 層 送 檔 案 中 央 主 管 機 關 審 核 後 始 得 銷 毀 但 遇 有 下 列 情 形, 得 例 外 毋 需 先 送 審 核 : 1. 先 銷 毀 後 備 查 : (1) 因 檔 案 變 質 而 散 發 有 毒 物 質, 嚴 重 影 響 人 體 健 康 (2) 遭 遇 戰 爭 暴 動 或 事 變, 為 保 護 國 家 安 全 或 利 益 而 須 及 時 銷 毀 2. 先 備 查 後 銷 毀 : 因 天 災 或 事 故 毀 損, 經 鑑 定 結 果 認 無 法 修 復 ( 銷 毀 辦 法 15) 而 為 避 免 檔 案 不 當 被 銷 毀, 對 於 明 知 不 應 銷 毀 之 檔 案 而 銷 毀, 以 及 違 反 第 12 條 銷 毀 程 序 而 銷 毀 檔 案 者, 依 檔 案 法 第 24 條 規 定 處 2 年 以 下 有 期 徒 刑 拘 役 或 科 或 併 科 新 臺 幣 5 萬 元 以 下 罰 金 三 相 關 重 要 檔 案 管 理 事 項 檔 案 管 理 事 項 除 上 述 外, 以 下 謹 就 公 務 同 仁 或 檔 案 管 理 人 員 平 時 較 常 遭 遇 或 需 注 意 之 事 項 略 為 說 明 ( 一 ) 點 收 10
各 機 關 承 辦 單 位 或 文 書 單 位 將 辦 畢 案 件 送 交 檔 案 管 理 人 員 清 點 受 理, 稱 之 為 點 收, 一 般 又 稱 為 歸 檔 各 機 關 公 務 紀 錄 資 料, 具 有 下 列 性 質 或 價 值 者, 應 依 相 關 規 定 歸 檔 管 理 : 1. 涉 機 關 法 定 職 能 運 作, 可 供 業 務 參 考 或 權 責 稽 憑 者 2. 具 保 障 個 人 團 體 或 政 府 機 關 法 定 權 益 者 3. 具 滿 足 民 眾 知 的 權 利 之 資 訊 價 值 者 4. 具 學 術 研 究 參 考 者 5. 具 影 響 國 家 地 方 發 展 及 社 會 公 益 者 6. 具 保 存 歷 史 文 化 典 章 制 度 或 科 技 價 值 者 承 辦 單 位 或 文 書 單 位 應 將 辦 畢 案 件 於 5 日 內 彙 齊 後, 併 同 歸 檔 清 單 送 交 檔 案 管 理 人 員 辦 理 歸 檔 歸 檔 時 以 原 件 歸 檔 為 原 則, 但 有 下 列 例 外 情 形 不 須 歸 檔 : 1. 不 得 歸 檔 : (1) 現 金 有 價 證 券 及 其 他 貴 重 物 品 (2) 司 法 訴 訟 有 關 物 證 (3) 流 質 氣 體 易 燃 品 管 制 物 品 或 其 他 危 及 人 身 與 公 共 安 全 之 物 品 (4) 易 變 質 而 不 適 長 期 保 存 之 物 品 2. 得 不 歸 檔 : (1) 紙 本 文 經 轉 製 為 電 子 形 式 而 完 成 線 上 簽 核 者, 紙 本 得 不 歸 檔 (2) 以 機 關 名 義 對 內 部 單 位 之 行 文 (3) 機 關 內 部 單 位 間 之 行 文 (4) 附 件 為 書 籍 經 指 定 保 存 單 位 或 為 應 公 開 之 陳 列 品 ( 如 海 報 ) 檔 案 管 理 人 員 依 歸 檔 清 單 檢 查 歸 檔 案 件 時, 如 發 現 有 下 列 情 形, 應 退 還 承 辦 單 位 或 文 書 單 位 補 正 : 1. 案 件 或 附 件 不 全, 或 附 件 未 經 簽 准 而 抽 存 2. 案 件 汙 損 內 容 不 清 楚 或 無 法 讀 取 3. 案 件 未 經 批 准 或 漏 判 漏 印 漏 發 漏 會 4. 案 件 文 ( 編 ) 號 有 誤 11
5. 案 件 未 填 註 分 類 號 或 保 存 年 限 6. 案 件 未 依 規 定 編 寫 頁 碼 或 頁 碼 編 寫 有 誤 7. 案 件 未 依 規 定 蓋 騎 縫 章 或 職 名 章 8. 樣 張 或 已 作 廢 之 契 約 憑 證 等 文 件, 有 漏 蓋 樣 張 或 註 銷 字 樣 9. 案 件 與 歸 檔 清 單 之 登 載 不 符 10. 案 件 未 能 以 原 件 歸 檔 且 未 簽 奉 權 責 長 官 核 准 11. 歸 檔 案 件 有 照 片 微 縮 或 影 音 等 特 殊 媒 體, 未 於 該 媒 體 或 外 包 裝 標 示 相 關 事 項 歸 檔 案 件 如 屬 紙 本 型 式, 應 由 承 辦 人 員 逐 件 依 下 列 原 則 編 寫 頁 碼 : 1. 按 文 件 產 生 時 間 先 後 順 序, 晚 者 在 上, 早 者 在 下 2. 先 編 本 文, 次 編 附 件, 由 上 而 下 或 由 下 而 上 連 續 編 寫, 並 於 首 頁 註 明 總 頁 數 3. 雙 面 書 寫 或 列 印, 同 上 連 續 編 寫 4. 附 件 已 編 有 頁 碼 或 為 書 籍 型 式 或 難 以 裝 訂 者, 免 併 本 文 連 續 編 寫 頁 碼 ( 二 ) 立 案 編 目 檔 案 分 類 之 作 用 在 於 依 據 檔 案 內 容 之 性 質, 歸 入 分 類 表 中 最 適 當 之 類 目 其 原 則 為 續 辦 案 情 與 前 案 歸 入 同 一 類 目, 案 情 相 同 者 歸 入 同 一 類 目 ; 檔 案 經 分 類 後, 應 依 據 檔 案 案 情, 建 立 簡 要 案 名, 編 案 時 依 下 列 規 定 辦 理 : 1. 重 要 案 件, 以 一 事 一 案 為 原 則 2. 性 質 相 同, 併 於 同 一 案 名 處 理, 無 前 案 可 併, 另 立 新 案 3. 同 一 分 類 號 案 件 過 多 時, 依 據 案 情 主 題 / 性 質 / 地 域 / 辦 理 時 間 / 階 段 / 機 關 / 團 體 / 人 名 等, 分 立 數 個 案 名 茲 舉 一 例 : 分 類 號 0203 議 事 紀 錄 類 目, 區 分 立 法 院 第 6 屆 第 1 會 期 議 事 紀 錄 案 及 立 法 院 第 6 屆 第 2 會 期 議 事 紀 錄 案 ( 立 法 院 案 例 ) 12
至 所 謂 編 目, 其 意 義 係 指 就 檔 案 之 內 容 及 形 式 特 徵, 依 規 定 著 錄 後, 製 成 檔 案 目 錄 編 目 之 目 的 有 二 : 內 部 管 理 使 用 及 外 部 查 詢 應 用 機 關 檔 案 編 目 規 範 於 93 年 修 正 時, 將 檔 案 著 錄 分 為 案 件 及 案 卷 二 層 級, 而 回 溯 編 目 時 得 以 案 卷 層 級 著 錄 案 件 層 級 之 著 錄 於 編 案 時 辦 理, 案 卷 層 級 之 著 錄, 於 所 涉 案 情 半 年 內 未 續 為 辦 理 或 無 新 增 案 件 時 為 之 例 : 主 旨 : 九 十 一 年 國 家 清 潔 週 訂 於 九 十 一 年 二 月 四 日 至 二 月 十 日 實 施 ( 二 月 十 一 日 為 農 曆 除 夕 ), 請 擇 日 發 動 環 境 清 理 工 作 及 辦 公 廳 舍 大 掃 除 著 錄 : 因 應 九 十 一 年 國 家 清 潔 週, 請 擇 日 發 動 環 境 清 理 及 大 掃 除 ( 三 ) 檔 案 保 管 檔 案 經 妥 適 立 案 編 目 後, 經 過 整 理 選 定 適 當 檔 案 容 具 裝 入 保 存, 即 得 上 架 存 放, 每 一 容 具 以 存 放 同 分 類 號 為 限, 並 應 放 置 目 次 表, 目 次 表 應 載 明 檔 號 案 名 案 由 密 等 保 存 年 限 及 其 他 應 記 載 事 項, 如 同 一 容 具 置 不 同 案 名 之 案 件, 其 目 次 表 應 分 別 製 作 隨 著 檔 案 媒 體 多 元 化, 不 同 媒 體 型 式 檔 案 應 使 用 不 同 於 紙 質 類 檔 案 之 保 存 方 式, 分 區 保 管, 並 應 隨 著 科 技 進 展, 隨 時 轉 置 更 新, 使 檔 案 得 以 被 讀 取 至 於 庫 房 設 施 部 分, 檔 案 庫 房 設 施 基 準 訂 有 相 關 規 定, 以 供 各 機 關 遵 循 原 則 上 庫 房 位 置 應 置 於 地 勢 高 處, 避 免 地 下 室 或 排 水 系 統 不 良 處, 庫 房 應 與 其 他 技 術 用 房 舍 或 辦 公 室 區 隔, 並 依 不 同 媒 體 形 式, 分 別 設 置 保 管 空 間 或 配 置 保 管 設 備, 同 時 具 備 防 火 防 潮 防 震 等 設 備 及 功 能 四 機 密 檔 案 管 理 ( 一 ) 概 述 有 關 機 密 檔 案 管 理 法 令 原 係 依 據 行 政 院 所 訂 定 之 機 密 檔 案 管 理 辦 法, 嗣 後 因 行 政 程 序 法 於 88 年 2 月 3 日 公 布 施 13
行 國 家 機 密 保 護 法 於 92 年 10 月 1 日 公 布 施 行, 為 符 合 相 關 規 定, 上 開 辦 法 予 以 廢 止, 另 行 政 院 於 93 年 1 月 8 日 修 正 文 書 管 理 手 冊 ( 捌 文 書 保 密 ), 本 局 於 93 年 9 月 4 日 併 同 修 正 機 密 檔 案 管 理 辦 法 隨 著 相 關 法 令 之 制 定 或 修 正, 有 關 機 密 檔 案 分 為 國 家 機 密 及 一 般 公 務 機 密, 所 謂 國 家 機 密 係 指 為 確 保 國 家 安 全 或 利 益 而 有 保 密 之 必 要, 對 政 府 機 關 持 有 或 保 管 之 資 訊, 經 依 國 家 機 密 法 核 定 機 密 等 級 者, 而 公 務 機 密 為 政 府 機 關 持 有 或 保 管 之 資 訊, 除 國 家 機 密 外, 依 法 令 或 契 約 有 保 密 義 務 者 至 於 機 密 等 級 之 分 類, 依 國 家 機 密 保 護 法 規 定 有 絕 對 機 密 ( 最 長 保 密 期 限 為 30 年 ) 極 機 密 ( 最 長 保 密 期 限 20 年 ) 及 機 密 ( 最 長 保 密 期 限 10 年 ), 至 於 涉 及 國 家 安 全 情 報 來 源 或 管 道 之 國 家 機 密, 應 永 久 保 密 而 一 般 公 務 機 密 列 為 密 等, 至 於 公 務 機 密 之 保 密 期 限 或 解 密 條 件, 則 視 所 依 據 之 相 關 法 令 或 契 約 之 規 定 機 密 文 書 機 密 等 級 與 保 密 期 限 之 核 定 應 於 必 要 最 小 範 圍 內 為 之, 後 續 的 檔 案 管 理 亦 應 秉 持 上 開 原 則 辦 理 因 此 機 密 檔 案 目 錄 不 彙 送 公 布, 絕 對 機 密 檔 案 不 得 複 製, 機 密 檔 案 未 經 解 密 不 得 銷 毀, 機 關 應 定 期 清 查 機 密 檔 案 以 適 時 辦 理 解 降 密 作 業 而 在 管 制 措 施 部 分, 對 於 人 員 借 調 傳 遞 等, 應 採 取 專 責 處 理 限 制 層 級 等 原 則 處 理, 機 密 檔 案 之 保 管 應 與 一 般 檔 案 分 別 存 放, 並 依 機 密 等 級 分 別 保 管 機 關 有 業 務 或 組 織 調 整 時, 機 密 檔 案 之 解 降 密 作 業, 由 承 受 其 業 務 之 機 關 辦 理, 如 無 承 受 業 務 之 機 關, 則 由 原 核 定 機 關 之 上 級 機 關 或 主 管 機 關 辦 理 五 職 務 異 動 應 配 合 事 項 ( 一 ) 人 員 異 動 承 辦 人 員 或 檔 案 管 理 人 員 因 職 務 移 交 或 離 職 時, 應 將 檔 案 移 交, 不 得 隱 匿 銷 毀 或 藉 故 遺 失 ( 檔 案 法 第 13 條 ) 人 事 14
單 位 於 人 員 調 ( 離 ) 職 時, 應 知 會 檔 案 管 理 單 位, 查 檢 其 借 調 檔 案 情 形, 並 依 下 列 原 則 處 理 : 1. 借 調 機 關 內 部 之 檔 案 應 全 部 歸 還 2. 借 調 檔 案 如 屬 依 法 調 用 或 機 關 借 調 且 未 屆 滿 歸 還 期 限, 應 依 規 定 列 為 職 務 移 交 事 項 ( 機 關 檔 案 檢 調 作 業 要 點 第 16 點 ) 機 密 檔 案 管 理 人 員 調 ( 離 ) 職 時, 應 列 冊 將 保 管 之 機 密 檔 案 點 交 機 關 首 長 指 定 之 人 員 或 檔 案 管 理 單 位 主 管 ( 機 密 檔 案 管 理 辦 法 第 21 條 ) ( 二 ) 組 織 異 動 由 於 近 年 來 行 政 組 織 改 造 工 作 陸 續 進 行, 行 政 組 織 異 動 頻 繁, 對 此 檔 案 法 施 行 細 則 第 14 條, 第 15 條 已 訂 有 相 關 規 範, 以 茲 因 應 : 1. 公 營 事 業 移 轉 民 營 : 永 久 保 存 檔 案 應 移 轉 本 局, 定 期 保 存 檔 案, 應 報 請 該 機 構 主 管 機 關 處 理 或 由 該 主 管 機 關 委 託 其 他 機 關 ( 構 ) 或 民 間 團 體 辦 理 2. 機 關 裁 撤 : 永 久 保 存 檔 案 應 移 轉 本 局, 定 期 保 存 檔 案, 應 移 交 上 級 主 管 機 關 或 其 指 定 之 機 關, 或 依 規 定 辦 理 銷 毀 3. 機 關 改 組 : 檔 案 移 交 業 務 承 接 機 關 4. 部 分 業 務 移 撥 : 移 撥 業 務 之 檔 案 移 交 業 務 承 接 機 關 肆 檔 案 應 用 一 檔 案 目 錄 彙 送 公 布 檔 案 法 第 8 條 第 2 項 規 定 機 關 檔 案 目 錄 應 定 期 送 交 檔 案 中 央 主 管 機 關, 送 交 期 程 及 方 式 依 檔 案 法 施 行 細 則 第 10 條 規 定, 每 半 年 層 送 檔 案 中 央 主 管 機 關 備 查, 各 機 關 彙 送 期 程 如 下 : (1) 每 年 1 月 及 7 月 : 中 央 機 關 全 部 (2) 每 年 2 月 及 8 月 : 省 政 府 及 其 所 屬 機 關 省 諮 議 會 15
臺 北 市 政 府 及 其 所 屬 機 關 新 北 市 政 府 及 其 所 屬 機 關 高 雄 市 政 府 及 其 所 屬 機 關 直 轄 市 議 會 縣 ( 市 ) 議 會 (3) 每 年 3 月 及 9 月 : 臺 中 市 政 府 及 其 所 屬 機 關 桃 園 縣 新 竹 縣 苗 栗 縣 等 縣 政 府 及 其 所 屬 與 所 轄 機 關 (4) 每 年 4 月 及 10 月 : 彰 化 縣 南 投 縣 雲 林 縣 嘉 義 縣 等 縣 政 府 及 其 所 屬 與 所 轄 機 關 (5) 每 年 5 月 及 11 月 : 臺 南 市 政 府 及 其 所 屬 機 關 屏 東 縣 宜 蘭 縣 等 縣 政 府 及 其 所 屬 與 所 轄 機 關 (6) 每 年 6 月 及 12 月 : 臺 東 縣 花 蓮 縣 澎 湖 縣 福 建 省 金 門 縣 及 連 江 縣 等 縣 政 府 及 其 所 屬 與 所 轄 機 關, 以 及 基 隆 市 新 竹 市 嘉 義 市 等 市 政 府 及 其 所 屬 與 所 轄 機 關 各 機 關 辦 理 檔 案 目 錄 彙 送 作 業 得 採 線 上 或 離 線 方 式 送 交, 但 機 密 檔 案 目 錄 不 須 彙 送 公 布 檔 案 中 央 主 管 機 關 每 半 年 定 期 公 布 國 家 檔 案 及 機 關 檔 案 目 錄, 方 式 有 : 網 路 傳 送 刊 載 政 府 出 版 品 提 供 閱 覽 抄 錄 或 複 製 或 其 他 足 以 使 公 眾 得 知 方 式 等 目 前 本 局 建 置 有 機 關 檔 案 目 錄 查 詢 網 (https://near.archives.gov.tw) 及 國 家 檔 案 資 訊 網 (https://aa.archives/gov/tw), 以 提 供 民 眾 查 詢 二 檔 案 檢 調 檔 案 檢 調 包 含 機 關 內 部 借 調 機 關 間 借 調 或 機 關 依 法 調 用 : 如 立 法 院, 監 察 院, 二 二 八 基 金 會 等 依 法 有 借 調 權 機 關 內 部 借 調 檔 案 時, 應 由 調 案 人 填 具 調 案 單 提 出 申 請 至 機 關 間 借 調 應 備 函 提 出 請 求, 如 為 依 法 有 權 調 用 者, 應 備 函 載 明 法 律 依 據 調 用 目 的 及 調 用 期 間 檔 案 之 檢 調 以 與 承 辦 業 務 有 關 者, 借 調 非 主 管 案 件 時, 應 送 會 承 辦 業 務 主 管 同 意 或 簽 請 本 機 關 權 責 長 官 核 准, 借 調 或 調 用 之 檔 案 應 妥 慎 保 管, 借 調 或 調 用 檔 案 應 於 調 案 期 限 內 16
歸 還, 展 期 次 數 限 3 次, 屆 期 仍 需 使 用 者, 應 先 歸 還, 再 依 規 定 辦 理 借 調 三 檔 案 應 用 檔 案 應 用 方 式 包 含 提 供 民 眾 閱 覽 抄 錄 或 複 製 檔 案 外, 各 機 關 尚 得 提 供 其 他 加 值 應 用 服 務 如 辦 理 檔 案 編 輯 及 研 究 出 版 展 覽 機 關 借 調 或 調 用 檔 案 等 以 下 僅 就 閱 覽 抄 錄 或 複 製 檔 案 加 以 說 明 首 先 就 有 權 申 請 人 而 言, 本 國 人 有 請 求 權, 而 外 國 人 是 否 有 請 求 權, 檔 案 法 未 規 定, 因 此 依 檔 案 法 第 1 條 第 2 項 規 定, 適 用 政 府 資 訊 公 開 法 第 9 條 第 2 項 採 取 平 等 互 惠 原 則, 即 以 該 外 國 人 所 屬 國 家 法 令 未 限 制 我 國 國 民 申 請 提 供 者 為 限 檔 案 應 用 以 公 開 為 原 則, 限 制 為 例 外, 檔 案 內 容 含 有 限 制 應 用 之 事 項, 應 僅 就 其 他 部 分 提 供 應 用, 即 採 取 分 離 原 則 的 概 念 至 於 限 制 應 用 之 法 律 依 據 為 檔 案 法 第 18 條, 其 限 制 應 用 事 項 屬 機 關 裁 量 權 限, 機 關 應 依 法 為 之 : 1. 國 家 機 密 2. 犯 罪 資 料 3. 工 商 秘 密 4. 學 識 技 能 檢 定 及 資 格 審 查 資 料 5. 人 事 及 薪 資 資 料 6. 依 法 令 或 契 約 有 保 密 義 務 7. 其 他 為 維 護 公 共 利 益 或 第 三 人 之 正 當 權 益 各 機 關 對 於 申 請 案 件 是 否 提 供 應 用, 應 自 受 理 之 日 起 30 日 內, 以 書 面 通 知 申 請 人, 如 駁 回 時, 應 敘 明 理 由 申 請 閱 覽 抄 錄 或 複 製 檔 案 經 核 准 者, 各 機 關 依 檔 案 法 第 21 條 檔 案 閱 覽 抄 錄 複 製 收 費 標 準 等 規 定 收 取 費 用 另 申 請 閱 覽 抄 錄 或 複 製 之 國 家 檔 案 如 係 未 屆 滿 30 年 者, 其 准 駁 要 件 適 用 檔 案 法 第 18 條 及 相 關 法 令 之 限 制 規 定, 17
至 屆 滿 30 年 之 國 家 檔 案, 除 法 律 另 有 規 定 外, 應 開 放 應 用, 其 有 特 殊 情 形 者, 得 經 立 法 院 同 意, 延 長 期 限 伍 與 相 關 法 律 之 關 係 一 政 府 資 訊 公 開 法 政 府 資 訊 公 開 法 ( 以 下 稱 政 資 法 ) 於 94 年 12 月 28 日 公 布 施 行, 該 法 與 檔 案 法 同 為 資 訊 陽 光 法 案, 雖 然 政 資 法 制 定 日 期 在 後, 但 依 政 資 法 規 定 其 為 普 通 法, 檔 案 法 為 特 別 法, 因 此 應 優 先 適 用 檔 案 法 二 法 之 關 係 謹 以 下 圖 說 明 政 資 法 檔 案 法 適 用 關 係 普 通 法 特 別 法 標 的 政 府 資 訊 檔 案 公 開 方 式 主 動 公 開 檔 案 應 用 被 動 公 開 限 制 應 用 事 由 政 資 法 第 18 條 檔 案 法 第 18 條 處 理 期 間 15 日, 得 延 長 1 次 30 日 ( 參 考 條 文 : 政 資 法 第 18 條 第 1 項 政 府 資 訊 屬 於 下 列 各 款 情 形 之 一 者, 應 限 制 公 開 或 不 予 提 供 之 : 1. 經 依 法 核 定 為 國 家 機 密 或 其 他 法 律 法 規 命 令 規 定 應 秘 密 事 項 或 限 制 禁 止 公 開 者 2. 公 開 或 提 供 有 礙 犯 罪 之 偵 查 追 訴 執 行 或 足 以 妨 害 刑 事 被 告 受 公 正 之 裁 判 或 有 危 害 他 人 生 命 身 體 自 由 財 產 者 3. 政 府 機 關 作 成 意 思 決 定 前, 內 部 單 位 之 擬 稿 或 其 他 準 備 作 業 但 對 公 益 有 必 要 者, 得 公 開 或 提 供 之 4. 政 府 機 關 為 實 施 監 督 管 理 檢 ( 調 ) 查 取 締 等 業 務, 而 取 得 或 製 作 監 督 管 理 檢 ( 調 ) 查 取 締 對 象 之 相 關 資 料, 其 公 開 或 提 供 將 對 實 施 目 的 造 成 困 難 或 妨 害 者 18
5. 有 關 專 門 知 識 技 能 或 資 格 所 為 之 考 試 檢 定 或 鑑 定 等 有 關 資 料, 其 公 開 或 提 供 將 影 響 其 公 正 效 率 之 執 行 者 6. 公 開 或 提 供 有 侵 害 個 人 隱 私 職 業 上 秘 密 或 著 作 權 人 之 公 開 發 表 權 者 但 對 公 益 有 必 要 或 為 保 護 人 民 生 命 身 體 健 康 有 必 要 或 經 當 事 人 同 意 者, 不 在 此 限 7. 個 人 法 人 或 團 體 營 業 上 秘 密 或 經 營 事 業 有 關 之 資 訊, 其 公 開 或 提 供 有 侵 害 該 個 人 法 人 或 團 體 之 權 利 競 爭 地 位 或 其 他 正 當 利 益 者 但 對 公 益 有 必 要 或 為 保 護 人 民 生 命 身 體 健 康 有 必 要 或 經 當 事 人 同 意 者, 不 在 此 限 8. 為 保 存 文 化 資 產 必 須 特 別 管 理, 而 公 開 或 提 供 有 滅 失 或 減 損 其 價 值 之 虞 者 9. 公 營 事 業 機 構 經 營 之 有 關 資 料, 其 公 開 或 提 供 將 妨 害 其 經 營 上 之 正 當 利 益 者 但 對 公 益 有 必 要 者, 得 公 開 或 提 供 之 ) 二 個 人 資 料 保 護 法 有 關 個 人 資 料 之 保 護 前 所 依 據 為 電 腦 處 理 個 人 資 料 保 護 法, 該 法 於 99 年 5 月 26 日 修 正 公 布, 並 修 正 名 稱 為 個 人 資 料 保 護 法, 自 101 年 10 月 1 日 施 行 ( 第 6 條 及 第 54 條 暫 不 施 行 ) 本 次 修 正 重 點 為 適 用 對 象 及 於 公 務 機 關 及 非 公 務 機 關, 刪 除 以 往 非 公 務 機 關 指 定 行 業 別 之 規 定, 同 時 將 個 人 資 料 之 定 義 予 以 擴 充, 包 含 自 然 人 之 姓 名 出 生 年 月 日 國 民 身 分 證 統 一 編 號 護 照 號 碼 特 徵 指 紋 婚 姻 家 庭 教 育 職 業 病 歷 醫 療 基 因 性 生 活 健 康 檢 查 犯 罪 前 科 聯 絡 方 式 財 務 狀 況 社 會 活 動 及 其 他 得 以 直 接 或 間 接 方 式 識 別 該 個 人 之 資 料 其 他 相 關 重 要 保 護 原 則 如 : 蒐 集 處 理 或 利 用 個 人 資 料 應 符 合 誠 實 信 用 原 則 比 例 原 則 蒐 集 個 人 資 料 應 具 備 特 定 目 的 及 個 人 資 料 類 別, 同 時 應 盡 告 知 義 務, 如 有 違 反 該 法 所 19
定 義 務 時, 規 定 應 負 民 事 損 害 賠 償 責 任 ( 每 1 人 每 1 事 件 500 元 至 20000 元 ), 並 有 刑 事 處 罰 及 行 政 處 罰 目 前 對 於 檔 案 內 容 涉 及 個 人 資 料 時, 得 不 予 公 開, 其 相 關 法 律 依 據 如 : 檔 案 法 第 18 條 第 5 款 有 關 人 事 及 薪 資 資 料 檔 案 法 第 18 條 第 7 款 其 他 為 維 護 公 共 利 益 或 第 三 人 之 正 當 權 益 政 資 法 第 18 條 第 1 項 第 6 款 公 開 或 提 供 有 侵 害 個 人 隱 私 職 業 上 秘 密 或 著 作 權 人 之 公 開 發 表 權 者 但 對 公 益 有 必 要 或 為 保 護 人 民 生 命 身 體 健 康 有 必 要 或 經 當 事 人 同 意 者, 不 在 此 限 以 及 個 人 資 料 保 護 法 等, 各 機 關 於 提 供 民 眾 應 用 時 應 注 意 相 關 規 定 20