西安财经学院科研经费管理办法 解读 计划财务处 2018 年 2 月
新办法修订的过程和背景 新 办法 的改革亮点 科研经费报销 目录 CONTENTS 票据管理 其他具体要求
一 新办法修订的过程和背景
过程和背景 西安财经学院科研项目经费管理暂行办法 西财院财字 [2 006]6 号 2006 年 1 科研经费报销时间偏少 2 凑票问题 ( 每次均需要按结构比例报销 ) 3 部分预算项目采取固定比例限制 4 预算与决算 两张皮 法修订 西安财经学院研究项目经费管理补充规定 ( 西财院财字 [ 2013]3 号 ) 对 2006 年的办法进行补充说明 陕西省教育厅 陕西省科技厅 陕西省财政厅 关于改进加强高 2013 年 2016 年 2017 年 现行管理办法 关于落实以增加知识价值为导向分配政策促进省属高校科技成果转移转化的实施意见 ( 陕教 2017 1 号 ) 3 月 西安财经学院科研经费管理办法修订 2016 年 9 月国家社会科学基金项修订阶等学校科目资金段 : 兄研经费管管理办弟院校理的意见法 ( 进行调 ( 陕教财教 研, 反规范 [2015 2016 复推财务软 ]6 号 ) 304 号敲, 反件调试西安 ) 复沟通, 反 2018 年复协商 关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见 ( 中办发 2016 50 号 ) 经 2017 年 11 月 30 日院长办公会审议通过的 西安财经学院科研经费管理办法 ( 修订 ) ( 西财财发 [2017]4 号 ) 办10 月 11 月 12 月 修订期间采取座谈会 访谈的形式听取征求二级教学科研单位各方意见 财经学院科研经费管理办法
二 新 办法 的改革亮点
科研经费的来源和构成
1 科研经费的来源 获批项目经费 以西安财经学院为依托或承担单位获批的各类科研项目经费 西安财经学院科研管理办法 ( 西财财发 [2017]4 号 ), 经 2017 年 11 月 30 日院长办公会审议通过 根据 西安财经学院纵向科研项目配套资助经费管理办法 ( 西财研发 [2016]2 号 ) 的相关规定执行 配套经费 学校自主立项科研项目经费 按照 西安财经学院纵向科研项目配套资助经费管理办法 ( 西财研发 [2016]2 号 ) 的有关规定执行
2 科研经费的构成 科研经费直接费用间接费用 在项目研究过程中发生的与之直接相关的费用 项目依托单位在组织实施项目过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用 管理费 资源成本费以及激励科研人员的绩效支出等
2 科研经费的构成 直接 费用 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 资料费数据采集费会议费 / 差旅费 / 国际合作与交流设备费专家咨询费劳务费出版费 / 宣传费 / 知识产权事务 / 信息传播测试化验加工费燃料动力费其他支出
2 科研经费的构成 1 管理费 ( 学校 ) 间接 费用 2 相关资源成本费 ( 项目负责人 ) 3 绩效支出 ( 项目负责人 )
坚持服务科研, 寓服务于管理中, 提高经费使用便利化程度 实行 统一领导 分级管理 责任到人 的科研经费管理体制 坚持以人为本, 科研经费管理更加符合科学研究的规律 强化监督, 坚持自律与他律相结合
( 一 ) 服务科研 1 取消科研经费每月 10 20 28 日报销的规定, 正常工作日内均可以报销 ; ( 周三 五下午财务处业务学习时间除外 ) 2 取消科研经费固定比例报销的规定 ; 3 预算项目实施额度控制报销的管理模式 ; 4 因科研项目考察调研的活动产生的差旅费按照 西安财经学院差旅费管理办法 ( 西财财发 [2017]2 号 ) 规定执行 ; 5 为了确保财务票据的实效性, 所有票据须在票据开具日期下一年的 4 月 30 日以前报销, 逾期不予报销 旧 办法 科研报账要求
新 办法 要求
( 二 ) 更加符合科学研究的规律 1 提取间接费用 2 预算调剂权限 3 据实报销 4 决算和绩效考核 5 结余经费管理
1 间接费用提取 1 2 各级各类纵向科研项目经费管理办法中对间接经费有明确规定的, 学校按照相关规定执行, 具体比例按照项目主管部门规定中的最高限额执行 无明确规定的, 间接经费按项目资助经费总额的 30% 核定 管理费占项目资助经费总额的 2%, 资源成本费和项目组的绩效支出按间接经费扣除管理费后提取 科研配套经费 学校自主立项科研项目不提取间接经费 3 横向科研项目仅按项目资助经费总额的 3% 提取管理费
2 简化预算编制科目, 下放预算调剂权限
4 据实报销 据实报销野外 偏远地区作业等科研活动中无法取得发票或财政性票据的报销问题 例如 : 报销时如涉及物品发放事宜, 需提供包含调研计划 参与调研人员姓名 物品领用单等信息的书面材料, 并附有制表人姓名和项目负责人签字, 加盖二级学院公章
4 决算和绩效考核 1 科研项目结束后, 项目负责人应全面清理经费收支和应收应付等款项 暂付款尚未结清的, 应在结题之前全部报销或归还 根据经费预算, 如实编报经费决算, 决算必须账实相符, 账表一致, 并由科研处和财务处 审计处审核签署意见后, 根据要求报送及存档 2 纵向科研项目及学校自主立项科研项目的绩效考核以项目主管部门的中期检查和结项结果为依据 横向科研项目绩效考核以项目委托方验收结果为依据
5 结余经费管理 1 2 纵向科研项目及学校自主立项科研项目的研究成果通过验收结题后, 结余经费可以用于项目最终成果出版及后续研究的直接支出 若项目审核验收 2 年后结余资金仍有剩余的, 项目主管单位或项目委托方有退回规定的, 按原渠道退回 ; 没有明确规定的, 由学校统筹使用 横向科研项目结题之后, 其结余经费视为转化收益, 根据 西安财经学院落实以增加知识价值为导向分配政策促进科技成果转移转化实施办法 ( 试行 ) ( 西财研发 2017 5 号 ) 的规定, 结余经费的 90% 奖励给成果完成人和为成果转化做出贡献的人员
三 实行 统一领导 分级管理 责任到人 的科研经费管理体制 纵向课题及学校自主立项的科研项目 横向课题 项目负责人应严格按照批复的预算和合同 ( 任务书 ) 所列科目 开支标准和该类项目经费管理办法执行预算 在执行国家财务制度的前提下, 由项目负责人根据合同约定及学校规定如实编制经费预算, 经科研处审核后, 由财务处执行 统一管理 集中核算 专款专用
( 四 ) 强化监督, 坚持自律与他律相结合 科研处 : 项目管理 二级科研教学单位 : 监管和条件保障 财务处 : 经费收支管理 科研项目负责人 审计处 : 经费审计 国资处 : 资产管理 监察处 : 监督检查
三 科研经费报销 ( 一 ) 科研经费到款建账 ( 二 ) 报销流程 ( 三 ) 具体报销业务要求
( 一 ) 科研经费到款建账 2. 科研处向财务处出具 科研经费到款明细表 4. 项目负责人填写 项目预算审批表 6. 财务处建账 经费到账 项目经费核定 通知负责人 填写预算审批表 审核 1. 科研处通知科 研经费到账 3. 科研处通知项目负责人办理相关手续 5. 科研处审核后报财务处
( 二 ) 报销流程 整理并粘贴相关发票 纵向科研项目下拨经费和横向科研项目经费支付由项目负责人审批签字 项目负责人 财务处报销 填写报销凭证 差旅费报销填写 西安财经学院差旅费报销单 各类纵向科研项目的配套经费及学校自主立项科研项目经费的支付, 由项目负责人签字后, 报归口管理部门负责人审批签字
( 三 ) 具体报销业务要求 办公用品 / 耗材类报销要求图书资料类报销要求打印 / 印制费报销要求版面费 / 审稿费报销要求差旅费报销要求会议费报销要求
01 办公用品 / 耗材类报销要求
01. 办公用品 / 耗材类报销要求 1 发票 : 开具内容为办公用品或办公耗材的名称 基本要求 2 销售清单 : 如发票开具内容直接填写为 办公用品 / 耗材 / 配件 或 ( 详见销货清单 ) 等未写清具体购买明细的, 均需附加盖有销货单位 发票专用章 的销货清单 3 报销单 : 填写完整报销支付凭证
01. 办公用品 / 耗材类报销要求 注意事项 : 1 办公用品主要是笔墨纸张 文件夹 订书机 计算器等 ; 2 办公耗材主要是硒鼓 墨盒 U 盘 硬盘等金额在 1000 元以下的办公类低值易耗品, 如果单价超过 1000 元, 则需要办理固定资产登记手续, 不再视作办公耗材 例 : 购买 1 个移动硬盘, 价值 1005 元, 则该移动硬盘为固定资产, 需要办理固定资产手续
02 图书资料类报销要求
02. 图书资料类报销要求 1 发票 : 发票开具内容为图书 ( 或书名 ) 基本要求 2 销售清单 : 必须出具购书清单, 清单上注明图书名称 册数 单价等, 并加盖销货单位 发票专用章 3 报销单 : 填写完整报销支付凭证
03 打印 / 印制费报销要求
03. 打印 / 印制费报销要求报销要求 1 发票 : 发票开具内容为打印 印刷费等 基本要求 2 销售清单 : 盖有服务方 发票专用章 的服务清单, 清单需载明各项打印相关服务的单价 数量等 3 报销单 : 填写完整报销支付凭证
04 版面费 / 审稿费报销要求
04. 版面费 / 审稿费报销要求报销要求 1 发票 : 发票开具内容为版面费 审稿费等 基本要求 2 3 用稿通知 / 刊物 : 版面费报销时需提供用稿通知 如刊物已出版, 则出具刊物封面和有论文题目 作者页目录复印件 用稿通知或刊物的单位名称需与发票开具单位的名称相一致 报销单 : 填写完整报销支付凭证 版面费可至财务处会计核算科办理版面费预借手续, 借款时需填写借款单并提供版面通知 版面费 审稿费涉及外币支付的, 需提支付时外币与人民币汇率表打印件
05 差旅费报销要求
05. 差旅费报销要求报销要求 参照 西安财经学院差旅费管理办法 ( 修订 ) 中的规定执行, 填写差旅费报销支付凭证 1 外出参加培训 会议等, 必须附有会议通知, 通知内容需包含会议举办时间 地点 费用标准, 食宿情况等 2 自行组织外出调研的, 需提供与交通 住宿票据时间地点一致的调研具体安排 会议通知及调研安排均要由项目负责人签字 3 订票费 签转费 退票费 民航发展基金 燃油费附加 交通意外保险 ( 一程一份 ) 等有正规发票均可正常报销, 在报销单 其他杂费 栏据实填写
05. 差旅费报销要求报销要求 例如 : 统计学院教师张三因科研项目需要被派去北京进行培训, 时间为 2018.3.3-2018.3.8( 共 6 天, 附文件, 培训食宿费用自理 ), 张三于培训正式开始前一天乘坐高铁到达北京, 培训结束后乘坐 3.8 晚的硬卧于 3.9 早上返回西安 那么, 此次经费报销中补贴应按出发日至返回日计算, 即 3.2-3.9 共 8 天 具体报销单样本如下 :
四 票据管理
票据 01 报销单 02 03 借款单
( 一 ) 票据 财务报销票据必须真实 合法 合规 学校教职工因公发生经济业务必须取得真实 合法 合规的财务报销票据, 票据要素齐全
( 一 ) 票据 1 发票 合规票据 2 3 收据 校内结算票据 4 其他票据
1 发票 合规票据 税务部门印制 盖有税务部门发票监制章的票据
合规票据 1 增值税普通发票 国家税务总局监制章 普通发票 特别提示 : 普通发票需取得 发票联 发票专用章
合规票据 2 增值税专用发票 国家税务总局监制章 专用发票 特别提示 : 发票联 增值税专用发票需同时取得 发票联 与 抵扣联
3 机打卷票 发票专用章 普通发票 ( 卷票 ) 合规票据 大小写必须保持一致 国家税务总局监制章
4 通用定额发票 国家税务总局监制章 合规票据 发票专用章
合规票据 2 收据 财政部门监制 盖有财政部门票据监制章的票据
收据 行政事业单位资金往来结算票据 合规票据 财政监制章 财务专用章
合规票据 3 校内结算票据 西安财经学院收款收据由财务处统一印制, 加盖校内独立核算单位财务专用章
校内结算票据 西安财经学院财务处专用章 合规票据 第二联
4 其他票据
合规财务报销票据的注意事项 1 发票抬头 ( 付款方 ) 必须填写 西安财经学院 抬头为 西安财院 西财 无单位以及其他单位或个人姓名等均为不合规发票, 需重新开具 01 4 发票 ( 收据 ) 必须加盖出具单位的发票专用章, 且单位名称必须与印章名称相一致 加盖的发票专用章必须字迹清晰可辨, 加盖不清晰或印章使用错误 ( 如加盖单位公章 其他类型印章, 或同时加盖发票专用章与单位公章的 ) 均为不合规发票, 需重新开具 2 票据填写完整, 包括填制日期 填开人姓名 经济业务的内容 数量 单价 金额 任何一项填开不完整或不清晰均为不合规发票, 需重新开具 3 票据内容不得擅自添加 涂改 大小写金额必须一致 ; 大小写额不一致的为不合规发票, 需重新开具 5 凡购买多种物品且发票没有按具体货物进行列示的, 如开具内容为办公用品 耗材 试剂等统称的, 必须由销货方填开销货清单并加盖发票专用章, 不得加盖销货单位公章或其他类型印章
合规财务票据的示例图 01 校验码 发票代码 国家税务总局监制章 普通发票 发票号 开票日期 发票抬头必须为 西安财经学院 不得为 西财, 西安财院 未列式明细, 需开具销售清单 金额显示至分位 取得发票联 商户转账信息 大小写必须一致 发票专用章
合规财务票据的示例图 01 加盖发票专用章或财务专用章 与发票金额一致
( 二 ) 报销单 大小写金额一致 负责人签字 经办人签字 经办人与验证人不能为同一人 需注明具体结算方式
( 三 ) 借款单 大小写金额一致 负责人签字 经办人签字 需注明半年内归还的具体时间
二 票据粘贴说明 票据正面一律朝上 纸张大小 金额相同的票据贴在一起
二 票据粘贴说明 票据均横向左上对齐粘贴, 不能用双面胶带代替胶水粘贴票据
二 票据粘贴说明 小张票据的粘贴 小张票据主要指火车票 公交车票 长途客车票 汽车油票 停车票 过路过桥费 出租车票等, 这类票据均需均匀摊平左边平行错开上下叠放, 依次从右向左向上牢固地粘贴在粘贴单上, 而且每一张均需与粘贴单的上边沿平行对齐, 做到厚薄均匀, 不要出现堆积现象 粘贴单一定要裁剪整齐, 其长度不超过 24 厘米, 宽度不超过 12 厘米, 粘贴的小票据不超出粘贴单
二 票据粘贴说明 1 大张票据只需上下叠放左上对齐, 只需粘贴票据左上角, 不需错开, 2 不能把票据左边全部粘牢, 这类票据可以不用粘贴在粘贴单上
二 票据粘贴说明 过宽过长的票据, 需折叠成和记账凭证一样大小, 具体折叠方法为 : a. 超出记账凭证不多的票据, 左下角折成三角后向上折叠 b. 超出记账凭证较多的票据, 如合同 协议等 A4 纸大小的票据或附件, 先从下向上折叠 5 厘米后, 左下角折成三角后向上且右对齐折叠
五 其他具体要求
( 一 ) 加强对科研经费形成资产的管理 各级各类纵向科研项目 1 万元以上的服务 货物 5 万元以上的工程项目 政府采购 横向科研项目 不履行政府采购手续, 适用 中华人民共和国招标投标法 单位价值在 1000 元以上的一般设备和 1500 元以上的专用设备以及无形资产按 西安财经学院国有资产管理办法 ( 西财资发 [2017]1 号 ) 的相关规定办理资产入账手续 科研经费集中购置 1000 元以下的各类图书资料不再办理入库手续
( 二 ) 使用项目经费召开各类研讨会 评审会等会议 1 2 会议安排 时间 地点 内容 会议通知 负责人签字 预算方案 费用 参会人员名单 3 4
( 三 ) 根据国家有关税收规定, 所取得的横向科研经费需按简易征收办法按 3% 扣税
( 四 ) 为了确保财务票据的实效性, 所有票据须在票据开具日期下一年的 4 月 30 日以前报销, 逾期不予报销 ( 五 ) 科研经费单笔支出 1000 元以上须通过银行转账完成
( 六 ) 因科研项目考察调研的活动产生的差旅费参照 西安财经学院差旅费管理办法 西财财发 (2017)2 号规定执行
差旅费报销要求 会议内容含 : 详细会议时间 地点 详细会议注册费标准 食宿费说明 项目负责人审批签字
( 七 ) 科研经费报销以据实报销方式解决野外 偏远地区作业 心理测试等科研活动中无法取得发票或财政性票据等报销问题 涉及物品发放事宜, 需提供以下材料 : 调研安排 领用单 1 2 3 4 调研人员姓名 制表人姓名和项目 负责人签字
( 八 ) 劳务费 咨询费 绩效支出等人员经费一律通过银行转账方式结算, 依法缴纳个人所得税 项目负责人应当提供包括收款人姓名 身份证号 银行卡号以及项目负责人对相关情况说明的书面材料 1 2 收款人姓名 身份证号 银行卡号 项目负责人签字以及对相关情况说明的书 面材料 3 4
关于未执行完科研项目经费的管理 2018 年 1 月 1 日以前立项未执行完的科研项目经费按以下规定执行 : ( 一 ) 国家社会科学基金项目 国家自然科学基金项目以及教育部人文社科项目根据上级部门批复的预算 项目执行情况按新办法执行, 项目负责人填写 科研项目经费预算审批表 1. 已获批准预算中无间接费用的项目不再提取间接费用, 剩余经费开支范围按新办法的直接费用开支范围支出 2. 已获批准预算中有间接费用的项目剩余经费按新办法规定执行 ( 二 ) 其他纵向科研项目的剩余经费根据上级部门的预算 项目执行情况按新办法执行, 并填写 科研项目经费预算审批表 ( 三 ) 横向科研项目的剩余经费根据合同的预算 项目执行情况按新办法执行, 并填写 科研项目经费预算审批表 ( 四 ) 纵向科研项目配套经费按 西安财经学院纵向科研项目配套资助经费管理办法 ( 西财研发 [2016]2 号 ) 执行 ( 五 ) 学校自主立项科研项目开支参照 西安财经学院纵向科研项目配套资助经费管理办法 ( 西财研发 [2016]2 号 ) 的开支范围执行
谢谢大家! 不足之处请指正!