华东理工大学文件 校财 2016 9 号 华东理工大学关于印发 科研经费管理 实施细则 的通知 为进一步加强和规范学校科研经费管理, 保证科研经费规范 有效使用, 根据 高等学校财务制度 中共中央办公厅 国务院办公厅关于完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见 ( 中办发 2016 50 号 ) 以及相关政策法规, 结合学校实际, 特制定 华东理工大学科研经费管理实施细则 现印发给你们, 请认真遵照执行 华东理工大学 2016 年 11 月 23 日 内发 : 各学院 机关部门 直属单位华东理工大学校长办公室 2016 年 11 月 25 日印发 1
华东理工大学科研经费管理实施细则 第一章总则第一条为进一步加强和规范学校科研经费管理, 保证科研经费规范 有效使用, 根据 高等学校财务制度 中共中央办公厅 国务院办公厅关于完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见 ( 中办发 2016 50 号 ) 以及相关政策法规, 结合学校实际, 制定本细则 第二条科技项目经费按照经费来源性质划分为纵向科技项目经费 ( 简称 纵向经费 ) 和横向科技项目经费 ( 简称 横向经费 ) 两类 纵向经费是指以学校名义承担的国家科学技术部 国家自然科学基金委员会 全国哲学社会科学规划办公室 全国艺术科学规划办 全国教育科学规划办 教育部 中央其它各部委以及各级省市政府等资助的研究项目取得的经费 横向经费是指以学校名义承担的国内各类企事业单位 个人及国外政府企业资助委托与合作研究项目经费, 包括技术开发 技术转让 技术服务 ( 技术培训 ) 和技术咨询等合同或协议约定的项目 学校自有资金安排的科技项目经费作为横向经费管理 第三条以学校名义取得的各类科研经费, 不论其资金来源渠道, 均为学校收入, 必须全部纳入学校财务处统一管理 单独建帐 集中核算, 并实行专款专用 其他部门不得挂帐科技经费 第四条学校科学技术发展研究院 ( 以下简称 科研院 ) 人文社会科学处 财务处 实验室与装备处及相应的学院按职责 2
分工负责科研经费管理 学校审计 监察等部门负责科研经费执行过程的审计 监督等 第二章科研经费的预算编制与调整第五条科研经费的预算编制 科研项目负责人根据上级主管部门的要求, 编报项目预算 学校财务部门和院系协助项目申请人根据有关经费管理办法及项目特点和实际需要, 按照目标相关性 政策相符性和经济合理性原则, 科学 合理 真实地编制科研项目经费预算 简化预算编制科目, 合并差旅费 会议费 国际合作与交流费科目, 由科研人员结合科技活动需要编制预算并按规定统筹使用, 其中不超过直接费用 10% 的, 不需要提供预算测算依据 劳务费开支范围必须符合国家规定, 但预算不设比例限制 第六条科研经费的预算执行及预算调整 ( 一 ) 预算执行纵向科研经费各项费用支出必须严格按照项目 ( 课题 ) 批准的预算执行, 且经费的使用进度应与科研项目的完成进度相匹配 预算若需调整, 必须遵循相关调整原则并履行相关调整程序 ( 二 ) 预算调整原则 1. 间接费用不得调整 纵向项目经费预算分直接费用和间接费用 间接费用是指承担课题任务的单位在组织实施课题过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用 主要包括承担课题任务的单位为课题研究提供的现有仪器设备及房屋, 水 电 气 暖消耗, 有关管理费用的补助支出, 以及绩效支出等 3
2. 直接费用预算调整遵循以下原则 : 在项目总预算不变的情况下, 直接费用中材料费 测试化验加工费 燃料动力费 出版 / 文献 / 信息传播 / 知识产权事务费及其他费用调剂权下放到项目负责人 ; 差旅费 会议费 国际合作与交流费可统筹使用, 但总额不能突破 ; 劳务费 专家咨询费预算一般不予调增, 如需调减可调剂用于材料费 测试化验加工费 燃料动力费 出版 / 文献 / 信息传播 / 知识产权事务费及其他方面支出 ( 三 ) 预算调整程序调整预算应按规定履行相关调整程序 横向科研项目预算的调整按照合同规定或当事人的约定进行 ; 纵向科研项目预算按规定属于学校预算调整权限内的一般预算调整事项由项目负责人根据科研活动实际需要提出预算调整方案, 经学校科研部门审核同意, 由财务处审核后予以调整 ; 上海市科委下拨的科研经费设备费预算总额调增 单台 / 套 / 件价格在 50 万元以上设备用途和数量发生调整的, 应当报市科委批准 ( 四 ) 涉及科研项目合作单位的预算调整学校作为课题承担单位的纵向项目, 如需外拨给子课题或项目合作单位的, 子课题 ( 项目 ) 负责人须与学校签订承诺书, 以保证其依照合同预算开支 项目负责人对子项目或项目合作单位支出负责 子课题 ( 项目 ) 涉及明细支出科目间预算调整的, 需上报项目负责人, 由项目负责人统筹考虑 第三章科研经费收入的管理第七条科研经费收入票据科研经费到账后统一由财务部门出具到款凭证或票据 4
( 一 ) 学校通过国库集中支付方式取得的财政性资金, 按照财综 2010 111 号文件的规定, 不开具资金往来结算票据, 使用 财政直接支付入账通知书 或 财政授权支付额度到账通知书 及相关银行结算凭证入账 ( 二 ) 学校取得非国库集中支付来源的财政性资金, 暂可向付款单位开具资金往来结算票据 ( 三 ) 对于联合申请财政资助的产学研项目, 项目经费先拨至企业, 再由企业转拨至学校的, 学校财务部门出具资金往来收据作为来款企业的入账凭据 ( 四 ) 对于横向科研经费来款, 科技项目经费到款分情况开具上海市增值税专用发票或上海市增值税普通发票 通过上海市技术市场认定的且在有效期内的技术开发 技术转让 ( 包括专利实施 ) 免税项目合同, 开具上海市增值税普通发票, 税率为零 不属上述合同类型的项目, 均可开具税率为 6% 的增值税专用发票或增值税普通发票 若需开具上海市增值税专用发票, 必须准确提供合作单位的开票信息 技术开发和技术转让类合同通过上海市技术市场认定且在合同有效期内的, 可根据认定额度办理申请免税手续, 相关操作流程如下 : 1. 不符合申请免税条件的四技合同经费, 包括但不限于技术服务 技术咨询类项目经费, 直接到财务处开具增值税发票, 经费尚未到账的, 须携带足额的经费本缴纳增值税及附加费 5
2. 符合申请免税条件而经费尚未到位的, 需到科研院办理申请免税手续 ; 在经费到位的情况下, 由科研院直接在开具经费分配单时注明免税额度 第八条学校科研项目经费原则上实行款到开票方式 科研经费确认到账后, 科研项目负责人可持项目合同书到财务处办理开具到款凭证或票据手续 第九条预开发票原则上学校不预开发票 来款单位确需学校先提交发票再拨付科研经费的特殊情况下, 学校允许项目负责人通过办理发票借用手续提前开出发票 预借发票需遵循以下规定和要求 : ( 一 ) 预开发票的责任及流程 1. 办理 预开发票 的经办人为各学院会计事务人员, 责任人为预开发票项目负责人 个别院系如无会计事务人员必须指定一个经办人并到财务处备案 2. 办理 预开发票 业务时, 应提供与该笔款项相关的合同或协议原件和复印件各一份, 其中原件供审核之用, 审核通过即退回经办人 ; 复印件供财务处备案之用 3. 办理 预开发票 业务时应填写 预开发票 ( 含收据 ) 申请表暨承诺函, 承诺最长在一个月内将所开具发票的款项划进学校账户 如果发生不能预见的问题导致预开发票的款项无法划进学校账户时, 预开发票责任人应在承诺的款项进学校的时间段内负责将发票收回, 相应的税收损失由项目负责人自行承担 6
4. 预开大额发票的附加条件预开发票金额超过壹佰万元的, 必须经科研院相关负责人签字批准 5. 延期收回款项或发票的处理若超过承诺函承诺的期限, 款项仍未划进学校账户, 或未收回预开发票, 且未及时向财务处说明情况者, 财务处有权自行从预开发票责任人其他项目经费中扣除相应经费, 或逐月扣除预开发票责任人每月工资中一定金额用以抵偿相应款项 6. 预开发票累计笔数的限制任何项目负责人有一笔以上预开发票业务超过承诺期限还未到账, 或未收回预开发票, 且未及时向财务处说明情况的, 财务处将停止对其办理 预开发票 业务 由此而引起的一切后果, 均由该个人自行承担 ( 二 ) 开票金额财务处根据项目合同书订立的到账经费出具发票, 若合同条款规定项目经费分期拨付, 则发票按分期到款金额开具 第四章科研经费的划拨第十条科研经费的转拨 ( 一 ) 科研经费外拨应当以预算和合作 ( 协作 ) 项目合同为依据, 按照任务书或合同约定的外拨经费额度 拨付方式 开户银行和账号等条款办理 合作 ( 协作 ) 单位是公司 企业的, 应提供收款单位法人营业执照 组织机构代码证 税务登记证 资质证书等相关资料 ; 合作 ( 协作 ) 单位是非政府举办的高校 科研院所 社会团体等公益性组织的, 应提供收款单位组织机构代 7
码证 税务登记证等相关资料 项目负责人应对合作 ( 协作 ) 业务的真实性 相关性负责, 并向学校做出协作单位公允性 ( 即无利益相关 ) 的承诺 ( 二 ) 转拨课题合作经费时, 项目负责人持项目批复预算书 以学校名义签订的科研经费转拨合同 合作单位开具的有效票据和本条 ( 一 ) 规定的其他必要资料到财务部门办理转拨手续 科研协作费严禁层层转拨 变相转拨, 严禁借科研协作之名, 将科研经费挪作它用, 或转入与其有直接经济利益关系的关联单位或个人 ( 三 ) 项目负责人应加强对子课题或项目合作单位支出的监督管理 ; 子课题负责人必须保证其依照预算和合同开支 ( 四 ) 外拨经费支出票据根据 财政部关于行政事业单位资金往来结算票据使用管理有关问题的补充通知 ( 财综 2010 111 号 ) 相关规定执行 : 1. 课题承担单位属于行政事业单位的, 在收到国家科研经费后, 形成本单位收入的可凭银行结算凭证入账 ; 2. 转拨下级单位或其他相关指定合作单位的, 属于暂收代收性质, 可使用行政事业单位资金往来结算票据 ; 3. 以学校名义申报立项的科研项目, 需要转包一部分给企业协作的科研经费, 不属于资金往来, 属于企业的经营收入, 企业应提供正式发票作为学校的财务凭证 ; 4. 校内单位之间科研协作费转拨, 需提供相应的合作协议, 明确双方权利和义务, 并经相关学院 科研院审核批准 备案后, 方可到财务处办理转账手续 8
第十一条科研项目经费的负责人变更或转出 ( 一 ) 因出国 调离或者辞职等发生工作变动的, 其以学校名义申报的科研项目经费除主管部门另有规定外, 原则上仍留在学校, 在研项目必须落实后续研究的负责人并办理相应的财务一支笔变更手续, 否则中止该项目经费的使用 ( 二 ) 由于课题组及其负责人的原因致使项目研究不能继续进行, 或者项目延期且延期报告未获批复或同意, 科研院会同有关学院视情况中止项目经费使用或者追回已经使用的经费 ( 三 ) 科研项目在研期间, 由于科研项目负责人调离学校, 根据经费管理规定及项目负责人申请, 需要将科研项目经费余额转出的, 须经相关学院 学校科研管理部门审批同意后提交财务部门核查经费项目余额, 清理完相关项目借款后, 方能办理转出手续 第五章科研经费支出的管理第十二条严禁违规使用经费科研人员应严格按照预算批复或合同 ( 任务书 ) 的支出范围和标准使用经费, 不得以任何方式挪用 侵占 骗取科研经费 严禁编造虚假合同, 编制虚假预算 ; 严禁违规将科研经费转拨 转移到利益相关的单位或个人 ; 严禁购买与科研项目无关的设备 材料 ; 严禁虚构经济业务 使用虚假票据套取科研经费 ; 严禁在科研经费中报销个人家庭消费支出 ; 严禁虚列 伪造名单, 虚报冒领科研劳务性费用 ; 严禁借科研协作之名, 将科研经费挪作它用 ; 9
严禁设立 小金库 第十三条科研经费支付凭证及附件的要求 ( 一 ) 原始凭证的要素会计机构办理每项经济业务, 都必须取得或填写真实有效的原始凭证 ( 又称 发票 ), 做到收支有据, 责任分明 原始凭证一般具备下列要素 : 凭证名称 填制日期 填制凭证单位的名称 接受凭证单位的名称 经济业务的具体内容 经济业务的实物数量 单价 金额及实物验收证明等 ( 二 ) 原始凭证的签章从外单位取得原始凭证, 必须盖有填制单位的公章 ; 从个人取得的原始凭证, 必须有填制人员的签名或者盖章 ; 自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章 ; 对外开出的原始凭证, 必须加盖本单位财务专用章 应税收入或支出应开具增值税发票 ( 三 ) 原始凭证的填写要求原始凭证上的任何一栏内容均不能任意涂改, 凡填有大写和小写金额的原始凭证, 大写与小写金额必须相符 从外单位取得的原始凭证金额如出现错误不得更正, 只能由原始凭证开出单位重新开具 ; 个人自制原始凭证金额如有错误, 只能由大改小, 反之则不能 购买实物的原始凭证, 购物发票上应列明购物明细, 如未列明购物明细 ( 如仅填写 办公用品 等 ), 须详细注明购物清单, 并需项目负责人签字认可 单张发票金额在 5000 元以上的, 须附有效的发票书面查验 10
结果 ( 网上查验证明 ) ( 四 ) 原始凭证的审核会计人员必须按照规定对原始凭证进行严格审核, 报销的票据必须是符合国家财务制度规定的发票 收据等, 严禁报销虚假发票或不符合国家规定的票据 项目负责人必须对业务的真实性和票据的合法性负责 ( 五 ) 原始凭证的遗失 缺失从外单位取得的原始凭证如有遗失, 应取得原签发单位盖有发票专用章的记账联复印件, 由经办单位负责人批准后, 才能代作原始凭证 ( 现金报销凭证除外 ) 已请款超过一年以上的专利费 版面费等, 且为银行转账支付的, 确实无法取得发票证明的, 由当事人写出详细情况说明, 经所在单位负责人批准后, 视情况可代作原始凭证, 用于冲账处理, 但不能作为现金报销凭证 ( 六 ) 原始凭证的时效报销票据应在有效时限内 ( 以开票时间算起一年内 ) 办理报销手续 ( 七 ) 异 ( 外 ) 地发票报销要求异地发票是指在上海以外的地区取得的与科研活动相关的票据 根据付款及取得票据的方式, 视情况执行以下规定 : 1. 出差期间用现金或刷卡支付的所有费用, 应与当次差旅费票据一并报销 ; 如果差旅费由对方单位提供, 必须开具出差证明, 并由学院签字认可 ; 11
2. 通过邮局汇款的, 报销时须提供汇款凭证 ; 3. 网上购物 托人采购或其他原因采取现金 网银等方式支付的, 应提供相关支付证明 ( 如网银签购单 货物签收证明等 ) 并写明情况 ; 4. 外地购买办公用品等, 且为现金支付的, 必须附情况说明, 并经项目负责人批准方可报销 第十四条付款方式科研经费费用报销严格控制现金支付, 一般采用转账方式支付 ( 一 ) 现金支付学校根据国家政策要求, 科研经费报销使用现金支付情况, 仅限于无法转入个人银行账户 ( 非在册的师生员工 ) 的劳务酬金和差旅费 异地举办会议的零星开支 异地接待费开支单项 2000 元以下的零星开支等业务 根据课题研究的实际需要, 开展问卷调研 田野调研等特定研究活动中发放给受访对象的小额赠品或者现金的支出, 无法取得发票或财政性票据时, 由项目负责人提交说明, 报人文社会科学处或科研院批准, 财务处凭相关票据或签收单予以报销 ( 二 ) 银行转账除现金支付外, 其他收付业务, 必须通过银行转账 ( 支票 对公汇款 ) 方式进行结算 1. 对公汇款 ( 含对公网银转账 ) 采用对公汇款 ( 含对公网银转账 ) 付款方式的, 经办人应提供准确无误的收款单位 ( 人 ) 名称 银行账号和收款银行名称等 12
信息 2. 转账支票付款采用转账支票付款方式的, 经办人应妥善保管已签发的支票, 在支票有效期内 (10 天 ) 办理转账手续 ; 逾期未用的支票应及时退回财务部门, 由财务人员加盖 作废 戳记并与存根一起保管 如丢失支票, 经办人应立即通知财务部门, 并对造成的后果承担责任 对于不退回逾期支票或限额支票逾期不报账者, 财务部门将催促其退还或报账, 并有权拒绝签发新支票 3. 超过 2000 元以上的非转帐业务超过 2000 元的购买等业务支付, 原则上应采用银行转帐的方式支付, 未经银行转账支付的, 须提供付款凭证 ( 网上付款订单 信用卡支付凭条等 ), 填写情况说明, 由经费负责人签字确认方可报销 第十五条大额支付的审批大额资金是指金额在 5 万元以上 ( 含 5 万元 ) 的支付业务 根据 华东理工大学大额货币资金审批办法 规定, 设备 图书 材料购置 修缮 工程 转给校外单位的科研协作费等方面的大额货币资金支付, 一次支付 5-50 万元的, 由项目负责人或单位负责人及相关职能部处负责人签字 ; 超过 50 万元以上的还必须由分管校领导签字审批后方可办理 理工科的科研项目任务书或合同已经明文规定的外拨经费, 超过 50 万元以上的, 由主管科研工作副校长委托科研院常务副院 13
长审批 第十六条预付款预付款是指收款单位不能事前提供正式发票或虽然取得发票但其他手续尚未完成, 须提前申请支付的款项 科研项目负责人承担按时清理项目预付款的责任 如果项目负责人有多笔未核销借款或单笔借款超过一年未核销, 原则上该项目负责人不能办理新的借款手续 第六章经费支出的报销管理第十七条设备费的报销设备费是指在项目研究过程中购置或试制专用仪器设备, 对现有仪器设备进行升级改造, 以及租赁外单位仪器设备而发生的费用 ( 一 ) 固定资产的审核登记固定资产是指使用期限超过一年, 单位价值在 1000 元以上 ( 其中 : 专用设备单位价值在 1500 元以上 ), 并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产 单位价值虽未达到规定标准, 但是耐用时间在一年以上的大批同类物质, 作为固定资产管理 根据固定资产的管理规定, 符合固定资产条件的, 必须先做固定资产审核登记, 会计人员须凭实验室与装备处签发的固定资产清单予以报账处理 ( 二 ) 招标具体招标办法按照学校招投标政策的规定执行 达到招标限额的报销业务, 会计人员必须凭中标书 合同书等资料方可报销 中标书中的中标单位必须与合同方 付款单位 14
保持一致 一旦学校制定的招投标办法发生变动, 相应的采购项目的财务报销办法也做出调整 第十八条材料费的报销材料费是指在项目研究过程中消耗的各种原材料 辅助材料 低值易耗品等的采购及运输 装卸 整理等费用 ( 一 ) 化学品管理平台 采购业务凡在学校 化学品管理平台 购买的化学品, 凭供货商所给发票和与发票一一对应的 华东理工大学化学品采购清单 到财务处直接报账, 不需要实装处签字审核 ( 二 ) 外购材料外购材料必须有实验室管理部门相关人员审核验收, 财务处须凭实验室与装备处签发的 外购材料验收单 予以报销 第十九条测试化验加工费的报销检验 测试 加工费是指课题实施过程中由于承担单位自身的技术 工艺和设备等条件的限制, 必须支付给校内其他测试平台 校外测试单位的检验 测试 化验及加工等费用 测试化验加工费报销执行以下规定 : ( 一 ) 向校内单位支付测试费使用纳入学校贵重仪器共享管理与服务平台的仪器设备, 可以直接通过学校电子支付结算方式直接支付测试费 支付测试费, 需提供经费卡负责人的校园一卡通, 该卡通过工号与本人经费卡关联 校内测试费转帐时, 须提供测试清单 15
具体操作程序可参见实验室与装备处收费结算系统操作手册 ( 二 ) 向校外单位转账支付测试费支付给校外单位的各项测试 化验 加工项目, 须附测试清单 ; 金额在 1 万元以上的, 须提供测试协议或合同 第二十条出版 文献 信息传播及知识产权事务费出版 文献 信息传播及知识产权事务费, 是指在课题研究开发过程中, 需要支付的出版费 资料费 专用软件购买费 文献检索费 专业通信费 专利申请及其他知识产权事务等费用 专著出版费 复印费 印刷费, 是指在课题研究开发过程中, 需要支付的出版费 资料费 打印 复印 彩扩 照相 印刷 描晒图 制版等各项费用 出版 文献 信息传播及知识产权事务费报销执行以下规定 : ( 一 ) 预付或报销出版费须附图书出版类合同原件 ( 二 ) 印刷费 打印 复印 彩扩等支出费用, 单笔金额在 500 元以上的, 须附明细清单 ( 三 ) 使用科研经费购置的专用软件 数据库等, 金额达到 3 万元以上的原则上须办理固定资产登记手续, 作为资本性支出核算 ( 四 ) 通讯费包含网络费 专业通讯费 办公电话话费和移动电话话费等 纵向项目具体开支范围参照项目批复的预算和相应经费管理办法执行 横向科研项目通讯费包含与科研活动相关的网络费 固定电话话费和移动电话话费等 出版 文献 信息传播及知识产权事务费, 根据账单据实报 16
销 第二十一条差旅费的报销差旅费是指工作人员临时到上海市以外地区因公出差所发生的城市间交通费 住宿费 伙食补助费和市内交通费 差旅费的报销严格按照 华东理工大学差旅费管理办法 ( 暂行 ) 执行 第二十二条市内交通费的报销 ( 一 ) 市内交通费市内交通费, 包括交通卡的报销必须是真实发生的, 严禁采用不正当方式获取交通卡发票套取科研经费 纵向项目 基本科研业务费不得报销交通卡 ; 校级预算内经费原则上不报销交通卡 横向项目可以报销市内交通费 ( 含交通卡 ), 额度不超过到款数的 5%, 全年交通卡的报销金额每年每卡不超过 10000 元 ( 二 ) 汽油费汽油费是指因科研工作需要自驾车辆所耗费的燃油费 横向经费可报销汽油费, 但汽油费报销额度应控制在经费到款的 10% 之内, 且每人每月报销汽油费不超过 1200 元 每季度最后一周, 报销一次, 一律采取预约报销方式 一个报销周期内报销额度当期有效 横向课题经费到账后, 由项目负责人按课题类别向科研院 人文社会科学处提交自驾车科研工作使用申请表, 说明课题参与人员中自驾车者姓名 身份 自驾车牌照等相关信息, 经科研院或人文社会科学处批准后向财务处备案 原则上中间不能更换人 17
员, 如更换人员需重新履行申请程序 第二十三条科研会议费的报销会议费 : 是指在项目研究过程中为了组织开展学术研讨 咨询以及协调项目研究工作等活动而发生的会议费用 ( 一 ) 会议费因科研项目立项 研讨和结题等举办科研会议需要经费支出的, 项目负责人必须提出书面预算申请 预算申请书中必须注明会议内容 参加人数 会议地点 会议举办日期 住宿标准 餐饮标准及支出经费代码等 ; 发放评审费的, 必须提供评审专家名单 身份证复印件或身份证号码 评审日期 评审费标准等 预算申请书经科研院 财务处审签同意后方能报销 ( 二 ) 收取会务费举办大型会议, 需要收取会务费的, 预算申请书除注明以上内容外, 还必须注明收费内容 收费标准等 会议申请必须经学校办公自动化系统 (OA) 相关领导批复, 财务管理岗相关人员核定备案后, 方可办理会议费收缴账户及打印会议费发票 会议费的支出严格按照华东理工大学会议费管理办法执行 第二十四条国际合作与交流费的报销国际合作与交流费, 是指在项目 ( 课题 ) 实施过程中项目 ( 课题 ) 研究人员出国及外国专家来华工作的费用 国际合作与交流费应当严格执行国家外事资金管理及学校的有关规定 ( 一 ) 预领外汇 18
申请预领外汇时应提供的材料 : 1. 出国 赴港澳台任务批件 学校办公自动化系统 (OA) 发文稿及因公出国 ( 境 ) 公示信息 ; 2. 提供有国际交流预算的科研项目, 并经有关部门审批的因公出国 ( 境 ) 经费审核表 ; 3. 如要申领非固定开支标准项目 ( 伙食费 住宿费 公杂费以外的项目 ), 则须提供相应的证明文件 ( 对方单位的邀请函 会议通知 注册费付款通知 与对方签订的合作协议等 ); 4. 经办人在财务处 外汇业务 岗填列请款单申请购汇后, 到学校外汇账户银行领取外汇, 最后将银行提供的汇兑水单等单据交回财务处入账 ( 二 ) 报销出国经费因公出国人员回国后, 应尽快办理申领外汇的核销手续, 办理核销手续需提供以下材料 : 1. 由国交处出具的 护照收缴证明 ; 2. 出境人员人民币费用领报结算单 ; 3. 出国人员外汇使用清单 ; 4. 国内外开支原始票据 ( 机票发票须附行程单和登机牌 ) ( 三 ) 出国人员费用报销的要求 1. 来回机票款据实报销 ; 2. 伙食费 公杂费按出国天数包干计算 ; 3. 住宿费须提供票据, 在规定标准内根据情况予以报销 ; 4. 城市交通费只包括城际间机票 火车票等以及往返机场车费, 按票据实报销 ; 19
5. 国际会议注册费的报销, 需要提供会议付款通知及发票, 信用卡对账单等付款凭证 根据 华东理工大学教学科研人员因公临时出国管理工作实施细则 规定, 教学科研人员因公临时出国期间, 如擅自更改出访天数 出访行程, 将不予报销此次出访的所有费用 ( 四 ) 接待外宾报销规定外宾接待费严格按照 华东理工大学外宾接待经费管理规定 执行 报销外宾接待费需提供以下资料 : 1. 外宾个人护照复印件 ; 2. 外埠差旅费报销单 ; 3. 经国交处负责人签字的外宾接待清单 第二十五条劳务费 ( 含研究生助研津贴 ) 的报销劳务费是指个人独立从事各种非长期雇佣的各种劳务所取得的收入 ( 一 ) 科研项目劳务费预算科研项目劳务费预算不设比例限制, 由项目承担单位和科研人员据实编制 但预算一经确定, 必须在预算范围内执行 ( 二 ) 劳务费发放人员的范围严格审核劳务费发放人员资格, 参与项目研究的研究生 博士后 访问学者以及项目聘用的研究人员 科研辅助人员等, 均可开支劳务费 项目下达单位在任务书或合同中有明确规定的, 按其规定执行 ( 三 ) 劳务费的发放方式 20
发放给个人的科研劳务性费用, 必须填制劳务费发放清单 ; 项目负责人审批后提交财务部门 ; 通过银行转账支付方式转入个人银行账户 确需现金发放校外人员劳务费的, 须附领款人有效身份证件复印件或身份证号码, 领款人在领款单上签字, 不得代领 特殊情况需要代领的, 除了代领人签字, 必须书面说明情况 学校按规定代扣代缴个人所得税 ( 四 ) 讲座费讲座费仅指发放给校外专家的一次性讲课费用, 讲座费按照以下标准执行 : 1. 高级技术职称专业人员每半天最高不超过 2500 元 ; 2. 院士 全国知名专家每半天一般不超过 4000 元 长期聘用人员的讲课费不能以讲座费的名义领取 第二十六条专家咨询费的报销专家咨询费是指在项目研究过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用 纵向项目专家评审费的标准参照国家重大专项评审费标准执行 ; 横向项目按 华东理工大学横向经费管理办法 执行 第二十七条维修费的报销支付实验室修缮 改造工程款不论金额大小都必须提供工程结算明细单, 且须经后勤保障处相关负责人签字 ; 1 万元 ( 含 1 万元 ) 以上的装修工程需提供装修合同或协议 ; 3 万元以上的装修工程, 项目决算时除提供以上资料外, 还须提供审计报告 ; 21
5-20 万元的装修工程需提供比价或谈判证明 ; 20 万元以上装修或维修工程, 必须提供中标书, 施工单位的进度款申请书 进度款支付审核表 工程结算单 工程结算审计书等相关资料 ; 属于消防安全工程的还需提供消防审核表 / 消防验收申报表等资料, 并取得相关职能部门审批 第二十八条餐费 ( 食品费 ) 的报销餐费 ( 食品费 ) 是指在科研活动中发生的用于接待应酬支出的各类费用 ( 一 ) 合理真实性原则餐费 ( 食品费 ) 支出必须是合理的 与科研活动相关的, 严禁报销家庭或个人支出, 严禁采用虚假业务或虚假餐饮发票套取科研经费 ( 二 ) 纵向项目纵向项目严格按批复的预算执行, 预算未明确招待费的一律不得开支招待费 会议中的餐饮费在会议费中列支 ( 三 ) 横向项目横向项目在项目结题前可开支餐费 ( 含食品 ), 但餐费 ( 含食品 ) 支出总额不得超过当年到款的 15% 招待费支出必须符合财务规定,1000 元以上的支出必须填写接待清单 同一天同一单位开具多张发票, 视同一张发票处理 ( 四 ) 校内招待餐费在学校食堂用餐时必须填报 校内用餐订餐单, 且需项目负责人签字认可, 转账时由后勤相关部门提交财务处 校内用餐 22
需填写接待清单, 用餐标准最高不超过 150 元 / 人 ( 五 ) 校外招待餐费校外招待标准目前按桌餐每人每餐最高不超过 300 元的标准执行, 并严格控制陪餐人数 严禁与科研无关的人员参加 ( 六 ) 食品食品费不超过横向科研到款的 2% 报销食品费, 不论金额大小, 每次食品支出报销必须填写接待清单, 并由项目负责人签字认可 第七章科研固定资产管理第二十九条科研固定资产的管理 ( 一 ) 使用科研经费购置或自制形成的固定资产, 除各类科研项目管理办法或项目合同另有规定外, 均属于学校的国有资产, 必须纳入学校资产, 由学校资产主管部门统一进行管理 ( 二 ) 拨出经费所形成的固定资产, 由项目接收单位进行管理 固定资产的所有权及使用权归接收单位或按合同规定确认 ( 三 ) 代购定制仪器设备 ( 含软件 ) 1. 使用科研经费代项目委托单位购置定制仪器设备 ( 含软件 ) 等固定资产 其所有权不属于学校的, 不办理华东理工大学固定资产登记手续 ; 但在办理移交手续时, 设备接收方需出具固定资产接收函 接收函须加盖接收单位公章 具体事项由项目负责人根据合同约定办理设备的移交和验收 2. 使用科研经费代项目委托单位购置 定制仪器设备 ( 含软件 ) 其所有权属于华东理工大学 但需授权给其他单位使用的代购定制仪器设备 ( 含软件 ) 等固定资产, 应按规定办理校内固 23
定资产登记手续, 纳入学校资产统一管理 项目负责人 ( 设备保管人 ) 向学校资产管理部门办理授权备案登记后, 可将设备提供给合同约定的单位或人员使用 外单位人员在使用相关设备过程中, 应严格遵守学校的相关制度和规定 第八章科研经费的结算第三十条科技项目任务完成后, 项目负责人应及时全面清理经费收支和应收 应付等款项, 未核销的暂付款应在项目结题前全部报销或归还 第三十一条纵向项目结算项目完成任务目标并通过验收后, 结余资金按规定留归项目承担单位使用, 在 2 年内由项目承担单位统筹安排用于科研活动的直接支出,2 年后未使用完的, 按规定收回 结余资金中的劳务费开支与结题前直接费用中劳务费的开支范围相同 第三十二条横向项目结算 ( 一 ) 四技项目结算由科研院 人文社会科学处按分工负责, 现每月结算一次 由科研院人或文社会科学处审核后, 将结算清单及项目经费本 完约证明一并送财务处科研经费管理科 ( 二 ) 财务处科研经费管理科经办人员对结算项目的到款数 项目支出数等进行核对后, 按规定结算酬金提取数 如有问题及时与项目经费负责人联系 ; 核对无误后, 编制四技项目结算汇总表 ( 三 ) 四技项目结算汇总表经财务负责人审核签字后送审核人员作账务处理 24
第九章科研经费的监督管理第三十三条学校建立 统一领导 分级管理 责任到人 的科研经费管理体制 学校是科研经费的管理主体, 校长对学校科研经费管理承担领导责任, 分管财务和科研的副校长在各自职务权责范围内对学校科研经费管理负直接领导责任 ; 学院是科研活动的基层管理单位, 对本学院科研经费使用承担监管责任 ; 项目负责人是经费使用的直接责任人 第三十四条学院是科研活动的基层管理单位, 对本单位科研经费使用承担监管责任 学院负责根据学科特点和项目实际需要, 合理配置资源, 监督项目落实配套资金, 为科研项目执行提供条件保障 ; 配合学校财务 科研管理部门监督预算执行, 督促项目执行进度, 评价科研绩效 ; 落实本单位科研项目及经费使用的其他各项管理工作 第三十五条科研项目负责人是科研经费使用的直接责任人, 对经费使用的合规性 真实性和有效性承担法律责任 项目负责人要熟悉并掌握国家关于科研经费管理的法律法规和财务规章制度, 依法 据实编制科研项目预算和决算, 按照批复预算和合同 ( 任务书 ) 使用经费 项目负责人应自觉接受上级和学校相关部门的监督检查 第三十六条科研院 人文社会科学处是为全校科研项目经费管理的主管部门, 按照分工负责科研项目全过程管理, 对项目立项 合同签订 质量管理 项目评审 项目结题 验收 成果与知识产权 技术转移等环节负责 第三十七条学校财务处设立科研经费管理科, 对科研经费 25
预算编制 预算调整 收入确认 经费划拨 核算等过程进行控制和监管, 并配合上级及学校科研 审计 监察等有关主管部门进行项目的审计和检查 第三十八条学校审计和监察部门根据国家和学校的要求, 将科研经费使用管理纳入重点审计范围, 定期不定期对全部科研项目实施抽查审计, 对重大 重点科研项目开展全过程跟踪审计, 监督项目负责人及学校各职能部门依照科研经费管理有关规定在其权责范围内正确 合理使用和管理经费, 并及时向学校上报审计报告 第三十九条学校科研院 人文社会科学处 财务处 实验室与装备处及相应的学院和项目负责人应各负其责 密切配合, 做好科研经费使用的监督检查工作, 防止科研经费使用中发生弄虚作假 截留 挪用 挤占等各种违法违规行为 对发生的违法违规行为, 应依照法律法规及时纠正并追究相关人员的责任 第十章附则第四十条本细则中依据的政府机关发布的文件 学校制定的制度如有更新, 更新内容自其生效之日自动执行 第四十一条本细则由财务处负责解释 第四十二条本细则从发布之日起执行 以往有关规定与本细则不符的, 以本细则为准 26