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朽恤宰
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1 國立體育大學校務基金主計室標準作業手冊主計室編印 104 年 3 月修訂

2 目錄頁次第一篇主計室簡介 2-5 第二篇主計室業務及處理流程 6 壹公文收發 7-11 貳籌編預算及預算分配參自行收納款項收據之管制作業肆出納會計事務及其他財務收支查核事項伍內部審核陸帳務報告及簿籍之整理柒電子作業系統管理及維護捌主計室人事業務玖兼辦統計業務 87 拾監辦採購及監盤財物業務拾壹主計室財物管理業務拾貳會計檔案室之管理 115 1

34-53 陸帳務報告及簿籍之整理 54-65 柒電子作業系統管理及維護 66-68 捌主計室人事業務 69-86 玖兼辦

3 第一篇主計室簡介國立體育大學主計室標準作業手冊壹前言貳組織編制參工作理念及發展方向肆職務代理及職掌 2

4 壹前言本室依據會計法預算法等相關會計法令辦理全校歲計會計及兼辦統計等業務,75 年創校時係實施公務預算制度, 自 87 會計年度起依據行政院 86 年 1 月 29 日台 (86) 孝授三字第號函核定開始實施校務基金制度, 為預算法第四條規定之特種基金 ( 作業基金 ), 編製附屬單位預算另 90 年 12 月 21 日華總一義字第號令修正國立大學校務基金設置條例第十條校務基金有關年度預算編製及執行決算編造, 應依預算法會計法決算法審計法及相關法令規定辦理但捐贈收入場地設備管理收入推廣教育收入建教合作收入及第七條之一投資取得之有關收益不在此限, 惟應由各校自行訂定收支管理辦法, 並受教育部之監督之規定, 經教育部報奉行政院核定自 93 年度起, 國立大學校院校務基金年度預算書區分為適用預算法編送版 (A 版, 不含 5 項自籌收入 ) 不適用預算法編送版 (B 版, 即 5 項自籌收入 ) 及全部版 (C 版 ) 等 3 版惟實際執行結果, 卻使預算決算編製更形複雜, 經教育部再詳加檢討, 報奉行政院 98 年 7 月 6 日院授主孝三字第號函同意, 自 99 年度起予以合併為一個版本, 以完整表達學校預 ( 決 ) 算及財務狀況之全貌, 並適度簡化預 ( 決 ) 算編製作業之負荷 3

關法令規定辦理但捐贈收入場地設備管理收入推廣教育收入建教合作收入及第七條之一投資取得之有關收益不在此限, 惟應由各校自行訂定收支管理辦法, 並受教育部之監督之規定, 經教育部報奉行政院核定自 93 年度起, 國立大學

5 貳組織編制年度職稱職務列等員額編制主任專員組員組員合計 / 人薦任第 9-10 職等薦任第 7-8 職等委任第 5 職等或薦任第 6-7 職等委任第 4-5 職等 * 組織修編職稱職務列等主任組長專員組員書記薦任第 9 職等至簡任第 10 職等薦任第 8-9 職等薦任第 7-8 職等委任第 5 職等或薦任第 6-7 職等委任第 1-3 職等合計 / 人備註行政院主計總處 76 年 9 月 7 日台 (76) 義央字第號函核定行政院主計總處 79 年 1 月 16 日台 (79) 義央字第 532 號函核定行政院主計總處 86 年 1 月 27 日台 (86) 義央字第號函核定行政院主計總處 92 年 11 月 12 日義央字第號函核定備註另有校缺組員 1 名備註 : 組織修編 ( 原國立體育學院改為國立體育大學 ) 說明如下 1. 依據考試院 99 年 4 月 2 日考授銓法三字第號函, 主任職務列等修正為薦任第九職等至簡任第十職等, 並經銓敘部 99 年 5 月 6 日部法三字第號核備 2. 依據考試院 99 年 10 月 13 日考授銓法三字第號函, 主計室組織編制原專員 1 名原職改置組長原校缺組員 1 名改置專員並增加書記一名, 並溯自 98 年 8 月 1 日生效, 故主計室組織員額編制修正為主任 ( 薦任第九職等至簡任第十職等 )1 名 ; 組長 ( 薦任第八職等至第九職等 )1 名 ; 專員 ( 薦任第七職等至第八職等 )1 名 ; 組員 ( 委任第五職等或薦任第六職等至第七職等 )1 名暨書記 ( 委任第一職等至第三職等 ) 一名合計五人, 並經銓敘部 99 年 11 月 29 日部法三字第號核備 5 備註 : 本室尚有工友一名協助會計業務 4

16 日台 (79) 義央字第 532 號函核定行政院主計總處 86 年 1 月 27 日台 (86) 義央字第 00814 號函核定行政院主計總處 92 年 11 月 12 日義央字第 0920007011 號函核定備註 97 1 1 1 3 另有校缺組員 1 名 98 1 1 1 1 1 5 備註 : 組

6 參工作理念及發展方向本室全體人員本著服務與經費公開之理念, 支援學校教學研究業務為宗旨, 並隨時配合各單位業務推展及改進缺失, 減化行政程序提升工作效率積極推動會計業務電腦化, 加強單位成本概念, 提升經費使用績效肆職務代理及職掌職稱職務說明書代理人主任綜理全室業務第一順位代理人組長第二順位代理人專員組長 1. 依主計室分層負責明細表 2. 各單項工作由專人負責, 並由主任依需要指派輪調專員第一順位代理人專員第二順位代理人組員第一順位代理人組員第二順位代理人組長組員第一順位代理人書記第二順位代理人專員書記工友第一順位代理人組員第二順位代理人專員第一順位代理人書記第二順位代理人組員 5

7 第二篇主計室業務及處理流程壹公文收發貳籌編預算及預算分配參自行收納款項收據之管制作業肆出納會計事務及其他財務收支查核事項伍內部審核陸帳務報告及簿籍之整理柒電子作業系統管理及維護捌主計室人事業務玖兼辦統計業務拾監辦採購及監盤財物業務拾壹主計室財物管理業務拾貳會計檔案室之管理 6

8 壹公文收發 1-1 作業範圍作業項目一本校電子公文登記桌作業收發公文 -- 主計室部份國立體育大學主計室標準作業手冊辦理期程隨時一本校電子公文登記桌作業收發公文 -- 主計室部份二教育部會計處通報 -- 收文三收發本校各單位送本室之各項行政公文 ( 含請購核銷及相關簽案等 ) 四管理及收發本校主計室公文信箱五公文歸檔管理辦理及注意事項 1. 每日應至電子公文系統登記桌辦理收文作業並轉發業務承辦人 2. 確認電子公文系統登記桌登載之公文與實際收到之文件允合 3. 每件公文應詳實登載文號主旨日期於主計室收文簿 ; 轉辦發文時應讓簽收單位人員確實簽收 4. 每日下班前檢查有未辦結公文, 並催辦結案 ( 最速件隨到隨辦速件不超過三天普通件不超過六天 ) 二教育部會計處通報收文隨時 1. 通報分類 : 全部基金人事 2. 每日應至教育部會計處網頁下載最新通報, 主計人事類通報另由傳真機接收 3. 詳實登錄通報日期主旨及辦理情形於通報登記簿 4. 依通報規定時限或轉相關承辦人辦理及催辦結案 5. 辦理完畢依通報內容歸檔 6. 通報系統帳號 (5303) 及密碼 ( a) 三收發本校各單位送本室之各項行政公文 ( 含請購核銷及相關簽案等 ) 隨時 1. 按件登錄公文主旨及金額於收文簿並加蓋主計室收文日期章 2. 送文時應逐筆登錄日期傳票號碼並讓簽收單位人員確實簽收 3. 每日下班前應勾稽尚未核簽之公文辦理情形, 並催辦結案如有漏登或遺失應儘速補正或尋找遺失公文 4. 未依行政程序完成核章 ( 缺漏章 ) 部分應退還原單位補正相關行政程序參見經費收支 7

確認電子公文系統登記桌登載之公文與實際收到之文件允合 3. 每件公文應詳實登載文號主旨日期於主計室收文簿 ; 轉辦發文時應讓簽收單位人員確實簽收 4.

9 處理手冊四公文副本及通知單之管理 1. 副本公文未有附件者, 應至公文管理系統摘錄附件資料, 分送同仁傳閱後存檔 2. 通知單應張貼於公佈欄, 並屆期移除五管理及收發本校主計室公每日 1. 每日應至一樓收發室主計室信箱領取本室內文信箱 15 時外公文至確認公文內容及收件者為主計室時間 3. 依收文性質分辦前四項作業程序及注意事項辦理五公文歸檔管理每日公文於辦理或會簽完畢後除本校電子公文部分應送文書組歸檔外, 並影印歸檔, 本室公文應分類整理歸入檔案作業文件 1. 公文收發簿 2. 收付款案件登記簿 8

每日應至一樓收發室主計室信箱領取本室內文信箱 15 時外公文至 16 2. 確認公文內容及收件者為主計室時間 3.

10 1-2 公文收發流程圖一校內會辦案件國立體育大學主計室標準作業手冊收文退回承辦單位退件退件 1. 整理及登記並檢查應會章欄位均會章 2. 如有退件應登記於原登錄簿並退回承辦單位蓋主計室收文日期章主任核章送秘書室陳閱分送業務承辦人辦理 1. 一萬元零用金以下會簽案件 ---- 登錄金額及明細於零用金公文收發簿, 2. 請購及會簽案件 --- 登錄金額及明細於請購會簽公文收發簿 3. 收付款案件 ---- 登錄金額及明細於收付款公文收發簿 4. 文書組掛文號之外來公文 -- 登錄外來文收發簿 5. 主計室逕行發文之案件 --- 登錄於主計室公文收發簿 --- 逕送文書組發文 6. 主計室發文校長決行案件 --- 登錄於主計室公文收發簿 -- 送秘書室呈核 7. 出納組每日日報表及支票 -- 登錄日報表名稱及日期 ; 支票票號及金額於公文收發簿 - 送帳務人員審核 -- 主任 ( 或授權代行人 ) 核章 --- 秘書室核章 8. 每月對帳單 ( 銀行及郵局 )-- 登錄於公文收發簿後影印送帳務人員核對 --- 正本送出納組製作差額解釋表註 : 有關收據部分應先送銷號承辦人依規定辦理銷號, 再轉送審核人員辦理 9

請購及會簽案件 --- 登錄金額及明細於請購會簽公文收發簿 3. 收付款案件 ---- 登錄金額及明細於收付款公文收發簿 4. 文書組掛文號之外來公文 -- 登錄外來文收發簿 5.

11 二主計室承辦案件國立體育大學主計室標準作業手冊主計室收文退回承辦單位退 1. 整理及登記 2. 如有退件應登記於原登錄簿並退回承辦單位蓋收文日期章 1. 文書組掛文號之外來公文 -- 登錄外來文收發簿 2. 主計室逕行發文之案件 --- 登錄於會計室公文收發簿 --- 逕送文書組發文 3. 主計室發文校長決行案件 --- 登錄於主計室公文收發簿 -- 送秘書室呈核 4. 以上均應簽核電子公文系統件分送業務承辦人辦理退件主任核章會相關單位依分層負責規定辦理送秘書室本室決行公文 - 存查歸檔或發文 ( 送文書組 ) 校長決行 1. 校長核章交辦案件, 簽送相關業務承辦單位辦理 2. 掛有總收文號公文, 送文書組歸檔發文 10

主計室逕行發文之案件 --- 登錄於會計室公文收發簿 --- 逕送文書組發文 3. 主計室發文校長決行案件 --- 登錄於主計室公文收發簿 -- 送秘書室呈核 4.

12 三收發注意事項收發文登記整理 1. 公文登記桌公文 -- 登入外來文收發簿 ( 分類為一般機關及會計處來文兩類 ) 2. 各單位來文 -- 分類為收付款憑證會簽案零用金差旅費報告表四項補助國民旅遊卡補助等分文轉送業務承辦人 1. 依主計室人員工作職掌業務分文 2. 開會通知 : 主任分派登錄主任核章完畢之公文及退件公文 1. 收付款案件 -- 登錄傳票日期號碼及轉送單位日期 2. 會簽案件及零用金 --- 登錄轉送單位及日期 3. 退件公文 -- 登錄退還單位日期 4. 主任決行案件 -- 會計處外來文歸檔秘書室或校長室退回公文 1. 登錄並轉交業務承辦人歸檔 2. 學校總收文字號公文辦理完畢應退還文書組歸檔或發文 3. 教育部外來公文影印歸檔 11

開會通知 : 主任分派登錄主任核章完畢之公文及退件公文 1. 收付款案件 -- 登錄傳票日期號碼及轉送單位日期 2. 會簽案件及零用金 --- 登錄轉送單位及日期 3.

13 貳籌編預算及預算分配 2-1 作業範圍作業項目一下年度概算額度預估調查表 ( 一 ) 函請各單位填調查表辦理期程每年 1 月底前國立體育大學主計室標準作業手冊一下年度概算額度預估調查表二行政院主計總處下年度預算書表三下年度概算需求數輸入預算系統四彙編下年度預算案五口頭報告彙整編寫六分析預算編列資料七整編年度法定預算八彙編收支估計表九預算分配十年度教育部補助款申請事宜辦理及注意事項 1. 注意提醒各單位先期作業經費應包含於額度內, 並單獨列示 2. 各單位提供資料如下 : (1) 各單位提供下年度例行需求及新增計畫 (2) 教務處提供下年度學生人數班級數學雜費收入數 (3) 權責單位提供場館舍建教推廣計畫收支概算 (4) 人事室總務處教務處學務處提供人事費相關資料 3. 表格如附錄時程表 ( 二 ) 彙整各單位概算資料每年 1 月前 1. 彙整資本支出概算 2. 彙編人事費相關資料 ( 含增減教職員工人數職等俸級待遇加給生活津貼獎金保險技工工友退職金依法提撥之退休金及離職金加值班費等 ) 3. 彙整各單位填寫之 A B 版收入概算 4. 彙編因公出國考察訪問出席國際會議競賽及進修研究實習概算及大陸地區出差相關計畫概算 5. 彙編汰換車輛明細表 6. 彙編學生公費及獎助金 7. 依上年度收入決算數及教育部經常補助款合計數, 估列下年度經常支出額度 8. 注意各單位編報之先期作業經費 ( 送主計室副本 ) 與所列預算相同 12

14 ( 三 ) 提下年度概算送校務基金管理委員會審議二編製行政院主計總處版下年度預算書表三下年度概算需求數輸入預算系統五彙編下年度預算案六口頭報告彙整編寫每年 3 月底前每年 4 月每年 5 月至 7 月每年 4 月至 6 月每年 8 月 15 日至 9 月提報格式如附件 2. 特別提請校務基金管理委員會審議事項 : (1) 先期作業 : 因公派員出國計畫 500 萬元以上科學儀器設備設置及運用電腦計畫公務車輛汰換計畫及 5000 萬以上工程計劃等, 考慮自籌經費編列支應可能性, 並請校務基金委員會審議 (2) 專項計畫 : 大項金額 (3) 提報下年度資本支出自籌經費額度, 請校務基金管理員會決議注意事項 : 教育部補助款核定後, 請校務基金管理委員會授權主計室以不違反校務基金管理委員會決議前提下視核定補助額度整編預算, 不再提校務基金管理委員會審議 1. 依教育部核定額度及校務基金管理委員會決議彙編下年度概算書 2. 依行政院主計總處召開之研商籌編國營事業及非營業基金年度預算事宜有關非營業基金之決議及教育部所屬基金概算初編應行注意事項辦理 3. 依中央政府總預算附屬單位預算共同項目編列標準規定辦理 4. 依規定期限編送行政院主計總處財政部教育部 5. 注意盈餘提列公積或基金之辦理 6. 注意行政院主計總處及教育部有關預算編製新規定 7. 注意上年度決算數應為審計部審定版數據 8. 依行政院主計總處彙編系統操作手冊, 上傳年度預算檔案 NBA) 1. 會計管理系統 ( 艾富 ) 年度基金預算分配作業項下, 登打 ( 或轉入 ) 前年度決算數上年度預算數及本年度預算數 2. 填妥後注意印出校對資料之正確性 1. 簽請秘書室填寫業務計畫及預算說明之營運計畫收回後彙編下年度預算書之業務計畫及預算說明 2. 依教育部會計處通報規定印製預算案, 並依時限送預算書至立法院審議 3. 注意教育部規定各預算書表之陳送編排 1. 連封面以 7 頁為最高限 2. 施政計畫請秘書室以預算書業務計畫及預算說明之營運計畫為主, 酌修編寫施政計畫 3. 各項預算會計數據之填寫及核對 13

特別提請校務基金管理委員會審議事項 : (1) 先期作業 : 因公派員出國計畫 500 萬元以上科學儀器設備設置及運用電腦計畫公務車輛汰換計畫及 5000 萬以上工程計劃等, 考慮自籌經費編列支應可能性, 並請校務基金委員會審議

15 日 4. 簽送秘書室核稿後陳送校長定案 5. 依教育部會計處規定時限傳送該處彙編七分析預算編列資料八整編年度法定預算九彙編收支估計表十年度預算分配事宜每年 10 月 15 日前立法院審議通過 15 天內每年 1 7 月 20 日前 1. 行政單位及經常支出 : 該預算年度 2 月底前 2. 教學單位資本支出該預算 1. 最近三年預算編列比較表 ( 含資本門 ) 2. 最近三年決算比較表 ( 含資本門 ) 3. 最近三年補辦預算表 4. 最近三年盈餘撥充公積或基金及內容 1. 依立法院核定數整編預算書及印刷 2. 注意預算書封面改為中央政府總預算 1. 調查各單位年度預算收支估計分配數 ( 含以前年度資本門保留數 ) (1) 年度資本預算保留部分, 請業務單位估算每月分配數. (2) 保留數與送教育部核定及月報決算保留數勾稽 2. 每年 1 月及 7 月 20 日前應編製第一二期實施計畫及收支估計表函送教育部 3. 至會計系統登打資料, 程序如下 : 基金管理作業基金預算分配每月預算分配估計數分配保留預算分配及補辦預算分配 ( 補辦預算分配需報奉行政院核定後辦理 ) 印製收支估計表 ( 按自填並列印表格 ) 4. 補辦預算奉行政院核定後應重新製作收支估計表陳報主管機關 5. 預算分配數需與報送教育部國庫輔助款分配表勾稽 1. 每年 12 月請行政單位通識教育中心及師資培育中心, 提經常支出需求由主計室彙整 2. 彙總行政單位概算提編之固定資產預算, 於每年 1 月 10 日前請副校長召開行政單位固定資產預算分配會議 3. 陳請校長於每年 1 月底前召開預算分配小組先期審查會議審查各單位經常門預算分配數 4.2 月 10 日前召開各單位預算分配會議, 決議除教學單位資本門外之各單位分配數 5. 每年 12 月底前將下年度教學單位固定資產得分配數通知教務處辦理分配作業, 並由教務長擔任召集人, 於 1 月底前分配完竣,4 月底前需完成執行 6. 依本校年度預算分配注意事項辦理 14

依立法院核定數整編預算書及印刷 2. 注意預算書封面改為中央政府總預算 1. 調查各單位年度預算收支估計分配數 ( 含以前年度資本門保留數 ) (1) 年度資本預算保留部分, 請業務單位估算每月分配數.

16 十一函請教育部撥款事宜作業文件年度 4 月底前每月或每季第 2 個月 5 日前 1. 依據教育部年度國庫補助款分配及請撥注意事項規定辦理 2. 經常支出 : 每年 1 至 3 月採按月分配,4 至 12 月採按期分配, 每 3 個月為 1 期, 分配於第 2 個月 3. 員工薪資覈實分配, 加發年終獎金分配在 1 月份 ( 或 2 月份, 依教育部規定辦理 ) 4. 資本支出 : 建築工程應配合工程進度, 核實分配, 每 3 個月為 1 期, 全年度分 4 期, 以分配於每期第 2 個月為原則, 請撥時均需檢附國立大學校院校務及附設醫院基金補助經費請撥單 5. 國立大學院校及附設醫院國庫補助款分配自 100 年起採先墊後支方式辦理, 各校需依分配數開立收據, 確實於各分配月份 20 日後備文報教育部核撥, 該部於各分配月份次月辦理撥款, 惟國立大學校院校務基金執行須達 70% 以上者, 方得請撥 1. 預 ( 概 ) 算籌編編各單位提供主計室資料時程表 2. 預 ( 概 ) 算籌編流程表 3. 預算分配作業表 4. 預算分配作業流程表 15

資本支出 : 建築工程應配合工程進度, 核實分配, 每 3 個月為 1 期, 全年度分 4 期, 以分配於每期第 2 個月為原則, 請撥時均需檢附國立大學校院校務及附設醫院基金補助經費請撥單 5.

17 2-2 概預算籌編作業流程圖每年 2 月底前 1. 請各單位預估下年度需求及新增計畫 ( 含先期作業經費需求 ) 2. 請教務處提供下年度學生人數班級數學雜費收入數 3. 場館舍單位及建教推廣計畫等收入暨經費由權責單位提送下年度概算數先期作業 (2 月底前 ) 1. 出國計畫 ( 含大陸計畫 )- 人事室及研發處 2. 請增減預算員額計畫 - 人事室 3. 彙整 500 萬儀器設備 - 教學資源中心萬以上公共工程及房屋建築 - 總務處 5. 公務車輛新購汰換 - 總務處 6. 設置及應用電腦計畫 - 資訊中心副本主計室依各單位提列概算資料, 彙整擬訂本校收支規模送校務基金管理委員會審議下年度概算預估表送教育部送教育部核轉行政院教育部匡計額度彙編預算案行政院主計處概算書口頭報告立法院審議教育部立法院決議整編法定預算結束 16

彙整 500 萬儀器設備 - 教學資源中心 4.5000 萬以上公共工程及房屋建築 - 總務處 5. 公務車輛新購汰換 - 總務處 6.

18 2-3 附屬單位預算編審程序圖間度一前階十段一提供訂定施政至 1 十 2 方針參考資料三個 2 財政部審計部行政院主計月處及其他機關 ) 第第二階段 3 5 月 ( 年 ( 年度前八至十個月間 ) 第三階段 5 7 月四階段 7 8 月階段月 ( 年度前六至八個月間 ) ( 年度前五至六個月間 ) 第度前二至四個月間 ( 年 ) 第五重要經建投資計畫先期審查行政院經建會整編附屬單位預算案各附屬單位預算機關訂定施政方針行政院核定事業計畫總綱預算籌編原則及附屬單位預算編製辦法行政院訂定所屬事業之事業計畫各主管機關擬編業務計畫及預算各附屬單位預算機關審核所屬附屬單位預算業務計畫及預算各主管機關各項預算項目初核及審查結果彙總提報行政院主計處審議各附屬單位預算先期審查及專案審查結果行政院年度計畫及預算審核會議核定各附屬單位預算行政院編製中央政府總預算案行政院隨同總預算案送請立法院審議行政院進行附屬單位預算及綜計表二三讀審查程序立法院擬訂事業計畫總綱預算籌編原則及附屬單位預算編製辦法行政院主計處經營目標未送經建會審議之固定資產投資員額盈餘及繳庫等專案審查行政院秘書處經建會研考會人事行政局主計處財政部及各主管機關等進行彙編綜計表工作行政院主計處分組審查各附屬單位預算預算及決算委員會各相關委員會 17

算編製辦法行政院訂定所屬事業之事業計畫各主管機關擬編業務計畫及預算各附屬單位預算機關審核所屬附屬單位預算業務計畫及預算各主管機關各項預算項目初核及審查結果彙總提報行政院主計處審議各附屬單位預算先期審查

19 2-4 預算報表編製作業國立體育大學主計室標準作業手冊一下載修訂程式二建立新年度資料庫三切換系統作業年度四新增或修訂資料庫結構五取得最新預概算科目檔六建立本年度預算相關資料以 IE 登入艾富公司網頁 ( 本校帳號 accis 密碼 aifuacc), 下載最新修訂程式 ( 含最新年度預算科目 ) 的壓縮檔, 再將該檔案解壓縮存放於系統的安裝目錄中, 進行解壓縮 1. 執行基金管理 D 新年度資料庫開檔作業需作檔案重整 2. 建立新年度報表檔案 3. 檢驗有待建立之新年度報表檔案 1. 執行系統輔助 5. 設定作業年度 2. 亦可在主畫面按 F10 切換作業年度 1. 系統輔助 2. 檔案重整作業勾選檢驗檔案結構確定年度正確勾選 9 基金報表檔案點選重新索引並重整按鈕 2. 系統自動進行檢驗資料庫結構符合最新設定並予以修正 1. 執行檔案管理 6 預概算科目設定檔, 選畫面右下角的下載代碼按鈕, 系統自動連結最新版概預算科目檔 2. 或艾富公司於有修訂概預算科目檔時會將最新科目檔包裝於修訂程式中一併發佈 1. 確認上年度預算 ( 或前年度決算 ) 資料存在於系統中將作業年度切換成上年度 ( 或前年度決算 ), 再執行基金管理 7. 基金預算分配 5 基金預算作業查看有資料 2. 執行新年度預算資料基金管理 7. 基金預算分配 5. 年度預算作業填寫當年度 1-5 類科目預算數 ( 可勾選複製上年度預算資料, 注意累積餘絀應包含本期餘絀預算數 ) 3. 應填科目 : (1) 資產負債及淨值 :4 級科目 (2) 收入 : 最低層級 7 級科目 (3) 支出 : 最低層級 7 級科目 4. 作業程序 : (1) 印製工作底稿 : 點選列印工作底稿預視 / 列印確定 (2) 將預算金額填於工作底稿, 再登錄於系統中, 可於瀏覽視窗中直接填入及修改金額 (3) 在本作業功能僅登錄最低層級科目即可, 例 : 已登錄 1112, 則勿再登錄 (4) 或以上年度的預算資料作為底稿點選上年度預算轉入點選列印驗對表 excel (5) 核對收支數及本期賸餘與教育部核定額度相符七編製報表 1. 複製上年度預算報表以供參考, 減少作業時間 2. 執行基金管理 B. 預算報表 0. 轉入上年度預算資料作業 3. 執行基金管理 B. 預算報表下各功能項目以編製報表 4. 列印預算檢核表進行檢核作業 18

檢驗有待建立之新年度報表檔案 1. 執行系統輔助 5. 設定作業年度 2. 亦可在主畫面按 F10 切換作業年度 1. 系統輔助 2. 檔案重整作業勾選檢驗檔案結構確定年度正確勾選 9 基金報表檔案點選重新索引並重整按鈕 2.

20 八上傳報表至教育部 1. 執行系統輔助 7. 轉出送教育部檔案點選 FTP 傳送 2. 教育部 FTP 位置 : 帳號 :schacc 密碼 :schacc1 九上傳報表 1. 上傳預算報表 XML 檔案至教育部 NBA 系統網站至行政院主計 ( 總處 2. 本校帳號 :12303 密碼 : 無 ( 本校基金代碼為 :12220) 3. 系統輔助 U 連結主計處資訊系統選擇預算報表填入主計處指定之基金代碼 ( 目前為 12220) 選擇預算案將報表檔案全選後點選開始轉檔檔案產生位置 C:\temp\ 主計 NBA 系統下 4. 至行政院主計總處 NBA 系統選預算書表將 3 資料匯入列印確認各項報表無誤資料上傳十注意事項 1. 固定資產相關報表輸入資料及計畫名稱筆數需相符, 可先做基金管理 B. 預算報表 9. 固定資產建設改良擴充資金來源明細表 2. 統計圖表第年資料需自己登錄 3. 報送主計處預算書前需先將預計平衡表現金流量表餘絀撥補及折舊報廢費用明細表勾稽 4. 參考艾富公司編製預算報表資訊操作手冊 5. 參考艾富公司上傳預算報表 XML 檔案至教育部及行政院主計總處 NBA 系統 19

$系統輔助 U 連結主計處資訊系統選擇預算報表填入主計處指定之基金代碼 ( 目前為 12220) 選擇預算案將報表檔案全選後點選開始轉檔檔案產生位置 C:\temp\ 主計 NBA 系統下 4.$

21 2-5 預算分配及分期收支估計表作業流程圖 1. 預算分配彙整行政單位概算提編之資本計畫通知各單位依預算分配原則提報經常需求數計算可分配經資門額度由副校長召開行政單位資本門分配數 ( 自 105 年起依校務基金管理委員會會議決議核列項目辦理分配 ) 預算先期分配審查會議 ( 經常門 ) 由教務長召集計畫審核小組審議教學單位資本門計畫分配數 ( 行政作業由教務處負責 ) 全校預算分配會議 20

22 2. 收支估計各單位依所分配之預算數, 預估各月份收入及支出 1. 年度資本預算保留部分, 請業務單位估算每月分配數. 2. 與送教育部保留數及月報決算數勾稽主計室彙整各單位收支估計數後, 依規定及期限擬編分期實施計畫及收支估計表陳校長核定送教育部審議並核定本校各期實施計畫及收支估計表, 並轉送行政院主計處審計部及財政部備查依實施計畫及收支估計表執行 21

23 參自行收納款項收據之管制作業 3-1 作業範圍辦理作業項目期間一印製作業 ( 一 ) 下年度總需求量印製年度開始前一個月 ( 即每年 12 月 ) 一印製作業二保管及領用作業三銷號作業四銷毀作業 22 辦理及注意事項 1. 本校收據有學雜費收據及自行收納款項收據兩種, 其中學雜費收據由第一銀行代印送學生繳納學雜費 ; 自行收納款項收據由主計室印製保管 2. 自行收納款項收據依總務處出納組參考當年度使用量推估下年度擬印製張數, 簽請校長核定後由主計室送交廠商印製, 僅套印機官長官主辦會計主辦出納印鑑章及印製號碼供主計室銷號使用, 其餘收據格式均由出納收據系統自動產出 3. 字軌編號為 XX 年度國體大字 XXX 號,XXX 號為起順號編列, 不得跳號 ( 由總務處出納組收款系統自動產生 ) 4. 收據上校長主辦會計主辦出納章, 得以套印方式辦理 5. 驗收時注意張數及順號之核對 ( 二 ) 年度間增印部分隨時 1. 年度總印製量不敷使用時, 總務處出納組應立即估算截至年底尚需使用數, 簽會主計室並陳奉校長核可後送主計室移交廠商印製 2. 其餘注意事項參照 ( 一 ) 下年度總需求量印製 - 辦理及注意事項項二保管及領用作業 ( 一 ) 保管作業隨時 1. 設立自行收納款項收據紀錄卡, 隨時登錄收據之印製領用及結存, 並與庫存收據核對數量號碼一致 2. 庫存保管櫃應上鎖 3. 已逾使用年度之空白收據截角作廢並填註未領取作廢收據紀錄表後, 移送檔案室與當年度之自行收納款項收據紀錄卡及銷號紀錄相關資料併存 ( 二 ) 領用作業隨時 1. 檢查出納組填摯之收據領用單領取之收據號碼正確 ( 應接續上次領取收據號碼, 順號領取, 不得跳號 ) 2. 登錄自行收納款項收據紀錄卡註明領用日期數量字軌起訖號及結存數並由領用人簽章 3. 收據領用單二份, 均加蓋主計室戳, 一份退還領用人, 一份收存並依收據領用單領用收據編號發給領用人收據三銷號作業 1. 銷號明細表順號填註已領岀收據號碼 ( 一收據領用單編一表銷號 ) 2. 銷號時發現出納組跳號使用收據, 應每週填發跳號處理表 ( 銷號表未銷號收據均須填寫 ) 送出納組查核跳號處理表回報後, 應即查

24 核跳號之適宜性 ( 如预開收據 ), 如發現不正常情事, 應即通知審核人員處理 3. 銷號文件至少保存 12 年 ( 重要備查資料 ) 4. 銷號明細表編號填入自行收納款項紀錄卡銷號數欄 5. 每日依據出納組黏貼之收據報核聯上印製號碼逐案銷號. 並勾稽與明細表資料相符. ( 一 ) 已使用收據隨時於送回主計室入帳時, 即依收據報核聯號碼填入銷號明細表相同號碼之銷號日期欄, 填註銷號當日日期 ( 二 ) 已使用作廢收據每週出納組每周檢送作廢紀錄表時辦理作廢收據銷號, 銷號時於銷號明細表相同號碼之銷號日期欄, 填註作廢 ( 三 ) 已領取未使用作廢收據隨時收到收據後於銷號明細表相同號碼之銷號日期欄, 填註作廢 ( 四 ) 預開收據隨時於出納組查復跳號處理表確定收據預開時, 用鉛筆於銷號明細表相同號碼之銷號日期欄, 填註預開, 另收據正式報核入帳時, 於該欄填註銷號當日日期 ( 五 ) 未領取收據下年度 1 月 20 日至 30 日前四銷毀作業作業文件總決算公布起至少二年截角作廢並於未領取作廢收據紀錄表填註及於自行收納款項收據紀錄卡最後結存數備考欄註明截角作廢銷號日期 1. 未使用作廢收據 ( 含已領岀未使用及未領出作廢收據 ) 2. 報教育部同意後銷毀 ( 出納管理第 40 條規定 ) 1. 收據領用單 2. 自行收納款項收據紀錄卡 3. 作廢紀錄表 4. 銷號明細表 5. 跳號處理表 6. 未領取作廢收據紀錄卡 23

25 3-2 自行收納款項收據管制作業流程圖主計室出納組年度進行收據出納組估算年度需求數簽核開始主計室印製保管自行收納款項收據收據領用單二份登錄自行收納款項收據紀錄表 ( 印製號碼 ) 出納組領用收據出納組開立收據銷號明細表銷號 ( 印製號碼 ) 收據收執聯每週作廢紀錄表截角作廢收據正常開摯之收據已開摯作廢之收據未使用作廢之收據每週跳號檢查銷號明細表編號填入自行收納款項紀錄卡銷號數欄跳號處理表出納組查核年度結束未領用收據截角作廢有異常三日內送回主計室相關收據管控資料歸檔 : 1. 自行收納款項收據紀錄表 2. 銷號明細表 3. 未領取作廢收據明細表 4. 跳號處理表 5. 未使用截角作廢收據審核人員處理依保存期限保管及銷毀終止 24

26 肆出納會計事務及其他財務收支查核事項 4-1 作業範圍作業項目一出納會計事務查核 ( 一 ) 行政院主計總處 90 年 3 月 23 日台 90 處會三字第號函規定之查核項目 ( 二 ) 查核零用金作業 ( 三 ) 盤點出納人員庫存現金辦理期間每年定期辦理一出納會計事務查核二票證管理查核三統一發票管理查核辦理及注意事項 1. 擬定年度出納會計事務查核計畫 2. 擬訂查核日期簽請校長核定一查核項目查核程序參照本作業項目 ( 二 )( 三 )( 四 ) ( 五 )( 六 ) 查核程序二查核後撰寫查核報告, 陳核後如有缺失應發文受查單位改正一查核程序 : 1. 盤點庫存零用金金額 2. 加總已付訖零用金單據金額 3. 庫存零用金等於額定零用金減已付訖單據總額之差額 4. 設置零用金備查簿 5. 每筆之付款款項在規定限額內 6. 單據上加蓋付訖及日期章 7. 受款人簽收, 付款時所蓋之發票章及負責人章與原始憑證上所留圖章相符 8. 保管妥適二注意事項 : 1. 盤點庫存零用金時, 應請保管人盤點並於旁監盤, 勿碰觸現金, 以避爭議 2. 現金盤點應確實, 密封現金應打開逐包清點 3. 注意零用金單據合法, 有無以未符規定之憑據充數之情形 4. 於查核後一個月內撰寫查核報告陳核, 如有缺失應發文受查單位改正一查核程序 : 1 確認保險櫃之現金支票已全數盤點 2 加總已收款尚未繳庫之收據總數 3 查明有領回現金代轉發之應付未付款 4 計算庫存現金加支票, 等於已收款尚未繳庫之收據總數加領回現金代轉發之應付未付款 5 前開計算, 若未相等時, 應查明不等之原因 25

27 ( 四 ) 清查收據使用情形 ( 五 ) 查核銀行存款定期存款及保管品 ( 有價證券等 ) 二注意事項 : 1. 注意保險櫃不得存放私人用品金錢 2. 於查核後一個月內撰寫查核報告陳核, 如有缺失應發文受查單位改正一查核程序 : 1 查核本校設置之收據種類, 並登記各收據之起訖編號 2 查核收據順序編號, 跳號 3 查核截止查核日止所使用之最後一張收據編號, 與主計室已入帳之收據編號相符, 以查明及時通知主計室入帳 ( 依規定應於當日或翌日上午前, 通知主計室入帳 ), 並查出未通知入帳之金額, 以方便盤點現金時之差額解釋 4 查核已使用作廢收據併同存根聯保存 5 查核不使用之收據截角作廢並繳回主計室 6 查核設置收納款項收據紀錄卡, 隨時紀錄收據使用情形 7 查核各種收據之保管情形 8 清查未銷號之預開收據尚未入帳原因二注意事項 : 於查核後一個月內撰寫查核報告陳核, 如有缺失應發文受查單位改正一查核程序 : 1 直接向銀行及郵局索取對帳單 2 會計帳上銀行存款定期存款及保管品 ( 有價證券等 ) 餘額與銀行對帳單餘額核對, 若有不符, 請出納編製銀行調節表 3 核對本校未入帳, 銀行已入帳部分, 以查明未及時通知主計室入帳 4 未兌現支票票號與銀行對帳單核對, 以確認銀行調節表未兌現支票正確 5 核對支票簿存根聯, 以查明未兌現支票確實開出 6 查核未兌現支票廠商領票日期, 以查明及時通知廠商領款 7 核對本校已入帳而銀行未收帳金額, 26

28 ( 六 ) 抽查收款作業情形 ( 七 ) 抽查付款作業情形二票證管理查核每年至少一次確為在途存款二注意事項於查核後撰寫查核報告陳核, 如有缺失應發文受查單位改正一查核程序 1. 核對收入傳票之日期與所附收據日期, 以查明及時通知主計室入帳 2 核對依據收入傳票登記現金出納登記簿 3 核對國庫機關專戶存款收款書之金額及日期, 以查明於規定期限 ( 當日或次日, 如特殊原因且積存未滿 5 萬元, 得最多保管 5 日 ) 全數繳庫二注意事項於查核後撰寫查核報告陳核, 如有缺失應發文受查單位改正一查核程序 1 核對依據支出傳票登記現金出納備查簿 2 款項付訖加蓋付訖日期及收款人簽章, 或劃撥轉帳金融機構簽收或證明文件 3 查核支付款項除零用金外, 一律劃撥轉帳或簽發抬頭支票 ( 支票應畫線及禁止背書轉讓 ), 並儘速通知受款人領款 4 付款時所蓋之發票章及負責人圖章, 與傳票後附之原始憑證上所留之圖章相符 5 支出傳票已開支票部分, 於支出傳票上加蓋已開支票並註明支票字軌及號碼, 以避免重複開立支票二注意事項於查核後撰寫查核報告陳核, 如有缺失應發文受查單位改正一擬訂查核計畫及日期簽請校長核定 ( 併入出納查核作業計畫辦理 ) 二查核票證使用及銷號情形 : 1. 票證使用單位 : 體育室游泳池網球館總務處 ( 停車管理票證 ) 體適能中心等 2. 查核程序 : (1) 注意審計部或主管單位前查核缺失及本室通知之查核缺失改正 27

29 (2) 查明該單位年度票證印製種類張數票號 (3) 查明庫存票證種類張數票號, 並注意庫存票證為該單位印製之票證 (4) 查明庫存票證跳號原因, 並作適當之處理 (5) 查對截至查核日前一日止之全年度票證使用日月紀錄表, 檢視其使用票證號碼連號 (6) 查核作廢票證加蓋作廢章, 與票證使用紀錄表之作廢票證號碼相符及裝訂成冊, 妥慎保管 (7) 核對查核日前一日止之票證使用紀錄表最後使用號碼與庫存票證最前號碼, 計算本日出售票證, 並檢查現金或支票與出售金額相符 (8) 查核發售金額依規定於當日或次日 ( 例假日遞延 ) 繳送出納組, 並保有收據收執聯 (9) 查核依本校收入作業處理規範辦理銷號 (10) 注意有無應發售票證而以其餘方式替代之行為 (11) 查明主計室跳號處理表跳號處理情形 (12) 注意盤點現金或支票時, 應請保管人盤點並於旁監盤金額有誤, 查核人請勿碰觸現金及支票以避爭議三注意事項查核後撰寫查核報告, 陳核後如有缺失應發文受查單位改正三統一發票管理查核每年至少一次一擬訂查核日期簽請校長核定二查核發票使用及銷號情形 : 1. 發票使用單位 : 體育室體育館游泳池樸園等 2. 查核程序 : (1) 注意審計部或主管單位前查核缺失及本室通知之查核缺失改正 (2) 查明該單位截至查核日止購買之統一發票種類張數發票號碼 (3) 檢查現存空白發票, 為該單位購買之發票及順序編號, 如有跳號, 應作適當之處理 (4) 查對統一發票明細表, 檢視其使用票證號碼連號, 並計算所收金額與繳送出納組金額相符 ( 可查對所保存之繳款收據 ) 如有差額, 應盤點庫存現金與差額相符並查明發售金額依規定於當日或次日 ( 例假日遞延 ) 繳送出納組 (5) 查核作廢發票依統一發票使用規定辦理 (6) 查核依本校收入作業處理規範伍統一發票管理辦理銷號 28

30 作業文件 (7) 注意有無漏開發票行為 (8) 查明主計室跳號處理表跳號處理情形 (9) 注意盤點現金或支票時, 應請保管人盤點並於旁監盤金額有誤, 查核人請勿碰觸現金及支票以避爭議三注意事項查核後撰寫查核報告, 陳核後如有缺失應發文受查單位改正本校出納會計事務查核查核計畫 29

31 4-2 主計室出納會計事務查核計畫流程圖擬定查核日期及查核計畫簽請校長核定 1. 查核人聯繫銀行本校存款餘額並請銀行列印 ( 銀行存款及定期存款保管品 ) 對帳單 2. 列印本校會計帳上現金日報表 3. 查核人填寫表壹盤點日主計室帳上金額 4. 查核表附表七及表壹 -1 送出納組填寫 ; 附表六送主計室收據管理人填寫 5. 依查核計畫查核程序第三項至第六項辦理查核主計室工作事項 1. 查核人勾稽查核表附表六及附表七並分析差異 2. 查核人清查匯票及支票由銀行帶走仍未交換入帳明細 ( 已開立收據部分 ), 勾稽出納每日收據日報表及明細帳 3. 查核人依查核表附表六預開收據明細核對出納組預開收據紀錄帳, 清查入帳及銷號期限有無延滯 4. 查核人依查核表附表六清查出納組未銷號明細及作廢收據併同存根聯 5. 依查核計畫程序第二項盤點出納人員庫存現金支票查核出納組工作事項依查核計畫程序第一項查核查核零用金工作事項 30

32 4-3 票證及發票查核流程圖開始簽請校長核定查核日期赴受查單位查核 : 1. 準備查核文件並於查核日通知受查單位填妥相關文件 2. 依票證管理查核之辦理及注意事項欄之查核程序辦理查核撰寫查核報告陳校長核閱有缺失發函受查單位改正查核報告正本歸檔備查結束 31

33 4-4 附錄出納會計事務查核分工業務表第一組第二組成 1. 主計室成員姓名 : 成 1. 主計室成員員員工 1. 查核出納管理人員資料 ( 出納工 1. 出納組現金查核作組及事務組管理零用金人員 ) 作 2. 出納業務查核 ( 含銀行存款定項 2. 收據發票及票證業務查核項存保管品 ) 目 3. 零用金查核目 3. 收款公款支出及支票付款案件抽查事宜表格 1. 出納管理人員資料 2. 收據發票及票證處理情形表 3. 主計室未銷號收據清單 4. 出納組未銷號收據清單表格 1. 現金票據存帳查核底稿 2. 出納組現金盤點表 3. 出納組庫存現金差異明細表 4. 銀行存款定期存款及保管品 ( 有價證券等 ) 查核控制表名稱 5. 零用金查核工作底稿 6. 零用金及週轉金盤點表 7. 出納查核調查表名稱 5. 保管品 ( 有價證券等 ) 盤點表 6. 定期存款明細表 7. 銀行存款明細表 8. 收款作業查核底稿 9. 公款支出辦理情形表 10. 支票付款抽詢紀錄 11. 出納查核調查表查核日期 : 年月日 32

34 4-5 附錄出納查核作業流程國立體育大學主計室標準作業手冊擬定查核日期簽會會查單位並奉校長核定召開查核分工業務會議, 擬定查核業務主計室查核日準備事項 6. 已開製傳票 ( 已執行部分 ) 執行過帳作業, 查核日止主計室未入帳收據號碼登錄 7. 查核日主計室查核人負責與銀行確認本校存款餘額並請銀行列印並即時傳真 ( 銀行存款及定期存款 ) 對帳單供作查核之依據 8. 查核前主計室查核人負責列印本校帳上現金日報表銀行存款餘額並填入表壹盤點日主計室帳上金額欄位 9. 查核前主計室查核人負責將附表七及表壹 -1 送出納組表壹 -1 送出納組填寫 10. 查核前主計室查核人負責將附表六送主計室收據票證管理人填寫準備工作 1. 依分組業務表進行查核工作 2. 各項表單應於 1 個星期內填寫完畢送交主計室分組查核人彙整並簽奉校長核定第一組查核注意事項第二組查核注意事項 1. 查核出納管理人員有無同一職務工作六年以上之情形, 休假代理制度有無貫徹實施 2. 查核零用金作業 (1) 盤點庫存零用金金額 (2) 加總已付訖零用金單據金額 (3) 盤點庫存零用金等於額定零用金減已付訖單據總額之差額 (4) 設置零用金備查簿 (5) 每筆之付款款項在規定限額內 (6) 單據上加蓋付訖及日期章 (7) 受款人簽收, 付款時所蓋之發票章及負責人章與原始憑證上所留圖章相符 (8) 保管妥適 3. 清查收據使用情形 : (1) 查核本校設置之收據種類, 並登記各收據之起訖編號 (2) 查核收據順序編號, 跳號 (3) 查核截止查核日止所使用之最後一張收據編號, 與會計室已入帳之收據編號相符, 以查明及時通知會計室入帳 ( 依規定應於當日或翌日上午前, 通知會計室入帳 ), 並查出未通知入帳之金額, 以方便盤點現金時之差額解釋 (4) 查核已使用作廢收據併同存根聯保存 (5) 查核不使用之收據截角作廢 (6) 查核設置收納款項收據紀錄卡, 隨時紀錄收據使用情形 (7) 查核各種收據之保管情形 (8) 勾稽附表六七並分析差異異常 (9) 清查預開收據入帳及銷號有無延滯 (10) 注意預開收據尚未入帳期間太長及有無辦理機催機制 1. 盤點出納人員庫存現金支票 ( 隔日應查證收入部份有無送銀行入帳之管控機制 ) (1) 確認保險櫃之現金支票已全數盤點 (2) 加總已收款尚未繳庫之收據總數 (3) 查明有領回現金代轉發之應付未付款 (4) 計算庫存現金加支票, 等於已收款尚未繳庫之收據總數加領回現金代轉發之應付未付款 (5) 前開計算, 若未相等時, 應查明不等之原因 (6) 核對出納組每日收據日報表明細, 清查已開立收據之在途存款 ( 匯票支票 ) 銀行已帶回仍未交換存入原因, 2. 查核銀行存款定期存款及保管品 ( 有價證券等 ) (1) 直接向銀行索取對帳單 (2) 會計帳上銀行存款定期存款及保管品 ( 有價證券等 ) 餘額與銀行對帳單餘額核對, 若有不符, 請出納編製銀行調節表核對本校未入帳, 銀行已入帳部分, 以查明未及時通知會計室入帳 (3) 未兌現支票票號與銀行對帳單核對, 以確認銀行調節表未兌現支票正確 (4) 核對支票簿存根聯, 以查明未兌現支票確實開出查核未兌現支票廠商領票日期, 以查明及時通知廠商領款 (5) 核對本校已入帳而國庫未收帳金額, 確為在途存款 3. 抽查收款作業情形 (1) 核對收入傳票之日期與所附收據日期, 以查明及時通知會計室入帳 (2) 核對依據收入傳票登記現金出納登記簿 (3) 核對銀行存款收款書 ( 送金單 ) 支出收回書繳款書之金額及日期, 與收入傳票之日期, 以查明於規定期限 ( 五日內 ) 全數繳庫 4. 抽查付款作業情形 (1) 核對依據支出傳票登記現金出納備查簿 (2) 款項付訖加蓋付訖日期及收款人簽章 (3) 查核支付款項除零用金外, 一律劃撥轉帳或簽發抬頭支票 ( 支票應畫線及禁止背書轉讓 ), 並儘速通知受款人領款付款時所蓋之發票章及負責人圖章, 與傳票後附之原始憑證尚所留之圖章相符 (4) 支出傳票已開支票部分, 於支出傳票上加蓋已開支票並註明支票字軌及號碼, 以避免重複開立支票 33

35 伍內部審核 5-1 作業範圍一般注意事項國立體育大學主計室標準作業手冊一收入審核二送立法院審議之預算支出審核三五項自籌收入之支出審核四會計年度結束期間應行注意事項之處理 1. 主計室承辦人應熟知各種內部審核法令規章 ( 含學校內及各上級機關所定 ), 並隨時注意規定之新增或修改 2. 提醒業務承辦人員應本崇法務實之態度及誠信原則, 辦理經費申請及核銷作業, 並對所提出之支出憑證負有真實性責任 3. 主計室承辦人員於會辦經費時, 如發現不當或錯誤, 應先洽承辦單位作補充或改正 4. 主計室退件以一次為原則, 故請注意全案應一次審核完畢 5. 以服務心理與態度辦理內部審核作業辦理作業項目期間辦理及注意事項一收入審核隨時 1. 依校內規定標準收取收入 2. 檢核附件收入款項之乘算及加總無誤, 並注意與收據金額相符 3. 注意附件中有關票證發票之記載, 順序連號, 如未連號, 應即時查問原因 4. 本校開辦之學分班推廣班, 開課後應請承辦單位將學員名冊送本室核查收入金額正確性, 另招生考試應注意報名人數應繳收入及實際收入金額相符 5. 有關收入案件之簽核, 注意加會出納組準備收款 6. 依內部審核處理準則第 22 條第 9 項規定 : 各機關收入款項, 以委託金融機構代收為原則, 如各承辦單位未依該規定辦理者, 應提醒承辦單位注意二送立法院審議之預算支出審核 (A 版 ) ( 一 ) 事前審核 ( 會簽審核 ) 1. 審核通則 1. 依中央政府附屬單位預算執行要點及相關機關本校支給規定標準辦理, 並注意相關函釋 2. 簽案應註明適用法令規定支付標準總計及經費來源 3. 金額乘算及加總之正確性 4. 各單位分配預算額度能容納 5. 經權責單位核章 ( 與該案有關之單位 ) 6. 注意經費執行有效率或合理 7. 年度開始後, 如預算未經立法院審議通過, 注意應依預算法第 54 條規定及行政院院授主孝字第號函規定辦理 8. 相關作業流程及注意事項參照本校經費收支處理手冊辦理 9. 審核無意見會簽時應即登記, 預為保留預算 2. 個別項目 (1) 本校編制內教職員工 ( 含行政院核准有案之約聘每月二十五日前 1. 依行政院院授主會字第號函各機關待遇給與相關事項預算執行之權 34

36 雇人員 ) 薪給獎金公勞健保離職儲金 (2) 四項補助休假補助不休假加班費上下班交通費補助健康檢查補助三節慰問金 (3) 編制外教職員薪資獎金勞健保離職儲金勞退金 ( 契僱職員約用人員教師教練工讀生 ) 國立體育大學主計室標準作業手冊責分工表辦理 2. 加重注意該月員工異動情形之薪資支給隨時 1. 依本項審核通則注意事項審核 2. 注意國民旅遊補助申請單刷卡金額與申請金額之正確性按月計薪 : 每月 23 日前按時計薪 : 隔月 6 日前 1. 依本項審核通則注意事項審核 2. 簽案應註明適用法令規定支付標準 ( 含獎金勞健保離職儲金 ), 年度支應總計 ( 注意計算正確 ) 及經費來源 3. 應經人事主管單位核章 4. 注意應依本校編制外用人規定及標準辦理 (4) 體育活動費隨時 1. 依本項審核通則注意事項審核 2. 文康活動之定義請參閱中央各機關學校文康活動實施要點 3. 文康活動經費不得超支 (5) 值班費加班費工作費隨時 1. 依本項審核通則注意事項審核 2. 加班費 : 本校第 296 次行政會議決議, 各單位加班以補休為原則, 不再支領加班費 ( 司機駐衛警除外 ) 3. 工作費 : (1) 本校自辦工作 : 限辦理招生事務, 其餘工作不得支給工作費 ( 教育部所屬各校務基金學校辦理招生試務工作酬勞規定, 各校辦理各項招生事務工作時, 應在自給自足之前提下, 依試務人員工作之輕重及項目支給適當之工作酬勞, 但個人執行招生業務若屬職掌工作時, 不得另支酬勞 ) (2) 補助案 : 教育部補助案校內人員不得支領工作費 ( 與本職有關之薪俸以外之酬勞項目 ) 主持費引言人費諮詢費 (6) 約聘僱人員離職儲金給付退休退職資遣給付隨時 1. 離職儲金與申請數相符 2. 審核離職人員有預借款尚未歸墊經權責單位核章 (7) 國內外差旅費隨時 1. 依本項審核通則注意事項審核 2. 教職員國內出差 ( 含受訓講習 ) 申請免會主計室 3. 未編列預算之出國計畫, 注意依教育部所屬學校及實施作業基金機關因公派員出國案件處理要點辦理 4. 學生參加校外比賽出差注意依本校學生參加校外體育運動學術活動旅運費申請辦法辦理 (8) 鐘點費導師費演講費審查費碩博士論文口試費及論文指導費隨時 1. 依本項審核通則注意事項審核 2. 注意符合本校各項業務經費編列標準表支給標準 (9) 出席費稿費律師費隨時 1. 依本項審核通則注意事項審核 2. 出席費稿費注意依各機關學校出席費及稿費支給要點規定支給 ( 出席費核銷應附簽到紀錄 ) 3. 本校法律顧問擬另支領律師費時, 請承辦單位敘明支領原因 ( 如非顧問合約工作範疇 ) (10)10,000 元 ( 含 ) 以下採隨時免會本室, 依本校分層負責授權規定, 授權總務長購 ( 請修 ) 案決行 (11)10,000 元以上採購 ( 請隨時 1. 依本項審核通則注意事項審核修 ) 案 2. 凡屬共同供應契約項目者, 應使用共同供應契約電子作業系統辦理電子採購及電子 35

37 支付, 未依該方式執行者, 請承辦或採購單位敘明原因 3. 非屬共同供應契約項目者其經常使用之大宗材料與用品由主管單位視耗用情形統籌申請採購, 核實配發使用 4. 電腦軟體及週邊設備應加會資訊中心 5. 財產維修 ( 申請單位應檢附財產卡 ) 增購應會園管組登錄控管 (12)100,000 元以上採購 ( 請隨時修 ) 案 Ⅰ 動支隨時 1. 依本項審核通則注意事項審核 2. 凡屬共同供應契約項目者, 應使用共同供應契約電子作業系統辦理電子採購及電子支付, 未依該方式執行者, 請承辦或採購單位敘明原因 3. 非屬共同供應契約項目者其經常使用之大宗材料與用品由主管單位視耗用情形統籌申請採購, 核實配發使用 4. 電腦軟體及週邊設備應加會資訊中心 5. 財產維修 ( 申請單位應檢附財產卡 ) 增購應會園管組登錄控管 Ⅱ 招標隨時 1. 採購承辦單位於招標或比價議價前依政府採購法相關規定簽辦招標方式並齊備相關文件 ( 如工程圖說預估價格招標須知契約草案等 ) 2. 依照政府採購法規定程序辦理 : (1) 有無分批辦理 (2) 招標方式符合規定 (3) 招標須知契約草案 ( 應依採購契約要項規定辦理 ) 周延 3. 契約草案審核請加強注意 : (1) 契約價金之給付調整及條件 (2) 保證固金及其他擔保之種類額度繳納及發還退還及終止事項 (3) 契約價金之調整 (4) 違約金 (5) 應有罰則 (6) 變更契約有關前開 5 項之規定 (7) 其他有關收入費用之收取或支出 4. 採限制性招標案件, 符合採購法第 22 條規定, 且除第 2 款 ( 屬專屬權利獨家製造或供應者 ) 第 4 款 ( 原採購之後續維修零配件之更換 ) 第 6 款 ( 追加工程 ) 外, 通知 2 家以上之廠商比價 5. 採選擇性招標案件, 符合採購法第 20 條規定 6. 不訂底價之採購案, 符合採購法第 47 條規定, 並於招標文件內敘明理由及決標條件及原則 Ⅲ 開標結果隨時 1. 有無通知主計室及有關人員監辦 ( 未出席應檢附相關核准文件 ) 2. 審核相關文件以核對開標紀錄無誤 3. 開標紀錄相關人員核章及記載詳實完備 4. 審核投標廠商所附之資格文件無誤 5. 審核決標價低於底價單之核定底價並注意承辦單位訂定底價時機及程序 36

38 6. 注意有無依決標事項訂定合約 7. 確認廠商應繳保證金已繳納或質權設定期限符合規定 ( 比合約期限長三個月 ) Ⅵ 驗收紀錄隨時 1. 有無通知主計室及有關人員監辦 ( 未出席應檢附相關核准文件 ) 2. 簽付合約價金, 注意其金額及給付條件與合約相符並注意驗收紀錄有逾期罰款 ( 逾期罰款案件應請廠商先行繳納再給付價金為宜 ) 及同意驗收 3. 簽退履約保證金應檢附履約保證金繳納證明 4. 查核合約規定應繳納保固保證金及繳納並製作保固書 (13) 學生公費及獎助學金隨時 1. 依本項審核通則注意事項審核 2. 相關證明文件審核 (14) 暫付款借支隨時 1. 依本項審核通則注意事項審核 2. 10,000 元以下之借支款, 請簽知承辦人直接至出納組零用金洽借 3. 學生預借差旅費需檢附學生同意預借簽名單切結 4. 暫付款應注意俟後款項收回或核銷之可能性, 則應簽請承辦人負相關賠償之責 (15) 退費作業隨時 1. 查核已收收據或相關資料, 確定退費部分確已收款入帳 2. 所退費用依本校相關規定標準計算, 逾付 3. 金額乘算及加總正確性 4. 經權責單位審查核章 (16) 其他隨時依審核通則注意事項審核 ( 二 ) 事後審核 ( 憑證審核 ) 隨時 1. 一般注意事項隨時 1. 憑證樣類 : (1) 教職員工生領取報酬 ---- 印領清冊 (2) 非教職員工生領取報酬 ---- 個人領據或印領清冊 ( 需填身分證字號及戶籍地址 ) (3) 購買維修維護財物及印刷 ---- 統一發票廠商收據 (4) 國內外差旅費 ---- 國內外出差報告單 (5) 無法取得前 1-4 項收據 ---- 支出證明單 2. 憑證經權責單位核章 ( 如人事費經人事室或人事主管單位核章 ; 財務保管經園管組核章 ), 另注意驗收及證明人不得為經手人 3. 審核憑證金額乘算及加總之正確性 4. 申請核准 ( 除薪資休假補助外 ) 5. 付款金額不得超過申請金額 6. 註明用途或案據 7. 統一發票應蓋有統一發票專用章 ( 收銀機統一發票除外 ), 免用統一發票商店收據應有營業統一編號, 並均需有負責人姓名 8. 除憑證總數不得塗改挖補擦括或用藥水塗滅外, 其餘改正有由改正人在改正處簽名蓋章 9. 非本國文憑證, 經手人有擇要譯註本國文 ; 有其他貨幣數額者, 有註明折合率, 並附兌換水單 10. 憑證要件依支出憑證處理要點審核 11. 注意依公款支付時限及處理應行注意事項之規定辦理 2. 個別項目加強注意事項 (1) 臨時雇工薪資隨時 1. 注意臨時雇工 ( 含計日時之工讀生及臨時工 ) 37

39 之薪資表及收據, 書明戶籍地址國民身分證統一編號及實際工作起訖日數或時間 2. 按月支薪者, 隔月 1 日發放 ; 按時支薪者, 隔月 10 日發放 3. 儘可能溝通以按月發放薪資, 避免誤付透付情事發生 (2) 校外人員支領款項隨時注意印領清冊或收據 ( 以收據辦理較為妥適 ), 書明戶籍地址國民身分證統一編號及計算方式 ( 含單價數量 ) (3) 離職儲金隨時請領款項應確認與往來銀行撥入款相符 (4) 國內差旅費隨時 1. 一般出差 : 依國內出差旅費報支要點及本校自訂之短程出差報支規定審核 2. 受訓講習 : 依各機關派員參加各項訓練或講習報支費用規定審核 3. 學生奉派參加校外各項比賽或活動應在不超過國內出差旅費報支要點中現職技工工友各項支給標準原則下比照辦理, 各項費用檢據核銷亦比照該要點辦理 4. 出差究為一般出差亦或受訓講習公假, 尊重人事室專業判斷 5. 注意提醒同仁交通費報銷應本崇法務實之態度及誠信原則, 並對所提出之支出憑證負有真實性責任 (5) 國外 ( 含大陸 ) 出差旅費 : 隨時 1. 一般出差 : 依國外出差旅費報支要點審核 2. 進修研究實習 : 依中央政府各機關派赴國外進修研究實習人員補助項目及數額表審核 3. 保險費依教育部台人三字第號函規定, 因公赴國外出差人員綜合保險, 最高保額以 4 百萬元為限, 並限於向中央信託局投保 4. 搭乘外國籍班機應於事前 ( 出國前 ) 填寫申請單, 經機關首長核定後, 方得核銷 5. 教育部 98 年 11 月 10 日台人 ( 二 ) 字第號函 : (1) 編審要點第 6 點第 3 項規定各機關及基金不得接受由其補 ( 捐 ) 助或委辦之機關學校團體個人負擔所屬職員出國所需費用, 其用意主要係機關接受由其補 ( 捐 ) 助或委辦之機關及團體等負擔出國費用, 實質上亦屬由公款支應, 為避免機關藉此規避出國計畫報核之監督與雙方利益輸送之可能, 爰於編審要點予以明定 (2) 為避免交叉補助可能產生規避監督及利益輸送等弊端, 編審要點第 6 點第 3 項所稱各機關係包括本機關與其所屬機關及其上級機關, 即各機關不得接受由其上級或所屬機關補 ( 捐 ) 助或委辦民間團體負擔出國費用 ; 設若基於業務考量, 確有出國必要, 應檢討納入年度出國計畫辦理 6. 保險 (6) 財產購增及維修維護隨時 1. 如依合約付款者, 應注意支出憑證岀據者應為合約訂約者並查核合約確定付款金額之正確性 38

40 (7) 零用金審核及撥補審核 : 隨時國立體育大學主計室標準作業手冊撥補 : 300,000 元以上 2. 應會園管組登錄控管 3. 核對財產卡與動支經費來源別正確性審核時 : 1. 依本項一般注意事項辦理 2. 如依合約付款者, 應注意支出憑證岀據者應為合約訂約者並查核合約確定付款金額之正確性撥補時 : 1. 有按類別整理歸類並填具零用金支用清單及總表 2. 支出憑證均有校長核定章並均蓋有付訖及日期章 ( 注意於發票或收據上蓋付訖章 ) 3. 支出憑證件數及金額等於零用金支用清單金額三五項自籌收入之支出審核 (B 版 ) ( 一 ) 事前審核 ( 會簽審核 ) 洽會時 1. 審核通則可免會本室, 如各業務單位擬會本室表示意見, 本室僅基於協助立場提供專業意見供校長及執行人員參考 1. 依本校五項自籌收入收支管理要點及相關標準辦理 2. 簽案註明適用法令規定支付標準總計及經費來源 3. 金額乘算及加總正確性 4. 計畫或分配預算額度能容納 5. 經費執行有效率或合理 7. 相關作業流程及注意事項得請參照本校會計事務處理手冊辦理 8. 審核無意見會簽時應即登記, 預為保留預算 2. 個別項目 (1) 專案計畫聘僱臨時人員薪資獎金勞健保離職儲金及工讀費洽會時 ( 按月計薪 : 每月 28 日前按時計薪 : 隔月 5 日前 ) 1. 依本項審核通則處理 2. 簽案式註明適用法令規定支付標準 ( 含獎金勞健保離職儲金 ), 年度支應總計 ( 注意計算正確 ) 及經費來源 3. 應經人事主管單位核章 4. 應依本校該類人員進用規定辦理 (2) 文康活動費洽會時 1. 依本項審核通則處理 2. 依本校 5 項自籌收入管理要點相關標準及規定辦理 (3) 值班費加班費工作費洽會時 1. 依本項審核通則處理 2. 行政人員支領五項自籌收入之工作津貼, 如工作費等, 每月以不超過專業加給 60% 為限 3. 編制內職員可支加班費 ( 人事行政局局給字號函 : 國立大學校務基金設置條例第 10 條所定收入來源之業務所需加班報支加班費, 不受行政院院授人給字號函有關加班費支給標準之限制 ) 及值班費 4. 依教育部 100 年 3 月 31 日臺高 ( 三 ) 字第號, 有關本校自籌收入人事酬勞支應原則第 3 點第 3 款編制內行政人員如以加班費核給, 仍需符合管監辦法第 9 條第 2 項之績效要件 4. 依本校規定標準支給 (4) 約聘僱人員離職儲金給付退休退職資遣給付洽會時 1. 離職儲金與申請數相符 2. 審核離職人員有預借款尚未歸墊經權責單位核章 (5) 國內外差旅費洽會時 1. 依本項審核通則處理 39

41 (6) 鐘點費導師費演講費審查費國立體育大學主計室標準作業手冊 2. 依本校 5 項自籌收入管理要點相關標準及規定辦理 3. 國內出差申請免會主計室 4. 編制外職員出差, 其差旅費報支依國內出差旅費報支要點標準及規定辦理 5. 學生參加校外比賽出差注意依本校學生參加校外體育運動學術活動旅運費申請辦法辦理 6. 國外旅費視一般出差或進修研究實習分依國外出差旅費報支要點或中央政府各機關派赴國外進修研究實習人員補助項目及數額表規定及標準辦理洽會時 1. 依本項審核通則處理 2. 依本校 5 項自籌收入管理要點相關標準及規定辦理 (9) 出席費稿費律師費洽會時 1. 依本項審核通則處理 2. 出席費稿費注意依各機關學校出席費及稿費支給要點規定及本校 5 項自籌收入管理要點相關標準辦理 (10)10,000 元 ( 含 ) 以下採購 ( 請修 ) 案 (11)10,000 元以上採購 ( 請修 ) 案洽會時免會本室, 依本校分層負責授權, 請承辦單位依計畫用途, 由總務長核定支用洽會時 1. 依本項審核通則處理 2. 凡屬共同供應契約項目者, 提醒應使用共同供應契約電子作業系統辦理電子採購及電子支付, 未依該方式執行者, 請承辦或採購單位敘明原因 3. 非屬共同供應契約項目者其經常使用之大宗材料與用品提醒應由主管單位視耗用情形統籌申請採購, 核實配發使用 4. 電腦軟體及週邊設備應加資訊中心 5. 財產維修 ( 申請單位應檢附財產卡 ) 增購應會園管組登錄控管 (12)100,000 元以上採購 ( 請修 ) 案 Ⅰ 動支洽會時 1. 依本項審核通則處理 2. 凡屬共同供應契約項目者, 提醒應使用共同供應契約電子作業系統辦理電子採購及電子支付, 未依該方式執行者, 請承辦或採購單位敘明原因 3. 非屬共同供應契約項目者其經常使用之大宗材料與用品提醒應由主管單位視耗用情形統籌申請採購, 核實配發使用 4. 電腦軟體及週邊設備應加會資訊中心 5. 財產維修 ( 申請單位應檢附財產卡 ) 增購應會園管組登錄控管 Ⅱ 招標洽會時 1. 採購承辦單位於招標或比價議價前依政府採購法相關規定簽辦招標方式並齊備相關文件 ( 如工程圖說預估價格招標須知契約草案等 ) 2. 依照政府採購法規定程序辦理 : (1) 有無分批辦理 (2) 招標方式符合規定 (3) 招標須知契約草案 ( 應依採購契約要項規定辦理 ) 周延 3. 契約草案審核請加強注意 : (1) 契約價金之給付調整及條件 (2) 保證固金及其他擔保之種類額度繳納 40

42 及發還退還及終止事項 (3) 契約價金之調整 (4) 違約金 (5) 應有罰則 (6) 變更契約有關前開 5 項之規定 (7) 其他有關收入費用之收取或支出 4. 採限制性招標案件, 符合採購法第 22 條規定, 且除第 2 款 ( 屬專屬權利獨家製造或供應者 ) 第 4 款 ( 原採購之後續維修零配件之更換 ) 第 6 款 ( 追加工程 ) 外, 通知 2 家以上之廠商比價 5. 採選擇性招標案件, 符合採購法第 20 條規定 6. 不訂底價之採購案, 符合採購法第 47 條規定, 並於招標文件內敘明理由及決標條件及原則 Ⅲ 開標結果洽會時 1. 有無通知主計室及有關人員監辦 ( 未出席應檢附相關核准文件 ) 2. 審核相關文件以核對開標紀錄無誤 3. 開標紀錄相關人員核章及記載詳實完備 4. 審核投標廠商所附之資格文件無誤 5. 審核決標價低於底價單之核定底價並注意承辦單位訂定底價時機及程序 6. 注意有無依決標事項訂定合約 7. 確認廠商應繳保證金已繳納或質權設定期限符合規定 ( 比合約期限長三個月 ) Ⅵ 驗收紀錄洽會時 1. 有無通知主計室及有關人員監辦 ( 未出席應檢附相關核准文件 ) 2. 簽付合約價金, 注意其金額及給付條件與合約相符並注意驗收紀錄有逾期罰款 ( 逾期罰款案件應請廠商先行繳納再給付價金為宜 ) 及同意驗收 3. 簽退履約保證金應檢附履約保證金繳納證明 4. 查核合約規定應繳納保固保證金及繳納並製作保固書 (13) 學生公費及獎助學金洽會時 1. 簽案應註明適用法令規定支付標準總計及經費來源 2. 金額乘算及加總之正確性 3. 計畫或分配預算額度能容納 4. 相關證明文件審核 (14) 借支隨時 1. 依本項審核通則注意事項審核 2.10,000 元以下之借支款, 請簽知承辦人直接至出納組零用金洽借 3. 學生預借差旅費需檢附學生同意預借簽名單 (15) 專案計畫 Ⅰ 承接訂約撥款洽會時 1. 訂定合約書, 並注意合約書之金額付款條件罰則完備妥善 2. 應編列預算表作為執行依據, 並注意預算表編列之支用用途數量標準之合法及合理性 3. 會簽請撥款項注意收據金額與合約金額相符 4. 檢附相關證明文件申請撥款 Ⅱ 年度執行洽會時 1. 簽案應註明支付標準總計及經費來源 2. 審查預算表編有該項用途, 依合約執行 3. 金額乘算及加總之正確 41

43 4. 計畫或預算額度能容納 5. 合約或預算書未列執行標準, 依中央政府相關標準執行 6. 人員聘任 : (1) 國科會研究計畫 : 應於計畫核定後執行前填寫新聘國科會專題研究計畫人員申請表檢附相關證明文件, 奉核後聘用另聘任研究助理請注意依國科會補助專題研究計畫助理人員約用注意事項規定辦理 (2) 其他計畫 : 請依本項目之專案計畫聘僱臨時人員薪資獎金勞健保離職儲金及工讀費項目之辦理及注意事項辦理 7. 其他業務費之執行 : 注意同本項目 ( 事前審核 ) 相同經費條列之辦理及注意事項辦理 8. 如有兩機關以上 ( 含 ) 分攤經費 ( 如委辦單位及本校 ), 應敘明經費來源及檢附核定相關證明文件 Ⅲ 計畫結案洽會時 1. 收支結算表之結算金額與主計室帳載相同, 並注意編報項目金額合理性 2. 應檢附憑證符合規定 3. 檢附核定相關證明文件 4. 文件經相關單位核章 Ⅳ 申請展期或保留隨時 1. 審核原核定計畫適用 2. 審核保留或展期金額之正確性 3. 核定後檢送影本送主計室備查 Ⅴ 行政管理費隨時 1. 應於計畫最後一期款撥入後, 辦理管理費提撥程序, 並通知計畫主持人, 及注意管理費收據與核定預算表管理費預算數相符 2. 管理費支用水電費分攤由總務處營繕組辦理 3. 年終應檢查有應提撥未提撥之計畫管理費 Ⅵ 計畫節餘款隨時 1. 查核計畫節餘款與主計室帳載金額相符 2. 注意計畫回饋金計算正確並通知主計室轉帳撥入執行單位回饋金 3. 回饋金支用依本校產學合作計畫結餘款支用要點規定辦理 4. 注意已達保留年限 (3 年 ) 之回饋金通知主計室收回, 不得再行支用 (16) 其他洽會時依本項審核通則注意事項審核 ( 二 ) 事後審核 ( 憑證審核 ) 隨時同送立法院審議之預算支出審核 (A 版 )( 二 ) 事後審核 ( 憑證審核 ) 四會計年度結束期間應行注意事項之處理每年 11 月至 1 月 1. 每年 12 月前研擬 XX 會計年度結束期間經費支出應行注意事項, 簽奉校長核定後發文各單位知照辦理 2. 查核會簽保留計畫經費正確 3. 彚整統計計畫經費保留申請案供決算辦理轉帳作業 4. 審核並彚整資本支出預算保留申請表, 函送教育部 (7 份 ) 核定 5. 催結各單位預借款項及應退到期履約保固保證金作業文件 XX 會計年度結束期間經費支出應行注意事項 42

44 5-2 收入款項作業流程圖國立體育大學主計室標準作業手冊開始業務承辦單位收款或通知出納組開立自行收納款項收據簽函通知現金支票出納組開立自行收納款項收據現金支票匯款第一銀行本校校務基金專戶匯款主計室審核收據預開收據自行收納收據函送撥款單位撥款通知匯款校長或授權代簽人核章業務承辦單位通知出納組檢收據報核聯主計室挚開收入傳票結束 43

45 5-3 立法院審議之預算動支經費其他申請審核流程圖開始使用單位提出經費申請需要其他單位協助或審查相關單位會核審核意見 : 1. 無預算計算錯誤 2. 用途不符 3. 程序不符 ( 初發現 ) 主計室審核通過 ( 事前審核 ) 並控制為國內出差訓練校長或授權主管核准准予動支經費結束 44

46 5-4 立法院審議之預算動支經費採購修繕申請審核流程圖開始使用單位提出經費請購需要其他單位協助或審查相關單位會核 1 萬元以下 ( 含 ) 總務長核准總務處決定採購方式及財產分類上一萬元以主計室審核通過 ( 事前審核 ) 並控制預算審核意見 : 1. 無預算計算錯誤 2. 用途不符 3. 程序不符 ( 初發現 ) 校長或授權主管核准准予動支經費結束 45

47 5-5 退費申請審核流程圖國立體育大學主計室標準作業手冊開始經辦單位提出退費申請並檢附收款及相關證明文件需要其他單位協助或審查相關單位會核總務處出納組主計室審核審核意見 : 1. 無收入計算錯誤 2. 程序不符 ( 初發現 ) 校長或授權主管核准准予退還經費結束 46

48 5-6 憑證結報 - 用人費用相關事項審核流程圖開始經辦單位填製應領清冊不正確業務主管單位核章總務處相關單位扣繳款項 ( 含稅 ) 正確人事主管單位依各機關待遇給與相關事項預算執行之權責分工表人事單位欄項目審核主計室審核支出憑證及程序符合規定校長或授權主管核定製作支出傳票出納組付款結束 47

49 5-7 憑證結報 - 岀差旅費審核流程圖開始出差人檢附核准之出差請示單並填寫出差旅費報告表業務主管單位核章人事主管單位依各機關待遇給與相關事項預算執行之權責分工表人事單位欄項目審核主計室審核支出憑證程序及旅費項目及金額符合規定校長或授權主管核定製作支出傳票出納組付款結束 48

50 5-8 憑證結報 - 採購修繕審核流程圖開始憑證金額 >1 萬元總務處或動支經費單位檢附收據或發票填製憑證黏存單憑證結報 - 零用金審核及撥補流程圖總務處或動支經費單位驗收或證明核章使用單位核章園管組財物或財產登錄主計室審核支出憑證及程序符合規定校長或授權主管核定製作支出傳票出納組付款結束 49

51 5-9 憑證結報 - 零用金審核及撥補流程圖開始總務處或動支經費單位檢附收據或發票填製憑證黏存單總務處或動支經費單位驗收或證明核章使用單位核章園管組財物或財產登錄財物採購主計室審核支出憑證及程序符合規定校長或授權主管核定出納組零用金付款憑證總數達 300,000 元以上結束 A 50

52 A 出納組 1. 檢齊已支付零用金之支出憑證黏存單 2. 按類別整理歸類並編製零用金支用清單主管核章主計室 1. 審核支出憑證蓋有付訖及日期章校長核可章 2. 支出憑證總金額等於零用金支用清單金額開製支出傳票歸墊校長及授權主管核章出納組付款結束 51

53 5-10 憑證結報 - 其他審核流程圖國立體育大學主計室標準作業手冊開始總務處或動支經費單位檢附收據填製憑證黏存單動支經費單位證明核章相關單位核章主計室審核支出憑證程序金額符合規定校長或授權主管核定製作支出傳票出納組 1. 付款 2. 涉及所得應登錄及依規定扣繳結束 52

54 5-11 憑證結報 - 預借款流程圖國立體育大學主計室標準作業手冊開始借款人填製借款收據黏存單並檢附核定借款簽影本 ( 預借學生差旅費需併同檢附學生同意預借簽名單 ) 借款金額 >10,000 元向總務處出納組洽借主計室審核金額與准予借款數相同三天內檢附憑證依憑證結報 - 零用金審核及撥補流程圖辦理校長或授權主管核定製作支出傳票出納組付款結束 53

55 陸帳務報告及簿籍之整理 6-1 作業範圍作業項目一傳票及憑證之處理國立體育大學主計室標準作業手冊辦理期間 ( 一 ) 傳票編製 1. 平時作業收到憑證 1 天內 2. 結帳作業 7 月 1 月非常事件發生時裁撤或結束時一傳票及憑證之處理二會計簿籍之整理三會計報告之編製及報送四會計檔案之處理五財務報告公告六會計檔案遺失移交及銷毀辦理及注意事項依非營業基金會計科目及其編號參考表國立大學校院校務基金會計制度一致規定及國立大學校院校務基金會計分錄釋例規定辦理 1. 登入會計管理系統開立傳票 2. 會計處理以國幣或預算所定之貨幣為記帳本位幣 3. 核對開立之傳票完整及正確 : (1) 日期 (2) 摘要 : 應簡明扼要, 並與原始憑證之內容相符 (3) 金額 : 應與原始憑證之內容相符 (4) 應歸屬之會計科目子目適當 (5) 付款之傳票受款人與原始憑證受款人相符, 存入帳戶與受款人提供之帳戶相符 ( 不符應查究原因 ) (6) 收入傳票金額與收據自行收納款項收據收款金額相符 4. 支付及轉帳傳票應根據審核後之合法原始憑證編製 ; 錯誤及轉正傳票需依並檢附相關核定或證明文件編製 5. 由一科目轉入他一科目, 其借貸雙方會計科目雖相同而會計事項內容不同 ( 如履約保證金轉保固保證金 ); 或總分類帳科目雖相同, 而明細分類帳科目並不相同, 應造具傳票轉正 6. 注意依公款支付時限及注意事項規定時限及時開製傳票 7. 原始憑證逐一標註傳票號碼並附於傳票之後, 不得抽出或調換 8. 傳票依規定程序製妥後, 應分別遞送有關部門或人員依時執行收付登帳並銷號, 其未能依時執行者, 應予追蹤處理 1. 遇有下列情形之一時, 應辦理結帳 : (1) 會計年度終了 (2) 半年結算 (3) 非常事件, 除 (1)(2) 情形外, 其事件終了時 (4) 裁撤或結束時 2. 登入會計管理系統開立傳票 3. 整理結帳及結算後轉入帳目等事項無原始憑證者, 得依編製計算書表或相關證明文件編製傳票 4. 結帳前應依權責發生制整理下列紀錄 : (1) 預收預付應收應付及其他權責已發生而尚未入帳各事項之整理紀錄 (2) 折舊攤銷及其他應調整事項 54

56 (3) 材料用品盤虧盤盈事項 (4) 其他應整理或銷轉事項 5. 各帳目整理後, 其借方貸方餘額, 應依下列規定處理 :( 除半年結算外 ) (1) 收入支出各帳目餘額, 轉入本期餘絀科目 (2) 資產負債及淨值各科目餘額, 結轉下期各該科目 ( 二 ) 執行後傳票處理隨時 1. 送出執行之傳票 : (1) 檢查應核章之單位人員於傳票及原始憑證上均核章 (2 檢查付款傳票載明所開支票之字軌及編號及付訖日期戳記並簽章 (3 應隨傳票送回之原始憑證齊備 Ⅰ. 原奉核之原始憑證 Ⅱ. 領款人出具之收款證明 ( 含劃撥轉帳金融機構簽收或證明文件 ; 匯款金融機構製發之匯款憑證 ) Ⅲ. 傳票附件欄應註明張數 2. 無須送出執行之傳票 : 檢查應核章之單位人員於傳票及原始憑證上均核章 3. 下列各種原始憑證因其性質特殊, 得不附傳票之後, 惟應於傳票上註明其保管處所及其檔案編號或其他便於查對之事實, 並由經管人簽名或蓋章 : (1) 各種契約 (2) 另歸檔案之文書及另行訂冊之報告書表 (3) 將來應轉送其他機關之文件或應退還之單據 (4) 補助委辦計畫及他機關經費原始憑證 (5) 其他事實上不能或不應黏貼訂冊之文件 4. 原始憑證應附入傳票保管, 如有特殊原因不附入傳票保管者, 應於憑證上標註傳票日期及號碼依序黏貼整齊, 彚訂成冊, 另加封面, 並於封面詳記起訖之年月日頁數號數, 並登入會計憑證目錄二會計簿籍之整理每月或有需要時三會計報告之編製及報送 ( 一 ) 會計報告編製按月年半年 1. 各資產負債科目懸帳, 應注意催請各承辦單位作適當之清理 2. 本校會計列帳係採電腦處理, 次月 15 日後應列印總分類帳現金出納登記簿資產負債及淨值明細分類帳作業收入明細分類帳作業支出明細分類帳計畫收支明細分類帳受贈款收支明細分類帳等供對帳使用 3. 各種帳簿, 應於下列時期結總 : (1) 每月終了時 ; 遇事實上有需要者, 得每月每週每五日或每日為之, 均應另為累計之總數 (2) 校長或主辦會計人員辦理交代時 (3) 結帳時 4. 次年決算辦理完竣後, 應整理上年度各種帳簿並裝訂成冊妥善保存 1. 會計報告編製時點 : (1) 按月 : 每月月報 (2) 每年 7 月 :1-6 月半年結算報告 (3) 每年 1 月 : 上會計年度決算報告 (4) 臨時 : 校長或主辦會計人員 ( 應編製交代日之前一日止總分類帳目彚計表及資產負債類 55

57 科目明細表 ) 辦理交代時 2. 會計報告之編製, 除決算或結算報告應以權責發生基礎, 將屬於該期內之會計事項全部列入外, 至於日報週報旬報月報季報等, 應以各該期間末日辦事完畢時已入帳之會計事項編列 3. 會計報告於事實需要, 對於下列事項應予附註說明 : (1) 重要會計政策之彚總說明 (2) 會計變更之理由及其對財務報表之影響 (3) 債權人對於特定資產之權利 (4) 重大之承諾事項及或有負債 (5) 有關基金及餘絀之重大事項 (6) 重大之期後事項 (7) 與關係機構或關係個人之重大事項 (8) 重大災害損失 (9) 重要訴訟案件之進行或終結 (10) 重要契約之簽訂完成撤銷或失效 (11) 因政府法令變更而發生之重大影響 (12) 其他為避免報表使用者之誤解, 或有助於財務報表之公正表達, 所必須說明之事項 3. 會計報告對預算數與實際數之差異, 應為適當之分析及解釋 4. 檢核會計報告所列之內容數據正確, 並注意符合主管機關各項規定 ( 含會計通報 ) 5. 各種對外會計報告, 應書明學校校務基金名稱會計報告種類及其所屬日期或期間, 由校長及主辦會計人員簽名或蓋章, 其有關各類主管或主辦人員之事務者, 並應由該事務之主管或主辦人員會同簽名或蓋章會計報告經彚訂成冊者, 由校長及主辦會計人員在封面簽名或蓋章 6. 會計報告有下列情形之一者, 應予更正或補正 : (1) 內容與會計簿籍所載不符者 (2) 繕寫計算錯誤者 (3) 未經法定人員簽名或蓋章者 (4) 其他與法令不合者 7. 注意依會計法國立大學校院校務基金會計制度一致規定及主管機關發布之編製規定辦理 ( 二 ) 會計報告報送 1. 會計報告或其他有關之會計資料, 除法令規定或經主管機關核准有案者外, 不得隨意逕送任何機構或私人 2. 報送日及份數 : (1) 會計月報 : 次月 12 日前分送主計處 ( 二三局會計管理中心 ) 教育部審計部財政部 (2) 半年結算報告 :7 月 20 日前送主計處 (A 版 ) 2 份審計部 (A 版 )2 份教育部 (A+C 版 ) 1 份 (3) 年度決算 : 次年 2 月 20 日前送主計處 (A 版 5 份 ) 審計部 (A C 版各 1 份 ) 教育部 (A B C 版各 2 份 ) 財政部 (A 版 1 份 ) (4) 網路傳輸全國主計網 e-bas 及教育部彚整系統傳輸及行政院主計總處 NBA 系統 3. 有關前項報表報送傳輸, 應注意通報規定時限辦理四會計檔案之處理 1. 各種電腦檔案為安全起見, 應每天備份, 並視其 56

58 重要性複製二份, 分置兩地, 妥為保管 2. 原始憑證整理 : (1) 國科會計畫 : Ⅰ. 傳票抽岀隨同 (3) 之傳票順號裝訂 Ⅱ. 原始憑證按各計畫案分別裝訂 Ⅲ. 原始憑證依該案補助項目之順序分類整理加裝封面 ( 詳記起訖年月日張數及號數 ) 底, 不同補助項目間用隔頁紙隔頁, 並註明補助項目憑證明細金額總額, 並附如下資料全部裝訂成冊 : A. 收支報告表 B. 計畫核定清單 C. 計畫申請書 D. 人員核准約用及變更資料 E. 經費核准流用資料 F. 其他計畫經費變更資料 (2) 其他委辦補助計畫 : Ⅰ. 傳票抽岀隨同 (3) 之傳票順號裝訂 Ⅱ. 按各計畫案分別裝訂 Ⅲ. 原始憑證依該委辦或補助案項目之順序分類整理加裝封面 ( 詳記起訖年月日張數及號數 ) 底, 不同補助項目間用隔頁紙隔頁, 並註明補助項目憑證明細金額總額, 並附如下資料全部裝訂成冊 : A. 收支報告表 B. 核定文件及核定預算表 C. 計畫經費變更資料 D. 人員核准約用及變更資料 (3) 本校預算 : 傳票執行後, 原始憑證除性質特殊, 得不附傳票之後而於傳票上註明其保管處所及其檔案編號, 分別裝訂保管並另加會計憑證封面並登入會計憑證目錄外, 其餘均應附於傳票之後, 並依傳票類別與編號順序打孔裝訂, 另加封面封底, 彚訂成冊, 並於封面詳記年月日, 傳票種類張數及起訖號數, 並逐日登入會計憑證目錄存檔備查 (4) 原始憑證抽送有關單位 : 除於傳票上註明抽送單位抽送日期外, 抽證人應在傳票上加蓋憑證抽送 XX 單位字樣, 並蓋章負責 (5) 前開各項原始憑證, 有關補助 ( 含國科會 ) 委辦計畫案原始憑證應俟計畫完成結報後整理, 至本校預算原始憑證則應按月整理完竣, 於會計年度結束時依裝訂傳票順序整理裝箱 ( 箱外註明預算來源年度憑證起訖號年月日等 ) 3. 會計憑證之調閱應填具傳票調閱單, 經主辦會計人員同意後調閱調閱時應注意調閱之傳票, 除抽送有關單位原始憑證外, 不得攜岀主計室 4. 留存之會計報告及使用完畢之會計簿籍, 裝訂成冊之會計憑證及機器處理會計資料之儲存體, 均應分年編號收藏保管, 其需彚總裝訂者, 並應加以裝訂, 並登入登記簿備查五財務報告公告 1. 年度結束 : (1) 網路公告 : 作業收支決算表作業收入明細表 57

59 六會計檔案遺失移交及銷毀作業文件國立體育大學主計室標準作業手冊作業支出明細表現金流量決算表平衡表等表應於會計年度結束 4 個月內, 公佈於本校主計室網站, 上開報表決算金額, 若經審計部修正, 應於審計部審核報告公告後 1 個月內修正 (2) 圖書館公開陳閱 : 會計年度結束後 4 個月內, 將決算書送圖書館公開陳閱 3 年上開決算金額, 若經審計部修正, 應於審計部審核報告公告後 1 個月內修正 2. 每月 : 會計月報網頁公告 1. 會計檔案遇有遺失損毀時, 應即陳報教育部會計處 ( 國科會計畫憑證併陳國科會 ) 主計處校長與審計部教育農林審計處 2. 會計檔案移交 : 會計憑證會計報告及登載完畢之會計簿籍檔案, 於總決算公布日後, 應整理裝箱列冊密封 ( 箱面應貼有檔案內容資料並貼封條, 由本室移交人員及檔案接受人員簽封 ) 送總務處檔案保管單位接收保管 ( 移交書面資料並應簽收 ) 銷毀時由本室發文陳請教育部 ( 國科會計畫憑證陳國科會 ) 審計部同意銷毀 3. 會計檔案保管年限及銷毀 : (1) 各種會計報告帳簿及重要備查簿與電腦處理會計資料之儲存體暨處理手冊 : 自總決算公布或令行日起, 至少保存 10 年, 其屆滿各該年限者, 經教育部與審計部教育農林審計處同意, 始得銷毀, 但日報旬報月報之保存期限, 得縮短為 3 年 (2) 各種會計憑證 : 自總決算公布或令行日起, 至少保存 2 年, 屆滿 2 年後, 除有關債權債務外, 經教育部與審計部教育農林審計處同意, 得予銷毀 (3) 依審計法第 27 條規定, 審計機關對於審查完竣案件, 自決定之日起二年內發現其中有錯誤遺漏重複等情事, 得為再審查 ; 若發現詐偽之證據, 十年內仍得為再審查茲考量審計法再審查最長期限為 12 年, 故本校前 (1)(2) 會計檔案保管年限應為 12 年後再行辦理銷毀事宜 1. 收入支出及轉帳傳票 2. 傳票調閱申請單 58

60 6-2 帳務處理流程圖國立體育大學主計室標準作業手冊完成結報審核作業流程憑證主計室編製傳票主計室覆核人核對主任或授權代權人核章校長或授權代簽人核章收入傳票分錄轉帳傳票支出傳票現金轉帳傳票主計室入帳 ( 登錄簿籍 ) 出納付款作業會計月報半年結算報告裝訂成冊保管存檔執行後會計室檢查應辦手續及所附原始憑證齊全年報結束 59

61 6-3 會計檔案處理流程圖國立體育大學主計室標準作業手冊會計憑證會計簿籍會計報表傳票及原始憑證原始憑證須另歸檔會計帳簿每月列印 : 1. 總分類類帳 2. 明細分類帳 3. 現金出納登記簿 4. 備查簿報表 1. 月報 2. 半年結算報告 3. 決算書 4. 其他傳票 ( 註明原始憑證歸檔處所 ) 原始憑證依相關規定整理 : 1. 本校預算 : 依種類或傳票順序整理 2. 計畫案 : 分案依各委辦或補助單位規定整理 1. 原始憑證附傳票後 2. 依傳票類別與編號順序裝訂成冊並加封面底年度結束裝訂成冊檢原始憑證核銷整理裝箱 1. 會計憑證 : 箱外註明預算來源年度憑證起訖號年月日 2. 會計報告會計簿籍 : 箱外註明年度檔案內容資料傳票調閱單抽調憑證於傳票上註明抽送單位, 抽調人並蓋章負責總決算公佈主計室保管移總務處檔案保管單位接收保管結束 60

62 6-4 會計檔案遺失銷毀流程圖開始總務處保管單位保管主計室自總決算公佈至擬報銷毀日逾 12 年銷毀遺失或銷毀遺失保管單位將遺失原因相關資料簽報校長核定後移主計室辦理擬銷毀憑證含國科會計畫憑證函科技部轉審計部同意銷毀函科技部轉審計部同意解除責任遺失憑證含國科會計畫憑證函教育部轉審計部教育農林審計處同意銷毀函教育部轉審計部教育農林審計處同意解除責任同意銷毀同意解除責任簽報銷毀日期由總務處文書組辦理銷毀作業結束追究責任 61

63 6-5 會計憑證處理簡表執行程序辦理事項出納組或秘書室辦理付款或核章完畢之傳票 1. 注意件數及明細符合 2. 送出執行之傳票整理傳票及憑證 1. 分類順號裝訂並檢視核章欄位都已完成 2. 收入傳票憑證應注意檢附國庫繳款書及銀行收款證明章 3. 支出傳票憑證應注意出納應蓋付訖日期章並登錄支票號碼. 並應檢附銀行已匯款證明按月裝訂 1. 月初應與出納組核對尚未退回傳票並了解原因 2. 核對每月帳簿傳票明細與整理傳票件數及號碼相符 3. 分類裝訂並於封面加註月份起訖號碼資料 4. 歸檔年度結束 1. 除抽調憑證外, 分月裝箱 2. 歸入憑證存放倉庫 62

64 6-6 會計月報作業簡表執行程序辦理事項事前準備工作 - 辦理結帳試算過帳事宜 1. 聯繫銀行提供對帳單 2. 與保管組核對固定資產及無形資產增減數 3. 保管組提供折舊及攤銷數 4. 過帳前先行資料備份 5. 請相關單位說明固定資產執行進度落後原因 6. 預付款項代收代付款項追蹤彙編每月會計報告連結行政院主計處及教育部會計處報表彙整系統 1. 勾稽出納組銀行差額解釋表 2. 勾稽保管組固定資產及無形資產增減數 3. 勾稽折舊及攤銷數 4. 相關文件彙整併入 - 明細如下 (a) 受贈項目來源及用途表 ---- 計畫管理受贈款各式報表受贈項目來源表 (b) 資產負債平衡表各科目明細表 --- 基金管理每月報表資產負債 (c) 平衡表各科目明細表 (d) 未沖銷傳票明細表 ---- 基金管理基金每月餘額查詢未沖銷傳票餘額查詢選擇月份列印會計科目明細表. (e) 計畫執行情形明細表 ---- 計畫管理計畫相關報表計畫各式統計表計畫執行明細表 (f) 財產增減明細表 - 保管組 (g) 銀行存款調解表及明細資料 - 出納組連結彙整系統上傳會計報告資料 a. 彙整系統先至會計系統 ( 目前為艾富 ) 之系統輔助連結彙整系統上傳至教育部彙整系統確認月份及報表數 FTP 傳送 b. 行政院主計處 ebas 全國主計網應用系統作業基金月報鍵入報表資料 ( 收支餘絀表購建固定資產計畫執行情形明細表 )- 依法令規定報送相關單位報送報表為 : 收支餘絀表平衡表購建固定資產計畫執行情形明細表產品銷售 ( 營運 ) 量值表 (C 版 ) 報送單位 : 主計處另加送業務收入及成本費用明細表 ( 六級 ) 統計所需項目明細表審計部 - 財政部 - 教育部 - 歸檔公文副本陳閱後附件 ( 每月月報 ) 抽存備查 63

65 6-7 會計年報作業簡表執行程序辦理事項事前準備工作 - 辦理結帳試算過帳事宜 1. 依本校會計年度結束期間經費支出應行注意事項規定責請相關業務單位提供資料 2. 過帳前應先備份資料檔 3.. 確認編制報表相關注意事項彙編會計年報 ( 半年結算及年度決算 ) 1. 勾稽每月月報及相關表報資料 2. 勾稽保管組提供固定資產及無形資產增減數 3. 勾稽保管組提供之年度折舊及攤銷數 4. 彙整相關單位提供之預收預付到期未收到期未付用品盤存等資料轉列權責發生數 5. 清結各項預付預收代收代付款保證金等款項 6. 固定資產保留申請表 (1 月 20 日前 ) 及決算超餘明細表 (1 月 15 日前 ) 彙整報送 7. 責請相關單位說明固定資產執行進度落後原因 8. 編製報表相關注意事項 ( 詳附註 ) 9. 核對教育部檢核表連結教育部會計處報表彙整系統及行政院主計處 NBA 系統連結彙整系統上傳會計年報資料 a. 彙整系統 : (a) 先至會計系統 ( 目前為艾富 ) 之系統輔助連結彙整系統傳出送教育部檔確認年度及報表資料及份數 FTP 傳送 b. 行政院主計處 ebas 全國主計網及 NBA 彙整系統 : 連結應用系統作業基金年報鍵入報表資料依法令規定報送相關單位 a. 年度決算報告 : 主計處審計部財政部教育部 b. 半年結算報告 : 主計處審計部教育部歸檔公文副本陳閱後附件 ( 年度決算及半年結算報告 ) 抽存備查 64

66 6-8 定期對外報告編製期限對象及份數報表種類編送日期編送對象份數及報表內容會計月報半年結算報告次月 12 日前函送報表 7 月 20 日前函送報表報表內容 : 收支餘絀表平衡表購建固定資產計畫執行情形明細表產品銷售 ( 營運 ) 量值表報送單位 : 主計處 - 另加送業務收入及成本費用明細表 ( 六級 ) 統計所需項目明細表審計部 - 財政部 - 教育部 - 主計處審計部教育部年度決算報告次年 2 月 20 主計處審計部財政部教育部日備註 : 另注意教育部會計處通報規定之份數版本及編送日期 65

67 柒電子作業系統管理及維護 7-1 作業範圍作業項目及處理流程國立體育大學主計室標準作業手冊辦理期間一會計管理系統二教育部會計報表彙整系統三會計報表資訊公告管理四主計室網頁管理五電子資料檔案之管理六會計管理系統伺服器主機管理 66 辦理及注意事項一會計管理系統隨時 1. 會計系統登入 2. 人員權限設定 3. 每日登入艾富公司網頁, 配合系統更新通知單規定程序執行資料更新或版本升級, 並於更新完畢後確認功能及資料正確無誤 4. 執行系統更新作業前應先進行資料備份 5. 每日每月每年應製作資料備份檔 ( 會計管理系統系統輔助作業檔案備份 ) 6. 系統更新應通知各業務單位及相關承辦人配合更新作業事宜 7. 辦理各單位網路請購及查詢之建檔及開放權限 8. 會計管理系統故障之處理 : (1) 發生時立即以電話通知廠商排除故障, 並於修復後確認功能及資料正確無誤 (2) 與本校電算中心承辦人聯繫開放網路維修權限 ( 讓廠商可由網路直接維護 ) (3) 通知業務單位及相關承辦人配合維修作業二行政院主計總處彙編系統 NBA 隨時 1. 配合系統更新通知單規定程序執行資料更新或版本升級, 並於更新完畢後確認功能及資料正確無誤 2.. 執行系統更新作業前應先製作資料備份檔 3. 每年應製作資料備份檔 4. 系統更新應通知各業務單位及相關承辦人配合更新作業事宜. 5. 系統故障時立即通知行政院主計總處處理三會計報表資訊公告管理 1. 上載 : 月 1. 配合預算月報半年結算報告年度決算等會計報表資訊公開規定, 執行網站公告用報

68 四主計室網頁管理五電子資料檔案之管理六會計管理系統伺服器主機管理 - 本校資訊中心負責統一管理 (IP: 代碼 :administrator 密碼 :Aa ) 報, 每月 13 日前, 決算, 每年 6 月前 2. 撤除期限 : 年報 5 年月報 1 年表轉檔作業 2. 於會計管理系統編製現金概況表併同年度決算公告 3. 校對轉檔後網站公告用報表與正式文件相符, 如有不符應修正 1. 配合各項法令增修更新網頁程序 2. 最新消息及公告事項上傳網頁程序 3. 每日每月每年應製作資料備份檔 4. 資料備份檔保存期限 1. 備份檔案應標示日期及檔名, 詳細分類貯存 ( 硬碟及光碟片各一份 ) 2. 電子檔案每年應盤點整理, 光碟片如有污損, 應重新製作 3. 重要電腦媒體儲存資料應按時清查確認資料完整性, 必要時應複製一份存放於其他建築物內 4. 保存期限 : 按日 1 月, 按月 12 月, 按年永久保存 1. 系統目前存放電算中心刀鋒伺服器 2. 配合電算中心通知事項辦理. 3. 系統故障處理 : 立即通知電算中心或廠商協助處理 67

69 7-2 會計管理系統作業分工表國立體育大學主計室標準作業手冊處理程序審核人員處理程序帳務人員處理程序備註 1. 年度預算分配核定及專案計畫核定公文建立年度預算及專案計畫基本資料檔 2. 款項撥入審核出納收據黏貼單 1. 開立收入傳票 2. 列印計畫支用通知單通知計畫主持人 3. 會簽動支經費申請案審核購案編號控管預算無 4. 會簽核銷黏貼單審核購案編號控管預算開立傳票並沖銷原請購單編號結案 5. 會簽零用金核銷單審核購案編號勾選結案零用金整筆撥還, 不需單筆沖銷請購單號 6. 預付款申請審核並選擇新增請購建立請購單編號控管預算 7. 預付款轉正審核並確認該筆有無請購單號碼無開立預付費用傳票, 並應建立分戶代碼俾供辦理催結使用開立傳票沖銷原請購單編號及原開立之預付款傳票號碼結案 8. 每月結帳 1. 催結預借款及到期應退保證金紀錄 2. 列印資本門執行率明細表供各單位參酌 9. 計畫結報列印結報清單供各單位參酌核對收支報告表與帳載資料相符 10. 計畫結案會簽結案同意函時於系統登錄結案日期 1. 執行過帳作業前須先備份資料檔 2. 依系統指示之錯誤訊息檢核系統正常運作及各項資料正確無資料異常時, 應執行校正請購檔資料各單位依規定逕行函送原始憑證歸檔 68

70 捌主計室人事業務 8-1 作業範圍作業項目一本校組織規程職員員額編制表之會辦二主計室主計機構員額編制作業三主計室主計職務歸系作業辦理期間 1. 會辦時 2. 提出修正時國立體育大學主計室標準作業手冊一本校組織規程職員員額編制表之會辦二主計室主計機構員額編制作業三主計室主計職務歸系作業四任用作業五獎懲作業六平時考核及考績作業七退休作業八主任移交相關作業九主計室人員人事資料管理作業辦理及注意事項 1. 會辦時 : (1) 有關主計室條文部分 (2) 主計室所需之職員職稱均需於本校組織規程中明列, 員額編制表方得有該類職員 ( 如組長專員組員等 ) (3) 主計機構名稱 ( 主計室 ) 及主辦人員職稱 ( 主任 ) 職等暨佐理人員之員額, 應於學校職員員額編制表內規定 (4) 本校組織規程及職員員額編制表承辦單位為人事室 2. 提案修正 : 主計室內部組織擬變更或員額不敷需求時, 應簽會人事室陳請校長同意修正本校組織規程職員員額編制表有關主計室部分 3. 製作人事資料專卷保管 4 主計員額之計算 : 依下列 8 項因素及表列, 配置積分換算 : (1) 年度預算金額 (2) 建教合作及國科會教育部補助專案研究計畫筆數 (3) 統計報表數 (4) 統計調查樣本單位數 (5) 統計資料庫管理 (6) 學生人數 (7) 系所數 (8) 所在院校教職員總數 (9) 計算方法 : 依表列積分總和, 設定本校主計員額與教職員總額之比率修正時 1. 主計員額編制修正請核時機如下 : (1) 涉及組織法規者, 需俟本校組織規程職員員額編制表有關主計室修正部份, 考試院核備後辦理 (2) 主計員額增 ( 減 ) 經校長同意後即可辦理 2. 主計室員額編制表不含校缺人員 3. 依本校職員員額編制表主計室員額部份擬編主計機構員額編制請核單並附相關資料如本校組織規程職員員額編制表暨校長同意函稿, 以主計室發文陳報教育部會計處依規定辦理 4. 主計處核定 5. 製作人事資料專卷保管增設或變更主計職務 30 天內 1. 增設職務 : (1) 俟主計室主計機構員額編制表核定後辦理 (2) 依職務歸系辦法辦理 (3) 主計室員額均為會計職系 ( 職系類別依職組暨職系名稱一覽表規定 ) (4) 賦予新編職務編號並填具職務說明書及職務歸系表 5 份, 其中 4 份檢附主計室主計機構員額編制核定表乙份以主計室發文陳報教育部會計處辦理 2. 變更職系職等及機關名稱 : 69

71 (1) 因業務變動, 原已辦理歸系之職務, 其工作項目或職責程度發生變動, 需要變更職系職等或職務編號者, 應將原職務編號註銷另賦予新的職務號碼, 依規定填具機關名稱代號職務編號所在單位異動表並檢附相關證明資料如主計室主計機構員額編制核定表以主計室發文陳報教育部會計處辦理 (2) 機關名稱變動 : 依規定填具機關名稱代號職務編號所在單位異動表及相關機關名稱變動證明文件以主計室發文陳報教育部會計處辦理 3. 註銷職務 : 原已歸系職務, 因無適當工作已無設置必要, 應予廢止者, 說明註銷原因並填具職務歸系註銷表以主計室發文陳報教育部會計處辦理 4. 主計處核定 5. 對職務歸系如有異議, 應於接到職系通知次日起 30 日內敘明事實及理由, 並檢附有關資料, 以主計室發文陳報教育部會計處辦理 ( 申請複核以 1 次為限 ) 6. 製作人事資料專卷保管四任用作業 ( 一 ) 進用岀缺時主計職缺部份 : 1. 增設員額部份應俟職務說明書職務歸系行政院主計總處核定後辦理 2. 行政院主計總處控管考試分發職缺期間 ( 當年度高普考暨初等考試特考舉行完畢之次日起至項考試會計統計職系錄取人員分發完畢止 ) 不得進用非現職主計人員 ( 係指現職非行政院主計總處所屬之會計統計人員, 主計室佔校缺人員為廣義主計人員, 可以進用 ) 3. 職務出缺 (9 職等以下佐理員 ) 之甄選程序 : (1) 應先決定以內陞 ( 教育部會計處所屬會計人員, 含校缺主計室人員 ) 或外補 ( 非教育部會計處所屬會計人員 ) 方式甄選, 並將甄選條件報教育部會計處陳會計長核定 (2) 甄選方式經會計長核定後, 教育部會計處將分別於教育部會計處通報系統網路 ( 內陞 ) 或全國主計網 e-bas 網站 ( 外補 ) 上公告甄選條件 (3) 收受應徵文件 ( 公務人員履歷表 ( 貼有照片及註明辦公室聯絡電話 ) 畢業證書考試及格證書現職派令銓敘部審定函最近 5 年 ( 考績通知書獎懲令訓練進修 ) 等證件影本英語檢測合格證書 ( 如無則免附 ) 影本及資績評分表 ) 後, 辦理面談或業務測驗, 並依資績分數高低排列 ( 所填資績評分表正確, 應先行審查 ) 任用順序 (4) 檢送前項資料至教育部會計處進行甄選程序 (5) 甄選程序教育部承辦人簽會計長教育部會計處人事甄審暨考績委員會會計長圈定人選內陞 : 教育部會計處發派令 ; 外補 : 教育部會計處商調同意後發派令報到就職 (6) 依行政院主計總處 95 年 3 月 10 日處義三字第號函規定, 薦任第 8 至第 9 職等組長 ( 即第 5 序列 ) 職務, 由各一級主計機構於 ebas 公告並辦理甄選後報請行政院主計總處核派校缺部分 : 1. 如有人力不足無法爭取主計員額下, 得先暫簽請校長同意增撥校缺人員處理會計業務 2. 由人事室辦理甄選手續, 主計室進行面談或考試 3. 擇定人選通知人事室辦理商調及相關進用作業 4. 儘量爭取校缺人員納編主計員額 ( 二 ) 送審報到後主計職缺 : 1. 應於奉派調後 3 個月內通知該員辦理送審或動態手續 ( 陳教育部 70

72 五獎懲作業事實發生後國立體育大學主計室標準作業手冊會計處轉陳 ), 如有特殊情形無法依限送審, 應先函請銓敘機關備查 2. 應填送審書種類及對象 : (1) 擬任人員送審書 : 凡初任或離職再任人員及調陞高一官職等人員, 需填具擬任人員送審書 (2) 公務人員動態登記書 : 凡屬前項以外之人員, 應填具公務人員動態登記書 (3) 所需送審資料詳公務人員任用或俸給案審查需檢附相關證件一覽表 3. 兼辦人事人員對該員所報送審 ( 動態 ) 書應詳加審核, 尤其擬任人員姓名性別年齡與戶籍記載符合, 並應核對其應附送之各項表件有無遺漏, 所附證件應裝訂整齊, 並加封面, 依序註明名稱數量 4. 重行審定 : 送審人對銓定結果如有異議, 依公務人員任用法施行細則第 24 條或公務人員俸給法第 24 條規定, 得於文到 3 個月內提出確實證明或理由, 依送審程序轉請銓敘部重行審定 ; 或依公務人員保障法相關規定, 得於收受銓審函之次日起 30 日內, 繕具復審書經由銓敘部重新審查後, 轉公務人員保障暨培訓委員會提起復審校缺部份 : 由本校人事室於 3 個月時限內通知該員辦理一獎懲規定 : 1. 主計人員獎懲辦法 : 第 5 條 : 視情節嘉獎 1 次或 2 次 : (1) 對本機關財務管理, 提供改進意見, 經採行者 (2) 對本機關會計制度實施, 提供改進意見, 經採行者 (3) 對本機關統計工作, 提供改進意見, 經採行者 (4) 年度概算預算之編製, 於限期五日前完成, 且內容精確無訛者 (5) 年度決算於限期 5 日前送達, 且內容精確無訛者 (6) 全年度各月份會計報告, 均於限期 5 日前送達, 且內容翔實無訛者 (7) 全年應編製之公務統計報表, 均於限期 5 日前送達, 且內容完備翔實者 (8) 全年定期辦理統計調查資料表件或編撰報告, 均能於限期 3 日前送達, 且內容正確完整無訛者 (9) 承辦重要交辦事務或兼辦其他機關主計業務, 圓滿完成任務者 (10) 參加與主計業務有關之訓練進修, 期間在 160 小時以上, 成績列前 3 名者 (11) 全年內各種主計人事報表均能依限送達, 及各種主計人事案件, 均依規定辦理, 且均內容正確無訛, 成績優良者 (12) 全年內辦理各種主計資訊業務, 均能依限完成, 且內容精確無訛, 成績優良者第 6 條 : 視情節記功一次或二次 : (1) 對歲計會計統計制度研究發展, 提出具體改進意見, 經採納者 (2) 對增進本機關財務效能, 提出具體建議, 經核准施行, 確具成效, 而有事證者 (3) 對減少本機關不經濟支出, 有重大貢獻, 確有具體事實者 (4) 對預算決算之編審會計制度之審查, 不辭勞怨, 圓滿達成任務, 並著有績效者 (5) 對防止貪瀆杜絕弊端發生, 克盡法定職責, 而有確切事證 71

73 者 (6) 對本機關及時提供統計分析資料作決策應用, 確具成效而有事證者 (7) 執行臨時性重大主計業務, 不辭勞怨, 迅速圓滿達成任務者 (8) 兼辦臨時性機構主計業務, 有特殊貢獻, 而有事證者 (9) 對主計人事業務之推行, 提供改進意見, 經採納施行或領導有方, 有具體優良事蹟表現者 (10) 對主計資訊業務之推進, 提供改進意見, 經採納施行, 具有績效者第 7 條 : 下列事蹟之一者, 記一大功 : (1) 對歲計會計統計制度研究發展具有創見, 並提出具體改進計畫, 經採納施行, 著有實效者 (2) 對歲計會計統計理論或實務潛心研究, 撰有論著, 經刊布獲學術界公認具有價值者 (3) 對本機關主計業務革新, 促進該機關行政管理之改進或其業務之發展, 有重大貢獻, 而有事證者 (4) 領導所屬人員推行主計制度, 不辭勞怨, 卓著成效, 而有事證足資楷模者 (5) 所辦主計業務, 對政府政策之釐訂及各項施政計畫之推行, 確有重大貢獻, 並具確切事證者 (6) 克盡職責, 舉發重大貪污案件, 對端正政風有顯著貢獻, 經查證確實者 (7) 對主計人事制度研究發展具有創見, 並提出具體改革方案, 經採納施行, 確具成效者 (8) 對主計資訊業務研究發展具有創見, 並提出具體改革方案, 經採納施行, 確具成效者第 8 條 : 視情節申誡一次或二次 : (1) 年度概算預算編製, 無故未依規定期限送達, 逾 5 日以上 9 日以內, 或內容有錯誤者 (2) 年度決算未依規定期限送達, 逾 5 日以上 9 日以內, 或內容有錯誤者 (3) 全年度各月份會計報告, 其中連續三個月逾規定期限五日以內送達, 或內容有錯誤者 (4) 公款支付憑單編製, 未依規定期限, 無故稽延 2 日以上 5 日以內者 (5) 核簽公庫支票, 未依公庫法規定簽給政府債權人者 (6) 預付款項及短期墊款, 未依規定及時清理或收回, 確有徇情不當, 情節較輕者 (7) 會計紀錄設置不全, 或未依規定時限日清月結, 積壓 2 日以上 5 日以內者 (8) 應送之各種公務統計報告, 全年內有 3 次未依規定期限編送或內容時有錯誤者 (9) 對經辦統計調查業務執行不力, 貽誤進度 10 日以上, 或查報資料錯漏者 (10) 未依規定對外發布統計資料, 或發布之統計資料時有錯誤者 (11) 應報送之各種主計人事資料報表, 未依規定期限送達逾 5 日以上, 且內容時有錯誤或對各種人事案件不依規定辦理者 (12) 執行主計資訊業務, 工作不力或進度落後, 而影響其他相關工作之推展者第 9 條 : 視情節記過一次或二次 : (1) 年度概算預算之編製, 無故未依規定期限送達, 逾 10 日以 72

74 上, 或內容有重大錯誤者 (2) 年度決算未依規定期限送達, 逾 10 日以上, 或內容有重大錯誤者 (3) 全年度各月份會計報告, 其中連續六個月逾規定期限 5 日以內, 或連續 3 個月逾規定期限 10 日以內, 或內容有重大錯誤, 或同一錯誤經 3 次以上通知改進而未改進者 (4) 執行預算未能依照有關規定辦理者 (5) 公款支付憑單編製, 未依規定期限, 無故稽延 6 日以上 10 日以內者 (6) 預付款項及短期墊款, 未依規定及時清理或收回, 而確有故意徇情, 情節重大者 (7) 會計紀錄設置不全, 或未依規定時限日清月結, 無故積壓 6 日以上者 (8) 處理會計事務, 未依有關會計制度之規定辦理者 (9) 辦理統計業務, 未依規定善盡職責, 經加糾正仍未改善, 或統計資料內容有重大錯誤者 (10) 應送之各種統計報告, 全年內有 5 次未依規定期限編送, 或內容有重大錯誤者 (11) 未依規定對外發布統計資料, 影響政令推行, 或統計資料發布不實致生不良後果者 (12) 執行歲計會計統計業務, 未確實遵照該管上級機關主計機構或主計機關之指示辦理者 (13) 辦理主計人事業務, 未盡職責, 時有貽誤, 致損害當事人權益者 (14) 辦理主計資訊業務, 未盡職責, 發生錯誤, 致貽誤公務產生不良後果者第 10 條 : 下列情事之一者, 記一大過 : (1) 執行預算或處理會計事務不當, 致公款遭受重大損失者 (2) 對不合法之會計程序或會計文書, 未依法提出異議拒絕或報告, 致滋生嚴重弊端者 (3) 對主管或承辦之歲計會計統計業務, 不依規定時限妥善處理, 並放棄工作立場, 屢戒不悛者 (4) 對經管之機密資料, 未盡妥善典藏保管之責, 致外洩或被盜而造成損害者 (5) 提供決策應用之統計資料, 屢有重大錯誤或虛構變造而有具體事證者 (6) 未依規定程序擅自舉辦統計調查, 導致不良後果浪費公帑, 而有具體事證者 (7) 處理主計人事業務, 發生重大錯誤, 嚴重影響當事人權益, 或有偏私矇蔽行為, 致機關信譽遭受嚴重損害, 而有具體事證者 (8) 處理主計資訊業務不當, 發生重大錯誤, 致機關信譽遭受損害, 而有具體事證者 2. 教育部會計處暨所屬會計機構人員獎勵規定 : 第 3 點 : 各會計機構有關會計人員之獎勵, 同一事件不得重複獎勵, 須提出具體事蹟並經會計處人事甄審委員會審核通過第 4 點 : 會計人員代理或兼辦各會計機構同仁業務, 績效優良, 圓滿完成任務者, 其敘獎如次 : (1) 代理或兼辦會計業務, 一個月以上未滿三個月者, 嘉獎一次 73

75 (2) 代理或兼辦會計業務, 三個月以上未滿六個月者, 嘉獎二次 (3) 代理或兼辦會計業務, 滿六個月者, 記功一次前項獎勵之人次及敘獎次數合計總額, 以各款可敘獎勵之總額度為限第一項代理期間之計算, 採曆法計算法, 代理期間之起算日至次月起算日相當日之前一日為一個月, 但代理期間最後之月無起算日相當日者, 以其月之末日為代理期間之末日代理同仁調 ( 受 ) 訓期間滿 4 週者, 其代理期間視同滿 1 個月第 5 點 : 會計人員擔任籌設國立教育機構會計業務期間達 6 個月以上, 績效優良, 圓滿完成任務者, 其敘獎如次 : (1) 專任獨自綜理會計業務者, 記功一次 (2) 主辦會計嘉獎二次, 其他會計佐理人員嘉獎一次 (3) 兼任主辦會計記功二次, 其他兼任會計佐理人員記功一次前項所稱績效優良能圓滿完成任務者, 需經教育部會計處人事甄審委員會審議, 認定完成設立任務或奠下基礎者第 6 點 : 各會計機構符合主計人員獎懲辦法第 5 條第項者, 由會計處檢討通案辦理第 7 點 : 各會計機構配合或辦理機關學校特殊活動慶典重大工程及全國性或地區性之專案業務計畫, 對會計事務或非會計事務有具體改進意見, 負責盡職, 圓滿完成任務並具績效者, 經各該單位有關會議決議, 應予敘獎有案, 並經會計處人事甄審委員會審議認定其事蹟者, 嘉獎 1 次或 2 次第 8 點 : 因擔任聯招會試工作, 圓滿完成任務, 且未領有酬勞者, 敘獎如次 : (1) 全國性考試, 擔任分組負責人記功 1 次, 會計事務人員嘉獎 1 次或 2 次 (2) 地區性考試, 擔任分組負責人嘉獎 2 次, 會計事務人員嘉獎 1 次第 9 點 : 各會計機構承辦重要交辦主計事務, 或協辦臨時性主計業務, 並圓滿完成任務者, 嘉獎 1 次或 2 次第 10 點 : 各會計機構辦理或參加主計節及非主計節活動, 並圓滿完成任務者, 敘獎如次 : (1) 主辦及協辦主計節活動, 主辦及協辦單位之承辦人員嘉獎 1 次或 2 次 ; 參加活動並獲第 1 名者嘉獎二次, 第 2 3 名者嘉獎一次 (2) 承辦或參加非主計節活動, 且非僅為單位性者, 其敘獎比照前款規定辦理第 11 點 : 參加主計業務有關之訓練及進修, 期間在 160 小時以上, 成績第 1 名者嘉獎 2 次, 第 2 3 名者嘉獎 1 次第 12 點 : 各獎勵應於事實完成日起,6 個月內報核, 逾期不予敘獎二辦理單位 : 1. 預決算會計月報及全國大專院校會計業務通案獎懲項目, 由教育部會計處統一處理, 主計室於接到教育部會計處傳真通報後, 提出獎懲建議表送教育部會計處依程序辦理 2. 主計室內部業務 : 由主計室兼辦人事人員於事件完成 1 個月內, 填具獎懲建議表及建議獎懲種類以主計室函送教育部會計處依程序辦理 3. 學校業務 ( 非會計業務 ): 由人事室報教育部轉教育部會計處辦 74

76 六平時考核及考績作業 ( 一 ) 平時考核一般 : 隨時書面 : 4.8 月 ( 二 ) 考績作業年終考績 :11-2 月另予考績 : 隨時理 4. 校缺人員獎懲, 除依前 1.2 項辦理外, 須俟教育部會計處函請本校核記獎懲並經本校甄審暨考績委員會通過後, 由人事室發布獎懲令三接獲獎懲令後兼辦人事人員應將獎懲令轉送受獎懲人並請其簽收 1. 主計室屬員由主任辦理考核 2. 書面考核時間 : 職員每年 4.8 月兩次, 工友 6.12 月兩次 3. 考核作業 : (1) 受考人填列公務人員平時成績考核紀錄表之單位職稱姓名官職等及工作項目欄, 另受考人如有工作操性學識才能等重大具體優劣事蹟, 足資紀錄者, 應填列於個人重大優劣事蹟欄, 以作為考評之依據 (2) 主任填列平時考核紀錄等級, 個人工作操性學識才能重大優劣事蹟, 面談紀錄, 單位主管綜合考評及具體建議欄之綜合考評及具體建議 (3) 校缺人員考評後送回人事室彚辦工友考評後送回總務處事務組彚辦, 主計職缺人員考評後由主任歸檔俟年終考績案一併送回教育部會計處辦理主計人員考績主計缺人員 : 1. 公務人員考績案應俟任用送審案經銓敘部銓敘審定後, 再行辦理 2. 辦理考績業務應依教育部會計處年終考績作業要點暨教育部會計處所屬會計機構會計人員考績考列乙等原則規定辦理 3. 年終考績辦理對象 : (1)1 至 12 月 2 日為公務人員, 且 12 月 2 日仍在主計室任職者前開人員如於當年度 5 至 12 月 1 日間調進主計室服務, 應向原任職機關調取調進人之平時考核紀錄及其他相關資料評定成績 (2) 任職不滿 1 年, 得以前經銓敘有案之同等或高官等職務, 併計算年資辦理, 但以調任並繼續任職者為限 (3) 本年 1 月到職, 經銓敘部審定先予試用, 至同年 12 月試用期滿者 4. 另予考績辦理對象 : (1) 任現職不滿 1 年但達 6 個月以上者 (2) 本年 2 月以後到職, 經審定先予試用, 同年 12 底試用期滿報請改實者 (3) 公務人員退休或資遣或辭職留職停薪, 在年度內服務滿 6 個月以上者 5. 考績辦理程序 : (1) 年終考績 : Ⅰ 俟教育部會計處通知, 主計職缺佐理人員由主任依教育部會計處所屬會計機構會計人員考績考列乙等原則規定辦理考績表初評, 併同該員公務人員平時成績考核紀錄表 (4.8 月兩份正本 ), 以主計室函函請教育部會計處依規定程序辦理 Ⅱ 最高成績 : 組長分 ; 專員分 ; 組員分 ; 辦事員分 Ⅲ 受考人填列工作職掌一年來之具體工作成果事績及績效 Ⅳ 考評時, 應就考績表內工作操行學識才能各項目評定項分後, 合計總分, 且獎懲之增減分數應包含於考評總分內另考列甲等者, 應填寫符合公務人員考績法施行細則第 4 條規定之特殊條件 1 目或一般條件 2 目以上 (2) 另予考績 : 事實發生後由主計室兼辦人事人員依考績作業程 75

77 序辦理 (3) 主計室主任初評教育部會計處初審會計長核閱教育部會計處考績委員會會計長核定教育部會計處製作考績清冊統計表及考績媒體送銓敘部審定並副知行政院主計總處銓敘部審定教育部會計處核發考績通知書主計室收件副本會人事室正本受考人收存 6. 考績更正及補救 : (1) 受考人於收受考績通知書後, 如有行政程序法第 101 條之誤寫誤算或其他類此顯然錯誤者, 得填具考績更正或變更申請書, 循考績案報送程序送銓敘部辦理更正 (2) 受考人於收受或知悉考績通知書, 且法定救濟期間經過後, 如有行政程序法第 128 條之發現新事實發現新證據等行政程序再開事由得向任職機關申請撤銷廢止或變更 7. 公務人員考績法施行細則第 4 條 : 公務人員年終考績, 應就考績表按項目評分, 其考績擬列甲等者, 除本法及本細則另有規定應從其規定者外, 並須受考人在考績年度內具有左列特殊條件各目之 1 或一般條件 2 目以上之具體事蹟, 始得評列甲等 : 1. 特殊條件 : (1) 因完成重大任務, 著有貢獻, 獲頒勳章者 (2) 依獎章條例, 獲頒功績專業或楷模獎章者 (3) 依本法規定, 曾獲 1 次記 1 大功, 或累積達記 1 大功以上之獎勵者 (4) 對本職業務或與本職有關學術, 研究創新, 其成果獲主管機關或聲譽卓著之全國性或國際性學術團體, 評列為最高等級, 並頒給獎勵者 (5) 主辦業務經上級機關評定成績特優者 (6) 對所交辦重要專案工作, 經認定如期圓滿達成任務者 (7) 奉派代表國家參加與本職有關之國際性比賽, 成績列前 3 名者 (8) 代表機關參加國際性會議, 表現卓著, 為國爭光者 (9) 依考試院所頒激勵規定獲選為模範公務人員者 2. 一般條件 : (1) 依本法規定, 曾獲 1 次記功 2 次以上, 或累積達記功 2 次以上之獎勵者 (2) 對本職業務或與本職有關學術, 研究創新, 其成果經權責機關或學術團體, 評列為前 3 名, 並頒給獎勵者 (3) 在工作或行為上有良好表現, 經權責機關或聲譽卓著團體, 公開表揚者 (4) 對主管業務, 提出具體方案或改進辦法, 經採行認定確有績效者 (5) 負責盡職, 承辦業務均能於限期內完成, 績效良好, 有具體事蹟者 (6) 全年無遲到早退或曠職紀錄, 且事病假合計未超過 5 日者 (7) 參加與職務有關為期四週以上之訓練, 其考核成績列前 3 名, 且平時服務成績具有優良表現者 (8) 擔任主管或副主管職務領導有方, 績效優良者 (9) 主持專案工作, 規劃周密, 經考評有具體績效者 (10) 對於艱鉅工作, 能克服困難, 達成任務, 有具體事蹟, 經權責機關獎勵者 (11) 管理維護公物, 克盡善良管理職責, 減少損害, 節省公帑, 76

78 有具體重大事蹟, 經權責機關獎勵者 (12) 辦理為民服務業務, 工作績效及服務態度良好, 有具體事蹟者因特殊條件或一般條件各目所列優良事蹟, 而獲記功 1 次以上之獎勵者, 該優良事蹟, 與該次記功 1 次以上之獎勵, 於辦理年終考績, 僅應擇一採認公務人員在考績年度內, 有左列情事之一者, 不得考列甲等 : 1. 曾受刑事或懲戒處分者 2. 參加公務人員相關考試或升官等訓練之測驗, 經扣考處分者 3. 平時考核獎懲抵銷後, 累積達記過以上處分者 4. 曠職一日或累積達 2 日者 5. 事病假合計超過 14 日者 6. 辦理為民服務業務, 態度惡劣, 影響政府聲譽, 有具體事實者前項第五款及第 1 項第 2 款第 6 目有關事病假合計之日數, 應扣除請家庭照顧假及生理假之日數依第 1 項第 1 款第 4 目至第 8 目第 2 款第 3 目至第 5 目及第 7 目至第 12 目各目所定條件評擬甲等者或依第 3 項第 6 款情事, 不得評擬甲等者, 應將具體事蹟記載於公務人員考績表備註及重大優劣事實欄內, 提考績委員會從嚴審核校缺人員 : 年終考績 1. 人事室每年 12 月檢送屬員考績表連同平時考核資料送主任核列考績 2. 最高成績 86 分 3. 交由受考人填列工作職掌一年來之具體工作成果事績及績效 4. 依國立體育學院職員年終考績評核作業要點辦理 5. 考評時, 應就考績表內工作操行學識才能各項目評定項分後, 合計總分, 且獎懲之增減分數應包含於考評總分內另考列甲等者, 應填寫符合公務人員考績法施行細則第 4 條規定之特殊條件 1 目或一般條件 2 目以上七退休作業發生時 1. 屆齡或命令退休 : (1) 於屆滿限齡前 3 個月通知辦理退休申請作業 (2) 應附表件 : Ⅰ 退休事實表 3 份 Ⅱ 戶口名簿影本 2 份 Ⅲ 所有任職派令影本 Ⅳ 除考績升等函外之銓敘部審定函影本 Ⅴ 最近 3 年考績通知書影本 Ⅵ 一吋正面半身照 4 張 Ⅶ 存摺封面影本一份 ( 限台灣銀行中國農民銀行第一商業銀行或合作金庫四家行庫或其分庫開立之帳戶 ) Ⅷ 公務人員退休撫恤基金發給退離人給與人員資料卡一份 Ⅸ 其他可併計退休年資之服務證明 ( 含未支領退伍金之軍職年資證明 ) Ⅹ 退休公教人員志願參與公共服務意願調查表 ⅩⅠ 如屬因公傷殘命令退休者, 應加附公立醫院殘廢證明及本校因公傷殘證明書 2. 自願退休 : 合於自願退休申請退休人員, 由當事人填具退休事實表, 連同有關表件提出申請 3. 兼辦人事人員審查 : (1) 退休人員之年齡任職年資或殘廢程度符合退休規定 (2) 退休事實表各欄所填資料詳細正確, 退休人員有無蓋章及填明退休生效日期及擇領退休金方式 77

79 八主任移交相關作業九主計室人員人事資料管理作業作業文件國立體育大學主計室標準作業手冊 (3) 退休事實表歷任職務欄依照時間順序填列 (4) 退休案件資料齊全 4. 函報教育部會計處辦理移交時 1. 移交清冊乙式四份 ( 監交人移交人接收人 ), 並於清冊最後一行, 由移接雙方及監交人蓋章證明 : (1) 經辦未完事項一覽表 (2) 主計室佐理人員名冊 ( 含校缺工友臨時人員等 ) (3) 主計室印信 (4) 保管之帳冊憑證會計報告清單 (5) 編製交代日之前一日止總分類帳目彚計表及資產負債類科目明細表 2. 關於現金票據及有價証劵應實施盤點, 盤點日 : 移交前 1 日 3. 依會計法第 117 條規定, 主辦會計人員應自後任接替之日起 5 日內交代清楚 ; 後任接受移交時, 應即會同監交人員於 2 日內依據移交表或目錄, 逐項點收清楚前項交接清楚後, 應會同陳報校長及教育部會計處 ( 以主計室函陳報 ) 隨時 1. 組職編制員額編制組織法規等建立專檔 2. 相關人事公文應影印專卷備查 3. 所屬人員資料暨教育部通報查填資料專卷備查 4. 如經教育部會計處授權使用主計人員人事資訊系統, 應依教育部會計處授權規定隨時更新系統資料並上傳教育部會計處 1. 主計機構員額編制請核單 2. 職務歸系表 3. 職務歸系註銷表 4. 機關名稱代號職務編號所在單位異動表 5. 職務說明書 6. 行政院主計總處暨所屬主計機構公務人員陞遷甄審候選人資績評分表 7. 擬任人員送審書 8. 公務人員動態登記書 9. 公務人員試用期滿成績送審書 10. 公務人員任用或俸給案申請更正或變更送核書 11. 公務人員服務誓言 12. 公務人員履歷表 13 公務人員任用或俸給案審查須檢附相關證件確認表 14. 獎懲建議表 15. 公務人員平時成績考核紀錄表 16. 考績表 17 年終 ( 另予專案 ) 考績更正或變更申請表 18. 退休事實表 19. 主辦會計移交清冊 78

80 8-2 主計室員額編制及歸系作業流程圖本校組織規程員額編制經考試院核備開始錯誤修正 1. 主計機構員額編制表 2. 檢本校奉核定之組織規程及員額編制影本乙份函教育部會計處 ( 主計室函 ) 備查確正查備定核行政院主計處核定備查錯誤修正 1. 主計室員額編制表內之職務職務歸系 : (1) 職務歸系表 (2). 奉核之主計室主計機構員額編制表 2. 變更原有職系職等級機關名稱 : (1) 機關名稱代號職務編號所在單位異動表 (2) 相關機關名稱變動證明文件 3. 註銷職務 : 職務註銷表確正銓敘部備查備查函教育部會計處 ( 主計室函 ) 備核查定申復查備定核行政院主計處核定核定及備查函應併同歸檔結束 79

81 8-3 主計室人員任用及送審作業流程圖開始職務出缺簽會人事室進行甄選缺校主計缺或校缺缺計主應先決定內陞或外補及甄選條件報教育部會計處主計室應徵者資料收件教育部會計處會計長核定面談或業務測驗資績評分表應徵者資料送人事室教育部會計處上網 : 1. 內陞 : 教育部會計處統報系統網路 2. 外補 :e-bas 網站主計室應徵者資料收件本校人事甄選暨考績委員會面談或業務測驗校長圈定人選資績評分表應徵者資料及依資績分數高低排列任用順序送教育部會計處進行甄選程序人事室發商調函教育部會計處人事甄選暨考績委員會商調對象機關同意函陞內教育部會計處發派令教育部會計處會計長擇定人選人事室發派令 A 商調對象機關同意函教育部會計處發商調函外補 80

82 A 進用人員 30 日內報到依人事室通知辦理送審缺校主計缺或校缺主計缺為升官等 ( 簡薦委 ) 或升主管人員 1. 公務人員動態書 ( 就職 3 個月內 ) 2. 公務人員任用或俸給案審查須檢相關證件一覽表 3. 前項所需資料影本 1. 擬任人員送審書 ( 就職 3 個月內 ) 2. 公務人員任用或俸給案審查須檢相關證件一覽表 3. 前項所需資料影本教育部會計處審查有誤銓敘部審定審定函結束 81

83 8-4 主計室人員獎懲作業流程圖開始獎懲事實發生為主計人員獎懲辦法第 5 條第款及教育部會計處交辦共同事項者 1. 教育部會計處統一辦理 2. 教育部會計處通報通知 1. 獎懲建議表 ( 事實發生 6 個月內 ) 2. 填列獎懲事由及適用條款 3. 獎懲事實資料影本 1. 依教育部通報獎懲額度及時間填報獎懲建議表 2. 填列獎懲事由及適用條款教育部會計處審查資料齊全教育部會計處人事甄審暨考績委員會審查教育部會計長核定 A 82

84 A 教育部會計處發函請學校獎勵為主計人員移請人事室辦理獎懲作業教育部會計處頒布獎懲令本校甄審暨考績委員會受獎懲者簽收獎懲令人事處頒布獎懲令結束 83

85 8-5 主計室人員考績作業流程圖開始人事室通知考核該年度考績 ( 最高 86 分 ) 會計主任依本校相關規定及該員表現核列考績為主計人員教育部會計處通知考核該年度考績 ( 最高分會計主任分 ; 組長分 ; 專員分 ; 組員分 ) 人事室提本校甄審暨考績委員會審議為主辦會計校長考核該員考績校長核定人事室填報考績清冊 1. 會計主任依教育部會計處相關規定及該員表現核列考績 2. 連同平時考核表兩份送教育部會計處銓敘部審定人事室發考績通知教育部會計處審核及檢查各校依該處規定核列考績教育部會計處考績委員會受考人簽收教育部會計處會計長核定教育部會計處填報考績清冊結束銓敘部審定教育部會計處發考績通知 84

86 8-6 主任移交作業流程圖開始新主任人員確定新舊主任交接日期確定 1. 確定教育部會計處監交人 2. 安排教育部監交人來校交通擬定移交程序表現金票據有價證券盤點移交清冊製作新主任印鑑章及憑證專用章請購刻印簽請校長辦理監交新舊主任移交陳報教育部會計處 ( 移交清冊 ) 結束 85

87 玖兼辦統計業務 9-1 作業範圍國立體育大學主計室標準作業手冊一教育部大專院校定期統計年報二本校統計年報作業項目及處理流程一教育部大專院校定期統計年報辦理期間每年 11 月 8 日 1. 依教育部來文規定簽請各單位按大專院校定期統計報表表式填製另書面資料經單位主管複核後送主計室彙總報送教育部統計處 2. 確認各業務單位報送 5. 資料歸檔二本校網頁版統計年報每年 1. 衡量年報資料需增刪減 ( 具有決策衡量價值者, 應考量編入 ), 並擬應編報單位, 簽請校長核示 2. 發文各單位編送統計年報資料網路硬碟 ( 本校統計年報各單位權責分工表 ) 3. 確認各單位提供之統計資料報表已放置網頁公告作業文件 1. 教育部 - 大專院校定期統計報表 86

88 拾監辦採購及監盤財物業務 10-1 作業範圍作業項目一開標比價議價決標監辦 ( 一 ) 公告金額 ( 工程財務及勞務採購均為新台幣 100 萬元 ) 以上案件之監辦 1. 接獲開標比價議價決標監辦通知國立體育大學主計室標準作業手冊辦理期間一開標比價議價決標監辦二驗收監辦三財物檢核及監盤含 100 萬元之採購辦理及注意事項通知時一登錄開標比價議價決標日期並確認案件內容及金額二依機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法 ( 以下簡稱主會計監辦辦法 ) 辦理監辦三監辦方式之研擬 : 1 實地監視 : 簽章送回採購單位 2 書面審核監辦 : 擬採書面審核監辦, 應於通知監辦單中敘明本案擬採書面審核監辦, 請相關紀錄由各相關人員均簽名後再併同有關文件 ( 係指有助於監辦人員依監辦採購辦法第 3 條第 1 項, 監視機關辦理開標等符合政府採購法規定程序之文件 ) 送監辦人員, 並經校長或授權人員核准 3. 不派員監辦 : 下列情形, 得於通知監辦單中簽註適用之主會計監辦辦法條項款, 經校長或授權人員核准, 得不派員監辦 : (1) 查核金額以上之採購, 上級機關已派員監辦者 ( 主會計監辦辦法第 5 條第 2 款 ) (2) 依政府採購法第 40 條規定洽由其他具有專業能力之機關代辦之採購, 已洽請代辦機關之類似單位代辦監辦者 ( 主會計監辦辦法第 5 條第 3 款 ) (3) 以書面或電子化方式進行開標比價議價決標及驗收程序, 而以會簽主 ( 會 ) 計及有關單位方式處理者 ( 主會計監辦辦法第 5 條第 4 款 ) (4) 另有重要公務需處理, 致無人員可共分派者 ( 主會計監辦辦法第 5 條第 5 款 ) (5) 重複性採購, 同一年度內已有監辦前例者 ( 主會計監辦辦法第 5 條第 7 款 ) (6) 因不可預見之突發事故, 確無法監辦者 ( 主會計監辦辦法第 5 條第 8 款 ) (7) 依公告公定或管制價格或費率採購財物或勞務, 無減價之可能者 ( 主會計監辦辦法第 5 條第 9 款 ) (8) 依政府採購法第 48 條第 2 項前段或招標文件所定家數規定流標者 ( 主會計監辦辦法第 5 條第 13 款 ) (9) 無廠商投標而流標者 ( 主會計監辦辦法第 5 條第 14 款 ) 四下列情形, 必須辦理監辦 ( 採購單位應於採購監辦通知單中敘明 ): 1. 廠商提出異議或申訴者 2. 廠商申請調解提付仲裁或提起訴訟者 3. 經採購稽核小組或工程施工小組認定採購有重大異常者 87

89 2. 實地監辦採購辦理日國立體育大學主計室標準作業手冊一準時赴開標比價議價決標現場二監辦事項 : 開標比價議價決標符合採購法規定之程序 1. 開標時, 有無依照公告時間及地點辦理 2. 開標之主持人為機關首長或其授權人所指派 3. 開標時, 採購單位或人員監辦人員及其他有關人員到齊 ; 查核金額以上之採購, 上級機關派員監辦 4. 採公開招標辦理者, 將招標公告公開於資訊網路 5. 等標期依招標期限標準辦理 6. 投標文件於投標截止期限前送達 7. 廠商之投標文件於開標前仍密封 8. 招標文件中有規定允許廠商於開標前補正文件或替代方案者, 始得准予補正 9. 廠商對於招標文內容有疑義者, 應於招標文件規定之日期前, 以書面向招標機關請求釋疑, 不得於開標時提出 10. 開標前, 不得當場宣佈補充規定或變更招標文件內容 11. 合格廠商家數符合規定, 且經審查合格廠商之標單, 均已拆封參加競價 12. 採購單位有無依招標文件規定之條件, 審查投標文件, 並敘明審查結果及簽名或蓋章 13. 對於違反政府採購法第四十八條及第五十條所列不予開標或決標之情事者, 按規定處置 14. 底價於公開招標前 ( 選擇性招標應於資格審查後之下一階段開標前, 限制性招標應於議價或比價前 ) 經機關首長或其授權人核定除於招標文件公告底價之特殊情形外, 底價於決標前仍密封 15. 採購案有無低於底價仍要求廠商減價情形或高於底價決標情形 16. 投標廠商最低標超過底價時, 採購單位有無給予超過一次以上之減價情形 ; 減價結果仍超過底價時, 由全體廠商比減價格有無超過三次以上情形 17. 最低合格標廠商標價, 如其總標價或部分標價偏低有不合理之情事, 其處理程序符合規定 ( 採購法第 58 條 ) 18. 有無超過底價 8% 決標情形, 在超過底價 8% 以內決標者, 確屬緊急情事者, 其屬查核金額以上之採購案, 超過底價 4% 以上至 8% 決標者, 有無先報經上級機關核准 19. 採購案之決標, 有無依招標文件規定之方式決標 20. 採購案之主持人, 有無應宣布而未宣布決標及得標廠商情形 21. 有無應設評選或評審委員會而未設者 22. 開標結果作成紀錄, 並會同簽認三監辦不包括涉及廠商資格規格商業條款底價訂定決標條件等採購之實質或技術事項之審查但監辦人員發現該等事項有違反法令情形者, 仍得 88

90 提出意見四評選委員會議, 如不涉及採購評選委員會審議規則第八條所定洽廠商說明減價協商更改原報內容或重新報價之事項, 而係委員會本身內部會議, 則非屬開標比價議價決標, 不適用政府採購法第十三條關於監辦之規定五完成監辦後, 應於紀錄簽名 ( 不包括廠商標單及底價單 ), 並得於各相關人員均簽名後為之並注意, 若監辦人員當場提出意見, 惟主持人不接受者, 應納入紀錄, 報校長或其授權人員決定之 3 書面監辦開標日一開標比價議價決標辦理完畢後, 相關人員均應於紀錄簽名後併同有關文件, 送監辦人員辦理書面審核監辦二監辦事項 : 開標比價議價決標符合採購法規定之程序 ( 同實地監辦作業 ) 三監辦人員辦理書面審核監辦後, 應於紀錄上載明書面審核監辦字樣並簽名 ( 不包括廠商標單及底價單 ) ( 二 ) 工程財務及勞務採購新台幣 100 萬元以下案件之監辦 1. 接獲開標比價議價決標監辦通知通知時一登錄開標比價議價決標日期並確認案件內容及金額二依中央機關未達公告金額採購監辦辦法 ( 以下簡稱監辦辦法 ) 辦理監辦三監辦方式之研擬 : 1 實地監視 : 簽章送回採購單位 2 書面審核監辦 : 擬採書面審核監辦, 應於通知監辦單中敘明本案擬採書面審核監辦, 請相關紀錄由各相關人員均簽名後再併同有關文件 ( 係指有助於監辦人員依監辦採購辦法第 3 條第 1 項, 監視機關辦理開標等符合政府採購法規定程序之文件 ) 送監辦人員後, 送回採購單位 3. 不派員監辦 : 下列情形, 於通知監辦單中簽註適用之監辦辦法條項款, 逕送回採購單位, 不派員監辦 : (1) 公告金額 10 分之 1 以下 ( 即 10 萬元以下 ) 之採購, 採購單位通知監辦時, 得不派員監辦 ( 監辦辦法第 5 條 ) (2) 地區偏遠 ( 監辦辦法第 3 條第 1 款 ) (3) 經常性採購 ( 監辦辦法第 3 條第 2 款 ) (4) 重複性採購, 已有監辦前例 ( 監辦辦法第 3 條第 3 款 ) (5) 採購標的於市場已普遍銷售 ( 監辦辦法第 3 條第 4 款 ) (6) 依政府採購法第 40 條規定洽由其他具有專業能力之機關代辦 ( 監辦辦法第 3 條第 5 款 ) (7) 利用共同供應契約辦理之採購 ( 監辦辦法第 3 條第 6 款 ) (8) 以書面或電子化方式進行開標比價議價決標及驗收程序, 而以會簽主 ( 會 ) 計及有關單位方式處理者 ( 監辦辦法第 3 條第 8 款 ) (9) 依公告公定或管制價格或費率採購財物或勞務, 無減價之可能者 ( 監辦辦法第 3 條第 9 款 ) (10) 因無廠商投標或投標廠商家數不足而流標者 ( 監辦辦法第 3 條第 13 款 ) (11) 因不可預見之突發事故, 確無法監辦者 ( 監辦辦法第 3 條第 14 款 ) 89

91 2. 實地監辦採購辦理日國立體育大學主計室標準作業手冊四下列情形, 必須辦理監辦 ( 採購單位應於採購監辦通知單中敘明 ): 1. 廠商提出異議而機關未接受其異議者 2. 廠商申請調解提付仲裁或提起訴訟尚未解決者 3. 經採購稽核小組或工程施工小組認定採購有重大異常者 4. 其他經主管機關認定者一準時赴開標比價議價決標現場二監辦事項 : 開標比價議價決標符合採購法規定之程序 1. 開標時, 有無依照公告時間及地點辦理 2. 開標之主持人為機關首長或其授權人所指派 3. 開標時, 採購單位或人員監辦人員及其他有關人員到齊 4. 採公開招標辦理者, 將招標公告公開於資訊網路 5. 等標期依招標期限標準辦理 6. 投標文件於投標截止期限前送達 7. 廠商之投標文件於開標前仍密封 8. 招標文件中有規定允許廠商於開標前補正文件或替代方案者, 始得准予補正 9. 廠商對於招標文內容有疑義者, 應於招標文件規定之日期前, 以書面向招標機關請求釋疑, 不得於開標時提出 10. 開標前, 不得當場宣佈補充規定或變更招標文件內容 11. 合格廠商家數符合規定, 且經審查合格廠商之標單, 均已拆封參加競價 12. 採購單位有無依招標文件規定之條件, 審查投標文件, 並敘明審查結果及簽名或蓋章 13. 對於違反政府採購法第四十八條及第五十條所列不予開標或決標之情事者, 按規定處置 14. 底價於公開招標前 ( 選擇性招標應於資格審查後之下一階段開標前, 限制性招標應於議價或比價前 ) 經機關首長或其授權人核定除於招標文件公告底價之特殊情形外, 底價於決標前仍密封 15. 採購案有無低於底價仍要求廠商減價情形或高於底價決標情形 16. 投標廠商最低標超過底價時, 採購單位有無給予超過一次以上之減價情形 ; 減價結果仍超過底價時, 由全體廠商比減價格有無超過三次以上情形 17. 最低合格標廠商標價, 如其總標價或部分標價偏低有不合理之情事, 其處理程序符合規定 ( 採購法第 58 條 ) 18. 有無超過底價 8% 決標情形, 在超過底價 8% 以內決標者, 確屬緊急情事者 19. 採購案之決標, 有無依招標文件規定之方式決標 20. 採購案之主持人, 有無應宣布而未宣布決標及得標廠商情形 21. 有無應設評選或評審委員會而未設者 22. 開標結果作成紀錄, 並會同簽認 90

92 3 書面監辦採購辦理日國立體育大學主計室標準作業手冊三監辦不包括涉及廠商資格規格商業條款底價訂定決標條件等採購之實質或技術事項之審查但監辦人員發現該等事項有違反法令情形者, 仍得提出意見四評選委員會議, 如不涉及採購評選委員會審議規則第八條所定洽廠商說明減價協商更改原報內容或重新報價之事項, 而係委員會本身內部會議, 則非屬開標比價議價決標, 不適用政府採購法第十三條關於監辦之規定五完成監辦後, 應於紀錄簽名 ( 不包括廠商標單及底價單 ), 並得於各相關人員均簽名後為之並注意, 若監辦人員當場提出意見, 惟主持人不接受者, 應納入紀錄, 報校長或其授權人員決定之一開標比價議價決標辦理完畢後, 相關人員均應於紀錄簽名後併同有關文件, 送監辦人員辦理書面審核監辦二監辦事項 : 開標比價議價決標符合採購法規定之程序 ( 同實地監辦作業 ) 三監辦人員辦理書面審核監辦後, 應於紀錄上載明書面審核監辦字樣並簽名 ( 不包括廠商標單及底價單 ) 二驗收監辦 ( 一 ) 公告金額 ( 含, 工程財務及勞務採購均為新台幣 100 萬元 ) 以上案件之監辦 1. 接獲驗收監辦通知通知時一登錄驗收日期並確認案件內容及金額二依機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法 ( 以下簡稱主會計監辦辦法 ) 辦理監辦三監辦方式之研擬 : 1 實地監視 : 簽章送回採購單位 2 書面審核監辦 : 擬採書面審核監辦, 應於通知監辦單中敘明本案擬採書面審核監辦, 請相關紀錄由各相關人員均簽名後再併同有關文件 ( 係指有助於監辦人員依監辦採購辦法第 3 條第 1 項, 監視機關辦理開標等符合政府採購法規定程序之文件 ) 送監辦人員, 並經校長或授權人員核准 3. 不派員監辦 : 下列情形, 於通知監辦單中簽註適用之主會計監辦辦法條項款, 經校長或授權人員核准者, 得不派員監辦 : (1) 查核金額以上之採購, 上級機關已派員監辦者 ( 主會計監辦辦法第 5 條第 2 款 ) (2) 依政府採購法第 40 條規定洽由其他具有專業能力之機關代辦之採購, 已洽請代辦機關之類似單位代辦監辦者 ( 主會計監辦辦法第 5 條第 3 款 ) (3) 以書面或電子化方式進行開標比價議價決標及驗收程序, 而以會簽主 ( 會 ) 計及有關單位方式處理者 ( 主會計監辦辦法第 5 條第 4 款 ) (4) 另有重要公務需處理, 致無人員可共分派者 ( 主會計監辦辦法第 5 條第 5 款 ) (5) 因不可預見之突發事故, 確無法監辦者 ( 主會計監辦辦法第 5 條第 8 款 ) (6) 即買即用或自供應至使用之期間甚為短暫, 實地監辦驗收有困難者 ( 主會計監辦辦法第 5 條第 10 款 ) (7) 辦理分批或部分驗收, 其驗收金額未達公告金 91

93 2. 實地監辦驗收辦理日 3 書面監辦驗收辦理日國立體育大學主計室標準作業手冊額者 ( 主會計監辦辦法第 5 條第 11 款 ) (8) 經政府機關或公正第三人查驗, 並有相關規格品質數量之證明文書供驗收者 ( 主會計監辦辦法第 5 條第 12 款 ) 四下列情形, 必須辦理監辦 ( 採購單位應於監辦通知單中敘明 ): 1. 廠商提出異議或申訴者 2. 廠商申請調解提付仲裁或提起訴訟者 3. 經採購稽核小組或工程施工小組認定採購有重大異常者一準時赴驗收現場二監辦事項 : 驗收符合採購法規定之程序 (1) 查核金額以上採購之驗收, 報請上級機關派員監辦 (2) 驗收地點與圖說相符 (3) 驗收時, 主驗人員為校長或其授權人指派, 有無通知接管單位或使用單位會驗 (4) 會同監驗人員及相關人員到齊 (5) 驗收人員有無抽查驗核有關文件紀錄資料與契約規定相符手續完備如有不妥或不全者, 有無要求監造單位或承包商澄清或補正 (6) 驗收人員有無核對交貨數量與契約規定相符 (7) 驗收人員技術人員試驗或檢驗後之報告, 合格 (8) 驗收不合格者, 主驗人作出合理處置並要求限期改善 (9) 辦理驗收或部分驗收時, 依規定製作紀錄, 並會同簽認 (10) 驗收結果與規定不符採減價收受者, 其在查核金額以上之採購, 報經上級機關核准 (11) 驗收完畢後, 所製作之結算驗收證明書與驗收紀錄相符 ; 主驗會驗人員分別簽認確認相符後, 監驗人員應於結算驗收證明書適當位置簽名或蓋章三完成監辦後, 應於紀錄簽名, 並得於各相關人員均簽名後為之並注意, 若監辦人員當場提出意見, 惟主持人不接受者, 應納入紀錄, 報校長或其授權人員決定之一驗收辦理完畢後, 相關人員均應於紀錄簽名後併同有關文件, 送監辦人員辦理書面審核監辦二監辦事項 : 驗收符合採購法規定之程序 ( 同實地監辦作業 ) 三監辦人員辦理書面審核監辦後, 應於紀錄上載明書面審核監辦字樣並簽名 ( 二 ) 工程財務及勞務採購新台幣 100 萬元以下案件之監辦 1. 接獲驗收監辦通知通知時一登錄驗收日期並確認案件內容及金額二依中央機關未達公告金額採購監辦辦法 ( 以下簡稱監辦辦法 ) 辦理監辦三監辦方式之研擬 : 1 實地監視 : 簽章送回採購單位 2 書面審核監辦 : 擬採書面審核監辦, 應於通知監辦單中敘明本案擬採書面審核監辦, 請相關紀錄由各相關人員均簽名後再併同有關文件 ( 係指有助於監辦人員依監辦採購辦法第 3 條第 1 項, 監視機關辦理開標等符合政府採購法規定程序之文件 ) 送監辦人員後, 送回採購單位 3. 不派員監辦 92

94 2. 實地監辦驗收辦理日 3 書面監辦驗收辦理日國立體育大學主計室標準作業手冊四下列情形, 於通知監辦單中簽註適用之間辦辦法條項款, 逕送回採購單位, 不派員監辦 : (1) 公告金額 10 分之 1 以下 ( 即 10 萬元以下 ) 之採購, 採購單位通知監辦時, 得不派員監辦 ( 監辦辦法第 5 條 ) (2) 地區偏遠 ( 監辦辦法第 3 條第 1 款 ) (3) 依政府採購法第 40 條規定洽由其他具有專業能力之機關代辦 ( 監辦辦法第 3 條第 5 款 ) (4) 利用共同供應契約辦理之採購 ( 監辦辦法第 3 條第 6 款 ) (5) 以會議審查方式辦理勞務採購驗收者 ( 監辦辦法第 3 條第 7 款 ) (6) 以書面或電子化方式進行開標比價議價決標及驗收程序, 而以會簽主 ( 會 ) 計及有關單位方式處理者 ( 監辦辦法第 3 條第 8 款 ) (7) 即買即用或自供應至使用之期間甚為短暫, 實地監辦驗收有困難者 ( 監辦辦法第 3 條第 10 款 ) (8) 辦理分批或部分驗收, 其驗收金額未達公告金額十分之一者 ( 監辦辦法第 3 條第 11 款 ) (9) 經政府機關或公正第三人查驗, 並有相關規格品質數量之證明文書供驗收者 ( 監辦辦法第 3 條第 12 款 ) (10) 因不可預見之突發事故, 確無法監辦者 ( 監辦辦法第 3 條第 14 款 ) 四下列情形, 必須辦理監辦 ( 採購單位應於採購監辦通知單中敘明 ): 1. 廠商提出異議而機關未接受其異議者 2. 廠商申請調解提付仲裁或提起訴訟尚未解決者 3. 經採購稽核小組或工程施工小組認定採購有重大異常者 4. 其他經主管機關認定者一準時赴驗收現場二監辦事項 : 驗收符合採購法規定之程序 (1) 驗收地點與圖說相符 (2) 驗收時, 主驗人員為校長或其授權人指派, 有無通知接管單位或使用單位會驗 (3) 會同監驗人員及相關人員到齊 (4) 驗收人員有無抽查驗核有關文件紀錄資料與契約規定相符手續完備如有不妥或不全者, 有無要求監造單位或承包商澄清或補正 (5) 驗收人員有無核對交貨數量與契約規定相符 (6) 驗收人員技術人員試驗或檢驗後之報告, 合格 (7) 驗收不合格者, 主驗人作出合理處置並要求限期改善 (8) 辦理驗收或部分驗收時, 依規定製作紀錄, 並會同簽認 (9) 驗收完畢後, 所製作之結算驗收證明書與驗收紀錄相符 ; 主驗會驗人員分別簽認確認相符後, 監驗人員應於結算驗收證明書適當位置簽名或蓋章三完成監辦後, 應於紀錄簽名, 並得於各相關人員均簽名後為之並注意, 若監辦人員當場提出意見, 惟主持人不接受者, 應納入紀錄, 報校長或其授權人員決定之一驗收辦理完畢後, 相關人員均應於紀錄簽名後併同有關文件, 送監辦人員辦理書面審核監辦 93

95 三財物檢核及監盤 ( 一 ) 財物檢核 1. 物品檢核每半年至少一次 2. 財產檢核每年至少一次 ( 二 ) 財物盤點 1. 物品監盤配合財產保管單位每年 6.12 月 2 次 2. 財產監盤配合財產保管單位國立體育大學主計室標準作業手冊二監辦事項 : 驗收符合採購法規定之程序 ( 同實地監辦作業 ) 三監辦人員辦理書面審核監辦後, 應於紀錄上載明書面審核監辦字樣並簽名一檢核小組 : 事務政風會計檢核或稽核等相關單位 ( 由事務組發動 ) 二檢核要項 : 1. 各類非消耗品之使用期限, 有無詳細規定 2. 物品採購作業, 依規定辦理請購並經核准, 採購依政府採購法規辦理 3. 物品驗收, 依照規定手續辦理 4. 庫存物品, 帳物相符 5. 庫存物品分類, 放置整齊 6. 物品之核發, 按照領用標準及程序, 切實執行 7. 物品登記, 切實 8. 物品儲藏適當處所 9. 廢品依規定辦理一檢核小組 : 由財產管理單位主管擔任召集人二檢核要項 : 1. 經管之財產依規定辦理登記或確定其權屬及其管理使用及收益符合規定 2. 財產帳卡依照國有財產產籍管理作業要點規定設置 3. 財產價值之登記有無依國有財產產籍管理作業要點第七點規定計價標準辦理 4. 經管之財產依規定定期實施盤點, 並作成紀錄 5. 對盤點發現帳務不符 ( 有帳無物有物無帳 ) 等缺失, 有無追蹤處理 6. 經管之不動產有無用途廢止或被占用情形及其後續處理計畫 7. 經管之國有珍貴動產不動產有無依中央政府各機關珍貴動產不動產管理要點規定管理 8. 提供使用之財產, 訂立契約, 依約行事, 並辦理點交 9. 機關首長主管人員或保管財產人員異動時, 對於財產之交接, 依公務人員交代條例規定辦理, 並按照財產管理單位之財產紀錄列冊點交 10. 員工離職時, 已將保管或使用之財產全數交還 11. 財產之保養狀況, 依期檢查, 損壞之財產及時整修或報廢 12. 舊廢不用之財產, 及時處置或利用 13. 報廢財產之變賣, 依照各機關奉准報廢財產變賣及估價作業程序規定辦理 14. 財產報告與會計之財產帳目相符並按時造送 15. 其他由各管理機關自行訂定之應注意事項監視盤點人員確實進行物品盤點並作成盤點紀錄 1. 監視盤點人員確實進行財產盤點並作成盤點紀錄 2. 財產盤點應注意事項 : (1) 盤點人員於盤點紀錄註明盤點日期及結果 (2) 如有毀損即查明原因 ( 其由於保管或使用者 94

96 3. 軟體監盤配合財產管理單位國立體育大學主計室標準作業手冊之過失所致者, 保管或使用人應負賠償責任, 其因意外事故或為正常自然毀損者, 應依照規定手續報廢或報損 ) (3) 如有盤盈或盤虧情事, 查明原因, 並按照規定補為財產增減之登記監視盤點人員確實進行軟體盤點並作成盤點紀錄 95

97 10-2 會計人員監辦採購案件流程圖開始監辦通知單登錄並查明案件內容金額並判斷監辦方式監辦辦理方式不派員監辦實地監辦書面審核監辦通知單簽註適用之相關規定 : 1. 公告金額以上簽請校長或授權代權人核准後送採購單位 2. 公告金額以下金額逕送採購單位採購單位單知單送採購單位準時赴採購現場並依監辦注意事項確實辦理監辦業務通知單簽註本案擬採書面審核監辦, 請相關紀錄由各相關人員均簽名後再併同有關文件送監辦人員監辦 : 1. 公告金額以上簽請校長或授權代權人核准後送採購單位 2. 公告金額以下金額逕送採購單位採購單位辦理開標比價議價決標驗收辦理開標比價議價決標驗收結束開標比價議價決標驗收紀錄及相關文件送監辦人員監辦, 監辦人員監辦完畢於紀錄上簽名並載明書面審核監辦 96

98 10-3( 附錄 ) 主計室監標人員注意事項程序表各機關會計人員開標決標時請攜帶政府採購法令資料並應注意符合政府採購法規定之程序接獲開標通知單準備事項監標內容符合不符備註有準備投標須知招標公告或上網資料 1 限制性招標不適用 ( 公告日期請登載於開標紀錄 ) 2 開標依招標文件之時間及地點 3 開標之主持人為機關首長指派採購法施行細則第 50 條底價已訂定及密封 ( 注意如有很多底價封 4 時之處理 ) 開標前請翻閱採購簽案, 了解來龍去脈 1 廠商之標封註明廠商資料或蓋章 2 廠商為拒絕往來廠商 ( 資料常更新, 請業務單位務必上網查詢 ) 開標時注意事項 3 4 廠商為提供規劃設計或政府採購法施行細則第三十八條規定之廠商或政黨及相關企業廠商廠商家數依機關辦理採購之廠商家數規定一覽表規定廠商聲明書限制性招標不適用 5 採購單位有無依招標公告規定審查廠商資格投標文件限制性招標不適用 6 廠商資格不符者開標紀錄註明不符合那一項招標文件及政府採購法條文之規定 7 有無敘明廠商資格審查結果及簽章限制性招標不適用 1 決標方式依照公告或核准方式辦理 ( 最低標或最有利標 ) 採購法第 52 條決標時注意事項 2 底價只有訂一次並在核定發包數以內 3 平底價不須洽廠商再減價採購法施行細則第 69 條 4 比減價程序為優先減價一次比減價三次採購法第 53 條第 1 項如標價偏低, 認為會降低品質而要求限期提出 5 說明或擔保則不得宣布決標採購法第 58 條超底價決標確有緊急情事並在規定百分 6 比以內 (8%, 查核金額以上 4%) 採購法第 53 條第 2 項 97

99 7 國立體育大學主計室標準作業手冊有評選程序者開標紀錄依據評選委員會會議紀錄辦理評選案專用 ( 依評選委員會審議規則第 11 條 ) 8 標單經審查後簽章 9 決標依規定製作紀錄, 並會同簽認廢標 1 投標價若超過底價而宣布廢標, 將原底價密封回去並由主持人及監標人簽名監標人員務必當場請紀錄填完, 並經其他人員簽章後才簽章 98

100 10-4( 附錄 ) 採購法有關主 ( 會 ) 計人員監辦應行注意事項採購案會簽事項之審核 : ( 一 ) 申請採購事項有無預算及與所定用途符合, 金額在預算範圍內 ( 內部審核處理準則第二四條會計法第一條 ) ( 二 ) 採購事項為採購法所訂適用範圍 ( 採購法第二七條 ) 註 : 行政院公共工程委員會八八. 一. 七工程企字第八八一五七五號函 : 僱工部分, 如係依人事法規辦理者, 不適用本法 ( 三 ) 採購案簽辦招標方式係屬於何種方式, 應先確認再按個別招標方式之相關規定予以審核, 符合採購法相關條文規定 ( 採購法一八一九二二一二二條 ) ( 四 ) 辦理採購人員於不違反政府採購法規定之範圍內, 得基於公共利益採購效益或專業判斷之考量, 為適當之採購決定, 為政府採購法第六條第三項所明訂, 故採購人員依上述規定所為之採購決定, 會計人員應予尊重 ( 五 ) 會計人員對於招標方式如有不同意見, 得於會辦時, 提供意見供決策之參考 ( 六 ) 瞭解採購法所規定之查核金額公告金額小額採購金額等之數額之相關規定以作為審核參據 ( 採購法第一二一三四七條 ) ( 七 ) 採購案附有契約草案者應注意其所載條款要項有依採購法第六十三條第一項所訂採購契約要項規定條件擬訂 ( 八 ) 機關不得意圖規避採購法之適用, 分批辦理公告金額以上之採購, 其有分批辦理之必要者應經上級機關核准 ( 採購法第一四條 ) ( 九 ) 採最有利標決標之案件, 應先報經上級機關核准 ( 採購法第五六條 ) 99

101 二監辦原則與權責事項 : ( 一 ) 公告金額以上之採購案件, 經採購單位通知會計單位會同監辦時, 會計單位, 除有特殊情形外, 應依監辦規定派員 ( 採購法第一三條 ) ( 二 ) 有關底價之訂定, 應依採購法第四六條及採購法施行細則第五三條規定辦理, 會計人員不應參與 ( 監辦辦法第四條 ) ( 三 ) 涉及資格規格商業條款決標條件及驗收方法等採購之實質或技術事項不包括在監辦範圍 ( 監辦辦法第四條 ) ( 四 ) 公告金額以上之採購案件, 採書面審核監辦者應簽報機關首長或其授權人核准後為之 ( 監辦辦法第四條 ) ( 五 ) 查核金額以上採購之開標比價議價決標及驗收, 上級機關已派員實地監辦者, 採購機關之監辦人員得不派員監辦 ( 監辦辦法第五條 ) ( 六 ) 公告金額以上採購案, 符合機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法第五條規定者得不派員監辦, 但符合第六條規定者仍應派員監辦 ( 七 ) 監辦人員於完成監辦後, 應於紀錄 ( 開標比價議價決標及驗收 ) 簽署, 並得於各相關人員均簽署後為之 ; 屬書面審核監辦者, 紀錄應由各相關人員均簽署後再併同相關文件送監辦人員, 監辦人員應於紀錄上附註書面審核監辦字樣 ( 監辦辦法第七條 ) ( 八 ) 公告金額以上採購案無監辦者, 紀錄應載明其符合監辦辦法第五條規定之特殊情形 ( 監辦辦法第七條 ) ( 九 ) 採購案之承辦人員不得為該採購案之監辦人員 ( 監辦辦法第八條 ) ( 十 ) 未達公告金額採購案, 依中央機關未達公告金額採購監辦辦法第二條規定 ( 不通知不監辦 ): 除有特殊情形者外, 採購 100

102 單位應通知主 ( 會 ) 計或有關單位派員監辦 ; 符合第三條規定者得不派員監辦, 但符合第四條規定者仍應派員監辦 : 監辦之實施採書面方式或依第三條規定不派員監辦者, 免經機關首長或授權人員核准 ( 監辦方式, 得選擇 1. 實地 2. 書面 3. 混合 ; 方式選擇由會計單位決定 ) ( 十一 ) 依採購法第四條之規定洽由其他具有專業能力機關代辦者, 其監辦規定可依施行細則第四二條之規定辦理 ( 委託法人或團體代辦時得準用 ) ( 十二 ) 法人或團體接受機關補助辦理採購, 其個別採購案補助金額占採購金額半數以上, 且補助金額在公告金額以上者, 適用採購法之規定 ( 採購法第四條 ) ( 十三 ) 會計人員擔任監辦人員, 對採購負有監督之職責, 不宜擔任採購委員會或興建委員會之委員 ( 行政院主計總處台八十八處會字第八七二號函 ) 三監標事項 : ( 一 ) 確認採購案核准之招標方式, 並詳閱招標文件內有關招商決標規定 ( 採購法第一八條 ) ( 二 ) 屬公開招標者 : 1. 有無刊登政府採購公報, 並公開於資訊網路 ( 採購法第二七條 ) 2. 採分段開標除第一階段應公告外, 後續階段之邀標, 得免予公告 ( 採購法第四二條 ) 3. 公告日或邀標日起至截止投標日止之等標期依招標期限標準辦理, 其第二次招之等標期依第四八條第二項規定得予縮短 ( 採購法第二八四八條 ) 4. 辦理查核金額以上採購之招標, 有無於等標期或截止件日五日前檢送採購預算資料招標文件及相關文件, 報請上級機 101

103 關派員監辦上級機關未派員監辦者, 有無事先通知機關自行依法辦理 ( 採購法第一二條施行細則第七一條 ) 5. 廠商之投標文件, 密封, 並於投標截止期限前, 以郵遞或專人送達招標機關或其指定之場所 ; 招標文件中有規定允許廠商於開標前補正文件或替代方案者, 始得准予補正 ( 採購法第三三三五條 ) 6. 招標底價除招標機關決定於招標文件公告外, 於開標前訂定至決標前密封應予瞭解 ( 採購法第三四四六條 ) 7. 符合採購法第四七之規定者免訂底價 8. 廠商對招標文件內容有疑義者, 應於招標文件規定之日期前, 以書面向招標機關請求釋疑, 不得於開標時提出 ( 採購法第四一條施行細則第四三 ) 9. 決標廠商家數規定 :( 公共工程委員會 ( 八八 ) 工程企字第八八九七七號函 ) (1) 第一次開標要有三家以上合格廠商投標, 即應開標, 所稱三家以上合格廠商投標之定義, 詳採購法施行細則第五五條規定, 另施行細則第二九條第二項規定 : 信封上或容器外應標示廠商名稱及地址, 故未標示者不視為一個標案 ( 採購法第四八條 ) (2) 第二次以後開標不論金額大小廠家多少均得開標 10. 未達公告金額之採購, 其金額逾公告金額十分之一者, 除第二十二條第一項各款情形外, 仍應公開取得三家以上廠商之書面報價或企劃書 ( 採購法第四九條 ) 11. 有採購法第四八五十條所列不予開標或決標事項者, 應按規定處理 12. 有無按招標文件中所訂之決標方式決標 ( 採購法第五二條 ) 13. 開標後其有低於底價或評審委員會建議金額或可評定最有 102

104 利標者, 應即決標 ( 公共工程委員會 ( 八八 ) 工程企字第八八九七七號函釋 ) 14. 公開招標之分段招標或分段開標, 其第二階段以後之投標及開標無廠商家數限制 ( 公共工程委員 ( 八八 ) 工程企字第八八九七七號函釋 ) 15. 公開招標廢標後依原招標文件重新辦理開標, 廠商家數準用採購法第四八條第二項關於第二次招標之規定 ( 施行細則第五六條 ) 16. 合於招標文件規定之投標廠商之最低標價超過底價時, 得洽該最低標廠商減價一次 ; 減價結果仍超過底價時, 得由所有合於招標文件規定之投標廠商重新比減價格, 比減價格不得逾三次前項辦理結果, 最低價仍超過底價而不逾預算數額, 機關確有緊急情事需決標時, 應經原底價核定人或其授權人員核准, 且不得超過底價百分之八但查核金額以上之採購, 超過底價百分之四者, 應先報經上級機關核准後決標 ( 採購法第五三條 ) 17. 決標依第五十二條第一項第二款規定辦理者, 合於招標文件規定之最低標價逾評審員會建議之金額或預算金額時, 得洽該最低標廠商減價一次減價結果仍逾越上開金額時, 得由所有合於招標文件規定之投標廠商重新比減價格機關得就重新比減價格之次數予以限制, 比減價格不得逾三次, 辦理結果, 最低標價仍逾越上開金額時, 應予廢標 ( 採購法第五四條 ) 18. 機關辦理以最低標決標之採購, 經報上級機關核准, 並於招標公告及招標文件內預告者, 得於依前二條規定無法決標時, 採行協商措施, 協商時應依採購法第五七條規定辦理 ( 採購法第五五條 ) 103

105 19. 機關辦理採購採最低標決標時, 如認為最低標廠商之總標價或部分標價偏低, 顯不合理, 有降低品質不能誠信履約之虞或其他特殊情形, 得限期通知該廠商提出說明或擔保廠商未於機關通知期限內提出合理之說明或擔保者, 得不決標予該廠商, 並以次低標廠商為最低標廠商 ( 採購法第五八條 ) 20. 招標文件中規定廠商須繳納押標金者, 有無繳納, 且符合招標文件所列種類額度繳退及終止方式 ( 採購法第三條 ) ( 三 ) 屬選擇性招標者 : 1. 有無建立合格廠商名單, 並將資格審查公告刊登於政府採購公報, 且公開於資訊網路 ( 採購法第二一二七條 ) 2. 公告日或邀標日起至截止投標日止之等標期有無依招標期限標準辦理 ( 採購法第二八四八條 ) 3. 辦理查核金額以上採購之招標, 有無於等標期或截止收件日五日前檢送採購預算資料招標文件及相關文件, 報請上級機關派員監辦上級機關未派員監辦者, 有無事先通知機關自行依法辦理 ( 採購法第一二條施行細則第七一條 ) 4. 廠商之投標文件, 密封, 並於投標截止期限前, 以郵遞或專人送達招標機關或其指定之場所 ; 招標文件中有規定允許廠商於開標前補正文件或替代方案者, 始得准予補正 ( 採購法第三三三五條 ) 5. 招標底價除招標機關決定於招標文件公告外, 於資格審查後之下一階段開標前訂定, 決標前保密, 並密封 ( 採購法第三四四六條 ) 6. 符合採購法第四七條之規定者免訂底價 7. 廠商對招標文件內容有疑義者, 應於招標文件規定之日期前以書面向招標機關請求釋疑, 不得於開標時提出 ( 採購法第四一條施行細則第四三條 ) 104

106 8. 採分段開標, 除第一階段應公告外, 後續階段之邀標得免予公告 ( 採購法第四二條 ) 9. 選擇性招標之分段投標或分段開標, 第二階段以後之投標及開標, 無廠商家數限制 ( 公共工程委員會 ( 八八 ) 工程企字第八八九七七號函釋 ) 10. 選擇性招標廢標後依原招標文件重新辦理開標廠商家數, 準用採購法第四八條第二項關於第二次招標之規定 ( 施行細則第五六條 ) 11. 選擇性招標方式為特定個案辦理之資格標, 僅一家廠商提出資格文件亦得開標資格審查後, 應邀請所有符合資格之廠商投標 ( 公共工程委員會 ( 八八 ) 工程企字第八八九七七號函釋 ) 12. 經常性採購, 為建立合格廠商名單辦理選擇性招標之資格審查, 須有六家以上廠商提出資格文件方得辦理資格合格廠商未達六家時, 不得建立名單, 名單建立後依施行細則第二一條第二項之規定辦理邀商 13. 為特定個案辦理選擇性招標, 應於辦理廠商資格審查後邀請所有符合資格之廠商投標 ( 施行細則第二一條 ) 14. 合於招標文件規定之投標廠商之最低標價超過底價時, 得洽該最低標廠商減價一次 ; 減價結果仍超過底價時, 得由所有合於招標文件規定之招標廠商重新比減價格, 比減價格不得逾三次前項辦理結果, 最低價仍超過底價而不逾預算數額, 機關確有緊急情事情事需決標時, 應經原底價核定人或其授權人員核准, 且不得超過底價百分之八但查核金額以上採購, 超過底價百分之四者, 應先報經上級機關核准後決標 ( 採購法第五三條 ) 15. 決標依第五十二條第一項第二款規定辦理者, 合於招標文件 105

107 規定之最低價逾評審委員會建議之金額或預算金額時, 得洽該最低標廠商減價一次減價結果仍逾越上開金額時, 得由所有合於招標文件規定之投標廠商重新比減價機關得就重新比減價格之次數予以限制, 比減價格不得逾三次, 辦理結果, 最低標價仍逾越上開金額時, 應予廢標 ( 採購法第五四條 ) 16. 機關辦理以最低標決標之採購, 經報上級機關核准, 並於招標公告及招標文件內預告者, 得於依前二條規定無法決標時, 採行協商措施, 協商時應依採購法第五七條規定辦理 ( 採購法第五五條 ) 17. 招標文件中規定廠商須繳納押標金者, 有無繳納, 且符合招標文件所列種類額度繳退及終止方式 ( 採購法第三條 ) ( 四 ) 屬限制性之招標者 : 1. 可不經公告程序, 邀請二家以上廠商比價或僅邀請一家廠商議價, 有二家廠商投標即得比價, 僅有一家廠商投標者, 得當場改為議價辦理 ( 採購法第一八條施行細則第一九條 ) 2. 以議價方式辦理之採購得免收押標金 ( 採購法第三條 ) 3. 採購底價應於議價或比價前定之 ( 採購法第四六條 ) ( 五 ) 機關辦理查核金額以上採購之決標, 其決標不與開標比價議價合併辦理者, 應於預定決標日三日前, 檢送審標結果, 報請上級機關派員監辦, 並應於決標前當場確認審標結果, 並列入紀錄 ( 細則第八條 ) ( 六 ) 決標及廢標有無依施行細則第六八條規定事項作成紀錄 ( 七 ) 監辦人員對於開標比價議價決標程序如有不符合採購法規定程序, 而提出意見時, 主持人不接受, 應納入紀錄, 報機關首長或其授權人決定之 ( 施行細則第一一條 ) ( 八 ) 監標人員其工作事項為監視開標程序 ( 細則第五條 ) 106

108 ( 九 ) 辦理開標時應依採購法施行細則第五一條所列事項作成紀錄, 並由開監標人員會同簽認, 廢標時亦同 ( 會計人員僅於紀錄中簽署, 不應於審標文件中簽名 ) 四監驗事項 : ( 一 ) 監驗人員其工作事項為監視驗收程序 ( 施行細則第九一條 ) ( 二 ) 監視驗收程序包括如下 : 1. 驗收時機關首長或其授權人員有無指派適當人員主驗並通知接管單位或使用單位會驗, 承辦採購單位人員不得為所辦採購之主驗人或材料之檢驗人 ( 採購法第七一條 ) 2. 查核金額以上之案件, 有無於驗收日五日前, 檢送相關文件報送上級機關派員監辦, 上級機關未派員監辦者, 有無事先通知機關自行依法辦理 ( 採購法第一二條, 細則九一條 ) 3. 應請主持驗收人員提供驗收程序, 監視有無依規定程序抽查驗核廠商履約結果有無與契約圖說或貨樣規定不符, 不符時主持人有無做處置 ( 細則第九一條第一項 ) 4. 法令或契約載有驗收時應辦理丈量檢驗或試驗之方法程序或標準者, 應依其規定辦理 ( 細則第九一條第四項 ) 5. 辦理驗收有無製作紀錄記載採購法施行細則第九六條所列應記載事項, 並由辦理驗收人員會同簽認, 有監驗人員或有得標廠商代表參加者, 亦應會同簽認 ( 三 ) 驗收時應製作紀錄, 由參加人員會同簽認, 若有不符者, 應限期改善或重作 1. 若不符部分非屬重要, 而其他部分能先行使用, 並經機關檢討認為確有先行使用之必要者, 經首長核准, 就其他部分辦理驗收, 並支付部分價金其所支付部分價金以支付該部分驗收項目者為限, 並得視不符部分之情形酌予保留 ( 採購法七二條細則九八條 ) 107

109 2. 不符部分, 不妨礙安全及使用需求, 亦無減少通常效用或契約預定效用, 經機關檢討不必拆換或拆換確有困難者, 得於必要時減價收受其減價計算方式依契約規定, 契約未規定者, 得就其不符項目, 依契約價金市價額外費用所受損害或懲罰性違約金等, 計算減價金額, 查核金額以上之採購應先報上級機關核准, 未達查核金額者, 應經首長或其授權人核准 ( 採購法七二條細則九八條 ) ( 四 ) 有部分先行使用之必要或已履約之部分有減損滅失之虞者, 應先就該部分辦理驗收或分段查驗供驗收之用, 並得就該部分支付價金及起算保固期間 ( 細則九九條 ) ( 五 ) 驗收人員對工程財物隱蔽部分, 於必要時得拆驗或化驗拆驗費用之負擔依契約規定, 未規定者, 拆驗結果與契約不符時由廠商負擔, 與契約規定相符者由機關負擔 ( 細則一條 ) ( 六 ) 驗收完畢後十五日內需填具結算驗收證明書其他類似文件, 並由驗收及監驗人員於結算驗收證明書分別簽認但有特殊情形必須延期者, 應經首長或其授權人核准 ( 採購法七三條, 細則一一條 ) 五其他相關參考事項 : ( 一 ) 何謂主管機關上級機關?( 採購法第九條細則第五條 ) ( 二 ) 採購法第二十二條第二項所訂之相關子法 ( 三 ) 何謂統包共同投標特殊或巨額採購?( 採購法第二四二五三六條 ) ( 四 ) 採購法第五十六條所訂最有利標評選辦法 ( 五 ) 會計法第四章規定之內部審核 ( 六 ) 有關採購法訂定之巨額查核公告小額採購金額如下 : 1. 巨額採購 : 工程採購為新臺幣二億元, 財物採購為新臺幣一億元, 勞務採購為新臺幣二千萬元 108

110 2. 查核金額 : 工程及財物採購為新臺幣五千萬元, 勞務採購為新臺幣一千萬元 3. 公告金額 : 工程財物及勞務採購為新臺幣一百萬元 4. 小額採購 : 為新臺幣十萬元以下之採購 109

111 拾壹主計室財物管理業務作業範圍辦理期作業項目間一財產 ( 含電腦軟體 ) 管理隨時一財產 ( 含電腦軟體 ) 管理二物品管理三財產 ( 含電腦軟體 ) 失竊處理四物品失竊處理五財產 ( 含電腦軟體 ) 報廢作業六物品報廢作業辦理及注意事項 1. 財產 : 依財物標準分類, 係指金額超過一萬元以上且使用年限在兩年以上之設備 2. 財產購置或移入應確實點收 ; 財產卡應妥適保管收存 3. 隨時查對財產數量及注意其使用狀況及養護情形 4. 每月至少一次核對財產卡與園管組財物查詢系統本室保管財產相同 5. 使用中之財產, 應善盡保管之責, 未經核准, 不得私自移轉或借撥 6. 主任及經管人異動時, 經管之財產應於一週內辦妥移交 7. 財產移轉應填寫財產轉移單 8. 園管組辦理主計室財產盤點時, 應配合協助盤點事宜二物品管理隨時 1 物品 : 依財物標準分類, 係指非屬金額超過一萬元以上且使用年限在兩年以上之設備用品 2. 物品購置或移入應確實點收 3. 每月至少一次上本校園管組財物查詢系統列印清冊並注意與本室保管物品相同 5. 使用中之物品, 應善盡保管責任, 妥慎保管, 未經核准, 不得私自移轉或借撥 6. 保管人員調離職務時, 應將經管物品及簿籍單證盤點交清 7. 園管組辦理主計室物品盤點時, 應配合協助盤點事宜三財產 ( 含電腦軟體 ) 失竊處理失竊時 1. 失竊後之處理 : (1) 失竊後應即通報本校駐衛警隊或園管組, 並取得派出所出具之失竊證明 (2) 陳報失竊報告, 其內容為 : Ⅰ. 發生時間地點 Ⅱ. 財物損失情形 Ⅲ. 現場狀況 ( 含照片 ) Ⅳ. 現場安全措施 Ⅴ. 經管人員所負責任 Ⅵ. 改善之道 (3) 填寫失竊財物清單, 其內容為 : Ⅰ. 財物編號 Ⅱ. 財物名稱 Ⅲ. 數量 Ⅳ. 原存置地點 2. 財物無故損壞遺失, 其賠償標準 : (1) 未達法定使用年限 ( 不含最後一年 ) 以平均折舊法計算 110

112 (2) 達法定使用年限最後一年以上尚未奉准報廢前, 賠償金額為原價 ( 實際使用年數 + 1) (3) 經奉准報廢, 尚未出售前遺失或毀損時, 賠償金額為報廢時估定之殘值 ( 遺失時之市價報廢時之市價 ) 四物品失竊處理失竊時同財產 ( 含電腦軟體 ) 失竊處理六財產 ( 含電腦軟體 ) 報廢作業報廢時 1. 各類財產之減損及報廢之處理程序 : (1) 所保管之器材, 如使用超過核定年限而損壞, 致不堪使用應辦理報廢 (2) 在本校權責範圍內之減損報廢須填寫財產報廢單一式三份經校長核定後連同廢品, 交由園管組簽收作為註銷帳務之依據 (3) 超出本校權責範圍之減損報廢需先行簽准後交由園管組另填財產毀損報廢單三份 ( 副本連同附件抄送審計部 ) 陳教育部核定或核轉審計部同意後, 再行按照上項規定辦理註銷帳務責任 (4) 核准報廢之廢品, 應由財物管理人攜帶財產卡財產報廢單陪同運送至庫房點交予園管組人員簽收 ; 體積龐大之廢品可暫置原處, 由園管組人員於財產減損單上註明, 配合得標廢料商前往運載 2. 財產並非到達年限即可報廢, 需實際不可利用且繳交報廢品後始可除帳 3. 各機關財物報廢分級核定金額表如下 : 各機關財物報廢分級核定金額表中華民國 97 年 4 月 1 日院授主會字第 A 號函修訂依使用年限劃分超過使用年限必須報廢未達使用年限必須報廢備註 111 依一定金額百分比劃分未達 50% 50% 以上 ~ 未達 100 % 核定權責劃分審計機關主管機關經管機關核定核定擬辦 100% 以上審核核定擬辦無金額之審核核定擬辦分級 1. 一定金額訂為新臺幣 3,000 萬元 2. 財產及物品之分類原則及使用年限, 依行政院訂頒財物標準分類及相關規定 3. 金額以每件入帳原值為準 4. 未達使用年限須報廢之財產 ( 每件以未達一定金額三十分之一者為限 ) 或物品, 得於半年內以彙案批次方式辦理 5. 主管機關指總統府國家安全會議中央五院及院屬各部會行處局署省政府省諮議會直轄市政府縣 ( 市 ) 政府及議會鄉 ( 鎮市 ) 公所及鄉 ( 鎮市 ) 民代表會 6. 國防部所屬單位之經管機關指各總 ( 司令 ) 部軍備局總政治作戰局及經國防部指定之單位或戰區司令部 ( 戰時依國防部所訂規定辦理注意事項 : 1. 報廢之財物應迅依據財產管理手冊及物品管理手冊之相關規定, 妥為處理, 其變賣所得價款應依相關規定解庫, 不得有故意報廢堪用且未達使用年限之財物或遲延辦理報廢手續等情事

113 2. 經管現金票據證券財物或其他資產, 如有遺失毀損或其他意外事故而致損失之報損報毀案件, 除個別特殊事項, 徵得審計機關同意者外, 不得依據本表之程序辦理, 應依照審計法施行細則第四十一條之規定加予切實調查, 並檢具處理意見轉請審計機關審核五物品報廢作業報廢時 1. 物品之減損及報廢之處理程序 : (1) 所保管之器材, 如使用超過核定年限而損壞, 致不堪使用應辦理報廢 (2) 填寫物品報廢單一式三份經校長核定後連同廢品, 交由園管組簽收作為註銷帳務之依據 (3) 本校權責範圍之減損報廢需先行簽准後交由園管組另填財產毀損報廢單三份 ( 副本連同附件抄送審計部 ) 陳教育部核定或核轉審計部同意後, 再行按照上項規定辦理註銷帳務責任 (4) 核准報廢之廢品, 應由財物管理人攜帶物品卡物品報廢單陪同運送至庫房點交予園管組人員簽收 ; 體積龐大之廢品可暫置原處, 由園管組人員於物品減損單上註明, 配合得標廢料商前往運載 2. 物品並非到達年限即可報廢, 需實際不可利用且繳交報廢品後始可除帳 3. 各機關財物報廢分級核定金額表如財產 ( 含電腦軟體 ) 報廢作業 112

114 11-1 主計室財物失竊及報廢作業流程圖開始財物失竊 1. 通報駐衛警及保管組 2. 取得派出所失竊證明 3. 填報失竊報告 4. 填寫失竊財物清單財物失竊財物失竊或報廢財物報廢每件達 3000( 含 ) 萬元已達耐用年限已達耐用年限總務處檢查核後報請教育部轉審計部審核後除帳達 1500 萬元審計部審核總務處檢查核後報請教育部核定後除帳教育部核定總務處除帳結束 113

115 拾貳會計檔案室之管理國立體育大學主計室標準作業手冊作業範圍會計檔案管理辦理期作業項目間辦理及注意事項會計檔案管理隨時 1. 主計室檔案應指定專人負責保管 ( 檔案管理人員 ), 檔案管理人員應隨時將歸檔案室之會計資料, 按順序立卷登記 2. 非檔案保管人員之陪同, 除主任外任何人均不得進入主計室檔案室 3. 除調閱或處理會計憑證或相關檔案外, 任何人不得以任何理由進入主計室檔案室 4. 會計檔案依會計法第 109 條規定移送總務處保管時, 由會計檔案管理人員造冊簽請總務處接收 5. 學校業務單位因事實需要, 擬抽調會計檔案時, 應填寫調卷申請單, 經該單位主管核章同意後, 送請主計室審核人員審查確需並簽章, 陳主任核定後交檔案管理人員調卷前項調卷, 應由檔案管理人員為之, 如另有需要, 得由主計室審查之審核人員陪同抽調檔案 6. 會計檔案除委辦或補助單位另有規定應檢送憑證核銷者外, 原則不得攜出主計室 7. 會計檔案管理人員變動時, 會計檔案應列冊點收辦理移交, 由主任指定監交人監交監交後, 監交人移交人接收人應簽字或蓋章 114

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Microsoft Word - 10100000191.doc 臺灣集中保管結算所股份有限公司辦理認購 ( 售 ) 權證帳簿劃撥作業配合事項部分條文修正條文對照表附件 1 修正條文現行條文說明第五章認購 ( 售 ) 權證之權利行使第一節認購權證採證券給付或以證券給付之認購權證發行人得選