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恕任
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1 专利代理服务商务往来文件 ( 征求意见稿 ) 北京市专利代理人协会团体标准编制说明 1

2 目录一任务来源, 起草单位, 协作单位, 主要起草人... 3 二制定标准的必要性和意义... 3 三主要工作过程... 6 四制定标准的原则和依据, 与现行法律法规标准的关系... 6 五主要条款的说明, 主要技术指标参数实验验证的论述... 9 六重大意见分歧的处理依据和结果七采用国际标准和国外先进标准的, 说明采标程度, 以及与国内外同类标准水平的对比情况八作为推荐性标准或者强制性标准的建议及其理由九贯彻标准的措施建议十其他应说明的事项

3 一任务来源, 起草单位, 协作单位, 主要起草人 2016 年北京市专利代理人协会启动了知识产权商务往来文件标准化研究课题研究工作通过课题研究认为专利代理商务往来文件标准化是符合国家政策发展趋势, 在专利代理机构中有现实需要, 同时也是可标准化的基于此认为可以以专利代理服务流程为核心, 同时参考其他服务行业的标准化方法, 实现专利代理服务商务往来文件的标准化, 从而建立统一的商务往来文件模板, 提高各事务所的服务质量和运营效率在上述工作的基础上, 北京市专利代理人协会标准化技术委员会组织开展本团体标准的制定工作本标准起草单位 : 北京三友知识产权代理有限公司北京三聚阳光知识产权代理有限公司北京康信知识产权代理有限责任公司北京润平知识产权代理有限公司北京金信知识产权代理有限公司本标准主要起草人 : 黄威季向红李慧王崇李敏高永懿康雯星张亮陈佳妹二制定标准的必要性和意义专利代理服务商务往来文件是形成专利代理服务流程的重要组成, 能够为专利代理工作的开展提供必要的支持专利代理服务商务往来文件的标准化具有非常重要的现实意义, 一方面国家积极推进知识产权服务标准体系建设, 包含专利代理服务商务往来文件标准的专利代理服务标准是知识产权标准体系的重要组成部分 ; 另一方面行业对专利代理服务商务往来文件标准需求愈加显著 3

4 ( 一 ) 国家积极推进知识产权服务标准体系建设知识产权服务是现代服务业的重要内容和高端环节, 也是高技术服务业发展的重点领域知识产权服务标准, 是规定知识产权服务应满足的要求, 用以指导和规范服务组织及其从业人员提供的服务行为的标准建设知识产权服务标准体系是推动知识产权服务业健康发展的重要手段, 对规范知识产权服务行为提高服务质量和效率提升服务能力和水平完善市场环境加强自律具有重要作用专利代理服务是知识产权服务的重要组成部分, 专利代理服务标准也是知识产权服务标准体系的重要内容, 在知识产权服务领域发挥着非常重要的作用 2017 年国家知识产权局印发的专利代理行业发展十三五规划在重点工作中提出加强行业服务规范化建设, 其中包括制定实施专利代理服务管理国家标准, 建立标准推行工作政策引导体系咨询服务体系第三方认证体系, 促进专利代理机构完善管理制度, 规范服务流程, 提升专利代理服务质量知识产权服务标准体系建设涉及专利代理服务商务往来文件标准化相关内容 2013 年国家标准委等 9 部委高技术服务业标准制修订工作指导意见 ( 国标委服务联 [2013]81 号 ) 提出重点开展包括知识产权代理服务等标准的制修订工作, 涵盖定义和分类服务设施服务环境服务规范服务合同服 4

5 务流程服务质量服务质量测评等主要内容 2014 年国家知识产权局国家标准委工商总局版权局联合制定关于知识产权服务标准体系建设的指导意见 ( 国知发规字 [2014]74 号 ) 提出推进专利商标的申请注册登记复审无效等代理服务标准的制修订工作加快专利代理服务质量规范专利代理服务管理规范等标准的出台, 重点开展知识产权服务设施服务环境服务合同服务质量服务质量测评等方面的标准制修订工作 ( 二 ) 专利代理服务商务往来文件标准化需求显著专利代理服务质量和运营效率是各事务所赖以生存的根本, 为实现效率的提高, 领先的专业服务企业开始走向了模块化和标准化之路, 这在专业服务业发展水平最高的欧美企业尤其得到体现而商务往来文件, 尤其是信函, 作为当前专利代理人与委托方主要的沟通形式, 是专利代理服务质量的重要体现然而, 专利代理人由于日常工作面对的要解决的具体问题都极具个性化, 因此所提供的服务也同样具有针对性个性化, 这就造成了商务往来信函的撰写通常比较随意, 信函形式多样信函内容繁复, 委托方不胜其烦, 而各事务所也难以保证服务质量的连贯性与可预期性行业整体服务水平很难得到提高因此, 亟待通过专利代理服务商务往来文件标准化, 从而提高各事务所的服务质量和运营效率, 进而提高专利代理行业的服务水平, 提升专利代理机构的服务能力 5

6 同时, 专利代理服务商务往来文件标准的制定将有助于新成立的中小代理机构在初期建立起规范化的专利代理服务流程, 为客户提供高质量高效率的服务, 增强中小代理机构的服务水平和能力, 推动行业的健康发展综上所述, 制定专利代理服务商务往来文件标准符合国家积极推进知识产权服务体系建设的指导意见要求, 也满足专利代理服务行业市场对标准化的需求本团体标准的制定将有效规范专利代理工作流程中的重要法律节点涉及到的与客户的往来文件, 借以提升专利代理机构的服务标准化程度, 促进行业规范化发展, 进而提升整体专利代理行业的服务水平, 同时也为后续相关行业标准或国家标准的出台提供参考三主要工作过程 ( 一 ) 前期研究阶段 2016 年北京市专利代理人协会启动了知识产权商务往来文件标准化研究课题研究工作, 课题研究内容限定知识产权服务商务往来文件为专利代理服务中机构与客户之间的往来文件, 重点针对国内发明专利申请流程中涉及到的法律节点相关文件进行标准化研究课题研究阶段, 协会秘书处面向全市专利代理机构征集机构与客户之间往来文件的相关模板, 汇总了大量的文件资料, 并进行了深入的研究, 取得了非常有价值的研究成果该课题的开展对本团体标准的制定起到了非常重要的支撑作用 6

7 ( 二 ) 标准立项 2017 年 5 月 25 日, 北京市专利代理人协会标准化技术委员会在北京市海淀区知春路 23 号量子银座 309 召开了一届六次会议, 会议审查通过了专利代理服务商务往来文件标准团体标准立项 ( 三 ) 标准草案的形成标准立项后, 北京市专利代理人协会组建了工作组, 开展标准草案的撰写工作, 由于之前课题研究基础较好,2017 年 7 月, 形成标准草案初稿 ; 标准草案初稿形成后, 以电子邮件形式发给协会标委会及相关专家进行意见征求, 在综合各位专家的意见和建议基础上, 最终形成专利代理服务商务往来文件规范草案四制定标准的原则和依据, 与现行法律法规标准的关系 ( 一 ) 标准制定的原则标准制定过程中有三个基本原则分别为标准的适用性, 标准的先进性和标准的统一性 1. 标准的适用性, 标准应具有很强的实用性, 尽量保证更多的专利代理机构的工作者能用花费较少的时间看懂标准理解标准并方便的使用标准 2. 标准的先进性标准条款的内容符合我国专利代理行业发展的趋势, 积极响应国家已经制定出台的法规政策和标准, 与国家正在制定或修订过程中的法规政策和标准的制定或者修订方向保持一致 7

8 3. 标准的统一性标准内容条款做最大限度的统一, 把类似或者相关的内容进行统一 ( 二 ) 标准制定的依据 1. 标准制定过程中主要依据的法律法规标准如下 : 中华人民共和国合同法 ; 中华人民共和国专利法 ; 中华人民共和国专利法实施细则 ; 专利代理条例 ; 专利代理管理办法 ; 专利审查指南 ; 标准化工作导则第 1 部分标准的结构和编写 (GB/T ); 团体标准第 1 部分良好行为指南 ( GB/T ) 知识产权文献与信息基本词汇 ( GB/T ); 专利代理机构等级评定规范 (DB11/T ); 2. 标准制定过程中, 为保持先进性, 参考借鉴了正在制定中的法规标准如下 : 团体标准管理规定 ( 征求意见稿 ); 专利代理机构服务规范 ( 征求意见稿 ) ( 三 ) 与现行法律法规标准的关系目前还没出专利代理服务商务往来文件的国家标准行业标准和地方标准出台 ; 和现行国家标准行业标准和地方标准没有冲突的地方 8

9 五主要条款的说明, 主要技术指标参数实验验证的论述本标准分为前言范围规范性引用文件术语和定义内容要求和附录六个部分其中内容要求和附录是本标准的最重要部分 ( 一 ) 范围明确了本标准的标准化内容 : 专利代理服务流程中商务往来文件内容的标准化标准的适用范围 : 国内专利申请无效宣告和著录事项变更代理服务及相关工作 ( 二 ) 规范性引用文件术语和定义规范性引用文件一章引用了知识产权文献与信息基本词汇 (GB/T ) 引用标准的目的是将其中的部分术语和定义应用到本标准中, 引用的术语和定义包括 : 申请人, 申请日优先权优先权日发明创造发明人现有技术申请号等另外对一些术语进行了定义, 包括委托方专利代理机构专利代理人专利代理协议保密协议专利申请信息表技术交底书商务函基本代理费和官费其中定义专利代理协议和保密协议为委托方与专利代理机构双方签订的文件 ; 专利申请信息表技术交底书和商务函定义为代理机构发送给委托方的文件, 主要是对代理机构发送的文件进行规范, 对委托方没有要求 ( 三 ) 内容要求 9

10 本部分内容是标准的重要部分, 对 5 种商务文件应明确的基本条款进行了规范, 考虑到实际应用, 对规范的基本条款并没有完全展开, 而是在附录中依照本部分内容设置了示范文本, 供参考使用 1. 专利代理协议本标准规定专利代理协议应明确的条款专利代理协议应包括条款是依据中华人民共和国合同法中的规定, 同时结合专利代理行业的特点设置的 2. 保密协议保密协议是依据专利代理协议中的保密条款另行签订的, 本标准规定了保密协议应明确的条款 3. 专利申请信息表标准规定了专利代理机构向委托方提供的专利申请信息表模板应包括的条目标题条目标题应完备以满足专利申请的要求 4. 技术交底书标准规定了专利代理机构向委托方提供的技术交底书模板应包括的条目标题条目标题应完备以确保专利代理人能准确快速理解发明创造的技术内容及权利要求等根据目前大多数专利代理机构采用的方法, 要求技术交底书条目标题下应设置相应的解释和填写说明, 以方便委托方人员理解条目标题表达的意思并按要求填写 5. 商务函标准规定了专利代理机构向委托方发送商务函的要求 10

11 整体要求商务函应一事一函, 用语应礼貌得体, 语言表述应简洁清晰, 不应使用易产生歧义的语句商务函涉及的类别比较多, 发送目的不一样, 为了更好的进行统一规范, 本标准规定了所有商务函应包括的部分, 并对各部分内容提出了要求规范的目的是使委托方能快速了解发函的目的和依据, 后续需要开展的工作等, 以便更高效准确的完成专利相关工作 ( 四 ) 附录本部分共包括 7 个附录, 均为资料性附录 7 个附录分别为本标准规范的 7 个文件的示范文本在附录中列出示范文本, 有助于标准的使用者很方便的理解标准条款所表达的意思, 能准确的依据本标准制定符合标准要求的专利代理协议保密协议专利申请信息表技术交底书和商务函附录 1-7 是本标准重要组成部分, 对理解和使用标准具有非常重要的意义 1. 专利代理协议示范文本本示范文本的依据标准内容要求设置条款, 对于需双方共同约定的如委托具体事项时间日期费用及支付方式等以选择框 ( ) 或者下划线 ( ) 等的形式空出, 供使用者填写或选择委托事项中对本标准适用范围中的服务项目及服务内容一一列出, 委托方和专利代理机构双方根据实际业务情况选择委托事项表 A.1- 表 A.3 中设置服务内容项目, 同时在表 A.4-A.6 中对选择的费用服务项目及服务内容费用明细都 11

12 明确, 把工作细化有助于委托方理解专利代理工作的流程和工作内容及工作量, 为双方协议签署打下基础双方的权利和义务条款是本协议重要的条款, 对双方按照协议开展工作具有非常重要的意义费用及支付方式协议中将费用由基本代理费和官费组成, 需要加急的额外收取加急费基本代理费为在专利代理机构正常工作时间内完成一件服务项目委托方付给专利代理机构的劳动报酬 ; 官费为专利代理服务过程中向国家知识产权局缴纳的费用 ; 加急费为委托方需要加快专利服务进度而在基本代理费之外额外收取的费用 ; 当委托方撤案时, 专利代理机构按照撤案时的工作进度收取一定比例的基本代理费违约责任中, 当因乙方原因导致相关注册或保护程序终止或无效的, 乙方应支付给甲方赔偿金 ; 造成损失的, 乙方应按照实际损失对甲方进行赔偿, 但是为保证专利代理机构权益, 避免过度赔偿, 协议中应约定最大赔偿金额 2. 保密协议示范文本进一步明确双方保密的责任和义务 3. 专利申请信息表模板示范文本技术交底书模板示范文本和商务函示范文本附录 3- 附录 7 的 3 个示范文本都统一把专利基本信息置于文本前, 按照本标准内容要求中的规定完善其中商务函因为发送的目的不同有多种类型, 附录选取确认转达和报告三个目的的典型商务函, 供参考使用 12

13 六重大意见分歧的处理依据和结果无七采用国际标准和国外先进标准的, 说明采标程度, 以及与国内外同类标准水平的对比情况无八作为推荐性标准或者强制性标准的建议及其理由本标准为推荐性标准, 供专利代理机构根据实际情况使用九贯彻标准的措施建议标准的贯彻主要是文件示范文本的广泛应用, 因此建议本标准在贯彻过程中应由北京市专利代理人协会依据标准制作专利代理协议保密协议专利申请信息表技术交底书和商务函的示范文本单行本, 并提供电子版下载, 以更方便专利代理机构下载使用十其他应说明的事项无 13

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