目錄 系統概念..3 申請步驟.6 舉例說明 Milk-King 10 Milk-King 作業大綱與流程..16 Step1 採購模組...18 Step2 製造模組 27 Step3 銷售模組.33 Step4 倉儲模組 45 Step5 會計與財務模組 52 OpenERP 優缺點與建議 61

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1 東吳大學企管系資訊管理期末報告 OpenERP7.0 說明書 指導教授 : 尚榮安 第四組 企三 D 董彥君 企三 D 黃柏鈞 企三 D 陳盈臻 企三 D 吳佩芸 企三 D 楊淳硯 企三 D 鄭雅容

2 目錄 系統概念..3 申請步驟.6 舉例說明 Milk-King 10 Milk-King 作業大綱與流程..16 Step1 採購模組...18 Step2 製造模組 27 Step3 銷售模組.33 Step4 倉儲模組 45 Step5 會計與財務模組 52 OpenERP 優缺點與建議 61 OpenERP 客服聯繫 63 小組個人心得 65 參考資料 75 2

3 系統概念 ERP (Enterprise Resource Planning, 企業資源規劃 ) 是以資訊科技為基礎, 利用系統化的管理方式為企業決策層級與基層員工提供決策的手段和資料處理的管理平台,ERP 讓公司整合內部價值最佳化的結構化系統, 可以透過整合性的資訊傳輸與連接各個部門 其目的為目的在借助電腦化整合企業的銷售 庫存 製造 財會與人事等資訊, 讓企業經營決策者可迅速掌握企業即時營運資訊, 支援營運管理, 提升決策品質, 創造更佳營運績效 ERP 系統也是實施企業流程再造的重要工具之一 ERP 整合企業的各部門之工作流程, 統一內部資料處理程序並且即時反應企業內部資源使用狀況, 提供企業決策之參考, 進而能夠增加企業競爭優勢的一種整合型資訊系統 世界 500 強企業中有 8O% 的企業都在使用 ERP 系統作為其決策的工具和管理日常工作流程 OpenERP 系統採用開放原始碼商業模式, 其提供靈活的模塊架構, 是世界上模組數量最多的 ERP 軟體, 常用模塊包括 : 採購管理 銷售管理 庫存管理 財務管理 貨品管理 銷售管理 客戶關係管理 生產管理 人事管理及服務支援等等 使用者可直接從模塊庫中選擇安裝適用模塊, 或進行模塊卸載 升級的管理操作 3

4 OpenERP 總共有 800 多個 app 模組可以選擇, 以下是幾個特別的 app Purchase Management 自動採購貨料 發出估價單 追蹤買賣單 計算供應商資訊 控制商品的接收與核對供應商的收據等 Employee Directory 輕鬆管理公司的人力, 整合知識共享 徵人 績效評估 簽約 出席 率 發薪水等等功能 4

5 各國會計 Expense Management 管理員工日常開銷, 在這裡可以承認或是拒絕員工申請的費用筆記, 若是認帳之後便會自動計入會計科目裡面 5

6 申請步驟 6

7 申請帳號 首先進入 openerp 官網 https://www.openerp.com/, 點選 start your free trail 或者是點取頁面下拉後的 start your free trail 7

8 下一步, 輸入公司名稱並選擇字體, 輸入用戶之使用的 帳號 8

9 接者, 畫面會出現用戶申請的公司, 並可點擊進入 9

10 舉例說明 -Milk-King Milk-King 為一家生產牛奶之製造商 10

11 點選 Milk-King 公司之後, 即可開始安裝模組,Milk-King 公司所使用之模組有會計及財務 銷售管理 倉儲管理 物料需求規劃及採購管理 而一開始創立公司的用戶將作為公司之管理者, 管理者在上方欄位會有 設定 一欄 點擊 設定 進入後, 可以看到模組的管理介面, 左邊的欄位有各個 11

12 模組, 點進去可以設定公司已安裝之模組的內建選項 12

13 在已安裝的模組中, 以會計為例子, 會計及財務的基本選項裡可以選擇公司所用的貨幣單位 日記帳的小數位, 還可以設定會計功能, 而 Milk-King 公司選擇的是完整的會計功能, 內容包刮日記帳 會計科目表等等 電子發票及付款作業的部分包含客戶與供應商, 可以設定營業稅 折讓單號碼 還有採購稅額等, 還有選擇的銀行帳戶及輔助核算會計 13

14 在一般設定中, 能設定一些基本的選項 雖然在一開始申請帳號時, 只能選取簡體中文與英文, 但是在設定當 中能選取 載入翻譯 後, 新增語言選擇中文 ( 台灣 )/ 正體字或是其 他多種語言後點選載入 14

15 在創立公司後最重要的步驟即是加入其他員工用戶並規範其權限及使用介面時顯示的字體 點選用戶內的 建立 後即可加入其他員工用戶 點選 建立, 方可開始編輯員工資料, 輸入有效的電子郵件確保其能收到認證信件, 才能加入 Milk-King 公司, 接者開放其使用之模組的權限 此 Milk-King 員工為銷售經理與倉庫使用者, 只能操作此二軟體, 王大明的使用介面也只會有此二軟體 15

16 Milk-King 作業大綱與流程 16

17 Milk-King 作業大綱 申請 安裝模組 採購 製造 會計 倉儲 銷售 Milk-King 作業流程 17

18 Step1 採購模組 18

19 採購功能是一家公司的核心源頭, 進入 openerp 後, 點選採購功能 首先, 創建供應商, 點選左列採購中的第三個選項 Suppliers, 按建立之後, 會有供應商新增 ( 如下圖 ), 填入基本資料, 如公司名稱 地址 電話傳真 聯絡人以及官方網址, 輸入完基本資訊後, 在往下方點選銷售與採購, 可更進一步設定與此供應商的資料, 如洽談的人員等, 隨後即可點選儲存完成 當建立完供應商資料後, 最重要的步驟是報價 畫面一樣會停留在最 一開始採購功能頁面 19

20 點選採購中第一個選項 報價, 按下建立後即開始, 會先跳出詢查單, 要求輸入供應商及其編號, 再新增所要購買的產品, 針對產品可以有不同的細項補充說明, 填入數量 單價, 接著會有稅別 ( 但本公司並沒有設置採購稅 ), 最後按下總計更新, 就會跳出最後的採購金額, 確定後即可儲存 而儲存後會跳出一個匯整表, 採購人員確定方才輸入資料無誤, 即再次點選確認訂單, 若發現有誤可點選上方的編輯, 20

21 以利更改資料, 在最後會有個進貨及開發票的選項, 但由於本公司設定, 與供應商開立發票及付款等, 負責部門為會計, 因此採購人員無權開立發票, 故採購人員只須點選 Receive Products, 接受產品, 進入倉庫, 其中又可選為整批入庫與分批入庫, 在此因為購買貨品為小乳牛, 所以選擇整批入庫進貨, 接著按下確認接收, 即可完成 當詢價單完成後會變成採購單, 採購單確認後, 就可以進行進貨的動作, 當此進貨模式出現時, 可以在採購功能中的採購訂單, 看見準備要進貨的狀態是已完成 ; 在同一時間點, 倉儲人員也能夠在倉庫功能看到同樣的採購單, 更可點開 Incoming shipments, 查詢採購訂單更進一步的資料, 因此雙方人員可同時確認進貨等管道模式, 圖如下 點開供應商, 那卡達養牛場, 即可看到下圖的價錢以及狀態資訊等, 採購的步驟則完成, 至於付款等方式, 則交由會計部門處理 21

22 當採購人員購買了很多產品, 也會產生很多張詢價單與採購單, 而 openerp 系統的好處就是會幫使用者做整合的功能, 當採購人員被過多的單據搞得暈頭轉向, 只要點選採購功能中的採購訂單, 即可解決方才的困擾, 採購訂單中會顯示所有已購買的產品及其供應商資料, 點開產品細項, 即可見看最完整的採購數量 價錢 時間等, 圖如下 點開圈圈的參照, 即可看見採購訂單的產品細項 22

23 最後一步是確認供應商已將貨品運至本公司倉庫 點選採購功能中的 Incoming Products 進貨, 會出現一個明細表, 內容會有參照 供應商資訊與採購單編號以利查詢, 而最右方的狀態即是 Received, 已成功完成進貨, 若再點選供應商同樣可看見當初購買的數量與價錢等資訊 23

24 至此, 採購功能已全部完成, 若有要購買新產品項目, 則重複以上詢價單之過程 其中較特別的部分是, 若有要訂購重複性的產品, 可用安全庫存量來購買, 當庫存到一定數量時, 會自動跑出訂購單, 再由採購人員進行購買, 而安全庫存量之設定, 本公司則由倉儲部門負責設定與衡量 24

25 Step2 製造模組 25

26 製造 製造命令 計畫 訂單計畫 製造 產品 物料清單 產品 結構 物料清單零件 OpenERP 其製造模組, 目的主要是在協助公司記錄 排程 並執行生 產規劃, 同時控制成本與存貨物料 製造命令 就緒生產 生產開始 完成 26

27 首先, 建立製造命令 假設現在公司要製造一項產品, 首先製造部門主管應先建立 製造命令單表, 依照表單填入 : 製造命令編碼 產品名稱 數量 生產日期 所需使用之物料清單 負責人姓名 及來源文件之編碼 其中按產品名稱右邊的, 可選取所需製造的產品或建立新的產品選項, 進入頁面後依序填入名稱 產品分類和其相關資訊, 下方結合了採購 庫存 銷售 會計, 方便使用者隨時協助各部門更新資料 27

28 在來按下 儲存 回到主畫面後, 物料清單旁邊亦有個, 進入編輯 畫面, 使用者可開始設定每一單位產品需使用的原料數量與單位, 即 可按 儲存 回到主畫面 當一切都填妥後, 按下左上角的 確定生產, 畫面中的製造命令會 清楚顯示所有產品生產所需的所有原物料, 待使用者確定數量, 並至 下一個步驟 Accounting Raw Materials 28

29 就緒生產 Accounting Raw Materials 當製造命令右邊欄位為就緒生產時, 須待倉儲人員至倉儲模組的 Run Schedulers 允許製造部門進行製造產品之活動 29

30 接下來, 生產部門即可發現製造命令之狀態已為 就緒生產 當生產命令清單之狀態欄位為變成就緒生產時, 表示已核准生產活動, 代表可以開始生產, 製造部門即可著手生產活動 30

31 進入要指定生產項目的頁面, 再次確認過產品名稱和數量後, 即可按 下左上角的 生產, 進行正式生產的程序, 當原本生產所需原料, 自動轉成耗損性產品, 就代表產品製造已經完 成, 可以進入下一個步驟 31

32 回到製造命令之主畫面後, 即顯示完成作業 32

33 Step3 銷售模組 33

34 銷售模組將銷售模組預設為三大部分, 銷售 發票開立以及產品 首先, 點選客戶, 按表單中左上方的紅色 建立, 即可新增客戶資料 在對應的資料格內輸入客戶資料 公司名稱 公司地址 聯絡方式 等 34

35 點選客戶資料下方的聯絡人欄位按下 建立 即可新增公司聯絡 人的詳細資訊 資料輸入完畢後, 點選客戶表單左上方的紅色選項 儲存, 即完 成客戶資料的新增 35

36 儲存完畢後, 將返回客戶表單, 即可總覽所有客戶及其簡易資訊 而點選左欄的 Quotations ( 商機 ), 在左上角按下 建立 選項後, 即進入表單開始建立商機, 輸入商機客戶, 及客戶欲訂購的產品 數量 稅率及單價, 完成後點選紅色按鍵 儲存, 即可顯示在商機表單中 36

37 接下來選擇 Confirm Sale, 將商機確認轉為銷貨訂單 下一步, 點選 銷貨單, 按下紅色按鍵 建立 以新增銷貨單 37

38 點選完畢後將會先進入新增商機表單, 同商機表單的操作, 輸入客戶名稱以及其欲購買的產品 數量 稅率以及單價, 輸入完畢後, 按下 Confirm Sale 即可建立銷售單 確認客戶銷售單資料後, 若交易成立即可選擇左上角紅色按鍵 開立 發票 以完成交易 38

39 點選 開立發票 後, 即進入可選擇發票開立方式的選單, 選擇您玉開立發票的類型後, 可以點選 開立並檢視發票 來觀看您的發票明細, 或是選擇 開立發票 若點選 開立並檢視發票, 即可進入發票詳細資料, 若客戶已完成 付款動作可點選 Register Payment 建立付款詳細資訊 39

40 點選 Register Payment 後, 即跳出付款明細視窗, 可輸入客戶以付金額 紀錄客戶付款方式 紀錄日期 會計期間 付款單編號及備忘錄, 完成後按下紅色按鍵 付款 完成並確認客戶付款 付款完畢後, 會進入以開立的發票資訊 40

41 再次點選 銷貨單, 即可檢視所有的銷貨單狀態及其簡要資訊 若想檢視銷售產品的交貨進度, 可以點選欲檢視的銷貨單中的紅色按 鍵 View Delivery Order 41

42 訂單內容的右上角可以檢視其交貨進度, 欲準備好要開始寄送產品時, 可選擇紅色按鍵 Force Availability 選擇紅色按鍵 交貨, 確認交貨 42

43 之後即會跳出交貨產品的明細清單, 確認數量及產品項目後, 即可按 下紅色按鍵 Deliver 寄送交貨產品 完成後即可檢視出貨產品之明細 43

44 而在左邊欄位的 Order Lines to invoice 可檢視所有的發票, 包含 未開立發票以及開立發票 在 產品 欄位的部分則是可以檢視公司所有銷售的產品內容 44

45 Step4 倉儲模組 45

46 在倉儲模組裡面, 用戶能夠得到的資訊及可進行的活動有交貨 / 在途單據 進貨 / 在途產品 存貨控制 進度 產品及配置 在一開始左欄的 Incoming Shipment 能夠看到供應商在途進貨的建檔資料, 交貨單 則是已經交貨的建檔資料 下一個主要欄位為 Received/Deliver Product, 也就是進貨 / 在途 產品, 點選 交貨產品 則能看見從供應商那已經交貨成功的產品 46

47 在 實地盤存 的部分為倉儲使用者能建立人工盤點的資料, 避免系 統外遺漏的統計缺失, 例如食物的腐敗 偷竊等等, 非系統從其他部 門蒐集之資料能夠計算出的資料 首先, 建立盤存資料 47

48 在 一般資訊 欄位為當日實地盤存產品的數量 而 Posted Inventory 則是消耗掉的數量 48

49 完成盤點資料後, 在一般資訊及 Posted Inventory 兩邊的介面都必 須點選 Confirm Inventory, 確認雙邊資料無誤 49

50 之後則點選 Validate Inventory 使檔案生效, 狀態即為確認成功 在 Run Schedulers 的部分則是批准製造部門的製造活動, 而 Procurement Exceptions 則是用來建立採購物料規則, 也就是當 發生一些採購問題時, 如果事先有先建立故障排除的規則,OpenERP 50

51 就會自動校正 而在產品的部分則是可以看見倉庫裡面所有的產品以及其庫存量 最後一個部分則是 Recording Rules, 其為建立安全庫存量, 系統 將能自動向採購部門下採購訂單, 待採購單位批准 51

52 首先建立產品的最大及最小數量, 資料填寫完畢後即可以儲存 隨後便完成安全存量的資料 52

53 Step5 會計及財務模組 53

54 首先, 我們針對當採購部門向供應商訂購物料後, 製造命令的形成以及執行, 是否要等待會計部門核對發票並付款予供應商後, 此製造命令才會開始作業, 經過測試後, 證明物料需求規劃部門的製造命令只要在供應商訂購物料且確定物料已送進倉庫, 經倉庫部門允許, 便可開始生產作業 而採購部門訂購完成後, 會計部門左列供應商列表中的供應商發票, 便會自動出現已訂購完成的訂單筆數 ( 圖一 ) 此時, 會計部門確認採購項目與採購金額吻合後, 即可使發票生效 也就是說, 原本採購部門在採購完成後產生的只是一個 草稿, 此草稿發票並不會提供給供應商, 而是會計部門予以對賬的依據, 使其生效後, 將使發票正式 開啟, 也是會計部門付款給供應商的依據 ( 圖二 ) 54

55 依據發票內容, 會計部門執行付款給供應商的動作 ( 圖三 ) 付款時可選擇要以現金支付或是銀行支付, 此處我們以交易金額的大小來決定付款方式 由圖一可以看出晴光牧場以及沐樂食品公司的交易金額為較大的兩項交易, 因此我們選擇銀行支付 ; 相對的, 與那卡達養牛場 普雷斯塑膠交易金額相對較少, 所以我們選擇現金支付, 以下我們以那卡達養牛場的現金支付為例子 ( 圖四 ) ( 圖三 ) ( 圖四 ) 55

56 會計部門將四筆採購交易都進行採購項目與金額的核對後, 將發票生效, 正式開啟發票, 並付款予供應商, 完成以上步驟後, 由圖五可看出最右欄 Status 的欄位, 已由圖一的 草稿 改顯示為 已付, 代表完成了從採購人員向供應商訂貨到會計人員附款完成的一連串交易過程 ( 圖五 ) 56

57 當製造部門完成製造命令後, 銷售人員會與客戶進行交易協商, 也就是將有客戶 ( 企業或個人 ) 來購買我們的產品, 確認購買後, 會計部門左列客戶發票中依然會自動產生客戶發票, 但是此處跟供應商發票有很大的不同, 先前介紹的供應商發票, 採購發票全權交由會計部門處理, 採購部門無權執行付款動作, 但銷售部門卻可以在發票草稿成立後, 使其生效正式開立, 並直接執行要求客戶付款的動作 ( 圖六 ), 這是最特別不一樣的地方, 不過因為我們認為發票的開立與要求客戶付款應該由會計部門來處理, 才是最為恰當也是最合理的, 因此銷售部門完成了其中一項與ハム株式會社的交易, 其餘兩項還是交給會計部門來完成 ( 圖六 ) 57

58 與開立供應商發票的過程一樣, 我們將客戶發票生效後 ( 圖七 ), 則可進行要求客戶付款的動作 ( 圖八 ), 相同的也可選擇客戶以現金或是銀行支付的方式來付款 ( 圖九 ) ( 圖七 ) ( 圖八 ) 58

59 ( 圖九 ) 會計部門將剩餘的兩筆交易進行核對後, 將發票生效, 正式開啟發票, 並要求客戶付款, 完成以上步驟後, 圖十最右欄 Status 的欄位, 已由 草稿 改顯示為 已付, 代表從銷售人員與客戶完成銷售訂單後, 到客戶完成附款的一連串交易過程 ( 圖十 ) 59

60 會計部門還有一項很重要的任務, 就是要好好登記每一筆帳款, 在最後結算 ( 年 月 日 ) 時要保持借貸平衡 首先, 我們點選左列表分錄中的借貸項, 點選後可以選擇要查看的期間與項目, 因為我們的採購與銷貨都是在 2014 年 1 月所完成, 所以期間的地方選擇 01/2014, 日記帳的部分有九個項目可以選擇, 分別是銷售帳簿 採購帳簿 銷售紅字發票帳簿 採購紅字發票帳簿 其他憑證簿 帳簿的開帳分錄 現金 銀行 Stock Journal, 在一連串的過程中, 我們有使用到的是銷售帳簿 採購帳簿 現金以及銀行這四個部份, 因此在這四項中可以發現最終都呈現借貸平衡 ( 圖十一 圖十二 圖十三 圖十四 ) ( 圖十一 ) 60

61 ( 圖十二 ) ( 圖十三 ) ( 圖十四 ) 61

62 優缺點與建議 62

63 OpenERP 系統之優缺點 1. 模組最多的 ERP 軟體 2. 支援繁 簡中文等 20 多種語言 3. 完整的 ERP 商業應用系統 4. 彈性大 客製化 5. 系統模組化 6. 可線上使用或下載安裝 7. 即時共用, 可清楚資料上傳者 ( 員工 ) 1. 無完全 繁體中文介面 2. 無完善確切的功能說明 3. 操作錯誤的指示訊息不清楚 4. 無台灣線上客服 5. 信息功能沒有即時性, 與客戶連絡需開啟系統才能看到訊息及接收訊訊息 給 OpenERP 系統之建議 提供系統使用引導程序影片, 讓用戶可容易上手系統操作 設立亞洲客服中心, 讓亞洲企業能更快得到問題解決 在申請介面時就能選擇更多其他語言, 精簡更換語言程序 部門工作分配更精確, 不要一個工作多人可以操作 提供完整繁體化之介面, 而非中英文混雜, 使介面更為混亂 提供更便捷之通訊軟體, 使客戶與企業能更迅速互相傳遞訊息 63

64 OpenERP 客服聯繫 64

65 此為與 OpenERP 客服聯繫之問題 表單 由於我們小組的某些模組經過幾番組內討論之後, 仍是在開立發票的功能上無法順利開出發票, 因此寄送開立發票之相關問題予 OpenERP 的客服人員, 內容大致如下 : 您好, 由於教授要求我們必須繳交一份介紹軟體報告, 因此我們選擇了貴公司軟體, 然而一直無法順利的開出發票, 因此我們想請問是因為我們所使用的是虛擬公司所以無法成功開出發票, 還是我們錯過了什麼環節, 謝謝您! 五天後 ( 美國聖誕假期後 ) 我們收到了客服來信, 且從內容中可看出真人回信而非系統性回信, 因此我們對他們的效率與專業態度感到非常敬佩, 即使 OpenERP 的員工了解我們只是為了一份報告而非企業要購買軟體, 他們還是很樂意為我們回答問題, 十分佩服其敬業精神 65

66 小組個人心得 66

67 企三 D 董彥君 平常是不太有機會碰觸到這些軟體, 尤其是企業流程的軟體, 去詢問過很多在企業界管理階層的學長姐, 他們實際上也不太使用這些新發明的軟體, 而是還比較停留在傳統的方式, 因為當企業需要全面更新軟體後, 以前資料建檔不易, 學長姐普遍認為現在小型公司要更新成這些軟體機率不大, 但他們對這些軟體的便利性也是感到驚嘆 因此對這次報告能使用這套軟體也感到非常興奮 藉由這套軟體, 我們有機會實際跑完整個流程, 從銷售 採購 製造... 等等, 結由軟體, 釐清企業流程內部具體的工作與形式, 各部門環節緊緊相扣, 令我印象最深刻的就是製造部門的製造過程, 原先一直卡在 等待原物料, 因此無法順利生產, 後來在大家胡亂研究才發現是因為需要倉儲部門的許可才可以進行生產 雖然問了其他幾組好像都沒有這個問題, 然而我們靠自己從中摸索, 當成功的完成一整套流程的生產, 大家都十分的有成就感 原本我們選用的軟體是 OPEN BRAVO, 然而到了星期天大家還是不太會使用, 詢問了別組後才發現大家都改用了 OPENEPR 因此我們也決定更改主題, 並且在家裡研究了一番後, 大家約了固定時間來討論作業流程 討論的時候感覺的家都變成部門主管, 互相討論, 掌握彼此存貨 接單狀況與排程, 與過往的報告模式都不一樣, 無法將整份報告切分後各自在家裡完成, 需要具再一起討論研究, 在交換意見已達最好的呈現方式, 因此在這份報告得到到很多團體間協調與貢獻技巧 67

68 企三 D 黃柏鈞 在做這份報告之前對於管理公司內部財務採購銷售這些都只是很攏統的概念, 從大一的管理學概論 初會, 到大二的行銷管理 統計, 大三的財管管會, 其實都是課本觀念, 習題題目這樣看, 都是預設好的東西, 我們只是要套套數字, 對於觀念理論的地方有時候也是很抽象, 但是在用過這個軟體之後, 對於一家公司所需要的管理, 是更加地有概念, 一個商品從原料到出貨是要經過怎麼樣的過程, 有那些部門會牽涉到, 那都是需要實際去操作才能體會到的 一開始在做 OpenBravo 的時候覺得困難重重, 安裝困難註冊困難使用起來沒有中文也困難, 遇到問題也不知道哪裡出錯可以向哪裡提問, 但是 OpenERP 實在是簡單許多, 而且內容相當明確易懂, 當各個模組建立起來然後每個連結起來之後真的有種創建了一家公司的感覺, 相信這個東西在我們未來的職涯生涯中有相當的幫助 在聽過其他組的報告之後其實也發現一些我們沒有注意到的部分, 像是最後一組報告, 他們將整份報告做成流程圖的樣子, 簡單明瞭, 只要跟著線一直走一直走就可以完成最後的結果, 還有一組的內部資料輸入的非常詳細完整, 也看到了很多我們其實可以想到可以加進去的東西, 這是我們可以學習的 68

69 企三 D 陳盈臻 這學期過得很充實, 也覺得資訊管理這門課相當的有意義, 雖然以前也有上過沒有課本的教法, 但大多老師都會照著自己的 PPT 說明每個標題的觀念, 但我覺得老師的上法有點不同, 因為 PPT 的內容都是很生活化的概念或組織系統, 並非一般硬梆梆的教材內容, 我想這正是資訊管理的特色, 一個隨時在改變的資訊, 當然也要用隨時可更新的教法, 因此讓我覺得很新鮮, 加上老師的上課風格, 其實整體對我來說感覺是很不錯的, 也會想要繼續上資管課的慾望, 有時來個小組作業, 更有助於提升課堂上的學習, 像是去訪問零售業, 就是一個很大的突破, 以前從來不會想要去了解, 但是自從上了老師的課後開始想要去知道背後的原因, 也愈來愈會思考前因後果的流程, 很多東西都有一定既有的步驟, 要如何創新和改變正是現在的我們需要學習的 當期中考後老師提醒大家還有期末報告, 那剎那真的覺得很可怕, 我電腦又不好, 怎麼可能研究出一家公司所使用的軟體, 那時的我真的覺得很誇張, 而且一開始只有 openbravo 可以選擇, 我連下載安裝都覺得很困難, 過程中超級想放棄, 幸好後來有同學安裝成功, 照著講解過後的順序操作, 果真成功, 但是進去之後發現只有英文版, 而且頁面相當複雜, 除了每個部門的操作權責不知如何設定外, 還需要上傳公司的財務報表, 當下真不知道我該去哪裡生出財務報表, 幸好後來, 老師又多說了幾個可以挑選的軟體, 相較起來 openerp 真的比較簡單, 有清楚的介面流程, 又有其他的語言可供選擇, 就整體操作模式而言, 有明確部門權責, 在討論上也會比較方便, 因為是線上系統, 不是像是 openbravo 須用 IP 來區別, 很難組織在一起, 因此我們這組也選擇使用 openerp 來當作期末報告 69

70 而我們這組也因為期末報告, 會彼此相約在咖啡廳裡實行操作演練, 以及討論要如何呈現我們的操作過程, 當然最佳的方法, 不是各部門的介紹, 而是藉由一個例子來貫穿所有部門, 因此我們選擇了會計 採購 銷售 倉儲, 來呈現我們的牛奶公司, 而我是負責採購的部分, 當大家齊心協力一起討論, 進度永遠都是最快速的, 當某一個人功能步驟卡住時, 其餘的組員都會幫忙找出問題所在點, 透過部門彼此交錯實行, 真的比一個人在家裡摸索來的要好很多, 想要把一份軟體完整介紹, 在於整體流程的順序, 有了最初的架構之後, 會比較容易實施後面的步驟, 當組員彼此分享意見時, 我看到了希望與感動, 從原本一開始完全不懂, 到後來漸漸熟悉一個系統, 雖然不敢說摸透, 但也有個八成, 漸漸認為當初自己覺得可怕的想法有點蠢, 總之每一件事情都要努力過, 才知道自己做不做得到 這學期很感謝老師對我們班的教導, 雖然考試感覺有點難, 但還是喜歡上課的感覺, 同學都會回答老師的問題, 進而產生互動, 有別以往一直抄筆記, 卻沒有再吸收, 導致一學期下來也不知道最後得到了什麼, 因此我覺得資訊管理很棒, 它讓我學會思考每件事情背後的意義, 現在科技所帶來的優勢, 傳統業者所面臨的挑戰, 企業要如何提升自己的能力以提高獲利等, 甚至是快樂地研究一套我沒試過的系統, 這學期我覺得我真的學到很多, 真的非常感謝老師用心教導 70

71 企三 D 吳佩芸 一開始我們這組決定使用 OpenBravo, 雖然有同學很厲害的 ppt 安裝教學可以參考, 但是在安裝時還是遇到了問題, 而我是使用 Apple 的 MacBook Pro 所以在安裝上有些許的地方會出現不一樣的畫面, 在要安裝 VMware Player 的時候就無法安裝成功, 應該是說它在我電腦安裝的不是 VMware Player 而是一個叫做 Virtual Box 的應用程式, 開啓後它要我輸入登入的帳號位置之類的, 不知道該如何操作, 最後因為有其他組員也無法成功安裝, 所以我們選擇了可以線上使用的 OpenERP 首先,OpenERP 線上使用的方式, 就減少了因為電腦作業系統的不同, 而可能遇到的不同問題 再者,OpenERP 支配了很多國家語言的選擇, 讓我們在初次接觸到這套新系統時, 可以更有方向去瞭解該從何下手 OpenERP 中有 26 個模組, 我們權衡報告時間與介紹內容後, 決定從採購 製造 ( 物料 ) 倉儲 銷售 會計等五個主要部門來試用操作並作介紹 起初使用這系統每個組員都創了一個自己的公司, 先在自己的公司摸索了一下各自的部門後, 其實可以有一個大致上的瞭解, 但很多東西其實是一連串採購 生產或銷售過程中, 會互相牽涉到的, 例如 : 製造命令即使有採購物料的進入, 但沒有倉儲人員的允許, 是無法開始作業的, 因此我們開創了一個主公司 (mike king) 所有部門的負責人都可以進入到同一間公司作業, 如此一來, 很多環環相扣的作業也可以清楚了然 當我還沒接觸到這套系統時, 只是聽老師說或是同學介紹, 其實心中是會有很多問號的, 因為不了解這系統到底是做什麼用的, 實際操作後並且很重要的, 我覺得需要所有組員一起聚集討論, 才可以發現哪一個步驟做完後, 哪邊會出現什麼東西, 或是接著哪個部門 71

72 該做什麼, 這一連串有關聯的作業 藉由這次期末報告, 讓我學到一套新系統, 也對於一間公司在採購 製造 銷售甚到會計這些部門所負責的事, 當然這是很概略的瞭解, 真正公司在運作時肯定是比這個還要複雜很多的 最後謝謝老師這學期的教導, 辛苦了 72

73 企三 D 楊淳硯 這次在研究 OpenERP 的過程中, 讓我學習到摸熟一套軟體的所有功能是相當不簡單的, 特別是 OpenERP 是由 26 種模組所組成的開放原始碼系統, 能讓我們在自己假設的公司產品上自行依照需求做設定, 模組之間的功能也能相通, 操作使用上對企業來說相當多元且方便 在這次的 OpenERP 的系統中, 我負責研究的部分是銷售系統模組, 由於銷售是基本商業行為的基礎, 我認為在銷售系統上需要有很多功能支持才能有效率地讓系統運作, 而 OpenERP 能從總設定中設定你的銷售功能需求, 我認為內建的銷售單的功能很詳盡, 能記錄所有資訊甚至包括與客戶的電訪紀錄都能記錄幾分幾秒及通話內容及提醒電訪, 我認為這部分在銷售是很重要的一環, 但是 OpenERP 的客戶統整方式我認為有點凌亂, 我認為公司客戶與個人客戶應該要另外區分, 全部放在一起會在尋找客戶的時候稍感凌亂, 但有一項優點值得一提, 就是公司內部各部門的員工可以在 OpenERP 的平台上通訊息溝通, 了解各部門的進度, 也可以透過這個系統連結電子信箱和客戶聯繫, 但這部分有個缺點是, 現在的通訊軟體很發達, 若 OpenERP 能結合 line wechat 等時下通訊軟會更實用 73

74 企三 D 鄭雅容 原本一開始組內討論要使用的軟體是 Openbravo, 而我滿幸運的在安裝過程中非常的順利, 但是從他一開始的申請步驟就滿複雜, 與最後選擇 OpenERP 落差非常大, 而後來則因為 Openbravo 軟體內容太過於專業而改選擇了 OpenERP 第一次操作 OpenERP 時, 使用了簡體字的介面, 在成功創立了一間公司之後, 我開始摸索模組的安裝和分析我們公司所需要的主幹模組, 再確定要使用的模組之後, 我以管理者的身分去邀請每一個員工 ( 組員 ), 然後意外地發現原來這個軟體也使能用繁體介面!!! 這項功能真的對我們組別貢獻相當大, 介面繁體化後, 對於每項功能的項目就更加清晰, 而在邀請每個員工時, 發現每個員工必須即時的去收取認證信件否則邀請認證網址將會失效, 除此之外, 在對於每個員工的權限開放上, 如果將它設定為某一模組的員工或是經理, 他在進入此間公司時, 介面上只會有那一個軟體的模組, 且經理跟員工的權限也不同, 能做的事情範圍有差別 第一次摸索這一套軟體時, 操作了每一項功能, 雖然花了很多時間, 但是每一次失敗或是成功都讓自己了解這套軟體更多, 而且團隊的討論真的相當重要, 一組人一定要面對面一起同步使用操作這套軟體, 然後討論公司的產品規劃, 才能成功了解這整個流程 一整個摸索 試用 重新來過再重新來過, 我總共開設了三家公司, 到了第三家公司才整個完整了這一套軟體, 且在功能上也有一定程度的熟悉了 對於 OpenERP 實際操作之後, 發現它對於公司的資源規劃是真的有一定程度的幫助, 實際企業若來操作的話, 一定比我們更能發揮這套軟體的功效, 整個過程讓我覺得相當有挑戰性也很有成就感 74

75 雖然這項期末作業花費了相當多的時間與精神, 但是似乎能夠體會老師的用意, 每一個小組彷彿一個小企業, 在操作 ERP 軟體時, 要有一個領導者帶領員工們操作這套軟體, 而每個員工之間也有密不可分的關係, 所以不能夠只專於自己的工作, 也必須去了解他人操作, 從一開始的零到現在滿滿的收穫, 我覺得這些時間很值得, 去體驗了一套很棒的軟體, 也謝謝老師這學期的用心指導 75

76 參考資料 https://www.openerp.com/ 76

( )... 5 ( ) ( )

( )... 5 ( ) ( ) 2016 大學校院招收大陸地區學生聯合招生委員會 71005 臺南市永康區南臺街 1 號 E-mail:rusen@stust.edu.tw WEB:http://rusen.stust.edu.tw TEL:+886-6-2435163 FAX:+886-6-2435165 2 0 1 6 0 1 1 9 2016... 2... 3... 5 ( )... 5 ( )... 5 1... 6 2...

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