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翱芷郗
7 years ago
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1 Microsoft Office Visio 2007

2 目录 Microsoft Office Visio 2007 概述... 1 Microsoft Office Visio 2007 带来的核心优势... 3 轻松实现流程系统和信息的可视化... 8 模板入门教程... 9 自动实现形状之间的连接轻松将数据连接到图表将数据链接到形状将数据展现在图表中轻松刷新图表中的数据分析复杂信息并快速获取洞察力商业数据的可视化鉴别问题跟踪趋势和标记异常增强信息的传递制定更具效率的决策创建具备专业水准的图表与他人共享绘图通过 Office Visio 2007 绘图进行相互协作利用墨迹功能对绘图进行标注跟踪 Office Visio 2007 绘图的修订和注释相关资源系统需求 i

3 Microsoft Office Visio 2007 概述无论您是初次使用 Microsoft Office Visio 2007, 还是对其进行评估, 或者是升级到 Visio 2007, 本文档都会为您提供宝贵的信息 : 核心优势展示如何展现分析和有效地传达流程系统和复杂信息是 IT 和商务人员在工作中经常会遇到的难题,Microsoft Office 作为一个集应用程序服务器服务于一体的系统, 展示了它将如何帮助信息工作者解决上述问题三个典型场景的应用通过具体的应用场景展现了 Microsoft Office Visio 2007 是如何帮助用户解决一些特殊问题的, 例如, 规划和设计全公司的网络架构, 满足 Sarbanes Oxley 法案的需求, 或者是发现一些资源浪费的情况以及公司生产流程所遇到的瓶颈介绍新增和增强的功能简要介绍 Microsoft Office Visio 2007 中一些重点的新功能和增强的功能, 例如数据链接功能, 以及被称为数据透视图表的新图表类型该文档将以展现分析和有效地传达流程系统和复杂信息为重点内容进行讨论注释 : 要了解所有全新的和增强的功能, 单击帮助菜单中的 Microsoft Office Visio 帮助命令其他相关资源提供了一些 Microsoft Office Visio 2007 在系统需求方面的信息, 同时还提供了网络链接来帮助用户获取 Visio 2007 的附加信息 Microsoft Office Visio 2007 让 IT 和商务人员可以借助图表轻松地展现分析和传达复杂信息系统和流程利用 Microsoft Office Visio 2007, 用户可以清楚地了解到系统和流程当前的运作状况, 并对这些运作状况进行分析以迅速获取所需信息, 从而帮助用户进行更加有效地沟通, 制定更加出色的商业决策 Microsoft Office Visio 2007 提供了一个专用的 Microsoft 绘图环境, 覆盖领域广泛的模板形状以及功能完善的设计工具, 使用户创建商业和技术图表的工作变得更加方便快捷例如, 您所创建的图表可以用来分析商业数据简化商业流程安排项目进程展现思维过程管理企业人员结构, 以及直观地显示网络架构房间布局设备管理电气和电信规划软件和数据库开发等利用 Microsoft Office Visio 2007, 用户还可以将图表与多种数据源提供的数据进行链接, 以完成对复杂信息的分析, 并获取深入洞察力利用 Microsoft Office Visio 2007 中全新的和增强的功能还可以使相互之间的沟通更加高效, 创建具有专业水准的图表, 抓住更广泛的用户 1

4 图 1: 利用 Microsoft Office Visio 2007 模板形状以及绘图工具, 用户可以在熟悉的 Microsoft 工作环境中创建出各种类型的图表 2

5 Microsoft Office Visio 2007 带来的核心优势以下三个场景重点介绍了 Microsoft Office Visio 2007 所提供的一些核心优势 : 使规划设计的流程和系统可以展现出完整的最新的信息快速挖掘复杂信息并获取关键趋势异常情况以及商业洞察力直观显示复杂信息, 以制定出更加有效的商业决策 Office Visio 2007 应用实例随着 Contoso 公司的飞速发展,IT 主管人员希望找到一种适当的方式来规划和设计公司的网络架构, 并能够最大限度地满足公司的商业需求 IT 主管人员为了能够完成上述工作, 所面临的挑战如下 : 由于管理方法的局限性, 难以对设备的部署和升级进行管理难以充分理解多个系统中的相关网络信息难以从大量数据中剖析出与核心设备相关的信息难以追踪网络环境的变化 Microsoft Office Visio 2007 为 IT 主管人员提供了应对以上问题的方案 : 利用直观的图形化信息追踪方式增强了管理上的主动性将数据与图表进行整合, 可以轻松地访问存储在多个系统中的网络信息利用丰富的条件设置功能轻松标记出关键信息预先设定数据刷新, 保持信息的实时性 3

6 图 2: 利用 Office Visio 2007 图表实现对进程系统和复杂信息的图形化展示利用智能化的方式将信息与数据进行关联, 为整个的系统布局和流程运作提供一个完整的视图 4

7 Office Visio 2007 应用实例在六个月的时间中,Contoso 公司计划将自己打造成一家知名的企业这段时间中, 财务主管人员需要企业遵从 SOX( 萨班斯. 奥克斯利 ) 法案, 同时要高效管理相关的财务信息财务主管人员为了能够完成上述工作, 所面临的挑战如下 : 对于风险的管理, 包括对于那些存储在多个系统中的 ( 没有明确存储规定的 ) 相关信息进行适当控制难以从大量的数据中标识出所关注的范围, 并进行适当的管控难以跟踪复杂活动的进程 Microsoft Office Visio 2007 为财务主管人员提供了应对以上问题的方案 : 直观的可视化参考方式可以轻松管理复杂的信息利用多种视图, 以动态的方式实现信息的可视化进程跟踪方式直观易懂, 并引入了丰富的图标和数据条, 可以突出展现关键的趋势和异常情况 5

8 图 3: 利用数据透视图表, 可以通过可视化的方式来标注复杂信息的重要趋势异常情况以及洞察力 Office Visio 2007 可以更进一步对商业数据进行分析排序并创建多种视图, 以此来获取更佳的商业洞察力 6

9 Office Visio 2007 应用实例 Fabrikam 公司的质量主管人员需要了解资源的损耗情况, 并找到制约生产流程的瓶颈, 从而有效地扭转收益率过低的不利局面质量主管人员所面临的挑战如下 : 非专业人员难以理解复杂的生产流程在大量的数据中难以找到资源损耗的根源难以对存储于纸上的信息进行相互协作难以和他人进行信息共享, 尤其是那些没有安装 Office Visio 2007 的用户 Microsoft Office Visio 2007 为质量主管人员提供了应对以上问题的解决方案 : 价值趋向图表通过形象化的显示方式使非专业人员可以充分理解复杂的生产流程和相关信息对所关注的区域进行标注, 例如进程之间的时间延迟借助绘图审批功能和 Microsoft Office SharePoint Server 2007 站点轻松实现相互协作可以采用多种文件格式对信息和数据进行存储, 也可以将绘图发布到 Web 中 7

图 4: 您可以创建专业的图表来辅助表达, 与枯燥的语言和数字相比, 图表可以增强信息传递的效果, 同时也更容易被观众所理解您还可以将专业的 Office Visio 2007 图表通过多种文件格式共享给其他用户, 即使没有安装 Office Visio 2007 的用户也同样可以浏览图表的内容轻松实现流程

10 图 4: 您可以创建专业的图表来辅助表达, 与枯燥的语言和数字相比, 图表可以增强信息传递的效果, 同时也更容易被观众所理解您还可以将专业的 Office Visio 2007 图表通过多种文件格式共享给其他用户, 即使没有安装 Office Visio 2007 的用户也同样可以浏览图表的内容轻松实现流程系统和信息的可视化 Microsoft Office Visio 2007 提供了丰富而完善的图表功能如商务流程图网络图工作流图数据库模型图软件图等, 用户可以利用这些内置的图表充分理解商业流程和系统的状态, 并对其进行规划和设计将图表与重要数据进行关联, 使图表更加的智能, 为整个的系统布局和流程运作提供一个完整的视图 8

11 图 5: 将重要数据与图表进行关联, 为系统和流程提供一个完整的视图模板入门教程利用模板开始 Office Visio 2007 图表的绘制打开绘图页, 模具会出现在形状窗格中, 并包含了相关的形状, 用户可以将形状直接拖放到绘图页中来创建绘图模板还会包含与图表类型相关的样式工具以及其他设置例如, 要创建一个基本流程图, 首先要打开基本流程图模板, 在该模板中包含了基本流程图 9

12 形状箭头形状, 这为用户创建不同类型的流程图提供了便利将形状窗格中的流程图形状拖放到绘图页中就可以创建流程图了 Microsoft Office Visio 2007 对模板进行了分类, 如常规商务流程图网络日程安排等, 这使得用户可以非常容易地找到所需的模板用户可以快速打开常用的模板, 同时在创建图表的时候也可以参考示例图表以便于获取一些有价值的信息 Microsoft Office Visio 2007 还提供了一些全新类型的图表供用户使用, 如数据透视图表,Windows 工作流模板甚至可以在工作流图表模板中利用三维的工作流形状创建具有动态效果的工作流打开模板 1. 启动 Office Visio 2007 如果 Office Visio 2007 已经启动了, 单击文件菜单, 依次指向新建入门教程 2. 入门教程窗口打开以后, 在模板类别窗格中选择一个模板的类别 3. 双击模板缩略图即可打开该模板打开一个最近使用过的模板 1. 启动 Office Visio 2007 如果 Office Visio 2007 已经启动了, 单击文件菜单, 依次指向新建入门教程 2. 入门教程窗口打开以后, 在最近打开的模板窗格中, 双击一个模板缩略图即可打开该模板注释 : 如果用户刚安装完 Microsoft Office Visio 2007, 在最近打开的模板窗格中是空白的, 因为此时您并没有打开模板的记录在您打开某个模板以后,Office Visio 2007 会将打开的模板添加到最近打开的模板中打开示例图表 1. 启动 Office Visio 2007 如果 Office Visio 2007 已经启动了, 单击文件菜单, 依次指向新建入门教程 2. 入门教程窗口打开以后, 在模板类别窗格中, 单击示例链接, 您将可以看到示例图表 3. 双击一个示例图表即可打开提示 : 您可以从示例图表中获得启发, 或者也可以直接修改示例图表, 并将其保存如果修改了一个示例图表, 在保存的时候要为该图表另起一个名称, 以免将示例图表覆盖掉 10

13 自动实现形状之间的连接在 Microsoft Office Visio 2007 中创建诸如流程图组织结构图框图网络图以及网站总体设计图的时候有一个操作是必不可少的, 那就是在形状之间创建连接线在 Office Visio 2007 中, 创建连接的方法就是将连接线固定或粘附到连接点上连接创建完成以后, 当您移动形状的时候连接线并不会断开例如, 当您移动一个工作流形状的时候, 连接线会始终保持与该形状的粘附状态 Microsoft Office system 2007 全新的自动连接功能消除了用户对形状进行的连接操作新的功能只需要用户简单的鼠标操作就可以完成对形状的平均分布排列和连接自动连接提供了以下三种自动连接形状的方法用户可以根据所要完成的具体工作和图表类型来选择不同的方法 : 将形状拖放到绘图页的时候进行连接如果用户希望从形状窗格中将形状拖放到绘图页的时候完成自动连接, 则可以选用此种方法而且该方法适用于任何图表绘制阶段新创建的空白绘图页或者创建绘图的过程中连接形状窗格中选中的形状如果您不希望通过拖放的方式将新的形状与绘图页中的形状进行自动连接, 那么可以选择此种方法使用该方法,Office Visio 2007 会自动将您在模具中选择的形状连接到绘图页中在绘图页中已经存在了一个或多个形状的情况下可以选用此方法连接绘图页中已经存在的形状当创建图表所需的形状都已经在绘图页中的时候, 则可以选用此方法来完成形状的自动连接利用该方法, 用户只需要单击所要连接的形状就可以完成连接操作了, 而不需要在形状之间绘制连接线将形状拖放到绘图页的时候进行连接 1. 将形状从形状窗格的模具中拖放到绘图页, 并放置到绘图页中所要连接形状的旁边 ( 上下左右都可以 ) 绘图页中形状的周围会出现四个三角形这些三角形提示用户要自动连接到哪个方向 2. 不要松开鼠标, 将鼠标指针指向绘图页形状上的一个您想要连接的蓝色三角形上, 当该三角形变为深蓝色的时候这就意味着 Office Visio 2007 已经可以自动连接这两个形状了 3. 松开鼠标从形状窗格中拖放到绘图页中的新形状会与绘图页中的形状进行自动连接, 同时还会自动调整两个形状的排列与布局 11

14 提示 : 通过以下链接用户可以观看该操作的一个演示过程 : 连接形状窗格中选中的形状 1. 用户首先要选中形状窗格模具中一个要连接到绘图页中的形状 2. 将鼠标指针指向绘图页中的形状 ( 该形状要与第 1 步中选中的形状建立连接 ) 此时, 蓝色的三角形会出现在形状的四周 3. 单击位于所要建立连接的蓝色三角形随后 Office Visio 2007 会自动将第 1 步中选择的形状连接到第 2 步中指向的形状, 同时还会自动调整两个形状的排列与布局连接绘图页中已经存在的形状 1. 不要选中任何形状窗格中的形状为了确保没有选中任何形状可以单击模具中的形状然后按 ESC 键注释 : 如果有形状被选中,Office Visio 2007 会将该选中的形状添加到绘图页中, 并与第 2 步选择的形状建立连接 2. 将鼠标指针悬停在要连接的形状上一个或多个蓝色的三角形会出现在该形状的周围注释 : 如果蓝色三角形没有出现在形状上, 有可能是该形状与绘图页中所要连接的形状间隔的距离过长了调整形状的位置然后再次尝试此方法与形状的数量及其在绘图页中的位置有关, 如果仅为两个形状创建连接, 使用连接线工具可能会更合适 3. 将鼠标指针移动到离所要连接形状最近的蓝色三角形上三角形会变为深蓝色, 同时所要连接的形状会出现一个红色的边框这些提示性的信息意在表明 Office Visio 2007 已经做好连接形状的一切准备注释 : 如果红色的边框没有出现在形状上, 有可能是该形状与所要连接的形状间隔的距离过长了调整形状的位置然后再次尝试此方法与形状的数量及其在绘图页中的位置有关, 如果仅为两个形状创建连接, 使用连接线工具可能会更合适 4. 单击蓝色三角形 Office Visio 2007 会自动连接两个形状 12

轻松将数据连接到图表将数据链接到形状将数据与 Office Visio 2007 图表进行整合, 是 Office Visio 2007 中最强大且最有用的功能之一 Microsoft Office Visio 2007 更进一步地增强了数据的连通性, 使得数据源与任意图表 ( 无论用哪个版本的 Office Visio 2007 创建的图表 ) 如工作流图组织结构图网络图设备管理图,

15 轻松将数据连接到图表将数据链接到形状将数据与 Office Visio 2007 图表进行整合, 是 Office Visio 2007 中最强大且最有用的功能之一 Microsoft Office Visio 2007 更进一步地增强了数据的连通性, 使得数据源与任意图表 ( 无论用哪个版本的 Office Visio 2007 创建的图表 ) 如工作流图组织结构图网络图设备管理图, 之间的链接变得更加方便快捷利用全新的数据选取器向导, 可以自动将图表连接到数据源, 如 Microsoft Office Excel 2007 工作簿 Microsoft Office Access 2007 数据库等甚至还可以将多个数据源中的数据链接到同一个图表中例如, 您可以将工作表中的数据链接到 Visio 图表中雇员的形状上, 将数据表中的数据链接到同一个图表的设备形状上, 以此来说明雇员与设备的比率将一个图表连接到一个数据源 1. 单击数据菜单, 选择将数据链接到形状命令数据选取器向导界面 2. 在数据选取器界面中选择所使用的数据源类型 : 13

16 Microsoft Office Excel 2007 工作簿 Microsoft Office Access 2007 数据库 Microsoft SQL Server 数据库其他 OLE DB 或 ODBC 数据源 Microsoft Office SharePoint Server 2007 列表以前创建的连接 3. 按照数据选取器向导的提示完成其余步骤在数据选取器向导的最后一步单击完成, 随后数据源中的数据会出现在外部数据窗口中将一个图表与多个数据源进行链接 1. 右键单击外部数据窗口底部的标签, 在弹出的菜单中选择添加命令 2. 按照数据选取器向导的提示完成其余步骤新的数据源标签会显示在外部数据窗口的底部, 数据则会显示在窗口中在将图表连接到数据源以后, 下面就要在图表中的形状和数据源中的数据之间建立链接, 以便让每个形状的数据显示在绘图页中为了使用户可以快速创建数据与形状之间的链接,Microsoft Office Visio 2007 提供了以下几种数据链接的方法 : 将数据自动链接到图表中的所有形状上当现有的图表中包含了大量形状的时候, 最好采用此方法但是只有在形状中已经包含了自定义的属性 ( 或形状数据 ) 并且可以与数据源中的数据进行相互匹配的时候该方法才可以生效依次将数据链接到选中的形状如果现有的图表中只包含了少量的形状则可以采用此方法形状在添加的过程中自动完成与数据的链接该方法可以在绘图页中创建新图表或者在现有的图表中添加形状的时候使用, 使用该方法可以不必去指定形状链接的条件注释 : 将数据链接到形状的过程中,Office Visio 2007 会自动将形状相关的数据附加为形状的属性 ( 也被称为形状数据 ) 右键单击绘图页中的形状, 在弹出的快捷菜单中单击属性选项, 可以查看所有与该形状相关的数据和形状的属性或者单击视图菜单, 选择形状数据窗口, 然后单击绘图页中的形状就可以在形状数据窗口中查看所选形状的数据了 14

17 将数据自动链接到图表中的所有形状上 1. 单击数据菜单, 选择自动链接命令自动链接向导界面 2. 按照自动链接向导的提示完成其余步骤 Office Visio 2007 将数据源的数据链接到图表中的所有形状, 同时将数据显示在绘图页中依次将数据链接到选中的形状将外部数据窗口中的数据直接拖放到图表的形状上提示 : 如果界面中没有出现外部数据窗口, 单击视图菜单, 选择外部数据窗口命令 Office Visio 2007 会将与形状相关的数据显示在绘图页中形状在添加的过程中自动完成与数据的链接 1. 在将数据拖放到绘图页之前, 确保要添加到图表中的形状在形状窗口中处于选中状态 15

18 2. 将外部数据窗口中一行或多行数据拖放到绘图页提示 : 如果选择一行以上的数据, 需要在选择数据的时候按住 Shift 或 Ctrl 键举例说明, 如果选择了多行数据, 在将数据拖放到绘图页的时候, 多个形状 ( 第 1 步中在形状窗口中选中的形状 ) 会出现在绘图页中, 并且每一个形状会对应一行数据 Office Visio 2007 会将形状的数据显示在绘图页中将数据展现在图表中将数据链接到形状以后,Office Visio 2007 会按照默认的数据显示方式来显示形状和数据将数据显示在绘图页中, 有助于理解数据的含义, 在打印 Visio 图表或者将图表导入到其他文档 ( 例如导入到 Microsoft Office Word 2007 文档或 Microsoft Office PowerPoint 2007 演示文稿 ) 的时候, 这些数据也可以同时被显示出来在 Microsoft Office Visio 2007 中, 可以很容易地改变图表数据的显示方式利用全新的数据图形任务窗格, 用户可以从多种数据显示的方式中进行选择, 或者创建自定义的数据图形例如, 将数据字段显示在形状的边缘底部顶部, 或者为数据应用条件格式这些操作都可以使用全新的数据图形任务窗格来完成修改图表中形状的数据图形 1. 在数据图形任务窗格中, 将鼠标悬停在图表中所应用的数据图形或者是要修改的数据图形上, 单击数据图形旁边的箭头, 在弹出的菜单中单击编辑数据图形提示 : 如果界面中没有显示数据图形任务窗格, 单击视图菜单, 选择任务窗格然后, 单击任务窗格的标题栏选择数据图形选项 2. 在编辑数据图形对话框中, 选择所需的选项, 然后单击确定 16

19 Office Visio 2007 更新图表中的数据图形创建新的数据图形 1. 在数据图形任务窗格中, 单击新建数据图形 17

提示 : 如果界面中没有显示数据图形任务窗格, 单击视图菜单, 选择任务窗格然后, 单击任务窗格的标题栏选择数据图形选项 2. 在新建数据图形对话框中, 单击新建项目, 在弹出的菜单中选择所要创建的数据图形类型 3. 在对话框中, 选择所要创建数据的格式和条件, 然后单击确定 4. 在新建数据图形对话框中单击确定新的数据图形会出现在数据图形任务窗格中 5.

20 提示 : 如果界面中没有显示数据图形任务窗格, 单击视图菜单, 选择任务窗格然后, 单击任务窗格的标题栏选择数据图形选项 2. 在新建数据图形对话框中, 单击新建项目, 在弹出的菜单中选择所要创建的数据图形类型 3. 在对话框中, 选择所要创建数据的格式和条件, 然后单击确定 4. 在新建数据图形对话框中单击确定新的数据图形会出现在数据图形任务窗格中 5. 选中想要应用数据图形的图表形状, 然后单击数据图形任务窗格中新建的数据图形新的数据图形会应用到所选择的形状上将新建的数据图形应用到图表中一个或多个形状 1. 选择图表中一个或多个已经链接到数据的形状提示 : 如果要选择多个形状则需要在选择形状的时候按住 Shift 或 Ctrl 键如果要选择图表中的所有形状, 单击编辑菜单, 选择全选命令 2. 在数据图形任务窗格中, 单击要应用到形状的数据图形 Office Visio 2007 会将数据图形应用到所选择的形状中 18

轻松刷新图表中的数据 Microsoft Office Visio 2007 全新的刷新数据功能可以帮助用户自动刷新图表中的所有数据, 从此用户再也无需手动刷新图表数据了如果出现了数据刷新冲突, 利用刷新冲突任务窗格可以很轻松地解决数据冲突的问题刷新链接到图表的数据源 1. 在数据菜单中, 单击刷新数据 2.

21 轻松刷新图表中的数据 Microsoft Office Visio 2007 全新的刷新数据功能可以帮助用户自动刷新图表中的所有数据, 从此用户再也无需手动刷新图表数据了如果出现了数据刷新冲突, 利用刷新冲突任务窗格可以很轻松地解决数据冲突的问题刷新链接到图表的数据源 1. 在数据菜单中, 单击刷新数据 2. 在刷新数据对话框中, 选择想要更新的数据源, 然后单击刷新数据更新以后会显示在外部数据窗口中, 链接到数据的形状也会实时地应用最新的数据提示 : 用户可以自行设定数据更新的时间间隔, 在刷新数据对话框中单击配置命令, 然后在配置刷新对话框中指定自动刷新的时间间隔如果数据被删除了或者无法被唯一标识, 那就会发生数据冲突如果发生了数据冲突, 刷新冲突任务窗格会自动出现 3. 当刷新冲突任务窗格出现以后, 可以选择多种方法来解决此冲突注释 : 如果数据被删除了, 可以将链接到该数据的形状一同删除如果数据无法被唯一标识, 可以为形状选择数据源中新的数据行, 或者消除形状与数据行的链接 19

22 分析复杂信息并快速获取洞察力利用 Microsoft Office Visio 2007 用户可以直观地浏览分析研究数据, 创建多种商业数据视图, 以获取更加深入的商业洞察力全新的形状模具用于标注关键性的问题跟踪趋势标记异常, 以此实现数据追踪的可视化图 6: 利用 Microsoft Office Visio 2007 全新的图表类型形状功能与特性从复杂的信息中获取深入的洞察力, 并跟踪数据的状态商业数据的可视化 Office Visio 2007 全新的图表类型数据透视图表将商业数据以静态的方式显示在文本和表格中, 并按照树状结构进行组织规划, 以直观简单易懂的方式帮助用户分析和汇总数据创建数据透视图表, 首先要打开数据透视图表模板, 随后就可以看到数据选取器向导对话框数据选取器将引导用户将图表连接到数据源向导完成以后, 在绘图页中会出现头 ( 或根 ) 节点称为数据透视节点该节点用于链接 20

23 数据源中的所有数据在进行数据分析的时候, 可以在数据透视节点上为相关的数据添加多个级别的子节点图 7: 在进行数据分析的时候, 可以在数据透视节点上为相关的数据添加多个级别的子节点 21

24 提示 : 数据透视图表的类别对应了数据源中的数据列, 不同数据列中的数据之间是无法进行汇总操作的如果在 Excel 工作簿中的数据源包含了列标题, 那么以 Excel 工作簿作为数据源的数据透视图表所表达的含义就能够很容易地被用户所理解如果不包含列标题, 也许只有那些创建工作簿的人员才可以明白数据所代表的含义, 在包含了标题的情况下, 数据透视图表中的类别会和数据源中的数据列相互对应, 由此可以使创建完成的数据透视图表更易于理解创建数据透视图表 1. 单击文件菜单, 依次指向新建商务, 然后单击数据透视图表 2. 首先在数据选取器对话框中选择数据源的类型 : Microsoft Office Excel 2007 工作簿 Microsoft Office Access 2007 数据库 Microsoft Office SharePoint Server 2007 列表 Microsoft SQL Server 数据库 Microsoft SQL Server Analysis Services 其他 OLEDB 或 ODBC 数据源 3. 按照数据选取器向导完成其余步骤单击完成以后, 下面所列出的三个形状会出现在绘图页中 : 数据图例包含了数据源的相关信息文本框显示了数据透视图表的标题数据透视节点包含了数据源中的数据 22

25 4. 单击绘图页中的数据透视节点, 随后在数据透视关系图窗格的添加类别列表中选择要添加到数据透视节点中的类别 5. 如果要继续扩展当前图表所显示的级别或添加新的子节点, 单击要扩展的子节点, 然后添加类别 : 随后在数据透视关系图窗格的添加类别列表中选择要添加到图表中的类别 6. 在数据透视关系图窗口中, 单击添加汇总, 选择要在图表中汇总或总计的数据提示 : 用户可以最大化数据透视关系图窗格或者增加窗格的大小以便查看所有的选项也可以利用数据透视关系图菜单或数据透视关系图工具栏排列图表中的形状用户也可以将数据透视图表插入到其他 Microsoft Office Visio 2007 图表中在现有的 Office Visio 2007 图表中插入数据透视图表 1. 打开要插入数据透视图表的 Visio 文件 2. 在数据菜单中, 单击插入数据透视关系图 3. 按照数据选取器向导完成其余步骤单击完成以后, 下面所列出的三个形状会出现在绘图页中 : 数据图例包含了数据源的相关信息文本框显示了数据透视图表的标题数据透视节点包含了数据源中的数据 4. 单击绘图页中的数据透视节点, 随后在数据透视关系图窗格的添加类别列表中选择要添加到数据透视节点中的类别 5. 如果要继续扩展当前图表所显示的级别或添加新的子节点, 单击要扩展的子节点, 然后添加类别 6. 在数据透视关系图窗口中, 单击添加汇总, 选择要在图表中汇总或总计的数据提示 : 用户可以最大化数据透视关系图窗格或者增加窗格的大小来查看所有的选项在数据透视关系图中添加类别 1. 在绘图页中选择一个数据透视节点 2. 在数据透视关系图窗格的添加类别列表中选择要添加到图表中的类别 3. 将鼠标指针悬停在数据透视关系图窗口的添加类别列表上, 单击箭头会看到一个菜单, 在该菜单中可以对类别进行相关设置或者选择图表中所有的类别 : 添加类别名称, 将类别添加到图表中也可以直接单击类别名称来将类别添加到图表中全选, 选择图表中该类别的所有子节点 23

26 编辑数据图形, 打开编辑数据图形对话框可以自定义数据在类别子节点中显示的外观配置列, 打开配置列对话框 ( 如果数据源是 SQL Server Analysis Services, 则打开的是配置维度对话框 ) 设置筛选器, 只有满足相关条件的数据才会显示在图表中要删除筛选器, 请将符合以下条件时显示数据列表的左边列中的操作重置为 ( 选择操作 ) 将数据汇总或总计添加到数据透视图表中 1. 在数据透视关系图窗格的添加汇总列表中, 单击要添加到图表中的数据汇总或总计 2. 将鼠标指针悬停在数据透视关系图窗格添加汇总列表的相应数据上, 然后单击箭头, 弹出的菜单内容如下 : 求和, 将子节点中所包含的该字段的数据进行求和平均, 将子节点中所包含的该字段的数据进行平均值计算最小, 显示子节点中所包含的该字段的数据的最小值最大, 显示子节点中所包含的该字段的数据的最大值计数, 将子节点中所包含的该字段的数据的个数进行统计配置列, 打开配置列对话框 ( 如果数据源是 SQL Server Analysis Services, 则打开的是配置维度对话框 ) 设置筛选器, 只有满足相关条件的数据才会显示在图表中要删除筛选器, 请将符合以下条件时显示数据列表的左边列中的操作重置为 ( 选择操作 ) 24

27 将数据源中不同的数据视图添加到数据透视图表中 1. 在形状窗格的数据透视图表形状模具中将数据透视节点拖放到绘图页中 2. 按照数据选取器向导的提示完成操作 3. 将类别和汇总添加到数据源视图中鉴别问题跟踪趋势和标记异常利用 Microsoft Office Visio 2007 用户可以方便快捷地标注关键趋势问题异常以及描述项目的进程等,Office Visio 2007 可以将图表转换为功能强大的追踪工具全新的数据图形任务窗格使条件设置变得更加简单直观, 例如图标集数据栏按值显示颜色文本都可以按照用户的定义进行显示例如, 可以将可变数据按照进程条的方式进行显示, 利用箭头表示数据的增长和减少, 利用星星图标来标注等级用户并不需要亲自动手去进行设置, 只需要去指定相关形状出现的条件就可以了剩下的工作 Office Visio 2007 会帮助您完成具有专业水准的图表使得信息的传达更加高效, 数据的理解与跟踪也更加容易 25

28 图 8: 具有专业水准的图表使得信息的传达更加高效, 数据的理解与跟踪也更加容易将条件设置应用于数据 1. 在数据图形任务窗格中, 将鼠标悬停在图表中所应用的数据图形或者是要修改的数据图形上, 单击数据图形旁边的箭头, 在弹出的菜单中单击编辑数据图形提示 : 如果界面中没有显示数据图形任务窗格, 单击视图菜单, 选择任务窗格然后, 单击任务窗格的标题栏选择数据图形选项 2. 单击新建项目, 在弹出的菜单中, 选择想要创建的数据图形的类型 3. 在随后出现的对话框中, 设置数据图形显示的外观和条件, 然后单击确定 4. 在编辑数据图形对话框中, 单击确定全新的或改良的数据图形会显示在形状中 26

29 增强信息的传递制定更具效率的决策借助 Microsoft Office Visio 2007, 您可以创建专业的图表来辅助表达, 与枯燥的语言和数字相比, 图表可以增强信息传递的效果, 同时也更容易被观众所理解您还可以将专业的 Office Visio 2007 图表通过多种文件格式共享给其他用户, 即使没有安装 Office Visio 2007 的用户也同样可以浏览图表的内容图 9: 您还可以将专业的 Office Visio 2007 图表通过多种文件格式共享给其他用户通过主题任务窗格可以很容易地将专业化的色彩效果应用于整个图表创建具备专业水准的图表利用 Microsoft Office Visio 2007 全新的主题任务窗格, 用户只需要通过单击操作就可以将颜色和效果应用到整个绘图中主题功能为用户创建专业化的图表提供了简单快捷的方式您可以按照任意组合的方式来混合和匹配主题颜色和效果一个主题包含了两个方面 : 主题颜色一组搭配协调的颜色 27

30 主题效果一组有关文本填充阴影线条连接线的效果 Microsoft Office Visio 2007 附带一组内置主题, 但是您也可以创建和编辑自定义主题例如, 您可以创建一个与公司的徽标和商标匹配的自定义主题内置主题颜色与其他 Microsoft Office 应用程序 ( 如 Office PowerPoint 2007 和 Office Word 2007) 中可用的主题颜色匹配在绘图中应用主题 1. 在格式菜单上, 单击主题提示 : 您也可以在格式工具栏中单击主题命令 2. 请执行下列操作之一 : 要设置主题颜色, 在主题任务窗格中, 单击主题颜色要设置主题效果, 在主题任务窗格中, 单击主题效果要将主题应用于当前绘图页, 单击缩略图 3. 要将主题应用于绘图中的所有页, 将鼠标悬停在一个主题上, 单击该主题旁边的箭头, 在弹出的菜单中选择应用于所有页 28

31 创建自定义主题 1. 请执行下列操作之一 : 要创建一个主题颜色, 在主题颜色任务窗格中, 单击新建主题颜色要创建一个主题效果, 在主题效果任务窗格中, 单击新建主题效果提示 : 在创建自定义主题前, 首先应用一个与您要创建的主题相似的主题这样, 当您打开新建主题颜色或新建主题效果对话框时, 您的大部分要求已经满足, 只需要进行少量的修改即可 2. 在新建主题颜色或新建主题效果对话框中, 选择所需的颜色或效果, 然后单击确定与他人共享绘图您可以将 Microsoft Office Visio 2007 绘图保存为 PDF 文件, 从而可以使更多的用户对绘图进行查看此外还可以将绘图保存为带有导航功能的 Web 页面, 并设置发布选项, 如形状数据的详细信息图形格式表样式等, 即使其他用户没有安装 Office Visio 2007 也同样可以对绘图进行查看提示 : 可以将 Office Visio 2007 绘图通过邮件的方式与他人共享, 安装 Microsoft Office Outlook 2007 信息和协作客户端的用户可以对 Office Visio 2007 的绘图进行预览, 这与浏览其他格式的图形是一样的用户还可以使用 IE 从 Microsoft Office Web 站点中下载 Visio Viewer 并进行安装这样用户可以在 IE 中直接浏览 Office Visio 2007 绘图, 就如同在浏览 PDF 文档一样 29

32 将绘图保存为 PDF 格式 1. 在文件菜单中, 单击保存 2. 在保存类型列表中, 单击 PDF 3. 在保存位置列表中, 选择文件保存的路径 4. 在文件名文本框中, 输入文件的名称 5. 单击保存将绘图保存为网页 1. 在文件菜单中, 单击另存为网页 2. 在保存位置列表中, 选择文件保存的路径 3. 在文件名文本框中, 键入文件的名称 4. 要指定一个页面标题, 单击更改标题命令在设置页面标题对话框中输入标题, 然后单击确定 5. 如果需要更详细地设置网页的属性, 单击发布在另存为网页对话框中, 单击常规选项卡, 在这里可以设置与显示相关的发布选项, 如搜索页导航控件等单击高级选项卡, 设置页面的输出格式目标监视器表样式网页中的主页面等选项注释 : 选择 SVG 的输出格式, 需要安装 SVG 查看器如果没有安装 SVG 查看器, 页面会采用图形交换格式, 如 GIF 6. 单击确定打开 Web 浏览器并进行页面浏览通过 Office Visio 2007 绘图进行相互协作用户在使用 SharePoint Web 站点进行相互协作的时候, 可以将 Microsoft Office Visio 2007 绘图整合到协作流程中存储在 WSS 工作区中的 Visio 绘图可以直接在 Office Visio 2007 的文档管理任务窗格中打开共享的工作区就是在 Web 服务器上开辟的一个空间, 同事之间可以通过共享工作区来共享文档和信息, 维护相关的数据列表, 并且让每一个项目的参与者都可以获取项目的最新状态信息当用户打开一个存储在 WSS 文档工作区网站中的 Office Visio 2007 绘图的时候,Office Visio 2007 会同时打开文档管理任务窗格, 并包含了工作区中的所有信息, 如文档成员任务链接 30

33 打开存储在 WSS 工作区中的 Office Visio 2007 绘图 1. 在文件菜单中, 单击打开 2. 单击网上邻居, 打开可用的服务器列表 3. 如果已经为服务器中的文件夹创建了快捷方式, 并且该文件夹包含了所需要的文件, 则直接双击快捷方式 4. 如果没有为服务器创建快捷方式, 请按照以下步骤执行 : 单击新建文件夹按钮打开添加网上邻居向导, 根据提示完成其余步骤注释 : 如果您不知道服务器中文件的存储路径, 请与管理员联系 5. 双击包含要打开文件的文件夹, 然后双击想要打开的文件文档管理任务窗格会显示与成员任务文档链接和状态相关的 Web 站点数据利用墨迹功能对绘图进行标注 Microsoft Office Visio 2007 整合了墨迹功能, 用户可以利用 Tablet PC 的钢笔工具对现有的绘图进行标记或进行手工绘图当审批 Visio 图表的时候, 可以利用墨迹工具创建手工绘制的形状或插入手写的笔记手工形状与 Office Visio 2007 中的其他形状一样, 可以复制移动调整大小, 也可以加入到自定义模具中, 并可在其他图表中进行重复利用您可以通过电脑手写板来使用墨迹功能, 也可以通过鼠标来进行墨迹操作 31

34 利用墨迹进行绘图的过程中,Office Visio 2007 将根据绘制的轨迹创建墨迹形状用户可以改变笔的种类或对墨笔进行设置然后继续绘图当停止绘图之后, 墨迹周围的蓝色虚线会变成蓝色实线, 然后消失重新选择墨迹进行绘图的时候,Office Visio 2007 会重新创建新的墨迹形状如果要利用 Office Visio 2007 对墨迹形状进行格式设置, 可以将墨迹形状转换为几何图形 ( 使其与其他 Office Visio 2007 形状完全一样 ), 或者将墨迹转换为墨迹对象使其可以应用到其他墨迹程序中 Office Visio 2007 也可以将手写板创建的墨迹笔记转换为标准的文本当形状转换为标准文本以后, 这些文本与利用键盘创建的文本完全一样, 您可以对字体的大小样式以及其他格式进行设置利用墨迹工具创建形状 1. 如果墨迹工具没有显示, 在常用工具栏中单击墨迹工具命令, 打开墨迹工具栏 2. 选择一种笔记, 然后就可以在绘图页中创建墨迹形状了在绘图的时候可以更改或自定义墨笔的样式同时 Office Visio 2007 会自动创建墨迹形状注释 : 快速创建形状, 单击墨迹工具栏中的关闭墨迹形状 3. 当墨迹形状创建完成以后, 选择另外的工具, 如指针工具提示 : 单击工具菜单的选项命令, 在选项对话框中单击高级选项卡, 在墨迹工具区域中用户可以调整 Office Visio 2007 自动创建墨迹形状的时间如果希望手动控制墨迹形状的创建, 可以单击常用工具栏墨迹命令旁边的箭头, 在弹出的菜单中取消自动创建墨迹形状的选项即可 32

35 跟踪 Office Visio 2007 绘图的修订和注释 Microsoft Office Visio 2007 跟踪标记功能使多用户可以在同一个 Office Visio 2007 绘图上进行协作该功能多用于审批图表或合并反馈, 每个审阅者的审阅工作不会影响到其他审阅者, 最后负责人会将所有的批注修订与源文件进行合并在 Office Visio 2007 绘图中跟踪标记 1. 在工具菜单中, 单击跟踪标记审阅任务窗格和审阅工具栏会被打开, 同时会创建一个标记贴 2. 请执行下面一步或几步操作 : 从模具中将形状拖放到标记贴中, 或者利用绘图工具栏创建自定义形状在审阅工具栏中单击插入注释命令, 为标记贴添加一个注释单击审阅工具栏的墨迹工具, 添加墨迹注释 : 当墨迹形状创建完成以后, 选择另外的工具, 如指针工具 3. 在文件菜单中, 单击保存注释 : 您所添加的诸如形状墨迹和注释等标记信息都是半透明的, 并以标记贴指定的颜色显示在该标记贴上如果审阅者将文本颜色填充颜色或线条颜色应用到形状上, 这些颜色将不会出现在该标记贴上如果希望在绘图页中显示出对于形状的修改, 需要将标记贴中的形状复制到原绘图页中由于审阅者所添加的标记是半透明的, 所以您可以很容易地分辨出位于底层的原始绘图页, 以及审阅者所做的修改相关资源通过下面的链接, 您可以获取关于 Microsoft Office Visio 2007 的详细信息 : Microsoft Office Visio 2007 的最新更新信息 Visio Office Online Center 提供了 Microsoft Office Visio 2007 最新的更新信息在这里您可以找到详细的产品信息, 同时还对用户最想了解的问题给予了解答, 以及相关培训的资源白皮书应用实例等 33

36 Microsoft Office Visio 2007 常见问题解答获取对于 Microsoft Office Visio 2007 中一些常见问题的解答, 请访问 : Microsoft Office Visio 2007 示例观看 Microsoft Office Visio 2007 中的一些新增功能的演示, 请访问 : 观看 Microsoft Office Visio 2007 数据链接功能和数据透视图表的相关功能演示, 请访问 : Microsoft Office Visio 2007 培训资料用户可以访问 Visio Courses, 查找在线 Office Visio 2007 培训课程另外, 在全球范围内有众多的 Visio 解决方案供应商可以为用户提供特殊的部署和培训方案 Microsoft Office Visio 2007 新闻组 Office Visio 2007 新闻组站点是 microsoft.public.visio Microsoft Office Visio 2007 技术支持访问 Microsoft Office Visio Help and Support 站点获取 Microsoft Office Visio 2007 最新的问题解决方案和技术性文档第三方 Microsoft Office Visio 2007 解决方案供应商访问 Microsoft Office Visio Solutions IT 人员可以下载 Visio Resource Kit for IT Professionals 这些组件包含了很多来自 Microsoft 合作商的软件产品, 为 IT 人员提供了很多实用的工具来进一步增强 Microsoft Office Visio 2007 的功能 Beta 版本注释 :Microsoft Office Visio 2007 kit 尚不可用 Microsoft Office Visio 2007 一些特定任务的解决方案信息访问 Work Essentials 站点, 查找 Microsoft Office system 一些特定的功能特性, 以及特殊任务的解决方案系统需求获取完整的系统需求信息, 请访问 34

37 该文档只适用于当前的产品版本, 因此, 我们无法保证这里所提到的所有内容都适用于正式发布的产品该文档中的信息仅代表 Microsoft Corporation 截至发布日期为止的当前观点因为 Microsoft 必须对不断变化的市场条件做出响应, 因此, 该文档不属于 Microsoft 承诺的一部分, 而且 Microsoft 不保证该文档在发布之后任何信息的精确性此信息仅代表该文档书写时的当前产品, 而且仅用于计划目的文档信息会随时发生变化, 恕不另行通知本文档仅为提供信息之用 MICROSOFT 将不做任何保证明示或暗示 2006 Microsoft Corporation 保留所有权利 Microsoft Excel Office 徽标 Outlook PowerPoint SharePoint Visio 以及 Windows 均属 Microsoft Corporation 在美国和 / 或其他国家及地区的注册商标或商标这里所提及的实际公司和产品的名称分别归其所有人所有 35

使用 Office Visio 2007 中的新增功能或改进功能, 可以更轻松地将流程系统和复杂信息可视化 : 借助模板快速入门 Office Visio 2007 提供了特定工具来支持 IT 和商务专业人员的不同图表制作需要使用 Office Visio Professional 2007

使用 Office Visio 2007 中的新增功能或改进功能, 可以更轻松地将流程系统和复杂信息可视化 : 借助模板快速入门 Office Visio 2007 提供了特定工具来支持 IT 和商务专业人员的不同图表制作需要使用 Office Visio Professional 2007 Microsoft Office Visio 2007 产品概述 Microsoft Office Visio 2007 有助于 IT 和商务专业人员轻松地可视化分析和交流复杂信息它能够将难以理解的复杂文本和表格转换为一目了然的 Visio 图表该软件通过创建与数据相关的 Visio 图表 ( 而不使用静态图片 ) 来显示数据, 这些图表易于刷新, 并能够显著提高生产率使用 Office Visio

目录 Microsoft Office Visio 2007 概述... 1 Microsoft Office Visio 2007 带来的核心优势... 3 轻松实现流程 系统和信息的可视化... 8 模板入门教程... 9 自动实现形状之间的连接 轻松将数据连接到图表 将数据链接到形

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