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1 公文簽核及檔案管理系統導入 專案 操作手冊 V 1.0 英福達科技股份有限公司編印 中華民國 100 年 11 月

2 目錄 1. 共用功能介紹 系統登入 主畫面介紹 公文資訊 系統安裝說明 設定個人資訊 創稿開啟公文製作系統 來文簽辦作業 來文新增簽稿作業 選擇公文範本 修改公文作業 密件作業 詞庫功能 維護詞庫類別 新增詞庫類別 修改 刪除詞庫類別 維護詞庫 使用詞庫 簽核公文管理作業 公文核章作業 刪除簽稿 夾帶附件 新增附件 修改 刪除 下載附件 流程管理作業 陳核 / 會辦作業 受會辦理 會畢作業 退文改分作業 已決行公文送發文作業 送發文作業 已決行公文送歸檔 後會作業 併案作業 銷號作業 申請重分作業

3 15 展期申請作業 調案申請作業

4 1. 共用功能介紹 1.1 系統登入操作步驟 : 1. 開啟 IE 瀏覽器後, 進入陽明入口網 2. 點選校務資訊後再點選線上公文系統 在主畫面左上方, 出現您的大名, 即表示正確登入 1.2 主畫面介紹 1. 公告事項 : 系統訊息通知 3

5 2. 單位職務名稱 : 顯示您在系統中所屬知單位與職務名稱 3. 公文夾 : 顯示您在系統中所扮演之角色所需的公文資料夾 公告事項 單位職務名稱 公文夾 4. 功能按鈕 : 依角色顯示不同的非公文夾之作業功能 5. 篩選文號 : 篩選狀態及公文文號輸入搜尋 6. 公文顯示區 : 顯示每筆公文的資訊 7. 筆數頁數 : 目前公文夾總筆數 ; 目前所在頁數與總頁數 功能按鈕 4

6 筆數頁數 篩選文號 公文顯示區 共用功能按鈕列表 功能按鈕圖示 功能說明 個人資訊的修改 ( 姓名 登入密碼 電話號碼 傳真號碼) 此功能為單位登記 主管 系統管理員設定代理人分為 即時代理 與 預約代理 從檔案室調卷的公文在此檢視 調案單 展期單 改分單等表單查詢功能 對未編目公文 ( 辦理中 自行存查 銷號 ) 已編目公文查詢功能 各角色操作手冊 快速指南 影音教學 1.3 公文資訊 電子文號規定 (10 碼 ): 年度 (3 碼 ) + 流水號 (7 碼 ) 5

7 1.4 系統安裝說明 1. 首先下載安裝基礎元件與 IE 瀏覽器設定檔 2. 系統會出詢問視窗選擇您要儲存的檔案位置, 再按下儲存按 鈕, 即會自動下載 3. 完成後至檔案儲存位置, 在檔案 INFODOC.EXE 圖示連點二下 6

8 滑鼠左鍵, 出現安全性警告視窗, 按下執行按鈕 4. 系統出現 DOS 畫面後即會自動安裝, 當出現 Flash 安裝完成畫 面, 請按下關閉按鈕 5. 安裝完成後 DOS 畫面會出現 請按任意鍵繼續 訊息時按下 鍵盤任一按鍵即可關閉安裝畫面 7

9 2. 設定個人資訊 1. 在公文系統工具列中, 點選 個人資訊 按鈕 2. 輸入相關資訊後, 請點選更新按鈕即可更新個人資訊, 更新後請記得要在重新登入 8

10 3 創稿開啟公文製作系統 操作步驟 : 1. 在公文系統工具列中, 點選創文按鈕, 系統會詢問是否啟動離線公文製作安裝訊息, 按下是安裝離線公文製作, 按下否使用線上公文製作 2. 選擇公文範本 操作步驟 : 1. 在選擇公文格式視窗中, 系統會帶出公文範本 ( 一般範本 定型稿 ) 發文機關全銜 發文字軌 速別 密等 解密條件等供可選擇的視窗 發文字軌會依所承辦單位自動帶出, 可不需自行挑選 選擇範本完畢後, 請點選建立按鈕 2. 開啟 WEB 製作並選擇公文範本後, 系統會將個人聯絡方式 速別 密等自動帶出在開新範本時所選擇的資訊 9

11 3. 公文內容輸入與編輯 10

12 4. 在主旨欄位的部份, 請直接繕打一段到底的文字即可 ( 請直接繕打無須段行, 系統會自動斷行 ) 5. 說明與辦法的繕打模式相同, 直接在說明與辦法繕打文字, 如需要分項段落文字, 請將游標位於說明與辦法後, 按下 Enter 鍵, 系統會帶出序號一, 再按一次會出現序號二 如需要下一層次分 項段落, 請點選工具列的 ( 增加縮排 ), 最多可 一 ( 一 ) 1 (1) 甲 ( 甲 ) 子 ( 子 ) 四層次, 如果想要回到上一層次分項段 落時, 請將游標位於欲回到上一層段落後面, 點選工具列的少縮排 ) 即可 ( 如下圖 ) ( 減 如果您要刪除段落, 請將游標位於欲刪除段落後面, 點選上 11

13 方工具列的, 自動會把該段落刪除 ( 如下圖 ) 1. 正 副本欄位的繕打方式, 請點選上方工具列的, 在共用通訊錄內, 分為議會單位與外部公務機關 議會單位 : 以電子佈告欄的形式發佈議會內的單位 外部公務機關 : 使用電子交換機關群組 2. 選擇單位後在正 副本點選系統自動帶進該筆單位資 料, 或者亦可拖曳的方式, 拖曳至正 副本欄位 移除方 12

14 式在正 副本欄位點選欲移除機關, 點選 即可移除 選擇人員後, 使用拖曳的方式或在正 副 抄本欄位點選中間藍色箭頭圖示加入該筆資料 輸入完畢後, 點選確定 正 副本欄位輸入完畢後, 點選確定鈕, 系統自動將您挑選 的機關帶入 13

15 3. 檔號資訊請點選上方檔號圖示, 系統會帶出挑選檔號視窗 預設會顯示現在年度的檔號 ( 如 0099 年 ), 若要另外查詢請在年度號 分類號 分類名稱擇一輸入後點選查詢 ( 圖一 ) 也可以將您個人常用的分類號加入到左方我的常用分類號內 ( 圖二 ), 請選擇常用的分類號後, 點選 或直接拖曳即可 移除方式在我的常用分類號選 擇欲刪除的分類號, 點選 即可移除 最後選擇公文的 檔號, 在點選左下角的確定鈕即可 ( 圖一 ) 14

16 ( 圖二 : 將常用分類號拖曳或加入至個人常用分類號 ) 分類號輸入後, 系統會顯示於製作的下方 ( 如下圖 ) 4. 完成輸入相關欄位後, 點選取號上傳, 即可取 得一發文號 5. 回到公文系統中, 點選 待處理公文 夾, 即可看見取號 成功之公文 15

17 4. 來文簽辦作業 4.1. 來文新增簽稿作業操作步驟 : 1. 來文函覆作業, 須先在 待處理公文 夾中, 將承辦之來文執行簽收 2. 在簽核系統作業畫面中, 在待處理公文夾中直接勾選要函覆之來 文 ( 圖一 ) 或點選公文號後 ( 圖二 ), 按下 新增簽稿 按鈕, 系統 即會開啟製作系統 ( 圖一 勾選來文文號, 點選主畫面上方的新增簽稿按鈕 ) 16

18 ( 圖二 點選文號後, 選擇上方的新增簽稿按鈕 ) 4.2. 選擇公文範本操作步驟 : 1. 顯示一般範本 定型稿範本如下, 選定公文範本與資訊選定後按 確定 17

19 2. 系統即會將公文格式, 在製作視窗中開啟 注意事項 : 甲 來文新增簽稿作業在編輯公文內容操作與創文作業相同, 請參照前述章節方式來編輯公文內容 乙 若需簽稿併陳, 請先已新增簽稿功能完成取號後, 在重複執行新增簽稿作業即可, 簽或稿何種公文格式先新增皆可 18

20 4.3. 修改公文作業操作步驟 : 1. 開啟欲修改的公文 ( 點選文號左鍵兩下 ) ( 開啟後如下圖, 點選簽稿文號, 右方出現簽稿原文 ) 2. 請點選上方圖示的清稿按鈕 3. 系統會詢問是否要執行清稿請點選是 4. 開啟公文編輯模式模式請點選是 19

21 5. 此時請在公文製作編輯畫面, 修改您公文內容文字 6. 修改完畢後, 請點選上方工具列中的 修改上傳 7. 上傳成功後, 系統會顯示修正後的公文內容, 請重新執行核章作 20

22 業 5. 密件作業 操作步驟 : 1. 創文或新增簽稿後, 於選擇公文範本視窗中, 於密等欄位選擇 密 級以上 21

23 2. 選擇或輸入解密條件後點選確定 3. 系統即會將公文格式, 在製作系統視窗中開啟 輸入完畢後按下列印按鈕 22

24 4. 取號後回主畫面, 做送出的動作 6 詞庫功能 6.1 維護詞庫類別 創稿或新增簽稿選好公文範本時, 點選詞庫按鈕 23

25 6.1.1 新增詞庫類別 右上方分為個人 單位 機關三種詞庫分類, 機關詞庫範圍為整個機 關共享, 單位詞庫則是只有單位內部共享, 個人詞庫只屬個人所使用 操作步驟如下 : 1. 選取欲編輯的詞庫種類 ( 個人 單位 機關 ) 此範例為新增個人詞庫類別 2. 點選新增類別 3. 輸入類別名稱 24

26 4. 新增後顯示結果 修改 刪除詞庫類別 1. 選取欲修改的類別 2. 輸入欲修改的名稱後按下確定 25

27 1. 選取欲刪除的類別 2. 確認後按下 Yes 26

28 6.2 維護詞庫對現有的詞庫類別新增 刪除詞庫等維護功能 ( 一 ) 新增詞庫操作步驟如下 : 1. 選取要新增的詞庫類別 2. 輸入要儲存的詞庫文字 3. 按下鈕, 系統顯示新增成功 ( 二 ) 刪除詞庫操作步驟如下 : 1. 選取要刪除的詞庫 2. 按下刪除詞庫按鈕 3. 確認此筆詞庫是否要刪除後按下是 27

29 4. 顯示刪除成功訊息按下 OK 6.3 使用詞庫 操作步驟如下 : 1. 先將滑鼠游標移置要插入詞庫字句的位置, 按下詞庫 2. 選取詞庫的種類, 分為個人 單位 機關三種 3. 選取詞庫的類別 4. 滑鼠左鍵雙擊兩下選取要插入的詞庫字句後按下確定 28

30 5. 顯示結果如下 29

31 7 簽核公文管理作業 7.1 公文核章作業 完成創文與新增簽稿取號作業後, 需在簽核系統中執行核章, 核章作業就如同在紙本上核章的意思一樣, 只是將紙本的核章, 移到線上系統操作 操作步驟 : 1. 請您先點選待處理公文, 選擇您要核章的公文後, 開啟該筆公文的簽核畫面 2. 先在左方卷宗資訊內容中選擇要核章之公文 ( 簽稿 ), 系統即會在右邊的公文畫面顯示公文內容, 點擊之後游標移至您要核章的地方再點擊滑鼠左鍵一下, 系統就會帶出您職章 30

32 3. 核章後, 系統自動將您的核章位於簽稿下方 4. 核章完畢後, 請確實的點選公文上方的儲存, 否則系統將不會儲存您的核章 7.2 刪除簽稿 提供自行創建公文後, 發現該簽稿重複或是欲刪除簽稿另新增簽稿辦理公文的作業 註 : 若該份公文是您所創的, 則必須要有兩份 ( 含 ) 以上的簽稿, 才可刪除, 來文則不受此限制 操作步驟 : 1. 在簽核畫面中的簽稿資訊頁籤, 點選欲刪除的簽稿公文 2. 確定要刪除公文時, 按下簽核畫面中的 刪除簽稿 按鈕即可將 公文刪除 請注意 : 丙 系統出現點選確定後, 系統帶出簽稿已刪除訊息, 點選確定, 該份簽稿就會被刪除, 此時無法救回 備註 : 若此公文有核章時刪除簽稿會顯示如下圖系統訊息, 有核章的 31

33 公文需先執行清稿將核章清除後儲存上傳, 在無核章的情況下才能執 行刪除簽稿動作 7.3. 夾帶附件公文若有實體附件或電子附件需夾帶時, 可使用此功能將電子附件夾帶與實體公文記錄至系統中 新增附件操作步驟 : 1. 在待處理公文中開啟公文, 並點選左方的簽稿, 選取承辦附件 2. 點選新增附件, 系統便會切換至新增附件操作區 1. 點選簽稿中的承辦附件 2. 點選新增附件 3. 在新增附件視窗中, 輸入附件名稱 勾選是否為發文附件 選擇 媒體形式 附件數量 計量單位 按下瀏覽按鈕選擇本機端 ( 自己 的電腦主機 ) 要上傳的電子檔案, 完成後按下新增附件 32

34 4. 在承辦附件區可檢視已新增成功附件 5. 若要新增實體附件, 請在新增附件畫面中輸入附件名稱 是否為發文附件 選擇媒體形式 除電子文件外, 其餘皆屬實體附件類型 附件數量 計量單位與附件說明, 完成後點選下方新增附件按鈕 6. 新增的附件若為實體附件, 在做好 陳核 / 會辦 的作業後, 請在 已送未收 開啟公文後點選 承辦附件, 再點選 開啟實體附件清單 按鈕, 列印出的傳遞單就會帶出流程會經過的單位或 33

35 7.3.2 修改 刪除 下載附件操作說明 : 1. 附件新增成功後, 即可在承辦附件區檢視新增成功之附件, 若要修改可直接修改上方附件資訊 ( 附件名稱 是否為發文附件等 ) 後, 在點選下方重新上傳按鈕 2. 若要刪除可直接點選下方刪除附件按鈕, 即可將附件刪除 3. 如需下載附件, 可開啟簽稿的承辦附件, 點選下方下載檢視按鈕 34

36 8. 流程管理作業 8.1. 陳核 / 會辦作業 提供針對公文, 設定欲會辦的單位 人員順序 陳核順序, 系統會依照您所設定的流程進行送件作業 在會辦作業可選擇會辦方式 會畢模式 與陳核作業的差異在於, 將公文送至會辦單位前, 會先給原承辦單位主管審核後, 再將公文送至會辦單位 當公文承辦後, 需要陳核給主管審核 決行, 這時可以利用系統的陳核作業 如您若要會辦單位前先給主管審核, 請您選擇送會作業 1. 會辦方式選項 : 順會 : 提供依順序送會辦理 分會 : 提供同時送會辦理 2. 會畢模式選項 會畢陳核 : 在會辦流程結束後, 該公文直接陳核主管 會畢回 : 在結束會辦流程後, 送回至原 ( 在分會作 業預設以會畢回, 待彙整後再行送出 ) 操作步驟 : 1. 在待處理公文勾選欲會辦的公文文號, 在上方點選送會陳核 35

37 會辦單位區域 單位組織樹 陳核與決行區域 2. 系統會先帶出一 會辦單位區域, 請在右方單位組織樹選單中 ( 我的單位 所有單位 ), 直接將右方單位或人名以拖曳 ( 左鍵按住不放直接移動滑鼠 ) 的方式拉至左方會辦清單 3. 選擇會辦方式選項 會畢模式選項後 ( 範例為順會 會畢陳核 ), 接著確認下方流程順序是否正確 ; 如不正確可直接拖曳移動 ( 陳核會辦流程不能互換 ) 或選取刪除, 確認無誤後按送出 36

38 4. 在待處理資料夾中, 先勾選需要陳核會辦的公文, 接著點選上方陳核會辦按鈕後, 系統會帶出陳核會辦流程選單 5. 系統會先在左方陳核清單中帶出預設的陳核流程 ( 可刪除 ), 您可以從右方單位選單 ( 我的單位 所有單位 ) 展開您要選取的單位, 以拖曳的方式將主管拉至左方陳核會辦清單中 6. 拖曳完畢後, 可直接在左方陳核清單以拖曳的方式調整陳核順序, 或移除不陳核的流程 37

39 最後點選送出, 系統會告知陳核會辦成功 備註 : 送出前可儲存陳核流程, 可利用新增儲存設定的自訂流程 38

40 8.2 受會辦理 針對原主辦單位, 將公文會送給您辦理時, 所提供的辦理程序 操作步驟 : 會畢作業 1. 若會辦公文內容已核章或加註意見, 如需結束會辦流程, 核章後請點選會畢鈕 39

41 2. 系統字會自動出現單位主管流程確認畫面, 按下送出即可 退文改分作業 操作步驟 : 1. 勾選該公文, 點選退文改分按鈕 2. 系統提示 請輸入申請重分理由 視窗, 輸入申請重分理由, 點選確定送出 40

42 3. 此時系統會提示 您選擇的公文目前送至 ( 單位名稱 )( 職稱 )( 姓名 ) 受會待分文 訊息, 按下確定按鈕即將公文送會登記桌 9. 已決行公文送發文作業 9.1 送發文作業 操作步驟 : 1. 在待處理公文中勾選公文後, 點選送發文按鈕 2. 選擇發文歸檔或是發文後退, 按下確定按鈕 41

43 10 已決行公文送歸檔 公文經由主管決行後送回待處理公文中, 處理狀態為已決行, 如不發文則送至檔管室歸檔 操作步驟 : 1. 在待處理公文中勾選公文後點選送歸檔按鈕 2. 該公文即送至發文人員處待處理公文 42

44 11. 後會作業 公文經由主管決行後送回待處理公文中, 處理狀態為已決行, 如需會辦其他單位, 可利用此功能 操作步驟 : 1. 在待處理公文中勾選公文後, 點選後會按鈕 2. 此時系統會出現會辦設定畫面, 請將右方單位清單 ( 我的單位 所有單位 ) 以拖曳的方式將加會單位或人員拉至左方流程清單中 3. 請確認流程順序 ( 可用拖曳方式調整 ), 設定會辦方式, 確認無誤後可以點選送出 43

45 12 併案作業 承辦公文時, 如果發現兩件公文主旨大致相同, 就可以利用併案的方式承辦公文, 併案公文處理狀態必須為辦理中 操作步驟 : 1. 勾選想要併案的公文 ( 主案 ) 後, 點選併案按鈕 2. 系統帶出的畫面中, 點選待合辦公文 ( 子案 ) 後, 點併案按鈕 3. 最後在點選右上角紅色 X, 完成併案 4. 如果需要解除併案, 點選該公文後再點選併案按鈕 5. 在併案畫面中點選取子案清單後, 再點選解除按鈕後點選右上角紅色 X, 完成解除併案 44

46 13. 銷號作業 此功能提供, 針對公文無需再辦理或是此份公文已失去辦理的意義, 讓將該文件完全消失於系統中 ( 註 : 來文不可由作廢 ) 操作步驟 : 1. 請在待處理公文勾選您欲 銷號 的公文 2. 點選銷號, 系統提示 確定是否銷號, 您真要銷號請點選確定 3. 系統會出現銷號理由, 請輸入銷號原因, 按下確定按鈕 45

47 14 申請重分作業提供針對本件公文需要由單位內的同仁辦理時所使用, 簡單說就是單位內重新分文 操作步驟 : 1. 請在待處理公文, 點選您要重分的公文, 點選申請重分 2. 系統會請您輸入重分理由, 請在輸入欄位內輸入理由 3. 點選確定後, 系統會將公文送往前一流程, 由單位登記桌重新分 文給單位內的其他同仁辦理 46

48 . 15 展期申請作業 線上展期作業目前只針對收文的部份, 讓針對已逾期收文辦理展期作業 操作步驟 : 1. 請在 承辦公文未結案件 公文夾中, 勾選欲辦理展期之公文文號, 然後點選展期申請按鈕 2. 系統會自動帶出展期申請單, 選定申請方式與用下拉式選單選擇展期原因與展延結按日後, 點選上方儲存按鈕 47

49 3. 進入表單簽核畫面按下核章按鈕, 核章完畢後按下儲存按鈕 4. 按下展期單送出按鈕即可將展期申請單送往主管處核定 48

50 16 調案申請作業 員若想從檔案室調閱某一份文件, 可在公文查詢作業查出該筆資料後, 填寫調案申請作業 操作步驟 : 1. 請先點選公文管理系統上方的公文查詢 2. 請先點選上方公文查詢資訊 歸檔查詢資訊 選擇已編目或未編目公文, 並輸入查詢條件 ( 範例為輸入年度號 收創文號 專案編號 ) 後點選左下公文查詢按鈕 49

51 3. 勾選下方符合查詢條件的公文文號, 再點選上方調案申請 4. 系統帶出線上調案單, 請利用下拉式選單選擇調卷項目 5. 勾選第一次調案申請並輸入原因 6. 確認調案單無誤後, 請點選上方儲存, 系統會告知已新增完成 7. 在待處理公文就會出現調案單, 滑鼠左鍵二下點選調案單文號 8. 在調案單核章儲存後, 再點選上方 調卷單送出 9. 調案核准後, 可在 調卷檢視 看到所調案的公文 50

第一章

第一章 公文線上簽核系統 V 1.0 英福達科技股份有限公司編印 中華民國 103 年 11 月 目錄 第一章共用功能介紹... 3 第一節系統登入... 3 第二節主畫面介紹... 4 第三節公文資訊... 5 第四節系統安裝說明... 6 第五節設定個人資訊與憑證註冊... 8 第六節查詢... 8 第七節與差勤代理同步設定..13 第二章創稿開啟公文製作系統... 14 第一節行文機關與個人通訊錄...

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